PRÁCTICA-------

 

A) DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO DE LA EMPRESA

Esta serie de puntos-guía representa la información mínima requerida, debiendo ser ampliada en planillas anexas cuando el caso lo requiera:

a) Nombre exacto de la empresa, incluyendo conformación jurídica que presenta el cliente.

b) Ubicación, indicando domicilio de oficinas, fábricas y sucursales, descripción general de la actividad desarrollada y número aproximado del personal en cada sector. En aquellos casos en los que sea necesario, indicar la manera de llegar a las distintas ubicaciones.

c) Para firmas asociadas o afiliadas, indicar grado de afiliación o asociación, con mención del nombre de las respectivas empresas. Indicar nombre de los auditores de la "compañía holding" y de las asociadas o afiliadas.

d) Actividades, líneas de productos, etc. Índice general de las principales actividades de la empresa, y los productos que fabrica o comercializa. Indicar la importancia de las mismas respecto del mercado (penetración de la empresa en el mercado, principales competidores, estacionalidad de las ventas, etc.).

e) Clientes principales.

f) Ventas y condiciones de venta -indicar plazos concedidos, tasas de interés y descuento, límites del crédito y garantías requeridas-. Cuando existan varios sistemas de crédito, indicar los métodos en uso para la clasificación de los clientes. Si se tratara de numerosos sistemas, sólo será necesario indicar aquellos de significación.

g) Principales materias primas, materiales y mercaderías adquiridos para su reventa y sus proveedores principales. Indicar la proporción de insumos y/o mercaderías importadas.

h) Personal superior -nombres, tareas y cargo específico-. Señalar las personas con las cuales trataremos normalmente cuestiones de honorarios, política de la compañía y auditoría.

i) Breve historia sobre los cambios significativos en la estructura legal, propiedad y control de la empresa, actividades, etc. Esta reseña deberá comenzar con la formación original de la empresa, indicando las fechas y naturaleza de los cambios importantes.

j) Distintos sistemas vigentes en el ente (con una breve descripción de los mismos).

k) Características de la documentación, registros contables utilizados, plan de cuentas y último balance general de publicación.

l) Detalles de los criterios de valuación empleados en los distintos rubros, con indicación de los métodos específicos de costeo.

m) Fechas probables en las que estarán disponibles listados, planillas, etc., sobre las cuales se debe efectuar la revisión, con indicación de la fecha en la que se proyecta efectuar la asamblea ordinaria, momento en el que la empresa necesita contar con los estados contables auditados.

n) Tareas que puede realizar el personal del cliente -vgr., análisis de cuentas por auditoría interna, o contaduría, armado de los estados contables y realización del ajuste por inflación-.

ñ) Fechas de tomas de inventario físico de bienes de cambio y de bienes de uso, arqueos de fondos y otros valores.

o) Si los estados contables fueron auditados anteriormente por otro contador público, indicar el grado de acceso que tendremos a los papeles de trabajo del mismo, así como a las consultas y explicaciones específicas que podrían requerírsele.

p) Instrucciones principales para la auditoría -fechas en las cuales se efectuarán los exámenes, otras visitas y otros servicios, naturaleza y distribución de los informes, etc.-.

q) Otras cuestiones de interés general, que sean necesarias para una apreciación general de la naturaleza y actividad del cliente.

B) ASPECTOS SOCIETARIOS Y LEGALES

Información general

Siempre que sea posible, se obtendrán copias de los documentos completos, subrayando los puntos salientes. Si esto no fuese posible, se prepararán extractos de dichos documentos.

Entre los datos a ser subrayados o extractados se incluirán la fecha de inscripción en el Registro Público de Comercio, el nombre exacto, el domicilio legal, la duración legal de la firma, el objeto social, la constitución del capital y derecho de voto, y la distribución de las utilidades.

Esta sección contendrá todo lo necesario para poder encabezar el balance de la publicación.

Todo cambio deberá incluirse a la brevedad e indicarse la fecha en la que el mismo sea efectivo.

Asimismo, deberá indicarse:

a) si las acciones se cotizan en Bolsa;

b) quién informa sobre los balances trimestrales que se presenten en la Bolsa;

c) el directorio y la sindicatura.

Actas de Directorio y de las Asambleas

Se deben utilizar copias de las mismas actas, cuando éstas se puedan obtener, marcando todos los puntos pertinentes o, en su caso, sacar extractos de dichos puntos. Cuando se produzca un abultamiento en esta sección, el personal a cargo del trabajo deberá, después de haber extraído todo el material que pueda ser de interés, sugerir la anulación o transferencia a otra carpeta de todo el material fuera de uso. La frecuencia con la cual se efectuará esta tarea dependerá de las circunstancias particulares de cada trabajo.

Contratos

Siempre que sea posible, se obtendrán copias de todos los contratos de importancia. Si esto resultara impracticable, o imposible, se sacarán extractos de todos los puntos salientes. En algunos, por ejemplo en regalías, probablemente sea necesario resumir las bases de cálculo para fines de auditoría, aun cuando la copia del contrato completo está en la "carpeta permanente".

Esta sección deberá incluir los contratos pertinentes a regalías, honorarios por servicios técnicos, alquileres, créditos y deudas a largo plazo, construcciones, garantías, etc.

Propiedades inmuebles y gravámenes sobre las mismas

Para cada propiedad, se indicarán la descripción legal exacta, el domicilio, la fecha de adquisición, el costo inicial, las fechas y los montos de revaluaciones, la naturaleza general de las mejoras importantes (indicando, además, las fechas, los valores y la naturaleza general de las mejoras importantes posteriores a la compra de la propiedad) y los detalles completos de hipotecas, cláusulas condicionadas u otros gravámenes.

C) EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

Esta sección deberá incluir copias de:

1. Cartas enviadas con comentarios y recomendaciones -por ejemplo, comentarios sobre el control interno, recomendaciones en general, etc.-.

2. Vistas de la Inspección General de Justicia y/u otros organismos de control por el período más extenso posible (como mínimo, un período de 2 años).

Antes de cada visita, revisar la carpeta de correspondencia para asegurarse de que una copia de cada una de las cartas mencionadas en el punto 1 haya sido archivada en esta sección de forma cronológica.

A medida que cada punto es aclarado, indicar, en el margen de la carta, la fecha y qué medidas han sido tomadas. Cuando una carta haya sido totalmente aclarada, fechar y firmar en el cuadro que sigue.

D) PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (MEMO ANUAL)

Se debe incluir el memo anual de planificación estratégica, con el detalle de los puntos más importantes que afectarán seguramente la auditoría.

Un esquema habitual para este memo es el siguiente:

* Datos clave de la sociedad:

Moneda local Año X Año X - 1

Ventas netas    

Beneficio de las operaciones (pérdida)    

Beneficio (pérdida) antes de los impuestos    

Beneficio neto (pérdida) del año    

Total de activos    

Patrimonio neto  

* Actividad: breve resumen de los hechos más significativos en la actividad de la sociedad durante el año, y evolución de las ventas y del margen de las operaciones.

* Temas contables para el cierre, riesgos de auditoría y detalle de los ajustes significativos.

* Ajustes no pasados por inmateriales.

* Otros temas contables de interés para los "controllers" de la empresa.

* Temas fiscales de interés. Detección de contingencias.

* Recomendaciones significativas de control interno.

* Seguimiento de los puntos de la auditoría del año anterior.

* Temas pendientes.

* Otros asuntos o comentarios (controles informáticos, sistemas de información, etc.).

E) ESTADOS CONTABLES

Se deberían tener, por lo menos, los últimos tres estados contables del cliente.

F) CARTAS DE GERENCIA

El legajo permanente debe adjuntar las cartas de gerencia correspondientes a las auditorías realizadas por el profesional.

Se describe, a continuación, un modelo de carta de gerencia:

Modelo de carta de gerencia

Buenos Aires, ... de ......... de 20...

Señores auditores:

.............................

Capital Federal

Estimados señores:

Tenemos el agrado de dirigirnos a ustedes con relación a su examen de nuestros estados contables al ... de ......... de 20..., para confirmarles las manifestaciones que les hemos hecho durante el desarrollo del mismo:

1. Hemos puesto a disposición de ustedes:

a) todas las registraciones contables realizadas y los datos relacionados con ellas;

b) las actas de reuniones de accionistas y de directorio requeridas.

2. No han habido durante el ejercicio:

a) irregularidades que involucren a algún miembro de la gerencia, o a empleados, que pudieran tener un efecto importante sobre los estados contables;

b) comunicaciones provenientes de autoridades o instituciones reguladoras, con respecto al no cumplimiento o deficiencias en la presentación de información contable que pudieran tener efecto importante y significativo sobre los estados contables;

c) alteraciones o posibles violaciones de leyes o de reglamentaciones, cuyo efecto debería considerarse para su revelación en los estados contables, o como base para registrar una pérdida contingente.

3. No existen:

a) reclamos pendientes, o multas, sobre los cuales nuestros abogados nos hayan informado acerca de la probabilidad de un fallo adverso y que, por lo tanto, deben ser revelados;

b) obligaciones de importancia, ganancias o pérdidas contingentes que requieran ser acumuladas o reveladas;

c) transacciones de importancia que no hayan sido registradas adecuadamente en los registros de contabilidad que sirven de respaldo a estos estados contables;

d) sucesos que hayan ocurrido después de la fecha del balance general y que pudieran requerir ajustes o revelaciones en los estados contables.

4. Cuando fueron importantes, se han hecho las respectivas provisiones para:

a) Las pérdidas a incurrir en el cumplimiento de -o la inhabilidad de cumplir- cualquier compromiso de venta.

b) Las pérdidas a incurrir como resultado del compromiso de compra de cantidades de inventario en exceso de los requerimientos normales, o a precios en exceso, de los prevalecientes en el mercado.

c) Las pérdidas a incurrir como resultado de la reducción de inventarios excesivos u obsoletos a su valor neto realizable estimado.

5. La compañía no tiene planes ni intenciones que puedan afectar en forma significativa en el valor actual, o en la clasificación de los activos y pasivos.

6. La compañía tiene título satisfactorio de propiedad de todos sus activos. No existen otras hipotecas o reservas de dominio sobre tales activos que no hayan sido puestas a su disposición. Tampoco existen otros activos que hayan sido cedidos en garantía prendaria de los cuales no hayamos informado.

7. La compañía ha cumplido con todos los aspectos de los acuerdos o convenios contractuales que pudieran tener un efecto importante sobre los estados contables, en el caso de su incumplimiento.

8. Lo siguiente ha sido adecuadamente registrado, o se ha revelado en los estados contables:

a) Las operaciones con entes relacionados y los saldos resultantes de cuentas por cobrar o pagar, incluyendo ventas, compras, transferencias, acuerdos de arrendamiento garantías y préstamos.

b) Convenios con instituciones financieras que involucran la compensación de saldos u otros convenios que involucran restricciones sobre los saldos de caja y líneas de crédito, o convenios similares.

Los saluda muy atentamente.

........................................................

Firma del presidente del cliente

G) MEMOS

Se deberían incluir memos internos, o memos emitidos al cliente.

H) INFORMES

Se deben incluir copias de los informes de auditoría y de sindicatura emitidos.

I) OTRA INFORMACIÓN

Esta sección incluirá todo otro sustento cuyo interés trascienda del ejercicio. Aun cuando es imposible prever todos los asuntos que puedan surgir, los siguientes son ejemplos representativos: litigios pendientes u otras contingencias, asuntos que pueden requerir la atención especial de auditoría, por tratarse de problemas específicos del cliente o de la industria, y detalles (por año de los principales ajustes impositivos, legislación especial que afecta a la empresa, etc.).