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LEGALIZACIÓN DE LIBROS

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El Registro Mercantil ha previsto el poder presentar los libros de cuentas en soporte digital, para lo que ha propuesto varios formatos comunes de fichero, entre los que se encuentran los de Microsoft Word y Excel, Quattro Pro y el más popular y conocido Adobe PDF, éste último es el que propone Marfil, aunque

pueden generarse también los otros. Los ficheros así presentados, tienen que tener un nombre especificado y posteriormente deberán “firmarse digitalmente” mediante el programa Legalia.

Hemos dotado a Marfil Contabilidad de un asistente que permite generar todos los libros susceptibles de presentarse en soporte digital y que propone los formatos y nombres de ficheros requeridos.

Como primer paso previo, recuerde que debe tener seleccionada la empresa que quiera presentar y que en los datos de la misma deberá estar indicado el número de la contabilidad del ejercicio anterior.

1) Crear una carpeta llamada por ejemplo “LIBROS 2007”. En esta carpeta es donde se van a ir almacenando los archivos a grabar en el CD. Indicar también que si tiene que hacer los libros de varias empresas deberá crear una carpeta (directorio) para cada una de ellas. También deberá cambiar la preferencia “Directorio Legalización de libros” para trabajar con cada una de ellas. El programa no puede comprobar que los ficheros obtenidos pertenezcan a una contabilidad en concreto, luego si tiene que obtener los libros de varias empresas sea cuidadoso con las carpetas donde se generen los libros. Un buen criterio podría ser incluir el número de empresa en el nombre del directorio, por ejemplo “Libros124” ó “MisLibros002”

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2) Indicar el directorio de ubicación de la carpeta en el campo Dir. de Legalización presente en la pantalla de Legalización de Libros (Listados/Legalización de Libros).

3) Una vez creada la carpeta e indicado el directorio en la pantalla de Legalización de Libros ya podemos proceder a generar los ficheros. Los

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ficheros se generan en formato PDF y se guardan automáticamente en el directorio indicado.

Para generar cada uno de los informes hay que ir pulsando los botones correspondientes. Por ejemplo, vamos a generar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Pulsamos el botón correspondiente al informe.

Aunque el ejercicio esté cerrado se puede realizar la Legalización de libros porque Marfil permite excluir los asientos de regularización y cierre. Aceptar.

Aceptar.

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De esta misma forma se generan todos los ficheros para la legalización. Cada archivo generado se queda marcado con una marca de color verde y podemos visualizar dicho documento desde el programa mediante el botón “Abrir Fichero”.

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4) Como ya sabemos, en función del número de libros que se presenten en el Registro Mercantil mayor será el importe a pagar, por tanto, lo que se suele hacer es agrupar los archivos PDF generados desde la pantalla de “Legalización de Libros” para obtener un único libro a presentar. Para ello, se utiliza la aplicación PDFCreator.

5) Grabar el/los libros en un CD.