Ley Núm. 103 - Impacto y Responsabilidad de las Entidades

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Ley Núm. 103 - Impacto y Responsabilidad de las Entidades

Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno - 2007

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

Sonia N. Méndez NazarioHedin V. García Guzmán

Ayudantes Ejecutivos

2Contraloría a sus órdenes …

Adiestramiento Adiestramiento de Auditoresde AuditoresInternos del Internos del

Gobierno 2007Gobierno 2007

Propósitos y aplicabilidad de la Ley

Responsabilidad del control del gasto público

Artículo 10 – Certificación de Información

Artículo 14(d) – Registro de Puestos

Reglamento Núm. 53

Ley Núm. 103, Ley para la Reforma Fiscal del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico

(25 de mayo de 2006)

Ley Núm. 103, Ley para la Reforma Fiscal del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico

(25 de mayo de 2006)




Propósito de la Ley Propósito de la Ley Implantar la Reforma Fiscal para reestructurar el presupuesto

Prohibir el uso de deudas para cubrir los gastos operacionales

Reducir del gasto público (prohibición y limitación de éstos)

Asignar responsabilidades y establecer penalidades

Crear de un sistema de contabilidad uniforme

Otros




AplicabilidadAplicabilidad

Entidades Gubernamentales de la Rama Ejecutiva cuyo presupuesto se sufraga en todo o en parte con cargo al Fondo General

Disposiciones Especiales para la:• Rama Legislativa• Oficina de Ética Gubernamental• Oficina del Contralor




Política Pública establecidaPolítica Pública establecida

Incorpora mecanismos de control, disminución y rendimiento del gasto público tales como:

Transacciones Electrónicas

Teléfonos celulares Artículo 16

Vehículos de motor Artículo 17

Pago por servicios de cabildeo Artículo 18

Difusión Pública Artículo 19




Presupuesto General de GastosPresupuesto General de Gastos

Aprobación:

Mediante las siguientes Resoluciones Conjuntas:

• Presupuesto General • Asignaciones Especiales• Asignaciones para la Construcción de Obra

Permanente con cargo al Fondo de Mejoras Públicas

• y cualquier otra legislación que pueda ser acordada por la Rama Legislativa y la Rama Ejecutiva




Cont. Presupuesto General de GastosCont. Presupuesto General de Gastos

Prohibición uso de deudas y excesos del presupuesto• No se utilizarán mecanismos de financiamiento para

cubrir gastos operacionales• No se gastará en exceso a la asignación presupuestaria

Erogación de Fondos Públicos luego de Aprobado el Presupuesto • Certificaciones OGP y Hacienda




Fondo Presupuestario• Sólo para gastos debidamente aprobados • No se utilizarán asignaciones de este Fondo para cubrir

gastos en exceso del Presupuesto

Fondo de Emergencias• No se utilizará para cubrir gastos operacionales

recurrentes

Plan estratégico• De 7 años con la petición presupuestaria

Cont. Presupuesto General de GastosCont. Presupuesto General de Gastos




Responsabilidades a los FuncionariosResponsabilidades a los Funcionarios

Legalidad y Exactitud de Gastos

Penalidades*• Delito menos grave

• $1,000 - $5,000 por cada violación

• Pagadas por el funcionario en su carácter personal

• Acciones disciplinarias por la agencia

* Violación a las leyes, reglamentos o normas …




Sistema de Contabilidad Uniforme Sistema de Contabilidad Uniforme

Hacienda y OGP responsables del diseño de un sistema de contabilidad uniforme

Algunas guías a utilizarse:• Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados (GAAP)• Junta Reguladora de Contabilidad de

Gobierno• Ley Núm. 230

Referencia: Artículo 22




Certificación sobre información de la

entidad

Certificación sobre información de la

entidad

Artículo 10 Carta Circular OC-07-12 (15 dic 06)




Certificación Art. 10 - RadicaciónCertificación Art. 10 - Radicación

No más tarde del 31 de diciembre de 2006

Secretarías de la Cámara de Representantes y la del Senado

Oficina del Contralor

Oficina de Gerencia y Presupuesto




Certificación Art. 10 - ContenidoCertificación Art. 10 - Contenido

Información año fiscal 2005-06

Firmada y juramentada por el jefe de la agencia y el director de finanzas

Número de puestos ocupados incluyendo la cuantía total de la nómina

Relación de los servicios profesionales y consultivos

Análisis de las economías o el incremento en gastos

Recomendaciones para realizar economías adicionales




Cont. Certificación Art. 10 - ContenidoCont. Certificación Art. 10 - Contenido

Medidas objetivas para determinar la eficiencia y efectividad

Los ingresos mensuales recibidos y proyectados, comparados con los ingresos presupuestados

Los gastos mensuales incurridos y proyectados comparados con los gastos presupuestados

Detalle de cualquier instrumento financiero

Párrafo final que disponga que la misma refleja la realidad de todos los ingresos...




Propósitos– Recordatorio sobre la radicación

de la Certificación

– Indicar que se efectuarán auditorías y referidos a las agencias que correspondan

Carta Circular OC-07-12Carta Circular OC-07-12

www.ocpr.gov.pr

Sección de Cartas Circulares 2006-07

16

Resultado radicación a la OCPR

(al 19 de abril de 2007)




Certificaciones recibidas de las Entidades Gubernamentales certificadas por la Oficina de

Gerencia y Presupuesto

Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPRAl 19 de abril de 2007Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPRAl 19 de abril de 2007

15 (17%)

73 (83%)

Radicaron

No radicaron

En adición recibimos 5 de agencias no certificadas por OGP (Voluntarias)




66 (90%)

7 (10%)

Cumplió

No cumplió

Cumplimiento con los criterios establecidos en el Artículo 10 de la Ley Núm. 103

Cont. Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPRAl 19 de abril de 2007

Cont. Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPRAl 19 de abril de 2007




Información suministrada año fiscal 2006-07No incluyen la información requerida en los criterios Certificación con las firmas requeridas sin juramentar

Certificación sólo con la firma del jefe de la agenciaGastos presentados en forma global no mensual como es requerido

Cont. Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPRCausas incumplimiento en la radicaciónCont. Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPRCausas incumplimiento en la radicación




Contacto en la OCPR

Sonia Noemí Méndez Nazario Ayudante EjecutivaDivisión Contralor, PropiaTel. 787-754-3030 ext. 2527

PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069




Registro de PuestosRegistro de Puestos

Artículo 14(d)

Registro en la OCPR

A partir de enero de 2007

Información mensual de las agencias y corporaciones públicas– Puestos existentes

– Puestos ocupados o vacantes

Disponible por Internet

Registro de Puestos: recopilación de los Informes

Mensuales que las agencias deben remitir a la

OCPR




Reglamento Núm. 53, Registro de Puestos, aprobado el 13 de noviembre de 2006

Cont. Registro de PuestosCont. Registro de Puestos

Disponen las normas que regirán el funcionamiento del Registro de Puestos

Establecen la información a incluirse en los informes mensuales

Carta Circular OC-07-14 de 29 de diciembre de 2006

Información sobre el Reglamento Núm. 53Instrucciones para completar las plantillas y envío

a la OCPREspecificar características de las computadoras a

utilizarse para el Registro




¿Cuáles entidades se deben registrar?¿Cuáles entidades se deben registrar?

Todas las agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, cuyo presupuesto se sufraga, en todo o en parte, con cargo al Fondo

General (Artículo 2, Ley Núm. 103)

La OCPR exhorta a aquellas entidades que no les aplica las disposiciones del Artículo 2 de la Ley Núm. 103, a que se sometan al mismo

escrutinio público de las que sí les aplica.

Voluntarias




Reglamento Núm. 53Reglamento Núm. 53

Varias Disposiciones

– Designación por escrito de un Oficial de Enlace y un Sustituto

– Uso de los modelos o los formularios que les provea la OCPR

– No más tarde de treinta (30) días calendario luego de concluido el mes correspondiente

– Los Informes Mensuales deberán ser certificados como correctos y completos por el Oficial de Enlace y por el funcionario principal de la agencia




– Conservar los Informes Mensuales certificados en original y los documentos complementarios que los fundamenten

– No radicar mensualmente los Informes a la Oficina será objeto de hallazgos

– La OCPR realizará auditorías especiales en las agencias, dirigidas a verificar la corrección de la información ofrecida

Cont. Reglamento Núm. 53Cont. Reglamento Núm. 53 Prórrogas: Prórrogas: solicitud solicitud

por escritopor escrito

Prórrogas: Prórrogas: solicitud solicitud

por escritopor escrito




Plantilla de NóminaPlantilla de Nómina

Presupuesto para al año fiscal:*GeneralDe nóminas y costos relacionados

Cambios o correcciones durante el mes

*clasificado por recursos

columnas 13, 14, 16 y 17




Cont. Plantilla de NóminaCont. Plantilla de Nómina

Desembolsos sobre nóminas y costos

relacionados:

De forma acumulada


columnas 19 y 20




Total a pagar o pagado de:Bono de NavidadExceso de licencias de vacaciones y

enfermedadBeneficios tales como: Bono de

Productividad y Bono de Verano

Certificar la información

Cont. Plantilla de NóminaCont. Plantilla de Nómina




Plantilla de PuestosPlantilla de Puestos

Indicar cantidad de puestos:OcupadosVacantesCreadosEliminados


Por categorías de puestos




Cont. Plantilla de PuestosCont. Plantilla de Puestos

Indicar cantidad de:NombramientosSeparaciones voluntarias e involuntarias

Cambios o correcciones durante el mesEstadísticas sobre cambios en: Clasificación de puestosLicencias sin sueldo y otrasReportados al FondoEn destaque




84 (71%)

35 (29%)

Total de entidades registradas 119.

Entidades Registradas en el Registro de Puestos al 19 de abril de 2007

Por requisito de Ley Núm. 103 Voluntarias




www.ocpr.gov.pr

http://www.ocpr.gov.pr/




Ley Núm. 103 de 25 de mayo de 2006 Reglamento Núm. 53, Registro de

Puestos Instructivo I-G-2, Sistema de

Registros de Puestos en el que se explica como trabajar con las plantillas

Carta Circular OC-07-14 Video de la Aplicación Aviso Legal

InformaciónInformación




Solicitud de RegistroSolicitud de Registro

Hay que estar registrado para acceder al SistemaNúmero de Entidad = Número para registro de contratosContraseñaImprime y lo firma el funcionario principal y el Oficial de Enlace.Se envía por fax al Administrador del Registro de Puesto

Solicitud de RegistroSolicitud de Registro

Modificación de RegistroModificación de Registro

AplicaciónAplicación

Para descargar Para descargar Plantillas y Plantillas y

enviar Informe enviar Informe MensualMensual

ConsultasConsultas

41

Informe Mensual Enero y Febrero de 2007(al 19 de abril de 2007)




Total de radicaciones del Informe Mensual, al 19 de abril de 2007

106

20

93

33

0

20

40

60

80

100

120

Enero Febrero

Radicaron No radicaron

Total de entidades que deben radicar : 126

84%74%

16%26%

*Incluye 88 por ley y 38 voluntarias




Radicación voluntaria o por requisito de Ley, al 19 de abril de 2007

33

73

29

64

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Enero (106) Febrero (93)

Voluntario Por Requisito de Ley

Total de entidades que deben radicar : 126

31%

69%

31%

69%




Entidades que no sometieron Informe Mensual, clasificados por voluntarios o por requisito de

Ley, al 19 de abril de 2007

5

15

9

24

0

5

10

15

20

25



25%

75%

27%

73%




Entidades que sometieron Informe Mensual a Tiempo, clasificados por voluntarios o por

requisito de Ley, al 19 de abril de 2007

20

43

23

46

0

10

20

30

40

50



32%

68%

33%

67%




Entidades que sometieron Informe Mensual Tarde, clasificados por voluntarios o por requisito

de Ley, al 19 de abril de 2007

13

30

6

18

0

5

10

15

20

25

30



30%

70%

25%

75%




Al Registrarse como Oficial de Enlace– No envía el Documento de Solicitud de

Registro para activarle la cuenta

Al Descargar (Download) las Plantillas– El Oficial de Enlace Sustituto descarga la

Plantilla antes que el Oficial de Enlace Principal

– No graban la Plantilla en su computadora y las trabajan directamente del Explore

Errores ComunesErrores Comunes




Al Completar las Plantillas– No utilizan la versión de Microsoft Excel

requerida (2003, SP2)– No han establecido el Nivel de Seguridad para

Macros del programa Microsoft Excel en Mediano

– No incluyen toda la información requerida– No certifican la Plantilla una vez completada

Al Someter las Plantillas– Las Plantillas no han sido certificadas– Las Plantillas no están cerradas al momento

de someterlas

Cont. Errores ComunesCont. Errores Comunes




Al Someter las Plantillas (Cont.)

– Las Plantillas no son válidas (Cut and Paste)

– Las Plantillas no corresponden al mes a rendir

– Los desembolsos acumulados de nómina

descendieron o se mantuvieron igual

– Enviaron las Plantillas individualmente

– La Plantilla fue enviada en otro formato que

no es el de Microsoft Excel

Cont. Errores ComunesCont. Errores Comunes




Contacto en la OCPR

Hedin V. García Guzmán Ayudante EjecutivoTel. 787-754-3030 ext. 2751E-mail: [email protected]

PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069




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LA FISCALIZACIÓN Y

ADMINISTRACIÓN DE LA

PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS

PÚBLICOS

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