LIBRO OBS Etapas Proyectos

Etapas de un proyecto

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Conoce las 5 etapas por las quetodo proyecto debe pasar.

3PLANIFICACINPLANIFICACIN

EJECUCINEJECUCIN

Etapas de un proyectoTodo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente1

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3Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente

NDICE


Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente . . . . . . . 3

1. Inicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42. Planificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53. Ejecucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64. Seguimiento y control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75. Cierre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente

ETAPAS DE UN PROYECTOTodo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficienteEl ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio,planificacin, ejecucin, seguimiento y cierre. En esta gua queremosexplicar en qu consiste cada una, cul es su objetivo, de qu actividades secomponen y cules son los documentos esenciales que se prepararn en cadamomento.

En cualquier caso, se debe tener en cuenta que todo proyecto se veinfluenciado tambin por la cultura de empresa, su estructura, factoresambientales y del entorno, los activos de los procesos organizacionales y lacalidad de la comunicacin. Las habilidades, formacin y experiencia delDirector de Proyecto intervendrn de manera decisiva a la hora de coordinar ycohesionar los es- fuerzos de todas las partes que intervienen, aunndoloshacia la consecucin de la meta comn.


1. InicioEn qu consiste la fase de inicio

Cul es el objetivo de la fase de inicio

Definir el alcance.Alinear las expectativas de los stakeholders con el propsito del proyecto.

La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el alcance y proceder a la seleccin del equipo. Slo con un mbi- to claramente definido y un equipo especializado, se puede garantizar el xito. Es adems, el momento de compartirla visin con los stakeholders y buscar su compromiso y apoyo.


Qu actividades tienen lugar durante la etapa deinicio

a) Elaboracin del caso de negocio/plan de proyecto: justifica lapuesta en marcha del proyecto.Debe incluir una descripcin delfin, los costos y beneficios decada al- ternativa de ejecucin yla solucin recomendada para suaprobacin. Debe ayudar a:

b)Estudio de viabilidad: elpropsito de un estudio deviabilidad es identificar laprobabilidad de que una o mssolucio- nes satisfagan losrequisitos de negocioestablecidos aplicando claridad ala toma de decisiones. Duranteel estudio de viabilidad, sellevan a cabo una variedad demtodos de evaluacin, hasta darcon una solucin confirmada parasu implementa- cin. Estaactividad ha de permitir:

c)Definicin de proyecto: describela visin del proyecto, losobjetivos, el alcance y losresultados, as como los gruposde inters, roles yresponsabilidades. Es una hojade ruta clave para la direccinque sirve para:

Investigar opciones y oportunidades.Identificar las soluciones disponibles y

cuantificar los beneficios y costos de cada solucin.

Recomendar una solucin optimizada.Identificar los riesgos y los problemas

que pueden surgir durante la ejecucin.Presentar la solucin para la aprobacin

del financia- miento.

Investigar la opcin de proyecto recomendada en el estadio anterior.

Documentar los requisitos que implica.Identificar todas las posibles alternativas

y revisar cada una para determinar su viabilidad.

Estudiar los riesgos y los problemas que cada solucin conlleva y escoger la que se implementar.

Documentar los resultados en un informede viabilidad.

Identificar la visin y los objetivos del proyecto y definir su alcance.

Enumerar todos los entregables crticos del proyecto.

Indicar los clientes y partes interesadas.Enumerar las principales funciones

atribuibles a cada rol y sus responsabilidades.

Crear una estructura organizativa para el proyecto.

Documentar el plan general de ejecucin.

Hacer una lista de los riesgos, los problemas y supuestos.

9Etapas de un proyectoTodo lo que debes saber para gestionarlas de manera

eficiente

d)Nombramiento del equipo deproyecto: define los objetivos ylas responsabili- dadesintervinientes en la ejecucindel proyecto y su localizacin enla estructura organizacional;completndolas con infor-macin suficiente sobre lashabilidades, experiencia ycualificaciones necesarias paracumplir cada una de lasfunciones definidas. Una Habrde ser completa- da de nuevocada vez que se identifique unnuevo rol. Al hacerlo se debetener en cuenta que ha de:

Crear un organigrama detallado,definiendo el propsito real de cadafuncin.

Enumerar las principalesresponsabilidades y com- petencias,enumerando las habilidades y experiencianecesarias y fi los criterios clave derendimiento.

Identificar el salario y las condiciones de trabajo.Establecer a quin debe reportar cada

miembro del equipo.

e)Revisin de la fase: durante esta revisin del proyecto, se toma una decisin en funcin de si el equipo ha alcanzado o no los objetivos y si se considera aprobado para pasar a la siguiente fase.

Cules son los documentos esenciales durante esta etapa

2. PlanificacinEn qu consiste la fase de p

sta es a menudo la fase ms difcil para u director de proyecto, ya que tiene que ha un importante esfuerzode abstraccincalcular las necesidades de personal, rec sos y equipo que habrn de preverse para l grar la consecucin a tiempo y dentro de l parmetros previstos. Asimismo, tambi es necesario planificar comunicaciones, ctratos y actividades de adquisicin.Se trat en definitiva, de crear unconjunto comple de planes deproyecto que establezcanclara hoja de ruta.

lanificacin

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Alcance de proyectoEstudio de viabilidad

Caso de negocio/ Plan de proyectoProject charterCheck list revisin etapa

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Cul es el objetivo de la fase de planificacin

Qu actividades tienen lugar durante la etapa de planificacina) Elaborar el plan de proyecto

inicial: debe reflejar el consensosobre los elementos crticos delproyecto, apuntando el modo enque ste se va a gestionar. Esimportan- te que logre:

b)Plan de comunicacin: estaherramienta tiene el objetivo deayudar a transmitir lainformacin correcta, a laspersonas ade- cuadas, en elmomento preciso. Informaacerca de objetivos, estrategias,actividades y plazos en unmbito de coherencia. Puedeservir tambin para crear unpro- grama de eventos decomunicacin que asegure quetodos los participantes en elproyecto se hallan siempre bieninforma- dos. Es vital para elxito de cualquier proyecto ypor eso ha de proporcionar:

Crear la estructura de desglose del trabajo.Desarrollar el diagrama de red.Determinar las necesidades de recursos.Determinar el presupuesto del proyecto.Reflejar la organizacin del proyecto.Especificar la metodologa de control y

gestin del cambio.Definir las limitaciones del proyecto, los

supuestos y los riesgos.Crear un plan de comunicacin.Proporcionar un plan de gestin de la calidad.Desarrollar un plan de adquisiciones.

Listado de los grupos de inters de comunicaciones.

Definicin de las necesidades de comunicacin de los interesados.

Identificacin de los eventos de comunicacin reque- ridos.

Mtodo y frecuencia de cada evento.Asignacin de recursos a los eventos de

comunicacin.Construccin de una agenda de eventos

de comunicacin.

Establecer el alcance total del esfuerzo.Definir y refinar los objetivos.Planear el curso de accin necesario para alcanzar dichos objetivos.Prever qu documentacin se utilizar para llevar a cabo el proyecto.


c)Plan de gestin de recursos:resume el nivel de recursosnecesarios para completar unproyecto. Un plan de recursosdebidamente documentadoespecificar con exactitud lasnecesidades de mano de obra,equipos y materiales necesariospara completar el proyecto. Estaplantilla de planificacin derecursos tambin ayuda aobtener la aprobacin delpatrocinador y describe:

Tipos de mano de obra necesarios para el proyecto.

Funciones y responsabilidades principalespara cada tipo de trabajo.

Nmero de personas necesarias para cubrir cadarol.

Las partidas de cada equipo que se utilizarn.Tipos y cantidades de equipos necesarios.Importe total de los materiales necesarios.

d)Plan de gestin financiera : permiteestablecer un presupuesto, contra el cualse mide el gasto. Identifica la in- versinmnima necesaria para cumplir con losobjetivos especficos, definiendo todos losdiferentes tipos de gastos en que elproyecto incurrir (mano de obra, equipos,materiales y costos de administracin),junto con una estimacin del valor de cadagasto. Debe ser claro en el establecimientodel gasto total y conviene que se asocie aun calendario, dividiendo cada partida poretapas. Para un director de proyecto,conseguir financiacin es una de las tareasms importantes y, por eso, si se quierease- gurar un resultado positivo, hay queseguir las mejores prcticas enplanificacin financiera que recomiendanno pasar por alto:

Tipos de costes laborales.Las partidas de equipo necesarios.Varios materiales necesarios

por el pro- yectoLos costos unitarios de la mano

de obra, equipos y materiales.Otros tipos de costos, tales

como la administracin.Cantidad de dinero para

contingencias necesario.

e)Plan de gestin de calidad:ayudar a establecer los objetivosde calidad que ga- ranticen que losentregables producidos, cumplencon las necesidades del cliente,adems de con la legalidadvigente. Por eso, este plan ha decomprender la si- guienteinformacin:

f) Proyecto de Anlisis de Riesgos: buscaidentificar todos los posibles riesgos que puedenpresentarse para prever su miti- gacin,planificar su prevencin y trabajar en losmedios de eliminacin que se em- plearn, casode producirse el riesgo espe- rado. Debeincorporar:

Identificacin de los requisitos de los clientes.

Listado de las prestaciones a producir.

Criterios de calidad establecidos para estos productos entregables.

Definicin de estndares de calidad.Acuerdo de los objetivos fijados con

los clientes.

Identificacin de los riesgos.Estudio de supuestos.Categorizacin y priorizacin de cada riesgo.Probabilidad de que los riesgos ocurran.Clculo del impacto de cada riesgo en el

proyecto, caso de producirse.


g)Plan de aceptacin: es unacuerdo con el clienteestructurado en torno a un calen-dario de tareas. Incluye una listade las prestaciones, actividades deprueba de aceptacin, criterios ynormas que deben cumplirse, ascomo el plazo para su fina-lizacin. En esta actividad ha decontem- plarse la:

h) Plan de compras y gestin deproveedo- res: delimita lasnecesidades de aprovi-sionamiento, describe el procesocontrac- tual de nombramientode proveedores y define elproceso para la adquisicin decada producto, programandotambin los plazos para laentrega. Incluye

Creacin de una lista completa de todas las prestaciones del proyecto.

Confeccin de un listado de los criterios para obtener la aceptacin del cliente.

Puesta en prctica de las normas de aceptacin que deben cumplir.

Requisitos de contratacin.Elementos necesarios para completar las

adquisiciones y su justificacin financiera.

Recopilacin de informacin sobre los distintos proveedores.

Solicitud de presupuestos.Seleccin y contratacin de proveedores.

i)Revisin de la fase: durante esta etapa de revisin se decidir si se debe o no continuar con la siguiente fase del proyecto. Si se aprueba la propuesta, la siguiente fase del proyecto puede ser iniciada.


Plan de gestin de la calidad.Plan de gestin del riesgo.Plan de aceptacin.

Plan de proyectoPlan de comunicacin.Plan de gestin de recursos.Plan de gestin financiera.



3. EjecucinEn qu consiste la fase de ejecucin

Cul es el objetivo de la fase de ejecucin

Reforzar la comprensin de la meta de proyecto y los objetivos especficos por parte de todos los participantes.

Fomentar la buena comunicacin entre las distintas partes interesadas.

Potenciar la responsabilidad individual.Asegurar la aceptacin del proyecto.Cumplir con los plazos fijados en las condiciones estimadas de uso de recursos y presupuesto, entregando productos de calidad.

En base a la planificacin, ha- br que completar las actividades programadas, con sus tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios. Es importante velar por una buena comunicacin en esta fase para garantizar un mayor control sobre el progreso y los plazos. Asimismo, es indispen- sable monitorizar la evolucin del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apo- yarse en alguna herramienta de gestin de proyectos. En esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones.



Qu actividades tienen lugar durante la etapa deejecucina)Asignar paquetes de trabajo

asociados a cada actividad a todoslos miembros del equipo: esimportante que las explicaciones seanclaras y su- ficientes pero sin entrar enexcesivo detalle.

b)Coordinar actividades y recursos: enfuncin de las prioridades establecidasy observando las de- pendenciasmarcadas en el programa.

c)Acatar las deadlines y plazos paracada evento o entrega de productosintermedios: evitando re- trasos quepuedan afectar negativamente a otrasactividades o al curso global delproyecto.

d)Monitorizar el consumo depresupuesto: tratan- do deeconomizar y sin superar lasprevisiones planeadas, llevando acabo un control de gastos adecuado.

e)Hacer un seguimiento del uso de losrecursos: es- pecialmente en lo quecomporta a los destinados a participaren actividades de la cadena crtica o, sino se est empleando este mtodo degestin de proyectos, en todasaqullas con un impacto rele- vantepara el progreso del proyecto.

f)Controlar la relacin entre tiempoconsumido y proporcin de proyectocompletada: se trata de optimizar estarelacin y poner soluciones a tiem- pocuando se observendescompensaciones.

g)Detectar desviaciones: partiendo delseguimien- to, esta deteccin serposible en condiciones su- ficientespara implementar una solucin que drespuesta a los problemas que lasoriginaron. Lo ms importante es eltiempo de reaccin, que sea suficientepara garantizar el margen de

respuesta.


17h) Informar sobre las desviaciones

detectadas: tan relevante comosu deteccin es el poner en cono-cimiento de los interesados lasituacin y la propuesta decambio, as como el modo deproceder a corregir la desviaciny el plazo de tiempo desig- nadopara hacerlo.

i) Implementar acciones correctoras

o modificaciones: deben sercomprendidas y aceptadas por losinteresados y proporcionar unarespuesta satisfac- toria que encaucede nuevo el proyecto sin exten- der susefectos negativos.

j)Controlar y gestionar los cambios:venciendo la resistencia inicial ypotenciando el feedback.


Informe de progresoMinutas de las reuniones.Reporting de desviaciones, propuestas de cambio y aceptacin.


4. Seguimiento y controlEn qu consiste la fase de seguimiento y control

Cul es el objetivo de la fase de seguimiento y control

Detectar desviaciones.Actualizar el plan de gestin del riesgo.Prever las medidas correctoras a tomar en cada caso.

Preparar un plan de contingencias.

Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisin y monitorizacin del progreso de proyecto. Se concibe como el medio de detectar desviaciones con la mxima premura posible, para poder identificar las reas en las que puede ser requerido un cambio en la planificacin. La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmen- te asociada a la de ejecucin, de la que no puede concebirse de forma separada, aunque por su importancia y valor crtico para el proyecto, en esta gua se trata de manera indepen- diente.


Qu actividades tienen lugar durante la etapa de seguimiento y controla) Actualizacin y seguimiento de losinstrumen- tos de gestin deproyecto: es muy recomendableapoyarse en metodologas de gestinde proyectos, como el Diagrama deGantt, Pert, CPM o el M- todo de laCadena Crtica para facilitar esta tareay ganar en capacidad de control.

b)Definicin y establecimiento de losindicadores clave de gestin queaportarn mtricas sobre las variablesms relevantes a controlar: debenapor- tar informacin de valor y serrealistas, en cuanto al coste de laobtencin de mtricas y el esfuerzonecesario para llevar a cabo lasmediciones. Hace falta designar a losresponsables de recoger estos datos ycontar con fuentes de verificacin paracada grupo de indicadores.

c) Monitorizacin de los indicadores clave de gestin: se debe someter a una frecuencia pe- ridica que garantice el tiempo de reaccin necesario para actuar, caso de detectarse una desviacin.

d) Comunicacin de desviaciones: lo ms importante atener en cuenta en esta accin es la claridad y precisin en la transmisin del mensaje, que se debe completar con la puntualidad en el contacto y la correcta elec- cin del interlocutor.

e) Planificacin y puesta en marcha deacciones correctoras: se deberprocurar la idoneidad y eco- noma derecursos y preverse una nueva recogidade mtricas, que permita comprar si losresultados vuelven a encuadrarse en losvalores esperados.

f)Creacin de un plan decontingencias: que cum- pla la funcinde plan B y recupere, en la medida delo posible, el curso ptimo del progresode proyecto.

Cules son los documentos esenciales durante esta etapa Checklist revisiones de cada fase.

Plan de gestin del riesgo (para su actualizacin, caso de ser necesario).

Comunicacin de desviaciones detectadas.- Comunicacin de acciones correctoras o modificaciones a aplicar y su


5. CierreEn qu consiste la fase de cierre

Cul es el objetivo de la fase de cierre

Qu actividades tienen lugar durante la etapa decierrea) Evaluar cada actividad y fase del proyecto.b)Hacer una valoracin del proyecto en su conjunto.c)Llegar a acuerdos con el cliente sobre todos los puntos a tratar.d) Formalizar la aceptacin del proyecto.e) Transmitir la informacin y formacin complementaria acordada. f) Organizar la salida de los equipos de trabajo.g) Entregar la documentacin de proyecto al cliente.


Lograr la aceptacin de los entregables.Obtener la firma de los documentos de cierre.

Informe de cierre de proyecto. Revisin post implementaciones. Aceptacin y entrega de proyecto. Documentacin entregable al cliente y materiales de carcter formativo o

informacional.

Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las obligaciones con- tractuales inherentes. Una vez terminado este estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.

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