FUNDAMENTOS DE FUNDAMENTOS DE CONTABILIDADCONTABILIDAD

VI VI UNIDADUNIDADLIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCESLIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

CONCEPTOCONCEPTO CLASIFICACIONCLASIFICACION RAYADO RAYADO PARTESPARTES - ACTIVO- ACTIVO - PASIVO- PASIVO - PATRIMONIO- PATRIMONIO RECONOCIMIENTO DEL ACTIVO I PASIVORECONOCIMIENTO DEL ACTIVO I PASIVO

LIBRO DE INVENTARIOS Y LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCESBALANCES

DEFINICION

Es un libro principal y obligatorio de filiación simple, su finalidad principal es de mostrar la situación económica de la empresa. En este libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al año, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del año llamado Inventario Inicial) y otro al finalizar el periodo

Por su aspecto legal y técnico este libro es obligatorio y principal de foliación simple (enumeración de folios) en el que anotaran y registraran todos los inventarios que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo de todo lo que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo.

CONTENIDO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Art. 37º del C.C.

El Art. 37 de Código de Comercio determina que el Libro de Inventarios y Balances se iniciara reflejando el INVENTARIO que deberá formar el comerciante o propietario del negocio al inicio de sus actividades comerciales especificando lo siguiente:

El libro de inventarios y balances, empezará por el inventario que deberá formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendrá:

1) La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyan su activo.

2) La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.

3) Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el capital con que principia sus obligaciones.

RAYADO DEL LIBRO DE INVETARIO Y BALANCES

1.- Para el código de la cuenta principal.

2.- Para la divisionaria de la cuenta principal

3.- Columna para el nombre de las cuentas, divisionarias y firmas

4.- Columna para importes por menores (segunda auxiliar)

5.- Columna para importes por menores (primera auxiliar)

6.- Columna para los importes parciales de las divisionarias.

7.- Columna para los importes totales de las cuentas principales.

1

2

3

4

5 6

7

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

INVENTARIO

DEFINICION

Es la relación pormenorizada, detallada y valorada de todos los bienes y derechos así como de las obligaciones que la empresa posee al iniciar o finalizar sus operaciones, y que les permiten determinar con exactitud su Activo Corriente, Activo no Corriente, así como su Pasivo Corriente y el Pasivo no Corriente, para saber cual es el capital con que cuenta la empresa al iniciar o finalizar sus actividades económicas.

CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS

INVENTARIO FISICO: Conteo e inspección de los Activos, viene a ser la relación detallada de todos los bienes y valores de los derechos y obligaciones que poseen los comerciantes o las empresas en general al empezar sus actividades económicas y comerciales

INVENTARIO CONTABLE: Es el registro de las informaciones previa documentación.

INVENTARIO INICIAL.- Es el que se realiza al inicio de la operaciones comerciales, para empresas que por primera vez inician actividades se realizara en la fecha que inicia operaciones mientras que para empresa en marcha se deberá efectuar al inicio del periodo económico (02 de Enero de cada año).

INVENTARIO DE SITUACION o ESPECIAL.- Es el que se practica en cualquier época del año, esencialmente por circunstancias especiales como por ejemplo: robo, sustracciones, pérdidas, desastres naturales, etc.

INVENTARIO FINAL o DEL EJERCICIO.- Es aquel que se realiza al finalizar el periodo económico (31 de Diciembre de cada año) y es el que nos sirve para determinar las ganancias o las pérdidas y consecuentemente el incremento del capital con las ganancias o la disminución con las pérdidas, también nos sirve para la reapertura de los Libros para el ejercicio siguiente.

INVENTARIO DE HOJAS SUELTAS GENERAL.- Es la misma relación de los valores bienes y derechos de las deudas y obligaciones que tiene la empresa al iniciar o finalizar un ejercicio económico tomadas del Libro principal de Inventarios y Balances en hojas sueltas y preparadas especialmente con la finalidad d presentar a las diversas reparticiones Públicas o Privadas quienes tienen que ver con el funcionamiento y desarrollo de nuestra actividad comercial.

Cuando se efectúa un Inventario se debe tomar en cuenta los detalles siguientes:

Dimensiones Elementos que conforman parte de su estructura o elaboración Marca Modelo Color Número Serie, etc.

FASES PARA LA PREPARACIÓN DEL INVENTARIO

Para preparar un el inventario se debe realizar una cuidadosa labor Administrativa, que comprende las siguientes fases:

a) Determinación de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio.

b) Descripción de dichos elementos, caracterizando su individualidad.

c) Valorización de cada elemento.

d) Agrupación conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de homogeneidad contable.

e) Suma de valores por grupos homogéneos y totalización separada del activo y del pasivo.

f) Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio neto.

g) Comparación con el neto anterior para conocer las variaciones globales experimentadas durante el período.

PARTES DEL INVENTARIO

a) ACTIVO.- Esta representado por el conjunto de bienes y derechos que la empresa posee para su funcionamiento y desarrollo.

Se divide en dos partes:

ACTIVO CORRIENTE O A CORTO PLAZO

Agrupa los valores y derechos que tiene la empresa en un ejercicio contable, es decir del 02 de Enero al 31 de Diciembre de cada año. El activo corriente comprende:

Activo Circulante o Disponible: Agrupa el dinero en efectivo y cheques a favor que la empresa posee y que puede utilizar cualquier momento del período económico. Comprende la cuenta:

10 CAJA Y BANCOS; del Plan Contable General Revisado.

10.1 Caja (dinero en efectivo)

10.2 Fondos Fijos (Caja Chica)

10.3 Remesas en tránsito (préstamos que se recibe de una sucursal, filial)

10.4 Cta. Cte. (cheques, depósitos)

Activo Exigible: Se agrupa en esta clase de activo a todos los documentos que se tenga que cobrar. Ejemplo:

12 Clientes (Facturas por cobrar, Letras por cobrar) 14 Cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal. 16 Cuentas por Cobrar Diversas.

Activo Realizable: Constituido por las existencias y realizando una transacción operacional se puede convertir en efectivo. Comprende las cuentas:

20 Mercaderías21 Productos Terminados22 Subproductos, Desechos y Desperdicios.23 Productos en Proceso24 Materias Primas y Auxiliares25 Envases y Embalajes26 Suministros Diversos28 Existencias por Recibir

ACTIVO NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO

Agrupa a todos los activos que posee una empresa en un tiempo comprendido en más de un ejercicio económico contable. El activo no corriente comprende:

Activo Fijo: Son conjuntos de bienes duraderos que tiene la empresa, con los cuales realiza su negocio y que no son cambiables constantemente.

Ejemplo:

Muebles, Terrenos, Edificios, Maquinarias, equipos, etc. Comprende las ctas.

33 Inmuebles, Maquinarias y Equipos.

35 Valorización Adicional del Inmueble, Maquinarias y Equipos.

Activo Diferido: Este activo se registra en el Debe por los gastos que no corresponden aplicar como carga del ejercicio, sujetos a liquidación futura, entonces diremos que es todo anticipo que la empresa posee para tener beneficios con posterioridad.

Ejemplo:

Adelanto de alquilares, pago de seguros por adelantado, etc. Comprende la cta.

38 Cargas Diferidas. Del PCGR.

Otros Activos o Inversiones: Conformado por: Acciones, Bonos, Patentes y Marcas, Gastos de Investigación. Comprende las cuentas:

31 Valores

34 Intangibles del PCGR.

b) PASIVO.- Es el conjunto de obligaciones y deudas que la empresa contrae frente a terceros, proveedores, trabajadores y el estado por el mismo efecto de la ejecución de funcionamiento y desarrollo; obligaciones que pueden ser valoradas y afecten o puedan afectar al conjunto del patrimonio (compromisos a cumplir); riesgos y responsabilidades asumidas por la empresa, en conclusión el pasivo demuestra la financiación de las inversiones u origen de los fondos (dinero y crédito) que se han adscrito a la empresa.

Se divide en dos partes:

PASIVO CORRIENTE O A CORTO PLAZO

Pasivo Exigible: Representa la deuda contraída cancelable solo dentro de un período económico.

Ejemplo:

Sobregiros Bancarios (div. 10.4)Tributos por pagar (cta. 40)Remuneraciones (cta. 41)Proveedores (cta. 42)Cuentas por pagar Diversas (cta. 46)Dividendos por pagar (una vez al año) (cta. 45)C.T.S. (Depósito semestral) (cta. 47

PASIVO NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO

Pasivo No Exigible: Agrupa las deudas, obligaciones y compromisos que contrae una empresa en más de un ejercicio contable. (Deudas a largo plazo, Préstamos recibidos a largo plazo, provisión para pérdidas en ventas a futuro, Intereses Diferidos, etc. Comprende las cuentas:

42 Proveedores

46 Cuentas por Pagar Diversas

PATRIMONIO

Conjunto de bienes que posee una empresa, adquiridos por cualquier título que comprende la clase 5 del PCGR, estas cuentas son:

50 Capital

55 Acciones de Inversión

56 Capital Adicional

57 Excedente de Revaluación

58 Reservas

59 Resultados Acumulados

c) RESUMEN.- Es el tercer paso que incluye en el Inventario y que viene a ser la comparación del Total Activo con el Total Pasivo cuya diferencia nos determina el Capital, de la empresa o negocio.

d) BALANCE DEL INVENTARIO.- Consiste en representar en forma resumida las cuentas del activo como cuentas DEUDORAS (CARGO) y las cuentas del pasivo como cuentas ACREEDORAS (ABONO) determinando el equilibrio entre ambas a fin de reflejar el principio de la partida doble.

Toma el criterio de cuentas deudoras (cargo) y cuentas acreedoras (abono) porque el Balance del Inventario va a constituirse como el registro o asiento de apertura en el Libro Diario, lo cual se efectúa aplicando los principios de la partida doble lo que estudiaremos mas adelante.

TECNICA PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS DEL ACTIVO Y PASIVO

La técnica más adecuada y aceptable para determinar el reconocimiento de las cuentas del activo y pasivo es la técnica de la "interrogante".

Dicha técnica consiste en plantearse una interrogante y luego buscar una respuesta en base a los conceptos o definiciones de de ACTIVOS Y PASIVOS respectivamente.

EJEMPLO 1: La empresa XYZ tiene dinero en efectivo.

Entonces, para poder determinar si el dinero que posee la empresa es Activo o Pasivo aperturamos la interrogante siguiente:

¿QUE ES EL DINERO?Si en primera instancia no podemos absolver la interrogante, determinamos una repregunta conjugando con los conceptos de Activo y Pasivo, que seria así:

EL DINERO SERA: ¿BIEN?; ¿DERECHO?                                ¿OBLIGACION? o ¿DEUDA?

Como el lector se habrá podido dar cuenta que las alternativas son las palabras "claves" basadas en los conceptos genéricos de Activos y Pasivos.

Entonces; luego de barajar la posible respuesta a la interrogante la respuesta seria:

El DINERO por lógica es un BIEN; en conclusión entonces la respuesta seria que el DINERO es un ACTIVO, y para que la respuesta sea completa el lector le dará la codificación correspondiente en base al Plan Contable General Revisado, que para el caso es la cuenta 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA, especifica 101.1 DINERO EN EFECTIVO, el cual nos permitimos graficar:

10 CAJA Y BANCOS

101 CAJA

101.1 DINERO EN EFECTIVO

EJEMPLO 2: La empresa debe varias facturas a los proveedores. Para absolver si el planteamiento del ejemplo es Activo o Pasivo, efectuamos la interrogante:

¿QUE REPRESENTA LA DEUDA A PROVEEDORES?

De la misma forma que en el ejemplo anterior si no tenemos la respuesta en la forma inmediata recurrimos a la repregunta que seria así:

LA DEUDA A PROVEEDORES SERA: ¿BIEN?; ¿DERECHO? ¿OBLIGACION?

Entonces; luego de barajar las alternativas de respuesta consideramos que las deudas no son bienes ni derechos, por lo tanto son obligaciones que la empresa asume frente a sus proveedores por lo mismo que el deudor (empresa) esta en la obligación de cancelar el crédito que le fue otorgado. Por lo tanto por el concepto de Activos y Pasivos la respuesta es que toda obligación es un PASIVO, la cual esta representado por la cuenta genérica 42 del Plan Contable General Revisado, quedando graficado así:

42 PROVEEDORES      421 FACTURAS POR PAGAR            421.1 FACTURA Nº 01-234

Se recomienda al lector aplicar esta técnica de reconocimiento de cuentas del ACTIVO y PASIVO a fin de no tener dificultades en el reconocimiento efectivo de las cuentas.

1º Tiene dinero en efectivo 3,300.00 A

2º Tiene cuentas por Pagar 2,500.00 P

3º Posee muebles de oficina 8,000.00 A

4º Tiene dinero en cta. cte. 5,000.00 A

5º Tiene letras por Cobrar 3,350.00 A

6º Tiene factura por pagar 3,000.00 P

7º Tiene mercaderías 8,000.00 A

8º Posee una valorizada en 72,000.00 A

9º Tiene pendiente de pago I.G.V. 800.00 P

10º Por pagar recibos de Agua y Luz 200.00 y 180.00

P

RECONOCIMIENTO DEL ACTIVO Y DEL PASIVO

CASUISTICA

CASOS TIPICOS1er. Caso: Una cuenta en el activo, sin pasivo2do. Caso: Varias cuentas en el activo, sin pasivo3er. Caso: Una cuenta en el activo y una en el pasivo4to. Caso: Cuando el activo es mayor que el pasivo5to. Caso: Cuando el activo es menor que el pasivo6to. Caso: Cuando el activo es igual que el pasivo

CASO 1: UNA CUENTA EN EL ACTIVO, SIN PASIVO

La Empresa Comercial "JOSELYN" de la Srta. Joselyn Miranda, con RUC Nº 10273456910, inicia sus actividades el 02 de Enero suponiendo de:

-Dinero en Efectivo S/. 50,000

INVENTARIO INICIAL DE COMERCIAL "JOSHELYN" AL 02 DE ENERO DEL 2009

I. ACTIVOS/. S/.

10 CAJA Y BANCOS 50,000.00

10.1 CAJA 50,000.00

TOTAL ACTIVO 50,000.00

II. PASIVO

NO EXISTE

III. RESUMEN

TOTAL ACTIVO 50,000.00

BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA

INTERNET: INTERNET:

www.monografias.comwww.monografias.com

DEMETRIO GIRALDO JARADEMETRIO GIRALDO JARA “ Contabilidad “ Contabilidad General Básica” Tomo I Edición 2008General Básica” Tomo I Edición 2008

EUGENIO SALVADOR CLAUDIOEUGENIO SALVADOR CLAUDIO “Elementos de “Elementos de Contabilidad General – Teoría y Práctica”Contabilidad General – Teoría y Práctica”