LIC. ERIC GUILLERMO CONDE LÓPEZJEFE DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DEL IPN.

CURSO:

“ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS”

• Capacitar al personal en la organización de los archivos documentales del Instituto; con base en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, la Ley Federal de Archivos, y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública.

OBJETIVO

Introducción

• La Cultura de Transparencia y Acceso a la Información en nuestro país es incipiente; si bien la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos consagra la obligación del Estado de Garantizar el Acceso a la Información, no es sino hasta la expedición de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental ( LFTAIPG) D.O.F. 11 de Junio del 2002, que se promueve ese Derecho Fundamental y se obliga a todo el aparato gubernamental a transparentar y rendir cuentas de sus actos a los ciudadanos.

Fundamentación

• La desorganización de los documentos se equipara a su inexistencia, ya que si no se localiza el documento requerido no podrá accederse a la información que contiene; por ello, la adecuada organización de los archivos es condición fundamental para cumplir con los preceptos legales consciente de la necesidad de instruir sobre estos procedimientos para organizar y archivar la documentación que reciben en general las diferentes unidades administrativas, así como la importancia de capacitar, para unificar criterios y lineamientos adecuados de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las dependencias.

Índice• Módulo 1. NORMATIVIDAD.

• Módulo 2. CLASIFICACION DE LA INFORMACION.

• Módulo 3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.

• Módulo 4. INTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA.

• Módulo 5. PROCESO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.

• Modulo 6.-DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS.

NORMATIVIDAD

Objetivo Particular:

• Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de archivo, así como el grado de utilización de las normas internacionales de descripción archivística y de aplicación.

MODULO 1

Constitución Política de los

Estados Unidos

Mexicanos.

Ley Federal de Transparencia y

Acceso a la Información

Pública Gubernamental.

(D.O.F 11 de Junio del 2002) .

• Ley Federal de Archivos DOF 23

Enero 2012

Normatividad Aplicable en materia de Archivos

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública.(D.O.F 20 de Febrero del 2004)

Acuerdo por el que se emite el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia. (D.O.F 12 de Julio del 2010)

ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del diverso por el que se emitió elManual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia.

DOF 27 de Julio de 2011

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

Disposiciones GeneralesArtículo 1.

La presente Ley es de orden público.

Tiene como finalidad proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal.

Capítulo I, TÍTULO PRIMERODISPOSICIONES COMUNES PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS

Martes 11 de Junio de 2002 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION

Reglamento Interior delInstituto Federal de Acceso a la

Información PúblicaGubernamental

Artículo 1.El presente Reglamento tiene por objeto establecer la estructura y regular el funcionamiento y operación del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y

entidades de la Administración Pública.

• Primero.

Los presentes Lineamientos establecen los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos.

ACUERDO por el que se emite el:“Manual Administrativo de Aplicación General en

Materia de Transparencia y de Archivos”.

• ARTICULO PRIMERO.-

El presente Acuerdo tiene por objeto dictar la política, así como las disposiciones y acciones en materia de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República deberán observar con la finalidad de aprovechar bajo criterios de eficiencia, simplificación y desarrollo administrativo, los recursos y los procedimientos técnicos con que cuentan para mejorar la gestión pública a su cargo, así como la atención a los particulares.

ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del diverso por el que se emitió el:“ Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia”.

• El presente Manual tiene como finalidad establecer procedimientos específicos para la clasificación, organización, seguimiento, uso, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en sus archivos.

DOF 27 de Julio de 2011

• El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para laconservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.

Ley Federal de Archivos

Artículo 1.

D.O.F. 23 de Enero de 2012

RESPONSABILIDADESY

SANCIONESDE

ACUERDO CON LA LFTAIPG

Serán causas de Responsabilidad Administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en la LFTAIPG las siguientes:

I. Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión;

II. Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la sustanciación de las solicitudes de acceso a la información o en la difusión de la información a que están obligados conforme a esta Ley;

Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

III. Negar intencionalmente información no clasificada como reservada o no considerada confidencial conforme a esta Ley;

IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple con las características señaladas en esta Ley. La sanción sólo procederá cuando exista una resolución previa respecto del criterio de clasificación de ese tipo de información del Comité, el Instituto, o las instancias equivalentes previstas en el artículo 61;

V. Entregar información considerada como reservada o confidencial conforme a lo dispuesto por esta Ley;

VI. Entregar intencionalmente de manera incompleta información requerida en una solicitud de acceso, y

Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

VII. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada por los órganos a que se refiere la fracción IV anterior o el Poder Judicial de la Federación.

La responsabilidad a que se refiere este Articulo o cualquiera otra derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley, será sancionada en los términos de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

La infracción prevista en la fracción VII o la reincidencia en las conductas previstas en las fracciones I a VI de este Articulo, serán consideradas como graves para efectos de su sanción administrativa.

Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN

Objetivo Particular:

• Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de clasificación de la información.

• Aplicar y elaborar las leyendas y caratulas para identificar la información clasificada.

MODULO 2

PÚBLICA(No tiene Leyenda)

CLASIFICADALeyenda

Información

CRITERIOS DE CLASIFICACION:• RESERVADO• CONFIDENCIAL

TIPOS DE INFORMACIONPÚBLICA

Art. 7 LFTAIPG

CONFIDENCIALArt. 18,19 LFTAIPG

RESERVADAArt. 13, 14 LFTAIPG

INFORMACIÓN PÚBLICA

Es aquella que tiene relación con el uso y destino de los recursos públicos.

Información generada o administrada por la dependencia:o Trámites Administrativos.o Estadísticas diversas.o Resultados de encuestas.Oficios generados por la Dependencia.( siempre que no existan datos clasificados: reservados o

confidenciales).Remuneraciones:o Sueldos de los servidores públicos.o Prestaciones de servidores públicos.Programas de Subsidio:o Información sobre la planeación y programación de la

dependencia.o Ejercicio Presupuestal.o Padrón de Beneficiarios de programas de becas y estímulos.o Resultados, indicadores de impacto, informes, evaluaciones.o Gasto Operativos, Administrativos y de Representación.

INFORMACIÓN PÚBLICA

NO SE COLOCA LEYENDA POR

SER DOCUMENTO PUBLICO

D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003

Información Clasificada

• La política, las acciones y procedimientos en materia de transparencia no implicarán la difusión de documentos o expedientes específicos que contengan información clasificada como reservada o confidencial en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.

ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del diverso por el que se emitió el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia.

DOF 27 Julio 2011.

Aquella información que se encuentra temporalmenterestringida al usuario por considerar que su divulgacióntraería un daño presente, probable y especifico.

La que protege el interés de particulares y aquellascuestiones que son fundamentales para la existencia ypermanencia del Estado mismo.

INFORMACIÓN RESERVADA

Las averiguaciones previas.Se considera como tal la información resultante de la etapa durante la cual el Ministerio Público realiza todas aquellas actuaciones y diligencias necesarias para conocer la verdad histórica de un hecho posible constitutivo de delito, a efecto de ejercitar o no la acción penal.

Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado (fallo, laudo o sentencia).

Procedimiento de responsabilidad de los servidores públicos en tanto no se hayan resuelto.

Opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva.

La que por disposición expresa de una Ley sea considerada reservada, comercial reservada o gubernamental reservada.

Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal

INFORMACIÓN RESERVADA

Existen otros supuestos de información clasificada como reservada, establecidos en los artículos 13 y 14 de la LFTAIPG:

Seguridad nacional, seguridad pública o defensa nacional.

Conducción de negociaciones internacionales.

Estabilidad financiera, económica o monetaria del país.

Actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de delitos, entre otros.

INFORMACIÓN RESERVADA

FECHA DE CLASIFICACIÓN: 30 DE JULIO DE 2012.UNIDAD RESPONSABLE: DPTO. DE DOC Y ARCHIVO.CARÁCTER: RESERVADO.PERIODO DE RESERVA: 3 AÑOS.FUNDAMENTO LEGAL: ART. 14 FRACC.V. DE LA LFTAIPG.PARTES CLASIFICADAS: TODO EL DOCUMENTO.FECHA DE DESCLASIFICACION: AÑO 2015.

LEYENDAS DE CLASIFICACIÓN:

RESERVADA

1. SE CLASIFICA COMO RESERVADO POR UN TIEMPO DETERMINADO2. SE DESCLASIFICA SI EL ASUNTO YA CONCLUYÓ O EL PERÍODO DE RESERVA SE CUMPLIÓ3. QUEDANDO EL DOCUMENTO O EXPEDIENTE COMO PÚBLICO POR EL MISMO PERIODO DE TIEMPO DE RESERVA EN EL ÁREA QUE CLASIFICÓ

DESCLASIFICADO

RESERVADO DESCLASIFICADO PÚBLICO

RESERVADO

(1er PERÍODO DE RESERVA) DE 1 HASTA 12 AÑOS

=

PERIODOS DE RESERVA

AMPLIACION DE LA RESERVA (2do PERÍODO DE RESERVA) DE 1 HASTA 12 AÑOS

Concluyó el tiempo, pero el asunto aún NO

= Se guarda en elárea como…

LINEAMIENTOS GENERALES PARA

LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION

D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y

ACCESO A LA INFORMACIÓN

PÚBLICA GUBERNAMENTAL

D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002

Índices de expedientes Clasificados como Reservados

Artículo 17. • Las unidades administrativas elaborarán semestralmente y por

rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados. Dicho índice deberá indicar la unidad administrativa que generó la información, la fecha de la clasificación, su fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se reservan. En ningún caso el índice será considerado como información reservada.

• El titular de cada dependencia o entidad deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados.

• En todo momento, el IFAI tendrá acceso a la información reservada o confidencial para determinar su debida clasificación, desclasificación o la procedencia de otorgar su acceso.

Información Confidencial

La información concerniente a una persona física, identificada o identificable Origen étnico o racial. Características físicas. Características morales. Características emocionales. Vida afectiva. Vida familiar. Domicilio particular. Número telefónico particular. Patrimonio. Ideología. Opinión Política. Creencia o convicción religiosa. Creencia o convicción filosófica. Estado de salud física. Estado de salud mental. Preferencia sexual. Otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética.

RELATIVA A DATOS PERSONALES.

• La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados:

En este supuesto se deberán señalar los documentos que contengan información confidencial, siempre que tengan el derecho de clasificar la información, de conformidad con las disposiciones aplicables.La relativa al patrimonio de una persona moral. La que comprenda hechos y actos de carácter económico, contable, jurídico, administrativo relativos a una persona, que pudiera ser útil para un competidor.

Por ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo del negocio del titular, sobre su proceso de toma de decisiones o información que pudiera afectar sus negociaciones, acuerdos de los órganos de administración, política de dividendos y sus modificaciones o actas de asamblea.

LEYENDA DE CLASIFICACIÓN:

CONFIDENCIAL

FECHA DE CLASIFICACION: 30 DE JULIO DE 2012

UNIDAD RESPONSABLE: DRMYS DEL IPN.CARÁCTER: CONFIDENCIAL

PARTES CLASIFICADA: RFC.FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 3, Fracción II, Articulo 18, Fracción, II y

21 de la LFTAIPG, Lineamiento 32º, Fracción XVII

LINEAMIENTOS GENERALES PARA

LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION

D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y

ACCESO A LA INFORMACIÓN

PÚBLICA GUBERNAMENTAL

D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002

CARÁTULA DEINFORMACIÓNCLASIFICADA

COMO RESERVADA YCONFIDENCIAL

REQUISITOS DEL LINEAMIENTO CUADRAGÉSIMO

DATOS A LLENAR POR LA UNIDAD RESPONSABLE

DOCUMENTO O EXPEDIENTE CLASIFICADO

INDICAR EL TEMA GENÉRICO DEL EXPEDIENTE A CLASIFICAR.

FECHA DE CLASIFICACIÓN DÍA, MES Y AÑO EN QUE SE REALIZA LA CLASIFICACIÓN

UNIDAD RESPONSABLE INDICAR EL NOMBRE DE LA UNIDAD RESPONSABLE QUE REALIZA LA CLASIFICACIÓN.

CARÁCTER CONFIDENCIAL Y RESERVADO

FUNDAMENTO LEGAL INDICAR PÁRRAFO, INCISO, FRACCIÓN, ARTÍCULO, LEY U ORDENAMIENTO EN LOS CUALES SE SUSTENTA LA CLASIFICACIÓN

PARTES O SECCIONES CLASIFICADAS

INDICAR PARTES O PÁGINAS DEL DOCUMENTO QUE SE CLASIFICAN COMO CONFIDENCIALES Y COMO RESERVADAS

PERIODO DE RESERVA SE ANOTARÁ EL NÚMERO DE AÑOS POR LOS QUE SE MANTENDRÁ EL DOCUMENTO, EXPEDIENTE O PARTE DEL MISMO RESERVADO.

AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE RESERVA

ÚNICAMENTE SE UTILIZARÁ ESTE APARTADO CUANDO SE HAYA SOLICITADO LA AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE RESERVA ORIGINALMENTE ESTABLECIDO, DEBIÉNDOSE ANOTAR EL NÚMERO DE AÑOS POR LOS CUALES SE AMPLIA LA RESERVA

FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD RESPONSABLE

FIRMA AUTÓGRAFA DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE CLASIFICA LA INFORMACIÓN

FECHA DE DESCLASIFICACIÓN INDICAR LA FECHA EN LA QUE VENCE EL PERIODO DE CLASIFICACIÓN, O BIEN, CUANDO SE EXTINGUE EL SUPUESTO POR EL CUAL SE CLASIFICÓ EL DOCUMENTO

RÚBRICA Y CARGO DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE DESCLASIFICA

FIRMA AUTÓGRAFA DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE DESCLASIFICA LA INFORMACIÓN. (UNA VEZ QUE HAYA VENCIDO EL PERIODO DE CLASIFICACIÓN)

CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Leyenda que se coloca en los Oficios Clasificados.

Carátulas para Expedientes con Información Clasificada: Reservada Confidencial

Índices de Expedientes Reservados

Unidad de Enlace(UE) Coordinación de Archivos

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

Comité de Información(CI)

UnidadesPolitécnicas

ArchivosTrámite,

Concentración e Histórico

Clasificación de la Información de Acuerdo

con la LFTAIPG Art. 7,13,14,18,19 Organización de Archivos

(Clasificación Archivísticade Acuerdo con el Catalogo SADI)

AUTORIDADES DE TRANSPARENCIA

Solicitante deInformación

Gubernamental

SOLICITUD DE INF.infomex

www.infomex.org.mxMÓDULO BÁSICO

DE LA UNIDAD DE ENLACE(UE)

UNIDAD ADMINISTRATIVALOCALIZA Y ENVIA

LA INFORMACIONA LA UNIDAD DE ENLACE

UNIDAD DE ENLACE

RECEPCIÓN – TURNA LA SOLICITUD A LA

UNIDAD ADMINISTRATIVA A LOS 2 DIAS HABILES

UNIDAD DE ENLACE

RECIBE – ANALIZA-ENTREGA

LA INFORMACIÒNAL SOLICITANTE

ENTREGAVERSIONESPUBLICAS

D.O.F. 16-Abril-2006

Solicitante deInformación

Gubernamental

PROCESO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

1°

2°

3°

4°5°

6°

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Objetivo Particular:• Conocer el estado de la infraestructura física de los archivos.• El estado de organización y conservación de expedientes.• Identificar los sistemas utilizados para la gestión de los archivos

MODULO 3

¿Por que Organizar los Archivos?• La Ley Federal de Transparencia propició e impulsó la regulación de los

archivos, en virtud del papel protagónico que tienen como fuentes primarias de la información y a que conservan y resguardan los documentos que prueban la existencia y el buen o mal funcionamiento de las instituciones. Si no existieran los archivos, simplemente no habría información, y por ende nada que probara o sustentara la gestión de las instituciones, ni que proporcionar al ciudadano.

• Por lo que la aportación será en la labor de la administración de archivos y documentos, que permitirá re-encarar las tareas en el manejo de archivos, contemplando, selección, descripción, clasificación, ordenamiento y conservación de archivos y documentos, de manera que el servicio de archivística sea de calidad y aporte a la salud de la organización.

LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacer cumplir la política, la voluntad de un gobierno, como es expresada por las autoridades competentes.

Es pública porque comprende las actividades de una sociedad sujeta a la dirección política, las cuales son ejecutadas por las instituciones gubernamentales.

Es administración porque implica la coordinación de esfuerzos y recursos, mediante los procesos administrativos básicos de planeación, organización,dirección y control.

SOBERANIA defensa, relaciones exteriores, policía, iglesia, instituciones: elecciones, información

ECONOMICAS moneda, crédito, comercio exterior,

precios, inversión, agricultura, industria, energéticosPRINCIPALES COLECTIVAS SOCIALES salud, higiene, vivienda, urbanismo, relaciones laborales, asistencia social,

EDUCATIVAS investigación científica, educación general, para adultos, etc.

CULTURALES entretenimiento

ADMON. DE RECURSOSAUXILIARES SERVICIOS INTERNOS HUMANOS, MATERIALES,

FINANCIEROS, DE SERVICIOS JURÍDICOS O CONTENCIOSO

DIRECTIVAS MANDO, SUPERVICIÓN, ASESORIA (Estudios y formulación de Programas)ORGANIZACIÓN (Servicios)CONTROL (Operaciones y Relaciones Públicas)

INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS = ARCHIVOS

Funciones Administrativas

¿Que es la información?

• La información es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más de sus sentidos.

• La información permanece intangible hasta que está representada de una manera formal con datos. Cuando la información está representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y usada.

DOCUMENTOS

• Los reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que se inscriba o genere en el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier soporte, sea papel, casette, video, electrónico, informático u holográfico.

Soporte de los documentos• La mayoría de los documentos se sigue produciendo en papel,

pero se utilizan también otros soportes como acetato de celulosa o poliéster, como en los rollos de microfilme, microfichas, discos o cintas, películas o videos, cintas magnéticas y discos ópticos, entre otros.

Organización de ArchivosOperaciones que hacen posible el acceso y control

documental de un archivo

Sistema deClasificación Métodos de Ordenación

• Organización:Es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Organización Administrativa

• Sistemas de Clasificación: Conjunto de reglas que permiten clasificar los expedientes de una manera uniforme.Ejemplo: CATALOGO (Organización por series Documentales).

Clasificación: Es el acto de agrupar documentos por semejanzas y separar por diferencias.

Clasificación: es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de una estructura de un FONDO

CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA

• Procedimientos sistemáticos y delimitados para realizar la ordenación de los documentos.

• Estos métodos se pueden combinar para formar métodos mixtos, de acuerdo a las necesidades de cada Archivo.

MÉTODOS DE ORDENACIÓN

Métodos de Ordenación Documental

NUMERICOSIMPLE

1, 2, 3, 4, 5, …

NUMERICOCOMPUESTO

1,11,21,3

CRONOLOGICO

1978 DIC1979 ENE

TOPOGRAFICO

SALA GSECCION HESTANTE 2NIVEL 3CAJA 2

DECIMAL111.0111.1111.2121.0121.01131.10

CROMATICO

GEOGRAFICO

AGUASCALIENTESBAJA CALIFORNIA NORTEBAJA CALIFORNIA SURCAMPECHE

ASUNTOS O

MATERIAS

ÁREA MÉDICALEGISLACIÓNOBRA PÚBLICAPEDAGOGÍA

ALFABETICOGENERAL

A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K…………… … Z

NU

ME

RI

CO

AL

FA

B

ET

IC

OCONVENCIONALES

METODOS

TIPOSDE

ARCHIVO

¿Qué es un archivo?

• “Es uno o más conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución en el transcurso de su gestión, respetando el orden en que fueron generados para servir de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de la historia”.

• El término archivo se utiliza también para designar el depósito de archivo o la institución archivística que custodia archivos.

Archivo de TrámiteSon todos aquellos que se encuentran en las Unidades administrativas, contienen documentos y/o expedientes de asuntos que no han sido resueltos y requieren de un periodo de tiempo para su conclusión o bien, cuya consulta es constante. Tiene a su cargo la recepción de documentos, clasificación, catalogación y transferencia de expedientes a los archivos de concentración.

Obligaciones de los Responsables del Archivo de Trámite

• Integrar los expedientes de archivo;• Conservar la documentación que se encuentra activa y

aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial;

• Coadyuvar con el área Coordinadora de archivos en la elaboración del CATALOGO, Guía Simple de Archivos e Inventario General;

• Valorar y seleccionar los documentos con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de Concentración,

• Elaborar los Inventarios de transferencia primaria(proceso de transferencia primaria).Lineamiento 10°, Secc. II, Fracc. I a V.

Archivo de ConcentraciónSon aquellos que integran expedientes en su etapa semiactiva (asuntos ya en conclusión con relativa frecuencia de consulta), debidamente ordenados y en legajos; los cuales se seleccionan bajo previo cumplimiento de su plazo precaucional, con el fin de ser transferidos al archivo histórico o en su caso se procederá a su baja y/o destrucción.

Archivo Histórico

El archivo histórico se integra con los documentos procedentes de los archivos de Concentración o de otras fuentes históricas, en el se custodian la documentación que por su carácter debe conservarse indefinidamente.Valor informativo, testimonial, evidencial, cuyo objetivo mayor será la difusión y control de la documentación que da nombre, forma, valor o estructura a la dependencia.

COORDINACIÓN DE ARCHIVOSFUNCIONES

Establecer de acuerdo con la normatividad vigente los criterios y procedimientos que deben ser implementados por los archivos de la Dependencia.

Administrar la información General de la Dependencia; así como la referente a las series documentales que se manejan en los archivos.

Diseñar, validar y adecuar sistemas electrónicos para el manejo de los archivos de la Dependencia.

Elaborar reportes generales de consulta y control de los archivos.

Desincorporar e Incorporar Series Documentales.

Lineamientos Generales, Capitulo II De la Organización de Archivos.

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA

ARCHIVISTICA

Objetivo Particular:• Capacitar a los participantes, en el manejo de los instrumentos de

consulta y en la aplicación de los instrumentos de control de archivos.

MODULO 4

I N S T R U M E N T O S D E

C O N S U L T A

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

D. O. F.: Viernes 20 de Febrero de 2004

Catalogo SADI

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones sustantivas de cada dependencia o entidad. Se encuentra integrado por:

Fondo:

Conjunto de documentos producidos Orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica .Nombre de la Dependencia:INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL (IPN).

Catálogo SADI

Es el Registro general y

sistemático que

Valores primarios

Vigencia documental

Destino final

ESTABLECE

ClasificaciónCONFORME A LA LFTAIPG

Baja Archivo de ConcentraciónArchivo Histórico

ReservadaConfidencial

AdministrativaLegalContableFiscal

Tiempo de Guarda

SECCIÓN: Grupo documental: Son los asuntos generales que maneja una institución o dependencia en el desarrollo de sus atribuciones.

Por asunto:

1C Legislación

2C Asuntos Jurídicos

3C. Programación, Organización y Presupuestación

4C Recursos Humanos, etc.

SERIE:

División de una sección, que por consecuencia han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro común.

Por asuntos: 1C.5 Convenios y Tratados2C.6 Asistencia, Consulta y Asesorías3C.7 Disposiciones en materia de organización4C.3 Expediente de personal, etc.)

SUB SERIE:

División de una serie, que por consecuencia han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro especifico. Inclusive esta puede determinar el No. Consecutivo del Expediente.

Por asuntos: 1C.1 DISPOSICIONES LEGALES EN MATERIA EDUCATIVA

1 ORGANIGRAMAS2 MEMORIA INSTITUCIONAL3 ESTRUCTURA EDUCATIVA4 FECHAS DE CREACIÓN DE CENTROS, UNIDADES DE ENSEÑANZA E INVESTIGACION5 SELECCIÓN DE DIRECTOR (TERNA)6 MANUAL DE IDENTIDAD IPN. - PRESIDENCIA

FONDO

SECCIÓN

VER CATALOGO

SADI-CADIDO

FONDO

SUBSERIES

SECCION

FONDODEPENDENCIA FEDERAL

Subseries

F Ó R M U L A C L A S I F I C A D O R A

No. CONSECUTIVO DEL EXPEDIENTE

CÓDIGO: SECCIÓN Y SERIE

CLAVE PROGRAMATICA DEL ÁREA

( Sección : 1C Serie: 8 )

AÑO DE APERTURA DEL EXPEDIENTE

LEGAJO

NOMBRE DEL EXPEDIENTE

Expediente

No. DE EMPLEADO

SECCIÓN Y SERIE ( Sección : 4C Serie: 3 )

AÑO DE INGRESO DEL TRABAJADORA LA DEPENDENCIA

NOMBRE DEL EXPEDIENTE

CLAVE PROGRAMATICA DEL ÁREA

Personal

EJEMPLO PARA ASIGNAR EL NÚMERO CONSECUTIVO

La serie 8C.16 Administración y Servicios de Archivo, esta conformada por las sub series. * Acuses de Recibos,

* Notas Informativas, * Comunicados,

* Formatos, etc.Notas Informativas. Se abre expediente y se le asignará el No. Consecutivo 01

QOA000/ 8C.16 / 01 2012

Notas Informativas

8C.16 / 01

Administrativo

Acuses de Recibo. Se le asignará No. Consecutivo 02

QOA000/ 8C.16 / 02 2012

Acuses de Recibo

y otro más para Comunicados

QOA000/ 8C.16 / 03 2012

Comunicados

8C.16 / 02

8C.16 / 03

Disposición DocumentalEstablece los valores primarios de los documentos, los plazos de conservación, la vigencia documental (tiempo de guarda), la clasificación de reserva o confidencialidad, los valores secundarios (históricos) y el destino final.

CATÁLOGO SADI-CADIDOFONDO

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

I N S T R U M E N T O S D E

C O N T R O L

Inventario de BajaDocumental

Inventario deTransferencia

Inventario Generalde Archivo de Tramite

INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES

Describe los Expedientes de un archivo

Control de expedientes en el archivo (Registro)

Se detecta rápidamente la documentación que requiere ser transferida(periodo de vigencia documental)

Permite conocer la documentación que causa baja (período de vigencia documental)

Sirve como

VERINVENTARIO

PERÍODO DE TRÁMITE

El inventario se reporta por años.

Hay expedientes que por el asunto del que tratan no se cierra en ese mismo año, continua aún activo.

EJEMPLO:

INVENTARIO20102011

2012, ETC.

2010 que sigue activo en 2012

Documentación del 2011

Documentación del 2012

Se colocarán en la parte frontal los expedientes de años anteriores que siguen activos y posteriormente se empezaría con todos los expedientes del año corriente.

• Físicamente en el archivero se manejará de la siguiente manera:

En el llenado del Inventario, el Expediente que viene activo de años anteriores se manifiesta al principio del reporte de la serie que le corresponde.

Ejemplo:

Al manifestar lo correspondiente al 2012, podrá utilizarse el consecutivo normalmente y no afecta lo manifestado en 2010.Otro ejemplo:

No. Secuencial Clasificador Descripción del asunto del

Expediente

Periodo de Trámite

Original Copia Acuse Vigencia Documental

Clasificación de la Información

Inicio TerminoReservada

(Indicar periodo de reserva)

Confidencial

1 Q0A000/8C.16/01(I-X) Notas de Trabajo 2010 ------   X X 2 años     

2 Q0A000/8C.16/01 Acuses de Recibo 2012 2012    X   2 años    

3 Q0A000/8C.16/02 Copias de Conocimiento 2012 2012   X    2 años    

No. Secuencial Clasificador Descripción del asunto del

Expediente

Periodo de Trámite

Original Copia Acuse Vigencia Documental

Clasificación de la Información

Inicio TerminoReservada

(Indicar periodo de reserva)

Confidencial

1 Q0A000/8C.16/06(I-III) Notas Informativas 2010 ------   X X 2 años     

2 Q0A000/8C.16/01 Acuses de Recibo 2012 2011    X   2 años    

3 Q0A000/8C.16/02 Copias de Conocimiento 2012 2011   X    2 años    

Lo que diferencia a los dos expedientes del siguiente ejemplo Q0A000/1C.8/03 es el año del expediente.

Se elabora un formato de inventario por cada SERIE documental por año.

Es necesario contarcon el Organigrama de

la Institución

También tener a la manoEl Catalogo

Instrumento de descripción de las Series Documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforma al Catalogo.

GUÍA SIMPLE

VER GUIA SIMPLE

Proceso de Transferencia Primaria

Objetivo Particular:• Identificar el proceso de transferencia primaria de los documentos del

Archivo de Tramite al Archivo de Concentración, y requisitar los formatos oficiales para este proceso.

MODULO 5

Transferencia Primaria

• Proceso mediante el cual el archivo de Tramite pone a disposición del Archivo de Concentración la documentación que por razones de tiempo han cumplido ya con su Vigencia en su etapa activa de acuerdo con el Catalogo de Disposición Documental.

• Si se requiere Asesoría para este Proceso solicitarlo por escrito a la Coordinación de Archivos del IPN.

FORMATO DE CAJA

VER FORMATO

Expurgo

• Consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia al archivo de concentración.

• Esta acción debe realizarse con la conciencia de su delicadeza y trascendencia, sujetándose a las normas y principios vigentes en la institución en materia de disposición documental.

GUIA PARA LA ELABORACION DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCION

V.- RECURSOS MATERIALES.

8.- Archivos.

Se entrega en este acto la relación de los expedientes y demás documentación que integran los archivos de la Unidad Administrativa, debidamente clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, señalando los casos en los que la información contenida en los mismos se encuentra incompleta,

conforme al Anexo 28 (104).

• En caso de que el Titular de la Unidad Administrativa en la que se realice la entrega y recepción funja como Titular de la Unidad de Enlace, en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se deberá señalar lo siguiente:

“Se entrega en este acto la relación de los expedientes, carpetas y demás documentación que integran los archivos de la Unidad de Enlace y, en su caso, del Comité de Información, debidamente clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, conforme al Anexo (105).”

DIGITALIZACIONDE

DOCUMENTOS

Objetivo Particular:• Análisis sobre la importancia de Digitalizar los documentos; identificar y contar

con un sistema para la búsqueda, organización y clasificación de la documentación generada o recibida por la Dependencia.

MODULO 6

¿Que es la digitalización de documentos?

• La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales.

• Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones

Conviene saber que:El concepto de la oficina sin papel revoluciona el manejo documental de las organizaciones, sustituye el uso del papel por imágenes digitales, con grandes beneficios como la reducción de áreas de archivo físico, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental, entre otros.

• Para archivar 300,000 hojas se necesita un espacio aproximado de 80 m2, en tanto que 300,000 imágenes caben en 30 CD´s.

• El costo de una fotocopia es similar al de un imagen digitalizada, la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado.

• Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, en tanto que una imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de usuarios.

Beneficios de la digitalización de documentosCONSULTA DOCUMENTAL

• Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.

• Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.

• Incremento en la productividad del personal.

• Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

ARCHIVO FÍSICO Reducción de las áreas de archivo

físico y ahorros monetarios. Reducción de riesgos por pérdida

de documentos. Ahorros en papel, tonners,

copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

CAMBIO CULTURAL Se elimina la cultura de las fotocopias y

los archivos personales dentro del escritorio.

Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.

Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

SEGURIDAD Acceso mediante clave personal

con contraseña secreta. Seguridad a nivel documento: los

usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados .

SADI

Búsqueda de Información en el SADI

Captura de Expedientes

Documento digitalizado en el SADI

La Coordinación de Archivos, y el Departamento de Documentación y Archivo del IPN.

AGRADECE SU ATENCIÓN