Lic. Jazmín Mabel Mendieta S. Mgs.

1

Lic. Jazmín Mabel Mendieta Sotambo Mgs.

Asignatura: Pácticas de Oficina y

Gestión Comercial

Docente: Lic. Jazmín Mabel Mendieta S. Mgs.

Semestre: Cuarto

ELABORADA

FEB- 2020

Prácticas de oficina y gestión comercial

2


G U I A D I D Á C T I C A

CARRERA: Tecnología Superior en Secretariado Ejecutivo

NIVEL: Tecnológico

ASIGNATURA: Prácticas de Oficina y Gestión Comercial

CÓDIGO DE ASIGNATURA: SE-S4-POGC

PRE REQUISITO: SE-S3-GEDO, SE-S3-ACCS

CO REQUISITO: SE-S4-MASE

TOTAL DE HORAS: 207

Componente docencia: 90

Componente de prácticas de aprendizaje: 72

Componente de aprendizaje autónomo: 45

NIVEL: Cuarto

MODALIDAD: Presencial

DOCENTE RESPONSABLE: Lic. Jazmín Mabel Mendieta Sotambo Mgs.

Copyright©2020 Instituto Superior Tecnológico Ismael Pérez Pazmiño. All rights reserved.

3


ÍNDICE

PRESENTACIÓN 4

ORIENTACIONES PARA EL USO DE LA GUÍA 5

DESARROLLO DE ACTIVIDADES

UNIDAD DIDÁCTICA I:

Rol profesional en secretariado ejecutivo en la empresa moderna 7

UNIDAD DIDÁCTICA II: 28

Aspecto personal y profesional

UNIDAD DIDÁCTICA III: 50

Comunicación en la empresa

UNIDAD DIDÁCTICA IV: 72

Gestión del trabajo secretarial

UNIDAD DIDÁCTICA V: 93

Gestión de archivos

BIBLIOGRAFÍA 122


4


PRESENTACIÓN

La presente guía tiene como finalidad ofrecer a los estudiantes un instrumento de

orientación práctica, presentando en sus distintas secuencias los aspectos que hay

que considerar y utilizando un lenguaje directo, para ateder a las necesidades de los

alumnos de esta Institución, además propone lineamientos y directrices a seguir en

esta asignatura y/o potenciar su aprendizaje, usando la propiedad intelectual (P.I.)

como eje central.

Esta guía didáctica consta del Syllabus de la asignatura, plan calendario, desarrollo

de las unidades y cada una de ellas contendrá: Introducción, objetivos, sustento

teórico, actividades a desarrollar (talleres, tareas, investigaciones, criterios, etc.),

autoevaluación y evaluación de cada unidad.

Por consiguiente, la asignatura Prácticas de Oficina y Gestión Comercial, pretende

impartir conocimientos al estudiante, con el propósito de buscar en ellos el desarrollo

de habilidades y destrezas como consta de elementos básicos que le situaran en el

proceso, como son: la teoría del secretariado desde su evolución hasta la actualidad,

en todos los roles competentes a la profesión, esto incluye simulaciones siendo las

prácticas “paso a paso” descargables (PDF), además los procesos de gestión en la

empresa, ¡está ante el documento idóneo!. Dominará las labores de administración

empresarial capacitándole profesionalmente para realizar múltiples tareas tales como:

atención telefónica, atención personalizada, manejo de la agenda, manejo de eventos,

etc. así mismo, se realizará mediante explicaciones audiovisuales, test o foros,

durante el desarrollo del semestre, el estudiante irá asimilando el contenido teórico de

las sesiones de estudio, encontrándose en cada actividad una serie de ejercicios

prácticos, cuestionarios y evaluaciones que pondrán a prueba lo aprendido y servirán

para afianzar los conocimientos adquiridos, pero es necesario interactuar.

En consideración a la importancia de esta asignatura, cuyo problema al resolver es

¿Cómo aplicar eficientemente técnicas de agilitar los procesos administrativos de la

organización con estrategias asertivas para un desempeño eficiente?

A partir de esta problemática el objeto de estudio principal del perfil profesional en

secretariado y los procedimientos secretariales, es la optimización de brindar un

servicio eficiente a la comunidad en general.

El objetivo general está enfocado en Caracterizar adecuadamente las prácticas de

oficina y la gestión comercial, mediante la aplicación de técnicas y herramientas que

permitan el desenvolvimiento en el rol protagónico como profesionales con

responsabilidad.

5


ORIENTACIONES PARA EL USO DE LA GUÍA

I. GENERALIDADES

Antes de empezar con nuestro estudio de la asignatura Prácticas de Oficina y Gestión

Comercial, le felicito por haber tomado la decisión de seguir con sus estudios en la

carrera Tecnología Superior en Secretariado Ejecutivo, en el Instituto Superior

Tecnológico Ismael Pérez Pazmiño. Ha hecho ¡Buena elección!

Esta guía contiene información sobre los contenidos, el objeto, objetivo general,

objetivos específicos, actividades, metodología, métodos de evaluación y otros

parámetros interesantes para los alumnos/as de cuarto semestre cursando la

asignatura Prácticas de Oficina y Gestión Comercial. Estúdiela atentamente y siga el

control de la misma, pues es la clave para encontrar los puntos principales de los

temas a tratar de la asignatura durante el estudio del semestre. Además, debe tomar

en cuenta lo siguiente:

1. Todos los contenidos que se desarrollen en la asignatura contribuyen a tu

desarrollo profesional, ética investigativa y aplicación en la sociedad.

2. El trabajo final de la asignatura será con la aplicación de la metodología de

investigación científica.

3. En todo el proceso educativo debes cultivar el valor de la constancia porque no

sirve de nada tener una excelente planificación y un horario, si no eres

persistente.

4. Para aprender esta asignatura no memorices los conceptos, relaciónalos con

la realidad y tu contexto, así aplicarás los temas significativos en tu vida

personal y profesional.

5. Debes leer el texto básico y la bibliografía que está en el syllabus sugerida por

el docente, para aprender los temas objeto de estudio.

6. En cada tema debes realizar ejercicios, para ello debes leer el texto indicado

para después desarrollar individual o grupalmente las actividades.

7. A continuación, te detallo las imágenes que relacionadas a cada una de las

actividades:


6


8. Ánimo, te damos la bienvenida a este nuevo periodo académico.

SIMBOLOGÍA

SIGNIFICADO

INSTRUCCIONES

SUGERENCIA

Considerar la lectura

reflexiva para el

desarrollo adecuado de

las actividades

TALLERES

Retroalimentación con

talleres de los temas

estudiados.

REFLEXIÓN

Recomendaciones del

profesor para conocer

el nivel de

entendimiento de los

contenidos.

TAREAS

Reforzar el

conocimiento

adquirido, mediante la

elaboración de trabajos

en casa.

FORO

Despejar dudas de los

alumnos mediante un

foro del tema de la clase

tratada.

APUNTE

CLAVE

Información importante

en el contenido tratado.

RESUMEN

Síntesis del contenido

tratado.

EVALUACIÓN

Evaluar el nivel de

asimilación del

estudiante.

7


DESARROLLO DE ACTIVIDADES

UNIDAD DIDÁCTICA I:

Título de la Unidad Didáctica I: Rol profesional en secretariado ejecutivo en

la empresa moderna.

Introducción

Secretariado es una actividad profesional de enorme importancia dentro del ámbito

comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; porque está encaminada

exclusivamente a ser la imagen dentro de la empresa, en su mayoría es una mujer

quién desempeña la función es secretaria con el dominio completo de las técnicas

dentro de una oficina, así mismo demuestra su capacidad para asumir

responsabilidades delegadas por su jefe.

La Secretaria Ejecutiva es una profesional que ha evolucionado en los últimos años a

nivel empresarial. Cumplen un papel clave ya que son consideradas el brazo derecho

de los altos ejecutivos. En la actualidad, el importante protagonismo que presentan en

el mundo de los negocios va aumentando paulatina pero inevitablemente.

Objetivo

Caracterizar el rol del profesional en secretariado ejecutivo en la empresa moderna,

mediante el estudio de la historia del secretariado y su formación cultural para su

desenvolvimiento con responsabilidad.

Organizador Gráfico

El secretariado

Ejecutivo

Funciones

Administrativas

Tipologías del

secretariado Cualidades

personales y profesionales

El equipo jefe- secretaria

Las Relaciones Interpersonales

Atención Efectiva

ROL DEL PROFESIONAL EN SECRETARIADO EJECUTIVO EN LA EMPRESA MODERNA


8


Actividades de Aprendizaje de la Unidad Didáctica I:

Actividad de Aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica I:

Tema I:

EL SECRETARIADO EJECUTIVO.


comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; porque está

encaminada exclusivamente a ser la imagen dentro de la empresa, en su mayoría es

una mujer quién desempeña la función de secretaria con el dominio completo de las

técnicas dentro de una oficina, así mismo demuestra su capacidad para asumir


Secretariado Ejecutivo

La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a

otro puesto o escalar de posición en una organización. Sin lugar a dudas el cargo de

secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad. De

hecho, es muy frecuente ver nuevos anuncios solicitando un buen número de

secretarias cualificadas.

Un profesional en Secretariado debe poseer gran iniciativa en las labores diarias,

aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos cotidianos y

tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha asignado; por ello

es indispensable que posea cualidades intelectuales, profesionales, personales,

físicas, y sociales.

En calidad de empresa realice una contratación de secretaria y determine el perfil que debe poseer según la necesidad empresarial.

Revisar link: https://portafoliodeevidenciasime.weebly.com/historia.html sobre Historia – Secretariado Ejecutivo

Leer la actividad de aprendizaje a tratar.

Resaltar los aspectos más relevantes para poder realizar los apuntes.

Una vez tomados los apuntes, sintetizar los mismos y representarlos gráficamente. (organizador gráfico y/o cuadro sinóptico)

Responder a las actividades de auto evaluación o foros, en la plataforma AMAUTA.

9


Formación cultural de la secretaria

Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial,

puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo.

Pero, así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se

espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional.

Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida

preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una

expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su

desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial, la secretaria debe

conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la

debida eficacia profesional: mecanografía, ofimática, ortografía y gramática.

El tratamiento de este tema, la formación cultural, obliga, en una primera instancia, a

la consulta de las diferentes definiciones del concepto Cultura. Justamente, la palabra

cultura, es un concepto, desde la consideración de varios autores, bastante polisémico

y polivalente en la época y en la sociedad contemporánea y es también muy complejo

desde todo punto de vista cuando se trata de hacerle una lectura pedagógica,

curricular y didáctica.

El perfil profesional de la secretaria

Tanto desde el punto de vista del candidato como del empleador es importante

conocer cuáles son las características que más demandan las empresas. Como

candidato, te podrá ser útil conocerlas y valorar si las cumples en este momento, de

cara a ser el talento que muchas empresas están buscando actualmente. Como

empleador, seguro que muchas de estas habilidades y características están en tu “lista

de deseos” del empleado perfecto.

En las últimas décadas el papel de la secretaria ha sido más relevante y no está asociada tan solo a una máquina de escribir, sino a la de una computadora, dejo de ser la persona que "escucha, escribe y calla" para cumplir un papel cada vez más activo dentro de la empresa

en la cual se desenvuelve.

Realizar un mapa conceptual en referencia a la formación profesional de la secretaria, destacando los puntos más relevantes.

Elabore la misión, visión, logotipo y políticas. Además, un organigrama


10


Perfiles ajustados a las necesidades de las empresas

Un mundo más que globalizado, y que enfrenta ahora una digitalización, las empresas

se enfrentan a nuevos retos y a la necesidad de captar talento especializado en las

diferentes áreas de la empresa. Estos cambios de tendencia en el mercado implican

que la empresa actualmente demande unos perfiles determinados.

Los que más se están moviendo en estos momentos son los comerciales

especializados en la apertura de nuevos canales, así como los comerciales de

exportación. Además, perfiles como los de Ingeniería serán muy cotizados para

desarrollar tareas comerciales, aunando sus conocimientos técnicos con una clara

orientación a la venta. Ello deriva en posiciones cada vez más enfocadas a la asesoría

y acompañamiento al cliente, lejos de la simple captación.

Ahora más que nunca hay que apostar por la innovación, que es lo que empuja a una

empresa a no quedarse estancada, pero preservando siempre los valores para ser

percibida de forma positiva. Dependiendo de la amplitud de funciones que deban

abarcar estos profesionales, del nivel de responsabilidad que adquieran, de las

tecnologías utilizadas o de los diferentes países en los que se trabaje, las empresas

deben configurar un nuevo mapa de sus departamentos, así como nuevas estrategias

para encontrar a los mejores profesionales. (Talent Search People S.L.)



Tema II:

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Organizar y facilitar el trabajo del organizar y facilitar el trabajo del jefe. Una secretaria

eficiente es la que facilita la Una secretaria eficiente es la que facilita la labor del

Las secretarias ejecutivas prestan apoyo administrativo de alto nivel a los ejecutivos ocupándose de las peticiones de información y llevando a cabo funciones de oficina como preparar la correspondencia, recibir a los visitantes, organizar las reuniones y gestionar los programas. También pueden supervisar al personal de oficina de nivel inferior.





11


directivo y lo descarga de toda labor del directivo y lo descarga de todo tipo de

obligaciones que no sean el tipo de obligaciones que no sean las propias de su cargo,

para que pueda propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su esfuerzo al

mismo. dedicar todo su esfuerzo al mismo.

Funciones Administrativas

La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con corrección a través

de una labor metódica y sistemática.

El correcto desempeño de sus cometidos requieren conocimientos básicos una sólida

cultura general y unos conocimientos complementarios y específicamente adaptados

a la labor que realiza la actividad personal y cotidiana debe basarse en la discreción

y la eficacia que se acompañan a otras cualidades básicas como lealtad y la sencillez

el conocimiento de inglés y otros extranjeros se ha convertido en un requiriendo

prioritaria para la secretaria debido a las intensas relaciones comerciales existentes

entre los distintos países el atuendo será discreto intentando realizar las cualidades

físicas con elegancia la empresa para la que trabaja el sentido de su responsabilidad

para cumplir todas las tareas que se representan en la oficina así como su optima

resolución en cada caso debe el principal objetivo de la secretaria las relaciones con

el jefe estarán basadas en la lealtad y es respeto mutuo a saber anticiparse a los

posibles problemas así en su mano esta resolverlos si las circunstancias así lo

requieren deben estar dispuestos y acompañar al superior en reuniones o viajes .

Para el buen funcionamiento de una empresa, independientemente de su tamaño, se

necesita un grupo de profesionales que desde sus puestos de trabajo ayuden a la

compañía a lograr las metas propuestas. La organización es clave para la buena

gestión de una compañía, por eso la mayoría de las empresas cuentan con una

secretaria o secretario que se encarga de diferentes funciones.

Con la llegada de la revolución digital este puesto de trabajo no se ha eliminado sino

que simplemente se ha transformado. Sin embargo, antes conozcamos cuáles son las

funciones de un secretario de una empresa en sectores muy específicos, qué hay que

estudiar para cumplir con éxito las funciones de secretaría y cómo encontrar trabajo

de secretaria.

¿Qué estudiar para ser secretaria?

Determinar las funciones en relación al perfil de la secretaria que contrata

.

https://www.lavanguardia.com/tecnologia/20170617/423420228136/revolucion-digital-cidob-disrupcion-trabajo.html


12


Para que las funciones de secretaria se lleven a cabo de manera adecuada, esta

profesión requiere de unos conocimientos básicos que se reciben en diferentes

universidades, centros de formación profesional o a través de cursos de secretaria.

Por ejemplo, una opción consiste en completar determinadas horas de estudio que se

exigen en el título de formación profesional Técnico Superior en Secretariado. En

cuanto a los cursos, también se puede completar un curso de auxiliar administrativo,

de asistente de dirección o de secretariado.

Recuerda que en la actualidad las empresas cada vez están más dispuestas a ampliar

sus negocios de manera internacional, por lo que el dominio del inglés siempre será

una ventaja si entre las funciones de secretaria se incluye la comunicación con clientes

o proveedores extranjeros.



Tema III:

TIPOLOGÍAS DEL SECRETARIADO EJECUTIVO.

La Secretaría Administrativa se encarga de proponer e instrumentar las políticas,

normas, sistemas y procedimientos necesarios para salvaguardar los bienes

institucionales, verificar la exactitud y seguridad de los datos contenidos en el registro

de las operaciones presupuesta les y contables, desarrollar la eficiencia del control de

gestión, así como supervisar la correcta administración de los recursos financieros,

humanos y materiales de la entidad, atendiendo con oportunidad, eficiencia y eficacia,

Determinamos que funciones administrativas como: Un conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organización los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operación institucional. Actividad preponderante que

desarrolla la Administración Pública en el ejercicio de sus

atribuciones.

La secretaria es, además la primera imagen que se muestra de la entidad y de su superior, por ser la primera persona con la

que se relacionan. La impresión que reciban en un primer contacto dependerá muchas veces de la eficacia con que se

desenvuelva la secretaria.

Conozcamos algunas de las tipologías del

secretariado ejecutivo.

http://todofp.es/que-como-y-donde-estudiar/que-estudiar/familia/logse/administracion/secretariado.html

13


los requerimientos de las diversas áreas, vigilando la debida observancia de las leyes,

normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su competencia y coadyuvando en

todo momento al logro de los objetivos institucionales.

Tipologías del Secretariado Ejecutivo

Contar en una empresa con los servicios de una secretaria, supondrá un salto de

calidad para la misma. Son muchos los beneficios de contratar una secretaria ya que

es una forma de contar con la ayuda de un profesional que se encargue de la

administración y gestión de la atención al cliente.

Existen diversos tipos de secretaria, cada uno de ellos se adecuará a distintos

objetivos. Hay que seleccionar aquella asistente que mejor se ajuste a la empresa y

el trabajo que tenga que realizar.

Por supuesto, las tareas de una secretaria varían según los puestos y niveles que

ocupa ella, y también van íntimamente relacionadas con el nivel y las funciones del

jefe, dentro de la clasificación, y sabiendo que los puestos secretariales no son

paquetes perfectamente definidos y que presentan mucha variabilidad, entre ellos.

Describen el conjunto de realizaciones profesionales en las diversas situaciones

de trabajo propias de un área ocupacional.

Describen los desempeños competentes que, en el mundo de la producción y el

trabajo, se espera de las distintas figuras profesionales

Describen las funciones y actividades que desarrolla un profesional en ejercicio

pleno de su actividad y su alcance.

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus

funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie

de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son:

Elabore un trabajo en el que se destaque la importancia del secretariado ejecutivo desde los

diferentes roles que le corresponde desempeñar.

La tipología es la ciencia que estudia los tipos o clases, la diferencia

intuitiva y conceptual de las formas de modelo o de las formas básicas.

La tipología se utiliza mucho en términos de estudios sistemáticos en

diversos campos de estudio para definir diferentes categorías


14


Mecanógrafa Ser mecanógrafa es a veces la primera oportunidad de familiarizarse

con el trabajo de la oficina. De este puesto se espera seriedad, agilidad, exactitud,

limpieza y buen gusto.

Recepcionista Está orientada al cliente-usuario. Debe llenar algunos requisitos

técnicos, como el conocimiento del conmutador y el manejo expedito de los directorios

telefónicos. Mucho le favorecen la voz agradable, la sonrisa, la seguridad ser conciso

en las respuestas, y un espíritu de servicio que transmita aún a través de la bocina.

Secretaria Particular Además de las funciones de las dos anteriores, si ocupa este

puesto, debe identificarse muy de cerca con los intereses profesionales de su jefe.

Este puesto, desempeñado con interés y con entrega, es una llave que le lleva a tareas

y experiencias enriquecedoras.

Secretaria de Jefatura Aquí sus funciones son más específicas según las actividades

de su área o departamento: compras, ventas, capacitación, relaciones industriales,

crédito y cobranzas, asuntos legales, etc.

Secretaria de Gerencia Este nivel exige de usted excelente mecanógrafa, excelente

manejo de cómputo, excelente ortografía y excelente redacción.

El jefe descarga en usted muchos asuntos y no supervisa de cerca sus trabajos. En

muchos momentos se mueve sola y se autodirige. Su respuesta a estos retos es de

suma responsabilidad, iniciativa y confidencialidad.

Secretaria de Dirección Se le ha instalado, en la administración de la institución, y

tiene acceso a las diferentes divisiones y departamentos. Sus relaciones con los

miembros del consejo directivo son cercanas.

Tiene acceso a la información confidencial, sobre las políticas, los programas y

también las dificultades y problemas de la Institución y de sus altos dirigentes.

A este nivel se supone una notoria identificación, no solo con su jefe, sino con la

institución, y una total entrega de lealtad a toda prueba En los niveles más elevados,

se habla de “asistente de dirección”.

En un mundo empresarial complejo y globalizado como el de hoy, la secretaria se ha convertido, cada vez más, en una

auténtica joya para la empresa: el brazo derecho de los jefes, sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de la

dirección.

Una secretaria debe intentar mejorar siempre sus aptitudes y si tenemos habilidad para una

determinada faceta, explotarla.

15




Tema IV:

CUALIDADES PERSONALES Y PROFESIONALES







Cualidades personales y profesionales

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con

las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más

óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un

equipo.

Si hace unos años el currículo era lo más importante, ahora las cosas han cambiado.

Independientemente de la carrera que hayamos escogido, existen unas determinadas

habilidades que son las más deseadas por las empresas a la hora de contratar nuevos

empleados. ¿Cuáles son esas cualidades que demanda el mercado laboral?

Actualmente, los seleccionadores de personal dan más importancia a los valores

personales que el aspirante puede aportar a la empresa que a lo que pone en su

currículo. Aunque la formación, los estudios, idiomas y la experiencia profesional son

aspectos que siguen siendo necesarios e importantes, no son suficientes.

Las empresas han empezado a buscar otro tipo de habilidades en los candidatos que

les hagan diferentes.





Elabore una rueda de atributos sobre los valores

personales que debe poseer.

https://www.womenalia.com/es/carrera-profesional/84-la-promesa/317-como-hacer-un-buen-cv


16


¿Qué cualidades buscan los empleadores?

Algunas de las cualidades, capacidades y competencias que más se valoran son:

Capacidad para trabajar en equipo.

Compromiso e implicación.

Responsabilidad.

Proactividad.

Capacidad para tomar decisiones y resolver problemas.

Capacidad para planificar, organizar y priorizar el trabajo.

Actitud positiva.

Capacidad de comunicación.

Capacidad para obtener y procesar la información.

Capacidad para analizar datos.

Conocimiento técnico.

Empatía.

Flexibilidad.

Creatividad.

Resistencia al estrés.

Inteligencia emocional.

Ganas de aprender.

Adaptación a diferentes ambientes.

Motivación.

Autoaprendizaje.

La motivación y compromiso de los trabajadores están directamente relacionados con

la productividad de la compañía. Por ello, las empresas buscan más que nunca

actitudes, valores y rasgos de personalidad que marquen la diferencia entre los

profesionales que hacen bien su trabajo y los profesionales de éxito.

Elabore un documento en el que establezca los valores personales y profesionales que declara la

junta como importantes para el desenvolvimiento de la secretaria ejecutiva

Una rueda de atributos es un organizador gráfico que permite hacer una representación visual de un

conjunto de ideas que se expresan con relación a un

objeto o proceso

https://www.womenalia.com/es/hoy-en-womenalia/135-actualidad/5160-consejos-para-ser-positiva-en-el-trabajo

https://www.womenalia.com/es/blogs/mujer-educacion-y-empleo/10-consejos-para-mejorar-la-comunicacion-que-te-ayudaran-a-vender-tu-idea

https://www.womenalia.com/es/hoy-en-womenalia/80-entrevistas/3057-belen-claver-una-de-las-claves-de-la-motivacion-es-que-sean-los-trabajadores-quienes-planteen-sus-metas-con-el-objetivo-de-retener-su-talento-e-innovar

17


En esta ocasión voy a presentarles un listado con las mejores cualidades de los

profesionales más requeridos.

Características que puede reunir un profesional para ser más requerido, buscado y

valorado en el mercado laboral, más allá de su capacidad técnica.

Este listado surge en parte de la experiencia profesional. De la evolución desde

programador junior, hasta trabajar de forma independiente, pasando por el liderazgo

de proyectos en la industria IT. También de entrevistas laborales, especialmente a

jóvenes. Sumando también debates y charlas con personas del mismo rubro e

investigación de otras áreas.

Proactividad Pragmatismo

Trabajo en equipo Apertura mental y adaptarse al cambio

Aprendizaje constante Enfoque positivo

Pasión y compromiso Liderazgo

Comunicación Creatividad

Un profesional en secretariado debe poseer gran iniciativa en las labores diarias,

aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos cotidianos y

tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha asignado; por ello

es indispensable que posea cualidades intelectuales, profesionales, personales,

físicas, y sociales.



Tema V:

EL EQUIPO JEFE - SECRETARIA

Una secretaria debe contar con varios valores o principios éticos que le identifique con las demás compañeras de su profesión. En fin, los valores y principios son características principales que debe llevar la secretaria para ser digna y respetable entre las demás.

Además de las habilidades concretas que necesitaremos para acceder a ese puesto, existen

otras cualidades para trabajar que son importantes y

que conviene sacar a relucir en esa entrevista.


18








Jefe. - El jefe es la cabeza de una organización. Se trata de una persona que se

encuentra en el puesto superior de una jerarquía y que tiene las facultades necesarias

para mandar a sus subordinados. Todas las organizaciones jerárquicas, como las

empresas, los partidos políticos o los gobiernos, cuentan con jefes en distintos niveles.

Si hay una figura dentro del organigrama empresarial cercana a los jefes y mandos

superiores de una organización esa es el profesional de secretariado, ellas conocen

como nadie el trabajo diario de los gestores de sus respectivas empresas.

El jefe y su secretaria constituyen el equipo de trabajo menos numeroso en cuanto a

la cantidad de sus miembros, pero es a la vez el más numeroso con relación a toda la

organización dado que se encuentra en todos los departamentos.

No obstante, es importante aclarar que la secretaria, como subordinada que es, es la

persona a quien le corresponde hacer el mayor esfuerzo para entender y acoplarse al

sistema de trabajo de su jefe. Esto no le limita en absoluto para poder sugerir y

externar sus criterios en relación al trabajo y cualquiera otra situación de la oficina.

Resulta casi inevitable reconocer que a una buena parte de los trabajadores les

preocupa la relación que mantienen con sus responsables. De hecho, tener frecuentes

desencuentros con los jefes puede llegar a generar trastornos físicos y psicológicos

como estrés, inseguridad, insomnio o baja autoestima.

Nadie duda a estas alturas que la relación que una secretaria establece con su jefe o

sus jefes es plenamente una relación de equipo. Y que esta relación se acentúa

cuando nos encontramos ante un pool de secretarias o cuando una secretaria tiene a

su cargo varias secretarias a su vez. La cuestión es cómo enfocar este tipo de

colaboración para que sea verdaderamente provechosa para la convivencia laboral.





https://definicion.de/organizacion/

https://definicion.de/persona

https://definicion.de/jerarquia

https://definicion.de/empresa

https://definicion.de/gobierno

19


Y para ti, ¿cómo es la relación con tu jefe?...

Tipos de jefe y cómo actuar con cada uno

Los elementos culturales y relacionales son distintos entre las diferentes empresas,

que tienen personalidades únicas, y lo mismo pasa con las personas. Sin embargo, sí

podemos identificar unos modelos de actuación diferenciados que se materializan en

arquetipos de distintos tipos de jefes (y no se refiere a los malos jefes ni mucho menos

a los psicópatas, que son menos infrecuentes de lo que parece).

A grandes rasgos, existen varios tipos de jefes que actúan conforme a su forma de

entender el liderazgo y la gestión de personas. A continuación, exponemos algunos

de ellos:

El líder carismático: este tipo de responsable ejerce su liderazgo de manera

natural sobre el grupo, y crea en éste sentimientos de motivación y energía. Suelen

ser personas que tienen dotes comunicativas destacables, tanto en la expresión

verbal como la gestual. Consiguen contagiar su entusiasmo y crear un clima laboral

donde impere la unión y el equipo. Las personas que trabajan con este tipo de

líderes deben ser proactivos, ayudando a mantener el buen ambiente.

El líder absolutista: tiene total control del equipo de trabajo. La forma de

comunicación es unidireccional y no existe la posibilidad de que el grupo pueda

llevar a cabo sugerencias o defensa de ideas. Este tipo de líderes no dejan espacio

de movimiento a las personas y su manera de liderar es limitativa. Al ser

absolutistas, no suelen tener buen calado en los equipos. Las personas que están

bajo el mando de estos líderes deben tener paciencia y valorar por sí mismos el

trabajo que desempeñan, sin esperar ningún tipo de feedback, reconocimiento o

recompensa.

El líder democrático: son aquellos responsables que se caracterizan por

escuchar a su equipo. Si bien es cierto que la última decisión recae sobre ellos,

este tipo de encargados tienen en cuenta las opiniones de las personas que forman

su grupo de trabajo. Esta metodología fomenta la creación de ideas y mejora la

productividad de las personas, ya que sienten que son parte del proyecto. Si tu jefe

es así, disfruta y participa en todo lo que te requiera. Sentirse bien en el trabajo es

vital para el bienestar personal y profesional.

Se dice que detrás de un buen jefe, siempre hay una excelente secretaria.

http://www.eoi.es/blogs/alfredo-fernandez-lorenzo/2015/02/09/los-10-jefes-mas-desesperantes/

http://www.eoi.es/blogs/alfredo-fernandez-lorenzo/2016/09/19/jefes-psicopatas/

https://www.randstad.es/tendencias360/happyshifting-porque-la-felicidad-conduce-al-exito/


20


Evidentemente, toda generalización es, por definición, injusta, pero esta clasificación

puede dar algunas pistas útiles para comprender a nuestros jefes e incluso para llegar

a valorarlos.

Ventajas de mantener una buena relación con tu responsable

Obviamente, resulta mucho más positivo mantener una buena relación con todos los

compañeros de trabajo que compartir un ambiente tenso y conflictivo. Sin embargo,

tener un trato correcto y cercano con los responsables puede suponer algunas

ventajas extra:

Reduce el estrés: llevarse bien con el responsable dinamiza la jornada y fomenta

un ambiente de trabajo agradable y distendido, alejando las tensiones y dejando a

un lado cualquier factor generador de estrés negativo o distrés.

Facilita la comunicación: para muchos talentos, mantener una buena

comunicación con su encargado es una gran motivación diaria. Saber qué espera

éste de ti, cuáles son sus prioridades y objetivos, mejora la situación del trabajo en

equipo. Por el contrario, una mala comunicación genera insatisfacciones y

dificultades profesionales.

Permite un mejor desarrollo profesional: tener feedback continuo del trabajo

que se está desempeñando contribuye al aprendizaje y a enfatizar todas aquellas

conductas que se ponen en valor. Todo ello, induce al crecimiento personal y

profesional de los empleados.

Consejos para conseguir una buena relación con tu responsable

La secretaria debe convertirse en el enlace de su jefe con el resto de profesionales

que se relacionan con él tanto interna como externamente, por lo que además de

formadas y preparadas, los directivos demandan para este puesto personas

comprometidas, discretas, leales y, sobre todo, con mucha disponibilidad y capacidad

de resolución.

Investigar sobre los tipos de jefes.

Según los explicado en clase, elabore un cuadro sinóptico sobre las ventajas y desventajas del

equipo jefe – secretaria.

https://www.randstad.es/tendencias360/como-controlar-el-estres-en-el-trabajo/

21


Pero, ¿qué se debe hacer para conseguir que el trato con un responsable sea el mejor

posible? Existen algunas cuestiones que hay que tener en cuenta. La eficiencia, el

respecto, o la comunicación son valores fundamentales a la hora de afrontar este tipo

de relaciones:

Sé eficiente en tu trabajo: si el empleado es responsable con su trabajo,

muestra interés y es participativo, favorecerá que exista una buena relación

responsable-empleado. De lo contrario, ser una persona negativa, con falta de

aspiraciones y conformista puede suponer todo lo contrario.

Sé respetuoso: la educación siempre debe estar presente en todos los ámbitos

vitales, incluido el profesional. Se tenga, o no, una buena relación con el

encargado, el respeto debe ser un valor que esté siempre presente. Es

importante mantener un trato óptimo, pero manteniendo la suficiente distancia.

No caigas en el exceso de confianza: tener una buena relación con tu

encargado no quiere decir que la relación tenga que ser excesivamente

cercana. Una vez llegados a este punto, las delimitaciones pueden difuminarse

y afectar al trabajo. La confusión de papeles puede conducir a situaciones

complejas. Es importante conocer los límites y actuar conforme a estos.

Comunícate: un responsable de equipo debe estar al tanto de todas las

cuestiones que ocurran en su departamento. Haz sugerencias, sé directo y

evita las conjeturas. Cuando los empleados están seguros de una idea, es

necesario defenderla. Ser franco, siempre con respeto, ayuda a acortar

distancias en la relación.

Queda patente que, una relación afable con los jefes puede aumentar las posibilidades

de éxito profesional. La mejora del bienestar en el trabajo y el desarrollo y

perfeccionamiento de las competencias laborales son aspectos que pueden verse

también beneficiados. Por lo tanto, tener en cuenta todas estas ventajas y consejos

podrá ayudarte a impulsar tu carrera profesional.

A cada uno su papel Esta relación está conformada por un pequeño equipo de dos personas: • Un superior o jefe • Un subordinado o colaborador El primero emite orientaciones, órdenes El segundo auxilia, ayuda y lleva a cabo las tareas

que el primero ordene

Tema: El equipo jefe – secretaria Según lo investigado, realice su criterio personal,

cuál de ellos le parece el ideal y por qué.


22




Tema VI:

LAS RELACIONES INTERPERSONALES

Todas las personas establecemos numerosas relaciones a lo largo de nuestra vida,

como las que se dan con nuestros padres, nuestros hijos e hijas, con amistades o con

compañeros y compañeras de trabajo y estudio. A través de ellas, intercambiamos

formas de sentir y de ver la vida; también compartimos necesidades, intereses y

afectos, a estas relaciones se les conoce como relaciones interpersonales.

VV

Las relaciones interpersonales

En la comunidad, en la sociedad y en los ambientes laborales, los individuos están en

permanente contacto con otras personas, con las que deben aprender a convivir en

forma armónica y pacífica. En el plano laboral, las habilidades de relaciones humanas

mejoran la eficiencia, facilita la adaptación a los cambios en el logro de los objetivos

organizacionales (Dalton, 2007).

Las relaciones interpersonales hacen referencia al trato recíproco de comunicación

del trabajador con sus colegas, el personal administrativo, directivo; es decir, con los

demás trabajadores del medio laboral (Martínez et al., 2010, p. 32).

La secretaria tiene que hacerse cargo de las labores propias de su puesto y asumir otras funciones ejecutivas que se

suelen delegar en ella, aplicando para ello su propio criterio e iniciativa. Trabaja en equipo gestionando todo aquello que se les delega estableciendo, en el que hacer de sus actividades,

relaciones dentro y fuera de su empresa, en definitiva,

administran su tiempo y el de su jefe.





Elabore un plan estratégico para mejorar las

relaciones interpersonales.

23


Cuando el ambiente de trabajo es adecuado, el personal se siente cómodo, ello

repercute en la persona como en su actividad y, obviamente, en la forma cómo se

relaciona con los demás.

Por lo que antecede, es necesario que la encargada de la secretaria de una empresa

tenga excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo, los problemas que se

presenten atrasan los procesos y procedimientos de la empresa y generan un

retroceso en el buen funcionamiento de la empresa.

Un factor muy importante en el avance de toda compañía es su relación con las

personas ajenas a la empresa pero que tienen un vínculo con la empresa por cualquier

vía, por ello es importante que toda secretaria mantenga estos vínculos en perfecta

armonía, por el bien de la empresa y de más factores que lo integren.

El manejo de las relaciones interpersonales son la base de la personalidad humana

y un factor ineludible en nuestra forma de vivir. Esto significa que son centrales en

nuestro recorrido y que pueden ser fuente de enormes satisfacciones, o de mucho

sufrimiento, dependiendo de las elecciones que hagamos y del tipo de vínculos que

establezcamos con los demás.

Para la existencia de buenas relaciones interpersonales, los trabajadores deben

desarrollar sus habilidades comunicativas, adquirir compromiso organizacional y tener

“El ser humano es un social por naturaleza, y el insocial por naturaleza y no por azar o es mal

humano o más que humano” Aristóteles

“El perdón es simplemente un regalo que tú le das!”

DINAMICAS DE GRUPO

Objetivo: Mejorar las relaciones interpersonales

Materiales: papel, lápiz, imaginación.

Desarrollo: Se dará las indicaciones en el aula

Un elemento clave para la generación de relaciones

interpersonales satisfactorias es mantener un ambiente de

confianza y comunicación, en donde se destaquen tanto los

elementos comunes como las diferencias para lograr acuerdos

que permitan mantener armonía en dicha relación.

https://concepto.de/personalidad/


24


dominio del estilo de liderazgo democrático mediante la práctica del respeto hacia los

demás.

Para mejorar nuestra forma de relacionarnos y de comunicarnos, hay que conocernos

bien, el valor que nos damos a nosotros mismos, qué tanto nos queremos, el respeto

con el que tratamos a nuestra persona, así como preocuparnos por conocer y entender

lo que piensan y quieren las otras personas.

Tema: Las relaciones interpersonales

En calidad de empresarios cómo potenciarían la atención al cliente de las empresas que

representan (foro)

Todas las personas establecemos numerosas relaciones a lo largo de nuestra vida, como las que se dan con nuestros padres, nuestros hijos e hijas, con amistades o compañeros de trabajo y/o estudio. A través de ellas intercambiamos formas de sentir y de ver la vida, también compartimos necesidades, intereses y afectos. A estas relaciones se les conoce como relaciones interpersonales

25




Tema VII:

ATENCIÓN EFECTIVA

Atención efectiva

El servicio al cliente no es una decisión optativa sino un elemento imprescindible para

la existencia de una empresa y constituye el centro de interés fundamental y la clave

de su éxito o fracaso, para lo cual la podemos lograr con una excelente atención

efectiva.

La atención cliente es un elemento imprescindible para la existencia de una empresa

y constituye el centro de interés fundamental y la clave de su éxito o fracaso.

La comunicación entre los actores que forman parte de este servicio, debe ser fluida

para que ésta sea eficaz y satisfactoria para los usuarios. Las expectativas y la

prestación recibida deben ir de la mano.

Proporcionar a los participantes los conceptos básicos para lograr que la atención efectiva en los procesos de

atención secretarial, que se brinda a los clientes sean de

calidad excelente.

https://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml

https://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

https://www.monografias.com/trabajos7/tain/tain.shtml

https://www.monografias.com/trabajos15/llave-exito/llave-exito.shtml

https://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtml


https://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml


26


¿Qué es la atención efectiva?

La atención efectiva es una herramienta que puede ser muy eficaz en una

organización si es utilizada de forma adecuada y teniendo identificada la gran

responsabilidad que implica.

Para garantizar la calidad del servicio, deberemos estar capacitados para detectar las

expectativas del cliente, su importancia y conocer qué errores no debemos cometer,

ya que es fundamental para conseguir su satisfacción y lograr la máxima calidad de

servicio, Todo ello nos llevará a integrar la atención al cliente como un concepto de

trabajo, del cual toda la organización es responsable.

Objetivos

La base de una estrategia es comunicar algo para conseguir un objetivo concreto. Ya

sea una empresa hablando a su audiencia o un proveedor hablando a su cliente. Una

buena comunicación nos permite conseguir nuestro objetivo: conseguir el cliente,

avanzar en el proceso o solucionar un problema puntual.

Pero la realidad es bien diferente: nuestros clientes no nos entienden.

Identificar la responsabilidad que implica la atención al cliente.

Detectar adecuadamente las expectativas del cliente.

Evitar los errores que restan calidad a la atención al cliente.

Tipos – Estrategias

Formular estrategias para mejorar el desempeño y los resultados en cada área, se

considera una manera de estrategia organizacional, pues se está manejando

estratégicamente cada área de la organización para seguir un mismo rumbo y logro

de objetivos y metas específicas. Cuando una empresa no establece estrategias sigue

el rumbo del mercado lo que en ocasiones no es conveniente.

Elabore una encuesta dirigida a la secretaria de une empresa pública o privada a fin de identificar la

calidad de atención que brinda.

Temas: Atención efectiva Comente: ¿Qué entiende por atención efectiva?

https://tristanelosegui.com/tag/cliente/

https://tristanelosegui.com/tag/cliente/

27


Procesos de atención secretarial

El proceso administrativo es un flujo continuo de actividades, la secretaria identificara

las técnicas, herramientas y características de un buen servicio para satisfacer las

necesidades de sus clientes/usuarios y así mejorar la imagen de la institución que se

realizan de una manera establecida para aprovechar los recursos de una empresa u

organización con la finalidad de alcanzarse los objetivos empresariales comunes.

Estos recursos son de toda índole, materiales e inmateriales, todos aquellos

necesarios para que una organización funcione.

Actividades de Auto – evaluación de la Unidad Didáctica I:

1. ¿Qué entiende usted por perfil profesional?

2. ¿Enumere 4 perfiles que debe poseer una secretaria?

3. Enumere las funciones administrativas.

4. ¿Indique los valores personales y profesionales que debe tener una secretaria

para su desenvolvimiento?

5. ¿A qué se refiere el equipo JEFE - SECRETARIA?

6. ¿Qué son las relaciones interpersonales

Actividades de Evaluación de la Unidad Didáctica I:

Podemos decir que las empresas de hoy requieren

poner más énfasis en la atención efectiva, utilizando

estrategias y técnicas para que cada día siga

creciendo y aumentando sus carteras de clientes.

ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD I El docente subirá un caso de estudio a la plataforma Amauta y conteste las preguntas planteadas

Elabora una entrevista al Directivo para determinar los procesos de atención

https://www.emprendepyme.net/objetivos


28


Unidad Didáctica II:

Título de la Unidad Didáctica II: Aspecto personal y profesional del

profesional en secretariado ejecutivo

Introducción


comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; porque está encaminada

exclusivamente a ser la imagen dentro de la empresa, en su mayoría es una mujer

quién desempeña la función es secretaria con el dominio completo de las técnicas

dentro de una oficina, así mismo demuestra su capacidad para asumir


Las secretarías ejecutivas desempeñan un rol muy importante ya que ayudan a que

el jefe desempeñe sus funciones eficientemente, lo cual realza la importancia de

mantener en alto nivel la imagen secretarial.

Objetivo

Caracterizar la importancia del aspecto personal y profesional mediante el estudio de

la definición y su impacto en la imagen personal y profesional del secretariado

ejecutivo demostrando pulcritud.

Organizador Gráfico

ASPECTO PERSONAL Y PROFESIONAL

EN SECRETARIADO

EJECUTIVO

INTRODUCCION A LA IMAGEN PERSONAL

PRESENCIA PROFESIONAL Y

ASPECTOS FISICOS

EL VESTUARIO, MAQUILLAJE,

PEINADO, ETC.

MODALES Y LENGUAJE CORPORAL

LA IMPORTANCIA DE LA SALUD

EN LA IMAGEN PERSONAL

29


Actividades de Aprendizaje de la Unidad Didáctica II:

Actividad de Aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica II:

Tema I:

INTRODUCCIÓN A LA IMAGEN PERSONAL.

Es muy importante cuidar la imagen personal: sin pronunciar palabra podemos

transmitir información e imprimir una imagen en la mente de la persona con la que

interactuamos. Si no hay coherencia entre lo que se dice, el comportamiento y el

aspecto, podemos perder credibilidad o podemos confundir a la persona que tenemos

en frente.

“La primera impresión es la que cuenta”

Las personas somos algo más que un aspecto físico, estamos dotadas de una mente

maravillosa y de unos valores, que hacen que seamos lo que realmente somos. Un

aspecto físico impecable con una mente vacía, sin personalidad, no sirve.

La imagen personal es como una foto, es todo lo que los demás ven de nosotros en

una rápida y fugaz mirada. Conseguida, comienza el juicio psicológico, ¿ofrece o no,

confianza? Evidentemente, cuando se está frente a personas, todo se desarrolla en

cuestión de minutos. La regla de oro para transmitir una buena imagen es: “estar a

gusto y seguro con uno mismo”.

DEFINICIÓN. - De esta manera, podemos definir la imagen personal como la identidad

que, a través de su indumentaria y cuidado de sus rasgos físicos, la persona construye

de sí misma para presentarse en sociedad como prolongación de su papel en la

sociedad, de su manera de ser, de comportarse, de vivir y de todos los rasgos de su

personalidad.

Importancia de la Imagen Personal

La importancia de la imagen personal radica siempre en tener elementos que la hagan

cada vez mejor, así como también reforzar un sentido de permanencia, también va

reforzar los mejores elementos de tu personalidad, el posicionamiento que tengas en

la sociedad, así como también todo lo referente a la personalidad, si eres introvertida

o una persona extrovertida, todo esto repercute.





https://escueladelvendedor.info/que-es-un-plan-de-ventas-y-que-elementos-debe-contener/


30


Por otro lado, aporta seguridad profesional en todos los aspectos, haciendo que la

persona esté centrada en si misma de una forma extraordinaria, dando resultados que

sean impecables.

TIPOS DE IMAGEN: ¿Cuáles son los tipos de imagen personal?

En relación a la seguridad de sí misma: Se refiere a la actitud que tiene la

persona ante la vida, así como su interacción social.

Relacionado a su aceptación: Todo lo que la persona quiere proyectar la

seguridad en sí mismo y que esté vinculada con la edad.

De Tradición: Es una imagen que proyecta en todo momento profesionalismo y

seriedad, así como también elementos que contrastan un blanco y negro en todo

momento.

Elegancia: Le gusta lo minimalista, está dispuesto a invertir en ropa confortable.

La de romanticismo: Tiene que ver con una personalidad que sea totalmente

noble, romántica, sincera, en donde los colores pasteles como rosa y azul celeste

jueguen un papel fundamental.

Proyección

Sólo necesitamos siete segundos para crearnos una imagen personal de quien

tenemos ante nosotros. Mantener una buena imagen es muy importante para que una

persona se desarrolle y tenga éxito en todos los aspectos de su vida.

La imagen personal es una herramienta, que, si la sabes manejar

correctamente, te ayudará a lograr objetivos y metas, por ello, es muy importante

poner mucha atención tanto en la forma en que vestimos y actuamos como en la que

nos expresamos.

Pero… ¿Qué tener en cuenta para proyectar una buena imagen personal?

“La elegancia no sólo está definida por lo que usas. Es también cómo te comportas, tu forma de hablar y

lo que lees”. Carolina Herrera.

Tema: Introducción a la Imagen Personal

Comente según su perspectiva cuál sería la importancia

https://escueladelvendedor.info/7-pasos-para-realizar-una-llamada-de-ventas-efectiva/

31


Muchas mujeres al iniciar labores en una empresa no causan una buena impresión,

ya que proyecta una imagen muy alejada a la profesional.

En este sentido, es necesario primeramente contestar la pregunta ¿Qué se quiere

proyectar? La mujer profesional no debe concentrar únicamente su atención en

accesorios, ropa, etc., sino también en su imagen como persona, en sus metas, sus

expectativas y en sus ideales.

Es decir, la mujer debe definir cuál es la imagen que desea proyectar y prepararse, en

igual medida, tanto es aspecto físico como mental para lograrla.

Proyectar una buena imagen da credibilidad en cualquier ámbito profesional. Hace

parte de nuestra marca personal y no sólo se traduce en el aspecto físico sino también

en actitudes y aptitudes que te permitan lograr tus objetivos.

A continuación, te brindamos unos tips que te servirán para dejar una marca personal

y te permita proyectar una buena imagen como profesional:

DALE IMPORTANCIA A TU INTERLOCUTOR: muestra interés por lo que habla

tu interlocutor y dales importancia a sus palabras, así podrás conocer sus

necesidades y demostrar que tú también puedes asesorarlo si es que lo necesita.

COMPARTE PUNTOS DE VISTA, EN LUGAR DE CONFRONTAR: se

complementa con el primer punto. Tú puedes saber mucho de un tema, pero

justamente, si te buscan, es para pedirte un servicio. Hay formas de hacer entender

tu idea sin entrar en la confrontación. Todo parte de la capacidad de oír para

generar una verdadera solución.

DEMUESTRA CONFIANZA: parte de saber vender tus ideas está en la actitud. Si

no vendes tu trabajo, o lo que piensas, con convicción no podrás transmitirle

seguridad a quien te oye.

COMO LUCES ES IMPORTANTE: saber cómo ir vestido también comunica y

muestra el interés que tienes en lo que quieres mostrar. No se trata de vestir

siempre de paño. Se trata de vestir adecuadamente para cada ocasión.

Es muy importante cuidar la imagen personal: sin pronunciar palabra podemos transmitir información e imprimir una imagen en la mente de la persona con la

que interactuamos.

.


32


SABER EN QUÉ MOMENTO HABLAR: muchos profesionales pecan de “sábelo

todos” luciendo su conocimiento. En algunos momentos es mejor dejar que el

interesado cuente lo que necesita y dé su opinión a que tú te lances a mostrar o

decir algo que no se te está pidiendo. Eso resta credibilidad.

Recuerda que la forma es un reflejo de lo que es el fondo. La imagen profesional es

un aspecto que debes tener en cuenta y es tan importante como prepararse,

actualizarse o estudiar. ¡Es un buen argumento para ofrecer tu trabajo!

Perspectivas de la imagen y su influencia en la apariencia.

La imagen es de gran importancia en el ambiente laboral. Factores como la

vestimenta, la forma de comportamiento y el desempeño profesional son

fundamentales para lograr una buena impresión y ganar un lugar en la mente del grupo

de trabajo y superiores.

Por medio de las estrategias publicitarias, los anuncios se van introduciendo en

nuestra mente, y con ellas la “falsedad” del mundo y de los personajes por ellas

creadas ya que contienen roles y estereotipos sociales que acaban condicionando

nuestra conducta.

La influencia que tiene tu imagen personal

Somos lo que proyectamos a los demás. Teniendo en cuenta esta afirmación, debes

aprender a mostrar lo mejor de ti a terceras personas. Esto no significa que tengas

que representar un «papel irreal» en público. El cambio y la apariencia deben formar

parte de tu interior. No tienes que cambiar la esencia que hay dentro de ti, solo se

debe amoldar.

Una vez que logremos proyectar de adentro para afuera una imagen personal

virtuosa de nuestra persona, el éxito está mucho más cerca de lo que pensamos.

Conoce tú imagen personal… con este breve test.

Test de imagen. Análisis de la tipología y aspectos relevantes de la imagen.

Responda sinceramente.

Elabore un organizador grafico de la temática

Elabore un documento sobre la imagen del

profesional de seguridad.

33


La influencia que tiene tu imagen personal. Somos lo que proyectamos a los demás.

... Una vez que logremos proyectar de adentro para afuera una imagen personal

virtuosa de nuestra persona, el éxito está mucho más cerca de lo que pensamos.

La imagen personal es nuestra carta de presentación frente al mundo. Ella se construye no sólo a través de nuestra

vestimenta sino a través de una gran diversidad de variables. Si aprendemos a manejar los distintos elementos

que conforman nuestra imagen tendremos más oportunidades de causar una buena impresión en nuestro

interlocutor.

http://entremujeres.clarin.com/tech/cuidar-imagen-online_0_1334869209.html


34




Tema II:

PRESENCIA PROFESIONAL Y ASPECTOS FÍSICOS.

El servicio al cliente no es una decisión optativa sino un elemento imprescindible para

la existencia de una empresa y constituye el centro de interés fundamental y la clave

de su éxito o fracaso, para lo cual la podemos lograr con una excelente atención

efectiva.

Tener una presencia agradable es un buen punto de partida para causar una buena

impresión en los demás. El éxito de una entrevista de trabajo, de una negociación, de

una presentación, etcétera, puede depender en una parte bastante importante de

nuestro aspecto físico y de nuestra apariencia.

Muchas de nuestras características físicas no las podemos cambiar. Pero es posible

"modificar" algunas de ellas mediante determinados trucos. Puede ser mediante el

vestuario, utilizando un poco de maquillaje y otras opciones similares.

Podemos resaltar nuestras 'virtudes' y disimular nuestros 'defectos', entre otros.

1. Cuida tu aspecto físico: para reforzar tu seguridad personal y confianza

2. Cuida especialmente los detalles: cuidado e higiene personal, pelo, dientes, uñas,

aliento…¡hasta el más pequeño detalle resulta importante!

3. No olvides que tus cosas también hablan de ti.

4. Sonríe y cuida tus gestos

Mejoramiento de la marca personal y profesional

Todos somos una marca. ¿Sabes cómo potenciar tu marca personal? Aprende cómo

sacarle el máximo rendimiento.

Empleando el documento digital: 60

reglamento de uso de la imagen.

Si bien es cierto que el éxito profesional está asociado a un sinfín

de características y habilidades, también lo es que un gran

porcentaje se relaciona con la imagen y lo que ésta transmite.


https://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

https://www.monografias.com/trabajos7/tain/tain.shtml

https://www.monografias.com/trabajos15/llave-exito/llave-exito.shtml

https://www.protocolo.org/laboral/entrevista-de-trabajo/entrevista-de-trabajo-a-tu-favor-y-en-contra.html

https://www.protocolo.org/social/vestuario/disimular-defectillos-trucos-de-vestuario-disimular-imperfecciones.html

35


Quizás no seas consciente, pero si entras en Google y buscas tu nombre, verás

que hay más cosas tuyas desperdigadas por ahí de las que te gustaría. Y seguro que

muchas ni las tenías en cuenta. No eres anónimo por mucho que quieras así que,

ahora que lo sabes, deberías poner tierra de por medio entre esos resultados que

cuentan algo de ti a resultados que cuenten lo que tú quieres que cuenten.

La gestión adecuada de tu marca es clave para conseguir tus objetivos tanto en el

ámbito personal como en el profesional. Tener una marca personal cuidada es fácil.

Solamente necesitas un poco de rutina y las herramientas adecuadas.

Tu marca personal es la mejor tarjeta de presentación que puedes tener y el activo

intangible más importante de tu empresa. No se trata de cuántos seguidores tienes en

redes sociales, sino de lo fiel y congruente que eres contigo mismo y que sepas cómo

hacer que los demás te identifiquen por esos atributos. Si eres profesional

independiente seguramente usas tu nombre como marca, y corres el riesgo de

perderte en el mar de la competencia.

Para que esto no suceda, tienes que elevar tu reputación y lograr que te reconozcan.

¿Cómo? Construyendo una marca personal y poderosa que te ayude a destacar. Y es

que los consumidores compran por lo que ven, escuchan y sienten; y si no te haces

notar serás invisible.

Algunos consejos para potenciar tu marca personal

A nivel de empresas elabore un reglamento de uso de la imagen

Tu marca personal es tu impacto, tu diferencia, tu definición, tu identificación, tu unicidad; es el resultado

social/relacional/profesional de ti mismo.

https://robertoespinosa.es/wp-content/uploads/2016/03/plan_de_marketing_personal.png


36


El marketing para personas igual que el marketing para bienes y servicios, se tiene

que trabajar bajo una serie de procedimientos y un método adecuado. A continuación,

propongo un plan formado por 6 etapas con las trabajar tu plan de marketing personal:

persona, objetivos, público objetivo, valor de marca, imagen de marca y comunicación.



Tema III:

EL VESTUARIO, MAQUILLAJE, PEINADO, ETC.

La apariencia personal de una secretaria es tan importante como los conocimientos

que ésta debe poseer. Si usted posee un sin fin de conocimientos y no lo aparenta o

los demuestra, no valen de nada. Cuando hablamos del cuidado personal de una

secretaria no significa que ésta deba andar al último “way” de la moda, si no, que toda

secretaria debe tener armonía y cuidado en su vestuario, maquillaje, peinado, calzado

y accesorios. Cuando hablamos de apariencia personal no nos referimos al físico, sino

también aspectos como los modales, cortesía, posturas, entre otros

Bien, ya sabemos cuál es nuestro valor de marca y ahora hemos de comenzar a construir nuestra imagen en base al resultado obtenido en la fase anterior. Todo comunica,

desde nuestra forma de expresarnos, tu peinado, la forma de vestir, pero también nuestra imagen digital: página web, fotos, perfiles de redes sociales, etc. Tu principal objetivo es comunicar a tu audiencia: quién

eres, qué haces y qué valor aportas.

Ya no es suficiente con saber hacer algo, tienes que destacar, diferenciarte y dar confianza. Destaca tus cualidades y características que te hacen una

persona valiosa. No elijas solamente una, ningún ser humano está formado por una sola cualidad.

Recuerde

Poner en práctica los buenos modales. Ser una

persona educada y cortés, es la mejor carta de

presentación.

37


El vestuario, maquillaje, peinado, etc., accesorios y etiqueta en el hombre y la

mujer

El hombre es el que suele marcar 'la etiqueta' del vestuario de la mujer, en la mayor

parte de los actos o eventos a los que son invitados.

El vestuario es el encargado de destacar las mejores cualidades físicas de las

personas, pero éste debe ser de acuerdo al tipo de trabajo o actividad.

Para vestir bien es necesario aprender a comprar y no comprar en forma compulsiva,

para esto se debe elegir lo adecuado, combinando colores, prendas según su estilo,

rasgos físicos, dictados de la moda y accesorios para formar un conjunto agradable y

de buen gusto.

¿Cómo elegir el vestuario adecuado?

La apariencia personal de una secretaria es tan importante como los conocimientos

que esta posee, cuando hablamos del cuidado personal de una secretaria no significa

que esta deba andar al último grito de la moda si no, que toda secretaria deba tener

armonía y cuidado en su vestuario maquillaje, peinado entre otros.

Con el paso del tiempo esta tendencia se ha flexibilizado, puesto que también se

admite el uso de esta misma prenda, pero en negro. En los hombres la etiqueta indica

que deben usar esmoquin con acabados finos. En las mujeres, aunque algunas reglas

son flexibles, debe imperar la elegancia y el cuidado de los accesorios, el maquillaje

y el peinado.

Vestuario

La secretaria debe ser siempre muy elegante y bien vestida, pero ¿cómo poner su

estilo y personalidad en la ropa adecuada para el entorno profesional?

La forma de vestir de la secretaria transmite un mensaje a sus compañeros, si lleva

un traje clásico y formal, la tratarán con formalidad; si viste con faldas cortas y blusas

descotadas, la tratarán con frivolidad; y si lleva un vestido discreto, la tratarán con

respeto.

La combinación y coordinación de los elementos de la

vestimenta es un arte y debe reflejar profesionalismo,

cultura corporativa y compromiso con el cliente

.

http://perfildelasecretariaejecutiva.blogspot.com/


38


Causa una buena impresión en los demás, aunque no sea la única parte importante

en una entrevista o encuentro. A veces la primera impresión puede cambiar cuando

se conoce más a fondo a una persona.

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente

laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y

que proyecte profesionalismo. Vamos a poner en práctica lo aprendido…

Una dificultad importante por las secretarías es el traje, sin duda somos la tarjeta de

presentación de la empresa donde trabajamos. Por lo tanto, está bien vestida es

fundamental. Por varias razones, no siempre es posible estar bien vestida. Puede ser

el aspecto financiero, falta de tiempo o falta de motivación. Desmotivadas personas

con vida y con trabajo, no puede conectarse el hecho de si o no bien

presentable. Falta de tiempo no es excusa, unos minutos antes de la elevación y...

vale la pena!

Ahora, si el problema es financiero, que lo sí es un poco más difícil de resolver.

Cuando invierte en ropa y calzado, buscar partes básicas, que se pueden utilizar con

diferentes looks. Piezas muy coloridas y llamativas tienden a ser difícil de hacer

combinaciones y con esto sólo restringido a usar varias veces la misma ropa.

Cada empresa tiene su propio estilo y requiere cierto tipo de traje. Es difícil decir que

traje particular es ideal. Debemos, sobre todo, para ver cómo es su empresa y

adaptarse a él.

Accesorios en la imagen personal

Luego de lo expuesto, se les dará algunos tips de cómo elaborar un buen atuendo

según el código de vestimenta de la organización o giro de negocio al que pertenecen;

sin embargo, en esta ocasión destacaré la importancia de algunos tipos de accesorios

que aportarán a establecer una imagen profesional seria y conveniente.

Los accesorios juegan un papel importante en el arreglo personal, pero hay que

saberlos utilizar, ya que una elección al azar puede causar una diferencia o

incompatibilidad en el atuendo.

Las joyas son el accesorio más destacado en las mujeres aquí podemos encontrar

gran variedad de, anillos, pendientes collares y carteras son más preferidos.

Diseñe un dossier fotográfico, en que se destaque las buenas maneras en relación al maquillaje,

peinado, accesorios vestimenta

39


Etiqueta en el hombre y la mujer

El vestuario denominado "formal" se suele utilizar para acudir al trabajo, para asistir a

reuniones de un cierto nivel, para asistir a presentaciones, recepciones, eventos

familiares de cierta relevancia, y para todas las ocasiones en las que no se requiera

etiqueta, pero sean actos sociales destacados o notables

El oficio de secretaria conlleva a que ésta esté en contacto con todo tipo de personas,

tiene que salir de la oficina a realizar algunas diligencias, y debe representar a su jefe

en diversas situaciones, por ello y porque representa a la empresa donde trabaja debe

la secretaria tener sumo cuidado en su apariencia

Recuerda, ejecutivo no quiere decir estar sentado todo el día en una oficina con trajes sastres y serios, hasta la persona que se desarrolla en un medio creativo puede

usar estos básicos y a su vez aportar su toque de creatividad. Diviértete, prueba y sé creativo a la hora de

crear el vestuario adecuado a tu entorno laboral.

Elabore un documento de organización de diferentes eventos empresariales.

Organice una junta empleado los procesos

protocolarios.

La forma de vestir junto con los modales y nuestro comportamiento, es el reflejo que

damos de la empresa o institución a la que representamos.


40




Tema IV:

MODALES Y LENGUAJE CORPORAL

Analizar nuestra imagen nos engañamos vemos lo que queremos ver en lugar de lo

que realmente existe. Las cosas que consideramos importantes en nuestra apariencia

pueden pasar inadvertidas para las otras personas, pero rara vez tenemos en cuenta

que nuestras expresiones faciales y el lenguaje corporal transmiten señales vitales

que no nos detenemos a evaluar.

La buena educación deberá conservarse hasta en los momentos que creemos que

nadie nos ve.

41


Modales y lenguaje corporal

El lenguaje corporal no es otra cosa que todo aquello que hacemos con nuestro

cuerpo, o sea nuestros gestos.

Está relacionada con el tono de voz, también comunica si acudimos a una reunión de

negocio en vaqueros y zapatillas es poco probable que nuestro atuendo nos conceda

credibilidad. Es una de las claves para establecer relaciones interpersonales

satisfactorias consiste en brindar a los demás la atención y el reconocimiento que

merece.

Buenos modales: Hay que saber cómo comportarse en cada ocasión y momento.

Los buenos modales no pasan de moda, son importantes pues ellos dirán mucho

sobre nuestra personalidad.

Lenguaje corporal: Es una forma de comunicación no verbal que se basa en los

gestos, posturas y movimientos del cuerpo y rostro para transmitir información. Suele

realizarse de forma inconsciente, por lo que es un buen indicador del estado emocional

de la persona

Lenguaje verbal y no verbal

La comunicación

Vivimos en un tiempo en que la comunicación está en una etapa de grandes avances;

pero debes comprender que no es algo inventado en este siglo. Existe desde que el

género humano apareció sobre la tierra.

Los humanos somos seres sociales por naturaleza y, por lo tanto, tenemos la

necesidad de relacionarnos con los demás y dejar constancia de nuestra existencia,

la comunicación adopta múltiples formas. Las más importantes son la comunicación

verbal y la comunicación no verbal.

Elabore un supuesto de capacitación, junta, simposio, panel

Tema: Modales y lenguaje corporal. Realice un aporte personal sobre los buenos modales y su

expresión corporal


42


La comunicación verbal

La comunicación verbal puede realizarse de dos formas: oral: a través de signos orales

y palabras habladas o escrita: por medio de la representación gráfica de signos. Hay

múltiples formas de comunicación oral. Los gritos, silbidos, llantos y risas pueden

expresar diferentes situaciones anímicas y son una de las formas más primarias de la

comunicación. La forma más evolucionada de comunicación oral es el lenguaje

articulado, los sonidos estructurados que dan lugar a las sílabas, palabras y oraciones

con las que nos comunicamos con los demás.

Las formas de comunicación escrita también son muy variadas y numerosas

(ideogramas, jeroglíficos, alfabetos, siglas, graffiti, logotipos...). Desde la escritura

primitiva ideográfica y jeroglífica, tan difíciles de entender por nosotros; hasta la

fonética silábica y alfabética, más conocida, hay una evolución importante. Para

interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que

ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje.

Una imagen vale más que mil palabras

En nuestro tiempo cada vez tienen más importancia los sistemas de comunicación

no verbal.

La comunicación no verbal se realiza a través de multitud de signos de gran variedad:

Imágenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas...), sonidos, gestos, movimientos

corporales, etc.

Características:

Mantiene una relación con la comunicación verbal, pues suelen emplearse juntas. En muchas ocasiones actúa como reguladora del proceso de comunicación,

contribuyendo a ampliar o reducir el significado del mensaje. Los sistemas de comunicación no verbal varían según las culturas.

De manera independiente el tipo de comunicación que adopte, el mensaje que se manda, esté enviado de una u otra manera, será fluido y fácil de entender

como necesarios.

Aplique técnicas comunicativas en la

empresa creada.

43


Generalmente, cumple mayor número de funciones que el verbal, pues lo

acompaña, completa, modifica o sustituye en ocasiones.

Entre los sistemas de comunicación no verbal tenemos:

El lenguaje corporal. Nuestros gestos, movimientos, el tono de voz, nuestra ropa e

incluso nuestro olor corporal también forman parte de los mensajes cuando nos

comunicamos con los demás.

El lenguaje icónico. En él se engloban muchas formas de comunicación no verbal:

código Morse, códigos universales (sirenas, Morse, Braylle, lenguaje de los

sordomudos), códigos semiuniversales (el beso, signos de luto o duelo), códigos

particulares o secretos (señales de los árbitros deportivos).

La comunicación verbal y no verbal: El ejemplo más común para denotar nuestra

dependencia de los gestos es intentar decir “sí” mientras se niega con la cabeza. La

combinación entre ambas destrezas será siempre complementaria y en muchos casos

imprescindible. La comunicación está en constante desarrollo. Hemos pasado de

comunicarnos casi exclusivamente de forma presencial a que predomine la

comunicación no presencial en apenas unos años. Además, hoy en día es posible

comunicar tanto a grandes grupos como a pequeños al mismo tiempo y está surgiendo

una nueva vertiente de comunicación que no es ni verbal ni no verbal, sino gráfica.

Los buenos modales, la cortesía y la buena educación trascienden el lenguaje verbal y se perciben también en

nuestros gestos, miradas y actitud personal.

Los modales son una conciencia sensible de los sentimientos de los demás. Si usted tiene esa

conciencia tiene buenos modales, no importa qué

tenedor usar.


44




Tema V:

LA IMPORTANCIA DE LA SALUD EN LA IMAGEN PERSONAL

Cuidar nuestra salud debe ser una prioridad durante cualquier etapa de nuestra vida.

... Según la definición elaborada por la Organización Mundial de la Salud (OMS), “la

salud es un estado completo de bienestar físico, mental y social, y no solamente la

ausencia de afecciones o enfermedades “.

Cuidar la imagen personal implica dos cuestiones fundamentales: la higiene y el

aspecto físico. "Con la higiene porque es importante promover unos hábitos

saludables que van a permitir prevenir enfermedades asociadas a unos malos hábitos

y contar con una buena salud".

La importancia de la salud en la imagen personal, marca profesional

Aspectos ergonómicos

Los seres humanos siempre están interactuando con su ambiente, es entonces

cuando la ergonomía entra a jugar un papel de importancia. Podemos así definirla

como la interacción entre las personas y los elementos de un sistema: humanos,

máquinas y ambiente.

Según su dominio, la ergonomía se divide en cognitiva, física, organizacional y visual.

La ergonomía cognitiva o cognoscitiva, se interesa en los procesos mentales tales

como: percepción, memoria, razonamiento y respuesta motora, en la medida que

éstos afectan las interacciones entre los seres humanos y los sistemas, tales como

la tríada ergonómica persona, ambiente, máquina.

LA BUENA SALUD

No es algo que podamos comprar. Sin embargo, puede ser

una cuenta de ahorros EXTREMADAMENTE VALIOSA.

45


La ergonomía física se preocupa de las características anatómicas,

antropométricas, fisiológicas y biomécanicas humanas, relacionadas con la

actividad física.

Incluye posturas de trabajo, sobreesfuerzo, manejo manual de materiales,

movimientos repetitivos, lesiones de origen laboral, diseño de puestos de trabajo,

seguridad y salud ocupacional.

La ergonomía organizacional se ocupa de optimizar sistemas socio-técnicos,

incluyendo sus estructuras organizacionales, las políticas y los procesos. Son

temas relevantes a este dominio, los factores psicosociales del trabajo, la

comunicación, la gerencia de los recursos humanos, el diseño de tareas, el diseño

de horas laborables y trabajo en turnos, el trabajo en equipo, el trabajo cooperativo,

las organizaciones virtuales, el teletrabajo y el aseguramiento de la calidad.

La ergonomía Visual estudia la forma de conseguir la mayor comodidad y eficacia

de una persona cuando realiza tareas que implican una exigencia visual

importante. No hay que dejar de considerar que cada vez sometemos a un mayor

esfuerzo nuestra visión, porque se trabaja más con pantallas de ordenador o por

el uso constante de teléfonos móviles, entre otras situaciones. La poca iluminación,

pasar largas horas expuestos a pantallas y otras condiciones inadecuadas para la

visión, pueden causar fatiga, dolor de cabeza, deficiencia del trabajo y posiciones

incómodas del cuerpo.

La ergonomía:

Es una ciencia que estudia el trabajo, en relación con el entorno en que se lleva acabo

(en el lugar de trabajo) y con quienes lo realizan (los trabajadores), considera los

principios de capacidades físicas y psicológicas de las personas, para finalmente

diseñar o adecuar los equipos, herramientas y ambientes de trabajo, a fin de evitar o

disminuir los riesgos de daños, lesiones y accidentes, así como aumentar la eficiencia

y mejorar la calidad de vida en el trabajo.

La ergonomía analiza aquellos aspectos que abarcan al entorno artificial construido

por el hombre, relacionado directamente con los actos y acciones involucrados en toda

Tema: La importancia de la salud en la imagen personal.

Consulte los 3 aspectos que busca la ergonomía


46


actividad de éste, ayudándolo a acomodarse de una manera positiva al ambiente y

composición del cuerpo humano.

Corregir malas posturas

Los consejos al respecto son los siguientes:

Mantenga la espalda recta al trabajar, procurando que los hombros permanezcan

relajados, los codos doblados a 90º y las muñecas rectas para que los antebrazos

queden paralelos a la mesa. Ajuste la altura de su silla y mesa para ayudarse a

conseguir esta posición.

Puede valerse de apoyabrazos para el teclado y ratón (mouse), ya que son buenos

para relajar las muñecas.

Coloque el monitor a la misma altura que su cabeza, a fin de que el cuello no se

tense.

Procure teclear suavemente para no forzar las muñecas, y no apriete el ratón, ya

que se tensa el antebrazo.

No permanezca más de una hora sentado sin moverse: levántese y camine un

poco.

Los ambientes laborales adecuados y amigables reducen las consecuencias nocivas,

generan una productividad mayor, por lo que sería bueno fomentar la realización de

ejercicios en forma regular en los diferentes puestos de trabajo, en dependencia de

los riesgos ocupacionales de salud detectados.

Cuidado de la salud

47


"A medida que pasa el tiempo va cambiando nuestro aspecto físico y vamos

cambiando también internamente, es decir, se dan cambios por dentro y por. En

ocasiones nos cuesta aceptar esos cambios exteriores. El concepto que tenemos de

nosotros mismos, esto es, el autoconcepto, no siempre va parejo a lo que realmente

sucede". Por ello, la importancia de cuidar la imagen personal, sobre todo, en

personas mayores. "Es importante porque tiene un impacto directo en la salud y en el

estado anímico, en la autoestima y en las relaciones personales", destaca.

Prevención salud ocupacional

Para promover el más alto grado de bienestar físico, mental y social del trabajador

debemos:

Evitar el desmejoramiento de la salud del trabajador por las condiciones de trabajo.

Proteger a los trabajadores de los riesgos resultantes de los agentes nocivos.

Mantener a los trabajadores de manera adecuada a sus aptitudes fisiológicas y

psicológicas.

Adaptar el trabajo al hombre y cada hombre a su trabajo. La gran mayoría de los

factores de riesgo son introducidos en las actividades laborales sin estudios

previos de su efecto en la salud.

En general, las normas de prevención se desarrollan una vez producido el daño y

muchas de estas aparecen mucho tiempo después de ser conocidos estos efectos.

La producción de enfermedades profesionales, pueden desencadenar o agravar

enfermedades comunes por la utilización de nuevas tecnologías (computación,

Triunfar requiere hacer un alto en el camino y reconsiderar un nuevo enfoque que nos permita desempeñarnos como profesionales

inteligentes, informados, siempre dispuestos a aprender y a crecer,

capaces de vender lo que sabemos hacer con pasión.

Elabore un organizador gráfico sobre los aspectos importantes en la salud del profesional del secretariado ejecutivo.

Link: https://www.gitanos.org/publicaciones/guiapromocionmujeres/p

df/06.pdf


48


automatización de máquinas, robotización, etc.), y por la falta de condiciones

ergonómicas en los puestos de trabajos y los cambios en la organización (diferentes

modalidades de trabajo, extensión de la jornada laboral, entre otras).

LA MARCA PROFESIONAL

Definición: La Marca Personal (en inglés Personal Branding) es un concepto de

desarrollo personal que consiste en considerarse uno mismo como una marca, que al

igual que las marcas comerciales, debe ser elaborada, transmitida y protegida, con

ánimo de diferenciarse y conseguir mayor éxito en las relaciones sociales y

profesionales ...

Primero tu marca personal define tus valores, tus creencias y tus gustos. Tu

manera de ser y de comportarte con los demás. Y segundo, tu marca profesional

habla de lo que haces, de tu negocio, de tu tienda, lo que vendes y del porqué

gestionas de una manera determinada y no de otra. Como puedes notar, hay un

paralelismo entre ambos conceptos. Pero sigue existiendo una diferencia insalvable.

Por ejemplo, si tu marca personal habla de creatividad y de diferencia y eres

publicista freelance, con la suerte de elegir tus propios proyectos, entonces lo más

seguro es que no necesites separarlas, porque son prácticamente idénticas. Por lo

menos, en la superficie, ya que como veremos más adelante la marca personal y la

profesional guardarán siempre diferencias en la práctica

¿Por qué es importante una identidad de marca profesional?

Cuando creamos una empresa, generalmente buscamos sobresalir de la

competencia, volvernos únicos y que el cliente se identifique con nosotros, esto sólo

puede lograrse cuando un experto nos ayuda a crear nuestra identidad de marca.

Con toda seguridad hayas oído hablar del concepto de marca personal y de la

importancia de trabajar y cuidar de ella.

Elabora un plan para mejorar la marca profesional

Tu Marca Profesional es un buen instrumento para impulsar el progreso personal y profesional de aquellos que quieren dejar una huella valiosa.

https://www.evacolladoduran.com/2018/01/definiendo-marca-personal-y-marca-profesional/

https://bloo.media/agencia-marca-personal/

49


Cuando hablamos de marca personal no solo nos estamos refiriendo a las aptitudes

o prácticas profesionales que, son también muy importantes, sino además incluye una

combinación de habilidades y experiencias que te hacen ser tú.

Con la penetrante influencia de las nuevas tecnologías y las redes sociales se hace

más que necesario ofrecer una marca personal a terceros, capaz de ofrecer un

mensaje transparente sobre tu identidad y valor.

Actividades de Auto – evaluación de la Unidad Didáctica II:

1. ¿Cuál es importancia de la imagen personal de la secretaria?

2. ¿Dentro de la imagen personal, Cuáles son los cuatro instrumentos que deben

apoyarse entre sí?:

3. ¿Cuáles son los tipos de imagen personal?

4. Cuál es la influencia de la presencia profesional y aspectos físicos

5. Dentro de la Presencia profesional y aspectos físicos: ¿vestuario, maquillaje y

otros accesorios. ¿Qué entiende usted?

6. ¿Que son los buenos modales?

7. Indique a qué se refiere el lenguaje corporal no verbal.

8. ¿A qué se refiere la importancia de la ergonómicos en el trabajo?

9. ¿Cuál es la diferencia entre la marca personal y marca profesional?

10. Indique los pasos para elaborar un plan de mejora de marca profesional

Actividades de Evaluación de la Unidad Didáctica II:

La Marca Personal o Personal Branding es un concepto que

consiste en considerarse a uno mismo como una marca comercial

con el objetivo de diferenciarse y conseguir un mayor éxito

profesional

ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD DIDÁCTICA II El docente subirá un caso de estudio a la plataforma

Amauta y conteste las preguntas planteadas

https://bloo.media/agencia-marca-personal/


50


Unidad Didáctica III:

Título de la Unidad Didáctica III: Comunicación en la empresa

Introducción

La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es

un factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es

sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras que una mala

comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos.

La comunicación en la empresa, permitirá entender la transmisión de la información,

a través del recurso humano, su desarrollo en la empresa, así como la productividad

que generan.

Objetivo

Caracterizar la comunicación en la empresa mediante el estudio de su definición,

destacando su importancia y clasificación para que optimice un desenvolvimiento con

eficiencia.

Organizador gráfico

COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Comunicación Verbal y No Verbal.

Las relaciones interpersonales, públicas y la educación social.

Las claves del éxito en la búsqueda del primer empleo.

Algunas premisas para abordar la correcta comunicación.

51


Actividades de Aprendizaje de la Unidad Didáctica III:

Actividad de Aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica III:

Tema 1:

COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL.

La comunicación entre las personas ha adoptado muchas formas, pero las más

importantes y las que aún predominan las englobamos en comunicación verbal y no

verbal. La comunicación verbal representa aquella en la que usamos las palabras, los

signos sonoros o los auditivos. Por su lado, la comunicación no verbal es aquella en

la que usamos signos visuales que no son palabras, como gestos o el uso escritura.

El lenguaje de las palabras, del rostro y del cuerpo.

Un axioma muy conocido sobre la comunicación personal dice que “No se puede no

comunicar”, ya que, aunque usted no diga nada de palabra, su cuerpo permanece

emitiendo un gran caudal de información. Este Curso pretende analizar, cuantificar y

enseñar a interpretar y detectar ese tipo tan particular de comunicarse que se realiza

de manera casi totalmente subconsciente. El lenguaje consciente que se utiliza para

comunicar es el oral o verbal, es decir, mediante la palabra.

Desde la antigua Grecia, que desarrolló las técnicas de oratoria para explicarse con

mayor efectividad, estrategia y corrección para ser ampliamente entendido e influir

sobre la conciencia de los interlocutores, no han aparecido nuevas formas de

expresión oral. La oratoria clásica indica que para comunicarse verbalmente de

manera efectiva una argumentación debe contener tres ingredientes principales:

ETHOS: Contenido veraz. Se refiere a los hechos que se quieren contar o exponer.

PATHOS: Contar esos hechos y argumentos con expresividad y con emoción, con

ganas, con intención, para despertar el interés del interlocutor.

LOGOS: Se refiere a la propia utilización del lenguaje, de manera hábil, estratégica,

bella y exacta para comunicar con persuasión y precisión lo que se desea.

Tema: Comunicación verbal y no verbal.

Escucha a todos en tu empresa e incentiva la comunicación. Los

empleados en la línea del frente, los que normalmente hablan

con el consumidor, son los únicos que saben lo que está pasando

ahí afuera. (Sam Walton)


52


Comunicación verbal:

La comunicación verbal es aquella donde el mensaje es verbalizado, pues se utilizan

las palabras ya sea de manera oral o escrita, es el tipo de comunicación en la que

se utilizan signos lingüísticos en el mensaje. ... puede realizarse de dos formas: La

comunicación oral, a través de signos orales y palabras habladas de forma gestual.

La comunicación escrita, es por medio de papel o mensajes.

Es el uso de las palabras para la interacción entre los seres humanos, el lenguaje

propiamente dicho, expresado de manera hablada o escrito. Constituye un nivel

primario de comunicación y se centra en "lo que se dice". La base de este tipo de

comunicación está en la utilización de conceptos.

Comunicación no verbal:

Este tipo de comunicación kinésica se envía por medio de los gestos, los

movimientos de las manos y el rostro, convirtiéndolos en máscaras que generan o no

empatía con los demás.

Según teorías de la comunicación, en el proceso de comunicativo, un 20%

corresponde a lo que realmente decimos, pero el resto, el aplastante 80%, depende

de la comunicación no verbal. ¿A qué nos referimos con esto? A los movimientos

corporales y faciales, a todos los aspectos relacionados con la voz como por ejemplo

el tono, ritmo, entonación, volumen, silencios, entonación, etc.

También la imagen de nosotros mismos que proyectamos hacia los otros y que

depende entre otras cosas de nuestro aspecto físico, actitud, personalidad y estado

de ánimo. Está claro que gran parte de la efectividad de la comunicación depende de

este importante 80% al que a menudo no le prestamos toda la atención que se merece.

No es que se tenga que quitar importancia al 20% que sí corresponde a la parte verbal.

Elabore un documento que destaque la comunicación no verbal

en la empresa.

Ingrese al link: www.redalyc.org/pdf/219/21916691006.pd.

Elabora un ensayo sobre la importancia de las relaciones

públicas

http://www.redalyc.org/pdf/219/21916691006.pd

53


La comunicación externa

Definición: Son todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus públicos

externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar

mejor la imagen corporativa de la organización.

Desde el punto de vista administrativo operativo la comunicación externa es más difícil

debido a las relaciones que tiene la empresa con el ámbito exterior y con el público

para transmitir la identidad corporativa.

La comunicación exterior de una empresa es el conjunto de actividades generadoras

de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes

públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la

compañía o promover actividades, productos y servicios.

Importancia de la comunicación externa

Reside en proyectar, promover y reforzar la imagen de la organización, publicitar

nuestros proyectos o actividades, saber a quienes nos dirigimos y conseguir la

participación e interacción de nuestros participantes, o lo que es lo mismo, dar a

conocer nuestra organización a los demás. Es importante tener en cuenta cómo nos

perciben y cómo queremos que nos perciban y elaborar un plan de acción de

comunicación externa.

Elementos que intervienen en el proceso externo.

Emisor: Es la empresa misma, cada funcionario de la entidad sabrá ejecutar en cada

situación el comportamiento comunicativo en línea con la identidad de la empresa.

Mensaje: Es la identidad corporativa convertida en unidades de comunicación.

Canales: Los canales son varios, como, por ejemplo: teléfono, juntas, carteles,

anuncios, cartas, páginas de internet, volantes, etc.

Receptor: Son los clientes actuales potenciales, públicos selectos, la opinión pública,

líderes, agencias, gobierno, gremios, sindicatos, etc.

La comunicación externa comprende tres denominaciones:

Publicidad

Relaciones públicas

Información comercial.

Publicidad: Está destinada a establecer, desarrollar, realizar y/o cambiar la imagen

corporativa de una organización, es un proceso de comunicación comercial enfocado


54


a persuadir a los consumidores actuales y potenciales sobre las virtudes de la

empresa. Esta imagen es tratada más que la de un producto, ya que transmite una

responsabilidad ideológica e intelectual.

El mensaje: Son los atributos que la empresa tiene como el profesionalismo, la

tecnificación, honorabilidad, solidez económica, seguridad, calidad de sus productos.

Los canales: Son los medios masivos (impresos, gráficos, auditivos, radiales, TV,

vallas publicitarias, internet etc.), y los medios directos (envíos de folletos, cartas

publicitarias, cartas de iniciativa etc.).

RELACIONES PÚBLICAS

Esta son la diplomacia de la empresa y fundamento de su “política exterior” para

colocar su imagen en el sistema económico y social al que pertenece.

Ésta enfoca al público en general, más allá de los consumidores, tratando al público

como sujeto de opinión. Se orienta a la promoción fuera del círculo de ventas, como

son los eventos colocando la imagen de la empresa por encima de todo aspecto

comercial al nivel de un público masivo participando en una dinámica de la opinión

pública.

ORIGEN: se remonta a los comienzos de la civilización. Con el correr de los siglos, se

mistificó la escritura; en Grecia y Roma surgieron la literatura y la filosofía, las que

pueden interpretarse como vínculos de relaciones públicas.

DEFINICIÓN: Se conoce como relaciones públicas o RR.PP. a la ciencia que se

encarga de gestionar la comunicación entre una organización y la sociedad, con el

objetivo de. Se dice que sus orígenes se remontan a la antigüedad, cuando las

sociedades tribales intentaban promover el respeto a la autoridad del jefe.

EVOLUCIÓN: El objetivo de este estudio es reflexionar sobre el origen, evolución y

posibles concomitancias entre los conceptos de relaciones públicas y dirección de

comunicación, tal y como se entienden en España.

Para ello, tras una breve revisión de la evolución histórica de las relaciones públicas,

se ha analizado el concepto de dirección de comunicación a partir de la principal

literatura publicada en España desde el año 1993, valorando el papel que se concede

En la empresa: Establezca estrategias para mejorar los

procesos de comunicación externa.

Elabora un organizador sobre los tipos de comunicación interna

Las Relaciones Públicas son una actividad de comunicación que establece procesos de adaptación intra y extra con los públicos de la organización de

una manera recíproca.

https://definicion.de/ciencia

https://definicion.de/comunicacion

https://definicion.de/organizacion

https://definicion.de/sociedad

55


a las relaciones públicas en estos textos. Se observa que los textos sobre dirección

de comunicación o comunicación corporativa reducen las relaciones públicas a una

simple técnica o ignoran la existencia de la disciplina, apropiándose de sus elementos

estructurales.

Se sugiere que, aunque el término dirección de comunicación puede ser empleado

como un concepto global, las relaciones públicas deben ser entendidas, al menos,

como una de sus partes relevantes, evitando la disgregación de sus componentes.

https://infogram.com/historia-de-las-relaciones-publicas-1hnq41qlro5d63z

¿Cómo surgieron las relaciones públicas?

Justo en 1946, con la caída de estos regímenes totalitarios europeos, surgen las

asociaciones nacionales que agrupan a los profesionales de las relaciones públicas.

La primera de ellas se creó en los Países Bajos. ... En 1955 se funda la Asociación

Internacional de Relaciones Públicas (IPRA).

Comunicación Interna

https://infogram.com/historia-de-las-relaciones-publicas-1hnq41qlro5d63z


56


La comunicación interna se encarga de ofrecer información acerca de las

organizaciones, de orientar conductas individuales y establecer relaciones

interpersonales funcionales entre sus miembros. Impulsa el conocimiento en toda la

institución provocando el aprendizaje y la innovación a través del intercambio de ideas

y prácticas en el ámbito tanto interno como externo.

Definición

Un primer acercamiento a la definición de comunicación puede realizarse desde su

etimología. La palabra deriva del latín communicare, que significa “compartir algo,

poner en común”. Por lo tanto, la comunicación es un fenómeno inherente a la

relación que los seres vivos mantienen cuando se encuentran en grupo. A través de

la comunicación, las personas o animales obtienen información respecto a su entorno

y pueden compartirla con el resto.

Comunicación organizacional e institucional

La comunicación organizacional (conocida también como comunicación

corporativa, o comunicación institucional cuando se trata de una institución pública)

consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una

organización compleja.

Funciones de la comunicación interna

Aunque sepamos que la comunicación interna es responsabilidad de todos los

integrantes de una organización, debe existir un área, o por lo menos, una persona

responsable de esta misión, debe tener conocimiento del negocio, de su plan

estratégico y, estar próxima a la Dirección General de la empresa.

Objetivos

Conseguir que la comunicación entre las jerarquías más altas hasta la base de la

organización y viceversa sea efectiva, con el fin de proyectar hacia el usuario la

mejor imagen.

Asegurar que los responsables de la función directiva estén debidamente

informados del ambiente laboral y social de los miembros de la organización.

Identificar el origen y causa de la comunicación informal para interceptar mensajes

erróneos.

Establecer procedimientos comunes a toda la organización.

Informar, motivar y cohesionar a todo el personal para participar, en conjunto, de

un proyecto común.

Herramientas de la comunicación interna

57


Veamos algunas ideas de herramientas de comunicación interna, tanto clásicas como

algo más modernas.

Correo electrónico. ...

Reuniones. ...

Videoconferencia. ...

Chat interno. ...

Red social interna. ...

Buzón de sugerencias. ...

Encuestas. ...

Eventos de empresa.

Comunicación formal

Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los

niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e

instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.

Comunicación informal

Es la comunicación en donde el mensaje circula entre los integrantes de la empresa

sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos

formalmente por la empresa.

La comunicación horizontal


58


Es aquella que se establece entre personas del mismo nivel jerárquico o donde no

existe una relación de autoridad, es decir, fluye lateralmente, como puede ocurrir entre

los trabajadores de un mismo equipo o empleados de diferentes departamentos o

delegaciones

La comunicación vertical, horizontal

La comunicación se ha entendido frecuentemente en la empresa como una mera

"transmisión de información" de los directivos a los trabajadores. Sin embargo, la

comunicación debe ser una labor tenida en cuenta en toda una política de empresa.



Tema II:

LAS RELACIONES INTERPERSONALES

Las relaciones interpersonales están presentes en todos los ámbitos en que nos

movemos, siendo un aspecto básico y esencial para nosotros. Son esos vínculos que

entablamos con otras personas, y el que tengamos buenas o malas relaciones con

ellas, en un gran porcentaje depende de cada uno.

Generalidades.

Las relaciones interpersonales, son una necesidad de los individuos. Hay una serie

de factores que influyen en las relaciones interpersonales, las más importantes son:

la personalidad, las funciones cognitivas, el deseo y el estado afectivo.

En cada organización existen diferentes alcances para poder transformar los medios comunes electrónicos, pero siempre es una propuesta interesante para hacer más eficiente los procesos

comunicativos dentro de la organización.

La comunicación es mejor cuando se

escucha para entender y no para contestar.

Cada uno de nosotros tiene el derecho de elegir con quién se relaciona, cómo y cuándo. Tenemos también el derecho de esforzarnos para que nuestra relación con los demás sea lo mejor posible, sin perder nuestra dignidad.

59


La comunicación es interpersonal, ya que envuelve a un pequeño número de

participantes que interactúan directamente uno con el otro. En el transcurso de la vida

nos encontramos con diferentes relaciones interpersonales que en ciertos casos van

a incluir individuos de otras culturas

El hombre es una especie gregaria y el vivir en grupos es una de las características

que lo ha hecho exitoso como especie, permitiéndole subsistir y seguir

desarrollándose. La cultura, las civilizaciones, el desarrollo del conocimiento y el

desarrollo tecnológico, no serían posible si el hombre no viviera en grupos.

Los mayores logros de la especie humana, son la cultura y la inteligencia, las

relaciones interpersonales constituyen una asociación de largo plazo entre dos o más

personas. Asociaciones basadas en emociones como el amor y el gusto artístico,

negocios o actividades sociales.

Las relaciones interpersonales son una necesidad básica

La teoría de las necesidades humanas de Abraham Maslow, fundador y principal

exponente de la psicología humanista, se basa en la existencia de una serie de

necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de las más

urgentes a las que lo son menos. Esto se debe a que, según Maslow, nuestras

acciones nacen de la motivación dirigida hacia el objetivo de cubrir ciertas

necesidades, las cuales se ordenan según la importancia que tengan para nuestro

bienestar.

La representación gráfica de esta jerarquía de necesidades es a través de una

pirámide, de ahí que esta teoría también se conozca por la pirámide de Maslow.

El hábito sabio de responder adecuadamente en lugar de actuar impulsivamente, te ayudará a

mantener y establecer buenas relaciones interpersonales. Steve Nakamoto

Las Relaciones Públicas son una actividad de comunicación que establece procesos de adaptación intra y extra con los públicos de la organización de

una manera recíproca.


60


Pirámide de Maslow

En 1943, el psicólogo estadounidense Abraham Maslow publicó el artículo científico:

Una teoría sobre la motivación humana, que más tarde ampliaría en el libro Motivation

and Personality, de 1954.

Maslow formula en su teoría una jerarquía de necesidades humanas y defiende que

conforme se satisfacen las necesidades más básicas (parte inferior de la pirámide),

los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados (parte superior

de la pirámide).

Maslow centró sus estudios, para armar esta pirámide de jerarquías, en personas

ejemplares como Abraham Lincoln, Thomas Jefferson, Mahatma Gandhi, Albert

Einstein, Eleanor Roosevelt, William James, que él consideró que habían llegado a lo

más alto de la pirámide, al haber logrado satisfacer todas las necesidades, incluso las

de autorrealización.

Maslow diseñó una escala de necesidades en forma de pirámide con cinco niveles.

Los cuatro primeros niveles son llamados los que agrupan las «necesidades de

déficit» (deficit needs o D-needs), es decir, las necesidades básicas, las primordiales.

El quinto nivel, el superior, se lo llama el de la «autorrealización», «motivación de

crecimiento», o «necesidad de ser» (being needs o B-needs).

¿Por qué una forma de pirámide? Porque es la mejor forma de esquematizar la

jerarquía que se le da a las necesidades humanas. Sólo se les prestará atención a las

necesidades superiores, una vez que estén satisfechas las de los niveles inferiores.

61


Hay fuerzas llamadas de crecimiento que generan un movimiento ascendente dentro

de la pirámide de jerarquía, y tienen su contra en las fuerzas regresivas, que empujan

hacia abajo. En rasgos generales, la teoría de la jerarquía de las necesidades de

Maslow dice:

Sólo las necesidades no satisfechas consiguen influir en el comportamiento de una

persona, la necesidad satisfecha no genera comportamiento alguno.

Las necesidades fisiológicas nacen con la persona, el resto de las necesidades surgen

a lo largo de la vida.

A medida que la persona logra controlar sus necesidades básicas aparecen

gradualmente necesidades de orden superior; no todos los individuos sienten

necesidades de autorrealización, debido a que es una conquista individual.

Las necesidades más elevadas no surgen en la medida en que las más bajas van

siendo satisfechas, las necesidades básicas requieren para su satisfacción un ciclo

motivador relativamente corto, en contraposición, las necesidades superiores

requieren de un ciclo más largo.

Se entiende por relaciones interpersonales en el trabajo a la capacidad que tiene

una o más personas de socializar entre ellos en diversas circunstancias y situaciones.

En la actualidad en los diferentes espacios laborales juegan un papel muy importante

ya que en la mayoría de los casos se trabaja en equipo donde la comunicación es

fundamental para lograr el éxito en todas las actividades

Las relaciones interpersonales constituyen un papel crítico en una empresa. Aunque

la calidad de las relaciones interpersonales en sí no basta para incrementar la

productividad, sí se pueden contribuir significativamente a ella, para bien o para mal.

Relaciones interpersonales. ... Para poder desarrollar un adecuado trabajo en equipo

es necesario entender que la organización es un ente social y que las personas que

lo integran son personas complejas y que es necesario entender algunos conceptos

como las relaciones interpersonales.

Para muchas personas resulta fácil definir las relaciones interpersonales como la

acción o interacción con otros en diferentes entornos, para algunos la definición va

más allá y hablan de “la capacidad” de relacionarnos. Otros lo llaman “poder” el poder

de algunas personas de sensibilizarse ante los intereses de otros y compartirlos. Lo

que despierta mi interés, es la complejidad de poder desarrollar relaciones

http://caracteristicas.co/trabajo-en-equipo/


62


interpersonales, sustentadas en la perspectiva única de cada sujeto y no de un común

¿Qué tan difícil puede ser relacionarnos con otras personas sin reprimir nuestro ser?

Definición de Educación Social

La educación social es una sub disciplina de tipo pedagógica, a instancias de la

educación, que se ocupa excluyentemente de promover la incorporación de los

alumnos a las diversas redes sociales que lo circundan con la misión de garantizar su

desarrollo en todo aspecto y nivel y así poder ampliar no solamente sus aspiraciones

en lo educativo sino también en lo profesional, a futuro, claro está, y la participación

social, entre otras cuestiones, que afectan directamente su conforme desarrollo.

Desde la perspectiva de la psicología sociales necesario acotar los tipos de identidad

en una persona, pues estos dan el punto de referencia en las relaciones

interpersonales, según el autor estas son tres: Identidad personal, identidad social e

identidad humana



Tema III

Es muy importante tener relaciones interpersonales ya que es instinto del ser humanos tener que comunicarnos en alguna circunstancia. Pero recordar tener una buena relación no importa el lugar, este se empieza por la casa.

Al terminar el tema los estudiantes podrán:

Definir el concepto de relaciones interpersonales

Identificar los 5 procesos fundamentales de las relaciones

interpersonales

Identificar los procesos que impactan las relaciones

interpersonales

Distinguir las características de las relaciones saludables de

las no saludables

Describir la dinámica de las relaciones interpersonales en el

ambiente laboral.

Establezca estrategias para mejorar las relaciones interpersonales dentro de su

ambiente estudiantil

https://www.definicionabc.com/general/educacion.php

https://www.definicionabc.com/social/disciplina.php

https://www.definicionabc.com/politica/participacion.php

63


LA CLAVE DEL ÉXITO EN LA BÚSQUEDA DEL PRIMER EMPLEO.

La búsqueda de empleo es un trabajo importante que no se puede improvisar. Estos

pasos te servirán de guía para tener éxito en tu búsqueda de empleo. Requiere

reflexión, tiempo y sobre todo método. Si te organizas y planificas tu búsqueda de

empleo, tendrás mayores probabilidades de conseguir el trabajo que realmente

deseas.

LA CLAVE DEL ÉXITO EN LA BÚSQUEDA DEL PRIMER EMPLEO

Elaboración del curriculum vitae:

El curriculum vitae cumple en nuestra sociedad un fin específico: obtener una

entrevista de trabajo. Al remitirlo a un empleador el documento debe transmitir la

imagen profesional que interesa al lector de manera que sea una buena opción dedicar

parte de su tiempo a entrevistarlo. El Curriculum Vitae “ES SU DOCUMENTO

PUBLICITARIO” Un buen aviso llama a conocer más del producto. Y en un Curriculum

Vitae, usted es el producto. Así, cuando se siente a redactar un Curriculum debe estar

centrado en reflejar lo mejor de usted en él.

Los profesionales dedicados a la contratación de personal esperan que el Curriculum

Vitae sea la expresión clara y concisa de informaciones sobre datos personales,

formación y experiencia profesional de la persona que aspira a un empleo.

Recuerda…

El principal objetivo para preparar tu Curriculum Vitae es obtener una entrevista.

El Curriculum Vitae cumple una triple función:

Presentarte a tu futuro empleador.

Elaborar un curriculum en la plataforma socioempleo.

Consultar las herramientas para el networking, incluyendo glosario.

Los siguientes pasos te servirán de guía para tener éxito en tu búsqueda de empleo.


64


Resaltar los aspectos más importantes de tu recorrido académico y laboral; así

como de tu personalidad

Después de la entrevista, recordar a tu futuro empleador los datos que mejor

hablan de ti.

De tus puntos fuertes, tu Curriculum Vitae debe resaltar los que están en perfecta

adecuación con la función que debes desempeñar en la empresa, sin mentir. Debes

adecuar tu Curriculum dependiendo del puesto de trabajo al que te presentes.

Portales de empleo como fuente de búsqueda

La búsqueda de empleo requiere mucha constancia y, a menudo, puede ocasionar

cierto desgaste físico y mental. Por eso, es importante tomarse esta etapa como una

carrera de fondo y, sobre todo, poner todos los recursos sobre la mesa. Cuanto más

diversifiquemos nuestro perfil, más personas sabrán que necesitamos un empleo. Por

suerte, a día de hoy, los canales para presentar candidatura son muy diversos: hay

vida más allá del tradicional anuncio en un periódico. ¿Quién no ha encontrado trabajo

alguna vez a través de Linkedin? ¿Quién no recurrió a un antiguo contacto para

reiniciar la vida laboral?, también plataformas gubernamentales como la de

socioempleo.

Carta de presentación: Cómo hacer una carta de presentación a una empresa: el

modelo que utilices te ayudará a comunicarle al empleador el conocimiento que tienes

de la empresa, tu deseo de trabajar para ellos y tu cualificación para el puesto de

trabajo. Incluso si eres un candidato recién titulado, una buena carta de presentación

sin experiencia es una poderosa ayuda que acompaña a tu Curriculum Vitae a la hora

de encontrar trabajo.

Un buen ejemplo de carta de presentación no sólo cumple la función de

acompañar al CV, además te permite complementar tu Curriculum Vitae, indicarle

a la empresa el tipo de puesto de trabajo que estás buscando, motivar al responsable

de recursos humanos a leer tu currículum con detenimiento, demostrar brevemente

tus conocimientos acerca del sector empresarial, la oferta de empleo o la compañía y

adaptar tus conocimientos, formación y capacidades a la oferta de empleo, sin tener

que volver a reescribir el Curriculum Vitae.

Cómo prepararse para una entrevista de trabajo: ¡Te han llamado para una

entrevista de trabajo! Esto quiere decir que tu carta de presentación y tu CV han

dejado una buena impresión en los reclutadores y responsables de RR. HH, y se han

Es importante conocer técnicas y recursos facilitadores de la inserción laboral y las diferentes

posibilidades existentes en la búsqueda de empleo.

https://www.emagister.com/blog/empleo/

65


interesado en vos. Sin embargo, para algunas personas, la entrevista es una situación

muy estresante, por lo que la preparación es clave para superar los nervios.

Conoce a la empresa

Revisa la descripción del empleo

Practica lo que vas a decir

Te llamaron por una razón

LA ENTREVISTA: es un término que está vinculado al verbo entrevistar (la acción

de desarrollar una charla con una o más personas con el objetivo de hablar sobre

ciertos temas y con un fin determinado).

La entrevista de trabajo es la fase del proceso de selección donde el

entrevistador analiza a fondo el candidato para comprobar su idoneidad para el puesto

ofertado. El profesional debe aprovechar la oportunidad para destacar que es el más

cualificado para el empleo.

Tipos de entrevista:

Entrevista dirigida. El entrevistador hace preguntas concretas y muy específicas

al entrevistado, dándole poco margen para las respuestas.

Entrevista semidirigida. El entrevistador hace preguntas concretas, pero dejando

algunas abiertas en las que el entrevistado puede exponer el tema de manera libre

y espontánea. De esta manera, el entrevistador puede observar también cómo se

organiza mentalmente.

Entrevista grupal. Se convocan entre seis y diez personas candidatas, se hace

una simulación de situación grupal en la que se ha de debatir un tema para llegar

a unas conclusiones. El objetivo de esta entrevista es obtener información sobre

la capacidad de relación y comportamiento de los candidatos en un grupo.

Estructura de la entrevista de trabajo: Las tres principales fases en las que se

estructura una entrevista de empleo son:

Presentación. Es el momento inicial, en el que te presentas al entrevistador y él

te expone brevemente el puesto de trabajo. En este momento, muéstrate

interesado y decidido.

Desarrollo. El reclutador quiere conocer los detalles de tu formación, tu

experiencia profesional, tus competencias, etc. Aprovecha este momento para

mostrar la mejor imagen de ti mismo. Es muy importante que recuerdes bien los

datos y fechas que aparecen en tu currículum y tengas claro los aspectos que

quieres destacar, cuáles son las competencias que posees y que te diferencian de

los demás, y por qué crees que eres ideal para este puesto de trabajo.

https://www.educaweb.com/contenidos/laborales/como-buscar-empleo/proceso-seleccion/fases-proceso-seleccion/

https://www.educaweb.com/cursos/

https://www.educaweb.com/contenidos/laborales/como-buscar-empleo/instrumentos-presentacion-buscar-trabajo/curriculum-vitae-cv/


66


Cierre. En el momento del cierre es cuando podrás preguntar algunas dudas

respecto al trabajo y la empresa (horario, tipo de contrato, sueldo, etc.) o aclarar

algún punto que no hayas entendido.

¿Qué es el Networking?

Podríamos decir que se trata en establecer una red de contactos profesionales,

con intereses similares que nos permita mejorar nuestra carrera profesional o crear

oportunidades profesionales a corto o medio plazo.

Este podría ser la definición de Networking viéndolo muy por encima, a

continuación, iremos detallando con más precisión cada punto.

¿Para qué sirve?

A lo largo de la trayectoria laboral es trascendental formar una agenda de contactos

en todos los empleos en los que se trabaja y, a su vez, intensificar aquellas relaciones

y sus vínculos con otros profesionales del campo al que te dediques. Esto puede

ayudar en un futuro a encontrar compañeros o colaboradores para distintos

proyectos o a convertirse en uno de ellos en ideas ajenas o, lo que es lo mismo, más

opciones de trabajo.

Se puede decir que el networking ha existido toda la vida. Desde sus inicios cualquier

emprendedor o empresario ha puesto en marcha todos los medios a su alcance para

ampliar su círculo de contactos y así aumentar las posibilidades de cerrar nuevos

negocios.

Hoy en día existen numerosas formas de entablar nuevas relaciones

profesionales como, por ejemplo, asistir a eventos, congresos y conferencias. Pero

las más destacadas son aquellas que podemos utilizar desde la distancia y sin

tener que dedicar un tiempo excesivo, y esas son las herramientas digitales. Por ello,

queremos mostrarte las más productivas para que amplíes tu agenda a la vez que

optimizas tu tiempo.

Comente la frase. Para buscar empleo, fíjate en quién lo haya

encontrado. Yoriento

Mesa temática: El networking Objetivo: Socialización entre estudiantes. Desarrollo: En la mesa se incluirá una tarjeta con el siguiente texto "La mesa de nuevas tecnologías les da la bienvenida..."

Las indicaciones se darán en clase.

67


La red profesional más relevante, Linkedin: Con toda seguridad se ha convertido en

la plataforma profesional más utilizada y con mayor relevancia del sector en todo el

mundo. Su uso resulta bastante sencillo e intuitivo y puedes establecer contacto con

cualquier persona o empresa de tu interés. Además, podrás publicar el contenido que

desees para promocionar tu actividad profesional y llamar la atención de tu red de

contactos pudiendo participar también en los debates abiertos en otras publicaciones .


Tema IV

PREMISAS PARA ABORDAR UNA CORRECTA COMUNICACIÓN

La comunicación como tal es un proceso en el cual interactúan dos o más personas

intercambiando ideas, gustos y preferencias a través de mensajes y esto se da en las

relaciones interpersonales ya sean afectivas o laborales, pero actualmente dado el

estilo de vida acelerado y estresante las personas tiene poca o ninguna disposición

para comunicarse realmente entre sí, es por ello que aunque actualmente la

tecnología es más eficiente y rápida y podemos “comunicarnos” mejor, esto no se da

verdaderamente porque no escuchamos las necesidades de quienes se encuentran a

nuestro alrededor ya sea nuestros padres, hermanos, o bien a nuestros compañeros

de trabajo.

El networking además de ayudarte a crear

una red profesional de contactos, también sirve para potenciar la visibilidad de tu marca

personal.

La esperanza es la motivación que permite a los desempleados, lo que le permite salir de la cama cada mañana con entusiasmo sin límites en su

búsqueda de trabajo. Emanuel Clever.

La comunicación es un requisito indispensable para la existencia misma de cualquier organización.

W. Charles Redding, padre de la comunicación organizacional

.


68


Si el saber no se comunica, se pierde. Y si no se sabe comunicar,

el saber no existe.

Comunicarse no es sólo decir lo que quieres decir, sino también obtener la respuesta

adecuada al ámbito donde se desarrolla tu comunicación. Por ejemplo, el vendedor

no solo ha de informar al cliente de sus productos, sino que además ha de procurar

convencerle de que se los compre. Ese es su cometido en cuanto a la comunicación

profesional. Al comunicar es muy importante el estado de ánimo con el que se habla.

Un ánimo abierto, predispuesto y positivo mejora las interacciones. La mayoría nos

comunicamos bien, pero escuchamos mal. Para comunicarse hay que aprender antes

a escuchar y observar con atención. Hay que dirigirse al sentimiento de las personas,

más que a la razón. Las “razones” del corazón las entiende la mayoría de la gente. En

cambio, las opiniones y la lógica difieren para cada uno según sus propios intereses.

La imagen debe acomodarse a los intereses particulares de cada uno, pero no debe

causar equívocos o malentendidos en los demás, pues ello supondría un impedimento

para la correcta comunicación. Si el mensaje oral va por un lado y la imagen que

transmites por otro, el interlocutor tendrá dificultad en entender el mensaje. En Imagen

Personal hay que neutralizar todo lo que perturbe el mensaje, todos aquellos detalles

que te impidan “llegar” como deseas a tus interlocutores.

La voz tiene una importancia del 38 por ciento en la transmisión del mensaje, según

los expertos. Así que las cualidades de la voz deben adaptarse a las circunstancias,

a los interlocutores y al tipo de mensaje que quieres transmitir.

Particularidades de la voz

La voz tiene efecto sobre los demás de varias formas: Si hablas rápido, puedes excitar

el ánimo de tu interlocutor, por lo tanto, puedes captar mejor su atención. Pero si

hablas demasiado rápido corres el peligro de que no se te entienda. Si gritas, excitas

mucho más el estado de ánimo. Por regla general no debe gritarse, a no ser un acto

público que lo requiera así por su particularidad, como un mitin político.

Elabore un cuadro sinóptico sobre la

correcta comunicación

Establezca estrategias para mejorar una correcta

comunicación

69


Si hablas lento y con calma, produces un efecto tranquilizante en los interlocutores.

Esto puede hacer que te entiendan mejor, pero si vas demasiado lento, puede

resultarles molesto o pesado. Ha de regular y modular su voz de acuerdo con el estado

de ánimo de los demás, para sintonizar mejor con ellos. Por ejemplo, en una situación

alegre, como una celebración, tu tono de voz ha de ser acorde con ese estado de

ánimo de tu público. Por el contrario, si la intervención requiere seriedad o firmeza, la

voz debe transmitir y reforzar esas cualidades. En comunicaciones unidireccionales,

como presentaciones o discursos, el oyente te valorará mejor si hablas un poco rápido

(pero no demasiado). Las pausas y silencios breves en lugares convenientes de la

intervención (por ejemplo, antes de decir una idea nueva o distinta) destacan los

argumentos y generan atención.

Debes acomodar el volumen de voz a las circunstancias: dependiendo de la distancia

que te separa de sus oyentes, de si tienes o no megafonía, del tamaño de la sala, de

la cantidad de interlocutores, de los posibles ruidos del ambiente o tema de la

conversación (motivar, vender, reprender, enseñar...)

No dejes bajar o caer el tono de la voz al final de las frases, es un vicio del lenguaje

muy extendido que hace que no se te escuchen los finales de frase. Controla la

vocalización. Pronuncia de forma clara todas las letras (vocales y consonantes). No

unas las palabras unas con otras al hablar.

Entrenamiento y cuidados básicos para la vocalización

Relaja antes de hablar los hombros, el cuello, la espalda, la mandí-bula, la frente, la

boca, los ojos, la lengua, para no transmitir tensión a las palabras. Evita en lo posible

el tabaco, el café, el alcohol y las bebidas o alimentos demasiado fríos o calientes,

porque pueden irritar las cuerdas vocales. Para practicar la vocalización y la

enunciación, lee un texto en voz alta, grábalo y escúchate a continuación para

acostumbrarte a su propia modulación de voz y para corregir los posibles defectos de

dicción.

Practica la respiración diafragmática tanto como te sea posible.

Respiración correcta para hablar: Para hablar correctamente es necesario dominar

la forma de respirar. Existen dos formas de respiración, la Diafragmática, más

profunda y saludable, y la Torácica, más superficial, y que puede incluso deteriorar a

Da a las palabras el énfasis que necesiten según

su contexto y su significado. Apoya los argumentos

gesticulando de forma natural.


70


largo plazo la salud de tus cuerdas bucales. Además, la respiración Diafragmática

confiere potencia a la voz, permite manejar distintas velocidades y entonaciones; y

todo ello sin quedarse sin aire.

Respiración Diafragmática: Se toma el aire por la nariz y se expulsa por la boca, o

por la boca y la nariz simultáneamente. La inspiración se lleva a cabo

predominantemente con movimientos del diafragma, sin elevar los hombros, se

ensancha sobre todo la parte inferior del tronco. En una respiración sosegada se

producen más movimientos de diafragma y tranquiliza.

Respiración torácica: Se toma el aire por la boca, con lo cual no se filtra ni se calienta

antes de pasar a los pulmones y puede afectar a las cuerdas bucales. La inspiración

se lleva a cabo principalmente con movimientos de los músculos intercostales. Esto

causa más tensión al hablar.

A menudo, en la comunicación hay quien se limita a sobreentender, a dar por supuestos conceptos e ideas que no se adecuan a lo que el interlocutor le

informa. Saber dialogar, argumentar y escuchar

es clave para ahorrarnos conflictos sin sentido.

Tema: Premisas para abordar una correcta

comunicación. Resuma

La Respiración Diafragmática o Abdominal mejora y potencia las cualidades de la voz y, además, tiene efectos calmantes en el sistema nervioso

.

71


Actividades de Auto – evaluación de la Unidad Didáctica III:

1. ¿Qué son las relaciones interpersonales?

2. ¿Establezca diferencia entre lenguaje verbal y no verbal?

3. Indique a qué se refiere la comunicación externa

4. ¿Cuáles son las herramientas de comunicación interna?

5. ¿Qué es el networking?

6. Establezca estrategias para mejorar los procesos de comunicación externa e

interna.

Actividades de Evaluación de la Unidad Didáctica III:

Evaluación primer parcial

ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD DIDÁCTICA III El docente subirá un caso de estudio a la plataforma


ATENCIÓN: EVALUACIÓN PRIMER PARCIAL Se efectuará la evaluación correspondiente al primer

parcial, comprenderá sobre todos los temas estudiados en las unidades I, II y III.


72


Unidad Didáctica IV:

Título de la Unidad Didáctica IV: Gestión del trabajo Secretarial

La gestión del trabajo secretarial responde a las nuevas exigencias de la demanda

empresarial, derivadas de las diversas diligencias de la tecnología en general; en este

caso, se incorpora una serie de temáticas que garantiza el desarrollo e integración de

habilidades, técnicas, actitudes fundamentales para el buen desempeño de las

secretarias.

Este capítulo trata en definir las redes de la comunicación y su importancia como pilar

de las interrelaciones del sistema empresarial. Finalmente, se define la comunicación

organizacional, con sus perspectivas, elementos y sistemas de comunicaciones

formales e informales.

Objetivo

Reconocer la gestión del trabajo secretarial destacando el valor estratégico de la

comunicación que se utiliza en las empresas, optimizando el control del tiempo en la

atención personalizada con responsabilidad.


GESTION DEL TRABAJO

SECRETARIAL

Comunicación

Atención telefónica

Comunicación escrita

Manejo de la agenda

73


Actividades de Aprendizaje de la Unidad Didáctica IV:

Actividad de Aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica IV:

Tema I

COMUNICACIÓN

Los canales de comunicación son el soporte mediante el que se transmite el

mensaje desde el emisor hasta el receptor. Circulares, internet, teléfono, e-mail, sms,

radio, prensa, televisión… Los primeros son medios de comunicación más directos,

que permiten la interacción entre emisor y receptor.

REDES DE COMUNICACIÓN

Una red de comunicación es un conjunto de equipos informáticos conectados entre sí

por medio de dispositivos físicos que envían impulsos electromagnéticos con el fin de

compartir datos, recursos y ofrecer servicios.

Definición de Red de comunicaciones y su importancia: Es un conjunto de

elementos con características comunes interconectadas o conectadas a través de un

medio físico común, con el objetivo de compartir y optimizar recursos a través de una

disposición física en particular.

Las redes y las redes humanas utilizan procedimientos similares para asegurar que

su comunicación llegue al destino de forma precisa y a tiempo. Los acuerdos sobre el

idioma, el contenido, la forma y el medio que los humanos generalmente usamos en

forma implícita se reflejan en la red.

Los humanos nos comunicamos por lo que tenemos en

común. Una lengua, una cultura, signos, códigos,

repertorios y un lugar, el de la acción comunicativa, que

puede ser real o virtual.

Poner toda la atención no sólo en lo que se está diciendo sino cómo te nos lo está contando: escucha su mirada, sus

gestos, el tono de su voz…


74


Los factores que aseguran el envío de los mensajes y la información en la red de datos

son los medios de networking que conectan los dispositivos de red y los acuerdos y

estándares que rigen su funcionamiento. A medida que crece la demanda para que

más personas y dispositivos se comuniquen en un mundo móvil, las tecnologías de

red de datos tendrán que adaptarse y desarrollarse.

Redes de comunicación formal

Establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la información necesaria en el

momento preciso y a la persona adecuada. Éstas respetan la jerarquía empresarial.

Representa el orden jerárquico oficial que consta en documentos; la teoría de este

sistema establece que toda autoridad se delega de un nivel a otro y reside en última

instancia, en el presidente del consejo de administración.

La comunicación formal define las reglas de comunicación que establecen la

organización.

Podemos establecer que la comunicación formal, cumple dos principales funciones en

la organización:

1. Permitir la toma de decisiones

2. Motivar al personal de la empresa

Para garantizar la toma de decisiones y lograr niveles adecuados de motivación en

los miembros, la organización conforma estructuras que facilitan la transmisión de la

información. Para que la información sea adecuadamente transmitida es necesario

que exista un flujo de comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación debe

cumplir los siguientes objetivos de información:

Transmitir la información útil para la toma de decisiones.

Transmitir la información con exactitud.

Transmitir la información con rapidez.

Transmitir la información sin errores

Los flujos de estas redes, han de ser regulares, estables y previsibles, evitando así la

insuficiencia de información, la cual sería fuente de rumores incontrolados.

La existencia de una comunicación dentro de una organización contribuye a una

mejora de la calidad de vida laboral y a la calidad del producto ofrecido, es por eso

que en la búsqueda de la calidad aparece la comunicación como un elemento

fundamental, para el buen funcionamiento de cualquier organización, siendo esta

comunicación la que debe fluir en todos los sentidos

http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO

75


Redes de comunicación informal

La comunicación es una actividad que se basa en intercambiar información entre dos

o más participantes con el fin de transmitir o recibir un significado a través de un

sistema compartido de signos y normas semánticas. Se diferencian dos estilos de

comunicar como son la comunicación formal y la comunicación informal; La

comunicación informal marca un estilo de relaciones que están basadas en la

espontaneidad y no en la jerarquía. Estas relaciones surgen de la interacción social

entre los miembros y el desarrollo del afecto o amistad entre las personas.

La comunicación secretarial es la herramienta esencial a través de la cual se

organizan las acciones de una persona en una organización

Atención telefónica efectiva

Cuando esta atención se realiza telefónicamente, es muy importante el tono de voz

de la persona que atiende el teléfono, pues, en este caso, es el único medio de

comunicación a través del cual el usuario podrá evaluar que preste la entidad. En

primer lugar, la telefonista deberá saludar, dar a conocer el nombre de la empresa y

su nombre. De esta manera el servicio se hace más personal, y se brinda un poco

más de confianza para que el usuario se halle con la predisposición de solicitar un

servicio, indagar sobre algún asunto en particular, o brandar los datos necesarios,

como su nombre y apellido, para poder resolver su problema.

¿Qué es la atención personalizada?: Esta atención de la que hablamos

anteriormente, puede ser en persona o telefónicamente. Cuando ocurre en persona,

la recepcionista o empleado de atención al cliente, debe ser más cuidadoso aún, pues

el usuario no sólo escuchará su voz (melodiosa y educada, chillona y sin educación),

sino que observará su forma de vestir, sus gestos, su actuación (sin tomar en cuenta

que la persona que lo atiende sea bella o carezca de belleza), y de ello dependerá

que se lleve una buena o mala impresión. Se debe recordar que la primera impresión

que tenga un cliente de la empresa, será multiplicada por él, en esa misma forma. En

otras palabras, si un usuario es bien atendido y se le soluciona el problema, será un

buen medio para que la excelente imagen de la empresa, sea puesta en conocimiento

de muchas otras personas, y así la entidad será conocida como una empresa de

buena calidad y que brinda un buen servicio.

Definición del canal de comunicación:

Para comenzar, veamos con exactitud cuál es la definición del canal de la

comunicación. En este caso, nos referimos al medio por el que se transmiten los

signos o señales que conllevan la información o mensaje que está enviando un emisor

a un receptor utilizando un código.

http://mastermarketingdigital.es/elementos-de-la-comunicacion-proceso-comunicativo/


76


Para que tengas más claro el concepto, es importante definir el acto comunicativo en

sí. Este proceso se entiende como aquel en que se transmite por parte de un emisor

una información que es recibida por un receptor. Para ello, tiene que haber una serie

de elementos implicados, que son: emisor, receptor, mensaje, código, canal, referente

y contexto.

FUNCIONES:

Expresarnos emocionalmente. Tan importante es comer para poder vivir como

saber expresar nuestras necesidades, tratando de ser lo más asertivos posible.

Informar. Comunicar datos que tengan interés y relevancia en el receptor.

Formar. Educar de algún modo con respectos a alguna materia del conocimiento.

Gracias a esta función podemos evolucionar como seres humanos.

Aprender y compartir diferentes puntos de vista. Intercambiar opiniones y dialogar

con los demás es una de las mayores fuentes de información que podemos

encontrar para enriquecernos, tanto como profesionales, pero sobre todo como

personas.

Mostrar afecto. Como herramienta para expresar la admiración y afecto hacia

alguien. Iniciar una conversación con uno de nuestros compañeros suele ser un

signo de interés hacia su persona.

Motivar al equipo de trabajo. Las palabras de motivación hacia el equipo de trabajo

es una de las habilidades que mejor debe desarrollar el buen líder para extraer lo

mejor de cada colaborador.

Entretener. Simplemente para divertir y entretener al receptor.

Cooperar. La importancia de la comunicación también se refleja a la hora de

solucionar problemas. Hay que dialogar para encontrar soluciones

enriquecedoras, que recojan lo mejor de cada punto de vista.

Regular. Dentro de un equipo, por ejemplo, podemos regular conductas de

actuación.

Persuadir. Al igual que la función de regular también podemos bajo un propósito

definido.

Tipos de canales de comunicación:

Personales: los canales personales son aquellos en donde la comunicación es

directa. Voz a voz, puedes darse de uno a uno o de uno a varios.

Masivos: los canales masivos pueden ser escritos, radial, televisivo e informático.

Reuniones: (formales e informales)

Taller de atención telefónica. Elaboración de diálogos empresariales

Análisis de casos atención al cliente

77


Sesiones informativas: (interés e impacto)

Instrucciones o normas generales

Memorándum y acta

Circular y manual

Tablón de anuncios

Relaciones entre el personal y los cargos representativos

Internet

Fax

Chat

Canales de comunicación con el cliente

El chat. No es el canal más utilizado, pero cuenta con algunas ventajas. ...

Una página web. ¿Qué empresa no la tiene hoy en día? ...

El teléfono. ...

Un blog. ...

El correo electrónico. ...

Apps. ...

Redes sociales. ...

Atención presencial.

Importancia de los canales de comunicación:

En nuestra condición de seres sociales, las personas necesitamos comunicarnos. La

comunicación permite transmitir información e intercambiar o compartir ideas, lo que

enriquece la experiencia humana. La comunicación es de vital importancia para

desarrollar nuestras potencialidades.


Se recomienda utilizar, en el ámbito empresarial, los canales internos de comunicación formal disponibles para difundir los hechos de una forma clara y concisa (recordemos la

importancia y la ambigüedad de los hechos), sin mencionar en ningún momento el rumor en curso.

Organización de eventos. Canales

comunicacionales. Ensayo. .

La comunicación tiene una gran importancia en el desarrollo de las funciones de una secretaria, es en esencia una de las principales características de la

profesión.


78



Tema II

LA ATENCIÓN TELEFÓNICA

El impacto de la llamada telefónica, como primer contacto, es crucial en ventas y

constituye un elemento clave para resolver cualquier asunto de negocios o personal.

Quien responde el teléfono debe resolver un problema con celeridad a alguien que

quizá no conoce.

En la atención telefónica, el primer factor a considerar es que la persona que atiende

el teléfono se transforma, en ese momento, en la imagen de la organización. ... Esto

ocurre cada vez que se atiende a alguien del exterior de la organización. Aunque sólo

sea para canalizar la llamada a otra persona o departamento.

La atención telefónica también tiene carácter inmediato. Sin embargo, la comunicación

se realiza únicamente a través de la palabra, por lo que es primordial, no sólo el

mensaje comunicado, sino la forma de comunicarlo y, sobre todo, nuestro tono de voz.

Éste deberá adecuarse a las circunstancias de la conversación, vocalizando y a una

velocidad menor que si se tratara de una atención presencial.

Más del 70% de las personas todavía prefieren comunicarse con atención telefónica.

¿Alguna vez te pusiste a pensar cuántas horas de tu vida pasaste esperando en un

conmutador a que algún asesor te brinde una respuesta? Si sumamos cada una de

las experiencias que hemos vivido tratando de resolver un problema o simplemente

queriendo obtener un servicio cuando llamamos a un centro de soporte, las horas

acumuladas de frustración podríamos invertirlas en varios meses de vacaciones o

cualquier otra actividad de nuestro interés.

Aunado a esto, una buena parte de la industria comenzó a disminuir sus esfuerzos y

energías en el uso de las líneas telefónicas para atender a sus clientes, dado que es

cada vez más importante el uso de las redes sociales y los medios digitales.

Socialización entre toda la clase para ver y analizar todo lo que has visto hasta el momento.

El comienzo de la llamada puede condicionar el

resto de la conversación y es importante

causar una buena primera impresión.

https://www.evaluandocrm.com/objetivos-la-atencion-al-cliente/

79


El optimismo y positivismo son inherentes al ser humano, pero no siempre al nivel que

nos gustaría, por lo que se pueden entrenar y mejorar. Vamos a ver a continuación

algunos puntos importantes a tener en cuenta para intentar realizar el mejor servicio

posible:

La voz de la empresa

La persona sentada en la mesa de entradas o la voz que atiende por teléfono tienen

una importancia fundamental que frecuentemente es pasada por alto en las empresas.

Para aquel que es atendido, son la propia organización. Ese contacto inicial es tan

importante que puede condicionar posteriormente la actitud de nuestros clientes.

Una conversación donde escuchas demasiado alto o bajo a una persona siempre

genera una cierta incomodidad. Habrá quien piense que es demasiado alto el volumen

con el que está escuchándonos, que no nos escucha o que directamente separa el

auricular de la oreja. En todos los casos, supone un detalle conocer una franja de

volumen de nuestro micrófono o teléfono, que no supere lo que yo llamo Volumen de

comodidad.

Entonación

La linealidad al entonar las frases. Un tono sereno, con pausas y sin demasiadas

prisas para comentar o responder sobre algo puede generar tranquilidad al

interlocutor. También puede ser un detalle para mostrar que prestamos atención a lo

que nos dicen:

Escuchamos, dejamos una pequeña pausa y respondemos

En los servicios telefónicos es crucial que exista la sensación de que entre ambas

partes hay una equidad en la comunicación. Cuando prestamos un servicio

necesitamos saber qué nos solicitan, pero también que entiendan qué podemos

ofrecer.

Formalidad sin frivolidad

La formalidad y los protocolos sirven para generar un primer contacto de respeto y

cordialidad. Sin embargo, algunas personas valoran sentir una cercanía cuando

hablan con quién les da el servicio: nosotros.

Predisposición a la colaboración y una actitud cordial

y profesional es la clave para lograr una comunicación

efectiva y la satisfacción de nuestros clientes.


80


Lo complicado surge cuando no sabemos en qué margen de amabilidad o formalidad

nos movemos. Si bien es cierto que no existe una única forma de actuar en este tema.

Eficiencia

Podemos demostrar eficiencia en el servicio de dos maneras muy claras. Cogiendo el

teléfono antes del tercer tono, o si necesitamos mantener a la espera al cliente que no

sea por más de 30 segundos. Si vemos que va a superar ese tiempo, una buena

práctica es decirle al cliente que le llamaremos cuando la incidencia esté resuelta o

sepamos más del motivo por el que llamó. Gracias a esto no le haremos perder el

tiempo y el cliente podrá seguir con sus tareas hasta que reciba nuestra llamada.

Soluciones

Tenemos que hacer saber al cliente que le estamos escuchando, por lo que podemos

utilizar expresiones o frases que nos permitan corroborar lo que nos cuenta sin que

se haga repetitivo. Nuestro trabajo será solucionar su problema de la mejor manera

posible. Y como hemos dicho anteriormente, puede que la solución requiera algo más

de tiempo, por lo que tomaremos notas del asunto y llamaremos al cliente cuando

sepamos algo al respecto.

La comunicación telefónica

Como sabes, la persona humana es un ser sociable por naturaleza, es decir que

necesita vivir en comunidad con otros de su especie. Una de las necesidades básicas

que surgen en la vida en sociedad es la de comunicarse entre las personas. La

comunicación ha posibilitado, .) posibilita, que la información que se genera en una

determinada parte del planeta sea conocida y utilizada casi inmediatamente en

cualquier otro lugar de la Tierra. Así se ha llegado a decir que gracias a las

comunicaciones vivimos en la aldea global.

Esta unidad trata sobre la recepción, el procesamiento y la transmisión de información

de forma oral en las comunicaciones telefónicas. Los elementos del proceso de

comunicación telefónica tienen una serie de características específicas con respecto

al resto de procesos de comunicación.

El teléfono es un instrumento comercial y empresarial básico e imprescindible en la

comunicación con nuestro entorno, de uso cotidiano el quehacer diario de toda

empresa y es uno de los aspectos básicos incluidos en la atención al cliente.

Tema: Atención telefónica

Buscar, seleccionar y utilizar información adecuada respecto a

los teléfonos y a la comunicación en general.

81


A veces comunicarse verbalmente no es tarea fácil, si además añadimos, que no se

ve a la otra persona, ahí la tarea se complica.

En una época como en la actual, dominada casi exclusivamente por la imagen el

teléfono es un excelente aliado para transmitir imagen empresarial y de buen

profesional. La acción de descolgar.

El teléfono y contestar es una carta de presentación, debemos pensar siempre que la

primera impresión es la que cuenta.

Ventajas

Mediante una llamada telefónica es posible comunicarse con un ejecutivo en pocos

minutos, mientras que una entrevista personal requiere de la concentración previa

de una cita y quizá una larga espera en la recepción.

El uso del teléfono estimula la brevedad eliminando la conversación trivial y

prolongada tan frecuentemente cuando se habla cara a cara con la persona.

Usando el teléfono: el personal ejecutivo puede poner fin rápidamente la

conversación que no es necesaria y dedica ese tiempo para otros asuntos.

Mayor número de contactos en menos tiempo

Ahorro de desplazamientos

Mayor calidad de servicio personalizado y rápido, a un coste razonable.

Desventajas

Es más frío que el contacto personal

Es limitado en cuanto a medios de expresión (voz)

Puede haber malas conexiones, mala calidad de comunicación (ruido)

Ofrece mayor posibilidad de rechazo o defensa.

Atención virtual

Busca información en libros, enciclopedias, etc. sobre la invención, uso y evolución del teléfono. Bibliografía

normas APA


82


El correo electrónico es uno de los medios de comunicación que más se utilizan en

nuestro Servicio, por esto, debe ser revisado regularmente durante el día y dar

respuesta inmediata a las consultas o solicitudes que nos realicen por este medio.

En caso de que necesite un poco más de tiempo el ejecutar la tarea, se debe dar una

respuesta para hacer saber al usuario esta situación, como, por ejemplo: ̈Tomo nota

de su solicitud, estoy trabajando en ella, en cuanto lo resuelva se lo comunico, muchas

gracias.

Ante todo, es necesario ponerse en el lugar del usuario. Los buzones electrónicos son

otro mostrador más de atención al usuario. La recogida de demandas y el suministro

de respuestas por esta vía debe estar prevista y organizada. Al final del correo es

importante que aparezca siempre el nombre completo del remitente, puesto y número

de teléfono.


Tema III

COMUNICACIÓN ESCRITA

En nuestro mundo actual es obvia la importancia de la comunicación. Se nos exige en

todas partes: en la escuela, en el trabajo y en múltiples actividades cotidianas, lo que

nos proponemos aquí entonces, es ofrecer los medio para acercarse hacia ese

conocimiento, un poco más orientado a la comunicación escrita. Dado que ésta no

Es importante no olvidar que la persona encargada de la atención telefónica es la primera persona con la que toma contacto alguien de fuera de la organización (ya

sea un cliente o un proveedor, por ejemplo). Por lo tanto, esta persona es la responsable de la imagen

que damos al exterior.

El uso del teléfono en la actividad empresarial tiene una serie de ventajas y desventajas con

respecto a la comunicación presencial.

Este contenido ha sido elaborado, pensando en un grupo de alumnos y personas, sin embargo, no se descarta para el estudiante la posibilidad de una utilización autodidacta.

Consideramos que tiene elementos suficientes para entenderse

perfectamente bien.

83


más que un instrumento, vamos a intentar aprender a manejarlos a fin de poder

emplear mejor nuestros conocimientos de redacción.

La comunicación es una parte muy importante en la vida del ser humano. La

comunicación escrita le permite al hombre expresarse por medio de papel o por medio

de una computadora hoy en día. Es un método que se usa para para poder

comunicarse y, pero expresar ideas de manera escrita. La comunicación escrita

implica que el emisor redacte elabora diferentes tipos de textos o escritos con el

objetivo de transmitir su mensaje y que éste pueda llegar a un número indeterminado

de receptores.

Desde que el hombre creó sistemas, de escrituras, ha dejado constancia; de cuáles

eran y son sus pensamientos a lo largo del tiempo; para que tenga lugar una

comunicación escrita, se requiere un texto impreso o manuscrito y por supuesto saber

leer y escribir, la comunicación escrita es indispensable para incorporarnos a la

sociedad en que vivimos.

Al comunicar un mensaje escrito debemos:

Escribir con letra legible, que se pueda entender cuando se lea.

Dejar los espacios (márgenes) correspondientes.

Respetar la sangría

Emplear correctamente los signos de puntuación y entonación.

La comunicación es un fenómeno de suma importancia en la vida del ser humano; la

comunicación escrita es un tipo de comunicación que posee el hombre que le permite

expresarse a través de un pedazo de papel o por su parte hoy en día puede realizarse

por medio de una computadora.

En otras palabras se puede describir la comunicación escrita como aquel método que

utilizamos para comunicarnos pero de manera escrita; en esta el emisor (individuo que

emite el mensaje) elabora diferentes tipos de textos o escritos tales como novelas,

obras escritas, artículos periodísticos, cuentos, trabajos investigativos, análisis, entre

otros, dado que con ellos busca transmitir su mensaje que puede llegar a un número

indeterminado de receptores (personas que aceptan o reciben el mensaje).

Historia de la comunicación escrita

Elabore estrategias sobre la

comunicación escrita.

https://conceptodefinicion.de/metodo/

http://noticias.terra.com.ar/ciencia/las-televisiones-britanicas-emitiran-anuncios-de-cigarrillos-electronicos,cbec2cf1355f8410VgnCLD200000b2bf46d0RCRD.html

https://conceptodefinicion.de/numero/


84


La primera forma que tuvo el hombre como medio escrito fueron los pictogramas, los

cuales eran símbolos que tenían un significado determinado. Se encontraban en las

culturas precolombinas, y las pirámides egipcias. Las inscripciones más antiguas

consideradas como escritura fueron los dibujos del período neolítico de pájaros, el sol

y la luna.

En la Edad Media, los libros eran copiados a mano por lo que era un proceso lento y

costoso, que no satisfacía la creciente demanda de textos. En el año 1450, el alemán

Johannes Gutenberg empezó a utilizar varios tipos móviles de metal para cada

letra, signos y espacios, estos tipos móviles hacían posible componer una página la

cual era entintada y se imprimía de esta manera todas las hojas que fueran

necesarias. Cuando se inventó la imprenta, el número de libros publicados aumentó

grandemente

¿En qué consiste la comunicación escrita?: La comunicación escrita consiste en

pensar las ideas que queremos llegar a transmitir y luego, plasmar esas ideas por

medio de letras en papel para que el mensaje logre llegar al receptor al cual se le

quiere transmitir el mensaje.

¿Para qué sirve?: La comunicación escrita es un medio que nos sirve para poder

expresar y dar a conocer nuestras ideas o requerimientos sobre un determinado

tema. Es un método para hacerle saber receptor al del mensaje, lo que necesitamos

que sea realizado o informado.

85


Normas de la comunicación escrita.

A-Los signos de puntuación: Son elementos que permiten colocar límites entre las

ideas y para indicar las pausas para darle sentido a la lectura. La coma: Marca las

pausas en el escrito. Punto y seguido: Separa las frases y oraciones presentes en un

párrafo. Punto y aparte: Señala el final de un párrafo. Dos puntos: Sirven para hacer

las pausas que permiten desglosar o enumerar. Los puntos suspensivos: Permiten

indicar al lector que la lectura continua. El paréntesis: Se utiliza pata añadir

información complementaria o adicional a una frase. Signos de interrogación: Indican

las frases interrogativas de un texto. Signos de exclamación: Indican las frases

admirativas.

B- El párrafo: Es una unidad de redacción que se presenta en un texto y expresa una

idea desarrollando el significado de la misma. Todo texto se organiza en párrafos.

Cada párrafo contiene varias oraciones. El párrafo se usa La comunicación escrita

para cambiar de asunto en los textos.

C- Las páginas: Una página designa cada lado de un libro o cuaderno. Las páginas

más usadas, son las tamaño carta, estas son generalmente son elaboradas en papel

blanco y presentable. Los márgenes izquierdo y superior, deben ser de 4cm; los

derechos y posterior de 3 cm. Un documento contiene tres partes: el encabezamiento

del texto y el pie de página. La comunicación escrita Cada párrafo se inicia con letra

mayúscula y termina con punto y aparte.

Características de la comunicación escrita.

La comunicación escrita a diferencia de la oral, no está sometida a condiciones de

tiempo y lugar.

La comunicación escrita es reflexiva, organizada y lógica.

La lengua escrita sirve para la expresión del pensamiento.

Las letras, tildes y signos de puntuación, son elementos clave para la construcción

de un escrito.

El acto de leer y escribir, requiere de mucha concentración.

La comunicación escrita es una de las formas más usuales

que usa el ser humano para expresar palabras, ideas, sueños,

sentimientos (tristeza, alegría, enojo, agradecimiento, amor,

etc.), opiniones, argumentaciones entre otra mas

Tema: La comunicación escrita.

Investigue otras normas


86


Objetivos de la comunicación escrita.

Establecer una comunicación, en la que el mensaje pueda ser fijado en un soporte

y dure mucho tiempo.

Facilitar la difusión del mensaje.

Servir como una estrategia, que sea clara y precisa al momento de comunicar.

Ampliar la difusión del mensaje, mediante la reproducción y copia de los textos.

Otorgar al emisor la posibilidad de dirigir su mensaje a lugares remotos y

desconocidos. La comunicación escrita

Estructura

Se necesita para poder alcanzar la claridad, objetividad y concreción. Para que toda

información sea completa tiene que responder estas preguntas:

¿Qué? (el acontecimiento).

¿Quién? (la persona de la que habla la comunicación).

¿Cómo? (la forma en que se desarrollan los acontecimientos).

¿Dónde? (lugar de los hechos).

¿Cuándo? (tiempo).

¿Por qué? (explicación de causa).

Ahora vamos a practicar lo aprendido…

ACTIVIDAD:

Nuestras vidas están llenas de historias, algunas nos suceden a nosotros, otras les

pasan a otras personas, unas veces las historias han sucedido de verdad, otras veces

son inventadas. Pero siempre podemos contarlas, escucharlas, leerlas o escribirlas.

Pueden ser de muchos tipos, por ejemplo:

las historias que nos contamos entre los amigos

los cuentos que nos leían cuando éramos pequeños

las de los libros que cogemos en la biblioteca

las noticias que aparecen en los periódicos

las series de televisión

las películas que vemos en el cine…

La comunicación escrita es la escritura del registro que puede hacer una persona que habla de lo que

previamente ha ideado en palabras, y luego plasma esas ideas en un papel o en un teclado para hacerlo

llegar a un receptor o receptores determinados.

.

https://www.caracteristicas.co/tiempo/

87


¿Recuerdas alguna de estas historias? Ahora vamos a escribir de manera individual

algunas historias.

Historias que hemos oído:

Historias que hemos leído:

Historias que hemos visto:

Historias que hemos oído:



Tema IV

MANEJO DE LA AGENDA.

Dentro de las actividades de los profesionales del área administrativa (secretarias,

archivistas, asistentes) se destaca el manejo de las agendas, herramientas de trabajo

para organizar todo lo relacionado con las citas de los clientes.

El buen manejo de la agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave

en la organización y la productividad de tu oficina. Hay muchos aspectos del buen

manejo de agenda que todos los asistentes administrativos deben conocer.

Elaboración del taller, aplicando el tema aprendido.

La comunicación escrita, es verdaderamente importante seguir las reglas de gramática al realizar un escrito y tener en cuenta que tipo de público (lectores) van a leer el texto para así poder llevar el mensaje correcto y lograr que las personas lo entiendas a la perfección.

El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave en la organización y productividad de tu oficina. Hay muchos aspectos del

buen manejo de agenda que todos los asistentes

administrativos deben conocer.


88


Herramientas de trabajo para organizar todo lo relacionado con las citas de los

clientes.

Es necesario tener un estricto control de los clientes y visitantes que acuden a la

oficina en demanda de atención.

Gracias al avance de la tecnología está la agenda tradicional, agendas electrónicas

de bolsillo y computarizadas y electrónica acompañada de su respectivo lápiz

igualmente electrónico

Eso significa que es necesario tener un estricto control de los clientes y visitantes que

acuden a la oficina en demanda de atención. Debe existir un juego de agendas, para

jefe y secretaria. Cuando la secretaria trabaja para un grupo de profesionales, es

necesario llevar una agenda para cada uno.

Hasta hace algunos años sólo existía la agenda tradicional, cuya presentación es

ampliamente conocida por todos. Actualmente, gracias al avance de la tecnología,

existen agendas electrónicas de bolsillo y computarizadas, inclusive existe ya la

agenda electrónica acompañada de su respectivo lápiz igualmente electrónico.

Cualquiera que sea su presentación, en su esencia, la forma de llevarla no varía.

¿COMO MEJORAR LA ORGANIZACIÓN EN TU TRABAJO?: Al momento de

realizar nuestras actividades cotidianas principalmente el tiempo se pierde con el uso

constante de las redes sociales o el internet ya que existe una interrupción generada

de las tareas o labores a realizar, por lo que, en conclusión, obtendrá una inadecuada

administración del tiempo en nuestra vida.

ASPECTOS Y DISTRACTORES QUE AFECTAN LA PRODUCTIVIDAD DE TU

TIEMPO: Poseen la Habilidad de planificar, organizar y estructurar el tiempo referente

a las tareas y deberes

Tu tiempo: Son aquellas actividades que generalmente no tienen la necesidad de

desarrollarlas en un largo tiempo y no contribuyen a la productividad total, por lo que,

gastan el tiempo y no son adecuadas al momento de realizar una labor en la empresa

o en el trabajo.

EL MANEJO EFECTIVO DEL TIEMPO: Las ventajas que se obtienen en la buena

gestión y manejo del tiempo son muchas, pero las más importantes de resaltar son:

Aumentar el control

Menos estrés, más productividad

Tiempo libre

Tema: Manejo de la agenda

Elabore estrategias que usted considere.

89


Balance personal

Mejores oportunidades y conseguir los objetivos

Mas felicidad

LA COMUNICACIÓN ASERTIVA se basa en una actitud personal positiva a la hora

de relacionarse con los demás y consiste en expresar opiniones y valoraciones

evitando descalificaciones, reproches y enfrentamientos. Esto implica que la

comunicación asertiva es la vía adecuada para interactuar con las personas.

Actividad…

Vamos a conocernos según tu agenda.

1. Quién o quiénes usarán tus agendas (clientes, empleados, por ejemplo).

2. Qué tipo de agenda crees que refleja mejor tu personalidad o la de tu marca

3. Qué tipo de agenda es la más útil para quien la va a usar

4. Qué uso les darán a tus agendas

La importancia de hacer estas preguntas está darse una idea del perfil de las personas

y del contexto en que usan normalmente una agenda. Pues de otro modo se corre el

riesgo de que la agenda no los satisfaga, en términos de gusto o de necesidad.

LA COMUNICACIÓN EFICAZ

En un estudio de Crocker 1988, se estableció que el 80% de las horas de trabajo de

un directivo se concentra en la comunicación verbal. Toda empresa necesita hacerse

escuchar, sobre todo dentro de sus integrantes. La comunicación eficaz es una de las

habilidades directivas que debemos mencionar en particular y que podrá ayudarnos a

lograr nuestros objetivos dentro de nuestro equipo de trabajo.

Decimos que comunicarnos es transmitir una información, pensamiento, o sentir a una

o varias personas. La comunicación puede ser oral o escrita y a través de señales.

Pero más allá de esta definición…

¿Qué significa comunicación eficaz?

No es más que transmitir lo que queremos decir, pero a la vez provocar o influir en las

ideas o en la forma de actuar de los demás, la clave principal para establecer una

comunicación eficaz es saber que decir, como decirlo, a quien decirlo y cuando. De la

misma manera hacer coincidir nuestro lenguaje verbal con el no verbal.

Elabore un plan estratégico de eventos y determine cuáles son las comunicaciones internas y externas

que utilizaría.

https://definicion.mx/comunicacion/

https://definicion.mx/actitud/


90


Aplicación de canales de comunicación en los eventos empresariales

Cuando hablamos de eventos de empresa internos siempre hay una palabra que

acaba apareciendo, tanto en boca de la agencia como en boca del cliente: motivación.

La motivación de los empleados es dependiente de muchos factores como el ambiente

de trabajo, la retribución, la responsabilidad, la promoción interna, etc. Ante estas

situaciones, la actitud del empleado depende de un elemento vital, la información.

Los eventos corporativos, marketing de eventos o como se quiera denominar es uno

de los medios de comunicación con los empleados más eficaces y eficientes cuando

se busca cumplir ciertos objetivos.

Su característica más potente es el directo, permite comunicación cara a cara, en vivo,

con nuestro público. También es verdad que el hecho de ser en directo hace que su

coste por impacto sea alto, aunque su eficacia lo convierte en el medio de

comunicación idóneo.

El valor estratégico de la comunicación en la organización de eventos

La comunicación es un aspecto estratégico de las empresas, que, en los últimos años,

han tomado consciencia de su importancia y del verdadero papel que juega el contacto

con los medios y las políticas de comunicación interna dirigidas a involucrar a los

empleados.

Las empresas y organizaciones buscan de manera constante nuevas formas de

comunicar sus proyectos, novedades, estudios de interés, lanzamiento de

productos… Y cada vez es más habitual que recurran a la organización de

eventos como ferias, congresos, convenciones, etc. Para estar en contacto con sus

diferentes stakeholders y aportar un valor añadido a su marca.

La organización y producción de un evento es una forma muy eficaz de

comunicar unos mensajes previamente establecidos a nuestro público objetivo. Los

buenos resultados que están obteniendo las organizaciones han hecho que este tipo

de acciones cobren gran importancia y atraviesen en la actualidad uno de sus

momentos más “dulces”.

Organización de eventos. Canales comunicacionales, ensayo.

.

Los eventos son una herramienta de comunicación que nos permite acercarnos al público objetivo, pero

nunca debemos obviar que la marca va por delante del evento.

91


Los eventos corporativos como herramienta de comunicación

para las empresas. ... La mayoría de las veces se celebran eventos que ayudan a

reforzar la imagen de marca tanto de forma interna como externa. Pero es importante

que las empresas solo recurran al evento cuando tengan algo que comunicar.

La comunicación es una herramienta necesaria en cualquier relación entre humanos.

No solo es esencial para las comunicaciones personales, sino también para el

contexto profesional.

De personas a personas, de empresa a persona, de personas a empresas. La

comunicación, en todos los ámbitos, es cada vez más y más importante. Las

facilidades en la comunicación sirven como guía en los procesos estratégicos de

cualquier organismo.

Benefician, a su vez, la función integradora y constituye una potente arma de difusión

de la información en todos los ámbitos. En los eventos juega un papel muy importante

cuidar los procesos y las herramientas de comunicación externa e interna utilizadas,

tanto previa, durante, como posteriormente al evento.

Actividades de Auto – evaluación de la Unidad Didáctica IV:

1. ¿En qué consiste el manejo de la agenda?

2. ¿Cuáles son las estrategias para optimizar el tiempo?

3. Indique a qué se refiere el asertividad en la comunicación

4. ¿Qué es la comunicación eficaz?

5. ¿Cuáles son los canales de comunicación en los eventos?

No hay nada que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, porque éste va y

vuelve y aquél no. En una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede

recomenzar una vida

Es posible considerar que, en cada evento, la decoración, la puesta en escena, el catering o la música podrían ser

elementos fundamentales en la información que se busca transmitir y que implícitamente comunican la esencia de la

organización


92


Actividades de Evaluación de la Unidad Didáctica IV:

ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD DIDÁCTICA IV El docente subirá un caso de estudio a la plataforma


93


Unidad Didáctica V:

Título de la Unidad Didáctica: Gestión Documental

Introducción

La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y

prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados

en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar

el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y

asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando

principios de racionalización y economía.

Es un sistema de gestión documental (SGD), Los objetivos de un SGD son los

siguientes: coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación,

la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos. Custodiar

y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

Objetivo

Aplicar la gestión documental mediante los principios de ordenamiento y normativas

de conservación oportuna de los documentos físicos y digitales empleando el

mobiliario adecuado demostrando eficiencia.


Gestión documental

Tipos de archivos y documentos

Conservación de documentos

Materiales y mobiliario para archivo

GESTION

DOCUMENTAL


94


Actividades de Aprendizaje de la Unidad Didáctica V:

Actividad de Aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica V:

Tema I

GESTIÓN DOCUMENTAL.

Que el estudiante sea capaz de saber manejar un buen archivo tanto para el en su

casa como en el estudio u oficina y que depende del buen archivo para obtener el

menor resultado.

DEFINICIÓN: La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de

normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo,

recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información

desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los

que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más

valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es una serie de tecnologías, técnicas y normas, orientadas a

facilitar a las empresas, la administración y el flujo de documentos durante todo su

periodo de vida. Esto puede hacerse a través de técnicas manuales o mediante el uso

de tecnologías diseñadas para alcanzar tasas más altas en cuanto a eficiencia y

rendimiento, así como funcionalidad. Una de las principales características de un

sistema de gestión documental optimo es su capacidad para vincular toda la

información almacenada en bases de datos de otros sistemas como el caso de los

ERP's, con bibliotecas y documentos.

La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y

prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados

en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar

el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no ...

El estudiante será capaz de manejar un buen archivo tanto para él en su casa como en el estudio u oficina y que

depende del buen archivo para obtener el menor resultado

En este contenido encontraras información sobre la gestión documental, esto nos ayudará a tener un mejor

control de los documentos, para ordenar y proteger; cómo saber identificar cuando un archivo es

activo o archivo pasivo.

95


La necesidad de una gestión documental en empresas suele surgir cuando se alcanza

un punto crítico en el almacenamiento y producción, y aparece la necesidad de

recuperar y reutilizar documentos. La producción y archivado incontrolado de

documentos obligará a grandes esfuerzos futuros para localizar dicha documentación.

Si un documento no es fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se

traduce en una potencial pérdida de información y, sobre todo, de productividad.

Conceptos elementales en Gestión Documental

El dato es la unidad de información más básica. La información es la relación

combinada de datos que aportan significación.

Un documento es la información registrada en un soporte bajo una determinada forma.

Según la ISO: “Un documento es el conjunto formado por un soporte de información

y los datos registrados en el mismo, de forma generalmente permanente y legible por

el hombre o una máquina”.

La explotación de los datos es responsabilidad de los sistemas de gestión de la

información (SBDR, CMS, etc..), mientras que los documentos son explotados por los

sistemas de gestión documental. Un sistema de gestión documental también es un

sistema de gestión de la información, pero no tiene por qué cumplirse lo contrario.

La herencia de términos por parte de la lengua inglesa ha creado una cierta confusión

en las traducciones, de forma que:

Document: posee un contenido meramente informativo o cognitivo

Record: dispone un contenido probatorio o administrativo.

Archive: tiene un contenido con valor histórico.

En cualquier caso, el término documento para nosotros posee un valor amplio y

generalista, y depende del contexto en que lo usemos puede referirse a una u otra

situación (Document, Record o Archive).

Sin embargo, a menudo, un documento por si mismo, aun conteniendo información,

está desprovisto de significante ya que es necesario apoyarlo de otros documentos e

información: es cuando hablamos de Objeto Digital o la unidad de información mínima

en formato digital que se preservará con el fin de dotar de fiabilidad al documento

electrónico.

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia,

distribución, creación, autenticación.


96


Así la unidad a conservar no sólo es el documento en sí mismo sino las posibles

relaciones con otros documentos, contextos, productores, etc., en resumen, toda la

meta data que ayude a reforzar y definir los propios datos contenidos en el documento

y datar a este de veracidad.

Programa Gestión Documental: Un programa de gestión de documentos se

entiende como un proceso archivístico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo

manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad,

desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite,

utilización y conservación.

Importancia: Uno de los activos más importantes de una empresa son los “Archivos”,

éstos representan su memoria, guardan la historia y los hechos del pasado que

servirían para corroborar situaciones que se hayan realizado dentro de la

organización.

Importancia de la gestión documental para su empresa.

La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas

utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u organización. La misión

es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida.

La palabra archivo proviene del latín Archivium, lugar en él que se guardan de forma

ordenada documentos. Dentro de una empresa podemos decir que archivar es

resguardar de forma ordenada documentación útil, la cual se va a realizar de un modo

lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de

cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera.

«La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la

disposición de los documentos.»

Elabore un resumen sobre la gestión documental

Elaboración de un ensayo sobre la gestión documental en las empresas.

97




Tema II

TIPOS DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS.

Cada empresa o negocio tiene una forma particular de ordenar su información, y

estamos seguros que tu caso no se escapa de dicha afirmación. Sin embargo, son

muchos los errores que se pueden cometer por la falta de información o por

desconocimiento sobre los tipos de archivos que existen.

Para empezar, es importante saber que un archivo es un conjunto de documentos

ordenados de acuerdo con un criterio particular que supla las necesidades de la

empresa. De esta forma, tu archivo puede contener diversos métodos de clasificación

y conservación. Es por eso que existen tantos tipos de archivos como se requieran

para las necesidades particulares de cada negocio.

FISICOS: permite gestionar la ubicación física de los documentos que se desean

archivar, así como los datos asociados a los mismos, permitiendo su rápida

identificación, la fijación de períodos de conservación, el manejo de préstamos y la

definición de notificaciones sobre los documentos que se encuentren en los límites de

vigencia, entre otras funcionalidades.

Si quieres saber más sobre este tema,

te invito a seguir leyendo.


98


DIGITALES: En términos generales, en el ámbito de la Bibliotecología tradicional, se

habla de documento para referirse a cualquier unidad significativa de información que

haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior

recuperación. Cualquier soporte que permita, simultáneamente, multiplicar

ilimitadamente la consulta de la información en él registrada y postergarla

indefinidamente en el tiempo.

De acuerdo a la definición anterior, son documentos, por ejemplo, los libros, las

revistas y los artículos que en ellas se publican; las cartas, las facturas, y los informes

escritos de diverso tipo. Pero son documentos también los dibujos, los gráficos, las

fotografías, las películas, los videos y las distintas formas de sonido grabado como

discos, cintas, cartuchos o “cassetes”. Son documentos -unidades significativas de

información registrada- sin importar su forma mediática: texto, imagen fija, imagen en

movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se registra la información: papel,

cuero, cortezas, celulosa, acetato o cinta magnética. Son documentos impresos unos

y audiovisuales, los otros.

CLASIFICACION DE ARCHIVO

¿Cómo se pueden clasificar los archivos?

Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los

documentos se clasifican: por fondos, conjunto documental producido por una

institución o entidad. ... Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de cada

una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad

99


La clasificación

La clasificación archivística ha sido tradicionalmente considerada como una de las

operaciones archivísticas más importantes, desde el momento en que, al posibilitar el

orden, crea las condiciones necesarias para el cumplimiento de todas y cada una de

las funciones del archivo. Confundida lingüísticamente unas veces con la ordenación

y otras con la organización, en ocasiones con ambas, la clasificación representa la

esencia de la disciplina archivística en su conjunto.

En la clasificación reposan prácticamente la totalidad de técnicas, recursos e

instrumentos archivísticos, por ser el modo en que se organizan lógica y físicamente

los documentos y series documentales, cualquiera que sea su soporte, ya desde el

mismo instante de su producción en los archivos, instituciones públicas y privadas y

organismos.

Concepto

“La operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos

que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo”.

“La operación consistente en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo

mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de

acuerdo con los principios de procedencia, según el cual los fondos de archivos de

una misma procedencia no deben mezclarse con los de otra, y orden original o de

respeto a la estructura archivística, según el cual un fondo de archivo debe conservar

o recibir una clasificación que corresponda a las estructuras administrativas internas

del organismo que lo ha creado”. (J. R. Cruz Mundet).

Principios Fundamentales de Clasificación.

Según Margarita Parra Betancourt los principios fundamentales en el proceso de

archivar son: Clasificar, ordenar y archivar.

Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es

establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha

señalado.

Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.


100


Principios de ordenamiento:

La organización de los documentos por cualquier sistema que se elija, exige que la

persona responsable sepa archivarlos técnica y correctamente para su rápida y fácil

localización en el momento que se requieran. Los principios de ordenamiento del

archivo son: Alfabético, numérico y cronológico.

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,

proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las

actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los

documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la

asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del

archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos

de documentos. Pero, además, debe hacer posible la rápida localización de los

documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no

otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

Ordenamiento de documentos

Organización documental. - Conjunto de acciones orientadas a la: clasificación,

ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral

de los procesos archivísticos

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,

proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las

actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los

documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la

asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del

archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos

de documentos. Pero, además, debe hacer posible la rápida localización de los

documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no

otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física coherente a

los documentos, puesto que determina qué documento va primero y cuáles

después, es decir, este proceso une y relaciona las unidades documentales de una

serie, así como los tipos documentales que la conforman.

Valoración de los principios, aplique en los ejercicios sugeridos

101


Procedimiento para archivar

1. Inspeccionar: Es importante que todos los documentos sean examinados para

comprobar que tiene las iniciales de autorización para archivar, algunas empresas

utilizan sello.

2. Clasificar: Ordenar los documentos según nombre, clase o categoría para facilitar

su localización

3. Codificar: Escribir o indicar el nombre con el que se va a archivar el documento

4. Distribuir: se colocan los documentos en grupos que contengan el mismo asunto y

que comienzan por la misma letra

5. Guardar: se finaliza colocando los documentos en carpetas y luego se archivan.

Nomenclatura Para facilitar la comprensión de la norma, se utilizarán “elementos”.

Los nombres de los documentos se compondrán de elementos, cada uno de los cuales

tiene un significado, unas normas y una lista de valores posibles. Adicionalmente se

establecen una serie de reglas a aplicar de forma general en todos los documentos.

El nombre de todos los documentos se formará del siguiente modo: A continuación,

se define cada elemento, sus normas de aplicación y posibles valores.

Codificación: Realizar una codificación de los documentos es una tarea necesaria

para gestionar los distintos departamentos de la organización, los proyectos y los

servicios que ofrece. Además, dicha codificación de los documentos es muy

importante para la norma ISO 9001 2015. ... Es la norma más conocida e

implementada del mundo.

Normativa de Codificación: Ver en la Norma Técnica de Gestión Documental y

Archivo, cuando se haga referencia a la "Comisión de Gestión Documental y Archivo",

se entenderá que aquellas atribuciones y responsabilidades corresponden a la

"Secretaría General, o la Dirección de Gestión Documental y Archivo, o quien haga

sus veces. Dado por artículo 18 de Acuerdo Ministerial No. 1606, publicado en

Registro Oficial 776 de 15 de junio del 2016.

Elabore un cuadro sobre los tipos de archivos

Proceso de codificación ejercicios prácticos

Es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la

clasificación, ordenación y descripción de los documentos.


102



Tema III

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

Toda la documentación deberá estar debidamente guardada, evitando aquellos

elementos que puedan deteriorarla tales como la luz, el polvo, la humedad, etc. Si la

documentación está guardada en dispositivos digitales se deberán tener siempre

copias de seguridad (backup) para paliar posibles pérdidas.

Conservación de documentos: Hay documentación que únicamente usaremos

nosotros, por lo tanto, su gestión será únicamente nuestras, no obstante, la mayor

parte de la documentación deberá tener un control cuando un grupo de personas

(autorizadas) tienen acceso a ella, en ese caso, se deberá establecer un protocolo de

acceso. Lo ideal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de esa

forma, tendremos controlado qué se extrae, quién lo extrae, cuando lo extrae y cuando

lo deberá reponer.

Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los

materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas,

mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos.

Mediante el mantenimiento de archivos se puede añadir, duplicar, borrar, modificar y

consultar los datos en los archivos de la aplicación (clientes, facturas de compra o

venta, proveedores, etc.). El mantenimiento de archivos consta de dos ventanas: la

ventana de mantenimiento y la de detalle del registro.

Valoración documental: De acuerdo al Diccionario de Terminología Archivística, la

valoración documental se define como fase del tratamiento archivístico que consiste

en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series

documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o

eliminación total o parcial

Clasificación mediante carpetas elaboradas con material reciclado.

Casos de archivo: clasifique los documentos acordes a lo solicitado

Para que podamos mantener en óptimas condiciones el

archivo nuestro, será necesario tener en cuenta una

serie de elementos que pasaremos a detallar

103


Los documentos deberán conservarse necesariamente mientras tengan vigencia

administrativa y en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de

las personas y de los entes públicos, seleccionar las unidades documentales a

conservar de acuerdo con el método de muestreo propuesto para cada serie y las

estrategias planteadas por la Unidad Nacional de Archivo.

La gestión de archivos es un proceso que exige el uso de programas que faciliten la

administración de la información, entre ellos están las tablas de valoración documental

o TVD. por ello queremos explicarte cómo funcionan y qué beneficios pueden traer a

tu empresa.

Para llevar a cabo un correcto proceso de gestión documental, es necesaria la

implementación de herramientas que brinden apoyo al protocolo de revisión y

organización de la información de una empresa.

Parte de estas herramientas son los programas de gestión documental que facilitan la

clasificación y el manejo más óptimo de los archivos. Una de las más importante son

las Tablas de Valoración Documental, las cuales ayudan a llevar a cabo una revisión

objetiva de los documentos, con el fin de determinar su destino en el proceso

archivístico.

De igual modo hay que tener en cuenta que la normatividad exige el uso de

herramientas y programas, para garantizar la transparencia en el proceso de

administración. Es por esto que las tablas de valoración documental dan paso al

análisis y organización.

¿Qué son las TVD?

Son un programa de gestión documental cuyo objetivo se centra en la revisión y

planeación de información, con el fin de establecer de manera objetiva el destino de

los documentos en unos tiempos centrales de registro. Es decir, revisa, plantea y

Es importante llevar un control en la forma de archivar ya que así al momento de localizar algún documento expediente etc. sea más fácil, eficaz y

eficiente nuestro trabajo

Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de documentos. Puede ser preventiva o de

intervención directa

http://atsgestion.net/

http://www.archivogeneral.gov.co/Gestion-Atencion-Ciudadano/TRD-y-TVD


104


evalúa la importancia de cada documento, para determinar su permanencia dentro de

los archivos de la empresa.

En sí, recopila el listado de las series documentales, asignando tiempos de

permanencia.

¿Qué ventajas proporciona la aplicación de las TVD?

Estos programas permiten determinar, en el área archivística, la disposición de la

acumulación documental, con el fin de verificar por conceptos primarios o secundarios,

la necesidad de mantener o no, ciertos documentos o información.

El expurgo de documentos es una de las partes finales de la gestión documental; una

de las actividades que la mayoría de empresas deben de externalizar porque

difícilmente disponen de la estructura y del material técnico necesario para llevarla a

cabo. La gestión de archivos se divide en digitalización de

documentos, planos, microfilms y fotos.

La destrucción de documentos cada vez tiene una mayor importancia en las

empresas, tanto para no poner en riesgo la seguridad de los datos confidenciales de

terceras personas, como para cumplir con el Reglamento General de Protección de

Datos (RGPD).

Dicho esto, es probable que en los últimos hayas oído hablar del expurgo de

documentos, un término que se utiliza para hablar de la destrucción de documentos

certificada, por lo que no debe cundir el pánico. Para entenderlo mejor, podríamos

decir que expurgo es sinónimo de destrucción.

El control y evaluación de la estrategia es una de las gestiones finales en cualquier

proceso de planeación. Se trata de un proceso de verificación de pasos y resultados.

Tema: Conservación de documentos.

Te interesa: Comenta ¿Por qué una máquina destructora de papel en la oficina no garantiza el cumplimiento del RGPD?

A partir de la normativa elabore un reglamento para la conservación de documento de la empresa.

Elabore una maqueta en la que se explique el proceso de gestión documental.

https://www.gureakmarketing.com/es/empresas-bpo-externalizacion-servicios/gestion-tratamiento-documental

https://www.gureakmarketing.com/es/empresas-bpo-externalizacion-servicios/gestion-tratamiento-documental/digitalizacion-digitalizar-documentos

https://www.gureakmarketing.com/es/empresas-bpo-externalizacion-servicios/gestion-tratamiento-documental/digitalizacion-digitalizar-documentos

http://www.dataeraser.es/

https://dataeraser.es/blog/por-que-una-maquina-destructora-de-papel-en-la-oficina-garantiza-el-cumplimiento-del-rgpd/

https://dataeraser.es/blog/por-que-una-maquina-destructora-de-papel-en-la-oficina-garantiza-el-cumplimiento-del-rgpd/

105




Tema IV

MATERIALES DE ARCHIVO

Hace referencia al conjunto de muebles con que se equipan un determinado espacio,

sirviendo para las actividades normales de cualquier empresa, oficina o vivienda. El

conjunto de estos elementos se emplea para desempeñar distintas tareas como

pueden ser trabajar, descansar o comer.

Mobiliario

Concepto: Hace referencia al conjunto de muebles con que se equipan un

determinado espacio, sirviendo para las actividades normales de cualquier empresa,

oficina o vivienda. El conjunto de estos elementos se emplea para desempeñar

distintas tareas como pueden ser trabajar, descansar o comer.

Conjunto de actividades Administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

Es importante llevar un control en la forma de archivar ya que así al momento de localizar algún documento expediente etc. sea más fácil, eficaz y

eficiente nuestro trabajo

Cree estrategias para mantener el archivo de la empresa. Exposición

Explique a través de un organizador gráfico el proceso de expurgo de datos. Seleccione los documentos que deben

expurgarse.

Iluminación, ergonomía, confort y el costo beneficio de cada mueble que será parte de la empresa, son factores

que merecen atención. A continuación, reunimos algunos consejos para seleccionar y comprar los

muebles de tu oficina

https://www.economiasimple.net/glosario/empresa


106


En este apartado se incluyen por ejemplo las sillas, mesas, estanterías, mostradores,

escritores, sillones u otro tipo de muebles. El concepto de mobiliario excluye toda

máquina o aparato, como por ejemplo los ordenadores, teléfonos o electrodomésticos

Definición: Son todos los elementos físicos destinados a la conservación de la

documentación en la empresa, La palabra mobiliario procede del francés mobiliaire.

Historia: La historia del mobiliario se inicia con el cambio de costumbres del ser

humano, al transformarse de nómada cazador en agricultor sedentario.

Evidencias de mobiliario de la antigüedad, que han perdurado, se encuentran en

pinturas murales y bajorrelieves del Antiguo Egipto del tercer milenio antes de Cristo.

Entre los mobiliarios más antiguos recuperado del Antiguo Egipto se citan una cama

descubierta en una tumba de Tarjan, un conjunto de objetos mobiliarios en la tumba

de la reina Hetepheres, de ca. 2600 a. C., o una banqueta de ca. 1550 a. C., en Tebas.

La tumba de Tutankamon, ca. 1325 a. C., contenía multitud de enseres entre los que

se encontraban algunos muebles aceptablemente conservados.

La alfombra más antigua que ha perdurado, la alfombra de Pazyryk, fue encontrada,

congelada, en una tumba de Siberia y ha sido datada entre los siglos VI y III a. C.

No hay dudas de que el mobiliario es uno de los elementos más importantes con los

que una persona debe contar para vivir cómodamente. Se puede decir que desde

los siglos XVII y XVIII el mobiliario comenzó a convertirse en una parte importante de

los ambientes ya que con el rococó los muebles de la realeza francesa dejaron de ser

toscos y simples para convertirse en verdaderas obras de arte y lujo. De todos modos,

el mobiliario existió para el ser humano desde siempre y en muchos casos estuvo

asociado con el poder si pertenecía a determinadas clases sociales.

Mobiliario horizontal: Los archivos horizontales son parte infaltable dentro de un

sistema de oficina siendo una perfecta opción para organizar una gran cantidad de

documentos en espacios reducidos, debido a su posibilidad de colocar varios de estos

Tema: Materiales de archivo.

Elabore una línea de tiempo sobre la historia del mobiliario

Elabora un archivador con material reciclable

Elabore un organizador de empleabilidad de mobiliario acorde al tipo y cantidad de documentos.

https://www.ecured.cu/Antiguo_Egipto

https://www.ecured.cu/Cristo

https://www.ecured.cu/Tutankamon

https://www.ecured.cu/Alfombra

https://www.ecured.cu/Siberia

https://www.ecured.cu/Siglos_XVII

107


de manera consecutiva, permite acomodar los archivos a su criterio, tiene forma de

escritorio, utiliza carpetas colgantes, es de poca capacidad

Mobiliario vertical: El archivo vertical es una colección actualizada de folletos,

recortes, ilustraciones, volantes, avisos y otros recursos, sobre un tema en particular,

pero que puede enriquecer el servicio bibliotecario a la comunidad.

Mobiliario abanico: Es muy probable que en tu espacio de trabajo hayas proyectado

tener alguna sala de formación donde se desarrollen diversas actividades

académicas.

Cada vez es más habitual en las empresas, realizar sesiones y cursos de reciclaje

para los profesionales, lo que hace imprescindible incluir este tipo de áreas adaptadas

a tal actividad en la oficina.

Mobiliario giratorio: Flexibles, lo que favorece el trabajo de varias personas en las

columnas giratorias, ya que cada una puede manejar independientemente el piso que

precise.

Se pueden colocar en cualquier lugar de la estancia, aunque ahorran espacio

especialmente en esquinas o entre dos puestos de trabajo.

El trabajo de oficina presenta riesgos específicos. Sus consecuencias abarcan

aspectos tan diferentes como los trastornos músculo-esqueléticos (dolor de cuello y

espalda, por ejemplo), la fatiga visual y el dolor de cabeza, la irritación de los ojos, el

disconfort térmico, la monotonía, falta de motivación o el estrés.

Función Asistencial: Es indispensable que la persona que desee desempeñarse

como secretarios se preocupen por alcanzar un excelente nivel académico en áreas

como lenguaje, comunicación, idiomas, redacción y administración de documentos,

transcripción de dictado, además de la preparación académica es necesario hacer

énfasis en la vigencia del compromiso con la propia formación integral como ser

humano.

El concepto de mobiliario excluye toda máquina o aparato, como por ejemplo los ordenadores, teléfonos o electrodomésticos


108


Hay que complementar los conocimientos adquiridos, esforzándose por cultivar y

desarrollar cualidades y habilidades personales, las cuales podemos clasificar en:

intelectuales, morales, sociales y físicas.

El Control del Tiempo: Hacer más en menos tiempo requiere dos factores

organización y autodisciplina. Es necesario aprender a hacer que cada minuto de la

vida cuente, despojándose de esos malos habito que devoran el tiempo y que se

adquieren sin darse cuenta.

Definiciones prácticas de oficina: Cuando se piensa en una oficina generalmente

se imagina un salón destinado al trabajo, dotada de una serie de utensilios y

herramientas mecanográfica, de cálculo y archivo, entre otros.

No obstante, existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la

función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto, así mismo en un

extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta

que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que

trabajan en el mismo espacio.

Importancia: La palabra secretaria(o) se deriva del latín secretum, que significa

secreto, discreción en todas sus actividades. Actualmente, la palabra evoca un mundo

extraordinario de actividades y personas; ahora se refiere a una persona que redacta

todo tipo de documentos, maneja la computadora, la máquina de escribir, fax, la

fotocopiadora, contesta teléfonos, prepara actas, archiva documentos, organiza la

agenda del jefe, etc. Ser secretaria(o) es una profesión más que un oficio, es un cargo

muy importante, desde luego, existen diversos grados y niveles con diferentes

atribuciones y responsabilidades.

Objetivo: Propiciar los espacios para que el estudiante potencialice sus habilidades y

competencias favoreciendo y fortaleciendo su proceso de aprendizaje

Necesidades de la oficina del futuro: ¿Cuáles son las necesidades actuales con las

necesidades de la oficina del futuro? La oficina es el lugar de la empresa donde la

información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la

administración. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la

empresa sean más efectivas. Una oficina es generalmente un salón destinado al

trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función

y cuántas personas trabajarán dentro de la empresa.

Investigue y realice un informe en base a lo estudiado sobre la función asistencial.

https://www.monografias.com/docs/necesidades-de-la-oficina-del-futuro-PK9S9TFCDU2Y

109


¿Cómo mejorar la concentración en la oficina?

Aprender a concentrarse y huir de las distracciones del entorno, no es fácil y no

depende únicamente de las interrupciones propiciadas por los compañeros. En

muchas ocasiones, concentrarse es ofrecer un respiro al cerebro para que éste piense

mejor y se pueda centrar en una actividad.

Por eso, aquí presentamos tres soluciones en el espacio de trabajo que ponen el foco

en aumentar la atención

Sea prudente: ¿Qué temas debe evitar en la oficina?

La oficina es uno de los sitios donde más cuidado se debe tener con lo que se habla,

porque no todas las personas reciben la información de la misma forma. Hay temas

que es mejor evitar.

Permanecer durante ocho horas o más en la oficina compartiendo con las mismas

personas hace que los vínculos con los compañeros se fortalezcan, se

incrementen los niveles de confianza y, como resultado, terminen hablando de todo

tipo de temas, desde personales hasta profesionales, incluidos aquellos que no son

muy convenientes.

El lugar de trabajo puede ser un espacio difícil para operar desde una perspectiva

social. Siempre quieres ser amigable, pero hay ciertos temas que son inapropiados

para la oficina. A veces, sin ni siquiera saberlo, podrías decirles cosas a tus

compañeros que pueden ser consideradas inapropiadas o discriminatorias.

Actividades de Auto – evaluación de la Unidad Didáctica V:

El estudiante tendrá amplio conocimiento que, el mobiliario para las oficinas de hoy en día tiende a ser

igual de flexible que la distribución del espacio. Son muy populares los módulos de trabajo, en los cuales se

integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor

Merece la pena hacer un esfuerzo para ponerlo todo en orden porque lo vamos agradecer en un

momento determinado seguro.

https://www.dinero.com/noticias/relaciones-laborales/4709


110


1. ¿Indique cuáles son los tipos de archivos?

2. ¿Indique de que se trata los principios de ordenamiento?

3. Indique qué es conservación de documentos.

4. ¿Realice un resumen de la historia del mobiliario?

5. ¿Qué son las prácticas de oficina e indique sus objetivos?

6. A partir de la normativa elabore un reglamento para la conservación de documento

de la empresa

Actividades de Evaluación de la Unidad Didáctica V:

Evaluación Segundo Parcial

Evaluación Final

Esta se realizará en base al Proyecto Integrador, mismo que ha sido desarrollado

por los estudiantes durante el semestre y es presentado en forma oral y escrita.

ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD DIDÁCTICA V El docente subirá un caso de estudio a la plataforma


ATENCIÓN: EVALUACIÓN SEGUNDO PARCIAL Se efectuará la evaluación correspondiente al segundo parcial, comprenderá sobre todos los temas estudiados

en las unidades IV y V.

111


BIBLIOGRAFÍA

Castell De Dueñas , B. (s.f.). Curso Básico de práctica de archivo (3era ed.). Colombia:

Edit. Mc. Graw Hill.

Martinez, A. (s.f.). Taller didáctico secretarial (1ra ed.). Colombia: Colección Futura.

Silva Gonzalez, M. (2011). Manual de gestión documental. México.

Valdiviezo Gonzaga, S. (s.f.). Gestión de procesos (1ra ed.). Colección Futura .

Lic. Jazmín Mabel Mendieta S. Mgs.

Documents

Transcript of Lic. Jazmín Mabel Mendieta S. Mgs.