Lic. Jazmín Mabel Mendieta S. Mgs.instipp.edu.ec/instipp/assets/pdf/guias/secretariado/SE... ·...

1

Lic. Jazmín Mabel Mendieta Sotambo Mgs.

Asignatura: Pácticas de Oficina y

Gestión Comercial

Docente: Lic. Jazmín Mabel Mendieta S. Mgs.

Semestre: Cuarto

Prácticas de oficina y gestión comercial

2


G U I A D E E S T U D I O S

CARRERA: Tecnología Superior en Secretariado Ejecutivo

NIVEL: Tecnológico

ASIGNATURA: Prácticas de Oficina y Gestión Comercial

CÓDIGO DE ASIGNATURA: SE-S4-POGC

PRE REQUISITO: SE-S3-GEDO, SE-S3-ACCS

CO REQUISITO: SE-S4-MASE

TOTAL DE HORAS: 207

Componente docencia: 90

Componente de prácticas de aprendizaje: 72

Componente de aprendizaje autónomo: 45

NIVEL: Cuarto

PERIODO ACADÉMICO: junio 2020 – noviembre 2020

MODALIDAD: Presencial

DOCENTE RESPONSABLE: Lic. Jazmín Mabel Mendieta Sotambo Mgs.

Copyright©2020 Instituto Superior Tecnológico Ismael Pérez Pazmiño. All rights reserved.

3


ÍNDICE

PRESENTACIÓN 4

SYLLABUS DE LA ASIGNATURA 5

ORIENTACIONES PARA EL USO DE LA GUÍA DE ESTUDIO 17

DESARROLLO DE ACTIVIDADES 19

UNIDAD DIDÁCTICA I: 19

Rol profesional en secretariado ejecutivo en la empresa moderna

UNIDAD DIDÁCTICA II: 42

Aspecto personal y profesional

UNIDAD DIDÁCTICA III: 65

Comunicación en la empresa

UNIDAD DIDÁCTICA IV: 88

Gestión del trabajo secretarial

UNIDAD DIDÁCTICA V: 109

Gestión de archivos

BIBLIOGRAFÍA 129


4


PRESENTACIÓN

La presente guía tiene como finalidad ofrecer a los estudiantes un instrumento de

orientación práctica, presentando en sus distintas secuencias los aspectos que hay

que considerar y utilizando un lenguaje directo, para atender a las necesidades de los

alumnos de esta Institución, además propone lineamientos y directrices a seguir en

esta asignatura y/o potenciar su aprendizaje, usando la propiedad intelectual (P.I.)

como eje central.

Esta guía didáctica consta del Syllabus de la asignatura, plan calendario, desarrollo

de las unidades y cada una de ellas contendrá: Introducción, objetivos, sustento

teórico, actividades a desarrollar (talleres, tareas, investigaciones, criterios, etc.),

autoevaluación y evaluación de cada unidad.

Por consiguiente, la asignatura Prácticas de Oficina y Gestión Comercial, pretende

impartir conocimientos al estudiante, con el propósito de buscar en ellos el desarrollo

de habilidades y destrezas como consta de elementos básicos que le situaran en el

proceso, como son: la teoría del secretariado desde su evolución hasta la actualidad,

en todos los roles competentes a la profesión, esto incluye simulaciones siendo las

prácticas “paso a paso” descargables (PDF), además los procesos de gestión en la

empresa, ¡está ante el documento idóneo!. Dominará las labores de administración

empresarial capacitándole profesionalmente para realizar múltiples tareas tales como:

atención telefónica, atención personalizada, manejo de la agenda, manejo de eventos,

etc. así mismo, se realizará mediante explicaciones audiovisuales, test o foros,

durante el desarrollo del semestre, el estudiante irá asimilando el contenido teórico de

las sesiones de estudio, encontrándose en cada actividad una serie de ejercicios

prácticos, cuestionarios y evaluaciones que pondrán a prueba lo aprendido y servirán

para afianzar los conocimientos adquiridos, pero es necesario interactuar.

En consideración a la importancia de esta asignatura, cuyo problema al resolver es

¿Cómo aplicar eficientemente técnicas de agilitar los procesos administrativos de la

organización con estrategias asertivas para un desempeño eficiente?

A partir de esta problemática el objeto de estudio principal del perfil profesional en

secretariado y los procedimientos secretariales, es la optimización de brindar un

servicio eficiente a la comunidad en general.

El objetivo general está enfocado en Caracterizar adecuadamente las prácticas de

oficina y la gestión comercial, mediante la aplicación de técnicas y herramientas que

permitan el desenvolvimiento en el rol protagónico como profesionales con

responsabilidad.

5


SÍLABO DE ASIGNATURA

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO

ISMAEL PÉREZ PAZMIÑO

SYLLABUS DE LA ASIGNATURA

I. DATOS INFORMATIVOS

NOMBRE DE LA CARRERA: Tecnología Superior en Secretariado Ejecutivo

ESTADO DE LA CARRERA: Vigente

NIVEL: Tecnológico

TIPO DE CARRERA: Tradicional

NOMBRE DE LA SIGNATURA: Práctica de Oficina y Gestión Comercial

CÓD. ASIGNATURA: SE-S4-POGC

PRE – REQUISITO: SE-S3-GEDO, SE-S3-ACCS

CO – REQUISITO: SE-S4-MASE

TOTAL, HORAS: 207

C. docencia: 90

C. práctico: 72

C. autónomo: 45

SEMESTRE: Cuarto

PERIODO ACADÉMICO: Mayo-noviembre 2020

MODALIDAD: Presencial

DOCENTE RESPONSABLE: Lic. Jazmín Mabel Mendieta Sotambo Mgs

II. FUNDAMENTACIÓN

Cuando se piensa en una oficina generalmente se imagina un salón destinado al

trabajo, dotada de una serie de utensilios y herramientas mecanográfica, de cálculo y

archivo, entre otros. No obstante, existen muchas formas de distribuir el espacio en

una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto,

así mismo en un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina

grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de

personas que trabajan en el mismo espacio.

La práctica Profesional se adoptó como una de las estrategias de modernización y

que en todos los nuevos planes de estudio está incluida al menos a nivel de electiva

profesional, combina las metas de formación con los objetivos de permear los

procesos sociales que buscan mejorar la calidad de vida de la población, el desarrollo

y bienestar de la sociedad.

La asignatura, se sustenta en los Objetivos del Plan Toda una Vida, y en segundo

orden a los Planes de Desarrollo y ordenamiento Territorial (PD Y OT), tomando como


6


referencia los núcleos potenciadores como es: “hábitat sustentable” y “economía

social y solidaria”, en la cual se pertenece al eje de la profesión de la carrera de

Secretariado Ejecutivo y se relacionan con la vital importancia para agilizar los

procesos administrativos de toda organización.

Cabe destacar, que durante la ejecución de los procesos administrativos se da una

pauta a solucionar un problema evidente en la necesidad de brindar un servicio

eficiente a la comunidad en general, considerando el objeto de estudio principal del

perfil profesional en secretariado y los procedimientos secretariales, cumpliendo de

esta manera el objetivo general enfocado en Caracterizar adecuadamente las

prácticas de oficina y la gestión comercial, mediante la aplicación de técnicas y

herramientas que permitan el desenvolvimiento en el rol protagónico como

profesionales con responsabilidad.

III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Caracterizar el rol del profesional en secretariado ejecutivo en la empresa

moderna, mediante el estudio de la historia del secretariado y su formación

cultural para su desenvolvimiento con responsabilidad.

2. Caracterizar la importancia del aspecto personal y profesional mediante el

estudio de la definición y su impacto en la imagen personal y profesional del

secretariado ejecutivo demostrando pulcritud.

3. Caracterizar la comunicación en la empresa mediante el estudio de su

definición, destacando su importancia y clasificación para que optimice un

desenvolvimiento con eficiencia.

4. Reconocer la gestión del trabajo secretarial destacando el valor estratégico de

la comunicación que se utiliza en las empresas, optimizando el control del

tiempo en la atención personalizada con responsabilidad.

5. Aplicar la gestión documental mediante los principios de ordenamiento y

normativas de conservación oportuna de los documentos físicos y digitales

empleando el mobiliario adecuado demostrando eficiencia.

IV. CONTENIDOS

4.1 Sistema de conocimientos

Unidad I: Rol del profesional en secretariado ejecutivo en la empresa moderna

Unidad II: Aspecto personal y profesional del profesional en secretariado ejecutivo.

Unidad III: Comunicación en la empresa

Unidad IV: Gestión del trabajo secretarial

Unidad V: Gestión documental

7


4.2 Sistema de habilidades

Unidad I: Caracterizar el rol del profesional en secretariado ejecutivo en la

empresa moderna

Unidad II: Caracterizar la importancia del aspecto personal y profesional del

profesional en secretariado ejecutivo.

Unidad III: Caracterizar la comunicación en la empresa

Unidad IV: Reconocer la gestión del trabajo secretarial

Unidad V: Aplicar la gestión documental

4.3 Sistema General de Valores

Responsabilidad en el rol de las actividades secretariales

Eficiencia en la comunicación en la empresa

V. PLAN TEMÁTICO

DESARROLLO DEL PROCESO CON TIEMPO EN HORAS

TEMAS DE LA

ASIGNATURA C CP S CE T L E THP TI

TH

A

PARCIAL I

Rol del profesional en

secretariado ejecutivo en la

empresa moderna

8 6 6 8 2 30 8 38

Aspecto personal y

profesional del profesional

en secretariado ejecutivo.

6 6 7 7 2 28 8 36

Comunicación en la

empresa 7 6 6 8 2 29 8 37

PARCIAL II

Gestión del trabajo

secretarial 8 7 8 8 2 33 8 41

Gestión Documental 8 11 8 11 2 40 9 49

Examen Final 2 2 4 6

TOTAL, DE HORAS 37 36 35 42 12 162 45 20

7

Leyenda:

C- Conferencias

S- Seminarios

CP- Clases Prácticas

CE- Clase Encuentro


8


T-Taller

L- Laboratorio

E- Evaluación

THP- Total de horas presenciales

TI- Trabajo Independiente

THA- Total de Horas Asignatura.

VI. SISTEMAS DE CONOCIMIENTOS POR UNIDADES DIDÁCTICAS

Unidad I: Rol del profesional en secretariado ejecutivo en la empresa moderna

Objetivo: Caracterizar el rol del profesional en secretariado ejecutivo en la empresa

moderna, mediante el estudio de la historia del secretariado y su formación cultural

para su desenvolvimiento con responsabilidad.

Sistema de conocimientos

Sistema de habilidades Sistema de

Valores

El secretariado ejecutivo. Formación cultural del profesional. El Perfil Profesional. Funciones administrativas.

Tipología del Secretario Ejecutivo.

Cualidades personales y profesionales. El equipo jefe-secretaria.

Las relaciones interpersonales.

Atención efectiva.

Caracterizar el origen, evolución, etimología y su impacto en el proceso de formación del secretariado ejecutivo.

Reconocer las funciones administrativas en los diferentes ámbitos.

Establecer diferencias ente los tipos de secretariado ejecutivo

Reconocer las cualidades personales y profesionales importantes para el desenvolvimiento de la secretaria ejecutiva Establecer las ventajas y desventajas del equipo jefe secretaria Analizar el impacto en las relaciones personales dentro de la empresa

Describir las estrategias e importancia de la atención efectiva

Responsabilidad en el rol de las actividades secretariales Eficiencia en las funciones administrativas

9


Unidad II: Aspecto personal y profesional del profesional en secretariado ejecutivo.

Objetivo: Caracterizar la importancia del aspecto personal y profesional mediante el

estudio de la definición y su impacto en la imagen personal y profesional del

secretariado ejecutivo demostrando pulcritud.

Sistema de

conocimientos Sistema de habilidades

Sistema de

Valores

El secretariado

ejecutivo.

Formación cultural del

profesional.

El Perfil Profesional.

Funciones

administrativas.

Tipología del Secretario

Ejecutivo.

Cualidades personales

y profesionales.

El equipo jefe-

secretaria.

Las relaciones

interpersonales.

Atención efectiva.

Introducción a la

Imagen Personal.

Las diferentes

perspectivas de la

imagen y áreas de

influencia en la

apariencia.

Caracterizar el origen, evolución,

etimología y su impacto en el

proceso de formación del

secretariado ejecutivo.

Reconocer las funciones

administrativas en los diferentes

ámbitos.

Establecer diferencias ente los

tipos de secretariado ejecutivo

Reconocer las cualidades

personales y profesionales

importantes para el

desenvolvimiento de la secretaria

ejecutiva

Establecer las ventajas y

desventajas del equipo jefe

secretaria

Analizar el impacto en las

relaciones personales dentro de la

empresa

Describir las estrategias e

importancia de la atención

efectiva

Caracterizar la imagen personal y

las diferentes perspectivas

Responsabilidad

en el rol de las

actividades

secretariales

Eficiencia en las

funciones

administrativas

Eficiencia en la

imagen personal y

profesional del

profesional en

secretariado

ejecutivo


10


Presencia profesional

y aspectos físicos.

El vestuario,

maquillaje y

accesorios en la

imagen personal.

Etiqueta en el hombre

y la mujer.

Modales y lenguaje

corporal

La importancia de la

salud en la imagen

personal.

Identificar criterios acerca de la

imagen personal y profesional,

con ensayos cortos.

Aplicar la etiqueta con la

elaboración de un dossier

Demostrar los buenos modales y

lenguaje corporal con técnicas

comunicativas de la empresa

Establecer la importancia de la

salud en la imagen personal para

un eficiente desempeño laboral

Responsabilidad en

las diferentes

perspectivas a

través de la imagen

que ofrecemos al

exterior

Unidad III: Comunicación en la empresa

Objetivo: Caracterizar la comunicación en la empresa mediante el estudio de su

definición, destacando su importancia y clasificación para que optimice un

desenvolvimiento con eficiencia.

Sistema de


Sistema de

Valores

Comunicación Verbal

y No Verbal.

Las relaciones

interpersonales,

públicas y la

educación social.

Las claves del éxito en

la búsqueda del primer

empleo.

Caracterizar los elementos de

comunicación con ensayos y

actividades

Caracterizar las generalidades

con la conceptualización de

teorías, origen y evolución de las

relaciones públicas

Describir paso a paso las

estrategias en la búsqueda del

primer empleo

Eficiencia en la

comunicación y las

relaciones

interpersonales

Responsabilidad en

todo el proceso en la

búsqueda de su

primer empleo

11


Sistema de


Sistema de

Valores

Algunas premisas

para abordar la

correcta

comunicación.

Herramientas

tecnológicas y

Networking.

Caracterizar la importancia de la

utilización de herramientas

tecnológicas de forma apropiada,

que permitan una comunicación

efectiva en todos los niveles.

Unidad IV: Gestión del trabajo secretarial

Objetivo: Reconocer la gestión del trabajo secretarial destacando el valor estratégico

de la comunicación que se utiliza en las empresas, optimizando el control del tiempo

en la atención personalizada con responsabilidad.

Sistema de

conocimientos Sistema de habilidades Sistema de Valores

Comunicación

Canales y tipos

Atención telefónica- la

voz de la empresa.

Comunicación Escrita

Manejo de agenda

Control efectivo del

tiempo

Asertividad-

comunicación eficaz.

Establecer la importancia de los

procesos comunicativos

empresarial.

Fundamentar la importancia en la

atención telefónica

Elaborar documentos aplicando la

normatividad en la redacción

Describir el uso eficaz de

herramientas como agenda,

teléfono, control del tiempo.

Eficiencia en la gestión

del trabajo

empresarial.

Responsabilidad en el

manejo de la agenda


12


Unidad V: Gestión Documental

Objetivo: Aplicar la gestión documental mediante los principios de ordenamiento y

normativas de conservación oportuna de los documentos físicos y digitales empleando

el mobiliario adecuado demostrando eficiencia.

Sistema de conocimientos Sistema de habilidades Sistema de

Valores

Gestión Documental.

Tipos de archivos y

documentos.

Clasificación de archivos.

Principios de Ordenamiento.

Procedimiento para archivar.

Conservación de documentos.

Valoración y selección y

expurgo de documentos.

Materiales y mobiliario para

archivo.

Destacar la importancia de

la gestión documental en

los procesos

administrativos.

Identificar los documentos

del archivo acorde a la

cantidad y tipo.

Aplicar normas de

conservación y valoración

de documentos

Identificar los materiales y

mobiliarios adecuados para

la clasificación del archivo

Eficiencia en el

procedimiento de

la gestión

documental.

Responsabilidad

en la organización

de archivos,

materiales y

mobiliarios.

VII. ORIENTACIONES METODOLÓGICAS Y DE ORGANIZACIÓN DE LA

ASIGNATURA.

Los estudiantes se organizarán en grupos para realizar un proyecto integrador de

investigación con la unificación de todas las asignaturas del semestre, aplicando las

categorías de investigación relacionadas a una problemática de la carrera Tecnología

Superior en Secretariado Ejecutivo.

Las tareas y foros serán enviadas por el entorno virtual AMAUTA, cada semana para

aplicar e investigar los contenidos científicos desarrollados en el proceso de

interaprendizaje, contribuyendo con la conservación del medio mediante el ahorro de

papel.

Las clases se desarrollarán en cuatro unidades, estimulando la participación activa de

los estudiantes mediante el desarrollo de talleres, seminarios y trabajos investigativos,

en forma grupal e individual.

13


Para el desarrollo de la asignatura los estudiantes tienen el apoyo en la Guía de

Estudios del INSTIPP, mismo que se ejecutará en forma teórica-práctica.

En el proceso y al finalizar el semestre entregarán los estudiantes un portafolio

elaborado de cada clase encuentro; donde se reflejan los datos personales,

expectativas de la asignatura, índice, contenidos científicos, habilidades, talleres,

tareas, investigaciones, glosarios, evaluaciones, ensayos, exposiciones y aporte

personal de cada clase.

Los métodos que se aplican son: inductivo-deductivo, analógico, comparativo,

observación directa e indirecta, heurístico, expositivo crítico, problémico, porque

inducen al estudiante a resolver problemas reales relacionadas a las temáticas y cada

vez se inducen en ejercicios de su desempeño profesional.

Las técnicas se ejecutarán paulatinamente desde las sencillas a las más complejas:

lectura comentada, interrogatorio, SDA, PNI, rejilla, taller pedagógico, debate, panel,

seminario, mesa redonda, foro, simposio y preguntas y respuestas.

Las estrategias didácticas que se emplean son de personalización y metacognición;

la primera permite el desarrollo del pensamiento crítico, calidad procesal para alcanzar

independencia, fluidez de ideas, logicidad, productividad, originalidad y flexibilidad de

pensamiento y creatividad para la producción de ideas nuevas; y la segunda genera

conciencia mental y regulación del pensamiento propio, incluyendo la actividad mental

de los tipos cognitivo, afectivo y psicomotor, procesos ejecutivos de orden superior

que se utilizan en la planeación de lo que se hará, en el monitoreo de lo que está

llevando a cabo y en la evaluación de lo realizado.

VIII. RECURSOS DIDÁCTICOS

Básicos: marcadores, borrador, pizarra de tiza líquida.

Audiovisuales: Computador, proyector, parlante, laboratorio de computación.

Técnicos: Documentos de apoyo, internet, separatas, texto básico, guías didácticas,

páginas web, tesis, entre otros.

IX. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA

El sistema de evaluación será sistemático, participativo y permanente con el objetivo

de adquirir las habilidades y destrezas cognitivas e investigativas que garanticen la

calidad e integridad de la formación profesional y la valoración integral de los

aprendizajes.

Para la respectiva evaluación se valorará la gestión de aprendizaje propuestos por el

docente y con la interacción directa y colaborativa de los estudiantes, la gestión de la

práctica y experimentación de los estudiantes, y la gestión de aprendizaje que los

estudiantes propondrán mediante la investigación que se verá evidenciado en el

trabajo autónomo.


14


Se tomó como referencia el Reglamento del Sistema Interno de Evaluación Estudiantil

para proceder a evaluar la asignatura de Práctica de oficina y gestión comercial, de

esta manera se toma como criterio de evaluación la valoración de conocimientos

adquiridos y destrezas evidenciadas dentro del aula de clases en cada una de las

evaluaciones aplicadas a los estudiantes, demostrando por medio de éstas que está

apto para el desenvolvimiento profesional.

Por ello desde el primer día de clases, se presentará las unidades didácticas y los

criterios de evaluación del proyecto final, evidenciado en el silabo y plan calendario

entregado a los estudiantes. Además, se determinará el objeto de estudio, que en este

caso es racionalizar la gestión de las normas técnicas secretariales y cada uno de los

puntos que ésta conlleva para su aprobación.

Se explica a los estudiantes que el semestre se compone de dos parciales con una

duración de diez semanas de clases cada una, en cada parcial se evaluará sobre

cinco puntos las actividades diarias de las clases: trabajos autónomos, trabajos de

investigación, actuaciones en clases, estudio de casos, ejercicios prácticos y talleres;

sobre dos puntos un examen de parcial que se tomará en la semana nueve y semana

dieciocho. De esta manera cada parcial tendrá una nota total de siete puntos como

máximo.

El sistema de evaluación será sistemático y participativo. Se negociará con los

estudiantes los indicadores de la evaluación colectiva, tanto para ellos como para el

profesor, se tomarán los siguientes indicadores:

INDICADORES DE EVALUACIÓN PONDERACIÓN

Talleres 10,00

Actividades extraclase 10,00

Actividades intraclase 10,00

Exposiciones 10,00

Debates 10,00

Portafolio 10,00

Evaluaciones de unidades 10,00

Promedio 5,00

Evaluación parcial 2,00

Total 7,00

Sustentación del proyecto de vinculación 3,00

Total 10,00

El examen final estará representado por un proyecto integrador de asignaturas en

donde cuyo tema es: “Reorganización documental de los procedimientos secretariales

en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de El Oro, año 2020”, y tiene una

valoración de tres puntos. Por consiguiente, el alumno podrá obtener una nota total

de diez puntos como máximo.

15


Por tal motivo, la asignatura Práctica de oficina y gestión comercial, contribuirá en el

proyecto integrador mediante la aplicación de los procedimientos secretariales, del

proyecto de investigación realizada en la empresa.

Los parámetros de evaluación de la presente del proyecto o actividad de vinculación

de la asignatura son los siguientes:

Parámetros Generales:

- Dominio de contenidos 0.50

- Redacción y Coherencia del articulo científico 0.50

- Presentación Personal 0.25

TOTAL 1,25

Parámetros Específicos:

- Descripción de las actividades secretariales 0,50

- Aplicación de etiqueta y protocolo 0,50

- Aplicación de buenos modales 0,75

TOTAL 1,75

TOTAL 3,00

La nota obtenida en la asignatura es individual y esa será la nota que obtendrá cada

estudiante por la presentación del proyecto integrador.

El estudiante no conforme con la nota del proyecto integrador podrá solicitar mediante

oficio una recalificación y obtendrá respuesta del mismo en un plazo no mayor a tres

días hábiles.

Una vez que el estudiante exponga su proyecto integrador y defienda las preguntas

propuestas por el tribunal, será notificado en ese momento la nota obtenida y se

procederá a la respectiva firma de constancia.

Dentro de las equivalencias de notas se clasifican de la siguiente manera:

10.00 a 9.50: excelente

9.49 a 8.50: muy bueno

8.49 a 8.00: bueno

7.99 a 7.00: aprobado

6.99 a menos: reprobado

Los estudiantes deberán alcanzar un puntaje mínimo de 7,00 puntos para aprobar la

asignatura, siendo de carácter obligatorio la presentación del proyecto integrador.

Si el estudiante no alcance los 7,00 puntos necesarios para aprobar la asignatura,

deberá presentarse a un examen supletorio mismo que será evaluado sobre diez


16


puntos y equivaldrá el 60% de su nota final, el 40% restante corresponde a la nota

obtenida en acta final ordinaria de calificaciones.

Aquellos estudiantes que no podrán presentarse al examen de recuperación son

quienes estén cursando la asignatura por tercera ocasión, y aquellos que no hayan

alcanzado la nota mínima de 2,50/4 en la nota final, o aquellos que hubiesen

reprobado por faltas del 25% o más en la asignatura impartida.

El docente tendrá un plazo de 48 horas para socializar las calificaciones obtenidas

luego se asentará en las actas finales y se procederá a recoger la firma de los

estudiantes.

Los proyectos presentados serán sometidos a mejoras o corrección si el caso lo

amerita con la finalidad de ser presentadas en la feria de proyectos científicos que el

Instituto Superior Tecnológico Ismael Pérez Pazmiño lanzará cada año.

En caso de que algún estudiante no se presentare a la defensa publica, por causas

debidamente justificadas, podrá solicitar nueva fecha de sustentación; y, en el caso

de estudiantes que no justificaren debidamente su ausencia, en los tiempos

establecidos en el IST, se registrara la nota mínima de 0,01 y deberán presentarse al

examen de recuperación, donde el proyecto de vinculación tendrá una ponderación

del 60% de la nota total el restante 40% corresponderá a los contenidos de la

asignatura.

X. BIBLIOGRAFÍA BÁSICA Y COMPLEMENTARIA

Castell De Dueñas , B. (s.f.). Curso Básico de práctica de archivo (3era ed.). Colombia:

Edit. Mc. Graw Hill.

Martinez, A. (s.f.). Taller didáctico secretarial (1ra ed.). Colombia: Colección Futura.

Silva Gonzalez, M. (2011). Manual de gestión documental. México.

Valdiviezo Gonzaga, S. (s.f.). Gestión de procesos (1ra ed.). Colección Futura .

Mendieta , J. (2019). Guía didáctica de Práctica de oficina y gestión comercial

INSTIPP. Machala.

Lic. Jazmín Mendieta Sotambo., Mgs.

Docente

17


ORIENTACIONES PARA EL USO DE LA GUÍA DE ESTUDIOS

I. GENERALIDADES

Antes de empezar con nuestro estudio de la asignatura Prácticas de Oficina y Gestión

Comercial, le felicito por haber tomado la decisión de seguir con sus estudios en la

carrera Tecnología Superior en Secretariado Ejecutivo, en el Instituto Superior

Tecnológico Ismael Pérez Pazmiño. Ha hecho ¡Buena elección!

Esta guía contiene información sobre los contenidos, el objeto, objetivo general,

objetivos específicos, actividades, metodología, métodos de evaluación y otros

parámetros interesantes para los alumnos/as de cuarto semestre cursando la

asignatura Prácticas de Oficina y Gestión Comercial. Estúdiela atentamente y siga el

control de la misma, pues es la clave para encontrar los puntos principales de los

temas a tratar de la asignatura durante el estudio del semestre. Además, debe tomar

en cuenta lo siguiente:

1. Todos los contenidos que se desarrollen en la asignatura contribuyen a tu

desarrollo profesional, ética investigativa y aplicación en la sociedad.

2. El trabajo final de la asignatura será con la aplicación de la metodología de

investigación científica.

3. En todo el proceso educativo debes cultivar el valor de la constancia porque no

sirve de nada tener una excelente planificación y un horario, si no eres

persistente.

4. Para aprender esta asignatura no memorices los conceptos, relaciónalos con

la realidad y tu contexto, así aplicarás los temas significativos en tu vida

personal y profesional.

5. Debes leer el texto básico y la bibliografía que está en el syllabus sugerida por

el docente, para aprender los temas objeto de estudio.

6. En cada tema debes realizar ejercicios, para ello debes leer el texto indicado

para después desarrollar individual o grupalmente las actividades.

7. A continuación, te detallo las imágenes que relacionadas a cada una de las

actividades:


18


8. Ánimo, te damos la bienvenida a este nuevo periodo académico.

SIMBOLOGÍA

SIGNIFICADO

INSTRUCCIONES

SUGERENCIA

Considerar la lectura

reflexiva para el

desarrollo adecuado de

las actividades

TALLERES

Retroalimentación con

talleres de los temas

estudiados.

REFLEXIÓN

Recomendaciones del

profesor para conocer

el nivel de

entendimiento de los

contenidos.

TAREAS

Reforzar el

conocimiento

adquirido, mediante la

elaboración de trabajos

en casa.

FORO

Despejar dudas de los

alumnos mediante un

foro del tema de la clase

tratada.

APUNTE

CLAVE

Información importante

en el contenido tratado.

RESUMEN

Síntesis del contenido

tratado.

EVALUACIÓN

Evaluar el nivel de

asimilación del

estudiante.

19


DESARROLLO DE ACTIVIDADES

UNIDAD DIDÁCTICA I:

Título de la Unidad Didáctica I: Rol profesional en secretariado ejecutivo en

la empresa moderna.

Introducción

Secretariado es una actividad profesional de enorme importancia dentro del ámbito

comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; porque está encaminada

exclusivamente a ser la imagen dentro de la empresa, en su mayoría es una mujer

quién desempeña la función es secretaria con el dominio completo de las técnicas

dentro de una oficina, así mismo demuestra su capacidad para asumir

responsabilidades delegadas por su jefe.

La Secretaria Ejecutiva es una profesional que ha evolucionado en los últimos años a

nivel empresarial. Cumplen un papel clave ya que son consideradas el brazo derecho

de los altos ejecutivos. En la actualidad, el importante protagonismo que presentan en

el mundo de los negocios va aumentando paulatina pero inevitablemente.

Objetivo

Caracterizar el rol del profesional en secretariado ejecutivo en la empresa moderna,

mediante el estudio de la historia del secretariado y su formación cultural para su

desenvolvimiento con responsabilidad.

Organizador Gráfico

El secretariado

Ejecutivo

Funciones

Administrativas

Tipologías del

secretariado Cualidades

personales y profesionales

El equipo jefe- secretaria

Las Relaciones Interpersonales

Atención Efectiva

ROL DEL PROFESIONAL EN SECRETARIADO EJECUTIVO EN LA EMPRESA MODERNA


20


Actividades de Aprendizaje de la Unidad Didáctica I:

Actividad de Aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica I:

Tema I:

EL SECRETARIADO EJECUTIVO.


comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; porque está

encaminada exclusivamente a ser la imagen dentro de la empresa, en su mayoría es

una mujer quién desempeña la función de secretaria con el dominio completo de las

técnicas dentro de una oficina, así mismo demuestra su capacidad para asumir


Secretariado Ejecutivo

La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a

otro puesto o escalar de posición en una organización. Sin lugar a dudas el cargo de

secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad. De

hecho, es muy frecuente ver nuevos anuncios solicitando un buen número de

secretarias cualificadas.

Un profesional en Secretariado debe poseer gran iniciativa en las labores diarias,

aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos cotidianos y

tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha asignado; por ello

es indispensable que posea cualidades intelectuales, profesionales, personales,

físicas, y sociales.

En calidad de empresa realice una contratación de secretaria y determine el perfil que debe poseer según la necesidad empresarial.

Revisar link: https://portafoliodeevidenciasime.weebly.com/historia.html sobre Historia – Secretariado Ejecutivo

Leer la actividad de aprendizaje a tratar.

Resaltar los aspectos más relevantes para poder realizar los apuntes.

Una vez tomados los apuntes, sintetizar los mismos y representarlos gráficamente. (organizador gráfico y/o cuadro sinóptico)

Responder a las actividades de auto evaluación o foros, en la plataforma AMAUTA.

21


Formación cultural de la secretaria

Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial,

puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo.

Pero, así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se

espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional.

Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida

preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una

expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su

desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial, la secretaria debe

conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la

debida eficacia profesional: mecanografía, ofimática, ortografía y gramática.

El tratamiento de este tema, la formación cultural, obliga, en una primera instancia, a

la consulta de las diferentes definiciones del concepto Cultura. Justamente, la palabra

cultura, es un concepto, desde la consideración de varios autores, bastante polisémico

y polivalente en la época y en la sociedad contemporánea y es también muy complejo

desde todo punto de vista cuando se trata de hacerle una lectura pedagógica,

curricular y didáctica.

El perfil profesional de la secretaria

Tanto desde el punto de vista del candidato como del empleador es importante

conocer cuáles son las características que más demandan las empresas. Como

candidato, te podrá ser útil conocerlas y valorar si las cumples en este momento, de

cara a ser el talento que muchas empresas están buscando actualmente. Como

empleador, seguro que muchas de estas habilidades y características están en tu “lista

de deseos” del empleado perfecto.

En las últimas décadas el papel de la secretaria ha sido más relevante y no está asociada tan solo a una máquina de escribir, sino a la de una computadora, dejo de ser la persona que "escucha, escribe y calla" para cumplir un papel cada vez más activo dentro de la empresa

en la cual se desenvuelve.

Realizar un mapa conceptual en referencia a la formación profesional de la secretaria, destacando los puntos más relevantes.

Elabore la misión, visión, logotipo y políticas. Además, un

organigrama


22


Perfiles ajustados a las necesidades de las empresas

Un mundo más que globalizado, y que enfrenta ahora una digitalización, las empresas

se enfrentan a nuevos retos y a la necesidad de captar talento especializado en las

diferentes áreas de la empresa. Estos cambios de tendencia en el mercado implican

que la empresa actualmente demande unos perfiles determinados.

Los que más se están moviendo en estos momentos son los comerciales

especializados en la apertura de nuevos canales, así como los comerciales de

exportación. Además, perfiles como los de Ingeniería serán muy cotizados para

desarrollar tareas comerciales, aunando sus conocimientos técnicos con una clara

orientación a la venta. Ello deriva en posiciones cada vez más enfocadas a la asesoría

y acompañamiento al cliente, lejos de la simple captación.

Ahora más que nunca hay que apostar por la innovación, que es lo que empuja a una

empresa a no quedarse estancada, pero preservando siempre los valores para ser

percibida de forma positiva. Dependiendo de la amplitud de funciones que deban

abarcar estos profesionales, del nivel de responsabilidad que adquieran, de las

tecnologías utilizadas o de los diferentes países en los que se trabaje, las empresas

deben configurar un nuevo mapa de sus departamentos, así como nuevas estrategias

para encontrar a los mejores profesionales. (Talent Search People S.L.)



Tema II:

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Organizar y facilitar el trabajo del organizar y facilitar el trabajo del jefe. Una secretaria

eficiente es la que facilita la Una secretaria eficiente es la que facilita la labor del

Las secretarias ejecutivas prestan apoyo administrativo de alto nivel a los ejecutivos ocupándose de las peticiones de información y llevando a cabo funciones de oficina como preparar la correspondencia, recibir a los visitantes, organizar las reuniones y gestionar los programas. También pueden supervisar al

personal de oficina de nivel inferior.





23


directivo y lo descarga de toda labor del directivo y lo descarga de todo tipo de

obligaciones que no sean el tipo de obligaciones que no sean las propias de su cargo,

para que pueda propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su esfuerzo al

mismo. dedicar todo su esfuerzo al mismo.

Funciones Administrativas

La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con corrección a través

de una labor metódica y sistemática.

El correcto desempeño de sus cometidos requieren conocimientos básicos una sólida

cultura general y unos conocimientos complementarios y específicamente adaptados

a la labor que realiza la actividad personal y cotidiana debe basarse en la discreción

y la eficacia que se acompañan a otras cualidades básicas como lealtad y la sencillez

el conocimiento de inglés y otros extranjeros se ha convertido en un requiriendo

prioritaria para la secretaria debido a las intensas relaciones comerciales existentes

entre los distintos países el atuendo será discreto intentando realizar las cualidades

físicas con elegancia la empresa para la que trabaja el sentido de su responsabilidad

para cumplir todas las tareas que se representan en la oficina así como su optima

resolución en cada caso debe el principal objetivo de la secretaria las relaciones con

el jefe estarán basadas en la lealtad y es respeto mutuo a saber anticiparse a los

posibles problemas así en su mano esta resolverlos si las circunstancias así lo

requieren deben estar dispuestos y acompañar al superior en reuniones o viajes .

Para el buen funcionamiento de una empresa, independientemente de su tamaño, se

necesita un grupo de profesionales que desde sus puestos de trabajo ayuden a la

compañía a lograr las metas propuestas. La organización es clave para la buena

gestión de una compañía, por eso la mayoría de las empresas cuentan con una

secretaria o secretario que se encarga de diferentes funciones.

Con la llegada de la revolución digital este puesto de trabajo no se ha eliminado sino

que simplemente se ha transformado. Sin embargo, antes conozcamos cuáles son las

funciones de un secretario de una empresa en sectores muy específicos, qué hay que

estudiar para cumplir con éxito las funciones de secretaría y cómo encontrar trabajo

de secretaria.

¿Qué estudiar para ser secretaria?

Determinar las funciones en relación al perfil de la secretaria que contrata

.

https://www.lavanguardia.com/tecnologia/20170617/423420228136/revolucion-digital-cidob-disrupcion-trabajo.html


24


Para que las funciones de secretaria se lleven a cabo de manera adecuada, esta

profesión requiere de unos conocimientos básicos que se reciben en diferentes

universidades, centros de formación profesional o a través de cursos de secretaria.

Por ejemplo, una opción consiste en completar determinadas horas de estudio que se

exigen en el título de formación profesional Técnico Superior en Secretariado. En

cuanto a los cursos, también se puede completar un curso de auxiliar administrativo,

de asistente de dirección o de secretariado.

Recuerda que en la actualidad las empresas cada vez están más dispuestas a ampliar

sus negocios de manera internacional, por lo que el dominio del inglés siempre será

una ventaja si entre las funciones de secretaria se incluye la comunicación con clientes

o proveedores extranjeros.



Tema III:

TIPOLOGÍAS DEL SECRETARIADO EJECUTIVO.

La Secretaría Administrativa se encarga de proponer e instrumentar las políticas,

normas, sistemas y procedimientos necesarios para salvaguardar los bienes

institucionales, verificar la exactitud y seguridad de los datos contenidos en el registro

de las operaciones presupuesta les y contables, desarrollar la eficiencia del control de

gestión, así como supervisar la correcta administración de los recursos financieros,

humanos y materiales de la entidad, atendiendo con oportunidad, eficiencia y eficacia,

Determinamos que funciones administrativas como: Un conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organización los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operación institucional. Actividad preponderante que

desarrolla la Administración Pública en el ejercicio de sus atribuciones.

La secretaria es, además la primera imagen que se muestra de la entidad y de su superior, por ser la primera persona con la

que se relacionan. La impresión que reciban en un primer contacto dependerá muchas veces de la eficacia con que se

desenvuelva la secretaria.

Conozcamos algunas de las tipologías del

secretariado ejecutivo.

http://todofp.es/que-como-y-donde-estudiar/que-estudiar/familia/logse/administracion/secretariado.html

25


los requerimientos de las diversas áreas, vigilando la debida observancia de las leyes,

normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su competencia y coadyuvando en

todo momento al logro de los objetivos institucionales.

Tipologías del Secretariado Ejecutivo

Contar en una empresa con los servicios de una secretaria, supondrá un salto de

calidad para la misma. Son muchos los beneficios de contratar una secretaria ya que

es una forma de contar con la ayuda de un profesional que se encargue de la

administración y gestión de la atención al cliente.

Existen diversos tipos de secretaria, cada uno de ellos se adecuará a distintos

objetivos. Hay que seleccionar aquella asistente que mejor se ajuste a la empresa y

el trabajo que tenga que realizar.

Por supuesto, las tareas de una secretaria varían según los puestos y niveles que

ocupa ella, y también van íntimamente relacionadas con el nivel y las funciones del

jefe, dentro de la clasificación, y sabiendo que los puestos secretariales no son

paquetes perfectamente definidos y que presentan mucha variabilidad, entre ellos.

Describen el conjunto de realizaciones profesionales en las diversas situaciones

de trabajo propias de un área ocupacional.

Describen los desempeños competentes que, en el mundo de la producción y el

trabajo, se espera de las distintas figuras profesionales

Describen las funciones y actividades que desarrolla un profesional en ejercicio

pleno de su actividad y su alcance.

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus

funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie

de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son:

Elabore un trabajo en el que se destaque la importancia del secretariado ejecutivo desde los

diferentes roles que le corresponde desempeñar.

La tipología es la ciencia que estudia los tipos o clases, la diferencia

intuitiva y conceptual de las formas de modelo o de las formas básicas.

La tipología se utiliza mucho en términos de estudios sistemáticos en

diversos campos de estudio para definir diferentes categorías


26


Mecanógrafa Ser mecanógrafa es a veces la primera oportunidad de familiarizarse

con el trabajo de la oficina. De este puesto se espera seriedad, agilidad, exactitud,

limpieza y buen gusto.

Recepcionista Está orientada al cliente-usuario. Debe llenar algunos requisitos

técnicos, como el conocimiento del conmutador y el manejo expedito de los directorios

telefónicos. Mucho le favorecen la voz agradable, la sonrisa, la seguridad ser conciso

en las respuestas, y un espíritu de servicio que transmita aún a través de la bocina.

Secretaria Particular Además de las funciones de las dos anteriores, si ocupa este

puesto, debe identificarse muy de cerca con los intereses profesionales de su jefe.

Este puesto, desempeñado con interés y con entrega, es una llave que le lleva a tareas

y experiencias enriquecedoras.

Secretaria de Jefatura Aquí sus funciones son más específicas según las actividades

de su área o departamento: compras, ventas, capacitación, relaciones industriales,

crédito y cobranzas, asuntos legales, etc.

Secretaria de Gerencia Este nivel exige de usted excelente mecanógrafa, excelente

manejo de cómputo, excelente ortografía y excelente redacción.

El jefe descarga en usted muchos asuntos y no supervisa de cerca sus trabajos. En

muchos momentos se mueve sola y se autodirige. Su respuesta a estos retos es de

suma responsabilidad, iniciativa y confidencialidad.

Secretaria de Dirección Se le ha instalado, en la administración de la institución, y

tiene acceso a las diferentes divisiones y departamentos. Sus relaciones con los

miembros del consejo directivo son cercanas.

Tiene acceso a la información confidencial, sobre las políticas, los programas y

también las dificultades y problemas de la Institución y de sus altos dirigentes.

A este nivel se supone una notoria identificación, no solo con su jefe, sino con la

institución, y una total entrega de lealtad a toda prueba En los niveles más elevados,

se habla de “asistente de dirección”.

En un mundo empresarial complejo y globalizado como el de hoy, la secretaria se ha convertido, cada vez más, en una

auténtica joya para la empresa: el brazo derecho de los jefes, sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de la

dirección.

Una secretaria debe intentar mejorar siempre sus aptitudes y si tenemos habilidad para una

determinada faceta, explotarla.

27




Tema IV:

CUALIDADES PERSONALES Y PROFESIONALES







Cualidades personales y profesionales

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con

las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más

óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un

equipo.

Si hace unos años el currículo era lo más importante, ahora las cosas han cambiado.

Independientemente de la carrera que hayamos escogido, existen unas determinadas

habilidades que son las más deseadas por las empresas a la hora de contratar nuevos

empleados. ¿Cuáles son esas cualidades que demanda el mercado laboral?

Actualmente, los seleccionadores de personal dan más importancia a los valores

personales que el aspirante puede aportar a la empresa que a lo que pone en su

currículo. Aunque la formación, los estudios, idiomas y la experiencia profesional son

aspectos que siguen siendo necesarios e importantes, no son suficientes.

Las empresas han empezado a buscar otro tipo de habilidades en los candidatos que

les hagan diferentes.





Elabore una rueda de atributos sobre los valores

personales que debe poseer.

https://www.womenalia.com/es/carrera-profesional/84-la-promesa/317-como-hacer-un-buen-cv


28


¿Qué cualidades buscan los empleadores?

Algunas de las cualidades, capacidades y competencias que más se valoran son:

Capacidad para trabajar en equipo.

Compromiso e implicación.

Responsabilidad.

Proactividad.

Capacidad para tomar decisiones y resolver problemas.

Capacidad para planificar, organizar y priorizar el trabajo.

Actitud positiva.

Capacidad de comunicación.

Capacidad para obtener y procesar la información.

Capacidad para analizar datos.

Conocimiento técnico.

Empatía.

Flexibilidad.

Creatividad.

Resistencia al estrés.

Inteligencia emocional.

Ganas de aprender.

Adaptación a diferentes ambientes.

Motivación.

Autoaprendizaje.

La motivación y compromiso de los trabajadores están directamente relacionados con

la productividad de la compañía. Por ello, las empresas buscan más que nunca

actitudes, valores y rasgos de personalidad que marquen la diferencia entre los

profesionales que hacen bien su trabajo y los profesionales de éxito.

Elabore un documento en el que establezca los valores personales y profesionales que declara la

junta como importantes para el desenvolvimiento de

la secretaria ejecutiva

Una rueda de atributos es un organizador gráfico que permite hacer una representación visual de un

conjunto de ideas que se expresan con relación a un

objeto o proceso

https://www.womenalia.com/es/hoy-en-womenalia/135-actualidad/5160-consejos-para-ser-positiva-en-el-trabajohttps://www.womenalia.com/es/blogs/mujer-educacion-y-empleo/10-consejos-para-mejorar-la-comunicacion-que-te-ayudaran-a-vender-tu-ideahttps://www.womenalia.com/es/hoy-en-womenalia/80-entrevistas/3057-belen-claver-una-de-las-claves-de-la-motivacion-es-que-sean-los-trabajadores-quienes-planteen-sus-metas-con-el-objetivo-de-retener-su-talento-e-innovar

29


En esta ocasión voy a presentarles un listado con las mejores cualidades de los

profesionales más requeridos.

Características que puede reunir un profesional para ser más requerido, buscado y

valorado en el mercado laboral, más allá de su capacidad técnica.

Este listado surge en parte de la experiencia profesional. De la evolución desde

programador junior, hasta trabajar de forma independiente, pasando por el liderazgo

de proyectos en la industria IT. También de entrevistas laborales, especialmente a

jóvenes. Sumando también debates y charlas con personas del mismo rubro e

investigación de otras áreas.

Proactividad Pragmatismo

Trabajo en equipo Apertura mental y adaptarse al cambio

Aprendizaje constante Enfoque positivo

Pasión y compromiso Liderazgo

Comunicación Creatividad

Un profesional en secretariado debe poseer gran iniciativa en las labores diarias,

aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos cotidianos y

tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha asignado; por ello

es indispensable que posea cualidades intelectuales, profesionales, personales,

físicas, y sociales.



Tema V:

EL EQUIPO JEFE - SECRETARIA

Una secretaria debe contar con varios valores o principios éticos que le identifique con las demás compañeras de su profesión. En fin, los valores y principios son características principales que debe llevar la secretaria para ser digna y respetable entre las

demás.

Además de las habilidades concretas que necesitaremos para acceder a ese puesto, existen

otras cualidades para trabajar que son importantes y

que conviene sacar a relucir en esa entrevista.


30








Jefe. - El jefe es la cabeza de una organización. Se trata de una persona que se

encuentra en el puesto superior de una jerarquía y que tiene las facultades necesarias

para mandar a sus subordinados. Todas las organizaciones jerárquicas, como las

empresas, los partidos políticos o los gobiernos, cuentan con jefes en distintos niveles.

Si hay una figura dentro del organigrama empresarial cercana a los jefes y mandos

superiores de una organización esa es el profesional de secretariado, ellas conocen

como nadie el trabajo diario de los gestores de sus respectivas empresas.

El jefe y su secretaria constituyen el equipo de trabajo menos numeroso en cuanto a

la cantidad de sus miembros, pero es a la vez el más numeroso con relación a toda la

organización dado que se encuentra en todos los departamentos.

No obstante, es importante aclarar que la secretaria, como subordinada que es, es la

persona a quien le corresponde hacer el mayor esfuerzo para entender y acoplarse al

sistema de trabajo de su jefe. Esto no le limita en absoluto para poder sugerir y

externar sus criterios en relación al trabajo y cualquiera otra situación de la oficina.

Resulta casi inevitable reconocer que a una buena parte de los trabajadores les

preocupa la relación que mantienen con sus responsables. De hecho, tener frecuentes

desencuentros con los jefes puede llegar a generar trastornos físicos y psicológicos

como estrés, inseguridad, insomnio o baja autoestima.

Nadie duda a estas alturas que la relación que una secretaria establece con su jefe o

sus jefes es plenamente una relación de equipo. Y que esta relación se acentúa

cuando nos encontramos ante un pool de secretarias o cuando una secretaria tiene a

su cargo varias secretarias a su vez. La cuestión es cómo enfocar este tipo de

colaboración para que sea verdaderamente provechosa para la convivencia laboral.





https://definicion.de/organizacion/https://definicion.de/personahttps://definicion.de/jerarquiahttps://definicion.de/empresahttps://definicion.de/gobierno

31


Y para ti, ¿cómo es la relación con tu jefe?...

Tipos de jefe y cómo actuar con cada uno

Los elementos culturales y relacionales son distintos entre las diferentes empresas,

que tienen personalidades únicas, y lo mismo pasa con las personas. Sin embargo, sí

podemos identificar unos modelos de actuación diferenciados que se materializan en

arquetipos de distintos tipos de jefes (y no se refiere a los malos jefes ni mucho menos

a los psicópatas, que son menos infrecuentes de lo que parece).

A grandes rasgos, existen varios tipos de jefes que actúan conforme a su forma de

entender el liderazgo y la gestión de personas. A continuación, exponemos algunos

de ellos:

El líder carismático: este tipo de responsable ejerce su liderazgo de manera

natural sobre el grupo, y crea en éste sentimientos de motivación y energía. Suelen

ser personas que tienen dotes comunicativas destacables, tanto en la expresión

verbal como la gestual. Consiguen contagiar su entusiasmo y crear un clima laboral

donde impere la unión y el equipo. Las personas que trabajan con este tipo de

líderes deben ser proactivos, ayudando a mantener el buen ambiente.

El líder absolutista: tiene total control del equipo de trabajo. La forma de

comunicación es unidireccional y no existe la posibilidad de que el grupo pueda

llevar a cabo sugerencias o defensa de ideas. Este tipo de líderes no dejan espacio

de movimiento a las personas y su manera de liderar es limitativa. Al ser

absolutistas, no suelen tener buen calado en los equipos. Las personas que están

bajo el mando de estos líderes deben tener paciencia y valorar por sí mismos el

trabajo que desempeñan, sin esperar ningún tipo de feedback, reconocimiento o

recompensa.

El líder democrático: son aquellos responsables que se caracterizan por

escuchar a su equipo. Si bien es cierto que la última decisión recae sobre ellos,

este tipo de encargados tienen en cuenta las opiniones de las personas que forman

su grupo de trabajo. Esta metodología fomenta la creación de ideas y mejora la

productividad de las personas, ya que sienten que son parte del proyecto. Si tu jefe

es así, disfruta y participa en todo lo que te requiera. Sentirse bien en el trabajo es

vital para el bienestar personal y profesional.

Se dice que detrás de un buen jefe, siempre hay

una excelente secretaria.

http://www.eoi.es/blogs/alfredo-fernandez-lorenzo/2015/02/09/los-10-jefes-mas-desesperantes/http://www.eoi.es/blogs/alfredo-fernandez-lorenzo/2016/09/19/jefes-psicopatas/https://www.randstad.es/tendencias360/happyshifting-porque-la-felicidad-conduce-al-exito/


32


Evidentemente, toda generalización es, por definición, injusta, pero esta clasificación

puede dar algunas pistas útiles para comprender a nuestros jefes e incluso para llegar

a valorarlos.

Ventajas de mantener una buena relación con tu responsable

Obviamente, resulta mucho más positivo mantener una buena relación con todos los

compañeros de trabajo que compartir un ambiente tenso y conflictivo. Sin embargo,

tener un trato correcto y cercano con los responsables puede suponer algunas

ventajas extra:

Reduce el estrés: llevarse bien con el responsable dinamiza la jornada y fomenta

un ambiente de trabajo agradable y distendido, alejando las tensiones y dejando a

un lado cualquier factor generador de estrés negativo o distrés.

Facilita la comunicación: para muchos talentos, mantener una buena

comunicación con su encargado es una gran motivación diaria. Saber qué espera

éste de ti, cuáles son sus prioridades y objetivos, mejora la situación del trabajo en

equipo. Por el contrario, una mala comunicación genera insatisfacciones y

dificultades profesionales.

Permite un mejor desarrollo profesional: tener feedback continuo del trabajo

que se está desempeñando contribuye al aprendizaje y a enfatizar todas aquellas

conductas que se ponen en valor. Todo ello, induce al crecimiento personal y

profesional de los empleados.

Consejos para conseguir una buena relación con tu responsable

La secretaria debe convertirse en el enlace de su jefe con el resto de profesionales

que se relacionan con él tanto interna como externamente, por lo que además de

formadas y preparadas, los directivos demandan para este puesto personas

comprometidas, discretas, leales y, sobre todo, con mucha disponibilidad y capacidad

de resolución.

Investigar sobre los tipos de jefes.

Según los explicado en clase, elabore un cuadro sinóptico sobre las ventajas y desventajas del

equipo jefe – secretaria.

https://www.randstad.es/tendencias360/como-controlar-el-estres-en-el-trabajo/

33


Pero, ¿qué se debe hacer para conseguir que el trato con un responsable sea el mejor

posible? Existen algunas cuestiones que hay que tener en cuenta. La eficiencia, el

respecto, o la comunicación son valores fundamentales a la hora de afrontar este tipo

de relaciones:

Sé eficiente en tu trabajo: si el empleado es responsable con su trabajo,

muestra interés y es participativo, favorecerá que exista una buena relación

responsable-empleado. De lo contrario, ser una persona negativa, con falta de

aspiraciones y conformista puede suponer todo lo contrario.

Sé respetuoso: la educación siempre debe estar presente en todos los ámbitos

vitales, incluido el profesional. Se tenga, o no, una buena relación con el

encargado, el respeto debe ser un valor que esté siempre presente. Es

importante mantener un trato óptimo, pero manteniendo la suficiente distancia.

No caigas en el exceso de confianza: tener una buena relación con tu

encargado no quiere decir que la relación tenga que ser excesivamente

cercana. Una vez llegados a este punto, las delimitaciones pueden difuminarse

y afectar al trabajo. La confusión de papeles puede conducir a situaciones

complejas. Es importante conocer los límites y actuar conforme a estos.

Comunícate: un responsable de equipo debe estar al tanto de todas las

cuestiones que ocurran en su departamento. Haz sugerencias, sé directo y

evita las conjeturas. Cuando los empleados están seguros de una idea, es

necesario defenderla. Ser franco, siempre con respeto, ayuda a acortar

distancias en la relación.

Queda patente que, una relación afable con los jefes puede aumentar las posibilidades

de éxito profesional. La mejora del bienestar en el trabajo y el desarrollo y

perfeccionamiento de las competencias laborales son aspectos que pueden verse

también beneficiados. Por lo tanto, tener en cuenta todas estas ventajas y consejos

podrá ayudarte a impulsar tu carrera profesional.

A cada uno su papel Esta relación está conformada por un pequeño equipo de dos personas: • Un superior o jefe • Un subordinado o colaborador El primero emite orientaciones, órdenes El segundo auxilia, ayuda y lleva a cabo las tareas

que el primero ordene

Tema: El equipo jefe – secretaria Según lo investigado, realice su criterio personal,

cuál de ellos le parece el ideal y por qué.


34




Tema VI:

LAS RELACIONES INTERPERSONALES

Todas las personas establecemos numerosas relaciones a lo largo de nuestra vida,

como las que se dan con nuestros padres, nuestros hijos e hijas, con amistades o con

compañeros y compañeras de trabajo y estudio. A través de ellas, intercambiamos

formas de sentir y de ver la vida; también compartimos necesidades, intereses y

afectos, a estas relaciones se les conoce como relaciones interpersonales.

VV

Las relaciones interpersonales

En la comunidad, en la sociedad y en los ambientes laborales, los individuos están en

permanente contacto con otras personas, con las que deben aprender a convivir en

forma armónica y pacífica. En el plano laboral, las habilidades de relaciones humanas

mejoran la eficiencia, facilita la adaptación a los cambios en el logro de los objetivos

organizacionales (Dalton, 2007).

Las relaciones interpersonales hacen referencia al trato recíproco de comunicación

del trabajador con sus colegas, el personal administrativo, directivo; es decir, con los

demás trabajadores del medio laboral (Martínez et al., 2010, p. 32).

La secretaria tiene que hacerse cargo de las labores propias de su puesto y asumir otras funciones ejecutivas que se

suelen delegar en ella, aplicando para ello su propio criterio e iniciativa. Trabaja en equipo gestionando todo aquello que se les delega estableciendo, en el que hacer de sus actividades,

relaciones dentro y fuera de su empresa, en definitiva,

administran su tiempo y el de su jefe.





Elabore un plan estratégico para mejorar las

relaciones interpersonales.

35


Cuando el ambiente de trabajo es adecuado, el personal se siente cómodo, ello

repercute en la persona como en su actividad y, obviamente, en la forma cómo se

relaciona con los demás.

Por lo que antecede, es necesario que la encargada de la secretaria de una empresa

tenga excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo, los problemas que se

presenten atrasan los procesos y procedimientos de la empresa y generan un

retroceso en el buen funcionamiento de la empresa.

Un factor muy importante en el avance de toda compañía es su relación con las

personas ajenas a la empresa pero que tienen un vínculo con la empresa por cualquier

vía, por ello es importante que toda secretaria mantenga estos vínculos en perfecta

armonía, por el bien de la empresa y de más factores que lo integren.

El manejo de las relaciones interpersonales son la base de la personalidad humana

y un factor ineludible en nuestra forma de vivir. Esto significa que son centrales en

nuestro recorrido y que pueden ser fuente de enormes satisfacciones, o de mucho

sufrimiento, dependiendo de las elecciones que hagamos y del tipo de vínculos que

establezcamos con los demás.

Para la existencia de buenas relaciones interpersonales, los trabajadores deben

desarrollar sus habilidades comunicativas, adquirir compromiso organizacional y tener

“El ser humano es un social por naturaleza, y el insocial por naturaleza y no por azar o es mal

humano o más que humano” Aristóteles

“El perdón es simplemente un regalo que tú le das!”

DINAMICAS DE GRUPO

Objetivo: Mejorar las relaciones interpersonales

Materiales: papel, lápiz, imaginación.

Desarrollo: Se dará las indicaciones en el aula

Un elemento clave para la generación de relaciones

interpersonales satisfactorias es mantener un ambiente de

confianza y comunicación, en donde se destaquen tanto los

elementos comunes como las diferencias para lograr acuerdos

que permitan mantener armonía en dicha relación.

https://concepto.de/personalidad/


36


dominio del estilo de liderazgo democrático mediante la práctica del respeto hacia los

demás.

Para mejorar nuestra forma de relacionarnos y de comunicarnos, hay que conocernos

bien, el valor que nos damos a nosotros mismos, qué tanto nos queremos, el respeto

con el que tratamos a nuestra persona, así como preocuparnos por conocer y entender

lo que piensan y quieren las otras personas.

Tema: Las relaciones interpersonales

En calidad de empresarios cómo potenciarían la atención al cliente de las empresas que

representan (foro)

Todas las personas establecemos numerosas relaciones a lo largo de nuestra vida, como las que se dan con nuestros padres, nuestros hijos e hijas, con amistades o compañeros de trabajo y/o estudio. A través de ellas intercambiamos formas de sentir y de ver la vida, también compartimos necesidades, intereses y afectos. A estas relaciones se les conoce como relaciones interpersonales

37




Tema VII:

ATENCIÓN EFECTIVA

Atención efectiva

El servicio al cliente no es una decisión optativa sino un elemento imprescindible para

la existencia de una empresa y constituye el centro de interés fundamental y la clave

de su éxito o fracaso, para lo cual la podemos lograr con una excelente atención

efectiva.

La atención cliente es un elemento imprescindible para la existencia de una empresa

y constituye el centro de interés fundamental y la clave de su éxito o fracaso.

La comunicación entre los actores que forman parte de este servicio, debe ser fluida

para que ésta sea eficaz y satisfactoria para los usuarios. Las expectativas y la

prestación recibida deben ir de la mano.

Proporcionar a los participantes los conceptos básicos para lograr que la atención efectiva en los procesos de

atención secretarial, que se brinda a los clientes sean de

calidad excelente.

https://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtmlhttps://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttps://www.monografias.com/trabajos7/tain/tain.shtmlhttps://www.monografias.com/trabajos15/llave-exito/llave-exito.shtmlhttps://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtmlhttps://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtmlhttps://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml


38


¿Qué es la atención efectiva?

La atención efectiva es una herramienta que puede ser muy eficaz en una

organización si es utilizada de forma adecuada y teniendo identificada la gran

responsabilidad que implica.

Para garantizar la calidad del servicio, deberemos estar capacitados para detectar las

expectativas del cliente, su importancia y conocer qué errores no debemos cometer,

ya que es fundamental para conseguir su satisfacción y lograr la máxima calidad de

servicio, Todo ello nos llevará a integrar la atención al cliente como un concepto de

trabajo, del cual toda la organización es responsable.

Objetivos

La base de una estrategia es comunicar algo para conseguir un objetivo concreto. Ya

sea una empresa hablando a su audiencia o un proveedor hablando a su cliente. Una

buena comunicación nos permite conseguir nuestro objetivo: conseguir el cliente,

avanzar en el proceso o solucionar un problema puntual.

Pero la realidad es bien diferente: nuestros clientes no nos entienden.

Identificar la responsabilidad que implica la atención al cliente.

Detectar adecuadamente las expectativas del cliente.

Evitar los errores que restan calidad a la atención al cliente.

Tipos – Estrategias

Formular estrategias para mejorar el desempeño y los resultados en cada área, se

considera una manera de estrategia organizacional, pues se está manejando

estratégicamente cada área de la organización para seguir un mismo rumbo y logro

de objetivos y metas específicas. Cuando una empresa no establece estrategias sigue

el rumbo del mercado lo que en ocasiones no es conveniente.

Elabore una encuesta dirigida a la secretaria de une empresa pública o privada a fin de identificar la

calidad de atención que brinda.

Temas: Atención efectiva Comente: ¿Qué entiende por atención efectiva?

https://tristanelosegui.com/tag/cliente/https://tristanelosegui.com/tag/cliente/

39


Procesos de atención secretarial

El proceso administrativo es un flujo continuo de actividades, la secretaria identificara

las técnicas, herramientas y características de un buen servicio para satisfacer las

necesidades de sus clientes/usuarios y así mejorar la imagen de la institución que se

realizan de una manera establecida para aprovechar los recursos de una empresa u

organización con la finalidad de alcanzarse los objetivos empresariales comunes.

Estos recursos son de toda índole, materiales e inmateriales, todos aquellos

necesarios para que una organización funcione.

Actividades de Auto – evaluación de la Unidad Didáctica I:

1. ¿Qué entiende usted por perfil profesional?

2. ¿Enumere 4 perfiles que debe poseer una secretaria?

3. Enumere las funciones administrativas.

4. ¿Indique los valores personales y profesionales que debe tener una secretaria

para su desenvolvimiento?

5. ¿A qué se refiere el equipo JEFE - SECRETARIA?

6. ¿Qué son las relaciones interpersonales

Actividades de Evaluación de la Unidad Didáctica I:

Podemos decir que las empresas de hoy requieren

poner más énfasis en la atención efectiva, utilizando

estrategias y técnicas para que cada día siga

creciendo y aumentando sus carteras de clientes.

ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD I El docente subirá un caso de estudio a la plataforma Amauta y conteste las preguntas planteadas

Elabora una entrevista al Directivo para determinar los procesos de atención

https://www.emprendepyme.net/objetivos


40


Unidad Didáctica II:

Título de la Unidad Didáctica II: Aspecto personal y profesional del

profesional en secretariado ejecutivo

Introducción


comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; porque está encaminada

exclusivamente a ser la imagen dentro de la empresa, en su mayoría es una mujer

quién desempeña la función es secretaria con el dominio completo de las técnicas

dentro de una oficina, así mismo demuestra su capacidad para asumir


Las secretarías ejecutivas desempeñan un rol muy importante ya que ayudan a que

el jefe desempeñe sus funciones eficientemente, lo cual realza la importancia de

mantener en alto nivel la imagen secretarial.

Objetivo

Caracterizar la importancia del aspecto personal y profesional mediante el estudio de

la definición y su impacto en la imagen personal y profesional del secretariado

ejecutivo demostrando pulcritud.

Organizador Gráfico

ASPECTO PERSONAL Y

PROFESIONAL EN

SECRETARIADO EJECUTIVO

INTRODUCCION A LA IMAGEN PERSONAL

PRESENCIA PROFESIONAL Y

ASPECTOS FISICOS

EL VESTUARIO, MAQUILLAJE,

PEINADO, ETC.

MODALES Y LENGUAJE CORPORAL

LA IMPORTANCIA DE LA SALUD EN LA IMAGEN

PERSONAL

41


Actividades de Aprendizaje de la Unidad Didáctica II:

Actividad de Aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica II:

Tema I:

INTRODUCCIÓN A LA IMAGEN PERSONAL.

Es muy importante cuidar la imagen personal: sin pronunciar palabra podemos

transmitir información e imprimir una imagen en la mente de la persona con la que

interactuamos. Si no hay coherencia entre lo que se dice, el comportamiento y el

aspecto, podemos perder credibilidad o podemos confundir a la persona que tenemos

en frente.

“La primera impresión es la que cuenta”

Las personas somos algo más que un aspecto físico, estamos dotadas de una mente

maravillosa y de unos valores, que hacen que seamos lo que realmente somos. Un

aspecto físico impecable con una mente vacía, sin personalidad, no sirve.

La imagen personal es como una foto, es todo lo que los demás ven de nosotros en

una rápida y fugaz mirada. Conseguida, comienza el juicio psicológico, ¿ofrece o no,

confianza? Evidentemente, cuando se está frente a personas, todo se desarrolla en

cuestión de minutos. La regla de oro para transmitir una buena imagen es: “estar a

gusto y seguro con uno mismo”.

DEFINICIÓN. - De esta manera, podemos definir la imagen personal como la identidad

que, a través de su indumentaria y cuidado de sus rasgos físicos, la persona construye

de sí misma para presentarse en sociedad como prolongación de su papel en la

sociedad, de su manera de ser, de comportarse, de vivir y de todos los rasgos de su

personalidad.

Importancia de la Imagen Personal

La importancia de la imagen personal radica siempre en tener elementos que la hagan

cada vez mejor, así como también reforzar un sentido de permanencia, también va

reforzar los mejores elementos de tu personalidad, el posicionamiento que tengas en

la sociedad, así como también todo lo referente a la personalidad, si eres introvertida

o una persona extrovertida, todo esto repercute.





https://escueladelvendedor.info/que-es-un-plan-de-ventas-y-que-elementos-debe-contener/


42


Por otro lado, aporta seguridad profesional en todos los aspectos, haciendo que la

persona esté centrada en si misma de una forma extraordinaria, dando resultados que

sean impecables.

TIPOS DE IMAGEN: ¿Cuáles son los tipos de imagen personal?

En relación a la seguridad de sí misma: Se refiere a la actitud que tiene la

persona ante la vida, así como su interacción social.

Relacionado a su aceptación: Todo lo que la persona quiere proyectar la

seguridad en sí mismo y que esté vinculada con la edad.

De Tradición: Es una imagen que proyecta en todo momento profesionalismo y

seriedad, así como también elementos que contrastan un blanco y negro en todo

momento.

Elegancia: Le gusta lo minimalista, está dispuesto a invertir en ropa confortable.

La de romanticismo: Tiene que ver con una personalidad que sea totalmente

noble, romántica, sincera, en donde los colores pasteles como rosa y azul celeste

jueguen un papel fundamental.

Proyección

Sólo necesitamos siete segundos para crearnos una imagen personal de quien

tenemos ante nosotros. Mantener una buena imagen es muy importante para que una

persona se desarrolle y tenga éxito en todos los aspectos de su vida.

La imagen personal es una herramienta, que, si la sabes manejar

correctamente, te ayudará a lograr objetivos y metas, por ello, es muy importante

poner mucha atención tanto en la forma en que vestimos y actuamos como en la que

nos expresamos.

Pero… ¿Qué tener en cuenta para proyectar una buena imagen personal?

“La elegancia no sólo está definida por lo que usas. Es también cómo te comportas, tu forma de hablar y

lo que lees”. Carolina Herrera.

Tema: Introducción a la Imagen Personal

Comente según su perspectiva cuál sería la importancia

https://es

Lic. Jazmín Mabel Mendieta S. Mgs.instipp.edu.ec/instipp/assets/pdf/guias/secretariado/SE... ·...

Documents

Transcript of Lic. Jazmín Mabel Mendieta S. Mgs.instipp.edu.ec/instipp/assets/pdf/guias/secretariado/SE... ·...