LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA...
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LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA HIDROLÓGICA DEL ESTADO LARA (HIDROLARA C.A.) SONIA ELENA ESCUDERO TORREALBA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTA “LISANDRO ALVARADO” COORDINACION DE POSTGRADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA BARQUISIMETO, MAYO 1999
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LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA HIDROLÓGICA DEL ESTADO LARA
(HIDROLARA C.A.)
SONIA ELENA ESCUDERO TORREALBA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTA “LISANDRO ALVARADO”
COORDINACION DE POSTGRADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
BARQUISIMETO, MAYO 1999
LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA HIDROLÓGICA DEL ESTADO LARA (HIDROLARA C.A.)
POR
SONIA ELENA ESCUDERO TORREALBA
TUTOR: LIC. RAQUEL MIREYA BARRIOS
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PARA OPTAR AL GRADO DE ESPECIALISTA EN GERENCIA FINANCIERA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTA “LISANDRO ALVARADO” COORDINACION DE POSTGRADO
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
BARQUISIMETO, MAYO 1999
CURRICULUM VITAE
Sonia Elena Escudero Torrealba.
Candidata para obtener el grado de Especialista.
Trabajo de Grado: Lineamientos para la Gestión Financiera de la empresa
Hidrológica del Estado Lara.
Postgrado: Gerencia Financiera.
E x p e r i e n c i a p r o f e s i o n a l
Hidrolara C.A. Diciembre de 1992 hasta Actualmente. Barquisimeto. Estado Lara. Gerente de Administración y Finanzas.
Contraloría General de la República Septiembre de 1992 hasta Junio de 1996. Caracas. Distrito Federal Comisionado Titular y Auditor Júnior.
Comercial la Pastora Lara C.A. Julio de 19 hasta Agosto de 1992. Barquisimeto. Estado Lara. Asistente Administrativo.
E d u c a c i ó n
Universidad Centroccidental Lisandro 1985 hasta 1992.
Alvarado. (UCLA) Barqusimeto, Estado Lara.Venezuela. Licenciado en Contaduría Pública. C u r s o s: Impuestos: ISLR, IVA, Activos Empresariales, Ajuste por Inflación. Contabilidad: Auxiliar, Superior, Costo, Auditoría, Presupuesto. Idiomas: Ingles (nivel l al X Fundauc)- Técnico (UCLA) Gerencia: Estratégica, Supervisión, Motivación. Auditoria: Operativa, Averiguaciones Administrativa.
Computación: Windows, word, exel, internet, power point, MS projet.
RESUMEN
El presente trabajo consiste en una investigación que me permitió establecer
lineamientos de gestión financiera para la empresa HIDROLARA C.A. con la
finalidad de que pueda lograr uno de sus principales objetivos como lo es la
autosuficiencia financiera. Para ello se estableció como objetivo principal: Establecer
lineamientos para la gestión financiera de la Hidrológica del Estado Lara (Hidrolara
C.A.), y como objetivos específicos: a) Determinar la situación actual de la
administración de los recursos financieros de Hidrolara C.A. b) Identificar las fuentes
de ingreso de Hidrolara C.A. c) Identificar los gastos en que incurre Hidrolara C.A.
d) Identificar las inversiones que realiza Hidrolara C.A. e) Identificar las condiciones
de financiamiento establecidas en el Contrato de Préstamo por el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
Este trabajo se baso en un tipo de investigación documental descriptiva, no
experimental y la modalidad del trabajo es un estudio de proyecto, centrada en la
Gerencia de Administración y Finanzas de la empresa y se utilizo como instrumento
de medición un programa de trabajo. Una vez desarrollada la investigación se
concluyó que la empresa requiere de lineamientos que le permitan mejorar y
optimizar su gestión de tesorería y para ello se recomendó utilizar la teoría de los
cuadros de mandos de Francisco Blanco Illesca y el Entramado Plurianual diseñado
por Yves Dupuy, citados y explicados en el marco teórico de este trabajo.
INDICE
CAPITULO PAG.
INTRODUCCION..............................................................................................5
I PLANTEAMIENTO DEL TEMA
Objetivos.........................................................................................................16
Justificación e Importancia.........................................................................17
II MARCO TEORICO
Base Legal.....................................................................................................21
Identificación de la Institución....................................................................22
Sustento Teórico..........................................................................................27
Glosario de Términos...................................................................................55
Operacionalización de las Variables.........................................................67
III METODOLOGIA
Naturaleza de la Investigación....................................................................68
Población y Muestra.....................................................................................69
Procedimientos de la Investigación ..........................................................69
IV DESARROLLO DE LA INVESTIGACION
Aspectos Generales.....................................................................................72
Actividades:
Primera Fase.................................................................................................75
Segunda Fase...............................................................................................85 Tercera Fase......................................................
Cuarta Fase...................................................................................................95
CONCLUSIONES.........................................................................................109
RECOMENDACIONES................................................................................112
BIBLIOGRAFIA .........................................................................................116
ANEXOS.......................................................................................................119
INTRODUCCIÓN
En el año de 1989, en el marco de un programa de modernización del
Estado, las autoridades de la República de Venezuela inician una
reestructuración del sector de agua potable y saneamiento con el objeto de
superar los problemas que planteaba el modelo centralizado de administración
que había existido con el Instituto Nacional de Obras Sanitarias (INOS) para la
prestación de los servicios; favorecida con la disponibilidad de recursos el INOS
se concentro en la construcción de grandes infraestructuras hidráulicas y de
abastecimiento de agua potable y relegó los esfuerzos en el mantenimiento y
operación eficiente de los sistemas construidos, evidenciándose ineficiencias
institucionales, organizacionales, operativas y comerciales que atentaron contra
su condición de prestadores de servicios. Como consecuencia de esta situación, la
calidad en la prestación de los servicios se vio seriamente deteriorada, y por otra
parte se agravaron las condiciones financieras del sector, dado que los valores
de las tarifas resultaban insuficientes el Organismo tenia una dependencia
exclusiva de los aportes del Gobierno Nacional para cubrir los déficits operativo.
Como respuesta a esta situación el Gobierno pone en marcha en 1989 un
“Proceso de Reestructuración del Sector de Agua Potable y Saneamiento” con el
objeto de mejorar la calidad de los servicios. Este programa consistía en la
descentralización de la gestión de la prestación de los servicios mediante la
creación de empresas regionales y municipales autónomas y obtener
autosuficiencia financiera, fueron estos uno de los lineamientos de esa
reestructuración. En 1991 nace Hidroven y sus diez empresas regionales, sin
embargo, estas tampoco han logrado lo cometido y ha persistido una deficiencia
financiera estructural, manifiesta en los continuos déficits operativos y de
inversión.
No obstante, pueden mencionarse algunas experiencias que representan
adelantos en el proceso de transferencia de la prestación de los servicios a las
autoridades locales mediante la creación de empresas con participación
municipal, siendo Hidrolara C.A. una de las dos empresas que a la fecha han
dado este importante paso.
Debido a lo antes expuesto es que se consideró importante investigar
sobre lineamientos para la gestión administrativa de Hidrolara C.A., ya que la
empresa se ha venido perfilando como una empresa modelo en este sector y
como una de las primeras empresas en asumir esa responsabilidad para todo el
Estado Lara.
Siendo la autosuficiencia financiera una de los principales objetivos de
este tipo de empresas es que se consideró importante y necesario establecer
lineamientos de Gestión Financiera que le permita a Hidrolara C.A. un uso
eficiente y óptimo de los recursos, entre estos un préstamo otorgado por el BID.
La investigación realizada consta de cuatro capítulos. El problema se
desarrollo partiendo de los antecedentes de este sector y las empresas que han
tenido a cargo esta responsabilidad, así como todo lo concerniente con la
descentralización, luego se establecieron los objetivos específicos que
permitieron establecer los lineamientos de gestión financiera, se desarrollo un
marco teórico que permitió conocer los antecedentes de la investigación, la
institución y el sustento teórico. Posteriormente se planteo la Metodología
utilizada que permitió la elaboración y desarrollo de la investigación. El
capítulo cuatro fue desarrollado mediante un análisis de la situación actual de la
empresa, identificando los ingresos y egresos de Hidrolara y como actualmente
estos son administrados, finalmente se desarrollaron un conjunto de
conclusiones y recomendaciones donde se proponen los lineamientos de gestión
financiera sobre la base de la teoría utilizada.
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL TEMA
1. TITULO
Lineamientos para la Gestión Financiera de la Empresa Hidrológica
del Estado Lara (Hidrolara C.A.)
2. PLANTEAMIENTO DEL TEMA
El Sector de agua potable ha venido sufriendo grandes e importantes
transformaciones en los últimos años. Venezuela venia trabajando bajo un
esquema de Administración Centralizada. El servicio de producción y
distribución de agua potable y construcción y mantenimiento de
infraestructuras del sector agua potable y saneamiento, se inicia en Venezuela
con la creación del Instituto Nacional de Obras Sanitarias (INOS), el 16 de
Julio de 1943, durante el mandato presidencial de Isaías Medina Angarita,
con la finalidad principal de abastecer a la población de agua,
preferentemente en zonas urbanas con más de cinco mil habitantes. Este
Instituto, para alcanzar sus metas durante los sucesivos treinta años de
existencia, concentró su atención en la operación y mantenimiento de sus
acueductos, en la comercialización del agua y la construcción de una
estructura Hidráulica; funcionó en el ámbito regional a través de una
dirección general con sede en Barquisimeto, para la zona Centroccidental,
contando con jefes de programas en cada uno de los estados de la región,
encargados de la administración de cada uno de los sistemas; esta forma de
organización trajo una descentralización del manejo administrativo, sin
embargo no se logro una completa regionalización de la toma de decisiones,
estas eran tomadas en el ámbito central y no en forma equitativa, al paso de
los años pe rdió efectividad, la burocracia, la ineficiencia y el peso de su propia
incompetencia, le impidió continuar con criterios de excelencia la misión para
la cual había sido creada.
En 1983 aparece en escena la Ley de Descentralización, que incluye la
reestructuración de los servicios públicos, hasta en ese momento en manos del
poder central. Dentro de ese marco general se inicio el conjunto de decisiones
relacionadas con el servicio de agua y alcantarillado. Los lineamientos en
materia hídrica establecían la necesidad de lograr la diversificación del
servicio de agua potable y cloacas mediante la creación de empresas
regionales y municipales autónomas. El INOS comienza a experimentar un
proceso de reestructuración en 1987, dando origen a la C.A.
HIDROLÓGICAS REGIONALES, adscritas a la HIDROLÓGICA DE
VENEZUELA (HIDROVEN), y diez empresas hidrológicas (Hidrocapital,
Hidroandes, Hidroccidental, Hidrolago, Hidrocaribe, Hidrofalcón,
Hidrollanos, Hidropáez, Hidrocentro e Hidrosuroeste) las que funcionan con
personalidad jurídica propia y patrimonio público, cuya finalidad fue la de
operar los sistemas de abastecimiento de agua potable, recolección de aguas
residuales en los diferentes estados. Constituyendo el primer paso de un
proceso a descargar de responsabilidades al gobierno central.
Pero el esfuerzo apenas comenzaba. Debido a la situación económica del
país a principios de la década de los 90, se hace imperante para el Gobierno
Nacional, adaptarse a la dinámica internacional, en el marco de la
descentralización y privatización, con miras a engranar en el proceso de
globalización financiera, elaborando planes y estrategias en los diversos
sectores nacionales. El proceso de descentralización se transformo en el
recurso necesario para lograr salidas positivas. El Estado se descubrió
ineficiente e improductivo y entendió que solo las unidades del poder local
(Los Municipios) con la ayuda de los Estados Regionales, podían desarrollar
estrategias claras para enfrentar sus propios problemas.
De allí que el 03 de Octubre de 1994 se procedió a firmar el documento
constitutivo de Hidrolara C.A., siendo junto con Aguas de Monágas las
primeras empresas descentralizadas del sector agua en país.
Uno de los principales objetivos de Hidrolara C.A. es la autosuficiencia
financiera, y para ello el Gobierno Nacional junto con el Gobierno Regional
firmaron un convenio con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) para
financiar el programa de apoyo a la modernización del sector agua potable y
saneamiento ambiental.
El contrato de préstamo fue celebrado el día 15 de Abril de 1997 entre la
República de Venezuela y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) por un
monto de sesenta millones de dólares (US$ 60,000,000.00) de los cuales el BID
aporta el 50%, el Gobierno Nacional el 25% y el Gobierno Regional el 25%
restante. El préstamo contiene cuatro renglones fundamentales:
• Rehabilitación física y comercial (incluye imprevistos)
• Desarrollo Institucional.
• Asistencia Técnica (proyectos).
• Ingeniería y administración del proyecto.
Adicionalmente Hidrolara administra los siguientes recursos:
• Recaudación proveniente de la venta del servicio de agua, la cual es
destinada para los gastos de funcionamiento de la empresa.
• Recursos para inversión aportados por el Gobierno Regional,
mediante transferencias a empresas públicas no financieras, las que
deben ser ejecutadas y administradas por Hidrolara.
• Recursos para inversión aportados por el Gobierno Nacional,
transferido a la empresa Hidrolara C.A. a través de la empresa
Hidroven.
• Recursos para inversión provenientes de las Alcaldías del Estado
Lara.
• Otros recursos como los provenientes de otras operaciones y
colocaciones bancarias.
Debido a lo antes expuesto y al poco tiempo de funcionamiento de la
empresa, Hidrolara C.A., a raíz del proceso de descentralización, es que se
hizo necesario, la determinación de lineamientos para la gestión financiera
que permita administrar los recursos de la forma más óptima y eficiente
posible.
Esto debido a que la empresa maneja una gran cantidad de dinero, pero
a su vez presta un servicio básico a la comunidad que actualmente se
encuentra colapsado, ya que es necesario la rehabilitación total de los sistemas
de cloacas y acueductos existentes, aunado a ello, la población ha ido
creciendo de una forma no planificada lo que hace más difícil para la
empresa prestar un servicio continuo y óptimo.
La Gerencia de Administración y Finanzas de la empresa se ha venido
consolidando en los tres años de funcionamiento, sin embargo, el “día a día”
de la empresa, que requiere de respuestas rápidas, ha contribuido a que la
Gerencia no haya hasta la fecha podido contar con ciertas herramientas,
como son la elaboración de normas y procedimientos, sobre todo en el área de
Tesorería en la cual se tienen establecidos lineamientos, pero no han sido
plasmado en documentos que faciliten al personal y a la empresa el trabajo.
En el año 1996 la empresa adquirió un sistema contable que enlaza en red las
áreas de Compras, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad y que fue
terminado de implementar en el primer semestre del año 1997, y que
diariamente según las exigencias de la empresa se ha venido actualizando y se
han efectuando los ajustes necesarios; Este sistema ha facilitado en un alto
grado las operaciones de la Gerencia, sin embargo, todavía hay una serie de
fallas sobre todo al nivel de la Tesorería que deben irse subsanando para
lograr los objetivos de la empresa. Actualmente la empresa presenta déficit
debido a la paralización por parte de los accionistas de la tarifa la que
actualmente no cubre los costos y esta aproximadamente un 40% por debajo
y a la Reforma planteada a la Ley Orgánica del Trabajo el 19 de Junio de
1997 referente al nuevo Régimen de Prestaciones Sociales, lo que se tradujo
en un aumento considerable a los contratos de las empresas operadoras
encargadas de los diferentes Sistemas de Mantenimiento y Custodia de los
Acueductos del Estado.
Es por lo antes expuesto que la Gerencia de Administración y Finanzas
requiere de lineamientos efectivos que le permitan un uso eficiente de los
recursos a través de una herramienta moderna como lo es el Control de
Gestión
Entre los cambios que se han venido sucediendo en la administración
pública en Venezuela, nos encontramos con el Control de Gestión, que es el
conjunto de normas y acciones cuya aplicación tiende a lograr la mejor
utilización de los recursos técnicos, materiales y humanos hacia el logro de los
objetivos previstos en los programas presupuestarios. El Control de Gestión,
así concebido velaría por la consecución de determinados resultados con el
máximo de eficiencia.
Hidrolara C.A. se propone implantar la utilización del Control de
Gestión en toda las áreas de la empresa, y siendo la Gerencia de
Administración y Finanzas la encargada del manejo eficiente de los recursos,
contabilizar las operaciones y proteger y salvaguardar los activos, entre otras
funciones, se hace necesario establecer lineamientos de control de gestión
financieros.
Anteriormente, la función del Administrador era la de un experto
contable, comprendía el registro y la utilización de todos los hechos relativos a
una empresa con el fin de proteger los activos, cumplir las exigencias legales
sobre conservación de las anotaciones contables y sobre publicación de
informes financieros; comunicar a la dirección aquellas informaciones que le
ayuden a planificar y controlar las operaciones. El Control de Gestión añade
la idea de que el Administrador debía ser un factor vital y constructivo en la
gestión de la empresa.
En 1949, el “Controllers’ Institute of America” publica su concepción
del Control de Gestión moderno, donde se enumeran funciones del
Administrador como las siguientes: establecer, coordinar y ejecutar, en
cuanto miembro integrado de la dirección, un plan adecuado de control de las
operaciones; comparar las realizaciones con los planes y normas, así como
registrar e interpretar los resultados tanto para los accionistas como para
todos los niveles de la empresa. Además el Administrador debía estar en
estrecha relación con todos los miembros de la dirección, ocuparse de la
política fiscal, supervisar las relaciones con la administración pública,
asegurar la protección financiera de los activos y efectuar análisis sobre el
medio exterior y su influencia en la empresa. El Contenido de la función ha
evolucionado en el sentido de ir progresivamente alejándose de la función
contable tradicional. La dirección general formula planes y los responsables
de la gestión tienen como misión ejecutarlos.
Es por ello que Hidrolara C.A. se plantea ser una empresa modelo en el
sector agua potable y que no sea una carga presupuestaria para el Estado ni
para sus accionistas, lograr en un mediano plazo la autosuficiencia financiera
y la diversidad de fuentes generadoras de recursos financieros hacen que su
administración y control cada día sea más complejos, debido a ello la empresa
pretende adaptarse a la utilización del Control de Gestión principalmente en
el área de administración y finanzas, con el objeto de coadyuvar al logro de
una mayor eficiencia administrativa, ejerciendo un control operacional o de
gerencia, entendido este como la evaluación global, en términos de eficacia, de
los resultados de un programa o de la gestión administrativa que cumple la
empresa
3. OBJETIVOS:
3.1. Objetivo General.
Establecer lineamientos para la gestión financiera de la Hidrológica del
Estado Lara (Hidrolara C.A.)
3.2. Objetivos Específicos:
3.2.1. Determinar la situación actual de la administración de los
recursos financieros de Hidrolara C.A.
3.2.2. Identificar las fuentes de ingreso que generan los recursos
financieros de Hidrolara C.A.
3.2.3. Identificar los gastos en que incurre Hidrolara C.A.
3.2.4. Identificar las inversiones que realiza Hidrolara C.A.
3.2.5. Identificar las condiciones de financiamiento establecidas en el
Contrato de Préstamo por el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
4. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA.
Hidrolara C.A. es una empresa venezolana creada en el marco del
proceso de reestructuración del sector de agua potable. Es una de las
primeras compañías, junto a “Aguas de Monagas” en desprenderse de la
administración central para tomar la responsabilidad de manejar el servicio
de agua en el Estado.
Las empresas públicas descentralizadas poseen un rol gerencial,
presuponen el apoyo del Gobierno Local, pero su dirección debe ser hacia el
autofinanciamiento en el mediano plazo. En el caso venezolano ha sido difícil
concebir a las empresas públicas como verdaderos centros pilotos gerenciales,
que solucionen problemas comunitarios y sociales sin que esto implique un
desangramiento del presupuesto público, y aun más, en el sector de agua
potable. Uno de los objetivos de Hidrolara es la “autosuficiencia financiera”,
es decir, ser una empresa rentable que genere sus propios ingresos que le
permitan cubrir sus costos y gastos de funcionamiento.
La utilización de una herramienta tan importante como es el Control de
Gestión, en la Gerencia de Administración y Finanzas, que tiene bajo su
responsabilidad el manejo de una gran cantidad de recursos, y a su vez
destinar el uso de los mismos de la manera más eficiente posible y que estén
en concordancia con los objetivos de la empresa, hacen que esta investigación
sea de gran importancia para la empresa.
El conocimiento en el área financiera, permite plantear en forma
creativa lineamientos, cuyos elementos sociales, económicos, financieros y
gerenciales, conduzcan a la empresa a esa anhelada autogestión, al mismo
tiempo marcar un precedente como empresa pública descentralizada del
sector de agua potable, que podrá constituir un punto de partida en futuras
investigaciones.
La importancia de esta investigación radicó en que permitirá a
Hidrolara demostrar que las empresas públicas que trabajan con mística
pueden lograr una mayor productividad social y económica y contribuir a
impulsar el desarrollo económico del Estado Lara y por ende del país.
Se consideró la presente investigación novedosa en su área, por la
inexistencia de estudios similares. Por otra parte se esta realizando un aporte
significativo a la empresa que en estos momentos requiere ser productiva y
garantizar su permanencia en el tiempo. En el ámbito teórico se crearon las
bases necesarias para este tipo de empresas del sector de Agua Potable, que
actualmente le permitan la descentralización. En el ámbito práctico se
emplearan
estos lineamientos para el manejo de los recursos financieros de la empresa
en la Gerencia de Administración y Finanzas de Hidrolara C.A..
5. LIMITACIONES.
Una de las limitaciones más importantes fue la carencia de
investigaciones similares, ya que sólo existen dos modelos de empresas
descentralizadas en el sector, dicho sector es muy especifico y particular.
Estos lineamientos se aplicaron en la empresa Hidrolara C.A. en un tiempo y
situación determinada y se tomaron en cuenta las condiciones establecidas en
el Contrato de Préstamo del BID, condiciones que no pueden ser modificadas.
Dicha investigación estuvo sujeta a un régimen tarifario que es impuesto
por el Gobierno mediante Resolución del Ministerio de Fomento y del
Ministerio de Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables,
constituyendo un marco político.
CAPITULO ll
MARCO TEORICO
1. ANTECEDENTES.
Es importante mencionar que Hidrolara es de las primeras empresas
que se descentraliza en el sector de agua potable y administra sus propios
recursos, generados de la recaudación proveniente de la venta del servicio de
agua potable. Es por esta razón que se considera la presente investigación
como novedosa y creativa dentro del área de empresas publicas
descentralizadas del sector de agua potable en Venezuela.
Sin embargo, a continuación se citan algunas obras bibliográficas que
fueron revisadas para concertar una idea sobre los conceptos de gastos
utilizados en materia hidrológica en el Estado Lara.
• Proyecto para el Desarrollo Institucional y la Rehabilitación Física de
los Sistemas de los Sectores Agua Potable, Saneamiento, Drenaje y
Desechos Sólidos del Estado Lara. Documento N° 1, Volumen A.
Sistema Hidráulico Yacambu-Quibor C.A. Barquisimeto Julio 1992.
De este proyecto se tomaron los antecedentes de la empresa así como
características de la Gerencia de Administración.
• Observaciones y Recomendaciones de la Misión de Análisis del BID de
fecha 23-09-96 con relación al Proyecto de Crédito para Hidrolara
C.A. Unidad Preparadora del Proyecto de Hidrolara.
Estas observaciones fueron tomadas en cuenta para el área financiera
y manejo de los recursos.
2. BASE LEGAL.
La sustentación legal estará referida al siguiente conjunto de Leyes,
Decretos, Reglamentos y Normas:
• Código de Comercio.
• Régimen Tarifario para la Prestación de los Servicios de Acueductos
y de Recolección, Tratamiento y Disposición de Aguas Residuales.
• Ley Orgánica de Descentralización, Delimitación y Transferencia de
Competencias del Poder Público y su Reglamento Parcial Nº 1.
• Ley de Creación de la Empresa Mercantil HIDROLARA C.A. Junio
de 1993.
• Proyecto de Reforma de la Ley que autorizaba a la Gobernación de
Lara para la creación de la empresa HIDROLARA C.A. 27-06-94.
Aprobado en Asamblea Legislativa del Estado Lara. Gaceta oficial Nº
288 del 29-08-94.
• Documento Constitutivo de Hidrolara C.A. 03-10-94.
• Contrato Marco, donde se establecen las atribuciones y
responsabilidades del “Representante legal y los accionistas de
Hidrolara C.A.”
• Contratos de Autorización de los Municipios a la empresa Hidrolara
C.A. para la prestación de los servicios de acueducto, cloacas,
drenajes y tratamiento de Aguas residuales. 1995 y 1996.
• Contrato de Préstamo entre la República de Venezuela y el Banco
Interamericano de Desarrollo. 15-04-97.
3. IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
La Compañía Anónima Hidrolara es una empresa venezolana creada en
el marco del proceso de reestructuración del sector de agua potable. Es una
de las primeras compañías, junto a “Aguas de Monagas” en desprenderse de
la administración central para tomar la responsabilidad de manejar el
servicio en Lara para Lara. Es el resultado de un trabajo que comenzó en
1993. La historia comenzó cuando el Sistema Hidráulico Yacambú se acerca
al Banco Interamericano de Desarrollo (BID) para que financiara el
anteproyecto de construcción de salida del túnel hacia Barquisimeto, se
planteó la necesidad de crear una empresa descentralizada y eficiente que
manejara la prestación del servicio. Se diseño un programa de rehabilitación
de los acueductos y cloacas del Estado Lara, al detectar la pérdida de agua de
los acueductos, productos de tuberías muy viejas y en mal estado.
Ya en ese momento se consideró como materia prioritaria para la
empresa que se constituyera, que aumentara la cobertura del servicio de agua
potable y cloacas, que garantizara la calidad del agua potable, prestara un
servicio continuo, ofreciera atención integral al cliente, suministrar el servicio
al menor costo posible y lograr solvencia financiera.
En 1993 la Gobernación del Estado Lara, somete a la consideración de
la Asamblea Legislativa, la Ley de creación de la Empresa Mercantil
HIDROLARA con el objeto de encargarle la prestación del servicio de agua
en el Estado. En Junio de 1993 se le pone él ejecútese a la Ley. El 24 de Enero
de 1994 se realizó en la ciudad de Quibor el “X Encuentro de Alcaldes”, el
evento tuvo sello histórico: hubo acuerdo y el Gobernador y los Alcaldes
tomaron la decisión de impulsar el funcionamiento de Hidrolara C.A.,
estableciéndose varias condiciones para el funcionamiento de la compañía,
tales como:
- Suscribir el documento de constitución con cada uno de los socios,
- Elaborar y redactar proyectos según la orden de Cámara Municipal
facultada para autorizar a los Alcaldes a suscribir el documento y,
- Regular las modalidades de actuación de Hidrolara, en las diferentes
localidades, de acuerdo a lo dispuesto en él articulo 41 numeral cuarto
de la Ley Orgánica de Régimen Municipal.
El 27 de Junio de 1994 la Asamblea Legislativa en sesión extraordinaria,
aprobó el Proyecto de Reforma a la Ley que autorizaba a la Gobernación del
Estado Lara para la creación de la empresa Hidrolara.
El 03 de Octubre de 1994, se procedió a firmar el documento
constitutivo de Hidrolara C.A., el objeto principal de la compañía es la
conservación, fomento y aprovechamiento del agua; administración y control
de los servicios de acueductos cloacas y drenajes del Estado Lara, así como
cualesquiera otras actividades conexas con el objeto principal, de
conformidad con el régimen constitucional legal aplicable. Las acciones de la
empresa están distribuidas de la siguiente forma: 50% Gobernación del
Estado Lara, con 500.000 acciones, con un valor de Bs. 1000,00 c/u y el 50%
en las Alcaldías del Estado Lara. El reparto de acciones de las Alcaldías se
hizo de acuerdo al número de pobladores de cada entidad, quedando las
misma de la siguiente manera: Iribarren 289.610 acciones; Torres 58.310
acciones; Palavecino 35.660 acciones; Jiménez 24.450; Andrés Eloy Blanco
13.350 acciones; Urdaneta 19.300 acciones; Crespo 13.270 acciones y Simón
Planas 8.520 acciones.
Misión: es el abastecer de agua potable y de proporcionar el servicio de
cloacas y drenajes (saneamiento), en condiciones óptimas de calidad a la
población del Estado Lara. Para ello, cuenta con una infraestructura
adecuada, acorde con los parámetros tecnológicos modernos y un recurso
humano altamente calificado y motivado, persiguiendo fundamentalmente la
satisfacción del cliente, la concientización de la comunidad, la preservación
del medio ambiente y un crecimiento rentable que le permita alcanzar el
autofinanciamiento.
Visión: Hidrolara, C.A. será en el corto plazo una empre sa modelo
nacional en el sector agua potable y saneamiento, suministrando un servicio
eficiente, manteniendo niveles de autonomía financiera y administrativa, para
mejorar la calidad de vida de la población del Estado Lara.
Junta Directiva: la integran diez miembros, cuatro nombrados por el
Gobernador del Estado, dos por el Alcalde del Municipio Iribarren, uno por
los restantes Municipios, dos representantes laborales y una secretaria
Estructura Orgánica: esta conformada por la Presidencia, diez Gerencias
y las Unidades Asesoras de Consultoría Jurídica y Contraloría Interna. Cada
una tiene la responsabilidad de coordinar el trabajo del equipo humano,
conformado por 146 empleados. Las gerencias que tienen como objetivo
cumplir con la misión de la empresa a fin de alcanzar la visión propuesta es:
•Gerencia Recursos Humanos
•Gerencia de Información y Relaciones Institucionales
•Gerencia de Planificación y Proyectos
•Gerencia Comercial
•Gerencia de Administración y Finanzas
•Gerencia Operativa:
- Gerencia de Sucursal Iribarren, Palavecino, Crespo y Simón
Planas
- Gerencia de Sucursal Moran, Andrés Eloy Blanco y Jiménez
- Gerencia de Sucursal Torres y Urdaneta
- Gerencia de Calidad de Servicio
Gerencia de Administración y Finanzas: Actualmente cuentan con
veinticuatro (24) personas, que conforman los Departamentos de
Contabilidad y de Servicio Generales, las Unidades de Bienes y Tesorería.
Tiene la responsabilidad de administrar y controlar los recursos financieros
de toda la empresa como recaudación proveniente de la venta del servicio de
agua, transferencias provenientes de aportes de la Gobernación del Estado
Lara, transferencias provenientes de aportes del Gobierno Nacional y
cualquiera otros recursos; Coordinar y efectuar los pagos a proveedores,
contratistas y prestadores de servicios; Registrar la información contable y
elaborar los Estados Financieros; Velar y controlar los bienes de la empresa;
Elaborar las compras y contratación de Servicios mediante su Unidad de
Compras adscrita al Depto. de Servicios Generales; Coordinar y realizar el
mantenimiento en general de las áreas de la empresa; Realizar la imputación
presupuestaria y; Emitir la ejecución de la misma para remitirla al
Departamento de Presupuesto para su respectivo análisis.
La Gerencia de Administración y Finanzas, actualmente se encuentra
desarrollando una tecnología denominada Sistema Administrativo Integral,
mediante el sistema Administrativo Hipermax y la red Novell 4.1, lo que
origina mayor fluidez de los datos procesados y precisión en la información.
La conexión a sistemas de redes permite el cruce de información entre las
diferentes áreas administrativas (Compras, Presupuesto, Tesorería y
Contabilidad) que ayudan a la obtención de datos confiables y precisos que
permite la confiabilidad ante sectores económicos, planes de pago, ayudando
también a la empresa a bajar su carga laboral.
4. SUSTENTO TEÓRICO.
4.1- Antecedentes del Control de Gestión.
La Gerencia es un concepto nuevo aun no suficientemente
precisado ni profundizado. Se puede definir coma la utilización dinámica de
recursos y energías con vistas a conseguir el objetivo de un ente económico.
Hoy en día se presenta una nueva faceta de la Gerencia: El Control de
Gestión, el papel dinámico que este juega es uno de los más importantes en
la empresa, puesto que ayuda a establecer la política general y a utilizar
aquellas técnicas avanzadas que facilitan la toma de decisiones.
El nacimiento del Control del Gestión se puede situar en los Estados
Unidos de Norte América (USA), en la época que va de una guerra mundial
a otra. Su aparición oficial esta relacionada con la creación en 1931 del
“Controllers’ Institute of América”, aunque el verdadero desarrollo del
Control de Gestión tiene lugar en dicho país a partir de la Segunda Guerra
Mundial. Este desarrollo ha originado su aparición en Europa, donde en
estos momentos está adquiriendo carta de ciudadanía en todas las empresas.
El origen del Control de Gestión hay que situarlo en la contabilidad. En un
principio la función era la de un experto contable. Quince o veinte años
después las funciones del control se habían ampliado, pero todavía podía
observarse en ella una gran carga contable.
El Control de Gestión en Venezuela tiene sus raíces en la
ponencia sobre el tema Nº 1 Titulada “Panorama del control Fiscal en
Venezuela. Coordinación de la Gestión Fiscalizadora “ presentada por
el contralor General de la República, Dr. Manual Vicente Ledezma,
ante el primer Seminario Nacional de Contralores celebrado en Caracas
en Mayo de 1971, donde señala la importante medida como establecer
modalidades de Control de Gestión. Ley que fue sancionada por el
Congreso de la República el 18 de Diciembre de 1974, promulgada el 04
de Enero de 1975 y publicada en Gaceta Nacional Extraordinaria de
fecha 06 de Enero de 1975.
4.2- Definición de Control de Gestión.
El Control de Gestión es el proceso que se implanta en una entidad
económica para garantizar una movilización eficaz y permanente de energías
y recursos, con el fin de conseguir el objetivo de dicha entidad. Este proceso
garantiza que en la empresa se realiza efectivamente lo que debe hacerse, e
indica en que momento deja el sistema de funcionar con normalidad. Por
abarcar campos muy diversos y acudir a técnicas muy diferentes, el Control
de Gestión esta relacionado muy estrechamente con otras ciencias humanas
(organización, motivación), ciencias económicas (teoría del valor),
matemática y estadística (análisis de datos económicos).
El control, como filosofía, consiste en mantener el flujo de
negocios (públicos y privados) en un ambiente de legalidad y de
cumplimiento de un cierto conjunto de reglas de juego. El control, en
general, no establece las bases del juego, sino que se asegura que se
cumplan. Cuando las reglas del juego se vuelven obsoletas y ya no
responden a las exigencias de un entorno cambiante y evolutivo, el
control para ser eficaz, debe renovarse y comenzar a presionar sobre
parámetros, si bien no son legalmente exigibles, deben ser de
cumplimiento necesario para la buena marcha de la gestión. Debe estar
claro que el control no establece las reglas ni los objetivos o metas, sino
que se asegura que se cumplan.
El Control de Gestión comienza con un esfuerzo de previsión:
para lograr los objetivos de la empresa, hay que definir en primer lugar
unos programas de acción o planes coherentes, que permitan coordinar
de manera óptima las actividades de la empresa. A continuación, se
debe medir la ejecución de estos planes, comparar los resultados
obtenidos con los objetivos fijados y deducir del análisis de las
desviaciones obtenidas una información que oriente la acción o la
previsión futura. Por tanto, se trata de un proceso cibernético continuo.
Situado en el punto de convergencia de diversas disciplinas, el Control
de Gestión ocupa un lugar central en la gestión de la empresa moderna.
Es por ello que HIDROLARA, C.A. para poder suministrar un
servicio eficiente de calidad a la población del Estado, contar con una
infraestructura adecuada, acorde con los parámetros tecnológicos
modernos y un recurso humano altamente calificado y motivado,
persiguiendo fundamentalmente la satisfacción del cliente, la
concientización de la comunidad, la preservación del medio ambiente y
un crecimiento rentable que le permita alcanzar el autofinanciamiento
en el corto plazo y ser una empresa modelo nacional en el sector agua
potable y saneamiento, manteniendo niveles de autonomía financiera y
administrativa, para mejorar la calidad de vida de la población del
estado Lara, como lo establecen su misión y su visión, se planteó la
necesidad de hacer uso de esta herramienta tan importante, mediante la
realización de una investigación que permita establecer lineamientos de
gestión en la Gerencia de Administración y Finanzas ya que es la
encargada de la administración de los recursos y el control de los
gastos, entre otras funciones.
4.3- Principales Herramientas del Control de Gestión:
• La Contabilidad General y Analítica
• Las Matemáticas y Estadísticas
• La Investigación Operativa
• La Informática
La contabilidad es una herramienta necesaria pero insuficiente.
La Contabilidad General tiene unos fines concretos, por ejemplo,
cumplir la legislación mercantil y fiscal y comunicar los resultados a los
accionistas. La Contabilidad Analítica, sirve entre otras cosas, para
determinar los precios de coste de los productos o servicios. Pero ambas
contabilidades no bastan a cualquier responsable de la gestión, puesto
que se basa en datos históricos y no tiene en cuenta las modificaciones
técnicas, económicas o científicas que puedan producirse en el futuro.
Por tanto, es preciso ajustar los datos contables (históricos) para tener
en cuenta todos aquellos cambios que se prevén. Las Matemáticas y
Estadísticas facilitan el análisis de los datos, y ayudan a minimizar
riesgos en la toma de decisiones. La informática es una herramienta
atractiva y poderosa, pero al mismo tiempo peligroso si la estructura, la
gestión, no están adaptados a ella.
4.4- Las Bases del Control de Gestión.
• El Entorno Natural: El Entorno Natural es el conjunto de condiciones
geográficas y climáticas en que trabaja la empresa. Esta influencia
presenta aspectos muy variados: costes de construcción, de
transporte, de electricidad, de agua, de gas... Otras veces se
producen fenómenos de más relieve, como una inundación,
terremoto, sequías etc.
El entorno natural es primordial para Hidrolara C. A. ya
que el servicio que presta la empresa es un recurso natural
imprescindible para todo la comunidad, las lluvias, inundaciones o
sequías pueden afectar notablemente a la operación de la empresa.
Por ejemplo: si hay fuertes lluvias o inundaciones, la empresa debe
invertir más en el uso de químicos así como en el mantenimiento de
los drenajes mediante sus operadores, generando para la empresa
mayores gastos que en muchas oportunidades no son predecibles. Al
contrario si hay una fuerte sequía esto produce baja en los embalses
que a su vez se traduce en un racionamiento de agua a todas las
comunidades. Cuando existen fallas eléctricas el servicio de agua
también se paraliza.
• El Entorno Político: juega un papel más importante para la empresa. El
entorno político se puede definir como el conjunto de instituciones,
hombres y sistemas que tienen como última finalidad dirigir la sociedad
en su conjunto. Hay muchas razones para que la política este cada vez
más penetrada por la economía. Por tanto es mejor hablar de un entorno
político – económico, es decir, del entorno económico creado por el
Estado y por las instituciones que dependen de él. Entre las
intervenciones directas del Estado se pueden citar toda la legislación
económica, mercantil, fiscal y laboral.
Existen además otras acciones directas más especiales como
pueden ser las creaciones de comisiones de control relativas a
electricidad, agua, gas, teléfono. Las consecuencias desde el punto de
vista de Control de Gestión son que el entorno político, entendido en un
sentido amplio, es decir, incluyendo los aspectos económicos de las
decisiones política, impone un cierto número de condicionamientos y
presenta unos determinados estímulos. De cara a ello el Control de
Gestión tiene básicamente tres contenidos: (a) Asegurarse de que todo
esta “en regla”. El Control de Gestión debe vigilar para que todos y cada
uno de los responsables y la empresa en su conjunto cumplan la
legislación vigente. (b) Asegurarse de que la empresa se adapta lo mejor
posible a los estímulos y condicionamientos del entorno político.
Evidentemente esto exige información por parte de los responsables. (c)
Valorar las presiones del entorno político sobre la empresa y formular
propuestas para suprimir, si son posible estas presiones.
Este entorno, es uno de los que más afecta a Hidrolara por ser
una empresa pública descentralizada, deber cumplir con muchas
regulaciones y leyes. Aunado a ello presta un servicio público primordial
para la comunidad y que actualmente se encuentra en crisis. Los
accionistas de la empresa son los Gobernadores y Alcaldes de todo el
Estado y en muchas oportunidades la influencia política no permite que la
empresa tome decisiones que permitan ir hacia el logro de sus objetivos,
como es el autofinanciamiento. Además de ello controlan el precio de la
tarifa el cual actualmente se encuentra por debajo de los costos.
• El Entorno Sociocultural: Se podría hablar del aspecto demográfico, es
decir, la importancia y composición de la población, determina el
mercado potencial de una empresa. El nivel de empleo, la formación
profesional, la salud pública, el sindicalismo, etc., es también
elementos fundamentales para determinar una política de selección,
de formación etc. También tiene una gran importancia el aspecto más
específicamente cultural. Los objetivos morales, espirituales,
materiales, la cultura de los empleados de la empresa, clientes y
proveedores... son esenciales para una empresa y deben conocerse.
Estos aspectos influyen directamente sobre algunos aspectos de la
gestión de la empresa, tales como la política de promoción del
personal, la comercialización del producto, la publicidad.
• El Entorno Económico: Se puede definir como el conjunto de
instituciones, individuos o grupos de individuos que actúan como
agentes económicos, es decir, intercambiando bienes y servicios. La
empresa se encuentra en el centro de una red de relaciones con el
mundo económico que la rodea. Mantiene relaciones con los
proveedores, el personal, la competencia, los accionistas, los Bancos,
los clientes y el Estado. Los trabajadores, reclaman condiciones de
trabajo cada vez mejores: salarios, promoción, ventajas sociales, etc.
Por su lado la empresa intenta conseguir una mano de obra
calificada. Los proveedores exigen un cierto precio, pero también, un
determinado servicio: distribución de los pedidos en el tiempo,
entrega, pago. Pero a su vez la empresa exige un cierto servicio en
cuanto calidad, precio, embalaje y entrega.
Los Bancos también son uno proveedores de dinero como unos
suministradores de servicios. Por eso hay que tener en cuenta elementos
como la rapidez, exactitud y actualidad de las cuentas, extensión de red
comercial y implantación en el extranjero. Otros suministradores de
dinero son los accionistas, se puede decir que la empresa espera del
accionista potencial que aporte capital, mientras que los accionistas de la
empresa esperan ganancias.
En definitiva, las relaciones de la empresa con su entorno
económico son el resultado de una serie de compromisos. Por otra
parte, estas relaciones no son estáticas, sino cambiantes y dinámicas.
La empresa puede resultar afectada por importantes cambios
acaecidos en el entorno económico. Una crisis económica en el ámbito
nacional o sectorial puede hacer que descienda su actividad,
obligándola a interrumpir o modificar total o parcialmente sus
relaciones. Por tanto en cualquier caso la empresa debe adaptarse a
los cambios inesperados en su entorno económico.
4.5- Los Condicionantes del Control de Gestión
• El Objetivo de la Empresa: un responsable de la gestión solamente
puede tomar aquellas decisiones que le permitan alcanzar su objetivo,
o por lo menos aproximarse a él. Por ello el objetivo supone un
elemento condicionante de la gestión.
• La Estructura: Se puede implantar en una empresa, cuyas estructuras
sean rígidas o en una empresa con estructuras que parecen óptimas y
eficaces. En estas condiciones, la estructura actúa como otro
condicionante del control de gestión.
4.6- Indicadores de Gestión
• Jerárquicos: deben originarse en procesos u organizaciones de más alto nivel.
El mapa de jerarquía debe estar dado por el papel que juega cada proceso u
organismo en el logro de un objetivo y política.
• Políticos: Se trata de logros que, pese a no ser legalmente exigibles,
son necesarios de lograr por razones de política o servicio.
• Temporales o Permanentes: Para marcar productos, servicio o
resultados que dependen del tiempo, ya sea que deben ser
consideradas por una solo vez hasta lograr la meta, o aquellos
permanentes inherentes a la propia organización.
• Cuantitativos: Son aquellos que pueden ser fácilmente asimilables a
valores numéricos como lectura directa o como resultado de la
aplicación de ciertos algoritmos.
• Cualitativos: Son aquellos que difícilmente pueden medirse con
precisión. Son los mejores para medir calidad de servicio.
• Sectorizables: Marcando las diferencias y características de las
distintas ramas del poder público central y descentralizado.
• Primarios: Son aquellos en los cuales hay público involucrado.
• Directos: Tienen que ver con que el resultado dependa del proceso
evento en sí mismo, sin que ninguna de las actividades pueda ser
atribuidas a una tercera parte, debe esta bajo la misma autoridad.
• Dependientes: en algún momento el proceso depende de otra entidad.
• Necesarios: Son tal vez los más importantes pues sin ser exigibles,
reflejan la voluntad política y una orientación al logro.
4.7- Tendencias del Control de Gestión.
• Incorporación activa de la tecnología de información: La informática
en si misma adiciona grados de control, además de ser un indicador
de ataque frontal contra la corrupción estructural.
• Acceso al público a la información de la gestión pública: Acceso
preciso de referencia, contratos concedidos, listas de proveedores y
detalles del ingreso y el gasto constituyen elementos que fortalecen el
control de gestión.
• Simplificación del sistema: Eliminando pasos innecesarios y
omitiendo requisitos sin valor.
• Responsabilidad por el control de la administración activa:
Colocando el peso de la responsabilidad en los resultados.
• Máximo peso a la eficacia y transparencia: Tratando de lograr
resultados, versus cumplir formalidades. La transparencia en las
decisiones y las puertas abiertas a los procesos.
• Orientación a la prevención versus a la penalización: Reemplazar las
“Cacerías de Bruja” por una política de orientación a crear
mecanismos de cambio de actitud del empleado.
• Servicio al Cliente con parámetros de medición: Es el cambio
significativamente más importante. Toda la organización esta
orientada a que la gente haga menos colas, pague y cobre lo justo
oportunamente, este informada de cuanto debe, cuando debe.
4.8- Las Funciones del Responsable de la Gestión:
• La Medida de Resultados: Significa tener la seguridad de que los
medios disponibles en la empresa se utilizan de una manera eficaz
para la consecución del objetivo. Los fines de la medida de resultado
son: (a) Establecer un sistema de motivación que estimule a todos los
miembros de la organización a alcanzar sus propios objetivos, y
consecuentemente, el objetivo de la empresa; (b) Tomar medida
correctoras que pueden consistir en mejorar, o bien la ejecución y la
gestión, o bien el sistema de standard utilizado como base de
comparación con el resultado real. Todos los elementos medidos
deben ser controlables por parte de la persona u órgano cuya gestión
va ha ser juzgada. La medida y su análisis deben ser periódicos y
rápidos.
Después de estudiar las características de la medida de
resultados y su aspecto psicológico, se estudiaran las técnicas de
medida de resultados (análisis de las desviaciones)
• La Gestión Provisional y Presupuestaria: consta de dos partes. (a)
Los presupuestos operativos que se emplean de una forma
continuada en el funcionamiento de una empresa. Se fijan por
definición a corto y mediano plazo (b) Los presupuestos de inversión,
se fijan por definición a largo plazo.
4.9 El Control de Gestión Financiero.
Para iniciar una evaluación de Control de Gestión debe
comenzarse con un análisis general de las áreas criticas de toda la
empresa. En toda empresa existen activos tangibles los que se presta
atención tradicionalmente y áreas criticas intangibles pero esenciales
para la gestión eficaz.
Las áreas criticas intangibles son:
• Situación Financiera
• Posición Comercial
• Producción
• Productividad
• Personal
• Servicios al Cliente
• Relaciones con la Comunidad.
Esta investigación se va ha centrar en el Control de
Gestión del área crítica “La Situación Económica Financiera”,
específicamente en la Gerencia de Administración y Finanzas de
Hidrolara C.A., para ello se utilizo la Teoría del Cuadro de Mando
de Francisco Blanco Illescas descrita en su libro “El Control
Integrado de Gestión”.
4.9.1 El Cuadro de Mando
El Cuadro de mando constituye una herramienta de
control mensual que contiene la información precisa para la
adecuada y oportuna guía de gestión, una vez confeccionada
debe ayudar al responsable de la gestión a corregir
oportunamente las desviaciones que tiendan a alterar las
metas u objetivos previstos. La característica esencial de este
instrumento periódico de información, es la de realizar un
control por excepción, a través de ciertas áreas claves
seleccionadas cuidadosamente, las cuales, por medio de señales
rápidas de alerta, permiten identificar las desviaciones con sus
causas y responsables.
La información debe obtenerse con rapidez para
poder actuar oportunamente frente a las desviaciones, lo cual
suele llevar consigo que algunos datos sean conseguidos
mediante estimaciones suficientemente fiables, circunstancia
que induce a denominar a la información que engloba un
Cuadro de Mando como información de gestión, para
distinguirla de la que únicamente sé general de los procesos
contables.
Características del Cuadro de Mando:
• que sea necesaria
• que sea reciente
• que sea fiable
• que se halle lo más sistematizado posible
• y que sea capaz de suscitar decisiones
En mayor detalle estos factores básicos que definen
la esencia de lo que debe ser una información de gestión
definen los principios que deben seguirse en el establecimiento
de un Cuadro de Mando.
a) El Cuadro de Mando ha de poner en evidencia, de
forma sintética, las informaciones precisas y solo
las precisas.
b) El Cuadro de Mando ha de destacar las
informaciones más significativas del mes en
cuestión.
c) Ha de procurarse que las informaciones puedan
presentarse de forma sinóptica, especialmente
aquellas que tengan una relación entre sí.
d) Las representaciones numéricas de los datos han
de ir acompañadas de representaciones gráficas
que resulten significativas.
e) La información debe tener un carácter de
permanencia al objeto de observar las tendencias.
f) El Cuadro de Mando ha de normalizarse en
cuanto a: Soporte Externo, dimensiones de
análisis y gráficos, forma de presentación de los
gráficos y forma de presentación de las cifras, etc.
g) En todos los casos que sea posible, las
informaciones deben hacer referencia a las
previsiones, las normas, los objetivos o standard.
Evidentemente la elección de aspectos claves,
indicadores y ratios dependen de los objetivos que se persigan.
Para esta investigación se seleccionaron los Cuadros
de Mando que están involucrados directamente con la
Tesorería, que son los ingresos los gastos y las inversiones.
Ejemplos de cuadro de mando:
• Gráficos mensuales sobre los ingresos, en este caso, por recaudación,
transferencias Gobierno Regional, Transferencias Gobierno
Nacional, Otros ingresos.
• Gráficos mensuales sobre los gastos, de personal, de materiales y
suministros, servicios no personales, activos reales, depreciaciones,
etc.
• Gráficos mensuales sobre obras ejecutadas, causadas y cancelada
Una vez realizados los gráficos y cuadros
individualizados, se debe relacionar unos con otros, ingresos
en relación con gastos, distribución mensual de gastos por
conceptos, rentabilidad sobre inversión, control
presupuestario, previsiones de tesorería, márgenes del
producto, situación comercial.
4.9.2 Previsión y Control de la Situación Financiera de la Empresa
En el desarrollo del área critica: La Situación
Financiera de la Empresa, ¿Cual es la mejor medida de las
actuaciones económicas de la empresa?
a) A primera vista, parece que el beneficio en valor absoluto.
Es indudable que el beneficio es un indicador del rendimiento
de la máquina económica que es la empresa, pero las practicas
de corrección contable hacen perder confianza en la bondad
de las cifras aun contempladas en varios ejercicios. Además, y
este, es el pero fundamental, no tiene en cuenta los recursos
movilizados ni el volumen de la actividad de la empresa.
b) Otro índice puede ser el ratio del beneficio a la cifra del
negocio, Este índice toma en consideración el volumen de la
actividad, con lo que permitirá situar el resultado de una
empresa con respecto a otra, pero no toma en consideración
los capitales utilizados, que pueden ser muy diferentes aún
dentro de un mismo sector.
c) Cada vez se prefiere medir la actuación económica de una
empresa por el ratio de rentabilidad sobre la inversión (R.S.I),
que relaciona el beneficio a los capitales empleados.
ACCIONES PARA MEJORAR LA R.S.I.
OBJETIVOS
MEDIOS
TÉCNICAS PRINCIPALES
Expansión Comercial • Promoción de venta
• Publicidad • Mejora y
Valorización del producto
Aumento de los beneficios producidos
Orientación sobre las actividades más rentables
• Análisis de la contribución y de la rentabilidad comparada con las actividades
Gestión Provisional • Programa de reducción de coste
• Control de Coste
Reducción de Inmovilizados
• Racionalización de las decisiones de inversión
• Leasing Disminución de los activos necesarios
Reducción de Stock • Organización de los sistemas de gestión de stocks
• Análisis económico de
stocks • Etc.
Fuente: H. Taboulet
FACTORES QUE PERMITEN MEJORAR LA RENTABILIDAD SOBRE INVERSIONES
l- AUMENTO DEL VOLUMEN DE VENTAS
II- REDUCCIÓN DE COSTES
III- DISMINUCIÓN DEL CAPITAL INVERTIDO
A- Competitividad del Producto 1. Precio de Venta 2. Resultados 3. Cantidad 4. Número de Clientes 5. Servicio 6. Plazo de Entrega B- Eficacia de la Distribución 1. Centros de Ventas 2. Depósitos Regionales 3. Publicidad
Promoción 4. Intermediarios 5. Red de
Representantes
A- Concepción 1. Simplificación 2. Standarización 3. Elementos
Intercambiables B- Fabricación 1. Utillajes que
economicen mano de obra
2. Métodos y procesos simplificados
3. Implantación 4. Control de
jornales y Gastos 5. Precio de los
materiales y Equipos
A- Simplificación de Artículos 1. Standarización 2. Combinación de
artículos 3. Eliminación de
artículos de débil actividad.
B- Control del Capital Invertido 1. Control de los
stocks 2. Gestión de
depósitos regionales
3. Empleo de Superficies
4. Empleo de maquinas y herramientas
Fuente: Westinghouse Co.
En el Manual de Control de Gestión diseñado por
“Yves Dupuy “, establece los procedimientos de previsión que
tienen por objeto desglosar el estado global de las actividades
de la empresa, expresión de eficiencia y justificación
económica de su existencia y el Estado de la Tesorería,
expresión de la solvencia, condición “sine qua non” para la
continuidad y, por tanto, para la supervivencia de la
organización.
La elaboración de datos básicos: en gran parte se
trata de un simple trabajo de compilación de datos ya
recogidos en una fase anterior como lo es la elaboración del
presupuesto. Este trabajo desemboca en la toma de una
decisión: La implicación de las operaciones financieras que
permitan garantizar el equilibrio del sistema a lo largo de todo
el periodo en cuestión.
La principal dificultad arranca precisamente de la necesidad:
a) De prever las condiciones de realización global del
equilibrio financiero a un plazo bastante lejano,
b) Y de asegurarse “día a día” los ajustes de cobros necesarios
para hacer frente a los pagos con el menor costo financiero
posible.
Ambos objetivos son complementarios pero no idénticos y
justifican un desglose de las previsiones y el control financiero
en dos fases:
a) Un “entramado” plurianual, especialmente forma de
“Planes Programas Financiación”
b) Una previsión precisa de gestión a corto plazo de ingresos y
pagos, generalmente trimestral y semestral.
a) EL ENTRAMADO PLURIANUAL:
El objetivo de esta primera fase es poner de
manifiesto la evolución de los equilibrios financieros globales a
un plazo lo suficientemente largo como para incluir los ciclos
de inversión - financiación comprome tidos o ya programados,
con objeto de aplicar los medios de financiación que permitan
asegurar los ajustes necesarios a la solvencia de la empresa, se
debe confrontar:
• La secuencias de los excedentes de liquidez previstos como
consecuencia de la actividad normal de la empresa
• Las necesidades y los recursos directamente relacionados
con las operaciones de horizonte plurianual (inversión
/financiación).
Previsión y Control de los resultados globales y de los flujos de
tesorería que de ellos derivan.
• Evaluación de los resultados previstos: en primer lugar, una
evaluación de los programas anuales de producción y ventas relativos
a cada producto. En segundo lugar, una análisis más o menos exacto
de los costes, que se centra principalmente en la clasificación “ gastos
variables / gastos fijos”. Por último, una presentación estructurada
respecto a los “saldos intermedios de gestión” más característicos
(valor añadido, excedente bruto de explotación).
• Autofinanciación y flujo de tesorería: Los flujos de fondos ligados al
resultado, es decir, de operaciones que deben tener en su momento
una incidencia en la tesorería, a diferencia de los gastos y los
productos calculados, que en general, reflejan variaciones
patrimoniales sin efecto financiero directo, y la Dinámica flujos -
plazos - existencia, los flujos de fondos son saldos, pero se cometería
una equivocación que la financiación interna que representan
pudiera dedicarse totalmente a operaciones de inversión -
financiación. En la medida en que las operaciones de compra
fabricación no son objeto de una solución instantánea, la actividad
normal de la empresa crea necesidades de carácter permanente: esas
“necesidades de capital circulante” o, con mayor exactitud, de
“capital circulante de explotación”, están ligadas al volumen de los
negocios.
• Los planes de financiación y las búsquedas de la coherencia financiera:
El plan de financiación tiene por objeto mostrar las necesidades de
financiación y prever las formas de atenderlas con objeto de asegurar
la continuidad de los pagos a lo largo del periodo plurianual cubierto
por la programación. Los estudios de financiación deberán tener en
cuenta la totalidad de las operaciones realizadas a lo largo de todo el
periodo considerado. Se pueden señalar dos modelos:
a) Modelo Analítico: se pude también denominar
“clásico”, puesto que corresponde al formato más
conocido, directamente inspirado en los
documentos contables.
b) Tablas de flujos “jerarquizados”: se basan en un
postulado los recursos financieros derivados de las
actividades de la empresa, se asignan siguiendo un
orden de prioridades: cobertura de las variaciones
que se produzcan respecto a las necesidades de
capital circulante, pago de vencimientos de los
créditos o de “leasing”, pago del impuesto sobre los
beneficios.
• Evaluación global de los equilibrios financieros: permite evaluar las
situaciones sucesivas de equilibrio financiero partiendo del balance
de principios del periodo y de las partidas correspondientes del plan
de financiación, lo que se considera como una “tabla de transición”
de la situación inicial a la situación prevista logradas, fin de uno
cualquiera de los periodos contemplados.
Capital Circulante - Necesidad de Capital Circulante =
Tesorería
b) SITUACIONES INTERANUALES PREVISTAS
Para los plazos comparados es necesario crear un
entramado más elaborado: cuando el objetivo esencial se centra
en garantizar la solvencia diaria de la empresa, hay que tener
en cuenta las interrupciones y las fluctuaciones interanuales de
la actividad y de los vencimientos y; unas previsiones más
precisas: la gestión financiera a corto plazo se basa en el
seguimiento continuo de la tesorería, tanto a través de los
flujos que determinan su evolución, como a través de su
estructura interna y los ajustes que exige.
Este seguimiento no puede garantizarse si no se
conoce con precisión la situación financiera de la empresa y su
previsible evolución, en cuanto a formatos y métodos la
previsión financiera a corto plazo pude servirse de dos tipos de
modelos: Uno basado en los flujos de fondos, teniendo en
cuenta las respectivas evoluciones del capital circulante y de la
necesidad del capital circulante. Y un modelo basado en los
flujos efectivos de tesorería, es decir en ingresos y gastos.
El primero de estos métodos es útil para señalar
rápidamente las fluctuaciones interanuales de las necesidades
de capital circulante, las de tesorería. Pero, en la practica, el
que más se utiliza, es el segundo método, por ser muy analítico
(y, por lo tanto, cómodamente articulado sobre la red de datos
contables) y por ser el criterio básico en materia de solvencia a
corto plazo, que no es la tesorería global sino la caja.
• Previsión y control de los flujos de tesorería:
Previsiones de Ingresos: el registro de vencimientos de
ingresos, los movimientos de fondos realizados a lo largo del
periodo, ya se trate de ingresos o de gastos, tienen un doble
origen: Los créditos y las deudas que figuran en el balance
inicial (fuente de información: La Contabilidad general) y,
las operaciones realizadas durante el periodo en cuestión, al
menos en la medida en que se concretan antes del último
plazo contemplado (fuente de información: Presupuestos
Operativos). Estas operaciones incluyen el ICSVM. La
elaboración del registro de vencimiento de los ingresos se
incluye de forma relativamente sencilla de la red informativa
de la empresa, y sin embargo, los datos que recoge no tienen
un mismo grado de certidumbre: unos se refieren a
operaciones pasadas (vencimientos de pagos de ventas
anteriormente realizadas) y, otros son totalmente de
previsión (de ventas de los meses futuros, obtenidos
partiendo del presupuesto de ventas).
Presupuesto de Desembolsos: resultan un poco más difíciles
de realizar, por una parte porque incluyen más operaciones y
recurren a fuentes más variadas (Presupuestos de compras,
de gastos de producción, de inversión, registro de
vencimientos de créditos, etc.) y, por otra parte deben tener
en cuenta los pagos del ICSVM, habrá que establecer el
registro de los pagos antes de elaborar el registro de
vencimientos general de los desembolsos.
Registro de Vencimiento de Tesorería: Este registro es, en
suma, un simple “inventario permanente” de los
movimientos de dinero en metálico, elaborado a partir de los
registros de vencimientos de pagos.
• Procedimientos de “regulación a corto plazo” y sus limites: las
previsiones de tesorería representan una de las principales bases de
regulación en cualquier empresa. Los riesgos que muestran,
especialmente en la fase en que la tesorería es negativa, requieren
acciones reguladoras concretas; Sin embargo, por la naturaleza de los
medios que emplean (pedir apoyo a los bancos) tales acciones son
limitadas, tanto en cuanto a su alcance como en cuanto a su duración.
• El Balance de previsión como subproducto de las previsiones financieras
a corto plazo: Forma en cierto modo parte del conjunto de las
previsiones financieras a corto plazo de las que el balance del final del
periodo constituye un “subproducto”, la mayor parte de cuyos
elementos ya ha sido calculada. La lógica de este enfoque en
términos de pagos efectivos lleva a inventariar el conjunto de
situaciones y operaciones potencialmente creadoras de flujos de
fondos y analizar la incidencia sobre pagos y saldos. Mientras que el
entramado plurianual se preocupa únicamente por los equilibrios
financieros globales y limitan su análisis a la parte alta del balance
(inversión y financiación a largo plazo), la precisión de los registros
de vencimientos de tesorería permite realizar, al final del periodo,
una evaluación detallada del conjunto de los elementos que forman el
patrimonio de la empresa. Esta característica hace que el Balance de
Previsión sea un instrumento de gestión y control especialmente
interesante.
5- GLOSARIO DE TERMINOS
Accionistas: Titular de una o más acciones de una sociedad mercantil. Es el
propietario de una o varias acciones de una empresa constituida en sociedad
anónima o en comandita por acción.
Acueducto: Sistema constituidos por las obras necesarias para la captación
conducción y tratamiento del agua cruda, así como por las aducciones y
alimentadores que conducen el agua potable desde las plantas de tratamiento
hasta las tuberías y estanques de almacenamiento o de compensación, que
conforman las redes de distribución.
BID: Banco Interamericano de Desarrollo.
Cambio de Dotación o Redotación: solicitud de los clientes para aumentar el
consumo básico que les ha sido fijado lo cual requiere aprobación de la
empresa y
el pago de derechos de incorporación adicionales.
Catastro: conjunto de documento (Planos, descripción de las secciones,
matrices las propiedades edificadas y no edificadas) que en cada comuna sirve
de base para la contribución territorial y son utilizados para la identificación
de la propiedad inmobiliaria.
Cliente: persona natural o jurídica, propietario del inmueble a la cual se la
presta el servicio de Agua Potable, Recolección, Tratamiento y Disposición de
Aguas Servidas.
Cloacas : sistema compuesto por las obras necesarias para la recolección,
disposición y tratamiento de aguas servidas.
Cobranza: acción y efecto de cobrar. Exacción de caudales. Recolección de
fondos u otras cosas debidas.
Colector de Servicio de Cloacas: tramo de tubería de cloacas en el cual se
vierten, mediante los empotramientos, las aguas servidas o residuales
provenientes de los inmuebles.
Concesión: contrato mediante el cual un ente público, el concedente, delega
por contrato a una empresa, el concesionario, la operación, mantenimiento y
administración de los servicios de agua.
Consumo Mínimo: Volumen de agua a que tiene derecho un cliente por el pago
de la tarifa mínima.
Consumo Promedio: consumo determinado con base en el histórico normal de
consumo del cliente de los últimos períodos de facturación o como resultado
de estudios estadísticos.
Consumo: Cantidad de agua realmente utilizada por el usuario en un periodo
determinado.
Contrato de Servicio: es el que se celebra entre la empresa o entidad
prestadora de los servicios de agua potable, recolección, tratamiento y
disposición de aguas servidas, y el cliente, para regular las condiciones de
prestación de estos servicios.
Contrato: significa el conjunto de Estipulaciones Especiales, Normas
Generales y Anexos.
Control de Gestión: es el proceso que se implanta en una entidad económica
para garantizar una movilización eficaz y permanente de energías y recursos,
con el fin de conseguir el objetivo de dicha entidad.
Costo de Conexión: valor cobrado a los promotores de desarrollos urbanísticos
que soliciten el servicio de agua potable y/o recolección de aguas servidas, por los
gastos de materiales, mano de obra, inspección y otros, que acarrea la construcción
de la incorporación a los sistemas.
Costo de Empotramiento: valor cobrado a los solicitantes del servicio de
recolección, tratamiento y disposición de aguas servidas por los gastos de
materiales, mano de obra, inspección y otros, que acarrea la construcción de
empotramiento.
Costo de Instalación: valor cobrado a los solicitantes del servicio de agua potable
por los gastos de materiales, mano de obra, inspección y otros que acarrea la
construcción de toma de servicio.
Costo de Reinstalación: valor cobrado a los clientes para cubrir los costos de
los trabajos que deben ejecutarse para suspender, suprimir y restablecer el
servicio de agua, más los gastos administrativos causados.
Costo Medio del Agua: costo de cada unidad de volumen de agua tratada,
producida y puesta a disposición de los clientes, que resulta de tomar en
consideración tanto los activos en operación, como las inversiones que serian
necesarias para la ejecución de todas las obras de aprovechamiento previstas
en el programa de inversiones, así como los gastos en que incurran para su
administración, operación y mantenimiento, tomando en cuenta las pérdidas
normales en las redes y en la operación del sistema.
Cuadro de Mando: constituye una herramienta de control mensual que
contiene la información precisa para la adecuada y oportuna guía de gestión,
una vez confeccionada debe ayudar al responsable de la gestión a corregir
oportunamente las desviaciones que tiendan a alterar las metas u objetivos
previstos.
Déficit: saldo que se produce cuando los pagos superan los ingresos. Se habla
de déficit cuando al acabar un ejercicio se hace balance y el resultado es
negativo. Es el resultado de un ejercicio negativo, constituyendo esta una
situación más desfavorable en que pueda hallarse una cuenta o presupuesto.
Derechos de Incorporación: valor cobrado a los propietarios de inmuebles o
promotores para contribuir a la amortización de las inversiones realizadas
para la prestación de los servicios de agua potable, recolección, tratamiento y
disposición de las aguas servidas. Se calcula de acuerdo a la dotación asignada
al inmueble y a las tarifas fijadas para tal efecto.
Empresa Hidrológica: empresa encargada de la coordinación, supervisión y
control de las empresas concesionarias encargadas de la prestación de los
servicios de Agua Potable, Recolección, Tratamiento y Disposición de Aguas
Servidas.
Empresa: entidad pública o privada, nacional, estadal o municipal que asuma la
administración, operación, mantenimiento, ampliación y reconstrucción de los
sistemas de Agua Potable, Recolección, Tratamiento y Disposición de Aguas
Servidas.
Empréstitos Unimonetarios Calificados: para préstamos denominados en
cualquier Moneda Unica, significa ya sea: (i) desde la fecha en que el primer
préstamo en la moneda única seleccionada sea aprobado por el Directorio del
Banco, recursos del mecanismo transitorio de estabilización de dicha moneda
única y empréstitos del Banco en dicha moneda única que sean destinados a
proveer los recursos para los prestamos otorgados en esa moneda única bajo
la facilidad Unimonetaria; o (ii) a partir del primer día del séptimo semestre
siguiente a la fecha antes mencionada, empréstitos del Banco que sean
destinados a proveer los recursos para los Prestamos en la moneda única
seleccionada bajo la Facilidad Unimonetaria.
Facilidad Unimonetaria: significa la facilidad que el Banco ha establecido para
efectuar préstamos en ciertas monedas convertibles que el Banco
selecciona
periódicamente.
Factura: Documento emitido por la empresa en el cual se estipulan los montos
que debe pagar el cliente por la prestación de los servicios objeto de este
reglamento, durante un período de facturación. La misma debe indicar entre
otros datos, los siguientes: identificación, nombre, dirección, uso, consumo en
el periodo facturado, consumo promedio, dotación y otros.
Financiamiento: significa los fondos que el Banco convienen en poner a
disposición del prestatario para contribuir a la realización del proyecto.
Gasto: desembolso que se origina al efectuar alguna operación, enumerando
los ingresos por la venta o incrementando los gastos de la compra.
Hidroven (C.A. Hidrológica Venezolana): empresa encargada de desarrollar las
políticas y programas del sector agua, definidas por el Ministerio del Ambiente y
de los Recursos Naturales Renovables, así como el establecimiento de normas y
lineamientos técnicos de aplicación nacional y demás actividades que la han sido
especialmente asignadas.
Impuesto: contribución, gravamen, carga o tributo que se ha de pagar, casi
siempre en dinero, por las tierras, frutos, mercancías, industrias, actividades
mercantiles y profesionales liberales, para sostener los gastos del Estado y de las
restantes corporaciones públicas.
Ingreso: cantidad que percibe una empresa por cobro o venta. Cantidad que gana
un empleado como emolumento o rentas.
Inversión: colocación de capitales en una empresa que se presume lucrativa.
Gasto monetario en la adquisición de capital fijo o circulante. Flujo de producción
encaminado a aumentar el capital fijo de la sociedad o el volumen de existencias.
Leasing: es un contrato mediante el cual, una Institución Financiera
(Arrendadora), siguiendo instrucciones de su cliente (Arrendatario), se
compromete a poner a su disposición la maquinaria especifica que éste ha elegido.
Previamente contra el pago de unas tasas de arrendamiento mutuamente
convenidas y fraccionadas a lo largo de un periodo que generalmente coincide con
la vida económica del bien. Al finalizar el periodo de arrendamiento podrá
comprar la maquinaria o equipo por un valor residual preestablecido o devolverlos
a la arrendadora. También podría optar por efectuar un nuevo contrato de
arrendamiento.
Moneda Unica: significa cualquier moneda convertible que el Banco Prestatario
haya seleccionado para ser otorgada en prestamos bajo la Facilidad unimonetaria.
Municipio: unidad política primaria y autónoma dentro de la organización
nacional a la cual le corresponde, entre otras atribuciones, la prestación de los
servicios de agua potable, cloacas, drenajes y tratamiento de aguas residuales en
su jurisdicción.
Organismo Ejecutor: significa la entidad encargada de ejecutar el Proyecto, en
todo, o en parte.
Pago de Derechos de Incorporación: toda persona natural o jurídica, sea del
sector privado o público, que solicite la incorporación del inmueble de su
propiedad a los sistemas de agua potable y de recolección, tratamiento y
disposición de aguas servidas pagará el derecho de incorporación que se indique
en las tarifas vigentes.
Pilas Públicas: fuentes sólo paras surtir de agua potable los usos residenciales.
Préstamo: contrato por el cual una de las partes entrega a otra, cierta cantidad de
dinero, con cargo de restituir otra cantidad idéntica más los intereses.
Prestatario: el que recibe dinero en préstamo, quedando obligado a devolver otro
tanto más los intereses devengados en el plazo acordado. Persona que recibe un
préstamo.
Presupuesto: es el conjunto de ingresos y gastos de una compañía privada, o de
un organismo público, o de un Estado para un periodo determinado. Es un plan de
acción que fija determinados objetos expresados en términos financieros para
plazos determinados y que permite el control permanente de su acción.
Procedimientos de Previsión: que tienen por objeto desglosar el estado global
de las actividades de la empresa, expresión de eficiencia y justificación
económica de su existencia y el Estado de la Tesorería, expresión de la
solvencia, condición “sine qua non” para la continuidad y, por tanto, para la
supervivencia de la organización.
Racionamiento: suspensión temporal y colectiva del servicio de agua potable por
razones de escasez de agua o reparaciones en el sistema.
Ratio: relación evaluativa, generalmente porcentual, entre uno o más rubros o
componentes de un estado financiero o de datos estadísticos de diversa índole.
Recolección, Tratamiento y Disposición de Aguas Servidas.
Reconexión o Reinstalación: restablecimiento del servicio de acueducto a un
inmueble al cual se le había suspendido.
Servicio de Uso Residencial Social: corresponde a todo inmueble destinado
exclusivamente a vivienda y que la empresa lo clasifique elegible para la
aplicación de la tarifa social de acuerdo al nivel de ingreso y este ubicado en áreas
geográficas donde mayoritariamente habite población de bajos ingresos.
Servicio de Uso Residencial: corresponde a todo inmueble destinado
exclusivamente a vivienda o habitación familiar.
Servicios de Interés Colectivo: El suministro para combatir incendios y lavados
de calles.
Servicios de Uso Comercial: corresponde a los inmuebles donde se realicen
actividades comerciales, así como también los destinados a labores propias de
oficina. Adicionalmente se aplicará también a los inmuebles donde se realicen
actividades que no estén comprendidas en los restantes incisos del presente
artículo.
Servicios de Uso Industrial: Industrial A: corresponde a los inmuebles donde
se realicen actividades de naturaleza industrial, es decir, destinadas a la
transformación de materias primas en bienes de consumo en las que el agua sea el
insumo principal. Industrial B: corresponde a los inmuebles donde se realicen
actividades de naturaleza industrial, es decir, destinadas a la transformación de
materias primas en bienes de consumo en las que el agua no sea el insumo
principal.
Sociedad Anónima ó Compañía Anónima: aquella en la cual, las obligaciones
sociales, está garantizadas por un capital determinado, y en la que los socios no
están obligados sino hasta por el monto de su acción.
Solicitud de Servicio: la solicitud del servicio de agua potable, recolección,
tratamiento y disposición de aguas servidas la hará el propietario del inmueble en
el formulario que le suministrará la Empresa y deberá identificarse mediante la
presentación de su cédula de identidad, indicar la dirección, titulo de propiedad y
plano de ubicación, en escala adecuada, del inmueble objeto de la solicitud.
Solvencia: documento mediante el cual la empresa certifica que el cliente esta
solvente con el pago correspondiente al servicio recibido.
Superávit: Resultado positivo de un ejercicio referido al presupuesto aprobado.
Cuando los ingresos superan los gastos o pagos se dice que existe superávit.
Suspención del Servicio: interrupción del servicio que conlleva a la inutilización
o retiro de la toma de servicio de agua, a fin de evitar el servicio fraudulento.
Suspensión o Corte: interrupción temporal del servicio por la falta de pago o por
cualquier otra causa que conlleve al retiro del medidor y al cierre de la llave de
paso.
Tarifa: conjunto de precios determinados según el costo medio del agua que
deben ser aprobados por los organismos competentes, los cuales se cobran a los
clientes por la prestación de los servicios.
Usuario: persona natural o jurídica que ocupa un inmueble y hace uso del servicio
de acueducto, de cloacas o de ambos.
6. OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES
OBJETIVOS ESPECIFICO
VARIABLES
INDICADORES
MEDI
DA
• IDENTIFICAR
LAS FUENTES
DE
INGRESOS
DEHIDROLARA C. A.
INGRESOS 1. RECAUDACION 2. TRANSFERENCIA
S GOBERNACION 3. TRANSFERENCIA
S GOBIERNO NACIONAL
4. RECURSOS BID 5. OTROS
% y B s.
% y B s.
% y Bs. % y Bs. % y Bs.
• IDENTIFICAR
LOS GASTOS
EN QUE INCURRE HIDROLARA C.A.
GASTOS
PRESUPUESTADOS
1. PERSONAL 2. MATERIALES Y
SUMINISTROS 3. SUSTANCIAS
QUIMICAS 4. OPERADORA
COMERCIAL 5. OPERADORAS DE
MANTENIMIENTO DE LOS DIF. SISTEMAS.
6. ACTIVOS 7. IMPUESTOS 8. OTROS
% y Bs.
% y Bs. % y Bs. % y Bs.
% y Bs. % y Bs. % y Bs. % y Bs.
• IDENTIFICAR
LAS INVER-
SIONES QUE REALIZA
INVERSIONES
1. OBRAS
% y Bs.
HIDROLARA c..
• IDENTIFICAR
LAS
CONDICIONES DEL CONTRAT
O PRESTAM
O BID
FINANCIAMIENTO
BID
1. CONDICIONES
ESTABLECI- DAS EN EL CONTRATO
% y Bs.
CAPITULO lll
METODOLOGÍA
1. NATURALEZA LA DE INVESTIGACIÓN.
Este trabajo se basa en un tipo de investigación documental-
descriptiva, ya que se limito a ser un estudio de problemas de tipo teórico
práctico para ampliar y profundizar el conocimiento, se recopilo y analizo
información de los recursos administrados por la empresa y de los gastos e
inversiones en que ésta incurre, para sobre la base de la teoría, establecer
lineamientos de gestión financiera, que nos permita el manejo eficiente de los
recursos y, documental por cuanto se revisaron todos los documentos que
tengan relación directa con el tema de estudio.
La investigación es no experimental, ya que no se manipularon
deliberadamente variables, se observaron fenómenos tal y como se dieron en
su contexto natural, para su posterior análisis, y el diseño es longitudinal ya
que se recolectaron datos sobre las variables o sus relaciones en tres
momentos (años 1996,1997,1998).
La modalidad del trabajo es un Estudio de Proyecto ya que pretende
presentar una proposición sustentada en un modelo viable (Control de
Gestión) para resolver un problema de gestión financiera planteado en
Hidrolara C.A., tendientes a satisfacer necesidades de la empresa, apoyándose
en una investigación descriptiva-documental.
2. POBLACIÓN Y MUESTRA
La información objeto de esta investigación, esta centrada en la
Gerencia de Administración y Finanzas de Hidrolara C.A., que es la
responsable del resguardo de toda la documentación referida a la gestión
financiera de toda la empresa. Por tal motivo la población seleccionada para
esta investigación es la Gerencia de Administración y Finanzas y las unidades
de análisis fueron los informes de gestión correspondientes a los años
analizados, Estados Financieros Relaciones de Ingresos por recaudación
diaria, mensual y anual, transferencias del Gobierno Nacional y Regional,
Resoluciones, Decretos, Leyes, Ejecuciones Presupuestarias y cualquier otra
documentación financiera que repose en la Gerencia de Administración y
Finanzas.
3. PROCEDIMIENTOS DE LA INVESTIGACION.
3.1. Recolección de Datos:
A efectos de esta investigación, ya que se tomó la información
directamente de la documentación que reposa en la Gerencia de
Administración de la empresa, se elaboró como instrumento de medición un
Programa de Trabajo, cuya finalidad es servir de guía de los procedimientos
a seguir durante el curso de la investigación, estos programas son como una
especie de recordatorio o comprobante de las sucesivas fases de la misma, a
fin de no dejar nada a la improvisación ni olvidarse de los aspectos
importantes a tener en cuenta en el área investigada. El Programa de
Trabajo esta establecido sobre la base de los objetivos específicos que
permitirán el desarrollo del mismo.
Los datos fueron recolectados de la información suministrada
por la empresa, tal y como lo explica el programa de trabajo y se
diseñaron cuadros para vaciar información, correspondiente a ingresos,
gastos e inversiones de los años 1997,1998 y 1999. (Ver Anexo 1)
Este instrumento fue validado por juicio de expertos en el área
de finanzas y de metodología.
3.2. Presentación de los Datos:
Fueron presentados mediante cuadros comparativos de los
diferentes años objeto de estudio de ingresos y egresos con sus
respectivas gráficas que permitan relacionar los porcentajes por rubros,
de igual forma se presentadas las obras por concepto de inversión y
gráficos, haciendo las observaciones y explicaciones que se consideren
necesarias.
3.3. Análisis de los Datos:
Se analizaron los datos recabados utilizando como herramienta
la presentación de los datos que permita mostrar el comportamiento de
las variables en estudio, a fin de poder conocer la situación actual de la
empresa, que permita determinar cuales serán los lineamientos de
control de gestión financiera sobre la base de la teoría utilizada, más
viables y que permitan el manejo eficiente y óptimo de la administración
de los recursos a fin de establecer una efectiva gestión financiera de
Hidrolara C.A. basada en el Control de Gestión.
CAPITULO IV
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
Se encuentra grabado en el mismo disco, en el archivo CAPITULO IV. Bajo el
programa winzip que comprime los archivos, por contener este gran cantidad de
gráficos y ocupa mucha memoria.
CONCLUSIONES
Una vez finalizado el estudio realizado en la Gerencia de
Administración y Finanzas de la empresa Hidrolara C.A.; sobre la situación
financiera de la misma, utilizando como guía el instrumento (Programa de
Trabajo), el cual fue desarrollado a través de los objetivos específicos, se
concluye lo siguiente:
1. Hidrolara en los tres años de estudio percibió ingresos por tres conceptos:
Recaudación Diaria (57%), Transferencias Gobernación (40%) y Otros
Ingresos (3%).
2. Los ingresos reflejados en el presupuesto de la empresa corresponden en su
mayoría a los provenientes de la recaudación, ya que los aportes de la
Gobernación del Estado Lara son para inversión.
3. Los ingresos percibidos por la empresa en los tres años en estudio para gastos de
funcionamientos representan el 79 % de los compromisos adquiridos por la
empresa, debido a ello la empresa en la actualidad presente una deuda de
ejercicios anteriores
4. La empresa actualmente presenta una situación financiera critica, evidenciada en
la deuda de ejercicios anteriores que ha venido acumulando en los dos últimos
años 1997 y 1998, principalmente, derivada de los contratos con las empresas
operadoras (59 %) y los gastos por concepto de electricidad (22%). Esta crisis
financiera se debe a la paralización de la tarifa por servicio de agua y a la no
sinceración de la misma en los últimos años ya que estos servicios se venían
prestando por el Gobierno Nacional como un servicio social estando siempre la
tarifa por debajo de los costos; El Estado ha venido subsidiando estos servicios.
5. Hidrolara como empresa descentralizada a pagado un costo muy alto ya que ha
tenido que mantener una tarifa por debajo de los costos y debe a su vez, asumir
estos costos. Es por ello que la empresa actualmente arrastra una deuda que
representa el 20% de su presupuesto. Si esta situación persiste la empresa tendrá
que declararse en quiebra, es por ello que la empresa debe ir lo antes posible a un
incremento de la tarifa que le permita mantenerse en el tiempo.
6. El Gasto de Hidrolara arrojado como resultado en la Ejecución Presupuestaria de
los tres años, se encuentra concentrado en la Partida 4.03 “Servicios no
Personales” siendo el mayor porcentaje (51%) el correspondiente a la
contratación de empresas operadoras.
7. El Contrato-Programa con el BID, establece como condición que la empresa debe
aplicar una tarifa que le permita alcanzar los indicadores de gestión establecidos y
que le permita cubrir los costos de operación. Esta condición en la actualidad no
se esta cumpliendo.
8. El gasto por concepto de Impuesto al Consumo Suntuario y Ventas al Mayor
(ICSVM), aumenta considerablemente los gastos de la empresa y perjudica su
flujo de caja ya que estos no pueden ser compensados, por estar el servicio de
agua exonerado del impuesto.
9. Los Municipios (accionistas de la empresa), no han cancelado aún la totalidad de
las acciones.
10. La ejecución presupuestaria de las obras es llevada prácticamente en forma
manual y no forma parte del presupuesto de la empresa.
11. Los aportes para financiar gastos de inversión son recibidos con considerable
atraso lo que ocasiona que la empresa no cumpla a tiempo con los
contratistas.
12. RECOMENDACIONES
Hidrolara, necesariamente para permanecer en el tiempo, disminuir la deuda
de ejercicios anteriores y lograr los objetivos establecidos, deberá en la Gerencia de
Administración y Finanzas establecer lineamientos de Gestión Financiera que le
permitan ejercer un control de los gastos y realizar una programación de pagos más
cónsona con la situación de la empresa, para ello deberá hacer lo siguiente:
1. Realizar un estudio de la tarifa con respecto a los costos y recomendar a la Junta
Directiva y Accionistas sobre la base del estudio el aumento de la tarifa, de lo
contrario deberá cerrar sus puertas.
2. Establecer un control más estrictos de los gastos y utilizar una medida fuerte de
austeridad, para ello, deberá determinar cuales son los gastos fijos y obligatorios
de la empresa y ejercer un control sobre los gastos adicionales que realiza la
empresa.
3. Sobre la base de la teoría establecida por Francisco Blanco Illesca en su libro “El
Control de Gestión” se recomienda que la Gerencia de Administración y Finanzas
utilice los Cuadro de Mando mensuales en este caso Cuadros y Gráficos
mensuales de ingresos totales, ingresos por recaudación, otros ingresos, a su vez
debe realizar cuadros y gráficos de egresos por partidas y distribución porcentual,
posteriormente comparar los ingresos contra los egresos y verificar las
desviaciones.
4. Hacer uso de los indicadores de gestión financieros y emitirlos mensualmente así
como su análisis donde le permita conocer a la Gerencia de Administración y
Finanzas la situación financiera de la empresa.
5. Se recomienda a su vez utilizar el entramado plurianual diseñado por Yves Dupuy
en su libro “El Manual de Control de Gestión”, explicado en las bases teóricas de
esta investigación; Esto se puede lograr si hace uso de la Tabla de Flujos
“jerarquizados” donde los recursos financieros de la empresa se asignan siguiendo
un orden de prioridades (cobertura de las variaciones que se produzcan respecto a
las necesidades de capital circulante).
6. Con relación a garantizar la solvencia de la empresa, se recomienda hacer una
previsión precisa de gestión a corto plazo de ingresos y pagos (Situaciones
Interanuales Previstas), también diseñado por Yves Dupuy en su libro “El Manual
de Control de Gestión”, que es un entramado más elaborado donde se debe
realizar una planificación basada en los gastos y sus sucesivos vencimientos,
haciendo un seguimiento continuo de la tesorería. La tesorería debe implementar
un control más efectivo ya que en la actualidad presenta fallas en cuanto a la
implementación de normativas y procedimientos.
7. Se debe clasificar los gastos tomando en cuenta el tiempo de cancelación, para
prever el flujo excedente, sobre la base de la teoría utilizada en esta investigación,
esto se puede lograr de dos formas, siendo una de ellas los flujos de fondos,
teniendo en cuenta las respectivas evoluciones de capital circulante y de la
necesidad de ese capital.
8. La otra forma es a través de los flujos efectivos de tesorería (ingresos y gastos).
Se recomienda a la Gerencia de Administración y Finanzas hacer uso de las dos
formas descritas, pero la segunda es más efectiva por cuanto es más analítico y
esta basado prácticamente en la solvencia de caja.
9. La Gerencia de Administración deberá realizar una efectiva planificación mensual
basada en un presupuesto de ingresos y otro de desembolsos; Este presupuesto de
desembolsos deberá contener principalmente los pagos básicos y fijos de la
empresa, como son empresas operadoras, gastos de personal, servicios básicos,
sustancias químicas etc., posteriormente comparar con los ingresos y prever el
saldo que debe quedar en tesorería.
10. Una vez realizado lo anterior permitirá a la gerencia realizar al final de periodo un
Balance de Previsión, donde la precisión de los registros de vencimiento de
tesorería permita realizar una evaluación detallada del conjunto de los elementos
que forman el patrimonio de la empresa.
11. La Gerencia podría contratar un asesor tributario con vías a buscar alternativas
que tiendan a disminuir los pagos por concepto de Impuesto al Consumo
Suntuario y las Ventas al Mayor.
12. Instar a la presidencia a reunir a los accionistas y solicitar el pago total de las
acciones con la finalidad de obtener otro ingreso.
13. Se recomienda que la ejecución de las obras se incorpore y sea llevada a través
del sistema administrativo-contable de la empresa.
A N E X O S
Anexo 1
PROGRAMA DE TRABAJO
LINEAMIENTOS PARA LA GESTION FINANCIERA DE LA EMPRESA
HIDROLARA, C.A.
ASPECTOS GENERALES
1. Solicitud de Ley de Creación de HIDROLARA, C.A., Documento
Constitutivo, Contrato Marco, Contratos de Autorización de los Municipios,
Contrato de Préstamo BID-HIDROLARA, C.A.
2. Solicitud de información a la Gerencia de Administración y Finanzas con
miras realizar un diagnostico de la situación financiera de la empresa de los
años 1996, 1997 y 1998.
3. Solicitar Normativa y Manuales de Procedimientos existentes.
4. Sobre la base del diagnostico anterior establecer lineamientos de gestión
financiera que permitan un manejo optimo de los recursos.
ACTIVIDAD
EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE HIDROLARA, C.A.
PRIMERA FASE
Objetivo General:
Determinar la situación actual de la administración de los recursos
financieros correspondiente a los años 1996 a 1998.
Fuente de Información:
• Informes de Gestión 1996,1997,1998.
• Informes de Gestión Mensuales de Recaudación de Ingresos
• Decretos, Resoluciones y Leyes.
• Ordenes de Pago
• Presupuesto de Ingresos 1996, 1997 1998.
Guía de Observación:
• Identificar los recursos financieros que administra la empresa
• Determinar la distribución porcentual de los ingresos.
• Identificar el origen de los recursos financieros
• Evaluar el nivel de eficacia y efectividad en el manejo de los recursos
concerniente a:
- Fondos recaudados, asignados y recibidos para los
distintos gastos e inversiones.
Anexo 1
- Compromisos adquiridos, gastos causados y pagos
efectuados.
Procedimiento:
• Solicitar los ingresos percibidos por la empresa en los últimos tres años.
• Solicitar una relación de los aportes recibidos por la empresa en los últimos tres
años.
• Precisar si los fondos recibidos fueron depositados en su totalidad en una cuenta
bancaria, abierta a nombre de la empresa, destinada exclusivamente para el
manejo de los mismos.
• Indagar que instrumentos financieros utilizan la empresa para la obtención de
rendimientos adicionales.
• Elaborar las cédulas de análisis que se consideren conveniente.
SEGUNDA FASE
Objetivo General:
Identificar cuales son los gastos en que incurre la empresa.
Fuentes de Información:
• Informes de Gestión 1996,1997,1998.
• Ejecución Presupuestaria 1996,1997,1998.
• Ejecución Presupuestaria de Obras.
• Planillas y Relaciones de Pagos correspondientes a Impuestos.
Guía de Observación:
• Determinar cual es la distribución porcentual de los gastos.
• Determinar cuales son los gastos fijos de la empresa.
• Determinar cuales gastos son imputados a la recaudación de la empresa.
• Identificar los controles establecidos al gasto.
• Determinar cual es el porcentaje de los gastos en relación con los ingresos.
• Identificar cuales son los pagos por concepto de diferentes impuestos.
Procedimiento:
• Solicitar las ejecuciones presupuestarias de los tres últimos años.
• Analizar las ejecuciones presupuestarias y establecer distribución porcentual de
los mismos.
• Verificar si existe una normativa que regule la ejecución de gastos así como los
soportes de los mismos.
TERCERA FASE
Objetivo General:
Identificar cuales son las inversiones que realiza la empresa.
Fuente de Información:
• Informes de Gestión 1996,1997,1998.
• Relación de Obras Efectuadas 1996,1997,1998.
• Memoria y Cuenta 1996,1997,1998.
• Ejecución Presupuestaria y Financiara de Obras de Inversión.
• Resoluciones, Decretos y Leyes.
Guía de Observaciones:
• Verificar el origen de los recursos con que fueron financiadas las obras.
• Verificar cual es el monto por obras de inversión realizadas en el periodo en
estudio.
• Verificar la contabilidad financiera y presupuestaria de las obras de
inversión.
Procedimientos
• Solicitar relación de aportes recibidos para inversión.
• Solicitar los registros bancarios y estados de cuenta de inversión.
• Solicitar la ejecución presupuestaria de las obras durante el periodo de
estudio.
• Analizar el monto de inversión así como su distribución porcentual.
• Analizar la Ejecución Presupuestaria y Financiera de las obras.
• Verificar si existe una normativa especial para la ejecución de obras así como
su imputación presupuestaria.
• Verificar el manejo financiero de los recursos por concepto de inversión.
CUARTA FASE
Objetivo General:
Identificar cuales son las condiciones establecidas en el documento de
préstamo BID.
Objetivos Específicos:
• Identificar cuales son los componentes del Programa Crédito BID.
• Determinar los Costos, Financiamiento y Recursos Adicionales.
• Identificar las condiciones establecidas referentes a la Ejecución del Programa
Procedimientos
• Solicitar el documento de préstamo.
• Solicitar la distribución de los componentes del crédito.
