LM-DAP-03 Listado Maestro de Registros

LISTADO MAESTRO Código: LM-DAP-03

Versión: 01

Fecha: 01/12/2008

Listado maestro de registros Página 1 de 58

PROCESO: PLANEACIÓN

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado

Tiempo de Retención Método Código

No aplica Informe de asesoría a municipios

Profesional Universitario Carpeta Cronológico Profesional Universitario

2 años Archivo Central P-DAP-36

No aplica Informe de proyectos

viabilizados

Profesional Universitario Carpeta – Base de datos Cronológico Profesional Universitario


No aplica Plan de Desarrollo Asesor Carpeta Cronológico Asesor - Difusión cliente

interno y externo

4 años Archivo Central

P-DAP-40

F-DAP-04 Elaboración Plan Indicativo

Profesional Universitario Base de datos – Hoja de calculo

Cronológico Director – Profesional Universitario Difusión

cliente interno y externo

Permanente Archivo magnético

P-DAP-41

F-DAP-05 Seguimiento Plan Indicativo

Profesional Universitario Base de datos – Hoja de calculo

Cronológico Director – Profesional Universitario Difusión

cliente interno y externo

Permanente Archivo magnético

P-DAP-41

F-DAP-06 Programación Plan de Acción

Profesional Universitario Técnico

Base de Datos/ carpeta Cronológico Profesional Universitario- Técnico


F-DAP-07 Seguimiento al Plan de Acción


Base de Datos/ carpeta Cronológico Profesional Universitario- Técnico


No Aplica Seguimiento y control de los planes

de acción


Base de Datos Cronológico Profesional Universitario-Técnico

4 años Eliminación P-DAP-37

No Aplica Informe consolidado de seguimiento y

evaluación al Plan de Desarrollo

Profesional Universitario

Base de Datos Cronológico Profesional Universitario-



Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO



F-DAP-08 Informe Ejecutivo para la Alta Gerencia

Secretario de Despacho-Director de

Departamento

Carpeta Cronológica Secretario de Despacho-Director de

Departamento

1 año Archivo Central

P-DAP-42

F-DAP-09 Solicitud de registro proyecto Banco de

Programas y Proyectos de Inversión

Departamental

Técnico Base de Datos. Carpeta

Consecutivo Técnico Permanente Archivo Magnético. Banco de Programas y

Proyectos

P-DAP-31

F-DAP-10 Constancia de visita Profesional Universitario, Técnico

Carpeta Cronológico Profesional Universitario Técnico


F-DAP-11 Distribución de Documentos

Técnico Carpeta Distribución de Documentos

Consecutivo Representante de la Dirección –

Coordinador de Calidad

Actualizado Eliminar anterior P-DAP-51 P-DAP-61 P-DAP-62

F-DAP-12 Plan de Auditorías Internas de Calidad

Técnico Carpeta de Auditorías Consecutivo Representante de la Dirección –


3 años Archivo Central P-DAP-51 P-DAP-63

F-DAP-14 Registro de servicio no conforme

Servidor Público Gobernación

Carpeta Cronológico Secretario de Despacho – Director

de Departamento


F-DAP-15 Informe de Auditoría Interna

Auditor Lider Carpeta Consecutivo cronológico

Coordinador de Calidad,

Auditor lider


F-DAP16 Acta de reunión


Base de datos – Carpeta

Consecutivo Profesional Universitario – Técnico

2 años

Archivo Central P-DAP-22 P-DAP-57

F-DAP-17 Evaluación a la interacción de los

procesos

Servidor público designado

Base de Datos - Carpeta

Cronológico Director - Coordinador de

Calidad


No tiene procedimiento

F-DAP.18 Evaluación Auditoría Interna de Calidad

Auditor Lider Carpeta Consecutivo cronológico


Auditor lider


F-DAP-19 Lista de verificación de la Auditoría

Auditores Internos de Calidad

Carpeta Consecutivo cronológico





Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-DAP-20 Acción Correctiva y Preventiva

Auditor lider Carpeta Consecutivo cronológico



3 años Eliminación P-DAP-63 P-DAP-65 P-DAP-66

F-DAP-21 Informe y Acta Revisión por la

Dirección.

Representante de la Dirección -


Carpeta Consecutivo Director - Coordinador de

Calidad

5 años

F-DAP-23 Solicitud de Cambio Coordinación de Calidad

Archivo de Calidad en carpeta

Consecutivo Director -Coordinación de Calidad

3 años Destruir

P-DAP-60 P-DAP-61

F-DAP-24 Encuesta de calificación y evaluación de

servicios

Servidor público designado


Cronológico Director - Coordinador de

Calidad


P-DAP-67

No aplica Informe de Medición de Satisfacción del Cliente



Consecutivo Director - Coordinador de

Calidad


P-DAP-67

F-DAP-25 Gestión y monitoreo del riesgo e indicadores


Carpeta Consecutivo

Director – Coordinador de Calidad

2 años

Archivo Central

P-DAP-58

F-DAP-26 Orden del día reunión de Apertura

Auditor lider Carpeta Consecutivo Coordinador de Calidad,



F-DAP-27 Orden del día reunión de Cierre

Auditor lider Carpeta Consecutivo Coordinador de Calidad,



F-DAP-29 Identificación de productos o servicios

no conforme

Servidor Público Gobernación

Carpeta Cronológico Secretario de Despacho – Director

de Departamento


No aplica Base de datos correos electrónicos


Base de Datos

Consecutivo Profesional Universitario

Actualización Permanente

Eliminación anterior P-DAP-71

No aplica Bitácora: Asignación de usuarios y claves de

Base de Datos


Carpeta Cronológico Profesional Universitario

2 años Archivo central P-DAP-71

No aplica Directorio activo de usuarios


Base de datos Cronológico Profesional Universitario

Actualización permanente

Eliminación anterior P-DAP-71


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Inventario de Hardware Profesional Universitario

Base de datos Cronológico Profesional Universitario - Técnico

- Director


Archivo Magnético P-DAP-71

No aplica Inventario de Licencias Profesional Universitario

Base de datos - Carpeta




F-DAP-31 Orden de servicio correctivo

Profesional Universitario -Técnico

Carpeta Consecutivo Profesional Universitario -Técnico


F-DAP-32 Copias de seguridad Profesional Universitario




Archivo Magnético P-DAP-71 P-DAP-74 P-DAP-75

F-DAP-33 Solicitud de servicio mantenimiento




F-DAP-34 Soporte a usuarios Profesional Universitario

Carpeta Cronológico

Profesional Universitario - Técnico

- Director


No aplica Base de datos página web


Base de datos Consecutivo Profesional Universitario –

Desarrolladores página web



No aplica Directorio de usuarios activos intranet



Cronológico Profesional Universitario – Técnico



No Aplica Aplicativos PCT Profesional Universitario

Base De Datos Consecutivo Profesional Universitario, Técnico



No aplica Hoja de vida equipos




No aplica Sistema Integral de Auditorías – SIA y

Sistema de Información de Planes de Desarrollo

SIFPED


Base de datos SIA - SIPED

Cronológico Profesional Universitario (Sistemas)

Permanente Archivo Magnético


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


PROCESO: DESARROLLO SOCIAL Y SEGURIDAD




No aplica Informe de actividades/acta,


Carpeta Cronológico Secretario de Despacho - Director Técnico - Profesional

Universitario

2 años Archivo de la Secretaría y

Central

P-AL-01

No aplica Informe/acta de auditorias


Carpeta Cronológico Director y Profesional Universitario

No determinado Archivo Organismos Comunales

P-AL-01

F-OCI-04 Control de Asistencia Profesional Universitario, Técnico y Auxiliar administrativo

Carpeta - Base de Datos

Cronológico Secretario de Despacho - Director Técnico - Profesional

Universitario, técnico y auxiliar admi8nistrativo


P-AL-01 P-AL-02 P-AL-04

No aplica Asistencia Asamblea de J.A.C., J.V.C. Y

Asociaciones de J.A.C.

Profesional Universitario, Técnico


Cronológico Secretario de Despacho - Director

Profesional Universitario, Técnico – Auxiliar Administrativo


P-AL-02

No aplica Resolución reconocimiento

Personería Jurídica


Carpeta Consecutivo Director Técnico - Profesional

Universitario


P-AL-03

No aplica Matriz del Plan de Acción de D.H. por

municipio

Director del área y Profesional

Universitario

Carpeta Cronológico y consecutivo

Director Técnico, Profesional

Universitario.


P-AL-04

N.A Informes de apoyos a procesos de

fortalecimiento institucional

Profesional universitario

Carpeta Cronológico, consecutivo

Directora y profesional u

2 años Archivo secretaria P-AL-05

N.A Actas de entrega de elementos de búsqueda

y rescate




2 años Archivo secretaria P-AL-05

No aplica Estudios de amenazas y vulnerabilidad




5 años Archivo general de la entidad

P-AL-06

No aplica Identificación zonas de riesgo




5 años Archivo general de la entidad

P-AL-06

No aplica Actas de Comités Locales de emergencias


Carpetas Cronológica Directora y profesional universitario

1 año Archivo oficina P-AL-07


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-SID-06 Actas Consejos

Director Técnico (Desarrollo Social)

F-SID-06 Cronológico Director Técnico - Auxiliar Administrativo


P-DS-03 P-DS-04

F-SID-07 Actas de reunión Profesional Universitario

Carpeta Cronológico Director Técnico - Profesional

Universitario


P-DS-02 P-DS-05 P-DS-06 P-DS-07

F-SID-08 Control de asistencia Profesional Universitario

Carpeta Cronológico Director y Profesional Universitario


P-DS-02 P-DS-04 P-DS-05 P-DS-06 P-DS-07

F-SID-09 Plan de acción víctimas violencia

intrafamiliar

Director Técnico (Desarrollo Social)

Carpeta Cronológico Director Técnico - Auxiliar Administrativo


P-DS-03

F-SID-11 Plan de acción juventud

Profesional Especializado


Especializado


P-DS-06

F-SID-12 Entrega de elementos para asistencia humanitaria a la

población vulnerable

Profesional Universitario -

Auxiliar Administrativo


Universitario, técnico y- Auxiliar Administrativo

2 años Archivo central

F-SID-13 Entrega de elementos para asistencia

humanitaria a las familias afectadas por

eventos de origen natural o antropico


Carpetas Cronológica Directora y profesional universitario

2año Archivo central P-AL-07

F – SID - 14 Registro Atención a Quejas y Reclamos

Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Secretario de Despacho, Director,

Auxiliar

2 años Archivo Central P-AL-11

No aplica Mesas de trabajo Profesional universitario

Carpetas Cronológica Directora y profesional u


P-AL-08

No aplica Informe de apoyo a población desplazada


Carpetas Cronológica Directora y Profesional Universitario


P-AL-08

No aplica Actas de Comités Director Técnico - Profesional

Universitario

Carpeta Cronológico y Consecutivo

Director Técnico - Profesional

Universitario


P-AL-09

No aplica Organismos Comunales Profesional Universitario, Técnico y Auxiliar Administrativo

Base de Datos Cronológico Director Técnico - Profesional

Universitario, técnico y- Auxiliar Administrativo

No determinado Archivo en medio Magnético

P-AL-10

No aplica Relación de quejas, reclamos y sugerencias

recepcionadas


Carpeta Consecutivo Técnico - Secretario de

Despacho

2 años Archivo Central P-AL-11


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


PROCESO: DESARROLLO ECONÓMICO, RURAL Y AMBIENTAL




No aplica Carpeta de proyectos Profesional Universitario


Universitario

1 año Archivo Central P-SDE-02

No aplica Acta de seguimiento Profesional Universitario


Universitario

2 años Archivo Central P-SDE-02

F-OCI-04 Control de asistencia Profesional Universitario


Universitario

2 años Archivo Central P-SDE-02 P-SDE-03 P-SDE-04 P-SDE-05

No aplica Informe final proyecto asesoría a municipios



Universitario

2 años Archivo Central P-SDE-02 P-SDE-03

No aplica Informe de gestión y resultados



Universitario

2 años Archivo Central P-SDE-02 P-SDE-03

No aplica Proyectos productivos aprobados


Carpeta Cronológico Director Técnico - Asesor -


Seis (6) años Archivo central

P-SDE-04

No aplica Solicitudes negadas Profesional Universitario



Dos (2) años Archivo central

P-SDE-04

No aplica Control y seguimiento a proyectos





P-SDE-04

No aplica Actas y fichas de aprobación Comité

Técnico Administrativo para el Financiamiento de la Actividad Micro-

empresarial





P-SDE-04

No aplica Formulario FINAGRO, beneficiarios PRAN



Universitario

Dos (2) años Archivo central

P-SDE-04


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Informe agropecuario del Departamento

Profesional Universitario- Técnico

Base de Datos- Carpeta

Cronológico Director Técnico - Profesional

Universitario-Técnico


No aplica Estadísticas Profesional Universitario


Universitario


No aplica Publicaciones Profesional Universitario


Universitario


No aplica Base de datos Profesional Universitario


Universitario



Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


PROCESO: EDUCACION




No aplica Presupuesto de ingresos y gastos


(Presupuesto)

Base de Datos -Módulo de

presupuesto de PCT-G

Cronológico Profesional Universitario

(Presupuesto)

18 años Conservación total (Archivo Central)

P-AE-01

No aplica Certificado de disponibilidad

Presupuestal CDP


Base de datos PCT Consecutivo Profesional Universitario Director

técnico


P-AE-01

No aplica Registro Presupuestal RP


Base de Datos PCT Consecutivo Profesional Universitario Director

Técnico

18 Años Conservación total (Archivo Central)

P-AE-01

No aplica Matriz de Gastos e Ingresos


Carpeta Consecutivo Profesional Universitario


P-AE-03

No aplica Presupuesto de Ingresos y Gastos


Carpeta-Base de datos Cronológico Profesional Universitario


P-AE-03

No aplica Actos Administrativos de modificaciones


Carpeta Cronológico y Numérico



P-AE-03

F-AE-01 Informe de seguimiento al presupuesto SGP

Educación


Carpeta Cronológico y Numérico



P-AE-03

FAE-02 Matriz de Informes SINEB



10 años Selección y eliminación

(Archivo Central)

P-AE-04

No aplica Informes financieros Profesional Universitario

Carpeta Cronológico Área Financiera 5 años Selección y eliminación

(Archivo Central)

P-AE-06

No aplica Soportes documentales Profesional Universitario

Carpeta Cronológico Área Financiera 3 años Selección y eliminación (Archivo

Central)

P-AE-06

No aplica Libros auxiliares Profesional Universitario

Carpeta Cronológico Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06

No aplica Comprobantes Profesional Universitario

Carpeta Cronológico, numérico Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06

No aplica Orden de pago Profesional Universitario

Carpeta Cronológico, numérica Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06

No aplica Recibos de ingreso Profesional Universitario



Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Auxiliares Profesional Universitario


No aplica Comprobantes de presupuesto y tesorería



No aplica Estado de cuentas de tesorería y presupuesto



F-AE-06 Cruce Ejecución Presupuestal con

Cuentas Cero


Carpeta Cronológico Área Financiera 3 años Selección y eliminación (Archivo

Central)

P-AE-07

No aplica CGN información contable pública y

Operaciones recíprocas

Profesional Universitario Carpeta Cronológica Funcionarios Área Financiera


P-AE-08

No aplica Nota a estados financieros



P-AE-08

No aplica Estados financieros consolidados



P-AE-08

F-AE-07 Consolidación movimientos débito y

crédito



P-AE-08

No aplica Relación de ordenes de pago elaboradas-

causadas- pagadas


Carpeta Cronológica y numérica

Area Financiera 15 años Conservación total (Archivo Magnético)

P-AE-08

No aplica Formato Orden de Pago del Módulo Central de Cuentas del PCT


Carpeta-Base de datos PCT

Cronológica y Numérica

Area Financiera 15 años Conservación total (Archivo Magnético)

P-AE-08

No aplica Comprobantes de Registro


Carpeta Cronológica Área Financiera 15 años Conservación total (Archivo Magnético)

P-AE-10

No aplica Balance de prueba - Ejecuciones

presupuestales



P-AE-10

No aplica Formato Parametrización

Módulo Integración



P-AE-10

F-AE-03 Planilla Control de Novedades

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Oficina de Nóminas 2 años Selección y eliminación

(Archivo Central)

P-AE-12


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-AE-04 Reporte Horas Extras Docentes

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Oficina de Nóminas 4 años Selección y eliminación

(Archivo Central)

P-AE-12

F-AE-05 Reporte Recargos, dominicales y festivos Auxiliares Servicios

Generales

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Oficina de Nóminas, Despacho


(Archivo Central)

P-AE-12

NA Provisión Cesantías Retroactivas

Administrativos


Carpeta Cronológica Profesional Universitario


(Archivo Hojas de Vida)

P-AE-13

No aplica Plan anual de capacitación


Carpeta Cronológico Funcionarios de la Oficina


(Archivo Central)

P-AE-13

No aplica Diagnóstico de necesidades

capacitación personal administrativo




(Archivo Central)

P-AE-13

No aplica Seguimiento y evaluación al Plan de

Capacitación




(Archivo Central)

P-AE-13

No aplica Informes Plan de capacitación


Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación

(Archivo Central)

P-AE-13

No aplica Controles de asistencia a eventos


Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación

(Archivo Central)

P-AE-13

No aplica Plan de bienestar social Profesional Universitario


3 años Selección y eliminación (Archivo

Central)

P-AE-14

No aplica Diagnóstico de necesidades bienestar

social




Central)

P-AE-14

No aplica Seguimiento y evaluación al Plan de bienestar social




Central)

P-AE-14

No aplica Informes Plan de bienestar social


Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y eliminación (Archivo

Central)

P-AE-14




Central)

P-AE-14


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-AE-09 y 10

Formato informe de planta docente, directivo docente y administrativo

Profesional Universitario y Auxiliar

Administrativo

Carpeta Cronológica, por Institución y Municipio

Funcionarios Administración

Educativa

3 años Selección y eliminación - Archivo

Central

P-AE-15

No aplica Consolidados de planta medio magnético


Carpeta-Base de datos Cronológica, por Institución y Municipio


Educativa


Central

P-AE-15

No aplica Reporte de matrícula Profesional Universitario



Educativa


Central

P-AE-15

No aplica Nómina mensual Profesional Universitario



Educativa


Central

P-AE-15

F-AE-11 Reporte de vacantes

Instituciones Educativas Profesional

Universitario Carpeta Cronológica, Geográfica

Funcionarios Dirección Administrativa 5 años

Selección y eliminación - Archivo

Central

P-AE-16 P-AE-17

F-AE-12 Solicitudes de traslado Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios Dirección

Administrativa 5 años


Central

P-AE-16

F-AE-13 Registro de solicitudes de traslado de docente

directivo docente Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico



Central

P-AE-16

F-AE-14

Consolidado vacantes docentes y Direc. Doc a

proveer Listado Elegibles

Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico, Geográfico

Funcionarios Dirección Administrativa

5 años Selección y

eliminación - Archivo Central

P-AE-16

F-AE-15 Registro Selección de vacantes Doc y Direc Doc Audiencia Pública

Director Administrativo Carpeta-Base de

Datos Cronológico Funcionarios Dirección

Administrativa 5 años Selección y


P-AE-16

F-AE-16 Reporte cubrimiento vacantes Docentes y

Direc Doc. MEN Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico



Central

P-AE-16 P-AE-17

F-AE-17 Reporte cubrimiento de vacantes Docentes y Dir

Doc CNSC Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico



Central

P-AE-16 P-AE-17

No aplica Listado de Elegibles Director Administrativo Carpeta Cronológico, numérico



Central

P-AE-16

No aplica Cronograma de Audiencia Pública Director Administrativo Carpeta Cronológico



Central

P-AE-16

No aplica Cronograma Posesión Director Administrativo Carpeta Cronológico



Central

P-AE-16


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-AE-34 Registro de vacantes definitivas docentes y Directivos Docentes

Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico Funcionarios Dirección

Administrativa 5 años Selección y


P-AE-17 P-AE-20 P-AE-21

F-AE-35

Registro de vacantes temporales docentes y

directivos docentes


Carpeta-Base de datos Cronológico

Funcionarios Dirección

Administrativa

5 años

Selección y eliminación

Archivo Central

P-AE-18 P-AE-19

No aplica Solicitud de autorización nombramiento encargo vacante definitiva CNSC

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa

5 años Selección y eliminación -

Archivo Central

P-AE-20

F-AE-36 Registro Permisos a Funcionarios



(Archivo Hojas de Vida)

P-AE-22

No aplica Solicitud de permiso Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa


(Archivo Central)

P-AE-22

No aplica Autorización de permiso Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa


Central)

P-AE-22

F-AE-40 Registro de vacaciones personal adminis-trativo

Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa


Central)

P-AE-23

F-AE-41 Control de dotación Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico Funcionarios Dirección Administrativa


Central)

P-AE-24

No aplica Listado de beneficiarios dotación



Central)

P-AE-24

No aplica Circular informativa Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico

Funcionarios Dirección Administrativa


Central)

P-AE-24

No aplica

Relación de requerimientos diarios

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios SAC 3 Años Selección y eliminación (Archivo

Central)

P-AE-30

No aplica Requerimientos vencidos y sin finalizar

Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico Funcionarios SAC 3 Años Selección y eliminación (Archivo

Central)

P-AE-31

No aplica

Radicaciones Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico

Profesional Universitario, Auxiliar

Administrativo

18 años Conservación total P-AE-34


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Formatos de solicitud Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico




No aplica Acto administrativo Auxiliar Administrativo Carpeta Numérico y cronológico


Administrativo


No aplica Notificaciones Auxiliar Administrativo Hoja de vida Expediente Profesional Universitario



(Archivo Central)

P-AE-34

No aplica

Radicaciones Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico


Administrativo


No aplica

Formatos de solicitud Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico



Permanente Conservación total P-AE-35

No aplica

Acto administrativos Auxiliar Administrativo Carpeta Numérico y cronológico


Administrativo


No aplica

Notificaciones Auxiliar Administrativo Hoja de vida Expediente Profesional Universitario



(Archivo Central)

P-AE-35

NA.

Radicaciones Auxiliar Administrativo Registro/Radicaciones Carpeta Profesional Universitario, Auxiliar

Administrativo


NA Formatos de solicitud Auxiliar Administrativo

Expediente Hoja de Vida Carpeta Profesional Universitario



NA Acto administrativos Auxiliar Administrativo

Resoluciones/Prestaciones Carpeta Profesional Universitario, Auxiliar

Administrativo

18 años Conservación total P-AE-36 P-AE-37

NA Notificaciones Auxiliar Administrativo

Hoja de Vida funcionario Carpeta Profesional Universitario



P-AE-36


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





NA.

Formato de liquidación individual

para el pago de auxilios


Carpeta Cronológico Profesional Universitario,



P-AE-37

NA Formato consolidado para la solicitud de

reembolso por auxilio


Carpeta Numérico Profesional Universitario,



P-AE-37

No aplica Plan de Inducción Profesional Universitario



Central)

P-AE-38

No aplica Informes Plan de capacitación



Central)

P-AE-38




Central)

P-AE-38

No aplica Cronograma Inducción



Central)

P-AE-38

No aplica Evaluación Inducción Profesional Universitario


Central)

P-AE-38

No aplica Procesos incidente de desacato




(Archivo Central)

P-AE-40

No aplica

Derecho de Petición Profesional Universitario



Central)

P-AE-41

No aplica Respuesta Derecho de Petición




(Archivo Central)

P-AE-41

F-AE-22 Diligencia de notificación personal


Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo


(Archivo Central)

P-AE-41


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica

Normatividad, conceptos

referenciados


Carpeta Cronológica Funcionarios Oficina Jurídica

3 años Selección y eliminación (Archivo Central)

P-AE-42

F-AE-49 Registro solicitudes y respuestas conceptos


Carpeta Cronológica Funcionarios Oficina Jurídica


P-AE-42

No aplica Solicitudes Conciliación Extrajudicial


Carpeta Consecutivo Funcionario Oficina Jurídica S.E.D.

18 años Conservación Total (Archivo Central)

P-AE-43

No aplica Actas comité de Conciliación

Departamental


Carpeta Cronológico Funcionario Oficina Jurídica S.E.D.

18 años Conservación Total (Archivo Central)

P-AE-43

No aplica Informe Ministerio de justicia

Director de Defensa Judicial

Carpeta-Base de datos Cronológico Funcionario Oficina Jurídica S.E.D.


P-AE-43

No aplica Informe entes de control Procuraduría Carpeta Cronológico Funcionario Oficina Jurídica S.E.D.


P-AE-43

No aplica Demanda Profesional Universitario

Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina Jurídica SED


P-AE-44 P-AE-47

No aplica Poder Profesional Universitario



P-AE-44 P-AE-45

No aplica Informe entes de control




P-AE-44 P-AE-45

No aplica Informe Ministerio de Justicia



Funcionarios Oficina Jurídica SED


P-AE-44 P-AE-45

F-AE-50 Informe Mensual Estado de los

Procesos Judiciales




P-AE-44 P-AE-45

F-AE-51 Registro revisión Actos Administrativo


Carpeta Cronológica Profesional Universitario


P-AE-46 P-AE-48

No aplica Informe para el estudio de procedencia o no de la Acción de repetición




P-AE-47

No aplica Informe Ministerio del Interior y Justicia


Carpeta-Base de datos Consecutivo Profesional Universitario


P-AE-47

No aplica Actos Administrativos Profesional Universitario

Carpeta Cronológico/ Numérico Profesional Universitario

Permanente Archivo Central P-AE-48


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





NA Plan de Compras Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 10 años Selección y eliminación P-AE-51

No aplica Informes de seguimiento

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 5 años Selección y eliminación P-AE-51

No aplica Cotizaciones Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 2 años Selección y eliminación P-AE-51

No aplica Requerimientos Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 3 años Selección y eliminación P-AE-51

F-AE-54 Necesidades de elementos de consumo y devolutivos por Dependencias e Instituciones Educativas

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 3 años Selección y eliminación P-AE-51

NA Facturas de compra Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 15 Años Conservación total P-AE-57

NA Contratos Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico

Auxiliar Administrativo 16 años Conservación total P-AE-57

NA Comprobante de Entrada a Almacén

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico

Auxiliar Administrativo 5 años Selección y eliminación P-AE-57

No aplica Formatos 002, 003 y 004 reporte mensual de novedades fondo

de prestaciones sociales del magisterio


Carpeta-Base de datos

Cronológico Funcionarios de la Oficina Servicios Administrativos


Central)

P-AE-63


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Certificados de registro de diplomas

Auxiliar Administrativo Carpeta Número de radicación Funcionarios oficina de servicios

administrativos

6 meses Eliminación P-AE-64

No aplica Certificados de créditos para ascenso en el escalafón nacional

docente

Auxiliar Administrativo Carpeta Numérica y cronológica Funcionarios oficina de servicios

administrativos


No aplica Resoluciones de reconocimiento Crédito

en Ascensos

Auxiliar Administrativo Carpeta Numérica y cronológica Funcionarios oficina de servicios

administrativos


No aplica Solicitud de certificado Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica y numérica

Funcionarios Oficina Servicios

Administrativos


P-AE-66 P-AE-68

No aplica Tiempo de servicio del sistema Gestione

Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Número de radicación Funcionarios oficina de servicios

administrativos

6 meses Eliminación P-AE-66

No aplica Tiempo de servicio en formato de Word

Auxiliar Administrativo Carpeta Número de radicación Funcionarios oficina de servicios

administrativos

6 meses Eliminación

P-AE-66

No aplica Registro de expedición de certificados

laborales

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y numérico


Administrativos


P-AE-66- P-AE-68

No aplica Historia laboral actualizada

Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Número de cédula Funcionarios oficina de servicios

administrativos

Conservación Total Archivo de Gestión P-AE-67

No aplica Certificado laboral Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológico y numérico


Administrativos


P-AE-68

No aplica Actos administrativos Auxiliar Administrativo Historia Laboral Cronológica Personal de Servicios Administrativos


No aplica Actas de posesión Auxiliar Administrativo Historia Laboral Cronológica Personal de Servicios Administrativos


No aplica Formato de afiliación docentes en

provisionalidad


Carpeta-Hoja de vida Cronológico Personal De Servicios

Administrativos

5 Años Selección y Eliminación

(Archivo Central)

P-AE-70

No aplica Formato de Afiliación docentes nombrados en

periodo de prueba


Carpeta-Hoja de vida Cronológico Personal De Servicios

Administrativos

5 Años Selección y Eliminación

(Archivo Central)

P-AE-70

No aplica Formato 001 informe laboral


Carpeta Cronológica Servicios Administrativos


Central)

P-AE-71


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Formato 002 certificado salario

base




Central)

P-AE-71

No aplica Formato 003 certificado salarios

mes a mes




Central)

P-AE-71

No aplica Actualización de historias laborales en

físico de docentes, directivos docentes,

administrativos activos y retirados

Técnico administrativo Hojas Vida/ Cédula y nombres

Número de cédula Funcionarios de servicios

administrativos, funcionarios de jurídica

y escalafón, funcionarios de

prestaciones sociales

100 años Eliminación P-AE-72

No aplica Préstamo hojas de v ida de docentes,

directivos docentes, administrativos activos

y retirados para información interna

Técnico administrativo


Funcionarios de Servicios

Administrativos, prestaciones y jurídica

y escalafón


Central)

P-AE-73

No aplica Respuesta a requerimientos con

solicitud de información general de

docentes, directivos docentes,

administrativos temporales, activos y

retirados


Carpeta Cronológica y Numérica

Funcionarios de Servicios

Administrativos


P-AE-75

No aplica Orden de pago Profesional Universitario

Carpeta Cronológico - Consecutivo

Profesional Universitario 18 años Conservación total Archivo Central

P-AE-76

No aplica Resúmenes Nómina Profesional Universitario

Carpeta Cronológico Profesional Universitario 18 años Conservación total Archivo Central

P-AE-76

No aplica PILA Profesional Universitario

Carpeta Cronológico Profesional Universitario 18 años Conservación total Archivo Central

P-AE-76

No aplica Comprobante de Pago Profesional Universitario

Carpeta Cronológico / Numérico

Profesional Universitario 18 años Conservación total Archivo Central

P-AE-76

No aplica Recibo de Caja Cajero Carpeta-Base de datos PCTG

Cronológico y Consecutivo

Cajero - Profesional Universitario

Permanente Archivo de Gestión P-AE-77


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Consignación Profesional Universitario

Carpeta Base de datosPCTG




No aplica Nota Crédito Profesional Universitario

Carpeta-Base de datos PCTG




No aplica Acumulado por Tipos de Ingresos


Carpeta- Base de datos PCTG

Cronológico Cajero - Profesional Universitario


No aplica Arqueo de Caja Cajero - Profesional Universitario

Carpeta-Base de datos PCTG

Cronológico Cajero - Profesional Universitario


No aplica Boletín de Tesorería Cajero - Profesional Universitario - Técnico - Auxiliar Administrativo

Carpeta- Base de datos PCTG

Cronológico Cajero - Profesional Universitario - Técnico - Auxiliar Administrativo


No aplica Ejecución General de Ingresos VS Gastos

por Recurso

Cajero - Profesional Universitario –Técnico

- Auxiliar Administrativo (Funcionarios de

Presupuesto y Central de Cuentas)

Carpeta –Base de datos PCTG

Cronológico Cajero - Profesional Universitario –Técnico

- Auxiliar Administrativo (Funcionarios



F-SH-07

Informe de ingresos vs pagos vs caja y bancos


Técnico Administrativo

Tesorera General del

Departamento.

Carpeta- Base de datos Sistema PCTG

Consecutivo y cronológico


Definido en la tabla de retención documental

Definido en la tabla de retención documental

P-AE-78

F-SE-01 Cronograma de Actividades

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios de Cobertura


P-SE-01

F-SE-02 Entrega de Lineamientos

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios de Cobertura


P-SE-01

F-EDU-28

Registros de asistencia Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica

Interno de la Secretaría 3 años Selección y eliminación (Archivo Central)

P-SE-01

F-EDU-30 Acta de Reunión Auxiliar Administrativo Carpeta Numérica y cronológica Interno de la Secretaría 3 años Selección y eliminación (Archivo Central)

P-SE-01

No aplica

Proyección de Cupos Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológica, por Municipio e Institución

Educativa

Funcionarios de Cobertura e Instituciones Educativas


P-SE-02


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-SE-03 Certificado de Calidad de la Información

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica, por Municipio e Institución

Educativa

Funcionarios de Cobertura e Instituciones Educativas


P-SE-02

No aplica

Alumnos a transferir o por convenios de

continuidad

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios de Cobertura e Instituciones Educativas


P-SE-03

No aplica Prematrícula Auxiliar Administrativo Carpeta-Base de datos Cronológica Funcionarios de Cobertura


P-SE-04

No aplica Inscripción de alumnos nuevos



P-SE-04




P-SE-05

F-AE- 44

Control de Asistencia Reuniones Internas

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Interno de la Secretaría 3 años Selección y eliminación (Archivo Central)

P-SE-05

No aplica Diagnóstico Coordinador de Cobertura, Auxiliar

Administrativo

Carpeta Cronológico Interno de la Secretaría 10 años Selección y eliminación (Archivo Central)

P-SE-05

No aplica Formularios DANE C600A y C600B

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico, por Municipio e Instituciones Educativas

Funcionarios de Cobertura


P-SE-06

F-SE-04 Asesoría y apoyo SIMAT

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios Oficina Cobertura


P-SE-07

F-SE-05

Plan de Auditoría Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina Cobertura


P-SE-08

F-SE-06 Informe de Auditoría Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina Cobertura


P-SE-08


Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios de Cobertura


P-SE-09

F-SE-44

Registros de asistencia Auxiliar Administrativo

Carpeta Cronológica

Interno de la Secretaría

3 años

Selección y eliminación (Archivo Central)

P-SE-09

No aplica Requerimientos Profesional Universitario

Carpeta Cronològica Funcionarios de la dependencia


P-SE-10 P-SE-11 P-SE-12

No aplica Actas Profesional Universitario


Funcionarios de la dependencia


P-SE-10 P-SE-11 P-SE-12


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Informes Profesional Universitario

Carpeta Cronológico Funcionarios de la dependencia


P-SE-10 P-SE-11 P-SE-12

NA Reporte de ejecución recursos de excedentes


Carpeta Cronológico Funcionarios de la Dependencia

2 años Selección y eliminación P-SE-13

No aplica Proyectos Profesional Universitario

Carpeta Alfabético y cronológico

Funcionarios de la dependencias


P-SE-13

No aplica Convenios de articulación

Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 18 años Conservación total P-DE-01

No aplica Planes de Mejoramiento

Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 5 años Selección eliminación P-DE-01

No aplica Certificaciones SENA Carpeta NA NA NA NA P-DE-01

No aplica Diagnósticos sectoriales y de las

Instituciones Educativas

Supervisor Docente Carpeta Alfabético Supervisión Docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02

No aplica Diagnóstico Educativo Población rural y

urbano marginal SED

Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 10 años Selección y eliminación P-DE-02

No aplica Convocatorias de socialización


F-AE-45 Registro de asistencia Supervisor Carpeta Cronológico Supervisión Docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02

No aplica Documento informe de consolidación de

estrategias y actividades a seguir

Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02

No aplica Plan de Educación para población rural y

urbano marginal


No aplica Guía de Evaluación del PTFAD.

Universidades y Centros de Educación

Superior.

Comité territorial de Actualización y

Formación docente

Carpeta Cronológica Comité territorial de Actualización y

Formación docente

3 años


P-DE-04


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Actas registro estudiantes aprobados

Universidades y centros de Educación

Superior

Carpeta Cronológica Comité Territorial de Actualización y

Formación docente.

Secretaria Técnica Comité Territorial de

Actualización y Formación Docente.

3 años


P-DE-04

NA Lineamientos para la elaboración de obras

escritas

Comité de obras escritas

Carpeta Consecutiva Docentes y Directivos docentes

Supervisores de

Educación

Directores de Núcleo

3 años Archivo Central de la Dirección de Desarrollo Educativo

P-DE-05

NA Formulario registro de la obra

Docente (s)

Autor (s) de obra escrita

Carpeta Consecutiva Docentes y Directivos Docentes

3 años Archivo central de la Dirección de Desarrollo

Educativo

P-DE-05

NA Formato Obras escritas registradas y

evaluadas

Dirección de Desarrollo Educativo

Carpeta-Base de datps Cronológico. Directivos Docentes y Docentes

3 años Archivo Central de la Dirección

de Desarrollo

P-DE-05

NA

Plan Departamental de Educación Ambiental

Supervisor de Educación

Carpeta

Cronológica Funcionarios de Desarrollo Educativo

25 años Selección y eliminación P-DE-06

NA Plan de Acción 2009-2010 Educación

Ambiental y CIDEA


Carpeta Cronológica Funcionarios de Desarrollo Educativo


NA POAI Planeamiento Educativo

Carpeta Cronológica Planeamiento Educativo

15 años Selección y Eliminación

P-DE-06

NA Plan Sectorial de Educación

Planeamiento Educativo



P-DE-06

NA Plan Indicativo Educación

Planeamiento Educativo



P-DE-06

F-AE-45 Control de Asistencia Supervisor de Educación



F-AE-47 Acta de Reunión Externa





Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





NA Plan de Acción Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes 3 años Selección y eliminación P-DE-09

NA Instrumento de Inspección y Vigilancia

Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes 10 años Selección y eliminación P-DE-09

NA Cronograma de actividades

Supervisor Docente Carpeta

Cronológico Supervisores Docentes 3 años Selección y eliminación P-DE-09

NA Informes Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes 10 años Selección y eliminación P-DE-09

NA Control de recibido y entrega de documento


Carpeta Cronológica Funcionarios SAC 2 años Selección y eliminación

P-DE-11

NA Estrategia Mejoradora

Supervisor Docente Carpeta Cronológica Supervisores Docentes


P-DE-16

NA Diagnóstico bilingüismo

Supervisor Docente Carpeta Cronológica Supervisores Docentes


P-DE-16

NA Informes Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes


P-DE-16


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


PROCESO: INFRAESTRUCTURA




No aplica Planes de acción Técnico Carpeta Cronológico Secretario de Despacho -

Directores Técnico -

4 años Eliminación P-SI-01

No aplica Plan Indicativo Técnico Carpeta Cronológico Secretario de Despacho - Director

Técnico -


No aplica Informes de gestión Técnico Carpeta Cronológico Secretario de Despacho - Director

Técnico -


No aplica Plan compras (SICE) Técnico Carpeta Cronológico Secretario de Despacho - Director

Técnico -

1 año Eliminación P-SI-01

F-SI-11 Contratación por proyecto

Técnico Carpeta cronológico Secretario de Despacho - Director

Técnico -


No aplica Acuerdos de gestión Técnico Carpeta cronológico Secretario de Despacho - Director


No aplica Manual Procesos y procedimientos

Técnico Carpeta base datos Numérico Todo el equipo de trabajo

Permanente Archivo gestión P-SI-01

No aplica Sistema Integrado de Auditorías SIA

Técnico Base datos Cronológico Todo el equipo de trabajo

Permanente Archivo Magnético P-SI-01

No aplica Sistema de información para el

seguimiento de Planes de Desarrollo

SIFPED

Técnico Base excel pagina web contraloría

Cronológico Todo el equipo de trabajo y comunidad

en general

Permanente Archivo magnético P-SI-01

F-DAJ-49 Acta de liquidación de común acuerdo

Interventor Carpeta del contrato o convenio

Cronológico Dirección o dependencia responsable


P-SI-04 P-SI-06

No aplica Acto administrativo de liquidación unilateral

Interventor Carpeta del contrato o convenio

Cronológico Dirección o dependencia responsable


P-SI-04

F-SI-01 Documento legal de municipios

Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de

Infraestructura.


P-SI-06

F-SI-02 Asignación de interventoría


Infraestructura.


P-SI-06


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-SI-03 Informe de interventoria Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de

Infraestructura.


P-SI-06

F-SI-04 Comunicado alcaldes Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de

Infraestructura.


P-SI-06

F-SI-05 Verificación documentación

proceso contractual

Técnico Operativo Carpeta Cronológico Interventores, Técnico

2 años Archivo Central P-SI-06

F-SI-06 Acta de recibo de obra Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de

Infraestructura.


P-SI-06

F-SI-07 Actas de obra Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de

Infraestructura.


P-SI-06

F-SI-09 Acta de entrega de obra


Infraestructura.


P-SI-06

F-SI-10 Certificados de obra Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de

Infraestructura.


P-SI-06

F-DAJ-01 Actas de interventoría Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de

Infraestructura.


P-SI-06

F-DAJ-45 Acta de suspensión Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de

Infraestructura.


P-SI-06

F-DAJ-46 Acta de reinicio Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de

Infraestructura.


P-SI-06

F-SI-15 Comunicado de interventoría


Infraestructura.


P-SI-06

F-SI-16 Registro de visita Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director, Secretario de

Infraestructura.


P-SI-06 P-SI-08

F-SI-18 Solicitud Certificados BPPID


Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho Directores



Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-SI-19 Seguimiento certificación registro

presupuestal




F-SI-20 Seguimiento certificados CDP




F-SI-21 Seguimiento certificados PAC




F-SI-22 Control de contratación

Interventor Carpeta Cronológico Equipo trabajo Secretaría


P-SI-06

No aplica Control de contratos Auxiliar Administrativo

Técnico

Carpeta Cronológico Equipo trabajo Secretaría


P-SI-06

No aplica Acto administrativo por el cual se

adiciona el recurso


Carpeta Convenio Cronológico Secretario de Despacho - Director -



P-SI-07

No aplica Planeación precontractual

(estudios previos)


Base de datos Consecutivo Profesional Universitario

No determinado Archivo Central P-SI-10

No aplica Análisis unitarios y

especificaciones técnicas




No aplica Registro banco de proyectos




No aplica Minuta del contrato Interventor Carpeta Consecutivo Interventor - Secretaría de Infraestructura

No determinado Archivo Central

P-SI-10

No aplica Certificado de disponibilidad

presupuestal CDP


Carpeta Cronológico (por proyecto)



P-SI-10

F-SI-25 Seguimiento financiero recursos entes

territoriales y otras entidades




F-SI-26 Seguimiento convenios Profesional universitario



F-SI-27 Seguimiento financiero por proyecto





Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-SI-28 Seguimiento por componente de

proyecto




F-SI-29 Inversión por municipio a la asunción del

compromiso




F-SH-11 Disponibilidad Profesional universitario



F-SH-16 Pac Profesional universitario



F-SH-17 Solicitud de certificado de disponibilidad

presupuestal y registro presupuestal




F-DAJ-10 Solicitud de registro proyecto Banco de

programas y proyectos de inversión

departamental




F-DAP-03 POAI Profesional universitario




Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


PROCESO: TURISMO Y CULTURA




F-STC-01 Lista de chequeo para alojamientos urbanos y rurales (Normatividad)


Carpeta - Base de datos

Cronológico – Consecutivo

Secretario de Despacho - Profesional

Universitario


P-STC-01

No aplica Informe de Resultados Asesoría



Cronológico – Consecutivo


Universitario


P-STC-01

No aplica Informes Profesional Universitario


Cronológico - Consecutivo

Secretario de Despacho - Profesional Universitario - Técnico

Operativo


P-STC-02

No aplica Informe talleres y seminarios



Cronológico – consecutivo


Universitario


P-STC-03

No aplica Evaluación eventos de capacitación



Cronológico - consecutivo


Universitario


P-STC-03

F-OCI-04 Control de Asistencia Profesional Universitario


Cronológico Director Técnico - Profesional

Universitario


P-STC-03

No aplica Informe de Interventoría Profesional Universitario





P-STC-04 P-STC-05

No aplica Acta de entrega obra donada para pinacoteca





Universitario


P-STC-07


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


PROCESO: HACIENDA PÚBLICA




No aplica Registros contables de operaciones recíprocas

Técnico Operativo Base de datos Módulo de contabilidad de

PCT-G

Cronológico Asesor –Director Técnico operativo

Permanente Archivo Magnético P-DF-18

No aplica Confirmación Contador General Carpeta Cronológico Asesor –Director Técnico operativo

Dos años Archivo Central P-DF-18

No aplica Órdenes de pago radicadas y aprobadas



Consecutivo Asesor Permanente Archivo Magnético - Archivo Central

P-DF-19

No aplica Órdenes de pago causadas

Asesor


Consecutivo Asesor Permanente Archivo Magnético - Archivo Central

P-DF-19

No aplica Libros Auxiliares de contabilidad del Módulo

de PCT-G

Técnico Operativo Base de datos módulo de contabilidad

Cronológico Técnico Operativo - Asesor

Permanente Archivo magnético P-DF-25

No aplica Libros auxiliares del módulo de PCT

Contador General Auxiliar administrativo

Técnico operativo

Base de datos del sistema PCT

Cronológico Consecutivo

Director financiero Contador General - Técnico Operativo

Auxiliar administrativo


No aplica Comprobantes de registros varios

Contador General Auxiliar administrativo

Técnico operativo

Base de datos del sistema PCT

Cronológico Consecutivo

Director financiero Contador General - Técnico Operativo



No aplica Circularizaciones Contador general Carpeta Cronológico Director financiero 2 años Archivo central P-DF-26

No aplica Recibo de entrega de estampilla

Auxiliar administrativo Carpeta Cronológico Tesorera general Contador

2 años Archivo central P-DF-26

No aplica Control de venta de estampilla



No aplica Movimiento general de estampillas preimpresas




Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Comprobante de registros varios

Auxiliar Administrativo Base de datos PCT Administrador de

terceros

Consecutivo Director financiero Contador General -

Técnico –Administrativo



No aplica Libros auxiliares Auxiliar Administrativo Base de datos PCT Administrador de

terceros

Consecutivo Director financiero Contador General -

Técnico –Administrativo



No aplica

Nómina registrada en libros

auxiliares


Base de datos del módulo de

Contabilidad de PCT-G


Auxiliar Administrativo - Asesor Contador - Director Técnico


No aplica Orden de pago Auxiliar Administrativo






No aplica Comprobante de registros varios







No aplica Información exógena validada

2. Técnico Operativo Base de datos del Sistema prevalidador

DIAN

Cronológico Auxiliar administrativo -Asesor -Contador


No aplica Certificados de retenciones

Auxiliar Administrativo Base de datos del Sistema PCT

Cronológico Auxiliar administrativo -Asesor -Contador


No aplica Solicitud de devolución Contador General Carpeta Cronológico Auxiliar admitivo Contador Gral


No aplica Oficio de devolución Contador General Carpeta Cronológico Auxiliar admitivo Contador Gral


No aplica CGN información contable pública y

Operaciones recíprocas

Técnico Administrativo Base de datos del módulo de contabilidad

y de presupuesto de PCT-G



No aplica Nota a estados financieros

Técnico Administrativo Base de datos módulo de contabilidad de PCT-

G



No aplica Estados financieros consolidados

Técnico Administrativo Base de datos Módulo de contabilidad

de PCT-G



No aplica CGN reporte Boletín de Deudores Morosos del

Estado

Técnico Administrativo Base de datos del sistema CHIP




Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Módulo de Integración de PCT-G

Técnico Operativo Base de datos módulo de integración de PCT-

G

Cronológico y consecutivo

Técnico operativo - Asesor


No aplica Módulo administrador de terceros

Auxiliar Administrativo Base de datos módulo de administración de

terceros


Auxiliar Administrativo Técnico operativo -

Asesor


No aplica Liquidación FONPET Auxiliar Administrativo Carpeta

Cronológico Auxiliar Administrativo - Director Técnico - Técnico Operativo

2 años Archivo Central P-DF-30

No aplica Actas CODEFIS

Auxiliar administrativo Formato físico Cronológica y consecutivo

Secretario de Despacho -

Director Técnico


No aplica Declaración sobretasa Auxiliar Administrativo Carpeta Planillas en Excel

Cronológico Auxiliar Administrativo - Técnico -


Director Técnico

Ver tablas de retención documental


P-GI-01

No aplica Informe Estaciones de Servicio


Carpeta Planillas en Excel

Cronológico Auxiliar Administrativo - Técnico -


Director Técnico



P-GI-01

F-SH-10 Fiscalización medida de surtidores y calidad de los combustibles.

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo Profesional

Universitario y Director Técnico



P-GI-01

F-SH-15 Recibos de Caja para impuesto al registro

Reporte diario

Auxiliar Administrativo Base de Datos - Sistema liquidación

Impuesto de Registro

Consecutivo Auxiliar Administrativo - Director Técnico



P-GI-02

F-SH-01 Guía de visita y seguimiento de

estampilla prodesarrollo


Carpeta


Ver tabla de retención documental


P-GI-03

No aplica Declaraciones tributarias de impuestos de

vehículos automotores ISVA

Auxiliar Administrativo Base de Datos SISCAR - Carpeta



Universitario - Técnico -


Ver Tablas de Retención Documental


P-GI-04


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Certificaciones de paz y salvo








P-GI-04

No aplica Resumen de recaudo diario








P-GI-04

No aplica Resoluciones de Facilidad de Pago








P-GI-04

No aplica Recibo de pago Auxiliar Administrativo Carpeta - Base de datos

Cronológico - Consecutivo.


Auxiliar Administrativo - Auxiliar Servicios

Generales



P-GI-04

F.SH.03 Solicitud producción local - Señalización

Auxiliar Administrativo Base de Datos Infoconsumo - Carpeta

Cronológico -Consecutivo

Auxiliar Administrativo Ver tablas de retención documental


P-GI-05

No aplica Solicitud Tornaguías Auxiliar Administrativo Base de Datos Infoconsumo - Carpeta


Administrador Infoconsumo



P-GI-05

No aplica Maestro de empresas Administrador Infoconsumo

Base de Datos Cronológico Administrador Infoconsumo



P-GI-05

No aplica Maestro de productos autorizados a

empresas

Administrador Infoconsumo

Base de Datos Cronológico Administrador Infoconsumo



P-GI-05

No aplica Tornaguías Administrador Infoconsumo

Base de Datos Infoconsumo - Carpeta




P-GI-05

No aplica Declaraciones de nacionales e importados

Auxiliar Administrativo Base de Datos Infoconsumo - Carpeta




P-GI-05

F-SH-04 Reporte de baja de inventarios de

productos declarados

Auxiliar administrativo Base de datos y carpeta

Cronológico Auxiliar administrativo Ver tablas de retención documental


P-GI-05


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-SH-08 Requisitos para la solicitud y aprobación de

convenios para comercializadores y

productores de cervezas, licores,

cigarrillos, vinos y aperitivos en el

Departamento del Quindío

Auxiliar administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar administrativo Ver tablas de retención documental


P-GI-05

F-SH-02

Acta de Aprehensión

Auxiliar Administrativo (Grupo operativo)

Expediente Cronológico - Consecutivo

Auxiliar Administrativo (Grupo operativo) -

Director - Profesional

Universitario


Ver tabla de retención documental.

P-GI-06

F-SH-05 Registro de visitas de control al fraude y a la evasión de las rentas

del Departamento.

Auxiliar Administrativo (Grupo operativo)

Carpeta Cronológico - Consecutivo

Auxiliar administrativo, grupo operativo.


Ver tabla de retención documental.

P-GI-06

No aplica Expediente Profesional Universitario

Carpeta

Cronológico


Universitario

5 años Archivo Central (15 años

microfilmación digital )

P-GI-07

F-SH-11 Certificado de Disponibilidad Presupuestal

CDP

Técnico Base de datos

Carpetas

Consecutivo Técnico – Administrativo Director

Técnico



P-DF46

F-SH-12

Registro Presupuestal RP

Técnico

Base de Datos

Carpetas

Consecutivo

Técnico - Administrativo Director

Técnico



P-DF-46

F-SH-17

Solicitud de certificado

de disponibilidad y registro presupuestal

Técnico

Base de Datos

Carpetas

Consecutivo

Técnico - Administrativo Director

Técnico

Ver tabla de retención

documental


P-DF-46

No aplica Informe deuda pública Técnico Administrativo Base de Datos Cronológico Técnico Administrativo -

Director Técnico



Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Sistema estadístico de deuda SEUD

Técnico Administrativo Base de Datos Cronológico Técnico Administrativo -

Director Técnico


No aplica Contratos Técnico Administrativo Carpeta Cronológico Director Técnico 2 años Archivo Central P-DF-41

No aplica Pagares Técnico Administrativo Carpeta Cronológico Director Técnico 2 años Archivo Central P-DF-41

No aplica Marco Fiscal de Mediano Plazo


Base de Datos Cronológico Profesional Universitario


No aplica Presupuesto de ingresos y gastos


Base de Datos -Módulo de presupuesto

de PCT-G

Cronológico Profesional Universitario -Director

Técnico


No aplica Formatos electrónicos SGP de Adición,

Traslado y Reducción


Base de Datos - Módulo de presupuesto

de PCT-G

Consecutivo Profesional Universitario - Director

Técnico - Asesor -

Técnico Operativo

Permanente P-DF-45

No aplica Informes CGR

Técnico Administrativo Base de Datos PCT-G Cronológico Técnico Administrativo -Director Técnico



P-DF-48

No aplica Sistema de captura y validación


Base de Datos - Validador FUT

Cronológico Técnico Administrativo - Director técnico


No aplica Sistema Validador chip


Base de Datos - Consolidador de

hacienda pública-CHIP

Cronológico Técnico Administrativo -Director técnico



Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica

PAC Auxiliar administrativo

PROGRAMA PCTG

N.A Auxiliar administrativo Director técnico



P-DF-71

F-SH-16 Solicitud y aprobación de PAC

Auxiliar Administrativo Carpetas

N.A



P-DF-71

No aplica Orden de pago Auxiliar Administrativo Base de Datos PCTG - Carpeta


Auxiliar Administrativo - Director Técnico


No aplica Nómina Auxiliar Administrativo Base de Datos - Carpeta

Consecutivo Auxiliar Administrativo - Director Técnico

20 años Archivo Central – Archivo Histórico

Permanente

P-DF-72

No aplica PILA Auxiliar Administrativo Base de Datos - Medio magnético, Programa

pago en línea de aportes a la seguridad

social.

Cronológico Auxiliar Administrativo - Director Técnico

20 años Archivo Central – Archivo Histórico

Permanente

P-DF-72

No aplica Comprobante de Egreso o Nota Débito

Técnico Base de datos (PCTG) Módulo de Egresos



Técnico - Auxiliar Administrativo



P-DF-73

No aplica Reporte descuentos Técnico Base de datos (PCTG) Módulo de Egresos

Formato de retenciones

Consecutivo Profesional Universitario -




P-DF-73

No aplica Acta de estampillas Técnico Carpeta Consecutivo Técnico Ver tablas de retención documental


P-DF-73

No aplica Recibos de caja Cajero Base de Datos -Programa PCTG y

Carpeta


Cajero 2 años Ver tabla de retención

documental

Archivo Central Ver tabla de retención

documental

P-DF-74

No aplica Talonarios de entrega de estampilla prodesarrollo

Cajero Base de Datos -Programa PCTG y

Carpeta



documental


documental

P-DF-74

No aplica Recibos de paz y salvo departamental

Cajero Base de Datos -Programa PCTG y

Carpeta



documental


documental

P-DF-74

No aplica Reseña pasaportes Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo

Base de Datos (MRE) y Carpeta

Consecutivo Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo



P-DF-75

No aplica Formulario mayoría de edad

Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo


Cronológico Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo



P-DF-75


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Cuadros F5, balance. Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo


Consecutivo - Cronológico




P-DF-75

F-SH.13 Control diario expedición de

pasaportes

Auxiliar Administrativo Técnico Aministrativo

Base de datos

Carpeta física

Consecutivo

cronologico




P-DF-75

F-SH-14 Movimiento General de pasaportes

Auxiliar Administrativo Técnico Aministrativo

Base de datos

Carpeta física

Consecutivo

cronologico




P-DF-75

No aplica Consignación Profesional Universitario

PCTG Cronológico y Consecutivo


Permanente Archivo de Gestión P-DF-77

No aplica Nota Crédito Profesional Universitario

PCTG Cronológico y Consecutivo



No aplica Acumulado por Tipos de Ingresos


PCTG Cronológico Cajero - Profesional Universitario


No aplica Arqueo de Caja Cajero - Profesional Universitario

PCTG Cronológico Cajero - Profesional Universitario


No aplica Boletín de Tesorería Cajero - Profesional Universitario - Técnico - Auxiliar Administrativo

PCTG Cronológico Cajero - Profesional Universitario - Técnico - Auxiliar Administrativo


No aplica Ejecución General de Ingresos VS Gastos

por Recurso

Cajero - Profesional Universitario –Técnico



PCTG Cronológico Cajero - Profesional Universitario –Técnico




F-SH-07

Informe de ingresos vs pagos vs caja y bancos



Tesorera General del

Departamento.

Base de datos (Sistema PCTG) y

archivo físico

Consecutivo y cronológico



Ver tabla de retención documenta

P-DF-78


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA




No aplica Demanda Profesional Especializado


Consecutivo Profesional Especializado -



P-DAJ-01 P-DAJ-02 P-DAJ-05

No aplica Informe demandas Profesional Especializado




P-DAJ-01

No aplica Libro radicador de procesos


Libro

Consecutivo Profesional Especializado


P-DAJ-01

F-DAJ-64 Poder para representar al Gobernador

-Profesional Especializado -Profesional universitario

-Técnico Operativo




P-DAJ-01 P-DAJ-02 P-DAJ-03 P-DAJ-05

F-DAJ-68 Informe mensual de procesos






F-DAJ-70 Control de visitas a despachos judiciales


carpeta cronológico Profesional Especializado


P-DAJ-01 P-DAJ-02 P-DAJ-03 P-DAJ-05 P-DAJ-07

F-DAJ-71 Procesos por despachos judicial


carpeta cronológico Profesional Especializado



No aplica Reparto Director - Técnico Libro Radicador del Despacho y de cada Profesional y carpeta

de reparto

Cronológico Director - Profesional



P-DAJ-02

F-DAJ-67 Relación pasivos contingentes

Profesional Especializado -

Carpeta Cronológico Profesional Especializado


P-DAJ-02 P-DAJ-05

F-DAJ-69 Audiencias del mes Profesional Especializado





Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Informe al Ministerio de Interior y de Justicia

Profesional Especializado -


Carpeta y Base de Datos

Cronológico Profesional Especializado -




No aplica Solicitudes de Conciliación


(secretaria técnica)

Carpetas Consecutivo Profesional Especializado

(Secretaria Técnica)

Permanente Archivo Central

P-DAJ-03

F-DAJ-72 Control de asistencia Comité de Conciliación



Carpetas Consecutivo Profesional Especializado



P-DAJ-03

No aplica Actas Comité de Conciliación



Carpetas Cronológico Profesional Especializado



P-DAJ-03

No aplica Informe entes de control Procuraduría Carpetas Cronológico Profesional Especializado



P-DAJ-03 P-DAJ-05

No aplica Resolución recurso apelación



Permanente Archivo Oficina de Asuntos Disciplinarios

P-DAJ-04

F-DAJ-58 Trámite incidente de desacato

Director – Técnico Operativo

Carpeta Cronológico Director – Técnico Operativo


P-DAJ-06

No aplica Acción de Tutela Profesional Especializado -



Consecutivo Profesional Especializado -



P-DAJ-07

F-DAJ-73 Auto de Observación Profesional Universitario

Carpeta Consecutivo Profesional Universitario y auxiliar

administrativo


P-DAJ-21

F-DAJ-74 Autos de Revisión de Acuerdo


Carpeta Consecutivo Profesional Universitario y Auxiliar

Administrativo

2 Años Archivo Central

P-DAJ-21

F-DAJ-75 Auto de revisión de Decreto


Carpeta Consecutivo Profesional Universitario y auxiliar

administrativo


P-DAJ-21

F-DAJ-76 Autos de Revisión de Resolución



Administrativo


P-DAJ-21

F-DAJ-77 Solicitud de revisión técnico de Decretos



Administrativo


P-DAJ-21

F-DAJ-78 Solicitud de revisión técnico de Acuerdo



Administrativo


P-DAJ-21


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-DAJ-79 Consecutivos de Autos Profesional Universitario


Administrativo


P-DAJ-21

F-DAJ-03 Formato Derecho de Petición


Carpeta Consecutivo Profesional Universitario - Técnico - Auxiliar Administrativo


P-DAJ-22

No aplica Conceptos jurídicos



2 años Archivo Central P-DAJ-23

No aplica Revisión proyectos de acto administrativo

Técnico Operativo - Profesional

Universitario

Carpeta Cronológica Técnico Operativo - Profesional

Universitario


P-DAJ-24

No aplica Registro Presupuestal Director Financiero Base de Datos - Módulo de contratación

PCT


Director Financiero 2 años Archivo Central

P-DAJ-41

F-DAJ-04 Historia del contrato Auxiliar Administrativo

Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central

P-DAJ-41 P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49

No aplica Carpeta de Contrato Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central

P-DAJ-41

No aplica Informes diferentes instancias

Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central

P-DAJ-41

F-DAJ-01 Acta de interventoría Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliara Administrativo 2 años Archivo Central


F-DAJ-07 Acto administrativo de delegación

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo Central


F-DAJ-08 Estudios previos Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo Central



Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-DAJ-09 Solicitud de elaboración de contrato



F-DAJ-13 Resolución Comité Evaluador

Profesional Universitario-Auxiliar

Administrativo

Carpeta Cronológico Profesional Universitario-



F-DAJ-14 Designación comité evaluador mediante

oficio

Profesional Universitario Auxiliar

Administrativo




F-DAJ-15 Informe de evaluación Profesional Universitario Auxiliar

Administrativo



P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49

F-DAJ-16 Aviso electrónico Cámara de Comercio


Administrativo



P-DAJ-42 P-DAJ-43

F-DAJ-17 Aviso electrónico Convocatoria pública


Administrativo



P-DAJ-42 P-DAJ-43

F-DAJ-20 Acta de audiencia de aclaración de pliegos


Administrativo




F-DAJ-21 Adenda Profesional Universitario Auxiliar

Administrativo




F-DAJ-22 Acta de diligencia de cierre


Administrativo



P-DAJ-42 P-DAJ-43

F-DAJ-23 Acta de audiencia de adjudicación


Administrativo





Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-DAJ-24 Resolución de adjudicación


Administrativo




F-DAJ-30 Cuadro de cuantías Ley 1150 de 2007





F-DAJ-38 Resolución de apertura concurso abierto


Administrativo



P-DAJ-42

F-DAJ-39 Aviso invitación pública conformación lista

corta


Administrativo



P-DAJ-42

F-DAJ-40 Resolución de apertura concursos con precalificación


Administrativo



P-DAJ-42

F-DAJ-44 Acta de iniciación Profesional Universitario Auxiliar

Administrativo



P-DAJ-42 P-DAJ-43 P-DAJ-44 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49 P-DAJ-50

F-DAJ-47 Autorización adicional y/o prorroga


Administrativo




F-DAJ-49 Acta de liquidación Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo Central



Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-DAJ-50 Resolución de liquidación unilateral



F-DAJ-52 Informes diferentes instancias



F-DAJ-53 Remisión o devolución Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central


F-DAJ-54 Control de contratos Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central


F-DAJ-55 Autorización de descuentos de

estampillas

Técnico Operativo-Auxiliar Administrativo

Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-Auxiliar Administrativo



F-DAJ-56 Constancia de no presentar inhabilidades





FDAJ-62 Notificaciones a contratistas






Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-DAJ-86 Formato de Remisión Profesional Universitario-Técnico

Operativo- Auxiliar Administrativo

Carpeta Consecutivo Profesional Universitario-Técnico




F-DAJ-87 Remisión de contratos para vigilancia y control



F-DAJ-88 Requisitos para la legalización



F-DAJ-89 Autorización consignación de pagos



F-DAJ-90 Hoja de control de documentos de

contratos



No aplica Expediente del Contrato



No aplica Modulo de contratación PCT



Permanente Archivo magnético P-DAJ-42 P-DAJ-44 P-DAJ-45 P-DAJ-46 P-DAJ-49

F-DAJ-18 Aviso de prensa Profesional Universitario Auxiliar

Administrativo



P-DAJ-43

F-DAJ-19 Resolución de apertura Profesional Universitario Auxiliar

Administrativo



P-DAJ-43


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-DAJ-45 Acta de Suspensión Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario


P-DAJ-43 P-DAJ-50

F-DAJ-46 Acta de reiniciación Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario



F-DAJ-25 Ficha Técnica para bienes y servicios de

características técnicas uniformes y de común

utilización




P-DAJ-44

F-DAJ-28 Formulario para lances en subasta inversa

presencial




P-DAJ-44

F-DAJ-45 Acta de suspensión Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Director –Profesional Universitario-Técnico



P-DAJ-44

F-DAJ-48 Contrato de cesión Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Director –Profesional Universitario Técnico Operativo- Auxiliar Administrativo


P-DAJ-44

FDAJ-62 Notificaciones a contratistas




P-DAJ-44

F-DAJ-86 Formato de Remisión Profesional Universitario-Técnico


Carpeta Consecutivo Profesional Universitario-Técnico



P-DAJ-44

F-DAJ-31 Resolución de apertura

Selección Abreviada Menor Cuantía


Administrativo



P-DAJ-45

FDAJ-32 Adenda (aclaratoria o modificatoria) Proceso

de menor cuantía


Administrativo



P-DAJ-45


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





FDAJ-33 Manifestación de interés


Administrativo



P-DAJ-45

FDAJ-34 Acto de diligencia de cierre del proceso de

menor cuantía y apertura de propuestas


Administrativo



P-DAJ-45 P-DAJ-49

FDAJ-35 Resolución de adjudicación de

selección abreviada de menor cuantía


Administrativo



P-DAJ-45 P-DAJ-49

FDAJ-45 Acta de suspensión temporal

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario Auxiliar

Administrativo Técnico Operativo


P-DAJ-45 P-DAJ-49

FDAJ-46 Acta de reiniciación Profesional Universitario Auxiliar

Administrativo

Carpeta Cronológico Profesional Universitario Auxiliar



P-DAJ-45 P-DAJ-49

FDAJ-48 Contrato de cesión Directora Profesional Universitario Auxiliar

Administrativo

Carpeta Cronológico Directora -Profesional Universitario Auxiliar



P-DAJ-45 P-DAJ-49

F-DAJ-19 Resolución de apertura Profesional Universitario Auxiliar

Administrativo



P-DAJ-46

F-DAJ-25

Ficha técnica para bienes y servicios de

características técnicas uniformes y de común utilización


Administrativo



P-DAJ-46

F-DAJ-26 Resolución de apertura selección abreviada


carpeta cronológico Profesional universitario


P-DAJ-46

F-DAJ-27 Certificado de no contar con

infraestructura tecnológica


carpeta cronológico Profesional universitario


P-DAJ-46

F-DAJ-28 Formulario para lances en subasta inversa

presencial


Administrativo



P-DAJ-46

F-DAJ-29 Resolución de adjudicación de

selección abreviada por subasta inversa


Administrativo



P-DAJ-46


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-DAJ-32 Adenda(aclaratoria o modificatoria) proceso

de menor cuantía


Administrativo



P-DAJ-46

F-DAJ-48 Contrato de cesión Director Profesional

Universitario Auxiliar Administrativo

Carpeta Cronológico Director Profesional

Universitario Técnico



P-DAJ-46

F-DAJ-06 Gaceta Departamental Auxiliar Administrativo Base de datos y Carpeta

Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central

P-DAJ-47

F-DAJ-51 Relación recibos Gaceta Departamental

Auxiliar Administrativo Base de datos y carpeta

consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central

P-DAJ-47

No aplica Planeación precontractual Aplicativo

PCT

Técnico operativo Carpeta - Base de Datos

Consecutivo Área de contratos 5 años Archivo Central

P-DAJ-48

No aplica Registro Presupuestal Director Técnico (Dirección Financiera)

Modulo de Contratación

Cronograma y Consecutivo

Director Financiero 2 años Archivo Central

P-DAJ-49

No aplica Informes diferentes instancias


P-DAJ-49

No aplica Planeación Precontractual


Base de datos – Módulo contratación

PCT


Permanente Archivo Magnético P-DAJ-51

F-DAP-09 Solicitud de registro proyecto BPID

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central

P-DAJ-51

F-SH-11 Solicitud de disponibilidad presupuestal

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central

P-DAJ-51

F-SH-16 Solicitud PAC Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central

P-DAJ-51


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Atención al Usuario Auxiliar Administrativo -Técnico Administrativo


Cronológico Auxiliar Administrativo - Técnico Administrativo


P-DAJ-61

F-DAJ-80 Certificado de existencia y

representación legal

Profesional Especializado- Técnico

Operativo

Base de Datos y Carpeta


Técnico Operativo


P-DAJ-62

F-DAJ-81 Reseña Histórica Profesional Especializado- Técnico

Operativo



Técnico Operativo


P-DAJ62

F-DAJ-82 Resolución de inscripción


Operativo


Consecutiva Profesional Especializado- Técnico

Operativo


P-DAJ-63

F-DAJ-84 Protocolización de Dignatarios


Operativo


Consecutivo Profesional Especializado- Técnico

Operativo

18 años Archivo Central (Microfilmación y

Conservación Total)

P-DAJ-64

F-DAJ-83 Otorgamiento de Personerías Jurídicas


Operativo


Cronológico Profesional Especializado- Técnico

Operativo



P-DAJ-65

No Aplica Cancelación de Personerías Jurídicas


Operativo



Operativo



P-DAJ-65

F-DAJ-85 Resolución aprueba estatutos


Operativo



Operativo



P-DAJ-66

F-DAJ-59 Boletín Jurídico

Técnico Operativo Base de datos Numérico Director - Técnico Operativo


P-DAJ-81

F-DAJ-65 Constancia de envío Boletín Jurídico

Técnico Operativo Carpeta Cronológico Director - Técnico Operativo


P-DAJ-81

P-DAJ-66 Certificaciones función pública

Técnico Carpeta Cronológico Director - Técnico 2 años Archivo Central P-DAJ-82

F-DAJ-06 Gaceta Departa-mental



Cronológica Director - Auxiliar Administrativo

2 años Archivo Central P-DAJ-83

F-DAJ-61 Sanción Ordenanzas Técnico Carpeta Numérico Director - Técnico 2 años Archivo Central P-DAJ-83

No aplica Índice de Ordenanzas

Técnico Base de Datos Cronológica Director - Técnico 2 años Archivo Central P-DAJ-83


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


PROCESO: ASUNTOS ADMINISTRATIVOS




No aplica Reporte mensual de inventario

Auxiliar Administrativo Base de datos PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central

P-SA-30 P-SA-32 P-SA-45

No aplica Reporte mensual contable

Auxiliar Administrativo Base de datos PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central

P-SA-30 P-SA-32

No aplica Resolución baja de bienes inservibles

Auxiliar Administrativo Base de Datos Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central

P-SA-31

No aplica Informe bienes dados de baja a Contabilidad

Auxiliar Administrativo Base de Datos Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central

P-SA-31

No aplica Paz y salvo Auxiliar Administrativo Base de Datos PCT Consecutivo Auxiliar Administrativo 1 mes Archivo Hojas de Vida

P-SA-33

No aplica Traslado contable de responsables

Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central

P-SA-34

No aplica Acta control devolutivos retornados


P-SA-35

No aplica Traslado de elementos devolutivos


P-SA-37

No aplica Registro manual Auxiliar Administrativo Base de Datos Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-38 No aplica Inventario individual

devolutivos en servicio Auxiliar Administrativo Base

de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo

Central P-SA-39 P-SA-44

No aplica Acta de entrega en comodato

Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA42

No aplica Traslado cuenta bienes en comodato

Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-42

No aplica Acta de Entrega Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo Central

P-SA-43

No aplica Comprobante de ingreso


P-SA-44

No aplica Comprobante de egreso


P-SA-44

No aplica Inventario Individual de Activos

Auxiliar Administrativo Base de Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-45


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Informe consejos municipales de archivo

y departamental


Carpeta Cronológico- Profesional Universitario

Lo establecido en la Tabla de Retención

Archivo Central P-SA-01

No aplica Actas Consejo o Comité

Secretario del Comité de Archivo o de

Consejo


2 años Archivo Central - Archivo General de la

Nación

P-SA-02

F-DAS-01 Inventario documental – Archivo de gestión

Auxiliar Administrativo Base de Datos Consecutivo Servidores Archivo Central


P-SA-04 P-SA-20

F-DAS-02 Inventario documental – Transferencia

primaria

Auxiliar Administrativo Base de Datos Consecutivo Servidores Archivo Central


P-SA04

No aplica Digitalización series documentales únicas

Auxiliar Administrativo Técnico o Profesional

Universitario

Base de datos Software

Consecutivo Auxiliar Administrativo técnico Profesional

Universitario


Documental


No aplica Programación capacitación

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-07

No aplica Control de asistencia a capacitación

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-07

No aplica Base de Datos Archivo Central

Auxiliar Administrativo Base de Datos Consecutivo Auxiliar Administrativo - Técnico - Profesional

Universitario


Archivo Central

P-SA-08

No aplica Clasificación de guías Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Eliminación P-SA-09

F-DAS-03 Correspondencia recibida externa

Auxiliar Servicios Generales y Auxiliar

Administrativo

Base de datos Cronológico- consecutivo

Auxiliar Servicios Generales Auxiliar

Administrativo y Profesional

Universitario



F-DAS-04 Correspondencia externa despachada

Auxiliar Servicios Generales y Auxiliar

Administrativo

Base de Datos Consecutivo- Cronológico

Auxiliar servicios Generales Auxiliar


Universitario



F-DAS-06 Correspondencia Recibida para el

Gobernador


Base de Datos Cronológico-Consecutivo

Auxiliar servicios Generales Auxiliar


Universitario



F-DAS-05 Control de Préstamo Auxiliar Administrativo Carpeta Control de Préstamo

Cronológico Auxiliar Administrativo No determinado Archivo Central

P-SA-14


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Planeación Precontractual

Técnico Carpeta y base de datos PCT

Consecutivo Técnico y Profesional Universitario

2 años Eliminación P-SA-21 P-SA-22 P-SA-24 P-SA-25 P-SA-26 P-SA-27 P-SA-28 P-SA-29

No aplica Contrato Profesional Universitario

Carpeta y base de datos PCT

Consecutivo Profesional Universitario y Técnico

2 años Archivo Central P-SA-21 P-SA-22 P-SA-24 P-SA-25 P-SA-26 P-SA-27 P-SA-28 P-SA-29

No aplica Factura de Servicios Públicos domiciliarios

Auxiliar Administrativo Base de datos Cronológico Auxiliar Administrativo 1 año Archivo central P-SA-23


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Acto Administrativo de Nombramiento

Auxiliar Administrativo y/o

Auxiliar de Servicios Generales

Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo y/o

Auxiliar de Servicios Generales

Permanente Archivo Hojas de Vida

P-TH-02

No Aplica Historia Laboral Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Técnico y/o Auxiliar Administrativo

Permanente Archivo Hojas de Vida P-TH-03

F-DAS-17 Control de Ingreso de Documentos

Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Técnico y/o Auxiliar Administrativo

Permanente Archivo Hojas de Vida P-TH-03

F-DAS-16 Libro Radicador Auxiliar Administrativo

Carpeta y Libro Radicador

Cronológico Técnico y/o Auxiliar Administrativo

2 años Archivo Central P-TH-04

No aplica Resolución de Horas Extras


P-TH-07

F-DAS-18 Planilla de Horas Extras

Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo Permanente Archivo Hojas de vida P-TH-07

No aplica Resolución indemnización de

vacaciones

Técnico - Auxiliar

Administrativo

Carpeta Consecutivo Técnico - Auxiliar

Administrativo

2 años Archivo historias laborales-

Archivo Central

P-TH-08

P-TH-10 Resolución de Licencia no remunerada

Técnico -Auxiliar Administrativo

Carpeta

Consecutivo Técnico -Auxiliar Administrativo

2 años Archivo Hojas de Vida - Archivo Central

P-TH-10

No aplica Acto Administrativo Aceptación de

Renuncia


Carpeta

Consecutivo Técnico - Auxiliar Administrativo


P-TH-11

No aplica Resolución de vacaciones

Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Director - Auxiliar Administrativo


P-TH-12

F-DAS-22 Programa de inducción Profesional universitario

Carpeta

Consecutivo cronológico

Director Técnico – Profesional

Universitario

1 año Archivo Hojas de Vida

P-TH-13

No aplica Plan de Emergencias Profesional Universitario

Base de datos Consecutivo Profesional Universitario - Director

Técnico - Director - Cliente Interno en

General


P-TH-16

No aplica Programa de bienestar social


Programa de bienestar Cronológico Cliente interno 1 año Archivo Central

P-TH-17

No aplica Programa de Salud Ocupacional


Carpeta Cronológico Profesional Universitario -

Comité Paritario de Salud Ocupacional


No aplica Plan anual de capacitación


Carpeta -Programa documento

Cronológico Cliente interno 2 años Archivo Central

P-TH-19


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Programa de desvinculación laboral

asistida


Carpeta Cronológico Profesional Universitario -

Comité de Incentivos


No aplica Hojas de Vida Auxiliar Administrativo

Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo


P-TH-20

No aplica Nómina Técnico y Auxiliar

Administrativo

Base de datos Cronológico Técnico y Auxiliar

Administrativo

Permanente Nominas P-TH-20

No aplica Archivo Documental Pensionados

Técnico Carpeta Consecutivo

Técnico Permanente Archivo Documental Pensionados

P-TH-20

No aplica Fondo Territorial Pasivocol PC Datos

Técnico Base de datos Consecutivo

Técnico Permanente

Fondo Territorial Pasivocol PC Datos

P-TH-20

No aplica Solicitud Cuota parte pensional

Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario - Auxiliar

Administrativo

100 años Archivo Hojas de Vida P-TH-21

No aplica Oficio de Aceptación de Cuota Parte


Administrativo


No aplica Resolución de pago de cuota parte


Administrativo


No aplica Listado Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional Universitario - Auxiliar

Administrativo


No aplica Archivo documental de pensionados

Técnico Carpetas Consecutivo Técnico Permanente Archivo documentos de pensionados

P-TH-22

No aplica Informe valor mensual transferencia FONPET


Carpeta FONPET Consecutivo Profesional Universitario

20 Años Archivo Central P-TH-23

No aplica Formato Ministerio de Hacienda


Internet - Base de datos



P-TH-24

No aplica Liquidación de Bono Pensional





P-TH-25

No aplica Resolución de Emisión de Bono Pensional





P-TH-25

No aplica Resolución de Redención de Bono

Pensional





P-TH-25


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





No aplica Aplicativo Planta y Personal

Técnico Operativo Base de Datos Consecutivo Técnico Operativo Permanente Medio magnético

P-TH-26 P-TH-28 P-TH-30

No aplica Aplicativo Compensación y

Laborales


P-TH-26 P-TH-28 P-TH-30

F-DAS-14 Liquidación de nómina – Desprendible de pago


P-TH-26

No aplica Liquidación parcial - definitiva de cesantías


Carpeta Hoja de Vida Consecutivo Profesional Universitario


P-TH-27

No aplica Resolución reconocimiento

cesantías


Carpeta Hoja de Vida Consecutivo Profesional Universitario


P-TH-27

No aplica Liquidación de cesantías retroactivas


Carpeta de hoja de vida



P-TH-29

No aplica Informe consolidado resultados evaluación

del desempeño

Director Técnico (Talento Humano)

Carpeta

Cronológico Director Técnico (Talento Humano)


P-TH-32

No aplica

Informe consolidado resultados acuerdos de

gestión

Director Técnico (Talento Humano)

Carpeta

Cronológico Director Técnico (Talento Humano) -

Director (Departamento Administrativo de

Planeación)


P-TH-33

F-DAS-19 Plan de mejoramiento individual

Servidor público – Superior inmediato

Carpeta

Cronológico Servidor público – Superior inmediato


P-TH-34

F-DAS-20 Plan de mejoramiento por procesos

Directivo líder del proceso (Comité

Técnico)

Carpeta

Cronológico Directivo líder del proceso (Comité

Técnico)


P-TH-35

F-DAS-21 Plan de mejoramiento institucional

Representante de la Dirección (Comité

Técnico)

Carpeta

Cronológico Representante de la Dirección (Comité

Técnico)


P-TH-36

No aplica Planilla de programación de vacaciones

Dirección de Talento Humano

Cronológico Base de datos Director Técnico 2 años Archivo magnético P-TH-38

F-DAS-15 Liquidación nómina Auxiliar Administrativo Base de Datos Consecutivo Auxiliar Administrativo Permanente Medio magnético

P-TH-30


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


PROCESO: CONTROL DE VERIFICACIÓN




F-OCI-01 Programa de Auditorías

Asesor de Control Interno -



Anual Asesor de Control Interno -



P-OCI-01

No aplica Informe de Evaluación S.C.I.




Consecutivo Asesor de Control Interno -



P-OCI-01

No aplica Programación Oficina de Control Interno




Anual Asesor de Control Interno -



P-OCI-01

F-OCI-02 Informe de Auditoría Interna







P-OCI-01

No aplica Informe de Seguimiento por procesos







P-OCI-01

F-OCI-03 Actas de Reunión Asesor de Control Interno -






P-OCI-01 P-OCI-02

No aplica Convocatorias Comité de Control Interno

Asesor de Control Interno


Consecutivo Asesor de Control Interno


P-OCI-01

No aplica Informe de seguimiento contralorías






P-OCI-01

No aplica Informe entes externos Asesor de Control Interno

Base de Datos Cronológico Asesor de Control Interno -



P-OCI-01

No aplica Seguimiento SICE Asesor de Control Interno

Base de Datos Consecutivo Asesor de Control Interno


P-OCI-01

F-OCI-05 Evaluación a la gestión Institucional por dependencias







P-OCI-01 P-OCI-04 P-OCI-05 P-OCI-06


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008





F-OCI-09 Evaluación y calificación de

sensibilizaciones







P-OCI-01 P-OCI-03

F-OCI-11 Plan de Auditoria Interna







P-OCI-01 P-OCI-04 P-OCI-05

No aplica Informe de asesoría Asesor de Control Interno - Profesional

Universitario


Consecutivo Asesor de Control Interno - Profesional

Universitario


P-OCI-02

F-OCI-04 Control de asistencia sensibilización

Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Asesor de Control Interno – Auxiliar

Administrativo


P-OCI-03

No aplica Informe de resultados fomento cultura de

control

Asesor de Control Interno – Auxiliar

Administrativo

Carpeta – Base de Datos

Cronológico Asesor de Control Interno – Auxiliar

Administrativo


P-OCI-03

F-OCI-06 Plan de mejoramiento auditoría - Entes de

Control Fiscal


- Profesional Universitario


Consecutivo Asesor de Control Interno

- Profesional Universitario


P-OCI-04 P-OCI-05 P-OCI-06

F-OCI-07 Formulación y seguimiento Plan de

Mejoramiento por proceso

Líder o responsable de proceso

Carpeta – Base de Datos

Consecutivo Líder o responsable de proceso


P-OCI-05 P-OCI-06

F-OCI-08 Avance plan de mejoramiento por

proceso







P-OCI-05 P-OCI-06

F-OCI-10 Arqueo caja menor Asesor de Control Interno -






P-OCI-05

F-OCI-12 Arqueo caja tesorería Asesor de Control Interno -






P-OCI-05


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


PROCESO: ASUNTOS DISCIPLINARIOS




No aplica Queja con constancia de recibido, y numero

de radicación asignada

Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar

Administrativo

5 años Oficina de Asuntos Disciplinarios

Archivo central

P-OAD-01 P-OAD-02

No aplica Auto que resuelve de fondo la evaluación de

la queja


Administrativo


Archivo central

P-OAD-02

No aplica Expediente proceso disciplinario

Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar

Administrativo

Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar

Administrativo


Archivo central

P-OAD-03 P-OAD-04 P-OAD-06 P-OAD-08 P-OAD-09 P-OAD-10 P-OAD-11 P-OAD-12 P-OAD-14

No aplica Auto de apertura investigación disciplinaria


Administrativo


Administrativo


Archivo central

P-OAD-04

No aplica Fallo de primera instancia


Administrativo


Administrativo


Archivo central

P-OAD-04

No aplica Auto de acumulación Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar

Administrativo


Archivo central

P-OAD-05

No aplica Escrito de descargos Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos Disciplinarios - Auxiliar

Administrativo


Archivo central

P-OAD-07

No aplica Escrito de solicitud de pruebas


Administrativo


Archivo central

P-OAD-07

No aplica Fallo Auxiliar Administrativo

Carpeta Consecutivo numérico

Jefe Asuntos Disciplinarios -



Archivo central

P-OAD-13


Versión: 01

Fecha: 01/12/2008


ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Elaborado por: Comité Técnico y Operativo MECI - Calidad

Revisado por:

Lorena Mira González

Aprobado por:

Javier Ramírez Mejía

Cargo: Comité Técnico y Operativo

Cargo: Técnico – Coordinador Calidad

Cargo: Director – Representante Dirección

LM-DAP-03 Listado Maestro de Registros

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