Logistica de eventos

Docente: Claudia Patricia Londoño Módulo: Logís3ca de Eventos

LOGÍSTICA DE EVENTOS


DEFINICIÓN DEL EVENTO 1.  Tipo de Evento 2.  Fechas 3.  Lugar 4.  Perfil de los asistentes 5.  Invitados VIP 6.  Conferencistas 7.  Presupuesto


DEFINICIÓN DEL EVENTO 1.   Tipo de Evento: ●  Congreso ●  Convención ●  Simposio ●  Lanzamiento ●  Rueda de Prensa ●  Show Room ●  Feria


OBJETIVOS DEL EVENTO


OBJETIVOS DEL EVENTO ●  Que sean medibles ●  Cualita3vos y Cuan3ta3vos ●  Escribirlos en Infini3vo (vender, educar, mo3var, cer3ficar,

mo3var, promover, avalar)


EQUIPOS DE TRABAJO


EQUIPOS DE TRABAJO Comité Coordinador: es el directo responsable de la realización del evento; opera como una junta direc3va y toma decisiones macro. Comité Financiero: es el responsable de la consecución y administración de los recursos, sean estos propios o conseguidos mediante patrocinios, donaciones u otros. Comité de LogísNca: responde a los cómos del evento.

Comité de Protocolo: responsable del cumplimiento de normas y procedimientos. Comité Académico: responsable de conseguir conferencistas, facilitadores, panelistas, etc. Comité de Comunicaciones: responsable de la divulgación y convocatoria al evento.


EQUIPOS DE TRABAJO


PRE -‐ EVENTO


PRE -‐ EVENTO ●  Diseño e imagen del evento, campaña gráfica ●  Diseño del material publicitario ●  Tarjetas de invitación ●  Volantes y plegables ●  Formularios de inscripción ●  Escarapelas y Cer3ficados ●  Material para toma de notas ●  Carpeta, memorias, souvenires ●  Camisetas, Banderas, Himnos ●  Sonido e Iluminación


PRE -‐ EVENTO ●  Vallas, Pendones, Backing ●  Avisos de prensa y revistas ●  Construcción de bases de datos ●  Diseño de escenogra]a y agenda detallada ●  Distribución material publicitario (afiches, volantes) ●  Telemercadeo de confirmación y asistencia ●  Estrategia de divulgación en medios masivos ●  Inscripción al evento ●  Fotogra]a y video ●  Maestro de ceremonias (hombre, mujer o ambos)


PRE -‐ EVENTO ●  Señalización Interna y Externa ●  Alimentación ●  Inspección al lugar del evento ●  Mesa de Honor ●  Uniformes y presentación personal ●  Iden3ficar los espacios en el evento ●  Reconocimiento del lugar del evento ●  Mesa de Registro. ●  Personal de Protocolo


POST -‐ EVENTO


POST -‐ EVENTO

1.  Pago a proveedores 2.  Informes para financieros 3.  Informe para el Comité Direc3vo 4.  Evaluación del Congreso 5.  Par3cipantes e Invitados 6.  Memorias del Congreso


POST -‐ EVENTO

1.   Pago a proveedores Realizar pagos, reembolsos y cancelar facturas con todos los proveedores contratados para el evento.


POST -‐ EVENTO

2. Informes para financieros ●  Balance financiero del evento ●  Adjuntar comprobantes y facturas. ●  Ac3vidades realizadas, número de

asistentes, países par3cipantes, retos y conclusiones del evento.


POST -‐ EVENTO

3. Informe para el Comité DirecNvo ●  Lecciones aprendidas ●  Ingresos y Egresos ●  Conclusiones y principales retos ●  Realizar acta de entrega.


POST -‐ EVENTO

4. Evaluación del Congreso ●  Informe con las principales

recomendaciones. ●  Ingresos y Egresos ●  Reunión de Evaluación ●  Depurar base de datos.


POST -‐ EVENTO

5. ParNcipantes e Invitados ●  Enviar Agradecimientos. ●  Enviar recomendaciones. ●  Enviar conclusiones y retos. ●  Mo3var y agradecer.


POST -‐ EVENTO

6. Memorias del Congreso ●  Transcribir audios o videos ●  Recop i la r ponenc ias y

presentaciones. ●  Edición del contenido. ●  Diseño y publicación.

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