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Logro de la colaboración a nivel mundial Un proceso de tres pasos para que sus arquitectos, programadores y

DBA trabajen en equipo, colaborando entre sí a fin de obtener un gran

rendimiento en un equipo colaborativo.

Escrito por John Weathington, presidente y CEO de Excellent Management Systems, Inc.

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Introducción

El talento sin colaboración no es suficiente

El 12 de junio de 2014, España ingresó en la Copa Mundial de la FIFA como campeón defensor y gran favorito. Seis días después quedó eliminada de la competencia, luego de una increíble serie de derrotas: primero por parte de los Países Bajos y luego, de Chile. Ya sea que entrene a un equipo de fútbol profesional o que dirija a un grupo de administradores de datos, si no puede lograr que colaboren de manera eficiente su rendimiento sufrirá, más allá de los talentos individuales dentro del grupo.

Llévelo al próximo nivel mediante la colaboración

Hemos llegado a un momento en que la capacidad informática es un diferenciador clave para los líderes del sector, lo cual ejerce

mayor presión sobre los administradores de datos de una compañía para que funcionen como un equipo de alto rendimiento. Las compañías con los equipos de datos de mayor rendimiento han aprendido a fomentar la buena colaboración, no solo mediante el crecimiento organizativo, sino también mediante gran tecnología.

Superar los obstáculos para lograr una buena colaboración es un gran desafío que a menudo se aborda de manera ineficiente. El enfoque clásico para

lograr la colaboración eficiente requiere involucrar a expertos en cambios de comportamiento y apartar el proceso y la tecnología, que parecen ser el obstáculo.

Como experto, tanto en cambio de comportamiento como en tecnología de la información, puedo asegurarle que ese enfoque no funcionará. El cambio de comportamiento es crítico, pero no a costa de la tecnología. Yo fui consultor gerencial y experto en información durante más de veinte años y tuve la suerte de trabajar con compañías emblemáticas como Cisco, Chevron y Sun Microsystems en algunas tareas informáticas realmente arduas. Las empresas actuales más importantes obtienen mejor colaboración a través de la tecnología, no a pesar de ella.

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Enfrentar el desafío

La colaboración es un desafío que la mayoría subestima. Larry E. Greiner, profesor de administración y organización de la Escuela de

Negocios Marshall de la Universidad del Sur de California, afirma que la colaboración es una de las últimas etapas de evolución en el crecimiento de una organización. El modelo de crecimiento organizativo de Greiner nos ayuda a comprender la crisis específica que una organización debe superar, a fin de lograr la colaboración eficaz. Greiner la llama la “crisis burocrática”.1

La fase de coordinación

La crisis burocrática sigue a la “fase de coordinación”. Si observa una compañía inmediatamente antes de la fase de coordinación, su perfil informático es altamente fragmentado, de flujo limitado. Cada función dentro de la compañía tiene su propio sistema informático privado, probablemente en una hoja de cálculo o en alguna clase de base de datos privada. Debido a que es muy difícil obtener cualquier clase de informe multifuncional, la compañía centraliza el área de TI y contrata administradores de datos. Esto marca el inicio de la fase de coordinación, la cual se caracteriza por la centralización y la formalización. Las bases de datos reemplazan las hojas de cálculo y los informes estratégicos a nivel corporativo se vuelven reales.

La crisis burocrática

Sin embargo, como las demandas de información de la organización crecen, el grupo de datos responde segmentando sus propias funciones internas: arquitectura, programación y operaciones. Todo marcha bien hasta que el grupo de datos comienza a dividirse con el peso de sus propios movimientos, la crisis burocrática.

1 Greiner, L. E. (1998). “Evolution and Revolution as Organizations

Grow.” Harvard Business Review, 76(3), 55-68.

La crisis burocrática es un momento difícil para la organización del área de TI. A la empresa le empieza a molestar el área de TI porque le lleva demasiado tiempo procesar hasta una simple solicitud. Existe un procedimiento formal para todo y una simple solicitud atraviesa varios departamentos que, por algún motivo, no se comunican entre sí. Por el bien de su supervivencia, la empresa comienza a tomar cartas en el asunto y regresa a la tecnología Spreadmart y Shadow IT.

Colaboración El único resultado positivo de este punto es la buena colaboración, y comienza con los principales desacuerdos del grupo de datos.

Para volver a encaminarlo, deben agruparse en un equipo, los arquitectos que diseñan soluciones, los programadores que crean soluciones y los administradores de bases de datos (DBA) que las sustentan. También aconsejo que los analistas de la compañía (como analistas de finanzas o de marketing) construyan buenas relaciones con sus expertos en el área de TI. Como ya sabe, es casi imposible para los analistas administrar sus propios datos, es por ello que tenemos administradores de información que cuentan tanto con la educación como con la experiencia para administrarlos eficazmente.

Las relaciones interpersonales son importantes para eliminar el disenso, sin embargo, la tecnología también lo es. El error que la mayoría de las organizaciones comete es centrar toda su atención en las relaciones y descuidar la importancia de una mejor tecnología. La tecnología es un gran facilitador de colaboración. Piense en lo que Facebook hizo para conectar a las personas con relaciones pasadas. Seguro que, antes de que existiera Facebook, había personas que se preocupaban por

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La tecnología es un gran facilitador de

colaboración.

mantenerse en contacto con otras, sin embargo, si no fuera por Facebook, la gran mayoría de nosotros no sabría qué hacen hoy nuestros excompañeros de la escuela secundaria. Ahora, solo debemos ingresar a la web o a alguno de nuestros dispositivos móviles.

Así que no subestime el valor de la tecnología colocando las funciones básicas de un grupo de datos al mismo nivel. Es penoso ver a los expertos en tecnología intentando colaborar con la tecnología equivocada. La tecnología adecuada sustentará los tres objetivos básicos de la colaboración: pensar en equipo, actuar en equipo y gestionar en equipo.

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La tecnología adecuada

sustentará los tres objetivos básicos

de la colaboración: pensar en equipo, actuar en equipo

y gestionar en equipo.

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Los tres pasos de la colaboraciónResumen: Pensar en equipo, actuar en equipo, gestionar en equipo

Llevar a las personas de la crisis burocrática a un lugar de buena colaboración es un proceso de tres pasos: primero, pensar en equipo, luego, actuar en equipo y, por último,

gestionar en equipo. Este proceso se presenta mejor con un ejemplo.

Trabajé con un equipo de almacenamiento de datos en Hitachi Data Systems (HDS) para crear un sistema de interoperabilidad de funciones. HDS prueba rigurosamente las diferentes configuraciones de sus sistemas de almacenamiento (almacenamiento físico, controlador, servidor, sistema operativo, etc.) y necesita una aplicación web que se base en los datos (front end, procesamiento de transacciones y generación de informes), para administrar y realizar el seguimiento de los resultados de las pruebas. Teníamos poco tiempo para entregar algunas de las funciones básicas, sin embargo, los usuarios finales fueron flexibles con algunos de los puntos de las funciones auxiliares, por lo que introduje técnicas de programación extrema para ayudar al equipo a colaborar mejor.

A pesar de que estábamos ajustados con el tiempo, me tomé la primera semana solo para sincronizar al equipo. No solo debían aprender los valores, los principios y las técnicas de la programación extrema sino también, el estilo de los demás (pensar en equipo). Luego de eso, comenzamos a desarrollarnos como equipo mediante programación en pareja e integración continua (actuar en equipo). Todo avanzaba bien al principio, sin embargo, pronto dejamos de colaborar, especialmente al trabajar con los datos existentes. Entonces, en equipo, definimos algunas reglas sobre cómo designar los objetos, desde dónde acceder a los datos y cuándo eliminarlos (gestionar en equipo). En ese proceso no solo obtuvimos usuarios contentos, sino también formamos un equipo muy unido. Después de más de una década, nos mantenemos en contacto.

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6En el Project Manager de Toad se muestran los objetos que está usando un equipo de programación

Paso 1: Pensar en equipo El objetivo

La colaboración eficaz con un equipo de administradores de datos comienza poniendo a todos en sintonía. Del mismo modo en que un

almacén de datos de una empresa consolida los datos transaccionales dispares en un repositorio estratégico, el equipo de datos necesita unificar sus funciones en una operación coherente. Esto quiere decir que los arquitectos comunican diseños a los programadores, los programadores trabajan la solución para que sea viable y los DBA comunican los obstáculos operativos a los arquitectos, a fin de que estos últimos puedan diseñar sistemas más eficaces.

La tecnología

La tecnología que posibilite este tipo de colaboración debe permitir compartir fácilmente la información entre

funciones. Lo ideal sería tener una plataforma que integre fácilmente diseños, creaciones y operaciones, sin embargo, en la realidad no es posible (a pesar de lo que digan algunos folletos sobre marketing). En la práctica, la mayoría de las compañías adoptan una variedad de herramientas y luego intentan fusionarlas con una combinación de conocimientos tecnológicos (scripts, intercambio de archivos, programación, etc.) y procesos.

A veces funciona, otras, no. Por ejemplo, trabajé con un equipo de datos en Sun Microsystems para desarrollar un almacén de datos de cumplimiento mediante técnicas ágiles. Como las plataformas de programación y soporte eran las mismas (Oracle e Informatica), fue fácil intercambiar información entre estos dos equipos, sin embargo, los diseños (como los esquemas de bases de datos y la lógica

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de transformación) se transmitían en documentos de papel. Si la tecnología hubiese admitido la integración en tiempo real de los diseños, hubiéramos podido promover mejor colaboración entre los arquitectos y el equipo de programación, y hubiéramos sido más ágiles.

Cómo puede ayudar Dell™ Toad™

Dell Toad es bueno para integrar sus productos, y sé de buena fuente que continuarán así con su método de programación de productos. En “Delivering Exceptional Information Solutions” (Entrega de Soluciones Informáticas Excepcionales), explico cómo los componentes de la plataforma Business Intelligence Suite (Toad Data Point, Toad Decision Point y Toad Intelligence Central) funcionan bien juntos para ayudar a los analistas del área de TI a colaborar con los analistas de empresas. El Project Manager (Administrador de proyectos) de Toad for Oracle lleva a cabo un buen trabajo, ya que permite realizar las mismas funciones para arquitectos, programadores y DBA; sin embargo, requiere algo de mantenimiento. En este momento, todo se basa en archivos (usted puede guardar toda la información del Project Manager en un archivo *.tpr), por lo que deberá adoptar algunos procesos para asegurarse de que todos tengan el archivo *.tpr adecuado. Sin embargo, sería bueno si todo se coordinara de manera más centralizada mediante la tecnología.

La integración continua es la

clave para seguir sincronizados

cuando se producen cambios

riesgosos en el desarrollo.

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Paso 2: Avanzar simultáneamente hacia una integración continua El objetivo

Por supuesto, estar sincronizados es solo el principio del desafío de colaboración, el truco verdadero es seguir sincronizados cuando se

producen los cambios. Lidiar con el cambio es difícil, especialmente cuando las personas involucradas son varias.

Por ejemplo, actualmente estoy trabajando con Chevron para aumentar la eficacia del proceso de cambio de sus instalaciones y operaciones mediante la tecnología. Trabajamos en un ambiente donde un cambio aparentemente inofensivo podría traer devastadoras consecuencias, si no se lo maneja adecuadamente. Por supuesto que ellos tienen un proceso para manejar estos tipos de cambios;

sin embargo, son lo suficientemente inteligentes como para reconocer que la tecnología juega un rol muy importante en asegurar que se continúe este proceso.

La tecnología

La integración continua es la clave para seguir sincronizados, cuando se producen cambios riesgosos en el desarrollo. Por suerte, la cultura y la tecnología han crecido para sustentar estas prácticas. A diferencia de nuestra situación en Chevron, los administradores de datos se dan el lujo de trabajar con materiales más etéreos, software. Y sí, existe el problema de la persistencia con el que lidiamos y con el que la mayoría de los programadores de Java y .NET no tienen que lidiar, sin embargo, hasta una base de datos es solo software. La tecnología debería permitir a los arquitectos, programadores y DBA:

• Realizar pequeños cambios en el sistema

• Construirlo (con datos)

• Realizar pruebas de regresión a sus funciones

• Transmitir los cambios al equipo

• Implementar el sistema para desarrollarlo continuamente

Cómo puede ayudar Toad

Para sustentar la integración continua, Dell fue inteligente al integrar Toad en Git, un popular sistema de control de versiones mediante su utilidad Team Coding. Git no solo es un origen abierto y muy popular entre la comunidad de programadores sino que también es un sistema distribuido, lo que permite a los miembros de equipo programar códigos sin bloquearlos. Permite a dos programadores trabajar simultáneamente en el mismo procedimiento almacenado. Cuando están listos para entregar su

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En Team Coding (Codificación de equipo) se muestra la integración a través de colaboración para controlar los archivos de origen.

trabajo, envían sus cambios a un repositorio distribuido donde estos se combinan. Lo interesante de la integración en Toad es que los programadores envían los cambios a Git sin salir de la interfaz de Toad. Este es un buen ejemplo de buena colaboración con dos herramientas, mediante una interfaz común. Si son necesarias dos o más herramientas (habitualmente es así), asegúrese de maximizar la tecnología para lograr la mejor interfaz posible. Mientras más procesos implemente, menos eficaz será la colaboración. Claro, Git solo se encarga del código, por lo que usted deberá seguir encargándose de los datos cambiantes. Este tema excede el alcance de este artículo, así que por el momento dejaremos dicho desafío a cargo de su creatividad.

Mediante la gestión se crean reglas, políticas

y normas, y se garantiza su cumplimiento.

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Paso 3: Control del desorden mediante un estándar unificado El objetivo

EE último obstáculo por superar para lograr la colaboración es la gestión. Mediante la gestión se crean reglas, políticas y normas, y se garantiza

su cumplimiento. Si pasa un semáforo en rojo en una intersección repleta de vehículos, lo más probable es que sufra un accidente grave. Es importante que todos respetemos las reglas. Son numerosas las reglas y normas necesarias para la programación exitosa de soluciones informáticas: estándares de arquitectura, convención de nombres y hasta reglas que rigen la manera en que se manejan los comentarios. No obstante, muchos administradores de datos subestiman la importancia de la gestión en la colaboración. Esto es un error. En ausencia de una gestión con buena colaboración, los miembros del equipo adoptarán su propio estilo y reglas, lo que conlleva al desorden.

La tecnología

Es posible controlar este desorden si el equipo crea conjuntamente sus propias reglas y las mejores prácticas, y luego maximiza la tecnología para garantizar que todos cumplan las reglas del grupo. La tecnología debe ser lo suficientemente rigurosa como para hacer cumplir la guía de estilo (idealmente en tiempo real), pero lo suficientemente flexible como para permitir al equipo crear sus propias reglas.

Es bueno tener mejores prácticas indicadas, integradas en una herramienta de gestión, sin embargo, si la funcionalidad se detiene allí, priva al equipo de una gran oportunidad de colaborar. Verá que cuando un equipo colabora bajo sus propias convenciones de nombres y guías de codificación, no solo generan un lazo más sólido entre sí, sino que también es normal que cumplan un estándar más elevado que una política corporativa.

Cómo puede ayudar Toad

Code Analysis (Análisis de código) es la respuesta de Toad a la gestión, y hace un gran trabajo al mantener al equipo de datos encaminado con mejores prácticas y guías adecuadas. Además, Automation Designer (Diseñador de automatización) en Toad le permite ejecutar Code Analysis desde la línea de comandos, lo que facilita incorporar Code Analysis a un script de pruebas automatizadas.

Me agrada el hecho de que Code Analysis viene precargado con mejores prácticas industriales, sin embargo, desde el punto de vista de la colaboración, me agrada mucho que usted pueda configurarlo con sus propias reglas. Muchas compañías usan esta función para hacer cumplir las guías que los arquitectos han diseñado en su mundo ideal, sin embargo, como ya se dijo, sugiero que utilice esta función para reunir a arquitectos, programadores y DBA en un equipo.

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En Code Analysis se muestra el tablero de administración para evaluar la calidad general del código del proyecto.

Conclusión Espero que el contenido de estas notas técnicas le proporcione una idea sobre qué es la buena colaboración; cómo construirla entre arquitectos, programadores y DBA, y cómo la tecnología puede llevarla al siguiente nivel. Le he mostrado el proceso de tres pasos que utilizo para sacar al grupo de administradores de datos de la crisis burocrática y guiarlo hacia un equipo de colaboración y gran rendimiento. También le he mostrado cómo Toad y otras tecnologías pueden hacer que su personal piense en equipo, actúe en equipo y gestione en equipo.

Tómese algo de tiempo hoy para explorar algunas de las funciones de Toad que favorecen la buena colaboración, como Project Manager, Team Coding, integración en Git y Code Analysis. Y si tiene más preguntas, ¡siéntase libre de colaborar conmigo! Me complace siempre poder ayudar.

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Dell Software ayuda a que los clientes descubran mayor potencial a través del poder de la tecnología, gracias a la entrega de soluciones escalables, asequibles y fáciles de usar que simplifican el área de TI y mitigan los riesgos. La gama de Dell Software abarca cinco áreas clave de las necesidades de los clientes: la administración de los servicios en la nube y del centro de datos, la administración de la información, la administración del personal móvil, la seguridad y la protección de datos. Al combinarlo con los servicios y el hardware de Dell, este software impulsa la eficiencia y la productividad sin igual para acelerar los resultados del negocio. www.dellsoftware.com.

Acerca de Dell Software

Contacto: John C. Weathington

Presidente y CEO

Management systems inc.

Suite 500

San Francisco, CA 94111, EE. UU.

N.° gratuito: 1.800.379.8064

N.° directo: 415.738-2342

john@xmsystems.com

http://www.xmsystems.com

@johnweathington

John Weathington es presidente y CEO de Excellent Management Systems, Inc., una consultoría gerencial que ayuda a los ejecutivos a convertir datos desordenados en información competitiva. Durante más de 20 años, John ha ayudado a clientes de toda envergadura, incluidos entre ellos una gran lista de compañías pertenecientes a Fortune 100 como Chevron, Pacific Gas and Electric, Visa, PayPal (eBay), Hewlett Packard, Sun Microsystems, Hitachi Data Systems, Cisco y Silicon Graphics. Su combinación única entre liderazgo, administración y talento y habilidades técnicas son un hallazgo extraordinario en el área de la consultoría.

Siendo un subproducto de las grandes compañías y la cultura técnica de Silicon Valley, la experiencia de John va desde estrategia y liderazgo organizativo, hasta arquitectura de sistemas informáticos y ejecución y administración de programas. Ha diseñado almacenes de datos corporativos, ha organizado y dirigido equipos técnicos y comerciales y ha desarrollado e implementado estrategias para empresas emblemáticas como Visa y Sun Microsystems.

Orador dinámico y autor prolífico, John a menudo escribe artículos para numerosas publicaciones, entre ellas, Tech Republic, Tech Target y publicaciones verticales como Off the Shelf y Toad Pipeline de The Coalition for Government Procurement (Coalición para la contratación pública). John es invitado con frecuencia para disertar en eventos industriales que van desde debates técnicos informales hasta temas

generales sobre liderazgo y administración.

Dentro de su educación y certificados encontramos una licenciatura en Ciencias con especialidad en Liderazgo Organizativo (Bachelor of Science in Organizational Leadership), consultor certificado (Certified Management Consultant, CMC), profesional en Dirección de Proyectos (Project Management Professional, PMP) y Cinturón Negro en Six Sigma (Six Sigma Black Belt). John es un miembro activo de la Sociedad para el Avance de la Consultoría (Society for Advancement of Consulting) y participó en la junta de la sección Northern California del Instituto de Consultores Gerenciales (Institute for Management Consultants).