Los archivos intermedios

Archivo intermedio. Funciones o servicios. Instrumentos en este

tipo de Archivo.

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

El Archivo intermedio. Funciones o servicios que

realiza.

Ciclo de vida de los documentos

Fase activa de los documentos

Tiempo en que los documentos son confeccionados producto de los trámites o

funciones de la entidad productora. Se consultan sistemáticamente.

Fase inactiva de los documentos

Tiempo en que los documentos cumplieron su vida útil para el productor.

Se consultan según intereses investigativos y/o necesidades

particulares.

Fase semiactivade los documentos

Tiempo en que los documentos son pruebas de los trámites y funciones

efectuadas . Se consultan esporádicamente.

Tipos de Archivos según el ciclo de vida de los documentos

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO INTERMEDIO

ARCHIVO HISTÓRICO

Fase activa de los documentos

Fase semiactivade los documentos

Fase inactiva de los documentos

Archivo intermedio• Es la institución de Archivo que conserva

los documentos en la llamada edad intermedia, o lo que es lo mismo, en la fase semiactiva de los documentos.

• La gestión es del Archivo pero la titularidad de los documentos sigue siendo del productor.

• Los documentos pueden llegar a permanecer hasta 30 años, si es que no permanentemente por diversas causas.

Archivo intermedio• Tipo de Archivo que surge por el auge de la

producción documental de los siglos XIX y XX.

• En este tipo de Archivo, los documentos reciben tratamientos diversos.

• En los Archivos intermedios, gracias a la selección, algunos documentos se declaran como históricos y se conservarán de forma permanente y otros [para Cruz Mundet (2012) la mayoría], serán destruidos.

Archivo intermedio

• Según el DTA (1995), es aquél al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

• No fueron concebidos para conservar documentos que superen los 50 años de antigüedad aunque en la actualidad lo hacen por condiciones objetivas de espacio.

Archivo intermedio• Según el Real Decreto 1708/2011 (España), es

la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración (AGA), es el archivo intermedio de la Administración General del Estado en España, según la normativa vigente.

Archivo intermedio• Según la web de la Universidad de Oviedo, el

nombre de Archivo Intermedio se justifica en Archivística por realizar la labor intermedia entre los archivos de oficina y centrales y el archivo histórico, es decir la recepción de toda la documentación producida por una institución, con más de 5 años de antigüedad, su selección, expurgo y posterior transferencia al Archivo Histórico sólo de aquellos documentos con valor permanente, siendo el resto eliminados.

Objetivos del Archivo intermedio

Liberar a las Administraciones de los documentos

Mejorar el funcionamiento de los sistemas documentales

Evitar el colapso de los Archivos históricos

Asegurar la selección de documentos

Garantizar el paso de documentos al Archivo histórico

Garantizar el acceso de las Administraciones a sus documentos

Realizar todas las funciones a muy bajo coste

• Su principal cometido es decidir qué documentos van a ser conservados permanentemente y cuáles eliminados.

• Por ello, los trabajos característicos en el Archivo intermedio son:

– Identificación.

– Valoración.

– Selección.

– Eliminación.

Archivo intermedio

Acciones en Archivos intermedios

ARCHIVO INTERMEDIO

Unidades documentales


ARCHIVO HISTÓRICO


Valoración y Selección


Expurgo

Eliminación

X

Funciones y/o serviciosdel Archivo intermedio

Recepción de documentos

Instalación de documentos

Descripción de fondos y

series

Información a usuarios

Expurgo y eliminación

Clasificación del fondo

Valoración y Selección

Identificación del fondo

Recepción de documentos en el Archivo intermedio

• Proceso organizado en el que se reciben los documentos provenientes de las oficinas.

• El Archivo, previamente, debió organizar el proceso con los organismos remitentes.

• Deben revisarse y coincidir, los documentos que se entregan y los que se reciben.

• En lo anterior ayudan los modelos de transferencia, entrega y/o el registro de entrada.

Instalación de documentos en el Archivo intermedio

• No reservar espacios dentro de los depósitos. No es conveniente.

• Poner la signatura a las cajas, libros y/o legajos con uno de los métodos que existen:– Secuencial: numeración continua según la entrada

en el Archivo.

– Cronológica: por el año de ingreso y un número correlativo.

– Dirección: señalando la localización por cada área del Archivo (Depósito/Sección/Bloque/Estantería).

La signatura en el Archivo intermedio

• La mejor signatura es la más sencilla, la que propicie menos errores y se comprenda fácilmente.

• De los tres métodos, el más sencillo parece ser el secuencial.

• Lo anterior no impide tener un plano de los depósitos donde se vayan marcando los espacios ocupados.

Registro topográfico de depósitosDEPÓSITO

1DEPÓSITO

2DEPÓSITO

3DEPÓSITO

4DEPÓSITO

5DEPÓSITO

6DEPÓSITO

7

C 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

F

1 X X X X X X X X X X X X X X X X

2 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

3 X X X X X X X X X X X X X X X X X X

DEPÓSITO 8

DEPÓSITO 9

DEPÓSITO 10

DEPÓSITO 11

DEPÓSITO 12

DEPÓSITO 13

DEPÓSITO 14

F

1 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

2 X X X X X X X X X X X X X X X

3 X X X X X X X X X X X X X

DEPÓSITO 15

DEPÓSITO 16

DEPÓSITO 17

DEPÓSITO 18

DEPÓSITO 19

DEPÓSITO 20

DEPÓSITO 21

F

1 X X X X X X X X X X X X X X X

2 X X X X X X X X

3 X X X

• Es la primera fase de la metodología archivística, que debió hacerse fundamentalmente en los archivos centrales. Si no fue así, debe hacerse entonces en el Archivo intermedio.

• Consiste en la búsqueda y caracterización del productor de los documentos, de los tipos documentales y de las funciones de la institución.

La identificación

• El objetivo fundamental de la identificación es determinar las series documentales.

• La legislación puede ser el punto de partida para conocer tanto al productor, como a las funciones.

• Uno de sus resultados fundamentales es el Organigrama.

La identificación

Clasificación de fondos en el Archivo intermedio

• Debe basarse en el Cuadro de clasificación elaborado por la entidad siempre que sea válido.

• De retomarse el cuadro elaborado por la entidad, debe revisarse muy bien y comprobar que lo remitido coincide con lo declarado.

Valoración, Selección y Expurgo

• Son procesos imprescindibles que se realizan en el Archivo intermedio porque permiten transferir al Archivo Histórico, solo lo que posee valor histórico permanente.

• No se hacen a priori, generalmente son definidos y realizados por Comisiones de Valoración y Eliminación.

Descripción de fondos y series en el Archivo intermedio

• En principio, la descripción se puede realizar empleando las relaciones de entrega hechas por los organismos productores.

• Se debe elaborar un cronograma de descripción partiendo por las series más consultadas y continuando por las que más prometan por los valores que posean.

Servicio de información en el Archivo intermedio

• Propiciar el servicio de información a los usuarios, lo cual incluye:

–Consulta en sala.

–Préstamo a los productores.

–Reproducción compulsada (fotocopia y digitalización).

–Consulta telefónica y electrónica (verbal, fax, correo electrónico, gestión electrónica).

Servicio de información en el Archivo intermedio (2)

• Como Archivo intermedio, en caso de consulta de documentación semiactivasolicitada por terceros, se exigirá una carta de autorización del productor.

• Garantizar la confidencialidad de los datos durante la etapa semiactiva de los documentos (aún no son públicos).

• Cuando ya sean documentos históricos, si aún permanecen en el Archivo intermedio, sí hay que procurar el acceso y su consulta.

Un ejemplo de Archivo intermedio: Archivo General de la

Administración de España (AGA).

Según el Real Decreto 1708/2011 (España) las funciones del AGA son:

1. Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios.

2. Aplicar las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre eliminación y destrucción de documentos.

3. Aplicar las resoluciones adoptadas por la misma Comisión sobre conservación permanente y acceso a las agrupaciones documentales.


4. Identificar y valorar las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico para proponer a la Comisión Calificadora Departamental, su eliminación o conservación.

5. Establecer estrategias para la conservación de documentos y ficheros electrónicos.


6. Completar las descripciones de fondos y series hechas por el Archivo Central conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.

7. Realizar transferencias periódicas al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción.

Comprobación

¿Verdadero o Falso?

• En el Archivo intermedio se conservan los documentos de valor histórico que se consultan mucho por los ciudadanos.

• En el Archivo intermedio existen fondos de los organismos de la Administración Central del Estado.

• Los Archivos intermedios reciben transferencias de los Archivos Centrales

FVV

Conclusiones parciales

• El Archivo intermedio, se ubica en el sistema archivístico entre los Archivos Centrales y los Archivos Históricos.

• Son los responsables de custodiar, conservar y servir los documentos que le llegan desde los Archivos Centrales porque la frecuencia de consulta de aquellos por la Administración, ya no es tan frecuente.

Conclusiones parciales

• En el Archivo intermedio se realizarán la identificación, valoración (si no se hicieron antes), clasificación, descripción, selección, expurgo, eliminación y luego la transferencia a los Archivos Históricos, de aquellos documentos con valor permanente.

• Cada operación anterior tiene sus propias características y exigencias técnicas que se deben cumplir.

Instrumentos de descripción que se

emplean en este tipo de Archivo.

Instrumentos que se utilizan en los Archivos intermedios:

• Relaciones de Entrega.

• Registro General de Entrada de Fondos.

• Registro de Depósito.

• Guías (de Archivo, de Fondos y Censo-Guía).

• Cuadros de clasificación.

• Inventario y repertorio de series.

• Índices (Bases de Datos).

• Otros instrumentos que se verán en la clase de Archivo Histórico


• Relaciones de Entrega.

–Su objetivo fundamental es, según Conde (1992), permitir el control de los documentos que pasan de un Archivo a otro y traspasar la responsabilidad de su custodia del Archivo remitente al receptor.

–El impreso debe rellenarse por triplicado.


• Registro General de Entrada de Fondos:

–Instrumento donde se asienta cada ingreso de documentos a un Archivo.

–Sirve de prueba legal de la entrada.


• Registro de Depósito .

– Según el DTA (1995), es el instrumento de control que indica el emplazamiento en los depósitos, de las estanterías, planeros y ficheros.

– Permite comprobar el nivel de ocupación de los depósitos.

– Permite obtener información sobre la disponibilidad actual y futura del espacio.


• Guías: proporcionan información sobre los fondos de uno o más Archivos, describiendo a éstos globalmente, los servicios y horarios y caracterizando a los productores de los documentos, entre otras cuestiones .

–Censo-guía.

–Guía de Archivos: AHN Madrid, Bernedoko Udala

–Guía de Fondos (Uruguay, Chile 1 y 2).

Censo-guía de Archivos de España e Iberoamérica:

Fuente:http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm

Guía de Fondos: Archivo Nacional de la Administración. Chile


• Cuadros de clasificación:

–Es el instrumento resultante del proceso de clasificación.

–Puede ser orgánico, funcional o ambos a la vez.

• CAPRECOM, Colombia.

• Obispado de San Sebastián, España.

• Comunidad Autónoma de Canarias, España.


• Repertorios e Inventarios de series:– Es un resumen de las series que componen uno o

varios fondos.

– Se reproducen por medio de las series, la estructura de la institución productora y el cuadro de clasificación.

– Se confeccionan con los campos de las áreas de identificación y de contexto de la Norma ISAD(G).

– Pueden ser someros (para las unidades de instalación) y analísticos (para los expedientes).


• Índices:

–son instrumentos que recuperan información de los documentos por distintas categorías:

• Geográficos.

• Materias.

• Nombres

• Fechas.

Índice geográfico:

Índice de materias:

Índice de nombres y apellidos:

Índice de fechas:

Conclusiones.

• Los instrumentos, sean de descripción, de control o de recuperación, son un resultado que favorece la conservación, el acceso y consulta de los documentos y la posterior recuperación de la información contenida en los archivos.

• Algunos de los instrumentos empleados son los registros de entrada y de depósitos, guías, cuadros de clasificación, inventarios e índices.

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