Los siguientes temas son aportes de secretarias y secretarios, que pueden

consultar, pueden hacer sugerencias para actualizar y que quede lo mejor

posible de consulta para todos:

Proceso para crear las planillas. Modificar horarios, fechas de inicio, fecha de

finalización de módulo y cambio de docente

Procedimiento para pago de supletorios

Notas extemporáneas

Modificar Nombres y Apellidos de Estudiante

Asignar a un docente

Cobrar Derechos de Certificación de Técnicos En Sede

Actualización de datos del estudiante en SIMAT

Resumen histórico en el colegio

Digitar Notas de una planilla

Realización constancias y certificados para carpeta o para llevar

Matricula Tec. Lab. Auxiliar Preescolar

Constancia de Herramientas Ofimáticas

Prácticas Laborales

Reporte Control Facturación

Anulaciones de recibos

Registrar arrendamientos de cafeterías

Proceso matriculas SIET

Verificación y pago de Nivelación de Bachillerato

Cambio de Jornada en el Dropbox

Para registrar una consignación en el Academics

¿Qué hacer cuando se recibe un cheque?

Proceso de recepción y listas de oferentes compensar

PROCESO PARA CREAR LAS PLANILLAS Por ALIX RAMIREZ - SANTA LIBRADA

1. Esperamos que nos envíen la programación.

2. Se confirman docentes

3. Ingresar al Academics

4. Desplegar la pestaña ACADÉMICO y luego nos ubicamos en CREAR PLANILLAS.

5. Seleccionamos el PROGRAMA según el caso

6. Asignar la SEDE, JORNADA, DOCENTE, FECHA DE INICIO, FECHA DE

FINALIZACIÓN.

7. Se le da clic al chulito ( ) para guardar los cambios

8. Para modificar el horario:

a. Vamos luego en el Academics por ACADÉMICO a Lista de curso digitamos el

código de la lista, clic en la lupita ( )

b. Hacemos clic en la hoja, debajo de detalle al lado del número de la planilla

c. Hacer clic en Ingresar Horario, seleccionar el horario y cerrar la ventana

d. Verificar como quedo por el icono de Horario

e. Al finalizar le damos clic en el chulito ( ), para Guardar.

9. Ingresando de acuerdo a los pasos del punto anterior, se puede modificar en las

planillas únicamente la fecha de inicio, la fecha final y el docente.

10. Docente no aparece en la lista: Si no encontramos un docente para en el momento

que estamos creando la planilla, nos vamos:

a. Por ADMÓN, seleccionamos Docentes - Asignatura.

b. Le damos clic en el AREA y seleccionamos el programa.

c. En ASIGNATURA buscar el módulo o asignatura

d. Luego lo buscamos por NOMBRE o APELLIDO le damos clic en el en blanco

e. Luego de seleccionar con las flechas (<<) pasarlo a Docentes Asociados

11. Y así volvemos y hacemos el proceso del numeral 8 y 9 donde también podemos

asignar DOCENTE y HORARIO. También podemos cambiar las FECHAS DE INICIO

Y DE FINALIZACION según el caso.

12. Para las planillas de TECNICOS esperamos a que MAICOL nos envié el archivo para

poder crear las planillas se hace el mismo procedimiento lo único que cambia es que

deben de dejar una planilla abierta del MODULO anterior, con la diferencia que para

hacer el traslado de estudiantes a las planillas hay secretarias asignadas para hacer

este proceso se debe enviar el archivo a las secretarias que tiene esta opción, les

recuerdo que los archivos para poder colaborarles deben enviarlo con tiempo y nos

esperar hasta la fecha que se termina el MODULO.

PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE SUPLETORIOS Por ELINETH AGUILAR – VENECIA INST

Este proceso aplica para los programas técnicos (excepto preescolar) e inglés, se refiere

al pago que debe de realizar un estudiante, para presentar un trabajo que le permita

recuperar una asignatura o modulo reprobado (NOTA MENOR A 6.0).

1. Inicialmente se ingresa al ACADEMICS REPORTES INFORMES

VALORATIVOS Ingresar los datos solicitados:

PROGRAMA (inglés o técnicos, que curse el estudiante)

CODIGO (del estudiante)

LISTA DE REPORTES: Definir el tipo de sabanas de notas, que para estos

programas mencionados serán SABANAS DE NOTAS NUMÉRICOS.

En este archivo se puede verificar las asignaturas o módulos reprobados, que

son los que se deben de cancelar para supletorio.

2. Ingresar nuevamente ACADEMICS TESORERIA OTROS RECAUDOS

Ingresar los datos solicitados:

CODIGO DEL ESTUDIANTE: hacer clic en la lupa

CONCEPTO: SUPLETORIOS (INGLES O TECNICO)

CANTIDAD: 1 (En caso de ser más de una asignatura o modulo, se deben de

realizar los pagos individuales).

OBSERVACIONES: Programa que cursa, año matricula, jornada y nombre de la

asignatura para recuperar. Ejemplo: TECN.CONTABLE – 2018 – MAÑ -

EMPRENDIMIENTO

El recibo de pago se debe entregar junto con las pautas del trabajo, que debe de

presentar el estudiante al docente ya desarrollado para su evaluación; y finalmente el

docente cargue las notas en la carpeta de notas extemporáneas para su actualización en

el sistema por parte de la secretaria.

3. El trabajo asignado por cada asignatura o modulo que se cancela por

supletorios, se encuentra en DROPBOX GESTION DE CALIDAD PROCESOS

PEDAGÓGICOS SUPLETORIOS.

NOTAS EXTEMPORÁNEAS Por CAROL AVENDAÑO - VENECIA INST

Las notas extemporáneas son aquellas notas qué por perdida, error de docente o por

mala digitación necesitan ser corregidas.

1. El docente o persona encargada a realizar el cambio de nota solicita el formato PP-

F05

2. Verificar que estén diligenciados todos los espacios del formato como:

Fecha

Número del Recibo (Si se canceló la recuperación)

Programa

Código del estudiante

Número de documento

Apellidos y nombres

Asignatura, módulo o nivel.

Valoración a corregir según se necesite

Nombre del docente, que corrige la nota

3. Se ingresa al ACADEMICS ACADÉMICO.

4. Seleccionamos según sea la valoración a corregir:

si es en números “NOVEDADES NUMERICAS” o

si es en letras “NOVEDADES”

5. Digitamos código del estudiante

6. Seleccionamos el programa

7. Buscamos la asignatura a corregir notas

8. Corregimos notas según indique el formato

9. En espacio “ACTA”, colocar el número de recibo de caja, si no aplica pago se

registra en NIT de la sede

10. En espacio “FECHA”, fecha según indica el

formato

11. En espacio “NOVEDAD”, según corresponda

12. Damos clic en el librito

MODIFICAR NOMBRES Y APELLIDOS DE ESTUDIANTE

Por NELLY MONDRAGON - VENECIA COL

¿Sabes cuál es el proceso?

Para cuando alguna persona desee modificar sus

nombres, apellidos y requiere cambiar sus documentos

que registra en Tecnisistemas (datos sistema,

certificados, actas, diplomas)

Se debe solicitar:

1. Documento Notariado, donde consta el proceso de

rectificación de los documentos personales donde se

autoriza el cambio.

2. Fotocopia documento de identidad

3. Certificados originales de 6º a 10º con el cambio respectivo, si son de otro colegio

(Bachillerato)

4. Para certificaciones de técnicos debe traer todos los

documentos actualizados con el cambio.

5. Ingresamos a Academics:

Cambiamos los datos, le damos clic en el chulito

6. Para certificaciones o diplomas debe cancelar el valor como si fuera la primera vez

(NO duplicados)

7. El trámite se hace los 15 de cada mes (como diplomas y certificaciones), se demora

1 mes es decir llega a mediados del mes siguiente de haberlo solicitado.

8. IMPORTANTE: En el libro de registro de diplomas y registro de certificaciones se

debe dejar la novedad en el área de observaciones, donde inicialmente se

registró.

9. Si tienes dudas comunícate con Martha Villalba o Andrea Ríos.

ASIGNAR A UN DOCENTE Por DIEGO LOZANO - BOSA INSTITUTO

Sabías que… cuando un docente no te aparece al asignarlo a una planilla puede ser por

varias cosas.

En el momento que cada coordinador envía su programación ellos especifican cada

docente y el horario que se va a manejar, para esto se debe hacer lo siguiente:

1. Se va a la opción Lista de cursos

2. Digitar el código al cual se va asignar el docente

3. En la parte de docente desplegar las opciones que hay para ingresar.

4. Si el docente no aparece en la lista que se despliega se debe hacer el siguiente

proceso:

4.1. Ir a la opción Docente – asignatura

4.2. Especificar área y asignatura

4.3. En la parte de Nombre se debe digitar los datos del docente a asignar.

NOTA: si al escribir el nombre del docente no te aparece es porque no está en el

sistema como docente sino con otro cargo, para dejarlo como docente y asignar a

la planilla se debe hacer lo siguiente:

a) Escogemos la opción Personal

b) Buscar al docente ya sea por apellidos y nombres o por número de

documento si se tiene a la mano.

c) En la parte de desplegar las opciones y

cambiar a Docente.

d) Guardar cambios y realizar nuevamente los pasos del 1 al 4.

Recordar: si el cajero que realiza el proceso no tiene la opción de Docente – asignatura

puede solicitarle el favor a cualquier compañer@ antiguo de otra sede.

COBRAR DERECHOS DE CERTIFICACIÓN DE TÉCNICOS EN SEDE

Por JADESMIN JIMENEZ - BOSA INSTITUTO

SABIAS QUE…los estudiantes de técnicos pueden cancelar sus derechos de

certificación en la secretaria y certificarse por ventanilla.

Esto se puede hacer cuando los estudiantes no desean certificarse por ceremonia, los

que no se pueden certificar en el año porque deben materias o terminan a mediados del

semestre su etapa productiva.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

1. Se verifica en el “Academics” las notas del estudiante, debe estar al día. Eso lo podemos

ver en la pestaña , con el codigo y programa

del estudiante.

2. Verificar que este al dia en pagos.

3. Después de verificar que está al día, se le solicita al estudiante 2 copias del documento

de identidad ampliadas al 150%.

4. En las copias de documento deben escribir lo siguiente: NUMERO DE TELÉFONO,

CORREO Y DIRECCIÓN DE RESIDENCIA ACTUALIZADOS

5. Para recibir el pago, se debe ingresar a la pestaña .

6. Se debe ingresar tipo y numero de documento del estudiante.

7. En Concepto seleccionar la opción .

8. En Cantidad escribir el número 1 y hacer CLIC en .

9. En Observaciones se debe aclarar el técnico que realizó, la jornada en la que estudio

y el año. Ejemplo TEC. SIST – MAÑ – 2017. TEC ADMIN – NOC - 2018

10. También se debe explicar cuanto tiempo se demora la elaboración del certificado y cuando

está listo para entregar.

11. Elegir el tipo de pago, ya sea en efectivo o con tarjeta

12. Generar el recibo y hacer firmar al cliente el de color blanco, al recibo de color amarillo

ponerle sello de secretaria y entregarlo al cliente.

IMPORTANTE: Se le debe especificar al estudiante que el certificado se demora 1 mes, es

decir, se envía el archivo el 15 del mes en curso y llega el 15 del siguiente mes, también se debe

hacer la aclaración de que solo se le entregara el diploma al estudiante, NO a terceras personas.

ACTUALIZACIÓN DE DATOS DEL ESTUDIANTE EN SIMAT

Por LORENA ORDOÑEZ AMAYA – BOSA COL

¿Sabías que puedes actualizar datos de los estudiantes en la plataforma SIMAT? Mira

como lo puedes hacer….

1. Ingresas a la plataforma SIMAT

2. Te vas a la pestaña MATRICULA NOVEDADES

3. Hay dos formas para buscar al alumno

a. Ingresando el número de identificación en el campo donde dice DOCUMENTO

b. Si no es posible por este medio entonces puedes hacerlo diligenciando los

campos PRIMER APELLIDO - SEGUNDO APELLIDO - PRIMER NOMBRE –

SEGUNDO NOMBRE.

En la parte superior izquierda encontraras una lupa que corresponde a la opción

Buscar donde deberás dar clic y te buscara el estudiante.

4. Automáticamente te mostrara el nombre del estudiante, el año, su estado en el

sistema SIMAT, tipo de documento, número de documento, la ciudad de registro,

localidad, la institución en la cual se encuentra matriculado el estudiante, la sede y las

opciones VER ALUMNO y NOVEDADES.

“Ten en cuenta estas opciones que son las que se usaran para cualquier tipo de novedad

a realizar para el alumno”

5. Para realizar cualquier actualización de datos a la información del alumno debes dar

clic en la pestaña u opción de VER ALUMNO.

6. Podrás ver la ficha de registro del alumno con toda la información de este

y podrás realizar la actualización de la información que necesites

Ejemplo: Cambio de documento de identidad

Buscas la opción TIPO ID: vas a cambiar de tarjeta de identidad a cedula de

ciudadanía

Seleccionas la opción CEDULA DE CIUDADANIA y das modificación al número

Y así, con el dato que desees modificar por ejemplo, los nombres que tengan algún

error los puedes corregir, actualizar la dirección o número telefónico.

Ojo: Los campos marcados con (*) deben estar diligenciados, son obligatorios, solo de

esta manera te permitirá la actualización o modificación correcta del alumno.

7. Para guardar los cambios realizados a la ficha del alumno, en la parte superior

izquierda de nuevo encontraras una opción con el icono de

un Disquete que corresponde a la opción Guardar, das clic

allí y listo, de esta manera puedes generar cualquier tipo de actualización a los datos

básicos del estudiante.

8. Cuando tu actualización es exitosa encontraras el siguiente mensaje.

RESUMEN HISTÓRICO EN EL COLEGIO Por MILENY ORTIZ - KENNEDY

Los estudiantes de bachillerato que empezaron a estudiar desde el año 2011B, los

podemos buscar si aprobaron, en qué jornada estuvieron, en qué año. Con los siguientes

pasos:

1. Ingresar Academics Colegio

2. Se ingresa a 7. REPORTES 7.3 Notas y Boletines.

3. Llenar todos los datos que están en los campos con

asterisco (*), con cualquier opción que este en sistema.

4. En Alumno/Profesor, es muy Importante digitar el

código del estudiante.

5. Hace clic sobre el nombre de Resumen histórico en el colegio (último Item).

6. Clic PDF.

DIGITAR NOTAS DE UNA PLANILLA Por KATHERIN BARRANTES - KENNEDY

Recuerda… Cuando ingreses una planilla al Academics debes verificar, si se digita por números

o por letras. Las planillas que están por letras son de los programas de Herramientas Ofimáticas

y los programas de Técnicos e Inglés se digitan en número.

Para realizar el proceso como es debido realiza los siguientes pasos:

A. Ingreso planillas por letras:

1. Al recibir las planillas verificar que: las notas este escritas con esfero de tinta negra, sin

tachones ni enmendaduras, las planillas deben tener el nombre del docente correspondiente

y su respectivo horario. NO deben quedar espacio en blanco de notas y no deben venir

estudiantes relacionados a mano.

2. Firmar la planilla el(la) secretari@ quien recibe la planilla y colocar la fecha.

3. Ingresar al sistema ACADEMICS ACADÉMICO Valoración. 4. Se abre la ventana, se digita el código de la planilla y le das en la lupa para que se abra la

planilla.

5. Verificar que el número de estudiantes sea el mismo. Tanto en la planilla como en el sistema.

6. Digitar las notas, recordar que solo se pueden digitar en cada casilla unas de las siguientes 4

letras: E, S, A e I.

7. Verificar al final que estén bien digitadas.

8. Se pueden ir grabando las notas de cada estudiante, haciendo clic luego de digitadas en

9. Le das en Grabar Notas para que las notas digitadas te queden guardadas

10. Dar clic en Cerrar Curso para que la planilla se cierre ya con lo que digitaste. Al cerrar la

planilla ya no va a aparecer en el reporte de Programación de Cursos.

B. Ingreso planillas por números:

1. Al recibir las planillas verificar que: las notas este escritas con esfero de tinta negra, sin

tachones ni enmendaduras, las planillas deben tener el nombre del docente correspondiente

y su respectivo horario. NO deben quedar espacio en blanco de notas y no deben venir

estudiantes relacionados a mano.

2. Firmar la planilla el(la) secretari@ quien recibe la planilla y colocar la fecha.

3. Ingresar al sistema ACADEMICS ACADÉMICO Valoración Numérica. 4. Se abre la ventana, se digita el código de la planilla y le das en la lupa para que se abra la

planilla.

5. Verificar que el número de estudiantes sea el mismo. Tanto en la planilla como en el sistema.

6. Digitar las notas, recordar que solo se pueden digitar números enteros que van de 10 a 100.

Pero en el reporte de notas se ven con decimales. Ejemplo se digita 79 y la nota es 7,9.

7. Verificar al final que estén bien digitadas.

8. Se pueden ir grabando las notas de cada estudiante, haciendo clic luego de digitadas en

9. Le das en Grabar Notas para que las notas digitadas te queden guardadas

10. Dar clic en Cerrar Curso para que la planilla se cierre ya con lo que digitaste. Al cerrar la

planilla ya no va a aparecer en el reporte de Programación de Cursos.

Recuerda, revisar las planillas que no están con espacios en blanco, que estén firmadas por el

docente y los dos estudiantes, con fecha la fecha en que entrega la planilla que no debe ser más

de 8 días.

REALIZACIÓN CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS PARA CARPETA O PARA LLEVAR

Por GISEL ARIZA – SOACHA y MARTHA VILLABA – ARRECIFE

SOLICITUD DE CONSTANCIAS

Una constancia se expide cuando el estudiante de cualquier programa se encuentre activo con

la institución para fondos de pensiones, para eps, para subsidios, etc. Cuando soliciten una

constancia debemos realizar los siguientes pasos:

1. Verificar en el ACADEMICS por REPORTES

Ingresos y Egresos del estudiante, si el

alumno estudia con la institución y a que

programa corresponde.

2. Diligenciar el formato PP-F25.

3. El pago lo recibimos por TESORERIA

OTROS RECAUDOS.

4. Seleccionamos el Tipo de documento y el

número

5. Seleccionamos en Concepto, el que le

correponda a la sede

6. Seleccionamos la cantidad de constancias

solicitadas por el alumno

7. En Observaciones escribir la fecha para

reclamar la constancia

8. Damos clic en

9. Seleccionar la forma de pago

DAMOS CLIC EN LA FORMA DE PAGO YA SEA EN

EFECTIVO O CON TARJETA

10. Imprimir el Recibo

11. Enviar la constancia al correo de teusaquillo@institutotecnisistemas.com para sus

respectivas firmas y sellos.

CERTIFICADOS PARA CARPETA O PARA LLEVAR

Un certificado se expide cuando el estudiante de bachillerato es egresado o

vigente (activo)

Cuando un estudiante se acerque a la sede para solicitar un certificado debemos

realizar los siguientes pasos:

VERIFICACION DE PAGOS:

1. Ingresamos por la página www.institutotecnisistemas.com

2. Ingresar a Zona de Acceso, luego a Zona de Acceso Administrativos y Academics.

3. Verificar pagos en el ACADEMICS por REPORTES Ingresos y Egresos del

estudiante, si el alumno estudia con la institución y a que programa.

4. Si el estudiante requiere un certificado de un año finalizado, solo se le puede cobrar e iniciar

el proceso del certificado, solo si está al día en pagos de ese año y ciclo.

PARA DESCARGAR EL CERTIFICADO:

1. Ingresamos por la página www.institutotecnisistemas.com

2. Ingresar a Zona de Acceso, luego a Zona de Acceso Administrativos y Academics Colegio.

DAMOS DOBLE CLIC

SELECCIONAMOS LA IMPRESORA

IMPRIMIR

3. Digitar el Usuario y la Clave

4. Se ingresa a 7. REPORTES 7.3 Notas y Boletines.

5. Si no se conocen los datos completos del año, jornada o ciclo. Se pueden

realizar los pasos de Resumen histórico en el colegio.

6. Seleccionar en Año, el año respectivo teniendo en cuenta que si el estudiante es de Ciclo IM

o IIM (Décimo y Once) se debe seleccionar el año terminado en A1 (primer semestre) o A2

(segundo semestre). Ejemplo: 2015A1 o 2015A2 y para los Ciclos 3 y 4(Sexto-séptimo y

octavo – Noveno) se debe seleccionar el año terminado en A (inicia en febrero/marzo) o B

(inicia en julio/agosto). Ejemplo 2015A o 2015B.

7. Seleccionar de las siguientes casillas los datos correspondientes:

8. En Período seleccionar 5 (para ciclo 3 y ciclo 4) o seleccionar 3 (para ciclo 1 y ciclo2)

9. En Alumno / Profesor digitar el Código del alumno

10. En la casilla Obs.Cons./Elaboró se coloca lo siguientes:

a. Digitar las iniciales de la sede (VEN – BOS – KEN –

SOA – FAC – FUN – FON – FER o SUB)

b. El número consecutivo del certificado

c. Y muy IMPORTANTE después digitar /. Todo lo que

aparezca antes de este símbolo (/) aparecerá en la

parte superior del certificado. Todo lo que aparezca

después aparecerá al final del certificado. Si no se

coloca aparecerá el texto únicamente al final del

certificado.

d. Digitar las iniciales de la secretaria que descargo el

certificado y el número del recibo del Academics.

Arriba del certificado Abajo del certificado Si no se coloca correcto. Solo abajo

11. seleccionar en el Área de Reportes, una de las siguientes opciones:

a. Certificado de Notas C3 y C4 C1BP, C2BP: Si el certificado es de CLEI 1 y CLEI 2 (Ciclo

1 o 2 de Básica Primaria), para ciclo 3 o para ciclo 4.

b. Certificado de Notas C1 y C2: Si el certificado es para ciclo 1 o para ciclo 2.

12. Hacer clic en

13. Enviar el certificado al correo de teusaquillo@institutotecnisistemas.com para sus

respectivas firmas y sellos.

14. Recuerden que las constancias o certificado se demoran de 5 a 8 días hábiles para su

respectiva entrega.

MATRICULA TEC. LAB. AUXILIAR PREESCOLAR Por MICHAEL CACERES - SOACHA

1. Ingresar al sistema ACADEMICS Matrícula.

2. Seleccionar Matrícula Cursos Libres.

3. Ingresar datos básicos del estudiante.

4. Seleccionar en Tipo de Programa: Cursos Libres.

5. Seleccionar el Programa.

6. Seleccionar Año.

7. Clic en la parte superior en Matrícula.

8. Seleccionamos la Sede:

9. Seleccionar Jornada y Módulo.

NOTA: Si en la lista de módulos no aparece el que se necesita puede ser por:

1. El módulo NO esta en Cronograma, o

2. En ese módulo ya fue inscrito el estudiante

10. Seleccionar planilla del módulo y dar clic en el circulo naranja.

11. Seleccionamos el medio de pago y generamos el recibo.

CONSTANCIA DE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Por LAURA MURCIA - FACATATIVÁ

Sabías que …. Cuando una persona se acerca a solicitar constancia de finalización de curso libre

de herramientas ofimáticas se debe seguir el siguiente procedimiento.

1. Se ingresa al ACADEMICS por REPORTES INFORMES VALORATIVOS, en este

reporte de notas se debe verificar que el estudiante haya cursado y aprobado la totalidad

todas las asignaturas y no tenga notas pendientes.

2. Solicitar dos fotocopias ampliadas al 150%.

3. Diligenciar el formato PP–F25 (solicitud de constancias) (opcional)

4. Ingresar nuevamente a ACADEMICS TESORERIA OTROS RECAUDOS

5. Seleccionar en CONCEPTO la opción de CERTIFICACION HERRAM.OFIMATICAS.

6. En OBSERVACIONES colocar: Iniciales del programa, año finalización y en cuanto tiempo

se reclama la constancia. Ejemplo: HO – 2018 – RECLAMAR EN 15 DÍAS HABILES.

7. Se registra el valor del certificado ($15.000, valor año 2018)

8. Se tiene que realizar un archivo en Excel (es el mismo formato para grados) donde se colocan

todos los datos de la persona a certificar:

Apellidos y nombres,

Documento,

Ciudad de expedición del documento

Título, horas realizadas,

Fecha de entrega, y

Fecha de terminación del curso

9. Enviar el archivo de Excel con el listado de los estudiantes que cancelaron la certificación y

junto a este archivo se debe enviar el archivo con las constancias diligenciadas en Word a los

correos teusaquillo@institutotecnisistemas.com y coordmse@institutotecnisistemas.edu.co.

10. Informar al estudiante que las fechas de envíos de archivos de constancias del curso de

Herramientas Ofimáticas serán los días 8 y 20 de cada mes y que las constancias se

entregaran a los estudiantes 15 días después de la fecha de envió.

NOTA: Se debe enviar solo un correo con los dos formatos por sede en cada fecha, no se va

tener en cuenta dos o más correos de la misma sede. Si se olvida enviar la información favor

comunicarse con la persona que realiza las constancias, extensión 2007.

PRÁCTICAS LABORALES Por JEINNY VALBUENA – FUNZA y GISEL ARIZA - SOACHA. Coord Gral CARLOS

ARTURO RENGIFO - Coord Gral SANDRA VILLALOBOS, CIRCULAR

“ACLARACION DE PRÁCTICAS” ADM-COB-CIR 2018-025 Y CIRCULAR

“PRÁCTICAS PARA LOS PROGRAMAS ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA

INFANCIA Y PREESCOLAR” ADM-COB-CIR 2018-027

Cuando un estudiante de técnico se acerca a averiguar por sus pasantías se le explica que hay

4 formas de realizarla:

PASANTÍAS:

Los estudiantes pueden buscan la empresa o la institución si tiene convenios puede ayudarles a

contactarlos, para realizar las 628 horas que les corresponde.

Características:

En la mayoría de casos NO son remuneradas.

La empresa debe pagar la ARL al pasante.

Las funciones son designadas por la empresa en común acuerdo con el pasante.

Los horarios son designados por la empresa en común acuerdo con el pasante.

El pasante no puede ejercer o desarrollar funciones propias de un empleado, debe estar bajo

la supervisión del jefe inmediato según las tareas o actividades designadas, que

correspondan a su formación académica.

Los coordinadores de sede tienen que notificar a Coordinación de Practicas el proceso que

se lleve en cada sede para contar con un pasante, el coordinador de sede NO autoriza los

pasantes, es Coordinación de Practicas únicamente.

El proceso para realizar las pasantías es el siguiente:

Entregar el registro de empresas al estudiante (PP-F09) El estudiante trae el registro de empresa (PP-F09) firmado y sellado por la persona

encargada, Se realiza la carta de presentación. y se deja copia en la A-Z de pasantías con la firma

del estudiante para que se deje evidencia de la entrega. Nos devuelven una carta de aceptación emitida por la empresa o persona encargada

con firma y sello (opcional)

Entregamos el formato de Asistencia Pasantes (PP-F13) luego de que el estudiante termine el proceso solicitar en Secretaria el formato de

evaluación de pasantías (PP-F03-A).

Entregar el formato de asistencia, la evaluación y la carta de terminación de sus pasantías donde indique la cantidad de horas realizadas, la cual debe estar archivada con todos los documentos anteriores en el mismo orden en que los traen (PP-F09) registro de empresas Carta de presentación Carta aceptación (PP-F13) Asistencia Pasantes Carta de terminación (PP-F03-A) Evaluación de pasantías.

CONTRATO DE APRENDIZAJE:

Contrato de aprendizaje es aquel por el cual un empleado se obliga a prestar servicio a un

empleador, a cambio de que éste le proporcione los medios para adquirir formación profesional

metódica y completa del arte u oficio para cuyo desempeño ha sido contratado, por seis meses y

le pague un SMLV.

La empresa designa las funciones a ejercer al APRENDIZ durante su periodo de contrato, con un

horario estipulado y un lugar de trabajo.

Por parte de le empresa y del instituto se hará un seguimiento al APRENDIZ durante toda su

etapa de contrato con el fin de verificar que su proceso se lleve a la mejor manera, cumpla con

las funciones designadas por la empresa y que tengan relación con su formación académica. se

le da un correo para que la empresa realice su respectivo proceso con prácticas ellos le envían

el contrato y las bitácoras lo cual el estudiante trae el contrato y mes a mes trae la bitácora y al

finalizar trae la carta de finalización de contrato y se archiva

Tecnisistemas, envía una base de datos a las empresas y ellas seleccionan a los estudiantes

según el perfil, se citan a entrevista y si pasan el proceso de selección se procede a enviar la

carta de fechas para firmar contrato de aprendizaje.

La siguiente documentación se entrega de manera física y virtual:

Copia del contrato

Afiliación a EPS ARL

Bitacoras se debe entregar mes a mes

Evaluación Inicial

Evaluación final

Carta de terminación

HOMOLOGACIÓN:

Si el estudiante está trabajando en un área afín de la formación académica se homologarán las

horas laborales por la práctica.

Los procesos de homologación únicamente los realizan y autorizan Coordinadores, sean

coordinadores de sede o generales

El proceso de verificación de la carta lo realizan las secretarias y secretarios, es decir llamar

a la empresa y verificar la información de la carta

Toda vez que se reciba una carta en sede, por favor, entregar una copia con SELLO DE

RECIBIDO y FECHA

Las respuestas no pueden demorar más de 8 días hábiles.

Se debe registrar el proceso adelantado en los formatos PP-F28 Control de certificaciones

laborales para homologar pasantías y en PP-F15 Homologación de horas de pasantías

Para realizar una correcta homologación tener en cuenta los Elementos básicos de la

certificación:

Membrete de la empresa o compañía. Es bueno dudar de los logos que se vean

borrosos o no coincidan con los logos de las empresas.

Cargo y Funciones. No siempre el cargo corresponde con las funciones totales

desempeñadas

Para AUXILIAR ADMINISTRATIVO se tienen como funciones clave: Atiende clientes

o usuarios; Elabora documentos de la organización; Organiza la documentación de la

unidad administrativa; Procesa datos empresariales; Registra información en los

sistemas de la organización

Para AUXILIAR CONTABLE se tienen como funciones clave: clasifican, verifican y

diligencian soportes contables; Calculan, preparan, procesan y registran facturas,

cuentas por pagar, cuentas por cobrar, asientos contables y otros registros financieros;

Archivan soportes económicos.

Para AUXILIAR SISTEMAS DE INFORMACIÓN se tienen como funciones clave:

realizar mantenimiento preventivo y predictivo que prolongue el funcionamiento de los

equipos de cómputo; Implementar la estructura de la red de acuerdo con un diseño

preestablecido a partir de normas técnicas internacionales; Aplicar herramientas

ofimáticas, redes sociales y colaborativas de acuerdo con el proyecto a desarrollar

Antigüedad en la empresa. El trabajo a homologar no puede ser superior a 3 años

atrás, es decir 2015; además, se requiere un mínimo de seis meses consecutivos de

contratación en la empresa.

Teléfono y correo de contacto. Estos datos permiten la verificación de la carta. Si

luego de varios intentos los números no contestan o no coinciden con la carta notificar

al estudiante que no se puede realizar la homologación. Con respecto a los correos,

se debe tener en cuenta que las empresas normalmente tienen dominios propios, es

decir @institutotecnisistemas.com o @institutotecnisistemas.edu.co y no utilizan

correos en HOTMAIL, GMAIL o YAHOO.

Firma original o poligrafiada. Insistir en que las cartas deben estar firmadas y en su

preferencia con sello de la Empresa

PROYECTO LABORAL:

Si el estudiante no puede realizar ninguna de las 3 modalidades que se le presentan por

circunstancias de fuerza mayor, se le asignara proyecto laboral, el procedimiento que debe

realizar el estudiante es:

Radicar en secretaria carta de solicitud del proyecto

Luego de la respuesta por parte de Coordinación, se asigna el proyecto laboral con fechas

de entrega

Entrega de proyecto. El estudiante debe presentar el proyecto en físico y en digital.

De acuerdo a la fecha asignada sustenta el proyecto y entrega en secretaria el formato

Evaluación por Competencias firmado por el docente evaluador.

Prácticas para los programas Atención integral a la primera

infancia y Preescolar

Toda esta información se tiene disponible para las estudiantes en un plegable que se puede

descargar en la página web de Tecnisistemas

I. CRITERIOS DE INICIO

Las prácticas se pueden iniciar SOLAMENTE cuando el estudiante

1. Que este cursando OCTAVO MÒDULO de aprendizaje

2. no ha perdido ningún módulo o tiene notas por recuperar

3. informa a la docente (asignada para el módulo):

a. fecha de inicio de práctica

b. lugar de practica:

i. nombre

ii. dirección

iii. teléfono

iv. persona de contacto

II. MODALIDAD 1: PASANTÌA

PASO A PASO

1. Informar a la docente (asignada para el módulo) el inicio de la etapa de

práctica. Puede tomar una opción notificada por Tecnisistemas o buscar un

espacio de manera individual

2. Solicitar en secretaria el Formato de Registro de Empresa (PPF09). Debe ser

diligenciado en su totalidad por la Institución Educativa que desee ofrecerse

como escenario de pasantía.

3. Entregar en secretaria el Formato de Registro de Empresa totalmente

diligencia. Luego, solicitar la carta de presentación de pasantías a la

secretaria.

4. Reclamar 3 días después la carta de presentación.

5. Radicar en secretaria la Carta de Aceptación de la Institución Educativa. Ese

día reclamar con la secretaria de Tecnisistemas dos copias del formato de

Asistencia a Pasantía (PPF13) y una copia del formato de Evaluación de

Pasantía (PPF03)

6. Realizar su pasantía en la Institución Educativa con una duración periodo no

inferior a 440 horas. Todas las horas y actividades se deben registrar en el

formato de Asistencia a Pasantía

7. Radicar en la sede al terminar la pasantía: evaluación de pasantía, asistencia

a pasantía y carta de terminación de pasantía (expedida por la empresa)

CONDICIONES

Los estudiantes que realicen pasantías deben:

1. Portar el uniforme institucional en el lugar de práctica

2. Deben diligenciar una planeación de actividades ejecutadas en el lugar de

práctica

3. Notificar novedades de convivencia o asignación de funciones a la docente

asignada

4. Comprometerse con el lugar de práctica y no cambiarlo. Los cambios

solo podrán ser autorizados por coordinación de sede o coordinación

general

5. Radicar la documentación como se explica en el “PASO A PASO”. Si no

radican los documentos como indica el proceso la pasantía no es válida.

RECOMENDACIONES

1. Caso de pasantes para guardería: Verificar que en la sede se tengan

archivados los siguientes documentos:

Hoja de vida actualizada del pasante

Copia de afiliación a EPS o SISBEN del pasante

Fotocopia de la cédula

Formato de afiliación a ARL

Este formato de ARL se debe enviar por correo a Talento Humano

Verificar permanentemente que los estudiantes no abandonen sus estudios

2. Caso de pasantes auxiliares para coordinadores: Estos estudiantes deben

ser autorizados y reportados a Bienestar. Se puede tener

un solo pasante por cada coordinador de sede

Verificar que en la sede se tengan archivados los siguientes documentos:

Hoja de vida actualizada del pasante

Copia de afiliación a EPS o SISBEN del pasante

Fotocopia de la cédula

Formato de afiliación a ARL

Este formato de ARL se debe enviar por correo a Talento Humano

Verificar permanentemente que los estudiantes no abandonen sus estudios

III. MODALIDAD 2: HOMOLOGACIÓN:

PASO A PASO

1. Radicar constancia laboral, en original, en la secretaria de la sede

o La constancia debe tener:

o Membrete de la empresa o compañía Cargo

o Funciones

o Antigüedad en la empresa

o Teléfono y correo de contacto

o Firma original o poli grafiada

2. Solicitar en secretaria de Tecnisistemas una copia del formato de

Evaluación de Homologación (PP-F03). Debe ser diligenciado en su

totalidad por la Institución Educativa que emite la constancia laboral

3. Radicar en la sede la evaluación de Homologación

4. Reclamar 15 días después la respuesta a su constancia de homologación,

esta carta será expedida por el Coordinador de sede

CONDICIONES

Los estudiantes que realicen pasantías deben:

1. Solo se validan para homologación los siguientes cargos: Auxiliares del

Cuidado de Niños; Jardinera – Cuidado de los Niños; Asistente de

Preescolar; Auxiliar de Jardín; Madre Comunitaria; o aquellos con

funciones asociadas.

Para el caso de las Niñeras solo se homologarán un máximo de 220 horas.

Para realizar las otras 220 horas deben hacer proyecto, esto con el fin de

optar por otro tipo de pasantías o prácticas.

NOTA: Monitoras de ruta y/o auxiliares de transporte de niños ya no hace

parte de las funciones autorizadas para prácticas.

Se debe radicar el RUT de la estudiante con actividad económica

registrada como niñera y una recomendación de cada padre de familia o

acudiente de niño que está al cuidado con funciones, teléfono y correo de

contacto, firma original y copia de la cedula de ciudadanía

El objetivo es ir radicando este tipo de prácticas al no realizar funciones

específicas según su formación académica.

2. Radicar la documentación como se explica en el “PASO A PASO”. Si no

radican los documentos como indica el proceso la pasantía no es válida.

RECOMENDACIONES

1. Los procesos de homologación únicamente los realiza y autoriza

Coordinadores, sean coordinadores de sede o generales.

2. El proceso de verificación de la carta lo realizan las secretarias y

secretarios, es decir llamar al jardín, colegio o empresa y verificar la

información de la carta.

3. Toda vez que se reciba una carta en sede, por favor, entregar una copia

con SELLO DE RECIBIDO y FECHA.

4. Las respuestas no pueden demorar más de 8 días hábiles.

5. Se debe registrar el proceso adelantado en los formatos PP-F28 Control

de certificaciones laborales para homologar pasantías y en PP-F15

Homologación de horas de pasantías

6. Para realizar una correcta homologación tener en cuenta:

Membrete de la empresa o compañía. Es bueno dudar de los logos que

se vean borrosos o no coincidan con los logos de las empresas.

Antigüedad: El trabajo a homologar no puede ser superior a 3 años

atrás, es decir 2015; además, se requiere un mínimo de seis meses

consecutivos de contratación en la empresa.

Teléfono y correo de contacto: Estos datos permiten la verificación de

la carta. Si luego de varios intentos los números no contestan o no

coinciden con la carta notificar al estudiante que no se puede realizar la

homologación.

Firma original o poligrafiada: Insistir en que las cartas deben estar

firmadas y en su preferencia con sello de la empresa.

IV. MODALIDAD 3: PROYECTO EDUCATIVO:

Esta opción solo será habilitada para casos de estudiantes que demuestren (con

evidencias) la imposibilidad de realizar pasantías u homologación.

Se deberá radicar una carta dirigida a Coordinación de Prácticas y Coordinación

de programas técnicos donde se explique la condición que impide realizar otra

modalidad de prácticas y adjuntar las evidencias.

La respuesta se emite 15 días hábiles, después de radicado.

ACTUALIZACIÓN DE MODALIDAD DE PRÁCTICAS:

Se solicita a las docentes asignadas para cada curso y jornada:

A. Con una lista de valoración de cada curso actualizar la información de cada

modalidad de prácticas que escogen las estudiantes.

Solamente tomar los datos para las estudiantes que se encuentran matriculadas

desde el módulo 7 hasta el último módulo.

B. Las docentes deben entregar la lista en secretaria de cada sede, para que las

secretarias actualicen el drive.

REPORTE CONTROL FACTURACIÓN Por JOHANNA GARZÓN– FONTIBÓN

Aquí podemos evidenciar el comportamiento de pagos de nuestros estudiantes.

1. Ingresar en el ACADEMICS por REPORTES Reportes Facturación 2. Diligenciamos campos los siguientes campos:

Año

Programa

Sede

Jornada

El campo de Numero Documento se diligencia si queremos saber el comportamiento de

una sola persona o se deja vacío si lo

queremos general.

3. Seleccionamos el tipo de consulta Control

Facturacion

En el ejemplo de la imagen evidenciamos el control

mensual de un técnico, en el cual las (x) nos indica

que si esta efectuado el pago de ese mes y las

casillas vacías son las que se adeudan.

ANULACIONES Y DEVOLUCIONES Por ANDREA BERNAL – FONTIBÓN y LILIANA MARTINEZ – SUBA CENTRO

ANULACIONES

Sabías que… las anulaciones de recibos si son del mismo día la secretaria los puede anular por

motivos de:

Por duplicación

Se registró mal

Devolución de dinero

1. Ingresar ACADEMICS TESORERIA ANULACIONES

EJEMPLO DE ANULACION DEL MISMO DÍA

2. Seleccionar en Tipo: Recibo de caja o Comprobante de egreso.

3. Seleccionar el Prefijo, si es Recibo de Caja.

4. Digitar el Número sin puntos, solo el número. Clic en Buscar.

5. En el cuadro de OBSERVACIONES se debe especificar por que se realiza la anulación de

recibo. Colocar la razón por la cual. No colocar “Se anula por”. Ejemplo: Error en forma de

pago – Se generó pago a otro programa

6. Hacer clic en Si o en No, dependiendo si se va a registrar nuevamente en el sistema o no.

7. Clic en

NOTA: Si los recibos son de fechas pasadas se debe solicitar la anulación (devolución) a

Coordinación de Sistemas de Información BLANCA PULIDO- MICHAEL ROJAS.

DEVOLUCIONES

El siguiente es el proceso que se debe hacer para solicitar devolución en el sistema, se utiliza para devolverle el dinero o pago a la persona o porque se hizo el registro mal o hay un cambio. 1. Por Reportes Ingresos y Egresos estudiante se debe revisar los pagos de los

estudiantes, para verificar el orden de las devoluciones en el caso que sea más de

una.

2. Hacer la solicitud telefónica o por chat a la profesora Blanca o a Michael, encargados

del proceso de sistemas de Información. 3. Si es de autorización, verificar que ya este dada la autorización, revisar radicado o

quien autoriza la respectiva devolución. Dar la siguiente información:

o Prefijo y número de recibo (sin puntos) o Nombre del estudiante. o Motivo de la devolución, si se tiene radicado de respuesta: el número y fecha. o Valor y forma de pago. o Nombre de la secretaria a la que se le hace la devolución, no necesariamente

debe ser la que recibió el respectivo pago.

o Cuando sea de tarjeta, informar si se devuelve a la tarjeta o no. o Informar si se devuelve la totalidad o si tiene penalidad del 30% y si tiene

penalidad informar el valor que se devuelve.

Luego de hacer la devolución la persona encargada nos indicará el número del egreso que se generó.

Luego de este proceso es conveniente verificar nuestro cuadre, que el movimiento generado este correcto.

Número de recibo

Prefijo

Nombre del estudiante

Valor y forma de pago

REGISTRAR ARRENDAMIENTOS DE CAFETERÍAS Por JEIMMY CHANTRE– FERIAS

Este proceso no solamente es para registrar el valor del arrendamiento sino también el

servicio de luz. Para lo cual se tienen en cuenta las indicaciones de la señora Lorena.

La señora Lorena los días 20 de cada mes, solicitará leer el contador de luz de

cafetería y se le debe enviar la información.

Entre los días 25 y 30 de cada mes, la señora Lorena envía recibos de arriendo y luz

Antes del día 5 del siguiente mes, se cobra el arriendo y la luz de acuerdo a la

información enviada por Lorena. Se DEBE registrar el valor de los dos conceptos al

tiempo. No se deben atrasar el cobro.

Se deben generar los recibos por separado, uno por cada concepto.

Los recibos deben salir a nombre de la persona responsable de la cafetería.

REGISTRO DEL ARRENDAMIENTO

1. Ingresar a ACADEMICS TESORERIA Pagos y Recaudos Tercero

2. Seleccionar Recaudo

3. Seleccionar tipo y digitar el número correspondiente del documento de la persona que va a

cancelar. (en caso que no sepa el número de documento, darle clic en los binoculares y

buscar)

4. Seleccionar en Concepto, En este caso si el arrendamiento es menor que $663.000 elegir

Arrendamiento bienes raíces al 0%. Si el monto es mayor que $663.000 elegir arriendo

bienes raíces 3.5%

5. En la casilla de Observaciones colocar la palabra “CAFETERIA”, sede y el mes/año que

se está cancelando. Ejemplo: CAFETERIA – KEN – SEP 2018

6. En Valor Base Impuesto digitar siempre 0.

7. Digitar en Valor Factura el valor que estén cancelando.

8. Finalizar generando el recibo

REGISTRO DEL SERVICIO DE LUZ

Los pasos son similares a los pasos anteriores. Tener en cuenta los siguiente:

Recordar que es un Recaudo.

Seleccionar en Concepto, LUZ CAFETERIA

En la casilla de Observaciones colocar sede y el periodo que se está cancelando.

Ejemplo: FON – 20 AGO A 20 SEP 2018.

PROCESO MATRICULAS SIET Por LILIANA MARTINEZ – SUBA CENTRO

Ingresar por la página Principal http://siet.mineducacion.gov.co/siet/

En Ingreso digitar Usuario y Contraseña:

Clic en Ingresar

En la pantalla principal se encuentran las siguientes Opciones:

Clic en

Seleccionamos el programa que corresponda según sea el caso

Damos clic en el botón

Verificamos que se vaya a hacer el registro en el programa correspondiente

Se selecciona tipo de documento y digitamos número de documento

Damos clic en la lupa roja

En esta parte se puede evidenciar si la persona ya está creada, si es así solo permitirá

la actualización de los datos, si es una persona nueva el formulario aparecerá en

blanco. Si no está creada se continua con los siguientes pasos.

Ingresar toda la información de todos los espacios del formulario (debemos tener en

cuenta que la fecha de ingreso NO es la fecha en el que se matriculo, si no cuando

se dio inicio al programa)

Dfdkfldaf

dfhdjif

Dfdfadsf

fff

Se digita año, tipo de documento y documento

Seleccione el programa en el que se va a realizar el registro de la Matricula la persona

ya sea Técnico o inglés.

Verifique que la información corresponda con el registro que se encuentra vigente en

el momento y seleccione el botón Nuevo

En esta ventana se digita tipo de documento y documento de nuevo, luego dar clic en

la lupa. En esta parte se puede evidenciar si la persona ya está creada. Si es así, solo

permitirá la actualización de los datos, si es una persona nueva el formulario

aparecerá en blanco.

En el formulario ingresar toda la información solicitada y se da clic en enviar

Si falta algún dato el sistema le mostrara un aviso rojo indicando el error.

VERIFICACIÓN Y PAGO DE NIVELACIÓN DE BACHILLERATO

Por INGRID PERALTA - Suba Campiña

Cuando un estudiante de bachillerato pierde una o más materias, debe cancelar nivelación.

¿cómo se hace?

PASO 1: Verificar notas

Primero revisamos la sabana de notas en el Academics Colegio, para verificar cual o

cuales materias perdió. Las asignaturas pérdidas son las que aparecen de color

rosado.

PASO 2: Recibir pago (estudiante debe entre una o tres materias).

1. Ingresamos por ACADEMICS TESORERIA OTROS RECAUDOS para registrar

el pago de la nivelación.

2. Allí diligenciamos los espacios como: código y tipo de documento.

3. Ingresar los datos solicitados y hacer clic en la lupa

4. En CONCEPTO: seleccionas PLAN DE MEJORAMIENTO 1,2,3 BTO BTA. Esta opción solo se

aplica cuando el estudiante debe entre una o tres materias.

5.

6. En CANTIDAD: seleccionar 1 (En caso de ser más de una asignatura o modulo, se deben

de realizar los pagos individuales).

7. En OBSERVACIONES: se coloca el ciclo y el horario del estudiante y las asignaturas que

van a recuperar. Si el estudiante corresponde a otra sede, se coloca el nombre de la sede.

Ejemplo: CICLO 4 – MAÑ – MATEMATICAS – BIOLOGÍA – (KEN)

8. Programa que cursa, año matricula, jornada y nombre de la asignatura para recuperar.

9. Y el valor quedo por $45.000 pesos.

PASO 3: Recibir pago (estudiante debe más de tres materias).

1. Realizar los tres primeros puntos del PASO 2.

2. En CONCEPTO: seleccionas PLAN DE MEJORAMIENTO 4 y 5 BTO BTA.

3. Esta opción solo aplica cuando el estudiante debe más de 4 materias, porque el valor de

las recuperaciones cambia, es de $90.000 pesos.

En OBSERVACIONES: se coloca el ciclo y el horario del estudiante y las asignaturas

que van a recuperar. Si el estudiante corresponde a otra sede, se coloca el nombre de la

sede. Ejemplo: CICLO 4 – MAÑ – MATEMATICAS – BIOLOGÍA – ESPAÑOL - INGLÉS – (KEN)

Y el valor queda por $90.000 pesos.

CAMBIO DE JORNADA EN EL DROPBOX Por LUISA MARIA RODRÍGUEZ R.- Suba Centro/Campiña

Dropbox es una página que nos permite compartir diferentes archivos en carpetas

compartidas a un grupo de trabajo, para facilitar las búsquedas de archivos que

necesitemos en nuestra empresa

Para ingresar a Dropbox se hace por Chrome y se hace clic en el link o acceso directo

que tienen cada sede. Usualmente esta página aparece en la parte superior de nuestra

pantalla como acceso directo de aplicaciones.

En el Dropbox- GESTIÓN DE CALIDAD encontraremos las siguientes carpetas

CAMBIO DE JORNADA

En la carpeta PP-PROCESO PEDAGÓGICO podemos encontrar varios documentos para

el proceso de los estudiantes, ya sean cambios de horario, autorizaciones, diarios de

clase, entre otros.

Para realizar El Cambio de Jornada primero debe estar aprobado por el coordinador de

la sede y luego el estudiante debe diligenciar el formato PP-F29

NOTA: El estudiante debe tener los pagos al día

El coordinador se encarga de realizar el cambio de jornada en academics colegio si es

de bachillerato

PARA REGISTRAR UNA CONSIGNACIÓN EN EL ACADEMICS DEBES:

Por Lina Cadena – Suba Campiña

1. Preguntar a asistentes el número de cuenta donde

se va a realizar la consignación

2. Enviar a consignar-

3. Ingresar por Tesorería >>

4. Seleccionar Consignaciones >>

5. En Cuenta se despliega la lista y se busca el número de cuenta a donde fue realizada

la consignación >>

6. En Observaciones se escribe el nombre de la persona que realizo la consignación

y quien autoriza hacer la consignación >>

7. En Tipo se deja en Efectivo >>

8. En Valor ingresar el monto que se consignó >>

9. Para finalizar se le da clic

10. Después de egresar la consignación se escanea el soporte de la consignacion y se

envia a los correos:

auxiliarcontabilidad@institutotecnisistemas.edu.co

Asistentes@teinco.edu.co

11. Ya una vez egresada la consignación se imprime el recibo que arroja Academics y

se cose en el consolidado y el detallado para ser enviado semanalmente

¿QUÉ HACER CUANDO SE RECIBE UN CHEQUE? Por MARTHA VILLALBA – ARRECIFE

IMPORTANTE… Cuando una persona cancele un programa con cheque, los pasos a seguir

son los siguientes:

1. Se recibe el cheque.

2. Se saca una copia, se escribe todos los datos del

estudiante.

3. Se guarda la copia mientras se termina el proceso

con el cheque.

4. Se crea una bolsa y se registra el pago en

efectivo, esto genera un descuadre en la caja es

decir un faltante en el cajero.

5. La secretaria realiza la consignación al banco a la

cuenta BCO BOGOTÁ – CTA AHO – TEC

077360246.

6. Se envía escaneado el cheque y la consignación al

área de contabilidad.

7. Se espera dos días para la verificación e indicación

de la señorita Andrea Ríos, para registrar la

consignación en el Academics y de ésta manera se

ajustará la caja.

8. Si en los dos días no hay respuesta por favor llamar y

verificar con contabilidad.

9. Luego de tener la autorización realizamos lo

siguiente, vamos al Academics: por TESORERIA

Consignación.

10. Seleccionar la cuenta: BCO BOGOTÁ – CTA AHO –

TEC 077360246.

11. En Observación colocamos la fecha de la

consignación y el nombre del estudiante.

12. Tipo seleccionar Efectivo y en valor el del cheque

consignado.

13. Damos clic en el

14. Por último, descargamos la bolsa

Al final, lo que importa no son los años de vida, si no la vida de los años.

-Abraham Lincold.

PROCESO DE RECEPCION Y LISTAS DE OFERENTES COMPENSAR

Por ANDREA VARGAS – SECR. CONVENIOS SUBA

1. El coordinador Rodrigo Trujillo envía la base correspondiente al ciclo que iniciara.

2. Abrir la base de la respectiva sede, allí se encontrarán el NUMERO DE DOCUMENTO,

NOMBRES, el TALLER al que esta direccionado.

3. En el caso que un oferente no se encuentre en la base se le debe solicitar el direccionamiento

que COMPENSAR le dio en el momento de la postulación y revisar que corresponda la

dirección y el nombre de la institución en este caso TECNISISTEMAS.

Si no está en base ni presenta el direccionamiento solicitar por chat la autorización al

coordinador Rodrigo Trujillo, se debe escribir NOMBRE COMPLETO y NUMERO DE

IDENTIFICACION.

4. Se van formando grupos de 25 oferentes según el taller que vallan a realizar, se van

identificando los grupos con diferentes colores ya que en el momento de crear las listas será

más rápido y fácil crear las listas.

5. Luego de haber recepcionado a todos los estudiantes, descargamos la base en Excel y

filtramos por los colores que asignamos para cada grupo

6. En el disco local D debe estar toda la información por semana, la ruta es COMPENSAR -

2018-SEPTIEMBRE en este caso y las semanas que se manejen o se manejaron en el mes.

7. En cada carpeta se manejará LISTADOS INICIALES, GRUPOS, DIRECCIONAMIENTOS,

LISTADOS DE REFRIGERIOS, PLANILLAS, CERTIFICADOS Y ESCANER DEL

CONSOLIDADO de grupos que se manejó durante la semana.

8. En el formato “REGISTRO INICIAL“ enviado por sistemas de información se digitarán los

datos de los oferentes que serán proporcionados por el docente encargado en cada salón.

Se marca con el nombre de cada docente, como se ve señalado en el punto anterior.

9. Después de tener el formato diligenciado y verificado con las listas antes descargadas

quedara de la siguiente manera.

10. Se envía el listado a los correos:

Michael Rojas <sisinformacion@institutotecnisistemas.edu.co>,

BLANCA MARINA Pulido <blancapulido@institutotecnisistemas.com>,

Auxiliar Convenios auxconvenios@institutotecnisistemas.edu.co

Con copia oculta a:

o Rodrigo Trujillo <RODRIGOTRUJILLO@institutotecnisistemas.com>,

o Coordinación Software Empresarial <coordmse@institutotecnisistemas.edu.co>,

o NMANRIQUEMENESES@gmail.com Los cuales deberán ir en el asunto de la siguiente manera ejemplo:

En el cuerpo del correo debe ir adjunto el listado del punto 9 y los direccionamientos según

corresponda asi:

11. Luego la auxiliar de convenios enviara el codigo de las planillas para ser descargadas en

ACADEMICS asi:

12. En ACADEMICS, en la opcion REPORTES - LISTA DE ALUMNOS CONVENIO

Nos aparecerá esta ventana donde asignará AÑO – SEDE – CODIGO CURSO

Luego listado de asistencia, la descargamos en Word.

13. Ya teniendo la lista le escribimos el CICLO que corresponda a la semana que se está

trabajando y el HORARIO como se muestra en la imagen, también arreglamos los nombres

que quedan ocultos.

14. Los docentes deberán hacer firmar las listas de asistencia todos los días CON ESFERO

NEGRO, SIN TACHONES NI ENMENDADURAS así mismo las planillas de refrigerios las

cuales soportan que los oferentes recibieron refrigerio y almuerzo las cuales se descargan

con el mismo proceso del punto 12 en la última opción será LISTADO ASISTENCIA FIRMA.

15. Estas listas serán firmadas día a día por los oferentes hasta el día viernes.

16. El último día del taller las planillas deberán ser escaneadas y se envían a las 2:00 pm a los

correos:

Michael Rojas <sisinformacion@institutotecnisistemas.edu.co>,

BLANCA MARINA Pulido <blancapulido@institutotecnisistemas.com>,

Auxiliar Convenios auxconvenios@institutotecnisistemas.edu.co

Con copia oculta a:

o Rodrigo Trujillo <RODRIGOTRUJILLO@institutotecnisistemas.com>,

o Coordinación Software Empresarial <coordmse@institutotecnisistemas.edu.co>,

o NMANRIQUEMENESES@gmail.com

Los cuales deberán ir en el asunto de la siguiente manera ejemplo:

17. Las planillas en físico se tendrán que hacer llegar en el menor tiempo posible al Coordinador Rodrigo Trujillo.

UNIFICAR ESTUDIANTE

Por CSI

Sabías que… Antes de recibir pagos a un estudiante, es aconsejable verificar si existe antes de

crear uno nuevo. Buscando por apellidos y nombres.

Es posible que este creado con tarjeta, en ese caso se puede cambiar el tipo y número de

documento para que quede registrado por cédula.

Verificar con cuidado porque están quedando con pagos por los distintos documentos.

Si encuentran duplicados, pueden solicitar la UNIFICACIÓN enviando correo a CSI, con la

siguiente información:

* DATOS del estudiante CORRECTO

* DATOS del estudiante incorrecto.

* Programa

* Resaltar e indicar cuál es el correcto

* Después de darles respuesta… verificar si quedo correcto e informar