UNIVERSIDAD TECNICA DE MANABI

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TRABAJO INVESTIGATIVO DE SISTEMAS INFORMATICOS PARA

AUDITORES

TEMA:

LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS Y SU APLICACIÓN EN EL CAMPO DE LA AUDITORÍA

AUTORES:

COELLO BASURTO JOHANA PAOLA

GALLARDO MORALES LADY TATIANA

LAZ ANCHUNDIA ZORAYDA ELIZABETH

ZAMBRANO ZAMBRANO CARMEN GIZEH

CATEDRÁTICO:

ING. KEVIN MICHAEL MERO

CURSO:

OCTAVO AUDITORÍA “M”

Portoviejo, septiembre 2013

Índice

SISTEMAS DE INFORMACION..............................................................................................1

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION..........................................................................2

SISTEMAS DE INFORMACION EN LA EMPRESA.............................................................3

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE NEGOCIOS DE LOS SI..........................................5

ASPECTOS ÉTICOS Y SOCIALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN................6

TÉCNICAS DE AUDITORIA ASISTIDAS POR COMPUTADORAS (TAACs)..................8

APLICACIÓN DE LAS CAAT EN AUDITORÍA....................................................................10

OFIMÁTICA PARA AUDITORES:.....................................................................................10

VISIO.....................................................................................................................................12

INTENET..............................................................................................................................12

ACL........................................................................................................................................13

CONCLUSIÓNES:...................................................................................................................14

RECOMENDACIÓNES:..........................................................................................................14

BIBLIOGRAFIA........................................................................................................................15

SISTEMAS DE INFORMACION

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al

tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para

su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos

elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

Personas

Datos

Actividades o técnicas de trabajo

Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y

de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los

procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada,

que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada

organización, en función de sus objetivos.1

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de

Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las

entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales se proporcionan

en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o

información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las

actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que

a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada

en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en

estructuras de información denominadas archivos.

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información

para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones

preestablecida. 1 Pinar, 2007, “Sistema de información”, http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

1

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de

Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al

exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales,

diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros.2

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

De acuerdo a su función se distinguen tres tipos de sistemas de información:

Sistema de procesamiento de transacciones: Cuando un sistema recopila,

almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a

cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de

transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una

empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para

su posterior consulta.

Sistemas de información estratégicos: Puede ser considerado como el uso

de la tecnología de la información para respaldar o dar forma a la estrategia

competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la

ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus competidores.

Sistema de soporte a decisiones: Este sistema se basa en el estudio y la

comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la

toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema

involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el

sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en

el filtrado de información que permite optar por la decisión más acertada.

Se presenta otra clasificación, según el entorno de aplicación

Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que

crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar,

manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos;

2PERALTA Manuel, 2001, “Sistemas de Información”, http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

2

en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican

y cómo, una vez que ha terminado la transacción.

Entorno de decisión: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de

decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en

todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo

que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta

tarea, aunque típicamente, son los DSS los que se encargan de esta función.

Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones

es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la

empresa.

SISTEMAS DE INFORMACION EN LA EMPRESA

Durante los últimos años se han multiplicado los estudios tendentes a analizar

la información como factor clave para la toma de decisiones en la empresa,

clave de la gestión empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los

sistemas de información empresariales.

Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel

que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento

habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Si

la Teoría económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el trabajo como

elementos primarios de estudio, la información se ha convertido, ahora, en el

cuarto recurso a gestionar.3

La mayoría trabajan para empresas que utilizan de manera intensiva sistemas

de información y realizan grandes inversiones en tecnología de información.

Deberán saber cómo invertir este dinero de la manera más acertada.

El surgimiento de Internet como un verdadero sistema de comunicaciones

internacional ha reducido drásticamente el costo de realizar operaciones a nivel

mundial. En la actualidad, los clientes pueden comprar en un mercado mundial,

obteniendo información confiable sobre precios y calidad las 24 horas del día. 3 MUÑOZ C. Antonio, 2003, “Sistemas de información en las empresas”, "Hipertext.net", núm. 1, http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/sistem_infor.html

3

Las empresas pueden conseguir extraordinarias reducciones de costos

buscando proveedores de bajo costo y estableciendo plantas de producción en

otros países.

El dominio de la información externa, no debe hacer olvidar el control de los

flujos internos de información que la propia empresa genera derivado de su

funcionamiento.

Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la propia información que la empresa

lanza al exterior, en algunos casos regulada por factores legales, como

aquellos que obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los

registros mercantiles. Datos, a su vez, que se convierten en información

externa para otras empresas que absorben esa información.4

Un Sistema de Información Empresarial o SIE (en inglés Enterprise Information

System, acrónimo EIS) es generalmente cualquier tipo de sistema de

computación que es de "clase enterprise". Esto significa normalmente que

ofrece alta calidad de servicio, lidia con grandes volúmenes de datos - capaz

de soportar cualquier organización grande ("enterprise").

Este sistema suministra una plataforma tecnológica que permiten a las

organizaciones integrar y coordinar sus procesos de negocio. Ellos suministran

un sistema individual que es central para la organización y asegura que la

información puede ser compartida a través de todos los niveles funcionales y

jerarquías de gestión. Los sistemas Enterprise son indispensables para eliminar

el problema de la fragmentación de la información causada por la existencia de

múltiples sistemas de información en una organización, creando una estructura

de datos estándar.

Un Sistema de Información de Empresa normalmente será manejado por un

Administrador de Sistemas profesional y será desplegado en servidores

dedicados. Esto generalmente ofrece conectividad de red y suministra servicios

que soporten las operaciones realizadas por la empresa.5

4 LAUDON Kenneth C, 2008 “Sistema De Informacion Gerencial Administracion De La Empresa Digital”, 10ma Edicion, New York, www.pearsoneducacion.net/laudon 5 2006 “Sistema de Información Empresarial”, http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_Informaci%C3%B3n_Empresarial

4

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE NEGOCIOS DE LOS SI

Las empresas invierten fuerte en sistemas de información para conseguir seis

objetivos estratégicos de negocios:

1. Excelencia operativa: Los sistemas y las tecnologías son algunas de

las herramientas disponibles más importantes para que los gerentes

consigan niveles eficiencia y productividad más altos en las operaciones

empresariales, especialmente cuando se conjuntan con cambios en las

prácticas de negocios y el comportamiento administrativo.

2. Nuevos productos, servicios y modelos de negocios : Los sistemas y

las tecnologías de información son las principales herramientas que

permiten a las empresas crear nuevos productos y servicios, así como

modelos de negocios totalmente nuevos.

3. Buenas relaciones con clientes y proveedores: Cuando una empresa

conoce a sus clientes y los atiende bien, de la manera que a ellos les

gusta, por lo general, los clientes responden regresando y comprando

más, incrementando los ingresos y las utilidades. En cuanto a los

proveedores, cuanto más se ocupa una empresa de sus proveedores,

éstos ofrecen mejor los insumos vitales, con lo que se reducen los

costos.

4. Toma de decisiones mejorada: Los sistemas y las tecnologías de

información han hecho posible que los gerentes utilicen datos del

mercado en tiempo real al momento de tomar decisiones.

5. Ventajas competitivas: Cuando las empresas logran uno o más

objetivos de negocios es muy probable que hayan conseguido una

ventaja competitiva. Hacer las cosas mejor que sus competidores,

cobrar menos por mejores productos y responder a clientes y

proveedores en tiempo real, constituye situaciones que se conjuntan

para que consiga ventas y utilidades más altas que sus competidores no

podrían igualar.

6. Supervivencia : se invierte en sistemas y tecnologías de información

porque son elementos necesarios para la realización de negocios.6

6 2012, “Sistemas De Información En Los Negocios Globales Actuales”, BuenasTareas.com. de http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas-De-Informaci%C3%B3n-En-Los-Negocios/5591715.html

5

ASPECTOS ÉTICOS Y SOCIALES DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

La información en la actualidad es el medio por el cual grandes empresarios

ganan fortunas sin tener en cuenta el valor que ella significa y que no tiene

ningún tipo de respaldo por los gobiernos democráticos de todo el mundo. La

ambición de generar cada vez más poder a sobrepasado las barreras de la vida

del ser humano y en nuestra legislación actual no existe protección para la

persona en común en contra de los actos corruptos y las formas ilegales que se

obtiene la información perjudicando en la mayoría de las veces a la vida

humana.

Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una

economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y

la distribución de recursos de información a través de redes globales

interconectadas como Internet. Por consiguiente, la información es un recurso

básico en la sociedad de hoy. Las personas de muchas naciones ya no viven

en sociedades agrícolas, compuestas principalmente de agricultores, o incluso

en sociedades industriales, donde una mayor parte de la fuerza laboral se

compone de trabajadores de fábrica. En cambio, en muchas naciones gran

parte de la fuerza laboral esta constituida por trabajadores que se ocupan en

labores de prestación de servicios o trabajadores del conocimiento7

Comprensión de los aspectos éticos y sociales relacionados con los

sistemas

Ética: se refiere a los principios de lo correcto o lo incorrecto que los individuos,

en su calidad de agentes morales libres, emplean para tomar decisiones que

normen su comportamiento. La tecnología de información se puede emplear

para alcanzar el progreso social, aunque también se puede aprovechar para

cometer delitos y amenazar los valores sociales más preciados.

7 SAIMAR A. Milena Y., 2008, “ASPECTOS ÉTICOS Y SOCIALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN” http://administracionsistemasdeinformacion.blogspot.com/2008/06/aspectos-eticos-y-sociales-de-los.html

6

Internet y las tecnologías para las empresas digitales facilitan más que nunca la

recopilación, integración y distribución de la información, y desencadenan

nuevas preocupaciones acerca del uso apropiado de la información del cliente,

la protección de la privacidad personal y la protección de la propiedad

intelectual.

Otros aspectos éticos que surgen incluyen fincar la responsabilidad formal por

las consecuencias de los sistemas de información, establecer estándares para

salvaguardar la calidad del sistema que protejan la seguridad de los individuos

y de la sociedad, y preservar los valores e instituciones considerados

esenciales para la calidad de vida en una sociedad de la información.

Las instituciones sociales no pueden responder de la noche a la mañana antes

estas olas. Las instituciones políticas también requieren tiempo antes de

desarrollar nuevas leyes y en ocasiones requieren la manifestación de un daño

real antes de actuar. Entre tanto, es posible que uno se vea obligado a actuar,

forzado incluso a hacerlo en terrenos legales indefinidos.

Cinco dimensiones morales de la era de la información

Entre los principales aspectos éticos, sociales y políticos propiciados por los

sistemas de información se encuentran las siguientes dimensiones morales:

Derechos y obligaciones de información

Derechos y obligaciones de propiedad

Responsabilidad formal y control

Calidad del sistema

Calidad de vida8

8 LAUDON Kenneth C, 2008 “Sistema De Informacion Gerencial Administracion De La Empresa Digital”, 10ma Edicion, New York, www.pearsoneducacion.net/laudon

7

TÉCNICAS DE AUDITORIA ASISTIDAS POR COMPUTADORAS (TAACs)

Técnicas de Auditoría asistida por computadora (TAACs) - Las TAAcs se refiere a técnicas que usan el computador como herramienta de auditoría, las TACCs son usadas por el Auditor(a) para mejorar la eficiencia y eficacia de los procedimientos de auditoría. También conocidas por su sigla en inglés como CAATs (Computer Assisted Audit Techniques). - El Auditor(a) debe garantizar que estos programas que usa funcionan correctamente y eficientemente, es decir sustantivar su validez para propósitos de auditoría antes de usarlos. Uso de las TAACs Se las usa en la aplicación de diversos procedimientos de auditoría, incluyendo1: - Prueba de detalles de transacciones y saldos, por ejemplo el uso de programas de programas de auditoría para probar la totalidad (o muestra) de las transacciones en un archivo de computación. - Procedimientos de revisión analítica, por ejemplo el uso de programas de auditoría para identificar partidas o fluctuaciones no usuales. - Prueba de cumplimiento de controles generales de Procesamiento Electrónico de Datos (PED), por ejemplo el uso de datos de prueba para probar procedimientos de acceso a las bibliotecas de programas. - Prueba de cumplimiento de controles de aplicación de PED, por ejemplo el uso de datos de prueba para probar el funcionamiento de un procedimiento programado. Programas utilizados por los Auditores(as) de nuestro medio Según la investigación realizada las TAAcs que más utilizan los profesionales Auditores(as) de nuestro medio son: Software de auditoría (AutoAudit), software utilitario (Microsoft Office), Software de extracción y análisis de datos (ACL), Graficadores de procesos (Visio) y como medio de consulta adicional el Internet; en la tabla de abajo se muestra al detalle como los profesionales Auditores(as) hacen uso de algunos de estos programas e Internet en su profesión. Nombre del programa / medio de consulta

Definición Uso por Parte del Auditor(a) del medio

Microsoft Office Es un paquete de oficina que permite crear y compartir en grupo archivos de tipo documento, hojas de cálculo y

Se suele usar Word para: - Preparación del informe de auditoría. - Manejo de hipervínculos y Combinación

8

presentaciones. de correspondencia. Se suele usar Excel para: - Control de cambios en una red empresarial. -Manejo de información de una base de datos: Administración de datos, filtros, tablas dinámicas y esquemas de subtotales. -Obtención de reportes en Excel - Auditoría de fórmulas

ACL Es un programa utilizado por los auditores para la extracción y el análisis de los datos, la detección de fraudes y el control continuo.

Es un programa que usan los Auditores para: - Realización de los exámenes del sistema de información basado en PC o Procesamiento Electrónico de Datos (PED). - Análisis de datos, manipulación y exportación de datos.

Visio Es un programa que permite realizar diferentes diagramas empresariales de manera fácil e intuitiva.

El programa Visio lo usa para: Realizar diagramas empresariales sea de flujo, de funciones cruzadas o de trabajo.

Internet Es una red de redes que permite consultar y compartir información.

El Internet suele ser usado como medio de consulta o para mantener la comunicación. Uno de los servicios más utilizados de Internet es el correo corporativo para adjuntar archivos o trabajar con listas de direcciones.

9

APLICACIÓN DE LAS CAAT EN AUDITORÍA

OFIMÁTICA PARA AUDITORES:

Un paquete ofimático está compuesto por programas informáticos diseñados

para el uso de trabajos de oficina. Los paquetes ofimáticos más utilizados son

los de Microsoft Office, donde encontraremos Word, Excel, base de datos,

power point, etc. En nuestra práctica profesional nos ayudará para emitir

informes, citaciones, reportes de manera más fácil haciendo uso de todas las

herramientas encontradas en Word, y en Excel nos ayudará a elaborar cuadros

permitiendo entender mejor la información, así mismo presentar cuadros

estadísticos, e incluso filtrar información para evitar la búsqueda excesiva.

Combinar Correspondencia

10

Tablas Dinámicas

11

VISIO

Sabemos que Visio es un programa que nos permite realizar dibujos y

diagramas empresariales de una manera más ágil, fácil y dinámica permitiendo

su entendimiento. En nuestra profesión nos es de ayuda, ya que nos permite

elaborar y entender de una manera más fácil a través de diagramas de flujos,

funciones cruzadas, de trabajo los procesos o actividades que se presenten.

Proceso para elaborar una tostada de queso

INTERNET

El internet es una red informática de comunicación interconectada entre

ordenadores, el cual es usado en todos los campos, en educación,

comunicación, comercio, marketing, informática, porque nos permite realizar

consultas, comunicarnos con personas, realizar compras online, realizar

asesoramientos y publicidad, realizar actualizaciones a los equipos, etc. En el

ámbito de nuestra profesión nos va a permitir comunicar el trabajo realizado

12

desde cualquier parte a los superiores de la empresa, realizar consultas de

dudas.

Adjuntar archivo

Creación de un Grupo

13

ACL

Es un programa que nos permite realizar un manejo de listas o base de datos

donde podemos realizar extracción, análisis, contabilización, estadísticas de

cierta base de datos, permitiendo su entendimiento y detección de errores. En

nuestra profesión nos ayudará a obtener resultados rápidamente, análisis y

extracción de datos, clasificar datos, etc.

Statistics on cstdate

Statistics on prcdate

14

CONCLUSIÓNES:

La investigación de estos temas nos permitió conocer y profundizar temas de interés para nosotros y para nuestra profesión

El uso de sistemas informáticos es fácil, siempre y cuando se tenga un adecuado tutorial y cuidado para el uso de los mismos.

No solo basta con la evidencia presentada en papeles de trabajo (hojas), sino que debe aprovechar la facilidad técnica de los avances tecnológicos

El uso de sistemas y técnicas informáticas nos va a ahorrar tiempo y dinero y presentar la información de manera más dinámica y organizada.

RECOMENDACIÓNES:

Informarnos sobre el uso adecuado de los sistemas informáticos y las técnicas informáticas utilizadas en nuestra profesión

Los sistemas informáticos deben poseer un grado alto de seguridad, debido tantas alteraciones de información provocada por hackers.

Para los profesionales y la ciudadanía en general, hacer uso de la variedad de sistemas y técnicas informáticas, ya que hay que aprovechar los avances tecnológicos y la facilidad y rapidez que nos brinda.

Nada es perfecto en la vida, por lo que el uso de sistemas y técnicas informáticas no pueden serlo del 100%, por lo que es necesario dejar respaldo del trabajo realizado para evitar pérdida de los mismos.

15

BIBLIOGRAFIA

PAGINAS WEB

2006 “Sistema de Información Empresarial”,

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_Informaci

%C3%B3n_Empresarial

2012, “Sistemas De Información En Los Negocios Globales Actuales”,

BuenasTareas.com. de

http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas-De-Informaci

%C3%B3n-En-Los-Negocios/5591715.html

PERALTA Manuel, 2001, “Sistemas de Información”,

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

Pinar, 2007, “Sistema de información”,

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

SAIMAR A. Milena Y., 2008, “ASPECTOS ÉTICOS Y

SOCIALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN”

http://administracionsistemasdeinformacion.blogspot.com/200

8/06/aspectos-eticos-y-sociales-de-los.html

LIBROS

GALÁN Leonor, 1996, “Informática y Auditoría para las Ciencias

Empresariales”, Editorial UNAB Universidad Autónoma de

Bucaramanga, primera edición, Colombia.

LAUDON Kenneth C, 2008 “Sistema De Informacion Gerencial

Administracion De La Empresa Digital”, 10ma Edicion, New York,

www.pearsoneducacion.net/laudon

MUÑOZ C. Antonio, 2003, “Sistemas de información en las empresas”,

"Hipertext.net", núm. 1,

http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/sistem_infor.html

16