Los trucos del Adobe Acrobat

Por Jay Dougherty WASHINGTON .­El trabajo con archivos PDF (Portable Document Format) de Adobe se ha convertido para muchos en algo cotidiano, y por buenas razones. Los PDFs son ficheros sólo de lectura, ofrecen recursos de seguridad no disponibles en archivos comunes de oficina, y pueden incluso ser mercados y comentados tal como si fueran archivos comunes de procesamiento de texto.

¿cómo ir más allá de sólo leer archivos PDF para aprovechar sus recursos más avanzados, como protección con contraseña y edición de archivos PDF? ¿Se necesita la versión Acrobat Pro para crear archivos PDFs?

Se puede crear archivos PDF con las versiones Acrobat Standard o Pro, o bien se puede usar algunas de las muchas versiones alternativas de Acrobat que hay en el mercado. Algunas de estas son gratuitas. CutePDF, PrimoPDF, o incluso Create PDF, el servicio gratuito de Adobe, son todas alternativas aceptables. Ninguna está dotada de los recursos avanzados que posee el producto final Acrobat, pero a muchos bastará.Recuerde, no obstante, que hay un creciente número de aplicaciones de oficina que llevan incorporada la capacidad de crear documentos PDF. La última versión de WordPerfect Office, por ejemplo, trae un editor PDF.

El Acrobat Reader, que es gratuito, le permitirá leer, comentar y guardar archivos PDF, pero no se lo puede usar para generar un archivo PDF original.

¿Cómo proteger con una contraseña en un documento Acrobat PDF?

Los ficheros Acrobat PDF son sólo de lectura, lo cual les proporciona un cierto nivel de seguridad, pero se los puede dotar de seguridad adicional si se dispone de las versiones Standard o Pro de Acrobat, al contrario del Acrobat Reader. Al proteger por contraseña un documento PDF recién creado, se puede determinar si un lector del archivo puede imprimir, cambiar, copiar o aún abrir el archivo sin una contraseña.

Para poner una protección por contraseña, simplemente cree su PDF y ábralo en Acrobat Standard o Pro. Abra entonces el menú Archivo y seleccione Propiedades. En la pantalla Propiedades  del  Documento  que   se  abra,   clique   la  pestaña  Seguridad,   y,   en   la   lista Método de Seguridad elija la opción Seguridad por Contraseña. Aparecerá  entonces la 

ventana de diálogo Seguridad por Contraseña, en la cual podrá crear una contraseña de protección del documento y establecer otras opciones de seguridad. Asegúrese de tomar nota de la lista Compatibilidad, desde la cual se puede establecer la versión mínima de Acrobat que deberá tener el lector del documento.

Tengo instalado Acrobat Pro pero aún no sé cómo crear un documento PDF. ¿Cómo hacerlo?

Barras de herramientas Acrobat se instalan automáticamente en muchas aplicaciones de uso corriente al instalar Acrobat, pero usted no las necesita para producir un PDF.

Los archivos PDF se “imprimen” en el formato especial de sólo lectura que conocen ya millones  de  usuarios,   y  puede  usted   iniciar   la   impresión  desde   la   casilla  de  diálogo estándard Imprimir. En el supuesto de que tiene usted instalado Acrobat Standard o Pro en su computadora ­o un editor PDF compatible­ simplemente abra la aplicación desde la cual desea crear un PDF. Cargue el documento que desea convertir en un PDF. Abra entonces la casilla Imprimir y, en la lista Nombre de Impresora, seleccione PDF como su impresora.

Una vez hecho esto, cuando usted haga clic en Imprimir abrirá  una casilla de diálogo “Guardar Archivo PDF Como”. Seleccione la carpeta en la cual quiera guardar el PDF, dé un nombre al archivo y haga clic sobre Guardar. Habrá creado su PDF.

Preguntas frecuentes:

alguien me envió un PDF, pidiéndome editarlo. ¿Hay una forma de introducirle cambios si sólo tengo instalado el Acrobat Reader?

La mejor forma de enfrentar esta situación es probablemente usar el recurso Comentarios y Anotaciones de Acrobat, que permite rehacer un documento de forma que se asemeja a la función de corrección de Word.

La herramienta Comentarios y Anotaciones de Adobe en realidad no modifica el texto básico  del  PDF.  No obstante,   superpone o  simula  marcas  de  revisión como tachados, textos   de   reemplazo,   subrayados   y   notas   al   margen.   Estas   correcciones   pueden   ser guardadas junto con el archivo PDF y, cuando el editor original lo reciba de vuelta, verá exactamente cómo debe ser modificado el documento original.

Para usar la herramienta Comentarios y Anotaciones, abra un PDF y haba clic con el botón derecho sobre la barra de herramientas de Acrobat que aparezca. En el menú que se abra, haga clic en Comentarios, cosa que activa una barra específica Anotaciones desde la cual tendrá acceso a todas las herramientas de corrección de Acrobat.

¿OTRA   CONSULTA   TÉCNICA?   Envíela   directamente   por   email   a jaydougherty.dpa@gmail.com.