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LOS PROYECTOS1 | EXCELPresupuesto comercial

Listado de clientes

Costos de un proyecto

Informe de ventas

Control de horarios

Informe de gastos

Trabajo independiente

Procesar una encuesta

2 | WORD

Cartas personalizadas

Mejorar el aspecto de un trabajo

Papelería de la empresa

Búsqueda laboral

Anuncio comercial

Preparar una encuesta

3 | OUTLOOKUso y organización del correo electrónico

Boletines electrónicos

Organizar nuestras tareas

4 | ACCESSOrganizar una biblioteca

Un bibliotecario digital

Aplicación para la biblioteca

5 | POWERPOINTPresentar un producto

Mostrar resultados

Offi ce paso a paso es una obra para dominar los principales programas del

paquete de herramientas de Offi ce y aumentar la productividad al máximo

en cualquier ámbito, ya sea laboral, académico, profesional u hogareño.

Está compuesto por una increíble colección de proyectos desarrollados

paso a paso, pensados para adquirir nuevas habilidades y agilizar las

tareas diarias, y aprender a manejar a fondo Excel, Word, Outlook, Access

y PowerPoint. Una obra ideal para quienes deseen conocer los secretos de

cada programa, o para aquellos que quieran profundizar sus conocimientos

mientras llevan a cabo actividades prácticas y útiles.

Offi ce step by step is a collection of projects and activities intended to acquire new abilities and make everyday work more effi cient while learning how to use Excel, Word, Outlook, Access and PowerPoint, the main programs contained in Microsoft´s Offi ce suite.

Si desea más información sobre el libro puede comunicarse connuestro Servicio de Atención al Lector: [email protected]

En este sitio encontrará una gran variedad de recursos y software relacionado, que le servirán como complemento al contenido del libro. Además, tendrá la posibilidad de estar en contacto con los editores, y de participar del foro de lectores, en donde podrá intercambiar opiniones y experiencias.

Tapa Libro OFFICE PASO A PASO - Abr 10 - EDITABLE FINAL.indd 1Tapa Libro OFFICE PASO A PASO - Abr 10 - EDITABLE FINAL.indd 1 20/04/2010 12:06:2620/04/2010 12:06:26

>> MICROSOFT / EMPRESAS>> 400 PÁGINAS>> ISBN 978-987-1347-68-1

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Bombo - RT - LIBRO Office Visual - Mar 10 - EDITABLE.indd 1Bombo - RT - LIBRO Office Visual - Mar 10 - EDITABLE.indd 1 25/03/2010 15:29:4725/03/2010 15:29:47

Un presupuesto comerc ia l

Un presupuesto comercialANTES DE VENDER UN PRODUCTO O DE REALIZAR UN TRABAJO, SEGURAMENTE NOSSOLICITARÁN UN PRESUPUESTO PARA CONOCER EL COSTO Y LAS CARACTERÍSTICAS DE LA OPERACIÓN. VEAMOS CÓMO SIMPLIFICAR ESTE PASO DE LA TRANSACCIÓN COMERCIAL.

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Una vez abierto el programa, escriba elnombre de la empresa en la celda A1.Al presionar la tecla ENTER, se ingresa-rá el texto que escribió. Vuelva a selec-cionar la celda haciendo clic en ella yasígnele tamaño 14 y estilo Negrita.

Continúe ingresando los demás datosde la empresa en las filas siguientes,como la dirección, el teléfono y elcorreo electrónico. Observe que, al pre-sionar ENTER pasará a la celda inferior,en tanto que si oprime TAB irá a lacelda de la derecha.

Cuando vamos a realizar un trabajo o unaventa, es habitual que nuestro posible clientesolicite un presupuesto, con el fin de compa-

rar nuestros valores con los de otros proveedores. Sibien la tarea parece sencilla, puede resultar engorro-sa si la tenemos que efectuar reiteradas veces, sobretodo si debemos incluir muchos ítems. Por suerte,Excel nos da la posibilidad de realizarla de unamanera muy sencilla, ya que permite utilizar fórmu-las y funciones para automatizar los cálculos, y guar-dar la planilla como una plantilla para disponer deella tantas veces como sean necesarias.Entre los temas que veremos, comenzaremos con el uso básico de Microsoft Excel 2007 que, comotodas las aplicaciones de Office 2007, es bastante

diferente de las versiones anteriores de la suite. Eneste inicio, aprenderemos a ingresar texto y a darleformato, a agregar bordes de celdas y rangos, ahacer cálculos básicos y a utilizar la vista previapara mejorar nuestra impresión.Como ya adelantamos, todo esto lo aprenderemosmientras creamos una planilla para confeccionar unpresupuesto para cada uno de los clientes que losolicite. En este presupuesto, usaremos algunas delas opciones que nos ofrece Excel para presentar pla-nillas con buen estilo, de fácil lectura e identificaciónde los elementos, gracias a la inclusión de bordes y ala aplicación de distintos formatos de texto, ademásde la modificación del tamaño de filas y columnaspara que todo se ajuste a nuestros contenidos.

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EXCEL RECONOCE CUANDO SE INGRESA UN TEXTO O UN NÚMERO, YCONVIERTE ESOS VALORES AL FORMATO CORRESPONDIENTE. LOS NÚMEROSSE ALINEAN A LA DERECHA, Y LOS TEXTOS SE UBICAN A LA IZQUIERDA,AUNQUE ES POSIBLE MODIFICAR ESA ALINEACIÓN.

OFF ICE PASO A PASO

3 Para crear una línea divisoria, selec-cione el rango de celdas que vadesde A4 hasta H4. Para crear esalínea, abra el desplegable del iconode bordes del grupo Fuentes, en laficha Inicio. En el menú que se abre,elija Borde inferior.

5 Para modificar el alto de la fila quetiene la línea, coloque el punterosobre su borde inferior, en la colum-na de números, hasta que se con-vierta en una doble flecha.Entonces, haga clic y desplácelohasta darle la altura que prefiera.

4 Aunque desde el mismo menúpuede determinar el color y el gro-sor de la línea, con la opción Másbordes… accederá a la solapaBordes del cuadro Formato deceldas. Elija el estilo y el color de lalínea, y qué bordes habrá. Al termi-nar, presione Aceptar.

TipsTambién es posible modificar el aspecto delas letras desde el cuadro Formato de celdas.Para hacerlo, debemos pulsar clic en elpequeño icono ubicado en la esquinainferior derecha del grupo Fuente de la fichaInicio. En la solapa Fuente, encontraremos lasopciones básicas y otras adicionales que noestán en el grupo mencionado, como losefectos Tachado, Superíndice y Subíndice.


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Ingrese los textos para la fecha y elnúmero de presupuesto en las celdasG1 y G2. Luego, seleccione ambas yaplíqueles el estilo Negrita. Sin des-marcarlas, haga clic en el botónAlinear texto a la derecha,dentro del grupo Alineación.

Ahora, seleccione las celdas H1 y H2.Aquí crearemos renglones para ingresarla fecha y el número de presupuesto.Acceda a la configuración de bordes,elija un color gris claro y un bordepunteado, colocando los bordes hori-zontales que muestra la imagen.

En la celda H3, escriba Presupuesto.Luego, asígnele cuerpo 14 y estiloNegrita. Para finalizar, seleccione esacelda y haga clic en el botón Alineartexto a la derecha. Aplique la mismaalineación al rango H1:H2.

UN RANGO ES UN CONJUNTO DE CELDAS EN EXCEL, Y SE IDENTIFICA POR SU PRIMERACELDA Y POR LA ÚLTIMA, SEPARADAS POR DOS PUNTOS, POR EJEMPLO A1:A5. SI SE TRATADE UN RANGO QUE ABARCA MÁS DE UNA FILA O MÁS DE UNA COLUMNA, SE INDICAN LA CELDA SUPERIOR IZQUIERDA Y LA INFERIOR DERECHA, POR EJEMPLO, A1:D8.



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9 Debajo de la línea que creó en el Paso 3, ingrese los textos paracolocar los datos de la persona que recibirá el presupuesto. Presteespecial atención a la ubicaciónque les dé, y conserve la fuentepredeterminada de Excel.

10 Seleccione el rango B6:H6 y hagaclic en el botón Combinar y cen-trar, dentro del grupo Alineación.Las celdas se convertirán en unasola, y el texto se alineará al centro.Repita el procedimiento para elcampo de la dirección y para todoslos que ocupan más de una celda.

11 Seleccione cada uno de los camposde destinatario y colóqueles unborde inferior fino de color gris.Observe que, en algunos casos,deberá asignar un borde inferior y otro superior, o sólo uno de ellos,como en el campo Nombre, que no lleva borde superior.

12 Ubíquese sobre la fila donde estánlas letras de las columnas y modifí-queles el ancho para que se adap-ten a su contenido. También puedehacer doble clic sobre el borde deuna columna seleccionada para quese ajuste, en forma automática, altexto que incluye.

CUANDO TRABAJAMOS, PODEMOS QUITAR LAS LÍNEAS DE DIVISIÓN DE LAHOJA DE CÁLCULO. PARA HACERLO, EN LA FICHA DISEÑO DE PÁGINA, DENTRODEL GRUPO OPCIONES DE LA HOJA, QUITAMOS LA MARCA EN LA CASILLA DEVERIFICACIÓN VER, UBICADA DEBAJO DEL TEXTO LÍNEAS DE LA CUADRÍCULA.


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Ingrese los títulos para las columnas delpresupuesto: Cantidad, Descripción,Precio unitario y TOTAL, y aplíquelesnegrita. Como la descripción suele serextensa, necesitará ocupar variascolumnas. Entonces, seleccione las cel-das B11:F11 y combínelas. También,ajuste el ancho de la columna G.

Combine las celdas B12:F12 y alinee elcontenido a la izquierda. Luego, lo mássencillo es estirar la celda para copiarsu formato hacia las celdas inferiores.Selecciónela y coloque el cursor en elborde inferior derecho; éste se transfor-mará en una cruz negra.

Ahora, haga clic y, manteniendo presio-nado el botón del mouse, desplace laselección hacia abajo, hasta la fila 27.De esta forma, todas las celdas corres-pondientes a la descripción se unirán yadoptarán el mismo formato que el dela primera fila.


LA HERRAMIENTA QUE PERMITE ESTIRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDATAMBIÉN SIRVE PARA GENERAR SERIES. SI EN UNA CELDA ESCRIBIMOS 1Y EN LA SIGUIENTE 2, CUANDO LAS SELECCIONAMOS Y ESTIRAMOS, LASOTRAS CELDAS ADOPTARÁN LOS NÚMEROS 3, 4, 5, ETCÉTERA.


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Seleccione toda la tabla, es decir, lasceldas A11:H27, y despliegue el menúde los bordes. Allí configure el colornegro y el estilo fino; luego elija Todoslos bordes. A continuación, sin dese-leccionar, vuelva a abrir el menú y elija Borde de cuadro grueso paraque la tabla quede con un borde exter-no de mayor grosor.

Debajo de la tabla, deberá colocar lostotales. Como se ve en la imagen,genere distintos recuadros para elSUBTOTAL, el Impuesto y el TOTAL.Utilice el mismo formato anterior:todos los bordes y el exterior grueso.También aplique negrita a los textos.

Haga clic en el Botón de Office y,luego, en Guardar como. Para mante-ner el archivo como una base para rea-lizar varios presupuestos, lo mejor esalmacenarlo como plantilla. Para eso,seleccione la opción Plantilla de Excelen el desplegable Tipo. Asígnele unnombre al archivo y presione Guardar.

UNA PLANTILLA FUNCIONA COMO MOLDE PARA LA CREACIÓN DE NUEVOS ARCHIVOS. EN UNA PLANTILLA, ES POSIBLE DEFINIR TODO EL FORMATO Y LOS ELEMENTOS QUE SE REPETIRÁN EN LOS DOCUMENTOS QUE SE BASARÁN EN ELLA. LOS CAMBIOS QUE SEHAGAN AL CREAR UN DOCUMENTO SE GUARDARÁN EN UN ARCHIVO NORMAL DE EXCEL.

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Los cálculosAÚN NO ESTAMOS APROVECHANDO UNA DE LAS HERRAMIENTAS MÁS IMPORTANTES DE EXCEL:LAS FÓRMULAS. GRACIAS A ELLAS, ES POSIBLE AUTOMATIZAR EL PROCESO DE CÁLCULO EN NUESTRO PRESUPUESTO PARA NO TENER QUE HACER LAS OPERACIONES A MANO.

Los cá lcu los

1 El precio total de cada ítem seobtiene multiplicando la cantidadpor el precio unitario. Ubíquese enla celda H12 y escriba el signo igual(=) para indicar que se va a ingresaruna fórmula. Luego, haga clic sobreA12, para que esta celda se agre-gue a la fórmula.

2 A continuación, ingrese un asterisco(*), símbolo utilizado en informáticapara hacer referencia a una multi-plicación. Luego, seleccione la celdaG12, correspondiente al preciounitario, y presione la tecla ENTERpara finalizar la fórmula, que ya está completa.

3 Para comprobar el funcionamientode la planilla, escriba un valor cual-quiera en la celda A12, correspon-diente a la cantidad, y otro en lacelda G12, para el precio unitario.Excel realizará la multiplicación enforma automática. Si funciona,borre los números de prueba.

4 Ahora, deberá copiar la fórmula alas demás celdas. Para hacerlo, ubí-quese en la esquina inferior derechade la celda H12, que es donde seencuentra la multiplicación. Cuandoaparezca el puntero de estirar, hagaclic y arrástrelo hasta la celda H27.


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EL BOTÓN QUE TIENE UN SÍMBOLO DE MONEDA ($), CONVIERTE EL NÚMEROAL FORMATO CONTABILIDAD. EXISTE OTRO FORMATO LLAMADO MONEDAQUE PUEDE SER MÁS APROPIADO. ESTE FORMATO (Y OTROS) LO ELEGIMOSDESDE EL DESPLEGABLE DEL GRUPO NÚMERO.

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5 Para verificar que la fórmula se hacopiado de manera correcta, ingresenuevos datos de prueba en la fila 13.Observe que la fórmula se ha modifi-cado con las referencias correspon-dientes a esa fila y que realiza lamultiplicación automáticamente.Borre los datos luego de la prueba.

7 Para evitar que aparezca el guión enlas celdas con valores cero, haga clicen el pequeño icono ubicado en elángulo inferior derecho del grupoNúmero y, en la pestaña Númerodel cuadro Formato de celdasque se abre, seleccione la categoríaMoneda. Luego, presione Aceptar.

6 Aplique el formato de moneda a lascolumnas Precio unitario y TOTAL.Seleccione el rango que corresponday haga clic en el botón con el signo$ o elija Contabilidad en el menúdesplegable. Podrá verificar que losdatos se muestran con el signo $delante del número.

Para expertosEl botón Suma ofrece muchas más opcionesde las que aparenta. Si hacemos clic en lapequeña flecha que se encuentra a laderecha del botón, aparecerá un menúdesplegable en donde podremosseleccionar entre varias funciones comoPromedio, Mín, Máx y otras. Dependiendo dela elección que hagamos según lo quenecesitemos, la fórmula se adaptará pararealizar el cálculo solicitado.


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Es momento de obtener el subtotal,es decir, la suma de los totales de cadauno de los ítems del presupuesto.Seleccione la celda H29 y haga clic en el botón Suma del grupo Modificar.En forma automática, Excel marca el rango que cree que debe sumar.

Utilice el cursor para limitar el rangoúnicamente a las filas que se empleanen la planilla de presupuesto, es decir,a H12:H27. Para confirmar el nuevorango seleccionado para la fórmula de suma, presione la tecla ENTER.

Ubíquese ahora en la celda H30 y hagaclic en el botón Estilo porcentual, yaque el impuesto se aplicará en este for-mato. Luego, en la celda H31, ingrese la fórmula =H29+H30*H29, que suma,al subtotal, el porcentaje correspon-diente al impuesto.

LAS FUNCIONES SON FÓRMULAS PREDEFINIDAS QUE REALIZAN TAREAS ESPECÍFICAS,USANDO VALORES LLAMADOS ARGUMENTOS. COMIENZAN CON EL SIGNO IGUAL (=)SEGUIDO POR EL NOMBRE DE LA FUNCIÓN Y LOS ARGUMENTOS ENCERRADOS ENTREPARÉNTESIS. LOS ARGUMENTOS PUEDEN SER NÚMEROS, REFERENCIAS A CELDAS, O TEXTO.

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11 Existe una función que permitemostrar la fecha actual automáti-camente. Para aplicarla, ubíqueseen la celda H1 y escriba =HOY().Como siempre, cuando termine de escribir un dato en una celda,presione ENTER.

12 Al ingresar la fórmula, apareceráen la celda la fecha actual. Si abrela misma planilla otro día, veráque el valor de esa celda se modi-fica en forma automática. Conesto, logramos actualizar la fecha en el presupuesto.

13 Es posible personalizar el formatoque posee la fecha y adaptarlo a sus necesidades, seleccionandola celda H1 y haciendo clic en el

pequeño icono de la esquina infe-rior derecha del grupo Número.En el cuadro que se abre, elija elformato que quiere darle a la fecha.

14 Para terminar, borre los datos deprueba que aún no haya eliminado.Para hacerlo, seleccione las celdasque contienen datos, haga clic conel botón derecho del mouse y esco-ja la opción Borrar contenido delmenú contextual. Guarde los cam-bios en la plantilla.

SI COMETEMOS UN ERROR, PODEMOS RECURRIR A LA FUNCIÓN DESHACER,PRESIONANDO LAS TECLAS CTRL+Z. ESTE COMANDO TAMBIÉN ESTÁ EN LABARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO, CON UN MENÚ DESPLEGABLEQUE NOS PERMITE DESHACER MÚLTIPLES PASOS DE UNA SOLA VEZ.


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Los ajustes finalesCOMO GUARDAMOS NUESTRO TRABAJO COMO UNA PLANTILLA, SERÁ FÁCIL CREAR NUEVOSDOCUMENTOS A PARTIR DEL ORIGINAL, Y TODOS CONSERVARÁN LA MISMA ESTRUCTURA.ADEMÁS, VEREMOS LOS PASOS NECESARIOS PARA CONFIGURAR LA PÁGINA E IMPRIMIRLA.

Los a justes f ina les

1 Para generar un nuevo presupuesto,abra Excel y haga clic en el Botónde Office y, allí, en Nuevo…. En lasección izquierda del panel de tareasque aparece, presione la opción Misplantillas…. En el cuadro siguiente,seleccione la que corresponde al pre-supuesto y pulse Aceptar.

2 En los renglones creados para losdatos de la persona que recibirá el presupuesto, escriba la informa-ción específica. Si lo desea, puedeasignarle distintos colores o esti-los a este texto para, así, diferen-ciarlo del resto.

3 Complete los datos del presupues-to. Recuerde que no debe calcular el total, ya que esta operación serealizará automáticamente. Tambiéningrese el porcentaje del impuesto,si es que existe uno. La celda H31mostrará el resultado total.

4 Como algunas filas quedaron vací-as, puede eliminarlas, aunque estepaso no es del todo necesario.Selecciónelas haciendo clic y arras-trando el puntero sobre la columnade nombres de filas, a la izquierdade la pantalla. Haga clic derecho y elija Eliminar.


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5 Como eliminó la última fila, quecontenía la parte inferior del bordegrueso, deberá aplicarlo otra vez.Para hacerlo, seleccione toda latabla del presupuesto y, tal como lohizo antes, escoja la opción Bordede cuadro grueso.

6 Antes de continuar, conviene quealmacene su trabajo para evitar per-derlo ante cualquier inconveniente.Haga clic en el Botón de Office y,allí, seleccione Guardar. En el cua-dro de diálogo que aparece, escribaun nombre para el archivo, elija suubicación y presione Guardar.

7 Para visualizar cómo se imprimirá eldocumento, haga clic en el Botónde Office y, allí, elija Imprimir/Vista preliminar. De esta forma,verá la página tal como saldrá de la impresora. Haciendo clic sobre el documento, podrá variar entredos valores de zoom.

8 Marque la casilla Mostrar márge-nes. Observará que aparecen unaspequeñas señales en la página, querepresentan los márgenes y losanchos de las distintas celdas.Puede ajustar estos controladoresmoviéndolos con el mouse.

PARA FINALIZAR EL TRABAJO, HACEMOS CLIC EN EL BOTÓN IMPRIMIR. SE ABRIRÁ UN CUADRO DE DIÁLOGO DONDE PODREMOS SELECCIONAR EL NÚMERO DE COPIAS Y LAS PÁGINAS O ÁREAS QUE SE VAN A IMPRIMIR,ADEMÁS DE LA IMPRESORA QUE SE USARÁ SI TENEMOS MÁS DE UNA.


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