Luis Jiménez Managing Director [email protected] REVISTA CAPITAL: “Implementación de un...
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Luis JiménezManaging Director
REVISTA CAPITAL:
“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
PASOS
DIAGNÓSTICO ANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓN EJECUCIÓN
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
PASOS
DIAGNÓSTICO ANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓN EJECUCIÓN
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
DIAGNÓSTICO
EDICIONES E IMPRESOS S.A.• Información General • Equipo
Análisis interno de la organización
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
DIAGNÓSTICO
Número de Ediciones
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
• ROP Circulación (No shopper) 16700• Ediciones por Año 24• Páginas emitidas internamente 2028• Columnas por página (N/A)
DIAGNÓSTICO
• Tipos de Suscripción• Número de suscriptores 4000
Número de Suscriptores
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
DIAGNÓSTICO
• ERP actual: Trastecnia con contabilidad externa.
• Red interna de 25 PC.
• Sitio web con Outsourcing, Administrador de contenidos N.vio e Intranet.
Plataforma IT
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
DIAGNÓSTICO
• Publicidad
• Suscriptores
• Venta de ejemplares
Líneas de Ingreso
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
DIAGNÓSTICO
Competencia
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
DIAGNÓSTICO
• La organización no cuenta con procesos definidos y documentados
Procesos actuales
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
DIAGNÓSTICO
• Clima laboral adecuado• Experiencias anteriores frustrantes• Resistencia al cambio mediano• La revista no cuenta con soporte
interno técnico• Desconfianza e incredulidad
RRHH interno - IT
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
PASOS
DIAGNÓSTICO ANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓN EJECUCIÓN
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
ANÁLISIS
• Visión Preliminar
Visión preliminar
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
ANÁLISIS
• Reducir los costos operativos a través de un ordenamiento de la operación.
• Automatización del proceso de suscripciones.
• Optimización de las tareas de los ejecutivos.
• Control estricto sobre número de ejemplares por edición.
• Gestión base de datos de clientes• Generación de reportes para toma de
decisiones• Aumentar tasa de Retención de
suscriptores.
Definición objetivos
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
ANÁLISIS
• Falta de definición y documentación de procesos
• Resistencia al cambio de la organización
• Capacitación del personal actual• Pérdida del foco original• Falta de perseverancia• Integridad de los datos actuales• Errores de comunicación
Evaluación de Riesgos
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
ANÁLISIS
• Determinación de recursos disponibles para implementación de la solución.
Recursos - Financiamiento
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
ANÁLISIS
• Diseño de proceso de negocios• Implementación del registro y
administración de los suscriptores• Oferta de segmentación real para
avisadores.• Modelo de datos e interfaz de
administración para el modulo de reclamos
• Control del Inventario • Manejo de Eventos• Esquema y Mapa de Navegación• Pago en Línea• Promociones y Concursos con datos
para la trazabilidad posterior
Definición de indicadores de éxito
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
ANÁLISIS
• Involucrar a las personas del proceso
• Documentación del proceso
• Adaptar la herramienta al proceso, o el proceso a la herramienta, ¿Qué es más eficiente?
Posibles mejoras de proceso
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
ANÁLISIS
• Asignar el equipo adecuado para el trabajo
Conformación de equipo
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
PASOS
DIAGNÓSTICO ANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓN EJECUCIÓN
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
ESTRATEGIA
• Visión y Alcance
Visión y Alcance
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
ESTRATEGIA
• Casos de Uso
Casos de Uso
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
ESTRATEGIA
• Análisis FODA• Fortalezas• Oportunidades• Debilidades• Amenazas
FODA
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
OrganizaciónOrganización
SencillezSencillez SeguridadSeguridad
EficienciaEficiencia
FidelizaciFidelizaciónón
ESTRATEGIA
• Definir y documentar procesos • Preparar e involucrar el personal para
lograr el cambio por convicción y no por imposición.
• Capacitación del personal actual• Instancia de control periódicas, y
detección de desvío tempranamente.• Motivación entender que toda mejora
requiere un esfuerzo adicional.• Crear flujo de comunicación con
interlocutores válidos y responsables.
Plan de Contingencia
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
ESTRATEGIA
• Determinación de hitos en las fases y etapas a cumplir.
• Medir progreso en base a avance del desarrollo y los entregables.
• El control sin medición no existe
Generación métricas
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Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
ESTRATEGIA
• Topología
Arquitectura
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
ESTRATEGIA
• Mapas de Proceso
Mapas procesos
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
ESTRATEGIA
• Asignar los recursos de la empresa para la mejor utilización de los empleados
Asignación Roles Equipo Humano
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
PASOS
DIAGNÓSTICO ANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓN EJECUCIÓN
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
PLAN DE ACCIÓN
• Determinar variables del proyecto • Descripción de las tareas
• Hitos
• Etapas
Planeación detallada y balanceada
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
PLAN DE ACCIÓN
• Carta Gantt
Carta Gantt
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
PLAN DE ACCIÓN
• Documento de SQA
SQA y testing
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
PLAN DE ACCIÓN
• Reporte Avance proyecto • Visibilidad para todos los interesados
Medición y control
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
PLAN DE ACCIÓN
• ROI• Retorno de la inversión
ROI
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
PLAN DE ACCIÓN
• Manual Partnet Capital
Documentación y manuales
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
PLAN DE ACCIÓN
• Apoyo de los líderes o gerencia de la organización
• Compromiso de todo el equipo de trabajo
Compromiso gerencial
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
PASOS
DIAGNÓSTICO ANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓN EJECUCIÓN
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
EJECUCIÓN
• http://capital.partnetcrm.cl • Inicio de actividades
Implementación
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
EJECUCIÓN
• Se realizaron 3 sesiones (6 personas C/U)
• Se preparó a todo el personal involucrado.
• Se entregó la documentación para consulta
Capacitación
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Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
EJECUCIÓN
• Generar actitud positiva• Mentalidad del cambio• Charlas sobre el cambio
Comunicación interna y externa
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Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
EJECUCIÓN
• Las personas son la diferencia.
• Creatividad, e innovación.
• Nuevas oportunidades, líneas de
negocio, diferenciación en la oferta.
• Generación de valor agregado
• Concursos, eventos , acciones,
insertos, estudios de mercado.
Marketing
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Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
EJECUCIÓN
• Sistema de gestión financiera y contable
• Control del proceso de ventas
• Gestión para avisadores
• Actualizaciones y mejoras.
Guía para mejora continua
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Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
PASOS
DIAGNÓSTICO ANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓN EJECUCIÓN
Análisis interno de laorganización
Número de Ediciones
Número de Suscriptores
Plataforma IT
Líneas de Ingreso
Competencia
Procesos actuales
RRHH interno IT
Visión preliminar
Definición objetivosestratégicos
Evaluación riesgos
Recursos
Financiamiento
Definición deindicadores de éxito
Posibles mejoras de proceso
Conformación de equipo
Visión y Alcance
Casos de Uso
FODA
Plan de Contingencia
Generación métricas
Arquitectura
Mapas proceso
Asignación RolesEquipo Humano
Planeación detallada y balanceada
Carta Gantt
SQA y testing
Medición y control
ROI
Documentación y manuales
Compromiso gerencial
Implementación
Migración
Normalización
Capacitación
Cambio cultural organización
Comunicación interna y externa
Marketing
Guía para mejora continua
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
SOLUCIÓN
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
RESULTADOS
Ediciones
Ahorro por reducción de pérdida de ejemplares sin destino conocido
Estrategia web para determinar comportamiento del lector.
Mayor exactitud en Tiraje
Manejo de inventarios de canjes
y ediciones anteriores.
Suscriptores
Disminución en Tiempo y Personal asignado a tareas de suscripción
Mejor atención al cliente con rápida respuesta / solución reclamos
Disminución en deserciones de
suscriptores
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
CorreoEjecución de órdenes de
trabajo automatica
Integración con courier
Ahorra ejemplares devueltos y
re enviados
Puntos de venta Eficiencia en la facturación
Posibilidad de crear y administrar nuevos canales
Inteligencia en distribución
Encuestas y concursos
Análisis de resultadosNueva oferta a avisadores con
estudios de mercado
Estrategia para captar nuevos
avisadores.
Inclusión en base de datos
corporativa
Eventos
Plataforma para administrar relación con clientes. Creación de eventos para
Envío masivo de correos
Reportes de gestión
CONCLUSIONES
Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”
• Una renovada organización con nuevas metas y exigencias.
• Fidelización de suscriptores con un valor agregado
• Control en tiempo real, sobre la operación de la revista.
• Mejor servicio a mis lectores y avisadores
• Disminución de costos
CASO DE ÉXITO REVISTA CAPITAL
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CASO DE ÉXITO REVISTA CAPITAL
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