M XX I· MIC · Herramientas online para mejorar la gestión

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Gestión del trabajo con

herramientas informáticasMIC

domingo 28 de agosto de 2011

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keynote:/Users/Alvi/Dropbox/Contenidos%20MXXI%20para%20Chile/03%20M16H/Material%20de%20Salida%20(contenidos%20presentables%20%3A%20entregables)/PPTS%20PRESENTACIONES/LiderazgoXXI-3-Talento%20y%20nuevas%20generaciones%20(completo).key?id=BGSlide-5



http://www.aguasandinas.cl


















http://www.agbar.es

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Gestión del trabajo con herramientas informáticas

1. Necesidades reales y entorno.

2. Esquema conceptual.

3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo.

4. Herramientas y estrategias de gestión de la información.

5. Herramientas y estrategias de cocreación6. Herramientas de comunicación.

7. Herramientas y estrategias de difusión.

2



1. Necesidades reales y entorno


3

A successful tool is one that was used to do something undreamed of by its author.




Trabajo

Tiempo

Tiempo

Trabajo

Tiempo Trabajo

4

Las herramientas deben facilitarnos el trabajo en una situación equilibrada

que propicie la búsqueda de la excelencia

1. Necesidades reales y entorno




5

2. Esquema conceptual




6

Nos enfrentamos a un mar de programas... ¡Seleccionarlos se puede convertir en un trabajo añadido!

http://www.mindmeister.com/es/12213323/best-online-collaboration-tools-2011-robin-good-s-collaborative-map



http://www.mindmeister.com/maps/show/12213323hiperv%C3%ADnculo

























7

gestión de la información

cocreación

comunicación difusión

gestión de la producción





8

gestión de la información

cocreación

comunicación

difusión

gestión de la producción

conjunto de actividades, recursos y procesos dirigidos a la creación colaborativa de un producto o servicio

interaccion entre personas que comparten intereses, preocupaciones o necesidades y que establecen vínculos profesionales o personales con el principal objetivo de la conversación y el desarrollo de relaciones más o menos sólidas

actividades dirigidas a promocionar, comunicar, difundir, publicitar un espacio, proyecto, producto o persona. Se pretende capturar la atención, la adhesión o la fidelidad a una marca o concepto

procesos de intercambio , almacenamiento, búsqueda y organización de la información que permite generar un nuevo conocimiento, mejorar la aplicación del que ya existe y ayudar a los usuarios a desarrollar o mejorar competencias y habilidades

estrategias para la optimización del tiempo y las mejoras de eficiencia y eficacia en la gestión de las actividades diarias del trabajo.





9

8

Tendencias

Cocreación Comunicación Difusión

CC BY Jordi Graells 'Innovación pública y trabajo colaborativo'. Jornada de Innovación Colaborativa en Osakidetza.Bilbo, 22.04.2009

Información

Cuadro resumen de herramientas colaborativas


Cuadro resumen de herramientas colaborativas

http://www.slideshare.net/jordigraells/innovacin-pblica-y-trabajo-colaborativo






10


The Project Tool LAB

http://www.theproject.ws/es/lab/toolab




http://theproject.ws/lab/toolab






http://www.theproject.ws/es/usuario/francescacanyes











http://www.theproject.ws/es/usuario/anarodera











http://www.theproject.ws/es/usuario/david-alcubierre







11

3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo




12

Dispositivos que permitan detectar las urgencias de todo tipo, para no paralizar el trabajo diario, pero poder concentrarnos en un proyecto concreto.

Programas que faciliten realizar los proyectos en el mínimo tiempo con la máxima calidad.


¿Qué necesitamos cuando debemos concentrarnos en un proyecto concreto y atender los temas urgentes?




13

• Detectar mails importantes Gmail

apunte metodológico: ETIQUETADO

Google Calendar• Saber si tengo actividades programadas

Establecimiento de alertas para las cosas urgentes

Detectar y clasificar “ENTRADAS EXTERNAS” DE TAREAS





14

GOOGLE CALENDAR

Organización de agendas personales y compartidas

http://www.youtube.com/watch?v=qgU17hg0Q8I





http://www.google.com/calendar



















15

Agenda única, siempre accesible

Google Calendar

UTILIZAR CALENDARIOS COMPARTIDOS CON NUESTROS GRUPOS DE TRABAJO O CON PERSONAS ESPECÍFICAS. YA SEA EN MODO LECTURA O EN MODO CONTROL

COMPLETO.

SINCRONIZAR NUESTRO CALENDARIO ONLINE CON LA AGENDA QUE

UTILICEMOS HABITUALMENTE (SOPORTA MICROSOFT OUTLOOK, iCAL y SUNBIRD)

APROVECHAR AL MÁXIMO SU CAPACIDAD PARA INVITAR Y COMPARTIR EVENTOS CON NUESTROS CONTACTOS, DE

FORMA QUE SEPAMOS SIEMPRE NO SOLO EL QUÉ Y EL CUÁNDO, SI NO TAMBIÉN EL QUIÉN HA CONFIRMADO SU

ASISTENCIA





16

GMAILGestión del correo: la utilidad de filtros y carpetas

http://www.youtube.com/watch?v=hPWuY3-DgSc



http://www.gmail.com




















17

Mail organizado de forma que los correos urgentes y/o importantes, para nosotros no se mezclen con el resto

Gmail

TENER CARPETAS PARA LOS TEMAS QUE NOS INTERESEN: SI PARTICIPAMOS EN UN

PROYECTO, ES IMPORTANTE HACER UN SEGUIMIENTO CONTINUO Y SABER SI NOS

ENVÍAN NOVEDADES

TENER CARPETAS PARA LAS PERSONAS QUE ES URGENTE ATENDER: NO ES LO

MISMO UN MAIL DE UN COLABORADOR O UN CLIENTE QUE UNA NOTIFICACIÓN DE

FACEBOOK

BORRAR CADA DIA LO QUE YA SE HA LEÍDO Y NO NECESITAMOS CONSERVAR:

ARCHIVARLO TODO ES LO MÁS PARECIDO A NO ARCHIVAR NADA





18

4. Herramientas y estrategias de gestión de la información




19

Tener elaborado un mapa mental previo:

Tener biblioteca de feeds y no necesitar hacer búsquedas generales en Internet excepto en casos especiales:

Tener una “estantería” donde guardar trabajos archivados, con fragmentos destacados:

Diigo

Planificación y material de consulta

MindMeister

Google Reader


Para facilitar la realización de los proyectosTiempo < Calidad




20

MINDMEISTERPLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Y

“TORMENTAS DE IDEAS”http://w

ww

.youtube.com/w

atch?v=yc1LTuOezx0



http://www.youtube.com/watch?v=yc1LTuOezx0





























































http://www.mindmeister.com























21

Representación de ideas, tareas y conceptos en forma de diagrama radial

MindMeister

ÚTIL PARA LA GENERACIÓN, VISUALIZACIÓN, ESTRUCTURA Y

CLASIFICACIÓN TAXONÓMICA DE IDEAS

FACILITA EL ESTUDIO, LA PLANIFICACIÓN, LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS, LA TOMA

DE DECISIONES Y LA REDACCIÓN

ELEMENTOS ORGANIZADOS POR CLASES, RAMAS O ÁREAS. SIMILAR A LAS REDES

SEMÁNTICAS.





22

GOOGLE READER

Nuestra biblioteca en Internet

http://www.youtube.com/watch?v=dF7as5wiNaw



http://www.google.com/reader






















23

Agregador de noticias que permite suscribirse a fuentes en formatos RSS, Atom y derivados

Google Reader

PERMITE AGRUPAR LAS NOVEDADES POR TEMAS. SIGUIENDO LA ESTRUCTURA DE CARPETAS

DESTACA ACTUALIZACIONES DESDE LA ÚLTIMA LECTURA

EL TIEMPO DEDICADO A ORGANIZAR UN BUEN ÁRBOL DE CARPETAS NO ES UNA

PÉRDIDA, ES UNA INVERSIÓN





24

DIIGO

Repositorio de documentos de trabajo

http://www.youtube.com/watch?v=I6WPBlIaOTs



http://www.calameo.com/read/000758581898b3d9626dd





http://www.diigo.com





















25

DiigoRepositorio documental, con facilidad para resaltar párrafos

importantes y acceder a los repositorios documentales de personas o grupos que compartan contenido de interés.

ETIQUETAR PARA PODER RECUPERAR LOS DOCUMENTOS FÁCILMENTE CUANDO SEA NECESARIO:

NO ENCONTRAR ALGO ES LO MÁS PARECIDO A NO TENERLO

SER SELECTIVO A LA HORA DE GUARDAR DOCUMENTOS EN NUESTRA LIBRERÍA:

GUARDARLO TODO ES LO MÁS PARECIDO A NO GUARDAR NADA

SEGUIR SOLO A PERSONAS O GRUPOS QUE SELECCIONES RECURSOS DE INTERÉS

PARA NOSOTROS: NO ES UNA RED SOCIAL, ES UN LUGAR PARA COMPARTIR

CONOCIMIENTO





26

Poder archivar y enviar documentos “pesados” en cualquier formato, para que todo el equipo los consulte y trabaje, sin necesidad de enviarse mails:

DropBox

apunte metodológico: TRABAJO CON VERSIONES


ARCHIVO





27

DROPBOX

Para guardar documentos, compartirlo y enviar enlaces

http://www.youtube.com/watch?v=1rhf8ymGHHg



http://www.dropbox.com




http://es.calameo.com/read/0007894161e907d04e9ac









28

Almacenar en Internet significa tener el contenido disponible y actualizado en cualquier momento y lugar

TENER LOS DOCUMENTOS REALIZADOS EN CUALQUIER FORMATO, CLASIFICADOS DE

MANERA ORDENADA

ES UN LUGAR DE ARCHIVO, NO UN LUGAR DE TRABAJO: BAJAR LOS FICHEROS,

TRABAJAR EN EL ORDENADOR Y SUBIRLOS UNA VEZ MODIFICADOS

SUS DOS POTENCIALIDADES MÁS INTERESANTES SON: LA POSIBILIDAD DE COMPARTIR CARPETAS Y/O

DOCUMENTOS Y EL HECHO DE QUE FACILITA UNA DIRECCIÓN URL DE LOS DOCUMENTOS DEPOSITADOS EN

LA CARPETA “PÚBLICA”

Dropbox





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5. Herramientas y estrategias de cocreación




30

Poder trabajar con uno o varios colaboradores en un documento conjunto, elaborado en cualquier formato:

Trabajo colaborativo con guardado de versiones:

Google Docs

WIKISPACES



COCREACIÓN




31

GOOGLE DOCS

Para cocrear conocimiento

http://youtu.be/l5vb_7-NMWU



http://docs.google.com



http://www.calameo.com/books/00033033692e4e30e3b07









32

Creación de documentos en línea de forma colaborativa

Google Docs

ESTRUCTURA DE CARPETAS PERMITE AUTORIZACIÓN DE COMPARTICIÓN POR

CARPETAS O POR DOCUMENTOS

HERRAMIENTA MUY ADECUADA ELABORACIÓN RÁPIDA DE DOCUMENTOS

QUE NECESITAN SER CONSENSUADOS: P.E. ACTAS DE REUNIONES

NO ES RECOMENDABLE UTILIZARLO COMO ARCHIVO DE DOCUMENTOS DEFINITIVOS Y EL CREADOR DEL

DOCUMENTO PUEDE ELIMINARLO O RESTRINGIR LOS PERMISOS SIEMPRE QUE LO DESEE





33

WIKISPACES

Para redactar documentos colaborativos, guardando versiones

http://www.youtube.com/watch?v=df2rC2QfvFc



http://www.wikispaces.com









34

Sitio web con páginas realizadas de manera colaborativa

Wikispaces

SI SE ESCRIBE EL TÍTULO DE UNA PÁGINA WIKI ENTRE DOBLES CORCHETES, LA PALABRA SE CONVIERTE

AUTOMÁTICAMENTE EN UN ENLACE WEB A LA PÁGINA WIKI

LOS USUARIOS AUTORIZADOS PUEDEN CREAR, MODIFICAR O BORRAR UN MISMO

TEXTO QUE COMPARTEN

HISTORIAL DE VERSIONES QUE PERMITE RECUPERAR CUALQUIER ESTADO ANTERIOR Y VER QUÉ USUARIO

REALIZÓ EL CAMBIO





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6. Herramientas de comunicación



Comunicación


36

VIDEOCHATS

Skype

Google Talk





37

GOOGLE TALKHablar desde la pantalla del mail

http://www.youtube.com/watch?v=JFGJRfoK9xQ



http://www.google.com/talk/
























38

SKYPEHablar y chatear en la misma pantalla

http://www.youtube.com/watch?v=m1mflr-kQlk



http://www.skype.com/intl/es-es/







39

7. Herramientas y estrategias de difusión



Difusión


40

REDES SOCIALES

Facebook: + social

Twitter: diseminación

Linkedin: imagen profesional

Google +: + red

BLOGS

Blogger: + usabilidad

Wordpress: imagen + profesional





41

BLOGGERDifusión escrita de la información

http://www.youtube.com/watch?v=rA4s3wN_vK8



http://www.blogger.com























42

WORDPRESS

http://www.youtube.com/watch?v=ZjZ0jq-wlhU



http://www.wordpress.com










43

TWITTERMicroblogging - Mensajes “de estado”

http://www.youtube.com/watch?v=_8y79gnc35E



http://www.twitter.com










44

FACEBOOKRed social

Difundir información donde está el cliente

http://ww

w.youtube.com

/watch?v=kiqjLN

9zL0g



http://www.facebook.com



http://www.youtube.com/watch?v=kiqjLN9zL0g






















































45

GOOGLE+

+ RED / -SOCIAL

http://www.youtube.com/watch?v=7T52AF8KqAY



https://plus.google.com/










http://www.scoop.it/t/para-saber-sobre-google









46

LINKEDINPresencia profesional en red

http://www.youtube.com/watch?v=R5n7Or0ab_0





http://www.linkedin.com


























47

Lenguaje común

dirección grupos de trabajo

tecnología

Indicadores y métricasVisión estratègica

ProcesosFunciones

Aceleración objetivosPlan estratégico inversión





48

La dirección debe ser capaz de transmitir a la organización el proyecto colectivo que les cohesiona.

Debe compartir los planes estratégicos y dar a los departamentos, áreas y equipos de trabajo la información necesaria para generar una visión común de los objetivos y de las estrategias para alcanzarlos.

A menudo nos encontramos que los grupos trabajan de forma eficiente, incluso son capaces de medir este rendimiento, pero están desconectados de la estrategia global y desconocen cómo sus resultados contribuyen a los objetivos comunes a toda la organización.

Este hecho, no sólo es desmotivador para los grupos sino que también tiene un efecto negativo sobre el apoyo y la complicidad de la dirección, que, en el mejor de los casos, se inhibe y deja hacer, con una actitud más cercana a la condescendencia que a la implicación necesaria. La actitud adecuada, en cambio, sería aprovechar el entusiasmo y canalizar la energía de los grupos para los objetivos estratégicos de la organización que lideran.

1. Alinear el proceso operativo con el estratégico





2. Medir con criterios cuantitativos y cualitativos

49

Los procesos de trabajo colaborativo no pueden vivir al margen de estos objetivos y debe ser posible responder, en un lenguaje comprensible desde un punto de vista gerencial, a unos indicadores que permitan valorar cómo sus resultados soportan los objetivos globales de la organización.

Históricamente el retorno de la inversión en tecnologías se medía principalmente en la reducción de costes o de puestos de trabajo (medidas afines a las prácticas tradicionales de la gerencia). En la era de colaboración, la tecnología se utiliza de forma diferente ya que multiplica las interacciones y amplía las capacidades de los trabajadores del conocimiento. Estos nuevos usos de la tecnología contribuyen indirectamente a mejoras de la productividad, a la rapidez en el desarrollo de productos y servicios, a la aceleración de los procesos de innovación, la mejora de clima sociolaboral, a la mejora de las relaciones con sus agentes...





50

3. Tecnología aplicada a procesos reales y necesidades específicas

Entre la tecnología y los grupos de trabajo hay una fuerte relación necesaria entre los procesos que estos grupos necesitan para trabajar y las funciones que las plataformas tecnológicas aportan para dar respuesta a estos procesos.Durante todo este estudio hemos intentado establecer un modleo que facilite la evaluación de las diferentes plataformas colaborativas a partir de la cobertura funcional a estos grupos y según sus objetivos principales.La tecnología utlizada debe formar parte de los ciclos de trabajo (workflows) de la actividad diaria de los usuarios y no una tarea más añadida al trabajo que se desarrolla.

La calidad de los procesos colaborativos y la racionalización de la aplicación de tecnologías requiere:

Clasificar los trabajadores por el tipo de trabajo que desarrollan.

Identificar qué procesos están implícitos en estos grupos.

Contrastar estos procesos con las herramientas tecnológicas que pueden contribuir a la mejora de su desarrollo.





51

4. Coherencia y visión estratégica en la política de adopción de tecnología

La dirección, dentro de sus planes estratégicos, deberá definir los criterios de inversión en tecnología según corresponda a cada contexto y situación:

Equilibrio e integración de aplicaciones orientadas a la automatización de las transacciones con la emergencia del software social y del trabajo colaborativo. Esta combinación de tecnología y sociabilidad será clave en las futuras tomas de decisiones sobre la inversión en tecnología de las organizaciones.

Se deberá valorar también el equilibrio entre invertir en una plataforma corporativa o en herramientas del mercado o en una combinación de ambas estrategias. Las plataformas corporativas aseguran la privacidad y la seguridad para residir en un entorno securizado y libre de publicidad. Responde mejor a las necesidades específicas de la organización y la implantación está normalmente acompañada de asesoramiento, servicio de asistencia (helpdesk) y tutela. COSTE ELEVADO.

Las plataformas libres aportan una masa crítica y un nivel de participación mucho más alto. Con la interacción con las comunidades externas a la organización se facilita y se obtiene claramente más difusión. en contra, no controlamos el desarrollo de nuevas prestaciones y la capacidad de servicio es limitada. AHORRO EN EL COSTE.

Respecto a modalidades en el nivel de servicio. Un aspecto a considerar son la consolidación de tendencias como SaaS (Software as a Service) y cloud computing.





52

5. La organización como sistema

A la dirección finalmente le corresponde crear un entorno, cultural y operativo, donde las dinámicas del trabajo colaborativo puedan emerger:

Hay que capacitar al personal tanto en las herramientas como en las actitudes que harán posible la colaboración.Crear espacios par compartir las experiencias.Fomentar la investigación, la innovación y la investigación, sin penalizar el error, estimulando el ensayo y la iniciativa de las personas implicadas en los diferentes proyectos.Hay una política clara sobre el uso de las herramientas (corporativas vs. abiertas) para garantizar una coherencia departamental y una coordinación operativa de los equipos. Crear protocolos de comunicación y formación sobre la adopción de herramientas colaborativas.Determinar los datos técnicos de la organización que deben estar disponibles para la organización misma y hacia el exterior.Criterio para elegir herramientas concretas para problemas concretos, en el sentido que hemos ido desarrollando en este documento (metafunciones).




Muchas gracias

Material elaborado por The ToolLAB (THP)

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Telf. +34 646 47 90 60

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Alvaro LlosaMaria Jesús Salido Rojo Mónica Poza

Francesca Cañas Ana Rodera David Alcubierrewww.TheProject.ws www.TheProject.ws www.TheProject.ws


















































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Créditos de imágenes

A successful tool is one that was used to do something undreamed of by its author, por Katerha

Rainbow colored buckets, por TanakaWho

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Calendar, por Dafnecholet

http://www.flickr.com/photos/dafnecholet/5374200948/










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http://www.flickr.com/photos/jessicamullen/3678259367/

File cabinets, por Jessica Mullen

http://www.flickr.com/photos/indi/208050183/

Two Hands and My Letters, por indi.ca

http://www.flickr.com/photos/nicholassmale/2653055999/

Telephone Pole, por Nicholas Smale










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http://www.flickr.com/photos/crabchick/2779425668/

0927 HMV Speaker, por Crabchick




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