Macros de excel....manual
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Macros de Excel. ¿Qué es una macro de Excel? Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro. Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar. Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez. Un lenguaje de programación Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa. Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación. Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo. Para qué sirve una macro en Excel ¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos. Automatización de tareas Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatización trajo
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Macros de Excel.
¿Qué es una macro de Excel?
Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado
ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de
manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente
por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.
Un lenguaje de programación
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como
Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una
herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación. Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te convertirás en un Ninja de Excel.
Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida
de eliminar esas tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.
Para qué sirve una macro en Excel
¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.
Automatización de tareas
Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde existen robots
que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatización trajo
beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor
aprovechamiento del tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.
De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro
trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos y en la toma de decisiones.
¿Cómo se ve una macro en Excel?
Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas
en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a Excel lo que
deseamos hacer con nuestros datos.
Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fácilmente. Lo que
toma un poco más de tiempo es pulir nuestras habilidades de programación. Lo que quiero decir con esto es que para ser un buen programador de macros debes dedicar tiempo en
resolver múltiples problemas en donde puedas llevar al límite el lenguaje VBA.
Creación de una macro
Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código con las instrucciones que serán ejecutadas por la macro.
Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas las
acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.
Ahora que ya sabes para qué sire una macro en Excel puedes dar los primeros pasos en
este camino utilizando el tutorial Introducción a las macros.
Mostrar la ficha Programador
Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces
debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta ficha sigue los siguientes pasos.
Mostrar la ficha Programador en Excel 2010
Haz clic en la ficha Archivo y elige la sección Opciones. Se mostrará el cuadro de diálogo
Opciones de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta de opciones.
En el panel de la derecha deberás asegurarte de seleccionar la ficha Programador.
Acepta los cambios y la ficha se mostrará en la cinta de opciones.
Grupos de la ficha Programador
El grupo Código tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic
donde se puede escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver la lista de macros disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podríamos olvidar mencionar
que en este grupo se encuentra el comando Grabar macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber sobre programación en VBA.
El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el
Solver.
El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de Excel como los controles de formulario que son botones, casillas de verificación, botones de opción entre otros más que serán de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel.
El grupo XML permite importar datos de un archivo XML así como opciones útiles para
codificar archivos XML. Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el comando Panel de documentos.
Aunque pueden parecer intimidantes los comandos de la ficha Programador con el paso
del tiempo te irás familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.
La grabadora de macros
Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero el método más
sencillo es utilizar la grabadora de macros que guardará todos los pasos realizados para ejecutarlos posteriormente.
La grabadora de macros en Excel 2010
La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es
conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de macros
debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando Grabar macro.
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.
En el cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre que identificará de
manera única a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un método abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación de
teclas especificadas.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se almacenará la macro.
Este libro. Guarda la macro en el libro actual. Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel. Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier
momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.
También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar de ejecutar
las acciones planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación para completar la macro.
Crear una macro
En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de macros. La macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá ilustrar el proceso básico de
creación.
Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar la grabación debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual
mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el método abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón Aceptar se iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.
Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá quedado
guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una nueva hoja de Excel y seleccionaré el comando Macros.
Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes y de las
cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarán todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas el método abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá
este último cuadro de diálogo.
El código de la Grabadora de macros
Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es analizar el
código generado por la Grabadora de macros. Para este ejemplo grabaremos una macro muy sencilla que solamente cambie el color de la fuente de la celda actual.
Para comenzar debemos ir a la ficha Programador y pulsar el comando Grabar macro lo
cual mostrará el cuadro de diálogo donde asignaré un nombre a la macro que estoy por crear.
Pulsa el botón Aceptar y se comenzarán a grabar todas las acciones, así que debes actuar
con cuidado porque se grabará absolutamente todo. Para la macro que estoy grabando solo haré lo siguiente: iré a la ficha Inicio y pulsaré el comando Color de fuente y seleccionaré
el color rojo para la celda activa.
Una vez hecho esto debo detener la grabación de la macro y una alternativa para hacerlo es
pulsar el icono que se muestra en la barra de estado.
Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botón Macros que se encuentra en el
grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro que enlista todas las macros que hemos creado.
Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de
Visual Basic y mostrará el código generado para la macro.
Observando este código podemos aprender varias cosas. Para empezar observamos que el
objeto Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace referencia a la fuente de la celda o rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada
Color que es precisamente la que define el color rojo de nuestra celda.
Aunque este ha sido un ejercicio muy sencillo, cuando tengas curiosidad o duda sobre qué objetos utilizar al programar en VBA considera utilizar la Grabadora de macros para
darte una idea del camino a seguir.
Establecer seguridad de macros
La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún archivo que contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al equipo. De manera
predeterminada Excel no permite ejecutar macros automáticamente.
Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección porque sabes que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la configuración para
habilitar todas las macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos: Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de diálogo mostrado
selecciona la opción Centro de confianza y posteriormente pulsa el botón Configuración
del centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo Centro de confianza.
Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones
disponibles.
Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite ejecutar solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los
lugares confiables se configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de diálogo.
Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se desea ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente . Solamente se podrán ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.
Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna notificación al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente confiables. Esta opción es la que corre los mayores riesgos al ejecutar
una macro de una fuente desconocida.
Una vez seleccionada la opción deseada se debe pulsar el botón Aceptar para hacer los cambios permanentes.
Programando en VBA
Excel 2010 es una de las herramientas de software más poderosas para el manejo, análisis y presentación de datos. Aun y con todas sus bondades, en ocasiones Excel no llega a suplir
algunas necesidades específicas de los usuarios.
Afortunadamente Excel cuenta con VBA que es un lenguaje de programación que permite extender las habilidades del programa para cubrir nuestros requerimientos. Utilizando VBA se pueden desarrollar nuevos algoritmos para analizar la información o para integrar a
Excel con alguna otra aplicación como Microsoft Access.
Principios fundamentales
La programación en VBA puede ser un tanto misteriosa para la mayoría de los usuarios de Excel, sin embargo una vez que se comprenden los principios básicos de programación en
VBA se comenzarán a crear soluciones robustas y efectivas.
El primer concepto importante a entender es que cada elemento de Excel es representado en VBA como un objeto. Por ejemplo, existe el objeto Workbook que representa a un libro
de Excel. También existe el objeto Sheet que representa una hoja y el objeto Chart para un gráfico.
El segundo concepto importante a entender es que cada uno de estos objetos tiene
propiedades y métodos. Para explicar mejor este concepto utilizaré una analogía.
Propiedades y Métodos
Supongamos que tenemos el objeto auto. Así es, un auto como el que manejamos todos los días para ir al trabajo. Este auto tiene varias propiedades como son: marca, modelo, color,
tipo de transmisión las cuales ayudan a describir mejor al auto. También hay propiedades
que indican su estado actual como por ejemplo gasolina disponible, temperatura del aceite, velocidad, kilómetros recorridos entre otras propiedades más. Podemos decir que las
propiedades de un objeto nos ayudan a describirlo mejor en todo momento.
Por otro lado tenemos los métodos de un objeto que en resumen son las acciones que podemos realizar con dicho objeto. Por ejemplo, con nuestro auto podemos hacer lo
siguiente: encenderlo, avanzar, vuelta a la izquierda, vuelta a la derecha, reversa, detener, apagar, etc. Todas las acciones que se pueden llevar a cabo con un objeto son conocidas como métodos.
Volviendo al terreno de Excel, el objeto Workbook tiene propiedades como ActiveSheet
(Hoja activa), Name (Nombre), ReadOnly (Solo Lectura), Saved (Guardado) y algunos de sus métodos son Save (Guardar), Close (Cerrar), PrintOut (Imprimir), Protect (Proteger),
Unprotect (Desproteger).
Será dificil mencionar todos los objetos de Excel y sus propiedades en esta publicación, pero lo importante a recordar en este ocasión es que cada elemento de Excel está siempre
representado por un objeto en VBA y cada objeto tiene a su vez propiedades y métodos
que nos permitirán trabajar con nuestros datos.
El Editor de Visual Basic
El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa independiente a
Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el programa que nos permite escribir código VBA que estará asociado a las macros.
Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a través del
botón Visual Basic de la ficha Programador.
El segundo método para abrir este programa es, en mi opinión, el más sencillo y rápido y
que es a través del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic contiene varias ventanas y barras de herramientas.
En la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el proyecto VBA creado para el libro actual y además muestra las hojas pertenecientes a ese libro de
Excel. Si por alguna razón no puedes visualizar este módulo puedes habilitarlo en la opción de menú Ver y seleccionando la opción Explorador de proyectos.
El Explorador de proyectos también nos ayuda a crear o abrir módulos de código que se
serán de gran utilidad para reutilizar todas las funciones de código VBA que vayamos escribiendo.
Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato que
está en la parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de escribir código VBA porque permite introducir instrucciones y observar el resultado inmediato. Además,
desde el código VBA podemos imprimir mensajes hacia la ventana Inmediato con el comando Debug.Print de manera que podamos depurar nuestro código. Si no puedes observar esta ventana puedes mostrarla también desde el menú Ver.
El área más grande en blanco es donde escribiremos el código VBA. Es en esa ventana en
donde escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a nuestras macros.
Es importante familiarizarnos con el Editor de Visual Basic antes de iniciar con la creación de macros.
Tu primera macro con VBA
Ahora que ya sabes lo que es el Editor de Visual Basic para Aplicaciones puedo mostrarte un ejemplo muy sencillo para crear una macro. Lo primero que debes hacer es ir a la ficha
Programador y hacer clic en el botón Visual Basic.
Creación de un módulo
Una vez dentro del Editor debes hacer clic derecho sobre el título del proyecto y dentro del menú seleccionar la opción Insertar y posteriormente Módulo.
Se creará la sección Módulos y dentro de la misma se mostrará el módulo recién creado.
Puedes saber que el módulo está abierto porque su nombre se muestra en el título entre corchetes.
Si el módulo no está abierto solamente deberás hacer doble clic sobre él. Posiciónate en el área de código e introduce las siguientes instrucciones:
Antes de avanzar explicaré con detalle las instrucciones mostradas.
Subrutinas en VBA
El primer concepto que explicare es la instrucción Sub que es la abreviación de la palabra subrutina. Una subrutina no es más que un conjunto de instrucciones que se ejecutarán
una por una hasta llegar al final de la subrutina que está especificado por la instrucción End
Sub.
Las subrutinas nos ayudan a agrupar varias instrucciones de manera que podamos organizar adecuadamente nuestro código. Una subrutina siempre tiene un nombre el cual
debe ser especificado justo después de la instrucción Sub y seguido por paréntesis.
La función MsgBox en VBA
La subrutina que acabamos de crear para este ejemplo solamente tiene una instrucción dentro la cual hace uso de la función MsgBox. Esta función nos ayuda a mostrar una
ventana de mensaje de manera que podamos estar comunicados con el usuario sobre cualquier error o advertencia que necesitamos darle a conocer. Para este ejemplo he
utilizado la forma más sencilla de la función MsgBox la cual solamente tiene un solo argumento que es precisamente el mensaje que necesitamos mostrar en pantalla al usuario.
Ejecutar macro
Para probar nuestro código bastará con pulsar el botón Ejecutar que se encuentra dentro de
la barra de herramientas.
En cuanto se pulsa el botón se ejecutará el código recién ingresado y obtendremos el resultado en pantalla.
Listo, has creado tu primera macro la cual muestra una ventana de mensajes y despliega el
texto especificado en la función MsgBox. Para guardar la macro recuerda que debes guardar el archivo como Libro de Excel habilitado para macros, de lo contrario perderás
el código del módulo creado.
Utilizar comentarios en VBA
Utilizar comentarios dentro del código VBA es una de las mejores prácticas que debes
adoptar desde que inicias en el mundo de la programación en Excel. Los comentarios harán que tu código sea fácil de entender.
Un comentario en VBA es una línea dentro del código que no será tomada en cuenta al momento de realizar la ejecución. Los comentarios serán solo visibles por ti al momento de
editar el código dentro del Editor de Visual Basic.
Para agregar un comentario será suficiente con colocar una comilla sencilla (‘) al inicio de la línea. Después de colocar la comilla sencilla debes escribir el comentario y al terminar de
insertar la línea Excel colocará automáticamente el texto en color verde indicando que ha reconocido la línea como un comentario en VBA.
He visto en más de una ocasión que muchas personas no tienen esta buena práctica al programar en VBA y el problema se presentará cuando pase el tiempo y tengan que
modificar el código pero ya no recuerden la lógica implementada ni lo que significa cada una de las variables.
Aunque pareciera una actividad aburrida, créeme que te ahorrará mucho tiempo cuando te
veas en la necesidad de modificar tu código. Además, si por alguna razón necesitas que otra persona haga modificaciones al código le serán de gran ayuda los comentarios que hayas
agregado.
Comentar varías líneas de código
Como ya lo mencioné, un comentario en VBA será omitido al momento de la ejecución. En ocasiones cuando está haciendo pruebas con tu código VBA deseas evitar que ciertas
líneas de código se ejecuten y una manera de hacer es comentando dichas líneas.
Para comentar varias líneas de código en una macro, sin la necesidad de estar colocando la comilla sencilla al principio de cada una de las líneas, puedes seguir los siguientes pasos.
En primer lugar selecciona todas las líneas de código que deseas convertir en comentarios y posteriormente oprime el botón Bloque con comentarios de manera que Excel coloque todas las comillas sencillas (‘) a cada línea de código seleccionada.
De la misma manera puedes remover las comillas sencillas si pulsas el botón Bloque sin comentarios que se encuentra justo al lado derecho del botón Bloque con comentarios.
Si no puedes ver los botones anteriores en el Editor de Visual Basic es porque seguramente
tienes oculta la barra de herramientas de Edición. Para mostrarla, haz clic derecho sobre un área libre del menú superior y seleccionar la opción Edición.
Objetos, propiedades y métodos
Los objetos en Excel (VBA) son cosas. Una celda es un objeto, una hoja es un objeto, un
libro es un objeto y de esta manera existen muchos más objetos en Excel. A esto lo conocemos como el modelo de objetos de Excel.
Cada uno de los objetos de Excel tiene propiedades y métodos. Las propiedades son las características del objeto y los métodos son las acciones que el objeto puede hacer.
Propiedades de un objeto
Si una persona fuera un objeto de Excel sus propiedades serían el color de sus ojos, el color
de su cabello, su estatura, su peso. De la misma manera, un objeto de Excel tiene propiedades por ejemplos, una celda (Range) tiene las propiedades valor (Value) y dirección (Address) entre muchas otras. Estas propiedades describen mejor al objeto.
Métodos de un objeto
Siguiendo con el ejemplo de una persona, si fuera un objeto de Excel sus métodos serían correr, caminar, hablar, dormir. Los métodos son las actividades o acciones que el objeto
puede realizar. Los objetos de Excel se comportan de la misma manera que el ejemplo de una persona. Una celda (Range) tiene los métodos activar (Activate), calcular (Calculate), borrar (Clear) entre muchos más.
Utilizando las propiedades y los métodos
Para acceder a las propiedades y métodos de un objeto lo hacemos a través de una nomenclatura especial. Justo después del nombre del objeto colocamos un punto seguido del nombre de la propiedad o del método. Observa este ejemplo donde hacemos uso de la
propiedad Value para la celda A1:
Range("A1").Value = "Hola"
De esta manera asignamos una cadena de texto al valor de la celda A1. Ahora bien, si queremos borrar ese valor que acabamos de colocar en la celda podemos utilizar el método Clear de la siguiente manera:
Range("A1").Clear
Ver todas las propiedades y métodos
Los objetos tienen muchas propiedades y métodos y a veces es difícil pensar que los llegaremos a memorizar todos por completo. Sin embargo, el Editor de Visual Basic es de gran ayuda porque justamente al momento de escribir nuestro código nos proporciona la
lista completa de propiedades y métodos para un objeto.
Esto sucede al momento de introducir el punto después del nombre del objeto. Puedes distinguir entre las propiedades y métodos porque tienen iconos diferentes. En la imagen de arriba los métodos son los que tienen el icono de color verde.
Recuerda, los objetos son cosas en Excel y sus características las llamamos propiedades
las cuales nos ayudan a definir al objeto. Los métodos son las acciones que cada objeto puede realizar.
Navegando el modelo de objetos
Excel tiene un modelo de objetos el cual es una jerarquía de todos los objetos que podemos utilizar desde el lenguaje VBA. En la parte superior de la jerarquía se encuentra el objeto
Application y todos los demás objetos estarán por debajo de él.
Acceder a objetos inferiores
Para tener acceso a los objetos que están por debajo del objeto Application podemos utilizar el punto. El punto nos ayuda a navegar por la jerarquía hacia un nivel inferior. Observa lo
que se muestra en el Editor de Visual Basic al colocar un punto después del objeto Application:
Por ejemplo, si deseamos poner en negritas el texto de la celda A1 debemos llegar al objeto Range el cual nos dará acceso a modificar la propiedad Bold de la siguiente manera:
Aunque esta línea de código puede tomarnos un poco de tiempo en escribirla, pero describe por completo la jerarquía de los objetos.
Objetos predeterminados
Existe una funcionalidad intrínseca de VBA conocida como objetos predeterminados la cual nos permite omitir la escritura de algunos objetos y aun así tener un código funcional.
Por ejemplo, en la sentencia mostrada previamente podemos omitir el objeto Application y tener nuestro código funcionando correctamente:
Inclusive podemos omitir los objetos ActiveWorkbook y ActiveSheet sabiendo que el
código se ejecutará siempre sobre el libro activo y la hoja que esté activa al momento de la ejecución:
Referencias completas a objetos
A algunas personas les gusta utilizar las referencias completas a los objetos, es decir, especificar toda la ruta completa hasta llegar al objeto deseado. Una razón para hacer esto
es porque da una claridad absoluta sobre la ubicación exacta de cada objeto lo cual ayudará a evitar cualquier mala interpretación del código.
Si decides no hacer uso de los objetos predeterminados sino que deseas utilizar las referencias completas hacia cada objeto aún hay una manera de ahorrar algunas líneas de
código. Supongamos las siguientes instrucciones en VBA:
Podemos ahorrar algunas palabras de este código haciendo uso del bloque With de la siguiente manera.
En ambos casos el resultado será el mismo y en el último ahorraremos algunos caracteres dejando nuestro código VBA claro y legible.
Las colecciones de objetos Workbooks y
Worksheets
Un objeto en VBA puede contener otro objeto y ese objeto a su vez puede contener otro
objeto y así sucesivamente. La raíz de todos los objetos en VBA se encuentra en el objeto Application el cual a su vez contiene las colecciones de objetos Workbooks y
Worksheets.
El objeto Workbook y el objeto Worksheet
El objeto Workbook representa un libro de Excel y el objeto Worksheet representa una hoja de un libro de Excel. Como sabemos, un libro de Excel puede tener más de una hoja lo cual
significa que un objeto Workbook puede contener más de un objeto Worksheet.
Ya que no hay límite en el número de hojas que puede tener un libro, se volvería complicado organizar esta relación entre los objetos Workbook y Worksheet y por esta razón se crearon las colecciones de objetos. De esta manera un objeto Workbook tiene
asociada una colección de objetos Worksheets la cual contiene los objetos Worksheet que representan las hojas de ese libro de Excel.
De la misma manera, el objeto Application no tiene asignados directamente todos los libros
de Excel sino que tiene una colección de objetos Workbooks la cual incluirá todos los objetos Workbook de los libros de Excel que abramos en nuestro código VBA.
Abrir un libro de Excel
Para abrir un libro de Excel en VBA podemos utilizar el método Open del objeto
Workbooks de la siguiente manera:
Application.Workbooks.Open Filename:="C:Libro1.xlsx"
Esta instrucción abrirá el archivo ubicado en “C:Libro1.xlsx” y lo agregará a la colección
de objetos Workbooks. De esta manera podemos abrir tantos archivos como sean necesarios y para cada uno de ellos se creará un objeto Workbook el cual será almacenado
dentro de Workbooks.
Hacer referencia a un libro en VBA
Una vez que hemos abierto los archivos que necesitamos podremos hacer referencia a cada
uno de ellos a través de la colección de objetos Workbooks de la siguiente manera:
Application.Workbooks(1).Activate
El número que observas dentro de los paréntesis indica el índice del objeto Workbook
dentro de la colección de objetos Workbooks. De manera predeterminada el índice 1 será para el libro de Excel que contiene el código VBA y a partir de ahí la numeración será de
acuerdo al orden en que hayamos abierto otros archivos.
Si conocemos el nombre del libro podemos utilizarlo en lugar del índice y tener una instrucción como la siguiente:
Application.Workbooks("Libro1.xlsx").Activate
La colección de objetos Workbooks nos permitirá acceder a todos los libros que hayamos
abierto dentro de nuestra aplicación VBA.
Acceder las hojas de un libro
De igual manera podemos acceder las hojas de cualquier libro a través de su colección de
objetos Worksheets. Esta colección también puede ser accedida por el índice de cada una de las hojas del libro:
Application.Workbooks(1).Worksheets(1).Range("A1").Value = "Hola"
Esta instrucción accede a la hoja con el índice 1 y coloca el valor “Hola Mundo” en la celda A1. También podemos acceder a una hoja a través de su nombre en caso de que lo
conozcamos:
Application.Workbooks(1).Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = "Hola"
Agregar una nueva hoja
A través de la colección de objetos Worksheets podemos crear nuevas hojas en un libro. Observa la siguiente instrucción:
Worksheets.Add
Observa que no he iniciado la instrucción anterior con el objeto Application, ni tampoco está precedida por el objeto Workbooks. Esta es una sintaxis aceptable dentro de VBA e
indica que se agregará una nueva hoja al libro que esté activo en ese momento. Este es un método abreviado que podemos utilizar si estamos seguros de que el libro activo es el libro
al que deseamos agregar una nueva hoja. De lo contrario, podemos especificar tota la ruta completa:
Application.Workbooks("Libro1.xlsx").Worksheets.Add
Ahora ya sabemos que VBA tiene un objeto para representar los libros de Excel (Workbook) y otro objeto para representar las hojas de un libro (Worksheet). Ambos tipos
de objetos son almacenados dentro de colecciones de objetos que son conocidas como Workbooks, que se refiere a la colección de libros que se han abierto y Worksheets que es la colección de hojas que pertenecen a un determinado libro.
El objeto Application en VBA
Cuando escribimos macros con VBA trabajamos con múltiples objetos que pueden ejecutar nuestras instrucciones adecuadamente, pero el objeto Application está en el nivel más alto
de la jerarquía del modelo de objetos de Excel.
El objeto Application simboliza a Excel mismo y nos da acceso a opciones y configuraciones a nivel de la aplicación. Muchas de las opciones que podemos modificar
con el objeto Application son las mismas que encontramos en la ficha Archivo dentro del cuadro de diálogo Opciones de Excel.
Ya que el objeto Application es el objeto principal dentro de VBA todos los demás objetos derivan de él. Es por ello que encontrarás frecuentemente instrucciones que comienzan
especificando el objeto Application:
Application.ActiveSheet.Name = "Reporte de Ventas"
Sin embargo, VBA nos permite, en la mayoría de los casos, omitir la escritura del objeto
Application ya que supone que todos los demás objetos provienen de él. De esta manera la siguiente instrucción también es válida.
ActiveSheet.Name = "Reporte de Ventas"
Colecciones del objeto Application
El objeto Application tiene algunas colecciones que son de mucha utilidad como Sheets, Columns y Rows. La colección Sheets nos permite acceder a todas las hojas de un libro:
Application.Sheets.Count
Es muy importante mencionar que la colección Sheets se referirá al libro de Excel que se encuentre activo en el momento de ejecutar esta instrucción. Las colecciones Columns y
Rows nos permitirán acceder a las columnas y filas de la hoja activa.
Application.Columns(5).Select
Application.Rows(5).Select
Propiedades del objeto Application
El objeto Application tiene muchas propiedades como para mencionarles todas en esta ocasión, pero algunas de las más importantes son las siguientes:
ActiveWorkbook. Devuelve un objeto Workbook que representa el libro de Excel
activo.
ActiveSheet. Regresa un objeto Worksheet que representa a la hoja que esté
actualmente seleccionada (activa). ActiveCell. Devuelve un objeto Range que representa la celda activa dentro de la
hoja activa en el libro de Excel activo. ThisWorkbook. Esta propiedad devolverá un objeto Workbook que representará el
libro que contiene la macro que está siendo ejecutada.
Métodos del objeto Application
Uno de los métodos más utilizados del objeto Application es el método InputBox que nos ayuda a mostrar un cuadro de diálogo que solicita al usuario el ingreso de algún valor.
Observa la siguiente línea de código:
Impresiones = Application.InputBox(Prompt:="Número de impresiones:", _
Title:="Imprimir", Default:=1, Type:=1)
Esta instrucción hará que Excel muestre un cuadro de diálogo pidiendo al usuario ingresar el número de impresiones que desea realizar. El número ingresado por el usuario se guardará en la variable Impresiones.
El libro de macros personal en Excel
Cuando creamos una macro en Excel podemos guardarla en el libro actual o podemos
guardarla en el libro de macros personal. La ventaja de guardar una macro en el libro de
macros personal es que nuestra macro estará disponible para cualquier libro.
El libro de macros personal
El libro de macros personal es en realidad un archivo oculto llamado personal.xlsb y que
es cargado cada vez que iniciamos Excel. Si tienes Windows 7 podrás encontrar el archivo personal.xlsb en la siguiente carpeta:
C:\Usuarios\[Usuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART
En la ruta que observas arriba [Usuario] es el nombre de tu usuario en el equipo. Además la carpeta AppData es una carpeta oculta por lo que no la encontrarás directamente en el
navegador de Windows a menos que habilites la vista de archivos ocultos.
Creación del libro de macros personal
El libro de macros personal se crea la primera vez que se guarda una macro en él. Para hacerlo, crea una macro y especifica que deseas guardarla en el Libro de macros personal.
Cuando guardes el archivo Excel verás un mensaje preguntando si deseas guardar los cambios realizados al libro de macros personal, para lo cual deberás pulsar el botón
Guardar.
El libro de macros personal en el Editor de Visual Basic
Una vez que el libro de macros personal ha sido creado lo podrás ver dentro del Editor de Visual Basic:
Por debajo del nombre VBAProject (PERSONAL.XLSB) encontrarás la carpeta Módulos y dentro de ella encontrarás todas las macros que se hayan guardado en el libro de macros
personal organizadas en módulos.
Si deseas eliminar algún módulo solamente deberás hacer clic derecho sobre él y
seleccionar la opción Quitar Módulo.
Tipos de errores en VBA
No todas las cosas funcionan bien a la primera y seguramente te encontrarás con errores al
programar en Excel. Existen dos tipos de errores en VBA: errores de sintaxis y errores en tiempo de ejecución.
Errores de sintaxis en VBA
Un error de sintaxis ocurre cuando tenemos un error con el lenguaje VBA, es decir, cuando
intentamos hacer algo que no está permitido. Este tipo de errores son los más fáciles de localizar porque el Editor de Visual Basic está configurado para avisarnos en el momento
en que encuentra un error de este tipo en nuestro código.
Los errores de sintaxis en VBA surgen cuando intentamos insertar algún operador o alguna instrucción de VBA en un lugar que no le corresponde. Observa la siguiente imagen:
En este ejemplo he intentado utilizar la palabra Next en lugar del tipo de dato de la variable.
Es por eso que el Editor de Visual Basic muestra un mensaje de error de compilación. La palabra Next es parte del lenguaje VBA pero la he utilizado en el lugar inapropiado y por eso obtengo el error.
De igual manera el Editor de Visual Basic notará si hemos utilizado una palabra que no pertenece al lenguaje VBA. En el siguiente ejemplo he confundido la instrucción Mod (módulo) y he colocado la palabra Mud.
Estos son solo unos ejemplos de errores de sintaxis que podemos cometer pero como lo he mencionado antes, el Editor de Visual Basic nos alertará sobre dichos errores y podremos
detectarlos y corregirlos.
Errores en tiempo de ejecución
Un error en tiempo de ejecución ocurre cuando nuestra aplicación ya está siendo ejecutada e intenta hacer alguna acción que no está permitida por Excel o por Windows. Esto
ocasionará que nuestra aplicación colapse o que Excel deje de responder.
Este tipo de errores son mas difíciles de encontrar pero aun así se podrán encontrar algunos de ellos al hacer pruebas y depuración de nuestra aplicación. Algunos ejemplos de este tipo de errores son los siguientes:
Intentar realizar una operación no permitida por el ordenador. Por ejemplo una
división entre cero o intentar sumar una cadena de texto y un valor Double. Intentar utilizar una librería de código que no está accesible en ese momento.
Utilizar un bucle con una condición que nunca se cumple. Tratar de asignar un valor que está fuera de los límites de una variable.
Existen muchas otras razones por las que podemos tener un error en tiempo de ejecución.
La mejor manera de prevenir estos errores será haciendo una depuración de nuestro código pero eso será tema de otro artículo.
Lo importante por ahora es estar consiente de estos dos tipos de errores en VBA y saber que debemos estar atentos para corregir todos los errores de sintaxis de nuestro código y
minimizar al máximo los posibles errores de ejecución.
Depurar macros en Excel
Cuando nos encontramos con errores en nuestras macros podemos depurar el código
utilizando el Editor de Visual Basic para encontrar fácilmente los errores que pueda contener nuestro código VBA. Considera la siguiente macro:
Depurar código VBA
Para iniciar con la depuración del código podemos seleccionar la opción de menú
Depuración > Paso a paso por instrucciones o simplemente pulsar la tecla F8.
Esto hará que se inicie la ejecución en la primera línea, la cual se mostrará con un fondo amarillo indicando que esa instrucción es la que esta por ejecutarse.
Para continuar con la depuración debemos pulsar de nuevo la tecla F8 hasta llegar al final del código. Cada vez que pulsamos la techa F8 suceden las siguientes cosas:
1. Excel ejecuta la instrucción que está sombreada en color amarillo
2. Si Excel encuentra un error en la instrucción, entonces enviará un mensaje de error. 3. Por el contrario, si no hubo error en dicha instrucción, entonces Excel marcará en
amarillo la siguiente instrucción a ejecutar.
De esta manera podemos ejecutar cada una de las líneas de nuestro código VBA y validar
que no exista error alguno. Regresando a nuestro ejemplo, al momento de llegar a la tercera instrucción y pulsar la tecla F8, Excel enviará el siguiente mensaje de error:
El mensaje nos advierte que el objeto no admite esa propiedad o método y se está refiriendo
al objeto Range en donde el método Value no está escrito de manera correcta y por lo tanto el depurador de VBA no reconoce dicha propiedad. Pulsa el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y poder corregir el error en el código.
Ya hemos hablado sobre los diferentes tipos de errores en VBA y la depuración nos
ayudará a probar nuestro código y a encontrar la gran mayoría de los errores que podamos tener. Es probable que al principio veas a la depuración como un trabajo muy exhaustivo
pero cuando tus programas y macros comiencen a crecer entonces verás todos los beneficios que nos da la depuración de macros en Excel.
Variables en VBA
Cuando programamos en VBA frecuentemente necesitamos un repositorio para almacenar el resultado de alguna operación. Las variables en VBA son utilizadas para guardar valores y su tipo dependerá de clase da dato que deseamos guardar dentro de ellas.
En VBA existen variables de tipo entero que almacenan números, variables de tipo doble
que también almacenan números pero con decimales, variables de tipo texto para guardar una cadena de caracteres entre algunos otros tipos de variables. A continuación haremos
una revisión de cada uno de estos tipos.
Variables de tipo entero
Las variables de tipo entero son utilizadas para guardar números enteros. Debemos utilizar la palabra clave Integer para declarar una variable de este tipo.
Dim x As Integer
x = 6
En la primera instrucción estoy declarando la variable con el nombre “x” y estoy indicando
que será del tipo Integer. “Declarar una variable” significa avisar a Excel sobre la existencia de dicho repositorio para guardar información. En la segunda instrucc ión asigno el valor 6 a la variable “x”.
Variables de tipo doble
Las variables de tipo doble pueden almacenar números con el doble de precisión incluyendo números decimales. La palabra clave para este tipo de variables es Double.
Dim x As Double
x = 3.1416
Aunque las variables de tipo doble pueden almacenar números enteros sin problema, no es recomendable hacerlo porque estaremos desperdiciando espacio en la memoria del
ordenador. Es decir, el tamaño reservado para una variable doble es el adecuado para guardar números decimales, si solo guardamos un número entero quedará especio sin
utilizar. Por lo tanto es recomendable utilizar siempre el tipo de variable adecuado para cualquier número.
Variables de tipo texto
Una variable de tipo texto se declara con la palabra clave String. En el siguiente código
declararé la variable título y posteriormente le asignaré un valor.
Dim libro As String
libro = "Programación en Excel"
Variables de tipo lógico
Una variable de tipo lógico es aquella que puede almacenar solamente dos valores: falso o verdadero. La palabra clave para definir estas variables es Boolean.
Dim continuar As Boolean
continuar = True
La primera línea declara la variable “booleana” y en la segunda le asignamos un valor.
Solamente podemos asignar dos valores a este tipo de variables: True (verdadero) y False (falso).
Estos son los tipos de variables básicos en VBA. Existen algunos más que iré tratando en
artículo posteriores. Mientras tanto es indispensable que aprendas a declarar adecuadamente las variables en VBA porque será inevitable hacer uso de ellas dentro de nuestros programas.
Cadenas de texto en VBA
Existen varias funciones en VBA que podemos utilizar para manipular cadenas de texto. A continuación revisaremos algunas de estas funciones VBA y observaremos el resultados de
cada una de ellas.
Para iniciar con esta revisión, debes colocar un botón de comando dentro de una hoja de Excel y después hacer doble clic sobre él para introducir el código.
Unir cadenas de texto
Para unir dos (o más) cadenas de texto podemos utilizar el operador &. Observa el siguiente
código:
El resultado de este código es el siguiente:
La función Left
La función Left en VBA nos ayuda a extraer un número determinado de caracteres a la
izquierda de la cadena de texto.
En el código he especificado los 7 caracteres a la izquierda de la cadena de texto. El
resultado es el siguiente:
La función Right
La función Right nos permite extraer caracteres a la derecha de una cadena de texto.
Observa el siguiente código:
En esta función la cuenta de caracteres se hace de derecha a izquierda siendo el último
carácter de la cadena de texto el primero que extraerá la función Right. Para este ejemplo he pedido los últimos 5 caracteres a la derecha de la cadena de texto:
La función Len
La función Len nos ayuda a conocer la longitud de una cadena de texto, es decir, la cantidad de caracteres que conforman a una cadena.
La función Len contará cada uno de los caracteres de la cadena y regresará un número:
La función InStr
La función InStr devuelve la posición de un carácter dentro de la cadena. Supongamos que
quiero encontrar la posición de la letra “M” dentro de la cadena que contiene el valor “Hola Mundo”.
Es importante resaltar que la función InStr es sensible a mayúsculas y minúsculas. Observa cómo he especificado buscar la letra “M” (mayúscula) y el resultado de la función es el
siguiente:
La función InStr encontró la letra “M” en la posición número 6 comenzando desde la izquierda. Si en lugar de la letra “M” busco la letra “m” (minúscula), la función InStr
devolverá el valor 0 (cero) indicando que no ha encontrado dicha letra.
Además de indicar letras individuales en la función InStr, también podemos especificar palabras completas por ejemplo:
cadena = "Hola Mundo"
InStr (cadena, "Mundo")
Por ejemplo, al buscar la palabra “Mundo” dentro de la cadena de texto obtendremos como
resultado la posición número 6 ya que en esa posición comienza la palabra “Mundo”.
La función Mid
Con la función Mid podemos extraer una subcadena de otra cadena de texto con tan solo especificar la posición inicial de la subcadena y su longitud. Observa el siguiente ejemplo:
La función Mid se moverá a la posición 15 de la cadena y a partir de ahí contará 7
caracteres y devolverá como resultado la cadena comprendida entre ambas posiciones. En nuestro ejemplo, la palabra “funcion” es la que se encuentra entre dichas posiciones.
Las funciones de texto en VBA nos ayudarán a manipular adecuadamente las cadenas de texto y podremos obtener los resultados que necesitamos.
La declaración If-Then en VBA
En ocasiones necesitamos ejecutar algunas líneas de código de nuestra macro solamente cuando alguna condición se haya cumplido. La declaración If-Then nos permite validar una condición para tomar una decisión adecuada.
La declaración If-Then en VBA es la más básica de todas las declaraciones de control de
flujo que son aquellas declaraciones que nos permiten tomar decisiones en base a una
condición. Esta declaración la podemos traducir como Si-Entonces y la utilizaremos en
situaciones donde necesitamos realizar la siguiente evaluación: Si se cumple la condición Entonces haz esto.
Ejemplo de la declaración If-Then
Para probar el funcionamiento de la declaración If-Then inserta un botón de comando (Control ActiveX) en una hoja de Excel y haz doble clic sobre él para colocar el siguiente código:
En el primer paso se hace la declaración de las variables que utilizaré en el resto del
código. En el segundo paso asigno el valor de la celda A1 a la variable calificación.
El tercer paso contiene la declaración If-Then y que prueba Si el valor de la variable calificación es mayor o igual a 60. En caso de ser verdadero Entonces se asigna el valor “Aprobado” a la variable resultado.
El último paso es asignar el valor de la variable resultado a la celda B2.
Ahora observa el resultado al ejecutar esta macro.
La declaración Else
Parece que todo funciona muy bien en el código anterior pero aún lo podemos mejorar agregando la declaración Else de manera que tengamos una declaración de la forma If-
Then-Else. Esta variante nos permite hacer la siguiente evaluación: Si se cumple la condición Entonces haz esto De lo contrario haz otra cosa.
La declaración Else en VBA nos permite indicar otro bloque de instrucciones que se deben ejecutar en caso de que la condición sea falsa. De esta manera podemos tomar una acción
determinada en caso de que la condición se cumpla o en caso de que no se cumpla.
Ahora modificaré el ejemplo anterior para asegurarme de que en caso de que la condición de calificación mayor o igual a 60 no se cumpla se despliegue el resultado “reprobado”.
Observa el siguiente código.
En el tercer paso puedes observar la declaración If-Then-Else. Ahora observa el efecto de
este cambio al momento de ejecutar el código:
Por último quiero que observes que en este segundo ejemplo la declaración If-Then-Else
termina con la declaración End If. Siempre que utilicemos la declaración If-Then o la declaración If-Then-Else debemos terminar con End If.
La única ocasión donde no se termina con End If es cuando la declaración If-Then se
puede colocar en una sola línea como es el caso del primer ejemplo de este artículo.
Acceder celdas con VBA
Existe un par de maneras para acceder las celdas de nuestras hojas utilizando VBA.
Podemos utilizar el objeto Range y también podemos utilizar el objeto Cells. A continuación revisaremos ambos objetos.
Seleccionar una celda
Si deseamos seleccionar la celda B5 podemos utilizar cualquiera de las dos instrucciones
siguientes:
Range("B5").Select
Cells(5, 2).Select
El objeto Cells tiene como primer argumento el número de fila y como segundo argumento el número de columna.
Seleccionar un rango
Para seleccionar un rango de celdas lo más conveniente es utilizar el objeto Range de la
siguiente manera:
Range("A1:D5").Select
El objeto Cells no nos permite seleccionar un rango porque solamente podemos especificar una celda a la vez.
Establecer el valor de una celda
Para establecer el valor de una celda podemos utilizar alguna de las siguientes
instrucciones:
Range("B5").Value = 500
Cells(5, 2).Value = 600
Ventaja del objeto Cells
Es mucho más común encontrarse el objeto Range en las aplicaciones VBA, sin embargo el
objeto Cells ofrece una ventaja que debemos considerar cuando necesitamos hacer un recorrido programático por varias celdas ya que será muy sencillo especificar las filas y
columnas utilizando una variable numérica.
For i = 1 To 10
For j = 1 To 5
Cells(i, j).Value = i * j
Next j
Next i
El bucle For-Next en VBA
En términos de programación, un bucle es una instrucción que nos permitirá ejecutar
repetidamente un conjunto de instrucciones hasta que se cumpla la condición que hayamos especificado. Los bucles también son conocidos como ciclos.
La instrucción For-Next
El bucle For-Next es una de las instrucciones más útiles al programar en VBA. La sintaxis de esta instrucción es la siguiente:
For inicialización de variable To límite
{Conjunto de instrucciones que se repetirán}
Next incrementar variable
Inicialización de variable: Ya que la instrucción For Next repite un conjunto de instrucciones un número de veces específico, debemos inicializar una variable que
irá contando cada una de las repeticiones. Es común encontrar la instrucción escrita como For i = 1 lo cual indica que la variable i llevará la cuenta de las repeticiones
que deseamos que inicien en 1. Límite: Además de inicializar la variable que llevará la cuenta de las repeticiones,
debemos especificar un límite donde se detendrá el ciclo. Este límite es indicado
con la instrucción To. De esta manera, si deseamos hacer un bucle que vaya desde 1 hasta 5 la instrucción la escribiremos como For i = 1 To 5.
Incrementar variable: El final del conjunto de instrucciones se indica con la instrucción Next y que va seguida del nombre de la variable que lleva la cuenta para incrementar su valor en uno. Así podemos terminar el bucle con la instrucción Next
i.
Ejemplo de un bucle For-Next
A continuación un ejemplo muy sencillo de un bucle For-Next donde la única instrucción que se repite es la de mostrar una ventana de diálogo con el valor de la variable i:
Con este bucle provocaremos que se muestre una ventana de diálogo 5 veces y en cada una
de ellas se mostrará el valor actual de la variable i que comenzará con 1 y terminará con 5. Observa el resultado:
Ya que la variable i comienza con el valor 1, el primer cuadro de diálogo muestra el mensaje “i = 1”, después “i = 2” y así sucesivamente hasta llegar al límite.
El bucle For-Next en VBA nos ayudará a crear ciclos que ejecutarán un conjunto de
instrucciones hasta alcanzar el límite que hayamos especificado.
Operadores lógicos en VBA
Los operadores lógicos más comunes en VBA son: And y Or. Cada uno de estos operadores es de mucha utilidad para evaluar condiciones y tomar decisiones adecuadas
sobre el código que será ejecutado.
El operador lógico And
El operador lógico And es el operador que nos ayuda a forzar el cumplimiento de dos condiciones. Este operador lo traducimos como “Y” de manera que para ejecutar un bloque
de código se debe cumplir la condición1 Y la condición2.
En el siguiente ejemplo tengo la calificación de dos exámenes. Solamente si ambos exámenes tienen una calificación mayor a 70, entonces el estudiante será aprobado, de lo
contrario la calificación será reprobatoria.
El código que se ejecutará al pulsar el botón será el siguiente:
Al ejecutar este código obtendremos el resultado “Aprobado” ya que ambos exámenes tienen una calificación mayor a 70:
De esta manera comprobamos que el operador lógico And nos ayuda a forzar que ambas
condiciones se cumplan. En cambio, si el valor de una de las celdas es menor a 70, entonces tendremos un resultado diferente:
El operador lógico And devolverá el valor verdadero solamente cuando ambas condiciones se cumplan y será suficiente con que una de ellas no se cumpla para obtener
un resultado negativo.
El operador lógico Or
El operador lógico Or lo traducimos como “O” y nos permitirá saber si al menos una de las condiciones se cumple, es decir, si la condición1 O la condición2 se cumplen.
Si cambiamos un poco el ejemplo anterior y decimos que es suficiente que alguna de las
dos calificaciones sea mayor a 70 para que el estudiante sea aprobado, entonces podemos modificar el código de la siguiente manera:
Si alguna de las calificaciones es mayor a 70, entonces el estudiante será aprobado:
La única manera en que el operador lógico Or nos devuelva un valor falso es que ninguna
de las condiciones se cumpla. En nuestro ejemplo, el alumno estará reprobado solamente cuando ambas calificaciones sean menores a 70:
Podemos concluir que al evaluar dos condiciones, los operadores And y Or se comportarán
de la siguiente manera:
Eventos en VBA
Los eventos en VBA nos ayudan a monitorear las acciones que realizan los usuarios en
Excel de manera que podamos controlar la acción a tomar cuando el usuario hace algo específico como el activar una hoja o hacer clic en alguna celda.
Ejemplos de eventos en VBA
Algunos ejemplos de eventos en VBA son los siguientes:
WorkbookOpen: El usuario abre un libro de Excel. WorkbookActivate: El usuario activa un libro de Excel.
SelectionChange: El usuario cambia la selección de celdas en una hoja.
Para descubrir los eventos que tiene un objeto es suficiente con abrir el Editor de Visual Basic y posteriormente el Examinador de objetos (F2). En el panel izquierdo se mostrarán los objetos y en el panel derecho las propiedades, métodos y eventos de dicho objeto.
Podrás distinguir los eventos porque tienen un icono en forma de rayo (color amarillo):
Un ejemplo de eventos en VBA
El ejemplo que crearemos en esta ocasión es para activar un cuadro de diálogo con el
mensaje “Bienvenido a la Hoja 2” y que se mostrará cuando activemos la Hoja2 de nuestro libro. Para comenzar, debes seleccionar el objeto Hoja2 del panel izquierdo del Editor de Visual Basic y posteriormente seleccionar la opción Worksheet:
Esto creará automáticamente la subrutina para el evento SelectionChange pero podemos
fácilmente crear otro evento seleccionándolo de la lista de Procedimientos. Para este ejemplo crearé el evento Activate:
Una vez creada la subrutina para el evento Activate solamente insertaré el código para que
se muestre el mensaje dentro del cuadro de diálogo:
Ahora que hemos definido una acción asociada al evento Activate de la Hoja2, el mensaje
se mostrará cada vez que actives la Hoja2.
Los eventos en VBA son de mucha utilidad porque nos ayudan a controlar el momento
exacto en que deseamos ejecutar algún bloque de código al iniciarse alguna acción por el usuario.
Arreglos en VBA
Los arreglos en VBA pueden ser entendidos como un grupo de variables contenidas dentro de otro repositorio. Dentro de un arreglo podemos referirnos a un valor específico
(elemento) utilizando su posición (índice).
Para comprender mejor lo que es un arreglo observa la siguiente imagen:
Un arreglo es una colección de “casillas” que contendrán variables individuales. Casa casilla tendrá un número de índice el cual nos permitirá asignar u obtener el valor que contiene.
Crear un arreglo en VBA
Para crear un arreglo en VBA utilizamos la siguiente instrucción:
Dim Paises(1 To 5) As String
Con este código estamos creando el arreglo llamado Paises que tendrá 5 elementos y estamos indicando que cada uno de los elementos será del tipo String, es decir, cadenas de texto. Una vez que ha sido creado el arreglo podemos asignar sus valores de la siguiente
manera.
Paises(1) = "Argentina"
Paises(2) = "Colombia"
Paises(3) = "España"
Paises(4) = "México"
Paises(5) = "Perú"
Acceder un elemento del arreglo
Para acceder cualquier elemento del arreglo simplemente colocamos el nombre del arreglo
seguido por paréntesis y el número de índice del elemento que necesitamos. Por ejemplo, para desplegar un mensaje con el nombre de país España puedo utilizar la siguiente
instrucción:
MsgBox Paises(3)
El resultado de esta instrucción será el siguiente:
Fecha y hora en VBA
Los valores de fecha y hora en VBA pueden ser manipulados de diversas maneras. En esta
ocasión aprenderemos cómo obtener el año, mes y día en VBA y cómo hacer operaciones básicas con fechas.
Para realizar estos ejemplos debes colocar un control de botón en una hoja de Excel y
colocar las líneas de código mostradas.
Obtener la fecha y hora actual
Para obtener la fecha actual en VBA utilizamos la función Date y para obtener la hora actual usamos Now.
En este ejemplo las variables fechaActual y horaActual contienen la fecha y horas actuales
respectivamente.
Obtener el año, mes y día
En el ejemplo anterior he obtenido la fecha actual en la variable fechaActual, sin embargo, si deseo mostrar solamente el año puedo utilizar la función Year.
El resultado de este código es el siguiente:
Al trabajar con fechas podremos obtener el mes utilizando la función Month y para obtener el día la función Day.
Obtener la hora, minuto y segundo
Para obtener la hora de la variable horaActual utilizaremos la función Hour de la siguiente
manera:
El resultado es el siguiente:
Para obtener el minuto y el segundo podremos utilizar las funciones Minute y Second.
Convertir una cadena de texto en fecha
Ya hemos visto que la función Date nos devuelve la fecha actual, pero podemos utilizar
otra función que nos permitirá convertir una cadena de texto en una fecha. La función que utilizaremos para este será la función DateValue.
El único argumento de la función DateValue es la cadena de texto que convertirá en fecha. El resultado de esta conversión es el siguiente:
Sumar días a una fecha
Para sumar días a una fecha en VBA utilizaremos la función DateAdd. Esta función nos
permite especificar la cantidad exacta de días a sumar:
Observa el resultado de sumar 5 días a la fecha original:
El primer argumento de la función DateAdd determina la unidad de tiempo que será
sumada. En este ejemplo especifiqué “d” para indicar días, pero podemos utilizar otras medidas de tiempo:
“yyyy” para años “m” para meses
“d” para días
“ww” para semanas
Las fechas y horas son un tipo de dato muy común con el que seguramente tendrás que trabajar al crear tus macros. Es importante que aprendas a utilizar las funciones VBA que nos permitirán manipular adecuadamente la información.
Funciones VBA
El lenguaje de programación VBA contiene un número considerable de funciones que podemos utilizar para construir código en Excel. Cuando estás escribiendo código, puedes
introducir la palabra VBA seguida de un punto y verás una lista desplegable de estas funciones.
La siguiente tabla provee una descripción breve de algunas de las funciones VBA más
utilizadas.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Abs Regresa el valor absoluto de un número
Asc Obtiene el valor ASCII del primer caracter de una cadena de texto
CBool Convierte una expresión a su valor booleano
CByte Convierte una expresión al tipo de dato Byte
CCur Convierte una expresión al tipo de dato moneda (Currency)
CDate Convierte una expresión al tipo de dato fecha (Date)
CDbl Convierte una expresión al tipo de dato doble (Double)
CDec Convierte una expresión al tipo de dato decimal (Decimal)
Choose Selecciona un valor de una lista de argumentos
Chr Convierte un valor ANSI en valor de tipo texto
CInt Convierte una expresión en un dato de tipo entero (Int)
CLng Convierte una expresión en un dato de tipo largo (Long)
CreateObject Crea un objeto de tipo OLE
CStr Convierte una expresión en un dato de tipo texto (String)
CurDir Regresa la ruta actual
CVar Convierte una expresión en un dato de tipo variante (Var)
Date Regresa la fecha actual del sistema
DateAdd Agrega un intervalo de tiempo a una fecha especificada
DateDiff Obtiene la diferencia entre una fecha y un intervalo de tiempo
especificado
DatePart Regresa una parte específica de una fecha
DateSerial Convierte una fecha en un número serial
DateValue Convierte una cadena de texto en una fecha
Day Regresa el día del mes de una fecha
Dir Regresa el nombre de un archivo o directorio que concuerde con un patrón
EOF Regresa verdadero si se ha llegado al final de un archivo
FileDateTime Regresa la fecha y hora de la última modificación de un archivo
FileLen Regresa el número de bytes en un archivo
FormatCurrency Regresa un número como un texto con formato de moneda
FormatPercent Regresa un número como un texto con formato de porcentaje
Hour Regresa la hora de un valor de tiempo
IIf Regresa un de dos partes, dependiendo de la evaluación de una expresión
InputBox Muestra un cuadro de diálogo que solicita la entrada del usuario
InStr Regresa la posición de una cadena de texto dentro de otra cadena
InStrRev Regresa la pocisión de una cadena de texto dentro de otra cadena pero empezando desde el final
Int Regresa la parte entera de un número
IsDate Regresa verdadero si la variable es una fecha
IsEmpty Regresa verdadero si la variable está vacía
IsError Regresa verdadero si la expresión es un valor de error
IsNull Regresa verdadero si la expresión es un valor nulo
IsNumeric Regresa verdadero si la variable es un valor numérico
Join Regresa una cadena de texto creada al unir las cadenas contenidas en un arrreglo
LCase Regresa una cadena convertida en minúsculas
Left Regresa un número específico de caracteres a la izquierda de una cadena
Len Regresa la longitud de una cadena (en caracteres)
LTrim Remueve los espacios a la izquierda de una cadena
Mid Extrae un número específico de caracteres de una cadena de texto
Minute Regresa el minuto de una dato de tiempo
Month Regresa el mes de una fecha
MsgBox Despliega un cuadro de dialogo con un mensaje especificado
Now Regresa la fecha y hora actual del sistema
Replace Reemplaza una cadena de texto con otra
Space regresa una cadena de texto con el número de espacios especidicados
Split Regresa un arreglo formado for cadenas de texto que formaban una sola cadena
Str Regresa la representación en texto de un número
Right Regresa un número especificado de carecteres a la derecha de una
cadena de texto
Rnd Regresa un número aleatorio entre 0 y 1
Round Redondea un número a una cantidad específica de decimales
RTrim Remueve los espacios en blanco a la derecha de una cadena de texto
Second Regresa los segundos de un dato de tiempo
StrComp Compara dos cadenas de texto
StrReverse Invierte el orden de los caracteres de una cadena
Time Regresa el tiempo actual del sistema
Timer Regresa el número de segundos desde la media noche
TimeValue Convierte una cadena de texto a un númer de serie de tiempo
Trim Remueve los espacios en blanco al inicio y final de una cadena de texto
TypeName Obtiene el nombre del tipo de dato de una variable
UCase Convierte una cadena de texto en mayúsculas
Val Regresa el número contenido en una cadena de texto
Weekday Regresa un número que representa un día de la semana
WeekdayName Regresa el nombre de un día de la semana
Year Obtiene el año de una fecha
Creando una función VBA
Por Moisés Ortíz el 15 octubre, 2011
Como hemos visto en el artículo Tu primera macro con VBA, una subrutina nos ayuda a organizar y agrupar las instrucciones en nuestro código. El día de hoy te mostraré cómo
crear una función VBA, la cual es similar a una subrutina excepto por una cosa.
A diferencia de las subrutinas, las funciones VBA fueron diseñadas para regresar un valor. Así es, a través de una función podemos agrupar código que nos ayudará a hacer algún
cálculo específico y obtener un resultado de regreso.
Una función VBA también es conocida como Función Definida por el Usuario, UDF por sus siglas en inglés, y una vez creada puede ser utilizada de la misma manera que las
funciones incluidas en Excel como la función SUMAR o la función CONSULTAV. Esto hace que las funciones VBA sean una herramienta muy poderosa.
A continuación mostraré una función que toma un rango y regresa la suma de cada una de sus celdas. Posteriormente iré explicando el detalle de la función.
La palabra clave Function
La primera línea de código comienza con la palabra Function la cual define el inicio de la
función. Observa también cómo la última línea de código es End Function que está especificando el término de la función.
Inmediatamente después de la palabra clave Function se debe especificar el nombre de la función que en este ejemplo es MiSuma seguida de paréntesis que de manera opcional
pueden contener una lista de parámetros.
Parámetros de una función VBA
Los parámetros son el medio por el cual pasamos información de entrada a la función.
Algunas funciones necesitarán de dichas entradas para realizar algún cálculo y algunas otras no, es por ello que los parámetros de una función son opcionales. Puedes incluir tantos parámetros como sean necesarios y solamente debes recordar separarlos por una
coma.
Un parámetro no es más que una variable y por lo tanto puedes observar que en el ejemplo he definido la variable rango que será del tipo Range.
Valor de retorno
Como mencioné al principio, la característica principal de una función es que puede regresar un valor. Es por eso que al definir una función se debe indicar el tipo del valor de retorno que tendrá dicha función. En este caso el valor de retorno será de tipo Double y se
está especificado por las palabras As Double que aparecen después de los paréntesis.
Cuerpo de la función VBA
Una vez definida la función se pueden especificar todas las instrucciones que serán ejecutas. En el ejemplo he comenzado por definir un par de variables, la variable celda que
será del tipo Range y la variable resultado del tipo Double. En ésta última variable es
donde se irá acumulando la suma de todas las celdas.
La parte central de la función se encuentra en la instrucción For Each ya que realiza un recorrido por todas las celdas del rango que fue especificado como parámetro. Para cada
celda que se encuentra se va sumando su contenido en la variable resultado.
Retornando el valor
Una vez que se han hecho los cálculos necesarios, es importante regresar el valor. Para hacerlo es indispensable igualar el nombre de la función al valor o variable que contiene el
valor que se desea regresar. En nuestro ejemplo, la variable resultado es la que contiene la suma de todas las celdas por lo que se iguala con el nombre de la función en la línea
MiSuma = resultado.
Probando la función VBA
Finalmente probaré la funciónVBA recién creada dentro de una hoja de Excel. Tal como lo definimos en el código, el único parámetro de la función debe ser un rango del cual me
regresará la suma de los valores de la celda. Observa el siguiente ejemplo.
Aunque la función MiSuma hace lo mismo que la función de Excel SUMAR, nos ha
servido de ejemplo para introducir el tema de las funciones en VBA. Con este ejemplo tan sencillo hemos creado nuestra primera función VBA.
Controles de formulario en Excel
Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja y que nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información.
Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una
lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botón. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha Programador
dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botón Insertar y observarás cada uno de
ellos:
Justo por debajo de los controles de formulario podrás observar el grupo de controles
ActiveX pero sus diferencias y similitudes las discutiremos en otro artículo. Por ahora nos enfocaremos solamente en los controles de formulario.
¿Cómo insertar un control de formulario en Excel?
Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del menú desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para “dibujar” el contorno del control. Observa este procedimiento.
Los diferentes controles de formulario
Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de
funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles que permiten una selección múltiple de sus opciones. A continuación una breve descripción de
cada uno de ellos.
Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra
dentro de un intervalo predefinido. Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.
Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de opciones.
Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.
Control de número. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico. Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de
lista. Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo. Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola
opción o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control. Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.
Controles de formulario no disponibles en Excel 2010
Los controles de formulario han estado presentes por varias versiones de Excel, sin embargo existen algunos controles que ya no pueden ser utilizados en Excel 2010 como lo son el Campo de texto, el Cuadro combinado de lista y el Cuadro combinado
desplegable. Sin embargo podemos alcanzar funcionalidad similar utilizando controles ActiveX.
Controles ActiveX en Excel
Los controles ActiveX son un tipo de controles que nos permiten agregar funcionalidad de formularios a nuestros libros de Excel. Existe otro tipo de controles que es conocido como Controles de formulario y que tienen una funcionalidad similar, sin embargo existen
algunas diferencias entre ambos tipos.
Controles ActiveX y controles de formulario
Los controles de formulario fueron introducidos desde la versión 4 de Excel y por lo tanto
han estado presentes en la aplicación por más tiempo que los controles ActiveX los cuales comenzaron a ser utilizados a partir de Excel 97. Ya que los controles ActiveX fueron introducidos posteriormente ofrecen más posibilidades de configuración y formato que los
controles de formulario. Ambos tipos de controles se encuentran en la ficha Programador.
La diferencia más significativa entre ambos es la manera en como podemos obtener información de los controles al momento de interactuar con el usuario. Los controles de
formulario solamente responderán después de que el usuario ha interactuado con ellos, como después de haber pulsado el botón. Por el contrario, los controles ActiveX responden
de manera continua a las acciones del usuario lo cual nos permite realizar acciones como cambiar el tipo de puntero del mouse que se muestra al colocar el puntero del ratón sobre el botón.
Propiedades de los controles ActiveX
A diferencia de los controles de formulario, los controles ActiveX tienen una serie de propiedades que podemos configurar pulsando el botón Propiedades que se encuentra
dentro del grupo Controles de la ficha Programador.
Antes de poder ver las propiedades de un control ActiveX debemos pulsar el botón Modo
Diseño el cual nos permitirá seleccionar el control y posteriormente ver sus propiedades. Cada tipo de control ActiveX mostrará una ventana de Propiedades con sus propias características. A continuación un ejemplo de la ventana Propiedades para un botón de
comando ActiveX:
Controles ActiveX con subrutinas VBA
Otra diferencia entre los controles de formulario y los controles ActiveX es que los
primeros pueden tener asignada una macro y al hacer clic sobre el control de formulario se iniciará la ejecución de dicha macro.
Los controles ActiveX no tienen asignada una macro explícitamente sino que podemos
asignar código VBA para cada evento del control. Un evento de un control ActiveX puede ser el evento de hacer clic sobre el control, el evento de hacer doble clic, el evento de obtener el foco sobre el control ActiveX, entre otros eventos más.
Para asignar código a uno de los eventos de un control ActiveX solamente debemos hacer clic derecho sobre él y seleccionar la opción Ver código.
Esto mostrará el Editor de Visual Basic con una subrutina para el evento Click() donde
podremos escribir nuestro código.
En la lista desplegable de la derecha podemos observar la lista de eventos disponibles para nuestro control ActiveX y para los cuales podemos escribir código VBA. Al seleccionar cualquiera de dichos eventos se insertará una nueva subrutina que podremos utilizar. Son
precisamente la gran cantidad de eventos disponibles para los controles ActiveX lo que los hace controles muy poderosos que podemos utilizar en nuestros formularios.
Otra ventaja de los controles ActiveX
En la versión de Excel 2010 algunos controles de formulario han dejado de ser soportados y no podemos utilizarlos más. Ese es el caso del control de formulario conocido como campo de texto. Sin embargo, dentro de la lista de controles ActiveX tenemos disponibles un
control llamado Cuadro de texto lo cual puede hacer atractiva la opción de utilizar controles ActiveX en lugar de controles de formulario.
Cuadro de texto en Excel
El cuadro de texto es un control ActiveX que muestra un campo vacío donde el usuario puede introducir cualquier texto. En esta ocasión revisaremos cómo incrustar un cuadro de
texto y hacer referencia al mismo desde código VBA.
Insertar un cuadro de texto en Excel
Para insertar un cuadro de texto en una hoja de Excel debes ir a la ficha Programador y hacer clic en el botón Insertar y entonces hacer clic sobre la opción Cuadro de texto de la
sección Controles ActiveX.
El puntero del ratón se convertirá en una cruz la cual nos permitirá dibujar el cuadro de
texto sobre la hoja de Excel. Una vez dibujado el cuadro de texto podrás hacer clic derecho sobre él y seleccionar la opción Propiedades para conocer el nombre que la ha sido
asignado.
También puedes ver las propiedades de cualquier control seleccionándolo primero y
pulsando el botón Propiedades que se encuentra dentro del grupo Controles de la ficha Programador.
Modificar valor del cuadro de texto
Si deseas colocar un texto dentro del cuadro de texto desde VBA puedes utilizar una instrucción como la siguiente:
TextBox1.Text = "Texto inicial"
Esto hará que el cuadro de texto se vea de la siguiente manera:
Leer valor del cuadro de texto
Si quieres leer el valor del cuadro de texto y colocarlo en una celda podemos utilizar la siguiente instrucción:
Range("A1").Value = TextBox1.Text
El valor de la celda será el mismo que el del cuadro de texto.
Si deseas limpiar el cuadro de texto puedes utilizar la siguiente instrucción:
TextBox1.Text = ""
Cuadro de lista en VBA
El cuadro de lista es un control ActiveX que nos permite desplegar una serie de opciones de las cuales el usuario puede realizar una selección. Podemos configurar el cuadro de lista
para permitir seleccionar uno o varios elementos de la lista.
Dibujar un cuadro de lista
Para insertar un cuadro de lista en una hoja de Excel debemos ir a la ficha Programador y pulsar el botón Insertar para seleccionar la opción Cuadro de lista (control ActiveX).
Especificar los elementos del cuadro de lista
Una alternativa para indicar los elementos de un cuadro de lista es a través de la propiedad llamada ListFillRange. Para ello debemos abrir las propiedades del control e indicar el rango de celdas que contiene los elementos:
En este ejemplo he especificado que los valores sean tomados del rango A1:A6, lo cual da
como resultado un cuadro de lista con los valores especificados en dicho rango:
Elementos del cuadro de lista por código
Otra alternativa para indicar los elementos de un cuadro de lista es a través de código VBA. Para ello puedes incluir el siguiente código en el evento Workbook_Open:
De esta manera cuando se abra el libro se agregarán las opciones al cuadro de lista llamado ListBox1.
Asociar una celda al cuadro de lista
Adicionalmente podemos asociar una celda al cuadro de lista la cual mostrará la selección
que hagamos. Para hacer esta asociación debemos especificar la dirección de la celda en la propiedad LinkedCell:
De esta manera, cada vez que hagamos una selección de alguna de las opciones del cuadro
de lista se verá reflejado su valor en la celda asociada:
Cuadro combinado en VBA
Excel tiene un control ActiveX conocido como Cuadro combinado el cual también es llamado comúnmente por su nombre en inglés: Combo Box. Este control nos permite crear listas desplegables en nuestros formularios.
Para insertar un Cuadro combinado debemos ir a la ficha Programador y dentro del botón
Insertar pulsar el comando Cuadro combinado (control ActiveX):
Después de dibujar el Cuadro combinado tendrás un resultado como el siguiente:
Agregar elementos al cuadro combinado
Si quiero que el Cuadro combinado muestre los valores del rango A1:A5, puedo utilizar la propiedad ListFillRange donde puedo indicar este rango:
Como resultado obtendré los valores de las celdas como elementos del Cuadro
combinado:
Diferencia con el cuadro de lista
Una diferencia importante entre el Cuadro combinado y el cuadro de lista es que el primero permite que el usuario capture una opción diferente a las mostradas en la lista. En
el ejemplo anterior no aparecía el día domingo como parte de los elementos, sin embargo puedo capturar el día domingo dentro del cuadro de lista.
Si quieres evitar que el usuario introduzca sus propios valores existen dos opciones:
Utilizar el control ActiveX Cuadro de lista en lugar del Cuadro combinado Utilizar el Cuadro combinado pero validar la opción seleccionada con código
VBA de manera que nos aseguremos que el usuario ha seleccionado una opción de la lista. Un ejemplo de código de validación es el siguiente:
Asociar una celda al cuadro combinado
Al igual que con otros controles ActiveX, podemos asocias una celda al cuadro combinado
de manera que muestre el elemento de la lista que haya sido seleccionado. Esta configuración la hacemos en la propiedad LinkedCell:
Cuando selecciones un elemento del cuadro combinado se reflejará dicha selección en la
celda indicada en la propiedad LinkedCell:
Casilla de verificación en VBA
Una casilla de verificación es un control ActiveX que podemos utilizar para permitir que un usuario marque una opción y por lo tanto poder conocer sus preferencias al verificar dicho valor en código VBA.
El control ActiveX casilla de verificación
Para insertar este control debemos ir al comando Insertar y seleccionar la opción Casilla de verificación (Control ActiveX).
Después de dibujar este control tendrás el siguiente resultado:
Propiedades de una casilla de verificación
La primera propiedad que desearas modificar de una casilla de verificación será su
propiedad Caption que es la que almacena el texto desplegado dentro del control ActiveX. Por ejemplo, si deseo que el control muestre el texto “Mayor de edad” debo hacer el cambio de la siguiente manera:
La otra propiedad de una casilla de verificación que tal vez quieras modificar será la
propiedad Value que de manera predeterminada tendrá el valor False lo cual indica que el control se mostrará desmarcado. Si deseas que el control se muestre marcado de manera
predeterminada, debes poner el valor True en la propiedad Value:
Valor de una casilla de verificación
Una casilla de verificación nos dirá su ha sido seleccionada o no, es decir, nos devolverá un valor FALSO o VERDADERO. Para leer este valor debemos acceder a la propiedad Value del control de la siguiente manera:
Private Sub CheckBox1_Click()
Range("C4").Value = CheckBox1.Value
End Sub
Esta línea de código coloca el valor de la casilla de verificación en la celda C4. De esta
manera, al seleccionar la casilla de verificación obtendré el siguiente resultado:
Para validar en VBA si la casilla de verificación tiene un valor u otro podemos utilizar un código como el siguiente:
If CheckBox1.Value = True Then Range("C4").Value = 1
If CheckBox1.Value = False Then Range("C4").Value = 0
La primera línea valida si el control ActiveX tiene un valor verdadero y de ser así coloca el
número 1 en la celda C4. Si la casilla de verificación no ha sido seleccionada (falso) entonces colocará el número cero en la celda C4.
Botón de opción en VBA
Un botón de opción es un control ActiveX que nos permitirá seleccionar una sola opción dentro de un grupo de botones de opción. A diferencia de las casillas de verificación, los
botones de opción dependen uno del otro.
El botón de opción en Excel
Para insertar un botón de opción hacemos clic en el comando Insertar de la ficha Programador.
Un solo botón de opción no hace mucho sentido, así que siempre agregamos dos o más botones de opción para permitir que usuario haga una selección de cualquiera de ellos.
Una vez que se ha agregado un segundo botón de opción podrás notar que al seleccionar
uno de ellos se desmarcarán todos los demás.
La propiedad Caption
De manera predeterminada Excel colocará el botón de opción con un nombre como OptionButton1. Para cambiar este texto debemos editar la propiedad Caption del botón de
opción.
El botón de opción en VBA
Para saber si un botón de opción ha sido seleccionado podemos acceder a su propiedad Value de la siguiente manera:
Private Sub OptionButton1_Click()
If OptionButton1.Value = True Then MsgBox ("Has seleccionado la opción
Hombre")
End Sub
La propiedad Value es la que nos indica si el control está seleccionado, en cuyo caso, la
propiedad será igual a True. Para este ejemplo, al validar que el botón de opción está seleccionado, se mostrará un cuadro de diálogo con un mensaje sobre la opción seleccionada.
Formularios en VBA
Los formularios en VBA no son más que un cuadro de diálogo de Excel donde podremos colocar controles que nos ayudarán a solicitar información del usuario. Podremos colocar
cajas de texto, etiquetas, cuadros combinados, botones de comando, etc.
Crear un formulario en Excel
Los formularios de Excel son creados desde el Editor de Visual Basic donde debemos seleccionar la opción de menú Insertar y posteriormente la opción UserForm.
Inmediatamente se mostrar un formulario en blanco y de igual manera podrás observar el Cuadro de herramientas:
Si no ves el Cuadro de herramientas puedes seleccionar el menú Ver y la opción Cuadro de
herramientas.
Agregar controles al formulario
Para agregar un control al formulario debes seleccionarlo del Cuadro de herramientas y
dibujarlo sobre el formulario. En mi formulario he agregado etiquetas y cuadros de texto así como un par de botones de comando:
El texto de las etiquetas se modifica en la propiedad llamada Caption. Para realizar este
cambio solamente selecciona el control y se mostrará la ventana de Propiedades donde podrás hacer la modificación. De igual manera el texto desplegado en los botones de comando se modifica en su propiedad Caption.
Código para el botón Cancelar
El botón cancelar cerrará el formulario sin guardar la información capturada en ningún lugar. El código que debemos utilizar es el siguiente:
Private Sub CommandButton2_Click()
Unload Me
End Sub
Para agregar este código puedes hacer doble clic sobre el control. La sentencia “Unload
Me” cerrará el formulario.
Código para el botón Aceptar
A diferencia del botón Cancelar, el botón Aceptar colocará los datos de las cajas de texto en las celdas A1, B1 y C1. El código utilizado es el siguiente:
Private Sub CommandButton1_Click()
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Me.TextBox1.Value
Worksheets("Hoja1").Range("B1").Value = Me.TextBox2.Value
Worksheets("Hoja1").Range("C1").Value = Me.TextBox3.Value
End Sub
Al pulsar el botón Aceptar se transferirán los valores de los controles TextBox hacia las celdas de la Hoja1.
Botón para abrir formulario
Para facilitar la apertura del formulario puedes colocar un botón ActiveX en la hoja con el
siguiente código:
Private Sub CommandButton1_Click()
UserForm1.Show
End Sub
Probar el formulario
Observa cómo cada uno de los botones realiza la acción correcta al pulsarlos:
Página:
exceltotal.com
