Manejo de La Comunicacion i y e

MANEJO DE LA COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

FECHA: 20 de Junio de 2011 CODIGO: SB-P-S05 VERSIN : 02 PGINA: 1 de 8

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO

MANEJO DE LA COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA CDIGO SB-P-S05

VERSION 01

FECHA LTIMA ACTUALIZACIN 20 de Junio de 2011

CARGO FIRMA FECHA

ELABORACIN Y

ACTUALIZACIN Coordinador de

Calidad

20 de Junio de 2011

REVISIN Y APROBACIN Comit de Calidad

20 de Junio de 2011

CAMBIOS REALIZADOS PGINA

Cambio de logo / Componente Integral al sistema de gestin Todas

DISTRIBUCIN DEL DOCUMENTO

N COPIAS DEPENDENCIA RESPONSABLE

1 Comunicaciones Coordinador(a) de Comunicaciones



1. RESPONSABLE Coordinador(a) de Talento Humano y Comunicaciones. 2. OBJETIVO Administrar, gestionar y asegurar la eficacia en el proceso de comunicacin interna y externa de la empresa, garantizando la disponibilidad de la informacin de inters con la mayor oportunidad a todas las reas de la empresa y la eficacia del sistema integral de gestin de calidad. 3. ALCANCE: Este procedimiento aplica para la comunicacin interna y externa que se divulgue en la empresa. 4. DEFINICIONES: Comunicacin: Es el proceso que permite dar a conocer la informacin de manera lgica, clara y oportuna entre un emisor y uno o varios receptores, ya sea en forma oral, escrita o cualquier otro medio, con la finalidad de que exista retroalimentacin entre las partes interesadas. Comunicacin interna: Se establece cuando tanto emisor como receptor pertenecen a los departamentos, reas o servicios de la empresa.

Comunicacin externa: Por exclusin, aquella que no sea interna. Estas comunicaciones incluyen toda la informacin de entrada y salida a la empresa.

Parte interesada: Individuo o grupo tanto externo como interno a la organizacin y que tienen un inters en determinada informacin o comunicacin. 5. GENERALIDADES La comunicacin masiva institucional referente a: eventos comerciales, programaciones de jornadas de capacitacin, eventos de socializacin e integracin, invitaciones a reuniones de junta directiva, asamblea de socios y de alta gerencia, informes y cambios en el sistema de gestin de calidad; su gestin y divulgacin es responsabilidad del rea de comunicaciones. Las comunicaciones inherentes a las competencias de los cargos de la empresa, referente a normas, polticas e instrucciones precisas y llamados de atencin; son gestionadas y comunicadas directamente por la alta gerencia.



Toda la informacin relacionada con las actividades que desarrollan los funcionarios de la empresa; sern comunicadas directamente entre ellos mismos, a travs de cartas y correos electrnicos por la intranet. El Coordinador(a) de Comunicaciones es el encargado de la administracin de los medios de comunicacin de la empresa interna y externamente; estos son: carteleras, boletines, peridicos murales, correos electrnicos corporativos, cartas, oficios, protocolos, y dems. La correspondencia externa que ingresa a la empresa es gestionada y administrada por la Secretaria General, quien debe velar por que sta se gestione, cualquier inquietud respecto a alguna comunicacin o informacin debe ser remitida a el/la Coordinador(a) de Comunicaciones. Comunicaciones internas (C.I.). C.I. Descendentes: Por parte de cualquier rea o servicio de la empresa, se establecern las comunicaciones internas que se estimen convenientes. Los canales de comunicacin empleados sern memorandos, cartas y correos electrnicos a travs de la intranet. Para la alta gerencia. Los cargos administrativos emplearn canales tales como cartas y correos electrnicos por la intranet, de modo que aseguren que el destinatario recibe la comunicacin emitida por el remitente. C.I Ascendentes: El personal de la empresa que desee comunicarse con un rea superior de la misma, dispondr de los medios y canales necesarios para ello: cartas y correos electrnicos por la intranet. Los canales de comunicacin existentes en la empresa sern los siguientes:

Correo ordinario (entrada y salida).

Correo interno corporativo (entrada y salida).

Carteleras.

Boletines

Peridicos murales

Fax.



Canal Oral.

Cartas.

Memorandos. Comunicaciones externas (C.E.). Para ello se podrn utilizar los siguientes canales: comunicaciones directas, participacin en foros, publicacin de artculos en prensa y revistas o medios de comunicacin en general. Estas mismas vas podrn ser utilizadas para responder a cualquier cuestin de carcter general o especifico de importancia para la empresa. DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION DE CALIDAD El Coordinador de Calidad de la empresa en asocio con el Coordinador(a) de Talento Humano y Comunicaciones sern los encargados de comunicar y difundir a todo el personal lo siguiente:

Cambios en documentos del SGC (formatos, procedimientos, indicadores) Modificaciones a los objetivos de calidad. Poltica de calidad. Auditoras Internas, externas y el resultado de las mismas. Resultados de la Revisin por la direccin y de la Planeacin Estratgica de

la empresa. En todas las difusiones se debe levantar lista de asistencia como evidencia de las mismas. Todas las comunicaciones referentes al Sistema de Gestin de Calidad de la empresa se harn de acuerdo con el procedimiento establecido y en concordancia con la matriz de comunicacin interna. Anexo 1.



6. PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCION

DOCUMENTO/REGISTRO RESPONSABLE

1

Para comunicaciones internas: Documentar la informacin que se desee comunicar diligenciando el

formato de solicitud de divulgacin de informacin interna y anexando los

documentos respectivos

Solicitud de divulgacin de

informacin interna

Personal de cada rea o

dependencia

2

Organizar la informacin y remitirla al personal correspondiente. Si la

informacin es divulgable a todo el personal de la empresa, se utilizarn los

canales de comunicacin adecuados

Memorados, cartas, correo electrnico, etc.

Coordinador(a) de Talento Humano

y Comunicaciones

3 Divulgar la informacin y enviar copia al responsable de la informacin Solicitud de

divulgacin de informacin interna

Coordinador(a) de talento Humano y Comunicaciones

4 Si la comunicacin es externa:

Recibir diariamente en el rea de Recepcin la correspondencia de origen

externo

Gestin de correspondencia

externa

Secretaria General

6 Remitir al rea responsable la gestin de dicha informacin o documentacin Gestin de

correspondencia externa

Secretaria General

7 Registrar el envo de documentacin externa Reporte de envo Secretaria

general

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documento Tipo Procedencia Procedimiento Control de documentos y registros Fsico y/o magntico Interno

8. REGISTROS

Registro o formato Tipo Cdigo Responsable

Tiempo de

retencin Almacenamiento

Solicitud de divulgacin de

informacin interna

Fsico y/o Magntico F-S05-01

Secretaria General 1 ao

Oficina de recepcin



Gestin de correspondencia

externa

Fsico y/o Magntico F-S05-02

Secretaria General 1 ao

Oficina de recepcin

Reporte de envo Fsico y/o Magntico F-S05-03 Secretaria General 1 ao

Oficina de recepcin

Acta Fsico y/o Magntico F-S05-04 Coordinador(a)

de Comunicaciones

1 ao Comunicaciones



ANEXO 1 MATRIZ DE COMUNICACIN INTERNA

ASUNTO RESPONSABLE DE COMUNICAR DESTINATARIO CUNDO ESTRATEGIAS

O MEDIOS

Poltica y objetivos de

calidad

Alta Gerencia Coordinador de

calidad

Coordinador(a)

de Comunicaciones. ste a su vez a todo el personal

Cuando surjan modificaciones

Reuniones de difusin. Correo

electrnico

Responsabilidad y autoridad en el

Sistema de Gestin de

Calidad

Alta Gerencia Coordinador de

calidad

A todo el personal de la

empresa

Modificaciones de contenido de

los procedimientos

Cambio de responsabilidad o nombramientos

Reuniones de difusin

Memorando Correo

electrnico

No conformidades

Auditor y responsable de proceso a quien

se le haya levantado la no

conformidad

Representante de la Direccin

Director de calidad

Lder de proceso

Cuando se presente una no

conformidad

Reunin con los

involucrados Formato de no conformidades

y/o oportunidades de

mejora

Acciones correctivas, Acciones

preventivas y Acciones de

mejora

Coordinador de Calidad

Alta gerencia Lideres de proceso Personal

involucrado

Cuando se presenten

Reuniones de difusin Correo

electrnico Formato de no conformidades

y/o oportunidades de

mejora

Resultados de acciones

correctivas y preventivas


Alta gerencia

Lideres de proceso Personal

involucrado

Cuando se presenten

Correo electrnico

Oficios Formato de acciones,

correctivas. Formato de

acciones preventivas



Indicadores

Lideres de proceso


Alta gerencia Lderes de

proceso Personal

involucrado

Cuando se midan

Reuniones con los involucrados Seguimiento a

indicadores

Manual de calidad

Alta gerencia Director de

calidad

Coordinador (a) de Talento Humano y

Comunicaciones. ste a su vez a todo el personal

Cuando se presente algn

cambio

Correo electrnico

Procedimientos del Sistema de

Gestin de Calidad

Coordinador de calidad

Lderes de proceso Personal

involucrado

Cuando se presente algn

cambio

Correo electrnico

Reuniones de difusin

Programacin del ciclo de

Auditoras internas

.

Coordinador de calidad

Alta gerencia



Cuando se estipulen las

fechas para su realizacin

Reunin con Alta gerencia y lderes

de procesos Correo

electrnico Programa de

auditora

Informe de los resultados de la Auditoria Interna

Coordinador de calidad Lderes

de proceso



10 das hbiles posteriores al cierre de la

Auditora interna

Reuniones Carteleras

Correo electrnico

Informe de resultados de

Auditoria externa

Representante de la direccin

Director de calidad



10 das hbiles posteriores al cierre de la

Auditora externa


Correo electrnico

Resultados de la revisin por la direccin y la Planeacin Estratgica

Representante de la direccin

Director de

calidad



Anualmente


Correo electrnico

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Documents

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