MANUAL DE AYUDA ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS SISPECAN - FORMACIÓN Subdirección de Formación Servicio Canario de Empleo

ÍNDICE Esquema de funcionamiento de Administradores y Usuarios…………………………………..  1 

Acceso a SISPECAN y Administración de Usuarios ………………………………………………….  2 

Creación de Usuario en Gestión de Cursos (Formación) ………………………………………….  3 

Asignación de perfil para Gestión de Cursos (Formación)…………………………………………  7 

Creación de Usuario para Prácticas en Empresas / Becas y Ayudas …………………………  10 

Asignación de perfil para Prácticas en Empresas / Becas y Ayudas …………………………  14 

Dar de baja de SISPECAN‐Formación ……………………………………………………………………….  16 

Listado de usuarios asociados a la Entidad .…………………………………………………………….  19 

Uso exclusivo del SCE……………………………………………………………………………………………….  20 

1

ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE SISPECAN El esquema de funcionamiento de SISPECAN se establece mediante 2 figuras: Administrador:

o Es obligatorio que exista uno. o Puede gestionar como un usuario o Puede dar de alta, modificar o eliminar otros usuarios del Centro Colaborador para la

gestión de los cursos de su Entidad o Para ser Administrador, el Centro Colaborador debe realizar solicitud conforme a

modelo normalizado ante el SCE o Pueden ser más de uno, pero se recomienda no diversificar demasiado la figura del

Administrador.

Usuario o No es obligatorio que exista, ya que la función también la puede hacer el

Administrador. o Sólo pueden gestionar cursos de la Entidad o El alta, modificación o eliminación la realiza el Administrador del Centro, no el SCE. o Pueden haber tantos como el Administrador disponga, no es imprescindible un

mínimo de usuarios. o Pueden acceder solo a gestionar cursos, o prácticas en empresas, o ambos, en

función de los permisos que el Administrador haya generado al usuario. o No puede dar de alta, modificar o eliminar a otros usuarios. o Si tiene problemas de acceso o necesita resetear su contraseña, debe contactar con

el Administrador del Centro, no con el SCE.

Los perfiles de acceso de realizan única y exclusivamente a los datos de los cursos o prácticas en empresas que están asociados a la Entidad que figura Acreditada/Inscrita en el SCE y para los cursos programados a nombre de dicha Entidad. IMPORTANTE: La información de SISPECAN está sujeta a auditorías constantes de cualquier actuación. El uso de la información de SISPECAN está sometida a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, debiéndose circunscribir única y exclusivamente para el fin otorgado, con los principios de la buena fe, protección de la privacidad y correcto uso.

Usuario 1 Usuaria 2 Usuario 3 Usuario 4 Usuaria 1 Usuaria 2 Usuario 3 Usuario 4

Ad

min

istr

ado

r 1

Ad

min

istr

ado

r 2

Administrador Y Usuario

Ad

min

istr

ado

r

Centro Colaborador Centro Colaborador Centro Colaborador

2

ACCESO A SISPECAN Cuando accedemos a SISPECAN, al introducir el Usuario y Contraseña debemos seleccionar el icono de Administración de Usuarios. Sólo en caso de que figure vinculado a más de un Centro Colaborador, se muestra el cuadro de diálogo:

¿Qué diferencia hay si el Centro Colaborador es el mismo?

Si el nombre del centro viene precedido del Código de la Entidad el acceso se realiza para Formación (Gestión de Cursos, Gestión Económica y FCT), incluida la Administración de Usuarios.

Si aparece precedido por el CIF de la entidad se accede para gestionar Prácticas en Empresas y

Becas/ayudas, incluida la Administración de Usuarios. Además podemos variar en cualquier momento el acceso a la entidad o entidades que tenga vinculadas

ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Icono de Administración de Usuarios:

3

CREACIÓN DE UN USUARIO DE FORMACIÓN (GESTIÓN DE CURSOS) En este paso identificamos a la persona que vamos a dar de alta y luego la vinculamos con la Entidad de Formación. Seleccionamos Usuario Sispecan Crear

Mostrará la siguiente pantalla:

4

Aquí debemos vincular a la persona que queremos dar de Alta con el Centro Colaborador. Para ello Introducimos el DNI y luego “Buscar”: Si la persona ha sido registrada alguna vez en SISPECAN (aunque ya no esté vinculada a ningún otro Centro), aparece el registro. Se recomienda ver los Detalles para comprobar los datos existentes, principalmente el correo electrónico. Si necesita modificarlos debe contactar con el Servicio Canario de Empleo

Si la persona nunca ha sido registrada en SISPECAN (da igual a través de qué Centro Colaborador), se muestra el siguiente mensaje:

5

Si no fue dada de alta con antelación, debe seleccionar CREAR. A continuación se abre una pantalla que se debe cumplimentar en el siguiente orden. El nombre y apellidos debe ser exactamente el mismo que el del DNI:

Introducir única y exclusivamente los siguientes datos (el resto se deja tal y como está):

□ Nombre: el que consta en el DNI □ Primer Apellido: el que consta en el DNI □ Segundo Apellido: el que consta en el DNI □ Teléfono: Número de teléfono □ Teléfono Móvil: Nº de teléfono móvil personal □ Correo electrónico: cualquier notificación del sistema se realizará automáticamente a esta

dirección de correo electrónico. Dado que el usuario y contraseña es personal e intransferible, debe ser su correo personal.

Una vez cumplimentados los datos en en “Login usuario (UID)” se obtiene el usuario, y que será en el futuro el nombre de Usuario que se utilizará para el acceso a SISPECAN y que será invariable con independencia de para qué entidad se prestan los servicios. Una vez creado el usuario, el siguiente paso será vincular la persona con la Entidad.

Se muestra la siguiente pantalla, donde debemos localizar la Entidad:

1º 2º

5º

3º

4º

6

Con los parámetros de búsqueda ofrece el resultado, debiendo seleccionarlo:

Selecciona “Crear Usuario” y ya el usuario quedará vinculado a la Entidad. El siguiente paso será asignarle los perfiles al usuario que se ha vinculado.

Para gestionar cursos, gestión económica y FCT, seleccionar “Centro de formación”

Puede buscarlo por el nombre o por el código de la Entidad, que es el que ha facilitado la Sección de Homologación y Acreditación del Servicio Canario de Empleo. Si lo desconoce, deberá contactar con dicha Unidad.

Introducir el valor para localizar la Entidad

La fecha de inicio predeterminada es la fecha actual

OPCIONAL: Aunque se puede dejar en blanco, si lo desea puede especificar una fecha de vigencia de dicha vinculación. En caso de especificarla debe especificar el motivo. Si tiene dudas, se recomienda dejarlo en blanco, ya que la fecha de fin de vigencia puede modificarse en cualquier momento.

7

ASIGNACIÓN PARA GESTIONAR CURSOS (FORMACIÓN)

SOLICITUDES (Cuando existe plazo abierto por Convocatoria) GESTIÓN DE CURSOS GESTIÓN ECONÓMICA GESTIÓN DE FCT

(Importante: La gestión de Becas/Ayudas se realiza en el mismo acceso que a Prácticas en Empresas, a través del NIF de la entidad, no a través del código de la Entidad) Desde la pantalla inicial de Administración de Usuarios, seleccionar: Usuario SISPECAN” “Asignar grupos de perfiles”

Muestra una nueva pantalla donde se selecciona el perfil:

El Administrador de un Centro no puede generar nuevos Administradores para el mismo Centro, ya que esa función se realiza única y exclusivamente desde el Servicio Canario de Empleo. Por tanto los perfiles ADMINISTRADOR SISPECAN – Prácticas en empresa y ADMINISTRADOR SISPECAN – Centro de Formación sólo los puede asignar el SCE, previa solicitud conforme a modelo normalizado.

8

Seleccionar: y a continuación Muestra el desglose de los perfiles que se van a asignar.

Los perfiles que se asignan son los siguientes: Código  Nombre  Descripción 

1085  CMPEPR.PROPIO  ACCESO COMPONENTE EMPRESARIO PARA FCT 

1191  FORM.GASTOS JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA PARA CURSOS CERRADOS CON FECHA ANTERIOR AL 14/10/04 

1195  FORM.GESTECO  ACCESO A GESTIÓN ECONÓMICA 

1193  FORM.MODIFICACION PERMITE REALIZAR MODIFICACIONES EN LOS CURSOS, SI NO SE POSEE ESTE PERFIL, EL USUARIO SÓLO PODRÍA CONSULTAR LOS DATOS 

1113  USUARIO FORMACION  ACCESO A SISPECAN‐FORMACIÓN (VER ICONO DE FORMACIÓN DENTRO DE SISPECAN) 

Introduce el DNI con la letra, selecciona Búsqueda por identificacor y luego “BUSCAR”

Selecciona el resultado que desea

1º

2º

3º

9

Se confirma la asignación mostrando el cuadro de diálogo

10

CREACIÓN DE UN USUARIO PARA PRÁCTICAS EN EMPRESAS Y BECAS/AYUDAS

GESTIÓN DE PRÁCTICAS NO LABORALES EN EMPRESAS GESTIÓN DE BECAS Y AYUDAS (tanto de Cursos, FCT como prácticas en empresas)

En este paso identificamos a la persona para vincularla con la Entidad a través de su CIF. Seleccionamos Usuario Sispecan Crear

Mostrará la siguiente pantalla:

11

Introducimos el DNI y luego “Buscar”: Si la persona ha sido registrada alguna vez en SISPECAN (aunque ya no esté vinculada a ningún otro Centro), aparece el registro. Se recomienda ver los Detalles para comprobar los datos existentes, principalmente el correo electrónico, ya que es el medio a través del cual el Sistema envía correo electrónico, por ejemplo, en caso de resetear la contraseña en el futuro. Si necesita modificarlo debe contactar con el Servicio Canario de Empleo

Si la persona nunca ha sido registrada en SISPECAN (da igual a través de qué Centro Colaborador), se muestra el siguiente mensaje:

Si no fue dada de alta con antelación, debe seleccionar CREAR.

12

A continuación se abre una pantalla que se debe cumplimentar en el siguiente orden. El nombre y apellidos debe ser exactamente el mismo que el del DNI:

Introducir única y exclusivamente los siguientes datos (el resto se deja tal y como está):

□ Nombre: el que consta en el DNI □ Primer Apellido: el que consta en el DNI □ Segundo Apellido: el que consta en el DNI □ Teléfono: Número de teléfono □ Teléfono Móvil: Nº de teléfono móvil personal □ Correo electrónico: cualquier notificación del sistema se realizará automáticamente a esta

dirección de correo electrónico. Dado que el usuario y contraseña es personal e intransferible, debe ser su correo personal.

Una vez cumplimentados los datos en en “Login usuario (UID)” se obtiene el usuario, y que será en el futuro el nombre de Usuario que se utilizará para el acceso a SISPECAN y que será invariable con independencia de para qué entidad se prestan los servicios. Una vez creado el usuario, el siguiente paso será vincular la persona con la Entidad.

Se muestra la siguiente pantalla, donde debemos localizar la Entidad:

1º 2º

5º

3º

4º

13

Con los parámetros de búsqueda ofrece el resultado, debiendo seleccionarlo:

Selecciona “Crear Usuario” y ya el usuario quedará vinculado a la Entidad. El siguiente paso será asignarle los perfiles al usuario que se ha vinculado con la empresa.

Para gestionar Prácticas y Becas, seleccionar “Empresario”

Seleccione Búsqueda por cod. Entidad, que en este caso es similar a “buscar por CIF”

Introducir el CIF para localizar la Entidad

La fecha de inicio predeterminada es la fecha actual

OPCIONAL: Aunque se puede dejar en blanco, si lo desea puede especificar una fecha de vigencia de dicha vinculación. En caso de especificarla debe especificar el motivo. Si tiene dudas, se recomienda dejarlo en blanco, ya que la fecha de fin de vigencia puede modificarse en cualquier momento.

14

ASIGNACIÓN DE PERFIL DE PRÁCTICAS EN EMPRESAS

GESTIÓN DE PRÁCTICAS NO LABORALES EN EMPRESAS GESTIÓN DE BECAS Y AYUDAS (tanto de Cursos, FCT como prácticas en empresas)

Desde la pantalla inicial de Administración de Usuarios, seleccionar: Usuario SISPECAN” “Asignar grupos de perfiles”

Muestra una nueva pantalla donde se selecciona el perfil:

El Administrador de un Centro no puede generar nuevos Administradores para el mismo Centro, ya que esa función se realiza única y exclusivamente desde el Servicio Canario de Empleo. Por tanto los perfiles ADMINISTRADOR SISPECAN – Prácticas en empresa y ADMINISTRADOR SISPECAN – Centro de Formación sólo los puede asignar el SCE, previa solicitud conforme a modelo normalizado.

15

Seleccionar: y a continuación Muestra el desglose de los perfiles que se van a asignar.

Los perfiles que se asignan son los siguientes: CODIGO  NOMBRE  DESCRIPCIÓN 

1100  CMPEPR.CONSULTOR  SÓLO CONSULTA LOS DATOS  DEL COMPONENTE EMPRESARIO  

1085  CMPEPR.PROPIO PERMITE MODIFICAR LOS DATOS EN EL COMPONENTE EMPRESARIO PARA SU CENTRO ASOCIADO 

1236  FORM.BECA.USUARIO  ACCESO A SISPECAN‐BECAS 

1087  FORPRE.CENTROCOLABORADOR  PERMITE REALIZAR AQUELLAS ACCIONES ASOCIADAS A UN CENTRO COLABORADOR 

1083  GESTION PF PERMITE TANTO LA CONSULTA/MODIFICACIÓN DE LA PERSONA FÍSICA DE ENTIDADES COMUNES DE EMPLEO 

Se confirma la asignación mostrando el cuadro de diálogo

Introduce el DNI con la letra, selecciona Búsqueda por identificador y luego “BUSCAR”

Selecciona el resultado que desea

1º

2º 3º

16

DAR DE BAJA DE SISPECAN-FORMACIÓN Un usuario que haya sido creado alguna vez en SISPECAN no se permite su borrado, solo se permite su baja. Se distinguen:

Dar de baja a un administrador de la Entidad (lo realiza solo el SCE) Dar de baja a un usuario (lo puede realizar el administrador de la Entidad o el SCE)

Sólo en el caso de dirigirse al Servicio Canario de Empleo para realizar la baja, tiene disponible el formulario en el siguiente enlace: Baja como Usuario Lo primero es localizar al usuario:

Se recomienda la búsqueda por por login (nombre de usuario que suele ser ext-XXXXXXX) o bien por búsqueda por identificador (DNI con letra)

Selecciona el elemento que desea desvincular. Recuerde:

El código de la entidad (35.XXXX o 38.XXXX) se relaciona con Gestión de Cursos, Gestión Económicas y FCT

El CIF/NIF de la entidad se relaciona con Prácticas en Empresas y Becas

17

Tiene la opción de Caducar los perfiles que tiene asignados o bien eliminar la vinculación con la Entidad. En la banda inferior muestra las opciones:

Si tiene dudas se recomienda eliminar la vinculación con la Entidad, lo que impedirá que en el futuro pueda acceder a través de la Entidad. ¿Qué diferencia hay? Si selecciona “Listar/Caducar Perfiles” el usuario seguirá vinculado a la Entidad, y se ofrece la posibilidad de eliminar los perfiles asignados. Sin embargo se recomienda seleccionar “Detalles” para eliminar la vinculación con la Entidad. Además, en el futuro si desea volver a vincular al usuario con la Entidad, cuando vaya a buscar al usuario, debe marcar el Chek “Incluir no activos” para poder modificarlo.

18

Puede modificar la vinculación especificando la fecha de fin de la misma y el motivo:

1º) Seleccionar “Modificar” 2º) Especificar fecha a partir de la cual el usuario deja de estar vinculado con la entidad (recuerde: Código 35.XXXX o 38.XXXX afecta a Gestión de Cursos, Gestión Económica y FCT; el CIF afecta a Prácticas en Empresas y Becas) 3º) Especifique el motivo de fin de la vinculación. Una vez Guardados los cambios, el usuario quedará como “Inactivo” para esa Entidad. Aunque tenga perfiles asignados, el hecho de que no figure vinculado a la Entidad impedirá su acceso.

1º

2º 3º

4º

19

LISTADO DE USUARIOS ASOCIADOS A LA ENTIDAD Es posible obtener un informe con la relación de usuarios que están asociados a la Entidad. En la pestaña “Ayuda” seleccionar “Generar Informe”

Tenga presente que si es administrador de más de una Entidad (por ejemplo, la misma entidad pero asociada al código o al CIF), debe primero acceder a SISPECAN-Formación con la Entidad de la que desee gestionar los usuarios.

20

DE USO EXCLUSIVO PARA LA GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE FORMACIÓN Recibida la Solicitud de Administración de Usuarios, se procede a:

1. Crear al Administrador y asociarlo al Centro Colaborador para Gestión de Cursos (35.XXXX o 38.XXXX)

2. Asignar la agrupación de perfiles ADMINISTRADOR – SISPECAN Centro de Formación

3. Asignar la agrupación de perfiles SISPECAN – Centro de Formación 4. Asignar “Gestionar Administrables” de los siguientes perfiles:

1085  CMPEPR.PROPIO 

1195  FORM.GESTECO 

1193  FORM.MODIFICACION 

1113  USUARIO FORMACION 

5. Crear al Administrador y asociarlo al Centro Colaborador para Prácticas en Empresas (identificado con el CIF)

6. Asignar la agrupación de perfiles ADMINISTRADOR – SISPECAN Prácticas en Empresa

7. Asignar la agrupación de perfiles SISPECAN – Prácticas en Empresa 8. Asignar “Gestionar Administrables” de los siguientes perfiles:

1100  CMPEPR.CONSULTOR 

1085  CMPEPR.PROPIO 

1236  FORM.BECA.USUARIO 

1087  FORPRE.CENTROCOLABORADOR 

1083  GESTION PF