Manual - forstand.co.cr · • Calculo automático del digito verificador para la validación de la...

DIRECCIÓN TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN <PROCESO O SUB PROCESO>

Sitio de Solicitudes de Cheques y Depósitos

MANUAL DE USUARIO

Autor: Sistemas de Información

Versión <1.4> 05, 2014

Manual del usuario del Sitio de Solicitudes de

Cheques y Depósitos

CAL-PL-MUS, Manual de Usuario, V1.4 Pág. 2 de 44

AVISO: “Este documento y sus anexos son propiedad del Banco Popular. Se prohíbe su modificación o reproducción parcial o total sin previa autorización”.

Tabla de contenidos

1. Introducción .................................................................................................................. 5

2. Descripción del sistema ............................................................................................... 5

3. Objetivos específicos ................................................................................................... 5

4. Generalidades ............................................................................................................... 5

4.1 Definición de reglas del negocio. ................................................................................. 6

4.2 Ayudas ......................................................................................................................... 7

4.3 Funciones especiales .................................................................................................. 7

4.4 Búsquedas de información .......................................................................................... 7

5. Uso del sistema ............................................................................................................. 8

5.1 Ingreso ......................................................................................................................... 8

5.2 Referencia rápida ........................................................................................................ 9

5.3 Descripción detallada .................................................................................................. 9

6. Configuración .............................................................................................................. 10

6.1 Usuarios .................................................................................................................... 10

6.2 Oficinas ...................................................................................................................... 13

6.3 Productos .................................................................................................................. 16

6.4 Cuentas ..................................................................................................................... 19

6.5 Monedas .................................................................................................................... 21

6.6 Tipo Producto ............................................................................................................ 23

7. Clientes ........................................................................................................................ 25

7.1 Trasferencia de Clientes ............................................................................................ 28

8. Solicitudes ................................................................................................................... 29

8.1 Trasferencia de Solicitudes ....................................................................................... 31

9. Consolida ..................................................................................................................... 32

10. Recibo de documentos .............................................................................................. 33

11. Entrega de documentos a clientes ............................................................................ 36





12. Reportes ...................................................................................................................... 39

12.1 Solicitudes .............................................................................................................. 39

12.2 Catálogos ............................................................................................................... 41

12.3 Pedidos .................................................................................................................. 41

12.4 Histórico ................................................................................................................. 42

12.5 Especiales .............................................................................................................. 42

13. Aprobaciones .............................................................................................................. 44

14. Anexos ......................................................................................................................... 44





Control de versiones

Fecha Versión Actualizado por Información de los cambios realizados





1. Introducción

El presente manual de usuario, tiene como finalidad dar a conocer de una manera detallada y sencilla, el

proceso que se lleva a cabo a través del uso del Sitio de Solicitudes de Cheques y Depósitos de Formularios

Standard, con el propósito de que los usuarios se familiaricen con la aplicación y se logre comprender la forma

como se realiza los pedidos de cheques y depósitos para los clientes de cuentas corrientes.

Con el uso de este sitio, se busca establecer un ambiente basado en información confiable, real y al día, a

través de la Web, permitiendo con ello reducir errores en los procesos, tiempos de respuesta y sobre todo, de

centralizar la información, apoyándose en los avances de la tecnología y las telecomunicaciones usando como

plataforma un sitio Web seguro, sin tener que realizar instalaciones de software locales, solventando con ello los

problemas de inconsistencias y la descentralización de la información.

2. Descripción del sistema

Establecer un sistema para el ingreso de solicitudes de chequeras, depósitos y cheques de gerencia basado

una plataforma web que preste un servicio confiable y seguro de manera que garantice la integridad de los

datos asegurando una centralización de la información, para que la misma este actualizada con respecto a

todos los usuarios registrados en el sistema.

3. Objetivos específicos

• Actualizar el sistema en uso hacia una plataforma habilitada para web.

• Establecer parámetros de seguridad que garanticen el acceso a la información solamente para usuarios

autenticados.

• Agilizar el proceso del registro de solicitudes de chequeras, depósitos y cheques de gerencia.

• Implementar al sistema reglas de negocio simplificadas de acuerdo a los requerimientos de ambas

entidades.

4. Generalidades

La solución está diseñada y desarrollada para cumplir con los estándares de arquitectura WEB ENABLE en

su totalidad, lo cual facilita el acceso a la herramienta y la implementación rápida de la misma, además de

contar con una interfaz simple y amigable la cual guiará al usuario en el proceso.

• La solución está diseñada y desarrollada para poder ejecutarse desde al menos en navegador WEB de

Microsoft Internet Explorer 6.0 ó superior, también puede utilizarse con Firefox Mozilla 2 ó superior.

• La solución no requiere ningún otro programa o utilitario de terceros adicional para la funcionalidad.

• La solución está diseñada en arquitectura de capas cumpliendo la capa de presentación, capa

transacción y la capa de acceso a datos.





Sobre la capa de presentación, está es la interfaz con el usuario; contiene únicamente las pantallas del

sistema, no se incluye código excepto el envió y recepción de tramas de información con la capa de

transacción.

Sobre la capa de transacción, esta contiene la lógica de negocio de la aplicación, todas las validaciones y

cálculos se hacen en esta capa y permite la interacción con los datos.

Sobre la capa de base de datos, esta capa contiene la información utilizada por la aplicación, la cual será consultada o actualizada por la capa de transacción, de acuerdo a las acciones indicadas por el usuario. La base de datos está restringida para aceptar conexiones solamente de la aplicación, además se configurara de acuerdo a las recomendaciones de seguridad dadas por el fabricante.

4.1 Definición de reglas del negocio.

Las reglas del negocio son la serie de políticas y normas establecidas para alcanzar el

objetivo:

• Autenticación para el acceso al sistema mediante usuario/contraseña y digito verificador.

• Definición de perfiles de usuario para la asignación de privilegios en el sistema.

• Definición de la longitud de la contraseña mediante máximos y mínimos de caracteres.

• La contraseña no puede repetirse en un histórico de las diez anteriores.

• La contraseña debe estar compuesta por letras mayúsculas, minúsculas y números.

• Se establece un tiempo de vigencia a la contraseña, periodo puede ser de 1 a 30 días en el cual la

contraseña será válida.

• Bloqueo de 30 minutos de la cuenta del usuario tras 3 intentos de ingreso no satisfactorio.

• Validación de código de verificación para ingresar al sistema, generado aleatoriamente.

• Definición de un estándar en las pantallas.

• Uso de paginas expiradas de forma que no se almacene en el cache del navegador.

• Definición de un estándar en los tipos de datos utilizados.

• Procesos basados en acciones las cuales se definen mediante los perfiles de cada usuario.

• Restricción de la información mostrada mediante limites por página.

• Validación de los datos ingresados por el usuario antes de ser enviados al servidor.

• Validación de los datos enviados al servidor.

• Validación de los datos de salida, mostrados por el servidor.

• Validaciones para evitar la duplicación de la información.

• Calculo automático del digito verificador para la validación de la cuenta cliente.

• Validaciones para el ingreso de solicitudes que no permitan la duplicación de los pedidos.

• Procesamiento de archivos ya generados por la solución del cliente, tanto para solicitudes como para

catálogos.





Sobre el uso de parámetros para la solución, todos los valores utilizados por el sistema son

parametrizables, no se utilizan como valores constantes aquellos sujetos de cambio, además que los datos

están serializados mediante un algoritmo de encriptación.

Parámetros confidenciales tal como claves de acceso son protegidos de manera que no se ven al digitar ni

se muestren en una consulta simple. Además son almacenados en forma encriptado.

Sobre la Validación de entrada y de salida, todos los campos de entrada y salida son validados en cuanto a

tipo de dato, tamaño, obligatoriedad y en aquellos casos que se requieran rangos de valores validos, tal

como meses, días, etc., todos ellos parametrizables.

En el caso especial de las aplicaciones tipo Web en donde el código es interpretado, se debe verificar la

información sensible digitada por el cliente, tal como usuario, clave, cuentas, números, etc., no quede

almacenada como parte de las páginas en memoria.

Sobre las políticas de contraseña, para efectos de autenticación de usuarios, la solución autentica en todos

sus módulos, capas, programas, aplicaciones y componentes y de base de datos, los usuarios contra un

esquema o modelo de seguridad, el cual está basado en un modelo de perfiles y roles de usuarios.

La solución administra los procesos de definición de políticas de contraseña o “password”, que se detallan

a continuación:

• La longitud mínima de la contraseña debe ser de 10 caracteres.

• La longitud máxima de la contraseña debe ser de 16 caracteres.

• Cada nueva contraseña no debe ser igual a las últimas diez contraseñas utilizadas.

• La contraseña debe estar compuesta por letras mayúsculas, minúsculas y números.

• La contraseña no debe permitir repetir letras o números de manera consecutiva

• La vigencia mínima de la contraseña es de 1 día (24 horas naturales)

• La vigencia máxima de la contraseña es de 30 días naturales, pasado ese tiempo, la solución debe

requerir y solicitar el cambio de la misma.

• El acceso a la solución se inhabilitará después de tres intentos fallidos de la contraseña, y deberá

rehabilitarse luego de pasados 30 minutos

4.2 Ayudas

Buscar en la documentación escrita.

4.3 Funciones especiales

Transferencia de archivos de manera cifrada utilizando una aplicación web enable.

4.4 Búsquedas de información

Para ingresar una nueva solicitud debe dar clic en la siguiente figura: Una vez realizado dicho paso aparecerá la pantalla de Ingreso de Solicitudes (Ver figura 5.1.1) en el cual se debe llenar todos y cada uno de los campos requeridos (indicados con un asterisco), los campos a llenar son:





-Cuenta cliente, en el cual puede colocar el número o está la opción de buscar el cliente por nombre o

cuenta cliente. Una vez digitado el número, se debe dar clic en el botón gris a la derecha , el cual mostrará toda la información referente a la cuenta.

• -Producto a solicitar. • -Cantidad • -Numeración *En caso de tratarse de cheques de gerencia. • -Oficina Despacho, la cual indica la oficina donde se retirará el producto.

Los campos obligatorios los podrá distinguir con un (*) al lado del campo. Si los campos no se llenan de manera completa o los datos ingresados no son válidos, el sistema mostrará la debida advertencia en la pantalla. Una vez al llenar los campos y cumplir con los requisitos, se da clic en la opción “Ingresar” para seguir con el proceso. El sistema mostrará una nueva pantalla de notificación indicando que la solicitud fue creada de manera exitosa.

5. Uso del sistema

5.1 Ingreso

Para ingresar al sitio, debe realizar los siguientes pasos: Ingresar a la página http://pedidos.forstand.co.cr/solon/ y digitar tanto el usuario como la clave, además de una palabra de verificación, esto aplicado como medida de seguridad ante procesos automatizados que intenten violar de la seguridad del sitio. (Ver figura 1)





De igual manera encontrará un enlace que le permitirá al usuario recuperar la contraseña, en caso de haberla olvidado. Para ello deberá darle clic al primer enlace, que se encuentra debajo del botón “Ingresar”. Si el usuario desea ver el Manual de Usuario, debe presionar el segundo link que se encuentra en la parte inferior de la pantalla principal y el sistema automáticamente abrirá una nueva pantalla donde podrá leer un archivo con todos los detalles de cómo hacer uso correcto del sitio.

5.2 Referencia rápida

< En esta sección se despliega cada opción del menú y se explica brevemente (pantalla del menú) >

5.3 Descripción detallada

Al ingresar en la opción del menú Configuración, aparecerán diferentes ítems (dependiendo de los accesos

asignados al usuario) las cuales constituyen las opciones básicas, para el funcionamiento de los diferentes

procesos del sitio. (Ver figura 3)





Figura 3

6. Configuración

6.1 Usuarios

En esta pantalla encontramos un formulario, en el cual, como vista inicial, aparece la lista de usuarios del

sitio (Ver figura 3.1). De acuerdo al permiso asignado, podrá acceder a las siguientes opciones:

• Operador básico: podrá consultar y modificar los datos de su respectiva cuenta.

• Operador Sucursal: tiene acceso a consultar y modificar los datos de los usuarios que se encuentren en su

respectiva sucursal.





• Operador y Administrador Central: dichos perfiles tendrá los privilegios para consultar y modificar los datos

de todos los usuarios que se encuentren registrados en el sitio. A su vez, tienen la opción de crear y

eliminar usuarios cuando así lo requieran, el cual, es un privilegio que solo dichos perfiles tendrán acceso.

Figura 3.1

• Para ingresar un nuevo usuario debe dar clic en la siguiente figura: Una vez realizado dicho paso

aparecerá la pantalla de Ingreso de Usuarios (Ver figura 3.1.1) en el cual se debe llenar todos y cada uno de

los campos requeridos (indicados con un asterisco), los campos a llenar son:





-Nombre del usuario.

-Apellidos

-Correo electrónico

-Teléfono

-Contraseña, con su respectiva confirmación.

-Vigencia: la cual indica la cantidad de días que la clave será válida.

-Oficina a la que pertenece el usuario.

-Perfil de acceso al sistema

Cabe destacar que la contraseña debe cumplir con los siguientes requerimientos:

-Debe estar compuesta por números y letras.

-Debe estar compuesta por mayúsculas y minúsculas.

-No puede repetir letras consecutivamente.

-Debe ser mínimo 10 caracteres máximo 16.

-No puede repetir ninguna de las 10 anteriores.

Todos los campos del formulario son obligatorios, de igual forma los podrá distinguir con un (*) al lado del

campo. Si los campos no se llenan de manera completa o los datos ingresados no son válidos, el sistema

mostrará la debida advertencia en la pantalla. Una vez al llenar los campos y cumplir con los requisitos, se da

clic en la opción “Ingresar” para seguir con el proceso. El sistema mostrará una nueva pantalla de notificación

indicando que el usuario fue creado de manera exitosa.

Acciones:

Eliminar Registro: al hacer clic izquierdo sobre este ícono se desplegará una ventana de dialogo en la

cual el usuario confirma si desea sí o no eliminar el registro, si contesta no el registro sigue intacto y

contesta sí, el registro será enviado a la papelera.

Editar Registro: Edita la información del registro.

Consultar Registro: muestra la información ingresada del registro.





Nota : es importante indicar que una vez que haya finalizado este proceso, automáticamente el sistema

enviará a la dirección de correo especificada al momento del registro, las credenciales de acceso al Sitio de

Solicitudes de Cheques y Depósitos, en la cual el usuario deberá ingresar al enlace de activación de cuenta para

poder habilitarla.

Figura 3.1.1

6.2 Oficinas

Al ingresar a esta opción, aparece la lista de las oficinas ingresadas (Ver figura 3.2). De acuerdo al permiso

asignado, podrá ingresar a las siguientes opciones:

• Operador básico y Operador Sucursal: podrán consultar y modificar los datos de su respectiva sucursal.





• Operador y Administrador Central: dichos perfiles tendrá los privilegios para consultar y modificar los datos

de todas las sucursales que se encuentren registradas en el sitio. A su vez, tienen la opción de crear y

eliminarlas cuando así lo requieran, el cual, es un privilegio que solo dichos perfiles tendrán acceso.

Figura 3.2

• Para ingresar una nueva sucursal debe dar clic en la siguiente figura: Una vez realizado dicho paso

aparecerá la pantalla de Ingreso de Sucursales (Ver figura 3.2.1) en el cual se debe llenar los campos

requeridos (indicados con un asterisco), los campos a llenar son:

-Nombre de la sucursal.





-Contacto de la sucursal

-Teléfono

-Dirección

-Tipo de oficina

En relación con el tipo de oficina, existen las siguientes opciones a seleccionar:

-Periférica: la cual es equivalente a toda aquella sucursal que no sea la Sede Principal.

-Interna: se encuentra en la Sede Principal, pero no tiene los privilegios de administración del sitio como lo

tiene el tipo Central.

-Central: Es la sucursal en la cual se lleva a cabo la administración del sitio y por ende de las operaciones.

Los campos del formulario obligatorios se podrán distinguir con un (*) al lado del campo. Si los campos no se

llenan de manera completa o los datos ingresados no son válidos, el sistema mostrará la debida advertencia en

la pantalla. Una vez al llenar los campos y cumplir con los requisitos, se da clic en la opción “Ingresar” para

seguir con el proceso. El sistema mostrará una nueva pantalla de notificación indicando que la sucursal fue

creada de manera exitosa.

Acciones:










Figura 3.2.1

6.3 Productos

Al ingresar a esta opción, aparece la lista de los productos disponibles (Ver figura 3.3). Los únicos perfiles

encargados de ingresar productos son los de Operador y Administrador Central:

• Dichos perfiles tendrá los privilegios para ingresar, consultar, modificar y eliminar los productos que se

encuentren registradas en el sitio.





Figura 3.3

• Para ingresar un producto debe dar clic en la siguiente figura: Una vez realizado dicho paso

aparecerá la pantalla de Ingreso de Productos (Ver figura 3.3.1) en el cual se debe llenar los campos

requeridos (indicados con un asterisco), los datos a llenar son:

-Nombre.

-Tipo producto

-Moneda

En relación con el tipo de producto, existen las siguientes opciones a seleccionar:





-Cheque.

-Depósito.

-Chequera Gerencia, el cual solo los usuarios de la Sede Central son los autorizados para realizar las solicitudes

de dicho producto.

Todos los campos del formulario obligatorios y de igual manera se podrán distinguir con un (*) al lado del

campo. Si los campos no se llenan de manera completa o los datos ingresados no son válidos, el sistema

mostrará la debida advertencia en la pantalla. Una vez al llenar los campos y cumplir con los requisitos, se da

clic en la opción “Ingresar” para seguir con el proceso. El sistema mostrará una nueva pantalla de notificación

indicando que el producto fue creado de manera exitosa.

Acciones:










Figura 3.3.1

6.4 Cuentas

Al ingresar a esta opción, se despliega la lista de las cuentas ingresadas (Ver figura 3.4). Los únicos perfiles

encargados de ingresar cuentas son los de Operador y Administrador Central:

• Dichos perfiles tendrá los privilegios para ingresar, consultar, modificar y eliminar las cuentas que se






Figura 3.4

• Para ingresar una cuenta debe dar clic en la siguiente figura: Una vez realizado dicho paso

aparecerá la pantalla de Ingreso de Cuentas (Ver figura 3.4.1) en el cual se debe llenar el campo Nombre.

Si el campo no se llena de manera completa o lo ingresados no es válido, el sistema mostrará la debida

advertencia en la pantalla. Una vez al llenar la información, se da clic en la opción “Ingresar” para seguir con el

proceso. El sistema mostrará una nueva pantalla de notificación indicando que la cuenta fue creada de manera

exitosa.

Acciones:










Figura 3.4.1

6.5 Monedas

Al ingresar, se despliega la lista de las monedas ingresadas (Ver figura 3.5). Los únicos perfiles encargados de

ingresar monedas son los de Operador y Administrador Central:

• Dichos perfiles tendrá los privilegios para ingresar, consultar, modificar y eliminar las monedas que se






Figura 3.5

• Para ingresar una moneda debe dar clic en la siguiente figura: Una vez realizado dicho paso

aparecerá la pantalla de Ingreso de Monedas (Ver figura 3.5.1) en el cual se debe llenar el campo Nombre.




exitosa.

Acciones:





• Eliminar Registro: al hacer clic izquierdo sobre este ícono se desplegará una ventana de dialogo en la





Figura 3.5.1

6.6 Tipo Producto

Al ingresar, se despliega la lista de los tipos de producto (Ver figura 3.6.1). Los únicos perfiles encargados de

ingresar monedas son los de Operador y Administrador Central:

• Dichos perfiles tendrá los privilegios para ingresar, consultar, modificar y eliminar las monedas que se






Figura 3.6.1

• Para ingresar un nuevo tipo de producto dar clic en la siguiente figura: Una vez realizado dicho paso

aparecerá la pantalla de Ingreso de Monedas (Ver figura 3.5.2) en el cual se debe llenar el campo Nombre.




exitosa.

Acciones:

• Eliminar Registro: al hacer clic izquierdo sobre este ícono se desplegará una ventana de dialogo en la









Figura 3.6.2

7. Clientes

• En esta pantalla encontramos un formulario, en el cual, como vista inicial, aparece la lista de clientes del

sitio (Ver figura 4.1).





Figura 4.1

• Para ingresar un nuevo cliente debe dar clic en la siguiente figura: Una vez realizado dicho paso

aparecerá la pantalla de Ingreso de Clientes (Ver figura 4.1.1) en el cual se debe llenar todos y cada uno de

los campos requeridos (indicados con un asterisco), los campos a llenar son:

-Cuenta cliente.

-Número de cuenta (automáticamente generado a partir del Cuenta Cliente)

-Nombre línea 1

-Nombre línea 2, el cual se utiliza cuando el Nombre línea 1 es largo, por lo que se utiliza este

otro campo.





-Cédula.

-Tipo de cuenta

Los campos obligatorios los podrá distinguir con un (*) al lado del campo. Si los campos no se llenan de manera

completa o los datos ingresados no son válidos, el sistema mostrará la debida advertencia en la pantalla. Una

vez al llenar los campos y cumplir con los requisitos, se da clic en la opción “Ingresar” para seguir con el

proceso. El sistema mostrará una nueva pantalla de notificación indicando que el cliente fue creado de manera

exitosa.

Nota:

El estado por defecto de un cliente al ser registrado por primera vez en el sistema es de desactivo, este debe de

ser buscado por el nombre en campo buscar, en el margen superior derecho de la ventana.

Cuando se haya encontrado el registro se activa.

Acciones:

Activar cliente: Activa un cliente inactivo o uno recientemente registrado. (El cliente se debe de activar

luego de haber sido ingresado por primera vez)

Desactivar un cliente, desactiva un cliente en estado activo.










7.1 Trasferencia de Clientes

La opción de transferencia de clientes, permite realizar la importación de los archivos enviados por las

sucursales vía correo electrónico. Para realizar la importación, debe dar clic a la imagen , que se encuentra a

la par del botón de agregar. El sitio le presentará una ventana para que seleccione los archivos desde los cuáles

desea realizar la importación, además de un campo de observación para especificar cualquier detalle

complementario. Seguidamente, si la importación es exitosa, el sitio presenta un mensaje indicando que la

importación ser realizó con éxito.

Figura 4.1.1





8. Solicitudes

Es el proceso principal del sitio, el cual consiste en realizar las solicitudes de chequeras y depósitos. Cuando se

ingresa (Ver figura 5.1), de acuerdo al permiso asignado, podrá acceder a las siguientes opciones:

• Operador básico: podrá consultar y modificar las solicitudes que haya realizado.

• Operador Sucursal: tiene acceso a consultar y modificar las solicitudes que haya realizado y las de los

usuarios que se encuentren en su respectiva sucursal.

• Operador y Administrador Central: dichos perfiles tendrá los privilegios para consultar y modificar las

solicitudes de todos los usuarios que se encuentren registrados en el sitio. A su vez, tienen la opción de

activar, desactivar y eliminar solicitudes cuando así lo requieran, el cual, es un privilegio que solo dichos

perfiles tendrán acceso.

En esta se muestra la lista de solicitudes y las acciones disponibles son las siguientes:




Editar Registro: Edita la información del registro, la solicitud se podrá modificar siempre y cuando no se

haya ejecutado el proceso de consolidación de archivos (proceso mediante el cual selecciona todas las

solicitudes pendientes y las envía a producción)

Consultar Solicitud: Mediante esta consulta el usuario podrá visualizar el estado que se encuentra

dicha solicitud así también como fecha y hora del momento que se realizó la solicitud, envío a producción,

recepción en la oficina y del momento en que fue entregada al cliente.





Figura 5.1

• Para ingresar una nueva solicitud debe dar clic en la siguiente figura: Una vez realizado dicho paso

aparecerá la pantalla de Ingreso de Solicitudes (Ver figura 5.1.1) en el cual se debe llenar todos y cada uno

de los campos requeridos (indicados con un asterisco), los campos a llenar son:

-Cuenta cliente, en el cual puede colocar el número o está la opción de buscar el cliente por

nombre o cuenta cliente. Una vez digitado el número, se debe dar clic en el botón gris a la

derecha , el cual mostrará toda la información referente a la cuenta.

-Producto a solicitar.

-Cantidad

-Numeración *En caso de tratarse de cheques de gerencia.





-Oficina Despacho, la cual indica la oficina donde se retirará el producto.

Los campos obligatorios los podrá distinguir con un (*) al lado del campo. Si los campos no se llenan de manera

completa o los datos ingresados no son válidos, el sistema mostrará la debida advertencia en la pantalla. Una

vez al llenar los campos y cumplir con los requisitos, se da clic en la opción “Ingresar” para seguir con el

proceso. El sistema mostrará una nueva pantalla de notificación indicando que la solicitud fue creada de

manera exitosa.

Figura 5.1.1

8.1 Trasferencia de Solicitudes

La opción de transferencia de solicitudes, permite realizar la importación de los archivos enviados por las

sucursales vía correo electrónico. Para realizar la importación, debe dar clic a la imagen , que se encuentra a

la par del botón de agregar. El sitio le presentará una ventana para que seleccione los archivos desde los cuáles

desea realizar la importación, además de un campo de observación para especificar cualquier detalle





complementario. Seguidamente, si la importación es exitosa, el sitio presenta un mensaje indicando que la

importación ser realizó con éxito.

9. Consolida

En esta opción se muestran las solicitudes realizadas por todas las agencias bancarias que aun no han sido

tramitadas a producción. (Ver figura 6.1)

Figura 6.1





Como se aprecia en esta ventana se muestran las solicitudes pendientes de tramitar a producción, en el

margen superior izquierdo se muestra la opción marcar todos, al selección dicha opción las solicitudes

pendientes se seleccionaran todas las solicitudes pendientes.

En el margen superior se mostrará la palabra “Genera” acompañado de la cantidad de solicitudes seleccionada

entre paréntesis. Este procesará todas las solicitudes seleccionadas y las consolidará como un solo pedido.

Si no desea ejecutar el proceso simplemente bastará con dar clic en el enlace regresar.

10. Recibo de documentos

Al ingresar al menú recepción se le presentará una ventana con un listado de documentos en tránsito

solicitados por el usuario o bien por la sucursal o agencia. (Ver figura 5.0).

En la pantalla de recibo de documentos se le desplegará listado el usuario seleccionará los documentos

recibidos, en la parte superior derecha de la lista encontrará un botón con la palabra “Recibo (#)”, en donde el

usuario deberá hacer clic al finalizar de seleccionar los documentos recibidos, ahí lo enviará a la siguiente

ventana para terminar el proceso de recibido (Ver figura 5.0.1) en esta otra ventana el usuario tendrá la

posibilidad de realizar una revisión de los documentos recibos, para constatar que seleccionó los correctos, si al

usuario seleccionó alguna solicitud de más únicamente deberá desmarcarla y esta se borrará en cambio si al

usuario le hace falta alguna otra solicitud únicamente debe dar clic al botón regresa para seleccionar las

faltantes y seleccionar las que le hicieron falta.





Figura 5.0

Luego procede a establecer la fecha y hora de recibido (automáticamente se carga la fecha y hora actual del

sistema) alguna observación de ser necesario (campo no es requerido) y al ya estar seguro de los datos

ingresados, estos se guardarán al presionar el botón procesar; el botón limpiar limpia los campos.





Figura 5.1

En el ícono del almanaque el usuario podrá seleccionar la fecha y hora en que se realizará el registro de la

recepción de la misma. (Ver Figura 5.1.0)

Figura 5.1.0





11. Entrega de documentos a clientes

Al ingresar al menú entrega se le presentará una ventana con un listado de documentos recibidos en la agencia

solicitados por el usuario o bien por la sucursal o agencia. (Ver figura 5.2.0).

En la pantalla de entrega de documentos se le desplegará listado, el usuario seleccionará los documentos a

entregar al cliente, en la parte superior derecha de la lista encontrará un botón con la palabra “Entrega (#)”, en

donde el usuario deberá hacer clic al finalizar de seleccionar los documentos recibidos, ahí lo enviará a la

siguiente ventana para terminar el proceso de Entrega (Ver figura 5.2.1) en esta otra ventana el usuario tendrá

la posibilidad de realizar una revisión de los documentos a entregar, para constatar que seleccionó los

documentos correctos, si al usuario seleccionó alguna solicitud de más únicamente deberá desmarcarla y esta

se borrará en cambio si al usuario le hace falta alguna otra solicitud únicamente debe dar clic al botón regresa

para seleccionar las faltantes y seleccionar las que le hicieron falta.





Figura 5.2.0

Luego procede a establecer la fecha y hora de recibido (automáticamente se carga la fecha y hora actual del

sistema) alguna observación de ser necesario (campo no es requerido) y al ya estar seguro de los datos

ingresados, estos se guardarán al presionar el botón procesar; el botón limpiar limpia los campos.





Figura 5.2.1

En el ícono del almanaque el usuario podrá seleccionar la fecha y hora en que se realizará el registro de la

recepción de la misma. (Ver Figura 5.2.3)

Figura 5.2.3





12. Reportes

El menú reportes podrá encontrar las siguientes (opciones accesibles según perfil del usuario):

• Solicitudes

• Catálogos

• Pedidos

• Histórico

• Especiales

12.1 Solicitudes

En el menú solicitudes, se mostrarán la información de las solicitudes ya procesadas, (no mostrarán las

solicitudes pendientes), la información se puede filtrar por fecha de solicitud, corresponde la fecha que las

agencias o sucursales realizan el pedido, fecha de pedido que corresponde al día que se genera el lote para el





envío a producción y fecha de recibido que corresponde a la fecha que se ha recibido las solicitudes en la

agencia.

Los parámetros de este reporte son rango de fechas de las solitudes, (Ver Figura 6.1.1) además se pueden

agrupar por los siguientes valores:

• Por fechas

• Producto

• Oficina

• Cliente

• Estado

• Oficina Resumido

Figura 6.1.1

Así también puede filtrarse los valores por fecha desolcitud, fecha del pedido a producción, fecha en

que recibió la oficina y fecha en que se le entregó al cliente. Además de que el reporte sea compatible

a impresora o exportable a un archivo de excel.





12.2 Catálogos

En la opción de reportes catálogos (Ver figura 6.1.2) se muestran el listado de los distintos catálogos

registrados en el sistema, el parámetro de reporte es el tipo del catálogo que desee desplegar, a

continuación se muestran las siguientes opciones de filtrado:

• Usuarios

• Oficinas

• Productos

• Cuentas

• Monedas

Figura 6.1.2

12.3 Pedidos

En el menú de reporte Pedios se desplegará el historial de pedidos realizado dentro de un rango de fechas

establecido, dichos pedidos corresponden a los realizados por las distas agencias.





12.4 Histórico

En el reporte de histórico se mostrarán la bitácora de registro de actividad del sistema, el reporte es

parametrizable por rango de fecha (Ver Figura 6.1.3) y los siguientes parámetros:

• Por eventos

• Por eventos de usuarios

• Por carga de archivos

Figura 6.1.3

12.5 Especiales

En el reporte Especiales se mostrará el registro de los siguientes puntos:

• REPORTE MENSUAL PARA CONTROL DE PAGOS.

(Muestra unos listados correspondientes del control de pagos realizado durante un mes específico)

• REPORTE DE USUARIOS.

(Listado de usuarios por agencias/sucursales)

• REPORTE DE NUMERACIÓN POR AGENCIA





(Muestra las numeraciones en cheques utilizadas por dicha agencia)

• REPORTES ESTADÍSTICOS.

(Muestra un listado de pedidos realizados durante el mes)

Estos reportes son parametrizable por mes y el año (Ver Figura 6.1.4)

Figura 6.1.4





13. Aprobaciones

Responsable Rol Firma Fecha

14. Anexos

La opción de Generar Registro le permite a la oficina central generar los archivos que van a ser enviados a

Carvajal para la confección de los talonarios. Es importante señalar que a la hora de recibir dichos correos, el

software los salva en la carpeta respectiva (a saber, aplicación \ Registro de Datos).

El proceso de generar registros aparte de generar el archivo para enviar a Carvajal, le asigna a cada solicitud un

número y una fecha de lote (el día en que se envíe el archivo a Carvajal). Para poder generar un registro, el

usuario solo deberá seleccionar el botón y escoger la fecha a partir de la cuál desea importar las solicitudes.

NOTA: La opción de Consolidación sólo estará visible para el usuario administrador

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