MANUAL COPASIPNET

CAPÍTULO 1 CATÁLOGOS

Más que nada, con este menú, lo que usted puede hacer es primeramente, establecer las bases de trabajo de la empresa, como los son: datos generales, parámetros generales, porcentaje de impuestos (ISR e IVA), tipos de moneda, fechas de apertura y de cierre de ejercicio entre otros. También le permitirá clasificar a sus clientes y proveedores, según características que mejor a usted le convengan.

CAPITULO 2 CAPTURA

Con este menú usted tendrá la oportunidad de llevar a cabo los procesos y capturas de las distintas operaciones cotidianas relacionadas con lo que se refiere a cobros y pagos, tanto a favor de la empresa como en contra de la misma.

CAPÍTULO 3 REPORTES Y CONSULTAS

Como podrá apreciar, usted cuenta con una herramienta muy eficiente y

completa en cuanto a Reportes, por lo que es importante que tenga

conocimientos básicos en cuanto a su uso, este es el objetivo del presente

capítulo.

CAPÍTULO 4 HERRAMIENTAS

Este menú cuyo uso de programas es eventual, por lo que puede ser usado en cualquier momento del ejercicio, es por esa razón que dejamos su explicación para el final.

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CAPÍTULO 1 CATÁLOGOS Más que nada, con este menú, lo que usted puede hacer es primeramente, establecer las bases de trabajo de la empresa, como los son: datos generales, parámetros generales, porcentaje de impuestos (ISR e IVA), tipos de moneda, fechas de apertura y de cierre de ejercicio entre otros. También le permitirá clasificar a sus clientes y proveedores, según características que mejor a usted le convengan.

CONTENIDO:

1.0 ¿Qué es un Catálogo? 1.1 Seleccionar una empresa 1.2 Parámetros de la empresa 1.3 Clasificadores 1.4 Chequeras, Inversiones y cajas

1.4.1 Chequeras 1.4.2 Inversiones 1.4.3 Cajas

1.5 Concepto de facturas y notas 1.6 Clientes y otros Deudores

1.6.1 Datos 1.6.2 Contabilidad 1.6.3 Cobranza 1.6.4 Clasificadores 1.6.5 Dirección de Consignaciones

1.7 Proveedores y otros Acreedores 1.7.1 Datos Generales 1.7.2 Contabilidad 1.7.3 Crédito 1.7.4 Clasificadores

1.8 Asignación de Clasificadores 1.8.1 Clientes 1.8.2 Proveedores

1.9 Mensajes de Cobranza 1.10 Orígenes y aplicaciones 1.11 Presupuestos de Efectivo 1.12 Catálogos de Monedas 1.13 Catálogos de Formatos 1.14 Catálogos de Folios

1.0 ¿QUÉ ES UN CATÁLOGO?

Los Catálogos son la parte principal del sistema, ya que nos permiten definir y personalizar la información de la empresa con la que se va a trabajar, además son tablas maestras de Bases de Datos, que se utilizan para clasificar operaciones cotidianas; además que de ellos depende el funcionamiento adecuado del Sistema por lo que sumamente importante definirlos antes de iniciar la Captura de movimientos. Por lo tanto, la definición de los Catálogos debe ser una tarea muy cuidadosa ya que de ellos dependerá la estructuración automática de los reportes, es decir, la calidad de la información y determinan en buena medida la facilidad para capturar los movimientos. El sistema de Cobros y Pagos CopaSipNet Ver.2010 ofrece una gran cantidad de catálogos, lo cual haría pensar que definir los mismos sería una tarea laboriosa y complicada, pero gracias al fácil manejo del sistema esta tarea se facilita demasiado, hay que tener en cuenta que una vez definidos los catálogos a utilizar las demás tareas como capturar, serán relativamente más fáciles. Los catálogos con los que cuenta CopaSipNet (ver Figura 1.0) son los siguientes:

Seleccionar empresa Parámetros de la empresa Clasificadores Chequeras, Inversiones y Cajas Conceptos de Facturas y Notas Clientes y otros Deudores Proveedores y otros Acreedores Asignación y Clasificadores Mensajes de Cobranza

Orígenes y Aplicaciones Presupuesto de Efectivo

Dentro de Copagwin. Los catálogos más importantes son, el de Proveedores/Otros Acreedores y el de Clientes/Otros Deudores, ya que estos son los entes a los que se les tienen que hacer los cobros y pagos.

1.1 SELECCIONAR OTRA EMPRESA Con esta opción, usted puede seleccionar la empresa con la cual esté interesado en trabajar, pero cabe mencionar que para acceder a una empresa de su conveniencia primero tuvo que haber creado una nueva empresa, tal y como se indica en el apartado Notas Preliminares. Para llevar a cabo esta sencilla tarea siga los siguientes pasos:

Seleccione el catalogo Seleccionar otra empresa y elija el nombre de la empresa con la que desea trabajar.

De clic en Aceptar, o bien doble clic en el nombre de la empresa, en dado caso de que no apareciere el nombre de la empresa, de clic en el botón Directorio, el cual le mostrará las carpetas de las cuales elegirá la ruta de acceso a la empresa que desea utilizar. Esta operación abrirá la ventana de Acceso al Sistema en la cual tendrá que rellenar los campos Login de Usuario y Contraseña, una vez hecho esto de clic en aceptar. (Nota: El Login de usuario y Contraseña, son los que le proporciono el distribuidor o bien los que se definieron en el submenú usuarios y seguridad del menú herramientas, Ver Capitulo 4), si no se han creado las opciones de usuarios y seguridad, solo introduzca la palabra ADMINISTRADOR.

Para finalizar esta operación de clic en aceptar.

1.2 PARÁMETROS DE LA EMPRESA Los parámetros son las bases sobre las cuales trabaja la empresa. Con la opción Parámetros de la Empresa, usted puede definir datos de importancia para las operaciones de cobros y pagos, tales como: Datos, parámetros generales de apertura y cierre de ejercicio, clasificación extra de clientes y proveedores, enlaces con otros sistemas de contabilidad, tasa de IVA, IVA retenido e ISR, y los documentos que utilizara la empresa.

DATOS. En esta pestaña, se tienen que capturar los datos generales de la empresa (Fig. 1.2.1) como:

Tipo de Régimen. Que es la manera en que está constituida la empresa como persona Física (particulares con actividades mercantiles lucrativas) o Moral (dos o más particulares constituidos, como empresas, de acuerdo a Ley General de Sociedades Mercantiles). Domicilio Fiscal 1 y 2. Es la dirección con la que estamos registrados ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP). Que incluye la Población, el código postal, los números de teléfono y fax.

Registro Federal de Contribuyentes, que es el número de registro que nos asigna la SHCP. Cámara. Es la cámara comercial a la cual está afiliada la empresa, ejemplo CANACO (Cámara Nacional de Comercio).

Página Web y E-Mai.

PARÁMETROS. En esta opción hay que introducir datos como las fechas de inicio y fin de ejercicio, fechas de cierres provisionales y definitivos, cantidades mínimas para la emisión de cheques y si es que la empresa operara sábados y domingos. (Fig. 1.2.2).

Inicio de ejercicio. Mes y año en que principia el ejercicio contable. A partir de esta fecha podrá realizar los procesos y movimientos y emitir los reportes y consultas. Fin de Ejercicio. Mes y año en que finaliza el ejercicio contable. Cuando el cierre definitivo de un mes corresponde al mes de fin de ejercicio, cambia automáticamente el mes de inicio del nuevo ejercicio. Ultimo Cierre Provisional (mm/aa). Mes y año del último mes cerrado en forma provisional, es decir, sin eliminar los movimientos del mes. No se puede mover aquí sino con el cierre del provisional y con la apertura de un mes. Ultimo Cierre Definitivo (mm/aa). Mes y año del último mes cerrado en forma definitiva, o sea, eliminando los movimientos del mes. Este campo no se actualiza aquí sino con el cierre definitivo de un mes.

CLASIF. EXTRA. Nos permite incluir una clasificación extra de nuestros clientes y proveedores dentro del catálogo Clasificadores (Ver 1.3), así pues en esta opción llenaremos los campos de clasificador de clientes, según alguna clasificación de su interés. (Fig. 1.2.3).

Clasificador de Clientes. Campo destinado para que usted asigne una clasificación extra de sus clientes. Si es en Alfa numérico, puede incluir letras y números en la clasificación, de ser numérico solo podrá incluir números. Interés Moratorio Clientes. En este campo establecerá una tasa de interés, que el cliente tendrá que pagar en dado caso de atrasarse en alguno de sus pagos. Clasificador Proveedores. Tiene la misma función que el clasificador clientes, solo que aquí hará una clasificación extra de proveedores. Interés Moratorio Proveedores. Es la tasa de interés que el proveedor nos establece, en dado caso de que se retrase en el cumplimiento de algún pago. Rangos de antigüedades de Saldos para clientes y proveedores. Permite mantener un control de la antigüedad en día en los saldos de clientes y proveedores, tiene tres opciones de rangos de antigüedad, las cuales usted puede elegir a su conveniencia.

ENALCES. Le permite establecer enlaces con sistemas de contabilidad instalados en su ordenador, el recomendable y compatible con CopaSipNet es ContaSipNet.

Sí, es que tiene instalado algún sistema de contabilidad, tiene que dar clic en directorio y elegir la carpeta en donde se encuentra instalado su sistema (Fig. 1.2.4).

IVA, IVA RET. E ISR. Estas opciones nos dan la oportunidad de establecer en cada

uno de estos impuestos hasta cinco tasas, ya sea de acreditable o de traslado, así

como la cuenta a la que pertenece cada tasa y su respectiva descripción (Fig. 1.2.5).

La definición de tasas de impuestos (IVA, IVA retenido e ISR), se hace con la intención de facilitarle el trabajo en la emisión de documentos posteriores. Además de que nos permite estar de acuerdo con la legislación fiscal del país.

• IVA. Es el impuesto al valor agregado, que nosotros pagamos y que los proveedores y acreedores tienen la obligación de retener.

• IVA Retenido. También es el impuesto al Valor Agregado, y es el cual

nosotros tenemos la obligación de retener a nuestros clientes y

deudores, ya que este nos lo exige la SHCP.

• ISR. Es el Impuesto sobre la Renta, y es el que por ley todos los practicantes de alguna actividad comercial desarrollada dentro del territorio nacional están obligados a pagar.

• DOCUMENTOS. Nos da la opción de seleccionar marcando con una

palomita los distintos documentos que se utilizaran durante las operaciones de cobros y pagos; además de que los clasifica en tres distintas formas: Documentos con serie, Folio Automático y Edición de Pólizas (Fig. 1.2.6).

1.3 CLASIFICADORES

Los clasificadores son utilizados para ordenar y subtotalizar los reportes en secciones mejorando la información. Son catálogos cortos que generalmente están formados por un número y una descripción. Así pues podemos clasificar a nuestros clientes y proveedores de distintas maneras.

OPREACIÓN DE CLASIFICADORES: 1. Para tener acceso a esta función usted debe dar clic en la opción de

clasificadores del menú Catálogos, con lo anterior aparecerá una pantalla Fig. 1.3.1).

Posteriormente seleccione la opción que desea clasificar, de clic en el botón Nuevo, y proceda a llenar los campos: No. y Descripción (como sugerencia en la opción Bancos y Casas de Bolsas, en el campo descripción puede usted poner el nombre la Institución Bancaria). Como se ve en la Fig. 1.3.1, se clasificó al grupo de Clientes en particulares y estatales. A continuación se describen las distintas opciones por las que se pueden clasificar los clientes y proveedores:

CLASIFICADORES DE CLIENTES O DEUDORES Grupos de cliente / deudor. Integran a los clientes y otros deudores que pertenecen a grupos o "cadenas" de empresas. Tipos de cliente / deudor. Agrupan a los clientes y otros deudores que comparten características comunes. Estas características pueden referirse a productos o servicios que venden o consumen, a canales de distribución, a métodos de promoción, a condiciones de venta, a comportamientos de pago, etc. Vendedores. Son quienes realizan las ventas con los clientes, ya sea por visitas, por teléfono, por correo, o a través del mostrador. Usted puede clasificarlos como mejor le convenga o como crea que tendrá un mejor control sobre los vendedores. Territorios. Reúnen a los clientes por áreas geográficas, las cuales pueden ser: partes de una ciudad, conjuntos de ciudades, segmentos de un estado, estados, países, bloques económicos, etc. Clasificador extra de clientes y otros deudores. El nombre de "clasificador extra" es provisional. Usted puede darle el nombre que desee en la definición del módulo y ocuparlo para clasificar a sus clientes y otros deudores con el criterio que más le convenga (por ejemplo: cobradores, rutas, antigüedad, morosidad, etc.). Es similar al catálogo de tipos de cliente / deudor.

Ciudades y Estados. Se pueden utilizar como clasificadores o para agilizar la captura del catálogo de clientes y del catálogo de proveedores. Con la intención de saber en qué estados están localizados y de esta manera hacer fluido el proceso de atención a los mismos.

CLASIFICADORES DE PROVEEDORES Grupos de cliente / deudor. Integran a los clientes y otros deudores que pertenecen a grupos o "cadenas" de empresas. Tipos de cliente / deudor. Agrupan a los clientes y otros deudores que comparten características comunes. Estas características pueden referirse a productos o servicios que venden o consumen, a canales de distribución, a métodos de promoción, a condiciones de venta, a comportamientos de pago, etc. Vendedores. Son quienes realizan las ventas con los clientes, ya sea por visitas, por teléfono, por correo, o a través del mostrador. Usted puede clasificarlos como mejor le convenga o como crea que tendrá un mejor control sobre los vendedores. Territorios. Reúnen a los clientes por áreas geográficas, las cuales pueden ser: partes de una ciudad, conjuntos de ciudades, segmentos de un estado, estados, países, bloques económicos, etc. Clasificador extra de clientes y otros deudores. El nombre de "clasificador extra" es provisional. Usted puede darle el nombre que desee en la definición del módulo y ocuparlo para clasificar a sus clientes y otros deudores con el criterio que más le convenga (por ejemplo: cobradores, rutas, antigüedad, morosidad, etc.). Es similar al catálogo de tipos de cliente / deudor. Ciudades y Estados. Se pueden utilizar como clasificadores o para agilizar la captura del catálogo de clientes y del catálogo de proveedores. Con la intención de saber en qué estados están localizados y de esta manera hacer fluido el proceso de atención a los mismos.

CLASIFICADORES DE PROVEEDORES

Tipos de proveedor / acreedor. Agrupa a los proveedores y otros acreedores que tienen características similares. Por ejemplo: proveedores vitales, proveedores substituibles, créditos bancarios, impuestos por pagar, acreedores varios, etc. Clasificador extra de proveedores y otros acreedores. Funciona igual que el clasificador extra de clientes y otros deudores. Sirve para clasificar a sus proveedores y acreedores con el criterio que usted elija.

CLASIFICADORES DE BANCOS/CASAS DE BOLSA:

Con esta opción usted puede clasificar, los bancos en los cuales tiene cuentas, ya sea de cheques, inversiones o créditos, promedio de un número, y en descripción se aconseja rellenar con el nombre del Banco.

1.4 CHEQUES, INVERSIONES Y CAJAS

Con esta opción, se tiene una clasificación del efectivo que se maneja, de acuerdo a su naturaleza: Cheques, Inversiones y Cajas.

1.4.1 CHEQUERAS

1. Para dará de alta una chequera en el catálogo correspondiente, lo primero que tiene que hacer es elegir el botón de Chequeras, en la opción Catalogo de Chequeras, Inversiones y Cajas, 2. Lo anterior abrirá una pantalla (Fig. 1.4.1) en la cual para crear una nueva una nueva

chequera, usted debe dar clic en el botón Nuevo y rellenar los campos que le piden.

Descripción de los distintos campos:

Número de chequera. Sirve para identificar de que tipo que chequera hablamos, está dado más que nada para tener un orden en las distintas chequeras de la empresa. Clave del Banco. Esta dado según el catálogo de Bancos y Casa de Bolsas, que se clasificaron en la opción Clasificadores, de ahí la obligatoriedad de la clasificación de estos.

Sucursal Bancaria y Ciudad. Este campo lo emplea el editor de formatos si usted decide imprimirlos en los cheques y en las pólizas. Y como su nombre lo indica nos menciona la ubicación de la sucursal bancaria y la ciudad de su ubicación.

No. de Cuenta Bancaria. Es el número que proporciona el banco o casa de bolsa para identificar la chequera. El campo consta con una capacidad para insertar 16 caracteres como máximo. No. de Cuenta Contable. Es el número de la cuenta que se usa en contabilidad para esta chequera. Se pone solo en el caso de que existe el Modulo de Contabilidad Avanzada. Saldo Inicial en Libros. Importe CONCILIADO de la chequera según contabilidad. Cabe señalar que este saldo puede ser negativo.

Saldo Inicial en Bancos. Es el saldo del estado de cuenta que es proporcionado por el banco. Tipo de Moneda. Indica el tipo de moneda que va a manejar dicha chequera, esta puede ser nacional o extranjera.

Fecha del Saldo Inicial. Indica la fecha del registro del primer saldo, si es nueva la

chequera, o del último si ya se ha usado es cuenta con anterioridad. Si la fecha es

posterior al día de inicio de ejercicio según los Parámetros Generales de la definición

del módulo el saldo inicial sólo podrá ser cero. El depósito de apertura de cuenta a

mediados del ejercicio debe definirse con la captura de cobros y pagos.

Dígitos en el No. de Cheque. Total de cifras usadas para expresar el número de cada cheque en los estados de cuenta del banco. Son los últimos números usados tanto en captura de cheques como en la captura de estados de cuenta bancarios. Acepta de 3 a 8 dígitos.

1.4.2 INVERSIONES

Las inversiones temporales son pequeños montos de dinero que se introducen en una cuenta bancaria con la finalidad de obtener un interés remunerador para la empresa. Para dará de alta una inversión en él catalogo correspondiente se tiene que hacer lo mismo que se hizo con la opción Chequeras e incluso la pantalla (Fig. 1.4.2) que se abrirá con este procedimiento es igual a la que se presentó con la operación de dar de alta una chequera, por lo que ya no es necesario dar una explicación de los campos a rellenar.

1.4.3 CAJAS

Son cantidades de dinero, que se tienen dentro de la empresa, generalmente en efectivo, con la finalidad de solventar distintos gastos de operación de la empresa, debido a ese dinero en efectivo, se considera necesario llevar un control del mismo, para evitar fugas de efectivo, lo cual generaría perdidas que aunque pequeñas, a largo plazo afectarían la salud financiera de la entidad.

Para acceder a esta opción el procedimiento es el mismo que en los dos casos

anteriores, la única diferencia entre esta y las opciones anteriores es que se abre una

pantalla (Fig. 1.4.3) diferente a las pasadas, es decir esta pantalla tiene menos

campos que las anteriores, pero posee un campo nuevo: Responsable, que se pude

definir como aquella persona que esté a cargo de llevar el control de dicha caja. Como

se puede dar cuenta le manejo de este programa es sumamente sencillo.

1.5 CONCEPTOS DE FACTURAS Y NOTAS

CONCEPTOS. Son las partidas de gastos, ingresos, otros gastos y otros ingresos que se capturan en las facturas, notas de cargo y notas de crédito utilizados por la empresa. Conceptos predefinidos: Existen algunos conceptos predefinidos que no se pueden cambiar ni modificar por el usuario Estos conceptos predefinidos no aceptan configuración de cuenta contable. Cuando se utilizan en la captura de cobros y pagos automáticamente generará una nota de cargo o de crédito, según corresponda. Son los siguientes:

Conceptos Duales. Un mismo concepto tiene diferente significado en un documento de la empresa que en un documento de terceros. Por ejemplo una cuenta de naturaleza deudora generada por nuestra empresa, es para terceros una cuenta de naturaleza acreedora. Por ejemplo si tenemos una inversión en el banco, los ingresos por intereses son para nosotros una cuenta de saldo acreedor, ya que esto nos genera un ingreso y se abonara a la cuenta de resultados denominada Productos Financieros, y para el banco este movimiento tiene un saldo deudor y será cargado a su cuenta de Gastos Financieros. Usted podrá de definir dos cuentas contables por cada concepto:

• Una cuenta cuando el concepto se capture en facturas, notas de cargo o de crédito de la empresa.

• Otra cuenta cuando el concepto se aplique en facturas, notas de cargo o de crédito de terceros.

Si usted decide no utilizar una de las dos cuentas contables, simplemente deje el campo del DEUDOR o del ACREEDOR en blanco.

OPERACIÓN

Como ya se indicó, esta opción nos permite crear distintos conceptos de facturas y notas, para utilizarla, solo siga los pasos siguientes: 1. En el Menú Catálogos, elija esta operación Conceptos de Facturas y Notas, lo anterior dará apertura a una pantalla (Fig. 1.5.1) 2. Para poder generar un nuevo concepto, de clic en Nuevo, y comience a rellenar los campos correspondientes

No. de Concepto. Es un número del 1 al 999 que identifica al concepto. Descripción. Puede formarse hasta con 25 caracteres. Recuerde que la descripción del concepto puede afectar a dos cuentas contables distintas. Si ese es el caso, utilice una descripción que funcione con las dos cuentas. Tasa de IVA. Es el número que se designó en la opción Parámetros de la Empresa, su menú IVA, al seleccionar el número el sistema automáticamente proporciona la tasa de IVA que nosotros mismos elegimos. Lo mismo ocurre, tanto con el No. de IVA retenido, como con No. de ISR.

Texto Adicional. Esta opción se podrá utilizar en dado caso de que el espacio del campo Descripción no haya sido suficiente para registrar los datos necesarios, el programa permite entonces que usted agregue texto adicional de hasta 5 líneas con 50 caracteres cada una. El texto adicional se imprimirá en el documento si usted lo incluye en su diseño con el editor de formatos, existen tres opciones ante la situación de elegir, existen dos modalidades de texto adicional que puede incluir en sus cuentas:

• Texto Adicional Fijo no cambia una vez definido. Se agrega automáticamente a la descripción del concepto siempre que se imprimen los documentos.

• Texto Adicional Variable le será solicitado cada vez que usted vaya a imprimir un documento que contenga un concepto con este tipo de texto.

• Asignación de cuentas contables. Son de dos tipos de DEBE y HABER, esto

dependiendo de la naturaleza de la cuenta, y se rellenaran ambos campos, si la

cuenta cae en el supuesto de ser un Concepto Dual. Dentro del área contable las

cuentas se clasifican en tipos de saldos, de aquí se derivan las conocidas T´s (T) o

cuentas de mayor, en donde se tiene que cargar o abonar respectivamente.

Cuentas del IVA. En este campo se debe asignar la tasa de IVA, según el número de IVA asignado, anteriormente, mismo que usted definición en el apartado 1.2 de este capítulo Parámetros de la Empresa.

1.6 CLIENTES Y OTROS DEUDORES

Este catálogo, permite tener un control de los distintos clientes y otros deudores, que tiene la empresa, ya que nos permite clasificar y ordenar, así como capturar datos relevantes acerca de estos.

Clientes. Son personas que originan cuentas por cobrar derivadas de la venta de productos o servicios propios de la actividad normal de la empresa.

Otros Deudores. Son personas que originan cuentas por cobrar por ingresos ajenos a

la venta de productos o servicios propios de la operación normal, tales como:

préstamos a empleados, venta de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc.

OPERACIÓN Al elegir esta opción, aparece una pantalla, en la cual, se encuentran distintas pestañas, las cuales tienen distintos títulos, de acuerdo a la función que realizan, para poder dar de alta a un nuevo cliente o a un nuevo deudor, lo único que tiene que hacer es dar clic en nuevo y comenzar a llenar los distintos campos, los cuales se describen a continuación:

1.6.1 DATOS

Al elegir esta opción aparece una pantalla (Fig. 1.6.1), dentro de la cual se tienen que capturar los datos generales de nuestra nueva alta, ya sea un cliente o un deudor, no

importa, porque es dentro de esta opción en donde se va a definir qué tipo de alta de va a dar.

• Clave del Cliente o Número del Cliente. Identifica al cliente o deudor. Será "Clave" cuando usted haya elegido el formato alfanumérico, y "Número" cuando haya escogido el formato numérico, en la opción Parámetros de la Empresa, dentro de la sub-opción Clasif. Extra.

• Campo Cliente/Deudor. Es aquí en donde usted elige, el tipo de alta que va a dar, si es cliente u otro deudor.

• Campo Física/Moral. Es para elegir el tipo de régimen que tiene nuestro cliente o deudor.

• Nombre. Dispone de 60 caracteres. Cuando se trate de personas físicas es preferente capturar primero el apellido para facilitar la búsqueda alfabética. Nunca capture primero el título profesional.

• Segundo Nombre. Contiene un espacio de 60 caracteres máximo. Se utiliza en algunos reportes cuando el espacio es insuficiente para el nombre completo.

• E-mail. Consta con un espacio de 56 caracteres, en cual se tiene que capturar la dirección de correo electrónico de nuestro nuevo cliente o deudor, solo en caso de que exista alguna dirección electrónica.

• Dirección. Consta de dos renglones de caracteres cada uno para incluir, además de la calle y el número, la colonia, delegación u otros datos complementarios.

• Ciudad. Puede ser capturada de dos maneras: a) Con el No. de Ciudad del catálogo de ciudades. b) Dejando el No. de Ciudad en blanco y capturando directamente su descripción.

• Recomendamos usar siempre el No. de Ciudad para poder clasificar a

los proveedores y acreedores por ciudad en los reportes y consultas. • Estado funciona igual que la Ciudad. Se puede capturar con el No. de

Estado o directamente la descripción. • Código Postal. No es indispensable pero si necesario para la impresión

de formas del editor de formatos, solo admite números. • R.F.C. (Registro Federal de Contribuyentes) acepta letras o números

dependiendo de la posición, tal y como lo determina la SHCP. • Teléfono y Fax únicamente admiten números, de ser necesario, también

puede capturar la clave lada, ya que este campo cuenta con un espacio hasta para 24 caracteres.

• Contacto Venta. Aquí se tiene que capturar el nombre de la persona con la que se hizo el contacto, para la negociación con el nuevo cliente. En caso de que sea otro deudor se deja vacía.

1.6.2 CONTABILIDAD Al seleccionar la pestaña con este título aparece una pantalla (Fig. 1.6.2), en la cual se tienen que llenar los siguientes datos referentes al tipo de contabilidad, así como al número de cuenta, con el que contará el cliente:

• No. De Cuenta. Es el número de la cuenta por cobrar de la contabilidad en donde se acumularán los movimientos de este cliente o deudor.

• ¿I.V.A? decidir, si el tipo de cliente causante de IVA, lo normal es señalar la opción Si, pero hay casos en que el cliente o el deudor, sean extranjeros o del rubro de las maquiladoras, en casos como estos se tiene que elegir No.

• Tipo de Moneda. Tiene que elegir el tipo de moneda en el cual se llevara a cabo el cobro.

1.6.3 COBRANZA

Al seleccionar esta pestaña, se abrirá una ventana (Fig. 1.6.3), en la cual se pide rellenar

los campos con datos referentes a la manera en que deba efectuarse la cobranza, así

como quien será el responsable del pago entre otros que se mencionarán a continuación:

• Responsable del Pago. El nombre aquí registrado se utiliza en los estados de cuenta para cobranza.

• Línea de Crédito. Máximo de crédito que se concede al cliente. • Días de Crédito. El sistema CopaSipNet suma los días de crédito a la

fecha de operación del documento para proponer la fecha de vencimiento durante la captura de documentos. Como máximo se pueden dar 100 días.

• Día de Revisión. Es el día de la semana en que el cliente acepta las

facturas para su revisión. • Día de Pago. Es el día de la semana en que el cliente efectúa sus pagos

1.6.4 CLASIFICADORES Al dar clic en esta opción, se desprende una pantalla (Fig. 1.6.4), en la cual nos pide información sobre la clasificación del nuevo cliente, aquí se tiene la posibilidad de registrar solo el número de la clave, esto de acuerdo, con la opción clasificadores (1.3).

1.7 PROVEEDORES Y OTROS ACREEDORES Proveedores. Son personas con cuentas por pagar ocasionadas por la adquisición de productos o servicios propios de la actividad normal de la empresa. Otros acreedores. Son personas con cuentas por pagar originadas por la adquisición de productos o servicios ajenos a las operaciones normales, tales como: créditos bancarios, impuestos por pagar, préstamos de accionistas, adquisición de activo fijo, etc. Este catálogo, permite tener un control de los distintos, proveedores y otros acreedores que tiene la empresa, ya que nos permite clasificar y ordenar, así como capturar datos relevantes en relación a estos. OPERACIÓN

1. Al elegir esta opción, aparece una pantalla, en la cual, se encuentran distintas pestañas, las cuales a su vez cuentan con distintos títulos, de acuerdo a la función que realizan.

2. Para poder dar de alta a un nuevo proveedor o a un nuevo acreedor, lo único que tiene que hacer es dar clic en nuevo y comenzar a llenar los distintos campos, de las diversas pestañas (Datos Generales, Contabilidad, Crédito y Clasificadores), los cuales se describen a continuación:

1.7.1 DATOS GENERALES

Al elegir esta opción aparecerá una pantalla (Fig. 1.7.1), en la cual es necesario capturar los datos generales del nuevo proveedor o acreedor a registrar.

• Clave del Proveedor. Identifica al proveedor o acreedor. Será "Clave" cuando usted haya elegido el formato alfanumérico, y "Número" cuando haya escogido el formato numérico, en la opción Parámetros de la Empresa, dentro de la sub-opción Clasif. Extra.

• Campo Proveedor/Acreedor. Es aquí en donde usted elige, el tipo de alta que va a dar, si es proveedor u otros acreedores.

• Campo Física/Moral. Es para elegir el tipo de régimen que tiene nuestro proveedor o acreedor.

• Nombre. Dispone de 60 caracteres. Cuando se trate de personas físicas es preferente capturar primero el apellido para facilitar la búsqueda alfabética. Nunca capture primero el título profesional.

• Segundo Nombre. Contiene un espacio de 60 caracteres máximo. Se utiliza en algunos reportes cuando el espacio es insuficiente para el nombre completo.

• R.F.C. (Registro Federal de Contribuyentes) acepta letras o números dependiendo de la posición, tal y como lo determina la SHCP.

• Código Postal. No es indispensable pero si necesario para la impresión de formas del editor de formatos, solo admite números.

• Dirección consta de dos renglones de 30 caracteres cada uno para incluir, además de la calle y número, la colonia, delegación u otros datos complementarios.

• Ciudad puede ser capturada de dos maneras: a) Con el No. de Ciudad del catálogo de ciudades b) Dejando el No. de Ciudad en blanco y capturando directamente su descripción.

Recomendamos usar siempre el No. de Ciudad para poder clasificar a los proveedores y acreedores por ciudad en los reportes y consultas.

• Estado. Funciona igual que la Ciudad. Se puede capturar con el No. de Estado o directamente la descripción. Al igual que en el campo reservado para ciudad, aquí también es recomendable utilizar el No. de Estado Código Postal. No es indispensable pero sí necesario para la impresión de formas del editor de formatos.

• E-mail. Consta con un espacio de 56 caracteres, en cual se tiene que capturar la dirección de correo electrónico de nuestro proveedor o acreedor solo en caso de que exista alguna dirección electrónica.

• Teléfonos y el Fax. Son tres campos destinados para teléfonos y uno para Fax, los cuales únicamente admiten números, de ser necesario también puede capturar la clave lada, ya que este campo cuenta con un espacio hasta para 24 caracteres

1.7.2 CONTABILIDAD

Al seleccionar la pestaña con este título aparece una pantalla (Fig. 1.7.2), en la cual se tienen que llenar los siguientes datos referentes al tipo de contabilidad, así como al número de cuenta, con el que contará el proveedor:

• No. De Cuenta. Es el número de la cuenta por cobrar de la contabilidad en donde se acumularán los movimientos de este cliente o deudor

• ¿I.V.A ?Lo común en esta opción es elegir la opción Sí, salvo que se trate de un causante menor.

• Tipo de Moneda. Tiene que elegir el tipo de moneda en el cual se llevara a cabo, en este caso el pago.

1.7.3 CREDITO

Al escoger esta opción, se da paso a la aparición de una pantalla (Fig. 1.7.3), en la cual se tienen que capturar datos, los cuales se relacionan con las características de crédito que nos otorgó el proveedor, para realizar nuestros pagos.

• Descuento por pronto pago. Anote el porcentaje de descuento por pronto pago que ofrece el proveedor.

• Días de descuento por pronto pago. Está relacionado con el porcentaje anterior. Es el máximo de días para pagar en que el proveedor aún acepta otorgar el descuento por pronto pago.

• Días de crédito (Neto). Son los días de crédito normal que nos otorgan los proveedores, el sistema CopaSipNet suma estos días a la fecha de operación para proponer la fecha de pago durante la captura de documentos.

• Días de Tolerancia. Son los días adicionales al crédito normal que usted puede tardar sin pagar y sin que afecte las relaciones y condiciones con el proveedor.

1.7.4 CLASIFICADORES

Una vez que de clic en esta opción, dará lugar a la aparición de una ventana (Fig. 1.7.4), en la cual usted tiene que capturar los números correspondientes a los clasificadores previamente definidos. Puede dejarlos en blanco para actualizarlos posteriormente con la asignación de clasificadores a proveedores o darlos de alta aquí mismo.

1.8 ASIGNACION DE CLASIFICADORES

Durante la actualización del catálogo de clientes y otros deudores, así como del catálogo de proveedores y otros acreedores, puede evitarse la captura de clasificadores y hacerla posteriormente de manera directa, o bien modificar la ya existente, gracias a esta opción.

OPERACIÓN 1. Entre a esta opción a través del menú de Catálogos. 2. Posteriormente aparecerá una pantalla (Fig. 1.8.1) en la cual tiene que elegir, de quien pretende asignar clasificadores, de clientes/deudores o bien de proveedores/acreedores.

1.8.1 CLIENTES Al seleccionar esta opción, aparecerá una pantalla (Fig. 1.8.2). En esta puede capturar los clasificadores o bien modificar los ya existentes, si existe la necesidad de hacerlo, los clasificadores con opción a modificar, y ya definidos anteriormente en este manual son: Cliente, Grupo, Tipo de Cliente, Vendedor, Territorio, Clasif. Extra., Moneda, Ciudad, Estado y Cuenta Contable (en caso de contar con un sistema de contabilidad). Una vez establecidos o modificados los clasificadores, de clic en aceptar, y pase a otro cliente/deudor, con el botón siguiente. Para finalizar la aplicación solo de clic en salir.

1.8.2 PROVEEDORES Al seleccionar esta opción aparece una pantalla (Fig. 1.8.3)

Como puede darse cuenta esta pantalla es similar a la de Cliente, pero solo que esta contiene los clasificadores de los proveedores, aquí tiene la opción de definir los clasificadores de los proveedores/acreedores, o bien de modificar los ya establecidos. Una vez que ya estableció los clasificadores o de modificarlos de clic en aceptar, para establecer o modificar los clasificadores de otro proveedor/cliente, de clic en siguiente y repita lo hecho anteriormente.

1.9 MENSAJES DE COBRANZA Con este catálogo usted puede redactar hasta cuatro mensajes distintos en los estados de cuenta para cobranza dependiendo del atraso en sus pagos. Cada campo de mensaje cuenta con un número ilimitado de líneas con 53 espacios cada una. OPERACIÓN 1. Para hacer uso de esta opción, primero Seleccione la opción Mensajes de Cobranza, del menú Catálogos. 2. Lo anterior hace que se abra una ventana (Fig. 1.9.1), en la cual tiene que rellenar primero un campo de Saldo Mínimo, además como se mencionó anteriormente usted tiene la oportunidad de capturar hasta cuatro mensajes, dependiendo del atraso del pago del cliente.

RELACION MENSAJE/DIAS DE ATRASO MENSAJE 1 1 A 8 DIAS DE ATRASO

MENSAJE 2 8 A 15 DIAS DE ATRASO

MENSAJE 3 15 A 30 DIAS DE ATRASO

MENSAJE 4 MÁS DE 30DIAS DE ATRASO

3. Una vez capturados los mensajes de clic en aceptar para concluir con la función.

Saldo Mínimo. Es el que establece el adeudo que un cliente debe tener cuando menos para ser merecedor de un mensaje de cobranza al imprimir los estados de cuenta para cobranza.

1.10 ORÍGENES Y APLICACIONES

Los orígenes y aplicaciones de efectivo son todas aquellas operaciones que aumentan o disminuyen el efectivo dentro de la empresa.

Nota: Hay que tener cuidado al definir los orígenes y aplicaciones, puesto que por su uso, tienen que ser conceptos fácilmente identificables, pero al mismo tiempo deben proporcionar una idea clara del comportamiento de la empresa en los estados de flujo de efectivo.

Esta opción permite registrar los orígenes en Orígenes de Aplicación y Orígenes Financieros; y las aplicaciones en Aplicaciones de Operación y Aplicaciones Financieras, lo anterior por medio de una serie de números que se presentan a continuación:

• Los Orígenes de Operación se definen con números del 1 al 399. • Los Orígenes Financieros con números del 400 al 498. • Las Aplicaciones de Operación con números del 500 al 899. • Las Aplicaciones Financieras con números del 900 al 998.

• Los Traspasos Enviado está predefinido con el número 999 y el Traspaso Recibido

está predefinido con el número 499.

De esta manera si usted, desea registrar un origen de naturaleza financiera, tendrá que registrarlo con un número del 400 a 498. OPERACIÓN 1 Para entrar a este catálogo, debe seleccionar la opción Orígenes y Aplicaciones dentro del menú catálogos. 2 Una vez hecho lo anterior aparecerá una ventana (Fig. 1.10.1), en la cual se encuentran distintos campos a rellenar, además de que contiene, los números correspondientes para el tipo de origen y aplicación. 3 Para dar una alta, de clic en Nuevo y simplemente teclee el No. y la Descripción del origen o de la aplicación de efectivo.

4 Para dar una baja, solo seleccione el origen o aplicación y de clic en Baja. DEFINICIÓN DE LOS CAMPOS O Número (No.). Es el número del origen o aplicación en efectivo. O Descripción. Es el espacio disponible para definir el origen o la aplicación, puede ser hasta de 25 caracteres.

1.11 PRESUPUESTOS DE EFECTIVO Esta opción, le permite presupuestar libremente sus orígenes y aplicaciones, diariamente, semanalmente o mensualmente.

OPERACIÓN

1 Para utilizar este catálogo, seleccione la opción Presupuestos de efectivo del menú Catálogos. 2 Lo anterior dará origen a la aparición de una pantalla (Fig. 1.11.1), en los que tiene que proporcionar los datos necesarios para la elaboración de un presupuesto.

3 Para comenzar a realizar un presupuesto, de clic en Nuevo, lo anterior abrirá los campos para que puedan ser rellenados 4 En el campo Período seleccione diario, semanal y mensual; según el período de tiempo que tenga contemplado para hacer su presupuesto. 5 Posteriormente teclee el campo O/A, el número del origen o aplicación, según la definición realizada en la opción Orígenes y Aplicaciones (1.10). 6 Una vez hecho lo anterior proporcione:

• La Fecha Inicial y la Fecha Final si eligió el presupuesto Diario. El límite en días es de 365.

• La Fecha Inicial y el número de Semanas si optó por el presupuesto Semanal. El sistema CopaSipNet proporciona la Fecha Final. El máximo permitido es de 53 semanas.

• El Mes Inicial y el número de Meses si seleccionó el presupuesto Mensual. El sistema CopaSipNet presenta la Fecha Final. No admite más de 24 meses.

• Cabe destacar que en los tres casos anteriores deberá capturar el Saldo Inicial de efectivo con que empiezan los presupuestos.

Captura de presupuestos: Una vez, especificados el período y la duración del presupuesto, en la columna Periodo se desplegarán progresivamente cada uno de los días, semanas o meses a presupuestar, de acuerdo a la selección anterior. Capture el Importe correspondiente al período de la izquierda para cada periodo, puede dejarlo en 0 en caso de que así lo haya presupuestado. 7 Por último, para registrar el presupuesto de clic en Guardar. El presupuesto queda listo (Fig. 1.11.2)

1.12 CATÁLOGO DE MONEDAS

Gracias a este catálogo usted puede definir las monedas que se utilizaran y su paridad cambiaria.

OPERACIÓN

Para llevar a cabo el Alta de Monedas: 1 Elija la opción Catalogo de Monedas, del menú Catálogos, esta acción dará lugar a la aparición de una ventana (Fig. 1.12.1)

A continuación presione el botón de Nuevo, proporcione el Folio, capture la Descripción de la moneda, capture la Abreviatura (que es como usted reconoce la moneda) y de para finalizar el registro presione la tecla ENTER de su teclado. Para capturar su paridad: 1 Presione F4 en la columna de folio para llamar el catálogo de paridades (Fig. 1.12.2) 2 Teclee el botón Nuevo, después tendrá que capturar la fecha que corresponde a la paridad, enseguida teclee la paridad o tipo de cambio correspondiente, para finalizar el registro de la paridad, dé clic en ENTER.

Para eliminar una Moneda:

1 Seleccione la Moneda y verifique que sea la que desea dar de baja 2 Oprima Baja.

Al finalizar las altas de nuevas monedas, así como el registro de sus paridades dé clic en Salir

1.13 CATÁLOGO DE FORMATOS Con este opción Catalogo de Formatos, usted podrá registrar una lista de distintos formatos, según considere los vaya a usar durante el ejercicio de su empresa. De los catálogos que puede elegir, se encuentran los que por default contiene el sistema Copagwin, o bien los que usted diseñe desde el menú Herramientas (ver capítulo 4), de esta manera usted tendrá acceso rápido a los formatos que haya incluido en la opción Catalogo de Formatos.

OPERACIÓN 1 Para ingresar a esta opción, primero tiene que seleccionar la opción Catalogo de Formatos del menú Catálogos. 2 Una vez realizado lo anterior aparecerá una pantalla (Fig. 1.13.1), en la cual aparecen distintos campos a rellenar. 3 En la parte de la derecha tiene que elegir el tipo de formato que quiere registrar en su catálogo de formatos. 4 Una vez elegido el formato, dé clic en Nuevo, con esto se activarán los campos de Formato y Partidas, los cuales tendrá que rellenar. 5 Para llenar el campo Formatos, sitúese en él, y presione la tecla F4 de su teclado, con esto se abrirá una ventana (Fig. 1.13.2) en la cual tendrá que seleccionar el formato que quiere registrar en su Catálogo de clientes.

6 Luego de haber seleccionado el formato a registrar, seleccione el número de partidas que requiere tenga el formato, para finalizar de clic en Guardar.

7.Si desea modificar algún formato registrado, solo podrá modificar el número de partidas, o bien darlo de baja, para hacer esto, seleccione el formato a

Modificar y de clic en modificar, haga el cambio y teclee ENTER, para eliminar elija el formato deseado y de clic en baja. 8 Para salir de la opción de clic en Salir.

1.14 CATÁLOGO DE FOLIOS POR SERIE Esta opción permite predefinir, o bien predeterminar, el número de folio consecutivo de las distintas cuentas de la empresa, ya sean cuentas por cobrar o cuentas por pagar. OPERACIÓN 1. Para acceder a este catálogo, tiene que entrar a la opción Catálogos de Folios por Serie, que se encuentra dentro del menú Catálogos, de su sistema Copagwin. 2. Con la realización del paso anterior se abrirá una pantalla (Fig. 1.14.1), en la cual usted puede seleccionar, en primer lugar, la Forma de la cual desea determinar número de Folio.

3. Posteriormente, para poder activar los campos Serie y Folio, tiene que dar clic en Nuevo. 4. Ya activados los campos Serie y Folio, teclee la serie que desee y elija el número de Folio que requiera. Para terminar el registro solo teclee ENTER, desde su teclado.

CONCEPTOS SERIE. Es un identificador, se usa cuando usted tiene, dos registros consecutivos de una misma forma, este le permite, entonces diferenciar uno de otro. FOLIO. Es el número consecutivo, el cual sirve para tener un control de las cuentas, que salen (si son por cobrar), o entran (si son por pagar) a la empresa.

CAPITULO 2 CAPTURA

Con este menú usted tendrá la oportunidad de llevar a cabo los procesos y capturas de las distintas operaciones cotidianas relacionadas con lo que se refiere a cobros y pagos, tanto a favor de la empresa como en contra de la misma.

Contenido:

2.0 Aspectos generales del menú y operación inicial 2.1 Captura de documentos

2.1.1 Cuentas por cobrar 2.1.2 Cuentas por pagar

2.2 Captura de cobros y pagos 2.2.1 Deposito 2.2.2 Abono 2.2.3 Cheque 2.2.4 Cargo 2.2.5 Traspaso con cheque 2.2.6 Traspaso sin cheque 2.2.7 Orígenes y Aplicaciones

2.3 Aplicación de anticipos 2.4 Cambios de Fechas y pagos 2.5 Conciliación Bancaria

2.5.1 Captura de estados de cuenta 2.5.2 Confirmación de la conciliación 2.5.3 Ajustes a la conciliación

Como le va ser posible analizar en el presente capitulo, fue de gran importancia haber determinado los distintos catálogos con los que trabajará la empresa, así que si lo hizo correctamente le será más fácil utilizar el menú Captura.

3.0 ASPECTOS GENERALES DEL MENÚ Y OPERACIÓN INICIAL

Como ya se mencionó al inicio de este capítulo, con la ayuda de este menú le será posible realizar la captura de distintas operaciones llevadas a cabo por la empresa, ya se a favor suya (cobros) o en su contra (pagos). Para iniciar este capítulo abría inicialmente que describir los distintos procesos que podrá capturar, los cuales se describen a continuación: Captura de Documentos. Introduce la información al módulo mediante dos tipos de documentos: Cuentas por cobrar: Son documentos elaborados por la empresa con el fin realizar cobros a sus clientes o deudores; el sistema cuenta con: facturas de venta no inventariable, notas de cargo de la empresa, notas de crédito de la empresa, así como recibos de honorario y/o arrendamiento. Cuentas por pagar: Son documentos elaborados por terceros, que la empresa tiene obligación de cubrir; entre los que destacan: facturas de compras no inventariable, notas de cargo de terceros, notas de crédito de terceros así como recibos de honorario y/o arrendamiento. Con estos documentos se integran los saldos de:

• Clientes y otros deudores. • Proveedores y otros acreedores

Captura de Cobros y Pagos. Los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar se liquidan con la captura de cobros y pagos a través de movimientos de efectivo: Deposito, Abono, Cheque, Cargo, Traspaso con cheque, Traspaso sin cheque y opcionalmente podrá asignar el origen y aplicación del movimiento. Una vez capturado el movimiento de efectivo, debe continuar obligatoriamente con el documento que afecta el cobro o el pago, lo que asegura un sólido control interno. Aplicación de Anticipos. Indica los documentos a los cuales afectarán los anticipos previamente recibidos. Cambios de Fechas de Cobros y Pagos. Como su nombre lo indica, permite modificar las fechas pronosticadas en que se recibirá el cobro o en que se efectuará el pago. Conciliación Bancaria. Es un proceso que se inicia con la captura de los estados de cuenta del banco posteriormente, puede elegir la opción conformación de la conciliación para marcar los movimientos conciliados con la finalidad de prevenir que sean modificados. OPERACIÓN GENERAL: Para acceder a este menú de clic en el menú Captura, que se encuentra dentro del menú general.

Una vez hecho lo anterior aparecerá una pantalla (Fig. 2.0.1) en la cual tiene que capturar el mes y el año del periodo de trabajo en el que se encuentre actualmente o bien de algún mes anterior en el que se localice un documento que desee modificar. Cabe destacar que la captura de fecha cuenta con

la siguientes limitaciones: No se admiten meses afectados por el cierre de

Período Solo se permiten los "meses

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abiertos después del último cierre" que usted indique en los parámetros de la definición

del módulo

Ya una vez capturada la fecha correspondiente al mes de su interés aparecerá una ventana (Fig. 2.0.2) la cual le da la opción de elegir el proceso que desea capturar.

2.1 CAPTURA DE DOCUMENTOS Para acceder a esta opción debe elegir la letra A de la ventana Proceso y Movimientos (Fig. 2.0.2). Con lo anterior aparecerá una pantalla (Fig. 2.1) en la cual puede seleccionar la naturaleza, del documento que desea capturar (Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar). Al seleccionar el tipo de documento y querer iniciar una nueva captura solo de clic en el botón Nuevo. Para finalizar

la captura de clic en el botón Guardar.

Aunque los documentos son diferentes, todos tienen en común cuatro elementos: Folio. Es el número, que el sistema asigna consecutivamente a la factura, esto puede variar dependiendo del tipo de asignación que realizó en la opción Catalogo de Folios del menú Catálogos.

Como ya se explicó en su momento, usted tiene la opción de asignar varias series de folios en los documentos. Las series de folios se identifican con una letra que se coloca antes del número de folio para separar un mismo tipo de documento en varios grupos de folios. Día. Dado que ya se definió el mes y el año en el apartado 2.0, es aquí en donde tiene que capturar el día correspondiente. Referencia. No confunda la referencia con el folio. La referencia establece la "pista de auditoría" generalmente con el folio del documento de origen. Clave Cliente/Deudor o bien Proveedor/Acreedor. Todos los documentos deben estar referenciados a deudores o acreedores registrados previamente en el catálogo de clientes y otros deudores o en el catálogo de proveedores y otros acreedores.

NOTAS SOBRE CAPTURA DE DOCUMENTOS:

Corrección de errores del documento durante la captura: La modificación de un documento sólo se acepta mientras no termine su proceso de captura. Si después de la captura descubre un error en un documento, existen dos opciones de corrección: Capturar como complemento, una nota de cargo o una nota de crédito. Cancelar el documento y capturarlo nuevamente, aunque en este caso el módulo le asignará otro folio Seriación de los Folios. Si acaso utiliza más de una serie de folios, porque así lo determinó en la opción Catálogo de Folios correspondiente al menú Catálogos, el sistema al momento de guardar la captura le pedirá que teclee la letra de la serie que desea, y comenzará de cero si es que no introdujo algún valor en específico, en caso de haber introducido un valor especifico en la opción Catálogo de Folios del menú Catálogos, el sistema iniciará el folio a partir de ese valor. De no haber determinado alguna serie o algún número específico, el sistema capturara automáticamente el número de folio consecutivo, en que se hubiera quedado en la última captura realizada. Para imprimir documento. Para imprimir algún documento de los que ya haya capturado, solo de clic en imprimir y elija en donde quiere que se lleve a cabo la impresión, ya que con esta opción usted puede visualizar el formato antes de imprimirlo. También le dará la opción f de elegir el formato del documentos a capturar, esto último solo si usted ha editado más formatos para ese documento dentro de la opción Editor de Formatos del menú Herramientas.

Cancelar un documento. Para cancelar algún documento, de clic en listar y seleccione el documento que desea cancelar, esta última opción la puede sustituir utilizando los botones: Inicio, Anterior, Siguiente y Último, una vez que se encuentre ubicado en el documento el cual quiere cancelar, de clic en el botón Baja, el documento se cancelará pero respetará el número de folio que contiene, para que por seguridad este no vuelva a ser utilizado. La cancelación de un documento inhabilita su folio, el cual ya no podrá ser utilizado nuevamente. La cancelación de documentos es un procedimiento delicado que debe estar restringido al personal de confianza, autorizado expresamente en usuarios y seguridad de acceso. Impresión posterior de un documento. Para localizar algún documento, haga lo mismo que realizó en el proceso de cancelación, solo que ahora de clic en imprimir, el sistema le pedirá el formato, en caso de que haya editado otros formatos en la opción Editor de Formatos, del menú Herramientas (ver cap. 4).

2.1.1 CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar son como ya se mencionó anteriormente, son documentos emitidos por la empresa con la finalidad de que lleguen a sus clientes y estos realicen sus pagos. Dentro de este tipo de documentos tenemos (Fig. 2.1.1.a).

Nota sobre facturas de venta no inventariables: Son documentos especiales que únicamente se utilizan para facturar partidas que no afectan a los Inventarios, tales como ventas y compras de servicios o de artículos que no entran al almacén.

Captura de Facturas de Venta no Inventariables Para seleccionar esta opción solo de clic en ella, al realizar esta operación aparecerá una ventana (Fig. 2.1.1.b), la cual cuenta con los campos necesarios para poder llevar acabo su captura de venta no inventariable, mismos que se describirán más adelante. .

Características de la Nota Folio. El sistema al momento de guardar la captura le pedirá que teclee la letra de la serie que desea, y comenzará de cero si es que no introdujo algún valor en específico, en caso de haber introducido un valor especifico en la opción Catálogo de Folios del menú Catálogos, el sistema iniciará el folio a partir de ese valor. De no haber determinado alguna serie o algún número específico, el sistema capturara automáticamente el número de folio consecutivo, en que se hubiera quedado en la última captura realizada. Día. Del mes elegido previamente. Referencia. Campo opcional. Número o código del documento relacionado con esta factura. Por ejemplo: pedido, nota de remisión, etc. Cliente o Deudor. Aquí tendrá que capturar la clave del cliente según, lo determinó en el Catálogo de Clientes y otros Deudores del menú Catálogos. Al proporcionar la clave del cliente automáticamente aparecerá el nombre del cliente. Fecha de Vencimiento. La proporciona el sistema sumando los "días de crédito" especificados en el Catálogo de Clientes y otros Deudores, a la fecha de la factura.

TABLA DE CAPTURA DE CONCEPTOS Con. Es el Número del concepto del servicio a facturar según el Catálogo de Conceptos de Facturas y Notas. Descripción. Es desplegada automáticamente según el número de conceptos de facturas y notas que haya seleccionado. En el caso de seleccionar el concepto 999 (captura libre) usted deberá proporcionar el No. de Cuenta Contable que desea afectar. Lo anterior, en dado caso de que se encuentre enlazado a un sistema de contabilidad como lo es ContaSipNet. Cantidad. Se refiere a la cantidad de unidades vendidas (pieza, kilogramo, caja, etc.). Precio. Aquí tiene que capturar el precio por unidad de venta (pieza, kilogramo, caja, etc.). Desc. Este espacio esta reservado para que usted indique un porcentaje de descuento, esto es opcional, y hay distintos por los que puede otorgar descuentos (pagos de contado, pronto pago, defectos en los artículos, etc.). % IVA. La pantalla despliega el porcentaje de IVA correspondiente al concepto que se está capturando, según fue definido en el catálogo de conceptos de facturas y notas. Si usted está capturado libremente el No. de cuenta contable con el concepto 999, deberá proporcionar el No. de Tasa de IVA con el porcentaje de IVA deseado de las tablas de impuestos de la definición del módulo. Importe con IVA. En este campo se despliega automáticamente la operación de multiplicar la cantidad de unidades por el precio unitario de estas, más la tasa de IVA, esto en dado caso de que si se haya capturado dicha tasa. También se realiza la operación que resta el descuento al importe con IVA. Si se da el caso de no importar con IVA, el nombre de este recuadro cambia a Importe sin IVA.

Recuadros: Subtotal. En este campo aparece el monto correspondiente al precio del total de las unidades vendidas, pero sin el descuento aplicado, ni el IVA. Descuento. En este espacio, aparecerá el monto en efectivo del porcentaje de descuento otorgado, obviamente si no se otorgó descuento aparecerán ceros. Sub. C/desc. Aquí es el sitio en donde se despliega, el monto total de las compras, y como su nombre lo indica. Ya se le aplica el descuento correspondiente. IVA. Campo reservado para que automáticamente se despliegue, el valor del IVA en efectivo. Total. En este campo, aparecerá el importe total, ya con IVA incluido y con descuento aplicado, la cantidad que se despliegue será el neto a pagar, de la factura la cual se esté capturando.

Captura de Notas de Cargo/Crédito de la Empresa El formato de estas notas es similar (Figs. 2.1.1. c y 2.1.1.d) lo único que cambia es el tipo de movimiento, ya que estos documentos van dirigidos a clientes/Proveedores, por lo que su captura es la misma.

Características de la Nota: Serie. Aquí tiene que capturar la serie del folio, lo anterior se hace solo en casos de que usted haya seleccionado alguna en la opción Catálogo de Folios, del Menú

Catálogos (capítulo 1) Folio. La pantalla desplegará el folio consecutivo al terminar la captura, a menos que usted haya elegido en la opción Catálogo de Folios que no deseaba la asignación automática de folios. Día. Del mes elegido con anterioridad. Referencia. Número o código del documento relacionado con esta nota de cargo o de crédito. Es opcional. Cambios de Clientes a Proveedores. Aunque el procedimiento normal es que las Notas de Cargo y de Crédito de la Empresa afecten a los clientes y otros deudores y que las Notas de Cargo y de Crédito de Terceros sean emitidas por los proveedores y otros acreedores; en casos excepcionales usted necesitará emitir Notas de Cargo o de Crédito de la empresa a proveedores y otros acreedores, así mismo como registrar Notas de Cargo o de Crédito de terceros de clientes y otros deudores. Para estos casos especiales usted podrá cambiar de clientes/otros deudores a proveedores/otros acreedores y viceversa, solo seleccionando con su Mouse la opción que usted elija.

Cliente. Tiene que colocar la clave del cliente según lo definió en la opción Cliente y Otros Deudores, una vez hecho esto automáticamente aparecerá en el campo siguiente la denominación del cliente según dicha clave.

Se aplica a. Aquí tiene que seleccionar dentro de los tipos de documentos disponibles el que se aplica a la nota, como por ejemplo las notas de cargo y de crédito generalmente están relacionadas a una factura previa. Si el documento original al cual deberá aplicar la nota de cargo o de crédito (que generalmente debería ser una Factura) ya fue eliminado de los archivos tendrá que elegir la opción: Sin aplicación, con lo cual la nota de cargo o de crédito se convierte en un documento "Original". Folio de aplicación. Es el folio del documento o al que se aplica la nota de cargo o de crédito. TABLA DE CAPTURA DE CONCEPTOS Con. Se tiene que teclear el número del concepto según la opción Conceptos de facturas y notas, del menú Catálogos. Descripción. Es desplegada automáticamente por el sistema una vez que seleccionó el número de concepto de su elección. En el caso de seleccionar el concepto 999 (captura libre) usted deberá proporcionar el No. de Cuenta Contable que desea afectar. Esto en caso de que este enlazado con un sistema de contabilidad como ContaSipNet. % IVA. El sistema despliega automáticamente el porcentaje de IVA correspondiente al concepto que se está capturando, según fue definido en la opción Conceptos de facturas y notas, del menú Catálogos. Si usted está capturando libremente el No. de cuenta contable con el concepto 999, deberá proporcionar el No. de Tasa de IVA que desee, según lo definió en la opción Parámetros de la empresa, del menú Catálogos Referencia. Cuando una nota de cargo o de crédito tenga varios conceptos, utilice esta columna para establecer la referencia con el documento que originó el cargo o el abono. La captura de la referencia es opcional pero útil para dejar establecida una pista de auditoría. Importe con IVA. El título de esta columna será "con IVA" o "sin IVA" dependiendo su elección en la pestaña Contabilidad, de la opción Clientes y otros deudores, del menú Catálogos (capítulo 1) a la pregunta ¿IVA? Si/No. Entonces dependiendo su selección, aparecerá automáticamente el importe, ya sea con o sin IVA. Recuadros: Subtotal. Aparecerá el importe de los conceptos que haya capturado, pero sin IVA. IVA. En este cuadro se despliega el monto del IVA expresado en efectivo. Total. Por último es este campo aparecerá automáticamente la suma de los montos del Subtotal y del IVA. Captura de Recibos de honorario y/o arrendamiento Generalmente estos documentos se amparan con las cuentas por pagar, es decir las elaboradas por proveedores y otros acreedores. Más aún si nuestra empresa está registrada como persona moral. Pero de ser necesaria la captura de esta nota se tiene que generar una factura que ampare a la nota

2.1.2 CUENTAS POR PAGAR Cuentas por pagar son como ya se mencionó anteriormente, documentos emitidos por terceros en contra de la empresa con la finalidad de que esta realice los pagos correspondientes a sus proveedores y acreedores Dentro de

este tipo de documentos tenemos (Fig. 2.1.2.a). Nota sobre facturas de compra no inventariables: Son documentos especiales que únicamente se utilizan para facturar partidas que no afectan a los Inventarios, tales como ventas y compras de servicios o de artículos que no entran al almacén

Captura de Facturas de Compra no Inventariables Las características de esta nota y la de Captura de Venta no Inventariable son prácticamente las mismas, (Fig. 2.2. b) por lo que este apartado solo se mencionará la única diferencia entre una nota y otra. La diferencia es que en lugar de capturar la clave del cliente, tiene que capturar la clave del proveedor según las definió en la opción Proveedores y otros acreedores, del menú Catálogos.

Captura de Notas de Cargo/Crédito de Terceros Las características de estas notas y las de Cargo/Crédito emitidas por la empresa, son similares e incluso se puede decir que son iguales. Al igual que ocurre con las notas de Facturas de VENTA y de COMPRA, la única diferencia es que en lugar de capturar la clave del cliente se tiene que capturar la del proveedor. Aunque como se mencionó anteriormente, se pueden dar casos especiales, en los que es necesario llevar a cabo un cambio de Proveedores a Clientes. Para estos casos especiales usted podrá cambiar de proveedores/otros acreedores a clientes/otros deudores solo seleccionando con su Mouse la opción que usted elija.

A continuación se presentan las imágenes de las Notas de cargo y Crédito, elaborados por terceros (Fig. 2.1.2. c y 2.1.2.d).

Captura de Recibos de honorario y/o arrendamiento Estos documentos se amparan con las notas de cargo de terceros las cuales también se denominan cuentas por pagar, es decir son notas elaboradas por terceros para que la empresa efectuara los pagos correspondientes. Antes de explicar las características de estas notas, es necesario definir algunos conceptos como: Honorario y Arrendamiento. Honorario. Son las aportaciones que reciben, generalmente los profesionales por la realización de determinado trabajo. Un ejemplo será lo que se le paga a un administrador por una determinada consultaría. Arrendamiento. Es la cantidad de dinero que se paga a algún acreedor, por el uso o posesión de cualquier bien inmueble. Un ejemplo de este tipo gasto sería el pago de la renta de oficinas y almacenes.

Características de la Nota Al elegir esta opción se despliega una ventana (Fig. 2.1.2.e) en la cual tiene que llenar distintos campos:

Serie. El sistema le pide que inserte alguna serie, solo en caso que así lo haya definido en cuanto a esta nota en el Catálogo de Folios, del menú Catálogos. Si no definió que esta nota llevase alguna serie omitirá la captura de este campo. Folio. En este campo debe capturar el folio de la nota correspondiente, en el caso de que haya definido en el Catálogo de Folios del menú Catálogos en que folio comenzar, al finalizar la captura el sistema automáticamente indicar que folio es el correspondiente a esta nota. Fecha. Esta aparece automáticamente, aunque si la desea modificar lo puede hacer. Referencia. Número o código del documento relacionado con esta nota de cargo o de crédito. Es opcional. Proveedor. Aquí tiene que insertar la clave correspondiente al proveedor/deudor, lo anterior hará que aparezca automáticamente el Nombre del mismo. Fecha de Vencimiento. La proporciona el sistema sumando los "días de crédito" especificados en el Catálogo de Proveedores y otros acreedores, a la fecha de la factura. TABLA DE CAPTURA DE CONCEPTOS CON. Debe capturar el número correspondiente al concepto que haya definido, para este tipo de notas. Descripción. Al finalizar la capturar aparece en este campo la descripción del concepto que seleccionó anteriormente y que definió en la opción Conceptos de Facturas y Notas, del menú Catálogos. Cant. Aquí tiene que insertar la cantidad de lo que se le esté cobrando, digamos que un profesionista cobra por hora sus servicios, entonces tiene que capturar la cantidad de horas de servicio ofrecido por él. Precio. Es lo que cuesta cada hora, es decir el precio por hora. Desc. Tiene que teclear, en caso de que así sea un porcentaje de descuento. %IVA. Aquí aparecerá la tasa de IVA, que haya definido para dicho concepto al momento de su origen. Subtotal. En este campo aparecerá la operación de multiplicar la cantidad de hora por el precio, más el IVA, y menos el descuento. %IVA Ret y % ISR Ret. El sistema asignara el porcentaje de ISR e IVA, en dado casa de que así lo haya definido en el momento que dio origen al concepto para la Nota.

Subtotal c/Ret. Muestra el monto de la nota con las retenciones ya realizadas. Subtotal. Muestra el monto total pero sin el descuento incluido. Descuento. Aparece el monto del descuento solo que esta vez es en efectivo. Sub. C/Desc. Ahora se muestra el monto total ya con el descuento incluido. IVA, IVA Ret e ISR Ret. En este recuadro aparecen los montos de dichos impuestos, solo que ahora ya no como porcentajes, sino como efectivo. Total. Es el monto total a pagar, ya incluidos descuentos, e impuestos aplicados y retenidos.

2.2 CAPTURA DE COBROS Y PAGOS

2.2.1 DEPOSITO 2.2.2 ABONO 2.2.3 CHEQUE 2.2.4 CARGO

Para llevar a cabo estas operaciones de capturas de Cobros y Pagos, tiene que seguir un procedimiento con los siguientes pasos: A) Elección del tipo de movimiento de efectivo B) Captura del efectivo C) Captura de los documentos que se están liquidando

A) ELECCIÓN DEL TIPO DE MOVIMIENTO DE EFECTIVO

Al seleccionar la opción Captura de Cobros y pagos, del menú Captura. Se desprenderá una pantalla (Fig. 2.2) la cual le da la oportunidad de seleccionar el tipo de movimiento que desea realizar, en esta parte solo veremos los 4 primeros (Deposito, Abono, Cheque y Cargo) más adelante se analizarán los demás.

NOTA: La captura de abonos y la captura de cargos también se ocupan para documentar los ingresos y egresos de la empresa en las cuentas de efectivo ajenas a los bancos y que por lo tanto no aceptan ni depósitos ni cheques.

Usted entonces tendrá la oportunidad de seleccionar el movimiento de efectivo que desea, para comprender mejor estos movimientos a continuación se describen los mismos: Depósitos y Abonos (bancarios). Registran las entradas de efectivo. La diferencia es que el depósito está amparado por una "Ficha de Depósito" que la propia empresa elabora y el abono se documenta con una "Nota de Crédito" que el banco genera. Cheques y Cargos (bancarios). Registran la salida de efectivo. La diferencia que existe es que el cheque es elaborado por usted y las "Notas de Cargo" por el banco.

B) CAPTURA DEL EFECTIVO Al seleccionar los movimientos Depósitos y Abonos aparece para estos una pantalla similar (Fig. 2.2.1).

La cual se divide en dos partes, en la primera es en donde se realizará la captura de efectivo. Y la segunda es donde se realiza la captura de los documentos que se están liquidando. Primeramente no enfocaremos a la parte de Captura de efectivo (Fig. 2.2.1.a).

A continuación de describen dichos campos: Póliza. Se forma con una letra y un número del 1 al 9,999. Una letra identifica las pólizas de ingresos y otra las pólizas de egresos. Fecha. Corresponde al día, por default el sistema muestra el día actual, pero puede elegir una fecha posterior. Si la Fecha es futura no afectará el saldo actual sino hasta que llegue el día señalado. Importe. En Depósito y Abono, no se aceptan importes en cero. No. Chequera. Debe capturar aquí el número de chequera correspondiente según lo definió en la opción Chequeras, Inversiones y Cajas, del menú Catálogos. Concepto. Campo de 30 caracteres para que usted registre la razón del movimiento de efectivo. Saldo Anterior. Importe del saldo en esta cuenta, antes del movimiento que está usted capturando, en ese día. Saldo Actual. Importe del saldo en esta cuenta, después del movimiento que está usted capturando, en ese día.

Nota: El sistema controla los saldos de efectivo por cada día, para cada cuenta de efectivo. Sin importar que el día de captura sea anterior a la fecha actual, o

que usted tenga movimientos registrados posteriormente, los saldos que se presenta la pantalla

Al igual que en los Depósitos y Abonos, aparecen pantallas similares, para Cheques y Cargos sucede los mismo, aparecen pantallas similares (Fig. 2.2.2.) para ambos también divididas en dos, una para Captura de efectivo y otra para captura de documentos que se están liquidando.

La única diferencia entre estas notas y las vistas anteriormente es que en las de Cheques y Cargos aparecen dos campos más: el de No. de Cheque y si el cheque será Entregado o Retenido. En vista de que solo existen dos campos nuevos con relación a las pantallas vistas para Deposito y Abono, solo describiremos los campos nuevos. (Fig. 2.2.2.a).

No. de Cheque. La cantidad de dígitos que permite este campo se define en la opción chequeras, inversiones y cajas, del menú Catálogos. Es indispensable que capture todos los dígitos permitidos para que el No. de Cheque en libros coincida con el No. de Cheque en bancos al momento de hacer la conciliación bancaria. No se permiten cheques repetidos. Para agilizar la captura el sistema hace que aparezca por default el No. de Cheque siguiente. Entregado/Retenido: Aquí seleccionaremos si el cheque será entregado, o bien será retenido por la empresa.

C) CAPTURA DE LOS DOCUMENTOS QUE SE ESTAN LIQUIDANDO

Para llevar a cabo este paso del proceso de captura, se utilizaran las segundas partes de las pantallas anteriormente vistas. Para los Depósitos y Abonos las pantallas son iguales (Fig. 2.2.1.b).

Descripción de los campos: CLIENTE/DEUDOR

Cve. Al capturar esta alternativa tiene varias opciones a elegir: a) Capturar Clave. Que es aceptar que los ingresos corresponden a una cuenta por cobrar y que los egresos corresponden a una cuenta por pagar. b) Cambiar de Deudor a Acreedor o viceversa. Presionar la tecla F5 cambiar de Deudor (cuentas por cobrar) a Acreedor (cuentas por pagar) y viceversa, lo cual solo se requiere en casos excepcionales. c) Omitir por el momento la Captura de las cuentas, esto es válido tanto para cuentas por cobrar y por pagar. Para que posteriormente realice la captura de la clave si así lo desea. Cabe mencionar que si no captura la clave la operación quedará como Aislada.

Nombre. Una vez capturada la clave del Cliente/Deudor, el sistema despliega automáticamente el Nombre del mismo. AFECTACIÓN Doc. Una vez que se encuentre dentro de este campo, presione la tecla F4 de su teclado, esto activara una ventana, dentro de la cual se encuentran distintas opciones a elegir entre las que destacan:

DEPOSITO: CLIENTE/DEUDOR - Factura de Venta - Anticipo de Clientes - Notas de Cargo empresa - Notas de crédito de terceros - Recibos de honorarios PROVEEDOR/ACREEDOR - Prestamos de acreedor - Facturas de Compra - Notas de cargo empresa - Notas de crédito terceros - Notas de devolución - Recibos de Honorario

ABONO: CLIENTE/DEUDOR - Factura de Venta - Anticipo de Clientes - Notas de Cargo de empresa - Notas de crédito de terceros - Recibos de honorarios PROVEEDOR/ACREEDOR - Prestamos de Acreedor - Facturas de Compra - Notas de Cargo empresa - Notas de crédito terceros - Notas de Devolución - Recibos de honorario

Existen algunos casos especiales en los cuales no existen ningún documento previo, más bien, es el mismo movimiento de efectivo lo que origina un nuevo documento, estas ocasiones en donde se presentan para Deposito/Abono, no importando si es Cuenta por cobrar o por pagar son:

Anticipo a Clientes Deposito o Abono/Cuenta por Cobrar Préstamo a Acreedor Deposito o Abono/Cuenta por Pagar

Al optar por capturar estos casos especiales, el sistema genera automáticamente, nota de Cargo o de crédito correspondiente:

Anticipo a Clientes Nota de Crédito Préstamo a Acreedor Nota de Crédito

Folio. Es le folio del documento a cobrar o pagar. Si estando situado en este campo presiona la tecla F4 de su teclado aparecerá una ventana mostrándoles todos los documentos con sus folios correspondientes, para que elija cuál de estos es el que quiere afectar. Fecha de Vencimiento. Es solicitada únicamente cuando se capturan Préstamos o Cheques Devueltos.

COBROS: Importe. Es la cantidad cobrada o pagada. El sistema no permite que el importe cobrado o pagado sea mayor al importe que el importe capturado de efectivo. Saldo. El sistema presenta como información el adeudo pendiente una vez capturado el importe. Si el pago o el cobro es total el saldo debe quedar en Cero. Referencia. Folio de la nota de cargo o de crédito que se genera automáticamente cuando se capturan préstamos, anticipos o cheques devueltos. Para Cheques y Cargos, los campos son similares, por lo que solo describiremos las diferencias entre estos y los correspondientes a Depósitos y Abonos.

La segunda pantalla que se abre tanto para Cheque como para Cargo (Fig. 2.2.2.b), se diferencia de las de Depósitos y Abonos en lo que corresponde a los documentos, que a continuación se enuncian.

CHEQUE

PROVEEDOR/ACREEDOR: Facturas de Compras Anticipo a Proveedores Notas Cargo Terceros Notas de Crédito empresa Recibos de Honorarios

CLIENTE/DEUDOR: Préstamo a deudores Cheque devuelto a clientes Facturas de venta Notas de cargo terceros Notas de crédito empresa Notas devolución

CARGO

PROVEEDOR/ACREEDOR Facturas de Compras Anticipo a Proveedores Notas Cargo Terceros Notas de Crédito empresa Recibos de Honorarios

CLIENTE/DEUDOR Préstamo a deudor Cheque devuelto a clientes Facturas de venta Notas de cargo terceros Notas de crédito empresa Notas devolución .

Al igual que en los Depósitos y Abonos, en Cheques y Cargos, existen situaciones especiales en los cuales no existe un documento previo, estos son:

Anticipo a Proveedores Cheque o Cargo/Cuenta por Pagar Préstamo a Deudor Cheque o Cargo/Cuenta por Cobrar Cheque Devuelto Cargo/Cuenta por Cobrar

Aquí también el sistema genera automáticamente las Notas de Cargo o de Crédito Correspondientes:

Anticipo a Proveedores Nota de Cargo Préstamo a Deudor Nota de Cargo

Cheque Devuelto Nota de Cargo

Posteriormente se explicara como asignar el Origen y Aplicación del efectivo (2.2.7)

NOTA SOBRE OPERACIONES AISLADAS DE EFECTIVO

Las operaciones aisladas de efectivo son aquellas que no definen la cuenta por cobrar o por pagar que afectan. Si a pesar de que usted esta consiente que al aceptar las operaciones aisladas de efectivo corre el riesgo de favorecer el desorden en el control de efectivo le recomendamos que:

- Utilice lo menos posible las operaciones aisladas. Solo cuando verdaderamente desconozca a donde se aplica el efectivo. - Anote las operaciones aisladas que captura, para complementarlas lo antes posible.

2.2.5 TRAPASO CON CHEQUE Los traspasos de efectivo se refieren exclusivamente a los movimientos entre cuentas de la misma empresa. Por lo tanto, no afectan ni a las cuentas por cobrar ni a las cuentas por pagar. Al elegir esta opción se despliega una pantalla (Fig. 2.2.3) en la que tendrá que capturar datos similares a los que capturo en la opción cheque.

NOTA: La parte destinada a la captura del cheque de la cuenta de origen es la de arriba. Y la Parte destinada para especificar las cuentas de efectivo de destino es la de abajo.

Los traspasos con cheques se realizan en dos fases: Primero se captura el cheque de la cuenta de origen. El proceso de captura es similar a la captura de Cheque, ya Que también tendrá que proporcionar el nombre del Beneficiario. Después, en la parte inferior de la pantalla, deberá especificar las cuentas de efectivo de destino.

En vista de que el llenado de la primera parte de la pantalla es similar a la de Cheque, en este apartado solo se hará mención al complemento de la pantalla.

DESCRIPCIÓN DE CAMPOS

Chequera. En este espacio deberá teclear el número de la cuenta de cheques o inversión a la cual se efectuará el traspaso de fondos, recuerde que este número lo debe teclear según la opción Chequeras, Inversiones y Cajas, del menú Catálogos. Banco y Cuenta. En este campo, se desplegará automáticamente el nombre del banco y número de cuenta, de acuerdo al número de chequera, elegido anteriormente. Importe. La cantidad en efectivo a traspasar. Esta debe estar acorde a la capturada en la primer parte de la pantalla. Saldo Anterior. Indica el saldo con el que contaba la cuenta de cheque, antes de realizar el traspaso. Saldo Actual. Muestra el saldo una vez hecho el traspaso. Al terminar la captura de traspasos puede realizar distintas modificaciones antes de aceptar el traspaso: Abandonar. Es decir se cancela la captura efectuada sin registrar la póliza. Presione la tecla ESC, en su teclado. Modificar efectivo. Modifica los datos de cheque, el importe total o el concepto. Ubíquese en dichos campos y modifique los datos que crea necesarios. Modificar importe traspasos. En caso de que equivoque la captura del importe y la haga inferior a la real, el sistema le indica que la cantidad es inferior.

2.2.6 TRASPASO SIN CHEQUE Otro caso muy común de traspasos se da a través de movimientos internos entre cuentas. Es un movimiento similar la traspaso con cheque, la única diferencia es la misma que en el nombre, No hay existencia de un cheque despliega una pantalla (Fig. 2.2.4), de la cual describiremos los campos a capturar. DESCRIPCIÓN DE CAMPOS:

Fecha. Por default el sistema despliega automáticamente la fecha en que se está llevando a cabo la captura, aunque usted puede modificarla si así lo desea. Póliza. Deberá capturar el número de póliza relacionada con este movimiento. Así como el Número de Folio. Lo anterior de acuerdo a lo definido en la opción Catálogo de Folios, del menú catálogos.

Desde la chequera No. Aquí tendrá que capturar el número de la chequera de "origen" (desde donde se hace el traspaso). Una vez hecho esto el sistema despliega automáticamente el Nombre del banco, así como la cuenta de la chequera. También muestra el saldo Anterior (con lo que contaba la cuenta antes del traspaso) y el saldo Actual (muestra el con cuanto queda la cuenta después de haber hecho el traspaso). Hasta la chequera No. En este campo tendrá que insertar el número de la chequera de "destino" (a donde se hace el traspaso). Una vez hecho esto el sistema despliega automáticamente el Nombre del banco, así como la cuenta de la chequera. También muestra el saldo Anterior (con lo que contaba la cuenta antes del traspaso) y el saldo Actual (muestra el con cuanto queda la cuenta después de haber hecho el traspaso). Importe. Espacio destinado para capturar el monto total del traspaso. Concepto. Campo reservado para la descripción del traspaso, y cuenta con 62 espacios.

Al terminar la captura usted puede elegir distintas opciones como:

a) Cancelar la captura del traspaso. Dando clic en Salir antes de en Aceptar o teclear ESC desde su teclado. b) Modificar el importe y el concepto. Colóquese en al campo que desee modificar y realice el cambio correspondiente. Esto antes de dar clic en Aceptar. c) Terminar la captura haciendo efectivo el traspaso. Solo de clic en Aceptar.

2.2.7 ORIGENES Y APLICACIONES Con esta opción, usted puede especificar el origen de los ingresos y la aplicación de los egresos de cada uno de los movimientos de efectivo capturados en: Depósitos, Abonos, Cheques y Cargos. Al seleccionar esta opción, se despliega en su monitor una pantalla como la siguiente

Operación

Aquí deberá capturar, una por una, las pólizas de ingresos y egresos cuando en la pantalla se presente: Póliza. Si la póliza existe se desplegarán todos sus datos como confirmación. Fecha. Aquí tiene que capturar la fecha correspondiente. Chequera. Capture el número de chequera, en la que se encuentra el movimiento que desee dar origen o aplicación. El sistema despliega de manera automática la Institución a la que pertenece la chequera, así como su número de cuenta correspondiente. No de Cheque. Capture el No. del Cheque que ampara el movimiento. Importe. Es la cantidad del cheque emitido. Concepto. Campo de 30 caracteres para que usted registre la razón del movimiento de efectivo. Una vez hecho lo anterior el sistema lo posicionará en la columna: BAJA DE ORÍGEN/APLICACIÓN PROVISIONAL: Estado en la columna O/A haga lo siguiente: a) Si en la pantalla aparece: 498 Origen Provisional proporcione el número 498. Si en la pantalla aparece: 998 Aplicación Provisional proporcione el número 998.

b) Capture el importe en cero. c) Confirme la baja del origen o aplicación provisional Lo anterior se realizó con la finalidad de dar de baja el origen o aplicación provisional que el sistema proporciona. Para capturar un origen o aplicación diferente haga lo siguiente (claro después de haber dado de baja el Origen o Aplicación provisional): a) En la columna O/A capture el No. del O/A según el Catálogo de orígenes y aplicaciones, del menú Catálogos. Si no recuerda algunos orígenes consulte con F4. b) En las columnas Orígenes/Aplicaciones capture el importe correspondiente. c) Confirme el nuevo Origen/Aplicación. d) Para terminar de clic en ACEPTAR, si usted decide aun no aplicar el Origen/Aplicación, de clic en SALIR o teclee ESC desde su teclado.

IMPORTANTE: Es indispensable que asigne sus orígenes y aplicaciones de efectivo a TODAS las pólizas de ingresos y egresos.

2.3 APLICACIÓN DE ANTICIPOS Gracias a esta operación, le es posible como su nombre lo indica aplicar anticipos tanto a cuentas por cobrar como a cuentas por pagar, es decir, si algún cliente nos paga un anticipo de alguna cuenta, usted la puede aplicar a la cuenta de este, lo mismo pasa cuando la empresa realiza anticipos a proveedores y otros acreedores. Al seleccionar esta opción tendrá que elegir dos opciones a las cuales desee aplicar anticipos, como ya se mencionó estas opciones son:

Aunque los documentos son diferentes, todos tienen en común cuatro elementos: Folio. Es el número, que el sistema asigna consecutivamente a la factura, esto puede variar dependiendo del tipo de asignación que realizó en la opción Catalogo de Folios del menú Catálogos. Como ya se explicó en su momento, usted tiene la opción de asignar varias series de folios en los documentos. Las series de folios se identifican con una letra que se coloca antes del número de folio para separar un mismo tipo de documento en varios grupos de folios. Día. Dado que ya se definió el mes y el año en el apartado 2.0, es aquí en donde tiene que capturar el día correspondiente.

Referencia. No confunda la referencia con el folio. La referencia establece la "pista de auditoría" generalmente con el folio del documento de origen. Clave Cliente/Deudor o bien Proveedor/Acreedor. Todos los documentos deben estar referenciados a deudores o acreedores registrados previamente en el catálogo de clientes y otros deudores o en el catálogo de proveedores y otros acreedores. NOTAS SOBRE CAPTURA DE DOCUMENTOS: Corrección de errores del documento durante la captura: La modificación de un documento sólo se acepta mientras no termine su proceso de captura. Si después de la captura descubre un error en un documento, existen dos opciones de corrección: Capturar como complemento, una nota de cargo o una nota de crédito. Cancelar el documento y capturarlo nuevamente, aunque en este caso el módulo le asignará otro folio. Seriación de los Folios. Si acaso utiliza más de una serie de folios, porque así lo determinó en la opción Catálogo de Folios correspondiente al menú Catálogos, el sistema al momento de guardar la captura le pedirá que teclee la letra de la serie que desea, y comenzará de cero si es que no introdujo algún valor en específico, en caso de haber introducido un valor especifico en la opción Catálogo de Folios del menú Catálogos, el sistema iniciará el folio a partir de ese valor. De no haber determinado alguna serie o algún número específico, el sistema capturara automáticamente el número de folio consecutivo, en que se hubiera quedado en la última captura realizada.

Para imprimir documento. Para imprimir algún documento de los que ya haya capturado, solo de clic en imprimir y elija en donde quiere que se lleve a cabo la impresión, ya que con esta opción usted puede visualizar el formato antes de imprimirlo. También le dará la opción de elegir el formato del documentos a capturar, esto último solo si usted ha editado más formatos para ese documento dentro de la opción Editor de Formatos del menú Herramientas. Cancelar un documento. Para cancelar algún documento, de clic en listar y seleccione el documento que desea cancelar, esta última opción la puede sustituir utilizando los botones: Inicio, Anterior, Siguiente y Último, una vez que se encuentre ubicado en el documento el cual quiere cancelar, de clic en el botón Baja, el documento se cancelará pero respetará el número de folio que contiene, para que por seguridad este no vuelva a ser utilizado. La cancelación de un documento inhabilita su folio, el cual ya no podrá ser utilizado nuevamente. La cancelación de documentos es un procedimiento delicado que debe estar restringido al personal de confianza, autorizado expresamente en usuarios y seguridad de acceso. Impresión posterior de un documento. Para localizar algún documento, haga lo mismo que realizó en el proceso de cancelación, solo que ahora de clic en imprimir, el sistema le pedirá el formato, en caso de que haya editado otros formatos en la opción Editor de Formatos, del menú Herramientas (ver cap. 4).

2.1.1 CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar son como ya se mencionó anteriormente, son documentos emitidos por la empresa con la finalidad de que lleguen a sus clientes y estos realicen sus pagos. Dentro de este tipo de documentos tenemos (Fig. 2.1.1.a).

Nota sobre facturas de venta no inventariables: Son documentos especiales que únicamente se utilizan para facturar partidas que no afectan a los Inventarios, tales como ventas y compras de servicios o de artículos que no entran al almacén.

Captura de Facturas de Venta no Inventariables Para seleccionar esta opción solo de clic en ella, al realizar esta operación aparecerá una ventana (Fig. 2.1.1.b), la cual cuenta con los campos necesarios para poder llevar acabo su captura de venta no inventariable, mismos que se describirán más adelante. Características de la Nota Folio. El sistema al momento de guardar la captura le pedirá que teclee la letra de la serie que desea, y comenzará de cero si es que no introdujo algún valor en específico, en caso de haber introducido un valor especifico en la opción. Catálogo de Folios del menú Catálogos, el sistema iniciará el folio a partir de ese valor. De no haber determinado alguna serie o algún número específico, el sistema capturara automáticamente el número de folio consecutivo, en que se hubiera quedado en la última captura realizada. Día. Del mes elegido previamente. Referencia. Campo opcional. Número o código del documento relacionado con esta factura. Por ejemplo: pedido, nota de remisión, etc. Cliente o Deudor. Aquí tendrá que capturar la clave del cliente según, lo determinó en el Catálogo de Clientes y otros Deudores del menú Catálogos. Al proporcionar la clave del cliente automáticamente aparecerá el nombre del cliente.

Fecha de Vencimiento. La proporciona el sistema sumando los "días de crédito" especificados en el Catálogo de Clientes y otros Deudores, a la fecha de la factura. TABLA DE CAPTURA DE CONCEPTOS Con. Es el Número del concepto del servicio a facturar según el Catálogo de Conceptos de Facturas y Notas. Descripción. Es desplegada automáticamente según el número de conceptos de facturas y notas que haya seleccionado. En el caso de seleccionar el concepto 999 (captura libre) usted deberá proporcionar el No. de Cuenta Contable que desea afectar. Lo anterior, en dado caso de que se encuentre enlazado a un sistema de contabilidad como lo es ContaSipNet. Cantidad. Se refiere a la cantidad de unidades vendidas (pieza, kilogramo, caja, etc.). Precio. Aquí tiene que capturar el precio por unidad de venta (pieza, kilogramo, caja, etc.). Desc. Este espacio esta reservado para que usted indique un porcentaje de descuento, esto es opcional, y hay distintos por los que puede otorgar descuentos (pagos de contado, pronto pago, defectos en los artículos, etc.). % IVA. La pantalla despliega el porcentaje de IVA correspondiente al concepto que se está capturando, según fue definido en el catálogo de conceptos de facturas y notas. Si usted está capturado libremente el No. de cuenta contable con el concepto 999, deberá proporcionar el No. de Tasa de IVA con el porcentaje de IVA deseado de las tablas de impuestos de la definición del módulo. Importe con IVA. En este campo se despliega automáticamente la operación de multiplicar la cantidad de unidades por el precio unitario de estas, más la tasa de IVA, esto en dado caso de que si se haya capturado dicha tasa. También se realiza la operación que resta el descuento al importe con IVA. Si se da el caso de no importar con IVA, el nombre de este recuadro cambia a Importe sin IVA. Recuadros: Subtotal. En este campo aparece el monto correspondiente al precio del total de las unidades vendidas, pero sin el descuento aplicado, ni el IVA. Descuento. En este espacio, aparecerá el monto en efectivo del porcentaje de descuento otorgado, obviamente si no se otorgó descuento aparecerán ceros. Sub. C/desc. Aquí es el sitio en donde se despliega, el monto total de las compras, y como su nombre lo indica. Ya se le aplica el descuento correspondiente. IVA. Campo reservado para que automáticamente se despliegue, el valor del IVA en efectivo

Total. En este campo, aparecerá el importe total, ya con IVA incluido y con descuento aplicado, la cantidad que se despliegue será el neto a pagar, de la factura la cual se esté capturando. Captura de Notas de Cargo/Crédito de la Empresa El formato de estas notas es similar (Figs. 2.1.1. c y 2.1.1.d) lo único que cambia es el tipo de movimiento, ya que estos documentos van dirigidos a Clientes/Proveedores, por lo que su captura es la misma.

Características de la Nota: Serie. Aquí tiene que capturar la serie del folio, lo anterior se hace solo en casos de que usted haya seleccionado alguna en la opción Catálogo de Folios, del Menú Catálogos (capítulo 1) Folio. La pantalla desplegará el folio consecutivo al terminar la captura, a menos que usted haya elegido en la opción Catálogo de Folios que no deseaba la asignación automática de folios. Día. Del mes elegido con anterioridad. Referencia. Número o código del documento relacionado con esta nota de cargo o de crédito. Es opcional. Cambios de Clientes a Proveedores. Aunque el procedimiento normal es que las Notas de Cargo y de Crédito de la Empresa afecten a los clientes y otros deudores y que las Notas de Cargo y de Crédito de Terceros sean emitidas por los proveedores y otros acreedores; en casos excepcionales usted necesitará emitir Notas de Cargo o de Crédito de la empresa a proveedores y otros acreedores, así mismo como registrar Notas de Cargo o de Crédito de terceros de clientes y otros deudores. Para estos casos especiales usted podrá cambiar de clientes/otros deudores a proveedores/otros acreedores y viceversa, solo seleccionando con su Mouse la opción que usted elija. Cliente. Tiene que colocar la clave del cliente según lo definió en la opción Cliente y Otros Deudores, una vez hecho esto automáticamente aparecerá en el campo siguiente la denominación del cliente según dicha clave. Se aplica a. Aquí tiene que seleccionar dentro de los tipos de documentos disponibles el que se aplica a la nota, como por ejemplo las notas de cargo y de crédito generalmente están relacionadas a una factura previa. Si el documento original al cual deberá aplicar la nota de cargo o de crédito (que generalmente debería ser una Factura) ya fue eliminado de los archivos tendrá que elegir la opción: Sin aplicación, con lo cual la nota de cargo o de crédito se convierte en un documento "Original". Folio de aplicación. Es el folio del documento o al que se aplica la nota de cargo o de crédito.

TABLA DE CAPTURA DE CONCEPTOS Con. Se tiene que teclear el número del concepto según la opción Conceptos de facturas y notas, del menú Catálogos. Descripción. Es desplegada automáticamente por el sistema una vez que seleccionó el número de concepto de su elección. En el caso de seleccionar el concepto 999 (captura libre) usted deberá proporcionar el No. de Cuenta

Contable que desea afectar. Esto en caso de que este enlazado con un sistema de contabilidad como ContaSipNet. % IVA. El sistema despliega automáticamente el porcentaje de IVA correspondiente al concepto que se está capturando, según fue definido en la opción Conceptos de facturas y notas, del menú Catálogos. Si usted está capturando libremente el No. de cuenta contable con el concepto 999, deberá proporcionar el No. de Tasa de IVA que desee, según lo definió en la opción Parámetros de la empresa, del menú Catálogos. Referencia. Cuando una nota de cargo o de crédito tenga varios conceptos, utilice esta columna para establecer la referencia con el documento que originó el cargo o el abono. La captura de la referencia es opcional pero útil para dejar establecida una pista de auditoría. Importe con IVA. El título de esta columna será "con IVA" o "sin IVA" dependiendo su elección en la pestaña Contabilidad, de la opción Clientes y otros deudores, del menú Catálogos (capítulo 1) a la pregunta ¿IVA? Si/No. Entonces dependiendo su selección, aparecerá automáticamente el importe, ya sea con o sin IVA. Recuadros: Subtotal. Aparecerá el importe de los conceptos que haya capturado, pero sin IVA. IVA. En este cuadro se despliega el monto del IVA expresado en efectivo. Total. Por último es este campo aparecerá automáticamente la suma de los montos del Subtotal y del IVA. Captura de Recibos de honorario y/o arrendamiento Generalmente estos documentos se amparan con las cuentas por pagar, es decir las elaboradas por proveedores y otros acreedores. Más aún si nuestra empresa está registrada como persona moral. Pero de ser necesaria la captura de esta nota se tiene que generar una factura que ampare a la nota.

2.1.2 CUENTAS POR PAGAR Cuentas por pagar son como ya se mencionó anteriormente, documentos emitidos por terceros en contra de la empresa con la finalidad de que esta realice los pagos correspondientes a sus proveedores y acreedores Dentro de este tipo de documentos tenemos (Fig. 2.1.2.a).

Nota sobre facturas de compra no inventariables: Son documentos especiales que únicamente se utilizan para facturar partidas que no afectan a los Inventarios, tales como ventas y compras de servicios o de artículos que no entran al almacén.

Captura de Facturas de Compra no Inventariables Las características de esta nota y la de Captura de Venta no Inventariable son prácticamente las mismas, (Fig. 2.2. b) por lo que este apartado solo se mencionará la única diferencia entre una nota y otra. La diferencia es que en lugar de capturar la clave del cliente, tiene que capturar la clave del proveedor según las definió en la opción Proveedores y otros acreedores, del menú Catálogos.

Captura de Notas de Cargo/Crédito de Terceros.

Las características de estas notas y las de Cargo/Crédito Emitidas por la empresa, son similares e incluso se puede decir que son iguales. Al igual que ocurre con las notas de Facturas de VENTA y de COMPRA, la única diferencia es que en lugar de capturar la clave del cliente se tiene que capturar la del proveedor. Aunque como se mencionó anteriormente, se pueden dar casos especiales, en los que es necesario llevar a cabo un cambio de Proveedores a Clientes. Para estos casos especiales usted podrá cambiar de proveedores/otros acreedores a clientes/otros deudores solo seleccionando con su Mouse la opción que usted elija. A continuación se presentan las imágenes de las Notas de Cargo y Crédito, elaborados por terceros (Fig. 2.1.2. c y 2.1.2.d).

Captura de Recibos de honorario y/o arrendamiento Estos documentos se amparan con las notas de cargo de terceros las cuales también se denominan cuentas por pagar, es decir son notas elaboradas por terceros para que la empresa efectué los pagos correspondientes. Antes de explicar las características de estas notas, es necesario definir algunos conceptos como: Honorario y Arrendamiento. Honorario. Son las aportaciones que reciben, generalmente los profesionales por la realización de determinado trabajo. Un ejemplo será lo que se le paga a un administrador por una determinada consultaría. Arrendamiento. Es la cantidad de dinero que se paga a algún acreedor, por el uso o posesión de cualquier bien inmueble. Un ejemplo de este tipo gasto sería el pago de la renta de oficinas y almacenes.

Características de la Nota Al elegir esta opción se despliega una ventana (Fig. 2.1.2.e) en la cual tiene que llenar distintos campos:

Serie. El sistema le pide que inserte alguna serie, solo en caso que así lo haya definido en cuanto a esta nota en el Catálogo de Folios, del menú Catálogos. Si no definió que esta nota llevase alguna serie omitirá la captura de este campo. Folio. En este campo debe capturar el folio de la nota correspondiente, en el caso de que haya definido en el Catálogo de Folios del menú Catálogos en que folio comenzar, al finalizar la captura el sistema automáticamente indicar que folio es el correspondiente a esta nota. Fecha. Esta aparece automáticamente, aunque si la desea modificar lo puede hacer. Referencia. Número o código del documento relacionado con esta nota de cargo o de crédito. Es opcional. Proveedor. Aquí tiene que insertar la clave correspondiente al proveedor/deudor, lo anterior hará que aparezca automáticamente el Nombre del mismo. Fecha de Vencimiento. La proporciona el sistema sumando los "días de crédito" especificados en el Catálogo de Proveedores y otros acreedores, a la fecha de la factura.

TABLA DE CAPTURA DE CONCEPTOS CON. Debe capturar el número correspondiente al concepto que haya definido, para este tipo de notas. Descripción. Al finalizar la capturar aparece en este campo la descripción del concepto que seleccionó anteriormente y que definió en la opción Conceptos de Facturas y Notas, del menú Catálogos. Cant. Aquí tiene que insertar la cantidad de lo que se le esté cobrando, digamos que un profesionista cobra por hora sus servicios, entonces tiene que capturar la cantidad de horas de servicio ofrecido por él. Precio. Es lo que cuesta cada hora, es decir el precio por hora. Desc. Tiene que teclear, en caso de que así sea un porcentaje de descuento. %IVA. Aquí aparecerá la tasa de IVA, que haya definido para dicho concepto al momento de su origen. Subtotal. En este campo aparecerá la operación de multiplicar la cantidad de hora por el precio, más el IVA, y menos el descuento. %IVA Ret y % ISR Ret. El sistema asignara el porcentaje de ISR e IVA, en dado casa de que así lo haya definido en el momento que dio origen al concepto para la Nota. Subtotal c/Ret. Muestra el monto de la nota con las retenciones ya realizadas. Recuadros Subtotal. Muestra el monto total pero sin el descuento incluido. Descuento. Aparece el monto del descuento solo que esta vez es en efectivo. Sub. C/Desc. Ahora se muestra el monto total ya con el descuento incluido. IVA, IVA Ret e ISR Ret. En este recuadro aparecen los montos de dichos impuestos, solo que ahora ya no como porcentajes, sino como efectivo. Total. Es el monto total a pagar, ya incluidos descuentos, e impuestos aplicados y retenidos.

2.2 CAPTURA DE COBROS Y PAGOS 2.2.1 DEPOSITO 2.2.2 ABONO 2.2.3 CHEQUE 2.2.4 CARGO

Para llevar a cabo estas operaciones de capturas de Cobros y Pagos, tiene que seguir un procedimiento con los siguientes pasos: A) Elección del tipo de movimiento de efectivo B) Captura del efectivo C) Captura de los documentos que se están liquidando

A) ELECCIÓN DEL TIPO DE MOVIMIENTO DE EFECTIVO Al seleccionar la opción Captura de Cobros y pagos, del menú Captura. Se desprenderá una pantalla (Fig. 2.2) la cual le da la oportunidad de seleccionar el tipo de movimiento que desea realizar, en esta parte solo veremos los 4 primeros (Deposito, Abono, Cheque y Cargo) más adelante se analizarán los demás.

Usted entonces tendrá la oportunidad de seleccionar el movimiento de efectivo que desea, para comprender mejor estos movimientos a continuación se describen los mismos: Depósitos y Abonos (bancarios). Registran las entradas de efectivo. La diferencia es que el depósito está amparado por una "Ficha de Depósito" que la propia empresa elabora y el abono se documenta con una "Nota de Crédito" que el banco genera. Cheques y Cargos (bancarios). Registran la salida de efectivo. La diferencia que existe es que el cheque es elaborado por usted y las "Notas de Cargo" por el banco.

.

B) CAPTURA DEL EFECTIVO Al seleccionar los movimientos Depósitos y Abonos aparece para estos una pantalla similar (Fig. 2.2.1).

La cual se divide en dos partes, en la primera es en donde se realizará la captura de efectivo. Y la segunda es donde se realiza la captura de los documentos que se están liquidando. Primeramente no enfocaremos a la parte de Captura de efectivo (Fig. 2.2.1.a).

A continuación de describen dichos campos:

Póliza. Se forma con una letra y un número del 1 al 9,999. Una letra identifica las pólizas de ingresos y otra las pólizas de egresos. Fecha. Corresponde al día, por default el sistema muestra el día actual, pero puede elegir una fecha posterior. Si la Fecha es futura no afectará el saldo actual sino hasta que llegue el día señalado. Importe. En Depósito y Abono, no se aceptan importes encero. No. Chequera. Debe capturar aquí el número de chequera correspondiente según lo definió en la opción Chequeras, Inversiones y Cajas, del menú Catálogos. Concepto. Campo de 30 caracteres para que usted registre la razón del movimiento de efectivo. Saldo Anterior. Importe del saldo en esta cuenta, antes del movimiento que está usted capturando, en ese día. Saldo Actual. Importe del saldo en esta cuenta, después del movimiento que está usted capturando, en ese día.

Nota: El sistema controla los saldos de efectivo por cada día, para cada cuenta de efectivo. Sin importar que el día de captura sea anterior a la fecha actual, o que usted tenga movimientos registrados posteriormente, los saldos que se presenta la pantalla.

Al igual que en los Depósitos y Abonos, aparecen pantallas similares, para Cheques y Cargos sucede los mismo, aparecen pantallas similares (Fig. 2.2.2.) para ambos también divididas en dos, una para Captura de efectivo y otra para captura de documentos que se están liquidando.

La única diferencia entre estas notas y las vistas anteriormente es que en las de Cheques y Cargos aparecen dos campos más: el de No. de Cheque y si el cheque será Entregado o Retenido. En vista de que solo existen dos campos nuevos con relación a las pantallas vistas para Deposito y Abono, solo describiremos los campos nuevos. (Fig. 2.2.2.a).

No. de Cheque. La cantidad de dígitos que permite este campo se define en la opción chequeras, inversiones y cajas, del menú Catálogos. Es indispensable que capture todos los dígitos permitidos para que el No. de Cheque en libros coincida con el No. de Cheque en bancos al momento de hacer la conciliación bancaria. No se permiten cheques repetidos. Para agilizar la captura el sistema hace que aparezca por default el No. de Cheque siguiente. Entregado/Retenido: Aquí seleccionaremos si el cheque será entregado, o bien será retenido por la empresa.

C) CAPTURA DE LOS DOCUMENTOS QUE SE ESTAN LIQUIDANDO

Para llevar a cabo este paso del proceso de captura, se utilizaran las segundas partes de las pantallas anteriormente vistas. Para los Depósitos y Abonos las pantallas son iguales (Fig. 2.2.1.b).

Descripción de los campos: CLIENTE/DEUDOR Cve. Al capturar esta alternativa tiene varias opciones a elegir: a) Capturar Clave. Que es aceptar que los ingresos corresponden a una cuenta por cobrar y que los egresos corresponden a una cuenta por pagar. b) Cambiar de Deudor a Acreedor o viceversa. Presionar la tecla F5 cambiar de Deudor (cuentas por cobrar) a Acreedor (cuentas por pagar) y viceversa, lo cual solo se requiere en casos excepcionales. c) Omitir por el momento la Captura de las cuentas, esto es válido tanto para cuentas por cobrar y por pagar. Para que posteriormente realice la captura de la clave si así lo desea. Cabe mencionar que si no captura la clave la operación quedará como Aislada. Nombre. Una vez capturada la clave del Cliente/Deudor, el sistema despliega automáticamente el Nombre del mismo. AFECTACIÓN Doc. Una vez que se encuentre dentro de este campo, presione la tecla F4 de su teclado, esto activara una ventana, dentro de la cual se encuentran distintas opciones a elegir entre las que destacan:

DEPOSITO:

CLIENTE/DEUDOR - Factura de Venta - Anticipo de Clientes - Notas de Cargo empresa - Notas de crédito de terceros - Recibos de honorarios

PROVEEDOR/ACREEDOR - Prestamos de acreedor - Facturas de Compra - Notas de cargo empresa - Notas de crédito terceros - Notas de devolución - Recibos de Honorario

ABONO:

CLIENTE/DEUDOR - Factura de Venta - Anticipo de Clientes - Notas de Cargo de empresa - Notas de crédito de terceros

- Recibos de honorarios

PROVEEDOR/ACREEDOR - Prestamos de Acreedor - Facturas de Compra - Notas de Cargo empresa - Notas de crédito terceros - Notas de Devolución - Recibos de honorario

Existen algunos casos especiales en los cuales no existen ningún documento previo, más bien, es el mismo movimiento de efectivo lo que origina un nuevo documento, esta ocasiones en donde se presentan para Deposito/Abono, no importando si es Cuenta por cobrar o por pagar son:

Anticipo a Clientes Deposito o Abono/Cuenta por Cobrar Préstamo a Acreedor Deposito o Abono/Cuenta por Pagar

Al optar por capturar estos casos especiales, el sistema genera automáticamente, nota de Cargo o de crédito correspondiente:

Anticipo a Clientes Nota de Crédito Préstamo a Acreedor Nota de Crédito

Folio. Es le folio del documento a cobrar o pagar. Si estando situado en este campo presiona la tecla F4 de su teclado aparecerá una ventana mostrándoles todos los documentos con sus folios correspondientes, para que elija cuál de estos es el que quiere afectar. Fecha de Vencimiento. Es solicitada únicamente cuando se capturan Préstamos o Cheques Devueltos. COBROS: Importe. Es la cantidad cobrada o pagada. El sistema no permite que el importe cobrado o pagado sea mayor al importe que el importe capturado de efectivo. Saldo. El sistema presenta como información el adeudo pendiente una vez capturado el importe. Si el pago o el cobro es total el saldo debe quedar en Cero. Referencia. Folio de la nota de cargo o de crédito que se genera automáticamente cuando se capturan préstamos, anticipos o cheques devueltos.

Para Cheques y Cargos, los campos son similares, por lo que solo describiremos las diferencias entre estos y los correspondientes a Depósitos y Abonos. La segunda pantalla que se abre tanto para Cheque como para Cargo (Fig. 2.2.2.b), se diferencia de las de Depósitos y Abonos en lo que corresponde a los documentos, que a continuación se enuncian.

CHEQUE

PROVEEDOR/ACREEDOR: Facturas de Compras Anticipo a Proveedores Notas Cargo Terceros Notas de Crédito empresa Recibos de Honorarios

CLIENTE/DEUDOR: Préstamo a deudores Cheque devuelto a clientes Facturas de venta Notas de cargo terceros Notas de crédito empresa Notas devolución ROVEEDOR/ACREEDOR Facturas de Compras Anticipo a Proveedores Notas Cargo Terceros Notas de Crédito empresa Recibos de Honorarios CLIENTE/DEUDOR Préstamo a deudor Cheque devuelto a clientes Facturas de venta Notas de cargo terceros Notas de crédito empresa Notas devolución

Al igual que en los Depósitos y Abonos, en Cheques y Cargos, existen situaciones especiales en los cuales no existe un documento previo, estos son:

Anticipo a Proveedores Cheque o Cargo/Cuenta por Pagar

Préstamo a Deudor Cheque o Cargo/Cuenta por Cobrar Cheque Devuelto Cargo/Cuenta por Cobrar

Aquí también el sistema genera automáticamente las Notas de Cargo o de Crédito Correspondientes:

Anticipo a Proveedores Nota de Cargo Préstamo a Deudor Nota de Cargo

Cheque Devuelto Nota de Cargo

Posteriormente se explicara como asignar el Origen y Aplicación del efectivo (2.2.7)

NOTA SOBRE OPERACIONES AISLADAS DE EFECTIVO Las operaciones aisladas de efectivo son aquellas que no definen la cuenta por cobrar o por pagar que afectan. Si a pesar de que usted esta consiente que al aceptar las operaciones aisladas de efectivo corre el riesgo de favorecer el desorden en el control de efectivo le recomendamos que: - Utilice lo menos posible las operaciones aisladas. Solo cuando verdaderamente desconozca a donde se aplica el efectivo. - Anote las operaciones aisladas que captura, para complementarlas lo antes posible.

2.2.5 TRAPASO CON CHEQUE

Los traspasos de efectivo se refieren exclusivamente a los movimientos entre cuentas de la misma empresa. Por lo tanto, no afectan ni a las cuentas por cobrar ni a las cuentas por pagar. Al elegir esta opción se despliega una pantalla (Fig. 2.2.3) en la que tendrá que capturar datos similares a los que capturo en la opción cheque.

NOTA: La parte destinada a la captura del cheque de la cuenta de origen es la de arriba. La parte destinada para especificar las cuentas de efectivo de destino es la de abajo.

Los traspasos con cheques se realizan en dos fases: Primero se captura el cheque de la cuenta de origen. El proceso de captura es similar a la captura de Cheque, ya que también tendrá que proporcionar el nombre del Beneficiario. Después, en la parte inferior de la pantalla, deberá especificar las cuentas de efectivo de destino.

En vista de que el llenado de la primera parte de la pantalla es similar a la de Cheque, en este apartado solo se hará mención al complemento de la pantalla. DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Chequera. En este espacio deberá teclear el número de la cuenta de cheques o inversión a la cual se efectuará el traspaso de fondos, recuerde que este número lo debe teclear según la opción Chequeras, Inversiones y Cajas, del menú Catálogos. Banco y Cuenta. En este campo, se desplegará automáticamente el nombre del banco y número de cuenta, de acuerdo al número de chequera, elegido anteriormente.

Importe. La cantidad en efectivo a traspasar. Esta debe estar acorde a la capturada en la primer parte de la pantalla. Saldo Anterior. Indica el saldo con el que contaba la cuenta de cheque, antes de realizar el traspaso.

Saldo Actual. Muestra el saldo una vez hecho el traspaso. Al terminar la captura de traspasos puede realizar distintas modificaciones antes de aceptar el traspaso: Abandonar. Es decir se cancela la captura efectuada sin registrar la póliza. Presione la tecla ESC, en su teclado. Modificar efectivo. Modifica los datos de cheque, el importe total o el concepto. Ubíquese en dichos campos y modifique los datos que crea necesarios. Modificar importe traspasos. En caso de que equivoque la captura del importe y la haga inferior a la real, el sistema le indica que la cantidad es inferior.

2.2.6 TRASPASO SIN CHEQUE Otro caso muy común de traspasos se da a través de movimientos internos entre cuentas. Es un movimiento similar la traspaso con cheque, la única diferencia es la misma que en el nombre, No hay existencia de un cheque para este tipo de traspaso. Al elegir esta opción se despliega una pantalla (Fig. 2.2.4), de la cual describiremos los campos a capturar. DESCRIPCIÓN DE CAMPOS: Fecha. Por default el sistema despliega automáticamente la fecha en que se está llevando a cabo la captura, aunque usted puede modificarla si así lo desea. Póliza. Deberá capturar el número de póliza relacionada con este movimiento. Así como el Número de Folio. Lo anterior de acuerdo a lo definido en la opción Catálogo de Folios, del menú catálogos.

Desde la chequera No. Aquí tendrá que capturar el número de la chequera de "origen" (desde donde se hace el traspaso). Una vez hecho esto el sistema despliega automáticamente el Nombre del banco, así como la cuenta de la chequera. También muestra el saldo Anterior (con lo que contaba la cuenta antes del traspaso) y el saldo Actual (muestra el con cuanto queda la cuenta después de haber hecho el traspaso).

Hasta la chequera No. En este campo tendrá que insertar el número de la chequera de "destino" (a donde se hace el traspaso). Una vez hecho esto el sistema despliega automáticamente el Nombre del banco, así como la cuenta de la chequera. También muestra el saldo Anterior (con lo que contaba la cuenta antes del traspaso) y el saldo Actual (muestra el con cuanto queda la cuenta después de haber hecho el traspaso).

Importe. Espacio destinado para capturar el monto total del traspaso. Concepto. Campo reservado para la descripción del traspaso, y cuenta con 62 espacios.

Al terminar la captura usted puede elegir distintas opciones como:

a) Cancelar la captura del traspaso. Dando clic en Salir antes de en Aceptar o teclear ESC desde su teclado. b) Modificar el importe y el concepto. Colóquese en al campo que desee modificar y realice el cambio correspondiente. Esto antes de dar clic en Aceptar. c) Terminar la captura haciendo efectivo el traspaso. Solo de clic en Aceptar. 2.2.7 ORIGENES Y APLICACIONES Con esta opción, usted puede especificar el origen de los ingresos y la aplicación de los egresos de cada uno de los movimientos de efectivo capturados en: Depósitos, Abonos, Cheques y Cargos. Al seleccionar esta opción, se despliega en su monitor una pantalla como la siguiente:

Operación

Aquí deberá capturar, una por una, las pólizas de ingresos y egresos cuando en la pantalla se presente: Póliza. Si la póliza existe se desplegarán todos sus datos como confirmación. Fecha. Aquí tiene que capturar la fecha correspondiente. Chequera. Capture el número de chequera, en la que se encuentra el movimiento que desee dar origen o aplicación. El sistema despliega de manera automática la Institución a la que pertenece la chequera, así como su número de cuenta correspondiente. No de Cheque. Capture el No. del Cheque que ampara el movimiento. Importe. Es la cantidad del cheque emitido. Concepto. Campo de 30 caracteres para que usted registre la razón del movimiento de efectivo. Una vez hecho lo anterior el sistema lo posicionará en la columna:

BAJA DE ORÍGEN/APLICACIÓN PROVISIONAL: Estado en la columna O/A haga lo siguiente: a) Si en la pantalla aparece: 498 Origen Provisional proporcione el número 498. Si en la pantalla aparece: 998 Aplicación Provisional proporcione el número 998. b) Capture el importe en cero. c) Confirme la baja del origen o aplicación provisional

Lo anterior se realizó con la finalidad de dar de baja el origen o aplicación provisional que el sistema proporciona. Para capturar un origen o aplicación diferente haga lo siguiente (claro después de haber dado de baja el Origen o Aplicación provisional): a) En la columna O/A capture el No. del O/A según el Catálogo de orígenes y aplicaciones, del menú Catálogos. Si no recuerda algunos orígenes consulte con F4. b) En las columnas Orígenes/Aplicaciones capture el importe correspondiente. c) Confirme el nuevo Origen/Aplicación. d) Para terminar de clic en ACEPTAR, si usted decide aun no aplicar el Origen/Aplicación, de clic en SALIR o teclee ESC desde su teclado.

IMPORTANTE: Es indispensable que asigne sus orígenes y aplicaciones de efectivo a TODAS las pólizas de ingresos y egresos.

2.3 APLICACIÓN DE ANTICIPOS Gracias a esta operación, le es posible como su nombre lo indica aplicar anticipos tanto a cuentas por cobrar como a cuentas por pagar, es decir, si algún cliente nos paga un anticipo de alguna cuenta, usted la puede aplicar a la cuenta de este, lo mismo pasa cuando la empresa realiza anticipos a proveedores y otros acreedores. Al seleccionar esta opción tendrá que elegir dos opciones a las cuales desee aplicar anticipos, como ya se mencionó estas opciones son:

Posteriormente elija una de las dos opciones, en caso de que quiera capturar el anticipo de algún cliente elija cuentas por cobrar, y si la situación es que desea capturar un anticipo de la empresa a algún proveedor entonces seleccione Cuentas por pagar. Cabe señalar que como las ventanas de ambas Cuentas son similares, y para efectos de agilizar este manual, los campos y procesos se explicaran genéricamente para las dos cuentas. Para confirmar lo anterior vea las Fig. 2.3.1 y 2.3.2, y comprobará que son similares. Y que la única diferencia es el campo en donde tiene que capturar las claves, en las cuentas por cobrar tecleara las claves de Cliente/Deudor, y en las cuentas por pagar tendrá que introducir las claves de Proveedor/Acreedor.

Descripción de los Campos Cliente/Deudor o Proveedor/Acreedor. Tiene que capturar la clave del Cliente/Deudor, o bien Proveedor/Acreedor. Al realizar lo anterior el sistema despliega el nombre del Cliente o Proveedor. ANTICIPO

Folio. Es el de la cuenta a la que desea capturar el anticipo. Fue generado anteriormente usando la captura de Cobros y Pagos. Presione F4 para elegir una cuenta. Importe. Si el folio del anticipo existe corresponde al cliente (o proveedor) antes indicado, y se mostrará el importe del anticipo. DOCUMENTOS A LOS QUE SE APLICA EL ANTICIPO

Documento. Al presionar F4 se presentará una ventana con los tipos de documentos a los que se puede aplicar un anticipo, para que pueda elegir uno de ellos, generalmente es una factura, a menos que exista una nota como documento original.

Folio. Es el número del folio del documento original al cual se aplicara el anticipo. Saldo Inicial. Este es proporcionado automáticamente por el sistema y es el saldo del documento al cual se aplicará el anticipo. Imp. A Aplicar. El sistema ofrece como importe a aplicar el saldo inicial del documento al que se aplicará el anticipo. Puede aceptarlo o bien seleccionarlo borrarlo y proporcionar el que usted desee. Saldo Final. Este campo indica el saldo del documento una vez que ya se aplicó en anticipo, esta operación es realizad por el sistema de una manera automática al momento en que capturó el Imp. A Aplicar. Saldo Anticipo. El sistema calcula el saldo del anticipo después que se aplicó este al documento seleccionado. Para terminar la captura de aplicación de Anticipos de clic, en el botón Aceptar.

Altas, Cambios y Bajas Además de aplicar los anticipos (Altas) usted puede modificar las aplicaciones (Cambios) y también cancelarlas (Bajas).

• Para modificar el importe de una aplicación, proporcione el mismo tipo de documento y Folio en la tabla de DOCUMENTOS A LOS QUE SE APLICA EL ANTICIPO Y cuando llegue a la columna de Imp. A Aplicar modifique el importe.

• Para cancelar una aplicación, proporcione el mismo tipo de documento y Folio, ponga el Imp. a aplicar en cero y acepte el cambio realizado.

Des-aplicación de Anticipos La aplicación de anticipos impide cancelar el efectivo pagado y la cuenta por cobrar o por pagar aplicada. Si usted necesita cancelar uno de estos dos movimientos, primero debe "des-aplicar el anticipo", con las siguientes instrucciones:

• Capture el Folio de la nota de cargo o de crédito que se generó con el anticipo.

• Proporcione el tipo de documento y el Folio del documento al cual se le aplicó el anticipo.

• Modifique el Importe a Aplicar a cero. • Confirme la baja de la aplicación.

Si lo notó, este procedimiento es similar, al que realizó al cancelar la aplicación.

2.4 CAMBIOS DE FECHAS DE COBROS Y PAGOS Con esta opción tiene la posibilidad de cambiar las fechas, en dado caso que tenga que haber cambios por distintos conceptos, por ejemplo que no se hayan cobrado a tiempo.

Antes de modificar las fechas de cobro es conveniente obtener el programa diario de cobranza para visualizar todas las fechas de cobro que requieren modificación por no haberse cobrado a tiempo. De igual manera, antes de cambiar las fechas de pago imprima el programa diario de pagos que le muestra los movimientos que no se pagaron a tiempo y debe reprogramar. Al elegir esta opción tendrá que elegir si los cambios los desea hacer en cuentas por cobrar o en cuentas por pagar. Cuentas por Cobrar. Lo que hace esta opción es asignar una nueva fecha de cobro a los movimientos de cartera, con lo que se actualiza en el programa diario de cobranza y el pronóstico de cobros y pagos. Cuentas por Pagar. De forma similar en cuentas por pagar se asigna una nueva fecha de pago a los movimientos de cuentas por pagar y actualiza el programa diario de pagos y el pronóstico de cobros y pagos. Así que para efectos de agilizar este manual, la descripción se hará igual que en la opción anterior, de manera genérica para ambas alternativas (Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar). Las pantallas que aparecerán son similares (Fig. 2.4.1 y 2.4.2)

Operación y Campos La ventana que aparece para ambos tipos de Cuentas (por cobrar o por pagar) contiene distintos campos los cuales tiene que ser llenados, estos son: PRIMEROS CAMPOS Cabe destacar, que la parte correspondiente a los primeros campos, es similar a un buscador, puesto que le permite encontrar tanto como a sus Clientes/Proveedores, así como los documentos de estos. Cliente/Proveedor. Tiene que capturar la clave del Deudor o del acreedor, si es correcta se mostrará el nombre del Cliente o del Proveedor, en el próximo campo. Al capturar esta clave, en la segunda parte de la ventana (Cliente/Deudor o Proveedor/Acreedor), aparecerá la clave y el nombre del Cliente/Proveedor. Documento. Aquí tiene la opción de elegir diversos tipos de documentos, ya que, los tipos de documentos se desplegarán en una ventana que aparecerá sobre la figura anterior.

Pero si usted tiene identificado al cliente/proveedor, el tipo de documento y el folio, pude hacer la localización directamente en los campos que se encuentran abajo

CLIENTE/DEUDOR O PROVEEDOR/ACREEDOR Cve. Capture la clave del cliente/proveedor, al cual pretende realizar modificaciones en la fecha de Cobro o Pago respectivamente. Nombre. El sistema una vez que usted capturó la clave proporciona automáticamente al nombre del Cliente/Proveedor, esto con la finalidad de que usted verifique que realmente es el cliente o Proveedor del cual desea realizar la modificación. AFECTACIÓN Docto. Presione la tecla F4 de su teclado, lo anterior, hará que el sistema proporcione una lista con distintos tipos de documentos a elegir. Folio. Proporcione el Folio del Documento a modificar. Saldo actual. Si el folio existe y pertenece al Cliente/Proveedor, antes indicado, el Saldo Actual (afectado por los movimientos aplicados) aparecerá automáticamente en su campo correspondiente. FECHAS.

Fechas de Operación, Vencimiento y Cobro o Pago. Estas al igual que el Saldo actual aparecen de manera automática, al teclear al seleccionar el documento con su respectivo folio. La fecha de Cobro o Pago puede ser cambiada por cualquier otro día posterior a la fecha de operación. Al realizar el cambio deseado en el Campo Fecha de Cobro o Pago, de clic en ACEPTAR, para confirmar el cambio realizado, si usted decide que no es necesario realizar el cambio tecle ESC, desde su teclado, o bien te clic en SALIR.

Nota. Las fechas de Operación y de Vencimiento sólo se presentan como información pero no se pueden modificar.

2.5 CONCILIACION BANCARIA Al ejecutar esta operación el sistema muestra una ventana (Fig. 2.5.0) en la cual puede elegir las siguientes opciones:

Proceso para conciliación bancaria: 1) Capture los estados de cuenta bancarios (2.5.1) 2) Imprima los reportes de conciliación bancaria, ver capítulo 3, Reportes y Consultas. 3) Corrija los errores y utilice los ajustes a la conciliación automática, de ser necesario (2.5.3) 4) Use la confirmación de la conciliación, para impedir la modificación de movimientos ya conciliados (2.5.2)

2.5.1 CAPTURA DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

Capturar los estados de cuenta bancarios o de casas de bolsa es el primer paso del

proceso de conciliación bancaria, exactamente igual a como los presenta la institución

de crédito. Por eso al elegir esta opción el sistema despliega una ventana (Fig. 2.5.1),

con la cual usted pude llevar a acabo correctamente esta captura.

Explicación de los campos Chequera. Capture la clave que designo a su chequeras según la opción Chequeras, Inversiones y Cajas, del menú Catálogos, para que puede confirmar que es la chequera deseada el sistema desplegará la institución bancaria a la que pertenece la chequera. Con su respectivo número de cuenta. Fecha. Día del movimiento en el estado de cuenta del banco. Movimientos. Aquí usted debe indicar de qué tipo de movimiento se trata (Deposito, Abono, Cheque o Cargo, lo anterior lo pude hacer presionando las letras A (abono), C (cargo), D (deposito) o Q (cheque), o bien presionando la tecla F4 de su teclado el sistema desplegará una pantalla en la cual puede seleccionar el movimiento correspondiente. Referencia. Se utiliza para capturar el número del cheque, pero tratándose de otros movimientos (cargos o abonos) el sistema ofrece siempre el número uno. Si existe otro cargo o abono con la misma fecha deberá utilizar como referencia otro número (diferente de uno). Recomendamos un número consecutivo. Importe Cargo/Cheque o Importe Abono/Deposito. Al capturar la referencia el sistema lo mandará al campo correspondiente a importe, dependiendo del movimiento elegido anteriormente en la columna Movimiento, capture el importe del movimiento. Saldo. Aquí se despliega el saldo de la cuenta una vez hecho el movimiento. Durante la captura verifique que el importe en la columna Saldo al final de cada día coincida con el estado de cuenta bancario. Si el saldo inicial del estado de cuenta que presenta el módulo no coincide con el saldo inicial del banco, verifique la fecha o el saldo final del último estado de cuenta bancario. Al terminar la captura del movimiento realizado, el sistema de ofrecerá que oprima enter, en caso de querer capturar otro movimiento presione ENTER, de no ser así de clic en ACEPTAR. Para cancelar el proceso de captura de clic en el botón SALIR o presione la tecla ESC.

2.5.2 CONFIRMACION DE LA CONCILIACION BANCARIA La función de esta opción es la de confirmar como conciliados los siguientes conceptos:

• Los cheques cuando coinciden en número e importe • Los depósitos, cargos y abonos cuando coinciden en importe. Si existen

varios depósitos, cargos y abonos con el mismo importe, el módulo los ordenará cronológicamente.

a) Evitar su cancelación o modificación b) Que puedan ser eliminados por el cierre definitivo de un mes Pasos previos a la confirmación 1) Imprima los reportes de conciliación bancaria (ver capítulo 3) 2) Corrija los errores encontrados en: La

captura de cobros y pagos (2.2), La captura de estados de cuenta bancarios (2.5.1)

Operación Al elegir esta opción aparecerá una pantalla (Fig. 2.5.2), con los siguientes campos:

Chequera. Aquí tiene que capturar el número de la chequera a la cual desea confirmar conciliación. Al capturar el número de la chequera el sistema proporciona automáticamente la Institución bancaria a la que pertenece, así como el número de cuenta. Fecha. Fecha final del estado de cuenta bancario. El módulo confirmará todos los movimientos conciliados de fechas anteriores entre: a) la captura de cobros y pagos b) la captura de estados de cuenta bancarios Para concluir la confirmación, de clic en aceptar, si antes de confirmar, recuerda algún ajuste y quiere salir de esta operación, presione la tecla ESC, en su teclado, o bien de clic en el botón salir. Una vez confirmado un movimiento de efectivo ya no podrá modificarse, a menos que suprima su condición de conciliado con los ajustes a la conciliación automática.

2.5.2 AJUSTES A LA CONCILIACION AUTOMATICA La conciliación bancaria se realiza con los reportes de conciliación bancaria. Los movimientos conciliados se marcan como tales con la confirmación de la conciliación. Esta opción sólo debe utilizarse como complemento de la confirmación de la conciliación bancaria para: A) "Des-conciliar" los movimientos marcados como conciliados que usted necesite modificar. B) Corregir la conciliación de movimientos con importes iguales. El módulo concilia los importes por orden cronológico, lo cual no siempre es cierto. Al seleccionar esta opción se despliega una ventana (Fig. 2.5.3) con los siguientes campos: Chequera. Debe capturar el número de chequera, de la cual requiere realizar un ajuste. (Como se ha mencionado antes, el sistema despliega la Institución y número de cuenta de la chequera a fin de evitar equivocaciones).

BANCOS Fecha. De igual manera también aparece la fecha según el estado de cuenta bancario. Movimiento. Al igual que en la captura debe indicar con letras (las mismas que en Captura de estados de cuenta), o bien presione F4, en su teclado y el sistema despliega una lista con los tipos de movimientos posibles (Deposito, Abono, Cargo y Cheque). Referencia. Si es un cheque, capture el número de cheque. Si es un cargo o abono proporcione el número de referencia que usted asignó en la captura de estados de cuenta bancarios (2.5.1). Cargo/Cheque o Abono/Deposito. El importe del movimiento aparece en estas columnas. LIBROS Póliza Libros y Fecha Libros. Aquí tiene que capturar la fecha y la póliza que utilizó en la captura de cobros y pagos (2.2). Si no los tiene a la mano presione la tecla F4 y se mostrará la figura siguiente con todos los movimientos de efectivo que tenga la chequera seleccionada. Conciliar (S/N). Aquí debe presionar S para conciliar o N para des-conciliar. Para finalizar la operación de clic en ACEPTAR, en caso de que ya no quiera seguir con esta operación de clic en SALIR, o bien presione la tecla ESC de su teclado.

CAPÍTULO 3 REPORTES Y CONSULTAS CONTENIDO:

3.0 Aspectos generales del menú 3.1 Reportes y Consultas de Cuentas por Cobrar

3.1.1 Cuentas por cobrar vencidas 3.1.2 Programa de documentos a revisión 3.1.3 Programa diario de cobranza 3.1.4 Comportamiento de pago de clientes 3.1.5 Antigüedad de saldos 3.1.6 Estados de cuenta 3.1.7 Facturación fuera de línea 3.1.8 Resumen de movimientos 3.1.9 Saldos contarios a su naturaleza 3.1.10 Auxiliar de cuentas por cobrar 3.1.11 Diario de cuentas por cobrar 3.1.12 Operaciones anuales con cliente

3.2 Reportes y Consultas de Cuentas por Pagar 3.2.1 Cuentas por pagar vencidas 3.2.2 Programa diario de pagos 3.2.3 Antigüedad de saldos 3.2.4 Estados de cuenta 3.2.5 Resumen de movimientos 3.2.6 Saldos contrarios a su naturaleza 3.2.7 Auxiliar de cuentas por pagar 3.2.8 Diario de cuentas por pagar 3.2.9 Operaciones anuales proveedores 3.2.10 Datos de IVA e ISR retenidos

3.3 Reportes y consultas de efectivo 3.3.1 Saldos chequeras, inv. y caja chica 3.3.2 Movimientos chequeras, inv. y caja chica 3.3.3 Cheques retenidos y post-fechados 3.3.4 Flotante de chequeras 3.3.5 Emisión de cheques y pólizas 3.3.6 Reportes de conciliación

3.3.6.1 Estado de cuenta bancario 3.3.6.2 Todos los movimientos (conciliados o no) 3.3.6.3 Reportes de conciliación bancario 3.3.6.4 Reportes de cheques en tránsito

3.3.7 Pronostico de cobros y pagos 3.3.8 Reciprocidad bancaria 3.3.9 Consulta saldos según libros 3.3.10 Consulta saldos según bancos 3.3.11 Flujo de efectivo

3.4 Reportes y consultas de documentos

Como podrá apreciar, usted cuenta con una herramienta muy eficiente y completa

en cuanto a Reportes, por lo que es importante que tenga conocimientos básicos

en cuanto a su uso, este es el objetivo del presente capítulo.

3.0 ASPECTOS GENERALES DEL MENÚ Características de los Reportes y Consultas

• Fecha de corte que evita los cierres:

Usted especifica la fecha de corte en el momento de obtener los reportes, sin importar que sea atrasada. El sistema ignora los movimientos posteriores. Como todos los movimientos con fechas posteriores a la fecha del corte son ignorados, usted podrá continuar capturando documentos después de la terminación de los períodos mensuales y anuales, evitando de esta manera los atrasos provocados por los cierres. Información en tiempo real: Como el sistema permite la captura de documentos en cualquier momento, traspasando de inmediato los datos capturados sin ningún proceso intermedio, usted puede estar seguro que los reportes contienen información actualizada de último minuto. Pero como usted indica la fecha del corte, también puede obtener cualquier reporte a cualquier fecha (aunque sea atrasado), en cualquier momento. La excepción son los reportes con documentos detallados que son afectados por el cierre definitivo de un mes (ver capítulo 5) que eliminan los documentos saldados y conciliados. Antes de efectuar la eliminación de movimientos, respalde sus archivos e imprima estos reportes.

• Múltiples formas de ordenamiento: Para mejorar la calidad de la información usted podrá elegir entre diversas maneras de ordenar y subtotalizar el contenido de los reportes. Por ello es importante definir con todo cuidado los Clasificadores (menú Catálogos) y revisar su correcta asignación en la opción Clientes y otros deudores así como en la de Proveedores y otros acreedores

• Almacena hasta dos años de información: Usted define la fecha límite y el momento para borrar los documentos detallados del disco duro. Los documentos con saldos y los documentos de efectivo no conciliados nunca son eliminados.

• Reportes a disco para impresión posterior: a) cuando no tiene una impresora disponible b) cuando desea imprimir varios reportes en forma consecutiva c) cuando desee maquillar los reportes en un procesador de palabras d) cuando tiene poco tiempo, la impresión en disco es más rápida e) cuando le encargará la impresión en papel a otra persona f) cuando necesite enviar reportes voluminosos a otro lugar. El disco ocupa menos espacio

• Visualización de los reportes en pantalla. Todos los reportes pueden ser consultados en la pantalla sin importar su largo ni su ancho. Esto con la finalidad de revisarlos ante de imprimirlos o de guardarlos en disco. Observaciones:

Para aprovechar la herramienta que tiene a su alcance le recomendamos que:

1 Asegure la veracidad de la información revisando periódicamente: - la correcta captación y elaboración de los documentos fuente. - las referencias cruzadas y cifras totalizadoras entre los documentos fuente y los diarios y auxiliares. - las confirmaciones de saldos de terceras personas. - todas las cifras que llamen su atención.

2 Conozca cada uno de los reportes y determine cuáles son sus aplicaciones prácticas en su caso particular. 3 Establezca fechas para la emisión de los reportes y las personas que los recibirán. 4 Vigile el uso y las correcciones de la información que reciban los responsables. Operación General:

1 Para poder acceder a este menú, solo selecciónelo dentro del Menú General (Fig.

3.0.1)

2 Al seleccionar esta opción el sistema despliega una pequeña ventana (Fig. 3.0.2) la cual contiene las distintas opciones de Reportes y Consultas que puede llevar a cabo. Una vez que ha seleccionado alguna de estas el sistema despliega los Reportes y Consultas correspondientes al grupo elegido. Que se explicaran uno a uno más adelante.

3 Cuando elige un reporte de cuentas por cobrar deberá decidir entre: Clientes Otros Deudores Todos

Está selección es necesaria para obtener un mejor control de las cuentas por cobrar, ya que las cuentas de “clientes” presentan características diferentes a las cuentas de "otros deudores". Los “clientes “son las cuentas por cobrar relacionadas con las ventas. Los otros deudores tienen que ver con actividades que no son normales, ni propias de la empresa.

Por la misma razón, también los reportes de cuentas por pagar se inician preguntando por: Proveedores Otros Acreedores Todos 4 En lo que corresponde a los Reportes y Consultas de Cuentas tanto por pagar como por cobrar se presentarán los parámetros que definen el ordenamiento y el alcance del reporte. Aunque los parámetros varían ligeramente de reporte a reporte, la operación es similar, por lo que se muestran los parámetros de Cuentas por cobrar vencidas como ejemplo (Fig. 3.0.3).

CAMPOS: Selección. Como ya se indicó en pasos anteriores, tiene que definir si se trata de Clientes, Otros deudores o Todos (Ambos). Primer Criterio. Contiene los clasificadores de cuentas por cobrar o por pagar, según sea el caso. Si no desea subtotalizar el reporte por alguno de los clasificadores elija las opciones por Nombre o por Número del cliente o proveedor. Total o Rango (del primer criterio). Si elige imprimir el reporte por rango deberá especificar las claves con la que empieza y termina el rango, en los campos que el sistema abra (Desde/Hasta)

Nota. Siempre podrá utilizar la tecla F4 para consultar el catálogo del cual se solicite el rango.

Segundo Criterio. Permite señalar cómo se ordenarán las cuentas por cobrar o por pagar dentro del primer criterio. Y tiene dos opciones de ordenamiento: - Fecha de Vencimiento - Fecha de Operación

- 5 Una vez que usted proporcionó los parámetros de clic en aceptar, con esta operación, el sistema despliega una ventana (Fig. 3.0.4) en la cual puede elegir el dispositivo de salida (ya sea Pantalla, Archivo, Impresora o Grafica).

3.1 REPORTES Y CONSULTAS DE CUENTAS POR COBRAR Al seleccionar esta opción dentro del menú Reportes y Consultas, el sistema despliega una ventana (Fig. 3.1) que contiene los reportes y consultas de cuentas por cobrar disponibles. Seleccione dentro de estas la que corresponda al reporte deseado.

3.1.1 Cuentas por cobra vencidas El reporte de cuentas por cobrar vencidas ordena los documentos por fecha de vencimiento, sin considerar la fecha en que se espera el pago (fecha de cobro).

NOTA: Los intereses moratorios sólo se presentan como referencia, pero no están cargados en los estados de cuenta.

Además subtotaliza las cuentas por cobrar vencidas usando los mismos rangos de tiempo que la Antigüedad de saldos pero los subtotales y el total no serán los mismos porque la cartera vencida no considera los saldos acreedores (clientes con anticipos o que pagaron de más). Al seleccionar este tipo de reporte, aparecerá la venta de parámetros correspondiente (Fig. 3.1.1). En la que tendrá que seleccionar los parámetros de su interés.

3.1.2 Programa de Documentos a Revisión Cuando los clientes imponen las normas para el pago, como lo es la presentación previa de los documentos a revisión, su control se vuelve de gran importancia. Este tipo de reporte ordena los documentos de acuerdo a las fechas en que tienen que ser revisadas por los clientes según el catálogo de clientes y otros deudores. Al igual en otros reportes al seleccionar esta opción el sistema despliega la ventana (Fig. 3.1.2) para que defina los parámetros según sus necesidades. Una diferencia con la ventana anterior, es la definición del Segundo Criterio.

Este programa es la herramienta básica para el control diario de los pagos de los clientes, y para pronosticar el flujo de efectivo de las ventas a crédito en el Pronóstico de Cobros y Pagos. De igual manera que en los reportes anteriores, elija la opción, y el sistema despliega la ventana (Fig. 3.1.3) para parámetros, los cuales debe proporcionar según lo requiera.

Fecha de vencimiento y fecha de cobro Independientemente de la fecha de vencimiento, que la determina el usuario en la captura de documentos el sistema asignará una fecha de cobro considerando la fecha de vencimiento y las condiciones de pago del cliente (días de revisión y pago de facturas), según la opción Clientes y Otros Deudores del menú Catálogos. La fecha de cobro que propone el módulo podrá modificarse en cualquier momento con la opción Modificación de fechas de cobros y pagos del menú Captura

Reprogramación de fechas de cobro Cada vez que cambien las expectativas de obtener el pago de los clientes se deberán utilizar la opción Cambios de fechas de cobros y pagos. Controle su cobranza. Recuerde que el programa de cobranza es una herramienta de control.

3.1.4 Comportamiento de pago de Clientes Este es un reporte poco conocido pero muy útil para la administración del crédito porque calcula los días promedio de pago que se toma cada cliente anualmente. El cálculo se efectúa considerando el promedio anual ponderado de los pagos realizados y los días transcurridos desde la fecha inicial del documento. También muestra los días promedio de atraso de los documentos no pagados (y que no se consideraron en el cálculo anterior), así como los cheques devueltos del año.

Los aumentos de ventas provocan la impresión de una mejoría en el comportamiento de pago de los clientes, y las reducciones de ventas indicarán un empeoramiento de la cobranza. Si las ventas no son iguales de mes a mes se puede llegar a conclusiones equivocadas respecto a los patrones de pago de los clientes. Para una mejor apreciación de la tendencia de pago a los clientes compare los reportes de comportamientos de pago de clientes de diferentes fechas.

3.1.5 Antigüedad de Saldos Al seleccionar este reporte, se despliega la ventana (Fig. 3.1.5) de parámetros correspondiente a este reporte.

Como podrá darse cuenta en esta ventana, se contiene un nuevo campo, en el que tiene que seleccionar entre Detallado/Resumido. Detallado. Esta opción ordena los saldos de los clientes en 3 Columnas (Total, No Vencido y Saldos Vencidos, estos últimos agrupados según los límites establecidos para los clientes en los Parámetros de la Empresa). Resumido. Solo se mostrarán o en su caso se imprimirán el total de antigüedad para cada período. El resumen de antigüedad de saldos permite comparar rápidamente las diferencias en la cartera de los diferentes tipos de clientes, de las cuentas asignadas a cada uno de los vendedores, de los clientes que se encuentran en diferentes territorios, o de cualquier otro criterio (clasificador extra) que usted elija para agrupar a sus clientes. Cuando no interesa conocer la antigüedad de saldos por cliente, pero sí los subtotales por determinados agrupamientos de clientes para detectar tendencias en la cobranza, se imprime este reporte. Fecha de la antigüedad de saldos. La antigüedad de saldos sólo presentará los saldos que existan a la fecha seleccionada para el reporte. Los documentos de cartera posteriores no aparecerán aunque hayan sido capturados.

3.1.6 Estados de Cuenta Al acceder a esta opción de Reporte el sistema desplegará una ventana (Fig. 3.1.6.a), en la que tiene que seleccionar que tipo de operación desea realizar (Impresión o Consulta).

1. Impresión. Dentro del estado de cuenta de cada cliente se agrupan los documentos aplicados alrededor de cada uno de los documentos originales que afectan. Para cada uno de los documentos se especifican: Fecha, Documento, Folio, Referencia, Importe del Debe, haber y Saldo, así como la Fecha de Vencimiento y los Días de Atraso. Con estos datos es posible rastrear el saldo de los clientes hasta su origen. Después de haber elegido la opción impresión, el sistema despliega la Ventana (Fig. 3.1.6.b), para que establezca los parámetros

Como podrá darse cuenta, aparecen nuevas opciones a seleccionar: Interno/Cobranza/Circulación:

• Interno. Estos se imprimen a renglón seguido. • Cobranza. Son uno por hoja, y presentan los Mensajes de Cobranza,

que estableció en esta opción, dentro del menú Catálogos, según sea el atraso del adeudo.

• Circulación. Además de ser impresos de uno por hoja incluyen un “listado para circulación”.

Posteriormente tendrá que elegir, si desea que sea Estado de Cuenta, Lista de Circulación o Ambos.

Otra nueva opción es Filtrar Saldos Cero, es decir, puede eliminar del Reporte los Saldos en cero.

NOTA: Esto no significa que los documentos se eliminen físicamente, ya que estos

sirven para conservar completa la pista de auditoría. 2. Consulta. Al elegir está opción, el sistema desplegará automáticamente una ventana (Fig. 3.1.6.c).

En esta pantalla tiene que introducir los siguientes datos: Número de Cliente. Tiene que introducir el Número del cliente según la opción Clientes y Otros Deudores del menú Catálogos. Puede consultar dicho catalogo presionando la tecla F4 desde su teclado. El sistema siempre despliega el Nombre del cliente, con la finalidad de que se asegure sea el cliente solicitado. Hasta la Fecha. Posteriormente el sistema le pedirá hasta que fecha, la cual le mostrará los documentos existentes, hasta esa fecha. Eliminar documentos con saldo cero. Si desea que sean eliminados estos tipos de documentos seleccione la casilla. Una vez hecho lo anterior el sistema mostrará todos los documentos cuya fecha de operación sea anterior o igual a la fecha proporcionada. Además contiene la fecha de cada documento, el tipo de documento (Factura, Nota, etc.), el Folio, Referencia, la fecha de Vencimiento, su naturaleza (DEBE/HABER) y el Saldo.

3.1.7 Facturación Fuera de Línea

Este reporte controla las facturas que en un momento dado excedieron el límite de crédito que se había asignado al cliente, sin importar que a la fecha el cliente haya pagado y esté dentro de su límite. Además controla el otorgamiento del crédito por el departamento de crédito y cobranzas. Al seleccionar esta opción se despliega una ventana (Fig. 3.1.7), de parámetros, en la que solo le piden Fecha Final, proporcione la fecha final del reporte y confirme su selección.

Al confirmar la selección de la fecha, se despliega una ventana (Fig. 3.1.7.a) que muestra una lista de los documentos ordenados por folio (previzualización al reporte).

Características del Reporte

• El reporte está ordenado por cliente y por fecha. • Sólo se presentan las facturas con cuyo importe se excedió el límite de

crédito establecido en el catálogo de clientes y otros deudores. • En la columna Saldo anterior se presenta el saldo del cliente que existía

al día anterior a la fecha de la factura que excedió la línea de crédito establecido en el catálogo de clientes y otros deudores.

• La columna Excedente muestra el saldo del cliente al terminar el día de la factura, considerando todos los documentos del día, por lo tanto el saldo anterior más el importe de la factura NO es necesariamente el excedente.

3.1.8 Resumen de Movimientos Este reporte le presenta el comportamiento de su cartera por tipo de documento para un período de tiempo determinado.

Al seleccionar esta opción se despliega la venta (Fig. 3.1.8) en los que tiene que introducir la Fecha Inicial y la Fecha Final. Proporcione las fechas correspondientes, lo normal es que el período entre fecha y fecha sea de un mes.

3.1.9 Saldos Contrarios a su Naturaleza

Este reporte se encarga de informar sobre los documentos originales cuyo saldo hasta

una fecha es contrario a su naturaleza contable. Al elegir este tipo de reporte aparece

una pantalla (Fig. 3.1.9) en donde se tiene que introducir los parámetros según sean

sus necesidades, entre estos parámetros como ya se mencionó están: Clientes/Otros

deudores/Todos y Fecha Final. Confirme la fecha para iniciar la impresión. El reporte

se ordena por cliente. Después de cada documento aparecen los pagos y los

documentos aplicados, los que conforman el saldo contrario a su naturaleza.

3.1.10 Auxiliar de cuentas por Cobrar Este reporte es de gran utilidad para el control interno pues agrupa los documentos por su tipo (facturas, pagos, notas de crédito, etc.). Se utiliza para verificar que todos los documentos fueron capturados sin falla y para obtener los totales que se traspasan a contabilidad.

Cuando usted selecciona esta opción se despliega una ventana (Fig. 3.1.10) de parámetros.

Campos: Clasificado por Día/Folio. Elija por Folio cuando utilice una sola serie de documentos, si toma varias series de documentos simultáneos diferenciados con una letra que antecede al folio, solicite la clasificación por Día. Total/Rango. El Rango permite escoger solo ciertos tipos de documentos (facturas, notas, pagos, etc.). Con F4 podrá consultar el catálogo de documentos existentes. Fecha Inicial/ Fecha Final. Seleccione el rango de fechas con el mismo período que está revisando para obtener cifras totalizadoras de comparación. 3.1.11 Diario de Cuentas por Cobrar Muestra todos los documentos capturados en un período de tiempo determinado. Incluyen documentos de todo tipo.

Al elegir este tipo de reporte, el sistema despliega al igual que en casos anteriores una ventana (Fig. 3.1.11) de parámetros.

3.1.12 Operaciones Anuales con Cliente Una vez que selecciona este tipo de Reporte, al igual que en Reportes anteriores, el sistema muestra una pantalla (Fig. 3.1.12), en la cual tiene que definir los parámetros, esto de acuerdo a sus intereses.

Dentro de las obligaciones marcadas por la Ley del Impuesto Sobre la Renta, encontramos la de proporcionar la información relativa a los 50 principales clientes.

Nota: Dentro del monto sin I.V.A. se incluyen las operaciones derivadas de todo tipo de documentos.

Llenado de Campos Orden. El primer criterio puede ser de acuerdo al Nombre, Clave o Monto anual. Total o Rango. Le permite escoger un rango de clientes o todos. Si el Rango es sobre el Monto Anual con la opción No. De Registros podrá indicar el número de Clientes más importantes, ordenados en base al total de operaciones en el año, de mayor a menor. Operaciones del año. Se refiere al año sobre el cual desea emitir el reporte. Ejemplo 2002. Contenido El reporte contendrá la información referente a: la Clave del Cliente, R.F.C, Nombre, Dirección y Monto Sin IVA de acuerdo a las operaciones del cliente durante el año.

3.2 REPORTES Y CONSULTAS DE CUENTAS POR PAGAR Al seleccionar esta opción dentro del menú Reportes y Consultas, el sistema despliega una ventana (Fig. 3.2), dentro de la cual puede elegir el reporte correspondiente a cuentas por pagar, que considere necesario.

3.2.1 Cuentas por Pagar Vencidas

Al elegir esta opción, aparecerá una ventana para la definición de parámetros, la cual tiene que llenar de acuerdo a sus necesidades.

Elija entre Proveedores/Otros Acreedores/Todos.

Posteriormente escoja el ordenamiento de las cuentas por pagar, indique si desea todas

las cuentas o sólo un rango de ellas y especifique hasta que fecha desea el reporte. La función de este reporte es subtotalizar las cuentas por pagar vencidas, usando los mismos rangos de tiempo establecidos en los parámetros de la empresa.

3.2.2 Programa Diario de Pagos Este Reporte presenta los documentos ordenados por días de pago, mostrando además:

• Condiciones de descuento por pronto pago • Fecha límite para descuento por pronto pago • Fecha de vencimiento • Fecha límite de tolerancia.

Al acceder a esta opción se despliega, al igual que en los reportes vistos una ventana (Fig. 3.2.2) de parámetros, en la cual tiene que seleccionar los mismos de acuerdo a sus necesidades.

Primeramente seleccione entre Proveedores/Otros Acreedores/ Todos. Escoja el ordenamiento del programa de pagos, indique si desea Todas las cuentas o sólo un Rango de ellas y especifique el rango de fechas que abarcará el Reporte.

Los pagos programados antes de la fecha indicada se mostrarán al inicio del Reporte como: Pagos No efectuados. 3.2.3 Antigüedad de Saldos

Al seleccionar este reporte el sistema despliega una ventana (Fig. 3.2.3) de parámetros al igual que en la mayoría de los reportes. Este reporte muestra los pagos vencidos, los no vencidos, así como subtotales y totales de los mismos; ordenados según los rangos de fechas que se hayan establecido en parámetros de la Empresa.

3.2.4 Estados de Cuenta A diferencia que en cuentas por cobrar, en las que para este reporte el Sistema muestra dos opciones (Impresión o Consulta), para el reporte de Estados de Cuenta de cuentas por pagar, el sistema proporciona solo la opción Consulta,

por lo que despliega la una pantalla (Fig. 3.2.4) similar que la que se despliega con la opción Consulta, en cuentas por Cobrar.

Campos: Número de Proveedor. Tiene que proporcionar el número de Proveedor/Acreedor, de acuerdo a la opción Proveedores y Otros Acreedores del menú Catálogos. Con lo anterior el sistema despliega el nombre del Proveedor o del Acreedor. Hasta la fecha. Tiene que proporcionar hasta que fecha quiere que el sistema le muestre los documentos existentes del proveedor que haya elegido. Por default aparece la fecha en la que está realizando la consulta. Eliminar movimientos con saldo cero. El sistema le da la oportunidad de filtrar los saldos que aparezcan en cero. Una vez proporcionados estos datos, se mostrarán todos los documentos cuya fecha de operación sea anterior o igual a la fecha proporcionada. Mostrando la fecha del documento, que tipo de documento es (Factura, Nota, etc.), el folio, referencia, vencimiento, naturaleza (DEBE/HABER) y Saldo. Para finalizar la consulta presione la tecla ESC, o bien si desea imprimir la consulta de clic en IMPRIMIR. Y esto le mostrará una vista preliminar del Reporte antes de la Impresión. 3.2.5 Resumen de Movimientos

Este reporte presenta el comportamiento de las cuentas por pagar por tipo de documento para un período de tiempo determinado, que por lo general en la mayoría de los casos es de un mes. Al seleccionar este tipo de reporte el Sistema, despliega una ventana (Fig. 3.2.5) de parámetros, en la cual lo único que tiene que capturar es el intervalo de tiempo, es decir la Fecha Inicial y la Fecha Final

El reporte presenta los conceptos de cargo primero, posteriormente los abonos, así como el saldo final y la diferencia, que incluye tres columnas tanto de Proveedores, otros acreedores y el Total. 3.2.6 Saldos Contrarios a su Naturaleza

La función de este reporte es detectar los documentos originales cuyo saldo es contrario a su naturaleza. Por ejemplo aquellos documento que siendo de naturaleza Deudora (DEBE), tengan un saldo Acreedor (HABER).

Como en la mayoría de los reportes, el sistema una vez que haya seleccionado este tipo de reporte despliega la ventana parámetros (Fig. 3.2.6), en la cual tiene que como en los anteriores reporte definir los distintos Criterios y parámetros. Cabe mencionar que el reporte esta ordenado por proveedor o por el criterio que haya definido en la opción Primer Criterio.

3.2.8 Diario de Cuentas por Pagar La función de este reporte es la de agrupar los documentos por Día. Este reporte muestra todos los documentos de cuentas por pagar ordenados por fecha. Al seleccionar este tipo de Reporte, el sistema despliega una pantalla (Fig. 3.2.8) en la que inicialmente tiene que introducir la Fecha Inicial (desde que fecha quiere que el sistema muestre los documentos) y posteriormente la Fecha Final (hasta que fecha se mostrarán los documentos).

3.2.9 Operaciones Anuales con Proveedores Al elegir esta opción de reporte el sistema como en todos los casos muestra una ventana de parámetros (Fig. 3.2.9) en la que en el primer criterio de orden puede elegir entre Nombre, Clave o Monto Anual. Total /Rango. Permite escoger a todos los proveedores o a un rango de ellos. Si el Rango es sobre el Monto Anual, con el campo No. Registros podrá indicar el número de proveedores más importantes, ordenados en base total de las operaciones en el año, de mayor a menor. Operaciones del Año. Se refiere al año sobre el cual desea imprimir el reporte, por default, el sistema proporciona el año actual.

3.3 REPORTES Y CONSULTAS DE EFECTIVO Al elegir esta opción, el sistema muestra una ventana (Fig. 3.3.) en la cual aparecen todas las opciones de reporte de efectivo con las que cuenta el sistema.

3.3.1 Saldos chequeras, inv. y caja chica Este reporte muestra los saldos de todas las chequeras, inversiones y cajas chicas al final de cualquier día. Al seleccionar esta opción el sistema despliega una pantalla (Fig. 3.3.1) en la cual tiene que proporcionar la fecha hasta la cual quiere consultar los saldos, en el campo Saldo a la Fecha.

Al proporcionar la fecha se despliega automáticamente una ventana (Fig. 3.1.a) con los saldos de las chequeras, inversiones y Cajas Chicas.

NOTA: El cierre definitivo de un mes, al eliminar los movimientos del efectivo no afecta los saldos porque el módulo conserva los saldos diarios según

3.3.2 Movimientos chequeras, inv. y caja chica

Este tipo de reporte muestra los documentos de efectivo ordenados por chequera, inversión y caja chica. Al seleccionar este reporte se mostrará una ventana (Fig. 3.3.2) la cual contiene distintos parámetros los cuales tendrá que llenar de acuerdo a sus necesidades de información.

Total/Rango. Tendrá que elegir si quiere que se muestren todas las chequeras, inversiones y cajas chicas o solo un Rango de estas. Fecha Inicial. Es la fecha desde que se mostrarán los documentos. Fecha Final. Es la fecha hasta la que se mostrarán los documentos. Todo/Aislada. Opcionalmente puede elegir imprimir sólo las operaciones aisladas de efectivo, es decir, aquellas en las que este pendiente especificar los documentos por cobrar o pagar que afectaron.

3.3.3 Cheques retenidos y posfechados

La utilidad principal de este reporte es proporcionar información necesaria para llevar a cabo un control de los cheques retenidos, o bien posfechados. Una vez que seleccionó esta opción de reporte se despliega una pantalla (Fig. 3.3.3), en la que proporcionará información tal como: Total/Rango. Tendrá que elegir si quiere que se muestren todas las chequeras, o solo un Rango de estas. Fecha Inicial. Es la fecha desde que se mostrarán todos los cheques retenidos o posfechados. Fecha Final. Es la fecha hasta la que se mostrarán los cheques retenidos y posfechados.

3.3.4 Flotante de chequeras Gracias a este reporte es posible llevar a cabo comparaciones entre los saldos diarios de los libros y el de según bancos, para de este manera poder determinar un flotante, es decir, las diferencias que existen en las chequeras, a causa de los cheques que aún no han sido considerados por los bancos. Una vez que seleccionó este reporte el sistema desplegará una ventana (Fig. 3.3.4), similar a las anteriores en la que tiene que introducir, su selección, es decir, si desea el Total de las chequeras o solo un Rango de estas, así como la fecha inicial y final.

3.3.5 Emisión de cheques y pólizas Este tipo de reporte se encarga de proporcionar información, sobre los cheques previamente registrados en la captura de cobros y pagos.

Nota: La impresión de cheques y pólizas generalmente se efectúa durante la captura de cobros y pagos. Sin embargo, en esta opción puede imprimirlos tiempo después.

3.3.7 Pronóstico de Cobros y Pagos Este tipo de reporte clasifica el total de pagos a acreedores, así como el cobro a deudores, por días y por semanas con la finalidad de apreciar el impacto de las cuentas por pagar y de las cuentas por cobrar sobre el flujo de efectivo.

Al seleccionar este reporte el sistema despliega una ventana (Fig. 3.3.7) en la cual tiene que proporcionar:

Fecha Inicial (desde que fecha mostrará los cobros/pagos) y la Fecha Final (hasta que fecha mostrará los cobros/pagos).

Mantenga actualizado este Reporte con el cambio de fechas de cobros y pagos, por aquellos cobros y pagos no realizados.

3.3.8 Reciprocidad Bancaria

Reporte que revela el saldo diario promedio por cada mes, según los estados de cuenta

del banco. La importancia de este reporte radica en que la reciprocidad es uno de los

principales criterios que los bancos tienen en cuenta para otorgar las líneas de crédito.

Al seleccionar esta opción el sistema despliega una ventana en la que solo tiene que proporcionar Desde el mes de y Hasta el mes de, es decir un intervalo de tiempo. Cabe destacar que este intervalo de tiempo tiene que ser menor o igual a 6 meses. De lo contrario, es decir si sobrepasamos los 6 meses el sistema automáticamente nos indica que la cantidad de meses no debe ser superior a los 6 meses.

3.3.9 Consulta de Saldos según Libros Al seleccionar este reporte, el sistema despliega una ventana (Fig. 3.3.9) automáticamente en la que solo tiene que introducir Hasta la Fecha que desea consultar dicha información. Una vez hecho esto se desplegará la información necesaria a consultar (Chequera, Nombre del Banco/Número de Cuenta, Último cheque y Saldo bancario.

3.3.10 Consulta de Saldos según Bancos Al igual que en la consulta de saldos según Libros, el sistema despliega una ventana (Fig. 3.3.10) en la que tiene que proporcionar Hasta que fecha, desea consultar dicha información, al igual que la Consulta de Saldos según Libros, al proporcionar la fecha aparecerá la información necesaria para la consulta Chequera, Nombre del Banco/Número de Cuenta, Ultimo cheque y Saldo Bancario). Para ambos casos, termine la consulta oprimiendo la tecla ESC desde su teclado.

3.4 REPORTES Y CONSULTAS DE DOCUMETOS Los reportes de documentos, se pueden presentar de dos formas, como: Diario de Documentos o como Auxiliar de Conceptos. Por lo anterior, al seleccionar este tipo de reportes y consultas. El sistema despliega una ventana (Fig. 3.4) en la cual puede elegir entre las dos formas de presentar este reporte.

Al elegir alguna de estas dos opciones el sistema desplegará una pantalla similar, para ambas (Fig. 3.4. a y 3.4.b).

Como puede apreciar las pantallas son similares y lo que corresponde a su llenado es el mismo, así que explicaremos genéricamente este para ambos casos.

1 Seleccione el tipo de documento que desea consultar, o bien imprimir. 2 Decida si quiere ordenarlo por Fecha o por Folio. 3 Posteriormente seleccione si desea consultar o imprimir, el Total de documentos o solo un Rango de estos. 4 Una vez hecho lo anterior decida si lo requiere Desglosado, o bien Resumido. 5 Para finalizar introduzca la Fecha Inicial y la Fecha Final, es decir el intervalo de tiempo para la consulta o impresión.

Utilidades Diario de documento. Tiene la finalidad de que usted pueda llevar a cabo la comprobación de la captura por cada tipo de documento. Auxiliar de Conceptos. Es posible gracias a este reporte analizar en qué documento se capturó determinado concepto.

CAPÍTULO 4 HERRAMIENTAS

CONTENIDO

4.0 Información General del Menú 4.1 Preparación de Empresas

4.1.1 Creación de Empresas 4.1.2 Actualización de Versión

4.2 Respaldo de Tablas 4.2.1 Respaldo de Tablas 4.2.2 Restauración de Tablas

4.3 Diagnostico y Reestructuración de Tablas 4.3.1 Generación de Índices 4.3.2 Reorganización de Tablas 4.3.3 Ajuste y Verificación de Catálogos 4.3.4 Reestructuración de Saldos 4.3.5 Saldos Iniciales

4.4 Estructura Contable 4.4.1 Póliza Detallada 4.4.2 Edición de Pólizas

4.5 Cierres de Período 4.5.1 Bloqueo de un Mes 4.5.2 Desbloqueo de un Mes 4.5.3 Eliminación de Movimientos Saldados

Este menú cuyo uso de programas es eventual, por lo que puede ser usado en cualquier momento del ejercicio, es por esa razón que dejamos su explicación para el final.

4.0 INFORMACIÓN GENERAL DEL MENÚ Al seleccionar dentro del Sistema Copagwin, el menú Herramientas, del Menú General (Fig. 4.0) el mismo sistema despliega una ventana en la cual se encuentran todas las opciones disponibles de este menú. (Fig. 4.0.1).

En la Fig. 4.0.1 se muestran todas las opciones disponibles del Menú Herramientas, las cuales se describen brevemente a continuación: Preparación de Empresas. Es posible a esta opción crear los archivos de trabajo de cada una de sus empresas y son modificados cuando se instala una nueva versión. Respaldo de Tablas. Permite copiar los archivos de trabajo de su disco duro a diskette, es decir respaldarlos, o bien de los diskettes a al disco duro, o sea restaurarlos. Diagnóstico y Reestructuración de Tablas. Es posible generar archivos de índices, organizar físicamente la base de datos, corregir posibles incongruencias en los catálogos, reconstruir los saldos de efectivo tanto de cuentas por pagar como de cuentas por cobrar, así como establecer saldos iniciales de ambos tipos de cuentas.

Estructura Contable. Se pueden generar automáticamente las pólizas en base a la captura de documentos y también es posible editar dichas pólizas. Cierres de Período. Cierra provisionalmente un mes para evitar que se modifiquen los saldos y movimientos que ya fueron verificados y aprobados. También puede cerrar definitivamente el mes, eliminando los movimientos conciliados de efectivo, así como las cuentas por cobrar y por pagar saldadas. Usuarios y Seguridad. Se puede llevar un control de los usuarios que utilizan el sistema, así como de que opciones están restringidas para usuarios especializados, esto para brindar seguridad a las operaciones que requieran ser manipuladas por usuarios expertos. Editor de Formatos. Especifica exactamente el contenido y la forma como se imprimirán los documentos y las pólizas capturadas en cobros y pagos. Bitácoras. Muestra una lista de los usuarios que han utilizado el sistema, así como un registro de las distintas operaciones que no se pudieron llevar a cabo a consecuencia de diversos errores en el sistema. Unidad. Nos muestra la unidad lógica y la carpeta en la que está instalado el sistema.

4.1 PREPARACIÓN DE EMPRESAS Al elegir esta opción, aparece una ventana (Fig. 4.1), en la cual puede elegir dos alternativas de operación: Creación de Empresa o Actualización de Versión.

Creación de Empresa. Este es un proceso que se efectúa al inicio del programa y que ya se explicó dentro de este manual en el apartado “Notas Preliminares”, y que si usted lleva a cabo la administración de varias empresas, tiene que seguir el procedimiento para cada una de ellas. Actualización de Versión. Modifica los archivos de trabajo o las empresas de una versión anterior del Sistema CopaSipNet y los adecua a la nueva Versión.

4.1.1 Creación de Empresa

Al crear o dar de alta una nueva empresa, se crean automáticamente los archivos de trabajo, los cuales son las bases de datos en donde se registran todos los catálogos y transacciones de la compañía. Crear una nueva empresa 1 Al seleccionar esta opción el sistema despliega una pantalla (Fig. 4.1.1) 2 Para crear una nueva empresa de clic en Nuevo. 3 Proporcione el número y nombre de la empresa (cuenta con un espacio de 50 caracteres para la asignación del nombre), así como el directorio de trabajo. 4 De clic en Guardar, para registrar la nueva empresa, o seleccione Cancelar, en caso de que se arrepienta.

5 Al concluir este Proceso, el sistema comienza registrar los archivos de trabajo, este proceso genera un usuario cuya identificación es Administrador, y su contraseña quedará en blanco, para modificaciones consulte el punto 4.6 Usuarios y Seguridad, dentro de este mismo capítulo. A partir de este momento ya ha creado una empresa nueva, y entonces ya puede comenzar a trabajar en el sistema Copagwin.

Modificación de Nombre en empresas 1 Para modificar el nombre de alguna de sus empresas (es común cuando se da un cambio en el tipo de sociedad), entre a la opción Creación de empresas y seleccione con los botones de navegación (Inicio, Anterior, Siguiente y Último) o bien con el botón Listar, la empresa a la cual desea hacer una modificación. 2 Realice la modificación correspondiente, si están correctas las modificaciones de clic en Guardar, el sistema preguntará sí ¿Están correctos los Datos?, de clic en Si, en caso de que así sea o en No, cuando no estén correctos los datos.

4.1.2 Actualización de Versión

Si desea instalar la última versión del sistema Copagwin, es necesario, actualizar los

archivos de trabajo, para operar correctamente la nueva versión del sistema

Copagwin. Al seleccionar esta opción, se despliega una ventana (Fig. 4.1.2), en la cual

tiene que seleccionar el directorio, en donde se encuentra la actualización del sistema.

Una vez que seleccionó, el directorio correspondiente de clic en Seleccionar, a continuación aparecerá una pantalla (Fig. 4.1.2.a), la cual contiene las empresas que están dadas de alta en el sistema, elija una por una, aquellas de las cuales desea actualizar archivos a una Nueva Versión del sistema.

Una vez que haya elegido de entre sus empresas aquella a la cual desea realizar una

actualización de archivos de trabajo, de clic en aceptar, posteriormente el sistema

despliega una pantalla (Fig. 4.1.2.b), la cual muestra el progreso de la actualización, una

vez terminado el proceso, habrá actualizado los archivos de la empresa seleccionado.

Repita lo anterior para cada una de las empresas a las cuales decida llevar a cabo una actualización en sus archivos de trabajo.

4.2 RESPALDO DE TABLAS

El sistema Copagwin, permite dos opciones en cuanto a respaldo de tablas se refiere: a) Respaldo de Tablas b) Restauración de Tablas De una manera sencilla y fácil, usted podrá llevar a cabo sus respaldos, los cuales son de vital importancia. Además usted podrá incluso: - Preparar una memoria USB con el espacio de memoria disponible necesaria para disponerse a efectuar su respaldo antes de confirmar la continuación del proceso. - Saber que archivo está respaldando en determinado momento. - Emplear solo el tiempo necesario para restaurar sus archivos sin que el proceso haga un recorrido general la memoria USB de respaldo. Al elegir operar esta opción aparecerá en pantalla una ventana (Fig. 4.2), en la cual puede elegir alguna de las dos opciones mencionadas anteriormente.

4.2.1 Respaldo de Tablas Esta opción le permite realizar un respaldo de sus archivos de trabajo a una o memoria USB, esto dependiendo de la cantidad de meses, que requiera respaldar. Al seleccionar esta opción el sistema despliega una pantalla (Fig. 4.2.1), en la cual puede seleccionar que tipo de archivos son los que desea respaldar. Para iniciar el procedimiento de respaldo de clic en aceptar, al finalizar el proceso de respaldo terminará la operación.

4.2.2 Restauración de Tablas

Con esta opción usted pude restaurar archivos de trabajo que tenga guardados en Las memorias USB al disco duro. Al seleccionar esta opción el sistema despliega una pantalla (Fig. 4.2.2) similar a la que aparece con la opción respaldo En esta ventana además de indicar que archivos desea restaurar, indica el Directorio Fuente y el Directorio Destino. Al igual que la ventana anterior para aceptar el proceso, en este caso de Restauración, tiene que dar clic en Aceptar. De igual forma que en el Respaldo de tablas, al finalizar el procedimiento de Restauración, terminará la operación

Nota General El respaldo de cierre de período le permitirá copiar los movimientos eliminados por el último cierre definitivo a sus bases de datos "en línea" y anular el cierre definitivo. Esto le permitirá recuperar los datos eliminados con el cierre definitivo sin mayor problema, siempre y cuando haya efectuado la copia de archivos de trabajo a una memoria USB antes del cierre definitivo

4.3 DIAGNOSTICO Y REESTRUCTURACIÓN DE TABLAS

Cuando se dan de baja registros en los catálogos quedan algunos “huecos” en las tablas que como consecuencia hacen que las operaciones se realicen más lentamente. El diagnóstico y la reestructuración de tablas eliminan estos “huecos” liberando el espacio que se ocupa innecesariamente en los diversos archivos, y con esto permitiendo accesos más directos a los datos. Al seleccionar esta opción dentro del menú Herramientas, aparecerá en pantalla, una ventana (Fig. 4.3), en la cual puede seleccionar distintas operaciones que le ayudaran a eliminar dichos “huecos”.

4.3.1 Generación de Índices

Esta opción se utiliza para crear los índices de algunos o de todos los archivos de trabajo. Durante la creación de empresas, misma operación que a su vez genera los archivos de trabajo y durante la actualización de versión son generados todos los archivos de índices de las bases de datos. Los índices pueden resultar dañados e incluso perderse por fallas en el suministro de energía eléctrica o bien, por fallas ocurridas en el equipo de cómputo.

Al seleccionar esta operación, aparece una ventana (Fig. 4.3.1), en la cual tiene la posibilidad de elegir que índices son los que requiere generar. Una vez que seleccionó los índices que desea generar, de clic en aceptar.

Nota: Se recomienda la generación de índices generalmente cuando se realiza un

respaldo o cuando se presenten fallas

4.3.2 Reorganización de Tablas

Además de crear índices, es posible ordenar físicamente los archivos seleccionados eliminando los “huecos” existentes. La actualización de datos, captura de documentos, y la captura de cobros y pagos generan registros en el disco que muchas veces no quedan reordenados. Esta opción, permite, entonces ordenar los archivos físicamente en el disco duro, haciendo que el acceso a la información sea de una forma más rápida y directa. Una vez que dio clic en esta opción, el sistema muestra una ventana (Fig. 4.3.2) en la cual tiene la opción de seleccionar aquellas tablas que desee reorganizar. Al terminar de seleccionar las distintas tablas de clic en Aceptar, para que el proceso de reorganización inicie, al finalizar este proceso también finaliza esta operación. Se aconseja reorganizar tablas de catálogos cada vez que las actualizaciones sean superiores al 10% del total de registros y las tablas de movimientos una vez al mes.

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4.3.3 Ajuste y Verificación de Catálogos Esta opción le permitirá hace un ajuste de sus catálogos de clientes y proveedores, para así corregir posibles errores e incongruencias en su información, en las bases de datos. Este proceso verifica las siguientes funciones: - Restablece el control de registros personalizados de Clientes, Otros Deudores, Proveedores y Otros Acreedores que utiliza el sistema en sus verificaciones internas. - Verifica que la clasificación de Clientes/Otros Deudores y de Proveedores/Otros Acreedores exista, en caso de que esta no exista la restablece como Clientes o Proveedores con Clasificador Insertado. Una vez que haya elegido esta operación se despliega una ventana (Fig. 4.3.3) en la cual pude seleccionar a qué tipo de catálogos desea realizar un Ajuste o una Verificación. Luego de que seleccione los catálogos a ajustar, o bien a verificar, de clic en aceptar para que comience el proceso de ajuste o de verificación, al terminar el proceso también termina la operación. Es recomendable llevar a cabo este proceso cuando se presenten fallas en el suministro de energía eléctrica.

4.3.4 Reestructuración de Saldos

Este proceso tiene como principal función formar nuevamente los saldos que afectan, tanto a las cuentas por cobrar como a las cuentas por pagar, todo lo anterior en base a los movimientos capturados.

Al seleccionar este proceso el sistema despliega una ventana (Fig. 4.3.4) en la cual puede elegir el movimiento que desea reestructurar, cabe destacar que en este caso, solo podrá elegir de uno en uno los movimientos, a diferencia de los procesos anteriores que podía elegir más de uno.

Nota: Ejecute este proceso cuando usted sospeche que se han alterado sus bases de datos, cuando detecte errores en los saldos, y cuando haya capturado un gran número de Opciones en días anteriores a la fecha de operación actual.

4.3.5 Saldos Iniciales Gracias a esta opción es posible, realizar modificaciones en los saldos iniciales de nuestras Cuentas por Cobrar o en las Cuentas por Pagar. Al elegir esta opción el sistema despliega una ventana (Fig. 4.3.5), en la cual puede elegir a qué tipo de cuenta (por pagar o por cobrar) desea hacer modificaciones en el Saldo Inicial.

Al seleccionar cualquiera de estas dos opciones se despliegan pantallas, similares, la única diferencia entre una y otra, es que en la de Cuentas por Cobrar, hay que proporcionar la clave del Cliente, y en la de Cuentas por Pagar hay que proporcionar la clave del Proveedor.

Campos Cliente/Proveedor. En este campo tiene que capturar la clave del Proveedor. El sistema despliega automáticamente el nombre del Cliente o Proveedor. Documento. Aquí puede elegir el tipo de documento, de acuerdo al tipo de cuenta, ya sea; por cobrar (factura, nota de devolución, nota de cargo de la empresa, nota de crédito de la empresa, nota de crédito o anticipo) o por pagar (factura, factura de devolución, nota de cargo de terceros, nota de crédito de terceros, nota de cargo o anticipo y recibo de honorarios y arrendamiento). Serie. Debe ingresar la serie del documento, en caso de que se lo haya asignado en la opción Catálogo de Folios del menú Catálogos. Folio. Tendrá que introducir el número de folio del documento. Moneda. Debe seleccionar el tipo de moneda que tendrá el saldo inicial. Si definió alguna paridad en la opción Catálogo de Monedas, del menú Catálogos, el sistema despliega automáticamente el valor de la tasa cambiaria, o bien usted puede establecerlo en ese momento. Fecha/Vencimiento. Debe capturar la fecha actual, en el campo fecha, y la de vencimiento en el campo vencimiento. Referencia. Es el número o código del documento, relacionado con el mismo documento del saldo inicial. Saldo. Tiene que capturar el monto del Saldo Inicial. Para terminar la determinación de saldos iniciales de clic en Aceptar, y responda Sí a la pregunta ¿Están correctos los Datos?

4.4 ESTRUCTURA CONTABLE La pólizas se generan con los datos de la Captura de Documentos, y por los movimientos de Cobros y Pagos, esto a través de dos procesos: Póliza Detallada y Edición de Póliza. Al elegir esta opción dentro del menú Herramientas, el sistema muestra la siguiente pantalla (Fig. 4.4), en la cual usted puede elegir el tipo de proceso que desea realizar.

4.4.1 Póliza Detallada

Gracias a este proceso es posible determinar en una sola póliza los efectos contables de todos los documentos emitidos en un rango de días, que generalmente es de un mes, aunque este rango usted lo puede determinar de acuerdo a lo que necesite.

El rango de días puede ser incluso hasta de un solo día o como ya se mencionó antes hasta de todo un mes.

Nota: Para reducir la carga de trabajo encomendamos que el Rango de Fechas de las Pólizas sea siempre de todo un mes y así mismo utilizar los mismos tipos y números de pólizas mes con mes. Aunque dentro de un mes puede utilizar las misma pólizas para diferentes tipos de documentos, lo aconsejable es asignar pólizas diferentes.

Una vez que seleccione este proceso es sistema mostrará una ventana (Fig. 4.4.1.a) en la que tiene que ingresar el mes y el año del cual desea generar la póliza.

Posteriormente, se despliega una ventana, en la cual tiene que ingresar datos de acuerdo a la póliza que desee crear. Los datos son los siguientes: Fecha Inicial/Fecha Final. Aquí tiene que proporcionar el rango de días, por ejemplo del 1 de agosto de 2002 al 31 de agosto de 2002. Posteriormente seleccione, el o los tipos de documentos de los cuales desea generar Pólizas contables, así como el tipo de documento y el número del mismo. Al terminar su selección de clic en Aceptar y el sistema mostrará una vista previa de la póliza, en donde pude elegir imprimir si así lo desea, para finalizar de clic en Salir.

4.5 CIERRES DE PERÍODO Está opción del menú Herramientas, está compuesta por tres procesos (Bloqueo de un mes, Desbloqueo de un mes y Eliminación de movimientos saldados), los cuales gracias a esta opción son posible llevar a cabo.

Al seleccionarla se muestra una pantalla (Fig. 4.5), dentro de la cual se puede seleccionar alguno de los procesos antes mencionados.

4.5.1 Bloqueo de un Mes

Cuando un mes ha concluido, es conveniente cerrarlo en forma provisional. Con esta operación se impide el acceso al mes cerrado, para así de esta manera evitar alteraciones accidentales o dolosas de datos que ya fueron revisados y aprobados. Cabe destacar que esta opción no elimina los movimientos ni mucho menos impide el uso de los reportes y consultas. Operación Al seleccionar este proceso, se despliega una ventana (Fig. 4.5.1) en la cual tiene que proporcionar, el mes (en número), que desea bloquear y el año en el que se encuentra dicho mes, ejemplo, suponga que desea bloquear el mes de febrero de 2013, tendrá que capturar: 02 2013. Una vez que capturó el mes y el año deseados de clic en Continuar, para terminar.

Para comprobar si realmente bloqueo el mes, vaya a Captura, dentro del Menú General y capture el mes el cual bloqueo, ocurrirá la siguiente acción: Se deshabilitaran los botones para poder modificar la partida.

4.5.2 Desbloqueo de un Mes Con este proceso usted puede habilitar el acceso a un mes que previamente fue bloqueado con el proceso Bloqueo de un Mes. Operación De manera similar que para el Bloqueo de un Mes, al seleccionar este proceso se despliega en pantalla una ventana (Fig. 4.5.2) en la cual tiene que capturar el mes (en número) que desea bloquear, y el año en el que se encuentra dicho mes. Una vez capturado el mes que desea desbloquear, de clic en continuar para de esta manera finalizar el proceso. Para comprobar, si realmente desbloqueo dicho mes, diríjase a Captura, capture el mes que desbloqueo y si: 1 El sistema le da a acceso al mes, quiere decir que el Desbloqueo se llevó a cabo con éxito. 2 Si aparece la ventana de restricción al sistema, quiere decir que el desbloqueo no fue exitoso.