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TABLA DE CONTENIDO

pág.

1. Misión _________________________________________________ 3

2. Visión__________________________________________________4

3. Objetivo General_________________________________________ 5

4. Glosario________________________________________________6

5. Correspondencia Recibida________________________________7

5.1 Formato Control Correspondencia________________________ 7

5.2 Pasos para el tratamiento de la C. R.______________________ 7

5.3 Digitalización de C. R.__________________________________ 8

6. Correspondencia Despachada____________________________ 9

6.1 Pasos para el tratamiento de la C. R.______________________ 9

7. Carta _________________________________________________10

7.1 Partes de la carta_____________________________________ 11

8. Memorando____________________________________________ 12

8.1 Partes del memorando_________________________________12

9. Circular________________________________________________13

9.1 Partes de la circular___________________________________ 13

10 Actas_________________________________________________ 14

10.1 Partes del acta_______________________________________ 15

11 Archivo_______________________________________________ 16

12 Anexos________________________________________________17

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NORMATIVIDAD

Ley 594 del 2000 ley General de Archivos.

Acuerdo 060 Trámite de documentos.

Ley 142 de 1994 Servicios públicos.

GTC 185 Producción documental.

ISO 9001 Gestión Calidad.

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MISION

Ser eficiente y eficaz en la administración de documentos

externos como internos.

Analizar e interpretar la información.

Interpretar las normas y principios archivísticos.

Identificar los tipos documentales de cada serie y subserie.

Organizar los expedientes. Aplicar los principios archivísticos en

la ordenación documental.

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VISION

Contribuir con los procesos de Organización de

archivo y tramite de documentos, de la entidad DAGA

LTDA, aprovechando las capacidades y habilidades

de los trabajadores seremos la mejor empresa a nivel

mundial que rija una excelente organización,

distribución y consulta de los documentos.

Contribuir alianzas para llevar a cabo una mayor

producción y/o competencia a nivel empresarial.

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OBJETIVO GENERAL

Normar el manejo de la correspondencia recibida y despachada

a nivel nacional, para un adecuado control de la misma.

Establecer y difundir normas que reglamenten la

administración de las comunicaciones oficiales para el

recibo, despacho y archivo de la misma.

Estandarizar formas de comunicaciones oficiales y actos

administrativos

Orientar a los funcionarios en el trámite de

comunicaciones relacionadas con el cumplimiento de

sus funciones

Aplicar procedimientos técnicos en el manejo y trámite

de documentos internos y externos.

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5. CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

Para el control de correspondencia recibida se ha establecido el uso del Libro de Control de Correspondencia, en el cuál se debe registrar toda la documentación recibida tanto de entidades externas como de las propias oficinas internas.

7.1 FORMATO CONTROL DE CORRESPONDENCIA.

El formato de control de correspondencia debe contar con los siguientes siete campos (ANEXO No. 1): a) Radicado: Donde se establece la numeración correlativa por orden de llegada de la documentación. Esta numeración se reinicia cada año, ya que el libro se maneja en gestiones. b) Fecha: Figura la fecha en la cual se está recibiendo la correspondencia. c) Documento: Se establece el código de procedencia del documento o bien el tipo de documento de que se trate como ser un fax o una nota, que en algunos casos no cuenta con código. d) Procedencia: Se establece el lugar de donde procede la correspondencia. e) Referencia: Debe reflejar el asunto o tema al cual está referida la comunicación externa o interna. f) Dirigido a: Se establece el nombre o iniciales del destinatario. g) Archivado en: Se establece en que fila o carpeta debe archivarse la documentación.

5.2 PASOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA

RECIBIDA:

Sello de recepción de la empresa que denote claramente fecha y hora.

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Numeración correlativa de recepción, se le debe asignar un número a cada documento y anotarlo (sellarlo) dentro o al lado del sello de recepción.

Anotar los datos en el libro de control de correspondencia.

Digitalizar el documento en formato TIFF y almacenar el archivo en el

servidor de documentos local (M:), bajo el directorio que lleve el mismo nombre del código del lugar, con el siguiente formato de nombre:

REC-<código recinto>-<correlativo (4 caracteres)>-<fecha (d/m/a)>.tif Ej.: documento con correlativo 4 recibido en Ibagué en fecha 10/04/2003 Nombre: REC-IBAG 01-0004-10-04-2003.tif Este archivo debe almacenarse en la ubicación M:\BER01, si el directorio no existe es necesario crearlo.

Registro en el sistema de control de correspondencia.

Enlace en el sistema de correspondencia del registro con el archivo digitalizado.

Una vez registrado los datos, entregar la correspondencia o comunicación recibida al destinatario de la misma, recabando su firma de constancia de entrega en el libro de control de correspondencia.

Si la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del destinatario mandar electrónicamente o solicitar la entrega física de una copia a la persona que atiende la nota.

Para un mejor control de entrega/recepción, el sistema tiene una pestaña en la opción cartas, donde se puede registrar las fechas y personas a quienes se entregaron las notas. Esta opción es de mucha utilidad para los destinatarios en las oficinas donde existen varios funcionarios.

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La correspondencia recibida que amerite una respuesta, debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 5 días hábiles. Cuando el planteamiento o tema de la nota recibida no permita respuesta en dicho plazo, debe responderse en ese sentido dentro del plazo establecido, haciendo mención a la fecha de solución o atención del caso.

Toda respuesta a una correspondencia recibida debe codificarse solicitando al sistema un número de cite, el mismo que debe registrar el número de recepción de la nota atendida.

El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es responsable de la devolución del documento al archivo una vez atendido.

Finalmente, los responsables de recepción deben registrar en el libro de control de correspondencia y en el sistema de control de correspondencia, el lugar donde la nota recibida se encuentra archivada.

5.3 DIGITALIZACION DE CORRESPONDECIA RECIBIDA

La correspondencia recibida oficialmente en la empresa, debe ser digitalizada en la base de datos.

Digitalizar todo lo recibido, incluyendo documentos adjuntos.

En caso de tener documentos adjuntos demasiado extensos de carácter informativo, se debe coordinar con la Gerencia respectiva la necesidad de digitalización o no.

Todo documento proveniente de la Aduana Nacional debe ser digitalizado en su totalidad.

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6. CORRESPONDENCIA DESPACHADA Es la correspondencia que se despacha, para ello se debe llevar un número de CITE solicitado al sistema, el cual lleva un correlativo diferente por oficina y por año. Los pasos a seguir son:

a) En el sistema ingresar a la opción CITES y seguir los pasos para solicitarlo.

b) Una vez asignado el cite, el sistema se encarga de crear un documento Word con la cabecera y lo graba en el servidor con el siguiente formato de nombre:

C-<código recinto>-<correlativo (4 caracteres)>-<fecha (D/M/A)>-<Asunto>.

Ej.: documento con número de cite 25 generado en La Bogotá en fecha 27/10/2003 Nombre: C-BGT01-00025-27102003-solicitud de prorroga.doc.

c) Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlato.

d) La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo, o en su defecto por personal de mando debidamente acreditado para la respuesta.

e) Una vez establecidos los datos requeridos para la emisión de la correspondencia, el sistema establece el espacio necesario para la redacción de la carta, la misma que debe ser clara, simple y concreta.

f) Mantener el archivo Word original en el servidor de documentos es de carácter obligatorio. El usuario puede decidir guardar una copia en su máquina.

g) Imprimir el documento en papel membrete original y dos copias impresas, de acuerdo al siguiente desglose:

Original para el destinatario.

Copia para el archivo correlativo. ( Consecutivo)

Copias adicionales si el remitente considera necesario.

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h) La empresa debe estar respaldada en todo momento, con el sello de la

entidad que recibe la correspondencia en la copia 1 y debe ser archivada

por la persona en cargada en cada oficina.

7. LA CARTA

Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se

emplearan para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes

fuera de la entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según

sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros

destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo.

(ANEXO No.2)

MÁRGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el numero de pagina entre dos y tres centímetros del

borde superior de la hoja, contra el margen derecho, De dos o cuatro interlineas

debajo del numero de pagina se escribe el primer párrafo de las paginas

subsiguientes.

7.1 PARTES DE LA CARTA

CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la

dependencia productora seguida de guión (-), colocar los numero que identifican la

serie o subserie que corresponda, separado estos dos números con un punto. A

continuación del código consignar el numero de radicado de la comunicación u

oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guion los dos últimos

dígitos del año0 de dicho radicado.

CIUDAD: En la oficina productora se anota el nombre de la cuidad.

DATOS DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en

el posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad

aun tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o

país cuando va dirigida a otro lugar.

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ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6

palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la

hoja.

SALUDO: Ejemplo Apreciado doctor Ramírez. Cordial saludo, señora Marina.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el

texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, omitiendo temas personales

y tratando solo un asunto por carta.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o frase

de cortesía terminada de un punto. Ejemplo: Atentamente, y/o Hasta una nueva

comunicación.

DATOS DEL REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúscula sostenidas. No

utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con

mayúscula inicial. El remitente es el jefe de dependencia.

ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRITOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra

del apellido.

NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con bolígrafo de tinta negra.

8. MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en tamaño carta

a espacio sencillo, el cual se empleara para transmitir información dar

orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras,

relacionados con la gestión de la entidad. (ANEXO No.3)

MARGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos o tres centímetros del

borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas

debajo del número de páginas se escriba el primer párrafo de las paginas

subsiguientes.

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8.1 PARTES DEL MEMORANDO

ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.

MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla

MEMORANDO.

CODIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la

dependencia productora, seguida de guión (-), se coloca el código de la serie y/o

subserie, separando estos dos números con un punto.

CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la cuidad y

fecha.

DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en

línea siguiente escribir el cargo.

DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúscula el nombre de la

dependencia productora.

ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos

tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin

subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe

redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; omitiendo temas

personales y tratando solo un asunto por memorando.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o frase

de cortesía terminada en punto. Ejemplo Agradecemos su gentil colaboración.

DATOS REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar

negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula

inicial. El remitente es el jefe de dependencia.

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9. CIRCULAR

Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con

el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la

institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés

común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin logotipo o

membrete, las cuales serán firmadas por el Secretario General o Director General

y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales

serán firmadas por el Director General. (ANEXO No. 4)

MARGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos o tres centímetros del

borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas

debajo del número de páginas se escriba el primer párrafo de las páginas

subsiguientes.

9.1 PARTES DE LA CIRCULAR

ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla, solo

para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares

externas debido a que se imprimirá en papel membreteado.

TITULO Y NUMERO: Titulo ´´CIRCULAR´´, centrado, en mayúscula sostenida son

negrilla y el numero consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaria

General.

CODIGO: Números que identifiquen la dependencia productora. Al margen

izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la

circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un

punto.

CUIDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se

escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el

Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta

dependencia.

.

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DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas,

con mayúscula inicial y sin subrayar.

ASUNTO: Contribuye la síntesis de la circular, expresando máximo en 6 palabras,

con mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el

texto en forma clara, breve, sencilla y cortes y tratando solo un asunto por Circular.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o frase

de cortesía terminada en punto. Ejemplo Agradecemos su gentil colaboración.

DATOS REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar

negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula

inicial. El remitente es el jefe de dependencia.

10. ACTA

Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos

administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se

acuerda en una reunión. (ANEXO No.5)

MÁRGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.

PAGINACION: Se escribe el numero de pagina entre dos y tres centímetros del

borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo ni

ola abreviatura de dos a tres interlineas debajo del numero de pagina se escribe el

primer párrafo de las paginas subsiguientes.

10.1 PARTES DEL ACTA

ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúscula sostenida y sin negrilla.

TITULO: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el

carácter de la reunión.

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ACTA No._: Escribir centrado, en mayúscula sostenidas y sin negrilla, escribir el

número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión, iniciando con 01

cada año.

FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma donde se

realizo la reunión.

HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquier de las

siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.

LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realizo la reunión.

ASISTENTES: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del

organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo

que ocupa en el organismo.

INVITADOS: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que

participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o titulo

profesional.

AUSENTES: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes que

no participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título

profesional.

ORDEN DEL DIA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentados

(Verificación de quórum) y lectura y aprobación del acta anterior.

DESARROLLO: Con número arábigo identificar cada punto del desarrollo del

texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entere párrafos.

CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha m la hora y

el lugar de la próxima reunión.

FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes

responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el

organismo.

NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, las firmantes deben estampar su

autógrafo o rúbrica.

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11. ARCHIVO

Es importante mantener un archivo organizado, conservado y de fácil acceso, tareas que recaen como responsabilidad en las personas encargadas del control de correspondencia de cada oficina. Se establecen los siguientes puntos para el manejo del archivo de correspondencia: a) Toda documentación, tanto enviada como recibida debe ser archivada por gestiones y manteniendo el orden del correlativo. b) Usar archivadores de palanca etiquetados apropiadamente. c) La 1ª copia sellada puede mantenerse en carpetas separadas por tema u oficina, a criterio de la misma. d) La 2ª copia correlativa debe ser obligatoriamente archivada en un solo tipo de carpetas por gestiones.

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CARTA BLOQUE EXTREMO (Anexo No.2)

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(Anexo No. 1)

ITEM FECHA PROCEDENCIA ASUNTO DIRIGIDO A ARCHIVADO EN

(DAGA LTDA) CONTROL DE CORRESPONDENCIA

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MEMORANDO BLOQUE EXTREMO (Anexo No. 3)

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(Anexo No.5)

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CIRCULAR BLOQUE EXTREMO (Anexo No.4)

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(Anexo No.5)

ACTA N0 006

FECHA: Ibagué, 01 de junio de 2011

HORA: De las 18:30 a 2:00 horas

LUGAR: SENA REGIONAL TOLIMA AULA 101

ASISTENTES: 35 aprendices

AUSENTES: Diana García

ORDEN DEL DIA:

1) Saludo de bienvenida

2) Retomar el reglamento del aprendiz

3) Contratos de aprendizajes

4) Permisos

5) Permisos de Bienestar

6) Lideres comunicadores

7) Cierre cognitivo

DESARROLLO

1. La instructora ESMERALDA QUINTERO nos dio el cordial saludo.

2. La reunión realizada por personal directivo e Instructores con el fin de que los aprendices retomen el reglamento institucional para que obtenga conocimiento de los derechos y deberes que posemos a cumplir.

3. Se hablo de los contratos de aprendizajes, que ahora los aprendices deben consultar cotidianamente la página Caprendizaje ya que nos permite conocer las ofertas de las empresas que necesitan patrocinar a los aprendices.

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4. Los permisos debemos diligenciarlos y hacerlos firmas correctamente.

5. Para los lideres comunicadores deben de estar muy bien académicamente, esto hace automáticamente que el aprendiz pueda desplazarse a la actividad pendiente y comentar ante el grupo que tipo de actividad desarrollaron en el trayecto del viaje.

6. Los líderes deben orientar y resolver problemas positivamente construyendo un mejor clima laboral en el ambiente de clase.

7. por último fue la repartición de los tamales con el compromiso de traer la plata el lunes 04 de abril de 2011.

ESMERALDA QUINTERO JOHN ANDRES VERA

Instructora Vocero

DANIEL JULIAN GALARZA APONTE

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