Manual de Administracion de Correspondencia SAC.pdf

M A N UA L D E U S UA R I O

SISTEMA ADMINISTRACIÓN DE CO RRESPONDENCIA

VERSIÓN 3 .5

(SAC)

NOVIEMBRE 2010

Dirigido a: Personal que recibe y da seguimiento a documentos En Petróleos Mexicanos

Elaboró: Dirección Corporativa de Tecnología de Información y Procesos de Negocios

Manual de Usuario SACv3.5

Manual de Usuario SACv3.5 Página 2 de 109

TABLA DE CONTENIDO

1.- ACCESO AL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA ........................................ 4

1.1 Validación de acceso al Sistema de Administración de Correspondencia ......................................... 4

1.2 Descripción del menú principal ........................................................................................................... 5

2.- CATALOGO DE EXPEDIENTES ............................................................................................................ 8

2.1 Alta de expedientes ........................................................................................................................... 10

2.2 Eliminar expedientes ......................................................................................................................... 10

2.3 Mover expedientes ............................................................................................................................ 11

2.4 Modificar expedientes........................................................................................................................ 13

2.5 Compartir expedientes ...................................................................................................................... 13

3.- SEGUIMIENTO Y CLASIFICACIÓN ..................................................................................................... 15

3.1 Bandeja de Entrada ........................................................................................................................... 16

3.2 Bandeja de Salida ............................................................................................................................. 21

3.3 Bandeja de Turnados ........................................................................................................................ 24

3.4 Bandeja de Asuntos Concluidos ....................................................................................................... 27

3.5 Bandeja de Expedientes ................................................................................................................... 29

4.- BÚSQUEDA .......................................................................................................................................... 31

5.- OPCIONES ............................................................................................................................................ 37

5.1 Turnar ................................................................................................................................................ 37

5.2 Lista de turnados ............................................................................................................................... 39

5.3 Notificar Avances ............................................................................................................................... 39

5.4 Avances Notificados .......................................................................................................................... 42

5.5. Supervisar ........................................................................................................................................ 42

5.6 Clasificar ............................................................................................................................................ 44

5.7 Reclasificar ........................................................................................................................................ 44

5.8 Clasificación masiva .......................................................................................................................... 45

5.9 Más información ................................................................................................................................ 48

5.10 Visualizar Folio ................................................................................................................................ 49

5.11 Generales ........................................................................................................................................ 50

6. CATÁLOGOS ......................................................................................................................................... 51

6.1 Catálogo de departamentos .............................................................................................................. 53

6.2 Catálogo de empleados..................................................................................................................... 54

7. REGISTRO ............................................................................................................................................. 55



7.1 Registro de documentos ................................................................................................................... 56

7.2 Modificación de documentos ............................................................................................................. 68

7.3 Eliminación de documentos .............................................................................................................. 72

7.4 Registro de circulares ........................................................................................................................ 73

7.6 Modificación de circulares ................................................................................................................. 77

8. CONSULTA DE CIRCULARES ............................................................................................................. 81

9. ASIGNACIÓN DE PERMISOS ............................................................................................................... 83

10. MESA DE AYUDA ................................................................................................................................ 87

11. INFORMACIÓN PERSONAL ............................................................................................................... 89

12. POLÍTICAS Y AYUDA .......................................................................................................................... 90

14. ESTADÍSTICAS .................................................................................................................................... 92

15. RESPALDO .......................................................................................................................................... 97

16. DEFINICIÓN DE FOLIOS ..................................................................................................................... 97

17. FOLIADOR ......................................................................................................................................... 101

18. CAMBIAR DE PERFIL ....................................................................................................................... 108

19. SALIR DEL SISTEMA ........................................................................................................................ 108



1.- Acceso al Sistema de Administración de Correspondencia

Para acceder al sistema es necesario entrar a la página de la intranet que te

corresponda y dar clic en Sistema de Administración de Correspondencia.

1.1 Validación de acceso al Sistema de Administración de Correspondencia

1.1.1 Acceso directo: detección automática del usuario firmado en el sistema

El sistema validará la información del usuario cuyas credenciales fueron ocupadas

para iniciar la maquina en la que se esté trabajando.

Una vez que el sistema ha validado que los datos de acceso del usuario son

correctos, validará a cuántos perfiles tiene permisos y aparecerá una página como la que se

muestra a continuación, en la que se pide seleccionar el perfil con el que se quiere acceder

al sistema. Por default la persona que accede al sistema, cuenta con su propio perfil, pero

también puede tener acceso a otros perfiles ya sea de área o personales.

Solo se tendrá que seleccionar uno de los perfiles enlistados para poder visualizar los

documentos que le pertenecen.

Por default esta validación utiliza la base de datos de producción, si se desea trabajar

sobre otra base de datos deberá cambiar de credenciales con el botón correspondiente.

1.1.2 Acceso no directo: el usuario proporciona sus credenciales de autenticación en el sistema

Cuando el sistema no puede validar al usuario automáticamente, reenviará

automáticamente al usuario a la página donde proporcionará sus credenciales

manualmente, en este caso el usuario es libre de elegir la región a la cual pertenece así

como la base de datos sobre la cual trabajará:



De manera similar después de que el usuario ingresa las credenciales y estas son

válidas, el sistema desplegará los perfiles sobre los cuales tiene permisos el usuario, por

default el usuario solo tiene derecho a su perfil personal, un usuario que es jefe o secretaria

de un departamento tendrán además del perfil propio el perfil del área.

Si los datos proporcionados no son credenciales válidas en el directorio activo el

sistema desplegará el siguiente mensaje:

Si el usuario no está registrado en el la base de datos del SAC, el sistema desplegará

el siguiente mensaje:

1.2 Descripción del menú principal

La página principal del Sistema de Administración de Correspondencia muestra los

módulos a través de los cuales el usuario puede interactuar con el sistema.



A continuación se describirán de manera general cada uno de los Módulos con los

que cuenta la página principal.

Catálogo de Expedientes: En este módulo se crean, modifican, eliminan o

comparten los expedientes (carpetas) que el usuario considera necesarios para clasificar la

información.

Seguimiento y Clasificación: En este módulo se puede dar seguimiento a todos los

documentos enviados o recibidos. Las operaciones que en él se pueden realizar son:

turnado de documentos, notificación de avances, asignación de folio, clasificación y

reclasificación de documentos en expedientes, así como, búsqueda de los mismos.

Catálogos: Este módulo sólo es de visualización de información, muestra una lista

de todos los departamentos existentes en el organismo al que pertenece el usuario, además

de poder visualizar información general del personal que se encuentra laborando en la

empresa.

Registro de documentos: Este es uno de los módulos principales del sistema, pues

en él se registran, modifican o eliminan los documentos y circulares recibidos en cada área.



Consulta de Circulares: En este módulo se visualizará la información de las

circulares emitidas, que puede ser al nivel de toda la organización, por subregión o por

área.

Búsqueda de documentos: En este modulo el usuario podrá realizar búsqueda de

sus documentos por diferentes criterios como fecha de recepción o turnado a cierta persona,

entre otros más.

Asignación de permisos: En este módulo se lleva a cabo la asignación de permisos

a otras personas sobre algún perfil, es decir, personal que reemplazará al usuario en la

operación del sistema.

Mesa de ayuda: Este modulo indica la extensión de la mesa de ayuda a la que el

usuario podrá recurrir, esta es según la región a la que pertenezca el usuario.

Información personal: En este módulo se despliega la información del usuario con

la cual se ha dado de alta en el sistema, como su correo electrónico, puesto, departamento,

etc.

Políticas y Ayuda: En este modulo el usuario puede consultar los manuales del

sistema, así como las políticas que debe aplicar para el buen uso y funcionamiento del

mismo.

Estadísticas: En este modulo se muestran datos estadísticos sobre la recepción y

expedición de documentos, así como del desempeño y hojas de papel ahorrado.

Reportes: En este modulo se muestran una lista de reportes predeterminados.

Respaldo: Aplicación para generar respaldos de documentos en disco

Definición de Folios: En éste módulo el usuario podrá definir las nomenclaturas a

utilizar en referencias y folios internos

Foliador: Opción para generar números de Referencias y/o Folios internos



2.- CATALOGO DE EXPEDIENTES

Un expediente (carpeta) es un lugar físico o virtual, donde se almacena información

o documentos con un contenido común. El Sistema de Administración de Correspondencia

cuenta con este módulo que nos permite organizar nuestros documentos a través de una

clasificación por medio de carpetas o expedientes; de una forma similar a la estructura de

un directorio de archivos en una Computadora Personal.

Se puede acceder a él, desde el menú principal:

O bien desde el menú superior del modulo de Seguimiento y Clasificación

.

Una vez que el usuario ingresa a este modulo, el sistema muestra los expedientes

registrados en forma jerárquica los mismos que podrá dar de Alta, Eliminar, Mover,

Modificar y Compartir.



Nota: Existen perfiles de áreas en los que se encuentra deshabilitadas las opciones

de Alta, Eliminar, Mover y Modificar. Esto se debe a que son áreas que cuentan con

expedientes predeterminados fijos por instrucciones del responsable funcional

correspondiente.

Para visualizar los documentos que están clasificados en el expediente, dar clic sobre

el expediente, aparecerá un recuadro en el costado del expediente , el cual

deberá ser seleccionado para ser visualizados como se muestra:



2.1 Alta de expedientes

Para dar de alta un expediente es necesario se seleccionar el expediente del cual va

a depender el nuevo expediente, en caso de que no dependa de ninguno se seleccionará

“Nivel Raíz”, continuará a dar clic en el botón y el sistema desplegará la

siguiente ventana:

En la etiqueta Nombre del Expediente, deberá escribir el nombre que desea darle a

su nuevo expediente, la etiqueta “Depende de”: nos indica de que expediente va a

depender el nuevo y después debe hacer clic en el botón , para que sea

registrado. La ventana se cerrará y para poder visualizar los nuevos expedientes tendrá que

dar clic en el botón .

2.2 Eliminar expedientes

El sistema permite eliminar los expedientes con la condición de que no tengan

documentos clasificados en él y que no contenga expedientes hijos. Para eliminar un

expediente es necesario seleccionarlo, después se dará clic en el botón y el

sistema desplegará la siguiente ventana:

Para eliminarlo definitivamente se dará clic en el botón de aceptar. Para ver reflejada la

eliminación del expediente dentro de la estructura actual, se debe dar clic en el botón

.



En el caso de que no se pueda eliminar el expediente, el sistema desplegará la siguiente

ventana:

2.3 Mover expedientes

El sistema permitirá al usuario mover el expediente dentro de la estructura

jerárquica o bien trasladar todos los documentos que contenga a otra carpeta.

Se tendrá que seleccionar el expediente con el cual se quiere trabajar, después debe

darse clic en el botón y se despliega la siguiente ventana:



1.- Al seleccionar la opción se mostrarán los expedientes actuales

donde se debe seleccionar el nuevo destino de la carpeta, es decir, el expediente del cual va

a depender el expediente seleccionado

y se dará clic en el botón para efectuar el cambio.

A continuación el sistema cierra esta ventana y para ver la nueva estructura

jerárquica debe darse clic en el botón .

2.- Si selecciona la opción todos los documentos clasificados en el

expediente seleccionado previamente pasarán a formar parte de la clasificación en un nuevo

expediente.



2.4 Modificar expedientes

Para modificar el nombre de un expediente, debe seleccionarse y dar clic en el botón

y el sistema desplegará la siguiente ventana.

Se introduce el nuevo nombre del expediente y se da clic en el botón de

esta ventana para ver reflejado el cambio se da clic en el botón .

2.5 Compartir expedientes

Para compartir un expediente debe seleccionarse el expediente que se desea, dar clic en el botón

y el sistema desplegará la siguiente ventana:



En esta ventana se selecciona a la persona o al departamento al cual se desea

compartir el expediente. Se tienen cuatro diferentes niveles de permiso al compartir el

expediente como son: Lectura, escritura, borrado y creación, siendo este último el de mayor

privilegio. Estos permisos también pueden ser eliminados seleccionando el nombre de la

persona o área a eliminar y dando clic en el botón correspondiente al nivel de

permiso.

Los expedientes que hayan sido compartidos se mostrarán con una imagen diferente

. Cuando se está trabajando con el perfil de área los únicos que tienen permiso para

compartir las carpetas del área son el jefe y la secretaria de la misma, si no se tiene

permiso el sistema desplegará la siguiente ventana:



3.- Seguimiento y Clasificación

Este modulo permite clasificar, turnar y dar seguimiento a un documento que ha sido

turnado.

O bien desde el menú superior, si es que se encuentra en el modulo de

Registro.

Una vez que se ha entrado a este modulo en la parte superior de la ventana se

muestra un menú superior que nos da la facilidad de navegación por los demás módulos del

sistema.



3.1 Bandeja de Entrada

3.1.1 Bandeja de Entrada de un perfil propio

En esta sección, para un perfil propio se muestran todos aquellos documentos que le

han sido turnados al puesto y que no han sido concluidos ni turnados nuevamente. Para

cada uno de ellos se muestra una liga para la , y otra liga que permite ver el

, la imagen de una carpeta si el documento ya está clasificado, además, si el

documento fue enviado como una copia de turno aparecerá la leyenda



Se presenta la opción de dar por concluidos los documentos por el botón de

aquellos documentos que le fueron turnados sin seguimiento, como copia

o con las instrucciones: Para conocimiento, Para conocimiento y efectos y Archivar.

Notificando un 100% en el avance del mismo y teniendo la opción de agregar algún

comentario y/o archivo. Al dar clic en este botón el sistema despliega la siguiente ventana:

Cuando se selecciona , en ese momento se notifica automáticamente el

100% de avance, dando por concluido el documento. Si es elegida la opción

se desplegará a siguiente ventana, donde se

requerirá el comentario y/o el documento o archivo con el que se desea notificar el 100% de

avance en el documento.



Se podrán adjuntar referencias de o .

Al dar clic en estas ligas despliega una ventana como la siguiente:

Donde se podrán seleccionar las referencias respuesta del documento que se está

concluyendo. Las referencias con remitentes del departamento son todos aquellos

documentos que fueron registrados por personal de la misma área y los documentos con

remitente extra departamento son aquellos documentos donde el usuario es destinatario o

le fue turnado el documento.

3.1.2 Bandeja de entrada de un perfil de área

Para un perfil de área, se muestran todos los documentos que tienen estatus de

dirigidos o con copia, es decir todos aquellos documentos que fueron enviados al personal

del área y que no han sido turnados, ni concluidos, así como la liga de la , el

y también se muestra la misma funcionalidad del botón de

que en un perfil propio pero para cada uno de los documentos desplegados sin condición.

Se cuenta con la opción para asignar Folio Interno

Se cuenta con la opción para proporcionar la fecha en que se recepciona el

documento físicamente



3.1.3 Filtros de la bandeja de entrada

Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en

pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar

clic en el botón de .



Para el perfil de área las opciones son

Dirigidos, Copias o Todos.

Para un perfil propio el origen de sus

documentos solo pueden ser Turnados.

Se presentan cuatro opciones de rangos de

fecha: Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Todos.

Nota.- Estos rangos de fecha se actualizan

de acuerdo a la fecha actual. Para el perfil

propio se refiere a la fecha en la que le fue

turnado el documento y para el perfil de área

hace referencia a la fecha de registro del

documento.

Las opciones son: Todas, Normal, Urgente y

Extra urgente.

Hace referencia a la prioridad con la que fue

registrado el documento.

Ordena los documentos por la fecha de

forma ascendente o descendente.

Ordena la referencia de los documentos

alfabéticamente de forma ascendente o

descendente.

Con estos dos filtros se indica el periodo de

tiempo dentro del cual se requiere visualizar

los documentos.



3.1.3 Opciones de la bandeja de entrada

Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de entrada de

un perfil propio son (Ver capítulo 5.- Opciones):

Turnar

Lista de turnados

Notificar avances

Avances notificados

Clasificar

Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en

algún expediente

Clasificación masiva

Más información

Generales

Para los documentos de la bandeja de entrada de un perfil de área, las opciones

habilitadas son:

Turnar

Lista de turnados

Clasificar


algún expediente


Más información

Visualizar folio

Generales

3.2 Bandeja de Salida

La bandeja de salida cuando se trata de un perfil propio muestra todos los

documentos que fueron remitidos por el usuario. Para un perfil de área se muestran todos

los documentos remitidos por los empleados de la misma.



3.2.1 Filtros de la bandeja de salida



clic en el botón de




de acuerdo a la fecha actual y se refiere a la

fecha en la que fue registrado el documento.



3.2.2 Opciones para la bandeja de salida

Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de salida son

(Ver capítulo 5.- Opciones):

Supervisar

Clasificar


Extra urgente.



Las opciones son: Sin Acuse, Con Acuse y

Todos.

Las opciones son: Normal, En espera, En

revisión y Todos

La opción es: Si la casilla se encuentra

marcada muestra los remitidos por el jefe,

en caso contrario muestra Todos los

registrados

Ordena los documentos por la fecha de

forma ascendente o descendente.



descendente.



los documentos.




algún expediente


Más información

Generales

3.3 Bandeja de Turnados

Aquí se muestran todos aquellos documentos que el usuario ha turnado a otras

personas y que aún no han sido concluidos. En esta sección es cuando se da el seguimiento

y supervisión para los documentos.

Para cada uno de los documentos es desplegada una liga para la , y

otra liga que permite ver el , la imagen de una carpeta si el documento ya



está clasificado y una liga que muestra el , que es un resumen de los turnos

realizados y sus respectivos avances.

3.3.1 Filtros de la bandeja de turnados




Se refiere a la fecha compromiso de los

turnos, distinguiendo los que tienen fecha

anterior al día actual y los que tienen fechas

compromiso posteriores.




de acuerdo a la fecha de turnado de los

documentos.


Extra urgente.



Ordena los documentos de forma ascendente

o descendente según la fecha de turnado,

fecha compromiso o por el porcentaje de

avance reportado.



descendente.



3.3.2 Opciones para la bandeja de turnados

Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de turnados

de un perfil personal son (Ver capítulo 5.- Opciones):

Turnar

Lista de Turnados

Notificar Avances

Avances Notificados

Supervisar

Clasificar


algún expediente


Más información

Generales

Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de turnados

de un perfil de área son (Ver capítulo 5.- Opciones):

Turnar

Lista de Turnados

Supervisar

Clasificar



los documentos.


Todos.

Las opciones son: Todos, 0, >0 y <=50, >50

y <100, 100




algún expediente


Más información

Visualizar folio.- Solo si es un perfil de área

Generales

3.4 Bandeja de Asuntos Concluidos

Se muestran todos los documentos que le fueron turnados y que turnó que han sido

concluidos.

Para cada uno de los documentos es desplegada la una liga para la ,

otra liga que permite ver el y la imagen de una carpeta si el documento ya

está clasificado.



3.4.1 Filtros de la bandeja de asuntos concluidos




3.4.2 Opciones para la bandeja de asuntos concluidos

Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de asuntos

concluidos son (Ver capítulo 5.- Opciones):

Lista de turnados

Avances Notificados




de acuerdo a la fecha actual y hace

referencia a la fecha de conclusión de los

documentos.

Ordena los documentos de forma ascendente

o descendente según la fecha de conclusión,

fecha recepción o alfabéticamente por la

referencia del documento.



los documentos.


Todos.

Las opciones son: Por botón de Enterado,

Por turno, Todos



Supervisar

Clasificar


algún expediente


Más información

Visualizar folio.- Solo si es un perfil de área

Generales

3.5 Bandeja de Expedientes

Aquí se muestran los documentos según si han sido clasificados o no en los

diferentes expedientes. Los documentos se podrán clasificar y reclasificar.

Para cada uno de los documentos se muestra la información según el estado del

documento, es decir, si está turnado, si es un documento de salida o si el documento ya

fue concluido.

Nota: La clasificación de un documento no cambia el estado del mismo.



Por default, los documentos que se despliegan son todos aquellos que no han sido

clasificados.

Cuando un documento tiene más de una clasificación, aparecerá el botón de

el cual permitirá eliminar la clasificación actual, es decir, del expediente

donde se esté visualizando en ese momento el documento.

En la misma bandeja de Expedientes se encuentran un filtro para consultar los

documentos por Tema (El tema se especifica en el momento del registro del documento)

3.5.1 Filtros de la bandeja de Expedientes






3.5.2 Opciones para la bandeja de Expedientes

En esta bandeja, las opciones que se habilitan dependen del estado del documento.

(Ver capítulo 5.- Opciones)

4.- Búsqueda

Este modulo es una ayuda para la localización de los documentos, y existen dos

maneras de acceder a él

Por el menú principal:

En la primera lista se muestran

todos los expedientes que

pertenecen al perfil y que no se

encuentran clasificados. Muestra

todos los documentos clasificados

en el expediente seleccionado.

Se enlistan todos los expedientes

que le fueron compartidos al perfil

en el que se está trabajando.

Despliega todos los documentos

clasificados en el expediente

seleccionado.

Se muestran los expedientes

clasificados por tema

Se presentan cuatro opciones de

rangos de fecha: Hoy, Ayer,

Últimos 7 días y Todos.

Nota.- Estos rangos de fecha se

actualizan de acuerdo a la fecha de

registro de los documentos.

Con estos dos filtros se indica el

periodo de tiempo dentro del cual

se requiere visualizar los

documentos.



O bien por la pestaña que se presenta en el modulo de Seguimiento y Clasificación

.



Se pueden especificar diferentes criterios de búsqueda como son:

REFERENCIA Identificador de los documentos.

FOLIO Folio de entrada o salida de un documento

ANTECEDENTES Referencia del documento relacionado con el

documento a localizar .

TIPO DE DOCUMENTO Tipo de documento o documentos a localizar

(nota

informativa, oficio, etc).excepto circulares

SÍNTESIS Asunto del documento

REMITENTE

Nombre de la persona que remite el

documento. Se puede delimitar de igual

forma marcando una opción, si se trata de

un remitente externo, un interno ó ambos; o

escribir el nombre de la persona.

OBSERVACIONES Observaciones del documento

PRIORIDAD DEL DOCUMENTO Prioridad indicada en el registro del



documento: Normal, Urgente, Extraurgente

ESTADO DEL REGISTRO Normal, En espera, En revisión ó Todos

TEMA Tema del documento

REMITENTE Remitente del documento

FECHA DE RECEPCIÓN

Fecha en la cual se recibe el documento. Se

puede establecer un rango de Fechas

indicando el periodo DEL día – AL día o

utilizando el Filtro, en el que se indica si se

requieren los documentos que tengan la

Fecha de Recepción: Hoy, Ayer, los últimos 7

días o Todos.

FECHA DEL DOCUMENTO

Fecha de elaboración del documento.

(Normalmente se

encuentra en la parte superior derecha del

documento

físico). Este campo puede ser utilizado de la

misma

forma que el de “Fecha de Recepción”.

FECHA COMPROMISO DEL

DOCUMENTO

Fecha compromiso de los documentos

especificado durante el registro

FECHA COMPROMISO DEL

TURNO

Fecha de compromiso de los turnos

realizados. Se puede establecer un rango de

Fechas indicando el periodo DEL día – AL día

o utilizando el Filtro, en el que se indica si se



días o Todos.

FECHA DE TURNADO Fecha en la cual fue turnado el documento.

Se puede establecer un rango de Fechas

indicando el periodo DEL día – AL día o

utilizando el Filtro, en el que se indica si se



días o Todos.

FECHA CONCLUIDO Fecha en la cual se concluyó el asunto en el

sistema. Se puede establecer un rango de

Fechas indicando el periodo DEL día – AL día

o utilizando el Filtro, en el que se indica si se



días o Todos.

DOCUMENTOS

VENCIDOS

Es una opción de búsqueda que al ser

seleccionada, especifica que el Documento



Una vez que se hayan seleccionado los filtros a aplicar en la búsqueda para ver los

resultados se da clic en el botón

ya esta vencido y/o la fecha compromiso ya

ha pasado.

DOCUMENTOS NO

VENCIDOS

Es una opción de búsqueda que al ser

seleccionada, especifica que el Documento

no esta vencido y/o la fecha compromiso no

ha vencido.

POR DEPENDENCIA Nombre de las áreas a las cuales se le dirige

un documento

DIRIGIDO A Nombre(s) de la(s) persona(s) a las cuales

se les dirige el documento. Se puede

delimitar marcando en alguna de las

opciones, si es un externo, interno o ambos;

o escribir el nombre de la persona.

COPIAS A Nombre(s) de la(s) persona(s) a las cuales

se les envía una copia y sus nombres vienen

especificados en el documento. Se puede

delimitar marcando alguna de las opciones,

si es un externo, interno o ambos; o escribir

el nombre de la persona.

TURNADOS POR Permite especificar en la búsqueda el

nombre de la persona que turnó el

documento. Se puede delimitar marcando

algunas de las opciones, si se trata de

encontrar documentos los cuales ya estén

concluidos o los documentos que no estén

concluidos(pendientes) o bien, buscar en

ambas categorías.

TURNADOS A Permite especificar en la búsqueda el

nombre de la persona a la que turnaron el

documento. Se puede delimitar marcando

algunas de las opciones, si se trata de

encontrar documentos los cuales ya estén

concluidos o los documentos que no estén

concluidos(pendientes) o bien, buscar en

ambas categorías.

PRIORIDAD DEL TURNO Prioridad especificada en la pantalla de turno

INSTRUCCIÓN Instrucción corta del turno

INSTRUCCIONES Instrucción larga del turno

POR INSTRUCCIONES DE Especificado en el turno del documento



5.- Opciones

Para acceder a las opciones que nos permitan manipular los documentos deberá dar

clic en el botón que se encuentra en el menú superior del modulo de

Seguimiento y Clasificación.

Estas opciones nos permiten manipular el documento que se ha seleccionado, cabe

mencionar que el que estén habilitadas o no, depende del estado del documento y por lo

tanto de la bandeja en la que se encuentre.

5.1 Turnar

Esta opción nos permite realizar uno o más turnos enviando una instrucción y

pidiendo o no el seguimiento para la misma.

Para seleccionar los nombres de las personas a las que se les enviará el turno,

tenemos la posibilidad de encontrarlos por 4 filtros que son:

Especifico



Listas

Favoritos

Subordinados

Pueden enviarse copias de turno, estas tienen la característica de mostrarse a su

destinatario con una leyenda que notifica que solo ha sido enviado como copia del turno de

otro empleado.

Una vez seleccionado(s) el(los) nombre(s) de las personas que recibirán el(los)

turno(s), se debe: seleccionar el tipo de instrucción del turno, seleccionar si se requiere

seguimiento o no, se debe anexar un comentario o extensión de la instrucción y la fecha

compromiso.

Para guardar los turnos se da clic en el botón y el sistema desplegará un

mensaje de confirmación de los turnos realizados.



Se pueden hacer todos los turnos que sean necesarios hasta que el documento sea

concluido.

5.2 Lista de turnados

Muestra un listado de las personas a las que se les turnó el documento desde el perfil

donde se esté trabajando.

5.3 Notificar Avances

En este modulo, se registran los avances sobre el documento, reportándolos con un

porcentaje y si se desea adjuntando una referencia como respuesta o bien un nuevo archivo

en formato PDF.



Para adjuntar un documento respuesta que ha sido emitido por el área del usuario se

da clic en la liga , y en caso de que haya sido emitido por algún otro

departamento pero seda respuesta del documento se seleccionará de la liga

.

Al seleccionar alguna de estas opciones se despliega una ventana que permitirá

seleccionar una o más referencias respuesta. En la parte superior se cuenta con 2 botones

que permitirán ver los documentos disponibles en la base de datos productiva o histórica



Cuando se quiera adjuntar un archivo PDF que no este registrado en el sistema, se

debe des-seleccionar para que el sistema muestre un

control de búsqueda para adjuntar el archivo.



5.4 Avances Notificados

En esta sección se muestra el historial de los avances que ha notificado el usuario,

así como las nuevas instrucciones o recordatorios hechos por su supervisor. Para cada una

de las notificaciones se muestra el porcentaje, la fecha, el avance reportado y si existen las

ligas a los documentos respuesta.

5.5. Supervisar

En esta sección se supervisan los avances notificados por las personas a las que se

les turnó el documento.



Para cada uno de los turnos se muestran 3 opciones para supervisar:

1.- Adicionar instrucción o recordatorio. Se utiliza para agregar algún recordatorio

sobre el documento.

2.-¿Dar por concluida?. Cuando se considera que la actividad del subordinado ya es

suficiente para dar por concluido el turno.

3.-¿Dar por concluida y anexar documento?. Igual que la opción anterior pero

adjuntando un archivo PDF como respuesta de la conclusión del turno.

Cuando el turno ya ha sido concluido pero se requiere rectificar, se despliega ala

opción de , lo cual abrirá nuevamente el turno realizado a la

persona.



5.6 Clasificar

Se muestran todos los expedientes del usuario en forma de árbol, y los expedientes

que le fueron compartidos en los que podrá clasificar el documento.

Para clasificar el documento se debe seleccionar el expediente y dar clic en el botón

En esta sección también se tiene la opción de crea una . El sistema

pedirá el nombre de la nueva carpeta y es necesario seleccionar el expediente o nivel del

cual va a depender, dar clic en botón y así se dará de alta el nuevo

expediente.

En ésta pantalla también se puede asignar un tema a un documento.

5.7 Reclasificar

Esta opción solo se habilita cuando el documento ya tiene por lo menos una

clasificación en los expedientes del usuario. Toma la clasificación actual y la reemplaza por



la del nuevo expediente que se elija. Para ello se dará clic en el expediente donde se desee

clasificarlo. Aplica también para Temas.

5.8 Clasificación masiva

En esta sección permite seleccionar uno o varios documentos para ser clasificados en

la misma carpeta.

Se seleccionarán los documentos y después se dará clic en una de las carpetas que

se muestran del lado derecho.



El sistema confirmará la clasificación y para terminar se da clic en el botón .



En esta sección también se puede dar de alta una carpeta, de debe proporcionar el

nombre elegir la carpeta de la cual va a depender para registrarla dar clic en el botón

.

El sistema enviara un mensaje de confirmación

También se puede clasificar masivamente por Tema. Los pasos a seguir son los mismos que con la clasificación del documento.



5.9 Más información

Aquí se despliega toda la información del documento con la cual fue registrada.

Como es su referencia, folio, tipo de documento, dirigidos, remitentes, copias, síntesis,

observaciones, etc.



Además de mostrar el nombre y fecha de la persona que registró el documento y de

quien lo modificó por última vez.

5.10 Visualizar Folio

En esta sección se puede visualizar el folio de entrada al documento, solo está

habilitada para los perfiles de área. El folio de entrada lo asigna el sistema de forma

automática.



5.11 Generales

En esta sección está abierta solo para perfiles de áreas. Está dividida en 2 partes:

1) Se puede adicionar la imagen conteniendo el acuse del documento

2) Cada área puede agregar contenido al campo de observaciones



.

6. Catálogos

A los catálogos se puede acceder desde el menú principal



Estos catálogos muestran información de los empleados de los organismos, así como

de los departamentos que los componen.



6.1 Catálogo de departamentos

En este modulo, se visualiza el catálogo de departamentos que pertenecen a tu

organismo de manera jerárquica. Si el departamento tiene departamentos que dependan de

él, se mostrará como liga y al dar clic se mostrarán estos.

Para ver el detalle de las personas que conforman los departamentos dar clic en ,

el sistema desplegará una ventana como la siguiente:

Al dar clic en el sistema despliega la página inmediata anterior en caso de

haberla.



6.2 Catálogo de empleados

Para acceder a este modulo dar clic en

Se puede filtrar a los empleados por su departamento y escribiendo parte del nombre

del empleado, para ver el resultado debe darse clic en . Se puede ordena los

resultados por: Nombre, Región, Ficha o Departamento.



7. Registro

En este modulo se puede registrar, modificar y eliminar documentos y registrar y

modificar circulares, que pueden ser enviados entre organismos, regiones, departamentos o

internamente. Se puede acceder a este modulo desde el menú principal.


.

Al entrar a ese modulo el sistema desplegará la siguiente ventana.



Nota: Para poder acceder a este modulo el sistema hace una verificación de los

expedientes que le corresponden al perfil ya que tiene que contar por lo menos con un

expediente para poder registrar los documentos.

7.1 Registro de documentos

Para iniciar el registro de los documentos en el Sistema, escribir el nombre o número

de referencia en el cuadro de registro de documentos y oprimir el botón Registrar.

Si tiene dado de alta alguna nomenclatura para Referencia puede utilizar la opción “Foliador” que se encuentra en el menú superior para generar una referencia

Si tiene dado de alta alguna nomenclatura para Referencias y la definió como predeterminada en el momento de entrar a la pantalla de registro se mostrará una ventana para confirmar si se genera la referencia de forma automática



Una vez que se proporciona la referencia o se da la indicación para generarla, se

presenta la siguiente pantalla, en donde se introducen los datos generales del documento.



Ligar con Documento en Revisión. Se especifica el documento que sirvió para

preautorizar y es de uso interno. No se trata del antecedente.

El estado del registro es. Es una calificación para el documento

o Normal. El documento llegará de forma inmediata a las bandejas de áreas de

los destinatarios y copias

o En Espera. El documento se guarda pero no será entregado a los destinatarios

y copias hasta que el documento sea liberado. Para liberar un documento

puede hacerse cambiando el estado del registro desde la pantalla de

Modificación del documento, o bien, en la bandeja de salida ó búsqueda se

presenta un botón que permitirá el cambio del estado

o En revisión. El documento llegará de forma inmediata a las bandejas de áreas

de los destinatarios y copias

Referencia: Es el identificador o nombre del documento.

Folio: Forma parte del nombre del documento, es un folio de salida.

Antecedentes: Referencia de documentos anteriores relacionados con el documento a

registrar. El documento a registrar puede representar parte o respuesta de los

avances notificados de otras referencias.

Por default, el sistema tiene seleccionado la opción de los antecedentes, en caso de

que el documento a registrar no tenga ninguno se deseleccionará la opción y el

sistema desplegará la siguiente confirmación.



En caso contrario, al dar clic en la liga el sistema desplegará la

siguiente ventana, de donde se podrán realizar búsquedas de referencias e irlas

seleccionando. Se cuenta con dos botones para buscar en la base de datos

productiva o histórica.



Para aquellos documentos que esté habilitado se podrá ingresar el porcentaje que

representa el nuevo documento como respuesta del seguimiento. Solo es necesario

seleccionar la casilla del lado derecho e indicar en la caja de texto el porcentaje.

Una vez seleccionados los antecedentes se da clic en el botón , esta ventana

se cerrará y regresaremos a la plantilla de registro.

Fecha del documento: Fecha de emisión del documento. Es obligatorio.

Fecha y Hora de recepción: Fecha en la que se ingresa el documento al sistema. Esta

fecha puede ser modificada por la persona que está registrando el documento. A la

par el sistema lleva la fecha real de registro del documento para cuestiones de

revisiones.

Fecha compromiso: Es un campo opcional, solo en caso de que exista en el

documento físico.

No Visible. Al marcar el documento como No visible se mostrará la siguiente

advertencia

Anexo(s): En caso de tenerlos, debe marcarse la casilla.

Prioridad: Las opciones son: Normal, Urgente y Extraurgente.

Tipo de documento: Es una descripción del tipo de documento, este puede ser: Oficio

interno, Oficio Externo, Memorandum, etc.

Tema: Se considera una doble clasificación del documento. Es opcional

El documento es: se refiere a indicar si el documento que se está registrando es

original o copia

Remitentes: Al dar clic en la liga el sistema desplegará la siguiente

ventana, en la que podrán seleccionarse los remitentes, dirigidos y copias del

documento.



Para seleccionar los nombres de las personas que aparecen en el oficio, se tienen

filtros por:

o Especifico

o Listas

o Favoritos

Se debe seleccionar el nombre de la persona y después con el botón que

corresponda a cada uno de las secciones para que el nombre seleccionado aparezca en el

lugar correspondiente.

Cuando aparezca en el oficio uno o mas nombres de personas que no están

registradas en el sistema porque pertenecen a otras compañías, se deben registrar como

personal externo.

El listado de personal externo perteneciente al departamento se muestra del lado

derecho de la ventana de datos.



Para dar de alta a un externo se da clic en el botón , el sistema desplegará

una ventana donde es necesario llenar los campos de Nombre y Dependencia.

Una vez que se introdujeron estos datos dar clic en el botón , la ventana se

cerrará y el nombre del externo aparecerá en el listado para que pueda ser seleccionado por

el botón en la sección de corresponda.

Si se desea modificar los datos de alguno de los externos, basta con seleccionarlo y

dar clic en el botón , el sistema desplegará una ventana con la información actual

del externo con los campos editables.



Una vez actualizados los datos se da clic en el botón y los cambios se verán

reflejados en el listado de personal externo.

Para eliminar a un externo deberá seleccionarse y dar clic en el botón , el

sistema pedirá una confirmación y al dar clic en habrá sido eliminado el nombre

del personal externo.

Una vez que han sido seleccionados los nombres de las personas que aparecen en el

oficio se debe dar clic en el botón , la ventana de Datos se cerrará y

regresaremos a la plantilla del documento, donde los campos de Remitentes, Dirigidos y

Copias y sus respectivos departamentos o dependencias son desplegados.

Antefirma: Iniciales que se muestran al final del documento.

Antefirma: Iniciales al pie del documento de quién lo elabora

Documento: Archivo que contiene la imagen electrónica del documento. Se digitaliza

previamente al registro de los datos del documento. Desde este campo podemos

adjuntar o asociar la imagen del documento con sus datos generales. Es obligatorio

Al presionar el botón Examinar, se activa una ventana en donde se puede elegir el

archivo correspondiente a la imagen electrónica del documento que se está

registrando, el documento debe estar en formato PDF:



Síntesis: Asunto o síntesis contenidos en el documento. (obligatorio)

Observaciones: Datos adicionales que se consideran importantes para el registro del

documento.

Documento Dirigido A: Tiene el mismo comportamiento que Remitentes

Copias A: Tiene el mismo comportamiento que Remitentes

Expediente RM-SAAD: Una forma adicional de clasificador expedientes

Una vez completados todos los datos del documento se da clic en el botón y

posteriormente en .

Al presionar el botón de confirmar se mostrará el siguiente mensaje:



Si fue marcado la opción de , el sistema pasará a la siguiente ventana para el

registro de los anexos correspondientes.




archivo PDF correspondiente al anexo.

Una vez que ha sido seleccionado el archivo, para agregarlo dar clic en el botón

.

Una vez agregado el anexo, se puede visualizar o bien eliminar, para lo cual se

debe seleccionar el renglón del anexo y dar clic en el botón

Una vez seleccionados los archivos anexos dar clic en el botón el

sistema desplegará la siguiente ventana, en la que se va a clasificar el documento.



Se debe elegir la carpeta en la cual va a quedar clasificado el documento, al

seleccionarlo el sistema desplegará una ventana de confirmación y al dar clic en el botón

el documento quedará registrado.



7.2 Modificación de documentos

Esta opción permite efectuar modificaciones en los datos relacionados con

documentos registrados previamente.

Para modificar un documento, teclear la referencia del documento que deseamos

modificar o elegirla de la lista y dar clic en el botón .

Nota: El usuario podrá modificar únicamente los documentos registrados por él

mismo. Aún en los documentos en los que se es remitente, si el registro no fue realizado

por el remitente, éste no podrá hacer modificaciones.

Una vez proporcionada la referencia del documento a modificar, el sistema muestra

la siguiente pantalla:



Para iniciar los cambios habrá que dar clic en la opción con que se quiere trabajar y

presionar el botón .

Las opciones que se tienen para modificar los documentos son:

Datos: Si lo que se desea es modificar los datos generales de los documentos,

seleccionar y oprimir el botón . Se presenta una pantalla similar

a la de registro de documentos mostrando los datos ya capturados.



Esta plantilla funciona igual que en el registro, todos los datos son susceptibles de

cambios excepto la referencia.

Una vez que ya se modificaron o actualizaron los datos del documento, para registrar

los cambios se debe dar clic en el botón .

Anexos: Si el documento no cuenta con anexos o se quieren modificar o borrar, en

esta sección es posible agregarlos, sustituirlos o eliminarlos. seleccionar

y oprimir el botón .

Esta opción funciona de la misma manera del registro de anexos, podremos ver

enlistados los anexos existentes (si los hay), se pueden agregar o eliminar los

anexos.



Una vez que ya se tienen actualizados los anexos se da clic en el botón

para completar la modificación.

Nota: Los anexos nuevos en la lista no pueden ser visualizados desde el listado de los

anexos, ya que no se encuentran físicamente en la base de datos, solo podrán ser

visualizados en el momento de ser localizados por botón “Browse” por medio de "Ver

Documento". Si el usuario da clic en el nombre del nuevo anexo agregado en la lista, se

visualizará la imagen principal del documento no del anexo.

Archivo: Para sustituir el archivo principal del documento seleccionar y

oprimir el botón . Se despliega la siguiente ventana, en donde podemos

seleccionar el archivo a sustituir como imagen principal del documento. Una vez

seleccionado dar clic en el botón para completar la modificación.



Cuando un documento ya fue concluido o turnado el sistema no permitirá la

modificación. Una alternativa es utilizar el botón de “Adicionar”, el cual se encuentra

abajo del botón “Modificar”. Adicionar solo permitirá incluir destinatarios, anexos,

observaciones, antecedentes y cambiar el estado de confidencial del documento.

7.3 Eliminación de documentos

Al seleccionar la opción de eliminar documentos, el sistema presenta una pantalla

donde se seleccionará la referencia a eliminar, cabe mencionar que solo se podrán eliminar

las referencias que no estén turnadas ni hayan sido concluidas.

Al seleccionar una referencia, se muestra los datos de registro y su imagen. Para

confirmar la eliminación dar clic en el botón .



En la parte inferior de los datos hay un botón que abre una ventana

donde se muestra la información de creación y última modificación.

7.4 Registro de circulares

Una circular es un documento que contiene asuntos de carácter informativo, y que se

desea hacer llegar a un determinado conjunto de personas dentro de la organización o en

otro organismo.



Para registrar una circular, se debe escribir la referencia y dar clic en el botón

, el sistema desplegará la plantilla de registro para la circular.

Los datos que se deberán proporcionar son:

Referencia: Es un conjunto de caracteres y dígitos (clave única) que identifican un

documento de los demás, es importante señalar que una referencia no debe

contener comillas, o apóstrofos, la referencia se debe escribir igual a la que esta en

el documento.

Antecedente: Es la referencia que indica el documento sobre los comunicados

anteriores relacionados con este documento.

Fecha del documento: Fecha en la que fue emitido el documento.

Fecha de recepción: Fecha en la que se recibe o se registra la circular.

Fecha de vigencia: Fecha en la expira la circular o deja de tener validez.



Síntesis: En este campo se indicará el asunto o síntesis que presenta el documento.

Este campo es obligatorio, es decir, no puede quedar vacío.

Remitente: Al dar clic sobre la liga aparecerá una ventana donde se

podrán seleccionar los remitentes de la circular que pueden ser personal interno o

externo (tiene la misma funcionalidad que para el registro de los documentos).

Una vez que han sido seleccionados los remitentes de la circular dar clic en el botón

, la ventana se cerrará y se llena el campo de Remitentes y su departamento en

la plantilla de registro.

Documento: Archivo que contiene la imagen electrónica de la circular. Se digitaliza

previamente al registro de los datos de la circular. Desde este campo podemos

adjuntar o asociar la imagen de la circular con sus datos generales. Es obligatorio


archivo correspondiente a la imagen electrónica de la circular que se está

registrando, el archivo debe estar en formato PDF:



Destinatarios: Para agregar a los destinatarios de tiene que dar clic en la liga

, el sistema abrirá la siguiente ventana:



La circular puede ser enviada a uno o varios departamentos, regiones u organismos.

Una vez elegidos los grupos de destinatarios dar clic en el botón de , se

cerrará la ventana y se llenarán el campo de destinatarios de la plantilla de registro.

Cuando ya fueron completados todos los datos de registro, dar clic en el botón

para completar el registro de la circular.

7.6 Modificación de circulares

Para modificar una circular, es necesario introducir la referencia o elegirla de la lista

y dar clic en el botón .

Las opciones que se tienen para modificar los documentos son:



Datos: Si lo que se desea es modificar los datos generales de la circular, seleccionar

. Se presenta una pantalla similar a la de registro de la circular mostrando

los datos ya capturados.

Anexos: Si la circular no cuenta con anexos o se quieren modificar o borrar los

existentes, en esta sección es posible agregarlos, sustituirlos o eliminarlos.

seleccionar .



Una vez que ya se tienen actualizados los anexos se da clic en el botón


Archivo: Para sustituir el archivo principal de la circular seleccionar . Se

despliega la siguiente ventana, en donde podemos seleccionar el archivo a sustituir

como imagen principal del documento. Una vez seleccionado dar clic en el botón




8. Consulta de circulares

Este modulo se encuentra ubicado en la parte derecha del menú principal


.

En esta sección se visualizan las circulares que han sido enviadas a su departamento,

región u organismo. Por default se despliegan las circulares vigentes.



Los filtros para las circulares son:

Para ver los resultados de los filtros aplicados es necesario dar clic en el botón

.

Se refiere a las circulares que fueron

enviadas a un departamento o a la región a

la que pertenece el usuario.

Es el estado de la circular, las no vigentes

son aquellas donde su fecha de vigencia es

menor a la fecha actual.

Se podrán buscar las circulares por la

coincidencia de una o más palabras de la

síntesis.



9. Asignación de permisos

Se puede acceder a este modulo desde el menú principal, en la parte inferior del lado

izquierdo.

Este modulo permite otorgar permisos sobre nuestro perfil a las personas que

deseemos para que puedan acceder a nuestro perfil, sin necesidad de hacer de su

conocimiento su usuario y contraseña.

Si no se ha concedido ningún permiso, el sistema desplegará la siguiente ventana:



Al dar clic en el botón de Aceptar, se despliega la siguiente ventana:

Para otorgar un permiso se dará clic en el botón y el sistema desplegará

la siguiente pantalla :



Donde se elegirá el nombre de un empleado y se escribirá la justificación del permiso

que se le otorga sobre el perfil, una vez que ya se ha completado esta información de dará

clic en el botón , el sistema desplegará la siguiente ventana de confirmación

Si se da clic en el botón , el sistema regresa a la pantalla anterior para

poder seleccionar otro empleado; si da clic en el botón , el sistema mostrará la

pantalla de inicio del modulo.



Cuando ya se tienen permisos sobre el perfil, también se pueden eliminar

para lo cual hay que dar clic en el botón y se mostrarán listado los nombres de

las personas alas cuales se les ha dado permiso, acompañados de un checkbo, el cual se

seleccionará si se requiere eliminar el permiso se pueden elegir varios nombres a la vez.

Una vez seleccionados los nombres se dará clic en el botón y el

sistema muestra una ventana de confirmación como la siguiente:



Para visualizar los permisos concedidos de debe dar clic en el botón

y el sistema mostrará el listado de los empleados que han sido

beneficiados con el permiso sobre su perfil.

10. Mesa de ayuda


izquierdo.



Al dar clic en la liga, el sistema desplegará la siguiente ventana, donde se despliega

el número de la Mesa de ayuda que le corresponda por región al usuario del perfil



11. Información personal

Se puede acceder a este modulo desde el menú principal, en la parte inferior al

centro.

Este modulo contiene la información general del empleado con la que se dio de alta

en el sistema.



12. Políticas y ayuda


derecho.


En este modulo podemos encontrar los lineamientos, manuales y ayuda para la

operación y buen funcionamiento del sistema. Al dar clic en la liga se desplegará la siguiente

ventana:



14. Estadísticas

Se puede salir del sistema a través de la liga del menú principal que se encuentra en

la parte inferior del lado derecho.

Cuando entramos al módulo de estadísticas automáticamente nos muestra la

pantalla con los filtros que podemos aplicar para conocer los datos estadísticos.



La lista muestra 3 opciones:

Estadísticas de documentos Registrados

Estadísticas de documentos Recibidos

Estadísticas de documentos Turnados

Para utilizar la pantalla debe seleccionar una opción de la lista y presionar el botón

Se presentará una ventana con el resultado de la Generación. En la parte superior se

presentan parámetros los cuales se pueden cambiar y al terminar presionar el botón

para refrescar el reporte con los parámetros indicados.

Los parámetros presentados son:

Es el agrupamiento por el cual se

presentará la estadística

El inicio de la vigencia a considerar

El término de la vigencia a

considerar

Si se desea incluir los documentos

de histórico



Si necesita conocer los documentos que conforman los totales, debe presionar un

click sobre alguno de los totales y se generará el reporte correspondiente mostrando la lista

de documentos

En la parte superior de la ventana existe una liga llamada . Aquí se

mostraran datos relevantes tales como: desempeño, productividad, eficacia, eficiencia,

ahorro de papel, tiempos mínimos, tiempos máximos, etc. en cuanto al registro y

seguimiento de los documentos.



Las estadísticas se podrán generar con los siguientes filtros:

Permite seleccionar entre las

estadísticas generales, por

departamento o de forma

individual.

Se habilita una vez que se ha

seleccionado el tipo “por

departamento”. Aquí se

seleccionará el departamento del

que se desea mostrar su

información.



Una vez seleccionados los criterios de búsqueda se dará clic en el botón

para mostrar los resultados o bien actualizarlos.

Cuando se filtra por departamento o por persona se muestra una sección de DATOS

DEL DESEMPEÑO que hace referencia al número de documentos atendidos y pendientes

con los tiempos de atención.

Se habilita si se ha seleccionado en

el filtro Tipo la opción por persona.

Al seleccionar un nombre, se

presentará la información

estadística de los documentos que

le pertenecen.

Con estos dos controles se puede

indicar el periodo de tiempo del

que se quieran los datos

estadísticos



15. Respaldo

Es una herramienta que se instala en la PC del usuario y cuyo objetivo es generar

respaldo de los documentos enviados y recibidos por perfil en Disco. Al abrir la ventana se

presentarán 2 iconos:

Empiece por leer la Guía de instalación la cual le explicará cómo utilizar la

herramienta.

16. Definición de Folios

Con este módulo se pretende que cada área podrá llevar desde el SAC el control de

los consecutivos utilizados como números de documentos, folios de salida o folios internos.

Para poder utilizar el control de folios, es necesario primero definir las nomenclaturas

que serán utilizados como identificadores

Al entrar a la pantalla se presenta la sección para consultar y la sección para definir

el tipo de nomenclatura a dar de alta



ALTA DE NOMENCLATURA:

Para la alta de Nomenclatura de tipo Identificador-Consecutivo-año, la nomenclatura

que se presentará en el momento de estar generando los folios será del tipo identificador-

consecutivo-año, por ejemplo: PEP-SCTI-PBA-5-2010, en donde el identificador es PEP-

SCTI-PBA, el consecutivo (Inicio del rango) es 0 y el año es 2010.

Para la alta, inicia proporcionando si es o no predeterminada, una descripción breve

del identificador, proporciona el año que desea utilizar, proporciona el identificador y el

inicio del rango



Al terminar presiona “Guardar”

Nota.

Predeterminado se refiere a que al momento del registro se generara de manera

automática la Referencia o el Folio

El consecutivo para varias Nomenclaturas se refiere a que un Consecutivo puede

ser utilizado por una o más Nomenclaturas.

Para generarlo es necesario contar con el consecutivo o seleccionarlo si ya existe

Ejemplo:

Las Nomenclaturas FOL-SCTI-PB-UNO Y FOL-SCTI-PB-DOS utilizaran el mismo

consecutivo

0.



La nomenclatura puede ser compartida a otros Departamentos, para que sea utilizada por el

o los departamentos.

Al dar click en “Compartir Folios”, el sistema direcciona a una pantalla donde se

podrán agregar o eliminar los permisos de compartición de la Nomenclatura.



CONSULTAR O MODIFICAR NOMENCLATURA:

Para modificar selecciona el identificador que desees modificar de la lista y proceda a

modificar

17. Foliador

Es utilizado para generar los folios previa defición

En el momento del registro si se cuenta con una Referencia establecida como

Predeterminada, el sistema preguntara si se desea generar una Referencia Automática, se

puede aceptar o cancelar la opción.



En caso de ACEPTAR, automáticamente se genera la Referencia y direcciona a la

pantalla de Registro.



O bien, si se CANCELA se requiere proporcionar un número de oficio y seguido presionar el botón “Registrar”.

O bien, este número puede ser obtenido utilizando la opción “Foliador”. Para utilizar “Foliador” solo se requiere dar un click sobre la leyenda “Foliador” que se muestra en el menú superior de la pantalla de registro

El Foliador puede ser utilizado por perfiles de área y perfiles personales. En ambos casos los identificadores-consecutivos sobre los que se trabajan son los mismo a nivel de área. Es decir, si un perfil personal ocupa un consecutivo, ocupará el consecutivo que corresponda al área



Al presionar “Foliador” se mostrará la siguiente pantalla:

La pantalla está dividida: una sección para obtener el identificador para la Referencia y una sección para obtener el identificador para el folio de salida

Para generar un consecutivo para la Referencia:

1. Seleccionas el identificador

2. Presionas el botón “Generar”

3. Presionar “Ocupar Referencia”



En el momento de presionar “Ocupar Referencia”: Se abre la pantalla de registro, Se copia la nomenclatura en Referencia y se procede a continuar con el registro del documento normalmente

Para generar un consecutivo para la Referencia con Folio de Salida:

1. Seleccionas el identificador para la Referencia y presiona el botón “Generar”

2. Selecciona el identificador para el Folio de salida y presiona el botón “Generar”

3. Presionar “Ocupar Ambos”



En el momento de presionar “Ocupar Ambos”: Se abre la pantalla de registro, Se copia la nomenclatura en Referencia y Folio respectivamente y se procede a continuar con el registro del documento normalmente

APARTADO DE FOLIOS

Se puede “Apartar” consecutivos, de tal forma que posteriormente puedan ser utilizados.

Para apartar un consecutivo:

1. Entrar a Foliador

2. Seleccionar un identificar

3. Presionar “Generar”

4. Proporcionar un motivo para el apartado

5. Presionar el botón “Guardar”

Para Cancelar Consecutivos:


2. Seleccionar un apartado

3. Presionar “Cancelar Folio”

Para ocupar un consecutivo “Apartado”:


2. Seleccionar el consecutivo de la lista de Apartados



3. Ocupar

Todos los consecutivos generados dentro del foliador son consecutivos Apartados. Si por alguna razón el consecutivo finalmente no es ocupado porque se cancele el registro, el consecutivo se encontrará disponible en la lista de Apartados para ser ocupado posteriormente.

UTILIZAR PARA CONTROL DE FOLIOS INTERNOS

Cada documento que llegue a las bandejas de entrada de las áreas, tiene un número de Referencia asignado y que es único en todo el sistema.

Queda a criterio de cada área asignar un número de control interno que será adicional al número único de Referencia. Este número es solo para control del área, en el momento en que el documento se turne el número que se presentará a los turnos será el número de Referencia único y para otros perfiles se desconocerá este folio interno.

Para asignar un Folio Interno

1) En la bandeja de entrada del área se presenta un botón llamado “Folio Interno”

2) Presionar el botón de “Folio Interno”

3) Generar o seleccionar un folio apartado

4) Presionar “Ocupar Folio”

FOLIOS DE ENTRADA

El sistema cuenta con un “folio de entrada” consecutivo automático, el cual pueden consultar los perfiles de áreas, en Opciones- Visualizar Folio. Este folio sigue existiendo y no se ve afectado por la funcionalidad de “Foliador”



18. Cambiar de perfil

Para cambiar de perfil, es necesario dar clic en la liga que corresponde y verá los

perfiles a los cuales tiene permiso..


19. Salir del sistema

Se puede salir del sistema a través de la liga del menú principal que se encuentra en

la parte inferior del lado derecho.



O bien desde el menú superior del modulo de Seguimiento y Clasificación .

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