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MANUAL de Procedimientos
APLICADO A:
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
SAN LUIS POTOSI, S.L.P., OCTUBRE 2016
DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
C O N T E N I D O
Objetivo.
Consideraciones.
Identificación.
Políticas Generales de Operación.
Procedimientos:
Proyecto del Presupuesto Anual Capítulos 2000 y 3000.
Apoyo a Eventos Especiales del SEER.
Control Contable de Partida Presupuestal
Cotización y Control de Compras
Operación y Control del Centro de Fotocopiado.
Fumigaciones y Mantenimiento.
Control y Registro de Inventarios de Mobiliario y Equipo.
Requisiciones de Material.
Control de Salidas de Mobiliario y Equipo para reparación.
Control y Gestión de Servicios Básicos.
Gestión Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular.
Recepción del Conmutador.
Mantenimiento Preventivo y correctivo de los Equipos de Computo.
Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular.
Catálogo de Formas.
Inventario de Procedimientos.
Autorización.
1.
2.
3.
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O B J E T I V O
Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.
Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa
para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos.
Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de
instrucciones y las fugas de responsabilidad.
Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se
debe de hacer y como se debe de hacer.
Es una fuente de información y adiestramiento para el personal actual
y de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas
unidades administrativas.
Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.
De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley
Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a la
Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales de
Organización y Procedimientos de las dependencias del Ejecutivo.
El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar
decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de
ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta el
Departamento de Recursos Materiales adscrita a la Dirección de
Servicios Administrativos.
Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y de
la aplicación del Manual así como de dar a conocer a sus
colaboradores el contenido del mismo y en su caso las actualizaciones
y modificaciones.
La información contenida en este documento será complementada y
enriquecida conforme las circunstancias lo requieran.
A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que su
información se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos de
viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante su
enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en
su aplicación.
La Dirección de Organización y Métodos será responsable de
controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a cabo
en el contenido del Manual.
El Departamento de Recursos Materiales tiene la responsabilidad
de proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lo
requieran, respecto a su interpretación y aplicación.
CONSIDERACIONES
El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de
incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.
El Departamento de Recursos Materiales coordinará la impresión
del Manual y será el responsable de su distribución.
El Manual debe interpretarse como un documento de consulta y
observancia normativa.
Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración para
el buen uso aplicación del Manual de Procedimientos.
CONSIDERACIONES
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IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
UNIDAD:
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
FECHA DE ELABORACIÓN:
OCTUBRE 2016
RESPONSABLE DE ELABORACIÓN:
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
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POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 4
a) Recepción de Documentación.
1. El personal de la Dirección de Servicios Administrativos serán los encargados de recibir la documentación para
cualquier trámite y en su caso aceptarla o rechazarla conforme a los lineamientos establecidos. 2. Si la documentación cumple con los requisitos de tiempo y forma, el personal no se podrá negar por ningún motivo a
recibir la documentación y llevar a cabo el trámite solicitado. 3. La recepción de la documentación por parte del personal de la Dirección de Servicios Administrativos no implica la
autorización de los movimientos solicitados. 4. La documentación alterada por parte del personal responsable que haya incurrido en este hecho constituye un delito
que podrá ser penalizada, de acuerdo con la Ley de Servidores Públicos.
b) Trámite de Documentación.
1. La elaboración de formatos, relaciones, memorandos, oficios y demás escritos por parte del personal adscrito a la Dirección de Servicios Administrativos será responsabilidad de los Jefes de Departamento, la revisión, rúbrica y/o autorización, informando al Director de Servicios Administrativos y en su caso, rubrique y autorice según el trámite.
2. El Encargado de Recursos Propios y el Encargado de Fondo Revolvente del Departamento de Recursos Financieros
son los únicos que realizan cobros en efectivo, siendo los demás trámites que se realizan en está dirección gratuitos y cualquier anomalía será penalizada, de acuerdo a la Ley de Responsabilidades de Servidores Públicos.
3. La elaboración de cheques previa solvencia presupuestal, es responsabilidad del Jefe del Departamento de
Recursos Financieros, y estos cheques deberán ser presentados con su póliza y comprobantes de justificación ante el Director de Servicios Administrativos y por el Director General del SEER para su autorización y firmas mancomunadas.
c) Entrega de Documentación.
1. La entrega de documentación personal, se realizará en forma individual, teniendo el solicitante que presentar identificación oficial vigente con fotografía.
2. La identificación oficial puede ser:
a) Credencial del Sistema Educativo Estatal Regular vigente. b) Credencial de Elector (IFE) c) Pasaporte vigente d) Cedula profesional e) Credencial de Pensiones
3. El pago de quincenas y/o pagos extraordinarios se realizará en forma personalizada previa identificación oficial
vigente con fotografía, teniendo la opción de manejar una persona habilitada previa presentación de carta poder notariada con el visto bueno del Jefe de Recursos Financieros.
4. La entrega de documentación y pagos se realizarán en días y horas hábiles.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN
Fecha de elaboración: Octubre 2016
Departamento: Recursos Materiales Hoja: 2 de 4
d) Personal Adscrito a la Dirección de Servicios Administrativos:
1. El Director de Servicios Administrativos es el encargado de autorizar al personal adscrito a la Dirección de
Servicios Administrativos el rol de vacaciones y demás relacionados. 2. El personal adscrito a la dirección deberá guardar discreción y confidencialidad de la información que se maneja en
la Dirección de Servicios Administrativos. 3. El personal adscrito a la dirección que cometa actos indebidos, venga a laborar con aliento alcohólico o cometa
alguna acción con dolo se hará acreedor a un acta administrativa que ira en su expediente personal. 4. El personal adscrito a la dirección no podrá realizar favores personales en cuanto a trámites y demás dentro de su
horario de trabajo, aprovechando el puesto que ocupa.
e) Uso de Vehículos Oficiales:
1. El Director de Servicios Administrativos es el encargado de autorizar al personal adscrito a la Dirección de Servicios Administrativos que utilizará los vehículos oficiales, así como de autorizar el uso de los vehículos oficiales a las demás áreas del SEER previo oficio.
2. El personal del SEER comisionado a manejar los vehículos oficiales del SEER tiene la responsabilidad de hacer
buen uso del vehículo, así como de portar su Licencia de Manejo vigente y reportar cualquier anomalía o daño del vehículo al Director de Servicios Administrativos por escrito.
3. El personal comisionado a manejar los vehículos oficiales, deberá llevar oficio autorizado por el Director de Área
dando la fecha y tipo de comisión al que está asignado. 4. Cualquier anomalía en el uso de los vehículos oficiales por parte del personal será acreedor a sanciones, de
acuerdo a la Ley de Responsabilidades de Servidores Públicos.
f) Recepción de Documentación
1. El personal del Departamento y en caso de ausencia del Jefe de Departamento serán los encargados de recibir la documentación para cualquier trámite en forma personal y en su caso aceptarla o rechazarla conforme a los lineamientos establecidos.
2. Si la documentación cumple con los requisitos de tiempo y forma el personal no se podrá negar por ningún motivo
a recibir la documentación y llevar a cabo el trámite solicitado.
3. La recepción de la documentación por parte del personal del Departamento no implica la autorización de los materiales y/o servicios solicitados.
4. El personal del Departamento de Recursos Materiales no podrá entregar por ningún motivo material que no haya
sido autorizado por el Director de Servicios Administrativos.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Elaboración del Proyecto del Presupuesto anual.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Determinar anualmente el presupuesto anual a aplicar en la estructura administrativa del SEER, conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección General de Planeación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso:
Áreas Administrativas adscritas del SEER.
Centros Educativos adscritos al SEER
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Elaboración del Proyecto del Presupuesto Anual
1. Lineamientos presupuéstales que emite la Dirección General de Planeación y Presupuesto de Gobierno del Estado
en los cuales se nos indica el formato requerido para su presentación y las fechas señaladas de revisión y entrega del Anteproyecto.
2. Tener un análisis mensual y anual del comportamiento financiero de cada una de las partidas presupuestales para
tener una base de calculo real de acuerdo a lo ejercido y a las necesidades que se van presentando, tales como el incremento de áreas administrativas o Centros Educativos de nueva creación, así como servicios generales emergentes no previstos en el techo financiero.
3. Se debe considerar el incremento anual del pago de servicios básicos, así como el índice inflacionario. 4. El Anteproyecto de Presupuesto deberá ser revisado y autorizado por la Dirección de Servicios Administrativos
para posteriormente concentrar toda la información en el Departamento de Recursos Financieros, la cual se remite a la Dirección General de Planeación y Presupuesto de Gobierno del Estado para su autorización.
5. Deben considerarse las tareas programadas en el Plan Anual de Actividades al momento de elaborar el
Anteproyecto del Presupuesto Anual.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 2
Procedimiento: Elaboración del Proyecto del Presupuesto Anual
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
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Solicita elaboración de Presupuesto Anual Capítulos 2000 Materiales y Suministros 3000 Servicios Básicos, al Departamento de Recursos Materiales, de acuerdo a los lineamientos de la Dirección General de Planeación y Presupuesto SF. Elabora análisis de los registros mensuales de cada partida presupuestal y obtiene un costo promedio de lo ejercido. Obtiene el costo que representa cada Centro Educativo o Área Administrativa de nueva creación y su repercusión en el Presupuesto. Coteja con la Subdirección de Servicios Generales de OM el gasto A ejercer en los servicios básicos de los Centros Educativos y Unidades Administrativas adscritas al SEER. Presenta a la Dirección de Servicios Administrativos el Presupuesto Anual. Revisa proyecto de Presupuesto Anual. No lo aprueba, remite al Departamento de Recursos Materiales para su
corrección. Sí lo aprueba, continua procedimiento. Remite al Departamento de Recursos Materiales para su trámite correspondiente. Elabora oficio dirigido a la Dirección General de Planeación y Presupuesto para envió del Presupuesto anual para su autorización. Recaba las firmas de los siguientes funcionarios: a) Dirección de Servicios Administrativos de Vo.Bo. b) Dirección General del SEER de autorización Envía por medio de oficio el presupuesto anual del SEER a la Dirección General de Planeación y Presupuesto SF, para su autorización, recabando acuse de recibo.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 2 de 2
Procedimiento: Elaboración del Proyecto del Presupuesto Anual
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Dirección General de Planeación y Presupuesto SF Departamento de Recursos Materiales Dirección General de Planeación y Presupuesto SF Dirección General del SEER Departamento de Recursos Materiales
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Recibe por medio de oficio proyecto de presupuesto anual y remite oficio con los siguientes datos de registro. a) Sello oficial. b) Fecha y hora de recepción. c) Rubrica de recepción. Obtiene acuse de recibo y lo archiva junto con copia del Presupuesto Anual enviado. Posteriormente informa a la Dirección General del SEER oficio del presupuesto anual autorizado a aplicar en el siguiente ejercicio. Recibe oficio de autorización del presupuesto anual a ejercer emitido por la Dirección General de Planeación y Presupuesto SF. Turna oficio de autorización de presupuesto anual al Departamento de Recursos Materiales. Recibe oficio de autorización de presupuesto anual para ejercerlo y archiva Envía copia del presupuesto anual autorizado por la Dirección de Planeación y Presupuesto de SF a Departamento de Recursos Financieros para su conocimiento y aplicación.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Apoyo a Eventos Especiales
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Coordinar conjuntamente con las Unidades Administrativas solicitantes el apoyo en materiales y servicios requeridos para llevar a cabo eventos especiales establecidos en el Plan Anual de Actividades del Sistema Educativo Estatal Regular.
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ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso:
Áreas Administrativas adscritas del SEER.
Centros Educativos adscritos al SEER
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Procedimiento: Apoyo a Eventos Especiales Hoja: 1 de 1
1. Se deberá contar con un oficio previamente autorizado por la Dirección de Servicios Administrativos de las
Unidades Administrativas solicitantes, en donde indiquen de manera clara el tipo de material y/o servicio que requieren.
2. La Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado, será la instancia autorizada
designar al proveedor que realizará el trabajo solicitado. 3. En la contratación de mobiliario y equipo, se analizarán las características propias del evento a realizar y se elegirá
al proveedor que cuente con el equipo y la calidad necesaria para llevarlo a cabo. 4. En los materiales de oficina y el material de fotocopiado de documentos, se deberá verificar en tiempo y forma que
se cuente con las existencias necesarias en el Almacén para poder abastecer oportunamente los requerimientos solicitados.
5. En el caso de la entrega de material de oficina para el apoyo al evento, el formato que se deberá llenar y entregar
será el Reporte de Salida de Almacén formato SEER-DSA-RM-VS-02. 6. En el caso del material de reproducción la Unidad Administrativa solicitante será la responsable de verificar que el
material reproducido cumpla con las especificaciones solicitadas. El Departamento de Recursos Materiales solo fungirá como mediador oficial entre el Proveedor y la Unidad Administrativa.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 3
Procedimiento: Apoyo a Eventos Especiales
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Titular de la Unidad Administrativa Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Dirección General de Adquisiciones de Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. Proveedor Departamento de Recursos Materiales Unidad Administrativa Proveedor Titular de la Unidad Administrativa
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Solicita a través de oficio a la Dirección de Servicios Administrativos el apoyo para realizar las actividades programadas en el plan Anual de Actividades Recibe el oficio de solicitud y lo firma en señal de autorización. Turna el Oficio de solicitud con los requerimientos al Departamento de Recursos Materiales Recibe el Oficio de solicitud y clasifica el tipo de apoyo que se le prestará a la Unidad Administrativa, tomando en cuenta las características propias del evento a realizar, el cual puede ser en las siguientes modalidades. Impresos Elabora el requerimiento de documentos solicitados previamente firmados por la Dirección de Servicios Administrativos de autorización y Vo.Bo. del Departamento de Recursos Materiales. Envía el documento de requerimiento en original y copia al Director General de Adquisiciones de la O.M. Recibe original del requerimiento y firma el acuse de recibo Elige y autoriza al Proveedor que elaborará los impresos. Acude al Departamento de Recursos Materiales Presenta al Proveedor con el Titular de la Unidad Administrativa solicitante Indica al Proveedor las especificaciones de los impresos. Elabora impresiones y las entrega a la Unidad Administrativa Revisa que los impresos cumplan con lo requerido e informa vía telefónica al Departamento de Recursos Materiales que ha recibido el material según lo solicitado.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 2 de 3
Procedimiento: Apoyo a Eventos Especiales
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Proveedor Departamento de Recursos Materiales Secretaria de Control y de Compras Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Unidad Administrativa Proveedor Departamento de Recursos Financieros Departamento de Recursos Materiales Auxiliar Contable
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Presenta al Departamento de Recursos Materiales Orden de Compra en original y acuse de recibo para su recepción y trámite. a) Original de la Orden de compra para el proveedor. b) Copia para el Departamento de Recursos Materiales. En los casos de mobiliario y equipo Cotiza con tres proveedores y/o prestadores de servicios. Presenta cotizaciones a Dirección de Servicios Administrativos para que las firme en señal de visto bueno. Revisa las cotizaciones y selecciona al proveedor que más se ajuste al presupuesto y a la calidad esperada y la devuelve al Departamento de Recursos Materiales. Contrata por teléfono al proveedor designado y posteriormente lo pone en contacto con la Unidad Administrativa solicitante para acordar la entrega del mobiliario y/o equipo solicitado. Realiza el evento y devuelve el mobiliario y/o equipo al proveedor. Recoge mobiliario y/o equipo rentado y acude al Departamento de Recursos Materiales donde se le sella la factura original y deja copia de la misma. Presenta factura sellada en original al Departamento de Recursos Financieros Recibe factura original sellada por el Departamento de Recursos Financieros y programa el pago al Proveedor. Material de oficina en general Turna Oficio de solicitud de material al Auxiliar Contable. Elabora Reporte de Salida de Almacén Formato SEER-DSA-RM-VS-02, e indica a los almacenistas de los materiales solicitados.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 3 de 3
Procedimiento: Apoyo a Eventos Especiales
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Almacenista Unidad Administrativa Auxiliar Contable Unidad Administrativa Departamento de Recursos Materiales Fotocopiado Unidad Administrativa Fotocopiado Departamento de Recursos Materiales
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Material de oficina en general Reúne el material y lo entrega a la Unidad Administrativa solicitante junto con el Formato SEER-DSA-RM-VS-02. Recibe el material y lo coteja con el Formato SEER-DSA-RM-VS-02., si no esta completo lo devuelve a los almacenistas, si esta completo firma y sella el vale de salida en original y copia: a) Original para el Departamento de Recursos Materiales. b) Copia Unidad Administrativa. Recibe Formato SEER- DSA-RM-VS-02 y lo archiva. Fotocopiado Solicita por oficio servicio de fotocopiado adjunta los documentos correspondientes. Recibe oficio de solicitud de servicio de copias y lo turna a fotocopiado con los documentos a reproducir. Recibe oficio de solicitud y realiza el servicio de fotocopiado. Reproducido el material solicitado elabora el Vale de Fotocopiado formato SEER-DSA-RM-VF-07 Entrega a la Unidad Administrativa solicitante original y reproducción de copias y le solicita que le firme el formato SEER-DSA-RM-VF-07 Recibe original y copias solicitadas y verifica que correspondan a la cantidad solicitada. Firma y sella el Formato SEER-DSA-RM-07 y lo remite a Fotocopiado. Recibe Formato SEER-DSA-RM-07 y archiva. Informa al término de cada evento al Director de Servicios Administrativos que todo ha sido cumplido en tiempo y forma de acuerdo a lo requerido en el oficio de solicitud.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Control Contable de Partida Presupuestal
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Concentrar lo ejercido mensualmente en cada una de las partidas presupuestales para poder verificar se esté aplicando correctamente el presupuesto asignado a esta Dependencia.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que Intervienen en el proceso:
Dirección de Servicios Administrativos
Departamento de Recursos Materiales
Unidades Administrativas
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Control Contable de Partida Presupuestal
1. Se deberá concentrar mensualmente todas las Órdenes de Compra y/o Facturas que cumplan con todos los
requisitos fiscales y de entrega y cuyo importe se haya cubierto con presupuesto asignado al SEER. 2. Se deberá clasificar cada una de las Órdenes de Compra y/o Factura de acuerdo a la naturaleza de gasto en la
Partida presupuestal. 3. Se elabora un auxiliar contable por cada una de las partidas presupuestales, para llevar el control del presupuesto
autorizado. 4. Elaborar un informe mensual, contabilizando el monto total ejercido en cada una de las partidas, el cual deberá ser
revisado y autorizado por la Dirección de Servicios Administrativos. 5. La información detallada en el informe deberá presentarse cuando sea requerida a las entidades facultadas para tal
efecto, previa autorización de la Dirección de Servicios Administrativos.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Control Contable de Partida Presupuestal
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Auxiliar Contable Departamento de Recursos Materiales Auxiliar Contable
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Concentra mensualmente las Órdenes de Compra, las clasifica y contabiliza según el número de Partida Presupuestal. Elabora reporte mensual de todas las adquisiciones autorizadas por la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado y ordena de acuerdo al número de partida correspondiente. Proporciona al Departamento de Recursos Materiales un reporte del total de lo ejercido en el presupuesto asignado por Partida Presupuestal y considera lo siguiente: a) Tipo de Partida b) Nombre del Proveedor y/o Razón Social. c) Número de Orden de Compra. d) Subtotal, IVA asignado y total general del costo. e) Mes al que corresponde el reporte Recibe el reporte mensual y lo revisa conjuntamente con el auxiliar contable verificando que éste coincida con las Órdenes de Compra y la Partida Presupuestal correspondiente. Prepara un informe general de los movimientos ejercidos en las partidas presupuestales asignadas al Departamento para su análisis y/o aclaración y lo turna al Auxiliar Contable para su archivo. Recibe el análisis y lo archiva para posteriores consultas.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Cotización y Control de Compras.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Controlar y cotizar en tiempo y forma las solicitudes de adquisición de materiales y mobiliario autorizados por la Dirección de Servicios Administrativos del Sistema Educativo Estatal Regular.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que Intervienen en el proceso:
Oficinas Administrativas del SEER.
Centros Educativos adscritos al SEER
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Cotización y Control de Compras
1. Solo se cotizarán aquellas solicitudes autorizadas y turnadas al Departamento de Recursos Materiales por la
Dirección de Servicios Administrativos o la Dirección General del Sistema Educativo Estatal Regular y cuyo material y/o mobiliario no se tenga en existencia en el Almacén.
2. Las cotizaciones se realizarán en apego a la normatividad de la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía
Mayor de Gobierno del Estado, considerando los siguientes aspectos: 3. El Proveedor deberá contar con todos los requisitos fiscales que emite la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 4. Deberá enviar la cotización en hoja membretada, que indique la razón social, ya sea por fax o directamente al
Departamento de Recursos Materiales. 5. Las cotizaciones deberán ser autorizadas exclusivamente por la Dirección de Servicios Administrativos y/o
Dirección General. 6. Se deberán elaborar los siguientes formatos de entrega de lo solicitado según sea el caso, firmando la Unidad
Administrativa.
Vale de Salida de materiales, Formato SEER-DSA-RM-VS-02 Original para al Departamento de Recursos Materiales Copia para la Unidad Administrativa solicitante Reporte de Salida de Almacén SEER-DSA-RM-R-20 Original para el Departamento de Recursos Materiales Copia para la unidad administrativa solicitante.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 2
Procedimiento: Cotización y Control de Compras
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Unidad Administrativa Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Secretaria y Control de Compras Almacenista Secretaria y Control de Compras Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos Secretaria de Control de Compras Proveedor Secretaria de Control de Compras
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Solicita por oficio adquisición de mobiliario y/o materiales. Recibe oficio de solicitud de mobiliario y/o materiales y lo turna al Departamento de Recursos Materiales. Revisa oficios de solicitud de mobiliario y/o materiales y los turna Secretaria y Control de Compras. Consulta por vía económica con almacenista si cuenta con existencia del mobiliario y/o materiales que requieren las Unidades Administrativas. Verifica si cuenta con existencia de lo que le están solicitando. Sí cuenta con existencia, elabora el Reporte Salida de Almacén formato
SEER-DSA-RM-VS-02 y entrega a la Unidad Administrativa el mobiliario y/o materiales solicitado y recaba en el mismo firma de recibido.
No cuenta con existencia, continúa procedimiento. Cotiza con diferentes proveedores vía telefónica, correo electrónico o personalmente del material y/o mobiliario requerido, Obtiene tres cotizaciones y las presenta al Departamento de Recursos Materiales. Recibe cotizaciones, aprueba y las presenta a la Dirección de Servicios Administrativos. Revisa cotizaciones y autoriza la mejor opción y la rúbrica de Vo.Bo. Y la remite al Departamento de Recursos Materiales. Efectúa el pedido con el Proveedor con la cotización autorizada. Entrega a Secretaria de Control de Compras material y/o mobiliario solicitado y factura en original y copia. Revisa el material y/o mobiliario y factura verificando lo siguiente: a) Físicamente el material y/o mobiliario sea el solicitado y esté en buen
estado. b) Factura este de acuerdo a los artículos solicitados c) Importe de factura corresponde a lo cotizado d) Factura cumpla con los requisitos establecidos por la SHCP
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 2 de 2
Procedimiento: Cotización y Control de Compras
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Secretaria de Control de Compras Almacenista Unidad Administrativa Almacenista Secretaria y Control de Compras
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No cumple con cualquier dato mencionado anteriormente, se remite al
Proveedor hasta que presente lo solicitado y/o factura correctamente. Sí cumple, continua procedimiento. Remite la factura original al Departamento de Recursos Financieros donde se le efectuará el pago al proveedor. Elabora el formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o Reporte de Salida de Almacén SEER-DSA-RM-RS-20 de acuerdo el tipo solicitado y lo turna al Almacenista para su entrega. Recibe formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RS-20 según corresponda y entrega el material y/o mobiliario solicitado a la Unidad Administrativa correspondiente. Obtiene copia del formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RS-20. Entrega a Unidad Administrativa formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RS-20 en original y copia y le solicita que le firme en el original del mismo de acuse de recibo. Recibe material y/o mobiliario y registra los datos siguientes de recepción en el original del formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RS-20 y lo remite al Almacenista. a) Sello oficial b) Fecha y hora de recepción c) Firma de recibido Remite a Secretaria y Control de Compras formato original SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RS-20 de acuse de recibo Recibe acuse de recibo en original formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RM-20 y archiva.
Formulo C. P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Operación y Control del Centro de Fotocopiado.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Reproducir y/o engargolar diversos documentos, formatos impresos que se requieren a través de la operación, control y registro del fotocopiado en apoyo al desempeño de las actividades administrativas y docentes.
UNIDADES DE APLICACIÓN:
Que Intervienen en el proceso:
Áreas Administrativas adscritas al SEER.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Operación y Control del Centro de Fotocopiado
1. En el centro de fotocopiado del Departamento de Recursos Materiales se reproducen diversos documentos
mensuales y trípticos los cuales deberán ser estrictamente de carácter oficial. 2. Solo serán fotocopiados documentos cuando la cantidad a reproducirse sea mayor a 50 copias de un mismo tipo
de documento o cuando se trate de una cantidad considerable de manuales, trípticos, etc. bajo la autorización de la Dirección de Servicios Administrativos.
3. Toda solicitud para el servicio de fotocopiado deberá hacerse por escrito dirigida a la Dirección de Servicios
Administrativos para su autorización. 4. Deberá firmarse y sellarse un vale de fotocopiado formato SEER-DSA-RM-VF-07 en el que se indique el área y
responsable solicitante y el número de fotocopias realizadas.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Operación y Control del Centro de Fotocopiado
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Unidad Administrativa Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Fotocopiado Unidad Administrativa Fotocopiado Departamento de Recursos Materiales
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Solicita por medio de oficio y/o memorándum servicio de fotocopiado y/o engargolado a la Dirección de Servicios Administrativos. Recibe oficio, lo firma de autorización y lo turna al Departamento de Recursos Materiales, para su trámite correspondiente. Turna oficio de servicio autorizado a Fotocopiado. Recibe oficio de solicitud y realiza el servicio de fotocopiado y/o engargolado de acuerdo a lo solicitado. Registra el servicio realizado en el formato vale de fotocopiado Registro SEER-DSA-RM-VF-07. Entrega a la Unidad Administrativa correspondiente las fotocopias y/o engargolado solicitado, recabando acuse de recibo en el formato SEER-DSA-RM-VF-07. Recibe fotocopias y/o engargolado solicitado y firma de conformidad en el formato SEER-DSA-RM-VF-07 y lo remite a Fotocopiado. Recibe y archiva formato SEER-DSA-RM-VF-07 junto con el oficio y/o memorándum de solicitud. Mensualmente elabora reporte de los formatos SEER-DSA-RM-VF-07 de los servicios realizados. Turna al Departamento de Recursos Materiales reporte. Revisa reporte y lo proporciona a la Dirección de Servicios Administrativos y Contraloría Interna cuando lo requieran.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fumigaciones y Mantenimiento
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Fumigar los Centros de Desarrollo Infantil y el Edificio Administrativo del Sistema Educativo Estatal Regular, mediante la gestión ante la Dirección de Servicios Generales de la O.M de Gobierno del Estado, para el control de plagas.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que Intervienen en el proceso:
Centros de Desarrollo Infantil
Edificio Administrativo del S.E.E.R.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Fumigaciones y mantenimiento
1. En el Programa de Fumigación de la Dirección de Servicios Generales de la Oficialía Mayor de Gobierno del
Estado solo se comprende a los Centros de Desarrollo Infantil y el Edificio Administrativo del Sistema Educativo Estatal Regular.
2. El Oficio de solicitud de Fumigación según Anexo No. RM-SF-03 debe ser elaborado en el Departamento de
Recursos Materiales previa solicitud de los Centros de Desarrollo Infantil o del encargado de mantenimiento del edificio del S.E.E.R. indicando en el mismo documento el nombre de los CEDIES y fecha requerida del Servicio.
3. El oficio de Solicitud de Fumigación según Anexo No. RM-SF-03 y/o el mantenimiento del inmueble es rubricado
de autorizado por la Dirección de Servicios Administrativos, firmado y sellado por la Dirección General del Sistema Educativo Estatal Regular.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 2
Procedimiento: Fumigaciones y Mantenimiento
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Administración de la Unidad de Mantenimiento del Edificio del SEER. Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección General Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Generales O. M. Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Generales O. M.
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Solicita mediante memorando a la Dirección de Servicios Administrativos el servicio de fumigación y/o mantenimiento. Firma de visto bueno la solicitud indicando la aprobación y la remite al Departamento de Recursos Materiales. Recibe el memorando y lo clasifica por tipo de servicio, Unidad Administrativa o Centro de Trabajo que lo requiera: Edificio Administrativo el tipo de servicio puede corresponder a la fumigación del inmueble o al
mantenimiento del mismo y se realiza en un periodo de dos veces al año. Centros de Desarrollo Infantil corresponde únicamente servicio de fumigación y se realiza tres veces al
año en los siguientes periodos vacacionales: Semana Santa, verano e invierno.
Elabora oficio de Solicitud y lo turna a la Dirección General del SEER. Firma Oficio de Solicitud y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Envía oficio de Solicitud a la Dirección de Servicios Generales de O.M. para su autorización y designación del Proveedor. Recibe oficio de solicitud y registra los datos siguientes en acuse d recibo y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. a) Sello oficial b) Fecha y hora de recepción c) Firma de quien recibe Recibe acuse de recibo de oficio. Designa al Proveedor que prestará el servicio e Informa vía telefónica al Departamento de Recursos Materiales del S.E.E.R. sobre quién efectuará el trabajo así como también la fecha y hora a presentarse.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 2 de 2
Procedimiento: Fumigaciones y Mantenimiento
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Proveedor Departamento de Recursos Materiales Proveedor Departamento de Recursos Materiales Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipo
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Se presenta en el Departamento de Recursos Materiales a realizar el trabajo solicitado. Canaliza con Encargado del Mantenimiento del Edificio Administrativo y/o el Director del Centro de Desarrollo Infantil según corresponda, para acordar la fecha y la hora para dar el servicio solicitado. Realiza el servicio solicitado y posteriormente se presenta al Departamento de Recursos Materiales. Confirma en forma económica con el Administrador del Edificio y/o el Centro de Desarrollo Infantil sobre el cumplimiento del servicio. No cumple de acuerdo a lo solicitado, se le exige al Proveedor que de
cumplimiento. Sí cumple, continua procedimiento. Solicita al Proveedor que presente la factura por el importe correspondiente con los datos fiscales del SEER. Recibe del Proveedor factura y verifica que cumpla con los siguientes requisitos a) Contenga los requisitos fiscales establecidos por la SHCP. b) Este a nombre SEER fiscalmente. c) Importe este IVA desglosado. No está correcto cualquier dato mencionado anteriormente, remite al
Proveedor para su corrección. Sí está correcta, continúa procedimiento. Obtiene fotocopia de la factura Registra los datos siguientes al original y copia de la factura. a) Sello oficial del Departamento de Recursos Materiales b) Firma de Titular del Departamento de Recursos Materiales Remite al Proveedor factura original para que realice el trámite de cobro en la Dirección de Servicios Generales de O.M. Archiva en el expediente correspondiente la copia de la factura del servicio realizado.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Control y Registro de los Inventario de Mobiliario y Equipo.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Llevar el control y registro del mobiliario y equipo asignado a las Áreas Administrativas y a los Centros Educativos Oficiales, siguiendo la normatividad que emite la Dirección de Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que Intervienen en el proceso:
Oficinas Administrativas del Sistema Educativo Estatal Regular.
Centros Educativos adscritos al S.E.E.R.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Control y Registro de Mobiliario y Equipo
La Dirección General a través de la Dirección de Servicios Administrativos y el Departamento de Recursos Materiales, sigue las políticas de control y registro de inventarios de Mobiliario y Equipo implantados por la Dirección de Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. DE LOS BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL ESTADO CAPITULO II ARTICULO 2°.- Los bienes muebles propiedad del Estado, para efectos de este instrumento, se clasifican en los siguientes:
I. Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, entidades u organismos, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
II. Bienes de consumo, Flotantes o Accesorios: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, entidades u organismos, tienen un desgaste parcial o total, o son complementos de bienes instrumentales y por su naturaleza y finalidad en el servicio no son susceptibles de la asignación de un número de inventario.
De acuerdo a los puntos anteriores se levanta un inventario físico Formato No. SEER-DSA-RM-R-04 del mobiliario y equipo para que sea firmado por cada responsable de las unidades administrativas y/o Planteles Oficiales, quedando registrado como resguardante. Cualquier situación que se presente derivada del uso del mobiliario y equipo bajo su resguardo según Formato No. SEER-DSA-RM-R-04, deberá notificarse inmediatamente a través de un oficio a la Dirección de Servicios Administrativos, considerando los siguientes aspectos:
ALTAS: a). Por adquisiciones de manera directa con recursos oficiales. b). Por donaciones. BAJAS: a). Cuando se tenga mobiliario y/o equipo inservible u obsoleto. b). Perdida total por robo o siniestro, notificándolo al Departamento Jurídico del Sistema Educativo
Estatal Regular para su resolución. CAMBIO DE RESGUARDANTE: a). Cuando el resguardante cambie de unidad de adscripción o se retire de laborar (jubilación) b). Cuando se acuerde transferir a otra unidad administrativa el mobiliario y/o equipo, se deberá explicar
el motivo del cambio.
Toda gestión que se realice ante la Dirección de Control Patrimonial de la Dirección de Servicios Administrativos de la Oficialía Mayor, será autorizada por la Dirección de Servicios Administrativos.
Formulo C. P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 2
Procedimiento: Control y Registro de Inventario de Mobiliario y Equipo
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Unidad Administrativa Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección de Control Patrimonial de la O.M. Departamento de Recursos Materiales Dirección de Control Patrimonial de la O.M Departamento de Recursos Materiales
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Actualiza la base de datos de Mobiliario y Equipos de la Dirección de Control Patrimonial adscrita a la Dirección General de Servicios. Administrativos de la O.M. en los siguientes tipos de movimientos: a) Alta de mobiliario y equipos nuevos en la base de datos b) Modificación a la base de datos por cambio de resguardante o baja de
mobiliario y equipo.
ALTAS Solicita mediante memorando a la Dirección de Servicios Administrativos la integración del mobiliario y/o equipo a la base de datos. Recibe memorando y lo rubrica en señal de visto bueno y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Elabora oficio donde solicitando a la Dirección de Control Patrimonial de la O.M. la integración del mobiliario y/o equipo y turna a la Dirección de Servicios Administrativos. Recibe oficio y lo rubrica en señal de aprobación y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Envía oficio con la factura anexa del mobiliario y/o equipo que contiene las características del la compra a la Dirección de Control Patrimonial de la O.M. Recibe el oficio donde se le solicita la integración del mobiliario y/o equipo a la base de datos y sella el acuse de recibo. Asigna un número de inventario al mobiliario y/o equipo y envía personal autorizado con las etiquetas al Departamento de Recursos Materiales. Indica al personal autorizado de la Dirección de Control Patrimonial de la O.M. La ubicación física del mobiliario y equipo. Etiquetan en base al oficio y factura el mobiliario y equipo con el número de inventario correspondiente. Elabora el resguardo formato SEER-DSA-RM-17 y lo envía a la Unidad Administrativa responsable del bien.
Formulo C. P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 2 de 2
Procedimiento: Control y Registro de Inventario de Mobiliario y Equipo
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Unidad Administrativa Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Unidad Administrativa Departamento de Recursos Materiales. Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Unidad Administrativa Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Almacenista
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Recibe y firma el formato SEER-DSA-RM-17 y lo devuelve al Departamento de Recursos Materiales. Recibe y archiva el formato SEER-DSA-RM-17. Modificaciones Solicita por medio de memorando al Departamento de Recursos Materiales la modificación en el inventario de algún mobiliario o equipo a su cargo a) Baja b) Cambio de resguardarte. Recibe el memorando y lo remite al Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Realiza la actualización en la base de datos de la Dirección de Control Patrimonial de la O.M. a través de la extranet. Elabora formato SEER-DSA-RM-18 y lo envía a la Unidad Administrativa Recibe el formato SEER-DSA-RM-18, lo firma y lo sella como responsable de la solicitud de modificación al Inventario, y lo remite al Departamento de recursos Materiales Recibe SEER-DSA-RM-18, lo archiva y envía a los almacenistas a recoger físicamente el mobiliario o equipo. Recoge en la Unidad Administrativa el mobiliario o equipo y lo resguarda en bodega.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Requisiciones de Material
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Abastecer a las Unidades Administrativas y Centros Educativos de materiales y suministros que se requieren para desarrollar el quehacer educativo.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que Intervienen en el proceso:
Oficinas Administrativas SEER
Centros Educativos adscritos al S.E.E.R.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Requisición de Material
1. Las requisiciones de material se consideran las siguientes:
a) Oficina, Limpieza b) Didáctico c) Materiales y Útiles de Impresión y Reproducción d) Materiales y útiles de Impresión para el procesamiento en equipos de Cómputo e) Material Eléctrico f) Vestuario g) Uniformes h) Mobiliario y Equipo
2. Consultar el techo financiero disponible en la partida presupuestal requerida. 3. Verificar existencias en los inventarios de materiales en el almacén del Departamento de Recursos Materiales con
el fin de tener un stock. 4. Analizar las prioridades de necesidad de los materiales de las Unidades Administrativas solicitantes. 5. Elaborar la requisición de material periódicamente Anexo No. RM-RM- 01, de la Dirección General de
Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. 6. Las Requisiciones deberán ser revisadas y autorizadas por la Dirección de Servicios Administrativos. 7. Presentar la Requisición impresa según Anexo No. RM-RM- 01 en original y dos copias así como vía extranet en
las fechas señaladas por la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado, la cual sellará de recibido en la copia correspondiente al Departamento de Recursos Materiales del Sistema Educativo Estatal Regular.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Requisiciones de Material
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Departamento de Recursos Materiales Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipo Departamento de Recursos Materiales. Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección General de Adquisiciones O.M. Almacenista Departamento de Recursos Materiales Auxiliar Contable
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Verifica periódicamente los faltantes en las existencias de mercancías en almacén y el presupuesto disponible en el mes de cada una de las Partidas Presupuestales que se están requiriendo. Turna al Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos la información que se requieren para el pedido. Elabora las requisiciones de material e imprime en el anexo RM-RM- 01 Revisa y turna las requisiciones de material a la Dirección de Servicios Administrativos. Recibe anexo RM-RM-01, lo rubrica y recaba la rúbrica de la Dirección General y devuelve el anexo al Departamento de Recursos Materiales. Envía a la Dirección General de Adquisiciones de la O.M. el anexo RM-RM-01. de la misma manera se envía vía extranet. Recibe las requisiciones impresas Anexo RM-RM- 01 y verifica que no rebase el presupuesto mensual autorizado en la partida requerida. Realiza proceso de licitación y asignación de Proveedores y expide una Orden de Compra para que el Proveedor asignado la presente al momento que surte el material en la Dependencia. Recibe y revisa el material que cumpla con las especificaciones en la Orden de Compra e informa al Departamento de Recursos Materiales. Firma, sella la Orden de Compra y factura del Proveedor que fue revisada por el Almacenista y turna copia de toda la documentación al Auxiliar Contable Concentra y archiva las copias de Órdenes de Compra y/o Facturas.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Control de Salidas de Mobiliario y Equipo para reparación. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Controlar las entradas y salidas de mobiliario y equipo autorizados para su mantenimiento, por la Dirección de Servicios Administrativos.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso:
Unidades Administrativas del S.E.E.R
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Control de Salidas de Mobiliario y Equipo para reparación
1. Las solicitudes de mantenimiento de mobiliario y equipo, deberán ser presentadas mediante oficio a la Dirección de
Servicios Administrativos por las Unidades Administrativas que lo requieran. 2. El vale de salida de mobiliario y equipo Formato No. SEER-DSA-RM-VS-08, debe ser llenado en original para el
Departamento de Recursos Materiales y copia para el proveedor, firmando de autorizado el Departamento de Recursos Materiales.
3. El proveedor asignado para dar el servicio de reparación solo podrá sacar del Edificio Administrativo el equipo y/o
mobiliario presentando el Formato SEER-DSA-RM-VS-08 debidamente firmado y sellado.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 2
Procedimiento: Control de salidas de mobiliario y equipo para reparación
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Unidad Administrativa Departamento de Recursos Materiales Auxiliar Contable Proveedor Unidad Administrativa Proveedor
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Solicita mediante memorando a la Dirección de Servicios Administrativos la reparación de determinado equipo o mobiliario y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Recibe el memorando y lo rubrica en señal de autorización de la reparación del mobiliario o equipo y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Recibe memorando e instruye al Auxiliar Contable para su trámite. Recibe instrucciones y elabora el formato de Vale de Salida de Equipo SEER-DSA-RM-VS-08 en original y copia que contiene las características del equipo y/o mobiliario que requiere salir del edificio administrativo para su mantenimiento o reparación. Presenta el formato SEER-DSA-RM-VS-08 al Departamento de Recursos Materiales para que autorice con la rúbrica la salida del equipo o mobiliario fuera del edificio para la reparación. Entrega formato SEER-DSA-RM-VS-08 al Proveedor quien firma la copia como responsable de la reparación o mantenimiento del equipo y/o mobiliario. Recibe copia del formato SEER-DSA-RM-VS-08 y lo presenta a la Unidad Administrativa solicitante para que le sea entregado el equipo o mobiliario a reparar. Recoge el equipo o mobiliario de la Unidad Administrativa y presenta el formato SEER-DSA-RM-VS-08 al vigilante del Edificio Administrativo para que le permita la salida con equipo a reparar. Entrega el equipo o mobiliario reparado a la Unidad Administrativa. Recibe equipo ó mobiliario y lo revisa. No está bien reparado lo remite al Proveedor para que cumpla. Sí está bien reparado, continúa procedimiento. Entrega factura en original y copia al Departamento de Recursos Financieros para su trámite de pago.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 2 de 2
Procedimiento: Control de salidas de mobiliario y equipo para reparación
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Unidad Administrativa Auxiliar Contable
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Remite al Departamento de Recursos Materiales copia del formato SEER-DSA-RM-VS-08 que le había sido entregado y se le libera de la responsabilidad por posesión y reparación del equipo y/o mobiliario. Recibe formato SEER-DSA-RM-VS-08 y registra en el mismo la fecha de entrega del equipo reparado y archiva.
Formulo C. P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Control y gestión de los Servicios Básicos
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Llevar el control presupuestal de los servicios básicos: y resolver las inconsistencias que se llegaran a presentar en las escuelas y/o unidades administrativas incluidas en el Padrón de servicios autorizados por la Subdirección de Servicio Básicos de la Dirección de Servicios Generales de O.M.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso:
Edificio Administrativo del Sistema Educativo Estatal Regular.
Centros Educativos Oficiales incluidos en el Padrón de la Oficialía
Mayor de Gobierno del Estado.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Control y gestión de los servicios básicos: agua potable, energía eléctrica y servicio telefónico
1. Se cuenta con un Padrón Oficial para cada servicio, el cual es autorizado por la Subdirección de Servicios Básicos
de la Dirección de Servicios Generales de Oficialía Mayor de Gobierno del Estado y en el que solamente están incluidas las Escuelas a las que se les puede solventar sus consumos con el presupuesto autorizado en las partidas de servicios de agua potable, energía eléctrica y servicio telefónico.
2. Los servicios que soliciten los Centros Educativos y/o Unidades Administrativas como son: Contrataciones,
inclusiones en el Padrón, pago de recibos por consumo de servicio, cambio de domicilio, bajas o cualquier problema técnico y/o administrativo que se presente en el uso de los servicios básicos, se solicitan mediante un oficio a la Dirección de Servicios Administrativos, el cual turna al Departamento de Recursos Materiales para su trámite y gestión si es autorizada la petición, o bien a su improcedencia por no contar con suficiencia presupuestal.
3. Todos los trámites son gestionados a través de la Subdirección de Servicios Básicos de la Dirección de Servicios
Generales de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado, previa autorización de la Dirección de Servicios Administrativos y/o la Dirección General del Sistema Educativo Estatal Regular.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
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MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 3
Procedimiento: Control y gestión de los servicios básicos: agua potable, energía eléctrica y servicio telefónico
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Centros Escolares Dirección General Departamento de Recursos Materiales Asistente Administrativo y Control de Inventarios de mobiliario y Equipo Subdirección de Servicios Básicos OM Asistente Administrativo y Control de Inventarios de mobiliario y Equipo Subdirección de Servicios Básicos OM Departamento de Recursos Materiales.
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Solicitan por medio de oficio a la Dirección General los siguientes tramites de servicios básicos: a) Pago del recibo de consumo de: energía eléctrica, agua potable y servicio
telefónico. b) Contratación y/o inclusión en el padrón de facturación que administra la
Subdirección de Servicios Básicos de la O.M. c) Notificación de cambio de domicilio del Centro de Trabajo. d) Problemas en el suministro de alguno de los servicios ya mencionados. e) Cambio de carga eléctrica en las instalaciones de los centros de trabajo. Turna oficio a la Dirección de Servicios Administrativos y esta la entrega al Departamento de Recursos Materiales. Turna oficio de solicitud al Asistente Administrativo y lo instruye para que realice el tramite según corresponda a la petición: Recibe oficio de solicitud y elabora Anexo DSA-RM-ST-09 de acuerdo al trámite solicitado recabando la firma de autorización de la Dirección General. Entrega Anexo DSA-RM-ST-09 a Subdirección de Servicios Básicos OM recabando acuse de recibo para su trámite de acuerdo a lo solicitado. Recibe Anexo DSA-RM-ST-09 y remite a firma acuse de recibo a AACIME Recibe acuse de recibo Anexo DSA-RM-ST-09 y archiva. Realiza el trámite ante las instancias correspondientes. Permanece en constante comunicación telefónica con la Subdirección de Servicios Básicos de la Dirección de Servicios Generales de la O.M. en espera de una respuesta al oficio de solicitud.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 2 de 2
Procedimiento: Control y gestión de los servicios básicos: agua potable, energía eléctrica y servicio telefónico
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Departamento de Recursos Materiales.
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Lleva el control mensual y anual del presupuesto asignado al SEER en las siguientes partidas que cubren el consumo de los servicios básicos: a) 3101 Servicio Telefónico b) 3102 Servicio de Telefonía Celular c) 3104 Servicio de Energía Eléctrica d) 3105 Servicio de Agua potable.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Gestión Administrativa de requerimientos del Parque Vehicular.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Gestionar los procesos Administrativos requeridos para el pago de póliza de seguro, impuestos y derechos vehiculares, adscritos al parque vehicular de la Oficialia Mayor de Gobierno del Estado.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso:
Parque vehicular del S.E.E.R., adscrito al Padrón de la
Subdirección de Control Vehicular de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Gestión Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular
1. La Dirección de Servicios Administrativos a través del Departamento de Recursos Materiales es el facultado de
autorizar el uso de los vehículos en comisiones locales y foráneas. 2. Las personas que utilicen alguno de los vehículos están obligados a tener licencia de conducir vigente,
presentarla al Departamento de Recursos Materiales, así como del buen uso del vehículo y entregarlo en las mismas condiciones que se le presto.
3. En todos los traslados deberá ser llenada la bitácora Formato No. SEER-DSA-RM-BV-06 de uso de cada unidad
por el usuario solicitante. 4. Los vehículos oficiales solamente serán utilizados para traslados de comisiones estrictamente de carácter oficial. 5. El destino de las recargas de combustible deberá registrarse en el formato Bitácora de gasolina SEER-DSA-RM-
10.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Gestión Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Subdirección de Control Vehicular de la Dirección Administrativa de la O.M. Dirección General Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales. Subdirección de Control Vehicular de la Dirección Administrativa de la O.M. . Subdirección de Servicios Generales de O.M. Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores
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Proporciona anualmente a la Dirección General el Padrón vehicular adscrito para la actualización de los resguardos individuales y pago de derechos vehiculares de cada una de las unidades de transporte pertenecientes al S.E.E.R. Turna el Padrón Vehicular a la Dirección de Servicios Administrativos para su trámite. Remite la información al Departamento de Recursos Materiales para su actualización y trámite. Solicita por medio de oficio el pago de derechos vehiculares de cada uno de los automóviles, y recaba la firma de la Dirección General en señal de autorización. Envía oficio de solicitud a la Dirección de Servicios Administrativos de la O.M. para su gestión. Recibe la información actualizada del Parque Vehicular y tramita anualmente el pago de derechos vehiculares. Del combustible para el parque vehicular Proporciona semanalmente al Departamento de Recursos Materiales recargas electrónicas de combustible para el suministro de cada uno de los vehículos. Distribuye las recargas de combustible en cada vehículo según corresponda y realiza la carga en las estaciones de gasolina autorizadas por Oficialía Mayor d Gobierno del Estado y las registra en el formato bitácora de consumo de combustible SEER-DSA-RM-10.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Recepción del Conmutador.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Atender y comunicar al público en general a través del conmutador controlando el tráfico de llamadas entrantes y salientes para brindar un mejor servicio de atención.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso:
Departamento de Recursos Materiales.
Unidades Administrativas del SEER
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Recepción del Conmutador
1. Solo personal autorizado podrá operar el conmutador prohibiendo la entrada y el uso del mismo a personas ajenas
al área. 2. Solo se podrá enrutar el conmutador con previo consentimiento del Departamento de Recursos Materiales. 3. El Operador del conmutador deberá mantener actualizado el directorio con las extensiones correspondientes a
cada Unidad Administrativa. 4. Deberá informar inmediatamente al Departamento de Recursos Materiales de cualquier falla o problema técnico
del conmutador cuando este se presente. 5. No podrá abandonarse el conmutador por mas de 5 minutos sin ser enrutado o suplantada la persona que lo opera.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Recepción del Conmutador
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Público en General Conmutador Público en General Conmutador Unidad Administrativa Conmutador
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Realiza llamadas telefónicas al Sistema Educativo Estatal Regular. Recibe las llamadas locales y/o foráneas a nombre del Sistema Educativo Estatal Regular y no a titulo personal. Solicita se le comunique con alguna de las diferentes Unidades Administrativas indicando el nombre de la Unidad Administrativa y/o extensión telefónica. Identifica la extensión en el directorio y canaliza la llamada a la Unidad Administrativa. Pone la llamada en espera si la extensión se encuentra ocupada e informa al interesado. Atiende entre tanto otras llamadas. Retoma la llamada en espera Comunica a la Unidad Administrativa. Toma la llamada y atiende al interesado (a) Recibe y canaliza nuevas llamadas. Reporta de manera inmediata de algún problema técnico al Departamento de Recursos Materiales.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de cómputo.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Dar servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo a las Unidades Administrativas.
ÁREAS DE APLICACIÓN:
Que intervienen en el proceso:
Dirección Administrativa
Departamento de Recursos Materiales.
Departamento de Recursos Financieros
Unidades Administrativas del SEER
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Equipos de Computo
1. Solo se realizaran servicios de mantenimiento a aquellas Unidades Administrativas que así lo soliciten por medio
de un memorándum que cuente con la autorización de la Dirección de Servicios administrativos y/o Departamento de Recursos Materiales. Salvo en los casos que por la circunstancia el Titular determine lo contrario.
2. deberá elaborarse en todos los casos un Reporte de Servicio SEER-DSA-RM-15 al término de cada trabajo. 3. Los equipos que aun cuenten con garantía esta deberá hacerse efectiva con el proveedor antes de ser abiertos
por personal de Sistemas o el propio el Responsable de Informática. 4. No se permitirá a los usuarios de los equipos ni a personas ajenas no autorizadas pretender por su cuenta reparar
el equipo ya que el Departamento de Recursos Materiales no se hará responsable de un daño mayor. 5. Deberá mantenerse en todos los equipos de cómputo un monitoreo permanente de los sistemas antivirus con el fin
de evitar daños colectivos a la información y a los propios equipos.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 2
Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Unidad Administrativa
Dirección de servicios Administrativos. Departamento de Recursos Materiales Informática. Auxiliar Contable
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Solicita mediante memorando a la Dirección de Servicios Administrativos el servicio de mantenimiento para el equipo de cómputo de su Área.
Recibe memorando de solicitud, lo rubrica de Vo.Bo. y lo remite al Departamento de Recursos Materiales.
Recibe el memorando de solicitud e instruye a Informática para que realice el servicio. Inicia la revisión física y determina si el servicio requerido corresponde al mantenimiento preventivo o correctivo del equipo. Requiere Mantenimiento Preventivo a) Verifica y actualiza el sistema antivirus. b) Desfragmenta y escanea el disco duro. c) Elimina archivos temporales y archivos basura. d) Limpia interna y externamente el equipo. e) Reinstala nuevamente el equipo en la Unidad Administrativa. Requiere Mantenimiento Correctivo Diagnostica la falla y determina si el equipo requiere cambio de alguna pieza. No requiere Realiza el mantenimiento y continúa el procedimiento.
Si requiere Verifica la existencia de la pieza en el almacén. Si hay existencia Toma la pieza, corrige la falla en el equipo e informa al Auxiliar Contable. Registra y da de baja la pieza en el Inventario de Materiales y elabora el formato reporte de Vale de Salida de Almacén
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 2
Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Informática Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos. Departamento de Recursos Materiales Departamento de Recursos Financieros Informática Proveedor Informática Unidad Administrativa Informática
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No hay existencia Cotiza con tres proveedores y entrega las cotizaciones al Departamento de Recursos Materiales. Revisa las cotizaciones, las rubrica en señal de Vo.Bo. y las turna a la Dirección de Servicios Administrativos. Recibe, revisa las cotizaciones, y firma una de ellas en señal de autorización. Devuelve la cotización autorizada al Departamento de Recursos Materiales indicando el proveedor. Solicita el recurso al Departamento de Recursos Financieros mediante el memorando y cotización anexa y firma y sella el acuse de recibo. Proporciona el recurso al Departamento de Recursos Materiales y este a su vez lo entrega a Informática. Recibe el recurso, compra la pieza y solicita al Proveedor la factura a nombre de Gobierno del Estado verificando que cumpla con los requisitos fiscales establecidos por SHCP. Entrega la factura original al Departamento de Recursos Financieros. Corrige el problema en la computadora y elabora el formato SEER-DSA-RM-15. Entrega e instala el equipo y proporciona a la Unidad Administrativa el formato SEER-DSA-RM-15. Recibe el equipo, firma de conformidad y sella el formato SEER-DSA-RM-15 y lo remite a Informática. Recibe formato SEER-DSA-RM-15 y lo distribuye de la forma siguiente: a) Original al Departamento de Recursos Materiales. b) Copia a la Unidad Administrativa.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Dar mantenimiento preventivo y correctivo a los vehículos oficiales adscritos al padrón vehicular del SEER, así como controlar el registro de las comisiones locales y foráneas.
ÁREAS DE APLICACIÓN: Que intervienen en el proceso:
Dirección General
Dirección de Servicios Administrativos
Dirección de Servicios Generales de Oficialía Mayor
Departamento de Recursos Materiales
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 1
Procedimiento: Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular
1. La Dirección General y la Dirección Administrativa a través del Departamento de Recursos Materiales serán
quienes autoricen cualquier tipo de servicio y/o mantenimiento que requieran los vehículos asignados al Padrón Vehicular del Sistema Educativo Estatal Regular.
2. Deberá llevarse puntualmente un control por el Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores de todos y cada uno
de los servicios que se realiza al parque vehicular del Sistema Educativo Estatal Regular. 3. El Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores reportará oportunamente al Departamento de Recursos Materiales
de cualquier anomalía encontrada en alguno de los vehículos asignados al Sistema Educativo Estatal Regular. 4. El responsable del Mantenimiento Vehicular será el único autorizado para revisar la condición mecánica de los
vehículos salvo que la Dirección Administrativa determine alguna otra persona. 5. La Dirección de servicios Administrativos a través del Departamento de Recursos Materiales es el facultado de
autorizar los traslados locales y foráneos de los vehículos para las comisiones. 6. Los vehículos oficiales solamente serán utilizados para traslados de comisiones estrictamente de carácter oficial. 7. El personal que utilice alguno de los vehículos están obligadas a tener licencia de conducir vigente y presentarla
al Departamento de Recursos Materiales, así como darles buen uso y entregar las unidades en las mismas condiciones en que se les entrega
8. En todos los traslados deberá ser llenada la bitácora formato No. SEER DSA- RM-06 de uso de cada unidad por el
usuario solicitante.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 1 de 3
Procedimiento: Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos. Departamento de Recursos Materiales Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Generales de la O.M. Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores
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Revisa el estado físico y mecánico del Parque Vehicular y reporta al Departamento de Recursos Materiales las fallas encontradas y/o el mantenimiento requerido. Verifica el presupuesto disponible en la partida correspondiente. Solicita autorización de forma económica a la Dirección de Servicios Administrativos para reparar o meter al servicio el vehículo. Autoriza la reparación del vehículo. Instruye al Departamento de Recursos Materiales, para que realice el trámite correspondiente ante la Dirección de Servicios Generales de la O.M. Indica al Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores que reúna las cotizaciones con los proveedores asignados por la Dirección de Servios Generales de la O.M. Reúne y presenta las cotizaciones al Departamento de Recursos Materiales. Elabora oficio de solicitud y anexa Formato Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Vehículos y agrega las cotizaciones. Recaba la firma de la Dirección General en el oficio, y lo envía junto con los anexos antes mencionados a la Dirección de Servicios Generales de la O.M. Para ser autorizado. Recibe oficio Formato Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Vehículos, cotizaciones y firma acuse de recibo. Informa en forma económica al Departamento de Recursos Materiales que puede pasar a recoger la Orden de Servicio indicando el Proveedor asignado para dar el servicio. Recoge la Orden de Servicio en la Dirección de Servicios Generales de la O.M.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 2 de 3
Procedimiento: Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores Proveedor de Servicio Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores Proveedor de Servicio Departamento de Recursos Materiales Proveedor Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores. Unidades Administrativas
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Acude con el Proveedor y deja el vehículo y la Orden de Servicio expedida por la O.M. Repara el vehículo y lo entrega al Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores. Recibe y revisa el vehículo No se corrige la falla y/o no realiza correctamente el servicio de mantenimiento Solicita que lo revise y lo vuelva a reparar para que lo entregue funcionando correctamente. Corrige la falla y/o realiza correctamente el servicio de mantenimiento Continúa procedimiento. Presenta al Departamento de Recursos Materiales la factura original y la Orden del Servicio. Verifica que la factura cumpla con las disposiciones fiscales establecidas por la SHCP y las características de la reparación o el tipo de servicio realizado. Recaba de la Dirección de Servicios Administrativos la rúbrica de visto bueno y conserva una fotocopia. Entrega al Proveedor la factura con el visto bueno. Entrega la factura original a la Dirección de Servicios Generales de la O.M. Para trámite de su pago. Informa al Departamento de Recursos Materiales que el vehículo ha sido reincorporado al Parque Vehicular a disposición de nuevas comisiones. Comisiones vehiculares Solicitan a la Dirección de Servicios Administrativos por medio de memorando el préstamo de un vehículo, para realizar determinada comisión.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016
Hoja: 3 de 3
Procedimiento: Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular
Responsable Operación
Núm. Descripción de la actividad
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Mtto. Vehicular y Servicios Básicos Menores Unidad Administrativa Mtto. Vehicular Y Servicios Básicos Menores Unidad Administrativa Mtto. Vehicular y Servicios Básicos Menores
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Consulta en forma económica con el Departamento de Recursos Materiales la disponibilidad de los vehículos. Verifica la disponibilidad e informa a la Dirección de Servicios Administrativos. Rubrica el memorando en señal de autorización del préstamo del vehículo y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Presta en comisión el vehículo e instruye al Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores.
Entrega el vehículo a la persona designada por la Unidad Administrativa para conducir el vehículo y le solicita: a) Mostrar licencia de manejo vigente b) Registrar la salida del vehículo en la Bitácora de Comisiones formato
SEER-DSA-RM-06. c) Firme y sella Resguardo Vehicular para Comisión Formato SEER-DSA-
RM-05 Termina comisión y devuelve el vehículo al Departamento de Recursos Materiales. Recibe el vehículo y revisa las condiciones físicas al momento de la entrega. Solicita a la Unidad Administrativa que registrar la entrega en el formato SEER-DSA-RM-06. Registra la entrega en el formato SEER-DSA-RM-06 Archiva formato SEER-DSA-RM-06 e Informa al Departamento de Recursos Materiales que el vehículo queda a disposición de nuevas comisiones.
Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
anexo RM-RM-01
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original : Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. Copia: Departamento de Recursos Materiales Periodicidad Mensual. Clave del anexo RM-RM-01
Solicitar y gestionar ante la Dirección General de Adquisiciones
de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado el material de las
partidas presupuestales que se requieren.
Objetivo
Requisición de Material
anexo RM-ST-09
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original : 1a. Copia: Dirección General de servicios Generales de Oficialía Mayor de Gob. del Edo. Subdirección de Servicios Básicos de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. 2a. Copia: Interesado 3a. Copia: Archivo 1a. Copia: Minutario Periodicidad Cuando lo soliciten los Centros de Trabajo Clave del anexo RM-ST-09
Solicitar el trámite de pago, contratación y/o inclusión de los
centros de trabajo requerientes ante la Subdirección de
Servicios Básicos de la Oficialía Mayor de Gobierno del
Estado.
Objetivo
Oficio de solicitud de trámite a la oficialía Mayor
de Gobierno del Estado
ANEXO DSA-RM-03
SECRETARIA DE EDUCACION SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
DIRECCION DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
No. DE OFICIO: DSA .
ASUNTO:
San Luis Potosí, S.L.P., A de de 2003.
C. OFICIAL MAYOR DE GOBIERNO DEL ESTADO
P R E S E N T E.
AT’N: SUBDIRECTOR DE SERVICIOS BASICOS
Por medio de este conducto, solicito a Usted de la manera más atenta, gire sus apreciables instrucciones a quien corresponda, la Contratación e
Inclusión del a la con domicilio en.
Sin otro asunto en particular y esperando contar con su apoyo,
agradeciendo de antemano su oportuna respuesta al presente, quedo de Usted.
A T E N T A M E N T E SUFRAGIO EFECTIVO. NO. REELECCION SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
DIRECTOR GENERAL c.c. Interesado C.c. Archivo/Minutario. PL.MSAS/C.P.JPMM/msgt.
Secretaria de Educación
Gobierno del Estado
Sistema Educativo Estatal Regular
anexo SEER-DSA-RM-SF-03
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original : Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. 1a. Copia: Dirección General de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. 2a. Copia: Interesado 3a. Copia: Archivo 1a. Copia: Minutario Periodicidad Cuando lo soliciten los Centros de Desarrollo Infantil Clave del anexo RM-SF-03
Solicitar el trámite de Fumigación y/o Mantenimiento de
Inmuebles ante la Dirección General Servicio Generales de la
Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.
Objetivo
Oficio de solicitud de trámite a la oficialía Mayor
de Gobierno del Estado
DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DSA-
San Luis Potosí, S.L.P., A de
del 200
.
C.
OFICIAL MAYOR DE GOBIERNO DEL ESTADO
P R E S E N T E.
AT’N:
DIREC
TOR GENERAL DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Por medio del presente solicito atentamente, tenga a bien girar sus
instrucciones a quien corresponda para que se contrate el servicio de
ubicado en
, con
domicilio en
,de
esta Ciudad, lo anterior con cargo a la Partida Presupuestal
. Se anexa el reporte del SIF.
En
espera de una respuesta favorable a nuestra petición, agradezco de antemano sus finas atenciones al
presente.
A T E N T A M E N T E
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
DIRECTOR GENERAL
C.C.P. Director de Servicios Generales.
Proceso
Solicita Presupuesto Anual
Capítulos 2000 y 3000, al
DRM, de acuerdo a los
lineamientos de la Secretaría
de Finanzas.
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Elabora análisis de registros
mensuales por partida
presupuestal y obtiene costo
promedio de lo ejercido.
1
Obtiene costo de cada Centro
Educativo ó Área
Administrativa de nueva
creación y repercusión en el
Presupuesto.
Coteja con Subdirección de
Servicios Generales OM el
gasto a ejercer en servicios
básicos de Centros
Educativos y Unidades
Administrativas.
1
Revisa Proyecto de
Presupuesto Anual
Remite al DRM para su
trámite correspondiente.
Elabora oficio dirigido a
DGPP-SF con firmas de
funcionarios facultados.
Recibe por e oficio proyecto
de presupuesto anual y
remite oficio con datos de
registro de recepción.
2
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Elaboración del Proyecto del Presupuesto Anual
Presenta a DSA Presupuesto
Anual.
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Remite al DRM para
corrección. ¿Aprueba?
No
Si
A1
A2
Envía Presupuesto anual
para autorización a DGPP-
SF, para autorización,
recabando acuse de recibo.
Dir. Gral. de Plan. y Prepto.
(DGPP-SF)
Obtiene acuse de recibo y
archiva con copia del
Presupuesto Anual enviado.
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Proceso
2
Recibe oficio de autorización
de presupuesto anual de la
DGPP-SF.
Recibe oficio de autorización
de presupuesto anual para
ejercerlo y archiva.
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Elaboración del Proyecto del Presupuesto Anual
Turna oficio de autorización
de presupuesto anual al
DRM.
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Envía copia de presupuesto
anual autorizado a
Departamento de Recursos
Financieros para su
conocimiento y aplicación.
Dirección General (DG)
Informa a DG oficio del
presupuesto anual
autorizado.
Dir. Gral. de Plan. y Prepto.
(DGPP-SF)
Fin
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Proceso
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Solicita por oficio a DSA
apoyo para realizar
actividades programadas en
el plan Anual.
Titular de la
Unidad Administrativa
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Recibe oficio de solicitud y
firma de autorización.
1
Turna Oficio de solicitud con
requerimientos al DRM.
1
Elabora requerimiento de
documentos solicitados
previamente firmados por la
DSA de autorización y Vo.Bo.
del DRM
Recibe original de
requerimiento y firma acuse
de recibo
Elige y autoriza a Proveedor
a elaborará los impresos.
Presenta a Proveedor con
Titular de Unidad
Administrativa solicitante.
2
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Apoyo a eventos especiales
Recibe Oficio de solicitud y
clasifica el tipo de apoyo a
otorgar a Unidad
Administrativa, en las
siguientes modalidades.
Dir. Gral. de Adquisiciones
de O.M. (DGA-OM)
Acude al Departamento de
Recursos Materiales
Indica a Proveedor
especificaciones de
impresos.
Proveedor
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Impresos
Asistente Admvo. (AACIME)
Envía documento de
requerimiento en original y
copia a DGA-O.M.
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Proceso
Elabora impresiones y entrega
a Unidad Administrativa
Proveedor
Titular de Unidad
Administrativa (TUA)
Revisa impresos cumplan
con lo requerido e informa al
DRM que ha recibido
material.
3
3
Presenta cotizaciones a
DSA, para que firme de
Vo.Bo.
Revisa cotizaciones y elige
al proveedor se ajuste al
presupuesto y calidad,
remite al DRM
Contrata a Proveedor
designado y lo contacta con
TUA solicitante para acordar
entrega del mobiliario y/o
equipo.
Recoge mobiliario y/o equipo
y acude al DRM donde se le
sella factura original y deja
una copia.
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Apoyo a eventos especiales
Cotiza con tres proveedores
y/o prestadores de servicios.
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Proveedor
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Presenta al DRM Orden de
Compra en original y acuse
de recibo.
Proveedor
mobiliario y equipo
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Realiza evento y devuelve
mobiliario y/o equipo a
proveedor.
Unidad Administrativa
Presenta factura original
sellada al DRF.
2
4
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
SEER-DSA-RM-VF-07
SEER-DSA-RM-VS-02
SEER-DSA-RM-VS-02
SEER-DSA-RM-VS-02
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Apoyo a eventos especiales
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Turna Oficio de solicitud de
material al Auxiliar Contable.
5
Recibe material y lo coteja
con el Formato, firma y sella
Reúne material y lo entrega a
Unidad Administrativa con
Formato.
Elabora Formato e indica a
almacenista de materiales
solicitados.
Auxiliar Contable
Almacenista
Unidad Administrativa
4
Recibe factura original
sellada por el DRF y
programa pago a Proveedor.
Departamento de Recursos
Financieros (DRF)
Material de oficina en general
SEER-DSA-RM-VS-02
5
Recibe Formato y archiva.
Auxiliar Contable
Solicita por oficio servicio de
fotocopiado adjunta
documentos.
Unidad Administrativa
Fotocopiado
Recibe oficio de solicitud de
servicio de copias y turna a
fotocopiado documentos a
reproducir.
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Recibe oficio de solicitud y
realiza servicio de
fotocopiado.
Fotocopiado
Reproducido material
solicitado elabora formato.
SEER-DSA-RM-VF-07
Entrega a UA original y
reproducción de copias y
solicita que firme formato.
6
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
SEER-DSA-RM-07
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Apoyo a eventos especiales
Firma y sella Formato y
remite a Fotocopiado
Recibe Formato y archiva.
Fotocopiado
6
Recibe original y copias
solicitadas y verifica que
correspondan a la cantidad
solicitada.
SEER-DSA-RM-07
Unidad Administrativa
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Informa al término de cada
evento al DSA se cumplio de
acuerdo a lo requerido
Fin
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Control Contable de Partida Presupuestal
Recibe el análisis y lo archiva
Concentra mensualmente Órdenes
de Compra por partida
presupuestal.
Proporciona al
Departamento de RM
Reporte del total de lo
ejercido
Recibe reporte y lo verifica
con el Auxiliar Contable
Prepara informe general
de los Movimientos ejercidos
Y lo devuelve al Auxiliar
Contable para su archivo
1
1
Elabora reporte mensual de
adquisiciones autorizadas por
la DGAOM y ordena por
partida presupuestal.
Auxiliar Contable
Depto. Recursos
Materiales (DRM)
Auxiliar Contable
fin
Proceso
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
SEER-DSA-RM-VS-02
SEER-DSA-RM-VS-02
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Cotización y control de compras
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
2
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
Secretaria y Control de
Compras (SCC)
Almacenistas
1
Unidad Administrativa
(UA)
Material de oficina en general
SEER-DSA-RM-VS-02
3
Almacenista
Secretaria y control de
compras
Departamento de
Recursos Materiales
4
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Recibe oficio de solicitud y lo
turna al (DRM).
Revisa oficios de solicitud y
los turna Secretaria y Control
de Compras.
Solicita por oficio adquisición
de mobiliario y/o materiales.
Consulta con almacenista la
existencia requerida.
Verifica si cuenta con
existencia de lo que le están
solicitando.
¿Existencia?
Si
No
Elabora Reporte Salida de
Almacén formato SEER-
DSA-RM-VS-02.
Cotiza con diferentes
proveedores el material y/o
mobiliario requerido.
Obtiene tres cotizaciones y
las presenta al (DRM)
Recibe cotizaciones,
aprueba y las presenta a la
(DSA)
Revisa cotizaciones y
autoriza la mejor opción y la
rúbrica de Vo.Bo. Y la remite
al (DRM).
Dirección de Servicios
Administrativos
SEER-DSA-RM-VS-02
SEER-DSA-RM-RS-20
SEER-DSA-RM-VS-02
SEER-DSA-RM-RS-20
SEER-DSA-RM-VS-02
SEER-DSA-RM-RS-20
SEER-DSA-RM-VS-02
SEER-DSA-RM-RS-20
SEER-DSA-RM-VS-02
SEER-DSA-RM-RS-20
SEER-DSA-RM-VS-02
SEER-DSA-RM-RS-20
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Cotización y control de compras
5
Secretaria y Control
de Compras (SCC)
Almacenistas
4
Proveedor
5
Unidad Administrativa
6
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Entrega a SCC material y/o
mobiliario solicitado y
factura en original y copia.
¿Cumple?
No
Si
Remite al Proveedor hasta
que presente lo solicitado y/o
factura correctamente.
A1
A2
Remite factura original al
(DRF) donde se efectuará
pago al proveedor.
Elabora formato de acuerdo
el tipo solicitado y lo turna al
Almacenista para su entrega.
(SCC)
SEER-DSA-RM-VS-02
SEER-DSA-RM-RS-20
Obtiene copia del formato.
Entrega a Unidad
Administrativa formato y
solicita que firme acuse de
recibo.
Recibe material y/o
mobiliario y registra los
datos del formato y lo remite
al Almacenista.
Remite a Secretaria y
Control de Compras formato
original de acuse de recibo.
Recibe acuse de recibo en
original formato y archiva.
Efectúa el pedido con el
Proveedor con la cotización
autorizada.
Secretaria y Control
de Compras
Recibe formato según
corresponda y entrega el
material y/o mobiliario
solicitado.
Elabora formato de acuerdo
el tipo solicitado y lo turna al
Almacenista para su entrega.
(SCC)
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Operación y Control del Centro de Fotocopiado
2
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Fotocopiado
1
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
2
Unidad Administrativa
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Unidad Administrativa (UA)
Solicita por medio de oficio y/o
Memorándum a la DSA.
Recibe oficio, lo firma de
autorización y lo turna
al DRM.
Turna oficio de servicio
autorizado a Fotocopiado.
Recibe oficio de solicitud
y realiza el servicio.
Fotocopiado
Registra el servicio
realizado en el formato
SEER-DSA-RM-VF-07.
Entrega a la UA las fotocopias
recabando acuse de recibo
en formato.
SEER-DSA-RM-VF-07.
Recibe fotocopias,
firma formato y
lo remite
a Fotocopiado.
Recibe y archiva
formato.
SEER-DSA-RM-VF-07.
SEER-DSA-RM-VF-07.
Mensualmente
elabora reporte.
Turna al DRM
el reporte.
Fotocopiado
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Revisa reporte
Fin
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Fumigaciones y Mantenimiento
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
1
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
Administración de la
Unidad de Matto. SEER
1
Dirección General
Departamento de Recursos
Materiales
Dirección de Servicios
Generales de O. M.
2
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Edificio Admvo. Matto dos
veces por año, Centro de
Desarrollo Infantil tres veces
por año.
Recibe oficio de solicitud y
lo remite al DRM.
Recibe acuse de recibo de
oficio.
Solicita a DSA servicio de
fumigación y/o
mantenimiento.
Firma de visto bueno solicitud
indicando aprobación y remite al
(DRM)
Recibe memorando clasifica
por tipo de servicio y unidad
administrativa.
Elabora oficio de Solicitud y
lo turna a la Dirección
General del SEER.
Firma Oficio de Solicitud
y lo remite al (DRM).
Envía oficio de Solicitud a
la DSG de O.M. Para
autorización.
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
Dirección de Servicios
Generales de O. M.
Designa al Proveedor e
Informa al DRM del
S.E.E.R.
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Fumigaciones y Mantenimiento
3
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
2
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
3
4
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Confirma con el
Administrador del edificio el
cumplimiento del servicio.
Recibe del Proveedor
factura y verifica que cumpla
con los requisitos
Obtiene fotocopia de la
factura.
Registra los datos al original
y copia de la factura.
Remite al Proveedor factura
original para que realice el
trámite de cobro.
Proveedor
Solicita al Proveedor que
presente la factura con los
datos fiscales del SEER.
Se presenta en el DRM a
realizar el trabajo solicitado.
Canaliza con
Encargado del Mantenimiento
del Edificio Administrativo.
Proveedor
Realiza servicio solicitado y
posteriormente se presenta
al DRM.
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
¿Realiza el servicio?
No
Si
Se le exige el cumplimiento.
continua procedimiento.
Asistente Admvo. (AACIME)
¿Cumple con requisitos?
No
Si
continua procedimiento.
Remite al Proveedor para su
corrección.
Proceso
4
Archiva en el
expediente
correspondiente la
copia de la factura del
servicio realizado.
Fin
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Fumigaciones y Mantenimiento
Asistente Admvo. (AACIME)
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Control y Registro de Inventario de Mobiliario y Equipo
1
Unidad Administrativa
1
Dirección de Servicios
Administrativos
Departamento de Recursos
Materiales
Dirección de Control
Patrimonial de la O.M.
2
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Recibe memorando, lo rubrica
y lo remite al DRM.
Actualiza base de datos de
Mobiliario y Equipos de la
Dirección de Control
patrimonial.
Solicita a la DSA mediante
memorando la integración del
mobiliario y/o equipo a la base
de datos.
Elabora oficio y turna a la
Dirección de Servicios
Administrativos.
Recibe oficio, lo rubrica y
lo remite al
Departamento de
Recursos Materiales.
Envía oficio con la factura
anexa a la Dirección de
Control Patrimonial de la
O.M.
Asistente Admvo. (AACIME)
¿El movimiento es una
Alta?
No
Si
Fin del proceso
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Departamento de Recursos
Materiales
Recibe oficio y sella
el acuse de recibo.
Asigna un número de inventario
al mobiliario y/o equipo y envía
personal autorizado DRM.
Departamento de Recursos
Materiales
Indica al personal autorizado
La ubicación física del
mobiliario y equipo.
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Control y Registro de Inventario de Mobiliario y Equipo
3
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
2 3
4
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Recibe y archiva el formato
Realiza actualización en la
base de datos de la Dirección
de Control Patrimonial de la
O.M.
Elabora el resguardo
y lo envía a la Unidad
Administrativa responsable
del bien.
Recibe y firma el formato y
lo devuelve al DRM.
.
¿Es una modificacion?
No
Si
Fin del proceso
Asistente Admvo. (AACIME)
Dirección de Control
Patrimonial de la O.M.
Etiquetan en base al oficio y
factura el mobiliario y equipo.
SEER-DSA-RM-17
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
Unidad Administrativa
SEER-DSA-RM-17
SEER-DSA-RM-17
Asistente Admvo. (AACIME)
Solicita por medio de
memorando al DRM la
modificación en el inventario
Recibe memorando
y lo remite al ACIME
Elabora formato y lo envía a
la Unidad Administrativa
SEER-DSA-RM-18
Recibe el formato, lo firma
y lo sella, y lo remite al DRM
Unidad Administrativa
Asistente Admvo. (AACIME)
Recibe formato, lo archiva y
envía a los almacenistas a
recoger físicamente el
mobiliario o equipo.
SEER-DSA-RM-18
SEER-DSA-RM-18
3
Proceso
4
Fin
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Control y Registro de Inventario de Mobiliario y Equipo
Almacenista
Recoge en la Unidad
Administrativa el
mobiliario o equipo y lo
resguarda en bodega.
RM-RM-01.
RM-RM-01
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Requisiciones de Material
2
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
1
Anexo RM-RM- 01
2
Almacenista
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
3
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Auxiliar Contable
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
Verifica periódicamente
los faltantes en las existencias
de las Partidas .
Elabora las requisiciones
de material e imprime
anexo
Asistente Admvo. (AACIME)
Revisa y turna las requisiciones
de material a la DSA.
Dirección de Servicios
Administrativos
Recibe anexo, lo rubrica,
recaba rúbrica de la
Dirección General y lo
devuelve al DRM.
Departamento de Recursos
Materiales (DRM).
Envía a la Dirección General
de Adquisiciones de la
O.M. anexo
Dirección General de
Adquisiciones O.M. (DGAOM)
Recibe las
requisiciones impresas anexo y
verifica que no rebase el
presupuesto .
Anexo RM-RM- 01
Realiza proceso de licitación y
asignación de Proveedores.
Recibe y revisa el material
que cumpla con
Especificaciones en la
Orden de compra
Firma, sella la Orden de
Compra y factura del Proveedor
y turna copia al Auxiliar
Contable
Concentra y archiva las copias
de Órdenes de Compra
y/o Facturas.
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Control de salidas de mobiliario y equipo para reparación
2
1
2
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Unidad Administrativa
Unidad Administrativa
(UA).
Dirección de Servicios
Administrativos
Auxiliar Contable
Auxiliar Contable
SEER-DSA-RM-VS-08
Proveedor
Solicita mediante
memorando la reparación
de determinado equipo o
mobiliario.
Recibe el memorando y lo
rubrica en señal de
autorización y lo remite
al DRM.
Recibe memorando
e instruye al Auxiliar Contable .
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Recibe instrucciones y elabora
el formato de Vale de Salida
de Equipo.
SEER-DSA-RM-VS-08
SEER-DSA-RM-VS-08
Presenta el formato al DRM
para que autorice la salida del
equipo o mobiliario
Entrega formato al
Proveedor quien firma la
copia como responsable.
Recibe copia del
formato y lo presenta
a la UA solicitante .
SEER-DSA-RM-VS-08
Recoge el equipo o mobiliario
de la UA y presenta el formato
al vigilante del Edificio
Administrativo .
SEER-DSA-RM-VS-08
Entrega el equipo o mobiliario
Reparado a la UA.
Recibe equipo ó
mobiliario y lo revisa.
¿Bien reparado?
No
Si
A
A
3
Proceso
3
Fin
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Control de salidas de mobiliario y equipo para reparación
Proveedor
Entrega factura en original
y copia al Departamento de
Recursos Financieros.
Remite al DRM copia del
formato y se le libera de la
responsabilidad .
SEER-DSA-RM-VS-08
Auxiliar Contable
Recibe formato y registra
en el mismo la fecha de
entrega y lo archiva.
SEER-DSA-RM-VS-08
Unidad Administrativa
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Control y gestión de los servicios básicos: agua potable, energía eléctrica y servicio telefónico
2
1
2
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Centros Escolares
Dirección General (DG)
Asistente Administrativo
(AACIME)
Subdirección de Servicios
Básicos de la OM (SSBOM)
Asistente Administrativo
(AACIME)
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
DSA-RM-ST-09
DSA-RM-ST-09
Solicitan por medio de oficio
a la Dirección General
tramites de servicios básicos:
Turna oficio a la
Dirección de Servicios
Administrativos y a su
vez al (DRM).
Turna oficio de solicitud
al Asistente Administrativo
y lo Instruye.
Recibe oficio de solicitud
y elabora Anexo .
Entrega Anexo a Subdirección
de Servicios Básicos OM.
DSA-RM-ST-09
Recibe Anexo y remite
a firma acuse de recibo
a AACIME
Recibe acuse de recibo
Anexo y archiva.
DSA-RM-ST-09
Subdirección de Servicios
Básicos de la OM (SSBOM)
Realiza el trámite ante las
instancias correspondientes.
Permanece en constante
comunicación telefónica
.
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Lleva el control mensual y
anual del presupuesto
asignado al SEER
Fin
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Gestión Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular
2
1 2
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Subdirección de Control
Vehicular (SCVDAOM)
Dirección General (DG)
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Subdirección de Servicios
Genérales (DSGOM)
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
SEER-DSA-RM-10.
Fin
Proporciona anualmente
a la Dirección General
el Padrón vehicular
adscrito al S.E.E.R.
Turna el Padrón Vehicular a la
Dirección de Servicios
Administrativos para su trámite.
Remite la información
al Departamento de
Recursos Materiales
Solicita por medio de oficio
el pago de derechos y
Recaba firma de la DG.
Envía oficio de solicitud
a la SCVDAOM
Recibe la información
actualizada del Parque Vehicular
Subdirección de Control
Vehicular (SCVDAOM)
Proporciona semanalmente
al DRM recargas electrónicas.
Del combustible
Distribuye las recargas de
combustible y registra en
formato bitácora
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Recepción del Conmutador
2
1 2
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández
Registro
Publico en General
Conmutador
Publico en General
Fin
Realiza llamadas
telefónicas al
SEER.
Recibe las llamadas
locales y/o foráneas
a nombre del SEER.
Solicita se le
comunique con
alguna Unidad
Administrativa
Identifica la extensión
y canaliza la llamada
¿Extensión ocupada?
No
Si
A
Atiende entre tanto
otras llamadas.
Retoma la llamada
en espera
Comunica a la
Unidad Administrativa A
Toma la llamada
y atiende al
interesado (a)
Unidad Administrativa
Conmutador
Recibe y canaliza
nuevas llamadas.
Reporta de manera inmediata
de algún problema técnico.
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo
2
1 2
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández Registro
Unidad Administrativa
(UA).
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Informática
Departamento de Recursos
Materiales (RMS)
¿Hay existencia
en almacén ?
No
Si
Solicita mediante
memorando a la
DSA mantenimiento
Recibe memorando,
lo rubrica de Vo.Bo.
y lo remite al DRM.
Recibe el memorando
e instruye a
Informática
Inicia la revisión física
y determina el
servicio requerido
¿Mantenimiento preventivo?
No
Si
A
Verifica
Desfragmenta
Elimina
Limpia
Reinstala
Diagnostica y
determina si requiere
cambio de alguna
pieza.
¿Cambio de pieza?
No
Si
C
Toma la pieza,
corrige e informa al
Auxiliar
Contable.
Registra y da de baja
la pieza en el
Inventario y
elabora formato
Auxiliar Contable
SEER-DSA-RM-02.
3
A
B
D
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo
4
3
4
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández Registro
Informática
A
¿Cumple requisitos
fiscales?
No
Si
A
SEER-DSA-RM-15.
Cotiza con tres
proveedores y entrega
las cotizaciones
al DRM.
Revisa las
cotizaciones
y las turna a la DSA.
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Recibe, revisa las cotizaciones
y firma en señal de
autorización.
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Devuelve la cotización a
autorizada al DRM.
Solicita el recurso al
Departamento de
Recursos Financieros.
Departamento de Recursos
Materiales (RMS)
Proporciona el recurso
al DRM y este a su vez
lo entrega a
Informática.
Departamento de Recursos
Financieros (DRF)
Recibe el recurso,
compra la pieza y
solicita factura
verificando requisitos
fiscales
Informática
Entrega la factura
original al DRF.
Proveedor
Corrige el problema
y elabora el formato
Informática
Entrega e instala el
equipo y proporciona
a la UA formato
SEER-DSA-RM-15.
5
B
C
D
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo
5
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández Registro
Unidad Administrativa
Recibe el equipo,
firma y sella formato
y lo remite a
Informática.
SEER-DSA-RM-15.
Informática
Recibe formato y lo distribuye
SEER-DSA-RM-15.
Fin
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular
2
1
2
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández Registro
Responsable del
Mantenimiento Vehicular
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Departamento de Recursos
Materiales (RMS)
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Responsable del
Mantenimiento Vehicular
3
Revisa el estado
físico y mecánico
del Parque
Vehicular y reporta
al DRM.
Verifica el
presupuesto
disponible
Solicita autorización
a la Dirección de
Servicios
Administrativos.
Autoriza la reparación
del vehículo.
Instruye al DRM, para
que realice trámite
ante la DSGOM.
Indica al Responsable
de Mantenimiento
Vehicular que
reúna las cotizaciones
Reúne y presenta
las cotizaciones
al DRM.
Elabora oficio de solicitud ,
Anexa Formato y
agrega cotizaciones.
Recaba firma de
Dirección General
en el oficio, y lo
envía DSGOM.
Recibe oficio
Formato,
cotizaciones y firma
acuse de recibo.
Dirección de Servicios
Generales OM (DSGOM)
Informa en forma
económica al DRM.
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular
4
3
4
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández Registro
Responsable del
Mantenimiento Vehicular
Proveedor de Servicio
Responsable del
Mantenimiento Vehicular
Proveedor de Servicio
5
Proveedor de Servicio
Recoge la Orden de Servicio
en la DSGOM.
Acude con el
Proveedor y deja
el vehículo.
Repara el vehículo
y lo entrega al
Responsable de
Mantenimiento Vehicular.
Recibe y revisa
el vehículo
¿Se corrigió la falla?
Si
Solicita que lo
revise y lo vuelva
a reparar.
No
Presenta al DRM
factura original y la
Orden del Servicio.
Verifica que la factura
cumpla con las
disposiciones fiscales.
¿Cumple?
Si
No
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
A
A
Recaba de la DSA la rúbrica
de visto bueno y conserva
una fotocopia.
Entrega al Proveedor
la factura con el
visto bueno.
Entrega la factura
original a la DSGOM
Para trámite de
su pago.
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular
6
5
6
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández Registro
Responsable del
Mantenimiento Vehicular
Unidad Administrativa (UA)
Departamento de Recursos
Materiales (DRM
7
Responsable del
Mantenimiento Vehicular
A Informa al DRM que el vehículo
ha sido reincorporado al
Parque Vehicular.
Comisiones vehiculares
Solicitan a la DSA
el préstamo de un
vehículo,.
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Verifica la
disponibilidad e
informa a la DSA.
Departamento de Recursos
Materiales (DRM)
Rubrica el memorando
y lo remite al DRM.
Dirección de Servicios
Administrativos (DSA)
Consulta en forma económica
con el DRM la disponibilidad
Presta en comisión
el vehículo.
Entrega el vehículo
a la persona
designada por la UA
Termina comisión y
devuelve el vehículo
al DRM.
Unidad Administrativa (UA)
Recibe el vehículo
y revisa las
condiciones físicas.
Responsable del
Mantenimiento Vehicular
Solicita a la UA
que registrar la
entrega en formato
SEER-DSA-RM-06.
Proceso
Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales
Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular
7
Formulo
Juana Patricia Medellín Mendoza
Reviso
María Cristina Turrubiartes Hernández Registro
Unidad Administrativa
SEER-DSA-RM-06
Responsable del
Mantenimiento Vehicular
SEER-DSA-RM-06.
Fin
Registra la entrega
en el formato
Archiva formato e
Informa al DRM.
DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
CATALOGO de Formas
APLICADO A:
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
SAN LUIS POTOSI, S. L. P., Octubre 2016
Llevar un control de salidas del Almacén del Departamento de
Recursos Materiales.
Reporte de Vale de Salida
Objetivo
SEER-DSA-RM-VS-02
1
6
5
4 3
2
8 10
9
7
Elabora Departamento de Recursos Materiales Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales. 1a Copia: Unidad Administrativa que recibe el material Periodicidad Diario Medio para obtener la forma Forma Impresa (Imprenta) Nombre del archivo Catálogo de Formas Documento Reporte de Vale de Gasolina DSA-RM-VS-02.
Día en que se elabora el reporte
Unidad Administrativa que recibe el material
Partida Presupuestal afectada
Clave del artículo de acuerdo al catalogo codificador
Unidad de Medida del articulo
El número de artículos que se entregan
Características del artículo entregado
Nombre, firma y sello de la persona que recibe el
material
La firma del Director de Servicios Administrativos.
La firma y sello del Jefe del Departamento de
Recursos Materiales.
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
.10
SEER-DSA-RM-VS-02
Llevar un control de inventarios de mobiliario y equipo
responsabilizando mediante un resguardo individual firmado por cada
responsable de área del uso del mismo
Resguardo individual de bienes muebles
Objetivo
SEER-DSA-RM-R-04
1
2
3
4 5 6 7
8
9
10 11
Elabora Dirección de Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. Distribución Original: Dirección de Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. 1a Copia: Departamento de Recursos Materiales. 1a Copia: Resguardante Periodicidad Semestral Medio para obtener la forma Programa Access Nombre del archivo SEER-DSA-RM-R-04 Inventario S.E.E.R. 2008
Dependencia resguardante.
Clave y tipo de identidad de la Dependencia.
Nombre del responsable directo del bien.
Numero de control oficial del bien.
Tipo de bien y/o mobiliario resguardado.
Marca del fabricante.
Especificaciones del modelo.
No. seriado del articulo (Electrónicos).
Sello del Área encargada del control patrimonial.
Nombre completo y firma del titular responsable del
resguardo.
Nombre, firma del Director de Servicios Administrativos
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8
9.
10.
11.
SEER-DSA-RM-04
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales 1a Copia: Usuario responsable Periodicidad Diariamente Medio para obtener la forma Programa Excel, Office XP Nombre del archivo Resguardo Vehicular SEER-DSA-RM-RV-05
Nombre de la entidad administrativa a donde pertenece
el usuario responsable
Día en que se elabora el resguardo.
El número de registro de cada vehículo
El nombre comercial del vehículo
La marca comercial del vehículo
El año de la fabricación del vehículo.
La serie del motor
Color de la unidad, características propias y número de
placas.
El nombre y firma del resguardante.
El nombre y firma del Director de Servicios
Administrativos.
El nombre y firma del jefe de Recursos Materiales.
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
SEER-DSA-RM-RV-05
Llevar un control de los resguardantes de las unidades vehiculares
Bitácora de Comisiones de Vehículos
Objetivo
SEER-DSA-RM-BV-06
1
2
3 3.3) 3.2) 3.1) 3.4)
4.1) 4.2) 4.3) 4.4) 4.5) 4.6) 4.7) 4.8)
4
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales Periodicidad Diariamente Medio para obtener la forma Programa Excel, Office XP Nombre del archivo Bitácora de vehículos. SEER-DSA-RM-BV-06
Nombre de la Dependencia
Fecha de elaboración de la bitácora (año y mes).
Especificar datos del vehículo
3.1) No. Económico (anotar numero se serie)
3.2) Marca (empresa automotriz)
3.3) Modelo (Registrar el año)
3.4) Placas. (Anotar el numero)
Especificar datos del servicio
4.1) Fecha en que se utiliza el vehículo
4.2) Salida (registrar hora y kilometraje)
4.3) Traslado (de: origen a: destino)
4.4) Llegada (registrar hora y kilometraje)
4.5) Rendimiento (kilometraje)
4.6) No. De licencia (La que corresponde al conductor)
4.7) Asunto (Mencionar el motivo de la solicitud)
4.8) Nombre (Registrar nombre y firma del operador
del vehículo)
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
SEER-DSA-RM-BV-06
Llevar un control del número de fotocopias
Vale de fotocopiado
Objetivo
SEER-DSA-RM-VF-07
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales Periodicidad Diariamente Medio para obtener la forma Programa Excel, Office XP Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-VF-07 Vale de Fotocopiado.
Día en que se entrega el trabajo solicitado
Nombre de la entidad administrativa
Nombre del documento que se va a fotocopiar
Número de documentos en tamaño carta
Número de documentos en tamaño oficio
Número total de copias de los puntos 4 y 5.
Nombre y firma de la persona solicitante del servicio
Nombre y firma del responsable del fotocopiado.
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
SEER-DSA-RM-VF-07
Llevar un control de Entradas y Salidas de mobiliario y equipo para su
mantenimiento
Vale de Salida de Equipo
Objetivo
SEER-DSA-RM-VS-08
SALIDA DE EQUIPO
VALE DE SALIDA DE:
MARCA: MODELO:
SERIE:
DEPARTAMENTO:
SAN LUIS POTOSI, S.L.P., __________________________________
DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
ENTREGORECIBIO
1
2 3
4
5
6
87
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales
1a Copia:
Responsable del
mantenimiento. Periodicidad Cuando se requiera Medio para obtener la forma Programa Excel, Office XP Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-VS-08 Vale de Salida de Equipo.
Nombre del equipo que sale
Número de la Marca del equipo
Número del Modelo del Equipo
Número de la Serie del Equipo
Unidad Administrativa que pertenece el equipo
Lugar y Fecha de expedición
Nombre de la persona que recibe el artículo
Nombre y firma de quien entrega el equipo
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
SEER-DSA-RM-VS-08
Llevar un control de la distribución de los Vales de Gasolina
Bitácora de Vales de Gasolina
Objetivo
SEER-DSA-RM-VG-10
SERVICIO QUE PRESTA
TRASLADO PERSONAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA______________________________________________________ ________________ CORRESPONDENCIA
MES AÑO OTROS___________________
DIANo.VALE
Y/OFACTURA
CANTIDAD EN
LITROSNOMBRE FIRMA
1 2
3 4 5 6 7
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales
Periodicidad Cuando se requiera Medio para obtener la forma Programa Excel, Office XP Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-VG-10 Bitácora de Vales de Gasolina.
Nombre de la Unidad Administrativa
Mes y año de elaboración
Día de entrega
Número de Folio del Vale de Gasolina
Cantidad en litros entregada
Nombre de la persona a quien se le entrega el Vale de
Gasolina
Firma de quien recibe el Vale de Gasolina
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
SEER-DSA-RM-VG-10
1
2
3
4 5 6
7
8
9
10
11
12 13 14
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales
Periodicidad Cuando se requiera Medio para obtener la forma Programa Excel Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-15 Reporte de Servicio.
Titular de la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa.
Dirección de Área a la que pertenece
Equipo a Mantenimiento
No. De Modelo
Numero serial del Equipo
Especificar la falla
Tipo de servicio que se le realizo
Descripción del servicio realizado
Comentarios adicionales
Material que se utilizó, especificar
Visto Bueno del Área a la que pertenece el equipo
Nombre de quien opera el equipo
Nombre y Firma de quien realiza el Servicio
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9
10.
11.
12.
13.
14
SEER-DSA-RM-15
Resguardar en documento los bienes prestados o asignados a un Área
Resguardo
Objetivo
SEER-DSA-RM-17
2
1
3 4
5
6 7
8
9
10
11
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales
Periodicidad Cuando se requiera Medio para obtener la forma Programa Excel Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-07 Resguardo
Unidad Administrativa a la que se le asigna.
Fecha de la entrega.
No. De control de interno o externo
Descripción
Marca si cuenta con ella
No. De modelo
No. Serial
Especificar detalles del articulo
Nombre, firma y sello de quien recibe
Nombre, firma y sello del Director Administrativo
Nombre, firma y sello del jefe del Depto de Recursos
Materiales
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9
10
11.
SEER-DSA-RM-17
Objetivo
SEER-DSA-RM-19
Llevar el control de las entradas al almacén de las compras echas con
recursos propios
1 2
3
4 5
6
8
7
9
Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales
Periodicidad En cada compra con recursos propios Medio para obtener la forma Programa Microsoft office Word Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-19
Nombre o razón social del Proveedor.
Folio de la factura que ampara la compra.
Fecha de entrada al almacén
Numero de partida presupuestal al que corresponde la
compra
Unidad de medida del articulo
Descripción del articulo
Costo registrado en la factura
Nombre y firma de quien recibe la compra
Visto bueno del Titular del Departamento de Recursos
Materiales
i n s t r u c t i v o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9
SEER-DSA-RM-19
Objetivo Llevar el control de las salidas de almacén de las compras echas con
recursos propios
SEER-DSA-RM-RS-20
---- Confidencial
Dependencia: Sistema Educativo Estatal Regular Fecha: Octubre 2016
Dirección: Dirección de Servicios Administrativos
Área: Departamento de Recursos Materiales
Clave Nombre Clave Nombre
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto
Anual Capítulos: 2000 y 3000.
Cumplir con las demandas de insumos que requieren
los Centros Educativos Oficiales y Oficinas
Administrativas de las partidas de Materiales y
Suministros, se elabora techo financiero anual,así como
el presupuesto necesario que cubra el pago de los
servicios básicos, de energía eléctrica, agua potable,
servicio telefónico, mantenimiento de inmuebles,
mantenimiento de equipo, vehículos y combustibles.
x
Apoyo a Eventos Especiales del Sistema
Educativo Estatal Regular
Coordinar conjuntamente con las Unidades
Administrativas solicitantes el apoyo en materiales y
servicios que se requiere para llevar a cabo eventos
especiales establecidos en el Plan Anual de
Actividades del Sistema Educativo Estatal Regular y
que son esenciales en el quehacer educativo.
xRM-RM-01, SEER-
DSA-RM-02, SEER-DSA-RM-07
Requisision de Imprsos, Formato Vale de
Salida, Vale de Fotocopiado
Control Contable de partida Presupuestal
Concentrar lo ejercido mensualmente en cada una de
las partidas presupuestales para poder verificar se esté
aplicando correctamente el presupuesto asignado a
esta Dependencia.
x
Cotización y Control de compras
Controlar y cotizar en tiempo y forma las solicitudes de adquisición
de manteriales y mobiliario autorizado por la Dirección de Servicios
Administrativos del Sistema Educativo Estatal Regular
xSEER-DSA-RM-02, SEER-DSA-
RM-04Vale de Salida, Resguardo
Operación y Control del Centro de Fotocopiado.
Reproducir y/o engargolar diversos documentos,
formatos impresos que se requieren en el desempeño
de las actividades administrativas y docentes lo cual se
obtiene a través de la operación, control y registro del
fotocopiado.
x SEER-DSA-RM-VF-07 Vale de Fotocopiado
Fumigaciones y Mantenimiento
Gestionar ante la Dirección de Servicios Generales de
la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado, el servicio
de fumigación para los Centros de Desarrollo Infantil y
del Edificio Administrativo del Sistema Educativo Estatal
Regular, de este último el mantenimiento y/o reparación
del Edificio Administrativo.
x RM-SF-03Oficio de solicitud de trámite de Fumigación ante la Oficialía
Mayor de Gobierno del Estado.
Control y Registro de los Inventarios de
Mobiliario y Equipo.
Llevar el control y registro del mobiliario y equipo asignado a las
áreas Administrativas y a los Centros Educativos Oficiales,
siguiendo la normatividad que emite la Dirección de Control
Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.
x SEER-DSA-RM-R-04 Resguardo Individual de Bienes Muebles
Nombre del procedimiento
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
ObjetivoAnexos Formatos
Flujo
---- Confidencial
Dependencia: Sistema Educativo Estatal Regular Fecha: Octubre 2016
Dirección: Dirección de Servicios Administrativos
Área: Departamento de Recursos Materiales
Clave Nombre Clave NombreNombre del procedimiento
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
ObjetivoAnexos Formatos
Flujo
requisisiones de Material
Abastecer a las Unidades Administrativas y Centros Educativos de
materiales y suministros que se requiere para desarrollar el
quehacer educativo
x RM-RM-01 Requisición de Material
Control de salidas de Mobiliario y Equipo para
reparación
Tener un control de entradas y salidas de mobiliario y
equipo autorizados para su mantenimiento, por la
Dirección de Servicios Administrativos y cuyo resguardo
está bajo las Unidades Administrativas del Sistema
Educativo Estatal Regular.
x SEER-DSA-RM-VS-08 Vale de Salida de Equipo
Control y gestión de los Servicios Básicos:
Agua Potable, Energía Eléctrica y Servicio
Telefónico
Llevar un control presupuestal y gestionar ante la
Subdirección de Servicio Básicos de la Dirección de
Servicios Generales de Oficialía Mayor de Gobierno del
Estado los servicios básicos: Agua potable, energía
eléctrica y servicio telefónico, así como resolver los
problemas administrativos o técnicos que se presenten
en las escuelas y/o unidades administrativas incluidas
en el Padrón de estos servicios autorizados por la
Dependencia ya citada.
x DSA-RM-09Oficio de solicitud de trámite a la Oficialía Mayor de Gobierno del
Estado
Gestion Administrativa de requerimientos del
Parque Vehicular
Controlar y gestionar los procesos Administrativos requeridos para
el pago de póliza de seguro, impuestos y derechos vehiculares,
registros de inventarios y suministros de combustible de las
unidades pertenecientes a esta Dependencia y que están adscritas
al parque vehicular de la Oficialia Mayor de Gobierno del Estado.
x
SEER-DSA-RM-CV-06
SEER-DSA-RM-VG-10
Bitácora de comisiones de vehículos.
Bitacora de Vales de Gasolina
Recepcion del Conmutador
Atender y comunicar al público en general de manera eficiente a
través de recibir las llamadas telefónicas que entran al conmutador y
canalizarlas a las distintas Unidades Administrativas que
conforman la Estructura Administrativa, así como reportar los
problemas técnicos que de su uso se deriven.
x
Mantenimiento Preventivo y Correctivo a
Equipos de Computo
Dar servicio de reparación y/o mantenimiento a los equipos de
computación pertenecientes a las Unidades Administrativas con la
finalidad de hacer más eficiente las tareas administrativas del
Sistema Educativo Estatal Regular.
x
SEER-DSA-RM-15, SEER-DSA-
RM-02Reporte de Servicio
Mantenimiento y Comisiones del Parque
Vehicular
Programar la revisión y supervisión periódica de las condiciones
físicas y mecánicas de los vehículos adscritos al parque vehicular de
esta Dependencia, así como controlar el registro de las comisiones
locales y foráneas propias del Sector Educativo.
x
SEER-DSA-RM-06 Bitacora de Comisiones de Vehiculos
RESPONSABLES DE
LA FORMULACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
AUTORIZAN
Oficial Mayor
Gonzalo Ortuño Castro
Director de Organización y Métodos
REVISO
AUTORIZACION
María Cristina Turrubiartes Hernández
Director de Servicios Administrativos
Juana Patricia Medellín Mendoza
Departamento de Recursos
Materiales
Griselda Álvarez Oliveros
Directora General del Sistema Educativo
Estatal Regular
Secretario de Educación de
Gobierno del Estado
Elías Jesrael Pesina Rodríguez Joel Ramírez Díaz