Manual de Access 2007

INFORMATICA P.H.L.B.

Prof: Levano Benites, Pither Honrrado Ingeniero de sistemas

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

Con Access, puede:

1. Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.

2. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.

3. Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.4. Organizar y ver los datos de distintas formas.5. Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo

electrónico, una intranet o Internet.

Para el mejor desempeño de los laboratorios y ejercicios, del manejo de Access es recomendable cambiar la configuración regional a español – Perú.

Access

Ingresar a Access.

1. Pulsar las teclas Windows + R=Ejecutar2. Digitar Msaccess3. Pulsar la tecla Enter.

Microsoft Office Expert Specialist (Master) 2 [email protected]

C

a b

d


La Pantalla Introducción de Access.

- Para el desarrollo de los laboratorios crear una carpeta en tu memoria USB con el nombre access5tociclo y luego crear una carpeta con el nombre del laboratorio el cual se realice.

Laboratorio 1.Base de datos en Blanco y Familiarización del Entorno.

Pasos:

1. De la categoría de plantillas, dar clic en destacado.2. Clic en el botón Base de datos en blanco.3. El panel derecho cambia el nombre de archivo a (Facturación).

4. Clic en el botón amarillo .5. Direcciónalo a tu memoria USB dentro de la carpeta laboratorio 16. Luego clic en Crear.

a) Botón de Office.b) Barra de herramientas de acceso

rápido.

c) Cinta de Opciones.d) Panel de Exploración.



Laboratorio 2.Base de datos Mediante Asistente.

Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botón de Office y clic en cerrar base de datos

Pasos:

1. De la categoría de plantillas da clic en plantillas locales2. Da clic en Northwind 2007.3. En nombre de archivo escribe Ventas 2007 y direcciónalo a tu USB dentro de la

carpeta Laboratorio 2.4. Da clic en crear.5. Esperamos unos segundos y listo.

Se muestra la siguiente grafica.

Selecciona un empleado y da clic en iniciar sesión ahora se muestra un cuadro de formulario, pulsa la tecla F11=Exploración De Objetos.


Da clic aquí y en el cuadro que aparece da clic en habilitar contenido.


Laboratorio 3.Manejo de Base de datos, Creación de Tablas.

Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botón de Office y clic en cerrar base de datos.

Pasos:

1. Abre la base de datos facturación que se encuentra en la carpeta laboratorio 1.2. Da clic en el botón opciones…, clic en la opción Habilitar este contenido y en Aceptar.

Creación de Tablas Mediante Vista Diseño.

Pasos:

1. Da clic en la ficha Crear.2. Clic en el botón Diseño De Tabla.3. Se muestra la siguiente ventana.

4. Escribe los siguientes nombres de campos y selecciona los tipos de datos.



5. Da clic en el seleccionador de fila del campo cod_proveedor.6. Clic en el botón clave principal que tiene como dibujo una llave (si no lo ves

da clic en la ficha diseño).

7. Pulsa las teclas Ctrl + W = Cerrar y guardar un objeto8. En el cuadro que te aparece da clic en si para que puedas grabar la tabla escribe como

nombre proveedor. 9. Y clic en aceptar.

Creación de Tablas Mediante la vista Tabla.

Pasos:

1. Clic en la ficha Crear.2. Clic en el botón tabla.3. Se muestra la siguiente grafica.

4. Da doble clic en el nombre del campo Id y escribe el siguiente nombre cod_producto, ahora da doble clic en agregar nuevo campo y escribe el nombre nom_producto y pulsa Enter, así sucesivamente para los demás campos que se muestran en el siguiente cuadro.

5. Pulsa las teclas Ctrl + W y guárdalo con el nombre productos.6. Ahora pulsa la tecla F11 para que se muestre el cuadro de exploración de Access.7. En la tabla productos da clic derecho y clic en vista diseño.8. Altéralo para que se muestre de la siguiente forma.



9. Ahora pulsa ctrl + w y afirma la actualización.

Crea la siguiente tabla de la manera que desees.

Laboratorio 4.Inserción de Registros, Búsqueda y Formas de Guardado.

Pasos:

1. Da doble clic en la tabla categorías y escribe los siguientes registros.

2. Da doble clic a la tabla proveedor y escribe los siguientes registros.

Llena 7 registros más.

3. No te olvides de actualizar los cambios con ctrl + w=guardar y cerrar objetos

Busqueda



1. Clic derecho a la tabla productos y clic en vista diseño2. Clic en el campo cod_categoria3. Clic en la ficha Búsqueda que se encuentra en la parte inferior de tu pantalla (en las

propiedades de campo)

4. En la opción Mostrar control seleccionar cuadro combinado.5. En tipo de origen de fila seleccionar Tabla/Consulta.6. En origen de fila dar clic al botón de 3 puntos

7. Se muestra la siguiente grafica



Este es el diseñador de consultas aquí debemos de agregar las tablas que harán la búsqueda.

8. Da doble clic a la tabla categorías y clic en el botón cerrar.9. En la tabla que se agregado da doble clic a los dos campos cod_categoria y

nom_categoria.

10. Da clic en el botón cerrar que se encuentra en la ficha diseño.11. Si se muestra un cuadro da clic en Sí.12. Haz regresado al cuadro de propiedades de la ficha Búsqueda, escribe lo que aparece

en el origen de fila.

13. en la propiedad Número de columnas cambia a 2.14. Pulsa las teclas ctrl + w. y actualiza los cambios



15. Da doble clic a la tabla productos y da clic al campo cod_categoria, ve lo que aparece se muestra una lista con dos columnas en 1 el código y en otra el nombre de la categoría.

16. Realiza el mismo procedimiento para el campo cod_proveedor.

17. Procede a llenar ahora 15 registros. Y anota el código generado en el origen de fila.

Guardar como Versión Anterior

Pasos:

1. Clic al botón de office.2. Seleccionar guardar como (ojo no dar clic solo seleccionar)



3. Clic en base de datos de Access 2002 – 2003.4. Como nombre de archivo poner facturación 2002-2003 y guardarlo dentro de la

carpeta laboratorio4.

Guardar como PDF O XPS

1. Clic al botón de office.2. Seleccionar guardar como.3. Clic en PDF o XPS4. Poner como nombre de archivo documento1pdf5. y guardarlo dentro de la carpeta laboratorio46. haga lo mismo para las demás tablas.

Laboratorio 5.Manejo de Propiedades.


Pasos:

1. Abre la base de datos facturación que se encuentra en el laboratorio 1.2. Da clic derecho a la tabla proveedor y clic en vista diseño.3. altera las siguientes propiedades.

CAMPO TAMAÑO DEL CAMPO

FORMATO MASCARA DE ENTRADA

TITULO

cod_proveedor Entero largo CODIGOnom_proveedor 25 > NOMBREdireccion 200 > DIRECCIONtelefono 8 > 999-9999 TELEFONOprocedencia 20 > PROCEDENCIAdirec_web “ ” PAGINA WEB



Anota los cambios de cada campo.

cod_proveedor

nom_proveedor

direccion

telefono

procedencia

direc_web

4. Da clic derecho a la tabla productos y clic en vista diseño ahora altera las propiedades.



TITULO Lugares decimales

cod_producto Entero largo CODIGOnom_producto 50 > PRODUCTOcod_categoria Entero largo CODIGO

CATEGORIAcod_proveedor Entero largo CODIGO

PROVEEDORcantidad Entero largo CANTIDADprecio_unitario Numero

generalPRECIO 2

unidades_existencias Entero STOCKsuspendido ACTIVOfec_ing Fecha larga 99/99/9999 FECHA INGRESOfec_venci Fecha larga 99/99/9999 FECHA

VENCIMIENTO

5. Da clic derecho a la tabla categorías y clic en vista diseño ahora altera las propiedades



TITULO

cod_categoria Entero largo CODIGOnom_categoria 50 NOMBRE


CAMPO Valor Predeterminado

Regla de Validación

Texto de Validación

REQUERIDO

cod_proveedornom_proveedor “SAGA”direcciontelefono 999-9999procedenciadirec_web Como "www.*" Ingrese de nuevo

la Pagina Web


Laboratorio 6.Relacionando tablas (crear, modificar y eliminar)

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.


Pasos:

1. Abrir la base de datos facturación que se encuentra en el laboratorio 1.2. Clic a la ficha Herramientas de Base de Datos.3. Clic al botón relaciones.

4. Se muestra el siguiente cuadro.

5. Dar doble clic a cada una de las tablas y clic en cerrar.Nota: si de casualidad insertaste una copia de tabla no te preocupes ya que después de cerrar el cuadro, das clic a la tabla de copia y pulsas la tecla Supr.



6. Ordena las tablas como muestra la grafica.

7. Ahora da clic al campo cod_categoria de la tabla Categorias y arrástralo hasta encima del campo cod_categoria de la tabla Productos.Se muestra el siguiente cuadro.

8. Activa las opciones exigir integridad referencial, actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados

9. Clic en Crear.

10. Ahora da clic al campo cod_proveedor de la tabla proveedor y sin soltar arrástralo hasta el campo cod_proveedor de la tabla producto

11. Activa exigir integridad referencial, actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados.

12. Clic en Crear.13. Una vez creados da clic en el botón cerrar de la ficha diseño


Tabla seleccionada

Campo de tabla seleccionado


Modificar relación

Pasos:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Eliminar Relación

Pasos:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EJERCICIO 1.Creación de Base de Datos y Tablas


1. Diseñar la base de datos HOSPITAL, Que tiene las siguientes tablas.a. Personal Medico

Nombre del campo

Tipo de dato tamaño requerido Indexado

Id_medico autonumerico Entero largo

Si Si (sin duplicados)

Nombres Texto 15 No NoApellido Texto 15 No NoId_especialidad Numero Entero

largoNo No



Llenar 11 registros más.b. Cirugía.

Llenar 11 registros más.

c. Especialidad.


Id_medico Nombres Apellido Id_especialidadM1 Rafael Villanueva E5M2 Jessica Tejada E2M3 Ramiro Herrera E1M4 Carlita Flores E4

Nombre del campo


Paciente Texto 25 No NoFec_opera Fecha/hora Fecha corta No NoDiagnos Texto 25 No NoCosto Numero Entero No NoId_medico Numero Entero No No

Paciente Fec_opera Diagnos Costo Id_medicoJuana Zavala 16/09/10 Peritonitis 1200 M1Carlos Mendoza

20/07/10 Policontuso 1500 M2

Roxana Garcia 16/10/10 Peritonitis 1200 M1Felipe Paredes 19/08/10 Catarata 1000 M3

Nombre del campo


Id_especialidad autonumerico

Entero largo si Si (sin duplicados)

Servicio Texto 25 No Noespecialidad texto 25 No no


Llenar 12 registros más.

Procede a aplicar validaciones y relacione las tablas.

EJERCICIO 2.Creación de Base de Datos y Tablas


1. Diseñar la base de datos Ventas Final.a. Clientes.

Nombre del campo Tipo de datoCódigo AutonumericoNombre textoDirección TextoTeléfono TextoRuc TextoEmail TextoPagina web TextoZona TextoCiudad TextoPaís Texto

Aplicar las propiedades siguientes.

campo Tamaño del campo

formato Mascara de entrada

Titulo

Código Entero largo “C-”0 Identificador del cliente

Nombre 40 > Nombre del cliente

Dirección 40 > Dirección exacta

Teléfono 10 > 999-9999 Teléfono del cliente

Ruc 11 > 00000000000 Ruc del clienteEmail 40 < Correo

electrónicoPagina web 40 < Sitio webZona 5 < Zona exactaCiudad 40 > Ciudad


Id_especialidad Servicio especialidadE1 Emergencia EntereologiaE2 Cirugía TraumatologíaE3 Consultorio Oftalmología


ubicaciónPaís 40 > País de origen

campo Valor predeterminado

Regla de validación Texto de validación Requerido

CódigoNombre SiDirección SiTeléfono SiRuc NoEmail Como “*@*” Ingrese correo

elect…Si

Pagina web Como “www.*” Ingrese pagina web NoZona este “este” O “norte” O “oeste”

O “Sur”Ingrese de nuevo la zona

Si

Ciudad Chincha SiPaís Perú Si

Ingresar 10 clientes

b. Vendedores.


Nombre del campo Tipo de datoCódigo AutonumericoAp_paterno textoAp_materno textoNombres TextoTelf TextoFech_nac Fecha/horaDirecc TextoSexo TextoEst_civil Textocategoria TextoEmail TextoFech_ing Fecha/horaFech_cese Fecha/horacampo Tamaño del

campoformato Mascara de

entradaTitulo

Código Entero largo “V-“0 Identificación del vendedor

Ap_paterno 40 > Apellido paterno

Ap_materno 40 > Apellido materno

Nombres 40 > NombreTelf 10 > (999)999-9999! TeléfonoFech_nac 99/99/9999 Fecha

nacimientoDirecc 50 > DirecciónSexo 1 > SexoEst_civil 1 > Estado civilcategoria 1 > CategoríaEmail 40 < Correo

electrónicoFech_ing 99/99/9999 Fecha de

ingresoFech_cese 99/99/9999 Fecha de

termino


Ingrese 10 registros

c. Equipos para la Venta.

campo Tamaño del campo

Formato Titulo

Código Entero largo “E-“0 Identificador del equipoNombre 40 > Nombre del EquipoStock Byte Cantidad para la VentaPrecio Precio del EquipoProveedor 40 > Nombre del Proveedor

campo Regla de Validacion

Texto de validación Requerido

CódigoNombre SiStock <>0 Ingrese un Numero SiPrecio SiProveedor Si


campo Valor predeterminado

Regla de validación Texto de validación Requerido

CódigoAp_paterno SiAp_materno SiNombresTelf SiFech_nac <ahora() Ingrese de nuevo la

fechaSi

Direcc SiSexo M “M” O “F” Ingrese de nuevo el

sexoSi

Est_civil S “S” O “C” O “V” O “D” Ingrese de nuevo el estado civil

Si

categoria A “A” O “B” O “C” O “D” Ingrese de nuevo la categoría

Si

Email Como “*@*” Ingrese de nuevo el correo electronico

Si

Fech_ing siFech_cese

Nombre del campo Tipo de datoCódigo Auto numéricoNombre textoStock NumeroPrecio MonedaProveedor Texto


Ingrese 10 registros.



d. Ventas.

- Establecer el campo NVENTA como clave principal.- Agregar una columna de búsqueda con la tabla clientes tomando los campos: código y

nombre llamado nombre de cliente- Agregar una columna de búsqueda con la tabla vendedores tomando los campos:

código y apellido paterno, apellido materno y nombre se debe de llamar nombre de vendedor.

- Agregar una columna de búsqueda, seleccionado: escribiré los valores que desee con los siguientes valores: Contado, llamado tipo de venta.

- Agregar 15 registros.

e. Detalle de Ventas.

- No establecer ninguna clave principal.- El campo numero de venta es una columna de búsqueda con la tabla ventas solo con

el campo Nventa.- El campo equipo de venta es una columna de búsqueda con la tabla equipos para la

venta con los campos: código y nombre.


Nombre del campo Tipo de datoNventa Auto NumericoFecha_venta Fecha/Hora

Nombre del campo Tipo de datoNumero de venta NumeroEquipo de venta TextoCantidad Numeroprecio Moneda

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