Manual de administración...

Pastor y Landero, 1941001 Sevilla (España)tel +34 954 56 25 40www.guadaltel.comwww.gonce.es

Plataforma de Tramitación G·ONCE

Manual de administración G·Registro

cliente:

fecha:miércoles, 9 de agosto de 2017

versión:2.2.9

Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción,distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, porcualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y porescrito de Guadaltel, S.A.

http://www.guadaltel.com/

http://www.gonce.es/


ÍNDICE DE CONTENIDO

1.Administración de G·Registro.........................................................31.1.Interesados.................................................................................................3

1.2.Usuarios.....................................................................................................71.2.1.Perfiles........................................................................................................81.2.2.Configuración de perfil..............................................................................11

1.3.Libros........................................................................................................121.3.1.Gestión de libros de registro.....................................................................121.3.2.Gestión de periodos..................................................................................13

1.4.Organigrama............................................................................................14

1.5.Asuntos.....................................................................................................19

1.6.Tipos de transporte..................................................................................20

1.7.Extractos...................................................................................................21

1.8.Procesos asíncronos................................................................................23

2.Historial de versiones...................................................................24

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 2 de 24


1. Administración de G·Registro

Para poder acceder al módulo de administración, es necesario que el usuarioautenticado posea perfil “Administrador”. Si no lo posee, pero tiene el permiso“Gestor de interesados”, podrá acceder únicamente a la administración deinteresados. Además, esta funcionalidad estará deshabilitada en el caso deusar un sistema de interesados externo.

Menú de administración

1.1. Interesados

Desde esta sección se gestionarán las personas físicas y jurídicas queaparecerán como remitentes o destinatarios en los registros. De ellas seadministrará tanto sus datos personales como sus datos de contacto pordefecto para que se carguen en el alta de registro. El formulario de consultainicial será como el siguiente.

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 3 de 24


Búsqueda de interesados

Después de realizar la búsqueda se mostrará el listado obtenido y se podráordenar para encontrar el interesado que se quiere editar, modificar sus datosde contacto o deshabilitar.

En caso de que la búsqueda no arroje ningún resultado, el usuario podráiniciar una nueva búsqueda o dar de alta un nuevo interesado. En caso de quedecida dar de alta un nuevo interesado, se precargará el formulario de alta denuevo interesado. Los datos introducidos en el formulario de búsqueda semantienen para el formulario de alta.

La opción de crear un nuevo interesado podría aparecer deshabilitada hastadespués de realizar una búsqueda inicial si la opción de configuración deinteresados Búsqueda de interesados obligatoria está activada.

Para dar de alta un interesado, se presenta el siguiente formulario

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 4 de 24


Alta de interesado

Si se intenta crear un nuevo interesado cuyo documento de identidad,especificado en el Identificador, coincida con el de algún otro interesadoexistente, se mostrará un mensaje de error indicándonos que ya existe uninteresado con ese identificador.

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 5 de 24


Para la edición de los datos personales del interesado mostrará el siguienteformulario

Edición de interesado

En él se podrá:

• Modificar el interesado, que supondrá la creación de un nuevointeresado con los cambios realizados, quedando el interesado originaldeshabilitado. Esto permitirá que los cambios no afecten a asientos yagrabados.

• Corregir el interesado, en cuyo caso los cambios si que aplicarán aasientos grabados.

Para la edición de los datos de contacto por defecto del interesado sepresentará un formulario como el siguiente

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 6 de 24


1.2. Usuarios

Un usuario estará caracterizado por:

– Código y clave para el acceso a la aplicación.

– Datos personales: Nombre, apellidos, tipo de identificador, identificador yemail.

– Perfil.

– Oficina de registro. Este campo es opcional y en caso de estar relleno,permitirá al usuario realizar alta y consulta de registros en la oficinaseleccionada.

– Unidad orgánica. Al asignarle una unidad orgánica, el usuario tendráacceso su bandeja, que contendrá los registros con destino dicha unidadorgánica.

Es importante que el identificador esté bien especificado, ya que se tendrá encuenta para el acceso con certificado digital.

Al igual que con la administración de interesados, se presenta un listado quese puede filtrar y ordenar como el siguiente.

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 7 de 24


Listado de usuarios

Desde él, se podrá consultar, modificar o eliminar un usuario concreto.

El formulario de alta y de modificación será como el siguiente:

Nuevo usuario

1.2.1. Perfiles

Para cada perfil de usuario se podrá asignar un nombre identificativo y asignarlos siguientes permisos asociados:

- ADMINISTRADOR: Permite el acceso al módulo de administración.

- ADMINDATOS: Permite realizar acciones en los asientos sin tener en cuentasu oficina de registro y la unidad orgánica de destino

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 8 de 24


- ALTAPRIVADO: Permite seleccionar un asiento como privado

- ANULAR: Permite anular asientos

- ASOCIAR: Permite asociar asientos

- BASICO: Permite modificar campos básicos del asiento

- CONSULTAPRIVADO: Permite ver los asientos privados relacionados con elusuario

- DEVOLVER: Permite devolver anotaciones

- DIGITALIZACIONMASIVA: Permite la digitalización masiva de documentos.

- DISTRIBUIDOR: Permite seleccionar unidad orgánica de destino en el alta yredistribuir el asiento

- DOCUMENTACIÓN: Permite ver los documentos adjuntos a los asientos

- ENTRADAS: Permite realizar anotaciones en los libros de entrada

- GESTORINTERESADOS: Este permiso le da acceso al módulo deinteresados, pudiendo así dar de alta, modificar, eliminar y consultarinteresados. Si el usuario posee perfil administrador, tendrá acceso encualquier caso

- GESTORLIBROS: Permite buscar asientos en cualquier oficina de registro

- GESTORSALIDAS: Permite dar de alta asientos de salida desde cualquierorigen.

- HISTORICO: Permite ver el histórico de los asientos

- INTERNOS: Permite realizar anotaciones en los libros internos

- MODDOCUMENTACION: Permite modificar los documentos adjuntos a losasientos.

- MODFECHAREG: Permite seleccionar la fecha de registro en el alta

- MODREGISTRO: Permite la modificación completa de un asiento

- MODREGISTROBASICO: Permite la modificación completa de un asientocon un margen máximo de 24 horas desde que se da de alta

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 9 de 24


- RECEPCIONAR: Permite recepcionar asientos.

- SALIDAS: Permite realizar anotaciones en los libros de salida

- SERVICIOS WEB: Permite el uso de funcionalidades a través servicios web

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 10 de 24


1.2.2. Configuración de perfil

Desde el panel de Datos del usuario, se podrá configurar si desea que pordefecto los registros dados de alta por el perfil sean privados o no. El usuariodebe poseer un perfil concreto que le habilite la disposición de esta opción.

De poseer el perfil indicado, en la sub-pestaña Configuración el usuario podráseleccionar la opción por defecto.

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 11 de 24


1.3. Libros

Desde esta pantalla podremos gestionar los libros de registro y los periodos.1.3.1. Gestión de libros de registro

Los libros de registro serán los encargados de dejar constancia de los asientosllevados a cabo en una oficina de registro. Pueden ser de entrada, salida ointernos, y pueden estar disponibles para más de una oficina.

Listado de libros de registro

Para modificar las oficinas hay que pulsar sobre el icono “Ver oficinas”.

Destalle de libro de registro

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 12 de 24


Desde ahí se puede modificar las oficinas para las que está disponible el librode registro.

El formulario de alta y modificación de libros de registros será como elsiguiente

Nuevo libro de registro

Durante el alta o modificación de un libro, si la aplicación está disponible envarios idiomas, se podrá introducir la descripción en todos ellos.

1.3.2. Gestión de periodos

Los periodos son intervalos de tiempo que sirven para obtener la numeracióndel registro de forma secuencial si la aplicación está configurada para obtenerla numeración en base a los periodos. Ver manual deconfiguración/instalación.

Desde esta pantalla podremos gestionar la creación, modificación yeliminación de periodos.

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 13 de 24


Para crear un nuevo periodo, pulsamos en el botón “Crear elemento”.Aparecerá un formulario en el que tenemos que indicar:

• Código → código del periodo.

• Descripción → descripción del periodo.

• Fecha de inicio → fecha que comienza a estar en vigor el periodo.

Una vez introducido los datos, pulsamos en “Guardar”.

1.4. Organigrama

Desde este apartado se definirá la estructura administrativa. Ésta estaráformada por unidades orgánicas y oficinas de registro.

De cada unidad orgánica se podrá configurar sus datos de contacto, si esregistral, en cuyo caso se podrá seleccionar como origen o destino de unasiento, y la unidad orgánica de la que depende.

Las oficinas de registro representarán el lugar donde se registra ladocumentación. Pueden estar vigentes o no, y tienen obligatoriamente quedepender de una unidad orgánica.

Es importante tener en cuanta que al definir una oficina como “telemática”tendrá un tratamiento especial. Esta oficina está reservada para dar de altaregistros a través del servicio web, por lo que los usuarios que pertenezcan a

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 14 de 24


esta oficina, no podrán realizar el alta de registro presenciales.

Al acceder a la administración del organigrama, puede verse un árbolrepresentativo y dos listados con las unidades orgánicas y oficinas de registrodados de alta.

Dentro del árbol, cada nodo puede identificarse si es una unidad orgánicaregistral, una unidad orgánica no registral o una oficina de registro a través desu icono.

Los listados de unidades orgánicas y oficinas de registro pueden visualizarseseleccionando la pestaña correspondiente. Estos listados, como todos loslistados de administración, se pueden filtrar y ordenar, además de estarpaginados.

Al pulsar sobre el icono “Ver detalle”, se podrá ver más información sobre launidad orgánica o la oficina seleccionada.

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 15 de 24


Detalle de unidad orgánica

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 16 de 24


Detalle de oficina de registro

Como puede verse, desde el detalle de la oficina de registro podráseleccionarse cuales serán los libros de registro de entrada y de salidaprincipales.

Para dar de alta una unidad orgánica o una oficina, hay que especificar launidad orgánica de la que depende, de forma que la nueva unidad orgánicasería hija de ésta en el árbol jerárquico.

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 17 de 24


Alta de unidad orgánica

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 18 de 24


Alta de oficina de registro

Durante el alta o modificación de una oficina o unidad orgánica, si laaplicación está disponible en varios idiomas, se podrá introducir la descripciónen todos ellos.

1.5. Asuntos

Los asuntos nos servirán para tipificar los temas a los que se refiere unasiento.

Un asunto puede estar asociado a una oficina o no, en cuyo caso, seconsidera un asunto genérico. De esta forma, cuando un usuario va a dar dealta un nuevo registro, le aparecerán los asuntos propios de su oficina y losasuntos genéricos.

Además, cada asunto puede tener asociado una unidad orgánica y un extractopredefinido por defecto para que al seleccionarlo durante el alta de registro, secarguen estos valores por defecto.

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 19 de 24


Listado de asuntos

Alta de asunto

Durante el alta o modificación de un asunto, si la aplicación está disponible envarios idiomas, se podrá introducir la descripción en todos ellos.

1.6. Tipos de transporte

El tipo de transporte de un registro es el medio utilizado para el envío orecepción de la documentación.

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 20 de 24


Listado de tipos de transporte

Alta de tipo de transporte

Durante el alta o modificación de un tipo de transporte, si la aplicación estádisponible en varios idiomas, se podrá introducir la descripción en todos ellos.

1.7. Extractos

Se podrán definir los extractos predefinidos asociados a usuarios o unidadesorgánicas, de forma que en el alta de registro se puedan seleccionar estos enun listado rápido

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 21 de 24


Listado de extractos

Alta de extracto

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 22 de 24


1.8. Procesos asíncronos

En esta pantalla podremos gestionar los procesos asíncronos que no se hayanprocesado correctamente.

Al acceder a la pantalla, veremos una tabla en la que se mostrarán losdistintos procesos con información relativa. Podremos volver a lanzarlosindividualmente e incluso eliminarlos.

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 23 de 24


2. Historial de versiones

Versión Fecha Autor Descripción

1.0.0 13/07/17 Guadaltel Primera versión del documento

[ 2.2.9 ] 09/08/17 Pág 24 de 24

Manual de administración...

Documents

Transcript of Manual de administración...