Gobernador de la Provincia del ChubutDr. Martín Buzzi

Ministro de Gobierno Sr. Javier Touriñan

Subsecretaria de RelacionesInstitucionales

Dra. Rosa Elena González

Dir. Gral. de Relaciones Institucionales y GestiónSra. Gabriela Cabanillas

Equipo técnico

Lic. Milagros IbarbiaSocióloga

Lic. Ricardina KubiszComunicadora Social

Rodolfo CostillaAsesor Legal

Cra. María Rocío CrespoAsesora Contable

Diseño Gráfico Walter Griffiths

IlustracionesGustavo Aimar

Segunda Edición electrónica: Año 2012

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Programa de Fortalecimiento Institucional de las OSC

Gobierno del Chubut

Manual de Asesoramiento Jurídico

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Jurídica

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¿Qué es la Personería Jurídica?Las personas se clasifican en dos grupos: las de existencia real y las de existencia ideal.Las personas de existencia real o física, son las personas de carne y hueso, somos nosotros mis-mos. Las personas de existencia ideal, en oposición a las físicas, son personas reconocidas especialmente por el orden jurídico y por eso se las llama Personas Jurídicas. Entre ellas podemos encontrar las sociedades comerciales, asociaciones civiles o fundaciones.Entonces, la Personería Jurídica es el reconocimiento y la autorización que le da el Estado a la Enti-dad para funcionar legalmente, el número de personería es como el DNI de la Organización.

¿Cuáles son las ventajas de contar con la Personería Jurídica?

La personería es una herramienta muy importante de gestión. Muchas veces se torna necesaria para el mejoramiento e implementación de los proyectos sociales y sus beneficiarios. Veamos:

• Sin personería jurídica no existe un reconocimiento formal del Estado. • Sin personería jurídica no es posible obtener una Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT).• Sin CUIT (y sin personería), no es posible obtener las correspondientes exenciones tributarias.• Sin personería jurídica no se puede obtener una cuenta bancaria a nombre de la Institución. Entonces, habrá que olvidarse de obtener donaciones o beneficios mediante tarjeta de crédito o débito.• Sin personería, no será posible que una organización cree su propia página web bajo la extensión ‘punto.org’ (que es lo adecuado para este tipo de organizaciones en contraposición del ‘punto.com’, más vinculado al sector empresario lucrativo).• Sin personería es difícil recibir un subsidio o cualquier tipo de ayuda económica del Estado, o articular distintos programas o acciones con áreas gubernamentales. En la actualidad, son pocos los Organismos que otorgan ayudas económicas a organizaciones sin personería jurídica.• Hoy por hoy, la mayoría de las empresas deciden realizar aportes o acciones vinculadas con la Res-ponsabilidad Social Empresaria (RSE), sólo con aquellas organizaciones con personería jurídica, que sean capaces de firmar en su nombre un acuerdo o convenio de este tipo.• Sin personería jurídica es imposible acceder a recursos provenientes de la Cooperación Interna-cional.• Entre las propias organizaciones existe una tendencia a actuar en conjunto sólo con organiza-ciones con personería jurídica, o sea aquellas con capacidad jurídica para firmar contratos y de esta forma lograr una verdadera articulación.• Sin personería, la Organización no puede tener un patrimonio propio, separado del que tienen sus miembros individuales. Esto posibilita que la Organización responda civilmente por los perjuicios que pueda ocasionar a terceros.

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En suma, las siguientes son las ventajas principales que una organización obtiene a partir de la herramienta de la personería jurídica:

• Reconocimiento formal como organización.• Funcionamiento institucional conforme a la ley.• Articulación con otras organizaciones.• Capacidad para gestionar donaciones y otros aportes económicos.• Mayor organización interna.• Relación con Empresas con Responsabilidad Social.• Capacidad para solicitar subsidios al Estado.• Antecedente para solicitar una Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT) a la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP). • Gestión de las respectivas exenciones impositivas.• Promoción del voluntariado.• Conformación de equipos de trabajo y mayor democracia interna.• Apertura para solicitar formalmente un dominio para la creación de un sitio web propio.• Limitación de la responsabilidad de los integrantes al nacer una persona jurídica nueva.

¿Por qué es bueno mantenerse al día con los organismos estatales de control y registro?

La Inspección General de Justicia cuenta con un registro de asociaciones civiles que sirve para ase-gurar el cumplimiento de la normativa legal vigente en materia asociativa, y a los fines estadísticos para poder tener información de las mismas.La personería jurídica solo se pierde por la disolución de la asociación. La presentación en tiempo y forma y la posterior aprobación de la documentación exigida por parte del Estado hace presumir el cumplimiento de la normativa legal.La falta de presentación en tiempo y forma de la documentación exigida por la Inspección General de Justicia, no acarrea la perdida de la personería, pero puede acarrear sanciones, multas, pérdida de beneficios. En forma indirecta, la no presentación de la documentación exigida, puede imposibilitar el acceso a beneficios estatales, subsidios, ayudas económicas, participación en programas de desa-rrollo impulsados por el Estado en cualquiera de sus esferas (provincial, nacional, incluso entidades internacionales). A los fines prácticos de la organización interna de la asociación, la mora en la presentación de los libros exigidos trae el acarreo de un año para el otro de la documentación adeudada. Para la regula-rización de las mismas se precisa una convocatoria y una Asamblea General para la aprobación de lo actuado, todo esto conlleva una pérdida de la fuerza laborativa de la asociación que no es necesaria, incluso según el caso puede llegar a traer aparejado responsabilidad en forma personal de los miem-bros del cuerpo directivo en el caso de provocar algún tipo de daño por no cumplir con lo exigido por el estatuto de la organización.

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Regularizando tu organización en pocos pasos:

A continuación, abordaremos paso a paso los aspectos que permitirán regularizar la Asociación Civil ante la Inspección General de Justicia. Cabe aclarar que presentamos un esquema general, que pue-de variar según la situación particular de la Organización.

• • Necesidad de Regularizar una OSC • •

¿Qué tenemos que hacer para mantener regular la personería jurídica?

Para que una organización funcione hay que realizar una serie de tareas: los miembros de la Comi-sión Directiva deben reunirse con la frecuencia que indique el estatuto y deben redactar un Acta, en la que registran los puntos centrales que trataron en ese encuentro. A su vez, tienen que obtener los tickets, facturas y recibos que respalden las compras o la contra-tación de servicios e ir completando el Libro Diario. Esta documentación deben entregarla a un contador para que realice el Balance Anual. Asimismo, deben convocar a Asamblea Ordinaria para presentar la Memoria y el Balance y si es necesario renovar autoridades. Todas estas tareas, vinculadas a la administración y gestión, son necesarias para el funcionamiento normal de una organización.

Una vez al año, las asociaciones deben presentar la siguiente documentación a la Inspección General de Justicia (IGJ): -Acta de la Comisión Directiva por la que se convoca a asamblea (Acta de Asamblea).

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-Constancia de publicación del llamado a asamblea si correspondiere.-Memoria, firmada por el presidente.-Estados contables, con dictamen de profesional certificado por el Consejo profesional de Ciencias Económicas de la Provincia del Chubut.- Comprobante de pago de las Tasas requeridas o constancia de que están exentos.

Si la organización no pudo realizar las tareas administrativas y de gestión o si no realizó el trámite ante la IGJ es necesario regularizar su situación.

• • Reunión de socios • •

Los socios interesados en regularizar la Asociación, deben convocar a una reunión para considerar la situación de la institución. Se expresarán los motivos que impidieron mantener la regularización de la Asociación. A modo de ejemplo, podemos mencionar:

• No se convocó a un contador para la elaboración de los Estados Contables.• El presidente no redactó la Memoria. • Ausencia por parte de la Comisión Directiva y/o Revisora de Cuentas del llamado a Asamblea.

Los socios determinarán la fecha, el lugar y la hora en la que se convocará a los asociados para la Asamblea General Extraordinaria. Tenemos que releer el Estatuto y buscar el artículo que hable de la convocatoria a Asambleas para saber con qué tiempo de antelación debe hacerse la convocatoria, cuál es el medio por el cual se da publicidad, la cantidad de días en que debe publicarse la convocato-ria, etc. Por lo general, esta convocatoria debe realizarse por un medio de comunicación fehaciente, es decir, debe publicarse en un diario local.

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Es muy importante que tengan en cuenta que en las Asambleas sólo se podrán tratar aquellos temas o puntos que fueron expresamente incluidos en la orden del día que fue dada a conocer para realizar la convocatoria.

Esto debe quedar registrado en un acta. Veamos un ejemplo:

Aacta de Convocatoria

(Firma y aclaración de todos los presentes)

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• • Convocar a los socios • •Para dar publicidad a la convocatoria a Asamblea, se podrá optar por distintos procedimientos:

ASOCIACIÓN CIVIL NUEVO SOLASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA

La Asociación Civil “Nuevo Sol” con personería jurídica Nº ….. llama a Asamblea General Extraordinaria a celebrarse el día …. del mes de …. a las …. horas en (domicilio de la sede social) de la ciudad de …. para tratar los temas que a continuación se detallan:

Orden del Día

a) Razones por la que se convoca a Asamblea fuera de término.b) Designación de dos socios para refrendar el Acta.c) Ratificación de la convocatoria y del orden del día por parte de los socios presentes en el acto.d) Designación de los miembros de la Comisión Reorganizadora, encarga-da de ordenar la documentación legal y contable, actualizar el padrón de asociados y llamar a elección de autoridades.

A) Publicación en un diario

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B) Circulares remitidas al domicilio de los socios o e-mails

Los socios se reunirán a fin de celebrar la Asamblea Extraordinaria, en el momento y lugar previstos, para tratar los puntos incluidos en la orden del día. Deberán registrar los temas tratados en un acta. Veamos un ejemplo:

• • Celebración de la Asamblea Extraordinaria • •

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En la ciudad de .......................................... , a los .......... dias del mes de ................................ de 2009, siendo las (.........) horas, queda constituida la Asam-blea General Extraordinaria para regularizar la vida institucional de la Aso-ciacion y permitir de esta manera el cabal cumplimiento de los objetivos sociales.El Acto se celebra en la sede social de la entidad, sita en ............................................................................, estando presentes ...................... Socios, cuyos nombres, apellidos y numeros de documentos figuran al margen de la presente acta.Se da comienzo al acto, la Secretaria da lectura del Orden del Dia, el cual expresa:

a) Razones por la que se convoca a Asamblea fuera de termino.b) Designacion de dos socios para refrendar el Acta.c) Ratificacion de la convocatoria y del orden del dia por parte de los socios presentes en el acto.d) Designacion de los miembros de la Comision Reorganizadora, encargada de ordenar la documentacion legal y contable, actualizar el padran de asociados y llamar a eleccion de autoridades.

Seguidamente se entra en el tratamiento del primer punto del temario. Se deja constancia de que la convocatoria a Asamblea fuera de termino se debe a que ........................................................................................(enunciar la razón).El presidente designa a los socios .................................... y ..................................... para firmar el Acta de Asamblea. El senor presidente requiere de los asistentes se manifieste si existe conformidad con las formalidades de la convocatoria y el Orden del Dia, no registrandose objecion alguna en estos aspectos por parte de los presentes. Los socios Martha Garcia DNI 7.200.000, Oscar Fernandez DNI 10.500.000, Ruben Martinez DNI 23.000.000, Rosa Carrizo DNI 20.000.001, Mirtha Este-vanez DNI 15.000.003 conformaran la Comision Reorganizadora. Esta Comision sera la encargada de encargada de ordenar la documentacion legal y contable, es decir, confeccionar los estados contables, redactar la Memoria, completar los libros sociales, actualizar el padron de asociados y llamar a eleccion de autoridades.Finalizado el tratamiento del Orden del Dia de la fecha, se da por finalizado el Acto, siendo las (.........) horas.

Acta de Asamblea Extraordinaria

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• • Comunicar a IGJ la realización de la Asamblea • •

(Ciudad), (día) de (Mes) de 2009.

INSPECCIÓN GENERAL DE JUSTICIAPROVINCIA DEL CHUBUTDra. Tamara Gomez SU DESPACHO

Los que suscribimos, en nuestro carácter de Presidente y Secretario de la Asociación Civil “Nuevo Sol” tenemos el agrado de dirigirnos a Usted con el objeto de comu-nicarle que el día … del mes de …. del corriente año, hemos celebrado la Asamblea General Ex-traordinaria para regularizar la vida institucional y permitir de esta manera el cabal cumplimiento de los objetivos sociales. Adjuntamos a la presente la publicación de la convocatoria a Asamblea. Sin otro particular, saluda atentamente

PRESIDENTE SECRETARIO

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• • Ordenar la documentación legal y contable • •

Debemos ordenar la documentación legal y contable. Es decir:

1) Confección de Estados Contables: Las asociaciones civiles y fundaciones bajo fiscalización de la IGJ deberán confeccionar sus estados contables, entre ellos:

• Balance General.• Estado de Recursos y Gastos.• Estado de Evolución del Patrimonio Neto.• Estado de Origen y Aplicación de Fondos.

En caso de que no se hayan confeccionados los Estados Contables, deberán convocar a un contador público para su elaboración. Cabe aclarar que éstos deben estar certificados por el Consejo Profe-sional de Ciencias Económicas.La base de los estados contables son los comprobantes que tiene en su poder la asociación. La orga-nización deberá recopilar, ordenar y entregar los tickets, facturas y recibos que respalden las compras o la contratación de servicios, los extractos bancarios y la documentación que respalde los ingresos de la organización (resoluciones, donaciones) entre otras.

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2) Redacción de la MemoriaLa Memoria es un documento que resume las actividades desarrolladas por la Asociación en el trans-curso del año (o período). Es redactada por el presidente de la institución. Su contenido va a variar en función de las actividades que desarrolle cada institución. Veamos un ejemplo:

Memoria

Señores asociados: La institución ha podido llevar a la práctica, en el año social correspondiente a este ejercicio, un vasto programa de actividades. En breve resumen, le es grato a esta Comisión Directiva comentar los logros alcanzados en los distintos aspectos que hacen a la dinámica institucional:

Dictado de talleres y copa de leche: Se dictaron talleres de apoyo escolar, pintura y fútbol, de los cuales participaron cerca de 100 chicos. El equipo de fútbol participó del torneo barrial. Hemos podido brindar la merienda a 40 chicos, los días sábados y domingos.

Vinculación con otras instituciones: En el transcurso del año, representantes de la institución participaron de diversas reuniones con representantes de la biblioteca del barrio y el Centro de Salud para articular acciones conjuntas como la campaña de prevención de enfermedades de invierno y el festejo del Día del Niño.

Difusión Institucional: Se elaboró un tríptico como material de difusión. El mismo contiene información sobre los ob-jetivos de la institución, los servicios que presta, los horarios de atención al público y sus prin-cipales proyectos. Se imprimieron 500 copias. Los trípticos se entregaron en el festejo del Día del Niño.

Estado de la Administración: La institución cuenta con 25 socios que se encuentran al día con el pago de las cuotas sociales. A su vez, recibió una donación y un subsidio por un monto de $.....

…………………… ………………….. Secretario Presidente

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3) Completar los Libros sociales

La Asociación deberá completar los siguientes Libros:

• Libros de Actas.• Libro Diario.• Libro de Balance e Inventario.• Libro de Registro de socios.

4) Actualización del padrón de asociados.

El secretario/a revisará el Libro de Socios a fin de constatar quienes se encuentran al día con el pago de las cuotas sociales, quienes adeudan cuotas, quienes están suspendidos, etc. Es recomendable que se comuniquen con los socios para darles la posibilidad de que regularicen su situación. A su vez, deben revisar las solicitudes de inscripción de socios. Con esta información estarán en condiciones de actualizar el Libro de Socios.

5) Elección de Comisión Directiva y Revisora de Cuentas.En caso de que hayan caducado los mandatos, deberán realizar elecciones tal como lo disponga el Estatuto.

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• • Presentar la documentación en IGJ • •

Una vez que la organización ordenó la documentación legal y contable y realizó la Asamblea Extraor-dinaria, debe presentar en IGJ:

• Acta de convocatoria.• Acreditación de notificación a los socios (diarios, circulares, etc.) • Acta de asamblea.• Estados contables y memoria. • Tasas.

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• • La IGJ controla la documentación • •

La Inspección General de Justicia tendrá un plazo de treinta (30) días hábiles para expedirse sobre la documentación de la organización.

Pueden darse dos supuestos: que la documentación no presente observaciones o que la Inspección General de Justicia encuentre errores, omisiones y/o falencias en la documentación. En este caso, deberá notificar a la Organización para que ésta pueda realizar las correcciones pertinentes. Las notificaciones se harán de manera personal en la misma Inspección General de Justicia en el ho-rario administrativo de atención al público (es decir, que deben asistir a notificarse el presidente, el secretario o la persona expresamente autorizada). En caso de encontrarse en el interior de la Provin-cia a una distancia que dificulte la asistencia a la Inspección General de Justicia, las notificaciones se harán por correspondencia postal.