MANUAL DE AYUDA PARA REALIZAR EL TRÁMITE DE

SOLICITUD DE ASISTENCIA ECONÓMICA A EELL

* Se recomienda leer primero las Bases de la Convocatoria detenidamente.

Servicio de Informática

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SOLICITUD DE ASISTENCIA ECONÓMICA Para entrar en la Oficina Virtual de Diputación, se puede utilizar el certificado electrónico de la FNMT, aunque es más rápido si introducimos usuario y contraseña, los mismos que usamos para entrar en la Intranet.

Una vez identificados, la primera página que se nos muestra es la de Tareas Pendientes, si es que tenemos alguna, agrupadas por familias.

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Para iniciar el trámite pulsaremos en la opción "Nuevo Expediente" del menú de la izquierda y en la familia ACTIVIDADES DE FOMENTO:

Dentro de esa familia hay tres procedimientos o trámites relacionados con la Asistencia Económica a EELL. En cada uno hay enlaces a la Descarga de los Formularios requeridos en cada programa, al manual de ayuda y a la Norma de Asistencia Económica.

Iniciaremos el primero de Solicitud de Asistencia Económica a EELL, pulsando en el botón INICIAR EXPEDIENTE.

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El trámite consiste en una sucesión de tareas autoguiadas, cada una de las cuales presenta unas breves instrucciones. Además de consultar este manual, sería conveniente leer esas instrucciones que nos dicen en cada momento lo que hay que hacer. La primera tarea se llama SELECCIONAR ENTIDAD, ÓRGANO GESTOR Y TIPO DE PROGRAMA. Una vez seleccionados pulsaremos Continuar:

Seleccionaremos una entidad de las que somos gestores, si hay más de una; un órgano gestor de Diputación de los que aparezcan en la lista y que no tiene por qué coincidir con el Área, y uno de los dos tipos de programas/actuaciones, y pulsaremos Continuar. La siguiente tarea consiste en seleccionar un programa o actuación concreta dentro del tipo que acabamos de seleccionar, en el ejemplo sólo hay uno, y pulsamos Continuar:

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En la tarea siguiente hay que rellenar una serie de datos: los marcados con asterisco son obligatorios y el resto opcionales, y hay que Anexar los Documentos.

SOLICITUD: Se introducirá una breve descripción de la misma. PERSONA DE CONTACTO: Por defecto sale la persona que está tramitando, pero se puede cambiar por otra. TELÉFONO DE CONTACTO Y CORREO -E PARA NOTIFICACIONES: Necesarios en caso de que haya que comunicar alguna incidencia. APORTACIONES DE DIPUTACIÓN, DEL AYUNTAMIENTO Y OTRAS: Serán números enteros y se dejarán con el cero en caso de que no hay aportación. PRIORIDAD: Hay programas en los que se pide a la Entidad un orden de prioridad entre las actuaciones, si es necesario se rellena y si no se deja a cero.

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IMPORTANTE!!!

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Con los datos que se rellenan en este formulario, la Oficina Virtual genera de forma automática un formulario PDF que se envía, también de forma automática, al Portafirmas. El modelo varía según sea una solicitud de Transferencia de Fondos o de Ejecución Directa. La persona que tramita y el firmante, alcalde/sa o presidente/a, tienen que estar AMBOS dados de alta en el Portafirmas de Guadaltel, al que se accede por la Intranet. En caso contrario el trámite no funcionará. Por ello, es necesario comprobar si estamos dados de alta en el Portafirmas antes de iniciar un trámite. Si no estamos dados de alta, enviaremos una solicitud en un correo a informatica@dipalme.org, indicando: - nombre completo - DNI - cargo con el que queremos que aparezca nuestra firma. Además del formulario de solicitud automático, habrá programas que requieran la presentación de otra documentación específica. El tratamiento de esos documentos es el siguiente: - hay que descargarlos a nuestro PC del Tablón de Anuncios o del enlace que hay al inicio del trámite, - hay que rellenarlos en nuestro PC, - hay que guardarlos con formato PDF antes de subirlos al Portafirmas, - hay que respetar el nombre original del documento descargado, pero el usuario que lo rellene le pondrá delante el CIF de la Entidad Local/Ayuntamiento según el ejemplo: P0400000A_NOMBRE DEL DOCUMENTO.pdf - así hay que hacerlo también con el Anexo de URLs, por ejemplo: P0400000A_relacion urls generico.pdf - hay que subirlos al Portafirmas para que los firme quien proceda. Puesto que desde Diputación se tiene acceso a los documentos firmados en el Portafirmas a través de su URL, y para ahorrar tiempo y recursos, NO SE ANEXARÁN LOS DOCUMENTOS FIRMADOS A LA OFICINA VIRTUAL, sino que se entrará en el Portafirmas, se abrirá el documento y se copiará la URL para pegarla en el Anexo de URLs, que es lo que se anexa al trámite de la Oficina Virtual. Para ello pulsamos en "Terminados":

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seleccionamos un documento: - Situarse sobre el botón de descarga del informe del documento:

y al pulsar botón derecho del ratón seleccionando "Abrir enlace en una pestaña nueva":

ir a la pestaña nueva del navegador y copiar la dirección:

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y la pegamos en el Anexo de URLs, completando el resto de datos del Anexo:

Ya sólo faltaría subir el Anexo de URLs a la Oficina Virtual. Se pulsa en el botón "AÑADIR DOCUMENTACIÓN AL EXPEDIENTE" :

y se abre un explorador de nuestra máquina para que seleccionemos el documento:

pulsamos "Examinar", buscamos el documento, escribimos una descripción y pulsamos "AÑADIR". En la esquina superior derecha está el botón de cerrar cuando terminemos de añadir el documento.

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Una vez completados los datos y subido el Anexo, pulsamos Continuar:

La siguiente tarea es COMPROBAR FIRMA SOLICITUD.

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En esta pantalla vemos el modelo de solicitud generado automáticamente, al que se le ha añadido el CIF de la Entidad en el nombre y el Anexo de URLs. Si la Entidad tiene Convenio 060 la documentación se registrará de salida en el Registro de la Entidad, pero para ello se tiene que elegir un Asunto y un Órgano de destino. Si además se aporta la referencia del Expediente Municipal en el Gestor de Expedientes, los documentos se meterán en dicho expediente. Mientras se realiza la firma del formulario de solicitud y del resto de documentos, y se prepara el Anexo de URLs, la Oficina Virtual se para en la tarea COMPROBAR FIRMA SOLICITUD, y sólo se podrá continuar cuando la Oficina Virtual tenga constancia de que el formulario de solicitud se ha firmado. Para evitar reiterados intentos de continuar la tarea sin saber si se ha firmado o no, el Portafirmas se puede configurar para que cada vez que se envíe una petición de firma, el firmante reciba un correo avisándole de que tiene documentos pendientes de firmar. Igualmente, cuando el firmante firma los documentos, el Portafirmas puede avisar al remitente de que esos documentos ya están firmados. Para ello, entraremos en el Portafirmas:

Pulsaremos en Configuración:

A continuación, en "Datos de Contacto":

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En el botón "Nuevo":

Se abre una pequeña ventana para introducir nuestro correo electrónico y el de otras personas a las que interese la notificación y pulsamos "Aceptar":

También hay que marcar la casilla de "Notificar":

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De esta manera, el firmante recibirá un correo cuando se envíe una solicitud al Portafirmas para avisarle de que tiene documentos pendientes que firmar, y cuando se firmen, se enviará un aviso al remitente con un enlace al documento del Portafirmas. Cuando la Oficina detecta la firma de la solicitud, se pasa a la siguiente tarea que ya es la última: ENVIAR SOLICITUD A DIPUTACIÓN. Aquí podemos ver el número del registro de salida y si ha habido algún error al registrar

Pulsando el botón de Continuar se registra de entrada en Diputación y termina el trámite.

Se puede descargar la documentación registrada, así como la firma. AVISO: El trámite puede anularse de forma automática si pasan 5 días de inactividad, para las tareas iniciales en las que no se han generado documentos, o si llega la fecha fin del plazo de presentación de solicitudes, para las tareas en las que ya se ha generado documentación pero no se ha pasado por el registro de entrada de Diputación. Recuerde que para que una solicitud esté presentada es necesario que todos los documentos estén firmados en el Portafirmas y estén registrados de entrada en Diputación.