Manual de Conservacion Preventiva en Los Archivos

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Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martn Telfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Informacin Lnea 195

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PROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DE CONSERVACINPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LA

SECRETARA DISTRITAL DE INTEGRACIN SOCIAL

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MANUAL DE CONSERVACIN PREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DELA SECRETARA DISTRITAL DE INTEGRACIN SOCIAL

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO(SIGA)

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIN SOCIAL

BOGOT, D.C.2013


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Tabla de contenido

CAPITULO I MANIPULACIN DE DOCUMENTOS ....................................................................................... 31.1

INTRODUCCIN ......................................................................................................................................................................3

1.1.1

REQUISITOS GENERALES PARA LA MANIPULACIN DE DOCUMENTOS ............................................................... 4

1.1.2

MANIPULACIN DE LA DOCUMENTACIN CON BIODETERIORO ............................................................................ 4

1.2

LAVADO DE MANOS ...............................................................................................................................................................5

1.3

CONDICIONES DEL ESPACIO PARA MANIPULACIN DE DOCUMENTOS EN CONSULTA Y PROCESOSTCNICOS ...............................................................................................................................................................................................6

1.4

MANIPULACIN DURANTE PROCESOS TCNICOS Y CONFORMACIN DE EXPEDIENTES..................................6

1.5

MANIPULACIN DURANTE EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN DEPSITOS DE ARCHIVO

1.6

MANIPULACIN DURANTE LA CONSULTA DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 12

1.7

PRODUCCIN, IMPRESIN, COPIADO Y/O DIGITALIZACIN DE ................................................................................. 14

CAPITULO II INSUMOS PARA LA AGRUPACIN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS .......... 16

2.1

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO PARA AGRUPACIN DE DOCUMENTOS ............................................................ 16

CAPITULO IIIBIOSEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ........................................................................ 203.1

INTRODUCCIN .................................................................................................................................................................... 20

3.2

PRINCIPALES LINEAMIENTOS DE BIOSEGURIDAD EN REAS DE ARCHIVO ............................................................ 23

3.2.1

INDICADORES DE DETERIORO BIOLGICO .............................................................................................................. 23

3.2.2

ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL ............................................................................................................... 24

3.3

MONITOREO DE BIOCONTAMINACIN, SANEAMIENTO AMBIENTAL, CONTROL Y ERRADICACIN DE PLAGASEN DEPSITOS DE ARCHIVO ............................................................................................................................................................ 26

3.4

CICLOS DE MONITOREO DE BIOCONTAMINACIN, SANEAMIENTO AMBIENTAL, DESINSECTACIN YDESRATIZACIN .................................................................................................................................................................................. 27

CAPITULO IVLIMPIEZA DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, MOBILIARIO Y ESPACIOS DEDEPSITOS DE ARCHIVO .............................................................................................................................. 33

4.1

INTRODUCCIN .................................................................................................................................................................... 33

4.2

REQUISITOS.......................................................................................................................................................................... 34

4.3

CICLOS DE LIMPIEZA........................................................................................................................................................... 35

4.4

EQUIPOS E INSUMOS REQUERIDOS PARA LA LIMPIEZA ............................................................................................. 35

4.1

LIMPIEZA LOCATIVA DE DEPSITO, UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, Y MOBILIARIO....................................... 36

CAPITULO VEMBALAJE Y TRASL ADO DE ARCHIVO ............................................................................ 405.1

INTRODUCCIN .................................................................................................................................................................... 40

5.2

REQUISITOS.......................................................................................................................................................................... 40

5.3

ETAPAS .................................................................................................................................................................................. 41

CAPITULO VI ADECUACION Y AMUEBLAMIENTO DE DEPOSITOS DE ARCHIVO ............................. 50 6.1

INTRODUCCIN .................................................................................................................................................................... 50

MARCO NORMATIVO: .......................................................................................................................................................................... 50

6.2

PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIN Y ADECUACIN LOCATIVA DE UN NUEVO ARCHIVO. ............................ 51

6.3

CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURA ..................................................................................................................... 54

Condiciones de las Dimensiones de los depsitos............................................................................................................................... 55

6.4

CARACTERSTICAS DE LAS CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES ............................................................................. 57

6.5

SISTEMAS DE CONTROL DE HUMEDAD, TEMPERATURA E ILUMINACIN Ventilacin .......................................... 57

Instalacin de cielo raso ........................................................................................................................................................................ 58

6.6

CONDICIONES DE ACCESO ............................................................................................................................................... 61

6.7

CONDICIONES DE SEGURIDAD ......................................................................................................................................... 61

6.8

PREVENCIN DE RIESGOS ................................................................................................................................................ 61

6.9

CARACTERSTICAS DEL MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SU DISTRIBUCIN........................... 61

6.10

REABILITACIN DE MOBILIARIO DE ARCHIVO: MANTENIMIENTO Y REFACCIN DE MOBILIARIO RODANTE .... 65

BIBLIOGRAFA ................................................................................................................................................. 70

GLOSARIO......................................................................................................................................................... 72


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CAPITULO I

MANIPULACIN DE DOCUMENTOS

1.1 INTRODUCCINA continuacin se presenta una gua de manipulacin de documentos dirigida a todaslas personas que deben manipular documentos a partir de roles relacionados con: laproduccin, el trmite, archivo, limpieza, conservacin, saneamiento, transporte,reproduccin y consulta, entre otros.

Su objetivo es aprender la adecuada manipulacin de los documentos de tal maneraque se minimicen los deterioros ocasionados durante su produccin, trmite, archivo yconsulta, esto para garantizar la conservacin de su integridad fsica durante el tiemporequerido por sus valores primarios y secundarios, teniendo en cuenta los diferentestipos de soportes, tcnicas y formato.

MARCO NORMATIVOLa gua de manipulacin se rige bajo la siguiente normatividad:

LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII: Salida deDocumentos.

ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios deconservacin y organizacin de documentos.

ACUERDO No. 5 (Ju lio 24 de 1997):Por el cual se establecen los requisitos mnimospara las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que presten los servicios deorganizacin de archivos, elaboracin de tablas de retencin y almacenaje o bodegajede la documentacin de las entidades pblicas.


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ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen las

especificaciones tcnicas y los requisitos para la construccin de los servicios dedepsitos, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos dearchivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley Generalde Archivos 594 de 2000.

1.1.1 REQUISITOS GENERALES PARA LA MANIPULACIN DE DOCUMENTOS

La manipulacin de la documentacin es una accin que debe ajustarse a loslineamientos de conservacin dados por un conservador y un archivista.

Se debe evitar siempre comer, beber o fumar cuando se est manipulando

documentos, durante cualquier procedimiento: consulta en puestos de trabajo,procesamiento tcnico, limpieza, saneamiento, embalaje, traslado, depsito,recepcin, digitalizacin, etc.

El personal debe contar con los insumos de seguridad industrial, las unidades dealmacenamiento documental, amueblamiento y sistemas de transporte dedocumentos requeridos para la adecuada manipulacin de los mismos. VaseProtocolo de Bioseguridad.

Los documentos deben ser manipulados cautelosamente como potencialmentecontaminados biolgicamente.

1.1.2 MANIPULACIN DE LA DOCUMENTACIN CON BIODETERIORO

Cuando la documentacin a manipular presente contaminacin biolgica, yexceso de polvo es requisito, el uso de guantes de nitrilo desechables,monogafas transparentes ajustables, mscara con filtro para material particulado.(Vase Protocolo de Bioseguridad.)


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La documentacin con deterioro biolgico, debe manipularse de una formacontrolada, abriendo con cuidado cada folio del expediente o libro con el fin de

evitar la propagacin de los agentes contaminantes al medio ambiente, lo quepodra afectar a la documentacin aledaa y a las personas que la estnmanipulando.

Colocar al momento de iniciar los procesos tcnicos, una hoja blanca comosoporte en los folios que presentan un nivel avanzado de biodeterioro, demanera que los asle, controle la manipulacin y la contaminacin al personal.

Se recomienda cambiar las unidades de almacenamiento (carpetas y cajas

contaminadas), para realizar procesos tcnicos a la documentacin, en caso deno ser posible, aislar cada grupo de documentos con hojas blancas.

No guardar el material contaminado en bolsas plsticas, utilice pliegos de papelperidico o Kraft para su empaque.

1.2 LAVADO DE MANOS

Lavarse las manos antes y despus de manipular la documentacin, resulta seruna medida preventiva para la salud del usuario. Estos son los pasos a seguirpara una buena rutina de lavado de manos:

a. Retirar todos los objetos que se tenga en las manos como por ejemplo anillos,relojes, pulseras, entre otros.

b. Humedecer las manos y aplicar 5c.c. del jabn antisptico; frotandovigorosamente dedo por dedo, haciendo nfasis en los espacios interdigitales.

c. Frotar palmas y dorso de las manos, cinco (5) cm. por encima de la mueca.

d. Enjuague las manos con abundante agua para que el barrido sea efectivo.

e. Finalice secando con toalla desechable.

f. Lavar las mucosas nasales con suero fisiolgico.


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1.3 CONDICIONES DEL ESPACIO PARA MANIPULACIN DE DOCUMENTOS EN

CONSULTA Y PROCESOS TCNICOS

El espacio de trabajo para el desarrollo del procesamiento tcnico o consulta delos documentos, debe contar con: superficies de trabajo amplias de tal maneraque permitan la manipulacin holgada de la documentacin acorde con elformato, igualmente debe contar con mobiliario auxiliar para almacenamiento deunidades en proceso.

Las superficies deben ser lisas y suaves de manera que se eviten deterioros detipo fsico causados por abrasin1, preferiblemente metlicas inoxidables o defrmica (estas ltimas forradas con papel peridico no impreso u otro materialque pueda reemplazarlo). Estos materiales permiten fcil limpieza y desinfeccin.

1.4 MANIPULACIN DURANTE PROCESOS TCNICOS Y CONFORMACIN DEEXPEDIENTES

Disminuir situaciones de riesgo sobre la documentacin, por fuera de sus lugares dealmacenamiento.

Productos recomendados para intervenciones menores en documentos conrasgaduras, cortes, roturas, fragmentos y de formato pequeo

Se debe evitar usar cintas adhesivas o cualquier otro tipo de producto adhesivopara unir rasgaduras y fragmentos en el soporte (papel) de los documentos que

1Abrasin (abration): Dao causado por accin de la friccin o frotado en la superficie del papel por unmaterial duro, spero o pegajoso. Puede ser accidental, por descuido o deliberado, incluyendo elresultado de una limpieza. La abrasin de una superficie puede ser desde reas mate, fibras levantadashasta reas rasguadas. (Book and Paper Group, 1992)


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no sea indicado por un profesional conservador. En este caso se debe pedir la

ayuda al rea de gestin documental para dar las correspondientes indicacionesde uso de materiales de conservacin y mtodos de intervencin en este tipo dedeterioros.

Para la intervencin de estos deteriorosusar los siguientes productos:

Cinta autoadhesiva Filmoplast P,transparente, libre de cido y pulpa mecnicacon buffer de carbonato de calcio para hacer los puentes de unin en papelestransparentes, como es el caso del papel copia.

Cinta autoadhesiva Filmoplast P90, color blanco, libre de cido y pulpa

mecnica con buffer de carbonato de calcio para hacer puentes de unin enpapeles opacos como los son el bond, acuarela, trazo, entre otros.

Eliminacin de ganchos metlicos de cocedora

Evite los ganchos de cocedora, estos deterioran los documentos por el xido queproducen, adems de rasgar los documentos cuando son retirados.

Si es necesario sel uso de ganchos, antes coloque en el sitio donde realizar laperforacin un pequeo recorte de hoja reciclada agarrando los documentos a

perforar como a manera de un sanwiche.

Para eliminar los ganchos de cocedora, se debe usar un quita ganchos y seguirlos siguientes pasos:

a. Levante las puntas del gancho por la parte posterior del documento, dejndolas en ngulo recto.


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b. Por la parte anterior del documento, con el mismo instrumento, se agarra el gancho y se jalasuavemente hacia afuera.

Foliacin

La foliacin de un documento, debe hacerse en la parte superior derecha del foliou hoja, enumerando con lpiz No 2. No se debe foliar el reverso de la hoja.

Perforacin de folios

Las perforaciones de los folios se deben hacer usando como gua la regleta deuna perforadora. En caso de perforar varias hojas, la regleta debe estar ajustadapara perforar la parte central respecto a la hoja de mayor formato2.

Evite siempre hacer nuevas perforaciones, durante el re almacenamiento otraspaso de folios perforados, de una carpeta a otra, independientemente de quelos folios queden agrupados de forma desigual, siempre con la condicin de queestos queden dentro del formato de la carpeta.

a. Use como gua para la organizacin y posterior perforacin de los documentos, el tamao de unahoja oficio y ubquelos todos aquellos que conforman el expediente al mismo nivel en su parte

superior

2Para el caso de hoja oficio, por ejemplo, las medidas aproximadas son 13.5 cm. desde el borde superiorde la hoja hacia el centro, la ubicacin de un primer agujero, y 13.3 cm desde el borde inferior hacia elcentro, la ubicacin del segundo agujero.


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b. Perfore el grupo de documentos usando siempre como gua el centro de la hoja tamao oficio.

Agrupacin de folios en unidades especficas de almacenamiento(Vase Capitulo II Insumos para la Agrupacin y Almacenamiento de Documentos)

Un expediente puede estar compuesto por una o varias carpetas, cada una deellas debe tener como mximo 220 folios para evitar el deterioro pordesgarramiento de stos durante su manipulacin debido al peso y volumen quese genera al existir ms folios de los que puede soportar una carpeta de estascaractersticas.

Para la agrupacin de los folios se deben usar ganchos plsticos legajadores depolipropileno, con el fin de evitar las manchas y deterioros producidos por laoxidacin, cuando se usan ganchos metlicos.

Para el caso de agrupar documentos de formato pequeo en un expediente, serecomienda que estos sean adheridos a una hoja de papel bond tamao carta ensu parte superior por medio de una cinta filmoplast. Unir cada esquina deldocumento en la hoja.

Los pasos requeridos para la agrupacin y encarpetado de documentos son:

a. Colocacin adecuada del gancho en la cartula por su reverso, en la pestaa en tela


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b. Introducir cronolgicamente el folio del ms antiguo al ms reciente por fecha o si viene foliado,de menor nmero a mayor nmero como por ejemplo un libro.

c. Colocar la tapa o contra cartula colocando el gancho desde su parte externa, en la pestaa entela y una vez ubicados todos los folios.

d. Posteriormente ubicar el pisador del gancho

e. Cruzar los filamentos del gancho e insertarlos en las ranuras del pisador


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Agrupacin de carpetas en unidades generales de almacenamiento(Vease Captulo II Insumos para la Agrupacin y Almacenamiento de Documentos).

Introducir las carpetas de forma vertical paralelas unas con otras, con el lomohacia la base de la caja X200, asegurndose que el rtulo quede hacia la parteexterna junto a la tapa para que en el momento de abrir la tapa, el rtulo se veavisible fcilmente durante la bsqueda del expediente.

Dentro de la caja X200 no debe haber ms de 1000 folios para facilitar lamanipulacin de las carpetas y de la misma caja.

Rotulacin de cajas y carpetas

Las cajas X200 se deben rotular sobre la parte frontal de las tapas, o en laparte frontal de la caja en el caso de X300.

La rotulacin de las carpetas debe hacerse en la parte inferior izquierda demanera que se pueda consultar el rtulo de la carpeta sin necesidad de sacarlatotalmente.

La rotulacin de cajas y carpetas debe hacerse con rtulos adhesivos blancospre impresos, preferiblemente mediante impresoras lser con tinta negra.

Cuando la rotulacin se hace a mano se debe usar marcador de tinta negraestable.

a. Impresin del rtulo en rtulos autoadhesivos color blanco y en presentacin hoja tamao carta


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b. Colocacin de rtulo en la carpeta

1.5 MANIPULACIN DURANTE EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS ENDEPSITOS DE ARCHIVO

Las cajas X200 deben estar ubicadas en la estantera de acuerdo a su formatodejando la parte frontal visible hacia la parte externa de la estantera. Lascarpetas deben ser ubicadas en las cajas de forma vertical, con el lomo haciaabajo.

No se debe agrupar ms de cuatro (4) cajas unas sobre otras de formato X200, yno ms de cinco (5) cajas de formato X300 ya que se deformaran por el peso,

esto para el caso de ser apiladas sobre estibas.

Para retirar o reubicar la documentacin en bandejas o entrepaos situadosfuera del alcance (quinto nivel en adelante, aproximadamente), se debe haceruso de escalerillas de dos o ms peldaos.

La documentacin o las unidades de almacenamiento (cajas, carpetas, AZ,libros), una vez retiradas de la estantera, deben ser colocadas sobre mesas,estanteras auxiliares, o sobre estibas plsticas a 15cm de altura, nuncadirectamente sobre el suelo.

1.6 MANIPULACIN DURANTE LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

Condiciones generales

Durante la consulta de documentos no se debe apoyar los codos y manos oelementos ajenos sobre el documento.


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Manipular la documentacin siempre con ambas manos, libres de cualquierelemento corto punzante, bolgrafos, marcadores, comida y bebidas.

Las unidades encuadernadas deben retirarse de la estantera, agarrando la partecentral del lomo, con el fin de evitar desgarros en el empaste.

Si la unidad documental contiene material anexo como planos, mapas odocumentos que sobrepasan las dimensiones de su formato original, disponerlosobre una superficie horizontal y desplegarlo sobre sta.

Una vez consultados los documentos que estn doblados, se deben volver adoblar siguiendo los pliegues originales para no crear nuevos pliegues, queexpongan la documentacin a deterioros fsico-mecnicos como rasgaduras,roturas o prdida de soporte.

Evitar abrir varios documentos al tiempo durante la consulta.

Materiales como acetatos, fotografas, negativos, material flmico, material digitaly planos deben ser manipulados con guantes de algodn color blanco o guantesde nitrilo durante su consulta.


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Durante la consulta de un documento, verifique antes de recibirlo y entregarlo,que ste se encuentre completo y organizado conforme a la lista de chequeo.

Asimismo, la documentacin debe estar en el mismo estado fsico conforme acomo fue recibida por el solicitante.

Por ningn motivo, las carpetas y folios deben ser alterados por inscripciones,tachones, suciedad, rasgaduras, marcas, manchas, repujados, y perforaciones,como tambin entregados en desorden y con folios faltantes.

Sacar folios de un expediente

Para sacar folios de un expediente agrupado con ganchos, se debe procurarextraerlos suavemente con ambas manos, en pequeos grupos, con el ganchoabierto en ngulo recto, evitando jalar el folio.

Pasar folios

Los folios se deben pasar tomndolos desde la parte superior o central delcuerpo del folio, sostenindolos con la palma de la mano, sin jalar ni doblar susbordes.

Para pasar los folios, evite siempre, usar saliva, agua u otro tipo de sustancias,recomendadas por el comercio, para untar los dedos. Cuando se requiera, se

puede usar la ayuda de la punta de un borrador de nata o borrador de lpiz o undedal de caucho.

1.7 PRODUCCIN, IMPRESIN, COPIADO Y/O DIGITALIZACIN DEDOCUMENTACIN

Para la impresin y fotocopiado de documentos utilizar papel bond blanco de75gm/mt2aprox., con reserva alcalina y tintas negras.

En el momento de elaborar un documento cualquiera que este sea (memorando,formato, otros) respetar siempre el margen uno de sus lados de 4cm, ya que esteser perforado para ser encarpetado.

Evite usar formatos no convencionales, es decir hojas que superen el tamaooficio y carta.

Cualquier documento que sea escaneado no debe presentar ganchos, ni debeestar en mal estado de conservacin, como roturas.


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Para el caso de produccin de planos, evitar formatos superiores al tamao

pliego a menos que tcnicamente sea indispensable formatos mayores.

Imprimir y firmar con tinta negra nunca de color, ya esta ltima, es menosestables a la luz y se desvanecen fcilmente en el tiempo perdindoseinformacin.

Para digitalizar documentos en mal estado, entre estos aquellos de gran formatocomo por ejemplo los planos, introducirlos en sobres de pelcula polisterorientado, llamado en el mercado como Mylar, de Du Pont o DuraLartransparente y mate de calibre75.

Se debe evitar hacer fotocopia o digitalizacin frecuente de los documentos,pues la manipulacin puede arrugarlos y rasgarlos, y el calor resecar el papel y

deteriorar las tintas.

Evitar como evidencia documental documentos de fax, ya que las tintas deimpresin se desvanecen fcilmente, haciendo ilegible el documento y el papelque soporta la informacin es susceptible de deterioro.


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2 CAPITULO II

INSUMOS PARA LA AGRUPACIN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

2.1 UNIDADES DE ALMACENAMIENTO PARA AGRUPACIN DE DOCUMENTOS

Se recomienda consultar los acuerdos referentes a unidades de almacenamiento dedocumentos, en la NTC 5397 Materiales para documentos de Archivo con soportepapel y la NTC 4436: 1999 Papel para documentos de archivo. Requisitos para la

permanencia y durabilidaddonde se hace referencia a materiales para documentos dearchivo con soporte papel y en las Guas para la Gestin Normalizada de Documentosdel Archivo de Bogot y las "Especificaciones Tcnicas para Cajas y Carpetas de

Archivo"del Archivo General de la Nacin.

UNIDADES ESPECFICAS DE AL MACENAMIENTO

Carpetas en cartn yute de 600gr y 350gr: Juego de cartulas y contra cartulastamao oficio, elaboradas en cartn rgido de yute de 600 gramos (para almacenar 220folios mximo) y de 350 gramos (para almacenar 40 folios mximo) ambas con refuerzoen tela coleta; (debe tener refuerzo para gancho por dentro). Debe tener impresin a

una cara y una tinta color negro con logo oficial de la entidad y un remarco para lacolocacin de un rotulo en la parte inferior derecha.Cada cartula debe presentar unas pestaas en tela coleta con dos perforacionescirculares para introducir los ganchos y a su vez los folios. Estas pestaas debendoblarse (troquelado) hacia la parte interior, sin perder el tamao de la carpeta (oficio),reforzando el lomo del expediente en donde se agrupan los documentos con el gancho.Tamao del ancho de la carpeta sin dobles: 28cm.El acabado del cartn debe ser liso, suave y libre de partculas abrasivas u otrasimperfecciones.

Carpetas en propalcote: Compuestas por cartula y contra cartula en propalcote de

350 gramos, color blanco, en tamao oficio. Cada cartula presenta unas pestaa conlas perforaciones para introducir los ganchos y a su vez los folios. Estas pestaasdeben doblarse (troquelado) hacia la parte interior donde van los documentos,reforzando el lomo del expediente en donde se agrupan los documentos con el gancho.

Este tipo de carpeta se usa como contra tapa aislante de las carpetas en yute, estopara la conservacin de los documentos que deben ser conservados de manerapermanente en el tiempo, como es el caso de las Historias Laborales y otros que debanser transferidos al Archivo de Bogot, porque representan un valor histrico.


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Carpetas en propalcote cuatro aletas: en propalcote de 350 gramos, color blanco,tamao oficio. Este tipo de carpeta se utiliza para documentos de conservacin

permanente que sern transferidos al Archivo de Bogot, por ejemplo o para aquellosexpedientes donde el soporte de papel se encuentre supremamente debilitado y nosoporte ser legajado.

Ganchos Legajadores:Ganchos plsticos de polipropileno compuestos por 2 piezas,una de filamento mediano o largo, la otra como pisador de cierre lateral.

Insumos para agrupacin y encarpetado de documentos

---------------------Contra cartu la

----------------------------------Pisador del gancho

-----------------------------Gancho de polipropileno de filamento largo

----------------- Pestaas del lomo con refuerzo entela coleta

----------------------Cartula conlogo institucional SDIS

------------------Recuadro para ro tulo

UNIDADES GENERALES DE ALMACENAMIENTO

Cajas X200: Caja para archivo, elaborada en cartn rgido tipo Kraft corrugado de doblepared de calibre de 790gr; espesor de 4.1 milmetros aprox. Su construccin debe sermixta, es decir que debe ir ensamblado y adherido en una de sus partes, con grafadointermitente para permitir los dobles del cartn a 180 y con grafado sencillo parapermitir los dobles del cartn a 90 . Su tapa debe ser frontal de ala lateral con aperturahacia la derecha (tipo nevera). La tapa debe ir impresa a una tinta, en color negrollevando el logo de la entidad y un recuadro para el nmero de la caja nicamente.Medidas externas de la caja: 40cm de largo, 21cm de ancho y 26.5cm de alto. LasMedidas internas de la caja: 39cm de largo, 20cm de ancho y 25cm de alto.El cartn debe tener un acabado liso, suave y libre de partculas abrasivas u otrasimperfecciones.El cartn corrugado de las cajas debe tener una resistencia mnima a la compresinvertical (RCV) de 790 930 Kgf/m y una resistencia mnima al aplastamiento horizontalde 2Kgf/cm2.


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Cajas X300: Caja de cartn, de referencia X300, para conservar documentos dearchivo durante su traslado y almacenamiento, con refuerzo, tapa y base en cartnkraft, corrugado, con acabado liso, suave y libre de partculas abrasivas.

La resistencia mnima a la compresin vertical (RCV) debe ser de 790Kgf/m 930Kgf/my una resistencia mnima al aplastamiento horizontal debe ser de 2Kgf/cm.

Medidas externas de la caja: 33cm de largo, 45cm de ancho y 26.5cm de alto. LasMedidas internas de la caja: 32.5cm de largo, 44.5cm de ancho y 25.5cm de alto.

Cajas X100: Requeridas para transferencia a Archivo Histrico, en cartn kraft

corrugado de pared sencilla con recubrimiento externo en pulpa blanca y recubrimientointerno con aislamiento en celulosa. Su acabado debe ser liso, suave y libre departculas abrasivas u otras imperfecciones. Diseo de apertura superior, con pliegueen un costado y pestaa para su apertura. El ensamble debe ser a partir de lengetasque encajan por presin. Resistencia a la compresin vertical (RCV) de 790 Kgf/m 930 Kgf/m y una resistencia mnima al aplastamiento horizontal de 2Kgf/cm.Medidas externas de la caja: 42.5cm de largo, 12.5cm de ancho y 26.5cm de alto. LasMedidas internas de la caja: 39cm de largo, 11.5cm de ancho y 25.5cm de alto.

Encuadernacin de Conservacin: Para el caso especfico de series Comprobantesde Contabilidad y Ordenes de Pago del rea Financiera requieren de las siguientes

especificaciones tcnicas de calidad para encuadernacin de conservacin, labor quedebe ser realizada por un profesional Restaurador de Bienes Muebles o unencuadernador con mnimo de dos aos de experiencia en la encuadernacin deconservacin de libros y/o documentos:

Tapas:- Cartn: Cartn duro Kraft calibre No. 1.5 o cartn kappa, especial para laencuadernacin de conservacin de archivos de gestin. El catn cumple concaracterstricas de poca higroscopicidad y su ph es neutro, lo cual permite mayorproteccin de la documentacin.- Percalina: Material vinilnico sobre tela de larga duracin, en color vino tinto bicolor

oscuro.Guardas: En cartulina bond 28 - 115 g/m2 de alta blancura, libre de acido y cloro, nodeformable.

Costuras:Hilo:Se debe usar hilo de calibre 8, debe tener propiedades de resistencia.Tipo de costura: Costura plana de cuatro puntadas dobles. Debe cumplir con laspropiedades de reversibilidad y resistencia permitiendo sujetar todos los documentos en


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los formatos carta y oficio, incluyendo aquellos soportes de tamao no convencional a

los indicados.

Refuerzo del Lomo: - Tela: En Tela coleta (liencillo en algodn) o tyvec.- Adhesivo: Como adhesivo debe usarse el polivinilo sinttico o PVA para papel, estedebe ser resistencia, reversible al aplicar humedad, no alcalino y bajo en cidos. Elms recomendado, es SUPERTACK papel.

Volumen por tomo: Cada libro debe tener mximo de 500 folios (5cm). En caso desuperar el nmero de folios, se debe dividir el volumen proporcionalmente.

Caractersticas de calidad de la encuadernacin de conservacin a tener encuenta:Cada libro o tomo debe ser homogneo y su costura debe permitir la apertura ampliapara una lectura clara y sin dejar hojas por fuera del formato de encuadernacin.


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3 CAPITULO III

BIOSEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

3.1 INTRODUCCINDentro del marco del Sistema Integrado de Conservacin, estn los lineamientos debioseguridad y salud ocupacional requeridos para la manipulacin de documentos,como tambin el monitoreo ambiental, saneamiento ambiental, control y erradicacin deplagas y roedores en los depsitos de archivo.La bioseguridad est definida como el conjunto de actividades y procedimientos deseguridad ambiental, ocupacional y de un individuo que garantizan el control del riesgo

y mejoran la calidad de vida, reduciendo as sobre costos a la Secretara por daosgenerados por descuido y malas prcticas en dicho mbito.El saneamiento y monitoreo ambiental, el control y erradicacin de plagas tales comoinsectos y ratones, son medidas preventivas y curativas, que brindan un apoyo alprograma de salud y seguridad ocupacional y a los procesos archivsticos deorganizacin que estn siendo llevados a cabo por la Secretara, dentro del marco deImplementacin del Sistema Integrado de Conservacin.La presencia de indicadores de hongos, bacterias, insectos, roedores y gasescontaminantes en los depsitos de archivo, se pueden generar debido a la falta deperiodicidad y adecuado mantenimiento y limpieza que se les realiza, la inadecuadaubicacin interna y externa de un depsito, como las inadecuadas condiciones

ambientales de humedad, temperatura, iluminacin y ventilacin.El presente captulo es un protocolo cuyo objeto es conocer y aplicar los lineamientosde bioseguridad y salud ocupacional que deben tenerse en cuenta para prevenir eldeterioro de documentos y el riesgo de enfermedades ocupacionales en el trabajo dearchivo. El monitoreo de biocontaminacin ambiental, el saneamiento preventivoambiental y el control y erradicacin de plagas en depsitos de archivo son parte deeste Sistema Integrado de Conservacin.

MARCO NORMATIVOLa normatividad de la cual se sustenta este tema es la siguiente:

Ley 100 de 1993estableci la estructura de la Seguridad Socialen el pas, la cualconsta de tres componentes como son:

El Rgimen de Pensiones

Atencin en Salud

Sistema General de Riesgos Profesionales.


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Cada uno de los anteriores componentes tiene su propia legislacin y sus propios entes

ejecutores y fiscales para su desarrollo.

En el caso especfico del Sistema de Riesgos Profesionales, existe un conjunto denormas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadoresde los efectos de las enfermedades profesionales y los accidentes que puedanocurrirles con ocasin o como consecuencia del trabajo que desarrollan, adems demantener la vigilancia para el estricto cumplimiento de la normatividad en SaludOcupacional.

Decreto Ley 1295 de 1994, busca establecer las actividades de promocin yprevencin tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de los trabajadores,

fijar las prestaciones de atencin en salud y las prestaciones

econmicas derivadas delas contingencias de los accidentes de trabajo y enfermedad profesional, vigilar elcumplimiento de cada una de las normas de la Legislacin en Salud Ocupacional y elesquema de administracin de Salud Ocupacional a travs de las ARP.

El Decreto 1295 en su Artculo 21 Literal D, obliga a los empleadores a programar,ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de Salud Ocupacional en la empresay su financiacin. En el Artculo 22 Literal D, obliga a los trabajadores a cumplir lasnormas, reglamentos e instrucciones del programa de Salud Ocupacional de lasempresas.

Resolucin 001016 de 1989 en el Artculo 4 y Pargrafo 1, se obliga a losempleadores a contar con un programa de Salud Ocupacional, especfico y particular,de conformidad con sus riesgos potenciales y reales y el nmero de los trabajadores.Tambin obliga a los empleadores a destinar los recursos humanos financieros yfsicos, indispensables para el desarrollo y cumplimiento del programa de SaludOcupacional, de acuerdo a la severidad de los riesgos y el nmero de trabajadoresexpuestos. Igualmente los programas de Salud Ocupacional tienen la obligacin desupervisar las normas de Salud Ocupacional en toda la empresa, y en particular, encada centro de trabajo.

A continuacin se describen los principales Decretos y Resoluciones que reglamentan

la Salud Ocupacional en Colombia:Ley 9a. De 1979, es la Ley marco de la Salud Ocupacional en Colombia.

Resolucin 2400 de 1979, conocida como el "Estatuto General de Seguridad".

Decreto 614 de 1984, que crea las bases para la organizacin y administracin de laSalud Ocupacional.


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Resolucin 2013 de 1986, que establece la creacin y funcionamiento de los Comitsde Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en las empresas.

Resolucin 1016 de 1989, que establece el funcionamiento de los Programas de SaludOcupacional en las empresas.

Decreto 1295 de 1994, que establece la afiliacin de los funcionarios a una entidadAseguradora en Riesgos Profesionales (ARP).

Decreto1346 de 1994, por el cual se reglamenta la integracin, la financiacin y elfuncionamiento de las Juntas de Calificacin de Invalidez.

Decreto 1772 de 1994, por el cual se reglamenta la afiliacin y las cotizaciones alSistema General de Riesgos Profesionales.

Decreto 1832 de 1994, por el cual se adopta la Tabla de Enfermedades Profesionales.

Decreto 1834 de 1994, por el cual se reglamenta el funcionamiento del ConsejoNacional de Riesgos Profesionales.

LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII: Salida deDocumentos.

ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios deconservacin y organizacin de documentos.ACUERDO No. 05 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mnimospara las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que presten los servicios deorganizacin de archivos, elaboracin de tablas de retencin y almacenaje o bodegajede la documentacin de las entidades pblicas.

ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen lasespecificaciones tcnicas y los requisitos para la construccin de los servicios dedepsitos, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos dearchivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley Generalde Archivos 594 de 2000.

ACUERDO 07 (1994): Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General deArchivos del Archivo General de la Nacin. Capitulo VII, Conservacin de documentos.Articulo 64, prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones deriesgo.

ACUERDO No. 047 (5 de mayo de 2000)Por el cual se desarrolla el artculo 43 delCaptulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General deArchivos sobre Restricciones por razones de conservacin. Artculos 5 y 6.DECRETO4110 DE 2004 (Diciembre 9). Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y seadopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.


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3.2 PRINCIPALES LINEAMIENTOS DE BIOSEGURIDAD EN REAS DE ARCHIVO

El personal que manipule la documentacin especialmente aquella conbiodeterioro, no debe presentar cuadros clnicos respiratorios como asma oalergias entre otros y problemas en la piel como dermatitis. Estas enfermedadespueden agravarse en el desarrollo del proceso tcnico, comprometiendo la saluddel trabajador.

El personal debe realizar descansos de 15 minutos, despus de dos horas detrabajo en intervencin tcnica de documentos.

Utilizar siempre los elementos de proteccin personal como por ejemplo batas,guantes, cofias, entre otros, y restringir su uso solamente al rea de trabajo.

Mantener los elementos de proteccin en ptimas condiciones de aseo en unlugar seguro diferente al rea de trabajo y que sea de fcil acceso

Mantener siempre cerrados el overol o la bata de trabajo.

Lavarse siempre las manos y la cara con jabn lquido antibacterial, esteprocedimiento permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria paradisminuir la diseminacin de microorganismos infecciosos.

Colocar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta dotacin peridicamente(semanalmente) con hipoclorito de sodio (comercialmente: loros o Decol),aparte de la ropa de uso personal.

No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosmticos en el rea de trabajo, yaque de los microorganismos que se encuentran en el aire pueden permanecerpor mucho tiempo en el aire despus de culminar un procedimiento.

3.2.1 INDICADORES DE DETERIORO BIOLGICO

La presencia de manchas con coloracin rosada, verdosa o puntos negros sonindicadores de contaminacin de hongos y bacterias sobre el soporte de papel de undocumento.

De igual manera, el olor desagradable en un documento, ver en un papel o libro suspuntas carcomidas, o con perforaciones a manera de galeras, son otros indicadores depresencia de roedores e insectos.


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Este tipo de contaminacin biolgica en documentos, resulta altamente nociva para la

salud de cualquier persona que lo manipule como tambin, desastrosa para la prdidade informacin contenida en estos.

Manchas producidas por hongos sobre los documentos

3.2.2 ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL

Como responsabilidad institucional de la Secretara, est la prevencin deenfermedades ocupacionales, por esta razn, cualquier actividad que se lleve a cabo enun archivo debe ir acompaada de una dotacin bsica de insumos de seguridadindustrial, los cuales deben ser contemplados dentro de la programacin de ladisponibilidad presupuestal del gasto anual por parte de cada una de las dependencias

administrativas que tienen a cargo las diferentes sedes en donde se encuentranarchivos de la Secretara. Los insumos recomendados son:

Overol o bata manga larga fabricada en tela anti fluido, abotonadura frontal.

Guantes de ltex o nitrilo calibre 4 color azul: es importante anotar que losguantes nunca son un sustituto del lavado de manos, dado que el material noest fabricado para ser lavado y reutilizado, pues tiende a formar micro poroscuando es expuesto a actividades tales como, stress fsico, desinfectanteslquidos e inclusive el jabn de manos, por lo tanto permiten la diseminacin demicroorganismos.

Respiradores con filtro (cambiar cada ocho das), con esta medida se previene laexposicin de las membranas mucosas de la boca y la nariz a partculaspotencialmente infectadas o irritantes. En caso de documentacin conbiodeterioro se recomienda mascarilla de alta eficiencia European EstndarEN149 categora FFP2S (NIOSH), para lo dems, es importante el uso demascarilla con filtro N95 de eficiencia.

Gorro quirrgico desechable de color blanco o azul.: el gorro cubre el cabello yfacilita la retencin y posterior dispersin de microorganismos que flotan en el


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aire, por lo que se considera como fuente de infeccin y vehculo de transmisin

de stos.

Gafas de proteccin transparentes ajustables (monogafas), lentes enpolicarbonato transparente y proteccin lateral, montura en nylon, plantillagraduable y rachet para ajuste, antiempaantes y antirayadura.

1.2 LIMPIEZA DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL YDEPSITOS DE ARCHIVO

Manipulacin durante la limpieza de unidades de almacenamiento documental (cajasref. x200 y ref. x300):

La limpieza superficial o la retirada de polvo sin abrasionar las unidades dealmacenamiento, se debe hacer en seco, usando aspiradora con filtro de agua. Elcepillo, de cerdas suaves, se debe usar desplazndolo en un mismo sentido. Luego sepuede completar la tarea con bayetillas blancas secas. Vase Capitulo IV Limpiezade Unidades de Almacenamiento, Mobiliario y Espacios de depsitos de Archivo.

La limpieza se realizar de acuerdo con las instrucciones dadas en el Captulo IVde este Manual, Limpieza de Unidades de Almacenamiento, Mobiliario yEspacios de depsitos de Archivo.

Cabe resaltar, que la limpieza de unidades de almacenamiento documental,mobiliario de archivo y espacio del mismo, es una condicin para poder efectuarun saneamiento y/o desinsectacin para mayor eficacia de los productosaplicados en estos procesos.

Condiciones de asepsia en espacios de depsitos y reas de trabajo de archivo s

Disponer de un sitio especfico y aislado del resto de documentacin, para lamanipulacin de este tipo de material. El sitio debe ser ventilado, con buenailuminacin natural y artificial en lo posible bombillas de luz fluorescente condifusores.

Evitar mobiliario de madera (estanteras o escritorios) para sualmacenamiento,es preferible el uso de estantera y superficies de trabajo metlicas o plsticas.

Las superficies de trabajo deben ser suficientemente amplias y forradas conpapel peridico, el cual debe eliminarse al terminar cada jornada detrabajo.

La puerta de acceso debe estar sealizada, indicando que es un sitioexclusivopara la realizacin de procesos tcnicos de material contaminado pormicroorganismos.


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El rea de procesos tcnicos debe sersealizada debidamente, indicando dondese encuentra el materialcontaminado (utilizar sealizacin de riesgo biolgico),

el que se encuentra en proceso de saneamiento y al que ya se encuentrasaneado, con el fin de evitar confusin yreproceso.

Sealizacin de contaminacin biolgica

3.3 MONITOREO DE BIOCONTAMINACIN, SANEAMIENTO AMBIENTAL,CONTROL Y ERRADICACIN DE PLAGAS EN DEPSITOS DE ARCHIVO

El tema que a continuacin se expone, tiene por objeto establecer la periodicidad parael monitoreo de biocontaminacin y saneamiento ambiental, el control y erradicacin deinsectos y ratones logrando sitios de depsito y de trabajos tcnicos de archivo salubrespara trabajadores y usuarios como para la conservacin de la documentacin.

Requisitos

El monitoreo de biocontaminacin y saneamiento ambiental, la desinsectacin ydesratizacin son acciones que deben ajustarse a los lineamientos deconservacin dados por un conservador, un microbilogo, un fsico y/o qumico.

Durante el proceso de saneamiento y desinsectacin, las unidades dealmacenamiento (cajas) y rea de depsito de archivo deben estar limpios, sinpolvo y organizados segn Instructivo de Limpieza.

De ser posible, las tapas de las unidades de almacenamiento deben quedarabiertas durante el proceso de saneamiento y desinsectacin.

No debe haber presencia de personal ni elementos comestibles en el rea arealizar el saneamiento y la desinsectacin.

Deben permanecer puertas, ventanas y extractores serrados durante dichosprocesos.


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El saneamiento ambiental y monitoreo de biocontaminacin, la desinsectacin y

desratizacin son acciones que deben realizarse de forma peridica ycontrolada mediante la solicitud de un profesional en conservacin dedocumentos del rea de Gestin Documental de la Secretara y un microbilogoy qumico o fsico del Archivo de Bogot.

El proceso de saneamiento y desinsectacin debe emplear un mtodo y unproducto que no afecte la conservacin de los documentos alterando laspropiedades fsicas y qumicas de los materiales que componen los diferentestipos de soporte documental y los materiales que componen los diferentes tintastanto impresas como manuscritas, que no afecte la salud del personal quemanipula la documentacin tratada y que permita un amplio espectro de eficacia

dejando un efecto residual en el ambiente y en la documentacin garantizandosu eficacia.

Se recomienda emplear la nebulizacin como mtodo para la aplicacin deproductos para el saneamiento y desinsectacin en archivos.

3.4 CICLOS DE MONITOREO DE BIOCONTAMINACIN, SANEAMIENTOAMBIENTAL, DESINSECTACIN Y DESRATIZACIN

De acuerdo a recomendaciones dadas por el Archivo de Bogot, el saneamiento

ambiental para depsitos de archivo, debe realizarse mnimo una vez al ao.

La desinsectacin para depsitos de archivo y reas de procesos tcnicos deberealizarse mnimo una vez al ao.

Para los archivos con mayor tiempo de retencin de documentos como lo es elArchivo Central, es recomendable que el saneamiento preventivo y ladesinsectacin se realicen dos veces al ao.

En caso de notarse alguna afeccin respiratoria o brote en el personal o usuariosdel servicio de archivo, haber indicadores en la documentacin y/o unidades de

almacenamiento documental de manchas y/o micelio por hongos, indicadoresde huellas y/o excrementos de insectos, presencia de insectos, excremento deratones y/o presencia de stos, inmediatamente el responsable del archivo debehacer una solicitud al profesional en conservacin del rea de GestinDocumental, Archivo y Correspondencia de la Secretara.

Se debe realizar saneamiento preventivo antes de realizar los procesos tcnicosde fondos acumulados, para lo cual el archivista responsable de la intervencindel fondo deber hacer una solicitud anticipada de al menos 3 meses alprofesional en conservacin del rea de Gestin Documental, Archivo y


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Correspondencia de la Secretara con el objeto de gestionar con el Archivo de

Bogot esta actividad.

La desratizacin debe hacerse nicamente en los casos en que haya un riesgopotencial de ingreso de ratones en las reas de archivo dependiendo de lascondiciones de salubridad de sus alrededores, y en los casos de haberindicadores de excremento o presencia de stos.

Como medida preventiva de la presencia de roedores en depsitos de archivo,es recomendable la instalacin de dispositivos de ultrasonido, los cuales aslanlos ratones impidiendo que estos ingresen al sitio. La eficacia de estosdispositivos depende del nmero que se coloque de acuerdo al rea y a su

ubicacin en el espacio, ya que columnas, muros anchos o divisiones interfierenen la eficacia de estos

El profesional de conservacin har una visita de inspeccin al archivo afectadopor cualquiera de los casos presentados, y debe dar un diagnstico general deconservacin para gestionar y recomendar las medidas preventivas y/ocorrectivas necesarias.

Segn el caso de afectacin, el profesional en conservacin de la Secretarahar solicitud a la Subdireccin de Plantas Fsicas y/o Archivo de Bogot.

Trmite para el monitoreo medioambiental, de biocontaminacin y saneamientoambientalUna de las estrategias de control de la enfermedad ocupacional en archivos, dada laproblemtica, es el saneamiento ambiental, el cual debe ser obligatorio para lasentidades que se encuentran en procesos de organizacin documental y para aquellasque han implementado el Sistema Integrado de Conservacin.El monitoreo ambiental, permite medir las condiciones de humedad relativa HR,temperatura, iluminacin, carga de polvo y contaminacin, en cuanto que el monitoreode bicontaminacin mide la carga microbiana del ambiente. El monitorea que se haceen los diferentes niveles de archivo de la Secretara Distrital de Integracin Social tienecomo finalidad determinar si las condiciones ambientales que presentan son

apropiadas para la conservacin de los documentos y para la salud del personal quelabora en estos. As mismo, determina las acciones correctivas y preventivas que seannecesarias aplicar para mejorar las condiciones ambientales, estas acciones puedenser el saneamiento ambiental, las limpiezas y readecuaciones fsicas del espacioprincipalmente.


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Monitoreo medioambiental y de biocontaminacin en depsitos de Archivo de la SDIS.

El trmite para llevar a cabo el saneamiento y monitoreo se hace bajo el marco delconvenio Interinstitucional vigente con el Archivo de Bogot y consta de los siguientespasos:

PASOS ACTIVIDADES DESCIPCIN FORMATOREQUERIDO

1 Programacin monitoreo y

saneamiento de Archivos al Archivode Bogot o mediante laSubdireccin de Plantas Fsicas dela SDIS, por parte del rea deGestin Documental de la SDIS.

Solicitud de programacin

monitoreo medioambiental y elsaneamiento preventivo y/ ocurativo segn el caso, para eldepsito o los depsitos dearchivo que as lo requieran.

Oficio

2 Respuesta de programacin, porparte del Archivo de Bogot, demonitoreo y saneamiento dearchivos de la SDIS.

Programacin de visita dereconocimiento en lasinstalaciones de archivos querequieren el servicio.

Oficio

3 Visita de reconocimiento al archivoo archivos que requieren delservicio, por parte del Archivo deBogot

Se renen profesionales delArchivo de Bogot (microbilogoy/o fsico o qumico) con losprofesionales de Gestin

Documental (Conservador yarchivista) para establecer losacuerdos, compromisos.

Acta de Reunin

4 Emisin Concepto del Archivo deBogot sobre aprobacin,aplazamiento o desaprobacin delmonitoreo y saneamiento ambientalal rea de Gestin Documental(archivista y conservadorresponsables de la gestin).

En caso de ser aprobados elmonitoreo y/o saneamiento, elconcepto puede presentar laprogramacin y recomendacionespertinentes para el desarrollo deestas actividades.

Oficio

5 Suministro por parte de la SDIS alArchivo de Bogot, de alcohol etlico

El Archivo de Bogot determina lacantidad de alcohol requerido

Acta de recibo yentrega


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al 96% de pureza parasaneamiento.

para el saneamiento.

6 Entrega de equipos de medicin decondiciones medioambientales porparte del Archivo de Bogot alarchivo de la SDIS, que as lorequiera. Opcional.

Se entregan los equipos alencargado o encargados de estosarchivos.


7 Solicitud por parte del responsabledel o los archivos de la SDIS al reade Apoyo Logstico para acceso depersonal del Archivo de Bogot.

Acceso del personal del Archivode Bogot o empresa contratadapor la SDIS para saneamiento ymonitoreo.

Solicitud por Correoelectrnico conrelacin de nombresy apellidos, nmerosde cdula y equiposrequeridos.

8 Entrega de la autorizacin deingreso al servicio de vigilancia.

Entrega en la correspondientesede de archivo.

Formato deautorizacin deingreso.

9 Solicitud por parte de gestindocumental al rea de ApoyoLogstico, el servicio de transporte.

Transporte requerido para elpersonal del Archivo de Bogotencargados del Saneamiento yMonitoreo.

Correo electrnico

10 Comunicado por parte del rea deapoyo logstico a todo el NivelCentral en coordinacin con GestinDocumental.

Suspensin del servicio dearchivos por saneamiento,adjuntando los das y horas nodisponibles a razn de esaactividad.

Correo electrnico

11 Monitoreo ambiental y/o debiocontaminacin

Realizado por parte del Archivode Bogot, en l o los archivos de

la Secretara que as lo requieran.12 Saneamiento ambiental Realizado por parte del Archivo

de Bogot, en l o los archivos dela Secretara que as lo requieran.

13 Monitoreo ambiental y/o debiocontaminacin, por parte delArchivo de Bogot.

Se hace posterior al saneamientoen l o los archivos de laSecretara que as lo requirieron.

14 Devolucin de equipos demonitoreo al Archivo de Bogot

Se har una vez los solicite,mediante. Generalmente losequipos son reintegrados alArchivo de Bogot una vezrealizado el saneamiento.


15 Informe presentado por el Archivode Bogot al rea de GestinDocumental de la Secretara.

Descripcin de la ubicacin ycondiciones fsicas del archivo,resultados del monitoreoambiental y Saneamiento,recomendaciones.

Oficio con informeanexo.

16 Informe del profesional enConservacin presentado a laSubdireccin Administrativa yFinanciera.

Informe sobre observaciones yrecomendaciones necesariaspara la adecuada conservacinde los documentos, segninforme del archivo de Bogot.

Memorando coninforme anexo


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Saneamiento ambiental en depsitos de archivo de la SDIS

Trmite para el control y erradicacin de plagas (insectos y ratones).

PASOS ACTIVIDADES DESCIPSIN FORMATO REQUERIDO1 Solicitud de desinsectacin y/o

desratizacin.Solicitud al profesional deconservacin del rea deGestin Documental por partedel responsable del Archivoafectado.

Correo electrnico

2 Visita de inspeccin al archivopor parte del profesional deconservacin.

Programacin de visita y visitaal archivo afectado.

3 Emisin de concepto por partedel profesional conservador alarchivista responsable delarchivo afectado.

Concepto sobre el estado deconservacin general de ladocumentacin potencialmenteafectada.

Concepto

4 Solicitud de desinsectacin y/odesratizacin al rea demantenimiento de laSubdireccin de Plantas Fsicas.

Para la eliminacin de insectosy roedores.

Formato Solicitud deFumigacin (F-BS-002),

5 Coordinar visita previa al archivoafectado con el responsable de

ste y la empresa que presta elservicio.

Programacin de visita dereconocimiento al archivo

afectado si es requerida.

Correo electrnico

6 Solicitud por parte delresponsable del o los archivosde la SDIS al rea de ApoyoLogstico para acceso depersonal del Archivo de Bogoty/o empresa de fumigacincontratada por la SDIS.

Acceso del personal del Archivode Bogot o empresa defumigacin contratada por laSDIS.

Solicitud por Correoelectrnico con relacinde nombres y apellidos,nmeros de cdula yequipos requeridos.

7 Entrega de la autorizacin deingreso al servicio de vigilancia.

Entrega en la correspondientesede de archivo.

Formato de autorizacinde ingreso.


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8 Comunicado por parte del reade apoyo logstico a todo el NivelCentral en coordinacin conGestin Documental.

Suspensin del servicio dearchivos por fumigacin y/odesratizacin, adjuntando losdas y horas no disponibles arazn de esa actividad.

Correo electrnico

9 Desinsectacin y/o desratizacindel archivo afectado.

10 Informe sobre la desinsectaciny desratizacin

Informe presentado por laempresa contratada para elservicio, cuyo original quedaren la Subdireccin de PlantasFsicas.

Informe

11 Informe realizado por elprofesional de conservacin delrea de Gestin Documental.

Informe de actividades.


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CAPITULO IV

4 LIMPIEZA DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, MOBILIARIO Y ESPACIOSDE DEPSITOS DE ARCHIVO

4.1 INTRODUCCINEste captulo es un instructivo que dentro del marco del Sistema Integrado deConservacin presenta las normas bsicas de limpieza y mantenimiento, establecidaspor el Archivo de Bogot, segn su Protocolo de Limpieza, y los parmetros

establecidos, para Salud Ocupacional de archivos, para que sean aplicadas por lasempresas contratadas para las labores de aseo y por el personal de archivo,capacitados para tal fin.Con la limpieza superficial, se busca la conservacin de los documentos de archivo,mediante el adecuado mantenimiento de las reas de depsito, mobiliario y unidadesde almacenamiento, de los archivos de gestin y central de la Secretara Distrital deIntegracin Social.El instructivo de limpieza tiene por objeto establecer la periodicidad o ciclos y el uso delas tcnicas correspondientes para la limpieza superficial de los depsitos de archivo,el mobiliario y las unidades de almacenamiento, teniendo en cuenta las caractersticasfsicas de la documentacin y el espacio en el que se encuentra almacenado, con el fin

de lograr sitios de depsito, procesos tcnicos, administracin y servicios salubres paratrabajadores y usuarios.

MARCO NORMATIVOLa normatividad de la cual se rige este instructivo es la siguiente:NORMATIVIDAD: LEY 594 de 2000,LEYGENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII:Salida de Documentos.

ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios deconservacin y organizacin de documentos.


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ACUERDO No. 5 (Ju lio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mnimos

para las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que presten los servicios deorganizacin de archivos, elaboracin de tablas de retencin y almacenaje o bodegajede la documentacin de las entidades pblicas.

ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen lasespecificaciones tcnicas y los requisitos para la construccin de los servicios dedepsitos, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos dearchivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley Generalde Archivos 594 de 2000.

4.2 REQUISITOS

La limpieza es una accin que debe ajustarse a los lineamientos de conservacindados por un conservador y un archivista. Para lo cual el rea de apoyo logstico quecontrata los servicios generales de aseo de la Secretara, debe coordinar los trminos yrequerimientos con los responsables del rea de Gestin Documental, archivo ycorrespondencia.

Durante el proceso de limpieza, las unidades de almacenamiento a limpiar, debenmanipularse segn La Gua de Manipulacin de Documentos,y dems instructivos yprotocolos establecidos para los procedimientos de conservacin preventiva, para locual el personal responsable del archivo, sus auxiliares y tcnicos, como el personal deservicios generales de aseo, deben recibir capacitacin por parte de rea de Gestin

Documenta sobre los procesos tcnicos descritos en este instructivo, y a las normas debioseguridad establecidas para la manipulacin y limpieza Vase Capitulo III,Bioseguridad y Salud Ocupacional.

Las condiciones a tener en cuenta para el desarrollo de la limpieza son:

Durante el proceso de limpieza se debe procurar retirar de la estantera, slo lasunidades de almacenamiento que correspondan a un entrepao, con el fin dedisminuir situaciones de riesgo sobre la documentacin, que queda por fuera desus lugares de almacenamiento durante el procedimiento.

El espacio de trabajo para el desarrollo de la limpieza de las unidades dealmacenamiento, en cualquiera de los archivos, debe contar con: superficies detrabajo amplias de tal manera que permitan la manipulacin holgada de lasunidades acorde con su formato mobiliario auxiliar para almacenamiento deunidades en proceso de limpieza, y equipos de limpieza tales como aspiradorasemindustrial con filtro de agua, la cual purifica el aire y mejoran las condicionesmedioambientales que inciden en la salud.

Las superficies pueden ser mesas forradas en frmica o de metal. Esta mesa nodebe obstaculizar la circulacin de las personas que trabajan en el archivo, y


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debe limpiarse diariamente una vez terminada la jornada con una mezcla de

agua y alcohol isoproplico industrial.

El espacio donde se realice la limpieza debe ser lo suficientemente ventilado, detal manera que permita la circulacin de aire renovado.

Las superficies deben ser lisas y suaves de manera que se eviten deterioros detipo fsico causados por abrasin3, preferiblemente metlicas inoxidables o defrmica (estas ltimas forradas con papel peridico no impreso u otro materialque pueda reemplazarlo). Debido a que estos materiales permiten fcil limpieza ydesinfeccin.

Las labores de limpieza superficial de unidades de almacenamiento y mobiliariode archivo no deben interferir en el prstamo y circulacin de la documentacin

en la entidad, por lo que estas labores debe hacerse programada y concertadacon las personas que tienen a cargo la consulta, y comunicarse a los usuariosinternos con la debida antelacin.

4.3 CICLOS DE LIMPIEZA

Control de limpieza: Se debe realizar la limpieza de los depsitos de archivo degestin, ubicados en todas las sedes y dependencias de la Secretara deIntegracin Social, de manera regular, es decir, todos los das.

Mantenimiento preventivo en archivos de gestin: Se debe realizar la limpiezatres (3) veces al ao del mobiliario y unidades de almacenamiento documental.Se debe aprovechar movimientos tales como traslados, adecuaciones dedepsitos y eliminaciones programadas para que de manera simultnea se hagala limpieza.

Mantenimiento preventivo Archivo Central: Se debe hacer como mnimo una vezal ao. De ser programadas actividades tales como adecuaciones ointervenciones fsicas del depsito de archivo, el refaccionamiento y/ omantenimiento de mobiliario de archivo, se recomienda hacer la limpieza en el

momento de llevar a cabo una de estas actividades.

4.4 EQUIPOS E INSUMOS REQUERIDOS PARA LA LIMPIEZALos equipos, materiales y productos, usados en la limpieza, deben ajustarse a lospropuestos por las normas de conservacin de documentos, estos son:

3Abrasin (abration): Dao causado por accin de la friccin o frotado en la superficie del papel por un material duro,spero o pegajoso. Puede ser accidental, por descuido o deliberado, incluyendo el resultado de una limpieza. Laabrasin de una superficie puede ser desde reas mate, fibras levantadas hasta reas rasguadas. (Book and PaperGroup, 1992)


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Insumos de seguridad industrial. Vase Captulo III, Bioseguridad y SaludOcupacional

Bayetillas blancas, no de color. Alcohol etlico al 70% industrial. Aspiradora semi industrial o industrial con filtro de agua provista de cepillo

redondo de cerda larga y suave. Aspersores o atomizadores Timsen o jabn de pH neutro Jabn lquido anti bacterial para lavado de manos y cara antes y despus de la

limpieza. Toallas desechables

Equipo de proteccin y limpieza

Traje de proteccin personal, aspersor, bayetilla y aspiradora con filtro de agua

4.1 LIMPIEZA LOCATIVA DE DEPSITO, UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, YMOBILIARIO

a. Previo al inicio de la limpieza de las reas de depsito de archivo, asegurarse deque el piso est totalmente despejado sin que haya documentos o cajas(unidades de almacenamiento documental) sobre este ya que se puede mojar.

b. Para limpieza de uniones de techos y paredes, los rincones, marcos de ventanasy claraboyas, rendijas entre otros se debe realizar la limpieza en seco con unaaspiradora con filtro de agua, usando una mezcla de 50% de agua limpia y 50%de Timsen o jabn neutro, cubriendo toda la zona.

c. Igualmente al realizar la limpieza en hmedo de las estanteras y demsmobiliario de archivo asegurarse que est totalmente despejado sin unidades dealmacenamiento sobre este mobiliario.


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Limpieza en seco de estantes con aspiradora de filtro de agua

d. La limpieza se debe hacer a las superficies de las unidades de almacenamiento,por ejemplo cajas, tapas de encuadernaciones, carpetas, etc. y no delexpediente en su interior4.

e. Se proceder a la limpieza de las unidades generales dispuestas en las primerasestanteras, para terminar en la parte final del depsito, siempre siguiendo elnmero consecutivo con que cuentan las unidades.

f. Antes de iniciar la limpieza se debe procurar retirar la cantidad total de unidadesalmacenadas en una bandeja, y colocarlas sobre la mesa, en la que va se va a

hacer la limpieza.

g.Limpiar cada una de las unidades de almacenamiento (cajas), con la aspiradora defiltro de agua, el cual debe estar provisto de una mezcla de 80% de agua limpia y20% de alcohol isoproplico industrial, utilizando el cepillo redondo de cerda larga.Nunca aplicar ninguna clase de producto directamente sobre la unidad dealmacenamiento ni repasar sus superficies con trapo humedecido.

4Si la documentacin requiere limpieza interna, es necesario contar con el concepto del Conservador ycon el Grupo de Conservacin, Restauracin y Reprografa del Archivo de Bogot quienes indicarn lospasos a seguir.


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h.La unidad de almacenamiento se limpia por todas las caras, girndola sobre s

misma, sin levantarla de la mesa.

i. Debe limpiarse la bandeja ocupada por las unidades de almacenamiento que se hanlimpiado, antes de reubicarlas en el mobiliario.

j. Si no es posible, realizar la limpieza de la estantera con aspiradora, puede utilizarseaspersor con la misma mezcla recomendada en el numeral anterior, y repasar conbayetilla blanca. Teniendo cuidado de retirar previamente las cajas ubicadas en losentrepaos vecinos, o de cubrir las unidades de almacenamiento con un plsticoprotector.

Limpieza en hmedo de estanteras


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k.Limpiar en zigzag y cubriendo toda la superficie de la bandeja, con tela de algodn obayetilla blanca ligeramente hmeda con la mezcla mencionada.

l. Repasar con tela de bayetilla blanca seca la misma zona, dejar secarcompletamente la bandeja antes de colocar las unidades (cajas) limpias.

m.Una vez terminada la limpieza de este grupo de unidades, se dispondrn en sulugar siguiendo estrictamente el orden en el que se encontraban y se proseguircon la siguiente bandeja.


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CAPITULO V5 EMBALAJE Y TRASLADO DE ARCHIVO

5.1 INTRODUCCIN

El presente captulo de este manual, corresponde al protocolo de traslado de archivos,el cual est basado en la sistematizacin de la experiencia del traslado del ArchivoCentral de la antigua sede calle 11 a su nueva sede ubicada en la Carrera 5 durante elao 2008 y 2009, as como en la bibliografa especializada en el tema la cual seencuentra referenciada en este mismo documento, el cual va dirigido a las personasque custodian los archivos de la Secretara.

El objeto principal de este protocolo es el de garantizar la conservacin de losdocumentos durante las trasferencias y trasteos de archivos mediante la normalizacinde la secuencia de actividades para el traslado de documentos de un depsito o sede aotro.

MARCO NORMATIVOLas normas de las cuales se rige este protocolo son:

LEY GENERAL DE ARCHIVOS.CAPITULO VIIACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996)ACUERDO No. 5 (Ju lio 24 de 1997)ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002)Acuerdo 049 de 2000.

5.2 REQUISITOS

Todo el traslado, debe hacerse bajo la direccin del conservador y archivista,responsables.

El personal debe tener la dotacin de insumos de seguridad industrial.


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Para la manipulacin y limpieza, se debe tener en cuenta Captulo I,Manipulacin de documentos y Capitulo IV, Limpieza de Unidades deAlmacenamiento, Mobiliario y Espacios de Depsitos Archivo de este Manual.

La adquisicin de bienes y servicios requeridos para el traslado tales comolocales, trasporte, mantenimiento, desmonte y montaje de mobiliario de archivo,insumos, entre otros, mediante Procedimiento de Gestin Contractual, o biensolicitarlo al rea correspondiente.

La adecuacin de los espacios de archivo se debe tener en cuenta el CaptuloVI, Adecuacin y Amueblamiento de Depsitos de Archivo.

El Saneamiento se debe hacer segn Captulo III, Bioseguridad y SaludOcupacional.

Aprobacin por parte del rea administrativa de la Secretara para adquirir elespacio solicitado mediante la figura legal determinada por la administracin:arrendamiento, prstamo, comodato.

5.3 ETAPAS

Fase I Solicitud de traslado, seleccin locativa del archivo y medicindocumentos a trasladar

a. Solicitud de traslado por parte del rea interesada dirigido al rea de GestinDocumental (opcional).

Seleccin y adecuacin locativa del espacio de archivo segn Captulo VI,Adecuacin y Amueblamiento de depsitos de Archivo.

b. Medicin del volumen total y relacin del material documental atrasladar, indicando la cantidad, tipo de unidades de almacenamiento,ubicacin actual y futura y cualquier otro dato que permita controlar elmovimiento y reubicacin del material.

c. Hacer una relacin del mobiliario de archivo a trasladar (opcional)indicado tipo de mobiliario, medidas, ubicacin actual y futura, nmero deplaca de inventario y cualquier otro dato que permita controlar el movimientoy reubicacin del material.

d. Solicitud

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