MANUAL DE CONTRATACIÓN Versión FINAL 3 DE MARZO 09

REPÚBLICA DE COLOMBIA Gobernación del Departamento del Cauca

MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL DEPARTAMENTO DEL CAUCA

ARRIBA EL CAUCA Calle 4ª. Carrera 7ª. Esquina, teléfono 8235952, Popayán

DECRETO No. 0244 DEL 20 DE MARZO DE 2009

Por el cual se adopta el Manual de Contratación del Departamento del Cauca, se establecen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección así como la vigilancia y control de la ejecución contractual. EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DEL CAUCA, en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008, los artículos 37 del decreto 2150 de 1995, artículos 11 y 12 de la ley 80 de 1993, artículo 9 y siguientes de la ley 489 de 1998, y,

CONSIDERANDO: El Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007, dispuso n su artículo 89, que todas las entidades del Estado sometidas al imperio de la Ley 80 de 1993, deberán contar con un Manual de Contratación en el cual se establezcan los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección así como la vigilancia y control de la ejecución contractual. En virtud de lo anterior,

DECRETA:

CAPITULO I

GENERALIDADES

ARTÍCULO 1.- AMBITO DE APLICACIÓN. El presente manual rige para la actividad contractual del Nivel Central del Departamento del Cauca. ARTÍCULO 2.- OBJETO.- Establecer y determinar los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección así como la vigilancia y control de la ejecución contractual. Quienes intervengan en el procedimiento contractual del Departamento en cualquiera de sus etapas, deberán tener en cuenta que sus actuaciones tiene por objeto el cumplimiento de los cometidos estatales como lo señalan las leyes y el adecuado manejo, inversión y ejecución de los recursos de la entidad en sus macroprocesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control.




2

ARTÍCULO 3.- PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL. Se entiende por procedimiento contractual el que contiene todas las etapas y actos desarrollados en sus diferentes etapas a saber: a.- Etapa Precontractual.- La que contiene todos los actos preparatorios para la suscripción del contrato. b.- Etapa Contractual.- Es la que va desde la suscripción del contrato hasta que quede en firme su liquidación. PARÁGRAFO: Para efectos de contabilización de los términos a que alude este manual, cuando se hable de días se tomarán en cuenta los hábiles a menos que expresamente se determine lo contrario y los de meses y años se contarán conforme al calendario. ARTÍCULO 4.- PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL.- En sus actuaciones, quienes intervengan directa o indirectamente en la actividad contractual del Departamento en todas sus etapas, darán cumplimiento a los principios de publicidad, economía, transparencia, responsabilidad, celeridad, eficacia, imparcialidad, contradicción, reciprocidad y proporcionalidad conforme a la ley, así como también a los principios generales del derecho y a los Códigos de Ética y Buen Gobierno del Departamento del Cauca. ARTÍCULO 5.- El representante legal del Departamento, sus delegatarios, consultores, asesores, interventores y demás funcionarios no podrán exigir trámites distintos o adicionales a los previstos en este manual, en los pliegos de condiciones, en los contratos y en la ley.

CAPITULO II SECRETARIAS GESTORAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y

GRUPO DE CONTRATACIÓN ARTICULO 6.- SECRETARÍAS GESTORAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. De conformidad con las delegaciones que se establezcan en materia de contratación, se entenderán como Secretarías Gestoras del proceso de contratación aquellas dependencias de la entidad, a cuyo cargo está la contratación del objeto contractual relacionado directamente con las funciones que a cada una de ellas compete. El Secretario de despacho, en quien recaiga la respectiva delegación para contratar, es el responsable de dirigir la realización de licitaciones, selecciones abreviadas, concursos de méritos, contrataciones directas y contrataciones de mínima cuantía en el ámbito de sus funciones.




3

Así mismo las Secretarías Gestoras, tendrán a su cargo, la elaboración de los estudios y documentos previos, de los pre - pliegos, de los pliegos definitivos, la evaluación de las propuestas, la suscripción del contrato y el seguimiento y control, de su ejecución. ARTÍCULO 7.- GRUPO DE CONTRATACIÓN Confórmese el Grupo de Contratación en el Departamento del Cauca, de forma permanente, adscrito a la Oficina Jurídica que tendrá a su cargo el acompañamiento interdisciplinario a las diferentes Secretarías del Departamento en la elaboración de los pre - pliegos, pliegos definitivos, sus modificaciones o aclaraciones, minutas de contratos, sus adiciones y otrosí y conceptos en materia contractual, para dar cumplimiento a los principios de la Función Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, las normas establecidas en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. ARTÍCULO 8.- CONFORMACIÓN. El Grupo de Contratación el cual estará conformado por: Un Coordinador y Profesionales Universitarios colaboradores. a.- Un Coordinador, designado por el Gobernador del Departamento b.- Los abogados designados para el efecto por la Jefe de la Oficina Jurídica del Departamento. c.- Los contadores públicos designados por el Secretario Administrativo y Financiero. d.- Los profesionales de otras disciplinas designados por los Secretarios de Despacho gestores de los respectivos procesos de contratación de que se trate. ARTÍCULO 9.- FUNCIONES DEL GRUPO DE CONTRATACIÓN. Son funciones del Grupo de Contratación del Departamento las siguientes: a.- Efectuar el acompañamiento a las Secretarías Gestoras de los procesos de contratación respectivos en la elaboración de estudios previos, pre - pliegos, pliegos definitivos, minutas de contratos, sus modificaciones o aclaraciones y conceptos en materia contractual. b.- Revisar los borradores de estudios previos, pre – pliegos y pliegos definitivos elaborados por las Secretarías Gestoras de los procesos de contratación respectivos, de conformidad con los criterios establecidos en este manual y los instrumentos de planificación de la entidad.




4

c.- Orientar a las Secretarías Gestoras de los procesos de contratación respectivos, en las respuestas motivadas que deben darse a las observaciones a los pre pliegos efectuadas por los interesados en participar, a los pliegos definitivos e informes de evaluación, en la elaboración de adendas y demás comunicaciones que demande el proceso pre contractual. d.- Efectuar la asesoría y acompañamiento que requieran los interventores de los contratos en la etapa de ejecución y liquidación de los contratos.

ARTÍCULO 10.- FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO. El empleado público o contratista que desempeñe las funciones del Coordinador, tiene las siguientes funciones especiales, sin detrimento de las funciones establecidas en el Manual de Funciones para su cargo:

a.- Informar a los integrantes las funciones asignadas al Grupo. b.- Coordinar la formulación del plan de trabajo del Grupo. c.- Asignar por escrito las funciones específicas a los colaboradores del Grupo. d.- Coordinar la ejecución de las actividades, logro de objetivos y obtención de metas del Grupo. e.- Informar al Asesor Jurídico de las situaciones que alteren el normal desarrollo de las funciones del Grupo. f.- Coordinar la elaboración de los informes requeridos. g.- Refrendar con la firma los actos o documentos en general sean el resultado de los procesos o funciones desarrolladas por el Grupo.

ARTÍCULO 11.- FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL GRUPO: Los empleados o contratistas que desempeñen las funciones de integrantes y/o colaboradores, tienen las siguientes funciones especiales, sin detrimento para aquellos de las funciones establecidas en el Manual de Funciones para sus respectivos cargos.

a.- Participar activamente en la formulación del plan de trabajo del Grupo. b-. Atender las instrucciones y funciones asignadas por el Coordinador del Grupo. c.- Ejecutar las actividades tendientes al logro de objetivos y obtención de las metas del Grupo.




5

d.- Informar al Coordinador las situaciones que alteren el normal desarrollo de las funciones del Grupo. e.- Participar activamente en la elaboración de los informes requeridos al Grupo.

ARTÍCULO 12.- PLANES DE TRABAJO. El grupo de contratación deberá formular su Plan Anual de Trabajo de conformidad con la información que sobre la necesidad de adelantar diferentes procesos contractuales envíen durante los dos primeros meses del año las Secretarías Gestoras.

ARTÍCULO 13.- CONTROL DE GESTIÓN DEL GRUPO: El control de gestión del Grupo de Contratación, se efectúa considerando el logro de los objetivos y metas de los procesos de los cuales se encargaron o fueron motivo de su creación, a la luz de los principios de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad.

CAPITULO IV ETAPA PREPARATORIA EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN

ARTICULO 14.- PLANIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.-

Las secretarías gestoras, deberán planificar la contratación de su sector de conformidad con los lineamientos establecidos en el Plan de Desarrollo, el Plan de Inversiones, los Planes de Acción y los Planes Operativos. Para dar cumplimiento a lo anterior contarán con el acompañamiento y apoyo de la Secretaría de Planeación y Coordinación Departamental quien tiene bajo su responsabilidad entre otros aspectos los siguientes directamente relacionados con la actividad contractual:

Asesorar a las dependencias del Departamento en la identificación, formulación y ejecución de proyectos, así como en la elaboración de sus planes de acción y planes operativos.

Elaboración, seguimiento y evaluación del Plan de Inversiones

Dirigir, controlar y evaluar la organización y operación del Banco de Proyectos del Departamento.

Analizar y evaluar frente al Plan de Desarrollo, los Planes de Acción y el Plan de Inversiones los diferentes proyectos presentados por las dependencias ejecutoras, las cuales deberán anexar el concepto técnico y/o sectorial y emitir concepto de viabilidad si hay lugar a ello. La viabilidad financiera se materializa por la Oficina de




6

Presupuesto de la Secretaría Administrativa y Financiera con la expedición del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Elaborar, en coordinación con las Secretarías competentes, el anteproyecto de presupuesto de inversión y adelantar las acciones requeridas para su incorporación en el Presupuesto.

Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de funcionamiento, del plan de compras anual, del programa anual de caja y de las solicitudes de adiciones y traslados presupuestales que la entidad requiera.

Elaborar, en coordinación con las dependencias competentes, el anteproyecto de presupuesto de inversión y adelantar las acciones requeridas para su incorporación en el Presupuesto.

PARÁGRAFO PRIMERO: El origen de los proyectos para todos los efectos debe estar en cabeza de la Secretaría Gestora responsable del sector. Las entidades públicas de cualquier orden y nivel y las entidades privadas (comunitarias, organizaciones sociales, ONG’s etc.) podrán presentar sus iniciativas o proyectos a la respectivas Secretarías Gestoras y la responsabilidad en la presentación de éstos al Banco de Proyectos y su ejecución corresponderá a aquellas. PARÁGRAFO SEGUNDO: Las iniciativas o proyectos del sector privado (comunidad, organizaciones sociales, ONG’s etc.) cuyo desarrollo involucre a las Administraciones Municipales, deben tener apropiación inicial de éstas y a través de ellas surtirán el trámite ante el la correspondiente Secretaría Gestora Departamental, quien lo asumirá en los términos previstos en el parágrafo primero del presente artículo.

ARTÍCULO 15.- ETAPA PREPARATORIA La etapa preparatoria consiste en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, que debe materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia del contratista y por tanto se debe adelantar para cualquier clase de contrato. El Departamento a través de la correspondiente Secretaría Gestora cuando pretenda celebrar un contrato debe sustentar el origen de dicha pretensión, es decir, debe definir la carencia a subsanar, o el requerimiento necesario y conveniente para la óptima prestación de sus servicios; identificada dicha necesidad, se procede a caracterizar técnicamente la forma como dicho requerimiento o necesidad se puede satisfacer por el DEPARTAMENTO. Esto se debe complementar con la definición de qué tipo de contrato se requiere, su objeto, el plazo, el valor y la duración del mismo.




7

15.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS Son los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones para que los interesados puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que la entidad propone. La Secretaría Gestora del respectivo proceso de contratación será la responsable, de elaborar conforme lo requiere la ley los respectivos estudios y documentos previos, incluyendo el análisis de riesgos. El Secretario de Despacho que tenga la delegación para contratar designará un funcionario de su dependencia, el cual se hará responsable por tales documentos definitivos. El funcionario designado para esta labor, deberá cumplir con todos los requisitos mínimos establecidos en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 a saber: 1.- Describirá la necesidad que la entidad requiere satisfacer con la contratación. 2.- Describirá el objeto a contratar con sus especificaciones e identificará el contrato a celebrar: de obra, de compraventa, de suministro, de servicios, de servicios profesionales etc. 3.- Describirá los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, es decir si es licitación, concurso de méritos, selección abreviada ó contratación directa. 4.- Realizará el análisis que soporta el valor del costo estimado del contrato, indicando las variables que ha utilizado para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, se deberá soportar el presupuesto en los análisis de precios unitarios. Los APU, deberán estar soportados en un estudio actualizado de precios del mercado, con el propósito de evitar desequilibrios contractuales. Tratándose de proyectos de obra pública e infraestructura que no sean elaborados directamente por personal profesional de la entidad, o por profesionales contratados para tal fin por ella, deberán ser sometidos a un riguroso estudio técnico por parte de las respectivas Secretarías delegadas para contratar y a cuyo cargo estén las obras públicas y de infraestructura en general, con el propósito de que se cumplan y aporten todos los requisitos e insumos técnicos que demande la naturaleza del proyecto tales como: presupuestos, actualización de precios de mercado, planos estructurales, sanitarios, eléctricos, arquitectónicos, estudios de suelos, estudios de títulos, levantamientos topográficos etc., los cuales deberán entregarse debidamente suscritos por quienes los elaboraron y son responsables de los mismos.




8

Cuando el estudio de precios del mercado basado en información del SICE no incluya las características especiales de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a adquirir, la entidad, además de la consulta en el SICE, efectuará los estudios de mercados adicionales que considere necesarios. (Parágrafo del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003).

La consulta de precios o condiciones de mercado se entenderá verificada con el estudio que la entidad realice para el efecto, es decir que deben obtenerse cotizaciones y dejar constancia por escrito. 5.- Justificará los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable de conformidad con lo señalado en el presente decreto. 6.- Soportará la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7.- Analizará la exigencia de las garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extra contractual derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso así como la pertinencia de la división de aquellas. 15.2 OTRAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA ETAPA DE PLANEACIÓN: 15.2.1 SICE y Plan de Compras. 15.2.1.1 Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal, - SICE - . Como método de análisis de mercado la Ley 598 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR y estableció en el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS los códigos que identifican los productos que forman parte del universo de bienes y servicios que el Estado puede contratar, por lo que su uso es obligatorio para efectos de la contratación que requieran las entidades públicas; aspectos estos reglamentados por el Decreto No. 3512 de 2003. Al ingresar al SICE además de su registro, el Departamento deberá elaborar, registrar y actualizar sus planes de compras. Por expresa disposición del art. 6º del Decreto 2170 del 2002, antes de la adjudicación del contrato es obligatoria la consulta del Catálogo Único de Bienes y Servicios y del Registro Único de Precios de Referencia, en todos los procesos contractuales, sin importar la cuantía, en concordancia con el Acuerdo 005 del 2005, expedido por la Contraloría




9

General de la República, actividad que le corresponderá efectuarla a cada Secretaría Gestora. La Entidad debe registrar en el portal del SICE los contratos legalizados, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente de que se trate, en cumplimiento de las obligaciones emanadas del Decreto 3512 de 2003. Así mismo deberá registrar, en el Portal del SICE, la información básica de las compras efectuadas, diligenciando el formato que se encuentra disponible para tal efecto. 15.2.1.2. Registro Único de Precios de Referencia, RUPR. Los proveedores de bienes y servicios deberán registrar, en el Registro Único de Precios de Referencia; RUPR, los precios de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que estén en capacidad de ofrecer a la Administración Departamental, en los términos que para el efecto fije el Contralor General de la República. La inscripción en el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, tendrá vigencia de un año. Los proponentes podrán solicitar la actualización, modificación o cancelación de los precios registrados, cada vez que lo estimen conveniente. Los precios registrados que no se actualicen o modifiquen en el término de un (1) año, contados a partir de la fecha de inscripción o de su última actualización carecerán de vigencia y en consecuencia no serán certificados. La obligación del Departamento a través de la Secretaría Gestora está en consultar el Certificado de Registro de Precios suministrado por el proveedor, al igual que los precios indicativos de los códigos que se encuentren hasta el nivel de ítem, según se establece en los literales c y d, del artículo 13 del Decreto 3512. Estas consultas deben realizarse antes de la adjudicación del contrato. a) Precio Regulado. Son los fijados por el Gobierno Nacional o territorial, que no están al arbitrio de quien los vende, ni permiten competencia de los mismos con el precio.

b) Exigencia del Certificado de Registro de Precios (Decreto 3512, artículo 13, literal c.)

La excepción temporal del cumplimiento de la normatividad existente para un proceso contractual que involucre códigos de SERVICIOS y OBRA PÚBLICA que no se encuentren codificados en el Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS hasta el nivel de ítem o quinto nivel, la entidad no está obligada a exigir el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el decreto 3512. La excepción no aplica para el caso de BIENES, debido a que el proveedor tiene la posibilidad de registrar precios de referencia temporales cuando el código no exista hasta su último nivel. El certificado de registro temporal tiene la misma validez que el certificado de registro definitivo y este no es aplicable para servicios ni para obra pública.




10

C) Certificado de Registro Temporal T

El registro temporal de precios solamente es aplicable a BIENES identificado en el código con el primer número del mismo (Tipo) que es igual a 1. Para los tipos 2 (servicios) y 3 (obra pública) no se registran precios temporales.

El Secretario de despacho en quien recaiga la delegación para contratar, designará un funcionario de su cartera como operador del SICE en su dependencia, el cual una vez capacitado, se encargará del manejo del usuario y clave asignada por el Administrador SICE.

15.2.1.3. Plan de Necesidades y Plan de Compras (funcionamiento e Inversión) 15.2.1.3.1 Plan de Necesidades de Funcionamiento a.- Definición: Consiste en determinar las necesidades de elementos y servicios requeridos anualmente, para permitir un adecuado desarrollo de las actividades de la entidad, sean éstos financiados con recursos de funcionamiento o de inversión. Es la base para la elaboración del Plan de Compras, ya que permite ubicar y priorizar la necesidades para el normal funcionamiento de la Administración, procurando una entrega oportuna y eficiente de bienes y servicios que se necesiten. b.- Objetivo: El propósito fundamental del Plan es fortalecer la cultura de la planificación en la adquisición de bienes y servicios acorde con las necesidades administrativas, dando cumplimiento a los procedimientos establecidos para las compras y servicios. c.- Procedimiento:

El Plan de Necesidades se establece tomando como base el registro de consumo de cada elemento en el año inmediatamente anterior y la existencia de cada uno de ellos en Almacén.

Para la formulación de las necesidades se tendrán como principales políticas las siguientes:

No adquisición de elementos suntuarios o innecesarios

Reducción en la adquisición de elementos, cuya existencia en almacén garantice su disponibilidad durante el período

Unificación de referencias para la adquisición de elementos con características iguales y similares

Medidas de austeridad en el gasto




11

El Plan de Necesidades, se establece por la Secretaría Administrativa y Financiera, referido básicamente a los elementos que requieren las diferentes áreas o dependencias, para el funcionamiento administrativo de la entidad agrupado por categorías como por ejemplo: Elementos de papelería, impresos y publicaciones, equipos y repuestos para audiovisuales, equipos, licencias, programas, insumos y accesorios de computo, material eléctrico, elementos de aseo, elementos de cafetería, primeros auxilios, aceites, filtros, llantas, repuestos, combustible, herramientas, vigilancia, seguros, correos y dotaciones etc.

Una vez agrupados los elementos, se efectúa el análisis de consumo de cada ítem que conforman las anteriores categorías en un periodo de un año y la existencia de ellos en Almacén. Efectuado el análisis, se prioriza y define la necesidad real de la adquisición, para la elaboración del Plan de Compras.

La Coordinación de Recursos Físicos es la líder de éste proceso, en tal virtud deberá solicitar información al Despacho del Gobernador, Secretarías y Oficinas, sobre sus necesidades en la adquisición de bienes y servicios para funcionamiento.

Además, recepcionará, consolidará y clasificará los requerimientos por dependencias y por categorías

Efectuará la comparación frente a información de consumos del periodo inmediatamente anterior

Preparará para la aprobación del Secretario Administrativo y Financiero el documento denominado Plan de Necesidades.

Suscribirá el documento denominado Plan de Necesidades, refrendado por el secretario Administrativo y Financiero

15.2.1.3.2 Plan de Necesidades de Inversión Será enviado por el Secretario Gestor a la Coordinación de Recursos Físicos de la Secretaría Administrativa y Financiera en escrito en el cual se detalle: Código CUBS, ítem, unidad, cantidad, el Programa del Plan de Desarrollo y del Plan de Inversiones que lo financiará y el proyecto que lo requiere de acuerdo con los Planes de Acción y Planes Operativos de cada una de las Secretarías. La Coordinación de Recursos Físicos consolidará las necesidades de adquisición de bienes y servicios que se financiarán con base en recursos de inversión. 15.2.1.3.3. Plan de Compras:




12

a.- Objetivo: La adquisición de los bienes que necesiten las dependencias o unidades administrativas del Departamento del Cauca en el nivel central para atender su adecuado funcionamiento y organización. El plan de compras tiene que ver con la especificación que en cumplimiento con las normas vigentes sobre la planeación y programación, el Departamento debe presupuestar para la adquisición de los elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de todas sus dependencias tanto misionales como de apoyo. Dicha programación debe formularse teniendo como marco el cumplimiento de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad dentro de unos términos de calidad, cantidad y oportunidad. b.- Componentes: El Departamento a través de la coordinación de Recursos Físicos debe elaborar, registrar y actualizar los planes de compras en el Portal SICE de la Contraloría General de la República. El código específico de bienes y servicios se debe incorporar en el Plan de Compras en aquellos casos en que eventos en los cuales exista el CUBS y haya certeza del bien o servicio que se quiera adquirir. En los demás casos se utiliza el código genérico hasta el nivel de subclase. Los Planes de Compras de las entidades estatales tendrán dos componentes:

La adquisición de bienes y servicios que se ejecutan contra las partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento y/o operacionales.

La adquisición de bienes y servicios que se ejecutan contra las partidas presupuestales correspondientes a los gastos de inversión.

c.- Administrador del Plan de Compras de la entidad: El Coordinador de Recurso físicos de la Secretaría Administrativa y Financiera de la entidad, será el responsable de Administrar el Plan de Compras del Departamento del Cauca y en el cumplimiento de esta función, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, registrará el Plan de Compras Ajustado de la vigencia. Además durante el transcurso de la vigencia fiscal correspondiente, deberá ir efectuando los ajustes al mismo, de conformidad con la dinámica de la Administración Departamental y sus dependencias, tanto en funcionamiento como en inversión. d.- Cobertura: El Plan de Compras del Departamento cubre las necesidades de las dependencias del nivel central, atendiendo las partidas presupuestales de gastos de funcionamiento y de inversión sin discriminar las fuentes de recursos que las componen. e.- Periodo: El Plan de compras debe elaborarse para el periodo de un año, es decir, el mismo de la vigencia fiscal. Sin embargo, su ejecución dependerá de la disponibilidad de recursos de acuerdo con el respectivo PAC. Debe ir ajustándose durante la misma de acuerdo con la dinámica de la entidad y sus dependencias, es decir, que cada ajuste deberá registrarse ante el Portal SICE de la Contraloría General.

Eliminado: especificción




13

f.- Formato: Tal como lo ha definido el SICE, el Plan de Compras habrá de elaborarse de conformidad con los formatos que se tienen establecidos por la Contraloría general de la República para el efecto, teniendo en cuenta, en forma precisa para cada elemento el CUBS correspondiente. Deben incluirse no solo los bienes sino también los servicios destinados a funcionamiento e inversión. De conformidad con la ley el Plan de Compras es uno solo para la respectiva entidad, sin importar la fuente de financiación. 15.2.2 Presupuesto Oficial: Establecer los ítems que conformarán el presupuesto oficial, detallando su descripción técnica, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor final. Para el valor se deberán tener en cuenta:

Los precios del mercado: Solicitar cotizaciones a proveedores en el mercado local; análisis de precios unitarios de ítems ejecutados en objetos similares, con el respectivo incremento de aplicación del Índice de Precios al Consumidor-IPC para la vigencia respectiva en la zona; consultar precios de referencia de valores unitarios consultados en la página Web de otras entidades del sector público que adelanten procesos de contratación en la misma vigencia y en centros urbanos similares, en los cuales se involucran ítems iguales a los del objeto a contratar, tendiendo en cuenta factores específicos para la zona.

Consulta sobre impuestos y análisis real de costos indirectos.

Estimación de los costos por ajustes e imprevistos 15.2.3. Permisos, licencias y autorizaciones requeridos: Con base en el objeto y alcance del contrato a celebrar, se efectuará una relación de los permisos, licencias y autorizaciones que deben obtenerse de las entidades nacionales, departamentales, distritales o municipales, y se precisará en los pliegos a quien corresponde realizar los trámites necesarios para la obtención. Adicionalmente, se preverá lo correspondiente a la obtención de permisos, licencias, autorizaciones sanitarias, cálculo de tasas retributivas y demás requisitos que contemple la legislación ambiental, los cuales se deben obtener en la oportunidad legal respectiva. Las licencias ambientales se deben obtener antes de la apertura del proceso de selección, salvo que las mismas constituyan parte del objeto del contrato. Los interesados deben conocer en el momento de la elaboración de las ofertas, las obligaciones que las licencias imponen para ser cumplidas durante la ejecución de los proyectos. Su desconocimiento puede implicar erogaciones pecuniarias. Es importante tener en cuenta que se vulnera el principio de planeación cuando la adjudicación del contrato se efectúa sin contar con la licencia ambiental en los casos que se requiera.




14

15.2.4 Selección de la forma de pago. Se determinará la forma en que se pactará el pago del valor del contrato 15.2.5 Determinación del procedimiento de selección del contratista. Según su naturaleza y cuantía, de acuerdo con las normas vigentes 15.2.6 Determinar la necesidad o no de la contratación de la interventoría externa para el respectivo contrato. La Secretaría Gestora, tendrá que sustentar si se requiere o no la contratación externa de la interventoría del contrato de que se trate. Debe verificar si el personal de planta con que cuenta es idóneo, y con disponibilidad para ejercer la interventoría en forma adecuada. Ningún funcionario de la Administración Departamental podrá contar con más interventorías de las que el cumplimiento de la funciones de su cargo le permitan asumir con total disponibilidad. En caso de no contar con personal de planta para ejercer la interventoría, el costo de una interventoría externa deberá tenerse en cuenta por la Secretaría Gestora dentro de la valoración de los costos que se hagan del respectivo proyecto, para proceder a la contratación respectiva. De igual manera se considerará el costo de supervisión que se ejerza por parte del Departamento el cual estará compuesto por los costos de logística, transportes y demás costos operativos necesarios para ejercer adecuadamente la citada supervisión.

15.2.7. Estudio de riesgos en la contratación: En el proyecto de Pliego de Condiciones de los procesos de selección deberán tipificarse los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de cuantificar la posible afectación de la ecuación financiera del mismo, y señalará el sujeto contractual que soportará total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. En este sentido, el Contratista asume los efectos derivados de los riesgos que se hubiesen establecido en el respectivo proceso de contratación, además de aquellos que se desprendan de la matriz de riesgos, otras cláusulas o estipulaciones del respectivo contrato que llegare a celebrarse, o que se deriven de su naturaleza.

Por lo tanto, no procederán reclamaciones del Contratista basadas en el suceso de alguno de los riesgos asumidos por el Contratista y –consecuentemente- el Departamento no hará reconocimiento alguno, ni se entenderá que ofrece garantía alguna al Contratista, que permita eliminar o mitigar los efectos causados por la ocurrencia de alguno de esos riesgos, salvo que dicho reconocimiento o garantía se encuentren expresamente pactados en el Contrato.




15

15.2.7.1 Riesgos generales que pueden ser asumidos por el Contratista: a.- Los efectos, favorables o desfavorables, derivados de las variaciones en los precios de mercado de los materiales, los insumos y las cantidades de obra necesarios para ejecutar en los términos del respectivo Contrato y de sus Apéndices.

b. Los efectos, favorables o desfavorables, derivados de las variaciones de la tasa de cambio y de la evolución de la devaluación real observada frente a la estimada inicialmente por el Contratista. c.- Los efectos, favorables o desfavorables, de la alteración de las condiciones de financiación diferentes a los pagos concernientes al Departamento, como consecuencia de la variación en las variables del mercado, toda vez que es una obligación contractual del Contratista viabilizar y obtener mecanismos para complementar el esquema de financiación conjuntamente con los recursos del Departamento para la ejecución del Proyecto, para lo cual el Contratista tiene plena libertad de establecer con los prestamistas, las estipulaciones atinentes al contrato de mutuo o cualquier otro mecanismo de financiación necesario para el desarrollo del Proyecto, y no existirán cubrimientos o compensaciones de parte del Departamento, como consecuencia de la variación supuesta o real entre cualquier estimación inicial de las condiciones de financiación frente a las realmente obtenidas.

d.- Los efectos desfavorables, de todos y cualesquiera daños, perjuicios o pérdidas de los bienes de su propiedad causados por terceros diferentes del Departamento, sin perjuicio de su facultad de exigir a terceros diferentes del Departamento la reparación o indemnización de los daños y perjuicios directos y/o subsecuentes cuando a ello haya lugar.

e.- Los mecanismos contenidos en el contrato, permiten mantener las condiciones económicas y financieras existentes al momento de la presentación de la Propuesta por parte del Contratista y consecuentemente, están diseñados para restablecer y mantener la ecuación del equilibrio contractual en los términos señalados en la Ley 80 de 1993 y de la aplicación de la formula de ajuste de precios contempladas en el respectivo pliego.

f.- En general, los efectos, favorables o desfavorables, de las variaciones de los componentes económicos, fiscales, legales y técnicos necesarios para cumplir con las obligaciones del Contratista necesarias para la cabal ejecución de los Contratos, relacionadas entre otras, con el ajuste de lo estudios y diseños si se llegara a necesitar, la contratación de personal, las labores administrativas, los procedimientos constructivos utilizados, los equipos y materiales requeridos, el manejo ambiental y social y el manejo del tráfico. 15.2.7.2 Riesgos generales que pueden ser asumidos por el Departamento.




16

A partir de la fecha de suscripción del Contrato, el Departamento podrá asumir los efectos derivados de los riesgos que se listan a continuación, además de aquellos que de manera expresa y clara se desprendan de otras cláusulas o estipulaciones del contrato y sus apéndices.

En todo caso, cuando de la ocurrencia de tales riesgos, se desprenda una obligación de pagar una suma de dinero al Contratista, se entenderá que tal suma de dinero será cancelada en los términos establecidos en las cláusulas aplicables:

En el evento que se requiera realizar una expropiación judicial. a.- Los efectos desfavorables, derivados de la existencia de daño emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, en los términos del Contrato y la legislación existente.

b.- Los efectos desfavorables originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al proyecto.

c.- Los efectos, favorables o desfavorables, de las variaciones en la legislación Tributaria, de tal manera que el Departamento asumirá los efectos derivados de la variación de las tarifas impositivas, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes, y en general cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la Propuesta.

15.2.7.3 Modelo de Matriz de Riesgos para obras: estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles.

CLASE

TIPIFICACION DEL RIESGO ASIGNACION DEL

RIESGO

ESTIMACION DEL RIESGO

DESCRIPCION CONCEPTO DEPTO PROP.

Y/O CONTR

EVALUAC. VALORAC. PONDERAC

CLASE

CONSTRUCCION

ESTUDIOS Y DISEÑOS

Efecto económico derivado de diseños deficientes e incompletos.

X BAJO 5

40%

DEMORA EN EL INICIO

PREVISTO PARA LA

EJECUCION DE LA OBRA

Efectos económicos derivados por la demora en los trámites para legalización, Perfeccionamiento e iniciación de los trabajos.

X BAJO 5




17

FUENTES DE MATERIALES

Efecto favorable o desfavorable ocasionado por la selección, explotación y manejo de los insumos provenientes de las fuentes de materiales.

X MEDIO 10

OTROS PERMISOS Y

AUTORIZACIONES

(Diferente a permisos

ambientales)

Efecto económico derivado del incumplimiento de trámites con autoridades gubernamentales o la obtención de los mismos.

X BAJO 5

PROGRAMAC. DE OBRA

Efecto favorable o desfavorable derivado del esquema fijado en su programa para la ejecución de la obra: localización de campamento, compra e ingreso de materiales, ingreso y suministro de equipos, mano de obra, mantenimiento de vías de accesos y públicas que sean de competencia del contratista por su utilización.

X MEDIO 10

CALIDAD DE LAS OBRAS

Los efectos económicos desfavorables ocasionados por el incumplimiento de las normas y especificaciones técnicas que regulan el contrato.

X ALTO 20

RIESGO GEOLOGICO

Efecto económico derivado de la

X BAJO 5




18

presencia de zonas inestables no previstas en los estudios y diseños.

FINANCIEROS O DE MERCADO

PRECIOS UNITARIOS

Los efectos económicos derivados de un análisis insuficiente de los precios unitarios realizados por el contratista, en cuanto a: equipos, transporte, materiales y mano de obra.

X MEDIO 10

AJUSTE DE PRECIOS

El efecto producido por la variación atípica de los precios, determinados por el Departamento Nacional de Estadística Dane a través del Índice de Costos de la Construcción Pesada (ICCP). Y los cambios en las variables Macroeconómicas de Colombia, pero sin limitación a inflación devaluación y tasas de interés.

X MEDIO 10

20%

RIESGO REGULATORIO

DE LEY

Los efectos económicos derivados de la expedición de nuevas normas, al igual que la imposición de nuevos impuestos locales o nacionales posteriores al cierre del presente proceso licitatorio, así como la

X BAJO 5




19

aplicación de la ley de Intervención.

SOCIAMBIENTA-LES Y

PREDIALES

SOCIALES

Los efectos económicos derivados de cualquier reclamación en razón a la ejecución de las obras; así como parálisis de las mismas por efectos ocasionados por el no pago de las obligaciones en materia de proveedores, salarios, seguridad social integral y parafiscales.

X MEDIO 10

30%

ADQUISICION DE PREDIOS

Efectos económicos ocasionados por parálisis de los trabajos derivados por la demora en la adquisición y entrega de predios al contratista.

X MEDIO 10

PERMISOS Y AUTORIZACION

ES AMBIENTALES

Cualquier incumplimiento derivado del trámite y la obtención de los permisos ambientales con las Corporaciones Autónomas Regionales y la obtención del Paz y Salvo derivado de las actividades correspondientes al cierre de los permisos obtenidos.

X BAJO 5




20

ZONAS DE DEPOSITO

Efectos económicos ocasionados por el trámite para la disposición de materiales sobrantes producto de la ejecución de la obra.

X MEDIO 10

CAUSAS NATURALES

FUERZA MAYOR O CASO

FORTUITO

NO ASEGURABLE

(lluvias extraordinarias)

Efecto económico ocasionado por Daño emergente

X MEDIO 10

10%

Efecto económico ocasionado por Lucro Cesante

X BAJO 5

TOTALES 100%

15.2.7.4. Modelo de Matriz de Riesgos para Interventoría: estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles.

CLASE

TIPIFICACION DEL RIESGO ASIGNACION DEL

RIESGO ESTIMACION DEL RIESGO

DESCRIPCION CONCEPTO DPTO PROP.

Y/O CONTR

EVALUAC. VALORAC. PONDERAC

CLASE

SUPERVISON SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA

CONSTRUCC.

REVISION ESTUDIOS Y DISEÑOS

Efecto económico derivado de diseños deficientes e incompletos

X 5

40%

COSTOS DE PERSONAL Y OTROS COSTOS DIRECTOS

Efecto económico desfavorable, causado por falta de control del personal propuesto y del presupuesto de Costos Directos.

X MEDIO 10

EJECUCION DEL CONTRATO DE OBRA

Efecto económico causado por la aprobación de una mala programación, o falta de seguimiento y control al programa de obra aprobado.

X X MEDIO 10




21

CALIDAD DE LAS OBRAS

Efectos económicos desfavorables por el incumplimiento en el control, ejecución de ensayos requeridos y Especificaciones Técnicas que regulan el contrato.

X ALTO 20

FINANCIEROS O DE MERCADO

HONORARIOS

Efecto económico causado por la falta de pago de los emolumentos

X BAJO 5

15%

FINANCIEROS

El efecto producido por la variación atípica de los precios, determinados por el Departamento Nacional de Estadística Dane y los cambios en las variables Macroeconómicas de Colombia, pero sin limitación a inflación devaluación y tasas de interés.

X MEDIO 10

FACTOR MULTIPLICADOR

Efecto económico desfavorable, al no incluir dentro del cálculo del Factor Multiplicador, Costos de Personal, Prestaciones Sociales, Costos Indirectos, Impuestos y timbres, perfeccionamiento y honorarios.

X MEDIO 10

RIESGOS REGULATORIOS

Los efectos económicos derivados de la expedición de nuevas normas, al igual que la imposición de nuevos impuestos locales o nacionales posteriores al cierre del presente proceso

X BAJO 5




22

licitatorio, así como la aplicación de la ley de Intervención.

LEGISLACION LABORAL

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Efecto económico desfavorable, causado por la parálisis de la Prestación de los Servicios propuestos por la falta de los pagos correspondientes a Salud, Pensión y Salarios de sus trabajadores.

X BAJO 5

15%

PAGO DE PARAFISCALES

Efecto económico desfavorable, causado por la parálisis de la Prestación de los Servicios propuestos por la falta de los pagos de los aportes al SENA, CAJAS DE COMPENSACIÓN, BIENESTAR FAMILISR, con base en los porcentajes establecidos por ley.

X BAJO 5

PAGO A TERCEROS

Efecto económico desfavorable, causado por la parálisis de la Prestación de los Servicios causados por la falta de pago a terceros (proveedores, subcontratos, etc.) y/o derivados de cualquier reclamación.

X BAJO 5

GESTIÓN DE INTERVENTORÍA

GESTIÓN DE AVANCE FÍSICO DE

OBRA

Efecto económico desfavorable causado por falta de gestión y propuestas, para solucionar impases de carácter técnico

X MEDIO 10 20%




23

FRENTES DE TRABAJO

Efecto económico desfavorable causado por falta de gestión y propuestas, para solucionar impases en la falta de personal, profesional y/o técnico en obra, con el fin de llevar a cabo en el tiempo estimado la construcción del proyecto.

X MEDIO 10

DOCUMENTAC. TÉCNICA

Efecto económico y de tiempo desfavorable, por la carencia de comunicación Interventor - Contratista de documentación Técnica que registre todos los avances, retrasos, impases, liberaciones, así como lo correspondiente al tema, así como la documentación requiera para control y vigilancia del PMA a su debido tiempo y en correspondiente orden cronológico.

X BAJO 5

DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Efecto económico desfavorable, por la falta de llevar control administrativo y financiero registrado en documentos respectivamente detallados y soportados.

X BAJO 5

CAUSAS NATURALES

FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

NO ASEGURABLES

Efecto económico ocasionado por daño emergente

X MEDIO 10

10% Efecto económico ocasionado por lucro cesante.

X MEDIO 10

TOTALES 100%




24

15.2.7.5 Bajo modelo de matriz descrito también pueden tenerse en cuenta en contratos de suministro o compraventa los siguientes riesgos: desconocimiento geográfico y de localización de los bienes; incumplimiento de las especificaciones técnicas que afecten la calidad de los bienes y en consecuencia se solicite el correspondiente reemplazo que se consideren inadecuados o ineficientes; riesgo de transporte; riesgo de acceso al lugar de ejecución del contrato; riesgo de seguridad; riesgo por bodegaje y almacenamiento; riesgo por traslado de máquinas y equipos; riesgo de mantener el precio ofertado; riesgos del giro normal de su negocio; demoras por procesos de importación de bienes o materiales; riesgos de no funcionalidad 15.2.8. Los estudios previos definirán el valor de la contratación, y si se financiará con recursos de inversión, cada Secretario Gestor deberá solicitar ante la Secretaría de Planeación y Coordinación la respectiva viabilidad, conforme al Plan de Desarrollo y Plan de inversiones del Departamento y conforme a los Planes de Acción y Planes Operativos Anuales de Inversiones de cada Secretaría. Una vez expedida la viabilidad por parte de la Secretaría de Planeación, ésta la remitirá a la Oficina de Presupuesto para que se expida el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP, el cual será enviado a la Secretaría Gestora que requiere la contratación, para los trámites pre - contractuales correspondientes. El CDP, debe utilizarse para adelantar la contratación respectiva y no podrá utilizarse para amparar varias contrataciones, de tal manera que una vez registrado presupuestalmente el compromiso, el saldo del respectivo CDP será anulado, excepto para proceso contractuales relacionados con obras públicas. PARÁGRAFO: El Departamento, a través de su Secretaría de Infraestructura, deberá adelantar un estudio tendiente a establecer los precios oficiales con los cuales se revisarán o elaborarán los presupuestos, teniendo en cuenta diferentes variables de acuerdo con la zona en la que se vaya a desarrollar la obra, los cuales deberán actualizarse anualmente. De igual manera la Secretaría de Infraestructura, deberá establecer los criterios que se adoptarán para la construcción de los análisis de precios unitarios APU, los costos indirectos reales y los criterios que regirán para establecer el AUI (Administración, Utilidad e Imprevistos). ARTÍCULO 16.- RESPONSABILIDAD DE LA PUBILICIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES EN EL SECOP. La responsabilidad de la publicidad de los procedimientos y documentos pre y post contractuales en el SECOP será de la Secretaría Gestora de los procesos de contratación.




25

El respectivo Secretario de Despacho, designará dos (2) funcionarios que deberán capacitarse y obtener las claves para efectuar la publicación de los procesos y documentos en el SECOP. Dichos funcionarios remitirán por escrito y en archivo digital los documentos objeto de publicación dentro de los plazos y términos previstos. La información publicada debe ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna. ARTÍCULO 17.- REGLAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES PARA LICITACIONES, CONCURSOS DE MÉRITOS Y SELECCIONES ABREVIADAS. Además de los requisitos mínimos establecidos en el artículo 6° del Decreto 2474 de 2008. Las Secretarías Gestoras observarán en los Pliegos las siguientes reglas: 17.1 METODOLOGÍA EN LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS. 17.1.1. Idioma de las propuestas: Las propuestas, correspondencia y todos los documentos intercambiados entre los proponentes y EL DEPARTAMENTO DEL CAUCA, deberán estar escritos en idioma ESPAÑOL. 17.1.2. Presentación de las propuestas: Las propuestas estarán conformadas por DOS (2) sobres que se presentarán cerrados, separados e identificados como SOBRE No.- 1 y SOBRE No.- 2. 17.1.2.1 EL SOBRE NÚMERO 1: Deberá presentarse en un ORIGINAL y una COPIA y contendrá la información y documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos habilitantes: Capacidad jurídica, condiciones de experiencia, capacidad financiera y organización de los proponentes. 17.1.2.2 El SOBRE NÚMERO 2: Deberá presentarse en un solo ejemplar, y solo contendrá la oferta económica y de acuerdo con la naturaleza del objeto contractual las condiciones de calidad exigidas. Sólo se abrirán las propuestas económicas de aquellos proponentes que hayan sido habilitados. No habrá sorteos de fórmulas para la calificación del factor precio. Se escogerá una sola de ellas la cual se determinará en los pliegos de condiciones para calificar a los proponentes habilitados. 17.1.3 No se exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales. (L.80/93, art. 25, núm.15, inc. 1°). 17.1.4. Moneda: El valor de la propuesta deberá presentarse en PESOS COLOMBIANOS.




26

17.1.5. Índice: La propuesta deberá incluir un ÍNDICE en el que se indiquen los documentos que la componen y el folio donde se encuentran contenidos. 17.1.6. Firma de la propuesta: Toda propuesta debe estar firmada por el REPRESENTANTE LEGAL del proponente o por APODERADO constituido para tal efecto. Se entenderá firmada la propuesta con la firma de la carta de presentación. 17.1.7 Identificación y entrega de la propuesta: La propuesta deberá presentarse en forma escrita, de acuerdo con el orden y requisitos establecidos en los pliegos de condiciones, en sobres separados y cerrados. En cada sobre se hará constar el nombre del proponente y su dirección comercial, y se dirigirá en la siguiente forma: Cada sobre debe contener la siguiente información:

Nombre o razón social del oferente remitente.

Dirección y teléfono del remitente

Dirigido al DEPARTAMENTO DEL CAUCA

Identificación del proceso de Selección

Objeto:

Original (o Copia)

Indicar si es: “SOBRE NUMERO 1” o “SOBRE NUMERO 2” 17.2 REQUISITOS HABILITANTES. 17.2.1. CAPACIDAD JURÍDICA: La capacidad jurídica es la aptitud para ser titular de derechos y obligaciones; de ejercitar los primeros y contraer los segundos en forma personal o por representación legal. 17.2.1.1 Calidad de los participantes: Podrán participar en los procesos de contratación que adelante EL DEPARTAMENTO DEL CAUCA todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras en Consorcio o en Unión Temporal legalmente constituidas y domiciliadas en Colombia y que su duración no sea inferior al término del contrato y un (1) año más. 17.2.1.2 Consorcios y Uniones Temporales: Los proponentes indicarán con su propuesta si su participación es a título de consorcio o unión temporal y en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del Departamento. Los miembros del consorcio o unión temporal deberán designar la persona que los representará para todos los efectos y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.




27

La duración del consorcio o de la unión temporal, será igual al término de vigencia del contrato y un año más, sin perjuicio de las obligaciones asumidas por concepto de la garantía única, caso en el cual subsistirá hasta el vencimiento de la misma. No podrá haber cesión del contrato entre los miembros del consorcio o unión temporal. 17.2.1.3 Acreditación del objeto social para personas jurídicas: El oferente que sea persona jurídica debe acreditar que su objeto social comprende las actividades requeridas en el proceso de contratación respectivo, lo cual acreditará con el Certificado de Existencia y Representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su jurisdicción. El representante legal debe estar debidamente autorizado para comprometer la sociedad en la cuantía de su propuesta. En caso de requerir el representante legal autorización para celebrar contratos a partir de determinadas cuantías, conforme al acto de constitución de la persona jurídica, deberá presentar la respectiva autorización, para la presentación de la oferta y la suscripción del contrato que se llegare a celebrarse como resultado del proceso de contratación. El acta que para el efecto se aporte deberá cumplir con los requisitos y formalidades establecidos en el artículo 189 del Código de Comercio. 17.2.1.4. Inhabilidades, incompatibilidades y Prohibiciones: El oferente no debe estar impedido por causa de inhabilidades o incompatibilidades para participar y contratar, especialmente por las establecidas en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007. En la carta de presentación de la propuesta el oferente manifestará expresamente que no se halla incurso en ninguna causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Ley. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en el transcurso del proceso de selección, se entenderá que el proponente renuncia a su participación en el proceso y a los derechos surgidos del mismo. Los interesados en participar, no podrán hacerlo simultáneamente como personas naturales y al mismo tiempo como integrante de consorcios o uniones temporales ó como socios de una persona jurídica. 17.2.1.5. Proponentes extranjeros: Los proponentes extranjeros deben acreditar un apoderado o representante en Colombia para todos los efectos del proceso contractual, cuando sea el caso, y ceñirse en un todo a lo reglado por las normas legales vigentes. 17.2.2. CAPACIDAD FINANCIERA: Es la aptitud del proponente, resultante del análisis de los indicadores financieros que se exigen en los pliegos a partir del balance, estado de resultados y declaración de renta del año inmediatamente anterior al proceso de contratación, que le proporcionarán a la entidad información sobre su condición financiera.




28

17.2.2.1. Presentación de los Balances, los Estados Financieros y la Declaración de Renta: Se exigirá a los oferentes la presentación de su balance general y estado de resultados y declaración de renta con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Deberá tenerse en cuenta para procesos contractuales que se inicien en los tres primeros meses del año que las personas jurídicas por disposiciones de orden contable, deben aprobar sus estados financieros de la vigencia anterior hasta el 31 de marzo de la siguiente vigencia, por lo tanto en este evento se solicitará la información financiera pasado un año atrás. Toda la información financiera deberá ser presentada en moneda legal Colombiana. Las personas naturales o jurídicas, al igual que cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, bien sea persona natural o jurídica, deberán presentar los documentos Financieros a Diciembre 31 del año inmediatamente anterior, los cuales deberán contar con todos los requisitos que exige la ley. Cuando la información consignada en la declaración de renta, en el balance general clasificado y el estado de resultados no guarden absoluta correspondencia deberá anexarse la respectiva conciliación Fiscal de Renta y Patrimonio para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Circular N° 0134 del 21 de junio de 1999 emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Los estados financieros deberán estar acompañados de sus respectivas notas, las cuales deberán especificar las principales políticas, prácticas contables y administrativas y se debe hacer claridad sobre las principales cuentas del balance general clasificado de acuerdo con los artículos 114, 115 y 116 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993. Si el proponente es una persona jurídica y su constitución es posterior al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, la información financiera que deberá presentar será la correspondiente al último día del mes anterior a aquel en que se abre el proceso de contratación, deberá contener la información correspondiente al período comprendido entre la fecha de constitución de la sociedad y el último día del mes anterior a la apertura del proceso de contratación correspondiente. Toda la información debe venir firmada por el Representante Legal, el Contador y el Revisor Fiscal si lo requiere, de acuerdo con lo establecido en el inciso primero del artículo 33 del Decreto 2649 de 1993, y se deberá adjuntar fotocopia legible de la tarjeta profesional y vigencia de la misma de quienes firmen los estados financieros, expedida por la Junta Central de Contadores. Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 583 del Estatuto Tributario, si se requiere se deberá adjuntar la respectiva Conciliación Fiscal de Renta y Patrimonio.




29

El Balance y Estados de Pérdidas y Ganancias, deben estar certificados y dictaminados por Contador, quien deberá adjuntar su Tarjeta Profesional y vigencia de la misma. Si se está obligado a tener revisor fiscal deberá acompañar la información financiera con su correspondiente dictamen. Cuando el Proponente sea persona natural y no haya tenido que declarar renta con anterioridad, en reemplazo de este documento debe anexar una certificación firmada por un Contador Público indicando la causal de no declarante y el certificado de ingresos y retenciones del año inmediatamente anterior. Para el caso de las personas naturales y jurídicas extranjeras que tengan domicilio o sucursal en Colombia, la contabilidad de los negocios que celebren en el país, deberá presentarse con sujeción a las leyes nacionales. Las personas naturales y las personas jurídicas extranjeras, que no tengan domicilio o sucursal en Colombia deberán presentar la información conforme lo exigen los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil y el artículo 480 del Código de Comercio, acompañado de traducción simple al idioma español, con los valores convertidos a la moneda nacional, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos, avalados con la firma de un contador público con Tarjeta Profesional expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia. 17.2.3 CONDICIONES DE EXPERIENCIA: Las condiciones de experiencia le determinarán a la entidad que el proponente tiene el conocimiento directo adquirido con la práctica frente al objeto del proceso de contratación de que se trate. Por tanto, no podrán limitarse las condiciones de experiencia a un tiempo determinado. La experiencia se evaluará a valor presente tendiendo en cuenta el cuadro de la variación del SMMLV de conformidad con las bases de datos del Ministerio de la Protección Social ó del Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE-. Para la evaluación de la experiencia del proponente, se tendrán en cuenta los contratos terminados, suscritos por el proponentes para entidades públicas o privadas, ya sea individualmente o en consorcio o unión temporal, anteriores a la fecha de cierre del respectivo proceso y que hayan tenido por objeto o dentro de su alcance incluyan objetos similares o específicos al del proceso de contratación de que se trate. Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, la experiencia será la suma total de las experiencias válidas aportadas por cada uno de sus integrantes. No se tendrá en cuenta la experiencia de obras subcontratadas.




30

17.2.3.1. Cuando la experiencia del proponente haya sido adquirida en el desarrollo de contratos ejecutados con el Sector Público: Para la acreditación, se deberán aportar por parte del proponente, certificaciones expedidas por la entidad pública en la cuales conste de manera detallada toda la información que se requiera en los pliegos de condiciones ó actas de liquidación final de los contratos suscritas por el representante legal de la entidad contratante y el contratista. 17.3.2. Cuando la experiencia del proponente haya sido adquirida en el desarrollo de contratos ejecutados con personas jurídicas del sector privado: Para la acreditación se deberán aportar certificaciones expedidas por el representante legal de la empresa contratante y se deberá acompañar fotocopia de los contratos ó facturas correspondientes. 17.2.3.3. Cuando la experiencia del proponente haya sido adquirida en desarrollo de contratos ejecutados con personas naturales: la acreditación se hará con la certificación expedida por la contratante acompañada de los contratos ó facturas correspondientes.

17.2.3.4. Para obras públicas, en el caso de certificar proyectos propios: La acreditación deberá hacerse con los siguientes documentos: 1) Copia de la licencia de construcción, a nombre del participante. 2) Avalúo detallado realizado por un perito avaluador de la respectiva Lonja (dicho avalúo deberá contener entre otra información: cantidades de obra, valor de la obra, reglamentación urbanística, registro fotográfico y los demás aspectos que detallen las características del proyecto ejecutado).

17.2.3.5. Cuando la experiencia del proponente haya sido adquirida como empleado del sector público: La acreditación se hará con las certificaciones de la entidad pública empleadora, en las cuales se indique detalladamente las funciones y labores desempeñadas de conformidad con lo solicitado en el respectivo pliego de condiciones. 17.2.3.6. Cuando la experiencia del proponente haya sido adquirida como empleado del sector privado: La acreditación se hará con las certificaciones del empleador en las cuales se indique detalladamente las funciones y labores desempeñadas de conformidad con lo solicitado en el respectivo pliego de condiciones. Además se deberá anexar la copia del contrato.

17.2.4 ORGANIZACIÓN DEL PROPONENTE: La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles: Materiales, humanos y financieros, la cual funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para lograr su objetivo.

17.2.4.1. Acreditación de la Organización del Proponente: El proponente deberá informar sobre la organización de su empresa en los términos exigidos en los pliegos de condiciones.




31

PARÁGRAFO: La acreditación de las condiciones de capacidad financiera, condiciones de experiencia y organización del proponente, se harán conforme a lo dispuesto en éste artículo hasta tanto entre en operación lo dispuesto en el numeral 1° del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007. 17.3 CRONOGRAMAS: En los pliegos de condiciones, se establecerá en un solo numeral el cronograma del respectivo proceso de tal manera que la referencia que se haga en ellos de las diferentes etapas del proceso pre contractual deberán remitir a dicho numeral. La programación del cronograma deberá respetar siempre tiempos prudenciales y suficientes para las diferentes etapas de los procesos de contratación, para las siguientes modalidades: Licitación Pública, Concurso de Méritos y Selección Abreviada. 17.3.1 CRONOGRAMAS GUIAS:

PARA LICITACIÓN PÚBLICA:

ACTIVIDAD FECHA/HORA LUGAR

Publicación Avisos de Prensa

D/M/A

Dentro de los 10 a 20 días

hábiles anteriores al acto de apertura.

(Num. 3°, art. 30 L. 80 de 1993).

Periódico de amplia circulación

Publicación WEB de: - Aviso de convocatoria pública (incluida distribución de riesgos a cargo del oferente y la entidad y la indicación del sitio donde pueden consultarse los Documentos y estudios previos.) - Documentos y estudios previos. - Proyecto pliego de condiciones, para recibo de observaciones incluidas las referidas a la distribución de riesgos. (Contenido Mínimo, art. 6° Decreto 2474 de 2008). - Constancia de aviso a la Cámara de Comercio

D/M/A

10 días de antelación al acto de apertura.

(Art. 9° del Decreto 2474 de 2008).

SECRETARÍA GESTORA (Físico), y Portal Único de

Contratación

Respuesta Observaciones (Publicación de razones para acogerlas o rechazarlas)

D/M/A


Contratación

Audiencia de Reparto del Riesgo (Artículo 4 Ley 1150 de 2007)

D/M/A HORA

AUDITORIO

Visita de lugar de las obras D/M/A HORA

SECRETARÍA GESTORA




32

Resolución por la cual se ordena el inicio del proceso de Licitación Pública

D/M/A

(Art. 5° del Decreto 2474 de 2008 )


Contratación

Publicación WEB de Pliego de Condiciones definitivo y consulta de los mismos

D/M/A


Contratación

Plazo para presentar propuestas (sobre No.- 1 y 2) y audiencia pública para apertura de sobre

No.- 1

D/M/A HORA

Auditorio

Audiencia Pública Aclaración de Pliegos

D/M/A HORA

AUDITORIO

Verificación de cumplimiento de requisitos habilitantes (capacidad jurídica, condiciones de

experiencia, capacidad financiera y organización de los proponentes. (Numeral 1°, art. 5°, Ley 1150 de 2007 y art. 11 del Decreto

2474 de 2008).

D/M/A

Comité Evaluador

Publicación y traslado del informe de verificación de requisitos habilitantes. Sobre

No.- 1. Cinco (5) días hábiles.

D/M/A

SECRETARÍA GESTORA, (Físico) y Portal Único de

Contratación

Estudio de observaciones al informe de

verificación de requisitos habilitantes y límite para subsanabilidad.

D/M/A

Comité Evaluador

Publicación del Documento de respuesta a las observaciones del informe de verificación de

requisitos habilitantes

D/M/A

SECRETARÍA GESTORA, (Físico y Portal Único de

Contratación

Audiencia Pública en la cual se efectuará la apertura del sobre No.- 2 (oferta económica) y

se establece el orden de elegibilidad.

D/M/A HORA

AUDITORIO

Resolución de adjudicación D/M/A

SECRETARÍA GESTORA (Físico y Portal Único de

Contratación

Suscripción del Contrato D/M/A

SECRETARÍA GESTORA

Legalización del Contrato. D/M/A

SECRETARÍA GESTORA

PARA EL CONCURSO DE MÉRITOS:

Actividad Oportunidad Lugar




33

ETAPA PRELIMINAR

Publicación Avisos de Prensa

Dentro de los 10 a 20 días

hábiles anteriores al acto de apertura.

(Num. 3°, art. 30 L. 80 de 1993).

Periódico de amplia circulación

Aviso de convocatoria pública para manifestaciones de interés.

(10 días hábiles)

D/M/A

SECRETARÍA GESTORA Físico), y Portal Único de Contratación

Publicación WEB de: - Aviso de convocatoria pública (incluida distribución de riesgos a cargo del oferente y la entidad y la indicación del sitio donde pueden consultarse los Documentos y estudios previos.) - Documentos y estudios previos. - Proyecto pliego de condiciones, para recibo de observaciones incluidas las referidas a la distribución de riesgos. (Contenido Mínimo, art. 6° Decreto 2474 de 2008). - Constancia de aviso a la Cámara de Comercio

D/M/A



SECRETARÍA GESTORA (Físico), y Portal Único de Contratación

Respuesta Observaciones (Publicación de razones para

acogerlas o rechazarlas)

D/M/A


PROCESO DE SELECCIÓN

Fase Inicial

Resolución por la cual se ordena el inicio del proceso de Concurso de Méritos

D/M/A

(Art. 5° del Decreto 2474 de 2008 )



D/M/A


Visita al sitio de las obras (SI ES DEL CASO)

D/M/A (HORA)

SECRETARÍA GESTORA

Audiencia de Reparto del Riesgo (Artículo 4 Ley 1150 de 2007)

D/M/A

AUDITORIO

PRECALIFICACIÓN Y CONFORMACIÓN LISTA

CORTA

Audiencia de Aclaración de SECRETARÍA GESTORA (Físico), y Portal




34

Requisitos para presentación de Expresiones de Interés

D/M/A (HORA)

Único de Contratación

Presentación de expresiones ó manifestaciones de interés

(10 días hábiles)

D/M/A


Publicación informe preliminar de evaluación para la

precalificación de la lista corta.

D/M/A


Observaciones al informe preliminar de lista corta

D/M/A


Publicación de las respuestas a las observaciones presentadas y conformación definitiva de la

lista corta

D/M/A


CONCURSO DE MÉRITOS

Término para presentar propuestas

(20 días hábiles)

D/M/A (HORA)


Audiencia Pública para precisión del contenido y alcance del

pliego de condiciones (alguno de los que conforma la lista corta lo

solicita)

D/M/A (HORA)


Solicitudes de aclaración u observaciones al Pliego de

Condiciones (Fecha Límite de adendas)

D/M/A


Cierre Plazo Concurso de Méritos.

D/M/A (HORA)


EVALUACIÓN

Evaluación de Propuestas D/M/A Comité Evaluador

Traslado de Evaluación de las Propuestas Técnicas para

presentación de observaciones y subsanación

D/M/A


ADJUDICACIÓN

Audiencia Pública de




35

presentación del Informe Final de evaluación de las propuestas

técnicas , determinación del orden de elegibilidad apertura de la propuesta económica y

Adjudicación

D/M/A (HORA)


Resolución de Adjudicación D/M/A SECRETARÍA GESTORA (Físico), y Portal Único de Contratación


Oficina Jurídica

Legalización del Contrato D/M/A Oficina Jurídica

PARA LA SELECCIÓN ABREVIADA:

ACTIVIDAD FECHA LUGAR Publicación en la WEB de:

- Aviso de convocatoria pública (incluida distribución de riesgos a cargo del oferente y la entidad y la indicación del sitio donde pueden consultarse los Documentos y estudios previos.) - Proyecto pliego de condiciones, para recibo de observaciones incluidas las referidas a la distribución de riesgos. (Contenido Mínimo, art. 6° Decreto 2474 de 2008).

D/M/A




Contratación

Respuesta Observaciones (Publicación de razones para acogerlas o rechazarlas)

D/M/A


Contratación

Resolución por la cual se ordena el inicio del proceso de Selección Abreviada

D/M/A (Art. 5° del Decreto 2474 de

2008 )

SECRETARÍA GESTORA( Físico), y Portal Único de

Contratación


D/M/A


Contratación

Manifestaciones de Interés para conformación de Lista de Posibles Oferentes

D/M/A (Numeral 3° Artículo 44

Decreto 2474)


Contratación

Audiencia para el sorteo de Consolidación de Oferentes (Si son más de 10)

D/M/A (Artículo 45 y Numeral 3°

del Artículo 44 Decreto Auditorio




36

2474)

Plazo para presentar propuestas (sobre No.- 1 y 2) y audiencia pública para

apertura de sobre No.- 1

D/M/A (HORA)

Auditorio

Verificación de cumplimiento de requisitos habilitantes (capacidad jurídica, condiciones de

experiencia y capacidad financiera)

D/M/A

(Numeral 1°, art. 5°, Ley 1150 de 2007; art. 11 del

Decreto 2474 de 2008, Numeral 5° inciso 2°

Artículo 44).

Comité Evaluador

Publicación del informe de verificación de requisitos habilitantes. Sobre No.- 1.

D/M/A


Contratación

Observaciones al informe y límite para

subsanabilidad.

D/M/A Comité Evaluador

Apertura de Sobre No.- 2

Resolución de Adjudicación D/M/A


Contratación



Contratación

Legalización del Contrato. D/M/A SECRETARÍA GESTORA (Físico),

y Portal Único de Contratación

17.4 Formas de Pago. 17.4.1. Para Contratos de Obra. Se podrán pactar las siguientes formas de pago: a.- Contrato a Precio Global.- Hay contrato a precio global cuando las partes acuerdan una suma determinada y única como contraprestación de las obligaciones que adquiere el contratista. En el contrato a precio global el contratista adquiere la responsabilidad de realizar una obra con determinadas especificaciones y la entidad se obliga a pagarle una suma global pactada, estando a cargo del contratista el alea implícito en este tipo de contratación, como son los imprevistos que resulten por una mayor cantidad de obra con relación a la calculada en el momento de celebrar el contrato, o por ítem no previstos etc. El valor del contrato de obra a precio global lo conforma la suma de la obra a ejecutar y el de la utilidad del contratista por estar estos componentes integrados en un único concepto cual es el “precio global”.




37

Para ofertar el “precio global” al Departamento el proponente debe hacer un detallado análisis de la obra a ejecutar, todo ello basado en los estudios y diseños que debe entregarle la entidad, para que contempladas todas las condiciones de tiempo, modo y lugar prepare un presupuesto detallado de la obra a ejecutar. En esta modalidad de pago el valor del contrato está íntimamente ligado al concepto de precio de la obra obtenido del presupuesto elaborado por el oferente y propuesto por la entidad contratante. El precio global puede ser objeto de ajuste para lo cual podrá establecerse contractualmente una fórmula para tal efecto y podrá pagarse por partes una vez se vayan ejecutando las obras. El precio global incluye: Contratación del personal que necesite el contratista, subcontratos, adquisición de materiales, maquinaria y equipo, todo gasto que demanda la ejecución de la obra, y honorarios del contratista.

b.- Contrato a Precios Unitarios.- El valor contractual se estimará en una cifra que resulte de multiplicar las cantidades de obra estimadas por el valor unitario acordado y sumar esos productos. Este último valor será el precio del contrato. Por la naturaleza propia de esta modalidad el precio total del contrato tiene una significación secundaria, pues éste varía en proporción a la modificación que sufran tanto las cantidades de obra como los precios de esas unidades, en la ejecución del contrato. De otra parte, la unidad de medida de cada ítem es el producto de la valoración pormenorizada y racional de varios conceptos que integran el ítem, que es el llamado Análisis de Precios Unitarios. Por lo tanto los costos de ítem no incluidos en éste análisis no serán asumidos por el contratista, y deberán ser reconocidos por la entidad contratante previa autorización del interventor. El contratista frente a estos costos del ítem si estará obligado a ejecutarlos, por lo tanto, esta circunstancia deberá quedar claramente definida en el clausulado del contrato. El valor de pago a precios unitarios, lo conforma la suma del valor de la obra a ejecutar, denominada costos directos y el valor de la administración, de los imprevistos y la utilidad del contratista, denominados costos indirectos ( Administración, impuestos, retenciones, legalización, pólizas, imprevistos, utilidad, financiación). En el contrato de obra a precios unitarios se deben pactar revisiones a los precios unitarios a través de formulas de ajuste, con el propósito de mantener constantes las condiciones económicas iniciales del contrato, siempre y cuando el plazo de éste sea mayor a seis (6) meses. En el clausulado del contrato se establecerá la fórmula de ajuste pactada.




38

c.- Contrato de Administración Delegada: Bajo esta modalidad de pago, la responsabilidad de la ejecución del objeto del contrato no es del contratista sino de la entidad contratante, porque el Administrador Delegado es una persona que simplemente tiene a su cargo la coordinación de la actividad de unas personas que no son empleados suyos sino del ente contratante y la administración del presupuesto que se apropie, todo ello con el fin de realizar la obra que el Departamento como entidad contratante proyecta llevar a cabo.

El administrador delegado es un simple intermediario entre las personas utilizadas directa o indirectamente en la ejecución del objeto contractual. No asume los riesgos propios del contratista independiente como son los originados en las fluctuaciones económicas, en la inexperiencia del personal contratado o en su bajo rendimiento o en fallas en los equipos utilizados, por ello en la administración delegada el administrador siempre recibirá unos honorarios o porcentaje sobre el valor de las obras ejecutadas (costos directos) que será la remuneración acordada por el trabajo ejecutado. En la Administración Delgada no hay reajuste de precios, puesto que el administrador delegado gasta todo lo que requiere la obra a los precios reales, normales y fluctuantes del mercado, y la entidad reconoce los pagos realizados. En el contrato por Administración Delegada no se producen las erogaciones o gastos con recursos del contratista, ya que todos los recursos le son entregados para su administración y manejo por la entidad contratante, todo esto por cuenta y riesgo de la entidad contratante. En estos contratos, el contratista actúa como subordinado de la entidad contratante. Con base en lo anterior, el único elemento que señala el valor del contrato de Administración Delegada es el de los honorarios que han de pagarse al administrador delegado, puesto que esa es la verdadera y única contraprestación que a él corresponde por los servicios que suministra como manejador de los recursos o fondos que la entidad le suministra y como director técnico de los trabajos que le han sido previamente diseñados. El administrador delegado tiene la obligación de rendir cuentas, es un contratista bajo especial subordinación y no es autónomo. Para el pago de los honorarios el Departamento se regirá por lo dispuesto por el Decreto No.- 2090 de 1989. 17.4.2. Para Contratos de Consultoría.- Para los diferentes contratos de consultoría que puede llegar a celebrar el Departamento de conformidad con lo dispuesto en el numeral segundo del artículo 32 de la ley 80 de 1993, se podrán pactar las siguientes formas de pago las cuales no son inflexibles ni excluyentes, porque su uso depende del tipo de servicio a contratar, las características del proyecto y las necesidades y conveniencias de la entidad:




39

a.- Reembolso con base en tarifas para diferentes categorías de personal, más reconocimiento de los costos directos. Bajo esta modalidad, se imputan a los costos del contrato todos los costos de personal que se causen, de acuerdo con una tarifa previamente definida para cada categoría. Las tarifas pueden ser horarias, diarias, semanales o mensuales, según la naturaleza, características y duración del proyecto. Las tarifas así pactadas son integrales, es decir, incluyen los sueldos, las prestaciones sociales, los costos directos, los costos financieros, los costos indirectos (administrativos, transporte, equipos, materiales de oficina, etc.) y los honorarios o utilidad del Consultor. Esta modalidad de pago, se utiliza principalmente cuando el alcance de la consultoría es de alta complejidad y no se pueden determinar exactamente la extensión de los trabajos por no existir diagnóstico que determine la situación que se quiere resolver. b.- Reembolso de sueldos reales del consultor, afectados por un factor multiplicador aplicable sobre sueldos, más costos directos. Bajo esta modalidad, el reembolso se hace sobre la base de los sueldos realmente pagados al personal vinculado al servicio de la consultoría, afectados por un factor multiplicador , que tenga en cuenta las prestaciones sociales, los costos indirectos y los honorarios o utilidad del consultor. El factor multiplicador se pactará teniendo en cuenta la estructura de costos y de personal del consultor. El reembolso de los costos directos se reconocerá en forma independiente pero adicional al reembolso de sueldos afectados por el factor multiplicador.

El Factor Multiplicador. Debe cubrir el costo por concepto de sueldos, jornales, horas extras, dominicales, festivos, primas regionales, viáticos, prestaciones sociales, costos indirectos asociados con el servicio de consultoría y honorarios.

El factor multiplicador está conformado por los siguientes componentes del costo: 1.- Costo de Personal – sueldos básicos. 100% 2.- Prestaciones Sociales y otros costos asociados (Expresado como % de 1) 2.1 Prima anual 8.33 2.2 Cesantía anual 8.33

Retroactividad Cesantías (1) Variable 2.3 Intereses a las cesantías (2) Variable 2.4 Vacaciones anuales (3) 5.00 2.5. Seguridad Social Integral (4) Varía 2.6. Subsidio Familiar 4.00 2.7. SENA 2.00 2.8. ICBF 3.00 2.9. Seguros de Ley (5) 0.50 2.10. Indemnizaciones de ley (6) Varía 2.11. Otros




40

Incapacidad no cubierta por Seguridad Social (6) Varía Dotación 0.75 Auxilios varios (6) Varía Prestaciones extralegales (6) Varía

Subtotal 2.-

3.- Costos Indirectos Gastos Legales y de Administración (6) (Expresados como % de 1) 3.1 Gastos Directos No Reembolsables

Alquiler de oficinas Servicios Públicos Mantenimiento y operación de oficinas Papelería, útiles de oficina y fotocopias Gastos legales y bancarios Capacitación de Personal Vigilancia y aseo Jubilaciones Gastos de transporte y vehículos Revistas y Publicaciones Técnicas Actualización tecnológica (Software, equipos) Sistematización administración

3.2 Salarios y prestaciones no reembolsables

Personal administrativo Personal técnico no facturable Personal técnico con sueldo por encima de topes Preparación de propuestas

3.3. Otros gastos no reembolsables

Costos de capital de trabajo Seguros Relaciones públicas y gastos de representación Depreciación instalaciones y equipos de oficina

3.4 Asesoría legal permanente.




41

Subtotal 3.- 4.- Honorarios

Fórmula del Factor Multiplicador: F= 1+2+3

Notas:

(1) | n (100) - 100__ | | 12 12 x (1 + i) |

n = Antigüedad promedio del personal del consultor i = Reajuste salarial anual

(2) 12% del valor de cesantías consolidadas a diciembre 31. Varía (3) Son 15 días hábiles, que corresponden a 18 calendario promedio (4) Para Interventoría. Clase V (Valor Inicial: 9.6, valor máximo: 8.70)

Trabajo Oficina Clase I (Valor Inicial .522, valor máximo .696) (5) Varía entre 0 y 1.0 (6) Varía depende de cada empresa de consultoría

Este sistema será aplicado por el Departamento para concurso de méritos cuyo objeto será la Interventoría de obra pública. c.- Reembolso de costos del Consultor, mas pago de una suma fija por concepto de honorarios. En este sistema, se le reembolsan al Consultor todos los costos de personal (sueldos y prestaciones sociales), los costos directos (relacionados con la ejecución del trabajo), y los costos indirectos (gastos generales y de administración, relacionados con la organización y funcionamiento del consultor, expresados como un porcentaje de los costos de personal), más un honorario fijo por la realización del trabajo, que representa los honorarios o la utilidad del consultor. Este sistema se aplicará por el Departamento para concurso de méritos cuyo objeto sea la relación de estudios o proyectos en los cuales el alcance del trabajo por ejecutar y la duración del mismo sean definidas. Cuando el contrato supere un plazo de un (1) año, se podrá pactar un sistema de reajuste para el momento del valor correspondiente a los honorarios del consultor, que compensen al consultor el efecto de la inflación como cualquier modificación en el alcance o duración del trabajo. La suma fija puede calcularse sobre la base de un porcentaje del costo estimado del contrato o del proyecto o como un porcentaje de los costos estimados de personal,




42

dependiendo del tipo de proyecto o estudio, su magnitud, duración requerimientos técnicos etc. d.- Suma Global. Cuando el alcance del trabajo y tiempo requerido se puedan determinar en forma razonable, se podrá acordar como pago una suma global que compense todos los costos, gastos y la utilidad. Este esquema podrá ser utilizado por el Departamento cuando se trate de actividades de consultoría que no requieran mayor complejidad ó puedan contratarse en forma directa por ser su cuantía mínima, de conformidad con los estudios previos y los estudios de mercado.

CAPITULO V

CONTRATACIÓN DIRECTA, CONTRATOS DE ASOCIACIÓN, CONTRATOS CON COOPERATIVAS Y PRECOOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO Y CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS DE SALUD ARTÍCULO 18.- DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA: CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES, CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN, CELEBRACIÓN DE CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 18.1 Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa. En el caso de contratación directa, el Secretario en quien recaiga la delegación deberá expedir un acto administrativo que contendrá: 1. El señalamiento de la causal de contratación directa que se invoca. 2. La determinación del objeto a contratar. 3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiere, o al contratista. 4. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta. No se requiere de acto administrativo para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. 18.2 Contratos de Prestación de Servicios Profesionales: Definida la necesidad de su contratación en los estudios previos correspondientes, la determinación del costo estimado del contrato se efectuará teniendo en cuenta la remuneración real del profesional la cual comprenderá los siguientes aspectos: el alcance del objeto contractual que vaya a desarrollarse, la experiencia y estudios que acredite y un factor que represente: el aporte al Sistema de Seguridad Social Integral, un factor prestacional y costos de legalización.




43

18.3 Contratos de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión: Son aquellos distintos a los de prestación de servicios profesionales y se podrán celebrar cuando la Administración lo requiera para fines específicos y no haya personal de planta para adelantarlos o el que exista no es suficiente para prestar ese servicio. 18.4 Convenios Interadministrativos. Para la celebración de convenios Interadministrativos que se financien con recursos de inversión provenientes del presupuesto del Departamento, es requisito indispensable para su celebración que exista cofinanciación por parte de la otra entidad del Estado, para lo cual ésta deberá dar cumplimiento a la reglamentación sobre Banco de Proyectos que expida el Departamento. En aquellos convenios interadministrativos en los cuales el Departamento sea ejecutor, se aplicará lo previsto en el presente manual, sin que sea posible pactar en el respectivo convenio como obligación para el Departamento el adoptar los pliegos y criterios de selección de otra entidad del Estado. Cuando se trate de convenios interadministrativos en los cuales el mayor aportante sea el Departamento del Cauca y el ejecutor sea la otra entidad, se incluirá en el clausulado del contrato la obligación para el ejecutor de aplicar lo previsto en el presente manual en los procesos contractuales que adelante para cumplir el objeto del convenio suscrito. Además si la ejecución se va a realizar en forma directa por el ejecutor se le exigirán todas las pólizas que demanden la naturaleza del objeto contractual. Si el ejecutor va adelantar procesos de contratación con terceros para la ejecución del convenio se le exigirá constituir una póliza para amparar el cumplimiento del convenio. ARTÍCULO 19. CONVENIOS DE ASOCIACIÓN: La Ley 489 de 1998, cuyo ámbito de aplicación cobija a las entidades territoriales, estableció en su artículo 96 que las entidades estatales, cualquiera sea su naturaleza y orden administrativo podrán, con la observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación con el objeto de facilitar el ejercicio de las funciones propias de la entidad y así contribuir a alcanzar los fines y cometidos estatales. Así mismo dispone que dichos convenios deben celebrarse de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política, y en ellos se determinará con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes. En el marco descrito, para la celebración de convenios de asociación, que se financien con recursos de inversión provenientes del presupuesto del Departamento, es requisito indispensable para su celebración que exista cofinanciación por parte de la persona jurídica particular para lo cual ésta deberá dar cumplimiento a la reglamentación sobre Banco de Proyectos que expida el Departamento y que además que su ejecución se haga directamente por ella y no a través de la subcontratación a todo costo con terceros, en tal




44

virtud deberá demostrar su capacidad e infraestructura operativa para desarrollar el objeto contractual.

ARTÍCULO 20.- CELEBRACIÓN DE CONTRATOS CON COOPERATIVAS Y PRE COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO.- De conformidad con el Decreto 4588 del 27 de diciembre de 2006, los Secretarios en quien recaiga la delegación para contratar antes de proceder a contratar con Cooperativas o Precooperativas de Trabajo Asociado independientemente de la modalidad de selección, deberá tener en cuenta:

El objeto social para determinar la actividad socioeconómica que desarrolla, la cual debe ser coherente con la actividad a contratar por la entidad, para lo cual exigirá el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cooperativa de Trabajo Asociado, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio de la Cooperativa.

El acto administrativo mediante la cual la Superintendencia de la Economía Solidaria le acredita el reconocimiento a la cooperativa de trabajo asociado para su funcionamiento.

La constancia expedida por el Ministerio de la Protección Social mediante el cual autoriza el Régimen de Trabajo y de Compensaciones que hace parte de los estatutos de la Cooperativa.

Certificación expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria y del Ministerio de la Protección Social donde conste que no ha sido sancionado por estas entidades.

Los estatutos con el respectivo régimen de trabajo y de compensaciones.

La constancia de pago de aportes al sistema de Seguridad Social Integral de los asociados.

Verificar el pago de aportes parafiscales en el caso que cuente con trabajadores con contrato de trabajo.

Solicitar y verificar información sobre la clase de contratación sostenida con entes de carácter público y privado, celebrada y ejecutada con antelación a la presentación de la propuesta ante la entidad, con el objeto de desvirtuar una aparente intermediación laboral.

PARÁGRAFO: Los Secretarios en quienes recaiga la delegación para contratar deberán abstenerse de celebrar o ejecutar contratos con Cooperativas de Trabajo Asociado, que tengan por objeto desconocer una relación laboral y con ello realizar actos de intermediación laboral, vulnerando así, los derechos y garantías laborales, prestacionales, sindicales y de seguridad social, consagrados en nuestro ordenamiento jurídico a favor de los trabajadores; ya que la cooperativa y Precooperativa de Trabajo Asociado no podrá disponer del trabajo de los asociados para suministrar mano de obra temporal o remitirlos como trabajadores en misión con el fin de que atiendan labores o trabajos propios de la entidad (usuario o tercero beneficiario del servicio); pues si se configura alguna de estas situaciones la entidad será solidariamente responsable por las obligaciones económicas que se causen a favor del trabajador asociado. De igual manera, el asociado enviado bajo esta prohibición (artículo 17 del Decreto 4588 de 2006) se considerará trabajador




45

dependiente de la persona natural o jurídica que se beneficie con su trabajo, ocasionando con ello que la entidad adquiera responsabilidades sobre un trabajador que no se encuentra vinculado en forma directa con la entidad. Adicionalmente los usuarios o terceros beneficiarios del trabajo asociado podrá ser acreedor de las sanción que pueda imponer el Ministerio de la Protección Social (Máximo 100 SMLMV) cuando contraten con la Cooperativa o Precooperativa de Trabajo Asociado el envió de trabajadores en misión o la intermediación laboral.

ARTÍCULO 21.- CONTRATACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 47 del Decreto 2474 de 2008, para la contratación de servicios de salud, el Secretario de Salud del Departamento en virtud de la delegación contenida en el presente Decreto tendrá en cuenta los procedimientos previstos a continuación:

21.1 Para la contratación de servicios médicos: a.- En la planeación de ésta contratación, la Secretaría de Salud deberá tener en cuenta la información histórica sobre volumen de servicios y precios del año inmediatamente anterior. b.- En la ejecución de los contratos de servicios médicos, deberá existir un control sobre la expedición de órdenes que efectúen el Centro Regulador de Urgencias y el Centro Regulador de Servicios Ambulatorios, a fin de que el interventor con anticipación pueda establecer el monto ejecutado para evitar servicios por fuera del valor del contrato. 21.2 Para la contratación de drogas e insumos médicos.- a.- En la planeación de ésta contratación, la Secretaría de Salud deberá tener en cuenta la información histórica sobre volumen de drogas e insumos médicos del año inmediatamente anterior. b.- Con base en dicha información se adelantará un proceso de adquisición de medicamentos por agotamiento, en el cual por el volumen, la Administración pueda obtener mejores precios y descuentos para evitar desgastes administrativos en múltiples contratos de compra de drogas y la concentración de proveedores. 21.3 Para la contratación de personal que requiera la Secretaría de Salud para cumplir con su fin misional.

a.- En la planeación de ésta contratación, la Secretaría de Salud deberá tener en cuenta el tiempo total que demanda el servicio para evitar contrataciones segmentadas con el mismo objeto.




46

CAPITULO VI

CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

ARTÍCULO 22.- REGLAS GENERALES PARA LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. El Secretario en quien recaiga la delegación para contratar, podrá contratar hasta una cuantía equivalente a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, en forma directa, previa existencia de los Estudios Previos y de la solicitud de dos (2) ofertas o cotizaciones de acuerdo con el directorio de proveedores, estableciendo claramente la descripción técnica del objeto a contratar, la forma de pago y el plazo de su ejecución, de tal manera que las ofertas se puedan presentar bajo parámetros de igualdad que permitan una selección objetiva, teniendo en cuenta que el único parámetro de escogencia serán los precios de mercado. Para cuantías que superen los diez (10) salarios mínimos legales mensuales en adelante, el Secretario en quien recaiga la delegación solicitará por escrito, previa existencia de los estudios técnicos, un número no inferior a tres (3) ofertas o cotizaciones de conformidad con el directorio de proveedores, estableciendo claramente la descripción técnica del objeto a contratar, la forma de pago y el plazo de su ejecución, de tal manera que las ofertas se puedan presentar bajo parámetros de igualdad que permitan una selección objetiva. Dicha selección se efectuará por parte del Comité Evaluador que para el efecto designe el Secretario, el que evaluará las ofertas y elaborará el cuadro comparativo de las mismas recomendando al Secretario contratar con la oferta más favorable para la entidad. 22.1 Directorio de Proveedores. Para efectos de la contratación de mínima cuantía, tratándose de compras de bienes ó contratación de servicios la Secretaría que tenga delegada la contratación deberá elaborar, manejar y usar un Directorio de Proveedores y mantener una base de datos actualizada con el fin de realizar la compra ó contratar el servicio en forma transparente, evaluando las mejores ofertas de acuerdo con los precios del mercado, de tal manera que no se de lugar al fraccionamiento de contratos ó a una indebida contratación con el mismo proveedor. Deberá primar siempre el más bajo precio conservando las especificaciones técnicas y de calidad descritas en los respectivos estudios previos. Dicha base debe al menos contener los siguientes datos: nombre del propietario, nombre del establecimiento de comercio, si lo tiene, su identificación, dirección comercial, dirección de la residencia, teléfonos, productos que ofrece y los demás datos que se consideren necesarios para la consulta de proveedores al momento de contratar. ARTICULO 23.- CONTENIDO DE LAS ÓRDENES. La contratación de mínima cuantía constará siempre por escrito a través de órdenes que tendrán el siguiente contenido: Número, fecha, identificación del contratista, objeto de la orden, plazo de ejecución, valor




47

y forma de pago, lugar de ejecución, disponibilidad presupuestal, manifestación del contratista de no encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición señaladas en la Constitución y en la ley, Garantía única, en los eventos en que se considere necesario y la designación del interventor.

La Secretaría Gestora, elaborará los estudios previos de conveniencia y oportunidad, y con base en ellos solicitará la correspondiente disponibilidad presupuestal, solicitará las propuestas, las recepcionará, efectuará el cuadro comparativo de las mismas, enviará los documentos para aprobación del Secretario de Despacho en quien se delegó la contratación, se elaborará la respectiva orden, se suscribirá por las partes y se remitirá a la Oficina Jurídica para su numeración y fechado. Agotado este trámite, la Oficina Asesora Jurídica solicitará el respectivo registro presupuestal, el cual será expedido por el área de Presupuesto de la Secretaría Administrativa y Financiera. De igual manera el Secretario Gestor designará el interventor al cual se le remitirán los documentos contractuales para el inicio del plazo y ejecución.

Si por la naturaleza del objeto amerita la constitución de garantía única, el contratista deberá constituirla, la cual debe ser aprobada por la Secretaría que tenga delegada la contratación.

CAPITULO VII

OTRAS DISPOSICIONES DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

ARTICULO 24. DE LA CAPACIDAD PARA CONTRATAR Podrán celebrar contratos con el Departamento las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces en las disposiciones legales vigentes, incluidos los consorcios y las uniones temporales, entendidos éstos de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993. 24.1 Demostración de la existencia y representación legal Las personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a través del certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica. Las personas jurídicas extranjeras - sin sucursal en Colombia - deberán presentar la propuesta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y




48

ampliamente facultado para presentar la propuesta, para suscribir y ejecutar el contrato, así como para representarlas judicial o extrajudicialmente. 24.2 Inhabilidades e Incompatibilidades No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con el Departamentos, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, Ley, los Reglamentos, y especialmente, las contempladas en los artículos 8°, 9° y 10 de la Ley 80 de 1993. Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de prohibiciones especiales de contratación, como las establecidas en las leyes 789 de 2002 y 828 de 2003 referentes a paz y salvos por conceptos de aportes parafiscales, pagos de sistema integral de seguridad social. 24.3 Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de un procedimiento de selección, se entenderá que renuncia a la participación en dicho procedimiento y a los derechos surgidos del mismo. Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el Contratista, éste debe ceder el contrato previa autorización escrita del Departamento o si ello no es posible, renunciará a su ejecución. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal Contratista, aquél debe ceder su participación a un tercero, previa autorización escrita del Departamento. En ningún caso puede haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal. ARTÍCULO 25.- SUSPENSIÓN Y REVOCATORIA DEL PROCESO DE SELECCIÓN. El proceso licitatorio y cualquier proceso de selección que adelante el Departamento podrá ser suspendido por el Secretario en quien recaiga la delegación, mediante acto motivado, por el término que allí se determine, cuando se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Si durante el proceso de selección se presenta alguna de las siguientes circunstancias, el Secretario en quien recaiga la delegación revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección. 1. Cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley. 2. Cuando no estén conformes con el interés público o social, o atenten contra él.




49

3. Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona. ARTÍCULO 26.- AUDIENCIA PÚBLICA Y ADJUDICACIÓN. Todos los procesos de licitación serán adjudicados en audiencia pública de conformidad con el artículo 9 Ley 1150 de 2007, donde se tendrán en cuenta lo siguiente: En los procesos de licitación pública, la adjudicación se hará de forma obligatoria en audiencia pública, mediante resolución motivada, que se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia. Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. La Audiencia Pública, podrá cumplirse en dos etapas y desarrollarse en días diferentes; allí serán resueltas las observaciones formuladas por los proponentes a la evaluación inicial dentro del término legal. 26.1 Reglas en la audiencia de adjudicación. En la audiencia de adjudicación se tendrán en cuenta las siguientes reglas: 1. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por el DEPARTAMENTO a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio del Secretario en quien recaiga la delegación o su delegado requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término razonable necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado. 2. Se podrá conceder el uso de la palabra por una sola vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes. 3. Toda intervención deberá ser hecha por una sola persona que represente al oferente, y estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado previamente. 4. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso.




50

5. Se podrá prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación del proceso, si la entidad ha dado a conocer oportunamente su texto con la debida antelación para su lectura por parte de los oferentes. 6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, el Secretario en quien recaiga la delegación o su delegado procederá a adoptar la decisión que corresponda. 26.2 Irrevocabilidad del acto de adjudicación. El acto de adjudicación es irrevocable y obliga el DEPARTAMENTO y al adjudicatario. Artículo 9 Ley 1150 de 2008. 26.3 Excepción. El acto de adjudicación podrá ser revocado, mediante acto administrativo debidamente motivado, y se podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para el DEPARTAMENTO. 26.4 Causales de revocabilidad. Si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo:

- Sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o

- Se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales. 26.5 Declaratoria de desierta. La declaratoria de desierta de una licitación procederá cuando no se presente oferta alguna o cuando ninguna oferta se ajuste al pliego de condiciones. Si existiere una sola propuesta y ésta es hábil y cumple con los pliegos de condiciones, será adjudicada. En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y el DEPARTAMENTO no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada. Se podrán modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, a fin de subsanar las condiciones que no permitieron la terminación exitosa del proceso fallido. En ningún caso podrá modificarse el objeto esencial de la contratación.




51

CAPITULO VIII ETAPA CONTRACTUAL

ARTÍCULO 27.- DEFINICIÓN. La etapa contractual es el período comprendido entre la iniciación y la liquidación del contrato, incluye etapas de perfeccionamiento, legalización, ejecución y el control y supervisión del mismo. 27.1 Perfeccionamiento. Los contratos que celebre el DEPARTAMENTO deberán ser elaborados por escrito. Cuando los contratos impliquen disposición del dominio, imposición de gravámenes, servidumbres sobre bienes inmuebles y, en general, aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con la formalidad de ser elevados a Escritura Pública. Los contratos estatales se perfeccionan con la firma de las partes, lo que implica que existe un acuerdo sobre el objeto, la contraprestación. El plazo para realizar la firma del contrato debe ser señalado previamente en los pliegos de condiciones, teniendo en cuenta su naturaleza, objeto y cuantía. El perfeccionamiento marca el momento a partir del cual inicia la existencia del contrato y se generan obligaciones entre las partes. Otro elemento del perfeccionamiento del contrato estatal es el registro presupuestal, de conformidad con el artículo 49 de la Ley 179 de 1994, compilada en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996. Una vez numerado y fechado el contrato por la Oficina Jurídica del Departamento ésta enviará copia a la Oficina de Presupuesto para el respectivo registro presupuestal. 27.2 Legalización Una vez perfeccionado el contrato, este deberá ser legalizado para lo cual se requiere del cumplimiento de los siguientes requisitos: a.- Presentación y aprobación de garantías: El contratista deberá presentar las garantías exigidas en el contrato dentro del término estipulado en el mismo y serán revisadas y aprobadas por el funcionario competente; esta se constituye en un aval de las obligaciones surgidas en el contrato.




52

b.- Pago del impuesto de timbre nacional: El Contratista deberá pagar el importe correspondiente al impuesto de timbre nacional si a ello hubiere lugar, en la forma y dentro del término establecido en el contrato ó en la normatividad vigente. c.- Publicación del contrato: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 84 del Decreto 2474 de 2008, se debe publicar todo contrato cuya cuantía sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Están exentos de publicación los contratos cuya cuantía sea inferior al diez (10) por ciento de la menor cuantía, aún cuando excedan en su valor los cincuenta salarios mínimos legales vigentes. Este requisito se cumple pagando los derechos de publicación en la Gaceta departamental. El pago lo deberá realizar el Contratista dentro del plazo estipulado en el contrato. d.- Cumplidos los requisitos establecidos en los anteriores literales, y cuando estén dadas las condiciones técnicas, financieras y administrativas para iniciar la ejecución del contrato, el contratista y el interventor suscribirán la respectiva ACTA DE INICIO, a partir de la cual empezará a contarse el plazo contractual. El plazo establecido en el presente literal, será utilizado por el interventor designado para informarse acerca de los estudios previos, la modalidad de selección que se adelantó, el alcance del objeto contractual y todas las demás condiciones contractuales sobre las cuales debe ejercer la supervisión y control.

27.3 Otros Aspectos que se deben tener en cuanta en la elaboración de las minutas. a.- El plazo que tiene el contratista para la legalización del contrato, es de cinco (5) días hábiles, dentro del cual deberá presentar a la Administración Departamental la Garantía Única de Cumplimiento con los respectivos amparos establecidos y el recibo de publicación del contrato en la Gaceta Departamental editada y publicada por Talleres Editoriales del Departamento. Si vencido dicho plazo el contratista no ha efectuado la legalización respectiva o ha expresado por escrito las razones de fuerza mayor que le han impedido realizar la legalización, el Departamento procederá a dejar sin efecto el contrato y suscribirá uno nuevo con quien haya quedado en segundo lugar en caso de licitaciones, concursos o selecciones abreviadas, o a suscribir el contrato con otro contratista, previos requisitos de ley, en los demás casos.

Para dar aplicación a esta medida, es necesario que en el clausulado del contrato quede establecida esta circunstancia, el plazo para la legalización y las consecuencias de no legalizar en ese lapso.




53

b.- En todas las minutas de contratos, convenios y órdenes se deberá determinar quien ejercerá la interventoría. En dichas minutas no se incorporarán los nombres propios de quienes ejercerán la interventoría, sino la circunstancia de su designación por parte del Secretario en quien recaiga la delegación, ó la contratación externa cuando así se determine por la Administración, de conformidad con lo definido en el presente Manual. c.- En las minutas deberán incluirse las causales para imponer multas y el procedimiento para hacerlo de conformidad con los parámetros establecidos en el presente manual. d.- En la minuta se establecerá que el último pago se efectuará con el Acta de Recibo Final del contrato.

Tratándose de contratos de obra pública, se establecerá que último pago al contratista no podrá ser menor al diez por ciento del valor del contrato, para efectos de garantizar el pago de aportes a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales, cuyos paz y salvos serán indispensables para proceder a la liquidación final del contrato. e.- El impuesto de timbre se podrá pagar descontando su totalidad del anticipo o proporcionalmente en las actas parciales de conformidad con lo que se establezca al respecto en la respectiva minuta.

27.4 Mayores cantidades de obra. En los contratos que celebre el DEPARTAMENTO podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta Ley y a los de la buena administración. Si se trata de contratos a precios unitarios: “ el precio por unidades o cantidades de obra y su valor total es la suma de los productos que resulten de multiplicar las cantidades de obras ejecutadas por el precio de cada una de ellas, dentro de los límites que el mismo convenio fije”, de manera tal que el valor total del contrato no es determinado sino determinable, es decir, el valor del contrato será aproximado vale decir que es indeterminado ; pero determinable por la modalidad del pago del mismo, por tanto la cláusula del valor en el mismo, apenas sirve como indicativo de un monto estimado hecho por las partes, pero no tiene valor vinculante u obligación alguna, pues el verdadero valor del contrato se establecerá una vez se concluya su objeto. En estas condiciones las obligaciones nacidas del contrato son todas y la obligación recíproca es hasta la conclusión del objeto contractual, sin que puedan entenderse limitadas o disminuidas esas obligaciones en razón de una cláusula de valor que no hace cosa distinta de señalar un “ estimativo” del mismo; pero en la cual, por el mismo sistema de contratación , lo que se está advirtiendo es que puede cambiar el valor en virtud a las




54

cantidades de obra que realmente se ejecuten, por lo tanto este fenómeno se denomina : MAYORES CANTIDADES DE OBRA y no requerirán de contrato adicional, solamente de la aprobación previa del interventor y de la correspondiente disponibilidad presupuestal, obra que será reconocida en el Acta de Liquidación final del contrato. Tampoco habrá lugar a la celebración de un contrato adicional cuando se requiere incluir un nuevo ítem como parte de la obligación del contratista para la ejecución del mismo objeto contratado. Por lo anterior, la mayor cantidad de obra que resulte por encima del estimativo inicial en los contratos de obras celebrados a precios unitarios, no implica, en forma algún cambio de objeto ni cambio en su valor. 27.5 Adición de un contrato, celebración de contratos adicionales. Concepto Utilización. Será viable una ADICIÓN al contrato cuando se agrega al alcance físico inicial del contrato algo nuevo, es decir, cuando existe una verdadera ampliación del objeto contractual. Será deber de la Administración Departamental ordenar las modificaciones necesarias para responder por la buena ejecución de los trabajos y el logro de fin perseguido con la contratación; es un imperativo de su gestión, al cual no puede sustraerse so pena de incurrir en responsabilidad por omisión, pues iría en contra de lo previsto en e artículo 3 de la Ley 80 de 1993. Si las modificaciones requeridas implican adiciones en el alcance del objeto contractual o exigen la creación de nuevos ítems de contrato o variación en los precios unitarios, tales modificaciones de diseño o de cantidades de obra simplemente, no será necesario suscribir un contrato adicional y bastará, entonces, el acuerdo entre las partes, a través de un OTROSI. Contratos adicionales están sujetos a registro presupuestal, ampliación de garantías y publicación. 27.6 Ampliación del plazo Durante el proceso de ejecución se podrá ampliar el plazo del contrato, mediante un OTROSÍ, previamente sustentado en razones aprobadas por la interventoría, en que las causas constitutivas de dicha ampliación no sean imputables al Contratista, sino por causas externas imprevisibles e irresistibles, que requieran un plazo adicional. Serán de cargo del contratista la ampliación de las pólizas correspondientes y el Departamento a través de sus Secretarias Gestoras aprobará dichas modificaciones a la garantía única. 27.7 Formas de pago




55

En los contratos que celebre EL DEPARTAMENTO se debe pactar la forma de pago y la entrega de anticipos, cuyo monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. El manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo en aquellas contrataciones cuyo monto sea superior al 50% de la menor cuantía, deberá manejarse en cuenta especial abierta para ese fin para ser manejada por el contratista y el interventor. El DEPARTAMENTO deberá definir para cada caso en particular, cuándo es procedente hacer entrega de anticipos o realizar pagos anticipados, teniendo cuenta las diferencias existentes:

Anticipo: Son recursos estatales, dados al contratista para que sea devuelto en obra, bien o servicio.

Características:

No se ha configurado el pago.

Se va amortizando (convirtiendo en pago) Debe haber plan de inversión Hay control en la inversión No hay retefuente porque no es pago Es menor el riesgo Es inembargable

Pago anticipado:

Características:

Es un pago. No se amortiza Es de libre inversión No hay control

Sujeto a retención en la fuente Es mayor el riesgo para la entidad Es embargable

27.8 Solución de las controversias contractuales Con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del contrato pueden surgir divergencias o controversias entre las partes, frente a la cuales el Departamento acudirá a mecanismos alternativos de solución como: la conciliación, amigable composición y transacción antes de acudir al juez del contrato, es decir, a la jurisdicción de lo contencioso administrativo.




56

Los mecanismos y procedimientos de solución alternativa de conflictos, serán acordados por las partes en el marco del contrato o en acta separada. En caso de no llegar a un acuerdo sobre el mecanismo y procedimiento para solucionar los conflictos, se acudirá a cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos y si fracasa la solución alternativa de conflictos se acudirá al juez del contrato que es la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. No se podrán establecer prohibiciones a la utilización de los mecanismos de solución directa de las controversias nacidas de los contratos del DEPARTAMENTO, ni se prohibirá la estipulación de la cláusula compromisoria o la celebración de compromisos para dirimir las diferencias surgidas del contrato. En los contratos se podrá incluir la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros, las diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación. Cuando en el contrato no se haya pactado la cláusula compromisoria, el Secretario en quien recae la delegación para contratar podrá generar un compromiso para que se convoque un Tribunal de Arbitramento, con el fin de resolver las diferencias presentadas. En el documento de compromiso que se suscriba es necesario señalar de forma clara y expresa la materia objeto del arbitramento, la designación de árbitros, el lugar de funcionamiento del tribunal y la forma de proveer los costos del mismo. ARTICULO 28. MULTAS. De conformidad con lo estipulado en el artículo 87 del Decreto No 2474 de 2008, el DEPARTAMENTO tiene la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. 28.1 Causales indicativas De conformidad con la naturaleza del objeto del contrato se establecerán en la minuta del contrato, causales que darán lugar a la imposición de multas. A continuación se detallan algunas a manera de ejemplo que podrán ser acondicionadas a cada minuta así:

Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a los requisitos exigidos en el pliego de condiciones para el personal ofrecido, el uno por mil (1‰) del valor total del contrato, sin superar el dos por ciento (2%) del valor total del mismo, lo cual no exonera al Contratista del cumplimiento de esta obligación a satisfacción de la entidad.




57

Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a iniciar o no reanudar los trabajos, según el caso, en la fecha determinada, o por suspensión temporal de la misma sin causa justificada o por causas imputables al Contratista, el uno por mil (1‰) del valor total del contrato por cada día de mora, sin superar el tres por ciento (3%) del valor total del mismo.

Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a suministrar oportunamente los recursos de personal y/o físicos, necesarios para el adecuado desarrollo de los trabajos, y por cada día de mora en el cumplimiento de este requisito, el uno por mil (1‰) del valor total del contrato, sin superar el dos por ciento (2%) del valor total del mismo.

Por mal uso del anticipo, el uno por ciento (1%) del valor anticipado, sin perjuicio de las sanciones penales a las que haya lugar.

Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a constituir a tiempo la garantía única de cumplimiento, en cualquiera de sus riesgos amparados, el uno por ciento (1%) del valor total del contrato, suma que será deducida de la primera acta de pago.

Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a prorrogar la garantía única de cumplimiento, en cualquiera de sus riesgos amparados, cuando a ello hubiere lugar, el uno por ciento (1%) del valor del contrato en el momento de su aplicación, suma que será descontada del acta de pago final.

Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a presentar los documentos exigidos para la liquidación del contrato, dentro del plazo establecido para el efecto, según las disposiciones vigentes, el cero punto tres por ciento (0.3%) del valor total del contrato. En este caso, el DEPARTAMENTO elaborará la liquidación de oficio.

Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones, que afecte el contrato, el uno por mil (1‰) del valor total del contrato.

28.2. Procedimiento para la imposición de multas

En todo contrato que celebre el Departamento se incluirá una cláusula en la cual se establezca o se remita al siguiente procedimiento para la imposición de multas: En el evento en que el Contratista incurra en una o varias de las causales de multas a que hace relación el numeral anterior, se iniciará el siguiente procedimiento de apremio con plena aplicación del derecho al debido proceso:




58

1. Una vez constatado por el Interventor del contrato, que el Contratista ha incurrido o está incurriendo en una o varias de las causales de multa señalados, pondrá en conocimiento de aquél el hecho y lo requerirá por escrito, para que dentro del término que se le señale, proceda a poner a disposición del contrato, los elementos necesarios y adelante las actividades que le permitan conjurar la situación que lo puso en condiciones de apremio. 2. Si el Contratista no da cumplimiento al requerimiento, el Interventor presentará un informe escrito, con todas las pruebas conducentes y pertinentes, a fin de que la Oficina Jurídica dé inicio al siguiente procedimiento:

a) Mediante comunicación escrita, dará traslado al Contratista de los hechos expuestos por la Interventoría para que dentro del término de cinco (5) días hábiles exponga o justifique por escrito las razones que dieron origen a este procedimiento y aporte las pruebas que considere necesarias.

b) Si el Contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen

su incumplimiento, se tendrán como ciertos los hechos que originan este procedimiento.

c) Como resultado del cumplimiento del procedimiento antes detallado se debe

proyectar un acto administrativo de imposición de la multa al contratista, donde se deje constancia de la defensa ejercida por parte contratista. Así mismo, se podrá declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato. La cláusula penal y las multas se imponen a través de acto administrativo motivado, sobre el cual cabe únicamente el recurso de reposición.

La cláusula penal y las multas se harán efectivas directamente por el DEPARTAMENTO , pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva.

ARTÍCULO 29. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Los contratos estatales, una vez extinguidos por cualquier causa, normal o anormal, deben ser liquidados. Con la suscripción del acta de liquidación del contrato se pone fin a la relación contractual entre las partes. 29.1 Procedimientos para la Liquidación:




59

a) Liquidación por mutuo acuerdo: cuando las partes dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes la realicen conjuntamente. Si no se ha pactado tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. b) Liquidación Unilateral, cuando el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el interventor comunicará por escrito de tal circunstancia al Secretario en quien recaiga la delegación para contratar , quien con base en el acta que para el efecto haya preparado el interventor, liquidará el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C.C.A. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio a lo establecido en el artículo 136 del C.C.A . La liquidación unilateral se adoptará mediante resolución motivada, la cual es susceptible del recurso de reposición. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral sólo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación Unilateral, deberá ser publicado por el DEPARTAMENTO en el portal único de contratación. En el acta de liquidación deben constar los Acuerdos, Conciliaciones y Transacciones a que lleguen las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía única del contrato y en general para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. ARTÍCULO 30.- OBLIGATORIEDAD DE LIQUIDAR Todos los contratos deben ser liquidados por parte del Departamento, independientemente de la forma normal o anormal de terminación de ellos. a) Contratos terminados:




60

Los contratos de tracto sucesivo, o sea, aquellas cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo: Obra, consultaría, prestación de servicios, suministro.

Los contratos que siendo de ejecución instantánea se hayan prolongado en el tiempo, o así lo requieran.

b) Los contratos en los cuales se haya declarado la caducidad. c) Los contratos en los que se haya proferido el acto de terminación unilateral. 30.1 Contenido mínimo del acta de liquidación El Interventor del contrato, dentro del término establecido, proyectará el acta de liquidación, con sus respectivos soportes para la firma del contratista y del ordenador del gasto. El proyecto de Acta de Liquidación debe contener como mínimo la siguiente información:

Identificación del contrato a liquidar

Fecha de la diligencia

Objeto del contrato

Descripción valor inicial del contrato -Entrega de anticipo o pago anticipado si hubo -Entregas parciales -Pagos parciales realizados

Prórrogas y/o suspensiones

Adiciones en valor del contrato

Mayores o menores cantidades del objeto contractual

Reajustes (aplicación de fórmulas)

Relación de recibos parciales

Sanciones

Saldos

Acuerdos

Conciliaciones

Transacciones

Obligaciones adicionales de las partes

Extensión o ampliación de pólizas

Declaración de paz y salvo

Suscripción por intervinientes (las partes, interventor) ARTÍCULO 31.- MANEJO Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN CONTRACTUAL. La custodia de la documentación contractual estará a cargo de la OFICINA JURÍDICA del Departamento una vez el contrato se encuentre debidamente liquidado. Durante la ejecución del contrato el manejo y custodia de la documentación contractual estará a cargo del interventor o supervisor según el caso, en la Secretaría Gestora.




61

31.1 DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR A LOS CONTRATOS. a) Expediente de la etapa pre contractual con los estudios y documentos previos,

propuestas, hojas de vida sustentadas, evaluaciones y resolución de adjudicación si procede.

b) Disponibilidad y registro presupuestal. c) Oferta seleccionada según la modalidad de selección. d) Si es persona jurídica, certificado de existencia y representación legal expedido por la

Cámara de Comercio del lugar donde se halle inscrito. e) Certificado de Inscripción en el Registro de Proponentes, cuando la naturaleza del

contrato o la modalidad de selección, lo amerite. f) Registro Único Tributario (R.U.T.) g) Afiliación al sistema de seguridad social integral en caso de personas naturales y

certificación sobre pago de aportes a los sistemas de seguridad social, Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA expedida por el revisor fiscal (cuando exista) o el representante legal, en caso de personas jurídicas.

h) Certificado de registro en el portal del SICE, de precios de los bienes, servicios y obra pública ofertados por el futuro contratista, si procede.

i) Verificación del registro de precios en el SICE por parte de la entidad. j) Verificación del precio indicativo en el portal del SICE, si procede. k) Certificado de antecedentes fiscales. l) Certificado de antecedentes disciplinarios m) Fotocopia de la cédula de ciudadanía n) Garantías o) Aprobación de Pólizas p) Recibo Publicación q) Acta de inicio si procede. r) Correspondencia entre el interventor y el contratista s) Actas parciales, si proceden t) Recibos de pago de Tesorería (impuestos, anticipo, pagos parciales, pago final) u) Otrosí y contratos adicionales si los hubiere. v) Actos administrativos que se hubieren expedido con ocasión del la ejecución w) Acta de liquidación final. X) Los demás que se generen con ocasión de la ejecución del contrato

CAPITULO X INTERVENTORÍA

ARTÍCULO 32.- DEFINICIÓN.-




62

La Interventoría es la supervisión, coordinación y control realizado por una persona natural o jurídica, a los diferentes aspectos que intervienen en la ejecución de un contrato sea cual sea su modalidad (contrato, convenio, orden), y tipo (de servicios varios, de servicios profesionales, de consultoría, obra, compra, suministro, etc.,) que se ejerce a partir de su legalización hasta la liquidación definitiva. 32.1 Objeto de la Interventoría El objeto de la Interventoría consiste en supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en los contratos o convenios celebrados. 32.2 Perfil del interventor La Interventoría puede ser ejercida directamente por la entidad a través de sus funcionarios, o por terceros que se contraten para el efecto. La interventoría para contratos de mínima cuantía de obra pública se ejercerá por funcionarios de la Administración Departamental. Para éstos efectos, la entidad deberá contar con los recursos para adelantar todos los ensayos y estudios de laboratorio que demande la correspondiente interventoría, el trasporte oportuno y los viáticos que requiera el funcionario para ejercer una adecuada labor de control y supervisión. La designación se informará por escrito a quien habrá de ejercerla, con el envío de toda la documentación pre y contractual. La designación del Interventor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría. Para tal efecto, se debe tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones. En el ejercicio de sus funciones el interventor deberá tener en cuenta que la actividad del DEPARTAMENTO, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos en el artículo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. 32.3 Responsabilidades del interventor Corresponde al Interventor, supervisar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar al DEPARTAMENTO, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones pactadas en los mismos, así como el control técnico, administrativo y financiero de acuerdo con la naturaleza del contrato buscando satisfacer el fin perseguido.




63

Los interventores responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivadas de la celebración y ejecución de los contratos, respecto de los cuales, haya ejercido funciones de Interventoría. Los servidores públicos que ejerzan funciones de Interventoría, tienen las mismas responsabilidades y además responden disciplinariamente. El actual Régimen disciplinario, Ley 734 de 2002 consagra en su artículo 48, numeral 34, como una de las faltas gravísimas para los Interventores la de no exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibidas a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. 32.4 Objetivo general de la interventoría La Interventoría es una función que cumple una persona natural o jurídica, designada por el DEPARTAMENTO, directamente con sus funcionarios o externamente a través de terceros para controlar, colaborar, absolver, prevenir, exigir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas, teniendo como referencia los principios rectores de la Ley de Contratación Estatal (Ley 80 de 1993), los decretos reglamentarios, las cláusulas de los contratos, los pliegos de condiciones y demás documentos que originaron la relación contractual entre el DEPARTAMENTO y el Contratista: consultor/ constructor / concesionario / proveedor/ profesional/ otros. El interventor es el representante de la entidad frente al contratista y por ende será el responsable en el marco de sus funciones de la ejecución, desarrollo y liquidación del contrato. 32.5 Objetivos específicos de la interventoría La Interventoría implica una posición imparcial en todos los aspectos de la ejecución del contrato, por tanto se reflejará en la interpretación del contrato y en la toma de deci-siones. La Interventoría debe ser consecuente en sus objetivos principales:

Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una labor de inspección, colaboración, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre todas las etapas del desarrollo del contrato, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado.

Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el Interventor pide al Contratista oportunamente que subsane de manera inmediata incorrecciones que no afecten la validez del contrato o la ejecución del mismo.




64

Exigir: En la medida que la función de la Interventoría encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la obligación de exigir a la parte morosa la exacta satisfacción de lo prometido, basándose en el contenido del acuerdo de voluntades y las garantías ofrecidas para garantizar el cumplimiento.

Colaborar: La Interventoría y el Contratista (constructor/consultor/ proveedor) conforman un grupo de trabajo de profesionales idóneos en cuya labor de conjunto se presentan dificultades que se resuelven con razones de orden técnico y lógico. El Interventor en consecuencia desarrollará mejor su función integrándo-se a dicho equipo, sin que ello signifique arbitrariedad ni renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades específicas o pérdida de su autonomía e independencia frente al Contratista.

Absolver: La Interventoría en virtud del principio de inmediación, actúa como instrumento de consulta, encargada de resolver las dudas que se presentan en el desarrollo de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicación entre las partes, el Contratista (constructor / consultor / pro-veedor) no puede ser totalmente autónomo y el DEPARTAMENTO no se puede desentender en el desarrollo de la adquisición, la obra o del servicio.

Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas, sino a corregir los conceptos erróneos, colaborando para impedir que se desvíe el objeto del contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas. Para que la Interventoría logre este objetivo se hace necesario que extienda su labor a una evaluación previa a la ejecución del contrato, en la etapa de planeamiento.

Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado, la solución de los problemas y la absolución de dudas; teniendo como principio básico las relaciones en el trabajo. Para ello la Interventoría no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, entrometiéndose en campos donde los Contratistas sean autónomos y además se apersonará con diligencia de las solicitudes que le hagan y que esté en la obligación de atender.

Son también objetivos de la Interventoría los siguientes:

Asegurar mediante una interventoría proactiva, la calidad del desarrollo del objeto del contrato.




65

Representar al DEPARTAMENTO para la adecuada ejecución de los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de la misión y los valores de la entidad.

Informar al DEPARTAMENTO en forma continua y periódica sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del contrato, a través de informes semanales, mensuales o especiales a solicitud del DEPARTAMENTO.

Supervisar y controlar la gestión técnica y administrativa desarrollada por el contratista (constructor / consultor / proveedor) para el cumplimiento de las labores ambientales y de gestión social detalladas en el contrato de obra, consultoría o de suministro.

Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por el contratista, a partir de las definiciones que sobre el particular se pacten en los contratos y de igual manera, de las especificaciones técnicas generales y par-ticulares contratadas.

Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos de obra, de consultoría o de suministro, dentro de los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente.

Armonizar la interacción del contratante y contratista (consultor /constructor / proveedor) para el logro del objetivo general del proyecto, así como la de obtener los resultados que satisfagan las necesidades de la comunidad o suministros adecuados y oportunos.

32.6 Aspectos que abarca la Interventoría Desde los siguientes tópicos se pueden medir los alcances de la Interventoría: Técnico, financiero, administrativo y legal. 32.6.1 Técnica y Administrativa Objetivo: Supervisar y verificar la ejecución física del contrato y los criterios de administración, de acuerdo con el objeto del mismo, el pliego de condiciones, y la propuesta. 32.6.2 Financiera Objetivo: Verificar la el adecuado desarrollo financiero desde el inicio del contrato hasta la liquidación del mismo, de modo que permita realizar un seguimiento económico de todas las transacciones involucradas.




66

32.6.3 Legal Objetivo: Supervisar el cumplimiento de las normas jurídicas, actos administrativos y en general el complemento jurídico que contiene el contrato y demás documentos que obligan. 32.7 Obligaciones del interventor En el marco de los aspectos mencionados, el interventor desarrollará sus actividades, antes de la ejecución del contrato, durante su ejecución y durante su liquidación. Algunas de las obligaciones, sin limitarse a ellas, que debe cumplir el interventor designado o contratado por el DEPARTAMENTO son: 32.7.1 Antes del inicio de la ejecución del contrato a intervenir: 32.7.1.1 Técnicas y administrativas. 1. Revisar y estudiar suficientemente la información contractual que le sea entregada al momento de ser designado o contratado como interventor, para ejercer sus funciones adecuadamente y las que solicite con ese mismo propósito para complementar el conocimiento sobre el objeto del contrato y sus condiciones generales y específicas y demás circunstancias de orden contractual. 2. En virtud de lo anterior, establecer criterios claros y precisos sobre el objeto del contrato, de modo tal que pueda realizar de manera efectiva las labores encomendadas. 3. Además especialmente en los contratos de obra tendrá que:

a.- Conocer plenamente el objeto del contrato, el sitio o área donde habrá de ejecutarse el contrato, su ubicación, vecindades y accesos, áreas de trabajo y de almacenamiento y todas las demás condiciones de la obra, los servicios domiciliarios y aspectos de ocupación.

b.- Conocer y verificar las especificaciones técnicas y los planos de la obra, tanto topográficos como técnicos (de suelos, estructurales, hidráulicos, sanitarios y/o eléctricos) y arquitectónicos, con el fin de constatar la total pertinencia y coordinación entre ellos, para su debida aplicación en la ejecución del objeto del contrato. En el evento de no presentar igualdad entre las especificaciones particulares establecidas en la cantidad de obras y las fijadas en las especificaciones generales de construcción establecidas por la Administración, primarán aquellas que figuren en los respectivos planos.




67

c.- Establecer que las cantidades de la obra del contrato y las especificaciones particulares del proyecto estén debida y completamente definidas, a partir de la información suministrada, y presentar un informe al DEPARTAMENTO sobre aspectos que puedan repercutir en el normal desarrollo del contrato, antes de suscribir el Acta de Iniciación.

d.- Exigir al Contratista la entrega de los análisis de precios unitarios de todas las actividades incluidas en la propuesta económica, cuando estos no hayan sido solicitados dentro del proceso de selección.

e.- Comprobar, de acuerdo a la naturaleza del contrato, la existencia de los permisos, licencias y documentación exigida por las autoridades competentes antes de iniciar las obras y durante la ejecución de las mismas f.- Organizar los comités técnicos de obra y/o administrativos y citar a estos al Contratista, al Secretario Delegado para contratar y a los ingenieros o arquitectos que hayan participado en la elaboración del proyecto o de los consultores que sea necesario citar en algún momento durante la marcha de la obra.

4. Verificar que el recurso humano disponible para la ejecución de los contratos de cumplan con establecido en la propuesta del contratista y en los Pliegos de Condiciones si es del caso. 5. Conocer los procedimientos internos de orden técnico, administrativo, legal, financiero, social y ambiental y las normas aplicables en estos temas, con el fin de realizar los trámites correspondientes eficaz y oportunamente. 6. Exigir y recibir del contratista, para efectos de revisión y control, informes ó previa a la suscripción del acta de iniciación la actualización de la programación de los trabajos entregada en la propuesta si es del caso. 32.7.1.2 Legales 1. Conocer el alcance y límites de su labor, a través del conocimiento del clausulado de su contrato y el que será objeto de la interventoría. 2. Elaborar y suscribir con el contratista el acta de iniciación dentro del término establecido en el contrato. 3. Conocer las normas que regulan la actividad contractual a saber: Manual de Contratación del Departamento, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008 y demás decretos reglamentarios vigentes. 32.7.2. Durante la etapa de ejecución del contrato




68

32.7.2.1 Técnicas y administrativas. 1. Vigilar que la ejecución del contrato se realice conforme a lo estipulado en el mismo, es decir, que se efectúe de acuerdo con los requerimientos contractuales, tales como: el objeto, las obligaciones, el plazo de ejecución, el valor y la forma de pago, etc., y controlar que el contratista conforme una infraestructura humana y física suficiente para cumplir los programas, acciones y actividades establecidas. 2.- Además especialmente en los contratos de obra el interventor tendrá que:

a.- Velar cuando se requiera, que se cumpla con la colocación de vallas de señalización, la cual debe contener identificación del sitio, fecha de inicio y entrega, igualmente, se debe identificar al contratista, a la entidad contratante y el costo de la obra.

b.- Si el contrato a intervenir incluye etapa de Preconstrucción, revisar los diseños presentados por el Contratista y presentar un informe de sus observaciones y recomendaciones.

c. Revisar con el Contratista de obra antes y durante la ejecución del contrato, las referencias topográficas (puntos topográficos, coordenadas y cotas), de tal forma que le permitan al constructor localizar adecuadamente el proyecto sobre el terreno. Exigirle al Contratista la permanencia de las referencias topográficas establecidas, su protección, traslado o reposición cuando sea necesario. Participar al inicio de la obra y en forma activa en el control de la ejecución de la localización y el replanteo del proyecto, el diseño y ubicación de los campamentos y los sitios de almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividades preliminares de la construcción.

d. Verificar que se cumpla con la calidad de las obras ejecutadas. Efectuar control de calidad de los materiales a partir de lo establecido en las especificaciones técnicas, control de la ejecución del proyecto, control de los métodos constructivos, controles topográficos de las secciones, localización y nivelación de los elementos estructurales. En caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la obra e informará por escrito lo correspondiente.

e. Velar por el cumplimiento del cronograma, presentado por el contratista, efectuando controles periódicos de las actividades programadas. En caso de incumplimiento, se acordarán correctivos y ante reiteración en incumplimientos informará por escrito para proceder a la imposición de multas.

f. Asistir a las reuniones de seguimiento y visitas de campo programadas conjuntamente con el Contratista. Elaborar y tramitar las actas de las reuniones.




69

g. Recibir, estudiar y pactar los precios de obras no previstas presentados por el contratista para lo cual debe elaborar y presentar al Secretario en quien recaiga la delegación un cuadro de precios unitarios no previstos con su respectivo análisis y el acta de fijación de precios no previstos. h. Informar al Secretario de Infraestructura, la necesidad de tramitar el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal para el reconocimiento de mayores cantidades de obra en el acta de liquidación final.

i.- Cumplir las normas de seguridad industrial necesarias en la ejecución del contrato e implementar las medidas ambientales contenidas en el Plan de Manejo Ambiental, relacionadas con el programa de higiene, seguridad y salud ocupacional. j. Registrar con el contratista y/o el residente de la obra o representante de aquel en el sitio de ejecución del contrato, en la "Bitácora o Libro de Obras", las acciones realizadas en ella; los inventarios periódicos de materiales, equipo y personal; así como las actas de los comités técnicos de obra o administrativos que periódicamente deben realizarse y las observaciones o novedades que se hayan sucedido. Este libro formará parte integral de los documentos del contrato y de la Interventoría. Aquí también deberá reposar los conceptos técnicos de consultores externos a la obra o a la actividad contractual, que por algún motivo se invitaron a dar conceptos.

k. Efectuar, dentro del transcurso de la ejecución de la obra, mediciones periódicas de los ítems ejecutados, las cuales deberá hacer constar en las pre actas, discriminando fechas, especificación del ítem medido, su ubicación en la obra (identificando ejes de construcción), unidad y cantidad medida. Con base en estas medidas deberá efectuar las actas parciales de recibo de obra.

l. Elaborar, con base en los cortes mensuales o quincenales de obra, las actas de recibo parcial de obra y todos los hechos que sucedan en su ejecución, las cuales suscribirá conjuntamente con el contratista. De igual manera deberá presentar un informe mensual con una completa reseña fotográfica de la obra, correspondiente al mes del informe.

ll. Exigir para la ejecución de la obra o del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primera calidad que estén conformes con las normas y especificaciones establecidas en los planos, cantidades de obra y pliegos de condiciones o cotización que hayan servido de base para la adjudicación del contrato.




70

m. Ordenar todos los análisis y pruebas de laboratorio que sean requeridos para establecer exactamente las condiciones técnicas y/o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con base en los resultados de los mismos proceder a su aprobación si son satisfactorios y llenan todos los requisitos exigidos. Para el caso de obras civiles, en cuanto a los ensayos de los concretos se deberá tener en cuenta lo establecido en el Código Colombiano de Construcciones sismorresistentes. Para ensayos y aceptación de otros materiales se deberán usar las condiciones estipuladas por el Icontec y códigos específicos que regulen la materia.

n. Aportar copia de los resultados de todas las pruebas o ensayos que serán conservados en el fólder del proyecto, discriminando la ubicación, orden y fechas de ejecución.

ñ. Exigir el total cumplimiento de las especificaciones de construcción para todos los ítems de la obra, así como las que aparezcan en los planos constructivos, toda vez que obras mal ejecutadas no podrán ser recibidas.

o. Aprobar o improbar la iniciación o terminación de los ítems contratados, teniendo en cuenta, además, la programación establecida para los trabajos y su secuencia técnica.

p. Ordenar la remoción y reemplazo de obra mal ejecutada o no aprobada, fijando para el efecto un plazo determinado mediante comunicación escrita.

q. Verificar que el contratista realice la obra con el equipo y maquinaria que relacionó en la propuesta, el cual deberá estar en perfectas condiciones de servicio. Los cuales podrán exigirse en el evento de no existir.

r. Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la seguridad dentro de la obra, brindando así seguridad a quienes allí laboran y ocasionalmente transitan por los alrededores de la obra. s. Recomendar modificaciones al contrato que no impliquen modificación de su plazo o valor, para lo cual deberá acompañarse de la respectiva programación de la obra y así como de la justificación técnica escrita. t. Presentar para el trámite de aprobación y con la anticipación suficiente los estudios que indiquen la necesidad de la realización de mayor cantidad de obra, obras complementarias o adicionales estipulando, el plazo adicional que pueda ser requerido para la ejecución de las mismas. Estos estudios corresponden a modificaciones del valor o plazo de los contratos.




71

u. Suscribir, en el evento de presentarse obras extras o adicionales, en forma conjunta con el contratista, actas donde consten los precios para los ítems cuyos valores no aparezcan en la propuesta inicial, respaldadas por los respectivos análisis de precios unitarios y remitirlos como parte integral de los estudios que presenten para la aprobación. v. Ejercer un control de calidad de materiales, de mano de obra y de los elementos que se vayan a utilizar en la construcción de la obra adicional.

w. Exigir al contratista los planos de la obra ejecutada; memorias y/o manuales de operación, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere pertinente y que se anexaran al control de Interventoría. x. Verificar que la comunidad beneficiaria conforme el Comité de Veeduría de las obras.

2. Ordenar lo necesario para que la ejecución de los trabajos se lleve a cabo sin perjuicios para terceros. 3. Exigir el total cumplimiento de la programación de las acciones y/o actividades del contrato, con facultades para recomendar al DEPARTAMENTO modificaciones cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del objeto contractual, se haga necesario. 4. Revisar y aprobar la nueva programación para la ejecución del contrato o la nueva inversión actualizada presentada por el Contratista, toda vez que se presenten modificaciones en cantidades, plazo, adición del contrato, o suspensión del mismo, y que alteren su normal ejecución. 5. Cumplir con la entrega de informes parciales o definitivos de los contratos. 6. Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente. 7. Emitir un concepto técnico previo sobre la adición y/o prorroga solicitada cuando debe adicionarse el objeto y por tanto modificarse el valor y/o prorrogarse el plazo de ejecución del contrato. en este sentido deberá presentar para el trámite de aprobación y con la anticipación suficiente los estudios que indiquen la necesidad realización de actividades o acciones complementarias o adicionales estipulando, el plazo adicional que pueda ser requerido para la ejecución de las mismas y las valoración de las mismas que constituirían una modificación del valor y/o plazo de los contratos. 8. Recibida la autorización del contrato adicional, suscrito éste, registrado presupuestalmente, aprobadas las pólizas correspondientes y publicado el contrato




72

adicional, el interventor podrá ordenar la ejecución de las acciones o actividades que hayan sido contratadas adicionalmente. 9. Realizar evaluación previa a la finalización de los trabajos e indicar al contratista los faltantes y deficiencias de la las acciones o actividades que conforman el objeto, con el fin de que sean subsanados en el período restante para el vencimiento del plazo contractual. 10. Emitir un concepto técnico previo sobre la suspensión del contrato que se solicite y someterlo a la aprobación por parte del Secretario Delegado para contratar y elaborar el acta respectiva cuando por causas de fuerza mayor, no imputables ni a la Interventoría, ni al Contratista o al DEPARTAMENTO, deba suspenderse temporalmente el contrato. Una vez recibida la comunicación de aprobación, procederá a suscribir conjuntamente con el contratista y Secretario Delegado un acta denominada de suspensión temporal. 11. Elaborar acta de reiniciación, suscrita por el contratista y el Secretario Delegado, dejando constancia del tiempo total de suspensión temporal y del vencimiento final del contrato. 12. Realizar una verificación previa a la entrega de la obra, bien o servicio contratado, a fin de constatar el cumplimiento del contrato y ordenar el mejoramiento de aspectos deficientes. 13. Exigir al contratista al finalizar la ejecución del contrato, adecuar la póliza de estabilidad o calidad del bien o servicio, según el caso, ampliación de salarios y prestaciones sociales, si fuese necesario. 14. Firmar en compañía del Secretario Delegado para contratar el acta de liquidación final del contrato, dejando constancia de las reclamaciones que se presenten y de los asuntos que no se hubiesen podido superar de común acuerdo entre las partes del contrato. 15. Dar información de todo acto relacionado con el contrato a cualquier autoridad competente que la requiera. 32.7.2.2 Legales 1. Antes de adoptar cualquier decisión que conlleve consecuencias de tipo jurídico solicitar acompañamiento al grupo de contratación del Departamento. 2. Verificar y hacer seguimiento a la garantía única que ampara diversos riesgos en el contrato para evitar su vencimiento. 3.- En caso de ampliación del plazo ó suspensión del contrato, verificar que el contratista amplíe los plazos de las pólizas respectivas y éstas sean debidamente aprobadas.




73

4. Cumplir y hacer que se cumplan las normas y especificaciones contenidas en el contrato en la propuesta y si fuere del caso en los Pliegos de Condiciones y demás documentos propios del contrato. 5. Verificar y dar el visto bueno a la propuesta elaborada por el Contratista en donde se justifiquen las modificaciones planteadas para implementar cambios en cualquier factor del objeto contratado. 6. Ejecutar las actividades que correspondan al interventor incluidas en los contratos de obra o en los de interventoría. 7. Participar en el cumplimiento de las reuniones requeridas y programadas por la comunidad o el DEPARTAMENTO y hacer cumplir la programación y coordinación de las reuniones periódicas que se requieran para la ejecución del contrato. 8. Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y demás documentos necesarios para la ejecución de los contratos, incluyendo las actas de pago, de recibo parcial, ajuste, suspensión, reiniciación, pólizas etc. 9. Mantener al día el expediente del contrato respecto a la documentación contractual, de conformidad con lo establecido en el presente Manual, debidamente archivada, con la finalidad de integrar un expediente completo y claro del desarrollo del contrato, en sus aspectos legales, técnicos, administrativos y financieros. al igual Así también como de aquellos documentos que contengan las actuaciones que con respecto al contrato hayan adelantado o hayan requerido cualquier órgano de control. Esta actividad incluye el archivo de documentos en forma cronológica, debidamente foliado. 10. Cumplir y hacer que se cumpla por parte del contratista, lo establecido la Ley relacionado con el Sistema General de Seguridad Social Integral y los aportes parafiscales cuando a ellos hubiere lugar. 11. Emitir conceptos de acuerdo con las solicitudes presentadas por el Contratista. 12. En los casos en que el Contratista incumpliera sus obligaciones contractuales, el interventor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento de tales obligaciones y una vez cumplidos estos plazos, debe solicitar por escrito al DEPARTAMENTO la aplicación de las sanciones previstas en el Contrato. 13. Controlar los amparos de la garantía única (manejo del anticipo, cumplimiento del contrato, calidad de los bienes y/o servicios, responsabilidad civil extracontractual, prestaciones sociales, etc.) y la vigencia (término de duración) de cada uno de ellos, ante un posible incumplimiento por parte del contratista de conformidad con lo pactado en el contrato.




74

14. Exigir al contratista la presentación de los certificados de modificación a la póliza única cuando se suscriban prórrogas, adiciones o suspensiones, para su correspondiente aprobación por el servidor público competente. 15. Coordinar con el contratista las reuniones de información a la comunidad en el inicio, avance y finalización de obras definidas. 32.7.2.3 Financieras 1. Llevar el control financiero de los Contratos que tenga a cargo. 2. Solicitar al contratista el plan de inversión del anticipo y aprobarlo. 3. Si se pactó anticipo, hacer entrega del mismo previa verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos para ello. 4. Verificar y aprobar los informes de buen manejo de anticipo. 5. Si en la forma de pago del contrato se tiene pago anticipado, realizar la entrega del mismo una vez perfeccionado y legalizado el contrato. 6. Radicar los documentos para pago y llevar un estricto control sobre el valor apropiado y reservado para el contrato. 7. Vigilar que no se asuman compromisos que no tengan la respectiva disponibilidad presupuestal, toda vez que no se puede superar el monto de los recursos disponibles. 8. En caso de necesitarse mayores recursos, deberá adelantar el trámite para solicitar la oportuna y respectiva adición del objeto del contrato. 9. En contratos de obra para el trámite de mayores cantidades de obra, deberá solicitarse el trámite del CDP ante el Secretario Delegado, para efectuar el respectivo reconocimiento en el acta de liquidación final del contrato. 32.7.3 A la finalización del contrato 32.7.3.1 Técnicas y administrativas 1.- Exigir de conformidad con la naturaleza del contrato, el informe final consolidado de las actividades o acciones adelantadas durante el plazo contractual. 2.- Además especialmente en los contratos de obra el interventor tendrá que:




75

a. Programar y realizar después de finalizado el plazo de ejecución del contrato de obra o terminada ésta, una visita de inspección con el contratista para determinar el estado de la obra.

b. Entregar al DEPARTAMENTO previo a la liquidación del contrato y como requisito, los planos definitivos de la obra elaborados por el contratista.

32.7.3.2 Legales 1. Elaborar el Informe Final de Interventoría 2. Para contratos de obra pública: Elaborar y suscribir con el contratista el acta de Recibo Final de Obra relacionando en la misma las cantidades finales definitivas y las situaciones presentadas en el contrato de obra, tales como las prorrogas, suspensiones, ampliaciones, mayores cantidades de obra, adiciones y estado de la obra ejecutada. 3. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de Liquidación del contrato asumiendo así plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida, y en esa medida garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales de las partes. 4. En el Acta de Liquidación se contemplar básicamente los siguientes aspectos:

Balance y estado financiero, valores ejecutados y pagados.

Valor de ajustes si hubo lugar a ellos.

Amortización del anticipo y valores retenidos.

Disponibilidades y reservas presupuestales.

Actas legales tramitadas.

Contratos adicionales.

Otrosí y modificaciones contractuales y acciones legales en proceso (si es del caso).

Garantías.

Constancia de cumplimiento de la obligaciones

Paz y salvos.

Demás información requerida. 32.7.3.3 Financieras 1. Cancelar, si a ello hubiere lugar, la cuenta bancaria que sirvió para el manejo del anticipo del contrato. 2. Reintegrar al DEPARTAMENTO los rendimientos financieros que se hubieren percibido durante el tiempo que estuvo activa la cuenta para el manejo de los recursos del contrato. 32.8 ACTAS




76

32.8.1 Definición Es el documento protocolario donde quedan registrados todos los compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes, relacionadas con la ejecución del contrato. En desarrollo de la Interventoría el funcionario o contratista podrá suscribir las siguientes actas, de acuerdo a las necesidades de la ejecución del contrato: 32.8.2 Tipos de Actas 32.8.2.1 Acta de inicio: Documento que determina el comienzo del plazo contractual. Marca el inicio del desarrollo físico del contrato y por tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del Interventor. 32.8.2.2 Acta de obra, de entrega del bien o del servicio: Su finalidad es la de registrar la obra, el bien o servicio que se pacta en el contrato. 32.8.2.3 Acta de pago parcial: Corresponde al pago que se efectúa una vez ejecutado un determinado porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado período. 32.8.2.4 Acta de precios no previstos: Puede darse en aquellos contratos pactados por precios unitarios y globalizados donde circunstancias externas imprevistas alteran los precios del mercado. La ley permite reajustes con el objeto de no romper el equilibrio de la ecuación contractual. El Interventor debe tener presente que este reajuste debe ser autorizado por el ordenador del gasto y que implica una modificación al contrato. 32.8.2.5 Acta de suspensión: Bajo circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución de un contrato debe suspenderse por un determinado tiempo, situación ésta que debe registrarse en acta. 32.8.2.6 Acta de reiniciación: Una vez superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensión del contrato, se elaborará nueva acta que dará continuidad al mismo. 32.8.2.7 Acta de recibo final: En ésta declaran conjuntamente Interventor y Contratista que el contrato se ha cumplido de conformidad con lo pactado y se registran las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos lo mismo que los desembolsos hechos al contratante. 32.8.2.8 Acta de liquidación final: En ésta el Secretario Delegado ó el ordenador del gasto, el Interventor y el Contratista declaran conjuntamente que se dio cumplimiento a todas las obras, bienes y servicios pactados originalmente, dentro del tiempo previsto y además declaran encontrarse a paz y salvo.




77

32.9 Recibo de bienes y servicios contratados El recibo y aceptación de los bienes y servicios contratados se realizará de conformidad con las especificaciones y características estipuladas en el contrato, y dentro de los términos allí señalados. Al recibo de los mismos se efectuará la verificación correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripción del bien o servicio. En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse de inmediato. Corresponde al funcionario encargado, hacer la confrontación del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas. ARTÍCULO 33.- INFORMES FINAL DE INTERVENTORÍA El interventor deberá presentar al Secretario Delegado para contratar el informe final del Contrato, dentro del cual incluirá su concepto respecto a la calidad de obra, bien o servicio y al cumplimiento contractual del contratista, esto con el fin de que la Administración tenga una base legal y cierta para certificar o hacer constar cualquier hecho en estos aspectos. ARTÍCULO 34.- SUPERVISIÓN DE CONVENIOS. Para efectos de Convenios Interadministrativos o de Asociación en los cuales el Departamento aporte recursos en dinero y el ejecutor del objeto sea la otra entidad, el seguimiento y control de su ejecución del Convenio corresponderá a un SUPERVISOR. 34.1 Debe definirse desde los estudios previos si el objeto del contrato va a desarrollarse directamente por la entidad ejecutora, porque se ha demostrado su capacidad administrativa y operacional para ejecutar el objeto contractual directamente, ó si lo hará a través de procesos de selección del contratista de acuerdo con los procedimientos previstos en las normas contractuales. 34.2 Cuando se trate de Convenios Interadministrativos, en el clausulado deberá estipularse que los recursos aportados por el Departamento serán incorporados al respectivo presupuesto de la entidad ejecutora, sin situación de fondos. Los recursos del Departamento se girarán a una cuenta especial abierta para los fines exclusivos del convenio. De conformidad con la disponibilidad de recursos de Tesorería, el giro se efectuará por la totalidad de los recursos a dicha cuenta. Si no pudiere efectuarse el giro total se efectuarán giros parciales de conformidad con lo que se estipule en el




78

Convenio. A partir de la fecha del giro de los recursos, empezará a correr el plazo contractual. 34.3 De la cuenta especial, destinada para los fines del Convenio, se girarán los siguientes porcentajes, si no se pacta contractualmente unos diferentes: 50%: Con los contratos de obra debidamente perfeccionados y legalizados. Para pagar lo que corresponda al anticipo de los mismos. 40%: De acuerdo con el Informe de avance de obras presentado al Supervisor por el representante legal de la entidad ejecutora, el cual a su vez debe estar debidamente soportado en los informes de la interventoría en relación con el contrato de obra. 10%: De acuerdo con el Informe de terminación y recibo a satisfacción de las obras presentado al Supervisor por el representante legal de la entidad ejecutora, el cual debe a su vez estar debidamente soportado en los informes de interventoría y en la constancia de recibo a satisfacción por parte del representante de la comunidad beneficiaria. 34.4 El control técnico del objeto del Convenio, estará a cargo única y exclusivamente de la entidad ejecutora. La supervisión del Convenio no asumirá responsabilidad alguna por este aspecto. 34.5 Las funciones del supervisor designado por el Departamento para los convenios Interadministrativos son de carácter administrativo y financiero exclusivamente de conformidad con las actividades que se detallan a continuación:

a.- Verificar que los aportes del Departamento sean incorporados en el presupuesto de la entidad ejecutora.

b.- Verificar la apertura a la cuenta bancaria del convenio por parte de la entidad ejecutora del mismo.

c.- Autorizar los desembolsos del Convenio una vez la entidad ejecutora envíe copia de los contratos y sus anexos. (Resolución de adjudicación, pólizas, certificado de aprobación de pólizas, publicación y pago de timbre si hay lugar).

d.- Solicitar al ejecutor informes de avance sobre la ejecución del objeto

e.- Recibir los productos ó metas físicas que componen el objeto del contrato. Bajo la exclusiva responsabiliad del ente ejecutor.

f.- Elaborar la rendición de cuentas para efectos de la liquidación del convenio y determinar las sumas a cargo de cada una de las partes si a ello hay lugar.




79

ARTICULO 35.- Vigencia: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y deroga expresamente todas las disposiciones que el sean contrarias.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE Dado en Popayán a los 20 DE MARZO DE 2009

GUILLERMO ALBERTO GONZÁLEZ MOSQUERA GOBERNADOR

MANUAL DE CONTRATACIÓN Versión FINAL 3 DE MARZO 09

Documents

Transcript of MANUAL DE CONTRATACIÓN Versión FINAL 3 DE MARZO 09