MANUAL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

El presente documento, describe el marco de actuación que deben acoger los proveedores y contratistas que deseen suministrar sus bienes y servicios a TRAINING CORPORATION LTDA.

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MANUAL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES


Fecha de revisión y aprobación por el Comité de Gerencia: 4/09/2020 Página 1 de 18

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO. .......................................................................................................... 3

2. ALCANCE. .......................................................................................................... 3

3. CLASIFICACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES .............................. 4

4. LINEAMIENTOS PARA LOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES QUE

SUMINISTRAN SERVICIOS A LS UNIDADES ESTRATÉGICAS DE NEGOCIOS. 4

4.1 Requisitos de contratación. ............................................................................ 4

4.3 Seguridad Social y Riesgos laborales ............................................................ 6

4.4 Dotación y Elementos de protección personal ............................................... 7

4.5 Equipos y materiales ...................................................................................... 7

4.6 Protocolos de Seguridad y Salud en el Trabajo. ............................................ 7

4.6.1 Inducción General. ................................................................................... 8

4.6.2 Inducción del Servicio. ............................................................................. 8

4.6.4 Cumplimiento de las recomendaciones SST que se han especificado en

la orden de servicio. .......................................................................................... 9

4.6.5 Reporte de Accidentes o situaciones de riesgo. ...................................... 9

4.6.6 Uso de los EPP y ropa adecuados. ....................................................... 10

4.6.7 Reporte oportuno del estado de salud. .................................................. 11

4.7 Condiciones de Gastos de Viaje .................................................................. 11

4.8 Imagen corporativa. ..................................................................................... 13

4.8.1 Presentación Personal ........................................................................... 13

4.8.2 Uso del Carné corporativo de Training Corporation Ltda. ...................... 14

4.8.3 Lenguaje apropiado ............................................................................... 15

4.9 Acciones derivadas por incumplimiento en las obligaciones o

responsabilidades. ............................................................................................. 15

4.10 Peligros y Riesgos en la prestación del servicio ........................................ 15

5. LINIAMIENTOS PARA PROVEEDORES QUE SUMINISTRAN BIENES O

SERVICIOS QUE NO SON EL OBJETO SOCIAL DE TRAINING CORPORATION

LTDA. .................................................................................................................... 16

5.1 Requisitos para los proveedores de mantenimiento locativo, de equipos,

herramientas: ..................................................................................................... 16

5.1.1 Documentos exigidos: ............................................................................ 16

5.1.2 Condiciones para realizar el trabajo....................................................... 17

5.1.3 Documentos posteriores al servicio ....................................................... 17



6. RE EVALUACIÓN A CONTRATISTAS Y PROVEEDORES. ............................ 18

LISTA DE CUADROS

Cuadro 1. Requisitos de vinculación ....................................................................... 5

Cuadro 2. Reporte de accidentes o situación de riesgo ........................................ 10



1. OBJETIVO.

Establecer un marco de actuación para los proveedores y los contratistas desde la

selección, ejecución, evaluación, reevaluación y finalización de la orden de servicio,

conforme a la normatividad vigente en Colombia, en materia de Seguridad y Salud

en el Trabajo, dando cumplimiento al propósito empresarial y al Sistema de Gestión

Integral de Training Corporation Ltda.

2. ALCANCE.

Aplica para todos los contratistas, proveedores de bienes y servicios que

suministren o ejecuten actividades en nombre Training Corporation Ltda.

3. DEFINICIONES

EPP: Elementos de Protección Personal

Unidad Estratégica Negocios UEN: son las unidades empresariales establecidas

por Training Corporation Ltda., para gestionar productos y servicios específicos.

Unidad Estratégica UE: son las unidades empresariales establecidas por Training

Corporation Ltda., para direccionar, facilitar y controlar la gestión empresarial.

Unidad Estratégica Administrativa y Financiera UE-AF: es la encargada de liderar

las actividades relacionadas con los servicios administrativos y financieros, a través

de su dirección, coordinación y supervisión, para mejorar la calidad de vida de las

partes interesadas.

Unidad Estratégica Direccionamiento UE-DE: es la encargada de diseñar políticas,

directrices, iniciativas, planes, programas y proyectos estratégicos a corto, mediano

y largo plazo, para garantizar la supervivencia de la Empresa mediante el

seguimiento y evaluación al logro de los objetivos estratégicos.

Unidad Estratégica de Consultoría y Nuevos Negocios UEN-CNN, tiene como

propósito aportar a la concreción de la plataforma estratégica y logro de la MEGA

Empresarial, a través de la prestación de servicios de diseño de nuevos negocios,

consultorías y asesorías a organizaciones que requieren desarrollar nuevos o

mejores modelos de gestión.

El alcance de los servicios realizados por la UEN CNN comprende asesorías,

consultorías y nuevos negocios



Unidad Estratégica Evaluación Organizacional UEN-EO: tiene como propósito

aportara la concreción de la plataforma estratégica y logro de la MEGA Empresarial,

a través de la prestación de servicios de auditorías.

Unidad Estratégica de Gestión del Conocimiento UEN-GC, tiene como propósito

aportar a la concreción de la plataforma estratégica y logro de la MEGA Empresarial,

a través de la prestación de servicios de diseño y desarrollo de eventos de formación

a la medida de las necesidades del mercado.

Contratista: persona natural o jurídica contratados para realizar los servicios

ofertados por las Unidades Estratégicas de Negocio.

Proveedor: persona natural o jurídica que provee o suministra bienes o servicios a

3. CLASIFICACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Los contratistas y proveedores de servicio y bienes, se clasifican en:

✓ Persona Jurídica: Empresa que suministra un bien, servicio o producto a Training

Corporation Ltda., para cumplir las expectativas y necesidades de las partes

interesadas.

✓ Persona Natural: son conocidos como trabajadores independientes que, de

manera directa, suministra un bien, servicio o producto a Training Corporation

Ltda.,

4. LINEAMIENTOS PARA LOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES QUE

SUMINISTRAN SERVICIOS A LS UNIDADES ESTRATÉGICAS DE NEGOCIOS.

A continuación, se listan los requisitos que deben cumplir las personas naturales y

jurídicas, que prestan servicios en nombre de Training Corporation Ltda.

4.1 Requisitos de contratación.

Todos los profesionales que se contraten de manera directa o a través de una

empresa deben cumplir con lo siguiente:

Requisito Descripción Control Operacional

Perfil Profesional

El profesional debe cumplir con los roles y responsabilidades definidos por Training Corporation Ltda., a través del Manual de Roles y Responsabilidades y la orden de servicio concertado entre las partes

Hoja de vida del profesional y los soportes de formación académica y experiencia profesional definidos en el manual



(Ver Anexo 1. Manual de roles y responsabilidades).

y/o requisito contractual del cliente.

Contrato Todos los contratistas y/o proveedores de servicios de las UEN, deberán contar con el Contrato, firmado por las partes Se realizará un contrato marco abierto, que se activará en la medida que se generen las ordenes de servicios para atender las necesidades particulares de los clientes. Para la realización del contrato es necesario:

- La hoja de vida del profesional con sus respectivos soportes de formación académica y experiencia profesional.

- Cédula de Ciudadanía. - RUT. - Certificado de existencia y

representación de cámara de comercio (persona jurídica).

- Certificación bancaria. Nota: En caso de que un proveedor en realicé cambio en la cuenta bancaria es necesario el reenvió del presente documento a la Unidad Administrativa, indicando el cambio.

Revisar, firmar y devolver el contrato completo escaneado a la UE- AF con los soportes requeridos dos días hábiles después de haber recibido la solicitud.

Contrato de prestación de servicios firmado por las partes.

Cuadro 1. Requisitos de vinculación

4.2 Requisitos generales para la prestación del servicio:

Para la prestación de cada servicio, el profesional debe conocer, aprobar mediante

correo electronico la orden de servicio, emitida por la Unidad Estratégica de Negocio

que requiera el servicio. A continuación, se establece los documentos de soporte

para la orden de servicio:



Para proveedores de servicios comercializados a través de las UEN:

✓ Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio con vigencia menor a 30 días (persona jurídica).

✓ Certificado de afiliación a seguridad social integral (Salud, Pensión y ARL). ✓ Foto a color en fondo blanco y de traje formal en formato JPG de la persona

que va prestar el servicio.

✓ Certificado de aptitud médica ocupacional del profesional que va prestar el servicio.

✓ Certificado implementación de SST emitido por la ARL.

Para contratistas:

✓ Formato de Clasificación tributaria.

✓ Certificado de afiliación a seguridad social integral (Salud, Pensión y ARL).

✓ Foto a color en fondo blanco y de traje formal en formato JPG.

✓ Certificado de aptitud médica ocupacional como independiente antes de la

contratación.

Nota: en caso de que el contratista y/o proveedor de servicio UEN, durante la

ejecución del servicio presente dificultad de salud, se deberá de informar al director

UEN sobre la situación y entregar el soporte médico.

Revisar y aprobar la orden de servicio, entregar por correo electronico los soportes

requeridos en el documento tres días hábiles antes de la prestación del servicio.

4.3 Seguridad Social y Riesgos laborales

Los contratistas y proveedores de servicios que desempeñen labores antes

organizaciones clientes de Training Corporation Ltda., deben:

Suministrar soporte del pago de seguridad social (salud, pensión y riesgos), según

corresponda, como se detalla a continuación:

✓ Con la autorización de la Orden de servicio remitir el certificado de afiliación

a seguridad social integral (Salud, Pensión y ARL).

✓ Con la presentación de cada factura o cuenta de cobro el profesional debe

adjuntar el pago de seguridad con el IBC (40%), acorde a lo facturado en el

mes en el que se prestó el servicio TRAINING CORPORATION LTDA., no

efectuará pago alguno hasta tanto se demuestre el cumplimiento de esta

obligación.



Si los servicios prestados por los profesionales se realizan en empresas con riesgos

laborales de nivel 4 o 5, el pago de la ARL será asumida por Training Corporation

Ltda.

Nota 1: La seguridad social presentada debe corresponder al mes o meses en el

que se prestó el servicio, acorde a lo indicado en la orden de servicio.

Nota 2: La forma de presentación del pago de seguridad social, está sujeta a lo que

indique la normatividad vigente que al momento de la prestación del servicio.

4.4 Dotación y Elementos de protección personal

Training Corporation Ltda., notificará en la respectiva orden de servicio las

recomendaciones de seguridad y salud en el trabajo y los elementos de protección

personal que debe utilizar el profesional durante la prestación del servicio.

Los gastos que se deriven de cumplir con la exigencia de dotación o EPP, corren

por cuenta del contratista y/o proveedor del servicio contratado.

El proveedor obliga a que sus dependientes aporten los elementos de protección

personal necesarios para realizar el servicio, los cuales son de su propiedad y se

compromete a usarlos bajo su propia responsabilidad.

4.5 Equipos y materiales

Los contratistas y/o proveedores de servicios contratados, deben contar con los

equipos, materiales y elementos necesarios para prestar el servicio.

Serán asumidos por el contratista y/o proveedor de servicio contratado, los gastos

que se deriven del manejo, adquisición, mantenimiento/reposición, daño, pérdida o

robo de los equipos y materiales de su propiedad.

RESPONSABILIDAD ANTE DAÑOS Y PERJUICIOS: El contratista y/o proveedor se obliga a responder hasta por culpa levísima ante Training Corporation Ltda., y/o ante terceros por los daños que se ocasionen en desarrollo del objeto de prestación del servicio y con los cuales se afecte, sus muebles y equipos, sus empleados, usuarios, contratistas y cualquier otra persona o empresa vinculada con Training Corporation Ltda.

Nota: En caso de pérdida o robo se deberá tramitar ante inspección de policía la respectiva denuncia.

4.6 Protocolos de Seguridad y Salud en el Trabajo.



Los contratistas y/o proveedores de servicio contratados, tienen la responsabilidad

de cumplir con los siguientes protocolos:

4.6.1 Inducción General.

Los contratistas y/o proveedores de servicio nuevos, recibirá de parte de Training

Corporation Ltda., la inducción general de la Organización, en la que se le

comuniquen las generalidades de la Empresa y del Sistema de Gestión Integrado.

Como soporte se dejará el registro de “Inducción-Reinducción- Entrenamiento”,

debidamente diligenciado y firmado.

La inducción general puede recibirse de manera presencial o virtual.

Nota: La reinducción de la organización, se llevará acabo solamente en el momento

de que ocurra un cambio importante en el Sistema de Gestión Integral que amerite

realizar una nueva inducción a los contratista y proveedores

4.6.2 Inducción del Servicio.

El director de la Unidad Estratégica de Negocio, realizará al profesional contratado

la inducción propia del servicio, que contendrá mínimo los siguientes temas:

✓ Generalidades del servicio.

✓ Requisitos contractuales específicos del servicio.

✓ Entregables y plazos.

✓ Peligros y riesgos del servicio.

✓ Recomendaciones de seguridad y salud en el trabajo para el servicio.

Como soporte de la inducción del servicio puede quedar: correo electrónico, listado

de asistencia en físico y/o digital, en el que se dejará constancia que fueron

informados los peligros y riesgos a los que estará expuestos el contratista, así como

los controles para su control.

4.6.3 Prohibición de consumo de alcohol, drogas y cigarrillo en el servicio.

Los contratistas y/o proveedores de servicios contratados, tienen prohibido el

consumo de bebidas embriagantes, cigarrillos o sustancias alucinógenas, durante

la prestación del servicio. De igual forma está prohibido que se presenten a las

instalaciones del cliente en estado de alicoramiento o bajo los efectos de sustancias

psicoactivas.



4.6.4 Cumplimiento de las recomendaciones SST que se han especificado en

la orden de servicio.

Los contratistas y/o proveedores de servicios, contratados para el servicio tienen la

responsabilidad de cumplir a cabalidad las recomendaciones SST dadas por

Training Corporation Ltda. y el Cliente, contenidas en la orden de servicio. Cualquier

desviación o incumplimiento de estas recomendaciones, se considerará como un

incumplimiento contractual.

4.6.5 Reporte de Accidentes o situaciones de riesgo.

En caso que los contratistas y/o proveedores de servicios contratados sufran un

accidente de trabajo o identifique una situación de riesgo grave, debe proceder de

la siguiente manera:

ACCIDENTE SITUACIÓN DE RIESGO GRAVE OBSERVADA

- Detener la actividad. - Informar al representante del cliente,

quien esté realizando el acompañamiento al profesional.

- Reportar de manera inicial por teléfono y posteriormente vía correo electrónico, el evento presentado al director de la Unidad Estratégica que lo contrato de Training Corporation.

- Asistir al servicio médico y seguir las recomendaciones que le sean suministradas.

- Atender las indicaciones que desde Training Corporation le suministren con respecto al servicio.

En caso que los Riesgos laborales sean asumidos por Training Corporation:

- El Contratista debe suministrar las incapacidades, recomendaciones y demás información médica.

- El reporte del accidente lo realizará en conjunto con Training Corporation Ltda.

- El contratista participará en la investigación de incidente/accidente de trabajo con el equipo investigador

- Detener la actividad.

- Informar al representante del

cliente, quien esté realizando el

acompañamiento al profesional.

- Reportar de manera inicial por

teléfono y posteriormente vía

correo electrónico, la situación de

riesgo grave observada, al

director de la Unidad Estratégica

que lo contrato de Training

Corporation.

- Atender las recomendaciones

indicadas por Training

Corporation.



de TC 10 días calendario después del ocurrido el evento.

En caso que los riesgos laborales sean asumidos por el propio contratista y/o proveedor, éste tiene la Obligación de:

- Realizar el reporte del Accidente de

trabajo a su ARL en los 2 día hábiles,

según los términos exigido por la

normatividad vigente. Informar del

evento vía correo electronico al

director de la Unidad.

- Realizar la Investigación del

accidente de trabajo en los 15 días

calendario posteriores a la

ocurrencia del evento. Remitir copia

de la investigación al director de la

Unidad.

Cuadro 2. Reporte de accidentes o situación de riesgo

Es responsabilidad de todo el personal perteneciente a la organización reportar al

jefe inmediato todos los accidentes/incidentes con y sin lesión ocurridos dentro y

fuera de la organización que tengan relación directa o indirecta con la labor para la

que fue contratado. Además, debe participar en el proceso de identificación de las

causas.

Todos los accidentes de trabajo grave o mortal deben ser reportados al Ministerio

de Trabajo y a la ARL.

Dos meses después de la investigación del accidente de trabajo el contratista y/o

proveedor deberá de entregar las evidencias que demuestren el cumplimiento los

planes de acción y/o lecciones aprendidas frente el evento a Training Corporation

Ltda. Para mayor información ver el procedimiento reporte de investigación de

incidentes y accidentes de trabajo.

4.6.6 Uso de los EPP y ropa adecuados.

Los contratistas y/o proveedores de servicios contratados, tiene la obligación de

hacer uso de los EPP incluida la dotación exigida para la actividad, en la forma y

modo adecuados.

Cualquier desviación frente a esta exigencia que implique una queja por parte del

cliente, se podría considerar una falta a las obligaciones contractuales.



4.6.7 Reporte oportuno del estado de salud.

Los contratistas y/o proveedores de servicios contratados, tiene la obligación de

comunicar de manera oportuna al director de la Unidad Estratégica de Negocio que

le generó la orden de servicio, su estado de salud, ya sea de manera telefónica o

vía correo electrónico. Cuando por razones de salud, el profesional no pueda

continuar prestando el servicio, éste deberá informar a Training Corporation Ltda. a

través del director de la UEN, quién dará las directrices al profesional.

Si el profesional no realiza ningún reporte sobre su estado de salud, se da por

entendido que se encuentran en perfectas condiciones de salud, para prestar el

servicio.

4.7 Condiciones de Gastos de Viaje

Los Gastos de viaje que requieran los contratistas y/o proveedores de servicios

contratados, salvo que sean asumidos por el contratista y/o el proveedor corren por

cuenta de Training Corporation Ltda., y toda la logística relacionada se realiza desde

la Unidad Estratégica Administrativa y Financiera de Training Corporation Ltda., que

será reportada al profesional en el documento “logística de viaje”.

• Hospedaje:

El hospedaje solo cubre al profesional contratado, por las noches indicadas en la

logística de viaje. Los costos adicionales que surjan, corren por cuenta del

profesional.

Si Training Corporation Ltda., dispone de convenio con el hotel, el contratista no

recibirá la consignación sobre los servicios de hospedaje y desayuno (si este lo

incluye el convenio).

Todo contratista asume los gastos por el consumo de minibar en el Hotel. Training

Corporation Ltda., no reconoce en la facturación del Hotel los gastos de esta índole;

lo cual, de presentarse, serán deducidos en el pago de los honorarios pactados con

el contratista.

Si el Contratistas/proveedor o personal de planta decide no consumir los alimentos

reconocidos por el convenio con él Hotel y prefiere cambiarlos por consumo de

minibar, Training Corporation Ltda. solo reconocerá el valor estipulados para la

alimentación.

• Transporte aéreo:



Los tiquetes aéreos que se requieran para la prestación del servicio, son

gestionados directamente por Training Corporation Ltda., y la logística será

informada al profesional en el documento “logístico de viaje”.

Si los cambios del itinerario obedecen a condiciones ajenas a la voluntad del

Contratistas/proveedor y de la aerolínea, Training Corporation Ltda., apoyará la

logística requerida y asumirá los gastos adicionales en caso de que se presenten.

En caso que el desplazamiento requiera hacerse vía terrestre, la gestión se

acordará con el Contratista o proveedor, según sea más práctico, ya sea para que

la compra la realice directamente Training Corporation Ltda. o el contratista. En caso

que ésta compra la realicé el contratista, el valor será sumado a los gastos de viaje,

y se le consignaran a la cuenta indicada.

Los gastos relacionados con transportes desde y hacia el aeropuerto y los de traslado en las ciudades en los que se presta un servicio, serán indicados en la logística de viaje y el valor se consignará a la cuenta bancaria del profesional.

• Alimentación:

Los gastos relacionados con alimentación, serán indicados en la logística de viaje y

el valor se consignará a la cuenta bancaria del profesional.

• Cambios en la logística: Si el Contratistas/proveedor sin autorización de la UE-AF, decide cambiar la logística asignada en relación con el Hotel, el lugar de alimentación, los trasportes aéreos y terrestres, asumirá los sobrecostos generados, teniendo en cuenta que los cambios realizados no deberán afectar la prestación del servicio.

Los gastos de viaje, no requieren ser legalizados por los Contratistas/proveedores,

salvo si ha incursionado en gastos adicionales aprobados previamente por la

dirección UEAF.

NOTA: No corresponde como gasto de viaje los pagos de material que requiera

para la prestación del servicio, como: fotocopias/impresiones, lapiceros, hojas, etc.

Por lo tanto:

- Si es depositado en cuenta un valor específico para realizar esta adquisición.

- Si el valor del material es sufragado por el profesional.

Para ambos casos se deberá presentar legalización con documentos soportes a

nombre de Training Corporation Ltda., con el NIT: 811.042.955-0 para la gestión

pertinente de deducción o reintegro según sea el caso. La factura deberá ser

entrega a la UE-AF o al director UEN junto con la cuenta de cobro.



4.8 Imagen corporativa.

Como parte del manejo de la imagen corporativa, Training Corporation Ltda., tiene

definido los siguientes lineamientos que lo profesionales contratados deberán

cumplir:

4.8.1 Presentación Personal

A. Condiciones Generales:

✓ La ropa utilizada debe proteger la salud y seguridad del personal. ✓ La forma de vestir, debe impedir ver las prendas interiores, tales como

escotes, aberturas o transparencias. ✓ Cabello:

o Debe estar limpio y seco, permanecer peinado y sin pinzas que muestren desorden cuando se tiene el cabello recogido.

o Si el cabello es tinturado, mantener retocadas las raíces. o Cuidado de manos y uñas.

Las uñas de las manos deberán permanecer limpias y cortas, en caso de estar maquilladas, deberán estar debidamente cuidadas en cutícula y estado del esmalte. ✓ Higiene bucal

Asegurar la higiene bucal mediante el cepillado de dientes y debido cuidado del aliento. ✓ Cuidados de la piel:

o Evitar el exceso de sudor en rostro y cuerpo. o Las mujeres deben depilarse las axilas y el bigote si es visible. o El maquillaje debe ser sin excesos. o Los hombres deben estar bien afeitados, si se tiene barba o bigote. deben

estar cortados y limpios. o Los hombres deben mantener la higiene de la nariz y las orejas,

eliminando el exceso de bellos. B. Requisitos de vestimenta para Hombres:

✓ Camisa: Usar camisas manga larga en colores neutros y no muy llamativos

como el naranja, verde, morado. ✓ Chaqueta o Saco: Use el blazer en siluetas más ajustadas y menos

estructuradas, de cuellos amplios o delgados en colores neutros o con estampados pequeños como puntos, cuadros o rayas, usa el saco unicolor y en tejidos medianos o gruesos.

✓ Pantalón: Use siluetas más ajustadas, botas rectas, en colores neutros y básicos como el azul, negro, café, gris, beige, verde militar. Use telas formales como el paño o el drill.



✓ Accesorios: Use solamente reloj, correa y pochett (pañuelo del saco) en colores crudos, neutros o básicos. Evite usar cadenas, camándulas o collares muy visibles.

✓ Zapatos: Use zapatos formales tipo mocasines, Oxford, botas formales o botines. No se permite el uso de zapatos con suela en color blanco para los hombres de lunes a jueves.

C. Requisitos de vestimenta para mujeres:

✓ Camisa: Use camisa manga corta, tres cuartos o manga larga, en colores claros, neutros (blanco, negro, gris), tonos pasteles y estampados sobrios.

No se permite el uso de colores neón, ni camisas de tirantes.

No llevar blusas o vestidos con hombros o espaldas al descubierto.

No usar escotes pronunciados.

✓ Pantalón: Use pantalones en colores oscuros de paño, o drill, de talle medio o alto, siluetas ajustadas a la talla correcta, de bota recta o ligeramente entubada. No se permite el uso de leggins ni pantalones descaderados.

✓ Falda o Vestido: Use falda larga, a nivel o más abajo de la rodilla, en silueta A, recta o lápiz, en colores pasteles o neutros.

✓ Zapatos: Use tacones cerrados o con una pequeña abertura adelante, botas o botines, verifique que la altura de sus zapatos sea manejable y cómoda en colores oscuros o neutros, beige, palo de rosa, negro, gris, azul oscuro o café. No se permite el uso de sandalias.

✓ Accesorios: Menos, es más, use máximo cinco accesorios incluyendo aretes, correa y bolso. Use accesorios sobrios en tonos metalizados como plateado o dorado.

Nota: Si para la prestación del servicio, se requiere el uso de vestimenta específica como botas, Jeans y camisa manga larga, se debe tener en cuenta lo siguiente:

i. El Jeans no debe tener colores desgastados ni rotos. La bota del jean no debe estar roída, ni degastada.

ii. La camisa manga larga, debe ser en colores sólidos, sin parches o logos alusivos a otra empresa.

iii. Las botas deben estar limpias.

4.8.2 Uso del Carné corporativo de Training Corporation Ltda.

Los contratistas y/o proveedores de servicios, le será entregado un carné

corporativo, que deberá ser utilizado durante los servicios, como herramienta de

identificación y representación única y exclusivamente de Training Corporation Ltda.

Recomendaciones a tener en cuenta frente el uso del carné:



✓ El profesional deberá utilizar solo el carné cuando se encuentre activo

prestando un servicio.

✓ En el momento que el profesional decida no continuar con la prestación de

sus servicios en Training Corporation Ltda., deberá de devolver el Carné a la

Unidad Administrativa y Financiera para su destrucción.

✓ Solo se elabora el carné a los profesionales que cuente actualmente con una

orden de servicio.

✓ El profesional deberá de firma la carta de entrega del Carné realizada por

Training Corporation Ltda., comprometiéndose al uso adecuado del presente

documento.

✓ En el momento que Training Corporation Ltda., defina que el profesional no

volverá prestar servicio en las UEN, se le solicitará la devolución del carné

para su destrucción.

✓ En el momento que el profesional realice un uso indebido del Carné, la

Unidad Administrativa y Financiera, solicitará la devolución del documento

para su destrucción.

✓ En caso de pérdida/robo del Carné: el profesional deberá de presentar su

debida denuncia ante una inspección de Policía y entregar su copia a training

Corporation Ltda., para generar un nuevo documento de identificación.

4.8.3 Lenguaje apropiado

Los contratistas y/o proveedores de servicios, deben hacer uso del lenguaje

apropiado ante los clientes, evitando el uso de términos que exceden los límites de

la confianza y que pueda representar expresiones de contenido vulgar o subido de

tono.

4.9 Acciones derivadas por incumplimiento en las obligaciones o

responsabilidades.

Cualquier desviación o incumplimiento, que pueda representar un riesgo para el

propio profesional o una queja del cliente, podría acarrear llamados de atención o

multas pecuniarias (según lo contenido en las especificaciones contractuales con el

cliente).

4.10 Peligros y Riesgos en la prestación del servicio

Generales: Los peligros/riesgos generales que podrían tener los contratistas en la

prestación del servicio, le serán comunicados en la inducción general inicial, que

recibe todo contratista, al momento de formalizar el contrato.

Específicos: Los peligros/riesgos específicos que podrían tener los contratistas

para cada determinado servicio, le serán comunicados al momento de realizar la



inducción del servicio por parte del director de la UEN que lo ha contratado; en este

espacio se socializarán los riesgos específicos informados por el cliente frente al

servicio, las instalaciones y zona donde se realizaran las actividades, así como los

diferentes controles previstos.

5. LINIAMIENTOS PARA PROVEEDORES QUE SUMINISTRAN BIENES O

SERVICIOS QUE NO SON EL OBJETO SOCIAL DE TRAINING CORPORATION

LTDA.

5.1 Requisitos para los proveedores de mantenimiento locativo, de equipos,

herramientas:

5.1.1 Documentos exigidos:

Los documentos generales para los proveedores bienes y servicios nuevos son: ✓ Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio con

vigencia menor a 30 días.

✓ RUT. ✓ Certificado bancario.

Para los proveedores de bienes y servicios antiguos se les solicitará:

- Proveedores mantenimientos y trabajos locativos en la oficina:

✓ El Pago ARL que tenga la cobertura por la actividad realizar. ✓ Elementos de protección personal (Depende de la actividad a realizar). ✓ Si la actividad requiere de trabajos en alturas se solicitará el certificado de

avanzado vigencia anual y el permiso para laborar en alturas. ✓ Certificado implementación de SST emitido por la ARL.

- Proveedor de auditorios y hoteles:

✓ Certificado implementación de SST emitido por la ARL. - Proveedor de servicios publicitarios:

✓ Certificado implementación de SST emitido por la ARL.

- Proveedor de mantenimiento de Software y equipos:

✓ Certificado implementación de SST emitido por la ARL. ✓ La planilla de seguridad social que demuestre la cobertura por la actividad realizar

cuando se ejecute directamente en las instalaciones de Training Corporation Ltda.



Notas: el certificado implementación de SST emitido por la ARL y el certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio con vigencia menor a 30 días, no aplica para los trabajadores independientes. En caso de que un proveedor antiguo realizó cambio en la cuenta bancaria y/o actualización del RUT es necesario el reenvió del presente documento a la Unidad Administrativa, indicando el cambio.

5.1.2 Condiciones para realizar el trabajo:

• Inducción:

Todos los proveedores que realicen servicios dentro de las instalaciones

administrativas de Training Corporation Ltda., debe recibir la inducción sobre los

peligros/riesgos existentes en el lugar, así como las instrucciones de qué hacer en

caso de una emergencia. Como soporte se dejará el listado de asistencia.

Los proveedores que asistan constantemente a las instalaciones de Training y

cuenten con un contrato de prestación de servicios, se conservará solamente un

registro de Inducción, el cual, será actualizo cuando ocurra un cambio que exija

realizar nuevamente está actividad.

Los proveedores que son contratos por la necesidad de la organización frente el

mantenimiento de las instalaciones de forma esporádica se conservará el registro

de inducción cada vez que realice el ingreso a las instalaciones.

Los proveedores que realicen servicios virtuales y/o servicios de bienes donde no

ingresaran a las instalaciones de Training Corporation Ltda., no contaran con un

registro de inducción.

• Uso de elementos de protección personal:

Todo contratista deberá demostrar que dispone de los elementos de protección

requeridos para la actividad a desarrollar, en caso contrario, la actividad será

suspendida, sin que esto signifique un costo adicional para Training Corporation

Ltda.

5.1.3 Documentos posteriores al servicio

Cuando el proveedor concluya los trabajos de mantenimiento, debe reportar las

actividades realizadas en el formato “Hoja de mantenimiento”, que le suministrará

la Asistente Administrativa. En dicho formato, será reportado que el trabajo fue

recibido a satisfacción.



Para dar trámite al pago del servicio, se exigirá que el formato de hoja de vida de

mantenimiento, se haya reportado con un servicio recibido a satisfacción.

6. RE EVALUACIÓN A CONTRATISTAS Y PROVEEDORES.

Todos nuestros contratistas y proveedores, que durante el año hayan prestado

servicios o suministrados bienes para Training Corporation Ltda., serán evaluados

sobre criterios de transferencia de conocimiento, oportunidad y pertinencia,

atención, gestión del riesgo, calidad del servicio y costo. De acuerdo a los resultados

que obtengan, se clasificaran en una de las cuatro categorías así:

• Platino: con resultados de la evaluación que es igual o superior a 95%, son

proveedores/contratistas Confiables.

• Oro: con resultados de la evaluación que esta entre el 85% y 94%, son

proveedores/contratistas Buenos.

• Plata: con resultados de la evaluación que esta entre el 75% y 84%, son

proveedores/contratistas en Desarrollo.

• Bronce: con resultados de la evaluación sea igual o inferior al 74%, son

contratistas/proveedores no calificados para prestar servicio en Training

Corporation Ltda.

A cada proveedor y contratista le serán comunicados, vía correo electrónico, los

resultados obtenidos de la re-evaluación y de ser necesario, la exigencia de generar

acciones de mejora, en el caso en que se ubiquen en la categoría Plata que la

calificación de algún criterio genere una alerta por su bajo resultado.

En caso de que, en la encuesta de satisfacción y/o la evaluación del servicio realizada por el cliente, demuestren inconformidad sobre el desempeño del contratista/proveedor: 1. Se evalúa la necesidad de asignar otro contratista y/o proveedor al servicio,

reasignar el contratista/proveedor a otros tipos de servicios y proyectos o excluirlo de la base de datos.

2. Se descalifica al contratista y/o proveedor de servicios para la UEN, en donde fue la evaluado, sin embargo, no lo descalifica para las otras UEN.

3. Se comunicará el resultado de la evaluación contratistas y/o proveedores, los criterios más favorables y menos favorables de su evaluación.

Para los proveedores de bienes y/o servicios que obtenga una calificación en nivel plata

con evaluación entre 75% y 84%, a este se le solicitará un plan de mejora que será opcional

por el proveedor atenderlo o no, si decide no atenderlo el proveedor pasa al nivel Bronce.

El contratista y/proveedor que implemente un plan de mejora deberá de reportarlo al director

UEN y/o director UE-AF.

MANUAL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

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