Manual de Correspondencia

“Almacenando su confianza”

MANUAL DE CORRESPONDENCIA


MDI 09:01 Página 1 de 10 04/12/2007 Versión 1

CONTENIDO

1 OBJETIVO______________________________________________________ 2

2 ALCANCE ______________________________________________________ 2

3 RESPONSABILIDADES __________________________________________ 2

4 DEFINICIONES _________________________________________________ 2

5 DESCRIPCIÓN __________________________________________________ 3

5.1 CORRESPONDENCIA RECIBIDA _______________________________________ 3

5.1.1 LIBRO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA ____________________ 3

5.1.2 PASOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA ___________________________________________________________ 3

5.1.3 DIGITALIZACIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA ____________ 5

5.2 CORRESPONDENCIA DESPACHADA (CITES) ____________________________ 5

5.3 COMUNICACIÓN INTERNA ___________________________________________ 7

5.4 CIRCULARES ________________________________________________________ 8

5.5 ESTRUCTURA Y FORMA ______________________________________________ 9

5.6 ARCHIVO ___________________________________________________________ 9

5.6.1 REQUERIMIENTO DE DOCUMENTOS ____________________________ 9

5.7 USO DEL SISTEMA __________________________________________________ 10

6 REGISTROS ___________________________________________________ 10

7 REFERENCIAS ________________________________________________ 10

8 ANEXOS ______________________________________________________ 10

TABLA DE ILUSTRACIONES

Códigos de Cites por oficina _______________________________________________________ 6

Códigos de Comunicaciones Internas por oficina ______________________________________ 7



1 OBJETIVO

El presente manual complementario, tiene como principal objetivo normar el manejo de la correspondencia recibida y despachada a nivel nacional, para un adecuado control de la misma.

2 ALCANCE

Oficinas a nivel nacional, personal encargado de recibir y digitalizar la correspondencia, todo el personal al momento de generar correspondencia o comunicaciones internas.

3 RESPONSABILIDADES

Son responsables del funcionamiento y cumplimiento del presente instructivo, la Asistente de Vicepresidencia Ejecutiva, asistentes de gerencia y todo el personal de las oficinas a nivel nacional, vinculado a las áreas de recepción, despacho y archivo de correspondencia.

4 DEFINICIONES

a) Circulares: Es la forma exclusiva de la Vicepresidencia Ejecutiva, para poner en marcha disposiciones acerca de políticas institucionales, normas internas u operativas, que deben ser de cumplimiento obligatorio.

b) Cites: Es el formato codificador que identifica a la correspondencia emitida por la empresa.

c) Comunicación interna: Son los documentos de comunicación entre el personal de la empresa.

d) Correspondencia recibida: Son las cartas, faxes, correo electrónico formal y documentos recibidos oficialmente por la empresa en cada oficina y que llevan un sello de constancia de recepción.

e) Digitalización: Proceso de transformar el papel en formato digital administrado por el sistema informático.

f) Servidor de documentos: Computadora en cuyo disco duro se almacenan los archivos compartidos del sistema de correspondencia.

g) TIFF: Formato de imagen de alta resolución basado en etiquetas. TIFF se utiliza para el intercambio universal de imágenes digitales.



5 DESCRIPCIÓN

5.1 CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Para el control de correspondencia recibida se ha establecido el uso del Libro de Control de Correspondencia, en el cuál se debe registrar toda la documentación recibida tanto de entidades externas como de las propias oficinas internas.

5.1.1 LIBRO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA

El libro de control de correspondencia debe contar con los siguientes siete campos (ANEXO # 1):

1) Ítem: Donde se establece la numeración correlativa por orden de llegada de la documentación. Esta numeración se reinicia cada año, ya que el libro se maneja por gestiones.

2) Fecha: Figura la fecha en la cual se está recibiendo la correspondencia.

3) Documento: Se establece el código de procedencia del documento o bien el tipo de documento de que se trate como ser un fax o una nota, que en algunos casos no cuenta con código.

4) Procedencia: Se establece el lugar de donde procede la correspondencia.

5) Referencia: Debe reflejar el asunto o tema al cual esta referida la comunicación externa o interna.

6) Dirigido a: Se establece el nombre o iniciales del destinatario.

7) Archivado en: Se establece en que file o carpeta debe archivarse la documentación.

5.1.2 PASOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Sello de recepción de la empresa que denote claramente fecha y hora.

Numeración correlativa de recepción, se le debe asignar un número a cada documento y anotarlo (sellarlo) dentro o al lado del sello de recepción.

Anotar los datos en el libro de control de correspondencia.



Digitalizar el documento en formato TIFF y almacenar el archivo en el servidor

de documentos local (M:), bajo el directorio que lleve el mismo nombre del código del lugar, con el siguiente formato de nombre:

REC-<código recinto>-<correlativo (4 caracteres)>-<fecha (ddmmaaaa)>.tif

Ej.: documento con correlativo 4 recibido en Bermejo en fecha 10/04/2003

Nombre: REC-BER01-0004-10042003.tif

Este archivo debe almacenarse en la ubicación M:\BER01, si el directorio no existe es necesario crearlo.

Registro en el sistema de control de correspondencia, en la opción CARTAS.

Enlace en el sistema de correspondencia del registro con el archivo digitalizado.

Una vez registrados los datos, entregar la correspondencia o comunicación recibida al destinatario de la misma, recabando su firma de constancia de entrega en el libro de control de correspondencia.

Si la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del destinatario mandar electrónicamente o solicitar la entrega física de una copia a la persona que atiende la nota.

Para un mejor control de entrega/recepción, el sistema tiene una pestaña en la opción cartas, donde se puede registrar las fechas y personas a quienes se entregaron las notas. Esta opción es de mucha utilidad para los destinatarios en las oficinas donde existen varios funcionarios.

La correspondencia recibida que amerite una respuesta, debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 5 días hábiles. Cuando el planteamiento o tema de la nota recibida no permita respuesta en dicho plazo, debe responderse en ese sentido dentro del plazo establecido, haciendo mención a la fecha de solución o atención del caso.

Toda respuesta a una correspondencia recibida debe codificarse solicitando al sistema un número de cite, el mismo que debe registrar el número de recepción de la nota atendida.

El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es responsable de la devolución del documento al archivo una vez atendido.



Finalmente, los responsables de recepción deben registrar en el libro de control

de correspondencia y en el sistema de control de correspondencia, el lugar donde la nota recibida se encuentra archivada.

5.1.3 DIGITALIZACIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

La correspondencia recibida oficialmente en la empresa, debe ser digitalizada en base al inciso d) del punto 5.1.2 del presente manual, considerando adicionalmente los siguientes criterios:

Digitalizar todo lo recibido, incluyendo documentos adjuntos.

En caso de tener documentos adjuntos demasiado extensos de carácter informativo, se debe coordinar con la Gerencia respectiva la necesidad de digitalización o no.

Todo documento proveniente de la Aduana Nacional debe ser digitalizado en su totalidad.

5.2 CORRESPONDENCIA DESPACHADA (CITES)

Es la correspondencia que se despacha, para ello se debe llevar un número de CITE solicitado al sistema, el cual lleva un correlativo diferente por oficina y por año. Los pasos a seguir son:

a) En el sistema ingresar a la opción CITES y seguir los pasos para solicitarlo.

b) Una vez asignado el cite, el sistema se encarga de crear un documento Word con la cabecera y lo graba en el servidor con el siguiente formato de nombre:

C-<código recinto>-<correlativo (4 caracteres)>-<fecha (ddmmaaaa)>-<Asunto>.doc

Ej.: documento con número de cite 25 generado en La Paz en fecha 27/10/2003

Nombre: C-LPZ01-00025-27102003-solicitud de prorroga.doc

c) Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlativo y ser codificada de la manera siguiente:



Códigos de Cites por oficina

Oficina Código (ejemplo) La Paz Santa Cruz Cochabamba Aeropuerto El Alto Tambo Quemado Pisiga Sucre Yacuiba Villazón Bermejo Aeropuerto Viru Viru Avaroa

CITE ALBO-LPZ 0001/2006 CITE ALBO-SCZ 0001/2006 CITE ALBO-CHB 0001/2006 CITE ALBO-ALT 0001/2006 CITE ALBO-TAM 0001/2006 CITE ALBO-PSG 0001/2006 CITE ALBO-SCR 0001/2006 CITE ALBO-YAC 0001/2006 CITE ALBO-VIL 0001/2006 CITE ALBO-BER 0001/2006 CITE ALBO-VIR 0001/2006 CITE ALBO-AVA 0001/2006

d) La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo, o en su defecto por personal de mando debidamente acreditado para la respuesta. Para el relacionamiento con la Aduana Nacional, se debe tomar en cuenta lo establecido en el Art. 103 del Reglamento de Concesión.

e) Una vez establecidos los datos requeridos para la emisión de la correspondencia, el sistema establece el espacio necesario para la redacción de la carta, la misma que debe ser clara, simple y concreta.

f) Mantener el archivo Word original en el servidor de documentos es de carácter obligatorio. El usuario puede decidir guardar una copia en su máquina.

g) Imprimir el documento en papel membretado original y dos copias impresas, de acuerdo al siguiente desglose:

Original para el destinatario.

1ª Copia para el sello del remitente y archivo temático.

2ª Copia para el archivo correlativo.

Copias adicionales si el remitente considera necesario.

h) La empresa debe estar respaldada en todo momento, con el sello de la entidad que recibe la correspondencia en la copia 1 y debe ser archivada por la persona encargada en cada oficina.



5.3 COMUNICACIÓN INTERNA

Las comunicaciones internas (CI), son documentos que se generan y envían entre miembros y oficinas dentro de la empresa. Los pasos a seguir son:

a) En el sistema ingresar a la opción COMUNICACIONES INTERNAS y seguir los pasos para solicitarla.

b) Una vez asignado el número de la comunicación interna, el sistema se encarga de crear un documento Word con la cabecera y lo graba en el servidor con el siguiente formato de nombre:

CI-<CódigoRecinto>-<correlativo (4 caracteres)>-<fecha(ddmmaaaa)>-<asunto>.doc

Ej.: documento con número de C.I. 342 generado en Santa Cruz en fecha 03/08/2003

Nombre: CI-SCZ01-00342-03082003-Envío de materiales.doc

c) Toda comunicación interna de la empresa con otras oficinas, vía correspondencia, debe tener un orden correlativo y ser codificada de la manera siguiente:

Códigos de Comunicaciones Internas por oficina

Oficina Código (ejemplo) La Paz Santa Cruz Cochabamba Aeropuerto El Alto Tambo Quemado Pisiga Sucre Yacuiba Villazón Bermejo Aeropuerto Viru Viru Avaroa

ALBO-LPZ-CI-0001/2006 ALBO-SCZ-CI-0001/2006 ALBO-CHB-CI-0001/2006 ALBO-ALT-CI-0001/2006 ALBO-TAM-CI-0001/2006 ALBO-PSG-CI-0001/2006 ALBO-SCR-CI-0001/2006 ALBO-YAC-CI-0001/2006 ALBO-VIL-CI-0001/2006 ALBO-BER-CI-0001/2006 ALBO-VIR-CI-0001/2006 ALBO-AVA-CI-0001/2006

d) Copiar o redactar el contenido de la comunicación interna. Mantener el archivo Word original en el servidor de documentos es de carácter obligatorio. El usuario puede decidir guardar una copia en su máquina.

e) Imprimir una copia en papel membretado en blanco y negro y fotocopiar otras dos, el original debe enviarse al destinatario, una de las copias al archivo correlativo y la segunda copia para el sello de recepción.



f) Las comunicaciones internas digitalizadas con la firma del emisor, preferentemente

deben ser enviadas mediante correo electrónico a sus destinatarios, tomando en cuenta que cualquier funcionario de ALBO S.A. es poseedor de una cuenta de correo electrónico. No obstante se pueden enviar también físicamente, dependiendo la situación y a criterio del solicitante.

5.4 CIRCULARES

Las circulares son de uso exclusivo de Vicepresidencia Ejecutiva. Ninguna oficina puede emitir circulares.

Las circulares tienen la misión de transmitir políticas nacionales, normas de actuación al interior de la empresa, tanto operativas como administrativas. Toda norma propuesta por las Gerencias de Área, Gerencias de Recinto o cualquier iniciativa del personal de la empresa en resguardo al cumplimiento del contrato de concesión, o a la calidad de la gestión, debe ser reportada a la Vicepresidencia Ejecutiva, para que luego de su evaluación y aprobación, pueda ser divulgada por la vía de Circular.

Una circular cuyo contenido sea operativo o administrativo, es verificada, autorizada y suscrita por la Vicepresidencia Ejecutiva, y lleva el visto bueno de la Gerencia proponente.

Para la emisión de una circular, se deben seguir los siguientes pasos:

a) En el sistema ingresar a la opción CIRCULARES y seguir los pasos para solicitarla.

b) Una vez asignada la circular, el sistema se encarga de crear un documento Word con la cabecera y graba en el servidor con el siguiente formato de nombre:

CIRC-<CódigoRecinto>-<correlativo(5carac.)>-<fecha(ddmmaaaa)>-<asunto>.doc

Ej.: documento con número de Circular 6 de fecha 11/09/2003

Nombre: CIRC-LPZ01-00062-11092003-Políticas de backup.doc

c) Copiar o redactar el contenido de la circular. Mantener el archivo Word original en el servidor de documentos es de carácter obligatorio. La Vicepresidencia Ejecutiva puede decidir guardar una copia en su máquina.

d) Las circulares preferentemente deben ser enviadas mediante correo electrónico a sus destinatarios. No obstante se pueden enviar también físicamente, dependiendo la situación y a criterio de la Vicepresidencia Ejecutiva.



5.5 ESTRUCTURA Y FORMA

Toda forma de comunicación enviada (cites, comunicaciones internas y circulares) debe escribirse en hoja tamaño carta, asimismo ser redactada en Word con tipo de letra Times New Roman Tamaño 12, en cursiva.

A pie de página debe llevar el nombre del redactor y el firmante de la nota, una referencia indicando que la nota tiene una copia en correlativo y si tuviera adjuntos mencionar todos los que existen.

El sistema de control de correspondencia genera automáticamente el formato adecuado para cada tipo de nota.

5.6 ARCHIVO

Es importante mantener un archivo organizado, conservado y de fácil acceso, tareas que recaen como responsabilidad en las personas encargadas del control de correspondencia de cada oficina.

Se establecen los siguientes puntos para el manejo del archivo de correspondencia:

a) Toda documentación, tanto enviada como recibida debe ser archivada por gestiones y manteniendo el orden del correlativo.

b) Usar archivadores de palanca etiquetados apropiadamente.

c) La 1ª copia sellada puede mantenerse en carpetas separadas por tema u oficina, a criterio de la misma.

d) La 2ª copia correlativa debe ser obligatoriamente archivada en un solo tipo de carpetas por gestiones.

5.6.1 REQUERIMIENTO DE DOCUMENTOS

Al ser el archivo de la empresa, la memoria histórica, es de gran importancia tener un archivo completo, por lo que en primera instancia el requerimiento de información de archivo debe ser obtenido en pantalla mediante el sistema digitalizado.

En caso de no satisfacer las necesidades del solicitante, cualquier requerimiento de documentos de archivo en papel, debe ser controlado por el encargado del archivo mediante el libro de control de correspondencia y/o en el sistema de control de correspondencia.



5.7 USO DEL SISTEMA

El Manual de Correspondencia está respaldado por un sistema informático de correspondencia, que cuenta con un instructivo detallado del modo de funcionamiento de dicho sistema.

6 REGISTROS

a) Libro de control de correspondencia.

b) Archivo informático de la correspondencia (cite, comunicación interna y circular).

7 REFERENCIAS

a) Reglamento de Concesión.

8 ANEXOS

ITEM FECHA DOCUMENTO PROCEDENCIA REFERENCIA DIRIGIDO A ARCHIVADO EN

LIBRO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA

Manual de Correspondencia

Documents

Transcript of Manual de Correspondencia