Manual de Cuentas por Cobrar V8 - Ostar Grupo...

Manual de Cuentas por Cobrar

Manuales Operativos Manual de Cuentas por Cobrar TCA Back Office Versión 8.2

Manual de Cuentas por Cobrar 2 | P á g i n a

Índice

I. Catálogo de Clientes ...........................................................................................................................4 A. Registro de Clientes ......................................................................................................................... 4 B. Modificación de Clientes .................................................................................................................. 9 C. Baja de Clientes............................................................................................................................. 10

II. Facturación Hotel.............................................................................................................................. 11 A. Registro de una Factura a Cuenta Puente ...................................................................................... 11 B. Cancelación de una Factura a Cuenta Puente ................................................................................ 13 C. Registro de una Factura a Ingresos ............................................................................................... 14 D. Cancelación de una Factura a Ingresos ......................................................................................... 17 E. Registro de Facturas a Cuenta Puente ........................................................................................... 18

III. Facturación de Ingresos .................................................................................................................. 20 A. Registro de una Factura de Ingresos .............................................................................................. 20 B. Cancelación de una Factura de Ingresos........................................................................................ 23

IV. Notas de Crédito y Notas de Cargo ................................................................................................ 24 A. Registro de una Nota de Crédito o Nota de Cargo .......................................................................... 24 B. Aplicación de una Nota de Crédito o Nota de Cargo ....................................................................... 26 C. Consulta de Aplicaciones de una Nota de Crédito o Nota de Cargo................................................ 28

V. Cargos y Abonos .............................................................................................................................. 29 VI. Pagos y Anticipos ........................................................................................................................... 31

A. Pagos de Clientes .......................................................................................................................... 31 B. Pagos Múltiples.............................................................................................................................. 33 C. Anticipos de Clientes ..................................................................................................................... 35 E. Aplicación de Anticipos .................................................................................................................. 37 F. Pago de Lotes AMEXCO ................................................................................................................ 39 G. Cancelación de Pagos (Depósitos de Clientes) .............................................................................. 41

VII. Reportes ......................................................................................................................................... 42 A. Movimientos Diarios ....................................................................................................................... 42 B. Catálogo de Clientes ...................................................................................................................... 45 C. Listado de Clientes ........................................................................................................................ 47 D. Estado de Cuenta .......................................................................................................................... 49 E. Antigüedad de Documentos ........................................................................................................... 52 F. Integración de Saldos ..................................................................................................................... 56 G. Totales por Documento.................................................................................................................. 58



H. Facturas Pagadas en un Periodo ................................................................................................... 59 I. Ventas por Cliente ........................................................................................................................... 62 J. Diario de Facturas .......................................................................................................................... 64

VIII. Procesos ........................................................................................................................................ 67 A. Revaluación de Cartera.................................................................................................................. 67 B. Cotización Diaria (Cuentas por Cobrar) .......................................................................................... 70

IX. Interfases ......................................................................................................................................... 71 A. Front Innsist-Back .......................................................................................................................... 71



I. Catálogo de Clientes Registrar, modificar y eliminar un cliente para su manejo y control en el sistema.

A. Registro de Clientes Registrar un cliente en el sistema para su manejo y control. Seleccione Cuentas por cobrar > Catálogos > Catálogo de Clientes.



1.- Proporcione los datos generales del cliente que desea registrar en el sistema

? En el campo Cliente, proporcione la clave asignada al cleinte que desea registrar. ? Se recomienda utilizar el Número de Identificación Fiscal; ya que éste es único e

irrepetible.

? En el campo Clasificación, indique la agrupación a la que pertenece el cliente. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la clasificación y presione <ENTER>.

NOTA: Este campo es de importancia ya que todos movimientos contables del cliente se generan en base a este campo.

? En el campo Tipo Cliente, proporcione el tipo de cliente de acuerdo al tipo de

cliente de Front Office. a 00 ? Cliente con crédito. b 01 ? Cliente sin crédito. c 10 ? Agencia con crédito. d 11 ? Agencia sin crédito.

? El tipo de cliente es relevante solo si se comparte el catálogo de clientes con el Front Office; de nos compartir el catálogo, capture los clientes con Tipo 00.

? En el campo Razón Social, capture la razón social que identifica al cliente.

? En el campo Nombre Comercial, proporcione el nombre con en cual es conocido

comercialmente el cliente. ? Si el campo se deja en blanco, al grabar el registro, el Nombre Comercial toma el

mismo valor a lo capturado en el campo Razón Social.

? En los campos Dirección 1/Dirección 2/Dirección 3/Colonia/Ciudad/Código Postal, proporcione la dirección, ciudad, colonia y código postal donde se localiza el cliente.

? En el campo Estado, indique el estado al que pertenece el cliente.

? Si el cliente es extranjero, en el siguiente campo proporcione la descripción del

estado al que pertenece el cliente.

? En el campo País, capture el país del cliente.

? En los campos Teléfono 1/Teléfono 2/Fax, proporcione los números telefónicos y de fax del cliente.

2.- Proporcione los Datos Adicionales del cliente.

? En el campo Contacto/Puesto, proporcione el nombre y el puesto de la persona

contacto en la empresa.



? En el campo Moneda, indique la moneda en que se maneja el saldo del cliente.

? En el campo Email, capture el correo electrónico del contacto en la empresa.

? En el campo Identificación Fiscal, proporcione el número de identificación fiscal del cliente.

? Auxiliar, sin uso.

? Segmento, sin uso.

? En el campo CURP, proporcione la Clave Única de Registro de Población que

identifica al cliente.

? En el campo Cuenta1, deje en blanco este campo si contabiliza en base a la clasificación del cliente; de no ser así, proporcione el número de cuenta contable asignada en contabilidad para el cliente que se registra.

? Si el cliente es de moneda extranjera, en el campo Complementaria1, deje en

blanco este campo si contabiliza en base a la clasificación del cliente; de no ser así, proporcione el número de cuenta contable asignada en contabilidad.

NOTA: Si el cliente tiene movimientos en el sistema y se decide no utilizarlo mas, no se puede eliminar para mantener su historial, pero puede dejarse No Activo para impedir capturar futuros movimientos

En la pestaña Comerciales

? En el campo Impuesto, indique el tipo de impuesto de venta del cliente.

? En el campo Condición de Pago, seleccione las condiciones de crédito negociadas con el cliente.

? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el catálogo definido.

? Seleccione la condición de pago y presione <ENTER>.

? En el campo Límite Crédito, proporcione el monto del límite de crédito otorgado al cliente (campo informativo).

? En el campo Maneja Cupones, indique si al cliente se le factura a través del

registro de cupones en el sistema.

? Activa para Admisión, sin uso.

1 Se recomienda dejar en blanco la Cuenta Contable y la Cuenta Complementaria para que el sistema contabilice en base a la clasificación del

cliente.



? En el campo Descuento, proporcione el monto de descuento otorgado al cliente (campo informativo).

? En el campo % Descuento, proporcione el monto de descuento otorgado al cliente

(campo informativo).

? Caja con Descuento, sin uso.

? Columna Descuento, sin uso.

? Columna Descuento Venta Público, sin uso.

? En el campo % Pronto Pago, proporcione el porcentaje de descuento que se otorga al proveedor por pronto pago.

? En el campo Días Pronto Pago, proporcione los días para aplicar el descuento por

pronto pago al cliente.

? En el campo Plazo (días), se muestran los días de crédito otorgados al cliente.

En la pestaña Cobranza

? En el campo Cobrador, si lleva un control de comisiones, seleccione el cobrador asignado al cliente.

? En los campos Días de Revisión, proporcione los días en los que el cliente recibe

facturas para su revisión (campo informativo).

? En los campos Días de Pago, proporcione los días en los que el cliente efectúa pagos (campo informativo).

? En el campo Envía Estado de Cuenta, indique si al cliente se le envía su estado

de cuenta vía correo electrónico a través de la opción del menú de cobranza “Envío Masivo de Estados de Cuenta”.

? En el campo % Interés Moratorio, proporcione el porcentaje de interés moratorio

que se cobra el cliente por atraso en el pago de sus facturas (campo informativo).

? En los campos Contacto/Puesto/Email, proporcione el nombre, el puesto y el correo electrónico del contacto de cobranza.

? El email es indispensable si se envían estados de cuenta por correo electrónico al cliente.



En la pestaña Facturación

? Frecuencia Facturación, sin uso.

? Importe, sin uso.

En la pestaña Ventas

? Vendedor, sin uso.

? Comisión, Proporcione el porcentaje de comisión que aplica al registrar los pagos para Lotes AMEXCO.

? Impuesto, Proporcione el porcentaje de de impuesto que causa la comisión al

registrar los pagos para Lotes AMEXCO.

En la pestaña EntregaEn

? En los campos Dirección 1/ Dirección 2/ Dirección 3/ Colonia/ Ciudad/ Estado/ País/ Código Postal, proporcione la información que se imprime en las etiquetas y sobres generados por el sistema para el envío de documentación al cliente.

3.- Presione F2-Aceptar. 4.- Presione F4-Grabar.



B. Modificación de Clientes Modificar el registro de un cliente en el sistema. Seleccione Cuentas por Cobrar > Catálogos > Catálogo de Clientes.

1.- En el campo Cliente, proporcione la clave del cliente que desea modificar. ? Escriba un “?” y parte de la descripción del cliente para hacer una búsqueda en el

catálogo. ? Seleccione el cliente y presione <ENTER>.

2.- Presione F8-Modificar. 3.- Modifique los datos que desea corregir. 4.- Al terminar, presione F2-Aceptar 5.- Presione F4-Grabar.



C. Baja de Clientes Eliminar el registro de un cliente en el sistema. Seleccione Cuentas por Cobrar > Catálogos > Clientes

1.- En el campo Cliente, proporcione la clave del cliente que desea modificar. ? Escriba un “?” y parte de la descripción del cliente para hacer una búsqueda en el

catálogo. ? Seleccione el cliente y presione <ENTER>.

2.- Presione F6-Borrar

? El sistema elimina del sistema el registro del cliente. NOTA: El sistema no permite eliminar un cliente si ya han sido registrados movimientos en el sistema para mantener su historial.



II. Facturación Hotel Esta opción se utiliza para registrar las facturas de los clientes, las cuales afectan la cuenta puente de cuentas por cobrar o bien una cuenta de ingresos departamental.

A. Registro de una Factura a Cuenta Puente Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Facturas Back (Puente)

1.- En el campo Factura, proporcione el número de factura que desea registrar o presione <ENTER> para que el sistema proporcione en forma automática el consecutivo de facturación.

2.- En el campo Cliente, proporcione el cliente al cuál desea facturar.

? Escriba parte del nombre del cliente para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el cliente y presione <ENTER>.

3.- En el campo Guía, capture el número de referencia de la empresa de paquetería por la

que se envía la factura al cliente. ? El número sale impreso al generar la guía por medio del sistema.

4.- En el campo Descripción, proporcione una descripción del movimiento.

? La descripción proporcionada se ve reflejada como concepto en el auxiliar contable.



En el Detalle

5.- En la columna Huésped/Descripción, proporcione el nombre del huésped o la descripción

del concepto que se factura. 6.- En las columnas Check In/ Check Out/ Folio/ Cupón/ Cuartos, capture la información

que corresponde si desea que salgan en la impresión de la factura.

7.- En la columna Tarifa/Monto, capture el importe de la partida que se registra.

8.- En la columna Impuesto, indique la tasa de impuesto que aplica a la partida.

9.- En la columna Impuesto Local, indique la tasa de impuesto local que aplica a la partida. ? Deje en blanco este campo si no aplica impuesto local a la partida que se registra.

10.- Al terminar de registrar las partidas Presione F2-Aceptar. 11.- Presione F4-Grabar.

12.- Si desea imprimir la factura, presione F9-Imprimir.

12.- Presione F3-Ignorar para limpiar los datos la pantalla. NOTA: El botón F9-Imprimir también puede generar la impresión de los siguientes documentos:

? Póliza ? detalle de los movimientos contables del registro de la factura. ? Guía ? el formato de guía de la paquetería con la que se envía la factura. ? Ficha ? la ficha para el depósito bancario con la referencia de la empresa. ? Sobre ? la etiqueta para el sobre donde se envía la factura.



B. Cancelación de una Factura a Cuenta Puente Cancelación de las facturas registradas a cuenta puente. Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Facturas Back (Puente)

1.- En el campo Factura, capture el número de documento que se desea cancelar. ? El sistema muestra la información de la factura.

2.- Presione F6-Cancelar.

? El sistema muestra un mensaje solicitando proporcione la fecha de cancelación. 3.- En el campo Fecha, indique la fecha en la que desea registrar la cancelación del

documento.

4.- Presione F4-Grabar. NOTA: El sistema no permite cancelar facturas con aplicaciones.



C. Registro de una Factura a Ingresos Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Facturas Back (Ingresos)




3.- En los campos Departamento e Ingreso, seleccione el departamento y el tipo de ingreso

que se desea afectar. ? Escriba parte del nombre del departamento/ingreso para hacer una búsqueda en el

catálogo. ? Seleccione el departamento/ingreso y presione <ENTER>.



4.- En el campo Guía, capture el número de referencia de la empresa de paquetería por la que se envía la factura al cliente. ? El número sale impreso al generar la guía por medio del sistema.



? Si deja la descripción en blanco, el sistema toma la descripción de la primera partida que se registra en el detalle.

En el Detalle

6.- En la columna Huésped/Descripción, proporcione el nombre del huésped o la descripción

del concepto que se factura. 7.- En las columnas Check In/ Check Out/ Folio/ Cupón/ Cuartos, capture la información

que corresponde si desea que salgan en la impresión de la factura.

8.- En la columna Tarifa/Monto, capture el importe de la partida que se registra.


10.- En la columna Impuesto Local, indique la tasa de impuesto local que aplica a la partida. ? Deje en blanco este campo si no aplica impuesto local a la partida que se registra.

11.- Proporcione la forma de contabilizar la partida que se registra.

? Si contabiliza por departamento:

a En la columna Ingreso, confirme o seleccione el tipo de ingreso que se registra la partida. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el

sistema muestra el catálogo definido. ? Seleccione el ingreso y presione <ENTER>.

? Si se contabiliza a una cuenta contable establecida:

a En la columna Cuenta, proporcione la cuenta contable a la cual se registra la

partida.

NOTA: Si se ingresa una cuenta contable y existe información capturada en la columna Ingreso, el sistema contabiliza de acuerdo a la cuenta contable registrada en este campo.



D. Cancelación de una Factura a Ingresos Cancelación de las facturas registradas a una cuenta de ingresos. Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Facturas Back (Ingresos)




documento.




E. Registro de Facturas a Cuenta Puente Esta opción se utiliza para registrar las facturas de varios clientes de una misma moneda afectando la cuenta puente de cuentas por cobrar. Desde esta opción no es posible generar la impresión de las facturas para enviarlas al cliente. Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Registro de Facturas (Puente)

1.- En el campo Moneda, indique la moneda de las facturas que desea registrar. ? Si la moneda es extranjera, se debe proporcionar el tipo de cambio del día.

En el Detalle 2.- En la columna Cliente, proporcione el cliente al cuál desea facturar.


3.- En la columna Factura, proporcione el número de factura que desea registrar.

NOTA: Si se captura un número de factura ya existente, el sistema muestra un mensaje de que la factura ya existe y muestra los importes negativos, esto hace que la factura se cancele en la fecha seleccionada.



4.- En la columna Folio, capture el número de folio de la cuenta del cliente (campo informativo).

5.- En la columna Subtotal, capture el importe de la factura que se registra.

6.- En la columna Impuesto, proporcione el importe del impuesto que aplica a la factura.

7.- En la columna Impuesto Local, capture el importe de impuesto local que aplica.

8.- En la columna Propina, proporcione el importe de propina/servicio que aplica a la factura. 9.- Al terminar de registrar las partidas Presione F2-Aceptar. 10.- Presione F4-Grabar.

11.- Presione F3-Ignorar para limpiar los datos la pantalla.

NOTA: Solo se pueden registrar facturas en un mismo tipo de moneda a la vez. Si en un mismo día debe capturar clientes con diferentes monedas, debe hacer un registro para cada una de las monedas que desea registrar.



III. Facturación de Ingresos Esta opción se utiliza para el registro de los ingresos que no son reconocidos en la póliza de ingresos provenientes de la operación de los módulos de Front Office. Estos ingresos se registran directamente en el área administrativa y afectan directamente a una cuenta de ingresos departamental.

A. Registro de una Factura de Ingresos Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Facturas (Ingresos)









4.- En el campo Guía, capture el número de referencia de la empresa de paquetería por la que se envía la factura al cliente. ? El número sale impreso al generar la guía por medio del sistema.



? Si deja la descripción en blanco, el sistema toma la descripción de la primera partida que se registra en el detalle.

En el Detalle

6.- En la columna Cantidad, proporcione el número de piezas o eventos que se facturan en la

partida. 7.- En la columna Descripción, proporcione una descripción de la partida que se registra. 8.- En la columna Precio, capture el importe de la partida que se registra.


10.- En la columna Impuesto Local, indique la tasa de impuesto local que aplica a la partida.

? Deje en blanco este campo si no aplica impuesto local a la partida que se registra.

11.- Proporcione la forma de contabilizar la partida que se registra.






partida.




B. Cancelación de una Factura de Ingresos Cancelación de las facturas de ingreso registradas a los clientes. Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Facturas (Ingresos).




documento.




IV. Notas de Crédito y Notas de Cargo Esta opción permite el registro y la aplicación de una nota de crédito o de una nota de cargo a una o varias facturas, llevando un control del saldo de la nota.

A. Registro de una Nota de Crédito o Nota de Cargo Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Notas de Crédito y Cargo

1.- En el campo Documento, seleccione Nota de Crédito o Nota de Cargo para indicar al sistema el tipo de documento que desea registrar.

2.- En el campo Referencia, capture el número de documento que se registra o presione

<ENTER> para que el sistema proporcione en forma automática el consecutivo del sistema.

3.- En el campo Cliente, proporcione el cliente que desea registrar.







5.- En el campo Descripción, proporcione una descripción del concepto que se detalla en la nota.

En el Detalle

6.- En la columna Cantidad, proporcione el número de piezas o eventos que se registran en la

partida. 7.- En la columna Descripción, proporcione una descripción de la partida que se registra. 8.- En la columna Precio, capture el importe de la partida que se registra.



? Deje en blanco este campo si no aplica impuesto local a la partida que se registra. 11.- Proporcione la forma de contabilizar la partida que se registra.






partida.


12.- Al terminar de registrar las partidas Presione F2-Aceptar. 13.- Presione F9-Imprimir si desea imprimir la nota registrada. 14.- Presione F4-Grabar.



B. Aplicación de una Nota de Crédito o Nota de Cargo Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Notas de Crédito y Cargo

1.- En el campo Documento, seleccione Nota de Crédito o Nota de Cargo para indicar al sistema el tipo de documento que desea aplicar.

2.- En el campo Referencia, capture el número de documento que se desea aplicar.

? El sistema muestra la información de la nota. 3.- Presione F10-Aplicar. 4.- En el campo Fecha, indique la fecha de aplicación de la nota.



En la Aplicación

5.- En la columna Factura, proporcione el número de factura a la que se aplica la nota.

? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra las facturas con saldo.

? Seleccione la factura y presione <ENTER>. 6.- En la columna Aplica, confirme el importe a aplicar.

? El sistema muestra el importe máximo que puede aplicarse, ya sea el saldo total de la factura o el saldo de la nota.

7.- Al terminar de registrar las aplicaciones Presione F2-Aceptar. 8.- Presione F4-Grabar.



C. Consulta de Aplicaciones de una Nota de Crédito o Nota de Cargo Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Notas de Crédito y Cargo

1.- En el campo Documento, seleccione Nota de Crédito o Nota de Cargo para indicar al sistema el tipo de documento que desea consultar.

2.- En el campo Referencia, capture el número de documento que se desea consultar.

? El sistema muestra la información de la nota en la pestaña Aplicación.



V. Cargos y Abonos Registrar movimientos de cargo o abono a un cliente para actualizar el saldo de sus facturas con transacciones que no se encuentran dentro de las opciones operativas del módulo de Cuentas por Cobrar. Seleccione Cuentas por Cobrar > Facturas y Notas > Cargos y Abonos

1.- Deje en blanco el campo Número Transacción para indicar al sistema que se registra una nueva transacción.

2.- En el campo Cliente, proporcione el cliente.


3.- En el campo Transacción, indique el tipo de transacción que desea efectuar.


? Seleccione la transacción y presione <ENTER>. 4.- En el campo Folio, proporcione el número de folio que ampara el cargo o abono que se

registra. 5.- En el campo Fecha Documento, indique la fecha de registro del movimiento. 6.- En el campo Días Plazo se muestra el número de días de crédito que maneja el cliente;

confirme este campo presionando < ENTER>.



7.- En el campo Fecha Vencimiento se muestra la fecha de vencimiento calculada de acuerdo a los días de crédito; confirme este campo presionando <ENTER>.

8.- En el campo Número de Cupón, proporcione el número de cupón si se trata de una

transacción amparada por un cupón de agencia.

9.- En el campo Huésped, proporcione el nombre del huésped si se trata de una transacción de hospedaje.

10.- En el campo Descripción, capture una descripción del porque se registra el movimiento.


En los Valores 11.- En el campo Subtotal, proporcione el importe del movimiento.

? El sistema calcula automáticamente el impuesto, el total y el total en moneda nacional.

NOTA: Si el cliente es de moneda extranjera, el sistema efectúa la conversión de acuerdo al tipo de cambio capturado para el módulo de Cuentas por Cobrar. En la Aplicación 12.- En el campo Aplicar a Transacción, seleccione la factura a la que se debe aplicar el

movimiento. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema

muestra las facturas con saldo. ? Seleccione la factura y presione <ENTER>.

13.- En el campo Folio se muestra el número de factura a la que se aplica el movimiento;

confirme este campo presionando <ENTER>. 14.- Si maneja la contabilidad por departamentos, proporcione el departamento al que

pertenece el movimiento. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el departamento y presione <ENTER>.

15.- Presione F4-Grabar

? El sistema muestra el detalle contable de la transacción registrada. 16.- Presione F3-Ignorar para limpiar los datos la pantalla y continuar con el registro de otro

movimiento.



VI. Pagos y Anticipos Esta opción se utiliza para registrar los depósitos que realizan los clientes por concepto del pago de sus facturas, así como también el de los anticipos que efectúan.

A. Pagos de Clientes Esta opción permite registrar el pago de varias facturas de un mismo cliente. Seleccione Cuentas por Cobrar > Pagos y Anticipos > Pagos de Clientes

1.- Deje en blanco el campo Número para indicar al sistema que se registra un nuevo movimiento de pago.

2.- En el campo Banco, proporcione el banco en el que se realiza el depósito.


? Seleccione el banco y presione <ENTER>.

3.- En el campo Cliente, proporcione el cliente. ? Escriba parte del nombre del cliente para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el cliente y presione <ENTER>.

4.- En el campo Referencia, proporcione el número de referencia del depósito.



5.- En el campo Descripción, capture una descripción del movimiento. ? La descripción proporcionada se ve reflejada como concepto en el auxiliar

contable. 6.- En el campo Cobrador, indique el cobrador que realizo la cobranza en caso de maneja el

pago de comisiones a los cobradores, ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el cobrador y presione <ENTER>.

En los Movimientos

7.- En la columna Factura, proporcione el número de factura que se paga.


? Seleccione la factura y presione <ENTER>. 8.- En la columna Importe a Pagar, confirme el importe del pago.

? El sistema muestra el saldo actual de la factura. 9.- En la columna Afectar, indique si desea pagar o no la factura. 10.- En la columna Pronto Pago, indique si se aplica o no el descuento por pronto pago

configurado al cliente.

11.- Al terminar de registrar los pagos Presione F2-Aceptar. 12.- Presione F4-Grabar.

NOTA: Si lo desea puede cargar todas las facturas pendientes de pago del cliente pulsando el botón F10-Cargar Facturas y seleccionar las facturas que se pagan marcándolas en la columna Afectar.



B. Pagos Múltiples Esta opción permite registrar el pago de facturas de varios clientes. Seleccione Cuentas por Cobrar > Pagos y Anticipos > Pagos Múltiples





3.- En el campo Referencia, proporcione el número de referencia del depósito. 4.- En el campo Descripción, capture una descripción del movimiento.


5.- En el campo Cobrador, indique el cobrador que realizo la cobranza en caso de maneja el

pago de comisiones a los cobradores, ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el cobrador y presione <ENTER>.



En los Movimientos

6.- En el campo Clave Cliente, proporcione el cliente.


7.- En la columna Factura, proporcione el número de factura que se paga.


? Seleccione la factura y presione <ENTER>. 8.- En la columna Importe a Pagar, confirme el importe del pago.

? El sistema muestra el saldo actual de la factura. 9.- Al terminar de registrar los pagos Presione F2-Aceptar. 10.- Presione F4-Grabar.



C. Anticipos de Clientes Registrar el depósito por concepto de anticipo de un cliente para llevar el control de su saldo y sus aplicaciones en el sistema. Seleccione Cuentas por Cobrar > Pagos y Anticipos > Anticipos de Clientes

1.- Deje en blanco el campo Número para indicar al sistema que se registra un nuevo movimiento.



? Seleccione el banco y presione <ENTER>. 3.- En la columna Cliente, proporcione el cliente.


4.- En el campo Referencia, proporcione el número de referencia del movimiento. 5.- En el campo Descripción, capture una descripción del movimiento.




En el Detalle

6.- En la columna Cantidad, proporcione el número de piezas o eventos que se registran en la

partida. 7.- En la columna Descripción, proporcione una descripción del motivo del anticipo. 8.- En la columna Precio, capture el importe del anticipo.



? Deje en blanco este campo si no aplica impuesto local a la partida que se registra. 11.- Al terminar de registrar las partidas Presione F2-Aceptar.

12.- Presione F4-Grabar.

13.- Si desea imprimir el cheque presione F9-Imprimir.



E. Aplicación de Anticipos Efectuar la aplicación de los anticipos registrados a una o mas facturas. El sistema controla el saldo del anticipo hasta que es aplicado en su totalidad. Seleccione Cuentas por Cobrar > Pagos y Anticipos > Aplicación de Anticipos

1.- En el campo Fecha, indique la fecha en la cual fue emitido el anticipo. 2.- En el campo Número, proporcione el número de transacción del módulo de tesorería con

el que fue generado el anticipo. ? El sistema muestra la información del anticipo.

3.- En el campo Fecha Aplica, indique la fecha de aplicación del anticipo.



En los Movimientos

4.- En la columna Factura, proporcione el número de factura a la que se aplica el anticipo.


? Seleccione la factura y presione <ENTER>. 5.- En la columna Importe a Aplicar, confirme el importe a aplicar.

? El sistema muestra el importe máximo que puede aplicarse, ya sea el saldo total de la factura o el saldo del anticipo.

6.- En la columna Afectar, indique si desea aplicar o no el anticipo a la factura. 7.- Al terminar de registrar las aplicaciones Presione F2-Aceptar. 8.- Presione F4-Grabar.



F. Pago de Lotes AMEXCO Esta opción permite registrar el pago de Lotes AMEXCO; al registrar el pago, se reconoce la comisión y el impuesto que aplica a la comisión que carga el banco. Seleccione Cuentas por Cobrar > Pagos y Anticipos > Pago de Lotes AMEXCO





3.- En el campo Cliente, proporcione el cliente. ? Escriba parte del nombre del cliente para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el cliente y presione <ENTER>.

4.- En el campo Referencia, proporcione el número de referencia del depósito.



En los Movimientos

5.- En la columna Lote, proporcione el número de lote que se paga.

? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra los lotes registrados.

? Seleccione el lote y presione <ENTER>. 6.- Al terminar de registrar los pagos Presione F2-Aceptar. 7.- Presione F4-Grabar.



G. Cancelación de Pagos (Depósitos de Clientes) Cancelar la aplicación de los pagos efectuados por los clientes. Para cancelar un pago, es necesario hacerlo desde la opción que origino el movimiento de pago, es decir, se debe acceder según sea el caso a:

? Pago de Clientes. ? Pagos Múltiples. ? Anticipos de Clientes. ? Pago de Lotes AMEXCO.

A continuación se muestra un caso ejemplo para cancelar un Pago de Clientes. Seleccione Cuentas por Cobrar > Pagos y Anticipos > Pago de Clientes

1.- En el campo Fecha, indique la fecha en la cual fue registrado el pago. 2.- En el campo Número, proporcione el número de transacción del módulo de tesorería con

el que fue registrado el pago. ? El sistema muestra la información del pago.

3.- Presione F6-Cancelar. 4.- En la columna Fecha, indique la fecha de aplicación de la cancelación del pago. 5.- Presione F4-Grabar.



VII. Reportes

A. Movimientos Diarios Obtener un reporte de los movimientos registrados en el módulo de Cuentas por Cobrar. Seleccione Cuentas por Cobrar > Reportes > Movimientos Diarios Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas del día que se desea

consultar. 2.- Deje en blanco los campos Usuario, Transacción, Clasificación y Cliente para generar

un reporte de todos los movimientos del módulo en las fechas indicadas. 3.- En el campo Orden, indique la forma en que desea se ordene la información del reporte. 4.- Presione el botón Reporte. Los filtros Usuario, Transacción, Clasificación y Cliente, sirven para obtener un reporte de movimientos mas detallado.



Primera Parte del Reporte

Columna Descripción FECHA Fecha de registro del movimiento. TRANS Numero de transacción del día. POL Número de póliza en el que se encuentra contabilizado el

movimiento. CODI Código de la transacción que aplicada. FOLIO Número de referencia del movimiento. CLIENTE/ NOMBRE DEL CLIENTE

Código y nombre del cliente afectado por el movimiento.

IMPORTE Monto del movimiento en moneda nacional.



Segunda Parte del Reporte

Columna Descripción EXTRANJERA Monto del movimiento en moneda extranjera. DESCRIPCION Descripción del movimiento de Cuentas por Cobrar. USR Usuario que lleva a cabo el registro del movimiento.

APLI/ A FOL

Transacción y Folio a la que esta aplicado el movimiento. ? Las transacciones que no tienen aplicación muestra el saldo actual (Ej: FACT, ANTI, NOTA, NOTC).



B. Catálogo de Clientes Obtener un reporte con la información general de los clientes. Seleccione Cuentas por Cobrar > Reportes > Catálogo de Clientes Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo Buscar en Columna, indique el filtro por el cual desea hacer una búsqueda

dentro del catálogo. ? Todos ? Nombre ? Clasificación ? Ciudad

2.- En el campo Selecciona, proporcione la información de búsqueda para el filtro

seleccionado. ? Si deja en blanco este campo, el sistema genera el reporte completo con todos los

clientes existentes en el catálogo. 3.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción CLA Clasificación en la que se encuentra agrupado el cliente. CLAVE/ NOMBRE DEL CLIENTE

Código y nombre del cliente.

TELEFONO Teléfono1 del cliente. CREDITO Límite de crédito otorgado al cliente. DÍAS Dias de crédito otorgados al cliente. CUENTA Cuenta contable definida para el cliente. COMENTARIOS Sin información.



C. Listado de Clientes Obtener un reporte con la información general de los clientes. Seleccione Cuentas por Cobrar > Reportes > Listado de Clientes El reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo Clasificación, indique la agrupación por la cual desea hacer una búsqueda

dentro del catálogo. 2.- Presione el botón Reporte. Primera Parte del Reporte

Columna Descripción CLA Clasificación en la que se encuentra agrupado el cliente. CLAVE CLIENTE Código del cliente.

Identificador Fiscal. NOMBRE DEL CLIENTE Nombre del cliente.

Colonia y Ciudad. DIRECCION1 Dirección 1 del cliente

Estado y País. Segunda Parte del Reporte



Columna Descripción DIRECCION2 Dirección 2 del cliente.

Teléfono 1.



D. Estado de Cuenta Obtener un reporte del estado de cuenta del cliente a una fecha determinada en el que se muestra el importe original del documento y su saldo actual. Seleccione Cuentas por Cobrar > Reportes > Estado de Cuenta Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo Fecha, indique la fecha hasta la cual desea incluir los movimientos del estado

de cuenta del cliente. 2.- En el campo Cliente, proporcione el cliente que desea consultar.


3.- En el campo Anticipos, indique si desea incluir o no los anticipos en el estado de cuanta. 4.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción FECHA Fecha de registro del documento FACTURA Número de documento.

TIPO NUM Código y número de transacción registrada. DESCRIPCION Descripción del documento registrado. VENCE Fecha de vencimiento del documento.




Columna Descripción IMPORTE Monto originar del documento. SALDO Saldo actual del documento. STATUS Información con los días de vencimiento que presenta el documento. Al pie del reporte se detallan los documentos Por Vencer y Vencidos de acuerdo a la antigüedad de saldos configurada en los parámetros generales.

NOTA: Si desea enviar un Email al cliente con su estado de cuenta, presione F11-Email y seleccione el tipo de leyenda que desea incluir en el cuerpo del correo electrónico.



E. Antigüedad de Documentos Obtener un reporte con la antigüedad de documentos presentada de acuerdo a los días configurados en los parámetros generales. Se puede obtener de tres formas:

? Documentos ? Detalle de todos los documentos que integran la antigüedad del cliente.

? Clientes ? Muestra solo el saldo del cliente. ? Carátula ? Muestra el saldo por clasificación de clientes.

Seleccione Cuentas por Cobrar > Reportes > Antigüedad de Documentos Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo A Fecha, indique la fecha hasta la cual desea incluir los movimientos de la

antigüedad de documentos. 2.- Deje en blanco el campo Cotización para obtener el reporte calculado con la cotización

original del documento. ? Utilice el campo Cotización, si desea convertir los saldos de moneda nacional a

dólares. ? Solo se considera cuando el reporte se genera para obtener los saldos en dólares

(Saldo = Saldo en Moneda Nacional / Cotización).

3.- Utilice el campo Clasificación si desea obtener el reporte de una agrupación de clientes en particular. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la clasificación y presione <ENTER>.

4.- En el campo Incluye Anticipos, confirme si desea incluir o no los anticipos en el reporte

de antigüedad. 5.- En el campo Ext / Pesos, indique si desea obtener el reporte de:

? Todas ? Todos los clientes ? Nacional ? Solo los clientes con moneda nacional. ? Extranjeras ? Solo los clientes con moneda extranjera.

6.- En el campo Imprimir Centavos, seleccione si desea que los montos muestren o no los

centavos. 7.- Utilice el campo Cliente si desea obtener el reporte de un cliente en particular.




8.- En el campo Solo Anticipos, indique si desea o no que solo se muestren los anticipos en el reporte.

9.- En el campo En Dólares, indique si desea o no que los saldos del reporte se presenten en

dólares.

10.- En el campo Mayores a, proporcione el importe a partir del cual desea se presenten los saldos.

11.- En el campo Emitidas / Vencidas, indique si desea que el cálculo de la antigüedad se

realice considerando la Fecha de Emisión o la Fecha de Vencimientos del documento.

12.- En el campo Mostrar por, indique si desea que en el reporte aparezca la Razón Social o el Nombre Comercial del cliente.

13.- En el campo Reporte de, indique la información que desea incluir en el reporte

? Documentos ? Detalle de todos los documentos que integran la antigüedad del cliente.

? Clientes ? Muestra solo el saldo del cliente. ? Carátula ? Muestra el saldo por clasificación de clientes.

14.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción CLIENTE Clasificación, código y nombre del cliente. CLAVE Código de transacción registrada. FOLIO Número de documento. EMITE Fecha de emisión del documento. VENCE Fecha de vencimiento del documento. TRAN Número de transacción generada en el módulo de Cuentas por

Cobrar. DIASM Días transcurridos a partir de la fecha de emisión DIASV Días transcurridos a partir de la fecha de vencimiento. POR VENCER Saldo no vencido.




Columna Descripción A 30 DIAS Saldo vencido de 01 a 30 días. A 60 DIAS Saldo vencido de 31 a 60 días. A 90 DIAS Saldo vencido de 61 a 90 días MAS 90 DIAS Saldo con mas de 90 días de vencido Al pie de cada cliente se muestra el saldo total.

NOTA: Recuerde que el saldo de la antigüedad se detalla de acuerdo a lo configurado en los parámetros generales.



F. Integración de Saldos Obtener un reporte de las transacciones aplicadas a las facturas para analizar la integración de su saldo. Seleccione Cuentas por Cobrar > Reportes > Integración de Saldos Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo De Fecha, indique la fecha de inicio desde la cual desea incluir los

movimientos de la integración. 2.- En el campo Cliente, proporcione el cliente que desea consultar.


3.- Presione el botón Reporte. Primera Parte del Reporte

Columna Descripción FECHA Fecha de registro del documento FACTURA Número de documento. TIPO Código y número de transacción registrada. DESCRIPCION Descripción del documento registrado.




Columna Descripción IMPORTE Monto originar del documento. SALDO Saldo actual del documento. COMENTARIO Sin información.

NOTA: Si desea enviar un Email al cliente con su integración de saldos, presione F11-Email y seleccione el tipo de leyenda que desea incluir en el cuerpo del correo electrónico.



G. Totales por Documento Obtener un reporte totalizado de las transacciones registradas en el módulo de Cuentas por Cobrar. Seleccione Cuentas por Cobrar > Reportes > Totales por Documento Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas del día que se desea

consultar. 2.- Presione el botón Reporte.

Columna Descripción CVE.TRA Código de transacción. CARGOS Monto de los cargos aplicados. ABONOS Monto de los abonos aplicados. El sistema muestra la información para las transacciones registradas en Moneda Nacional y en Moneda Extranjera



H. Facturas Pagadas en un Periodo Obtener un reporte de las facturas pagadas a los clientes donde se detallan los importes con los que fue registrado el documento (exentos, grabados y las tasas de impuestos aplicados al documento). Seleccione Cuentas por Cobrar > Reportes > Facturas Pagadas en un Periodo Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas de las cuales desea obtener

el reporte. 2.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción FACTURA Número de documento. FECHA Fecha de emisión del pago. CLIENTE/NOMBRE Clave y nombre del cliente. EXCENTO Monto exento registrado en la factura. GRAVABLE Monto gravable registrado en la factura.




Columna Descripción IMPUESTO Monto de impuesto registrado. % HUESPED Monto de impuesto especial registrado. TOTAL Monto total registrado en la factura SALDO FACTURA Saldo actual del documento. REFERENCIA Referencia del pago.



I. Ventas por Cliente Obtener un reporte de las ventas por cliente donde se detalla el número de documentos y el importe sin impuestos facturado. Seleccione Cuentas por Cobrar > Reportes > Ventas por Cliente Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- Deje en blanco o con valor cero el campo Cantidad de Clientes, para obtener un reporte

de ventas de todos los clientes. ? Si desea obtener el reporte con un número determinados de clientes, capture el

número de clientes que desea incluir. 2.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas de las cuales desea obtener

el reporte. 3.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción CLIENTE/NOMBRE DEL CLIENTE


ID.FISCAL Identificación fiscal del cliente. DOCTOS Número de documentos emitidos al cliente. VENTAS Monto de los documentos (sin impuestos).



J. Diario de Facturas Obtener un reporte de las facturas registradas donde se detallan los importes con los que fue registrado el documento (exentos, grabados y las tasas de impuestos aplicados al documento). Seleccione Cuentas por Cobrar > Reportes > Diario de Facturas Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas de las cuales desea obtener

el reporte. 2.- Deje en blanco el campo Clasificación para obtener un reporte de todas las agrupaciones.


? Seleccione la clasificación y presione <ENTER>.

3.- Deje en blanco el campo Cliente para obtener el reporte de todos los clientes. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el cliente y presione <ENTER>.

4.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción FECHA Fecha de registro del documento. FOLIO Numero de transacción del día. FACTURA Número de documento. NOMBRE DEL CLIENTE Nombre del cliente. GRAVABLE Monto gravable registrado en la factura. EXCENTO Monto exento registrado en la factura. IMPUESTO A Monto con tasa de impuesto A registrado en la factura.




Columna Descripción IMPUESTO B Monto con tasa de impuesto B registrado en la factura. IMPUESTO C Monto con tasa de impuesto C registrado en la factura. IMPUESTO LOCAL Monto de Impuesto local registrado en la factura. TOTAL Monto total registrado en la factura



VIII. Procesos Esta opción se utiliza para generar algunos de los procesos del módulo de cuentas por cobrar.

A. Revaluación de Cartera La revaluación consiste en incrementar el valor de la cartera de los documentos registrados en moneda extranjera. El ejecutar el proceso, el sistema muestra un reporte con los documentos a revaluar y al contabilizarlos, se genera una póliza reversible. Seleccione Cuentas por Cobrar > Procesos > Revaluación

1.- En el campo Moneda, seleccione el código de moneda que desea revaluar. 2.- En el campo Fecha Revaluación, indique la fecha en la que se realiza la revaluación de la

cartera. ? La fecha capturada es la que aparece en el reporte de revaluación.

3.- En el campo Cotización, proporcione el tipo de cambio con el cuál desea revaluar la

cartera. 4.- En el campo Contabiliza, indique si desea o no contabilizar la revaluación.

? No ? El sistema solo emite el reporte con los documentos con saldo que se revalúan.

? Si ? El sistema emite el reporte con los documentos con saldo que se revalúan, así como una póliza reversible con los movimientos de revaluación.



NOTA 1: Si un mes se contabiliza en más de una ocasión, el sistema muestra un mensaje que indica el mes y la cotización con la que fue afectado anteriormente.

NOTA 2:

Si se afecta nuevamente la revaluación de un mes, el sistema actualiza los movimientos del módulo y contables con la nueva información procesada.



5.- Presione el botón Reporte. ? Si se contabiliza, el sistema muestra los folios asignados a la póliza reversible de

revaluación.

? Presione el botón Ok, para que el sistema muestra el reporte con la información afectada.


Columna Descripción CLIENTE/NOMBRE DEL CLIENTE


Documento Número de documento ANTERIOR Saldos del documento al tipo de cambio original. ACTUAL Saldo del documento con la cotización de revaluación. Al final del reporte el sistema muestra el desglose contable de lo movimientos de revaluación



B. Cotización Diaria (Cuentas por Cobrar) La cotización diaria del módulo de cuentas por cobrar debe ser proporcionada diariamente para que el sistema acepte movimientos de los clientes de moneda extranjera y de esta forma se registren correctamente los movimientos contables del módulo. Seleccione Cuentas por Cobrar > Procesos > Cotización Diaria (CXC)

1.- En el campo Moneda, seleccione el código de moneda a la cual ingresa la cotización. 2.- En el campo Fecha, indique la fecha en la que ingresa la cotización. 3.- En el campo Cotización, proporcione el tipo de cambio del día con el cuál desea se

registren los movimientos del módulo. ? Si ya existe una cotización capturada para ese día, el sistema muestra el importe

ingresado anteriormente. Si desea modificarlo, presione F8-Modificar.

4.- Al terminar, presione F2-Aceptar. 5.- Presione F4-Grabar.



IX. Interfases Esta opción se utiliza para importar los movimientos de las cuentas por cobrar generados en el Front Office de INNSIST al módulo de cuentas por cobrar del Back Office. Al terminar el proceso el sistema muestra un reporte donde se detallan las facturas o cancelaciones que fueron registradas en el módulo de cuentas por cobrar.

A. Front Innsist-Back Seleccione Cuentas por Cobrar > Interfases > Front Innsist-Back

6.- En el campo Fecha Auditoria, indique la fecha de auditoria que contiene los movimientos de cuentas por cobrar que desea importar al Back Office. ? En el campo Analiza Archivo, el sistema muestra la ruta y el nombre del archivo

que contiene los movimientos de cuentas por cobrar. IMPORTANTE:

Si la fecha fue procesada anteriormente, el sistema muestra un mensaje que indica que el día ya fue afectado. Indique si desea o no continuar con la importación de movimientos.

Si se afecta nuevamente una fecha, el sistema elimina los movimientos generados anteriormente y crea los movimientos con la nueva información procesada.

Los movimientos contables generados de afectaciones anteriores, deben ser eliminados de la póliza de clientes en forma manual.



7.- Presione el botón Reporte. ? Si el cliente no existe en el Back Office, el sistema lo registra automáticamente con

la información del Front Office y muestra el siguiente mensaje:

? Presione el botón Ok, para continuar con el proceso. 8.- El sistema muestra el mensaje que indica que termino el proceso.

? Presione el botón Ok, para que el sistema muestra el reporte con la información afectada.




Columna Descripción FECHA Fecha de registro del documento FOLIO Número de folio y extensión del huésped en Front Office INNSIST. DESCRIPCION Nombre del huésped. IMPORTE Monto del movimiento en moneda nacional.

Los importes negativos indican cancelaciones de facturas. EXTRANJERAS Monto del movimiento en moneda extranjera.




Columna Descripción IMP.REFACTURADORA Monto del movimiento con el que se registra en el módulo. COTIZACION Tipo de cambio con el que se registra el movimiento.

Tel.+52 (81) 8288.1130

Canadá No. 415 Col. Vista Hermosa Monterrey, N.L. México C.P. 64620

www.tca-ss.com

Manual de Cuentas por Cobrar V8 - Ostar Grupo...

Documents

Transcript of Manual de Cuentas por Cobrar V8 - Ostar Grupo...