Manual de entrega de Documentación para el Personal Militar de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE

El siguiente manual contendrá todo lo referente a la documentación que se deberá de entregar a la Unidad de Talento Humano Militar detallada paso por paso a fin de solventar posibles dudas e inconvenientes con el llenado de información.

Además cabe recalcar que considerando que la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, se encuentra regulada por distintos organismos sean estos: CES, CEAACES, SENESCYT, Contraloría General del Estado, Ministerio de Trabajo, entre otras, a fin de cumplir con todas las normas y disposiciones que nos gobiernan; el Señor Rector Edgar Pazmiño Orellana con Mensaje Militar N° 018-ESPE-d1-m-0128 ha dispuesto que se deberá entregar documentación especificada en este link cada vez que ocurran pases y trasbordos de personal militar a esta Institución de Educación Superior.

Por lo que el objetivo de este manual es que sirva de guía y soporte a todas las extensiones y sedes de la Universidad de las Fuerzas Armadas a fin de que se cumpla la disposición del Señor Rector además de cumplir con todas las normas y disposiciones.

Si existiese alguna duda, sugerencia o comentario sobre este manual se puede comunicar al contacto a continuación a fin de que se puedan solventar todos sus requerimientos y dudas:

Marco Guerra León

Unidad de Talento Humano

ESPE Matriz

Ext. 3035

MANUAL DE REQUISITOS v1.0

24/09/2018

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Tabla de contenido Página de Talento Humano ................................................................................................................3

Requisitos .......................................................................................................................................3

Docente/Directivo ......................................................................................................................4

Administrativo/Apoyo ................................................................................................................4

Formatos ........................................................................................................................................4

Formato EXCEL “Formato de nuevos Ingresos (Hoja de Vida)” ..........................................................5

Primera Pestaña (Instrucciones) .....................................................................................................6

Segunda Pestaña (Información General) ........................................................................................7

Primera Sección (Información Personal) ....................................................................................7

Segunda Sección (Información Familiar) ....................................................................................9

Tercera Sección (Información Adicional) ....................................................................................9

Tercera Pestaña (Información Académica) ...................................................................................10

Primera Sección (Títulos profesionales) ...................................................................................10

Segunda Sección (Eventos de Capacitación).............................................................................10

Cuarta Pestaña (Información Académica 2) .................................................................................11

Primera Sección (Eventos de Capacitación) ..............................................................................11

Segunda Sección (Publicaciones) ..............................................................................................11

Quinta Pestaña (Información Laboral) .........................................................................................12

Primera Sección (Experiencia Profesional) ...............................................................................12

Segunda Sección (Datos Talento Humano) ...............................................................................13

Formato CD ......................................................................................................................................14

Presentación del expediente a los encargados/especialistas de la Unidad de Talento Humano .....16

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Página de Talento Humano

Aquí se encontrará información general de lo que se requiere y la necesidad de hacer tales requerimientos

Requisitos

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En la izquierda de la página web podremos encontrar los requisitos del personal Docente/Directivo y en la parte de la derecha podemos encontrar los requisitos para el personal Administrativo/Apoyo

Docente/Directivo El personal militar que ingrese a la institución como Directivo y/o Docente deberá de cumplir todos y cada uno de los requisitos enlistados en dicho documento, tomando en cuenta que al tener puesto jerárquico superior (Directivo) o imparte conocimientos (Docencia) deberá de llenar aún más documentación a fin de cumplir con estándares y normas de diferentes entes reguladores que verifican la calidad de nuestra Institución.

Administrativo/Apoyo El personal militar que ingrese a la institución como Administrativo/Apoyo deberá de cumplir todos y cada uno de los requisitos enlistados en dicho documento, sin tomar en cuenta el tiempo de permanencia del pase que cuente en la institución, si ingresa a la institución a cumplir funciones, tales como por ejemplo, amanuense solamente por un mes porque será otorgado el pase dentro de ese lapso de tiempo, aun así debe de entregar la información a fin de que se tenga un histórico de todo el personal militar que haya ingresado a la institución. Tomando en cuenta las variables de tiempo y carga laboral de dicho personal la documentación a entregar será menor en comparación con el Docente/Directivo.

Formatos

Se podrán encontrar en la parte posterior de la página, formatos los cuales debe de ingresar documentación a fin de entregarla a la Unidad de Talento Humano Militar, en ambos casos se puede observar que existe un botón el cual su leyenda dice: “Formato de nuevos Ingresos (Hoja de Vida)”. Tal botón nos hará descargar un documento en Excel el cual funcionará como hoja de vida y facilitará el ingreso a los sistemas respectivos de la institución, el cual deberá de ser llenado a su totalidad, la instrucción de ingreso de información será explicada en este manual más adelante.

Además, existe un botón el cual su leyenda indica “Descargar” Formato CD Militar, al dar Click en ese botón nos hará descargar un archivo comprimido el cual se encontrará varias carpetas las cuales deberá de ingresar la documentación que anteriormente se pidió en “Requisitos”, la instrucción de ingreso de información será explicada en este manual más adelante.

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Formato EXCEL “Formato de nuevos Ingresos (Hoja de Vida)” Al dar Click en botón Formato de nuevos Ingresos

Se descargará un archivo en Excel, el cual tendrá el siguiente formato.

Tal formato indica que tipo de formato está ingresando sea Docente/Directivo o Administrativo/Apoyo, además de detallar las palabras “APELLIDOS-Y-NOMBRES”, por lo que se deberá al momento de entregar la documentación ingresar en mayúsculas los apellidos y nombres del señor militar en cuestión, logrando lo siguiente:

Al abrir el archivo podremos encontrar que el Excel en cuestión tiene tres o cuatro pestañas las cuales varían dependiendo del tipo de personal militar que ingresara a la institución

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Primera Pestaña (Instrucciones) En la pestaña “Instrucciones” podemos observar diferentes directrices e instrucciones que nos facilitaran a comprender el formato en cuestión.

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Segunda Pestaña (Información General) En la pestaña Información General podremos encontrar el formulario que servirá para conocer todos los datos personales del señor militar en cuestión, para lo cual se divide en tres grandes secciones las cuales definimos:

Primera Sección (Información Personal) La Primera Sección consta con la información referente al señor militar que ingresara en la Institución, contiene; número de cedula, nombres, nacionalidad, sexo, correo electrónico, dirección domiciliaria, tipo de sangra, si existiese algún tipo de enfermedad.

El formulario cuenta con instrucciones los cuales al señalar con el cursor del mouse la celda indicada se desplegará como se debe de ingresar la documentación en cuestión, a su vez existen comentarios en los detalles que se puede observar para conseguir más información

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Por lo que se deberá de seguir las instrucciones que allí se especifican a fin de llenar la matriz sin ningún tipo de equivocación.

Cabe recalcar además que la mayor parte del formulario consta con botones desplegables en los cuales deberá de elegir una respuesta.

La información obligatoria será marcada por un asterisco de color rojo (*) el cual indicará la necesidad de información.

Fotografía La fotografía tamaño Carnet que se encuentra en la esquina superior derecha, deberá de llenarse de dos formas distintas dependiendo de la forma en la que se remita el documento, si se remite en formato magnético (digital) y en el CD, se debe de insertar una imagen clara y nítida de la persona que va a ingresar.

Si se remita en formato físico deberá ser pegada con goma en barra dicha foto en el recuadro correspondiente.

IMPORTANTE: El texto que será ingresado en todo formulario deberá de ser llenado con letras MAYÚSCULAS, Sin Tildes, ni Caracteres Especiales

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Segunda Sección (Información Familiar) La Segunda Sección consiste en ingresar información relacionada al aspecto familiar del señor militar, dicha información es necesaria para alimentar diversos sistemas de la institución y de los entes reguladores.

En el inicio de esta sección podremos observar que se deberá ingresar la información del conyugue o conviviente (cabe recalcar que dicha información se copiará automáticamente al final del cuadro siguiente, a fin de completar los datos faltantes)

Tal como se había mencionado anteriormente, el formulario contiene botones desplegables e información al dar Click en cada casilla.

Tercera Sección (Información Adicional) La Tercera Sección consta de datos que son necesarios netamente por auditorias o normas vigentes, la información aquí ingresada es de carácter confidencial.

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Tercera Pestaña (Información Académica) Si ingresamos a la pestaña Información Académica, se podra visualizar dos grandes secciones entre las cuales tenemos:

Primera Sección (Títulos profesionales) La Primera Sección consta de la formación académica referente a los títulos académicos que posee el señor militar en cuestión, en cada uno de los recuadros se podra encontrar ayuda y comentarios a fin de ingresar correctamente los datos.

Segunda Sección (Eventos de Capacitación) La Segunda Sección consta de diversos cursos de capacitación que pueda tener el señor militar en cuestión, debe de tomarse en cuenta que las capacitaciones a ingresar en este recuadro son solamente de los últimos 5 años, en cada recuadro existe información al acercar el cursor. Si en un certificado no existe información de cuantas horas duro, no se deberá de ingresar en el formulario.

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Cuarta Pestaña (Información Académica 2) En la Cuarta Pestaña podemos observar que se puede colocar aumentar la información referente a la formación académica y capacitación, cabe recalcar que esta pestaña únicamente está habilitada para personal militar Docente/Directivo, esta pestaña cuenta con dos grandes secciones.

Primera Sección (Eventos de Capacitación) La Primera Sección aumenta la posibilidad de ingresar cursos de capacitaciones en el caso de que la anterior pestaña no haya sido suficiente.

Segunda Sección (Publicaciones) La Segunda Sección es muy importante para el personal Docente/Directivo por motivos de que se debe de ingresar la información referente a publicaciones que haya realizado el señor militar en cuestión, cada columna tiene un comentario que ayudara a su llenado respectivo.

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Quinta Pestaña (Información Laboral) En la siguiente pestaña podremos encontrar Información Laboral, en la cual se divida en 3 secciones, las cuales deberán de ser ingresadas correctamente a fin de evitar inconvenientes.

Primera Sección (Experiencia Profesional) La Primera Sección podemos observar campos para colocar la “Experiencia Profesional” en este campo se debe de llenar acorde si el señor militar ha trabajado en algún otro sitio sea privado, personal o publico anteriormente.

NOTA:

Al tratarse de personal militar es comprensible que no se pueda llenar los datos a cabalidad, por lo que se deberá ingresar en los siguientes datos la información:

Nombres de la Institución: Ejercito del Ecuador

Puesto: Colocar el cargo o actividad la cual labora actualmente, como, por ejemplo, docente, amanuense, encargado de bodega, etc.

Unidad Administrativa: El Arma que corresponde el señor militar.

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Segunda Sección (Datos Talento Humano) La Segunda Sección cuenta con información referente a la ubicación del trabajo, cargo, departamento, etc. Esta sección varía dependiendo si se trata de personal Directivo/Docente y Administrativo/Apoyo, deberá de ser ingresada con sumo cuidado y con datos reales puesto que esta será la información que se utilizará para la creación en el sistema BANNER y Quipux

Administrativo/Apoyo

• Se debe seleccionar la Sede o Extensión que se encuentra detallada en la lista desplegable, • El cargo con el cual va a ingresar, sea, por ejemplo; amanuense, encargado de bodega,

encargado de talento humano, etc. • Debe de ingresar la unidad o departamento al cual va a ingresar, • Debe colocar un breve resumen de las funciones que va a realizar en tal puesto.

Directivo/Docente

• Debe ingresar la Sede o Extensión que se encuentra detallada en la lista desplegable, • El cargo con el que va a ingresar, si se vera involucrado netamente en docencia deberá de

colocar “Docencia” si es Director, debe de colocar “Director” si es ambas, “Director/Docencia”. Si existiera alguna otra función o encargo que realiza debe de colocarlo en este campo.

• Debe de ingresar la unidad o departamento al cual va a ingresar • Debe de colocar el tiempo de dedicación a la cual dará clases según la lista desplegable que

se encuentra en dicho espacio.

Firmas de Responsabilidad Es la parte más importante del formulario, por motivos de que es en esta donde se detalla que el señor militar que ingresa a la institución afirma que todo lo que anexa en su expediente es verídico y que el encargado de talento humano que recepto la documentación, lo ha verificado con las copias anexadas al expediente. Debe de colocar el encargado de Talento Humano su nombre con esfero y la firma correspondiente con sello de la Unidad si fuera él caso. Además de colocar la fecha en la que fue entregado el formulario.

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Formato CD El CD es una parte importante para el proceso de ingresos y entrega de documentación puesto que ayudará a ingresar sus datos en los servidores de la Institución por lo que se requiere que se siga un estricto formato el cual será explicado a continuación:

Directivo/Docente

Al dar Click en el botón “Descargar” que se encuentra en la pagina web de Talento Humano

Descargará automáticamente un archivo comprimido al cual daremos Click derecho y nos aparecerá el siguiente menú:

El cual daremos Click en “Extraer aquí” lo que sucederá a continuación es que aparecerá una carpeta en el mismo lugar donde se encontraba el archivo comprimido

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A continuación, vamos a abrir dicha carpeta y lo que podremos encontrar es la carpeta “APELLIDOS Y NOMBRES” es esa la carpeta que deben de modificar con los nombres y apellidos del señor militar que ingresa a la Institución.

Se debe de colocar los nombres con letra MAYÚSCULA y sin ninguna tilde o carácter especial.

Al ingresar a dicha carpeta se podra observar varias carpetas las cuales contienen diferentes tipos de títulos las cuales son la base para que ingresen la documentación que se solicito anteriormente en Requisitos en formato PDF (Escaneado) y a color.

Cabe recalcar que podría existir información que no cuentan en ese momento, solamente se debe de ingresar la información que se contenga en el expediente anexado, NO se debe de borrar ninguna carpeta, dejarlas vacías si no existiese documentación con la cual llenarlas.

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Presentación del expediente a los encargados/especialistas de la Unidad de Talento Humano A fin de tener orden y no exista la posibilidad de traspapelar documentación la información deberá de ser entregada en una carpeta de cualquier color con bincha, en la cual deberá de ingresar la documentación tal como está el orden de los requisitos que se vio en la página de Talento Humano donde señala la documentación a entregar.

Además, se debe de indicar la separación de cada grupo de requisitos con una pestaña de color a fin de encontrar y verificar de forma más rápida y factible su información.

¡Muchos Éxitos!

Si existiese alguna duda respecto al ingreso de personal no dude en comunicarse.

Creado por: Marco Guerra León (Maekrix)