Manual de Funciones - Alcaldia de Neiva

1. NIVEL DIRECTIVO

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACION

Nivel: Directivo

Denominación del Empleo: Director de Departamento Administrativo

Código: *055

Grado: 3

No. de cargos: Uno (1)

Dependencia: Departamento Administrativo de Planeación

ADMINISTRACION Y FINANZAS PÚBLICASINTEGRANTES:

GRISELL CUADROS CUELLARLAURA RANGEL CANDELO

YANETH GÓMEZ REPIZO

MANUAL DE FUNCIONES - ALCALDIA DE NEIVA

MISIÓNGarantizar el desarrollo integral de los habitantes del Municipio de Neiva, construyendo entre todos un pacto donde se invierta en el ser humano de manera que puedan acceder a mejores oportunidades, aumentar sus expectativas de bienestar y calidad de vida; reactivar la economía a partir de políticas públicas municipales transversalizadas con los sectores productivo, industrial y comercial del municipio, con un gobierno transparente, incluyente, social y solidario, productivo, sustentable y globalizado.

VISIÓNNeiva se convertirá en una ciudad de oportunidades, bien gobernada y participativa, donde la cultura ciudadana sea factor de convivencia y bienestar, con ciudadanos felices, con niños y niñas gozando de sus derechos, con una infraestructura orientada al desarrollo humano y económico, y sin ningún tipo de discriminación social.

Cargo del Jefe Inmediato: Alcalde

AREA: DIRECCIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

Asesorar al alcalde y dependencias en el diseño, seguimiento y evaluación de políticas administrativas, planes, programas y proyectos, siguiendo los lineamientos y políticas generales de la organización para el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos, basandose en el alcance y el control de los recursos del estado para dichos propositos.

1. Asesorar al Alcalde en la planificación, organización y desarrollo de los planes y políticas que deban adoptarse para la consecución de sus objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido del cumplimiento de la finalidad del Estado.2. Establecer los elementos básicos que comprendan el ordenamiento del territorio, la planificación del desarrollo social, económico, ambiental y cultural de la sociedad y su proyección espacial, garantizando un nivel de vida adecuado para sus habitantes.3. Diseñar e implementar métodos y procedimientos que permitan operar y controlar la información necesaria para la toma de decisiones internas de interés de la comunidad y de la comunidad en general.4. Utilizar las bases de datos con información clasificada, confiable y actualizada, como herramienta básica para la planeación del desarrollo económico, social y físico del territorio.5. Planificar y gestionar el desarrollo integral de los asentamientos humanos de la ciudad en los aspectos habitacional, mejoramiento integral y de servicios públicos y de las operaciones y actuaciones urbanas integrales para facilitar el acceso de la población a una vivienda digna.6. Desempeñar las demás funciones inherentes a la naturaleza del empleo y que le sean asignadas por las normas legales. Evaluar el diseño de las obras asignadas al mejoramiento continuo de la ciudad, como calles, viviendas de interes social, escuelas, hospitales y demas proyectos que van en pro del mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.

V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

1. El Alcalde es asesorado en la planificación, organización y desarrollo de los planes y políticas que deban adoptarse para la consecución de sus objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido del cumplimiento de la finalidad del Estado.2. Los elementos básicos que comprendan el ordenamiento del territorio, la planificación del desarrollo social, económico, ambiental y cultural de la sociedad y su proyección espacial son establecidos, garantizando un nivel de vida adecuado para sus habitantes.3. Los métodos y procedimientos son diseñados e implementados, permitiendo operar y controlar la información necesaria para la toma de decisiones internas de interés de la comunidad y de la comunidad en general.4. Las bases de datos con información clasificada, confiable y actualizada son utilizadas como herramienta básica para la planeación del desarrollo económico, social y físico del territorio.5. El desarrollo integral de los asentamientos humanos de la ciudad se planifica y gestiona en los aspectos habitacional, mejoramiento integral y de servicios públicos y de las operaciones y actuaciones urbanas integrales para facilitar el acceso de la población a una vivienda digna.

Entidades públicas del nivel nacional y territorial.Tipos de planeación.Tipos de informes.Tipos de evaluación de gestión.Definición de políticas

VII. EVIDENCIAS

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia

Veinticuatro (24) meses de experiencia profesional.

1. Evaluación de Proyectos2. Proceso de Planeación Estratégica3. Planeación Financiera4. Planes de Acción5. Conformación, consolidación y seguimiento presupuestal6. Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano7. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 8. Información estadística y análisis9. Análisis de Costos10. Normatividad del Sector Financiero.11. Balance Score card12. Sistemas de gestión de calidad y normatividad asociada13. Administración por resultados14. Evaluación de gestión de las áreas15. Manejo de sistemas de información.

De Producto:Informe de asesoría.Elementos de ordenamiento territorial establecidos.Métodos y procedimientos diseñados e implementados.Bases de datos utilizadas.Desarrollo integral planificado y gestionado.De Desempeño:Sustentación de los informes, elementos, métodos, procedimientos, bases de datos y desarrollo integral asesorados, establecidos, diseñados, implementados, utilizados, gestionados.

Título profesional en Administración de Empresas, Administración Financiera, Administración Pública, Economía, Contaduría Pública, Ingeniería Financiera, Ingeniería Industrial, Derecho, Ingeniería Civil, Arquitectura, ingeniería Topográfica.Tarjeta profesional en los casos reglamentados por ley.

2. NIVEL ASESOR


I. IDENTIFICACION

Nivel: Directivo

Denominación del Empleo: Jefe de Oficina Asesora

Código: 115

Grado: 3

No. de cargos: Uno (1)

Dependencia: Oficina Asesora Jurídica

Cargo del Jefe Inmediato: Alcalde

AREA:



Elevar el nivel de seguridad de las actuaciones jurídicas del Despacho del Alcalde y velar por la seguridad y control a los actos y actuaciones administrativas que desarrolle la Administración Municipal desde el punto de vista jurídico y del cumplimiento de la legalidad.


1. Asesorar y apoyar en materia jurídica al Alcalde y a las dependencias del Municipio, de acuerdo con las normas legales vigentes. 2. Asesorar y revisar, en los aspectos jurídicos, los proyectos de acuerdo, decreto, resolución o cualquier otro acto administrativo que sea sometido a su consideración y que tenga relación con los asuntos de competencia del Despacho del Alcalde, siguiendo los procedimientos establecidos.3. Emitir conceptos, absolver consultas y responder derechos de petición que en materia jurídica formulen los ciudadanos o ciudadanas que tengan relación con los asuntos de competencia del Despacho del Alcalde, orientando a las demás dependencias en esta materia cuando así se requiera.4. Unificar, recopilar y estandarizar conceptos relevantes sobre las diferentes normas en temas relacionados con los asuntos del Municipio.5. Sustanciar las solicitudes de revocatoria y recursos interpuestos a los actos administrativos proferidos por el alcalde, siguiendo los procedimientos establecidos.6. Adelantar las investigaciones, estudios y análisis jurídicos sobre temas propios del municipio, llevando a cabo la revisión de la normatividad, doctrina y jurisprudencia existente a fin de formular los diagnósticos y recomendaciones que sean del caso.7. Formular propuestas de desarrollo del marco jurídico municipal, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.8. Asesorar, orientar y vigilar la aplicación de normas y políticas en la ejecución de los contratos que deba suscribir el alcalde, siguiendo los procedimientos establecidos.9. Dirigir la elaboración y revisión de los proyectos de actos jurídicos que le corresponda suscribir al alcalde, de acuerdo con las normas establecidas. 10. Recomendar, sustanciar y proyectar los recursos que el municipio deba resolver por la vía gubernativa, preparando las respectivas respuestas.11. Representar judicialmente al municipio ante las autoridades competentes cuando fuere el caso, siguiendo las normas y procedimientos establecidos.12. Desempeñar las demás funciones que sean asignadas por el jefe de la dependencia, de acuerdo con el área de trabajo y el cargo.



1. El Alcalde y las dependencias del Municipio son asesoradas y apoyadas en materia jurídica, de acuerdo con las normas legales vigentes. 2. Los proyectos de acuerdo, decreto, resolución o cualquier otro acto administrativo que sea sometido a su consideración son asesorados y revisados en lo relativo a la parte jurídica, siguiendo los procedimientos establecidos.3. Los conceptos se emiten, las consultas se resuelven y se responden los derechos de petición que en materia jurídica formulen los ciudadanos o ciudadanas, en lo relacionado con los asuntos de competencia del Despacho del Alcalde, orientando a las dependencias cuando así se requiera.4. Los conceptos relevantes sobre las diferentes normas se unifican, recopilan y estandarizan en temas relacionados con los asuntos del Municipio.5. Las solicitudes de revocatoria y recursos interpuestos a los actos administrativos proferidos por el alcalde se sustancian, siguiendo los procedimientos establecidos.6. Las investigaciones, estudios y análisis jurídicos sobre temas propios del municipio se adelantan, llevando a cabo la revisión de la normatividad, doctrina y jurisprudencia existente a fin de formular los diagnósticos y recomendaciones que sean del caso.7. Las propuestas de desarrollo del marco jurídico municipal se formulan, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.8. La aplicación de normas y políticas en la ejecución de los contratos que deba suscribir el alcalde se asesora, orienta y vigila, siguiendo los procedimientos establecidos.9. La elaboración y revisión de los proyectos de actos jurídicos que le corresponda suscribir al alcalde es dirigida, de acuerdo con las normas establecidas.10. Los recursos que el municipio deba resolver por la vía gubernativa se recomiendan, sustancia y proyectan, preparando las respectivas respuestas.11. El municipio es representado judicialmente ante las autoridades competentes cuando fuere el caso, siguiendo las normas y procedimientos establecidos.

Entidades públicas del nivel nacional y territorial.Gestión pública judicial.Defensa jurídica pública.Tipos de procesos judiciales.Tipos de conceptos jurídicos.Tipos de documentos jurídicos

VII. EVIDENCIAS



Veinticuatro (24) meses de experiencia profesional.

1. Constitución Política de Colombia.2. Plan de Desarrollo Municipal3. Disposiciones jurídicas sobre contratación estatal.4. Disposiciones jurídicas sobre materia laboral.5. Código Único Disciplinario y legislación pertinente.6. Código Contencioso Administrativo.7. Código Civil8. Estatuto Tributario9. Sistemas de gestión de calidad 10. Manejo de sistemas de información

De Producto:Informe de asesoría y apoyo en materia jurídica.Proyectos de acuerdo, decreto, resolución o actos administrativos asesorados.Conceptos emitidos y consultas resueltas.Conceptos unificados, recopilados y estandarizados.Solicitudes de revocatoria y recursos interpuestos.Investigaciones, estudios y análisis adelantados.Propuestas de desarrollo del marco jurídico formuladas.Reporte de aplicación y vigilancia de normas.Proyectos de acto jurídicos elaborados y revisados.Recursos de vía gubernativa recomendados.Informe de representación ante autoridades.De Desempeño:Sustentación de los informes, proyectos, conceptos, solicitudes de revocatoria, investigaciones, estudios y demás documentos asesorados, apoyados, resueltos, estandarizados, unificados, formulados, revisados o elaborados.De Conocimiento:Prueba oral o escrita de los conocimientos asociados al desempeño.

Título Profesional en Derecho. Tarjeta profesional en los casos reglamentados por ley.

3. NIVEL PROFESIONAL


I. IDENTIFICACION

Nivel: Profesional

Denominación del Empleo: Profesional Especializado

Código: 222

Grado: 16

No. de cargos: Tres (3)

Dependencia: Donde se ubique el cargo

Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa

AREA: OFICINA DE CONTRO INTERNO



Realizar la formulación, seguimiento y planes de mejora de políticas de control interno; midiendo y evaluando la eficiencia, eficacia y economía en el manejo de los recursos en los diferentes procesos de la Alcaldía, a través de las auditorías internas de gestión.



1. Informar al Alcalde y dependencias los riesgos identificados a fin de que se apoyen las medidas preventivas y correctivas adoptadas.2. Recopilar y analizar la información previa, necesaria para el desarrollo de la evaluación, siguiendo el sistema de gestión documental.3. Ejecutar el plan de trabajo aprobado para la evaluación, aplicando los cuestionarios, planillas, formatos y herramientas de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.4. Elaborar y presentar el informe de resultados, previa revisión y aprobación.5. Suministrar a los responsables del proceso, la matriz de hallazgos para la formulación del plan de mejoramiento.6. Consolidar la documentación que debe contener el expediente, teniendo en cuenta las normas de auditoría generalmente aceptadas.7. Efectuar seguimiento a los planes de mejoramiento institucional, por procesos e individual para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones.8. Suministrar a los responsables del proceso objeto de seguimiento, la matriz de hallazgos para la reformulación de acciones correctivas en vía de solución.9. Desempeñar las demás funciones que sean asignadas por el jefe de la dependencia, de acuerdo con el área de trabajo y el cargo.

1. El Alcalde y dependencias son informados sobre los riesgos identificados a fin de que se apoyen las medidas preventivas y correctivas adoptadas.2. La información previa, necesaria para el desarrollo de la evaluaciónse recopila y analiza, siguiendo el sistema de gestión documental.3. El plan de trabajo aprobado para la evaluación se ejecuta, aplicando los cuestionarios, planillas, formatos y herramientas de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.4. El informe de resultados se elabora y presenta, previa revisión y aprobación.5. La matriz de hallazgos se suministra a los responsables del proceso para la formulación del plan de mejoramiento.6. La documentación que debe contener el expediente se consolida, teniendo en cuenta las normas de auditoría generalmente aceptadas.7. El seguimiento a los planes de mejoramiento institucional, por procesos e individual se efectúa para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones.8. La matriz de hallazgos se suministra a los responsables del proceso objeto de seguimiento para la reformulación de acciones correctivas en vía de solución.


VII. EVIDENCIAS



Entidades públicas del nivel nacional y territorial.Áreas de control interno.Auditorías internas de gestión.Administración de sistemas de gestión.

1. Normas sobre control interno 2. Identificación de riesgos3. Evaluación de control de gestión 4. Elaboración de planes de trabajo5. Elaboración de informes de resultado 6. Elaboración de matriz de hallazgos7. Planes de mejoramiento8. Sistema de gestión de calidad9. Gestión documental

De Producto:Riesgos identificados e informados.Información previa recopilada y analizada.Plan de trabajo ejecutado.Informe de resultados elaborado y presentado.Matriz de hallazgos suministrada.Documentación consolidada.Seguimiento efectuado a planes de mejoramiento institucional.De Desempeño:Sustentación de los riesgos, información, planes, matriz de hallazgos, seguimiento identificados, informados, recopilados, analizados, ejecutados, elaborados, presentados, suministrados, consolidados.De Conocimiento:Prueba oral o escrita de los conocimientos asociados al desempeño.

Cincuenta y cuatro (54) meses de experiencia profesional.

4. NIVEL TECNICO


I. IDENTIFICACION

Nivel: Técnico

Denominación del Empleo: Técnico Administrativo

Código: 367

Grado: *09

No. de cargos: Tres (3)



AREA: SECRETARIA DE VIAS



Título Profesional en Administración de Empresas, Administración Financiera, Administración Pública, Contaduría Pública, Derecho, Economía, Finanzas, Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Financiera, Ingeniería Industrial.Título de postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo.Tarjeta profesional en los casos reglamentados por ley

Adelantar los procesos y procedimientos que se requieran para el desarrollo de la infraestructura y las obras públicas a cargo del Municipio.




1. Participar en la elaboración de estudios, diseños y términos de referencia de orden técnico para la ejecución de las obras públicas previstas en el Plan de Desarrollo Municipal.2. Llevar el registro y control de las licencias expedidas para la construcción, demolición, urbanización, ocupación y/o intervención del espacio público.3. Apoyar las actividades de interventoría y seguimiento a las obras públicas que se ejecuten en el municipio.4. Apoyar la elaboración de los pliegos de condiciones, los estudios y cuadros comparativos para las diferentes propuestas que se presenten en relación con los contratos que deba suscribir el Municipio en materia de obras públicas.5. Actualizar las normas de diseño geométrico y especificaciones técnicas que permitan la modernización del sistema de infraestructura municipal, a efectos de brindar una adecuada comodidad y seguridad a los usuarios.6. Participar en la realización de trabajos de prevención y atención de emergencias relacionadas con la infraestructura municipal, así como mantener actualizado un sistema integral de información de los riesgos existentes.7. Desempeñar las demás funciones que sean asignadas por el jefe de la dependencia, de acuerdo con el área de trabajo y el cargo.

1. La elaboración de estudios, diseños y términos de referencia de orden técnico cuentan con su participación para la ejecución de las obras públicas previstas en el Plan de Desarrollo Municipal.2. El registro y control de las licencias expedidas es llevado para la construcción, demolición, urbanización, ocupación y/o intervención del espacio público.3. Las actividades de interventoría y seguimiento son apoyadas para las obras públicas que se ejecuten en el municipio.4. La elaboración de los pliegos de condiciones, los estudios y cuadros comparativos son apoyados para las diferentes propuestas que se presenten en relación con los contratos que deba suscribir el Municipio en materia de obras públicas.5. Las normas de diseño geométrico y especificaciones técnicas se actualizan, permitiendo la modernización del sistema de infraestructura municipal, a efectos de brindar una adecuada comodidad y seguridad a los usuarios.6. La realización de trabajos de prevención y atención de emergencias relacionadas con la infraestructura municipal son apoyadas, así como mantener actualizado un sistema integral de información de los riesgos existentes.

Entidades públicas del nivel nacional y territorial.Proyectos de inversión de carreteras.Tipos de estudios y programas para contratación de empréstitos.

VII. EVIDENCIAS



Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral.

5. NIVEL ASISTENCIAL


I. IDENTIFICACION

Nivel: Asistencial

Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo

Código: 407

Grado: 26

No. de cargos: Cinco (5)

1. Régimen Municipal2. Ordenamiento Territorial3. Construcción de obras4. Sistema de Gestión de Calidad5. Costos de obra6. Manejo de sistemas de información

De Producto:Estudios, diseños y términos de referencia en los que participa.Registro y control de licencias llevado.Actividades poyadas.Pliegos de condiciones, estudios y cuadros apoyados.Normas actualizadas.Trabajos de prevención y atención de emergencias apoyados.De Desempeño:Observación directa en el puesto de trabajo de los criterios de desempeño descritos. De Conocimiento:Prueba oral o escrita de los conocimientos asociados al desempeño.

Título de formación técnica o tecnológica en Administración de Obras Civiles, Construcción, Delineante de Arquitectura.



AREA:




Ejercer actividades de apoyo, atención al cliente, administración de correspondencia y archivo, siguiendo los procedimientos y normas establecidas.

1. Redactar y trascribir los oficios, requerimientos, informes, circulares y demás documentación que contenga información de la dependencia según instrucciones del jefe inmediato.2. Administrar la correspondencia interna y externa de la oficina y el archivo, siguiendo los procedimientos y normas del Archivo General de Nación.3. Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.4. Elaborar y dar curso a la correspondencia enviada y recibida, radicándola en los registros, de acuerdo con el procedimiento establecido.5. Proyectar y gestionar el traslado del archivo de gestión al archivo central, con base en las Tabla de Retención Documental del área.6. Controlar y llevar registros de las existencias de recursos de útiles y papelería, tramitando oportunamente la solicitud para el área de Recursos Físicos.7. Organizar la información y documentación generada en su gestión y desempeño de sus funciones, archivándola y clasificándola acorde con las políticas de archivo y documentación implementadas en la empresa.8. Mantener en buen estado y orden de presentación los documentos a cargo de su dependencia, siguiendo los procedimientos establecidos.9. Colaborar en las labores de mensajería que le sean encomendadas, siguiendo los procedimientos y planes de rutas establecidos.10. Desempeñar las demás funciones que sean asignadas por el jefe de la dependencia, de acuerdo con el área de trabajo y el cargo.



1. Los oficios, requerimientos, informes, circulares y demás documentación que contenga información de la dependencia son redactados y transcritos según instrucciones del jefe inmediato.2. La correspondencia interna y externa de la oficina y el archivo son administrados, siguiendo los procedimientos y normas del Archivo General de Nación.3. El servicio a los clientes internos y externos se facilita de acuerdo con las políticas de la organización.4. La correspondencia enviada y recibida es elaborada y se le da curso, radicándola en los registros, de acuerdo con el procedimiento establecido.5. El traslado del archivo de gestión al archivo central se proyecta y gestiona, con base en las Tabla de Retención Documental del área.6. Los registros de las existencias de recursos de útiles y papelería se controlan y llevan, tramitando oportunamente la solicitud para el área de Recursos Físicos.7. La información y documentación generada en su gestión y desempeño de sus funciones se organiza, archivándola y clasificándola acorde con las políticas de archivo y documentación implementadas en la empresa.8. Los documentos a cargo de su dependencia son mantenidos en buen estado y orden de presentación, siguiendo los procedimientos establecidos.9. Las labores de mensajería que le sean encomendadas son realizadas, siguiendo los procedimientos y planes de rutas establecidos.

Entidades públicas del nivel nacional y territorial.Empresa privada.Tipos de documentos.Tipos de bases de datos.Tipos de archivos.Tipos de registros.Tipos de tablas documentales.

1. Gestión documental 2. Normas de cortesía3. Clases de documentos según el contenido4. Tablas de retención documental 5. Principios de atención al cliente 6. Comunicación con el cliente7. Protocolo empresarial 8. Manejo de sistemas de información.

VII. EVIDENCIAS



Diploma de Bachiller Treinta y nueve (39) meses de experiencia laboral.

De Producto:Documentación del área redactada y transcrita.Correspondencia y archivo administrados.Información del servicio al cliente interno y externo.Correspondencia elaborada.Archivo de gestión trasladado al archivo central.Existencias de recursos y papelería controladas y llevadas.Información y documentación organizada.Labores de mensajería realizadas.De Desempeño:Observación directa en el puesto de trabajo de los criterios de desempeño descritos.De Conocimiento:Prueba oral o escrita de los conocimientos asociados al desempeño.

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