MANUAL DE FUNCIONES TALLER AUTOMOTRIZ S.A.

FUNCIONES GERENTE DE ADMINISTRACIN Y FINANZASLa Gerencia de Administracin y Finanzas es el rgano de apoyo responsable de dirigir, ejecutar, evaluar y controlar la administracin del potencial humano, los recursos econmicos, financieros, materiales, as como proporcionar los servicios que requieran las diferentes reas de la empresa.Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Gerente, que depende funcional y jerrquicamente de la Gerencia General. Su denominacin es Gerente de Administracin y Finanzas.La Gerencia de Administracin y Finanzas para el cumplimiento de sus funciones, tiene a su cargo las siguientes unidades orgnicas: Administracin. Recursos Humanos. Tesorera. Contabilidad y Costos. Logstica y Servicios Generales.Son funciones y atribuciones de la Gerencia de Administracin y Finanzas:1. Programar, organizar, dirigir, controlar y supervisar las actividades de Administracin, Recursos Humanos, Tesorera, Contabilidad y Costos y, Logstica y Servicios Generales.2. Administrar y supervisar los fondos y valores financieros de la empresa, canalizando los ingresos y efectuando los pagos correspondientes por los compromisos contrados.3. Supervisar el control de la captacin de ingresos.4. Supervisar el registro de ingresos y gastos de la empresa.5. Organizar y optimizar la administracin financiera de la empresa, y proporcionar la informacin contable adecuada y oportuna, as como los reportes de costos por centro de actividad, para facilitar la toma de decisiones.6. Proveer oportunamente los recursos y servicios necesarios a los rganos de la empresa, para el cumplimiento de sus objetivos y metas.7. Organizar, programar, supervisar y evaluar las actividades de Contabilidad, supervisando la formulacin de los balances, estados financieros, para su presentacin a los organismos correspondientes (incluidas entidades bancarias), en los plazos establecidos.8. Conducir el sistema de control patrimonial respecto de los activos fijos de la empresa, ordenando realizar los inventarios de los bienes muebles, el registro de los bienes inmuebles y el saneamiento fsico-legal de ttulos de propiedad de los bienes registrables conforme a los dispositivos legales que rigen al respecto.9. Informar mensualmente a la Gerencia General y a la Gerencia de Marketing, Planeamiento y Desarrollo, sobre la ejecucin de los ingresos.10. Suscribir los documentos, resoluciones, contratos y/o convenios necesarios para el cumplimiento de los fines y objetivos institucionales de la empresa.11. Autorizar las adquisiciones requeridas por los rganos que conforman la empresa, de acuerdo a lo establecido en los planes de la empresa.12. Autorizar descuentos en la planilla de pago en cumplimiento a los lineamientos de la empresa.13. Supervisar la administracin de los bienes, recursos materiales y humanos orientados a la dotacin de servicios en general que requieran las diferentes reas de la empresa.14. Resolver en segunda instancia y mediante Resolucin Gerencial, los recursos impugnativos que se interpongan contra las resoluciones del rea de Recursos Humanos sobre sancin administrativa.15. Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia.16. Las dems atribuciones y responsabilidades que le sean asignadas por la Gerencia General.17. Otras funciones afines que le asigne el Gerente General.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADORLa Jefatura de Administracin es el rgano de apoyo encargado de ejecutar las polticas administrativas de los recursos, orientando a la obtencin de los objetivos de la empresa.Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Subgerente, que depende de la Gerencia de Administracin y Finanzas.Las funciones del Administrador son:DIRECTAS:1. Recibir y revisar las facturas y comprobantes de los gastos efectuados.2. Elaborar cheques y cancelar facturas por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, alquileres y otras.3. Llevar registro y control de caja chica, con los debidos soportes documentarios.4. Calcular y procesar los viticos del personal.5. Entregar los recibos de pago al personal.6. Mantener registro de los movimientos bancarios.7. Redactar y transcribir correspondencia y documentos diversos.8. Transcribir y mantener actualizados en el sistema toda la informacin relacionada con el proceso Administrativo.9. Mantener y cumplir los lineamientos de la Gerencia de Administracin y Finanzas.10. Velar por la aplicacin y cumplimiento de las normas de la organizacin.11. Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la informacin suministrada por la organizacin y por los clientes.12. Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del rea Administrativa.13. Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.DE APOYO:FUNCIONES DEL JEFE DE RECURSOS HUMANOSLa Jefatura de Recursos Humanos es el rgano de apoyo encargado de ejecutar la poltica de recursos humanos, orientando la realizacin individual de los trabajadores a travs del liderazgo transformador y a su efectiva participacin en el logro de los objetivos de la empresa, generando una cultura organizacional que permita el mejoramiento progresivo de la calidad del factor humano.Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Jefe, que depende de la Gerencia de Administracin y Finanzas.Son funciones y atribuciones de la Subgerencia de Recursos Humanos:1. Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades relacionadas con la administracin de los recursos humanos.2. Controlar la asistencia, permanencia, permisos, licencias y dems procesos del sistema de personal3. Administrar los procesos de elaboracin de planillas para el pago de remuneraciones y otras obligaciones.4. Convocar, seleccionar y contratar personal acorde a la solicitud de personal de las diversas reas.5. Formular, ejecutar y evaluar el presupuesto de personal de la empresa.6. Resolver en primera instancia administrativa los pedidos formulados por los empleados de la empresa, sobre asuntos de su competencia.7. Propiciar el desarrollo del personal realizando acciones de capacitacin, motivacin e incentivos a fin de mejorar el nivel tcnico profesional y personal con el fin de lograr la identificacin del mismo con la empresa, para un mejor desempeo de sus funciones.8. Organizar, actualizar y custodiar el registro y legajos del personal de la empresa.9. Participar y apoyar en la formulacin del Cuadro para Asignacin de Personal (CAP) de la empresa.10. Programar, organizar, dirigir y ejecutar acciones de control y sanciones por las faltas de los trabajadores de la empresa, de acuerdo con las normas y disposiciones emitidas por la empresa.11. Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia.12. Las dems atribuciones y responsabilidades que le sean asignadas por la Gerencia de Administracin y Finanzas.FUNCIONES DEL JEFE DE CONTABILIDADLa Jefatura de Contabilidad y Costos es el rgano encargado de la aplicacin del Sistema de Contabilidad en la empresa, del registro contable, del control previo de las operaciones financieras, la elaboracin de los Estados Financieros y de conducir el sistema de costos de la empresa.Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Subgerente, que depende de la Gerencia de Administracin y Finanzas.Son funciones y atribuciones de la Subgerencia de Contabilidad y Costos:1. Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades del sistema de contabilidad de la empresa.2. Administrar los registros contables de las operaciones financieras y de rendicin de cuentas.3. Revisar y fiscalizar la documentacin que sustenta los gastos e inversiones demandados por las diferentes reas de la empresa, ejecutando en forma permanente y obligatoria el control previo de las operaciones sujetas a registro contable y la ejecucin presupuestal.4. Elaborar y presentar el Balance General y Estado de Gestin con periodicidad mensual y todos los Estados Financieros con periodicidad anual.5. Planificar, organizar y dirigir la implementacin y manejo del sistema de costos y mantener actualizada la informacin requerida en coordinacin con las reas competentes.6. Ejecutar el proceso tcnico del registro y control de los bienes patrimoniales de la empresa.7. Efectuar arqueos inopinados de fondos fijos para caja chica, cajas recaudadoras, especies valoradas y otros, informando a la Gerencia de Administracin y Finanzas las observaciones y recomendaciones que correspondan.8. Organizar el archivo y custodia de la documentacin de los archivos contables y afines.9. Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia.10. Las dems atribuciones y responsabilidades que le sean asignadas por la Gerencia de Administracin y Finanzas.FUNCIONES DEL JEFE DE TESORERALa Subgerencia de Tesorera es el rgano responsable de las acciones inherentes al Sistema de Tesorera; se encarga del control de la captacin del impuesto predial, arbitrios y otras fuentes de ingreso, as como de los pagos oportunos de los compromisos asumidos.Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Subgerente, que depende de la Gerencia de Administracin y Finanzas.Son funciones y atribuciones de la Subgerencia de Tesorera:1. a) Programar, ejecutar y controlar las acciones propias del Sistema de Tesorera, de acuerdo con la normatividad vigente.2. b) Administrar los fondos asignados a la empresa, en concordancia con las normas generales del sistema de tesorera y la poltica aprobada por la Alta Direccin.3. c) Efectuar el control de la captacin de ingresos, realizando el registro diario de los ingresos y giros en el SIAF-GL, as como en los aplicativos aprobados por la empresa.4. d) Formular los partes diarios de ingresos y elaborar la informacin estadstica respectiva e informar a la Gerencia de Administracin y Finanzas.5. e) Efectuar las reversiones al Tesoro Pblico por diversos conceptos, efectuando los depsitos correspondientes al Banco de la Nacin u otra entidad bancaria autorizada.6. f) Programar, ejecutar y controlar los pagos a los proveedores y otros de conformidad con las normas vigentes.7. g) Elaborar flujos de caja, presupuestos financieros y otros proporcionados por las unidades orgnicas competentes, para recomendar la mayor o menor incidencia de los ingresos o egresos de la institucin.8. h) Llevar los registros, las cuentas bancarias y efectuar las operaciones de tesorera, informando a la Gerencia de Administracin y Finanzas sobre el movimiento de fondos en efectivo y en bancos.9. i) Efectuar las conciliaciones mensuales de todas las cuentas bancarias de la empresa.10. j) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de seguridad de caudales, desde la recepcin, custodia en el local y traslado de los mismos.11. k) Custodiar Cartas Fianzas, Plizas de Caucin, Cheques de Gerencia y otros valores de propiedad de la institucin, que garanticen el fiel cumplimiento de contratos, adelantos a proveedores y otros derechos a favor de la empresa, velando cautelosamente por su permanente vigencia y exigibilidad de renovacin oportuna.12. l) Expedir oportunamente las constancias de pago y certificados de retencin de impuestos.13. m) Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia.14. n) Las dems atribuciones y responsabilidades que se deriven de las disposiciones legales o que le sean asignadas por la Gerencia de Administracin y Finanzas, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgnica de Empresaes.FUNCIONES DEL JEFE DE LOGISTICALa Subgerencia de Logstica y Servicios Generales, es el rgano encargado de la provisin de necesidades de bienes y servicios, del almacenamiento, custodia, distribucin y registro de los bienes de la empresa, as como tambin del mantenimiento de las edificaciones e instalaciones de la empresa, y de los servicios complementarios y de apoyo a las unidades orgnicas de la empresa. Est a cargo de un funcionario de confianza con categora de Subgerente, que depende de la Gerencia de Administracin y Finanzas.Son funciones y atribuciones de la Subgerencia de Logstica y Servicios Generales:1. Planificar, programar, ejecutar y controlar el abastecimiento de bienes y servicios, as como distribuirlos a las diferentes unidades orgnicas de la empresa.2. Formular el Plan Anual de Contrataciones de la empresa y sus modificaciones, as como evaluar su ejecucin.3. Conducir y ejecutar la programacin, adquisicin, almacenamiento y distribucin racional y oportuna de los bienes y materiales que requieren los rganos de la empresa.4. Efectuar los procesos y control de las adquisiciones a fin de que las mismas se realicen conforme a los dispositivos legales sobre la materia.5. Coordinar con el rea usuaria las especificaciones tcnicas para la adquisicin y contratacin de los bienes y servicios que requieren para el cumplimiento de sus planes operativos.6. Efectuar el inventario de bienes en Almacn y conciliarlo con la Subgerencia de Contabilidad.7. Programar, dirigir, ejecutar y supervisar los procesos tcnicos para la toma de inventarios de los bienes patrimoniales de la empresa.8. Programar, ejecutar y supervisar los procesos tcnicos de codificacin, asignacin y verificacin de los bienes patrimoniales, as como coordinar con el rea competente la valorizacin, revaluacin, bajas y excedentes de los inventarios.9. Llevar y mantener actualizado el control patrimonial respecto de los activos fijos de la empresa, realizar los inventarios de los bienes muebles y el registro de los bienes inmuebles de propiedad de la empresa, as como el saneamiento fsico legal de ttulos de propiedad de los bienes registrables conforme a los dispositivos legales.10. Planificar, dirigir, controlar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de oficina, mobiliario, equipo y maquinaria, sistemas elctricos y sanitarios, flota vehicular, as como de los locales e instalaciones de la empresa.11. Planificar, dirigir, controlar y supervisar los servicios complementarios de vigilancia, seguridad y de limpieza de los locales e instalaciones de la empresa.12. Controlar y supervisar que los vehculos de propiedad de la empresa cuenten con la operatividad, documentacin requerida y seguros vehiculares vigentes, as como su adecuada distribucin para el mejor uso de los mismos.13. Coordinar, controlar, supervisar y, de ser el caso, aplicar directivas de racionalizacin del consumo de combustibles y derivados, servicios de agua, energa elctrica y otros que se utilicen en los distintos locales de la empresa y en la infraestructura urbana a cargo la empresa.14. Llevar un registro de las compras y el uso de repuestos, materiales,combustibles y lubricantes, por vehculo, as como el historial de recorrido en las comisiones de servicio.15. Coordinar, controlar, proveer y supervisar el servicio de choferes para los distintos vehculos de la entidad, de uso administrativo.16. Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia.17. Las dems atribuciones y responsabilidades que le sean asignadas por la Gerencia de Administracin y Finanzas.