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Voluntarios: Manual de funciones

FipLima 2013

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Presentación

Bienvenido (a) al evento más grande de la poesía en el Perú y a uno de los más importantes de Latinoamérica.

Tu trabajo como voluntario (a) es uno de los factores centrales de este evento, pues de tu apoyo decidido y, en general, de la responsabilidad con los compromisos que asumas, depende el éxito del FipLima.

En este sentido, ser voluntario (a) es una expresión de tu compromiso con la poesía y por ello creemos que compartes la visión transformadora que buscamos generar en la sociedad.

Desde este momento eres parte de nuestro equipo; nuestro agradecimiento a ti por creer en el FIP Lima y en que todo lo imaginable es posible.

Javier Llaxacondor Gerente del FipLima

Contactos: Javier Llaxacondor (Coordinación general) Encargado de Logística Email: edipo__javier@hotmail.com (Ojo, son dos guiones bajos seguidos) http://www.facebook.com/javier.llaxacondor Celular: +51- 991393441 RPM: #948464011 Nextel: (98) 137*8605 Teléfono/fax: +51-1- 4608048

Gabriela Gallardo Encargada del Área de Prensa y comunicaciones Encargada del Área de Intervenciones Artísticas Email: gallardo.gabi@gmail.com Celular: 995165242

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Perfil del ( de la) voluntario (a) del FipLima

No faltas a los compromisos que haces.

Eres puntual y responsable.

Siempre les encuentras una solución a los problemas.

Tienes energía y ganas de hacer bien las cosas.

Sabes trabajar en equipo y bajo presión.

Tu pasión es la poesía.

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Índice

Áreas del voluntariado …………………………………………………………………………… 5 Resumen de áreas …………………………………………………………………………………. 6 Desarrollo detallado de funciones …………………………………………………………. 7 Área de logística ……………………………………………………………………………………. 7

1. Recojo de los poetas extranjeros del aeropuerto ………………………………… 7

2. Traslado de los poetas extranjeros a las sedes ……………………………………. 8

3. Recojo de poetas peruanos que lo soliciten ………………………………………… 9

4. Recepción de los poetas en las sedes ………………………………………………….. 9

5. Moderación de las mesas de lectura……………………………………………………. 10

6. Traslado de los poetas a las entrevistas………………………………………………. 11

Área de prensa y comunicaciones …………………………………………………………. 13

1. Prensa ………………………………………………………………………………………………… 13

1.1 Registro fotográfico ……………………………………………………………………….. 13

1.2 Registro de video …………………………………………….……………………………… 13

1.3 Redacción de noticias …………………………………….…………………………….…. 13

2. Promoción ……………………………………………………….……………………………….…. 14

Área de intervenciones artísticas ……………….……………………………………….… 15

1. Cordeles de poesía ……………………………………………………………………………... 15

2.Ciclo paseo poético ……………………………………………………………………………... 15

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Áreas de voluntariado

Logística

Prensa y Comunicaciones

Intervenciones artísticas

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Resumen de áreas

1. Recojo de los poetas extranjeros del aeropuerto 2. Traslado de los poetas extranjeros a las sedes 3. Traslado de los poetas 4. Recepción de los poetas en las sedes 5. Moderación de las mesas de lecturas 6. Traslado de los poetas a las entrevistas

1. Prensa 1.1 Registro fotográfico 1.2 Registro de video 1.3 Redacción de noticias

2. Promoción

Intervenciones artísticas:

1. Producción - Cordeles de poesía 2. Producción - Ciclo paseo poético 3. Producción - Intervención de personajes

Área de Logística

Área de Prensa y Comunicaciones

Área de Intervenciones Artísticas

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Desarrollo detallado de funciones

1. Recojo de los poetas extranjeros del aeropuerto

(30 voluntarios desde el día 1 de julio)

Los voluntarios deben estar en el aeropuerto 30 minutos antes de la llegada del vuelo de los poetas (por si hubiera algún adelanto del vuelo). Previamente les entregaremos el número de vuelo, horarios, aerolíneas y un cartel con el nombre del poeta y su país de procedencia.

El voluntario llevará puesto el polo del evento, una credencial con su nombre y un cartel con el nombre y el país del poeta que llega.

Es importante que los voluntarios se familiaricen con las fotografías del rostro de los poetas para que sea más fácil su identificación. Bienvenidos al Perú, país de poetas

La primera impresión al recibir a los poetas es la más importante. Por ello te pedimos que tu actitud sea afectuosa, cálida y que esté siempre sonriente y con una actitud positiva.

Muchos poetas han volado más de 12 horas para estar en el Festival, por ello hay que buscar su máxima comodidad.

Después del saludo de bienvenida, ayúdales a trasladar su equipaje, ofréceles una botella de agua (previamente el Festival te dará una botella que debes llevar contigo para ofrecérselas) y estar atento a cualquier necesidad que puedan tener.

Coordina con la movilidad

Los voluntarios deben coordinar con el chofer de la movilidad (contratada por el FipLima). La movilidad estará ubicada en el estacionamiento del aeropuerto y tu trabajo será trasladar a los poetas desde la sala de llegada del aeropuerto (primer piso) hasta el estacionamiento.

Los voluntarios deben tener identificado el número de teléfono del chofer y saber previamente la ubicación de la movilidad. Deben estar en comunicación constante con los organizadores ante cualquier contratiempo.

En el caso de poetas que lleguen en vuelos seguidos pero con algunos minutos de diferencia, se deja primero a un poeta en la movilidad y se regresa a esperar al siguiente. Si este fuera el caso, uno de los voluntarios se queda acompañando al poeta en la movilidad.

Área de Logística

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Instalándolos en el Hotel Bolívar

Cuando haya subido el último poeta a la movilidad, los voluntarios acompañan a los poetas hasta el Hotel Bolívar donde un organizador los estará esperando.

Los choferes conocen la ruta al Hotel Bolivar, pero debes preocuparte de que conduzcan a velocidad prudente y que no tengan la música a todo volumen. En caso de que esto suceda, debes indicarle gentil pero firmemente que baje la velocidad o el volumen. Ante cualquier problema, repórtalo al coordinador general.

En la recepción de los poetas siempre debe haber por lo menos dos voluntarios.

2. Traslado de los poetas extranjeros a las sedes

(25 por cada día de Festival)

Todos los traslados parten del Hotel Bolivar (ubicado en la Plaza San Martín) a las 23 sedes del evento.

Reúne a los poetas en el hall del hotel

La movilidad se estaciona frente a la puerta del Hotel Bolívar. La puntualidad debe ser absoluta. Para ello busca a los poetas 15 minutos antes de la hora

de recojo programada. Muchos de ellos suelen estar en esos momentos en sus habitaciones, de modo que debes llamarlos desde la recepción para que se presenten ahí lo más pronto posible.

Puede que otros poetas estén en el restaurante o bares aledaños, de ahí que haya que tomar las providencias del caso para que estén puntualmente en la recepción. Toma lista

Te daremos una lista con los nombres y la cantidad de personas que deben ser trasladas a cada sede. Debes tomar lista al subir a la movilidad y al momento del regreso para que no se te pierdan los poetas.

Nuevamente controla que el chofer sea amable, conduzca con cuidado y no tenga alto el volumen de la radio. Durante el trayecto

Conversa con los poetas, eso les encanta. Pregúntales si está todo bien o si tienen alguna necesidad en particular. No esperes a que ellos te busquen, debes estar siempre pendiente. Al llegar

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Cuando llegues a las sedes, tus compañeros estarán esperándote. Para una mejor coordinación, preocúpate de tener sus números de celular (te pasaremos una base de datos de los voluntarios de tu área que siempre debes llevar contigo).

Ayuda a bajar a los poetas que así lo requieran (algunos son mayores de edad). Acompáñalos hasta las mesas de lectura y acomódalos según te indique el moderador

responsable. Los poetas que no lean en la primera mesa deben acomodarse en los asientos reservados previamente por tus compañeros de la recepción. Durante las lecturas

Antes de las lecturas el moderador indicará a los asistentes que apaguen sus celulares. Asegúrate de que lo hagan. La palabra mágica es “por favor”. Lamentablemente, siempre hay alguien que no solo deja su celular prendido, sino que además contesta.

Así mismo, asegúrate de que no haya ruido en los exteriores de la sala de lectura. Si lo hubiera, sal y, siempre amablemente, pide silencio. Regreso

Toma lista nuevamente al momento de subir a la movilidad. Asiste a los poetas mayores que así lo requirieran.

3. Recojo de poetas peruanos que lo soliciten

(10 voluntarios)

Se transportará en taxi de ida y vuelta a algunos poetas peruanos, sobre todo a los mayores de edad.

Previamente se te dará la dirección. El taxi lo pagamos nosotros.

4. Recepción de los poetas en las sedes

(20 voluntarios por día)

Hora de llegada Debes llegar 40 minutos antes a la sede del recital y contactarte con el moderador

responsable. Ubicando los banners

Si bien ya se habrá instalado la instalación de gigantografías en algunas sedes, los banners deben colocarse minutos antes de las lecturas.

Encárgate de ubicar los banners a un costado de la mesa de lectura, de tal modo que sean visibles para el público asistente.

Dependiendo de la sede, un segundo banner debe estar en la puerta de ingreso.

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Prueba el sonido

El sonido previamente coordinado con la sede por los organizadores debe ser probado para asegurar que se escuche bien y no haya fallas técnicas. Reserva asientos a los poetas

Debes llevar carteles de “reservado” (nosotros te los daremos) y colocarlos en los asientos separados para los poetas, que entrarán en el siguiente turno de lectura. Deben ser los asientos de primera fila. Asegúrate que haya agua

Es importante asegurarte que haya una botella de agua y un vaso para cada poeta invitado.

En el caso de recitales sin mesa, ten botellas a un costado para ofrecérselas antes y después de su lectura.

Estas botellas de agua te las daremos los organizadores o en su defecto la sede que los recibe. Recibe a los poetas

Es importante que sepas dónde estacionará la movilidad que llegue con los poetas. Idealmente, debe ser en un estacionamiento; en caso de que el lugar no tenga uno, debes ubicar el mejor lugar para no incomodar a nuestros invitados y puedan bajar tranquilos y sin prisa.

Asegúrate de tener el número de celular de tus compañeros de Traslados que están yendo con los poetas en la movilidad.

Uno de los dos voluntarios de Recepción (habrá dos como mínimo en cada recital) recibe a los poetas y el otro espera en la puerta de la sala.

4. Moderación de las mesas de lectura (8 moderadores)

Los moderadores cumplen dos funciones principales. Por un lado, la de moderar las mesas de lectura y, por otro, ser responsables de la coordinación local con los voluntarios de Recepción y Traslados de cada sede, así como de la coordinación con la persona responsable de la institución que nos brinda su apoyo dándonos el espacio.

Los moderadores son los responsables directos de cada recital.

Tener una base de datos de la sede de la que te encargas

Debes organizar una pequeña lista con los teléfonos de los voluntarios de Traslados y Recepción así como de las personas a cargo de las instituciones que nos brinda las sedes (nosotros te facilitaremos esos datos).

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Te presentaremos a través de un correo con la persona a cargo de la sede a fin de que tengas todas las facilidades para instalar las mesas de lectura. Cosas que debes supervisar

Puntualidad en la hora de salida de la movilidad del Hotel Bolívar. Puntualidad en la hora de llegada de los voluntarios de Recepción. Instalación y prueba de sonido. Colocación de los nombres de los poetas que leerán en las mesas. Instalación de banners de pie.

Reseña biográfica de los poetas

Debes llevar impresa la reseña biográfica de los poetas que leerán. Familiarízate previamente con los rostros de los poetas para facilitar su reconocimiento.

Presentación y moderación

Debes presentar a los poetas en el marco del II Festival Internacional de Poesía de Lima. Mencionar que este Festival es organizado por la Asociación Fórnix-Poesía y la Municipalidad de Lima. Indicar que este Festival se hace posible gracias al patrocinio de las siguientes organizaciones:

Marca Perú Cooperación Francesa para los Países Andinos Embajada de Brasil Unesco Comunidad Andina

Adicionalmente, agradece a la Sede en la que te encuentres diciendo que es un Aliado del

Festival.

Como máximo, cada poeta tiene 10 minutos para su lectura. Al minuto 7 debes pasarle un papelito indicándole que tiene solo 3 minutos para concluir. Al minuto 9, en caso siga leyendo, pásale otro aviso donde le digas que le queda un minuto para concluir. Lectura de las reseñas biográficas

La lectura de las reseñas de cada poeta debe hacerse de forma clara y pausada. Es importante que el público asistente se enteren de las cosas que los poetas invitados han hecho a lo largo de su vida.

Debes preocuparte de tener todas las reseñas biográficas de los poetas que leen en tu sede. Nosotros te daremos una copia de las reseñas de todos, pero tú debes seleccionar las de los poetas de tu sede.

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Traducción al español

En el caso de poetas extranjeros, estos leen primero en su idioma nativo y luego tú o alguien que el autor haya indicado se encargan de leer el poema en español.

Previamente al recital debes preocuparte de tener los poemas que los poetas leerán. Aquí busca la ayuda del coordinador general, pues muchos poetas deciden qué leer recién en el mismo día de su lectura.

La lectura debe ser siempre pausada, clara y tratando de darle el sentido adecuado a cada verso. De tu lectura dependerá en un 50% que el poema le guste o no al público asistente. El otro 50% es la calidad misma del poema.

5. Traslado de los poetas a las entrevistas (10 voluntarios)

Los voluntarios “escoltan” a los poetas invitados a los diversos medios de prensa que así lo soliciten.

Los horarios son diversos y se agendan en el momento. Por tal razón los voluntarios deben tener flexibilidad de horarios y estar disponibles para ello.

Por lo general, en las entrevistas estará presente también un organizador. Pero en caso negativo, por favor entrega al periodista una hoja con los siguientes datos:

El II Festival Internacional de Poesía de Lima es organizado por la Asociación Fórnix-Poesía y la Municipalidad de Lima. Se hace posible gracias al patrocinio de:

Marca Perú Cooperación Francesa para los Países Andinos Embajada de Brasil Unesco Comunidad Andina

Los traslados se hacen en taxis que puedes tomar junto con el poeta. Lostaxis son pagados

por los organizadores.

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1. Prensa

1.1. Registro fotográfico En el área de prensa tu función es muy importante para el registro fotográfico de todos los eventos. Si cuentas con una cámara profesional de fotos digital y te gusta la fotografía, te invitamos a que te integres a este equipo. 1.2 Registro de video Igualmente requerimos de un equipo de voluntarios para el registro de video. La dinámica es como un noticiero: grabas los recitales, editas y subes el video a nuestro canal en Youtube. Para ello deberás contar una cámara de cualquier marca que grabe en HDV, HD o Full HD. 1.3 Redactores de prensa También necesitamos un equipo de voluntarios amantes del periodismo que redacten notas del Festival para ser editadas y publicadas en la página web www.fiplima.com. También es importante contar con una cámara fotográfica, no necesariamente profesional. Perfil: • Proactivos. • Excelente ortografía y redacción. • Facilidad de palabra. • Manejo de cámara de fotos, video y grabadora. • Discreto y prudente. Cantidad de voluntarios: 8 voluntarios. Funciones: • Registro fotográfico y video en eventos especiales, ruedas de prensa, etc. • Redactores para notas de prensa del Festival (poetas invitados, asistentes, etc.) Fechas en las que se requiere el apoyo: A partir del viernes 28 de junio hasta el fin del Festival. Disponibilidad de horario:

Área de Prensa y Comunicaciones

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Los horarios se ajustan de acuerdo a la programación oficial del Festival. En general, los voluntarios de prensa deben estar 20 minutos antes del evento y tener disponibilidad los fines de semana.

2. Promoción En esta área podrás apoyarnos repartiendo volantes y programas del Festival. Esta área es de suma importancia ya que si los programas no llegan al público, tal vez mucha gente no se entere y se pierda la oportunidad de asistir. Aquí también ¡todos pueden participar! Cantidad de voluntarios: 20 voluntarios. Funciones:

Entrega de afiches y volantes en las sedes, centros culturales, cafés, etc. Repartición de programas de mano en instituciones y/o centros culturales.

Fechas en las que se requiere el apoyo: A partir del 10 de junio.

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Antes y durante el FIP Lima se llevarán a cabo intervenciones artísticas en distintos puntos de la ciudad y el trabajo de los voluntarios es colaborar con la producción de las mismas.

1. Cordeles de poesía

Consiste en colocar cordeles para que el público asistente cuelgue sus poemas. Las hojas de papel son sujetadas con ganchos de ropa.

Los cordeles de poesía, en tanto intervención artística, permanecen durante todo el tiempo que dura el recital.

Lugares:

1. Parque Zonal Huiracocha, San Juan de Lurigancho. Viernes 5 de julio.

2. Universidad Mayor de San Marcos. Viernes 5 de julio.

3. Parque de la Exposición (Inauguración). Viernes 5 de julio.

4. Plaza de Armas de Barranco. Sábado 6 de julio.

5. Parque Kennedy de Miraflores. Domingo 30 de junio y sábado 6 de julio.

Cantidad de voluntarios: 10 voluntarios.

Funciones:

Instalación de cordeles en espacios públicos. Invitar a la gente a escribir y colgar su poema. Darles hojas y lapiceros a quienes quieran escribir sus poemas en ese momento. Llevar algunos poemas propios o de otras personas y colgarlos desde un inicio. Esto sirve

como motivación para que el público se anime a intervenir con sus textos.

Disponibilidad de horario: 3 horas por día, incluye instalación.

Área de Intervenciones Artísticas

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2. Ciclo paseo poético

Consiste en intervenir espacios con el concepto “la poesía está en todas partes”. Las intervenciones se realizan en cruces peatonales, impresiones en las cintas de peligro usadas en construcción.

Lugar: Parque Kennedy Av. Arequipa – Ciclopaseo.

Cantidad de voluntarios: 40 voluntarios.

Funciones:

Participar en el ciclopaseo e invitar a por lo menos dos personas. Instalación y desinstalación de poemas en pasos peatonales. Instalación y desinstalación de cintas de peligro. Asistir al coordinador en la logística para el lanzamiento de globos con el logo del Festival.

Fecha en la que se requiere apoyo: Domingo 30 de junio.

3. Intervención de personajes

Serán cuatro los actores que representarán poetas y personajes emblema de la poesía nacional.

Cantidad de voluntarios: 6 voluntarios.

Funciones:

Instalación de banners y accesorios como pedestales y sillas. Informar al público sobre el Festival, entrega de volantes. Coordinar la alimentación de los actores. Coordinar con el chofer el recojo de los actores y la ruta.

Fecha en la que se requiere apoyo: Domingo 30 de junio

1. Glorieta de Barranco, Plaza de Barranco. 2. Parque Kennedy Av. Arequipa – Ciclopaseo.

Martes 2 de junio

1. Universidad César Vallejo. 2. Plaza Los Olivos. 3. Universidad César Vallejo – San Juan de Lurigancho.

Miércoles 3 de junio

1. Estación Central Metropolitano (dos paraderos autorizados).