Manual de Gestor de Evento (INDICO)

INDICO Manual del Gestor de Eventos

Cooperación Latino Americana de Redes Avanzadas

Abril 2011


2 INDICO. Manual del Gestor de Eventos

Título: INDICO. Manual del Gestor de Eventos. Versión del documento: 1.0 Fecha: Abril 2011 Autores del documento:

Corporación Parque Tecnológico de Mérida-Venezuela. Centro de Teleinformación. Unidad de Contenidos y Unidad de Desarrollo. E-mail: [email protected] Tlf: +58 274 2524192

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Tabla de Contenidos

¿Qué es INDICO? .......................................................................................................... 5 ¿Para qué sirve? ............................................................................................................. 5 Esquema básico de gestión de eventos con INDICO .................................................... 6 Iniciar sesión .................................................................................................................. 7

Activación de cuentas ........................................................................................................... 7 Recordar contraseña ............................................................................................................. 8 Modificar datos del usuario .................................................................................................. 8

Categorías ...................................................................................................................... 9 Crear una categoría ............................................................................................................... 9 Crear una sub-categoría ...................................................................................................... 10 Borrar una categoría ........................................................................................................... 12 Borrar una sub-categoría .................................................................................................... 12

Tipos de eventos .......................................................................................................... 14 Charlas (Lecture) ................................................................................................................ 14 Reuniones (Meeting) .......................................................................................................... 14 Conferencias (Conference) ................................................................................................. 14

Creación de eventos tipo charla (lecture) .................................................................... 15 Interfaz administrativa ........................................................................................................ 17 Ítem “General settings” ...................................................................................................... 18 Ítem “Material” ................................................................................................................... 18 Ítem “Participants” ............................................................................................................. 19 Ítem “Evaluation” ............................................................................................................... 20 Ítem “Protection” ................................................................................................................ 21 Ítem “Tools” ....................................................................................................................... 22 Ítem “Logs” ........................................................................................................................ 23 Ingreso a la interfaz administrativa .................................................................................... 23

Creación de eventos tipo reunión (meeting) ................................................................ 24 Interfaz administrativa ........................................................................................................ 25 Ítem “General Settings” ...................................................................................................... 26 Ítem “Timetable” ................................................................................................................ 26 Ítem “Material” ................................................................................................................... 29 Ítem “Participants” ............................................................................................................. 30 Ítem “Evaluation” ............................................................................................................... 31 Ítem “Lists” ........................................................................................................................ 35 Ítem “Protection” ................................................................................................................ 35 Ítem “Tools” ....................................................................................................................... 37 Ítem “Logs” ........................................................................................................................ 37

Creación de eventos tipo conferencia (conference)..................................................... 38 Ingreso a la interfaz administrativa .................................................................................... 39 Ítem “General settings” ...................................................................................................... 40 Ítem “Timetable” ................................................................................................................ 41 Ítem “Material” ................................................................................................................... 44 Ítem “Programme” .............................................................................................................. 44 Ítem “Abstracts” ................................................................................................................. 46



Ítem “Contributions” .......................................................................................................... 52 Ítem “Registration” ............................................................................................................. 54 Ítem “Layout” ..................................................................................................................... 57 Ítem “Evaluation” ............................................................................................................... 61 Ítem” Lists” ........................................................................................................................ 64 Ítem “Protection” ................................................................................................................ 64 Ítem “Tools” ....................................................................................................................... 66 Ítem “Logs” ........................................................................................................................ 67

Referencias .................................................................................................................. 69



¿Qué es INDICO? Indico, “Integrated Digital Conference” por sus siglas en inglés, es una herramienta de software libre desarrollada por el CERN (Consejo Europeo para la Investigación Nuclear), que permite gestionar, editar y publicar eventos que van desde una simple charla hasta una compleja conferencia.

¿Para qué sirve? INDICO ofrece la posibilidad de:

Administrar eventos sencillos y complejos. Delegar responsabilidades de acuerdo a roles. Adjuntar material en cualquier tipo de evento. Crear la agenda del evento. Gestionar todo el proceso de envío de resúmenes, arbitraje, aceptación y

envío de trabajos completos. Llevar el registro de usuarios, inscripciones en línea, y definir el límite de

participantes. Generar la publicación del libro de abstracts.



Esquema básico de gestión de eventos con INDICO

Lo hacen los administradores del

servicio

Los usuarios deben tener cuenta y

permisos necesarios

Cada tipo de evento necesita diferente tipo

de información

Configurar info. principal del evento

Crear categorías y sub-categorías

Escoger categoría o subcategoría, seleccionar el tipo

de evento y crearlo

Configurar detalles del evento

Conf. usuarios y control de acceso

Conf. evento de acuerdo a su tipo

Conf. Reunión (Meeting)

Conf. Conferencia (Conference)

Conf. Charla (Lecture)

0)

1)

2)



Iniciar sesión

Para acceder al sistema se debe iniciar una sesión, para ello ubique la sección de Login:

Si está registrado en RedCLARA, ingrese su dirección de correo electrónico su contraseña registrada.

De no estar registrado en RedCLARA, puede crear una cuenta en el sistema en la primera opción de la figura anterior, o si olvidó su contraseña puede recuperarla en la segunda opción.

Activación de cuentas Si es un usuario registrado en RedCLARA su cuenta se activirá automáticamente la primera vez que inicie sesión en el sistema. Si no es un usuario registrado en RedCLARA, luego de crear la nueva cuenta recibirá un correo electrónico que le permitirá activarla para poder acceder al sistema.



Ahora bien, los usuarios administradores tienen la capacidad de activar y desactivar cuentas, cambiar contraseñas, y modificar datos de cualquier usuario.

Recordar contraseña

Está opción es válida sólo si se trata de un usuario que no está registrado en RedCLARA. En tal caso, la contraseña será enviada a la dirección de correo electrónico suministrada.

Modificar datos del usuario Si desea modificar sus datos de usuario, basta con hacer click sobre su nombre en el menú que aparece la parte superior derecha:

Inmediatamente aparecerán sus datos personales, si desea hacer alguna modificación debe pulsar el botón “modify”.



Categorías

Una categoría se utiliza para agrupar eventos. Dentro de una categoría se puede:

- Agregar eventos o otras sub-categorías

- Establecer permisos de acceso y control.

- Reasignar y eliminar las subcategorías,

- Eliminar categorías.

Estas funciones son accesibles a través del menú “Manage” (se debe haber iniciado sesión y tener permisos de administrador).

Crear una categoría

Las categorías permiten organizar los eventos según criterios específicos. Este tipo de clasificación es totalmente libre y puede adaptarse a las necesidades del tipo de organización que utilice el sistema.

Se debe iniciar sesión y tener permisos de administrador.

Luego de iniciar sesión aparecerá un menú con tres ítems “View”, “Create” y “Manage”. Para crear una categoría se debe desplegar el menú “Manage” y escoger la opción “Add subcategory”.

Es importante destacar que para crear una categoría principal se debe estar en la página principal y para crear subcategorías se debe estar dentro de la categoría a la que se quiere que pertenezca.



El siguiente formulario se muestra al agregar una nueva categoría. Aquí se ingresa el nombre y la descripción, así como la hoja de estilos para los tipos de eventos “meetings” y “lectures” de esa categoría. Luego de llenar el formulario se debe presionar “Create Sub-Category”

Todas las categorías creadas, aparecerán en la página principal, tal como se muestra:

Crear una sub-categoría

Para crear una sub-categoría, se debe iniciar sesión y tener permisos de administrador.

Al iniciar sesión aparecerá un menú de tres ítems “View”, “Create” y “Manage”. Para crear una sub-categoría se debe estar dentro de la página de la categoría donde se desea crear la nueva sub-categoría. Luego se debe desplegar el menú “Manage” y escoger la opción “Add subcategory”.



En el siguiente formulario, se ingresará el nombre y descripción de la sub-categoría así como la hoja de estilos para los tipos de evento “meetings” y “lectures” de esa sub-categoría. Luego de llenar el formulario se debe presionar “Create Sub-Category”

Al crear la sub-categoría, inmediatamente se mostrarán los cambios en la página principal de la categoría.



Borrar una categoría

Para borrar una categoría, se debe iniciar sesión y tener permisos de administrador. Seguidamente se debe ubicar la categoría en la página principal e ingresar en el menú “Manage” y luego “Edit category”

Se debe seleccionar la categoría a eliminar (la cual no debe contener ni subcategorías ni eventos) y pulsar “remove”.

Borrar una sub-categoría

Para borrar una sub-categoría, se debe iniciar sesión y tener permisos de administrador.

Seguidamente se debe ubicar la categoría en la página principal , desplegar el menú “Manage”, y pulsar “Edit category”.



Estando allí se busca la sub-categoría a eliminar navegando dentro de la categoría. Luego se selecciona la sub-categoría a eliminar y se pulsa “remove”. Se debe recordar que para eliminar la sub-categoría, no debe tener sub-categorías ni eventos asociados, es decir, debe estar vacía.

En la captura de pantalla anterior, se eliminará la “Subcategoria XY” de la “Categoría Principal 1”.



Tipos de eventos El sistema de gestión INDICO permite crear diferentes tipos de eventos de acuerdo a las necesidades que se planteen. INDICO clasifica los eventos según su estructura y los divide en tres tipos: Charlas (Lecture), Reuniones (Meeting) y Conferencias (Conference). Cuando se crea un nuevo evento se deberán estudiar sus necesidades específicas para luego escoger el tipo de evento que brinde dichas características. Por ejemplo, el evento: “Taller de Conservación y Restauración de Obras Pictóricas” puede ser catalogado como una simple charla o como una reunión, dependiendo de las necesidades del mismo.

Charlas (Lecture)

Es el tipo de evento más simple que existe. Consiste en una ficha informativa que contiene: título, orador, fecha, descripción, material adjunto y además brinda la posibilidad de manejar participantes. No contiene un horario detallado, sólo hora de inicio y fin.

Reuniones (Meeting)

Es un tipo de evento parecido a la charla pero con opciones para gestionar un horario detallado con varios ítems (actividades, minuta, oradores, adjuntar material, etc.).

Conferencias (Conference)

Es el tipo de evento más complejo que maneja INDICO; permite crear un sitio Web personalizado con menú de navegación, gestionar inscripción de participantes, enviar y gestionar resúmenes, crear horarios, programas y mesas de trabajo, adjuntar material, y generar diferentes tipos de reportes.



Creación de eventos tipo charla (lecture)

Una charla es el evento más simple que existe. Consiste en una ficha informativa que contiene: título, orador, fecha, descripción, material adjunto y además se brinda la posibilidad de manejar participantes. No contiene un horario detallado, sólo hora de inicio y fin.

Para crear una charla se debe iniciar sesión y tener permiso para crear eventos. Luego, desplegar la pestaña “Create” y pulsar “Lecture”.

Llenar el formulario correspondiente. En el paso número 1 se debe indicar en cual categoría o sub-categoría se ubicará el evento.



Las charlas pueden tener varios oradores con permisos de gestión si se desea.

Para agregar oradores previamente registrados en el sistema, se debe pulsar “Add Existing”, realizar una búsqueda y añadirlos.

Para agregar oradores que no se encuentren registrados en el sistema, se debe pulsar “Add New”, y llenar el formulario que aparece:



Una vez creada la charla, aparecerá la interfaz administrativa. En esta interfaz se encuentran las posibilidades que brinda este tipo de evento.

Interfaz administrativa

Las charlas cuentan con un menú de siete ítems, donde se configuran aspectos como: agregar material, agregar o quitar participantes, controlar el acceso al evento entre otros.



Ítem “General settings”

Este ítem brinda la posibilidad de modificar los datos principales de la charla como: título, descripción, lugar, fecha, etc.

Ítem “Material”

En este ítem se pueden agregar documentos asociados al evento.

En esta sección se gestionan los recursos existentes con las opciones de proteger, editar y borrar materiales.



Ítem “Participants”

En este ítem se incluirán los participantes y se manejarán algunas características relacionadas con esta tarea, tales como:

- Envío o no de un correo al administrador del evento cada vez que se ingrese un participante.

- Mostrar la lista de participantes en la ficha del evento, cambiando la opción a “displayed”.

- Agregar participantes. Pulsando el botón “Define new” se creará un nuevo usuario y pulsando “Search database” buscará un usuario existente en el sistema.

- Enviar correos de invitación y/o informativos.

- Eliminar participantes.



Ítem “Evaluation”

En este ítem se crean preguntas con el fin de que los participantes evalúen la charla. Se indica la fecha y hora en la que la evaluación se hará visible y luego se pueden analizar los resultados.



Ítem “Protection”

En este ítem se puede controlar el acceso a las charlas. Existen tres tipos de control: control de modificación, control de acceso y control de dominio.



“Modification control” (Control de modificación): aquí se pueden escoger usuarios registrados en el sistema y otorgarles permiso para realizar cambios en el evento. El creador de una charla puede modificarla sin estar en esta lista. Es importante resaltar que existe la posibilidad de crear una clave de modificación, lo que significa que cualquier persona con esta clave podrá hacer modificaciones sin iniciar sesión en el sistema.

“Access control” (Control de acceso): una charla puede ser pública o privada. En el caso de ser privada sólo los usuarios autorizados podrán ver el contenido de la misma. Los administradores no tienen limitantes en este sentido. Cuando se hace privada una charla se visualizará la palabra “protected” (protegida).

Ítem “Tools”

En este ítem se encuentran opciones para: programar el envío de recordatorios del inicio del evento (“Alarms”), duplicar el evento, crear posters, bloquear la edición, eliminar el evento y comprimir en un archivo material parcial o total del evento.



Ítem “Logs”

En este ítem se encuentra un registro de las acciones que han ocurrido dentro del evento.

Ingreso a la interfaz administrativa

Para ingresar al área administrativa, se debe iniciar sesión, navegar hasta el evento que se desea administrar y desde allí pulsar el ícono de gestión (lápiz) en la barra superior.



Creación de eventos tipo reunión (meeting)

Una reunión es un tipo de evento parecido a la charla pero con opciones para gestionar un horario detallado con varios ítems (actividades, minuta, oradores, adjuntar material, etc.)

Para crear un evento tipo reunión, se debe iniciar sesión en el sistema y tener permisos para crear eventos. Luego, desplegar la pestaña “Create” y pulsar “Meeting”.

Llenar el formulario correspondiente. En el paso número 1 se debe indicar en cual categoría o sub-categoría se ubicará el evento.



Una vez creado el evento, aparecerá la interfaz administrativa. Para ingresar a la interfaz administrativa se debe ubicar el ícono de gestión (lápiz) en la barra superior.

Interfaz administrativa

En el área administrativa se encuentran las posibilidades que brinda este tipo de evento.

Las reuniones cuentan con un menú de nueve ítems, donde se configuran aspectos como: horario del evento, agregar material, agregar o quitar participantes, controlar el acceso al evento entre otros.



Ítem “General Settings”

Desde este ítem se pueden modificar los detalles de la reunión, como título, descripción, lugar, fecha y el estilo de visualización.

Para cambiar el estilo de visualización del evento, sólo se debe desplegar la lista que aparece en la opción “Default style” y escoger el estilo deseado.

La opción “Event type” permite cambiar el tipo de evento (lecture, meeting o conference).

La opción “Chairpersons” se utiliza para ingresar a los usuarios encargados del evento, si se requiere, a estos usuarios se les puede dar permiso de administración.

Ítem “Timetable”

En este ítem se puede organizar el horario de la reunión mediante el uso de sesiones, contribuciones/presentaciones y descansos.

El sistema por defecto asigna el horario que inicialmente se estableció para la reunión, este puede ser modificado para ajustarse a cualquier cambio mediante la opción “[edit]”.



Se pueden agregar sesiones, descansos o contribuciones en el horario desplegando “Add new”.

Una vez armado el horario se podrá visualizar de la siguiente manera:



Para editar una sesión o contribución, se debe hacer clic sobre ella y presionar “Edit” en la ventana que aparece. Para cada una de las sesiones y contribuciones se ofrece la posibilidad de añadir material, establecer control de acceso y crear minutas o comentarios.



También se brinda la posibilidad de modificar los tiempos de duración de las sesiones o contribuciones, así como de reubicar o borrar entradas en el horario del evento.


En este ítem se pueden agregar los documentos asociados al evento.

En esta sección se gestionan los recursos existentes con las opciones de proteger, editar y borrar archivos.

Al pulsar “Add material” se podrá subir el documento deseado y se podrá establecer su control de acceso.



Ítem “Participants”

En este ítem se incluirán los participantes y se manejarán algunas características relacionadas con esta tarea, tales como:

- Envío o no de un correo al administrador del evento cada vez que se ingrese un participante.

- Mostrar la lista de participantes en la ficha del evento, cambiando la opción a “displayed”.

- Agregar participantes. Pulsando el botón “Define new” se creará un nuevo usuario y pulsando “Search database” buscará un usuario existente en el sistema.

- Enviar correos de invitación y/o informativos.

- Eliminar participantes.




Con el módulo de evaluación se puede crear una encuesta en línea para conocer la opinión de los participantes acerca del evento.

En este ítem se encuentran 4 pestañas con las que se podrá crear y modificar un formulario para que los participantes puedan dar su opinión sobre el evento.

Pestaña “Setup”

Aquí se realizan tareas como:

- Activar o desactivar el formulario de evaluación con el fin de mostrarlo al público cuando se considere.

- Establecer el período de tiempo durante el cual estará activa la evaluación. Una vez culminado dicho período el sistema cierra automáticamente esta opción.

- Limitar el número de evaluaciones a recibir



- Agregar los correos de quienes deben recibir notificación cuando se reciba una evaluación.

- Establecer si sólo los usuarios registrados tienen acceso a la evaluación.

- Exportar, importar y eliminar las evaluaciones.

Se debe recordar, que al igual que en el formulario de inscripción, la opción “Must have an account” debe estar en “No” si se quiere que cualquier usuario pueda enviar su evaluación.

Pestaña “Edit”

En esta pestaña se crearán y editarán las preguntas contenidas en el formulario de evaluación.

Para crear una pregunta se debe seleccionar el tipo (caja de texto, área de texto, password, de selección, etc), para cada tipo se debe llenar el formulario correspondiente.



- Required: si se selecciona, la respuesta a esta pregunta será obligatoria.

- Question: ingrese la pregunta.

- Keyword: es el resumen de la pregunta en una sola palabra. (por ejemplo: "¿Cuál es su nombre?" -> "nombre") es útil al exportar las estadísticas a un archivo CSV.

- Description: (opcional).

- Help: mensaje de ayuda (opcional).

- Default answer: valor predetermindo que tendrá la respuesta.

- Position in form: La posición de la pregunta dentro del formulario.

Tipos de pregunta:

- Text box: se utiliza para respuestas cortas.

- Textarea: se utiliza para respuestas largas.

- Password: se utiliza para ocultar la respuesta (tipo clave).



- Select: preguntas de selección tipo lista desplegable.

- Radio: preguntas donde se puede seleccionar una sola opción.

- Checkbox: preguntas que pueden tener una o varias respuestas.

Pestaña “Preview”

Aquí se muestra la vista previa del formulario.



Pestaña “Results”

En esta sección se tienen las estadísticas. Sólo los usuarios que están autorizados a modificar el evento pueden modificar la encuesta y ver los resultados estadísticos.

Ítem “Lists”

En este ítem se visualizan los reportes. En el caso de las reuniones se encontrarán reportes de: usuarios que se espera creen cuenta en el sistema, lista de personas incluidas en la reunión, lista de responsables/coordinadores de sesiones y lista de los oradores de contribuciones.


En este ítem se puede controlar el acceso a las reuniones. Existen cuatro tipos de control: Modification control, Access control, Domain control y Tools.



“Modification control” (Control de modificación): aquí se pueden escoger usuarios registrados en el sistema y otorgarles permiso para realizar cambios en el evento. El creador de una reunión puede modificarla sin estar en esta lista. Es importante resaltar que existe la posibilidad de crear una clave de modificación, lo que significa que cualquier persona con esta clave podrá hacer modificaciones sin iniciar sesión en el sistema.

“Access control” (Control de acceso): una reunión puede ser pública o privada. En el caso de ser privada sólo los usuarios autorizados podrán ver el contenido de la misma. Los administradores no tienen limitantes en este sentido. Cuando se hace privada una charla se visualizará la palabra “protected” (protegida).

“Tools” (Herramientas): en esta opción se pueden conceder permisos de modificación y envío de material a los oradores y coordinadores/responsables de sesiones.



Ítem “Tools”

En este ítem se encuentran opciones para: programar el envío de recordatorios del inicio del evento (“Alarms”), duplicar el evento, crear posters, bloquear la edición, eliminar el evento y comprimir en un archivo el material parcial o total del evento.

Ítem “Logs”




Creación de eventos tipo conferencia (conference)

Una conferencia es el tipo de evento más complejo que maneja INDICO; permite crear un sitio Web personalizado con menú de navegación, gestionar inscripción de participantes, enviar y gestionar resúmenes, crear horarios, programas y mesas de trabajo, adjuntar material, y generar diferentes tipos de reportes.

Para crear un evento tipo conferencia se debe iniciar sesión y tener permiso para poder crear eventos. Luego, desplegar la pestaña “Create” y pulsar “Conference”.

Llenar el formulario correspondiente. En el paso número 1 se debe indicar en cual categoría o sub-categoría se ubicará en evento.



Cuando se crea una conferencia, automáticamente se crea un sitio Web que por defecto cuenta con cinco páginas establecidas que conforman el menú. En la pestaña “Layout” se podrán crear, borrar, modificar o reubicar las opciones de este menú.

Ingreso a la interfaz administrativa

Para ingresar al área administrativa, se debe iniciar sesión, navegar hasta el evento que se desea administrar y desde allí pulsar el ícono de gestión (lápiz) en la barra superior.

El evento tipo conferencia cuenta con un menú en la interfaz administrativa de 13 ítems que por defecto están activos. El número de ítems puede variar dependiendo de las opciones que se activen en “Layout” pestaña “Menu”.

A través de la interfaz administrativa se puede:

Configurar el control de acceso para hacer la conferencia pública o privada (ver ítem “protection”).

Configurar la apariencia del sitio Web (ver ítem “layout”)



Comenzar a agregar módulos o tracks para dividir las diferentes áreas de trabajo. Un administrador de módulo puede ser asignado a cada track para coordinar la aceptación de abstracts (ver ítem “programme”).

Empezar el llamado a resúmenes/abstracts. Por defecto, el llamado a resúmenes está deshabilitado (ver ítem “abstracts”).

Empezar a definir cuales abstracts serán aceptados. Los abstracts aceptados serán contribuciones (ver ítem “contributions”).

Empezar a definir el cronograma (timetable) para organizar el horario de las sesiones y contribuciones con su material respectivo (ver ítem “timetable”).

Si los asistentes a la conferencia necesitan inscribirse, se puede configurar una planilla de registro (ver ítem “registration”).

Existen opciones para realizar versiones fuera de línea de la conferencia, duplicarla y realizar otras tareas relacionadas (ver ítem “tolos”).

Las siguientes secciones describirán cada ítem de la interfaz administrativa.

Ítem “General settings” En este ítem se pueden modificar los detalles de la conferencia, como título, descripción, lugar, fecha, e-mail de soporte, personas responsables de la conferencia, y los tipos de contribuciones que podrán hacer los ponentes.



Ítem “Timetable”

En este ítem se puede organizar el programa general de la conferencia mediante el uso de sesiones, contribuciones y descansos.

El sistema por defecto asigna el horario que inicialmente se estableció para el evento, este puede ser modificado para ajustarse a cualquier cambio mediante la opción “[edit]”.

Se pueden agregar sesiones, descansos o contribuciones en el horario desplegando “Add new”.



Una vez armado el programa general se podrá visualizar de la siguiente manera:



Para editar una sesión o contribución, se debe hacer clic sobre ella y presionar “Edit” en la ventana que aparece. Para cada una de las sesiones y contribuciones se ofrece la posibilidad de añadir material, establecer control de acceso y crear comentarios.

También se brinda la posibilidad de modificar los tiempos de duración de las sesiones o contribuciones, así como de reubicar o borrar entradas en el horario del evento.

Sesiones

Una sesión es un intervalo de tiempo dentro del cual se pueden organizar varias presentaciones. Se pueden crear sesiones basadas en diferentes criterios:

- Se puede usar una sesión para cada track. - Puede existir más de una sesión pautada al mismo tiempo (sesiones

paralelas). - La misma sesión se puede dar en diferentes intervalos de tiempo. Por

ejemplo, se puede tener un intervalo en la mañana, luego una pausa, y luego otro intervalo de tiempo en la tarde dentro de la misma sesión, o puede ocurrir en días diferentes.

Dentro de las sesiones, se pueden crear contribuciones nuevas o añadir las que existen pero no tienen horario definido.



Contribuciones

Se pueden crear contribuciones en dos posibles situaciones:

- Si existen contribuciones sin horario definido aún. El sistema mostrará una lista de ellas si existen.

- Si se desea crear una nueva. Al editar las contribuciones aparecerá su propio menú de administración (ver ítem “Contributions”).


En este ítem se pueden agregar los documentos asociados al evento.

En esta sección se gestionan los recursos existentes con las opciones de proteger, editar y borrar archivos.

Ítem “Programme”

En este ítem se pueden agregar y organizar los módulos o mesas de trabajo (tracks) de un evento, así como ver los resúmenes y contribuciones de cada uno.



Tracks:

Los tracks son módulos de la conferencia a los cuales pueden pertenecer los resúmenes/abstracts. Cada track tiene un menú de 4 pestañas.

A través de este menú se pueden realizar las siguientes acciones:

- Modificar el título y la descripción del track (pestaña “main”) - Asignar un administrador del track que podrá decidir cuáles resúmenes

serán aceptados. Esté usuario no tiene permisos para modificar el resto de la conferencia, sólo tiene acceso a modificar su track (pestaña “coordination control”).

- Ver la lista de los abstracts sometidos a ese track. El administrador del track podrá proponer aceptarlo o rechazarlo, aunque sólo el administrador de la



conferencia tomará la decisión final (pestaña “abstracts”, ver también ítem “Abstracts”)

- Ver las contribuciones aceptadas en el track (pestaña “contributions”).

Nota: un abstract aprobado en un módulo específico, no podrá ser cambiado de modulo.

Ítem “Abstracts”

Este ítem permite gestionar todo lo referente al llamado, envío y arbitraje de resúmenes. Para ello se cuenta con cuatro pestañas: llamado a envío de resúmenes (setup), visualización del formulario de envío (preview), listado de los resúmenes (list of abstract) y libro de resúmenes (book of abstract setup).


Esta pestaña permite:

- Ingresar el período de tiempo durante el cual estará activa la recepción de resúmenes. Una vez culminado dicho período el sistema cierra automáticamente esta opción.

- Establecer la fecha límite para realizar modificaciones a los abstracs enviados.

- Agregar información en el enlace correspondiente a “Llamado para envío de abstracts” en el sitio Web del evento

- Agregar los correos de quienes deben recibir notificación cuando se envíe un resumen.

- Activar/desactivar la selección simple o múltiple de módulos (tracks) cuando se llene el formulario de envío de abstracts.

- Agregar y/o desactivar los campos del formulario

- Agregar usuarios para que envíen abstracts fuera del plazo establecido (deben tener cuenta en indico).

- Añadir plantillas de correos de notificación predefinidas para ser enviadas bajo ciertas circunstancias.



Es importante destacar que se puede deshabilitar el llamado a “abstracts” para que no se visualice en el menú del evento. Con sólo cambiar el estado “current status” a “DISABLE”

Nota: una persona puede enviar un resumen, sólo si posee cuenta activa en el sistema.


En esta pestaña se visualiza el formulario que se le presentará al usuario al momento de enviar un abstract.



Pestaña “List of Abstratcs”

En esta pestaña se muestra la lista de resúmenes enviados.



Al final del listado se encuentran las opciones para agregar un nuevo abstract, aceptar, rechazar, fusionar resúmenes, y obtener la lista de los autores de los resúmenes seleccionados y además se brinda la posibilidad de exportarlos a un documento pdf, excel o xml.

Un ejemplo del archivo pdf que genera el sistema a partir de los resúmenes seleccionados se puede visualizar a continuación:

Tabla de contenido del archivo PDF:



Página de cada resumen:

En la pestaña “List of abstracts” también se puede acceder a cada uno de ellos; un abstract puede estar en uno de los siguientes 10 estados:



Para revisar cada resumen, aprobarlo o rechazarlo, se debe pulsar sobre el título a consultar y a continuación se mostrará la siguiente pantalla.

Esta nueva pantalla contiene 5 pestañas donde se puede: modificar el abstract, observar los revisores, los comentarios internos y un registro de las notificaciones con los emails enviados al autor, también se puede, si se desea, eliminar el abstract.

En la parte inferior de la pestaña “Main”, se encuentran las opciones para realizar diversas acciones (aceptar, rechazar, marcar como duplicado, fusionar, etc).

Una vez que el resumen es aceptado automáticamente se convierte en una contribución y se añade a la lista de contribuciones en la conferencia.

Pestaña “Book of Abstracts”

Esta pestaña permite agregar un comentario adicional que aparecerá en la primera página del libro de resúmenes. El libro de resúmenes es un archivo PDF que puede ser generado desde el sitio Web de la conferencia y contiene todos los resúmenes.



Ítem “Contributions”

Esta pestaña contiene los resúmenes que ya han sido aceptados y que pueden ser anunciados públicamente como parte del evento. Cuando un resumen es aprobado, automáticamente aparece listado en “contributions”. Existe una opción en el ítem “Layout” en la pestaña “menu”, para anunciar mediante un enlace en la página principal, la lista de contribuciones.

En este ítem se puede:

- Crear nuevas contribuciones. - Acceder a una contribución en particular. - Mover una contribución de lugar. - Crear un documento pdf de las contribuciones. - Mostrar la lista de autores. - Crear un archivo comprimido (zip) del material de las contribuciones.

Cada contribución tiene su propio menú de administración; para acceder a él, sólo basta con pulsar el título.



El material (artículo en extenso, presentación, etc.) podrá ser subido por el autor, una vez el resumen haya sido aceptado y pasado a la lista de contribuciones. Este material también podrá ser añadido directamente por el administrador de la conferencia. Permisos de acceso podrán ser configurados para cada material si se requiere.

Ítem “Registration” En este ítem se puede activar el formulario de inscripción para los participantes de la conferencia.

Se cuenta con cuatro pestañas: “Setup”, “Registrants”, “Preview” y “e-payment”.


En esta pestaña se puede activar o desactivar el formulario de inscripción de los participantes. También se pueden establecer las fechas de inicio y fin de registro, el número máximo de participantes, cualquier información adicional y si se desea recibir un e-mail cuando una persona se inscriba.

Es importante destacar que para inscribirse en un evento no es obligatorio que los usuarios tengan cuenta en el sistema, esto queda a criterio de los organizadores. Para que las personas se puedan inscribir sin tener cuenta, la opción “Must have account” debe estar en “No”.



En esta pestaña también se configura el formulario de inscripción.



Pestaña “Registrants”

En esta pestaña podemos ver el listado de las personas inscritas con todos los datos que se solicitaron en el formulario de inscripción. Se dispone de opciones como: añadir un nuevo participante, borrar, enviar correos y crear los certificados o distintivos, entre otros. También se pueden generar listados en formato pdf y excel y enviarlos por correo.


En esta pestaña se visualiza el formulario de inscripción creado en la pestaña “”Setup”.

Pestaña “e-payment”

Aquí se configuran las formas de pago electrónico.



Ítem “Layout”

En este ítem se puede configurar la apariencia del sitio Web y consta de cuatro pestañas (“Layout customization”, “Conference header”, “Menu”, “Images”).

Pestaña “Layout customization”

Aquí se podrá personalizar la apariencia gráfica de la conferencia, cambiar los colores de fondo y del texto de la cabecera, cambiar la forma de la página con hojas de estilos, así como también ingresar un logo.



Si se desea cambiar la apariencia de la página, más allá de los colores de fondo y texto de la cabecera, se debe cambiar la hoja de estilo en “apply stylesheet”. Allí, se podrá escoger entre varias plantillas prediseñadas.

Pestaña “Conference header”

En esta pestaña se pueden crear anuncios que aparecerán en el sitio Web, debajo del título de la conferencia.



Pestaña “Menu”

Esta pestaña permite activar o desactivar ítems en el menú que aparece en el sitio Web del evento y moverlos de lugar en la lista. Se pueden añadir enlaces externos (usando el botón “add link”), crear páginas nuevas (botón “add page”) o personalizar los enlaces existentes al sistema. Los enlaces del sistema están identificados por una “S” y sólo se les puede modificar el nombre y activar o desactivar. Las páginas que se pueden crear se identifican con la letra “P” y los enlaces externos con la letra “E”.



Se puede añadir espacios entre ítems del menú usando la opción “add spacer”.

Pestaña “Images”

Esta pestaña permite insertar las imágenes que se usarán en páginas internas de la conferencia. Se deben seguir las siguientes instrucciones:

- Subir la imagen a utilizar

- Copiar el enlace desde la palabra “conferenceDisplay.py/”, Ej: (conferenceDisplay.py/getPic?picId=4&confId=7)

- Ir a la página interna donde se quiere mostrar la imagen y enlazarla. Ej del código html a utilizar: (<img src="conferenceDisplay.py/getPic?picId=4&confId=7">)


Con el módulo de evaluación se puede crear una encuesta en línea para conocer la opinión de los participantes acerca del evento.

En este ítem se encuentran 4 pestañas con las que se podrá crear y modificar un formulario para que los participantes puedan dar su opinión sobre el evento.


Aquí se realizan tareas como:



- Activar o desactivar el formulario de evaluación con el fin de mostrarlo al público cuando se considere.

- Establecer el período de tiempo durante el cual estará activa la evaluación. Una vez culminado dicho período el sistema cierra automáticamente esta opción.

- Limitar el número de evaluaciones a recibir

- Agregar los correos de quienes deben recibir notificación cuando se reciba una evaluación.

- Establecer si sólo los usuarios registrados tienen acceso a la evaluación.

- Exportar, importar y eliminar las evaluaciones.

Pestaña “Edit”

En esta pestaña se crearán y editarán las preguntas contenidas en el formulario de evaluación.



Para crear una pregunta se debe seleccionar el tipo (caja de texto, área de texto, password, de selección, etc), para cada tipo se debe llenar el formulario correspondiente.


Aquí se muestra la vista previa del formulario creado.

Pestaña “Results”

En esta sección se tienen las estadísticas. Sólo los usuarios que están autorizados a modificar el evento pueden modificar la encuesta y ver los resultados estadísticos.



Ítem” Lists”

En este ítem se visualizan los reportes. Aquí se encontrarán reportes de: usuarios que se espera creen cuenta en el sistema, lista de responsables/coordinadores de sesiones y lista de los oradores de contribuciones.


En este ítem se puede controlar el acceso a las conferencias. Existen seis tipos de control: “Modification control”, “Registration modification control”, “Access control”, “Domain control”, “Tools” y “Session coordinator’s rights”.



“Modification control” (Control de modificación): aquí se pueden escoger usuarios registrados en el sistema y otorgarles permiso para realizar cambios en el evento. El creador de una conferencia puede modificarla sin estar en esta lista. Es importante resaltar que existe la posibilidad de crear una clave de modificación, lo que significa que cualquier persona con esta clave podrá hacer modificaciones sin iniciar sesión en el sistema.

“Registration modification control” (Control de modificación de registro): se refiere a los usuarios que pueden realizar modificaciones en los registros de los participantes..

“Access control” (Control de acceso): una conferencia puede ser pública o privada. En el caso de ser privada sólo los usuarios autorizados podrán ver el contenido de la misma. Los administradores no tienen limitantes en este sentido. Cuando se hace privada una conferencia se visualizará la palabra “protected” (protegida).

Si la conferencia es privada, se ofrece la opción de crear una clave de acceso, lo que significa que cualquier persona con esta clave podrá acceder a la conferencia



sin necesidad de iniciar sesión en el sistema. En este caso aparecerá la siguiente ventana:

“Domain control” (Control de dominio): se puede restringir el acceso indicando un rango o direcciones IP específicas.

“Tools” (Herramientas): se pueden asignar derechos de envío a todos los expositores y proporcionar derechos de modificación a todos los responsables de sesiones.

“Session coordinator’s rights” (Derechos del coordinador de sesión): esta sección establece los derechos o permisos básicos y opcionales para las personas que se asignaron como coordinadores de una sesión. Los derechos básicos incluyen poder agregar contribuciones y descansos en el programa general, así como ver todos los comentarios del administrador de la conferencia y ver la lista de contribuciones, entre otros. Los derechos opcionales permiten al coordinador poder modificar las contribuciones y tener control sobre las sesiones del programa. Para activar estas últimas sólo se debe pulsar sobre el ícono de la “X” para activarlas.

Ítem “Tools”

En este ítem se encuentran opciones para:

- Clonar la conferencia. Si quisiera duplicar la conferencia actual, usted tiene la opción de clonar una vez, a intervalos fijos, o en ciertas fechas.



- Crear poster, certificados, distintivos

- Cerrar la conferencia

- Eliminar la conferencia y

- Crear un paquete (archivo comprimido) del material

Ítem “Logs”




Referencias Página Web de INDICO

http://cdsware.cern.ch/indico/index.html Documentación de INDICO (inglés)

http://cdsware.cern.ch/indico/documentation.html Documentación de INDICO (español)

http://eventos.saber.ula.ve/eventos/help.py

Manual de Gestor de Evento (INDICO)

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