Manual de la Secretaria en La Oficina

7/26/2019 Manual de la Secretaria en La Oficina

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HERRAMIENTAS INFORMTICAS

LA SECRETARIA EN LA OFICINA

La secretaria es la encargada de escribir la correspondencia y custodiar los documentos de una oficina; del asistente oauxiliar administrativo de una empresa; del cargo pblico similar al de ministro; o del mximo dirigente de un partido

poltico o de una entidad.

La carrera oprofesinde secretario y secretaria tambin puede recibir el nombre de secretariado.Quienes desean encontrar un empleo como secretarias o secretarios, lo ue necesitan es llevar a cabo lacorrespondiente formacin. ! la opcin ante ello es reali"ar un curso o un grado de secretariado, donde aduirirn losconocimientosy las #abilidades necesarias en materia de gestin de datos, elaboracin y presentacin de informes ydocumentos, idiomas, relaciones profesionales o elementos del $erec#oOBJETIVOS DE LA CARRERADar mayor eficiencia a la gestin organizativa y administrativa de una empresa o institucin.PERFIL PROFESIONALEste profesional se desempea en servicios de oficina del rea administrativa, donde realiza labores de secretariadoen apoyo a las funciones ejecutivas y aporta al logro de un ambiente armonioso de trabajo en equipo.Posee conocimientos en tcnicas de administracin, contabilidad bsica, dominio bsico de idiomas, uso

computacional y dominio de tcnicas de comunicacin.TAREAS O ACTIVIDADES ESPECFICAS !E SE REALI"AN EN LA PROFESI#NDescongestiona al ejecutivo de tareas administrativas y operativas.Para ello!"rganiza el trabajo de la oficina y maneja adecuadamente los #recursos utilizados en el desarrollo de sus actividades.Prepara calendarios de trabajo."rganiza la agenda en coordinacin con el jefe, concertando y confirmando citas, coordinando reuniones y viajes.$lasifica, ordena, codifica y arc%iva documentos.&edacta reportes y documentos en $ase a una idea %&anteada %o' su su%e'io'.&ealiza co''ecciones o'to(')*icas + ('amatica&es de &a documentacin a %'oduci'.Digita en computador toda clase de documentos como cartas, memorndum, etc, corrige, elimina y realizacompaginaciones obteniendo documentos de ptima presentacin %aciendo uso de #editores de te'tos.Elabora y traduce documentos en idioma e'tranjero.(tiende y distribuye llamadas telefnicas.)leva a cabo la recepcin, distribucin, reproduccin, manipulacin y env*o de documentacin e informacin v*a +a' ycorreo electrnico."rganiza la correspondencia a ser enviada y tambin la recibida, de acuerdo a normas establecidas.(lmacena, recupera e imprime en forma computacional, informacin y registros de la empresa.ace uso de trabajo en red e -nternet.

$onfecciona formularios de pagos de #imposiciones y declaracin de impuestos.(segura la preservacin de los documentos y lleva control de los arc%ivos.

aneja un sistema de control y seguridad de la informacin confidencial.Planifica la eliminacin y disposicin de la documentacin obsoleta e inactiva."pera el computador y organiza #arc%ivos, #directorios, copia, borra, cambia de nombre y da #formato a discos,utilizando #/istema "perativo 0indo1s.(rma, modifica e imprime diferentes %ojas de trabajo, ya sea de informacin #financiera, de informacin #estad*stica,plantillas de clculos #contables, informacin de ventas y compras, etc., %aciendo uso de #E'cel.( solicitud de su superior elabora informes, respecto de %ec%os o situaciones producidas dentro y fuera de la empresa.(tiende y da buen servicio a clientes.&ealiza actividades comunicacionales y de #relaciones p2blicas, manteniendouna comunicacin fluida ..Desarrolla eventos y certmenes respetando un protocolo y diplomacia.

Prepara presentaciones visuales %aciendo uso de #soft1are.

ALUMNA: .

EVALUACIN MDULO HERRAMIENTAS INFORMTICAS DE OFICINA

Realizar lo siguiente:

. !oner letra "a#ital al #ri$er #%rra&o'. Insertar una i$agen al la(o iz). *el titulo+. Ca$,iar el ti#o (e letra al te-to Cali&ornian F

ta$.+./. .0 (e es#a"io entre #%rra&o0. 1usti2"ar el te-to3 t4tulo al "entro5. Se#arar #or #%rra&os el "on"e#to (e se". 6 (ar

ta,ula"i7n a "a(a #%rra&o8. Su,ra9ar los t4tulos 9 su, t4tulos. M%rgenes Su#. In&. + (er. Iz). '.0 #a#el;. Co#iar +


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na se"retaria o asistente a($inistratia #ara un

gerente (ese$#e?a una serie (e tareas si$ilares a las (e una

asistente (e o2"ina. Sin e$,argo3 el en&o)ue (el tra,a>o es (elos #ro9e"tos (e su >e&e 9 no (e to(o el (e#arta$ento o (e

to(os los e$#lea(os (e la "o$#a?4a. Las tareas in"lu9en el $ane>o (e las

"o$uni"a"iones e"uties Agen"ias (e !u,li"i(a( Institu"iones #ro$otoras (e

Organizacin y*Administracin de

OfcinaTcnicas deSecretaraRedaccinComercial (2semestres)*Mecanograa*Transcri!cin*"oc#mentacinMercantil*Tcnicas de Arc$i%o

&ngls Comercial (2semestres)*Sot'are de

A!licacin

ALUMNA: .


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Moti%ado !or el ser%icio a las !ersonas8

Orientado al logro de o.4eti%os concretos8

9#sto !or la *gestin8

&nters !or el detalle y rig#rosidad en la organizacin de tra.a4os oacti%idades8

5aloracin !or la inormacin y el c#idado y orden de s#s c#adernos yli.ros8

&nters !or el tra.a4o en e+#i!o8

9#sto !or la mani!#lacin de !a!eles y artc#los de escritorio8

Agrado !or el orden y la .#ena !resentacin6 tanto !ersonal como del

es!acio donde con%i%e8

Agrado !or #n am.iente de ofcina8

Habilidades.

Ca!acidad de organizacin

7a.ilidad negociadora

7a.ilidades de com#nicacin oral y escrita

1#ena Ortograa

Ca!acidad de sntesis

Ace!tacin de normas de !rotocolo y de cortesa

1#enas relaciones inter!ersonales

Vocacin.

ALUMNA: .


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5ocacin de ser%icio6 asistiendo a las !ersonas en la organizacin yarmona del desarrollo de #n tra.a4o8

O c#al+#ier s#e:o o an$elo es!ecfco +#e se sienta in%ol#crado # orientado$acia esta direccin8

Personalidad del postulante.

,rctico

,roacti%oO.ser%ador de la actit#d de las !ersonas

Conciliador

Con%encional

mbito de trabajo

;r.ano

Tra.a4o de ofcina

n contacto con !ersonas

Carreras afnes y relacionadas

Tcnico


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*Glosario de Trminos

*dministracin! dministrar> dirigir6 go.ernar6 cond#cir6 determinarel r#m.o6 determinar las *!olticas a seg#ir8

*rc"i#os!Con4#nto de doc#mentos conser%ados !or !ersonas !=.licaso !ri%adas con fnes de inormacin6 de gestin6 deensa de derec$os6in%estigacin6 etc8

*Contabilidad $%sica> Orden ado!tado !ara lle%ar las c#entas ende.ida orma8

*Contabilidad de Costos> Registro de los costos de las Organizaciones6

identifcando los ti!os de costos e?istentes dentro de #na em!resa yasea !ro%enientes de la !rod#ccin6 !or material a%eriado6 etc8 a!licandodistintos sistemas !ara s# clc#lo y $acindola =til en la toma dedecisiones8

*Contables! Relati%o a la *Conta.ilidad8

*&irectorio!n inormtica #n directorio es #n contenedor %irt#al6e+#i%alente al ndice de los li.ros tradicionales en !a!el@ +#e entregainormacin acerca del nom.re de los arc$i%os +#e contiene6 $aciendoal#sin a s# contenido6 !ro!sito o c#al+#ier otro criterio del #s#ario8

*&ocumentacin 'ercantil!Son a+#ellos doc#mentos comerciales +#emerecen confanza y credi.ilidad8 Sir%en !ara a!ro.ar la realizacin de

#na o!eracin mercantil8 4em!los> Reci.os6 act#ras6 C$e+#es6 ,agars63etras de Cam.io8

ALUMNA: .


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*(ditor de te)to!s #n *sot'are destinado a la creacin omodifcacin de doc#mentos escritos !or medio de #na com!#tadora8

*()cel! s #n *sot'are destinado a mane4ar $o4as de clc#lo6incor!orando en l rm#las matemticas #tilizadas normalmente entareas *fnancieras y *conta.les8

*(stadsticos! (stadstica!3a estadstica es #na ciencia con .asematemtica +#e .#sca e?!licar *enmenos aleatorios8 n ello recolecta6analiza e inter!reta datos con el o.4eto de res#mir y descri.ir lascaractersticas de #n con4#nto de datos8

*+enmeno leatorio!enmeno +#e se !rod#ce al azar6 no sig#e #n!atrn6 sec#encia # orden determinado8

*+inanciera! +inan,as! 3as inanzas tratan la o.tencin ydeterminacin de los B#4o de ondos (entrada y salida de dinero) +#ere+#iere la em!resa6 adems de la distri.#cin y administracin de esos

ondos con el o.4eto de ma?imizar el %alor econmico de la em!resa8

*+ormato a discos! "ar ormato a #n disco es !re!ararlo !ara reci.irinormacin6 organizndolo en !istas y sectores +#e ser%irn dereerencia !ara la localizacin de la inormacin en el disco8

*Gestin> 9estionar> 7acer las a%erig#aciones y trmites !ara sacaradelante #n !royecto o tarea8

*Imposiciones!A!ortes monetarios +#e realizan los tra.a4adores y s#sem!leadores a las Administradoras de ondos de ,ensiones (A,)8 stostienen !or o.4eto aseg#rar #na !ensin al tra.a4ador al trmino de s#

!erodo acti%o8

*-eislacin -aboral! con4#nto de !rinci!ios y normas 4#rdicas +#ereg#lan las relaciones entre em!leador y tra.a4ador8

ALUMNA: .


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*-eislacin Tributaria!Con4#nto de normas 4#rdicas +#e esta.lecenel !ago o.ligatorio de im!#estos6 los +#e se destinan al sostenimiento delos gastos !=.licos y del stado8

*'ar/etin> Rama de la administracin de em!resas +#e est#dia todaslas #nciones +#e de.e realizar #na em!resa !ara in%estigar lasnecesidades del cons#midor y trad#cir dic$a inormacin en la creacin 6

!rod#ccin e introd#ccin de n#e%os !rod#ctos al mercado6 !ara lo c#alse re+#iere desarrollar acti%idades de in%estigacin de mercados6

!lanifcacin del !rod#cto6 !romocin de %entas6 %entas y distri.#cin del8

*'ecanora0a! &ntrod#ccin de te?to en #n dis!ositi%o !or medio de #nteclado6 como los +#e !oseen los com!#tadores o las calc#ladoras8

*Polticas> criterios6 modos o !#ntos de %ista desde los +#e se enrenta#na sit#acin8

*1ecursos> Con lo +#e se c#enta o a lo +#e se !#ede rec#rrir !araa!oyar n#estros !ro!sitos8

*1elaciones P2blicas! "isci!lina orientada alas estrategias y accionescom#nicacionales de la em!resa8

*3istemas 4perati#os!Corres!onde al est#dio del sot'are o con4#ntode !rogramas dedicados al #ncionamiento interno del com!#tador einter!retacin de las rdenes dadas !or el #s#ario8

*3o0t5are!Trmino general con +#e designa los di%ersos ti!os de!rogramas com!#tacionales8

*Ta6uira0a! Sistema de escri.irtan ligero como se $a.la #tilizandosignos es!eciales8ALUMNA: .


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*Tcnicas de rc"i#o!orma de rece!cionar6 ordenar6 clasifcar yconser%ar adec#adamente los doc#mentos en #n l#gar determinado conla fnalidad de localizarlos cil y r!idamente y !rotegerlos de !rdidas o

deterioros8

*Transcripcin!Tras!aso de #n te?to escrito de #n sistema decaracteres a otro6 como !#ede ser tras!asar algo escrito en signosta+#igrfcos a los caracteres !ro!ios del idioma8

ALUMNA: .

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