Manual de la Tienda RuralManual de la Tienda Rural

Febrero, 2011

El Manual de la Tienda Rural tiene como propósito apoyar y orientar las actividades del Encargado de Tienda y del Comité Rural de AbastoComité Rural de Abasto, sobre la operación y administración de la Tienda Rural y las relaciones de coordinación entre la Comunidad y DICONSA.

Se encuentra estructurado por cuatro capítulos:

1. Funcionamiento de la Tienda Rural2. Funciones del Comité Rural de Abasto2. Funciones del Comité Rural de Abasto3. Organización de la Comunidad4. Participación de Diconsa

MANUAL DE LA TIENDA RURAL

FUNCIONAMIENTO DE LA TIENDA RURAL

La tienda es el lugar donde se concreta el servicio de abasto a la comunidad, mediante productos básicos y complementarios surtidos por el Almacén Rural

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

FUNCIONAMIENTO DE LA TIENDA RURAL

Además puede integrar otros servicios adicionales al abasto como:

• Telefonía Rural • Tortillería• Molino• Lechería - LICONSA• Correo – SEPOMEX• Oportunidades

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

Por ninguna causa de índole político, religioso, social o cultural se deberá condicionar la venta en la tienda.

FUNCIONES DE LA TIENDA RURAL

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

• Satisfacer las necesidades de abasto de la comunidad

• Ofrecer precios competitivos en productos básicos, contribuyendo a regular el mercado.

• Evitar la especulación

• Generar ahorro al consumidor

• Promover el desarrollo comunitario y regional

• Fortalecer la organización comunitaria

FUNCIONES DE LA TIENDA RURAL

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

Para cumplir con sus funciones, la tienda debe ser administrada Para cumplir con sus funciones, la tienda debe ser administrada por un Encargado y supervisada por las siguientes instancias:por un Encargado y supervisada por las siguientes instancias:

• Comité Rural de Abasto• Asamblea Comunitaria• Mesa Directiva del CCA

• Supervisor Operativo• Jefe de Almacén• Personal autorizado por Diconsa

De participación Comunitaria De Diconsa

FUNCIONES DEL ENCARGADO DE LA TIENDA RURAL

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

• Imagen de la tienda• Limpieza del local• Horario de servicio• Acomodo de mercancía• Elaborar el pedido

El Encargado es la persona que la comunidad nombra en El Encargado es la persona que la comunidad nombra en Asamblea Comunitaria para que administre la tienda y Asamblea Comunitaria para que administre la tienda y algunas de sus responsabilidades son:algunas de sus responsabilidades son:

• Llevar el control del capital Comunitario y Diconsa• Atender a los clientes• Cambiar precios

En caso de que el En caso de que el Encargado no se Encargado no se

apegue a las políticas apegue a las políticas establecidas en la establecidas en la

normatividad, podrá normatividad, podrá ser sujeto de ser sujeto de destitucióndestitución

FUNCIONES DEL COMITÉ RURAL DE ABASTO

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

SupervisarCoordinarOrganizarEvaluar

Por cada una de las tiendas se constituirá un Comité Rural de Abasto, quien será el responsable de:

El manejo Operativo y Administrativo de la Tienda

FUNCIONES DEL COMITÉ RURAL DE ABASTO

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

• Mantener informada a la comunidad sobre los aspectos más relevantes del Programa de Abasto Rural• Elaborar el informe mensual con apoyo del Encargado• Organizar actividades de supervisión en las tiendas• Asistir a las reuniones de Consejo (Presidente)• Definir los temas a tratar en Asambleas• Dar seguimiento a las observaciones del Supervisor Operativo• Dar seguimiento a faltantes de tienda• Participar en auditorías• Informar de la importancia de participar en materia de Contraloría Social• Informar de las actividades que la comunidad puede realizar para vigilar el PAR

FUNCIONES DEL COMITÉ RURAL DE ABASTO

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

SupervisiónSupervisión

1. Apoyar al Encargado para que cumpla con las responsabilidades administrativas, operativas y financieras de la tienda.

2. Cuidar que la tienda tenga suficientes productos, y que tengan reservas para las temporadas de escasez o en que sea difícil llegar a la comunidad.

3. Supervisando que el Encargado no condicione la venta, independientemente de la filiación política o religiosa, respete los precios y el horario.

4. Revisar que no existan productos de lento o nulo desplazamiento

5. Revisar que la flota vehicular se utilice para los fines del Programa de Abasto Rural.

6. Participar conjuntamente con el Supervisor Operativo en las supervisión de la tienda.

FUNCIONES DEL COMITÉ RURAL DE ABASTO

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

CoordinaciónCoordinación

1. Participar en actividades de evaluación de la tienda con personal de DICONSA, para conocer cómo está funcionando.

2. Gestionar y apoyar los programas institucionales que sean para beneficio de la comunidad.

3. Informar al Supervisor Operativo y al Jefe de Almacén los acuerdos que tome la comunidad respecto a solicitudes para almacenar o vender sus productos por medio de la tienda o de los almacenes y que no afecten en buen funcionamiento de la tienda.

4. Devolver a Diconsa el capital de trabajo en caso de cierre de la Tienda.

FUNCIONES DEL COMITÉ RURAL DE ABASTO

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

OrganizaciónOrganización

1. Elaborar el calendario anual de asambleas de la comunidad y programas mensuales de actividades en coordinación con el Supervisor Operativo.

2. Realizar las Asambleas Comunitarias y levantar el acta con los acuerdos tomados.

3. Informar a la comunidad de los acuerdos tomados en las Asambleas de Consejo Comunitario de Abasto en donde participa cada mes y darles seguimiento.

4. Realizar los trámites necesarios para el acondicionamiento del local comunitario para instalar la tienda y en el mantenimiento de la tienda.

5. Supervisar que las compras al almacén y las ventas sean de contado.

FUNCIONES DEL COMITÉ RURAL DE ABASTO

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

EvaluaciónEvaluación

1. Participar en las auditorias que realice el personal de Diconsa a la tienda.

2. Evaluar la eficiencia del surtimiento del almacén a la tienda, verificando que la mercancía llegue oportunamente.

3. Llenar la cédula de vigilancia de contraloría social de su comité.

ORGANIZACIÓN DE LA COMUNIDAD

Para lograr que el Programa de Abasto Rural obtenga buenos resultados, es importante impulsar la participación de la comunidad

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

• Nombrar al Encargado

• Elegir al Comité Rural de Abasto

• Seleccionar el local para instalar la tienda

• Establecer el horario de servicio

• Distribuir la bonificación del 5%

• Compras directas con capital comunitario

• Gastos de Operación

• Seguridad

Funciones de la Asamblea ComunitariaFunciones de la Asamblea Comunitaria

PARTICIPACIÓN DE DICONSA

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

• Aportar el capital de trabajo y báscula

• Abastecer a la tienda

• Entregar a la comunidad a través del Encargado una bonificación del 5%

• Aceptar las devoluciones sobre la venta de productos de lento y nulo desplazamiento

• Capacitar al Encargado y al Comité Rural de Abasto

• Asesorar permanentemente al Encargado y al CRA sobre el funcionamiento de la tienda

• Supervisar de manera periódica el proceso operativo de la tienda

Entregar la papelería necesaria para la operación y administración de la tienda Informar sobre los cambios de precios

SANEAMIENTO DE INVENTARIO

Gerencia de Supervisión y Participación Comunitaria

• Acomodo de mercancías

• Devolución de mercancías• Actualización de precios y mostrarlos de manera visible• Separar y eliminar la mercancía en mal estado• Realizar la auditoria al capital de trabajo Diconsa y Comunitario• Analizar la suficiencia del capital de trabajo• Analizar la demanda social de productos• Revisar vigencias del Comité Rural de Abasto • Informar a la comunidad

Es la revisión financiera, administrativa y operativa que hace el Almacen a través del Supervisor Operativo cada tres meses o antes si así lo requiere la tienda.