1. Unidad/ Direccin /Gerencia:UNIDAD DE COMPRAS

UNIDAD DE COMPRAS 2. Cdigo:DF-01

3. Nombre del Manual:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS4. Fecha de emisin: 07/07/2014

5. 5. Actualizacin:

6. Pgina:2 de 30

I. DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE COMPRAS:Ejercer el proceso de adquisicin programada, desde la seleccin del mtodo de compra (concurso de oferentes o adjudicacin directa) de acuerdo a la normativa que regula dicha actividad en el CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR, C.A., la seleccin de proveedores, basados en patrones de calidad y evaluacin de desempeo y la definicin de los trminos del contrato a considerar, adems de los productos a adquirir y las especificaciones tcnicas, los requerimientos de calidad, vida til mnima aceptable, trminos comerciales y garantas financieras (arras, fianzas de fiel cumplimiento, multas en caso de incumplimiento, etc.) y dems requisitos que demanda una eficiente administracin del proceso de adquisiciones.

a. OBJETIVO DE LA UNIDAD DE COMPRAS:Obtener productos de manera oportuna, en condiciones de calidad y al mejor precio posible. b. VISION DE LA UNIDAD DE COMPRAS:Trasformar el estilo de trabajo para el logro de la integracin, entendimiento y educacin de las necesidades de la red de sistemas mltiples que conforman la actividad econmica del Centro Clnico Peditrico Glamar, para facilitar la entrega ininterrumpida de valiosos bienes y servicios.c. MISION DE LA UNIDAD DE COMPRAS:Adquirir los bienes y servicios adecuados en la cantidad correcta, en el momento correcto, de la calidad correcta, del proveedor correcto al mejor costo de mercado y con una inversin mnima de inventario y operaciones. d. ALCANCE DE LA UNIDAD DE COMPRAS:Recibir las requisiciones, elaborar la orden de compras, realizar su seguimiento y control perceptivo y de los materiales requeridos y necesarios al personal. e. RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE COMPRAS: El encargado de la unidad de compras es responsable de abastecer la institucin utilizando los recursos de manera eficiente, velar por el control del los materiales existentes en el almacn, satisfacer al personal, en tiempo y cantidad.f. CARACTERSTICAS CLAVES DE LA UNIDAD DE COMPRAS: Planificacin de las compras. Anlisis de las necesidades. Seleccin del proveedor. Negociacin de las condiciones. Solicitud del pedido. Seguimiento del pedido y los acuerdos.

g. REFERENCIA DE POLITICAS CLAVE DE LA UNIDAD DE COMPRAS: Polticas de pagos. Polticas de compras. Polticas de inventarios.

h. USUARIOS PRICIPALES DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE COMPRAS: Departamento de administracin. Unidad de cuentas por pagar. Departamento de mantenimiento. Departamento de enfermera. Departamento de contabilidad

II. NORMAS DE LA UNIDAD DE COMPRAS: Objetivo:Establecer lineamientos que permitan el flujo de informacin entre CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR y sus proveedores a fin de garantizar la reposicin oportuna del inventario, disminuir costos y satisfacer las necesidades de nuestros clientes.Dirigidas a:Todos los proveedores de CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR y a las reas de la Organizacin que as lo requieran.

a. A los proveedores:

1. La Unidad de Compras est autorizada a emitir rdenes de compra correspondiente a productos comercializados por CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR.2. Las condiciones de negociacin para cualquier compra debern ser mejores o iguales desde el punto de vista financiero un plazo de pago de 30 das para todos los proveedores.3. El CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR se compromete a cumplir con los convenios acordados con los proveedores4. Las polticas de reposicin de inventario deben estar alineadas a las directrices dadas por la Gerencia General.5. El despacho de productos con fecha posterior a la acordada en la orden de compra (Backorder) solo podrn ser entregados a CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR bajo estricta aprobacin de la Unidad de Compras. En caso contrario la mercanca no ser aceptada.6. El despacho de productos con fecha anterior a la acordada en la orden de compra (Foreorder) solo podrn ser entregados a CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR bajo estricta aprobacin de la Unidad de Compras. En caso contrario solo sern recibidos en la fecha establecida.7. Los proveedores debern informar semanalmente sus fallas y posibles fechas de disponibilidad de los productos va electrnica, fax, telefnicamente o cualquier otra va que considere conveniente.8. Los proveedores debern informar a travs de listados oficiales las actualizaciones de precios.9. Los proveedores deben informar las actualizaciones de su catlogo de productos.10. Los proveedores deben notificar por escrito las actualizaciones de sus ofertas y/o promociones por productos. 11. El proveedor deber informar al CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR los productos a descontinuar.12. Los acuerdos (precio, cantidades, fecha de entrega) deben ser revisados en mutuo acuerdo por la Unidad de Compras y los proveedores: Negociaciones, Ofertas y promociones.13. El proveedor no deber incluir ms de una orden de compra en una factura.14. El proveedor debe garantizar condiciones adecuadas de embalaje identificacin y traslado. (bultos organizados, sin abolladuras, limpios y cerrados).15. El proveedor debe cumplir el horario y la fecha establecido para la recepcin de mercanca segn las especificaciones de la orden de compra. En horario de oficina de lunes a viernes de 8 am a12pm y de 1pm a 5pm.16. Para la inclusin de nuevos proveedores: a. Cada proveedor deber consignar los siguientes documentos en una carpeta marrn tamao oficio, con la finalidad de cumplir con los requisitos exigidos por el Ministerio del Poder Popular para la Salud, mediante la cual dicta a travs de las Normas de Buenas Prcticas de Distribucin de Medicamentos, segn Gaceta Oficial N 37966 de fecha 23 de Junio de 2004. 1. Registro Mercantil del establecimiento.2. RIF. 3. Permiso de Funcionamiento emanado por el Ministerio del Poder Popular para la Salud (MPPS).4. Lista de productos que comercializa el establecimiento, con su respectivo cdigo de barras.5. Polticas de Devolucin.6. Solvencia del Instituto Venezolano del Seguro Social (IVSS).

CENTRO CLNICO PEDITRICO GLAMAR se compromete a custodiar y mantener confidencialidad en la informacin suministrada.b. La compra de medicamentos debe realizarse solo a proveedores debidamente registrados ante el Ministerio del Poder Popular para la Salud siendo la Unidad de Compras la responsable de la seleccin e inclusin en CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR.c. Todos los medicamentos adquiridos por la Unidad de Compras debern contar con un registro sanitario expedido por el Ministerio del Poder Popular para la Salud y debern estar avalados por un Certificado de Control de Calidad que certifique la fiabilidad de los resultados.d. La Unidad de Cuentas por Pagar una vez entregado el expediente del proveedor se compromete a crear cdigo en el sistema SYSCLIN en un lapso no mayor de 24 horas.e. Para las primeras compras de contado el proveedor deber mandar va fax o correo electrnico copia de la factura.

b. Referente a la solicitud:1. Toda solicitud por encima del monto mximo estipulado debe estar firmada y sellada por la Junta Directiva o en su defecto por la Gerencia General.2. Toda solicitud de productos o servicio diferente a los adquiridos regularmente por la Unidad de Compras debe estar firmada y sellada por la Junta Directiva o en su defecto por la Gerencia General.3. El monto mximo estipulado ser fijado por la Junta Directiva o en su defecto por la Gerencia General pudiendo variar este segn las condiciones internas de la empresa.4. Toda solicitud de materiales o suministros deber tramitarse, con el formato N 031 de requisicin.5. Toda solicitud deber realizarse por el encargado del Departamento o Unidad.6. No se tramitara la compra de material o suministro si no se recibe la requisicin.7. Toda solicitud de materiales o suministro deber contener: Fecha. Nombre de la persona solicitante. Nombre del departamento a la cual pertenece la persona solicitante. Descripcin completa del producto a adquirir, es decir marca, modelo, medida, peso, funciones, entre otros. Cantidades. Si es posible traer una muestra o foto del producto. Firma. Sello hmedo de la Unidad o Departamento.8. Las Unidades o Departamento debern de realizar la solicitud de materiales o suministros de forma razonables, para evitar devoluciones y daos en lo solicitado.9. Toda solicitud de material o suministro deber tener un tiempo lmite de respuesta de una (1) semana, dicho tiempo podr alargarse por fallas en el mercado o presupuesto por parte de la Clnica.a. De la recepcin de mercanca:

1. Es normativa de la empresa que todo producto entregado debe venir acompaado de la factura emitida en formatos o formas libres en Venezuela, deben de contener ciertos requisitos que son exigidos por el SENIAT:a. Debe tener la denominacin FACTURA.b. Nmero de factura y Nmero de control.c. Fecha de emisin.d. Nombres y Apellidos o razn social del emisor.e. R.I.F. del emisorf. Domicilio fiscal y telfono del emisor.g. Nombre y Apellido o razn social, del adquirente del bien o receptor del servicio.h. RIF o Cedula de identidad, del adquirente del bien o receptor del servicio.i. Direccin fiscal y telfono, del adquirente del bien o receptor del servicio.j. Descripcin de la venta del bien o de la prestacin del servicio, indicando la cantidad y monto.k. Todo tipo de ajuste, descuento o anulaciones en el precio, debe contar con su debida descripcin y valor ajustado.l. Especificar la base imponible, IVA (indicando la alcuota) y monto total a cancelar.

2. Se debe contar la mercanca al momento de la recepcin. 3. El pedido debe revisarse en un lapso no mayor de veinticuatro (24) horas. 4. El receptor de mercanca debe verifica condiciones de empaque, humedad, fecha de vencimiento e integridad del producto.5. Si el producto presenta una fecha de vencimiento menor a seis (6) meses se exige carta de compromiso a fin de poder tramitar la devolucin del producto. 6. Si el producto de presenta un faltante o mala condiciones se debe de levantar un informe donde indique: a. Fecha.b. Nombre de la institucin o de la represente legal de la empresa. c. Asunto: faltante de producto (indicando el/los productos).d. Texto: debe especificar el producto faltante, sus cantidades y solicitar dependiendo de las condiciones del mercado la anulacin de la factura, una nota de crdito o la entrega del producto.e. Firma del emisor.f. Numero de contacto del Departamento de Compras. 7. Se debe colocar en el factura original y copia:a. Firma.b. fecha de recibido.c. Sello del departamento.8. Condiciones que rigen para que un producto sea devuelto:1. Mercanca no solicitada: Presentaciones de productos no solicitados en la orden de compra y cantidades mayores a las solicitadas en la orden de compra.2. Productos con errores de facturacin por diferencia de precio segn acuerdo entre las partes.3. Devoluciones por problemas de calidad imputables al proveedor: Frascos y blster vacos, rotos. Empaques derramados, sin etiqueta o daados durante el traslado Proveedor CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR Cambios de condiciones fsico-qumicas y/o propiedades organolpticas de la formulacin. Por Ej.: cambios de color, consistencia, apariencia y olor.4. Por fecha de expiracin menor a un ao. Exceptuando productos que por condiciones especificas no se ajusten a esta poltica. En este caso el producto se recibir previa presentacin de una Carta de Compromiso emitida por el proveedor donde notifique la condicin de aceptacin posterior a la fecha de vencimiento o sustitucin de las unidades por otras con fechas menos reciente de vencimiento, las cuales sern recibidas con una Nota de Entrega5. Devoluciones por disposicin del Ministerio de Salud y Desarrollo Social segn el plazo establecido por ese Organismo.6. Los productos descontinuados por el proveedor sern devueltos en un lapso de 6 meses contados a partir de la fecha de comunicacin escrita a la Unidad de Compras. 7. Productos descontinuados que no hayan sido notificado por el proveedor a la Unidad de Compras debern ser aceptados por este una vez alcancen su fecha de expiracin. 8. La Unidad de Compras deber considerar la capacidad mxima de recepcin y el espacio de almacenamiento.9. Productos vencidos o prximos a vencer: CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR no se compromete a dispensar productos con fecha de expiracin menor a un mes. Estos productos sern entregados a los proveedores en el CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR, previo acuerdo con la Unidad de Compras y cumpliendo con las condiciones establecidas por estos 10. La Unidad de Compras informar al proveedor los productos sobrantes a travs de una comunicacin escrita y durante las cuatro semanas restantes, va correo electrnico. A partir de esta notificacin tendrn un plazo perentorio de 30 das continuos y consecutivos para que procedan a retirar en el CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR los productos sobrantes y en caso de que una vez transcurrido dicho plazo no sea retirada dicha mercanca exoneran de toda responsabilidad al CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR por perdida, deterioro, caducidad, robo, hurto e inclusive pago, reembolso o devolucin de las mismas.11. Aquellos productos que por razones especiales fueren objeto de excepcin de comn acuerdo de las partes.b. Del Almacn:a. Registro de la Entrada: 1. El almacn dar entrada de forma manual a travs del formato N032 kardex a todos los artculos.2. Todo ingreso y salida de materiales o suministro ser registrado en el sistema SYSCLIN.b. Registro de la Salida: 3. Todos los despachos de materiales o suministro de pedidos que contengan ms de un producto se registraran en el formato N 031 de requisicin.4. Para el despacho de pedidos de material de oficina de solo un producto se utilizara el formato N 033 de salida de inventario.5. La solicitud de materiales o suministro ser despachada por el orden de llegada y en un lapso no mayor de 1 da.6. Los materiales o suministros, slo despachado por el personal asignado para tal fin.7. Todas las transferencias entre almacenes se realizaran a travs del sistema SYSCLIN.8. Toda salida ser anotada diariamente en el cuaderno de reporte diario.9. Las transferencias debe hacerse diariamente en el turno de 7 (siete) am a 1 (una) pm, excepto los fines de semana donde no hay auxiliar de farmacia por lo que debe actualizarse el da lunes.10. Los pedidos a los almacenes secundarios se realizaran diariamente por el Auxiliar de Farmacia.11. El armado de los pedidos es responsabilidad del auxiliar de Farmacia.12. El criterio para el armado de los pedidos es segn FEFO (UEPS).13. El Auxiliar de Farmacia deber chequear mensualmente preferiblemente al inicio de cada mes la fecha de vencimiento de los productos a fin de determinar productos vencidos.14. En caso de existir productos vencidos se debern inventariar y dar salida en el sistema SYSCLIN.15. El inventario de producto vencido deber estar valorizado y dicho valor formara parte de la estadstica del servicio.la perdida por vencimiento debe ser menor o igual a 1%.16. De existir un producto en falla deber notificarse constantemente al supervisor. 17. El Regente de Farmacia deber constatar la informacin de la falta del producto para evitar compras innecesarias por mal flujo de la informacin.

III. CONCEPTOS BSICOS DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE COMPRAS:1. Registro sanitario: La conformidad del producto con las normativas legales del pas se establece con la emisin de un documento mediante el cual la autoridad regulatoria hace constar que este cumple con los parmetros de evaluacin de acuerdo al uso previsto. Este documento, que tiene diversos nombres de acuerdo al pas y al tipo de producto regulado, normalmente se emite acompaado de un nmero o cdigo.2. Gua de movilizacin: Documento emitido por el Ministerio del Poder popular para el Proceso Social del Trabajo que hace constar la aprobacin o no de movilizacin por va terrestre de productos farmacuticos especificando lugar de partida y destino. 3. Falla: Producto cuya existencia es cero (0). 4. Proveedor: Persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. El trmino procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.

IV. DESCRIPCIN DE CARGO: Cargo:Encargada de la Unidad Compras Supervisa:Gerencia General.Reporta a:Gerencia General.

Objetivo Principal del Cargo:Establecer controles que permitan asegurar que todas las compras de productos necesarios para la operacin de la clnica sean eficientes y que cumplan con las polticas y estndares establecidos por los organismos legales y el Centro Clnico Peditrico Glamar. En bsqueda de obtener los mejores productos en cuanto a calidad, precio y un tiempo razonable de entrega.

Descripcin de la Tarea: Planificar, coordinar y dirigir las actividades tcnicas y administrativas de la Unidad. Supervisar al personal a su cargo reportando desviaciones a las normas y procedimientos establecidas en la Unidad. Definir los proveedores por tipo y programas o convenios de compras. Supervisar la colocacin de rdenes de compra en tiempo y forma. Negociar las mejores condiciones y costos con cada uno de los proveedores. Buscar oportunidades para el desarrollo de nuevos proveedores definiendo que productos pueden comprarse con ellos (fabricantes, ofertas). Supervisar la actualizacin de los catlogos entregados por los proveedores y sus productos. Dar seguimientos a la logstica de los pedidos desde su lugar de origen hasta la llegada a la empresa con las condiciones y fecha pactada. Supervisar y dar seguimiento a la documentacin legal: gua de movilizacin de medicamentos para medicamentos emitida por el Ministerio del Poder Popular para el Trabajo, permisos de instalacin y funcionamiento en caso de drogueras y casas de representacin, registro sanitario. Resguardar las garantas de los productos y las notas de crdito. Supervisar el pago oportuno a los proveedores para evitar entrmpese el abastecimiento oportuno. Manejar de manera confidencial la informacin que le sea confiada. Registrar en el sistema SYSCLIN la informacin de la Unidad. Recibe pedidos de medicinas, materiales mdicos quirrgico descartable, instrumentar, articulo de oficina y articulo de limpieza. Canaliza solicitudes de servicios relacionado a daos o averas de equipos electrnicos. Hace seguimiento a las rdenes de servicios tcnicos para la reparacin que se hacen a los proveedores. Atender e informar a los proveedores que acude a la Unidad. Atender e informar al usuario que acude a la Unidad. Supervisar que la recepcin de productos se realice en tiempo. Verificar que la documentacin entregada a la Unidad de Cuentas por Pagar y el Departamento de contabilidad este completa y en tiempo. Estimar los recursos materiales, humanos y financieros requeridos por la Unidad. Realizacin de reporte para la Gerencia y Junta Directiva. Realizacin de los manuales del rea. Evala el desempeo del personal a su cargo.Frecuencia:

Indefinida

Indefinida

PROCEDIMIENTO:1. ELABORACIN DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA MATERIAL MEDICO QUIRURGICO DESCARTABLE Y MEDICAMENTOS POR DEBAJO O IGUAL DE LA CIFRA MXIMA ESTIPULADA UNIDADES QUE INTERVIENENACCIN

Auxiliar de farmacia

1. Emite el listado de fallas, semanalmente y se lo entrega a la Encargada de la Unidad de compras.

Regente de farmacia2. Recibe el listado de fallas y agrega los productos contenidos en las compras bimensuales que se encuentre en el punto de reposicin.3. Emite el listado final de compras.

Jefe de compras 4. Enva la requisicin a los diferentes proveedores segn el tipo de producto para ello se utiliza como herramienta el correo: compras glamar@gmail.com opcin redactar correo, opcin destinatario: seleccionar contacto, proveedores mmq y proveedor de medicamento.5. Recibe los presupuestos de los diferentes proveedores.6. Realiza el anlisis de compras haciendo comparativos de precios entre los diferentes proveedores en caso de ser necesario transforma las unidades de manejo de los productos ya que cada proveedor cotiza sobre su unidad de manejo. 7. Selecciona los productos a comprar a cada proveedor tomando en cuenta el monto mximo estipulado.8. Emite por medio el sistema SYSCLIN la orden de compras.9. Se guarda en la carpeta del proveedor la orden de compras en PDF.10. Adjunta a la direccin de correo del proveedor la orden de compras en formato PDF.11. Enva la orden de compras con una carta informativa donde se indica al mismo la adjudicacin de los productos, tiempo de entrega, nmero de contacto, y confirmacin del mismo.12. Imprime la orden de compras y firma.13. Se archiva la orden de compras en la carpeta rdenes en trnsito de la unidad de compras.14. Para compras programadas si la factura no es recibida por farmacia en un lapso de 48 horas se hace seguimiento diario de la orden de compras va telefnica.

Regente de farmacia15. Entrega la factura con sello de recibida firma y fecha a la Encargada de Unidad de compras.

16. Recibe la factura se dirige a la Unidad de Archivo a sacarle copia a la factura.17. Compras la factura con la orden de compras que se encuentra en el archivo de ordenes de transito.18. En caso de existir un faltante contacta al proveedor y se modifica la orden de compras en sistema SYSCLIN.19. Si el proveedor no entrego un producto por falla en su inventario se programa una prxima entrega al costo estipulado en el presupuesto.20. Si no es posible programar una prxima entrega al costo estipulado en el presupuesto el producto va nuevamente a cotizacin.21. Se busca la orden de compras en el sistema SYSCLIN. Opcin ingresar factura se coloca el numero de factura, el numero de control, la fecha programa para el pago segn la condiciones de crditos de cada proveedor.22. Se compara monto de la orden de compras con la orden de la factura incluyendo el I.V.A. 23. Se imprime dos certificados de recepcin de mercanca. 24. Enva el siguiente expediente a la Unidad Cuentas por Pagar (orden de compras, certificado de recepcin de mercanca y factura) original y copia con el sello de enviado.

Unidad de cuentas por Pagar25. Recibe firma, sella y coloca la fecha del dio que lo recibe.

Jefe de compras 25. Se recibe y se archiva en la unidad de compras dentro de la carpeta del proveedor la copia del expediente con sello de recibido y fecha.

PROCEDIMIENTO: 2. ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA MATERIAL MEDICO QUIRURGICO ESPECIALIZADO, PRODUCTOS DE LIMPIEZA, MATERIAL DE OFICINAUNIDAD QUE INTERVIENENACCIN

Encargada del Departamento solicitante1. Emite la requisicin de compras y se lo entrega a la Encargada de la Unidad de compras.

Encargada de Unidad de Compras.

Encargada de Unidad de Compras.2. Recibe la requisicin de compras y le coloca firma y fecha en la que recibe.3. Enva la requisicin a los diferentes proveedores segn el tipo de producto para ello se utiliza como herramienta el correo: comprasglamar@gmail.com opcin redactar correo, opcin destinatario: seleccionar contacto, proveedores de limpieza.4. Recibe los presupuestos de los diferentes proveedores.5. Realiza el anlisis de compras haciendo comparativos de precios entre los diferentes proveedores en caso de ser necesario transforma las unidades de manejo de los productos ya que cada proveedor cotiza sobre su unidad de manejo. 6. Selecciona los productos a comprar a cada proveedor tomando en cuenta el monto mximo estipulado.7. Ingresa al sistema SYSCLIN , selecciona la opcin proveedores, luego la opcion compra y se coloca el nombre del proveedor, se agregan los artculos que conforman la orden de compra y posteriormente se guarda la orden en la opcin: rdenes donde el usuario deber colocar el N de requisicin que correspondiente a la orden de compra y la condicin de pago que depender del convenio con el proveedor.8. Se emite la orden de compra pulsando el botn aceptar y se guarda en la carpeta del proveedor la orden de compras en pdf 9. Adjunta a la direccin de correo del proveedor la orden de compras en formato pdf.10. Enva la orden de compras con una carta informativa donde se indica al mismo la adjudicacin de los productos, tiempo de entrega, nmero de contacto, y confirmacin del mismo.11. Imprime la orden de compras y firma.12. Se archiva la orden de compras en la carpeta rdenes en trnsito de la unidad de compras.13. Para compras programadas si la factura no es recibida por farmacia en un lapso de 48 horas se hace seguimiento diario de la orden de compras va telefnica.

3. PROCEDIMIENTO:RECEPCIN DE MERCANCIA UNIDADES QUE INTERVIENENACCIN

Receptor de la mercanca1. Recibe la factura y verifica tomando en cuenta las normativas legales para la factura.2. Si la factura se detecta una falla se le notifica al proveedor.3. Una vez verificada la factura se procede a contar la mercanca.4. En caso de presentar un faltante se debe de levantar un informe.5. Verifica condiciones del producto o empaque, humedad, fecha de vencimiento e integridad del producto.6. Si el producto se vence una fecha de vencimiento menor a seis (6) meses se exige carta de compromiso.

Proveedor

7. Entrega la carta de compromiso.8. De no poseerla anota en la factura pendiente por carta de compromiso.

Receptor de la mercanca9. Si la mercanca esta completa se firma la factura, coloca fecha de recibido y sella como constancia de recibido original y copia.10. Entrega la copia al proveedor sellada y firmada y con la fecha en que fue recibida. 11. Si el proveedor retiene la original esta debe ser entregada a la Unidad de Cuentas por Pagar al momento de cancelar la deuda.

Proveedor 12. Recibe la copia y verifica que este correcto.

Receptor de la mercanca13. Entrega al Encargado de la Unidad de Compras original sellada, firmada y con la fecha en que fue recibida.

Encargado de la Unidad de Compras 14. Recibe factura original sellada, firmada y con la fecha en que fue recibida.

4. PROCEDIMIENTO: INGRESO DE LA MERCANCIA AL SISTEMA SYSCLINUNIDADES QUE INTERVIENENACCIN

Analista de Unidad de Compras1. Recibe la factura se dirige a la Unidad de Archivo a sacarle copia a la factura.

Encargada de la Unidad de Compras2. Compara la factura con la orden de compras que se encuentra en el archivo de ordenes de transito.3. En caso de existir un faltante se modifica la orden de compras en sistema sysclyn.4. Si el proveedor no entrego un producto por falla en su inventario se programa una prxima entrega al costo estipulado en el presupuesto.5. Si no es posible programar una prxima entrega al costo estipulado en el presupuesto el producto va nuevamente a cotizacin.6. Se busca la orden de compras en el sistema SYSCLIN . Opcin ingresar factura se coloca el numero de factura, el numero de control, la fecha programa para el pago segn la condiciones de crditos de cada proveedor.7. Se compara monto de la orden de compras con la orden de la factura incluyendo el I.V.A. 8. Se imprime dos certificados de recepcin de mercanca. 9. Enva y arma a la Unidad Cuentas por Pagar el expediente: orden de compras, certificado de recepcin de mercanca y factura original y copia con el sello de enviado.

Unidad de Cuentas por Pagar10. Recibe firma, sella y coloca la fecha en que lo recibe. 11. Entrega a la Encargada de la Unidad de compras copia con la firma, sella y coloca la fecha en que lo recibe.

Analista de Unidad de Compras12. Recibe y se archiva en la unidad de compras dentro de la carpeta del proveedor la copia del expediente con sello de recibido y fecha.

5. PROCEDIMIENTO: INGRESO DE MERCANCA AL ALMACN PRINCIPAL.UNIDADES QUE INTERVIENENACCIN

Auxiliar de Farmacia 1. Ubica los productos segn almacn, para materiales de oficina: en el almacn correspondientes, para material mdico quirrgico en el almacn principal si son de grandes volmenes se traslada al depsito, para medicamentos se coloca en el modular bien sea en el puesto de salida o en el rea de reserva (no tocar) para evitar se saque productor diferente lotes.2. Registra en el formato N 032 la entrada de frmacos.3. Si el producto estaba en falla se dar la cantidad estipulada a cada uno de los stocks inmediatamente.4. Dado caso que el producto no forme parte del stock se debe llamar o informar a la unidad solicitante de la llegada del producto.5. Si el producto debe ser entregado inmediatamente se har una orden de entrega donde se especificara descripcin del producto, cantidad, quien lo entrega y quien lo recibe dicha orden debe estar firmada y sellada por el emisor y receptor.6. Archiva la orden de entrega en la Unidad.

6. PROCEDIMIENTO: SALIDA DE MERCANCIA DEL ALMACEN (EXCEPTO MATERIAL MEDICO QUIRURGICO DESCARTABLE Y MEDICAMENTO INCLUYE EQUIPOS MEDICOS).UNIDADES QUE INTERVIENENACCIN

Solicitante1. Emite la solicitud del pedido a travs del formato N 031, cada 15 das debidamente firmada y sellada por el jefe del Departamento o Unidad.2. Entrega la solicitud del formato N 031 en la Unidad de Compras.

Unidad de Compras 3. Recibe y verifica la solicitud, es decir que todos los datos estn completos y que exista disponibilidad de los productos.4. De no existir disponibilidad del producto se notifica al solicitante que el pedido se transforma a una solicitud de compras y debe esperar el tiempo establecido.5. Para los productos existentes se procede a l armado del pedido.6. Se llama a la unidad solicitante para coordinar el despacho del producto.7. Solicita firma y entrega el pedido

Solicitante8. Recibe el pedido y firma como constancia.

Realizado por:Revisado por:Aprobado por:

Yesireth Suarez Organizacin y MtodosDra. Raquel Palmero RegenteLic. Gloria Machado Gerente Dr. Luis E. Marcano DirectorDra. Gladys Rondn - Directora

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE MATERIAL MEDICO QUIRRGICO Y MEDICAMENTOS POR DEBAJO O IGUAL DE LA CIFRA MXIMA ESTIPULADA

Jefe de compra

Auxiliar de farmaciaEntrada Regente de farmacia

Salida

Emite el listado de fallas, semanalmente y se lo entrega al Jefe de compras.Listado de fallasRecibe el listado de fallas y agrega los productos contenidos en las compras bimensuales que se encuentre en el punto de reposicin.Emite el listado de compras.Listado de comprasRecibe el listado de compras.Enva la requisicin a los diferentes proveedores segn el tipo de producto.Listado de compras Recibe los presupuestos de los diferentes proveedores.Realiza el anlisis de compras haciendo comparativos de precios entre los diferentes proveedores en caso de ser necesario transforma las unidades de manejo de los productos.Presupuesto Selecciona los productos a comprar a cada proveedor tomando en cuenta el monto mximo estipulado.Emite por medio el sistema sysclyn la orden de compras.1

Orden de compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE MATERIAL MEDICO QUIRRGICO Y MEDICAMENTOS POR DEBAJO O IGUAL DE LA CIFRA MXIMA ESTIPULADA

Entrada Adjunta a la direccin de correo del proveedor la orden de compras en formato pdf.Imprime la orden de compras y firma.Enva la orden de compras con una carta informativa donde se indica al mismo la adjudicacin de los productos.Jefe de compras

Salida

1

Se archiva la orden de compras en la carpeta rdenes en trnsito de la unidad de compras.Orden de compras Carta informativaAuxiliar de farmacia y regente de farmacia

Entrega la factura con sello de recibida firma y fecha al jefe de compras.Recibe la factura se dirige a la Unidad de Archivo a sacarle copia a la factura.Comprara la factura con la orden de compra que se encuentra en el archivo de ordenes de transito.2

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MANUAL UNIDAD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE MATERIAL MEDICO QUIRRGICO Y MEDICAMENTOS POR DEBAJO O IGUAL DE LA CIFRA MXIMA ESTIPULADA

Entrada Se compara monto de la orden de compras con la orden de la factura incluyendo el I.V.A.Se imprime dos certificados de recepcin de mercanca.Enva el siguiente expediente a la Unidad de Cuentas por Pagar (orden de compras, certificado de recepcin de mercanca y factura) original y copia con el sello de enviado.Jefe de compras

Unidad de Cuentas por Pagar

Salida

2

En caso de existir un faltante contacta al proveedor y se modifica la orden de compras en sistema sysclyn.Se recibe y se archiva en la Unidad de Compras dentro de la carpeta del proveedor la copia del expediente con sello de recibido y fecha.Recibe firma, sella y coloca la fecha del da que lo recibe y enva a Jefe de ComprasCertificado de recepcin de mercanca Orden de compras factura

Certificado de recepcin de mercanca Orden de compras factura

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE COMPRAS PROCEDIMIENTO:ELABORACIN DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA MATERIAL MEDICO QUIRRGICO ESPECIALIZADO, PRODUCTOS DE LIMPIEZA, MATERIAL DE OFICINA

Entrada

Salida

Encargada del Departamento Solicitante

Encargada de la unidad de ComprasEmite la requisicin de compras y se lo entrega a la Encargada de la Unidad de compras.Recibe la requisicin de compras y le coloca firma y fecha en la que recibe.Requisicin de compras

Enva la requisicin a los diferentes proveedores. Recibe los presupuestos de los diferentes proveedores.Requisicin de compras

Realiza el anlisis de compras haciendo comparativos de precios entre los diferentes proveedores.Presupuesto Selecciona los productos a comprar a cada proveedor tomando en cuenta el monto mximo estipulado.Emite por medio el sistema sysclyn la orden de compras.Se guarda en la carpeta del proveedor la orden de compras en pdf.Adjunta a la direccin de correo del proveedor la orden de compras en formato pdf.1

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO: ELABORACIN DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA MATERIAL MEDICO QUIRRGICO ESPECIALIZADO, PRODUCTOS DE LIMPIEZA, MATERIAL DE OFICINA

Entrada

Imprime la orden de compras y firma.Orden de comprasCarta informativa Encargada de la unidad de ComprasSalida

Se archiva la orden de compras en la carpeta rdenes en trnsito de la unidad de compras.Enva la orden de compras con una carta informativa donde se indica al mismo la adjudicacin de los productos.1

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE COMPRAS PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE MERCANCA

Proveedor

si

Entrada

Salida

Receptor de la mercanca

Recibe la factura y verifica tomando en cuenta las normativas legales para la factura.Factura correcta Procede a contar la mercanca.Factura

Notifica al proveedor

Verifica condiciones del producto o empaque, humedad, fecha de vencimiento e integridad del producto.

Levanta un informe.Producto faltante o en mala condiciones?Si el producto se vence una fecha de vencimiento menor a seis (6) meses se exige carta de compromiso.Entrega la carta de compromiso.Anota en la factura pendiente por carta de compromiso.Tiene carta de compromiso?

Si la mercanca esta completa se firma la factura, coloca fecha de recibido y sella como constancia de recibido original y copia.1

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Carta de compromiso