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Manual de sustentabilidad

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La sustentabilidad satisface las necesidades del presente sin comprometer el bienestar de las

futuras generaciones. En resumen, es un equilibrio basado en el respeto por la naturaleza, los

derechos humanos universales, la justicia económica y una cultura de paz.

Este manual fue diseñado para inspirarnos y guiarnos a través de los distintos aspectos de la

sustentabilidad. Les ruego que lean las siguientes páginas con detenimiento y se den cuenta que

la más pequeña de las acciones puede traer grandes consecuencias.

En los negocios, los acercamientos a la sustentabilidad suelen reflejarse como un aumento en la

eficiencia operacional, reducción de desechos y un aumento en la diferenciación del producto,

lo cual ayuda a mejorar el proceso corporativo y la rentabilidad.

La gerencia general y los dueños respaldan cada una de las políticas establecidas. Sin embargo,

depende de cada uno de nosotros marcar la diferencia y poner el ejemplo.

René ten Berg

Gerente General de Protours

Protours está comprometido con sus clientes, trabajadores, con la comunidad y el medio

ambiente. Nuestra meta es lograr la responsabilidad social empresarial. Creemos que nuestras

acciones de hoy crean nuestros caminos del mañana.

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Contenido

Editorial ………………………………………………………………………………………………………………… 2

Índice …………………………………………………………………………………………………………………… 3

Política de sustentabilidad …………………………………...………………………………………………… 4 - 5

Monitoreo y evaluación de la sustentabilidad ………………………………………………………………… 6

Política de Recursos Humanos ………………………………………………………………………………... 7 - 8

Política de insumos ……………………………………………………………………………………………….…. 9

Política de privacidad .…..…………………………………………………………………………………..……. 10

Política de reducción de desechos ….…………………………………………………………….…………… 11

Política de viaje de personal …………………………………………………………………………………….. 12

Política de reducción de desechos de material impreso .…………………………………….…………… 13

Política de reducción de energía eléctrica……..………………………………………………….………... 14

Política de apagado …………………………………………………………………………………………….… 15

Política de fauna y vida silvestre ……………..…………………………….……………………………… 16 - 17

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Política de sustentabilidad

En Protours estamos orgullosos de trabajar en búsqueda de la sustentabilidad responsabilizándonos

por: nuestro impacto en el medio ambiente, nuestros empleados y la comunidad local. Para

reducir nuestra huella de carbono y promover el bienestar hemos establecido las siguientes

políticas a mediano y largo plazo.

Medios Objetivo Misión

Gestión social

Prohibición del trabajo forzado

Crear un ambiente

laboral adecuado y

seguro

Apoyar la política social y

los derechos humanos

universales

Contratos formales para los

empleados Política de salud y seguridad

Igualdad de oportunidades

Prohibición de discriminación

Prohibición del trabajo infantil Evaluación de la satisfacción del

trabajador

Oportunidades para el desarrollo

personal

Libertad de expresión Cumplimiento de la legislación,

regulaciones y códigos de práctica

nacionales

Gestión ambiental

Monitoreo y evaluación de la

sustentabilidad

Compromiso con la

sustentabilidad Reducir el impacto

medioambiental

Política de reducción de desechos y

reciclaje

Impresión en papel en modo ahorro

Impresión en papel amigable con el

medio ambiente

Política de reducción de desechos de

material impreso

Política de reducción de energía

eléctrica

Política de apagado

Uso de transporte amigable con el

medio ambiente cuando sea posible.

Uso de productos de limpieza

inocuos Cumplimiento con la normativa legal

de residuos Cumplimiento con la legislación

nacional de tratamiento de aguas

servidas Cumplimiento con la regulación de

compra, administración y

construcción en terrenos Concientización de recuerdos ilegales

Política de protección y extracción

de vida salvaje.

Disminución de la perturbación de

ecosistemas naturales.

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Servicios

Cumplimiento por parte de los

proveedores con las regulaciones

locales y nacionales

Garantizar beneficios

económicos y sociales a

las comunidades y los

proveedores

Fortalecimiento de las

relaciones públicas y con

nuestros asociados

El transporte de los proveedores

cumple con los requisitos de

seguridad necesarios Inclusión de cláusulas básicas de

sustentabilidad en los contratos de los

proveedores

Excursiones guiadas por profesionales

acreditados

Contratación de personas de la zona

para realizar los servicios

Códigos de conducta claros

Preferir productos y servicios locales

Pago de un sueldo justo

Entrega de pautas de sustentabilidad

a guías y transportistas

Consumidores

Garantía de protección de la

privacidad del cliente

Crear experiencias Protección al cliente y

crecimiento comercial

Información de venta certera y de

calidad

Información clara acerca del

compromiso con la sustentabilidad

Proporcionar información acerca de

los alrededores y sitios de importancia

cultural Proporcionar información acerca de

riesgos para la salud, seguridad y

precauciones Posibilidad de tener una persona de

contacto y un número de

emergencias permanente

Promover el uso de restoranes y

tiendas locales.

Información transparente

Medición sistemática de la

satisfacción del cliente

Promover alternativas sustentables

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Monitoreo y evaluación de la sustentabilidad

El gerente general de la empresa y el coordinador sustentable monitorearán regularmente el

progreso y los resultados de las políticas de sustentabilidad y los objetivos. Específicamente el

coordinador sustentable enviará informes al gerente general detallando las acciones, planes, el

progreso y cualquier inconveniente que se esté presentando o desarrollando. El gerente general

evaluará continuamente si es necesario hacer ajustes o si cualquier tema específico debe ser

tratado. En base a esto, el coordinador sustentable entregará la información al personal

correspondiente. Cuando sea necesario, se realizarán reuniones para revisar o implementar puntos

específicos o detalles clave.

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Política de Recursos Humanos

Protours está comprometido con sus trabajadores y con tener un ambiente laboral seguro y justo.

Contrataciones

Protours tiene un proceso de reclutamiento de personal sólido y profesional que ofrece

igualdad de oportunidades.

La selección se realiza en base a las habilidades y los atributos que se necesitan para

cumplir objetivos y apoyar los objetivos de la empresa.

El reclutamiento de personal se hará tanto dentro como fuera de la empresa.

Contrato de trabajo

Cada trabajador tendrá un contrato que lo vincule legalmente con Protours y viceversa.

El contrato también incluye términos y condiciones que contienen regulaciones que el

empleado debe firmar para manifestar su conformidad con ellas.

Horas de trabajo

El horario de oficina es, generalmente, de lunes a viernes entre las 8:30am y las 6:30pm.

Las horas de trabajo del empleado dependerán de su contrato, de las necesidades de la

empresa y de los requerimientos del trabajo asignado.

La hora de colación puede tomarse entre las 12:00pm y las 4:00pm.

Desarrollo y entrenamiento

Protours entrenará adecuadamente a sus empleados para hacer su trabajo de forma

segura y competente.

Protours cree que el entrenamiento es un proceso de dos vías. A los trabajadores se les

motiva a participar y a destacar cualquier detalle que necesiten reforzar respecto a sus

propias habilidades y conocimiento.

El entrenamiento incluye capacitaciones en el lugar de trabajo, instrucciones por escrito

tales como los procedimientos operativos, coaching, capacitaciones externas y cursos.

Sobre-tiempo y horas extras

El sobre-tiempo se refiere al trabajo realizado a pedido del gerente / supervisor y que

excede las horas de trabajo acordadas en el contrato.

La remuneración por el sobre-tiempo corresponderá a lo establecido según la legislación

vigente.

No se permitirá intercambiar el sobre-tiempo por permisos (fuera de la oficina) a menos

que esto se haya estipulado por escrito con anterioridad.

Vacaciones

Se asignarán vacaciones anuales de acuerdo a lo establecido por las leyes nacionales.

Existen políticas establecidas para vacaciones en periodos de invierno y verano.

Después de 2 años de trabajo en Protours, los empleados recibirán 5 días de vacaciones

adicionales.

Después de 1 año de trabajo en Protours, los empleados recibirán 1 día libre adicional

durante el mes de su cumpleaños

Atrasos

Cualquier ausencia o atraso y el tiempo que esto tarde, se debe reportar personalmente al

gerente / supervisor lo más pronto posible (e idealmente antes de comenzar la jornada

laboral).

Después de esto, el trabajador debe mantener al gerente / supervisor informado del

desarrollo de la situación.

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Si se necesita atender a una hora médica, dental, de negocios o de cualquier otra índole

el trabajador intentará programarla fuera del horario de trabajo, siempre que sea posible.

Evaluaciones y ajustes de sueldo

Todos los trabajadores serán evaluados de manera formal por su gerente / supervisor

directo al menos una vez al año.

Los aumentos de sueldo no dependerán únicamente de las evaluaciones, sino también de

una variedad de factores que incluyen, pero no se limitan a, desarrollo profesional, la

economía de la empresa, las expectativas del mercado, las responsabilidades asignadas,

etc.

Mala conducta y medidas disciplinarias

Protours se compromete a brindar un ambiente laboral libre de discriminación, acoso

sexual y bullying.

Los trabajadores deberán cumplir con lo estipulado en sus contratos, con el reglamento

interno y con la normativa legal vigente.

La mala conducta o el no cumplimiento de las políticas tendrá como consecuencia

medidas disciplinarias acorde a las leyes nacionales y posiblemente el despido del

trabajador.

Áreas de trabajo y ética

Protours no se responsabiliza por la pérdida de pertenencias de los trabajadores.

Los puestos de trabajo y las áreas comunes deben permanecer limpios y organizados.

Las impresiones a color deben ser mínimas y los trabajadores deberán imprimir por ambos

lados del papel (a menos que existan documentos específicos con instrucciones que

indiquen lo contrario).

Los basureros de las oficinas se usarán estrictamente para materiales no reciclables.

Los parámetros de reciclaje establecidos por Protours deben ser respetados por todos los

trabajadores.

Ruidos y conversaciones se mantendrán al mínimo para garantizar un ambiente laboral

cómodo.

Los trabajadores se deben adherir a los altos estándares de integridad, profesionalismo,

responsabilidad social y comportamiento ético.

Los trabajadores deben respetar las políticas, procedimientos y las directrices legales

establecidas por Protours.

Protours está comprometido con la prevención de la explotación de los seres humanos en

todas sus formas, especialmente aquella de naturaleza sexual y en particular cuando

pueda afectar a niños.

En caso de haber trabajadoras embarazadas se seguirán las pautas establecidas por ley.

Esta política de recursos humanos no es una guía exhaustiva de trabajo en Protours. Ésta se ha

desarrollado sólo como referencia. Para obtener más detalles acerca de estos temas, acerca de

actividades del personal y / o legislación, favor revisar el manual interno de Protours titulado

“Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad” y / o las otras políticas y procedimientos de

la empresa.

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Política de insumos

El objetivo principal de esta política de insumos es establecer criterios y/o pautas que contribuyan

al manejo y adquisición de insumos sustentables. La empresa y su personal se comprometen a

acatar lo siguiente:

Comprar productos de origen reciclado, biodegradable, eco-friendly y/o amigables con el

medio ambiente.

Comprar productos alimenticios a proveedores locales.

Realizar compras al por mayor, en volumen o cantidad. Ejemplo: papel higiénico.

Invertir en productos de larga duración en vez de productos desechables. Ejemplo: fumigar

en vez de usar insecticidas en aerosol / comprar trapeador en vez de toallas individuales.

Etiquetar productos para que puedan ser identificados fácilmente y designar un lugar para

su mantención. Ejemplo: etiquetar esponjas para lavar platos y esponjas de áreas comunes

para diferenciar unas de otras / guardar productos con químicos dañinos en lugares

seguros.

Confirmar que la compra de productos sea necesaria y que dicho producto se ha utilizado

por completo antes de adquirir otro.

Cumplir con la lista de insumos de oficina que se ha fijado y aprobado.

Designar a una persona a cargo de la adquisición de productos.

Priorizar la compra y uso de productos recargables. Ejemplo: utilizar un dispensador de

jabón en vez de comprar botellas individuales de jabón.

Eliminar productos tóxicos y dañinos y reemplazarlos por alternativas más ecológicas y

sustentables.

Designar que las bolsas plásticas de basura se utilizarán solo en la cocina y no en el

papelero de los escritorios.

Eliminar las bolsas de basura de los tachos de basura en los escritorios, dado que estos

contenedores están destinados solo para residuos de oficina como papeles, sobres, etc.

Nunca promover ni aprobar el mal uso de la flora y fauna para decoración u otros fines.

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Política de privacidad

Resumen y propósito de la política

Protours Chile está comprometido con manejar la información de sus empleados, clientes, socios y

otros asociados con la mayor discreción y confidencialidad. Con esta política garantizamos que

reunimos, almacenamos y manejamos la información de forma correcta, transparente y

respetando los derechos de cada individuo.

Alcance

Esta política involucra a todos aquellos que proporcionan algún tipo de información a Protours.

Elementos de la política

Como parte de nuestros procedimientos necesitamos solicitar, procesar y en ocasiones compartir

datos, que pueden ser online y offline, con terceros. Nuestra empresa reúne esta información de

forma transparente y sólo con la cooperación y el consentimiento de las partes involucradas. Una

vez que esta información está en nuestras manos aplican las siguientes reglas.

Nuestra información será:

Precisa.

Reunida de forma correcta y sólo por motivos legales.

Procesada dentro de los límites legales y morales.

Protegida contra accesos no autorizados o ilegales.

Nos comprometemos a:

Prohibir la venta de información personal.

Restringir y monitorear el acceso a información delicada.

Desarrollar procedimientos transparentes de recolección de datos.

Capacitar a los trabajadores en lo que respecta a privacidad online y medidas de

seguridad.

Construir redes seguras para proteger la información online.

Establecer procedimientos claros para reportar violaciones de privacidad o mal uso de la

información.

Establecer prácticas de protección de datos (trituradora de papeles, redes de seguridad,

encriptación de datos, respaldos frecuentes, permisos de acceso, etc.)

Permitir que las personas soliciten modificar, eliminar, reducir o corregir información

almacenada en nuestra base de datos.

Consecuencias disciplinarias

Se deben obedecer al pie de la letra todos los puntos mencionados en esta política. Infringir las

pautas estipuladas para la protección de datos traerá como consecuencia acciones disciplinarias

y posiblemente legales.

Divulgación

Protours Chile no se responsabiliza por las políticas de privacidad de terceros; sin embargo, se

deben seguir las pautas según lo establecido por ley.

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Política de reducción de desechos

El principal objetivo de la política de reducción de desechos de Protours es minimizar la cantidad

de residuos que se generan y definir cuáles son las pautas mínimas que se deben llevar a cabo

dentro de la empresa.

Creemos que el método 3R es la mejor forma para gestionar nuestros residuos:

Reducción: Minimizar la cantidad de desechos producidos.

Reutilización: Reutilizar material cada vez que sea posible.

Reciclaje: Trasladar los residuos a plantas de reciclaje autorizadas para minimizar el

impacto ambiental.

En Protours se realizarán los siguientes esfuerzos con el fin de limitar, separar, clasificar, recopilar y

desechar los residuos generados siguiendo reglas básicas.

REDUCCIÓN

A los trabajadores se les proporcionará agua por medio de un dispensador y / o agua

corriente limpia para evitar usar botellas de plástico desechables.

Los materiales se organizarán en bultos para reducir la cantidad de material de embalaje.

Los criterios de compra se enfocarán en productos reciclados.

Los criterios de compra se enfocarán en productos reutilizables.

Incentivar el uso de poco o nada de material de embalaje al momento de hacer compras.

Implementar la “Política de reducción de desechos de material impreso”.

Incentivar la reducción del uso de productos de papel innecesarios tales como post-its y

calendarios (prefiriendo alternativas digitales).

REUTILIZACIÓN

Reutilización del papel (impresiones por ambos lados, etc.)

Reutilización de bolsas plásticas (bolsas de basura, de supermercados, etc.)

Uso de dispensadores y de productos que se pueden volver a llenar (jabón, productos de

limpieza, etc.)

Recarga de tóners y cartuchos de tinta.

Uso de pilas recargables.

Reutilización de la decoración utilizada en las fiestas.

RECICLAJE

Papel.

Plástico.

Pilas.

Desechos electrónicos (a través de empresas locales especializadas).

Cualquier residuo que no se pueda volver a utilizar o reciclar será desechado siguiendo los

parámetros legales establecidos.

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Política de viaje de personal

Protours solicita que su staff sea consciente del impacto al medio ambiente al momento de

realizar viajes desde/hacia el trabajo y también en viajes de negocios. La mayoría de los medios

de transporte contribuyen a la emisión de gases causantes del efecto invernadero. Es por esto que

los trabajadores deben entender las consecuencias de acciones/hábitos que realicen durante el

viaje y esforzarse para ser más eficientes, implementando una o más de las acciones/métodos de

viaje que se detallan a continuación:

VIAJE DESDE/HACIA EL TRABAJO

A pie

En bicicleta

En transporte público

Viaje compartido en auto

VIAJES DE FAMILIARIZACIÓN Y VIAJES DE NEGOCIOS

Reemplazar visitas presenciales por video chats o teleconferencias

Reducir la frecuencia de viajes de negocios combinando visitas a ferias y reuniones

presenciales en un solo viaje

Escoger rutas directas que requieran menos combustible

Preferir transporte público desde/hacia el aeropuerto

Empacar ligero (los aviones y autos livianos en equipaje queman menos combustible

Reservar / usar un modelo de vehículo más ecológico, tales como:

- Nissan X Trail 4x2: 191 gCO2/km

- Toyota RAV4 4X4: 211 gCO2/km

- Hyundai Santa Fe 4x4: 235 gCO2/km

- Toyota 4 Runner 4x4: 293 gCO2/km

Reservar / hospedarse en hoteles que estén certificados en sustentabilidad o que exhiban

prácticas sustentables

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Política de reducción de desechos de material impreso

La empresa y su departamento de Marketing, junto con todos los trabajadores, se comprometen a

seguir las siguientes pautas en lo que respecta a material impreso y la reducción de desechos.

Evaluar la cantidad de material impreso que se necesitará.

Pedir sólo la cantidad que sea necesaria.

Dentro de lo posible, evitar imprimir fechas, precios u otros detalles que perderán valor con

el tiempo.

Dentro de lo posible, utilizar canales online y redes sociales como medios de promoción.

Trabajar con imprentas que permitan hacer pedidos pequeños.

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Política de reducción de energía eléctrica

Protours se esfuerza por utilizar la energía de forma eficiente y consciente. En base a esto, la

gestión de la energía es clave para maximizar la rentabilidad, la reducción y garantizar la

responsabilidad medioambiental. Protours se compromete a:

Cumplir con las regulaciones energéticas y los códigos de práctica establecidos a nivel

nacional.

Implementación de la “Política de apagado”.

Utilizar luces con detector de movimiento en el subterráneo y el exterior (si aplica).

Uso de ampolletas de ahorro de energía (como luces LED).

Crear conciencia en los trabajadores.

Consultar con una empresa experta en reducción de energía para entender y evaluar el

consumo y establecer objetivos para reducirlo.

Consumo responsable de energía eléctrica.

Demostrar liderazgo en la industria reduciendo el impacto medioambiental asociado al

consumo de energía.

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Política de apagado

Todo el personal de Protours, en todas las oficinas, se compromete a:

Apagar las luces de la oficina cuando no se estén utilizando y / o durante la noche.

Apagar los computadores de escritorio y portátiles cuando no se estén utilizando, cuando

los trabajadores estén haciendo uso de su hora de colación y / o durante la noche.

Apagar las impresoras durante la noche.

Monitorear los termostatos de las oficinas.

Mantener cerradas las puertas y ventanas cuando la calefacción esté encendida.

Desconectar los aparatos eléctricos cuando no estén siendo utilizados y / o durante la

noche.

Utilizar luces con detector de movimiento en el subterráneo y el exterior (si aplica).

Cuando los equipos no puedan apagarse, se establecerán por defecto modos de ahorro

de energía.

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Política de fauna y vida silvestre

Protours está al tanto que ciertas actividades en la industria del turismo pueden tener impactos

importantes en el bienestar de los animales y de la vida silvestre. Por lo anterior, la siguiente política

se ha establecido para su protección y aplica a Protours y sus proveedores. Además, ésta se

enfoca en la naturaleza, en la interacción con animales, animales manipulados por seres humanos

y animales utilizados en negocios.

Todos los animales tienen acceso diario, regular a agua potable y limpia.

Todos los animales reciben alimentos apropiados mediante una rutina que estimula su

comportamiento natural.

Los animales que estén en cautiverio tendrán espacio suficiente para moverse libremente,

ejercitarse y para mantener la distancia de otros animales en caso de conflictos.

Los animales que estén en cautiverio tendrán elementos naturales en su espacio que

ayuden a enriquecer el ambiente y a estimular su comportamiento natural.

Los animales que estén en cautiverio podrán buscar refugio del clima y privacidad del

espectador.

Los animales que estén en cautiverio tendrán un espacio limpio, higiénico y bien

mantenido.

El lugar, proveedor, dueño o persona responsable por el (los) animal(es) cuenta con un

veterinario experimentado en temas de salud y bienestar animal (sin importar si trabaja

directamente en el lugar o de forma externa).

Bajo ninguna circunstancia se sedará al animal a menos que sea por motivos netamente

médicos, siempre bajo la supervisión de un veterinario debidamente capacitado.

Bajo ninguna circunstancia el animal será modificado quirúrgicamente (piel, tejidos,

dientes o huesos) a menos que sea por motivos médicos o que su vida esté en peligro.

Los lugares que permitan a los clientes tomarse fotografías con los animales no deberán

tener evidencia de malas prácticas.

Deben existir documentos con información completa y precisa de la cantidad y tipo de

animales, registros veterinarios, las licencias o permisos apropiados actualizados y deben

estar disponibles para las inspecciones. También deben contar con toda la

documentación necesaria correspondiente a los animales que fueron adquiridos

directamente de su hábitat natural.

Donde se utilicen animales para actividades, se debe considerar que éstas deben

involucrar comportamiento natural y deben estar libres de malas prácticas. Los métodos

de entrenamiento sólo deben basarse en reforzamiento positivo.

No se debe amarrar ni restringir al animal pero, de ser absolutamente necesario, esto se

puede realizar utilizando materiales y métodos adecuados que no representen un riesgo

para el bienestar del animal. Si los amarran, deberá ser por un tiempo limitado, no más de

unas pocas horas por día. Los animales deben poder caminar, echarse y ponerse de pie sin

tensar las amarras, y poder tener acceso a recursos básicos como comida, agua y sombra.

Además deben ser monitoreados regularmente.

No se podrán montar ni podrán llevar ni tirar carga los animales jóvenes, preñadas, en

proceso de amamantar, heridos, enfermos, estresados o ancianos.

El equipamiento que usen los animales les deberá quedar bien sin provocar heridas y

deben ser limpiados y secados después de ser utilizados. Además, el mismo deberá ser

removido durante períodos de descanso e idealmente también mientras se alimentan o

beben agua.

Los animales deben ser entrenados y trabajar dentro de lo que permitan sus capacidades

físicas. Las cargas que lleven deberán ser equivalentes al tamaño y a las habilidades del

animal.

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El trabajo del animal no deberá llevarse a cabo en el momento más caluroso del día y

deberán tener períodos de descanso regulares (al menos una hora entre un trabajo y otro).

Las exhibiciones de ballenas, delfines y otros mamíferos marinos deben regirse por los

estándares de buenas prácticas y cumplir con la normativa legal y local.

Las especies silvestres no serán extraídas, explotadas, consumidas, puestas en exhibición,

vendidas o comercializadas, excepto como parte de una actividad regulada que

garantice que su utilización es sustentable y que cumple con las leyes nacionales y locales.

Las excursiones que incluyen interacciones con la vida silvestre deben cumplir con

importantes códigos de conducta. Cualquier perturbación causada a los ecosistemas

naturales es minimizada, rehabilitada y existe una contribución compensatoria para la

gestión de la conservación.

Para asegurar que estas políticas sean respetadas y llevadas a cabo, Protours realizará

inspecciones o algún tipo de investigación periódicamente. En caso que no se cumpla con ellas,

Protours ofrecerá su guía y apoyo para encontrar una solución. Si no se puede llegar a un

acuerdo, Protours dará término a la relación laboral con este servicio y / o con el proveedor. Bajo

ninguna circunstancia Protours promoverá o venderá excursiones que involucren prácticas

inaceptables con animales o con la vida silvestre en general.