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MANUAL DE OPERACIÓN DEL

MÓDULO INSTITUCIONAL 2012

Es

Manual de Operación del Módulo Institucional 2012 2/39

Programa Especial de Mejora de la Gestión en la APF 2008-2012

ÍNDICE

1. OBJETIVO DEL MANUAL ....................................................................................................................................................................................................................... 3

2. INTRODUCCIÓN ..........................................................................................................................................................................................................................3

3. ESTRATEGIA PMG 2012 ...............................................................................................................................................................................................................4

3.1. Proyectos institucionales ..................................................................................................................................................................................................................... 5

3.2. Proyectos transversales o interinstitucionales ..................................................................................................................................................................................... 5

3.3. Proyectos consolidados........................................................................................................................................................................................................................ 5

3.4. Regulación base cero en trámites, servicios y normas.......................................................................................................................................................................... 5

3.5. Manuales Administrativos de Aplicación General (MAAG)................................................................................................................................................................... 6

3.6. Reducción de costos administrativos...................................................................................................................................................................................................... 6

3.7. Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012......................................................................................................................................................................................... 7

4. FLUJO DE OPERACIÓN 2012 DEL PMG .................................................................................................................................................................................................. 8

4.1. Selección de iniciativas......................................................................................................................................................................................................................... 8

4.2. Registro de proyectos .........................................................................................................................................................................................................................12

4.3. Seguimiento de proyectos...................................................................................................................................................................................................................13

4.4. Cierre de proyectos .............................................................................................................................................................................................................................15

5. CALENDARIO PMG 2012 ............................................................................................................................................................................................................ 16

6. PARTICIPANTES EN EL PMG ....................................................................................................................................................................................................... 17

ANEXO 1: INDICADORES DE PROYECTO............................................................................................................................................................................................... 22

ANEXO 2. PROGRAMAS DE TRABAJO PARA LOS PROYECTOS DE MEJORA SEGÚN SU CATEGORÍA .......................................................................................................... 27

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1. OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer y dar a conocer a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (APF), sus órganos administrativos desconcentrados y la Procuraduría General de la República, así como a los Órganos Internos de Control (OIC), las directrices que regularán la operación del “Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008-2012” (PMG) durante el ejercicio 2012.

1.1. Objetivos específicos

• Establecer y dar a conocer a los participantes del Programa, la estrategia de operación 2012 del PMG, la cual busca orientar los esfuerzos de mejora

institucionales hacia la obtención de resultados en beneficio de la ciudadanía.

• Describir la operación 2012 del PMG, la cual está basada en la consolidación y aseguramiento de proyectos en ejecución y realización de nuevos

proyectos de mejora.

• Precisar los roles de cada participante del PMG, a fin de lograr un mayor entendimiento de las tareas a realizar, así como fortalecer la coordinación y

sinergia entre los involucrados.

2. INTRODUCCIÓN

A partir de la publicación del PMG en el Diario Oficial de la Federación1, el 10 de septiembre de 2008, las instituciones de la APF han dirigido sus esfuerzos de mejora para contribuir al logro de los objetivos del PMG:

1. Maximizar la calidad de los bienes y servicios que presta la Administración Pública Federal.

2. Incrementar la efectividad de las instituciones.

3. Minimizar los costos de operación y administración de las dependencias y entidades.

1 El Manual de Operación del Módulo Institucional 2012 complementa las estrategias, líneas de acción, indicadores, metas y funciones de los participantes que se establecen el Programa

Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Publica Federal 2008-2012, de conformidad con lo establecido en la sección VII del referido Programa.

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Durante el ejercicio 2008 – 2009, las instituciones realizaron acciones de mejora comunes a toda la APF, a través de los siete sistemas que integraron el

componente estándar y de acciones del componente específico del PMG en dicho periodo.

A partir del ejercicio 2010, los esfuerzos se enfocaron a la realización de proyectos de mejora, buscando una mayor sinergia entre los sistemas del Programa.

En el ejercicio 2011, se han mantenido los esfuerzos en la ejecución de proyectos para consolidar resultados.

Para el ejercicio 2012 es importante, por un lado, fortalecer y concluir los proyectos de mejora que se encuentran en ejecución y así concretar los resultados esperados, y por otro, identificar e incorporar nuevos proyectos en el portafolio de la institución que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas del Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008-2012.

3. ESTRATEGIA PMG 2012

La estrategia de ejecución del PMG para el ejercicio 2012 da continuidad a los trabajos realizados por las instituciones en 2011, y se basa en la consolidación de resultados, en la modernización y mejora de la gestión en materias como la simplificación y mejora de procesos, simplificación o eliminación de normas, tramites y servicios, así como en la obtención de ahorros por concepto de eficiencia y eficacia en la operación y administración.

Los resultados alcanzados por cada institución en estas materias, hasta el cierre del año 2010, han sido evaluados mediante el “Índice de Desarrollo

Institucional” (IDI 2010), que es el instrumento para evaluar los avances y resultados del PMG en las instituciones de la APF; y así dar cumplimiento a lo

establecido en la Sección VII “Operación General del programa de Mejora de la gestión”, Apartado II “Evaluación”.

El análisis de los resultados del IDI 2010 permitirá a las instituciones focalizar sus esfuerzos de mejora y así orientar la identificación, definición y ejecución

de proyectos de mejora de gestión con un mayor alcance e impacto en el PMG.

La definición de nuevos proyectos de mejora de gestión por cada institución responderá a la necesidad de mejorar los resultados alcanzados de acuerdo con

el IDI 2010, y reforzar de manera equilibrada las dimensiones, componentes y subcomponentes que contempla esta herramienta.

La estrategia en cada institución deberá soportarse en la conclusión de proyectos en ejecución, la implantación de nuevos proyectos de mejora, la

colaboración entre los participantes del Programa, en metodologías que puedan ser adoptadas de manera homogénea al interior del Gobierno Federal y en

acciones apegadas y congruentes a lo establecido en el Programa.

Cada institución definirá el número de proyectos de mejora que realizará con base en las áreas de oportunidad identificadas, las recomendaciones de los

Órganos Internos de Control y su capacidad para realizarlos. Adicionalmente, si la implementación de alguna política pública transversal requiere la

integración de un proyecto de mejora en el transcurso del año, la Secretaría de la Función Pública emitirá los criterios correspondientes.

Para el ejercicio 2012, las instituciones de la APF enfocarán sus esfuerzos en materia de mejora de la gestión, a través de las siguientes líneas de acción:

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3.1. Proyectos institucionales

Identificar, definir, registrar en el “Proyecto Integral de Mejora de la Gestión” (PIMG) y ejecutar los proyectos relevantes en materia de mejora de la

gestión, y asegurar que los resultados de estos proyectos causen un impacto pronto, oportuno y favorable a la sociedad de acuerdo con los objetivos

del PMG.

Asegurar que los proyectos en desarrollo se concluyan de acuerdo con lo planeado y los resultados alcanzados se documenten de manera precisa y

completa en el Sistema de Administración del PMG (SAPMG).

3.2. Proyectos transversales o interinstitucionales

Establecer los mecanismos de trabajo y colaboración necesarios entre diversas instituciones para identificar problemáticas comunes o procesos compartidos que requieran de acciones coordinadas; a fin de contribuir de manera eficaz a la mejora del proceso que comparten.

Alcanzar resultados sólidos de proyectos transversales en ejecución, mediante los mecanismos de trabajo y colaboración ya establecidos para cada proyecto entre las instituciones participantes, asegurando que dichos resultados resuelvan la problemática identificada, mediante la mejora sustancial de los procesos.

Las instituciones que participan en un proyecto de este tipo, definen en conjunto el proyecto transversal, el cual es coordinado por la institución con la mayor participación en el proyecto con la participación de la SFP. El resto de las instituciones participan mediante la realización de un proyecto institucional que contribuye al proyecto. La coordinación de las instituciones se lleva a cabo a través de reuniones denominadas mesas de trabajo.

3.3. Proyectos consolidados

Asegurar que los proyectos realizados por un grupo de instituciones que están agrupadas en un sector y son coordinadas por una determinada institución, por tener una relación funcional o de afinidad entre ellas; resuelven áreas de oportunidad comunes.

3.4. Regulación base cero en trámites, servicios y normas

Consolidar la eliminación, fusión y mejora de trámites y servicios, así como de la normatividad administrativa y sustantiva para incrementar la

efectividad de las instituciones. Los nuevos proyectos a ejecutar en 2012, correspondientes a esta línea de acción, se orientan a mantener estos

esfuerzos y compromisos para reducir cargas administrativas a los ciudadanos, mejorar la eficiencia del gobierno, incrementar la satisfacción de los

ciudadanos, promover la honestidad y transparencia en el ejercicio público.

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3.5. Manuales Administrativos de Aplicación General (MAAG)

Consolidar en todas las instituciones de la APF la instrumentación de los MAAG para contar con una normatividad administrativa homogénea y con

procesos administrativos estandarizados. Adicionalmente, los proyectos de mejora 2012 se orientan a fortalecer la eficiencia gubernamental, logrando

mejores niveles de servicio con menos recursos administrativos.

3.6. Reducción de costos administrativos

Identificar y llevar a cabo acciones para generar ahorros, las cuales pueden corresponder a los grupos incluidos en los modelos de eficiencia

administrativa.

Estos modelos se definieron por la SFP con base en acciones de mejora en materia de eficiencia y ahorro implementadas por diversas instituciones de la

APF durante el ejercicio 2009 y 2010; y son considerados mejores prácticas debido a su potencial para incrementar la eficiencia de procesos y la

obtención de ahorros.

En el marco del PMG las instituciones podrán realizar acciones de mejora en materia de eficiencia y ahorro de acuerdo con éstos modelos, ya sea como

parte de un proyecto de mejora de la institución, o de manera independiente a éste como acciones específicas.

En la siguiente tabla se muestran los modelos de eficiencia administrativa mencionados:

Modelos de Eficiencia Administrativa 1 Administración de Almacenes 14 Ahorro de agua 2 Administración de Seguros 15 Automatización 3 Administración de viáticos y comisiones 16 Bancarización de procesos 4 Adquisiciones, compras consolidadas 17 Bitácora Electrónica 5 Adquisiciones modalidades 18 Eficiencia Energética 6 Adquisiciones, compras consolidadas 19 Oficina virtual 7 Adquisiciones, conocimiento del mercado 20 Optimización de recursos 8 Adquisiciones, contratos abiertos 21 Optimizar Telefonía y comunicaciones 9 Adquisiciones, contratos plurianuales 22 Racionalización de bienes inmuebles 10 Adquisiciones, negociación en contratos de viáticos y comisiones 23 Racionalizar uso de papel 11 Adquisiciones, planeación de compras 24 Rediseño Organizacional 12 Adquisiciones, servicios informáticos 25 Tercerizar servicios 13 Adquisiciones, uso de herramientas informáticas 26 Uso de factura y pago electrónico 27 Otros

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3.7. Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012

Identificar y llevar a cabo acciones orientadas a reducir el costo de la regulación y de los trámites, a fin de liberar recursos en beneficio de las actividades productivas o de la sociedad, las cuales podrán ser focalizadas en regulaciones y tramites de alto impacto e implementarse preferentemente a través de disposiciones administrativas.

Estas acciones se definieron con base en lo dispuesto por el “Acuerdo que establece el calendario y los lineamientos para la presentación de los Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012, así como de los reportes periódicos de avances de las dependencias y organismos descentralizados de la Administración Pública Federal”, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de julio de 2011, las cuales además fueron incluidas en los Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012 (en adelante, los Programas) presentados por las dependencias y organismos descentralizados.

Dichas acciones, para el caso de mejora de trámites, se elaboraron con base en la información inscrita en el Registro Federal de Trámites y Servicios y deben atender alguno de los siguientes criterios:

I. Eliminación del Trámite;

II. Transformación de un Trámite con resolución en Aviso;

III. Eliminación de Requisitos;

IV. Establecimiento o Reducción de Plazos;

V. Establecimiento de Afirmativa Ficta;

VI. Presentación del Trámite en Medios Electrónicos;

VII. Reducción de Periodicidad de Presentación del Tramite;

VIII. Ampliación de la Vigencia del Trámite; y

IX. Otro.

Asimismo, se identificaron las regulaciones de alto impacto que serán mejoradas durante la vigencia de los Programas y se efectuó una descripción de las acciones de mejora regulatoria a realizar.

La Comisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER) asistirá a las dependencias y organismos descentralizados que lo soliciten, en la estimación de los beneficios generados por las acciones antes descritas.

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4. FLUJO DE OPERACIÓN 2012 DEL PMG

Una gestión eficiente incrementa la capacidad de las instituciones para cumplir con el mandato para el cual fueron creadas, por ello, la mejora de la gestión debe ser una prioridad institucional y debe ser implementada como una estrategia integral. Para definir la estrategia institucional en relación a la mejora de la gestión, se debe realizar un análisis detallado que permita identificar qué proyectos de mejora pueden ser implantados por la institución para lograr y consolidar un gobierno centrado en el ciudadano. Para que esta estrategia sea adoptada e implantada con éxito, es necesario comunicar y hacer partícipes a los integrantes de todos los niveles de la organización del compromiso adquirido. El modelo de operación del PMG está basado en la implementación de proyectos que mejoren la gestión institucional con impactos que generen ahorros, y que beneficien directamente al ciudadano, reduciendo la carga que representa la interacción de este con las instituciones de gobierno. El registro de la información relacionada con estos proyectos se realiza a través de formatos electrónicos en el “Sistema de administración del PMG” (SAPMG), que contiene un flujo de operación con 4 fases que comprenden desde la selección de una iniciativa de proyecto hasta cierre del proyecto, como se muestra en el siguiente esquema:

4.1. Selección de iniciativas

Para la definición de iniciativas de proyecto que formen parte del PMG, se requiere realizar previamente un análisis amplio de la institución que

proporcione información sobre su situación actual en cuanto a:

• El estado de la gestión y de sus áreas de oportunidad.

• La capacidad institucional para realizar con éxito un proyecto.

• Las necesidades de mejora y de sus prioridades.

• Los proyectos institucionales que se encuentran en ejecución.

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La necesidad de fortalecer los proyectos de mejora en ejecución y la factibilidad de desarrollar nuevos proyectos de mejora derivan en la definición de

las iniciativas de proyecto. En este proceso, se recomienda integrar al análisis de la institución los resultados alcanzados en los proyectos registrados en

períodos anteriores y las recomendaciones derivadas de los diagnósticos realizados por el Órgano Interno de Control (OIC).

Para integrar las iniciativas de proyecto la institución se puede apoyar en la metodología descrita en la “Guía para Integrar Proyectos de Mejora 2010” la

cual se puede consultar en la página de Internet www.funcionpublica.gob.mx.

Para asegurar el éxito de un proyecto, en la integración de las iniciativas es importante que exista congruencia, claridad y precisión en su definición, lo

cual se refleja en los siguientes elementos:

a. Nombre del proyecto: Título o calificativo que se utiliza para referirse al proyecto y establece la identidad del mismo. b. Fechas de ejecución del proyecto: Establecen el marco de tiempo previsto por la institución para alcanzar los resultados planeados. Se deben

definir las fechas de inicio y de término de acuerdo con la planeación general. c. Objetivo del proyecto: Propósito o fin que se pretende alcanzar, establecido a partir del análisis y la valoración de la situación actual y futura

en función de los objetivos del PMG. d. Descripción del proyecto: Explicación del contenido, características y productos esperados. e. Beneficios del proyecto: Ganancias en términos de tiempo, costo o calidad que reciben los usuarios de algún proceso como resultado de una

mejora institucional. f. Alcance: Descripción de los límites del proyecto, sus etapas, los productos finales y sus criterios de calidad. g. Participantes en el proyecto: Identificación y selección del patrocinador y responsable del proyecto, así como de los participantes del equipo

de trabajo que realizan las actividades. h. Instituciones que participan en el proyecto: En el caso de proyectos transversales o interinstitucionales y consolidados, identificación de las

instituciones involucradas.

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Operación de los proyectos transversales o interinstitucionales:

1. Las instituciones participantes identifican el alcance general del proyecto y el alcance particular de cada institución involucrada.

2. El grupo de instituciones acuerdan y definen qué institución será la que coordine los esfuerzos del proyecto.

3. El grupo de instituciones acuerda y establece las características del proyecto, así como el plan de trabajo.

4. La institución que coordina registra la información y el plan de trabajo del proyecto interinstitucional en el sistema SAPMG.

5. Cada institución participante, define su propio proyecto institucional que contribuye al proyecto transversal.

6. La institución que coordina promueve que los resultados individuales de los proyectos institucionales contribuyan eficazmente a los objetivos del proyecto transversal.

7. En el cierre de proyecto, cada institución documenta el logro hacia los objetivos del proyecto interinstitucional.

Operación de los proyectos consolidados:

La institución coordinadora asume la responsabilidad de formular, integrar y registrar en el SAPMG el proyecto de mejora, incluyendo las actividades de las demás instituciones y las propias. Para la realización de estos proyectos, es necesario que participen en el mismo todas las instituciones involucradas. En este tipo de proyectos, se contempla que únicamente la institución que encabeza el mismo, documenta la información relativa al proyecto en el sistema SAPMG.

i. Resultados del proyecto: Deben ser medidos y valorados de manera cuantitativa y cualitativa una vez que sean alcanzados, durante el avance

y la conclusión del proyecto.

I. Medición cuantitativa: Se realiza mediante los indicadores de proyecto con base en los resultados que se pretendan alcanzar (El conjunto de indicadores de proyecto definidos para estas mediciones se listan en el ANEXO 1)

II. Medición cualitativa: Descripción de los logros alcanzados del proyecto en la fase de cierre mediante un informe final.

j. Indicadores de proyecto: En la fase de definición de la iniciativa se identifican y definen los indicadores de proyecto que serán empleados para la medición de los resultados del mismo. Para cada uno de los indicadores que se asocian a cada proyecto, se llevará a cabo las siguientes mediciones durante la ejecución:

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1. El valor inicial del indicador o LINEA BASE (Etapa 1). 2. El valor que se propone la institución alcanzar como resultado de la ejecución del proyecto, o META (Etapa 1) 3. El valor logrado durante la ejecución del proyecto o VALOR ACTUAL (Etapas subsecuentes)

La selección apropiada de los indicadores para cada proyecto corresponderá con las características particulares del mismo, y deberá: 1. Permitir valorar objetivamente los resultados del proyecto en términos cuantitativos 2. Ser factible de medir 3. Corresponder claramente a los temas y resultados que se abordan en el proyecto.

El número apropiado de indicadores para medir los resultados de cada proyecto dependerá de la naturaleza, complejidad, trascendencia e impacto del mismo. Entre mayor sea el número de indicadores seleccionados, mayor será el impacto del proyecto.

k. Categoría de proyecto: En función del alcance de cada proyecto se selecciona la categoría de acuerdo a la siguiente clasificación:

1. Análisis de situación 2. Regulación base cero en normas 3. Regulación base cero en trámites y servicios 4. Mejora de procesos, trámites y servicios 5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares 6. Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones 7. Atención ciudadana integral en una oficina 8. Procesos y trámites 100% en línea 9. Reingeniería 10. Proyectos interinstitucionales

Estas categorías de proyecto están basadas en los sistemas del PMG, mismos que se enuncian a continuación:

• Trámites y servicios públicos de calidad

• Gobierno digital

• Procesos eficientes

• Mejora regulatoria interna

• Racionalización de estructuras

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Una vez definidas las iniciativas de proyecto que serán llevadas a cabo, éstas deben ser formalizadas con la validación del responsable del proyecto, el responsable del PMG en la institución y el Titular de la institución respectivamente, a través del SAPMG. Las instituciones de la APF conforman su portafolio de proyectos denominado Proyecto Integral de Mejora de la Gestión (PIMG) y puede incluir proyectos institucionales, proyectos transversales o interinstitucionales y proyectos consolidados. Una iniciativa de proyecto que no se formalice, podrá ser mantenida en el portafolio de proyectos en tanto se redefine o se formaliza su planeación y ejecución como proyecto, o bien puede ser depurada del mismo por la propia institución. El proyecto registrado es analizado por los Grupos Técnicos, quienes, a través del asesor correspondiente de la UPMGP, emiten su opinión en el SAPMG acerca de la alineación del mismo con los objetivos del PMG, y de ser necesario, recomiendan ajustes a este. El proyecto podrá ser ejecutado una vez que se realicen y documenten los ajustes a la definición del proyecto derivados de estas recomendaciones. Para un proyecto interinstitucional, la opinión sobre alineación del proyecto con los objetivos PMG será expresada directamente a la institución que coordina el proyecto, con efecto para el resto de las instituciones que participan en el mismo.

4.2. Registro de proyectos

En esta fase se concreta la planeación de un proyecto. Cuando se encuentren formalizados los proyectos de mejora se debe definir, revisar y ajustar el programa de trabajo del proyecto, para ello en el sistema SAPMG se cuenta con programas predefinidos para cada categoría de proyecto seleccionada en la fase anterior. Dichos programas de trabajo se listan en el Anexo 2., contemplan las etapas así como las actividades mínimas necesarias que deben llevarse a cabo en cada proyecto, y también presentan una sugerencia de las áreas responsables de realizar cada actividad, las áreas participantes en las actividades, así como el avance que puede estimarse en semanas para cada una de las etapas y el proyecto mismo, tomando en cuenta el eje de flexibilidad del PMG. El programa de trabajo puede ajustarse en cuanto a las siguientes definiciones:

• Fecha planeada de ejecución para cada una de las actividades

• Responsable de llevar a cabo cada actividad • Sub-actividades en caso necesario

La definición de cada proyecto, con elementos como: su objetivo, beneficios, indicadores, y su programa de trabajo, una vez que se documenta en el sistema SAPMG, es analizado por la Secretaría de la Función Pública, quien en su caso, emite su opinión y recomendaciones a través de los asesores de

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la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión o las Áreas de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública de los OIC . El proyecto podrá ser ejecutado una vez que se realicen y documenten los ajustes a la definición del proyecto derivados de estas recomendaciones. Una vez ajustado el programa de trabajo debe ser validado por el responsable del proyecto y por el responsable del PMG en la institución, a través del SAPMG. En lo que se refiere a los proyectos correspondientes al numeral 3.7 de este Manual, a efecto de reducir la carga administrativa para las instituciones y en atención a los considerandos octavo y noveno2 del Decreto por el que se aprueba el Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008-2012, las acciones de mejora regulatoria de trámites corresponderán con la categoría 4.1 de los programas de trabajo previstos en el Anexo 2 del presente Manual, mientras que las acciones referidas a la mejora de regulaciones se registrarán de conformidad con el programa de trabajo previsto en la categoría 4.2 del referido Anexo 2.

Asimismo, las instituciones deberán registrar en sus proyectos, en su caso, la información correspondiente a las actividades y etapas no contempladas en los archivos que se remitan para la captura de acciones.

4.3. Seguimiento de proyectos

El seguimiento de un proyecto durante su ejecución consiste en describir los avances obtenidos en la realización de las actividades que hayan sido concluidas en el programa de trabajo. Estas acciones se documentan a través de los formatos electrónicos del SAPMG.

Durante la ejecución y la conclusión del proyecto se tiene prevista una valoración cuantitativa de los resultados alcanzados y a alcanzar, esto es, mediante los indicadores de proyecto (Anexo 1), que se establecen en la “Fase 1. Selección de iniciativas”. Todos los indicadores de proyecto seleccionados en la fase 1 deberán documentar mediciones en el sistema SAPMG:

- Medición de línea base y meta, la cual deberá registrarse al inicio de la ejecución del proyecto durante la etapa de definición de la situación actual.

- Valor actual, en cuanto se registren cambios a las mediciones iniciales durante el desarrollo del proyecto, y con la frecuencia que se requiera.

2 Que la Ley Federal de Procedimiento Administrativo establece en su arti�culo 69-D, fraccio�n II, que las dependencias y organismos descentralizados de la Administracio�n Pu�blica Federal debera �n someter

a la opinio �n de la Comisio�n Federal de Mejora Regulatoria, al menos cada dos an�os, un programa de mejora regulatoria en relacio�n con la normativa y los tra �mites que aplican, asi� como sus reportes

perio�dicos sobre los avances correspondientes; Que es necesario establecer mecanismos de coordinacio�n entre el "Programa Especial de Mejora de la Gestio�n en la Administracio�n Pu�blica Federal 2008-

2012" y el instrumento juri�dico que se emita a fin de establecer los lineamientos para la presentacio�n de los programas de mejora regulatoria de las dependencias y organismos descentralizados de la

Administracio�n Pu�blica Federal. Ello, a efecto de garantizar la transparencia, calidad y eficiencia en la emisio �n y aplicacio �n de regulaciones, a fin de mejorar de manera integral los tra �mites y servicios que

se ofrecen a la ciudadani�a;

…”

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En los programas de trabajo definidos en el PMG, se encuentran actividades de medición de la satisfacción de los usuarios que reciben los beneficios del proyecto, estas mediciones se registran mediante los indicadores de proyecto, aunque los indicadores de satisfacción no hayan sido parte de la definición del proyecto, las instituciones deberán documentar mediciones en al menos uno de los indicadores de satisfacción. Los proyectos de reingeniería, asociados con la categoría de proyecto 9, de acuerdo con las actividades establecidas en dicha categoría, deberán incorporar mediciones de indicadores de proyecto relacionados con: tiempo para realizar un proceso, y con la proporción de personal sustantivo y de personal administrativo.

Una vez registrado el avance de todas las actividades del programa de trabajo, la finalización del proyecto debe ser validada por el responsable del proyecto y por el responsable del PMG en la institución, a través del SAPMG. En lo que se refiere a los proyectos de mejora regulatoria citados en el numeral 3.7 de este documento, en el SAPMG estará disponible para institución la descripción y demás información de las acciones de mejora regulatoria que las dependencias y organismos descentralizados incorporaron a sus respectivos Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012, a fin de que sean validados como proyectos en el SAPMG por las propias instituciones.

La información mencionada acerca de las acciones de mejora regulatoria corresponderá a las actividades 2.1 a 2.3 de la categoría 4.1 para el caso de los proyectos relacionados con trámites, mientras que para el caso de las acciones de regulaciones corresponderá a las actividades 2.1 y 2.2 de la categoría 4.2 del citado anexo 2. Las instituciones, además de validar dicha información deberán registrar en sus proyectos, en su caso, la información correspondiente a las actividades y etapas restantes, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 4.2 del presente Manual.

4.3.1 Cambios a los proyectos

Es importante que la institución defina claramente los proyectos para minimizar la necesidad de cambios durante la ejecución del mismo; sin embargo, durante la realización de un proyecto se pueden presentar situaciones que requieran realizar ajustes.

Los ajustes se deben documentar en el sistema SAPMG, por el responsable del proyecto con la aprobación del responsable del PMG en la institución. La institución puede realizar los cambios que abarcan diferentes aspectos del proyecto como son: duración de actividades (sin afectar la fecha de terminación del proyecto), responsables de proyecto, participantes o agregar indicadores de proyecto, entre otros.

El procedimiento de control de cambios en los proyectos se encuentra instrumentado en el sistema SAPMG con los siguientes pasos:

1. Solicitud de cambio por el responsable del proyecto

2. Aprobación de la solicitud por el responsable del PMG en la institución

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3. Registro del cambio por el responsable del proyecto

4. Aprobación del cambio por el responsable del PMG en la institución

En lo que se refiere a los proyectos correspondientes al numeral 3.7 de este Manual (Programas de Mejora regulatoria 2011-2012), se requerirá acreditar que los cambios hayan sido registrados previamente en los Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012 ante la COFEMER para efectuar el ajuste correspondiente en el SAPMG.

4.4. Cierre de proyectos

4.4.1 Conclusión de proyectos

Para dar por concluido un proyecto de mejora, se debe asegurar que se han realizado todas las actividades establecidas en el programa de trabajo y se deben documentar los logros alcanzados en el proyecto de forma cualitativa y cuantitativa, así como las diferencias entre lo planeado y lo alcanzado, los beneficios obtenidos, el alcance final que tuvo el proyecto, el resultado de los indicadores de proyecto y el programa de trabajo final, incluyendo las actividades que generaron desfases o las situaciones que pusieron en riesgo la ejecución del proyecto.

La conclusión de un proyecto debe documentarse por el responsable del mismo, de manera precisa y completa en el SAPMG.

4.4.2 Terminación anticipada (Cancelación de proyectos)

En el caso que la institución enfrente condiciones que ameriten no continuar con la ejecución de un proyecto, éste podrá ser cancelado cuando existan causas justificadas y así se solicite previamente a la SFP. Para ello, el Titular de la institución debe enviar un documento formal dirigido al Titular de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública de la SFP, informando los motivos por los que se solicita la cancelación del proyecto y registrando en los formatos electrónicos del SAPMG los avances alcanzados hasta ese momento. En caso de que a juicio de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública, no existan causas plenamente justificadas para la cancelación del proyecto, ésta lo informará a la institución, dentro del un plazo de cinco días hábiles siguientes a partir de la recepción del documento formal.

Un proyecto cancelado debe documentar el cierre del mismo, señalando las diferencias entre los resultados alcanzados con los planeados en la definición del proyecto así como los motivos de esto.

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4.4.3 Aseguramiento de mejoras

A partir de la conclusión de proyectos y con el objetivo de asegurar que los resultados alcanzados se mantengan, la institución realizará un monitoreo periódico de los valores de los indicadores de proyecto, los cuales se registrarán a través del SAPMG. Esta acción permitirá garantizar la sustentabilidad de la mejora a lo largo del tiempo.

4.4.4 Lecciones aprendidas

El aprendizaje obtenido durante las diferentes fases del proyecto constituye un activo relevante para la institución, por lo cual se debe asegurar que las experiencias acumuladas puedan ser transferibles a otros proyectos de la institución o de otras instituciones; para ello las situaciones y experiencias aprendidas del proyecto deberán ser documentadas en los formatos electrónicos del SAPMG. Como parte de los estímulos al buen desempeño de las instituciones la Secretaría de la Función Pública analizará las solicitudes de casos de éxito que se registren en el SAPMG y publicará en la página del PMG aquellos proyectos que alcancen esta categoría.

5. CALENDARIO PMG 2012 La operación del PMG durante el periodo 2012 contempla los siguientes eventos:

• Planeación y selección de iniciativas de proyecto Del 2 al 27 de enero de 2012, la institución realiza la evaluación de resultados alcanzados en los proyectos 2011, la planeación y registro de nuevas iniciativas de proyecto en el SAPMG considerando el análisis de las fechas factibles de ejecución, los recursos involucrados, los beneficios y los resultados esperados. En este periodo, el Órgano Interno de Control (OIC) promoverá la calidad y relevancia de las acciones comprometidas por la institución, cuidando que las mismas se vinculen al logro de los objetivos planteados en el Programa y emitiendo opiniones no vinculantes a través de su participación en los equipos de trabajo que para tal efecto constituya el responsable del PMG en la institución. La evidencia del cumplimiento de estas funciones deberá documentarse por el OIC en el SAPMG. Durante este periodo, el Titular de la institución formaliza las iniciativas que se convierten en nuevos proyectos que compromete la institución, esta acción se realiza con su validación en el SAPMG. En el caso de proyectos iniciados en 2011 y que no han concluido se mantendrán vigentes en el SAPMG para poder finalizar la fase 4 “Cierre de proyectos”. Con este portafolio de proyectos se integrara el Proyecto Integral de Mejora (PIMG) de la Gestión de la Dependencia o Entidad.

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• Revisión de nuevos proyectos Del 30 de enero al 10 de febrero de 2012, los grupos técnicos examinan y emiten recomendaciones a los nuevos proyectos, asegurando la coherencia y nivel de exigencia de los compromisos establecidos en cada uno.

• Registro de proyectos Del 13 al 24 de febrero de 2012, los responsables de cada proyecto en las instituciones definen, ajustan y documentan el programa de trabajo del proyecto en el SAPMG de acuerdo a las opiniones de los grupos técnicos si fuera el caso.

• Seguimiento de proyectos A partir del 27 de febrero de 2012, se realiza la ejecución de los proyectos, documentando los avances en el SAPMG. Para dar seguimiento a estas actividades se pueden realizar reuniones periódicas con la participación de las instituciones, la SFP y el OIC. En el caso de que alguno de los eventos anteriores se culmine con anticipación a las fechas señaladas, el SAPMG estará habilitado para continuar con la siguiente etapa.

• Cierre de proyectos El cierre de un proyecto se debe documentar en el SAPMG durante el siguiente mes a la terminación de actividades. El Órgano Interno de Control (OIC) verificará los avances y resultados de las acciones contenidas en los proyectos de mejora e identificará nuevas áreas de oportunidad para ampliar el alcance de los proyectos en etapas subsecuentes del programa.

6. PARTICIPANTES EN EL PMG 6.1. Participantes de las instituciones

A. Titular de la institución

• Compromete a la institución con la mejora de la gestión.

• Define los proyectos de mejora de la institución que deben ser ejecutados en el marco del PMG.

• Designa o ratifica al responsable del PMG en la institución. Sólo en caso de cambios, la institución lo informará a la SFP.

B. Responsable del PMG en la institución

Es



• Mantiene informado al Titular de la institución de los avances y resultados de los proyectos en el marco del PMG.

• Involucra a las áreas de la institución en la estrategia de mejora de la gestión.

• Involucra a personal clave para apoyar iniciativas y patrocinar proyectos.

• Coordina y asegura la alineación de la estrategia PMG con los objetivos y estrategias institucionales.

• Promueve la identificación, definición y ejecución de iniciativas de proyectos de mejora.

• Designa o confirma al enlace operativo del PMG en la institución. Sólo en caso de cambios, la institución lo informará a la SFP.

• Garantiza la ejecución de los proyectos y de los planes de aseguramiento de las mejoras implementadas.

C. Patrocinador de proyecto

• Proporciona apoyo a los proyectos para asegurar que los resultados alcanzados resuelvan las necesidades de la institución y se lleven a

cabo con los recursos previstos.

• Garantiza recursos para la ejecución de proyectos.

• Gestiona, cuando sea necesario, el involucramiento y apoyo de la alta dirección para el desarrollo del proyecto.

• Participa con el Titular y con la SFP en la evaluación de los resultados de los proyectos de mejora.

D. Enlace operativo del PMG

• Identifica y promueve iniciativas de proyectos de mejora en la institución.

• Apoya a los responsables de proyecto y a los equipos de trabajo en la definición de iniciativas de proyecto.

• Apoya a los responsables de proyecto para el logro de resultados.

• Mantiene informado al responsable del PMG en la institución sobre los avances y resultados de los proyectos de mejora.

• Administra el acceso al SAPMG de los usuarios en la institución.

E. Responsable de proyecto

• Documenta las iniciativas de proyecto que la institución y los grupos de trabajo identifican.

Es



• Documenta la información clave de su proyecto, el plan de trabajo del mismo y coordina a los responsables de cada actividad.

• Identifica, mide y evalúa la realización de actividades de su proyecto.

• Informa al equipo de trabajo, al patrocinador, al responsable del PMG y a los involucrados, el estado y avances de su proyecto.

• Registra avances y resultados del proyecto de mejora en el SAPMG.

• Coordina las reuniones de revisión de avances y logros de su proyecto.

• Atiende las recomendaciones y comentarios a los proyectos por parte de los involucrados

• Establece y ejecuta el plan de aseguramiento de la mejora.

• Solicita la intervención del patrocinador de su proyecto para mantener el avance del mismo de acuerdo con lo planeado.

• En los proyectos interinstitucionales en que participe, asegura la realización del plan de proyecto de acuerdo con los objetivos del

proyecto interinstitucional.

F. Equipo de trabajo

• Realiza las actividades del proyecto de acuerdo con el plan de trabajo.

• Informa al responsable del proyecto el avance de su ejecución.

6.2. Otros participantes

A. Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública (UPMGP) de la SFP

• Emite y coordina la ejecución de la estrategia de mejora de la gestión.

• Integra y difunde los resultados del PMG.

• Coordina la participación de los grupos técnicos y OIC.

• Apoya y asesora a los OIC y a los participantes de las instituciones, en la estrategia de mejora de la gestión.

• Promueve proyectos interinstitucionales de mejora.

• Promueve temas de interés para realizar proyectos de mejora en las instituciones.

Es



B. Grupos técnicos

• Asesoran en los aspectos técnicos del sistema de su competencia para la adecuada definición de iniciativas, para la ejecución de los

proyectos y para el logro de resultados.

• Evalúan los proyectos propuestos en el PIMG y emiten recomendaciones para asegurar la alineación de éstos con los objetivos del PMG.

• Informan a la UPMGP sobre los avances del sistema de su competencia, con base en los resultados alcanzados.

C. Órgano Interno de Control

• Promueve en la Institución las Políticas de Mejora de la Gestión.

• Asesora a los actores del PMG en la institución sobre la operación de la estrategia de mejora de la gestión.

• Promueve y asesora a la institución en la integración y seguimiento de la ejecución del Proyecto Integral de Mejora de la Gestión

(PIMG), incluyendo:

1. Apoyar a la institución en la definición de iniciativas y en la ejecución de proyectos de mejora.

2. Participar cuando sea necesario en la implementación de acciones de los proyectos de mejora.

3. Verifica la ejecución de los proyectos institucionales.

4. Coordina y participa con la institución en revisiones de avance, recomendando acciones para mejorar los resultados de los

proyectos.

5. Verificar los resultados parciales y la efectividad de las mejoras implementadas a través de los proyectos de mejora.

6. Promover ante la institución que los resultados sobresalientes de los proyectos de mejora de la institución se clasifiquen como

mejores prácticas.

• Realiza diagnósticos acerca de la institución para:

1. Identificar y proponer a la institución temas de interés que deriven en nuevos proyectos de mejora o fortalecimiento de los

existentes.

2. Verificar el logro de los proyectos de mejora que conforman el PIMG, o acciones específicas en materia de mejora de la gestión.

Es



• Promueve y asesora a la institución en la implementación de las estrategias plasmadas en este Manual.

• En caso necesario, informa al Comisario los resultados de los proyectos que no muestran avances respecto a lo planeado y solicita su

apoyo para promover las acciones necesarias que permitan su realización.

D. Comisarios y Delegados

• Impulsan la estrategia de mejora de la gestión en los espacios institucionales en los que participan.

• Emiten opiniones y recomendaciones sobre los proyectos de mejora cuando lo consideren conveniente.

Es



ANEXO 1: INDICADORES DE PROYECTO

ID Indicadores de proyecto Tendencia Definición Unidad de medida Método de cálculo

Valor en el que se

expresa el resultado

1 Trámites y servicios Reducción

Trámites y servicios de la institución registrados en los inventarios de trámites y

servicios (Registro Federal de Trámites y Servicios, Inventario de la SFP, Portal de

Transparencia)

Trámites y servicios Suma de los trámites y servicios en la

institución Valor absoluto

2 Requisitos en trámites y

servicios Reducción

Requisitos que se solicitan para otorgar cada trámite ó servicio

Requisitos de trámites o servicios

Suma de los requisitos que se solicitan en cada trámite

Valor absoluto

3 Trámites que eliminan el uso

de papel Incremento

Tramites que eliminan el uso de papel debido a la incorporación de tecnologías de información

y comunicación Trámites

Suma de los trámites de la institución que reemplazan la gestión de documentos en

papel por gestión electrónica Valor absoluto

4 Procesos que eliminan el uso

de papel Incremento

Procesos que eliminan el uso de papel debido a la incorporación de tecnologías de

información y comunicación Procesos

Suma de los procesos de la institución que reemplazan la gestión de documentos en

papel por gestión electrónica Valor absoluto

5 Tiempo para realizar un

trámite o servicio Reducción

Tiempo de ciclo para la entrega de un trámite o servicio

Tiempo Tiempo total en días y horas para la atención

de un trámite o servicio desde la recepción de la solicitud hasta la entrega de la resolución

Valor absoluto

6 Tiempo para realizar un

proceso Reducción

Tiempo de ciclo para la entrega del producto de un proceso

Tiempo Tiempo total en días y horas para el ciclo de un proceso desde la entrada del insumo (s)

hasta la salida del producto (s) Valor absoluto

7 Servidores públicos que

participan en un trámite o servicio.

Reducción Servidores públicos que participan de manera directa en la atención de un trámite o servicio

Servidores públicos

Suma de servidores públicos que participan de manera directa en el trámite o servicio

(recepción, procesamiento de entrega de resolución del trámite)

Valor absoluto

8 Servidores públicos que

participan en un proceso Reducción

Servidores públicos que participan de manera directa en la atención de un proceso

Servidores públicos Suma de servidores públicos que participan de

manera directa en el proceso Valor absoluto

9 Costo promedio de la

operación de un trámite o servicio

Reducción Costo de los recursos dedicados a la obtención

de un producto o servicio con relación al número de transacciones en el mismo periodo

Monto en Pesos y

Trámites o servicios

Monto expresado en pesos de los recursos dedicados a la emisión de trámites o brindar

servicios, dividido entre el número de trámites o servicios emitidos u otorgados en el mismo

período

Promedio

10 Costo promedio de la

operación de un proceso Reducción

Costo de los recursos dedicados a la obtención de un producto o servicio con relación al

número de transacciones en el mismo periodo

Monto en Pesos y

Procesos

Monto expresado en pesos de los recursos dedicados a generar los productos de un

proceso, dividido entre el número de productos durante el mismo período

Promedio

Es



11

Satisfacción de los usuarios respecto a los productos

derivados de un proceso o trámite o servicio

Incremento Calificación de los usuarios a los atributos de calidad del producto derivado del proceso o

trámite Calificación de 0 a 10

Promedio de la calificación a los atributos de calidad del producto de un proceso o trámite

Promedio

12 Quejas relacionadas con

trámites o servicio Reducción

Quejas relacionadas con trámites o servicios en un determinado periodo de tiempo

Quejas Suma de las quejas de un trámite o servicio en

un período determinado Valor absoluto

13

Satisfacción del usuario con el desempeño de los

servidores públicos que participan en un trámite o

servicio

Incremento

Calificación de los usuarios de un trámite o servicio al trato, imparcialidad y capacidad de los servidores públicos que participan en un

trámite o servicio

Calificación de 0 a 10

Promedio de la calificación a los atributos de trato, imparcialidad y capacidad de los

servidores públicos que participan en trámite o servicio

Promedio

14

Percepción de la honestidad relacionada con la

prestación de un trámite o servicio

Incremento Calificación de los usuarios de un trámite o

servicio al nivel de honestidad en la prestación del trámite o servicio.

Calificación de 0 a 10 Promedio de la calificación de los usuarios de un trámite o servicio al nivel de honestidad en

la prestación del trámite o servicio Promedio

15

Satisfacción del usuario con la información disponible para la realización de un

trámite o la obtención de un servicio

Incremento Calificación de los usuarios de un trámite o servicio a la transparencia, accesibilidad y

claridad de la información Calificación de 0 a 10

Promedio de la calificación de los usuarios de un trámite o servicio a los atributos de

transparencia, accesibilidad y claridad de la información

Promedio

16

Satisfacción del usuario con las instalaciones donde se

realiza el (los) trámite(s) o se brinda(n) el(los) servicio(s)

Incremento Calificación de los usuarios de un trámite o servicio a los espacios físicos de atención

Calificación de 0 a 10 Promedio de la calificación de los usuarios a

los espacios físicos de atención Promedio

17 Capacidad de la institución

para realizar trámites o servicios

Incremento Número máximo de trámites o servicios que se

concluyen en un día Trámites

Suma de trámites o servicios que se concluyen en un día

Valor absoluto

18 Capacidad de la institución

para realizar procesos Incremento

Número máximo de procesos que se concluyen en un día

Procesos Suma de ciclos de un proceso que se concluyen

en un día Valor absoluto

19 Espacios o ventanillas para

realizar un trámite u obtener un servicio

Reducción Visitas secuenciales a ventanillas o espacios de atención que realiza el usuario de un trámite o

servicio para poder completarlo

Espacios o ventanillas de atención

Suma de visitas secuenciales a ventanillas o espacios de atención que realiza el usuario de un trámite o servicio para poderlo completar

Valor absoluto

20 Espacios para realizar un

proceso Reducción

Visitas a espacios de atención que realiza el usuario de un proceso para completarlo

Espacios para completar un proceso.

Suma de visitas a espacios de atención que realiza el usuario de un proceso para poder

completar el proceso Valor absoluto

21

Grado de madurez de los servicios digitales de las

institución para brindar un trámite o servicio

Incremento

Mide el grado de madurez de los servicios digitales con base en la usabilidad,

disponibilidad, funcionalidad y grado de automatización de un trámite

Calificación de 0 a 10 Total de puntos obtenidos (máximo puntaje en

la categoría de servicios digitales) Valor absoluto

Es



22 Trámites o servicios con

elementos biométricos de identificación

Incremento

Trámites o servicios en los que se reemplazan requisitos de identificación incorporando

elementos biométricos (huellas dactilares, geometría de mano, cara, retina, iris, voz)

Trámites o servicios

Suma de los trámites o servicios en los que se reemplazan requisitos de identificación por elementos biométricos (huellas dactilares, geometría de mano, cara, retina, iris, voz)

Valor absoluto

23 Trámites o servicios con uso de firma electrónica

Incremento

Trámites o servicios en los que se reemplazan requisitos de autenticación de usuario por el uso de firma electrónica o firma electrónica

avanzada

Trámites o servicios Suma de trámites o servicios que incluyen la

firma digital como medio de autenticación del usuario

Valor absoluto

24 Procesos con uso de firma

electrónica como elemento de identificación

Incremento Procesos en los que se reemplazan requisitos

de autenticación de usuario por el uso de firma electrónica o firma electrónica avanzada

Procesos Suma de procesos que incluyen la firma digital

como medio de autenticación del usuario Valor absoluto

25

Procesos, trámites o servicios con uso de la CURP

como elemento de identificación

Incremento Trámites o servicios en que se incorporan la

CURP como medio de verificación de identidad

Procesos, trámites o servicios

Suma de trámites o servicios que emplean la CURP como medio de verificación de

identidad Valor absoluto

26

Proceso, trámites o servicios que incorporan el RUPA como elemento de

acreditación

Incremento Mide los procesos, trámites o servicios que

integran al RUPA como medio de acreditación Procesos, trámites o

servicios

Suma de procesos, tramites o servicios que incorporan el RUPA como medio de

acreditación Valor absoluto

27 Trámites y servicios en su

nivel óptimo de automatización

Incremento Mide el avance de los trámites o servicios para

llegar a su nivel más alto de automatización Trámites

Suma de trámites o servicios que se encuentran en su nivel más alto de su

automatización dividido entre el número de trámites o servicios que son susceptibles de

automatizar, multiplicado por cien

Porcentaje

28 Procesos en su nivel óptimo

de automatización Incremento

Mide el avance de los procesos para llegar a su nivel más alto de automatización

Procesos

Suma de procesos que se encuentran en su nivel más alto de su automatización dividido

entre el número de procesos que son susceptibles de automatizar, multiplicado por

cien

Porcentaje

29 Presupuesto programado

que es ejercido Incremento

Mide la desviación en la ejecución oportuna de un presupuesto

Monto en pesos

Monto en pesos del presupuesto que es ejercido en un periodo, dividido entre el

presupuesto programado en dicho periodo, multiplicado por cien

Porcentaje

30

Presupuesto programado para proyectos de

infraestructura que es ejercido

Incremento Mide la ejecución oportuna de los proyectos

de infraestructura con base en los calendarios de ejecución

Monto en pesos

Monto en pesos del presupuesto de obras concluidas en un periodo, dividido entre el

presupuesto programado de en dicho periodo, multiplicado por cien

Porcentaje

Es



31

Acciones realizadas de los planes operativos anuales de la institución de acuerdo con

el PND

Incremento

Mide la contribución de los proyectos de mejora para que las acciones de los planes

operativos se completen de acuerdo con las estrategias del PND

Acciones POA Suma de acciones realizadas en los planes

operativos anuales de la institución de acuerdo con las estrategias establecidas en el PND

Valor absoluto

32 Instrumentos del marco normativo de operación

sustantiva Reducción

Mide la eliminación de los instrumentos normativos no esenciales para la operación

sustantiva

Normas de operación sustantiva en la

institución

Suma de los instrumentos normativos de operación sustantiva que son vigentes y que

están registrados en la institución Valor absoluto

33 Instrumentos del marco

normativo de administración Reducción

Mide la eliminación de los instrumentos normativos no esenciales para la

administración

Normas de administración en la

institución

Suma de los instrumentos normativos de administración que son vigentes y que están

registrados en la institución Valor absoluto

34 Adopción de manuales

administrativos de aplicación general (MAAG)

Incremento MAAGs que reemplazan en la operación a

procedimientos específicos en la institución MAAG

Suma de los MAAGs que entran en operación en las instituciones, de acuerdo con las

siguientes materias: 1. Adquisiciones, 2. Obra Pública, 3. Recursos Financieros, 4. Recursos humanos y servicios personales, 5. Recursos

materiales y servicios generales, 6.Tecnologías de información, 7. Transparencia, 8. Auditoría,

9. Control

Valor absoluto

35

Proporción de uso de trámites y servicios en su

nivel máximo de automatización

Incremento Mide el uso que se da a los trámites y servicios

en su nivel máximo de automatización

Trámites y

Transacciones

Suma de las transacciones de un trámite automatizado realizadas en línea, dividido entre [el número de transacciones en línea

más el número de transacciones en ventanilla], multiplicado por cien

Porcentaje

36 Ahorros en servicios

personales establecidos en capitulo 1000

Incremento Mide la contribución del proyecto de mejora

en los ahorros en el capitulo 1000 Monto en pesos

Suma de los ahorros (monto de presupuesto asignado menos gasto ejercido) derivados de cada una de las acciones de mejora en cada

proyecto

Valor absoluto

37 Ahorros en materiales y

suministros según lo establecido en capitulo 2000

Incremento Mide la contribución del proyecto de mejora

en los ahorros en el capitulo 2000 Monto en pesos


proyecto

Valor absoluto

38 Ahorros en servicios generales según lo

establecido en capitulo 3000 Incremento

Mide la contribución del proyecto de mejora en los ahorros en el capitulo 3000

Monto en pesos


proyecto

Valor absoluto

39 Ahorros en inversión según lo establecido en capitulo

5000 Incremento


Monto en pesos


proyecto

Valor absoluto

Es



40 Ahorros en obra pública según lo establecido en

capitulo 6000 Incremento


Monto en pesos Suma de los ahorros (monto de presupuesto menos gasto ejercido) derivados de cada una de las acciones de mejora en cada proyecto

Valor absoluto

41 Personal con funciones

administrativas Reducción

Mide el cambio de la estructura de la institución en las áreas administrativas como resultado de los esfuerzos de racionalización

Plazas Plazas del personal que labora en áreas

administrativas, dividido entre el total de plazas, multiplicado por cien

Porcentaje

42 Personal con funciones

sustantivas Incremento

Mide el cambio de la estructura de la institución en las áreas sustantivas como

resultado de los esfuerzos de racionalización Plazas

Plazas del personal que labora en áreas sustantivas dividido entre el total de plazas,

multiplicado por cien Porcentaje

43

Propuestas ciudadanas atendidas derivadas del

concurso para identificar el trámite más inútil

Incremento

Mide la incorporación de mejoras a la operación en atención a las propuestas ciudadanas para un trámite o servicio

derivadas del concurso para identificar el trámite más inútil

Propuestas ciudadanas

Suma de propuestas ciudadanas que son resueltas con los resultados del proyecto,

dividido entre el número total de propuestas ciudadanas recibidas para el trámite o servicio,

multiplicado por cien

Porcentaje

44 Observaciones de auditoría

atendidas en el proyecto Incremento

Mide la incorporación de mejoras a la operación en atención a las observaciones de auditoría para un proceso, trámite o servicio

Observaciones de auditoría

Suma de observaciones de auditoría atendidas, divididas entre el número de observaciones

(para esa categoría de proyecto), multiplicado por cien

Porcentaje

45 Acciones de mejora de revisiones de control

atendidas en el proyecto Incremento

Mide la incorporación de mejoras a la operación en atención a las observaciones derivadas de revisiones de control para un

proceso, trámite o servicio

Acciones de mejora

Suma de acciones de mejora de revisiones de control atendidas, dividido entre el número de observaciones de revisiones de control (para esa categoría de proyecto), multiplicado por

cien

Porcentaje

Es



Anexo 2. PROGRAMAS DE TRABAJO PARA LOS PROYECTOS DE MEJORA SEGÚN SU CATEGORÍA

Categoría 1. Análisis de situación

Actividad Hito Responsable Participantes Avance de la etapa en

semanas

Avance del proyecto en

semanas

Etapa 1. Análisis de situación

Actividad 1.1 Identificar los problemas Enunciado de los problemas Área de la institución OIC 1 1

Actividad 1.2 Realizar un diagnóstico de la situación actual Análisis de los problemas Área de la institución OIC 4 4

Actividad 1.3 Identificar el estado que se quiere alcanzar Descripción del estado a alcanzar Área de la institución OIC 6 6

Actividad 1.4 Identificar la brecha entre la situación actual y el estado a alcanzar

Definición de acciones de mejora Área de la institución OIC 8 8

Categoría 2. Regulación base cero en normas


semanas


semanas







Etapa 2. Regulación base cero en normas

Actividad 2.1 Identificar las normas a eliminar o mejorar Definición de las normas a eliminar o mejorar Área de la institución Área jurídica/ OIC 2 10

Actividad 2.2 Eliminar o mejorar las normas Definición de las normas eliminadas o mejoradas Área de la institución Área jurídica/ OIC 4 12

Actividad 2.3 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados Área de la institución Área jurídica/ OIC 6 14

Es



Categoría 3. Regulación base cero en trámites


semanas


semanas







Etapa 2. Regulación base cero en normas (Para esta categoría de proyecto, la Etapa 2 se incluye en las actividades 3.3, 3.4, y 3.5 de la Etapa 3)

Etapa 3. Regulación base cero en trámites

Actividad 3.1 Identificar los trámites a eliminar o fusionar Definición de los trámites a eliminar o fusionar Área dueña del trámite OIC 1 9

Actividad 3.2. Definir la causa de la eliminación o fusión de los trámites Definición de la causa de la eliminación o fusión de los trámites Área dueña del trámite OIC 1 9

Actividad 3.3 Identificar las normas a eliminar o mejorar que sustentan al trámite así como aquellas asociadas al proceso

Definición de las normas a eliminar o mejorar Área de la institución Área jurídica/ OIC 3 11



Actividad 3.6 Modificar los registros de trámites Los trámites no aparece en los registros Área dueña del trámite OIC 8 16

Actividad 3.7 Modificar la operación de los procesos de la institución Los trámites no se realizan o se ha fusionado Área dueña del trámite OIC 12 20

Es



Categoría 4. Mejora de procesos, trámites y servicios


semanas


semanas







Etapa 2. Regulación base cero en normas (Esta etapa aplica si la mejora del proceso, trámite o servicio requiere la eliminación o mejora de normas)




Etapa 3. Regulación base cero en trámites (Esta etapa aplica si la mejora del proceso, trámite o servicio requiere la eliminación o fusión de trámites y servicios)









Etapa 4. Mejora de procesos, trámites y servicios

Actividad 4.1 Definir las características del proceso Definición del proceso Área dueña del proceso/trámite OIC 1 27

Actividad 4.2 Analizar el proceso Identificación de áreas de oportunidad Área dueña del proceso/trámite OIC 4 30

Actividad 4.3 Implantar acciones de mejora Mejoras implantadas Área dueña del proceso/trámite OIC 14 40

Actividad 4.4 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Definición del plan de aseguramiento de la mejora Área dueña del proceso/trámite Área de calidad/OIC 16 42

Actividad 4.5 Medir la satisfacción del usuario Medición de la satisfacción del usuario Área dueña del proceso/trámite Área de calidad/OIC 18 44

Es



Categoría 4.1. Mejora regulatoria de trámites (COFEMER)


semanas


semanas


Actividad 1.1 Realizar un diagnóstico de la situación actual Análisis de las áreas en que puede reducirse la carga administrativa derivada de los trámites que aplica la dependencia u organismo descentralizado (texto o archivo)

Área de la institución Unidad Administrativa Responsable/ROMR

1 1

Etapa 2. Definición de Acciones de Mejora

Actividad 2.1 Identificar las acciones de mejora a efectuar en trámites Definición de los trámites a mejorar y las acciones a realizar (archivo Excel a importar)


1 1

Actividad 2.2 Describir las acciones de mejora a efectuar en trámites Descripción puntual de las acciones a realizar (archivo Excel a importar)


1 1

Actividad 2.3 Señalar el mecanismo de implementación Definición de los instrumentos jurídicos que se crearán, modificarán o eliminarán para efectuar las acciones de mejora (archivo Excel a importar)


1 1

Etapa 3. Implementación de Acciones de Mejora

Actividad 3.1 Elaborar propuesta de regulación para implementar la mejora

Elaboración de proyecto regulatorio necesario para mejorar los trámites (archivo)


1 62

Actividad 3.2. Envío a la COFEMER para proceso de mejora regulatoria Presentación de proyecto regulatorio a la COFEMER para obtener una resolución (captura)


1 62

Actividad 3.3 Obtener de resolución de la COFEMER Presentación de resolución de la COFEMER (archivo) Área de la institución Unidad Administrativa Responsable/ROMR

1 62

Actividad 3.4 Publicar la regulación en el Diario Oficial de la Federación Expedición de la regulación y notificación (captura) Área de la institución Unidad Administrativa Responsable/ROMR

1 62

Actividad 3.5 Solicitar modificación de trámites en el Registro Federal de Trámites y Servicios

Notificación a la COFEMER de modificaciones a registros de trámites (captura)


1 62

Etapa 4. Evaluación y Monitoreo

Actividad 4.1 Evaluar el impacto de las mejoras efectuadas Determinación de liberación de carga administrativa (texto o archivo)

Área de la institución/COFEMER COFEMER 1 62

Actividad 4.2 Monitorear la aplicación de las mejoras Supervisión de la forma en que se aplican los trámites con posterioridad a la implementación de la mejora (captura)

Área de la institución/SFP OIC 63 70

Es



Categoría 4.2. Mejora de regulaciones (COFEMER)


semanas


semanas


Actividad 1.1 Realizar un diagnóstico de la situación actual Análisis de las áreas en que puede reducirse la carga administrativa derivada de las regulaciones que aplica la dependencia u organismo descentralizado (texto o archivo)


1 1

Etapa 2. Definición de Acciones de Mejora

Actividad 2.1 Identificar las acciones de mejora a efectuar en regulaciones

Definición de las regulaciones a mejorar y las acciones a realizar (archivos Excel a importar)


1 1

Actividad 2.2 Describir las acciones de mejora a efectuar en regulaciones

Descripción puntual de las acciones a realizar (crear, modificar o eliminar regulaciones) (archivos Excel a importar)


1 1

Etapa 3. Implementación de Acciones de Mejora

Actividad 3.1 Elaborar propuesta de regulación para implementar la mejora

Elaboración de proyecto regulatorio necesario para mejorar el marco jurídico (archivo)


1 62

Actividad 3.2. Envío a la COFEMER para proceso de mejora regulatoria Presentación de proyecto regulatorio a la COFEMER para obtener una resolución (captura)


1 62

Actividad 3.3 Obtener de resolución de la COFEMER Presentación de resolución de la COFEMER (archivo) Área de la institución Unidad Administrativa Responsable/ROMR

1 62

Es



Categoría 5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares


semanas


semanas







Etapa 2. Regulación base cero en normas (Esta etapa aplica si la incorporación de la buena práctica requiere la eliminación o mejora de normas)




Etapa 3. Regulación base cero en trámites (Esta etapa aplica si la incorporación de la buena práctica requiere la eliminación o fusión de trámites y servicios)



Actividad 3.3 Identificar las normas a eliminar o mejorar que sustentan al trámite y aquellas asociadas al proceso










Etapa 5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares

Actividad 5.1 Implantar buenas prácticas Descripción de las buenas prácticas implantadas Área dueña del proceso/trámite OIC 4 44



Es



Categoría 6. Uso de herramientas de tecnología de información y comunicaciones (TIC)


semanas


semanas







Etapa 2. Regulación base cero en normas (Esta etapa aplica si la incorporación de TIC requiere la eliminación o mejora de normas)




Etapa 3. Regulación base cero en trámites (Esta etapa aplica si la incorporación de TIC requiere la eliminación o fusión de trámites)


Actividad 3.2. Definir la causa de la eliminación o fusión de los trámites Definición de la causa de la eliminación o fusión de los trámites

Área dueña del trámite OIC 1 15











Etapa 5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares (Esta etapa aplica si la incorporación de TIC proviene de buenas prácticas)


Etapa 6. Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones

Actividad 6.1 Planear la incorporación de TIC Integración de los requerimientos de TIC Área dueña del proceso/trámite Área de informática/OIC 2 46

Actividad 6.2 Implantar las TIC Implantación de TIC concluida Área dueña del proceso/trámite Área de informática/OIC 10 54

Actividad 6.3 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado Área dueña del proceso/trámite Área calidad/OIC 12 56

Actividad 6.4 Medir la satisfacción del usuario Satisfacción del usuario medida Área dueña del proceso/trámite Área de calidad/OIC 14 58

Es



Categoría 7. Atención ciudadana integral en una oficina


semanas


semanas







Etapa 2. Regulación base cero en normas (Esta etapa aplica si la incorporación de la atención ciudadana integral en una oficina de servicio requiere la eliminación o mejora de normas)




Etapa 3. Regulación base cero en trámites (Esta etapa aplica si la incorporación de la atención ciudadana integral en una oficina de servicio requiere la eliminación o fusión de trámites)



















Etapa 7. Atención ciudadana integral en una oficina

Actividad 7.1. Adecuar el espacio físico Espacio físico adecuado Áreas dueñas de los trámites OM o equivalente/ OIC 2 56

Actividad 7.2. Capacitar al personal del espacio de contacto ciudadano Personal capacitado Áreas dueñas de los trámites OIC 5 59

Actividad 7.3 Certificar al personal Personal certificado Áreas dueñas de los trámites OIC 8 62

Actividad 7.4 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado Área dueña del proceso/trámite Área de calidad/OIC 10 64

Actividad 7.5 Medir la satisfacción del usuario Satisfacción del usuario medida Área dueña del proceso/trámite Áreas de calidad/OIC 12 66

Es



Categoría 8. Procesos y trámites 100% en línea


semanas


semanas







Etapa 2. Regulación base cero en normas (Esta etapa aplica si la automatización de procesos y trámites al 100% requiere la eliminación o mejora de normas)




Etapa 3. Regulación base cero en trámites (Esta etapa aplica si la automatización de procesos y trámites al 100% requiere la eliminación o fusión de trámites)



















Etapa 7. Atención ciudadana integral en una oficina (Esta etapa no aplica para proyectos categoría 8)

Etapa 8. Procesos y trámites 100% en línea

Actividad 8.1. Automatizar trámite o proceso Proceso o trámite automatizado (100% en línea) Área dueña del proceso/trámite Área de informática/OIC 4 58

Actividad 8.2 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado Área dueña del proceso/trámite Áreas de calidad/OIC 6 60


Es



Categoría 9. Reingeniería


semanas


semanas







Etapa 2. Regulación base cero en normas (Esta etapa aplica si la reingeniería requiere la eliminación o mejora de normas)




Etapa 3. Regulación base cero en trámites (Esta etapa aplica si la reingeniería requiere la eliminación o fusión de trámites)










Etapa 4. Mejora de procesos, trámites y servicios (Esta etapa aplica si la reingeniería requiere la mejora de procesos, trámites y servicios)






Etapa 5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares (Esta etapa aplica si la reingeniería requiere la incorporación de buenas prácticas)




Es



Etapa 6. Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones (Esta etapa aplica si la reingeniería requiere la incorporación de TIC)





Etapa 7. Atención ciudadana integral en una oficina (Esta etapa aplica si la reingeniería requiere la incorporación de atención ciudadana integral en una oficina)






Etapa 8. Procesos y trámites 100% en línea (Esta etapa aplica si la reingeniería requiere la incorporación de procesos y trámites 100% en línea)




Etapa 9. Reingeniería

Actividad 9.1. Adecuar los procesos Propuesta de reestructura y adecuación de procesos OM Áreas de la institución/OIC

8 94

Actividad 9.2 Adecuar la estructura Nueva estructura, perfil de puestos y organigramas adecuados

OM Áreas de la institución/OIC

16 102

Actividad 9.3. Adecuar la normatividad Nuevo reglamento o estatuto orgánico publicado OM Área jurídica/ áreas de la institución/OIC

24 110

Actividad 9.4 Informar a la organización Organización informada OM Áreas de la institución/OIC

26 112

Es



Categoría 10. Proyectos interinstitucionales


semanas


semanas



Actividad 1.2 Identificar instituciones y actores participantes Nombre de instituciones y actores participantes Áreas de la (las) institución (es) OIC 2 2

Actividad 1.3 Instalar mesa o subgrupo de trabajo interinstitucional Formalización de la instalación de la Mesa o subgrupo de trabajo interinstitucional

Áreas de la (las) institución (es) OIC 4 4

Actividad 1.4 Realizar un diagnóstico de la situación actual Análisis de los problemas Áreas de la (las) institución (es) OIC 8 8

Actividad 1.5 Identificar el estado que se quiere alcanzar Descripción del estado a alcanzar Áreas de la (las) institución (es) OIC 10 10


Definición de acciones de mejora Áreas de la (las) institución (es)

OIC 12 12

Etapa 2. Regulación base cero en normas (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la eliminación o mejora de normas)




Etapa 3. Regulación base cero en trámites (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la eliminación o fusión de trámites)










Etapa 4. Mejora de procesos, trámites y servicios (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la mejora de procesos, trámites y servicios)





Actividad 4.5 Medir la satisfacción del usuario Medición de la satisfacción del usuario Área dueña del proceso/trámite Área de calidad/OIC

18 48

Etapa 5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la incorporación de buenas prácticas)




Es



Etapa 6. Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la incorporación de TIC)





Etapa 7. Atención ciudadana integral en una oficina (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la incorporación de atención ciudadana integral en una oficina)






Etapa 8. Procesos y trámites 100% en línea (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la incorporación de procesos y trámites 100% en línea)




Etapa 9. Reingeniería (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la reingeniería de alguna institución)

Actividad 9.1. Adecuar los procesos Propuesta de reestructura y adecuación de procesos OM Áreas de la institución/OIC

12 102

Actividad 9.2 Adecuar la estructura Nueva estructura, perfil de puestos y organigramas adecuados

OM Áreas de la institución/OIC

24 110

Actividad 9.3. Adecuar la normatividad Nuevo reglamento o estatuto orgánico publicado OM Área jurídica/ áreas de la institución/OIC

36 118

Actividad 9.4 Informar a la organización Organización informada OM Áreas de la institución/OIC

40 120

Etapa 10. Proyectos interinstitucionales

Actividad 10.1. Actividades realizadas Adjuntar archivo de evidencia de las actividades realizadas Área de la institución Áreas de la institución/OIC

2 122

Actividad 10.2. Seguimiento de indicadores Verificar el avance en el resultado de los indicadores de cada Institución

Área de la institución Áreas de la institución/OIC

24 122

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