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Manual de Organización y Funciones. 2018

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

Ángel W. Pintos Balbuena, Director General

Dirección Nacional de Correos del Paraguay

DINACOPA

Asunción del Paraguay, 2018


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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

Elaboración

Numas Alcides Arellano Cabral

Equipo de redacción y revisión

Marcelo Martins Benedetti

Mirtha Maldonado

DINACOPA


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INDICE

I. PRESENTACION ............................................................................................................ 9

1.1 MARCO NORMATIVO ................................................................................... 9

1.2 PLAN ESTRATÉGICO DE LA DINACOPA ......................................................... 9

1.3 MISIÓN ....................................................................................................... 10

1.4 VISIÓN ........................................................................................................ 10

1.5 VALORES ÉTICOS ........................................................................................ 10

1.6 FINES DE LA DINACOPA .............................................................................. 11

1.7 OBJETIVOS DE LA DINACOPA ..................................................................... 11

1.8 FUNCIONES DE LA DINACOPA (Art. 7°) ...................................................... 11

1.9 ATRIBUCIONES DE LA DINACOPA ............................................................... 12

2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................... 13

3 NIVEL DE DIRECCIÓN .................................................................................................. 14

3.1 Dirección General de Correos .................................................................... 15

4 NIVELES DE ASESORÍA ................................................................................................ 16

4.1 ASESORÍA TÉCNICA .................................................................................... 17

4.2 ASESORÍA GENERAL ................................................................................... 18

4.3 ASESORÍA JURÍDICA .................................................................................... 19

4.3.1 Coordinación de la Asesoría Jurídica ......................................................... 21

4.3.2 Departamento Legal .................................................................................. 22

4.3.3 Departamento Jurídico .............................................................................. 23

4.4 ASESORÍA FILATÉLICA ................................................................................. 24

4.4.1 Coordinación de Asesoría Filatélica ........................................................... 26

4.4.2 Departamento de Ventas de Productos Filatélicos ................................... 27

4.4.3 Departamento de Investigación y Proyectos de Emisión ......................... 28

4.4.4 Departamento de Diagramación y Montaje .............................................. 29

4.5 ASESORÍA DE COMUNICACIÓN .................................................................. 30

4.5.1 Departamento de Prensa ........................................................................... 32

4.5.2 Departamento de Relaciones Públicas ...................................................... 33

4.6 ASESORÍA DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL. .............................................. 34

4.6.1 Coordinación de Protocolo y Ceremonial. ................................................. 35

4.7 ASESORÍA DE RELACIONES INTERNACIONALES ......................................... 37

4.7.1 Coordinación de la Asesoría de Relaciones Internacionales...................... 40

5 NIVELES DE APOYO .................................................................................................... 41

5.1 SECRETARÍA GENERAL ....................................................................................

5.1.1 Coordinación de la Secretaria General ...................................................... 43

5.1.2 Departamento de Archivo.......................................................................... 44

5.1.3 Departamento de Mesa de entrada .......................................................... 45


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5.2 SECRETARIA PRIVADA ................................................................................ 47

5.2.1 Departamento de Gabinete ....................................................................... 49

5.2.2 Departamento de Gestión Documentaria ................................................. 50

5.3 UNIDAD OPERATIVA DE CONTRATACIONES (U.O.C.) ................................. 51

5.3.1 Departamento de Asuntos Legales ............................................................ 53

5.3.2 Departamento de Contrataciones ............................................................. 53

5.3.3 Departamento de Programación y Evaluación .......................................... 55

5.4 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS .......................................... 56

5.4.1 Asesoría de la Dirección de Administración y Finanzas ............................. 58

5.4.2 Coordinación de la Dirección de Administración y Finanzas ..................... 59

5.4.3 Control Interno........................................................................................... 60

5.4.4 Departamento de Cuentas Internacionales ............................................... 61

5.4.4.1 División Facturación de Cuentas Internacionales a Cobrar ................. 61

5.4.4.2 División Verificación de Cuentas Internacionales a pagar ..................... 63

5.4.5 Departamento de Contabilidad ................................................................. 64

5.4.5.1 División de Liquidación de Cuentas ....................................................... 64

5.4.5.2 División de Registros Contables ............................................................. 66

5.4.6 Departamento de Patrimonio .................................................................... 67

5.4.7 Departamento Financiero .......................................................................... 68

5.4.7.1 División Admisión de Servicios Especiales ............................................. 69

5.4.7.2 División Control Financiero .................................................................... 70

5.4.7.3 División de Recaudaciones ..................................................................... 71

5.4.7.4 División Distribución y Control de Valores Postales .............................. 72

5.4.7.5 División Admisión de Valores ................................................................. 73

5.4.7.6 División Franqueo a Pagar ..................................................................... 73

5.4.8 Departamento Administrativo y Giraduría ................................................ 75

5.4.8.1 División Rendición de Cuentas ............................................................... 76

5.4.8.2 División de Suministro ........................................................................... 77

5.4.8.3 División Imprenta ................................................................................... 78

5.4.8.4 División de Servicios Generales ............................................................. 79

5.4.8.5 Sección Central Telefónica ..................................................................... 80

5.4.8.6 Sección de Limpieza ............................................................................... 81

5.4.9 Departamento de Presupuesto .................................................................. 82

5.4.9.1 División Programación Presupuestaria .................................................. 82

5.4.9.2 División Ejecución Presupuestaria ......................................................... 84

5.4.9.3 División Control y Evaluación Presupuestaria ........................................ 85

5.4.10 Departamento de Cobranzas ..................................................................... 86

Denominación ............................................................................................................ 87


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5.4.11 Departamento de Giros ............................................................................. 87

5.5 DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS ....................................................... 88

5.5.1 Coordinación de Recursos Humanos ......................................................... 90

5.5.2 Departamento de Gestión y Control del Personal ..................................... 91

5.5.2.1 División de Informatización y Actualización de Legajos ........................ 92

5.5.2.2 División de Control y Fiscalización del Personal .................................... 93

5.5.3 Departamento de Salarios ......................................................................... 94

5.5.3.1 División de Liquidación de Salarios ........................................................ 95

5.5.3.2 División de Contrataciones Temporales ................................................ 96

5.5.3.3 División SINARH ..................................................................................... 97

5.5.3.4 División de Remuneraciones Complementarias .................................... 98

5.5.3.5 División de Gestoría Administrativa ....................................................... 99

5.5.4 Coordinación General de Escuela Postal.................................................. 100

5.5.5 Departamento Académico ....................................................................... 101

5.5.5.1 División Capacitación del Personal ...................................................... 102

5.5.6 Departamento de Concursos. .................................................................. 103

5.5.6.1 División de Procesos de Concursos ...................................................... 104

5.5.7 Departamento de Evaluación de Desempeño ........................................ 105

5.5.7.1 División Gestión de Procesos y Cargas de Datos ................................. 106

5.5.8 Unidad De Gestiones Jubilatorias ............................................................ 107

5.6 DIRECCION DE BIENESTAR DEL PERSONAL .............................................. 108

5.6.1 Departamento de Clínica Médica ............................................................ 110

5.6.1.1 División de Enfermería ......................................................................... 111

5.6.2 Departamento de Odontología ................................................................ 112

5.7 DIRECCION DE PLANIFICACION Y PROYECTOS ......................................... 113

5.7.1 Coordinación de Planificación y Proyectos .............................................. 115

5.7.2 Departamento de Proyectos .................................................................... 116

5.7.2.1 División de Control y Seguimiento ....................................................... 117

5.7.3 Departamento de Planificación ............................................................... 118

5.7.3.1 División de Planes y Programas. .......................................................... 119

5.7.4 Departamento de Estadísticas ................................................................. 120

5.7.4.1 División Análisis de Datos .................................................................... 121

5.7.5 Departamento de Organización y Métodos............................................. 122

5.7.5.1 División de Procesos y Procedimientos. .............................................. 123

5.8 DIRECCION COMERCIAL ........................................................................... 124

5.8.1 Coordinación Comercial ........................................................................... 126

5.8.2 Coordinación de Empresas ...................................................................... 127

5.8.3 Departamento de Gestión de Clientes y Comercio Exterior .................... 128


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5.8.4 Departamento de Investigación del Mercado ......................................... 128

5.8.5 Departamento de Marketing y Publicidad ............................................... 130

5.8.5.1 División de Atención al Usuario ........................................................... 131

5.9 DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA .................................................................... 132

5.9.1 Departamento de Infraestructura y Redes .............................................. 135

5.9.2 Departamento de Sistemas ...................................................................... 137

5.9.3 Departamento de Seguridad de TIC ......................................................... 139

6. NIVELES DE CONTROL .............................................................................................. 141

6.1 COORDINACIÓN DE CALIDAD Y MECIP .................................................... 142

6.1.1 Departamento de Control de Calidad ...................................................... 144

6.1.1.1 División de Procesos y Evaluación ....................................................... 145

6.1.2 Departamento de Mejora Continua y Control de Gestión Operativa Postal

146

6.2 CENTRO NACIONAL DE CONTROL DE OPERACIONES .............................. 147

6.2.1 Coordinación del Centro Nacional de Control de Operaciones ............... 148

6.2.2 Departamento de reclamos ..................................................................... 149

6.2.3 Departamento de Control y Seguimiento de Envíos Registrados con AR 151

6.2.4 Departamento de Control de Operaciones de las Agencias Metropolitana e

Interior 152

6.3 ASESORIA DE SEGURIDAD POSTAL ........................................................... 153

6.3.1 Departamento de Inspectoría .................................................................. 155

6.3.2 División de Inspección y Supervisión ...................................................... 156

6.3.3 Departamento de Vigilancia .................................................................... 157

6.3.3.1 División de Seguridad ........................................................................... 158

6.3.4 Departamento de Seguimiento................................................................ 159

6.3.4.1 División de Verificación de Entrega ..................................................... 160

6.5 COORDINACIÓN DE LA UNIDAD DE ASUNTOS INTERNOS UDAI .............. 161

6.6.1 Asesoría de la Unidad de Asuntos Internos ............................................. 164

6.6.2 Departamento de Fiscalización ................................................................ 167

6.6.3 Departamento de Trámites Judiciales ..................................................... 168

6.7 AUDITORÍA INTERNA ................................................................................ 169

6.7.1 Departamento de Auditoría Técnica Financiera Administrativa ............. 170

6.7.2 Departamento de Auditoría Técnica Operativa ....................................... 172

6.8 Coordinación Técnica de Obras y Fiscalización ........................................ 173

7 NIVELES DE OPERACIÓN........................................................................................... 174

7.1 DIRECCION DE SERVICIOS ESPECIALES Y CORPORATIVOS ....................... 175

7.1.1 Coordinación de Servicios Especiales y Corporativos .............................. 178

7.1.2 Departamento de Paquetería Express ..................................................... 179

7.1.2.1 División Control de Paquetería Express ............................................... 180


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7.1.2.2 División MiPyMEs ................................................................................. 181

7.1.3 Departamento de Clientes Corporativos ................................................. 182

7.1.3.1 División Grandes Clientes .................................................................... 183

7.1.3.2 División Clientes Especiales ................................................................. 184

7.1.3.3 División Recolección y Carga de Datos ................................................ 185

7.1.3.4 División Control y Rastreo .................................................................... 186

7.1.4 Departamento de Servicio Especiales Nacionales ................................... 187

7.1.4.1 División Recepción de Servicios Especiales Nacionales ....................... 188

7.1.4.2 División Expedición de Servicios Especiales Nacionales ...................... 189

7.1.5 Departamento EMS Internacional ........................................................... 190

7.1.5.1 Recepción EMS Internacional .............................................................. 191

7.1.5.2 Expedición EMS Internacional.............................................................. 193

7.2 COORDINACIÓN DE SERVICIOS BANCARIOS ............................................ 194

7.2.1 Asesoría de Servicios Bancarios ............................................................... 196

7.2.2 Departamento de Atención al Cliente ..................................................... 197

7.2.2.1 División de Control de Agencias y Sucursales ..................................... 198

7.2.2.2 División de Entrega y Reclamos .......................................................... 199

7.2.3 Departamento de Procesamiento y Control ............................................ 200

7.2.3.1 División de Procesamiento de Extractos Bancarios ............................ 201

7.2.3.2 División de Procesamiento de tarjetas ................................................ 202

7.2.3.3 División de Control de tarjetas ............................................................ 203

7.3 COORDINACIÓN DE SERVICIOS DE PAGOS .............................................. 204

7.3.1 Departamento de Tesorería ..................................................................... 206

7.3.2 Departamento de Reclamos .................................................................... 207

7.3.3 Departamento de Pagos .......................................................................... 208

7.4 DIRECCIÓN DE OPERACIONES .................................................................. 209

7.4.1 Asesoría de la Dirección de Operaciones ................................................. 211

7.4.2 Coordinación Postal Aeropuerto Silvio Pettirossi .................................... 212

7.4.3 Coordinación de Asuntos Aduaneros ....................................................... 213

7.4.4 Coordinación Postal Aeropuerto Guaraní ................................................ 214

7.4.5 Coordinación Operativa ........................................................................... 214

7.4.6 Coordinación Informática ........................................................................ 215

7.4.7 Departamento de Transporte .................................................................. 217

7.4.7.1 División de Planificación de Transporte ............................................... 218

7.4.7.2 División Talleres .................................................................................. 218

7.4.8 Departamento de Entrega ....................................................................... 219

7.4.8.1 División Casillas .................................................................................... 221

7.4.8.2 División Pequeños Paquetes ................................................................ 222


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7.4.8.2.1 Sección Entrega Pequeños Paquetes ............................................ 223

7.4.8.3 División Rezagos. .................................................................................. 224

7.4.9 Departamento de Encomiendas .............................................................. 225

7.4.9.1 División Recepción de Despachos ........................................................ 225

7.4.9.2 División de Expedición de Despachos .................................................. 228

7.4.10 Departamento de Clasificación y Distribución ......................................... 229

7.4.10.1 División de Clasificación ................................................................... 230

7.4.10.2 División de Distribución ................................................................... 230

7.4.11 Departamento Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional . 231

7.4.11.1 División de Tráfico Nacional ............................................................. 232

7.4.11.2 División de Recepción Internacional ................................................ 233

7.4.11.3 División de Expedición Internacional ............................................... 235

7.4.11.4 División de Contraloría de Sacas ...................................................... 236

7.4.11.5 División de Documentación ............................................................. 237

7.4.12 Departamento Logística Agencias Asunción y Área Metropolitana ........ 238

7.4.12.1 División de Asesoramiento Técnico Operativo Administrativo ...... 239

7.4.12.2 División Control de Procesos y Calidad de Servicios ....................... 239

7.4.13 Departamento Logística Agencias y Sucursales del Interior .................... 241

7.4.13.1 División de Asesoramiento Técnico Operativo Administrativo ....... 242

7.4.13.2 División Control de Procesos y Calidad de Servicios ....................... 243

7.4.14 Departamento de Regiones Postales ....................................................... 244

7.4.14.1 División de Agencias y Sucursales .................................................... 245

8 ANEXO I. ORGANIGRAMA ........................................................................................ 246

9 ANEXO II. GLOSARIO ................................................................................................ 247


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I. PRESENTACION La Dirección Nacional de Correos del Paraguay – DINACOPA ha aprobado una nueva Resolución, por la cual se aprueba la nueva estructura organizacional de la

Dirección Nacional de Correos del Paraguay-DINACOPA.

Por consiguiente se hace necesario actualizar el Manual de Funciones, porque se han creado áreas y/o eliminado (Departamento, división, coordinación, etc.) en determinadas dependencias, además se actualizaron las funciones de otras.

Este Manual de Organización y Funciones, adaptado a esa nueva Estructura de la DINACOPA, mantiene el esquema de acuerdo a los principios postulados en el Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones del Paraguay – MECIP, y busca facilitar el desempeño institucional definiendo los cargos, responsabilidades y relaciones de las unidades funcionales de la DINACOPA en sus diferentes niveles, asociadas con un Modelo de Gestión por Procesos. El Manual no pretende ser en extremo específico y detallado en el nivel de definición de las funciones de cada dependencia, sino establecer con cierto detalle las directrices y orientaciones generales de la organización formal, en las que se basan las reglas o normas básicas a las cuales deben ajustarse y alinearse todas las dependencias de la DINACOPA. Coherente con las atribuciones, funciones y con la Visión y la Misión de la DINACOPA, se ha concebido un modelo organizacional con la flexibilidad necesaria para adaptarse a las exigencias de renovación permanente, generados por los cambios en los gustos y necesidades de los clientes, los avances tecnológicos, por la competencia y las variaciones del entorno del sector postal en su conjunto, que dictan permanentemente nuevas reglas de juego en el mercado.

1.1 MARCO NORMATIVO La Dirección Nacional de Correos del Paraguay – DINACOPA, fue creada por la Ley 4016/2010, como persona jurídica de derecho público, con carácter autárquico y patrimonio propio. Rige su funcionamiento por las disposiciones de la citada Ley, por los Acuerdos y Convenios (aprobados y ratificados), relativos a los servicios postales a nivel internacional adoptados por la Unión Postal Universal (UPU); y otros instrumentos internacionales que rigen la materia, las demás leyes que forman parte del Derecho Administrativo nacional, los Decretos del Poder Ejecutivo y por las Disposiciones y Resoluciones aplicables de las entidades de administración y de control que regulan la función pública. Como entidad del Estado se rige por todas las leyes administrativas y del personal público. Pasamos a citar las principales normas que conforman el marco jurídico específico dentro del cual desenvuelve sus funciones la DINACOPA: La Constitución Nacional; la Ley 741/78; la Ley 2284/03; la Ley 4016/10; la Ley 5394/15, entre otros.

1.2 PLAN ESTRATÉGICO DE LA DINACOPA El Plan Estratégico Institucional (P.E.I.), define las orientaciones y el curso de las acciones estratégicas que ha de desarrollar la Dirección Nacional de Correos del Paraguay (DINACOPA), a fin de responder a las exigencias de los servicios en el área postal. La implementación del MECIP (Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay) adoptada por Resolución NRO. 928/2011,


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determinó la necesidad de reformular la MISIÓN Y VISIÓN Institucional, que sirve como herramienta de gestión para fijar metas a corto, mediano y largo plazo.

1.3 MISIÓN “SOMOS UNA INSTITUCIÓN ORIENTADA A LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES Y FACILITADORES DE LA INCLUSION SOCIAL. OFRECEMOS SERVICIOS POSTALES, CON COBERTURA NACIONAL E INTERNACIONAL Y CONTRIBUIMOS A LA DIFUSIÓN CULTURAL A TRAVÉS DE LA FILATELIA”.

1.4 VISIÓN “SER UNA INSTITUCIÓN LÍDER EN EL SECTOR POSTAL CON INNOVACIÓN Y DESARROLLO, ORIENTADA A LA EXCELENCIA DEL SERVICIO, GARANTIZANDO LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.”

1.5 VALORES ÉTICOS

- HONESTIDAD - RESPONSABILIDAD - COMPROMISO - EFICIENCIA - RESPETO - SERVICIO - COLABORACIÓN - LEALTAD


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1.6 FINES DE LA DINACOPA El Art. 3°- de la Ley 4016/2010 establece que “La DINACOPA tiene como fin la prestación de los servicios postales establecidos en el ámbito de esta Ley y se constituye en el Operador designado para la prestación del Servicio Postal Universal, en cumplimiento de lo establecido en la Ley N° 2595/05 “QUE APRUEBA EL CONVENIO POSTAL UNIVERSAL Y EL REGLAMENTO GENERAL DE LA UNIÓN POSTAL UNIVERSAL”. Las condiciones de calidad y accesibilidad de los precios del Servicio Postal Universal, serán establecidas en la reglamentación de la presente Ley”

1.7 OBJETIVOS DE LA DINACOPA El Art. 6°- de su Ley de creación le asigna el siguiente objetivo: “La prestación de los servicios postales de origen nacional e internacional incluidos los del ámbito del Servicio Postal Universal; los demás servicios y productos creados y a crearse ofrecidos por la DINACOPA; así como la emisión y promoción de los sellos postales, tendientes a la satisfacción de las necesidades de sus clientes”.

1.8 FUNCIONES DE LA DINACOPA (Art. 7°) a) la administración, gestión, desarrollo y explotación de los servicios postales de origen nacional e internacional, incluidos los del ámbito del servicio postal universal; los demás servicios y productos; los previstos en los tratados internacionales suscritos y ratificados; los servicios y productos postales creados por la DINACOPA, a fin de satisfacer las necesidades de los clientes; b) la prestación de servicios de correo híbrido, servicios financieros, provisión de logística y cualquier otro tipo de servicio de nueva creación, relacionado con la correspondencia y demás comunicaciones postales; c) promover y desarrollar con entidades afines de otros países, el intercambio de servicios y participar de las reuniones de la Unión Postal Universal-UPU, Unión Postal de las Américas España y Portugal-UPAEP y demás Organismos Internacionales relacionados con la actividad postal; d) promover las acciones necesarias para la adecuada utilización de la asistencia y cooperación técnica en materia postal a escala nacional e internacional y propender a la interacción y cooperación mutua con entidades del sector público y privado; e) emitir y poner en circulación los sellos de correos u otros medios de franqueo, así como la comercialización de los mismos; f) fomentar, impulsar, comercializar, exhibir y promover las especies o productos postales a través de la filatelia; g) conservar, enriquecer y difundir las colecciones postales que forman parte del patrimonio cultural de la Nación; h) establecer las tarifas y los precios para los servicios y productos postales; i) planificar y formular la política general de la DINACOPA, para el área comercial, operativa, administrativa y financiera; j) diseñar, elaborar y proponer la normativa orgánica de la DINACOPA, para el mejor servicio y funcionamiento administrativo y operativo; k) suscribir contratos con clientes, proveedores y prestadores de servicios; l) suscribir acuerdos con otras Administraciones Postales Internacionales y con terceros, para incorporar y comercializar nuevos servicios y productos;


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m) acordar condiciones y suscribir acuerdos para la tercerización total o parcial de servicios y venta de productos postales, en el marco de lo dispuesto por la Ley N° 2051/03 “DE CONTRATACIONES PUBLICAS” y sus modificatorias; n) acordar tarifas y celebrar contratos con empresas de transporte aéreo, fluvial, terrestre y de locación, como locador o locatario de inmuebles; ñ) formalizar acuerdos de cooperación con otros operadores de servicios postales, nacionales e internacionales; o) administrar sus bienes, elaborar y ejecutar su presupuesto; y, p) habilitar y cancelar cuentas en el sistema financiero local o internacional, así como ejecutar operaciones activas y pasivas de créditos o préstamos.

1.9 ATRIBUCIONES DE LA DINACOPA El Art. 8° de la Ley 4016/2015 establece que: “En su condición de Operador Designado para la prestación del Servicio Postal Universal garantizado por el Estado, quedan reservadas con carácter exclusivo a la DINACOPA”: a) la recepción, admisión, clasificación, procesamiento, transporte, distribución y entrega en todo el territorio nacional de correspondencia, certificada o no, siempre que su peso sea igual o inferior a 100 (cien) gramos; b) la preferencia cuando los remitentes sean el sector público nacional y demás entes autárquicos y descentralizados; c) la preferencia en la entrega de documento y demás notificaciones de carácter administrativo o judicial y su certificación a los efectos legales, conforme a las disposiciones del Código de Procedimientos Civiles; d) la preferencia de trámites en el control aduanero de los envíos, incluidos en el ámbito del SPU, y servicios que presta la DINACOPA; e) la prioridad y regularidad en el tratamiento y transporte de los despachos postales, por parte de todas las empresas aéreas, fluviales, ferroviarias y terrestres que operan dentro del territorio nacional; f) la atribución de establecer el servicio de Casillas de Correos o Apartados Postales destinado a la entrega de envíos de correspondencia y a la instalación de Buzones Postales de Admisión, en todo el territorio nacional; g) la utilización de las denominaciones “El Correo”, “Correo Paraguayo”, “Correo Oficial”, “Correo Público”, el logotipo y demás signos distintivos identificadores de los productos y servicios del Correo Paraguayo; la emisión y utilización de los sellos postales y demás signos de franqueo y acreditativos del pago de la tasa postal; h) la DINACOPA tiene capacidad para comprar, vender o arrendar bienes muebles e inmuebles y podrá recibir donaciones. Asimismo, tendrá capacidad para realizar y celebrar todos los actos y contratos necesarios para el desempeño de su cometido; y, i) las empresas privadas dedicadas a prestar servicios postales o de mensajerías, admisión, transporte y distribución de paqueterías y afines deben estar inscriptas en el registro de operadores postales habilitado a ese efecto en la DINACOPA.


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2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DIRECCION

GENERAL

Coordinación de

Servicios Bancarios

Centro Nacional de

Control de Operaciones

Asesoría de

Seguridad Postal

Asesoría

Jurídica

Asesoría

Técnica

Secretaría

General

Coordinación de

Calidad y MECIP

Asesoría

Filatélica

Asesoría

General

Secretaría

Privada

Coordinación Técnica

de Obras y

Fiscalización Unidad de Asuntos

Internos UDAI

Unidad Operativa de

Contrataciones UOC

Asesoría de Relaciones

Internacionales Asesoría de

Comunicación

Auditoría Interna

Dirección de

Administración y

Finanzas

Dirección de

Tecnología

Dirección

Comercial

Dirección Bienestar del

Personal

Dirección de

Recursos Humanos

Dirección de

Operaciones

Dirección de Servicios

Especiales y

Corporativos

Dirección de

Planificación y

Proyectos

Coordinación de

Servicios de Pagos

NIVEL DIRECTIVO

NIVELES DE ASESORÍA

NIVELES DE APOYO

NIVELES DE CONTROL

NIVELES DE OPERACIONES


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3 NIVEL DE DIRECCIÓN

DIRECCION

GENERAL


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Nivel Denominación

Directivo

3.1 Dirección General de Correos Objetivos: Dirigir, organizar, ejecutar y controlar todo lo referente a las gestiones de la Institución.

Dependiente de: Presidencia de la República.

Dependencias: Todas las dependencias de la DINACOPA.

Funciones Frecuencia

1 Velar y verificar que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias relativas a sus funciones.

Diariamente

2 Velar por el cumplimiento de los convenios, tratados, acuerdos y recomendaciones de la normativa Postal Internacional.

Diariamente

3 Representar a la DINACOPA ante los poderes públicos y organismos Nacionales e Internacionales.

En todos los casos

4 Ejercer la representación legal de la DINACOPA, a todos los efectos, ante los tribunales de justicia o arbitrales, conferir y revocar poderes o mandatos.

Permanentemente

5 Adquirir derechos, pactar comisiones, suscribir contratos y otros instrumentos y documentos.

Según cada caso

6 Ejercer la función de ordenador de gastos, de conformidad a las disposiciones legales vigentes, siendo responsable de la ejecución del presupuesto designado a la DINACOPA.

Permanentemente

7 Elevar el anteproyecto de presupuesto anual de la DINACOPA para su posterior estudio y aprobación por los organismos encargados para el efecto.

Anualmente

8 Elevar a las instancias correspondientes los proyectos de reglamento y sus modificaciones.

Según cada caso

9

Establecer procedimientos operativos, conforme a la necesidad del servicio Postal, basados en los convenios, actas, resoluciones, acuerdos y recomendaciones de la Unión Postal Universal y de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal, y otros Organismos Nacionales e Internacionales.

Según necesidad

10 Disponer la supervisión, inspección, fiscalización, control, intervención y auditoria operativa, administrativa y financiera de cualquiera de sus dependencias.

Diariamente

11

Definir y ejecutar la Política de Recursos Humanos de la DINACOPA, proponer al Poder ejecutivo los nombramientos, aplicar sanciones de primer grado, solicitar la instrucción de Sumario Administrativo, emitir reglamentos Internos, disponer sobre rotaciones, traslados, asignación de cargos y funciones, atendiendo a la estructura institucional.

En cada caso

12

Decidir sobre otorgamiento de becas, pasantías, incentivos, bonificaciones y gratificaciones, remuneraciones extraordinarias, remuneraciones adicionales, otras remuneraciones complementarias, permisos, contrataciones y rescisión de contrato del personal, de acuerdo con la necesidad de la DINACOPA.

En cada caso

13 Designar a los funcionarios que representaran a la DINACOPA, en los congresos, reuniones de trabajo, seminarios, pasantías y otros eventos en el ámbito Nacional e Internacional.

En cada caso

14 Contratar asesores técnicos Nacionales e Internacionales y extranjeros, conforme con las necesidades del servicio.

Según necesidad

15 Integrar comisiones Especiales Nacionales e Internacionales, de acuerdo con las necesidades de la DINACOPA.

Según necesidad

16 Habilitar o clausurar sucursales o agencias de correos, conforme a las necesidades del servicio Postal y a las estrategias comerciales de la DINACOPA.

Según cada caso.

17 Decidir sobre pagos, cobros y compensaciones de cuentas postales Nacionales e Internacionales del servicio Postal, conforme al convenio de la Unión Postal Universal y acuerdos Bilaterales o Multilaterales.

Según cada caso

18 Disponer de los recursos provenientes de los fondos Internacionales y Nacionales, conforme a los acuerdos y convenios vigentes a las exigencias de los Organismos de Cooperación Técnica.

Según cada caso

19 Disponer el pago de las cuotas contributivas a los Organismos Postales Internacionales. Según cada caso.

20 Realizar cuantas otras actividades sean necesarias para el mejor cumplimiento de sus funciones.

Permanentemente

21 Velar por el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. En todo momento.

22 Administrar el patrimonio Institucional y resguardar los equipos, muebles y otros bienes. Permanentemente


DG 16

4 NIVELES DE ASESORÍA


DG 17

Nivel Denominación

Asesoría

4.1 ASESORÍA TÉCNICA

Objetivos: Asesorar al Director/a General de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay, en lo que se refiere a las actividades técnicas de las diferentes áreas de la Institución para su mejor funcionamiento.

Dependiente de: Dirección General.

Dependencias: Ninguna.


1 Colaborar en los estudios y análisis técnicos que se lleve a cabo en las Direcciones y Asesorías de la Institución.

Permanentemente

2 Asesorar en el análisis y elaboración de proyectos de Reformas del Sector Postal. En cada caso

3 Coordinar y participar en las actividades técnicas que tiendan al mejoramiento de los servicios postales.

Permanentemente

4 Participar de las negociaciones contractuales referente al servicio conjuntamente con la Asesoría General, Asesoría Jurídica u otros que designe la Dirección General.

En cada caso

5 Asesorar al Director General en la planificación y organización operativa y funcional de la DINACOPA.

En cada caso

6 Ayudar en la elaboración de los planes y programas de la Institución. En cada caso

7 Colaborar en los planes de comercialización. Permanentemente

8 Participar en la elaboración de las políticas de la Institución. En cada caso

9 Participar en la elaboración de los programas de Control y supervisión de Calidad. En cada caso

10 Participar en la formulación de los proyectos y en el establecimiento del Servicio Postal Universal (S.P.U.).

Permanentemente

11 Participar en las actividades tendientes al mejoramiento operacional. Permanentemente

12 Colaborar en las actividades que realiza el Director General, elevar a su consideración las sugerencias y resultados de su participación, estudios y análisis técnicos en las diferentes aéreas de la Institución.

En cada caso

13 Mantener todas las documentaciones de su dependencia actualizadas y ordenadas en carpetas.

Permanentemente

14 Sugerir otras actividades con implicancias y efectos respecto a la Institucionalidad y la gestión sectorial.

Permanentemente

15 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente

16 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de su cargo. Según necesidad


DG 18

Nivel Denominación

Asesoría

4.2 ASESORÍA GENERAL

Objetivos: Asesorar al Director/a General de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay DINACOPA en todo lo que se refiere a las actividades Administrativas y Operativas de la Institución para su mejor funcionamiento.




1 Acompañar al Director General en las reuniones de trabajo con el Staff y sus Directores de línea.

Según cada caso

2 Participar en el análisis de las documentaciones nacionales e internacionales cuando el Director General lo asigne.

En cada caso

3 Asesorar al Director General en las actividades relacionadas con la optimización de los servicios que presta la Institución.

Según cada caso

4 Participar de las negociaciones contractuales referente al servicio conjuntamente con la Asesoría Técnica, Asesoría Jurídica y la Dirección General.

En cada caso

5 Participar en el análisis de situaciones referente a los recursos humanos, en la elaboración de los planes y programas Institucionales.

En cada caso

6 Participar en los programas de comercialización y políticas de la DINACOPA. En cada caso

7 Participar en la elaboración de los programas de Control y Supervisión de Calidad. En cada caso

8 Participar y sugerir al Director General referente a proyectos y establecimientos de los Servicios Especiales.

Permanentemente

9 Participar en la elaboración de planes y programas de servicios de las Agencias y Sucursales a nivel País.

Permanentemente


Permanentemente

11 Colaborar con las actividades que realice el Director General y elevar a su consideración las sugerencias y resultados de su participación, estudios y análisis en las diferentes áreas de la Institución.

En cada caso

12 Mantener informes actualizados para el Director General referente a propuestas y sugerencias de todas las actividades Operativas y procesos administrativos de la Institución.

Permanentemente


Permanentemente

14 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo. Según necesidad


DG 19

4.3 ASESORÍA JURÍDICA


DG 20

Nivel Denominación

Asesoría Asesoría Jurídica

Objetivos: Asesorar legalmente a la Dirección General. Intervenir en todos los asuntos que requieren dictamen jurídico. Ejercer la representación y patrocinio de la institución en juicios en los que la DINACOPA sea parte o tenga interés legítimo.


Dependencias: Coordinación de Asesoría Jurídica, Departamento Legal, Departamento Jurídico.


1 Representar al Director en los procesos administrativos. Según necesidad

2 Conocer el Marco Legal e Institucional y de procedimientos de la Dinacopa. Permanentemente

3 Asesorar en materia Legal y Jurídica a la Dirección General y a las dependencias de la institución que lo soliciten.

Permanentemente

4 Precisar la aplicación de las normas y disposiciones legales. Permanentemente

5 Supervisar los procedimientos, gestiones, preparación de proyectos, análisis de la legalidad, los procesos judiciales así como controlar los mismos de las aéreas a su cargo.

Permanentemente

6 Presentar proyectos de ley y reglamentos. Según necesidad

7 Asumir la defensa de la Institución. Según necesidad

8 Mantener informado al Director General sobre los procesos legales y jurídicos de la Institución.

Permanentemente

9 Designar al Juez Instructor, de entre los profesionales a su cargo para que instaure los sumarios administrativos.

Según necesidad

10 Participar en los procesos de negociación de los contratos colectivos con los trabajadores. Según necesidad

11 Supervisar el desempeño del Departamento Legal y Departamento Jurídico. Permanentemente

12 Supervisar y evaluar la participación de la Unidad de Contratación, en el análisis de todos los contratos a ser suscriptos por la Dinacopa.

Según necesidad.

13 Evaluar la intervención del Departamento Legal y jurídica, en los trámites judiciales y extra judiciales, que se presentaren en la Dinacopa.

Según necesidad

14 Adoptar las medidas correctivas necesarias, para que las áreas de asunto legal y jurídico, cumplan eficientemente su rol, dentro de la Asesoría Jurídica.

Permanentemente

15 Manejar los datos a ser procesados, inherentes a las áreas legales y jurídicas. Permanentemente

16 Velar por el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. En todo momento


Permanentemente


Permanentemente



DG 21

Nivel Denominación

Asesoría 4.3.1 Coordinación de la Asesoría Jurídica

Objetivos: Coordinar todos los trabajos del Departamento Jurídico en la DINACOPA.

Dependiente de: Asesoría Jurídica.



1 Coordinar los trabajos de las distintas áreas de la Asesoría Jurídica. Permanentemente

2 Secundar al Asesor Jurídico en el ejercicio profesional y en la administración eficiente del personal administrativo y profesional a su cargo.

Permanentemente

3 Representa al Jefe de la Asesoría Jurídica en sus funciones en ausencia del mismo o por delegación del mismo.

Según necesidad.

4 Distribuir los expedientes a ser analizados y resueltos por los profesionales abogados. Según necesidad

5 Llevar el registro y archivo de la Asesoría Jurídica. Permanentemente

6 Coordina con el jefe de Asesoría Jurídica las tareas a ser realizadas en las dependencias. Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente



DG 22

Nivel Denominación

Asesoría 4.3.2 Departamento Legal

Objetivos: Atender todos los asuntos relacionados al ámbito legal.




1 Intervenir como organismo consultor en las cuestiones que den lugar a interpretación del tipo jurídico legal.

En cada caso.

2 Informar al Asesor Jurídico sobre la legalidad de los actos administrativos propios de la Institución.

En cada caso.

3

Elaborar un asesoramiento a la Institución en asuntos jurídicos y legales, referentes a las actividades y relaciones con los Organismos Internacionales Especializados, la Unión Postal Universal, la Unión Postal de las Américas, España y Portugal, así como las relaciones de las demás administraciones postales y otras entidades afines del interior y exterior del País.

Permanentemente

4 Emitir dictamen sobre la documentación originada por actos de supervisión e inspección postal o los usuarios en aquellos aspectos que contravengan las disposiciones que norma el servicio postal.

En cada caso.

5 Sugerir mediante dictamen la instrucción de sumarios administrativos a funcionarios de la institución por la supuesta comisión de faltas graves en el desempeño de sus funciones.

En cada caso.

6 Proyectar y redactar resoluciones, minutas, contratos y otros documentos de carácter legal.

En cada caso

7 Velar que los contratos, permisos, licencias u otros que se otorguen a personas físicas o jurídicas, así como con organismos internacionales, cumplan con la normatividad legal vigente.

Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente



DG 23

Nivel Denominación

Asesoría 4.3.3 Departamento Jurídico

Objetivos: Intervenir y asesorar en el Departamento Jurídico y realizar seguimientos de sumarios internos.




1 Intervenir en todas las relaciones jurídicas, que la institución tenga como personas de derecho con otras personas físicas y jurídicas.

Permanentemente

2 Prestar asesoramiento jurídico legal a la Dirección General y a las dependencias de la Institución que le soliciten.

Permanentemente

3 Intervenir y proseguir en todas las instancias, los juicios civiles, laborales, penales y contencioso administrativo en los que intervenga la Institución como demandante o demandado.

Permanentemente

4 Gestionar y hacer un seguimiento analizando los títulos de propiedad de todos los inmuebles y vehículos que forman parte del patrimonio de la Institución y los que se pretendan adquirir o arrendar.

Permanentemente

5 Gestionar y llevar el archivo de los Registros de Marcas de los productos Postales. Permanentemente

6 Realizar seguimiento a los sumarios instruidos a los funcionarios de la DINACOPA. Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente



DG 24

4.4 ASESORÍA FILATÉLICA


DG 25

Nivel Denominación

Asesoría 4.4 Asesoría Filatélica

Objetivos: Promover el desarrollo de la filatélica a través de una Política de emisiones seria y ordenada desde la planificación, diseño, emisión, difusión y comercialización de Sellos y otras especies postales.


Dependencias: Coordinación de Asesoría Filatélica, Departamento de Ventas de Productos Filatélicos, Departamento de Investigación y Proyectos de Emisiones, Departamento de Diagramación y Montaje.


1 Desarrollar la Política de emisiones filatélicas desde la planificación, diseño, emisión, difusión y comercialización de Sellos y otras especies postales. Mantener las relaciones de trabajo con los organismos impresores.

Permanentemente

2 Preparar y mantener actualizada la colección Oficial de Sellos del Paraguay. Permanentemente

3 Dirigir, coordinar, evaluar y aprobar las funciones de las áreas dependientes de esta Asesoría.

Permanentemente

4 Promover la participación en exposiciones Filatélicas de nivel nacional e internacional, con las colecciones oficiales de la Institución.

Según cada caso

5 Preparar resoluciones a la Dirección Nacional de Correos del Paraguay para la emisión y puesta en circulación de estampillas.

Para cada caso

6 Preparar los Proyectos de Decreto para nuevas emisiones, presentar al Ministerio de Hacienda y realizar el seguimiento hasta su concreción.

En cada caso

7 Organizar y coordinar los Actos de Lanzamientos de sellos postales. En cada caso

8 Fomentar la cultura filatélica mediante exposiciones permanentes en el salón del Museo Postal, con colecciones de filatelistas nacionales o extranjeras.

Permanentemente



Permanentemente


Permanentemente



DG 26

Nivel Denominación

Asesoría 4.4.1 Coordinación de Asesoría Filatélica

Objetivos: Coordinar con la Asesoría Filatélica, todo el proceso de diseño y tratamiento de las emisiones y la comercialización de los productos postales.

Dependiente de: Asesoría Filatélica.



1 Colaborar en la organización de las reuniones de la Comisión Asesora de Filatelia. Para cada caso

2 Coordinar la elaboración de muestras circulantes con fines didácticos y de difusión. En cada caso.

3 Realizar la investigación para cada emisión, intermediar con filatelistas y representantes de distintas entidades y organismos en el proceso de emisión.

Permanentemente

4 Recepcionar y evaluar las solicitudes para la emisión de sellos conmemorativos. Según cada caso

5 Elaborar y elevar proyectos de Decretos de cada una de las emisiones Postales Programadas.

Para cada caso

6 Sugerir nuevos canales de ventas de productos filatélicos y potenciar la comercialización en las Agencias y Sucursales del Correo.

Según daca caso

7 Coordinar en conjunto con el Departamento de Investigación y Proyectos de Emisiones en la organización y mantenimiento de la colección Filatélica Oficial.

Permanentemente

8 Coordinar la preparación del material filatélico para su exhibición y/o exposición en los lugares de lanzamiento convenidos por las autoridades.

Para cada caso


Permanentemente


Permanentemente



DG 27

Nivel Denominación

Asesoría 4.4.2 Departamento de Ventas de Productos Filatélicos

Objetivos: Promocionar y formalizar de ventas de los distintos productos filatélicos, a nivel nacional e internacional.




1 Promover la venta de productos filatélicos a nivel nacional e internacional. Fomentar en las ventanillas de Admisión la promoción y venta de sellos postales emitidos.

Diariamente

2 Organizar las ventas directas o indirectas de todos los productos filatélicos a las dependencias correspondientes.

Diariamente.

3 Realizar un control permanente de la existencia de productos filatélicos en las áreas de venta.

Según cada caso

4 Proveer los sellos postales y demás productos filatélico a las áreas correspondientes y por todos los medios a su alcance.

Diariamente.

5 Promocionar el servicio de giros, tarjetas y cuentas corrientes Filatélico. Diariamente.

6 Proveer a las ventanillas de Admisión los distintos productos filatélicos emitidos por la institución.

Diariamente.

7 Realizar las ventas locales y personalizadas. En cada caso


Permanentemente


Permanentemente



DG 28

Nivel Denominación

Asesoría 4.4.3 Departamento de Investigación y Proyectos de

Emisión

Objetivos: Investigar y Desarrollar los planes de programas de las emisiones de los productos filatélicos.




1 Proyectar reglamentaciones para la provisión y aplicación de matasellos y marcas postales. Según cada caso

2 Proyectar los planes de emisiones de sellos, así como los diseños a emitir, entre otros productos filatélicos.

Diariamente.

3 Cuidar los diseños filatélicos a ser emitidos verificando que sean diseños originales únicos, de tal manera que sirvan para la exhibición en exposiciones nacionales e internacionales.

Según cada caso

4 Proyectar las publicaciones (boletines, informaciones, folletos, afiches) para cumplir con los compromisos de difusión.

En todos los casos

5 Investigar y gestionar los derechos autorales de los elementos, fotografías, imágenes, cuadros, y otros que sean incorporados a los productos filatélicos.

Permanentemente

6 Investigar y difundir información sobre emisiones. En cada caso


Permanentemente


Permanentemente



DG 29

Nivel Denominación

Asesoría 4.4.4 Departamento de Diagramación y Montaje

Objetivos: Diseñar, digitalizar, diagramar y realizar todo el montaje necesario para las emisiones postales.




1 Realizar y diseñar el programa anual de matasellos mecánicos y sus cuños, y, mantener el registro de estos.

Según cada caso

2 Coordinar la elaboración de muestras circulantes con fines didácticos y de difusión escolar, las tareas de extensión filatélica.

Diariamente

3 Difundir las actividades correo filatélico por los medios de comunicación. En cada caso

4 Digitar y diagramar imágenes para sellos y matasellos En cada caso

5 Diagramar cuadros de sellos a ser emitidos. En cada caso

6 Realizar bocetos de sellos y matasellos a ser emitidos. En cada caso

7 Diagramar el informativo filatélico de los Sellos emitidos. En cada caso


Permanentemente


Permanentemente



DG 30

4.5 ASESORÍA DE COMUNICACIÓN


DG 31

Nivel Denominación

Asesoría 4.5 Asesoría de Comunicación

Objetivos: Planificar, proponer y ejecutar la política de comunicación dirigida al público interno y externo. Organizar los actos institucionales y coordinar el protocolo a desarrollar. Redactar notas y coordinar preparación y remisión de las tarjetas de la Dirección General.


Dependencias: Departamento de Prensa y Departamento de Relaciones Públicas.


1 Planificar, proponer y ejecutar la política de comunicación a ser dirigida al público interno y externo.

Anualmente

2 Proponer a la Dirección General la estrategia de comunicación a ser desarrollada. Según el caso

3 Coordinar con las áreas de su dependencia los trabajos a realizar. Todo el tiempo

4 Contribuir a dinamizar la interacción y el cambio de actitud, en las distintas dependencias a través de la difusión y socialización de las políticas de Buen Gobierno, de Ética, de Talentos Humanos y otros que inciden en la actitud de los funcionarios.

Según cada caso

5 Publicitar por los medios a su alcance, la gestión institucional del Director General, los programas de acción institucional, las visitas, entrevistas o discursos del Director.

Según cada caso

6 Apuntalar el desarrollo de las políticas de la institución, a través de la sistemática difusión de la información de la DINACOPA.

Todo el tiempo

7 Ser el vocero oficial de la institución. Para cada caso

8 Promover y ejecutar la política de comunicación de la institución. Todo el tiempo



Permanentemente


Permanentemente

12 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo. Según necesidad


DG 32

Nivel Denominación

Asesoría 4.5.1 Departamento de Prensa

Objetivos: Planificar, redactar y monitorear todo lo concerniente al área de comunicación con énfasis a la difusión de los servicios postales de la DINACOPA.

Dependiente de: Asesoría de Comunicación.



1 Planificar las tareas de difusión interna y externa en todas las dependencias. Diariamente

2 Elevar informe a la Asesoría de Comunicación sobre la ejecución de la tarea de difusión y socialización de las informaciones.

Semanalmente

3 Analizar y desarrollar la metodología de trabajo más conveniente a los fines y objetivos buscados.

Diariamente

4 Planificar los objetivos y estrategias con el superior inmediato. Semanalmente

5 Implementar nuevos medios de difusión interna de novedades o informaciones de la institución (como pizarras y otros).

Según necesidad

6 Organizar ruedas de prensa cuando la superioridad lo determine. Según cada caso

7 Gestionar pedido de cobertura de medios de prensa a los eventos organizados por la DINACOPA.

Según cada caso

8 Redactar y enviar gacetillas sobre las actividades e informaciones generadas en la institución.

Para cada caso

9 Contar con una agenda actualizada de los contactos de los medios de comunicación. Permanentemente

10 Mantener informado a la superioridad respecto a las publicaciones de los periódicos impresos y virtuales.

Permanentemente

11 Monitorear emisoras de radio y TV. Según necesidad

12 Mantener un archivo de publicaciones referentes la institución Permanentemente

13 Difundir comunicados, circulares, y otros documentos de la Institución y otras noticias como de los gremios.

Para cada caso

14 Motivar y dinamizar al funcionariado para que desempeñen su trabajo lo mejor posible. En todos los casos


Permanentemente


Permanentemente

16 Presentar informes de la gestión realizada al jefe inmediato. Para cada caso

17 Coordinar junto con la jefatura inmediata la ejecución de la Política de Comunicación aprobada en el marco del MECIP.

Permanentemente


Permanentemente



DG 33

Nivel Denominación

Asesoría 4.5.2 Departamento de Relaciones Públicas

Objetivos: Coordinar y ejecutar todo lo relacionado al ámbito de las relaciones de la Dirección General con el público interno y externo en materia de Notas, Circulares, Informes, Tarjetas y otros.

Dependiente de: Asesoría de Comunicación.



1 Coordinar con los superiores las distintas actividades que deban ser desarrolladas. Según cada caso

2 Planificar la agenda anual de eventos y las tareas a desarrollar. Según

planificación

3 Mantener un archivo ordenado y actualizado de los documentos de esta área. Diariamente

4 Mantener un archivo histórico en forma digital de los eventos organizados. Diariamente

5 Coordinar eventos o actividades en coordinación con otros departamentos especialmente en la cobertura de prensa.

Según necesidad

6 Organiza y coordinar el protocolo en todos los eventos de la Institución, como suscripción de Convenios, celebraciones varias, lanzamientos filatélicos, y otros.

Según necesidad

7 Elaborar Tarjetas, Notas, invitaciones, convocatorias, boletines, comunicados, publicaciones del Director General..

Según cada caso

8 Asistir y asesorar a la Dirección en materia de su competencia. Según necesidad

9 Atender, informar y orientar a visitantes dentro de la institución. Diariamente

10 Elabora informes de las actividades realizadas a su superior. Mensualmente

11 Procurar en todos sus actos a promover la buena imagen de la Institución. Diariamente

12 Preparar y difundir la memoria anual de las tareas realizadas. Anualmente

13 Coordinar los distintos programas de relaciones públicas a desarrollarse en la institución. Según necesidad

14 Organizar actos con público interno y externo. Según cada caso


Permanentemente


Permanentemente



DG 34

4.6 ASESORÍA DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL.


DG 35

Nivel Denominación

Asesoría 4.6 Asesoría de Protocolo y Ceremonial.

Objetivos: Asesorar al Director/a General de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay DINACOPA, en todos los asuntos relacionados con el protocolo y ceremonial.


Dependencias: Coordinación de Protocolo y Ceremonial.


1 Asesorar en la organización y planificación de las ceremonias, simposios, congresos, y demás actos nacionales e internacionales programados por la DINACOPA.

Según cada caso

2 Asesorar sobre normas de procedimiento protocolar, que se aplican en el desarrollo de los actos y ceremonias institucionales.

Según cada caso

3 Elaborar y verificar la nómina de precedencia de autoridades en los eventos organizados por la DINACOPA.

Según cada caso

4 Controlar la colocación y uso correcto de los símbolos nacionales e internacionales dentro de las sedes de la Institución en toda la República, para las ceremonias y actos protocolares.

Según cada caso

5 Actualizar en forma permanente la agenda de eventos de la DINACOPA, a fin de prever todos los detalles de su realización.

Permanentemente

6 Asesorar en programas de entrenamiento y capacitación de funcionarios, en materia de protocolo y ceremonial.

Según cada caso

7 Promover vínculos de intercambio con dependencias similares y del mismo rango jerárquico de otras instituciones públicas, nacional o extranjeras.

Permanentemente

8 Informar sobre eventos y/o reuniones a las que han sido invitadas a participar las principales autoridades de la DINACIPA, así como sobre el contenido de la agenda a ser tratada.

Permanentemente

9 Elevar informes actualizados al Director General referente a su gestión. Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente


Nivel Denominación

Asesoría 4.6.1 Coordinación de Protocolo y Ceremonial.


DG 36

Objetivos: Coordinar las tareas de la oficina a ser desarrollados diariamente, monitorear que los compromisos de protocolo y ceremonial sean realizados en tiempo y forma.

Dependiente de: Asesoría de Protocolo y Ceremonial.



1 Coordinar los trabajos de la dependencia según planificación realizada con el Asesor/a del área.

Según planificación

2 Gestionar la organización de las ceremonias y demás actos nacionales e internacionales programados por la DINACOPA.

Según cada caso

3 Supervisar y verificar estrechamente el cumplimiento de las actividades atinentes a los actos y eventos de la DINACOPA.

Según cada caso

4 Informar al Asesor/a del área con relación a la agenda de eventos de la Institución. Diariamente

5 Suplir al Asesor/a del área en caso de ausencia o por mandato del mismo, ante situaciones que requieran su presencia, sin tener la autoridad para tomar decisiones.

Según necesidad

6 Organizar las documentaciones recibidas y actualizadas en archivos físicos y digital. Permanentemente

7 Orientar y monitorear las tareas de los demás funcionarios de esta dependencia, de manera a que se cumpla en tiempo y forma las mismas.

Según cada caso

8 Mantener informado al Asesor/a de Relaciones Internacionales de las gestiones de su dependencia.

Mensualmente


Permanentemente


Permanentemente



DG 37

4.7 ASESORÍA DE RELACIONES INTERNACIONALES


DG 38

Nivel Denominación

Asesoría 4.7 Asesoría de Relaciones Internacionales

Objetivos: Coordinar con la Dirección General todo lo relacionado a la política institucional con los pares de otros países y los organismos internacionales. Ayudar a socializar las actividades de su área. Acompañar los planes y proyectos presentados a nivel internacional.


Dependencias: Coordinación de Asuntos Internacionales y Departamento de Relaciones Internacionales.


1

Coordinar las relaciones y acuerdos en materia postal entre la Institución y otras administraciones u Organismos Internacionales conforme a la legislación vigente, los Convenios y Tratados que rigen la actividad postal, en coordinación con la Asesoría Jurídica y las demás Direcciones que fueren necesarios.

Según cada caso

2 Atender y realizar las gestiones referentes a los Servicios Postales internacionales. Según cada caso

3 Aplicar la política internacional y evaluar los resultados tendientes a lograr los objetivos propuestos.

Según necesidad

4 Actuar de enlace entre el Correo Paraguayo y las demás Administraciones Postales y con la de la U.P.U. y U.P.A.E.P.

Según necesidad

5 Realizar gestiones referentes a los servicios con las demás Administraciones Postales. Según cada caso

6 Mantener actualizada el directorio de jefes y funcionarios superiores de Administraciones Postales miembros de la U.P.U. y U.P.A.E.P., provenientes de la oficina internacional y de Uniones restringidas.

Mensualmente

7 Canalizar los Oficios, Formularios, Circulares U.P.U. y U.P.A.E.P., a las Oficinas respectivas para su información y procesamiento.

Según necesidad

8 Recepcionar y distribuir comunicaciones (publicaciones, nota, circulares, etc.) de organismos internacionales (U.P.U. y U.P.A.E.P) y de otras administraciones postales, como así mismo la expedición de comunicaciones a los mismos.

Según cada caso

9 Coordinar y gestionar la participación de delegados de la Administración Postal Paraguaya en reuniones, coloquios, congresos, seminarios etc., dentro y fuera del país, al cual está comprometido el Correo Paraguayo.

Según cada caso

10 Gestionar, coordinar y acompañar los trabajos de consultorías internacionales que recibe el Correo Paraguayo.

Según cada caso


Permanentemente

12 Mantener informado al área afectada sobre las recomendaciones de las consultorías internacionales.

Según necesidad

13 Coordinar el análisis y revisión de las documentaciones para los congresos de la U.P.U. y la U.P.A.E.P., y plantear propuestas que surjan de dichas documentaciones.

Mensualmente

14 Orientar, dirigir, controlar y evaluar la debida utilización de los formularios establecidos, como así también que se cumplan los lineamientos definidos en los Convenios y Acuerdos Internacionales (U.P.U. y U.P.A.E.P.).

Según cada caso

15 Recopilar las documentaciones que regulan los asuntos internacionales y mantenerlas actualizadas

Mensualmente

16 Coordinar, el análisis de las documentaciones a ser presentado en los Congresos de la U.P.U. y U.P.A.E.P.

Según cada caso

17 Coordinar las gestiones para la obtención de cooperación Técnica Internacional. Según necesidad

18 Realizar actividades propias del relacionamiento internacional en representación de la Administración Postal Paraguaya.

Según necesidad

19 Realizar Gestiones referentes a las actividades de Control Continuo. Según cada caso

20 Monitorear la realización en tiempo y forma, de las actividades de socialización de los cursos de formación de funcionarios becados, que las mismas sean cumplidas en tiempo y forma.

Mensualmente


DG 39

21 Mantener todas las documentaciones de su dependencia actualizadas y ordenadas en carpetas. Permanentemente

22 Proveer los funcionarios representantes de la DINACOPA, en eventos internacionales, la información precisa y pertinente para su participación.

Según cada caso

23 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo. Cuando sea necesario


DG 40

Nivel Denominación

Asesoría 4.7.1 Coordinación de la Asesoría de Relaciones

Internacionales

Objetivos: Coordinar las tareas de la oficina a ser desarrollados diariamente, monitorear que los compromisos internacionales sean realizados en tiempo y forma.

Dependiente de: Asesoría de Relaciones Internacionales.



1 Coordinar los trabajos de la dependencia según planificación realizada con el Asesor del área.


2 Gestionar las documentaciones recibidas de organismos internacionales así como de la DINACOPA.

Según cada caso

3 Supervisar y verificar estrechamente el cumplimiento de las actividades de la planificación entre la Asesoría de Relaciones Internacionales y otras dependencias afectadas sean cumplidas.

Según cada caso

4 Realizar diariamente la revisión de correo electrónico institucional, así como direccionar y gestionar la información recibida.

Diariamente

5 Suplir al Asesor/a de Relaciones Internacionales en caso de ausencia o por mandato del mismo, ante situaciones que requiere su presencia, sin tener la autoridad para tomar decisiones.

Según necesidad

6 Organizar las documentaciones recibidas y remitidas nacionales e internacionales actualizados en archivos físicos y digital.

Según cada caso

7 Orientar y monitorear las tareas de los demás funcionarios de esta dependencia, de manera a que se cumpla en tiempo y forma las mismas.

Según cada caso

8 Mantener informado al Asesor/a de Relaciones Internacionales de las novedades de su dependencia.

Mensualmente


Permanentemente




DG 41

5 NIVELES DE APOYO


DG 42

5.1 SECRETARÍA GENERAL


DG 43

Nivel Denominación

Apoyo 5.1 Secretaría General

Objetivos: Producir, controlar y archivar las documentaciones relacionadas con la institución y asesorar al Director de Correos en lo referente a normas, reglamentos y procedimientos vigentes.


Dependencias: Coordinación de Secretaría General, Departamento de Archivo y Departamento de Mesa de entrada.


1 Producir, controlar y archivar las documentaciones relacionadas con la Institución y asesorar al Director de Correos en lo referente a normas reglamentos y procedimientos vigentes.

Permanentemente

2 Velar por el cumplimiento de las disposiciones adoptadas por la DINACOPA, conforme a las normas vigentes y acuerdos internacionales de la UPU y la UPAEP.

Permanentemente

3 Verificar y someter las notas, resoluciones y documentos Nacionales e Internacionales para la firma del Director General, que guarden relación con las actividades de la institución y suscribir las resoluciones.

Según necesidad

4 Realizar las gestiones administrativas y contractuales con personas físicas o jurídicas en lo que se refiere a la prestación de servicios, conjuntamente con la asesoría Jurídica, previo dictamen de la misma.

En cada caso

5 Conocer e interiorizarse en el funcionamiento del servicio de correo y de las normas vigentes y legales, nacionales e internacionales, para asesorar al Director General de Correos.

Permanentemente

6 Redactar las documentaciones emanadas y recibidas por la Dirección Nacional de Correos del Paraguay- Dinacopa, (Notas, Resoluciones, Expediente, etc.) Nacionales e Internacionales.

Según necesidad

7 Mantener un completo y actualizado archivo de las documentaciones de la institución Según necesidad

8 Recibir por el Departamento de Mesa de entrada y procesar las documentaciones dirigidas a las distintas dependencias de la institución y asesorar sobre las mismas.

Permanentemente

9 Preparar notas, memorándum, resoluciones, circulares y otros. Permanentemente

10 Recolección datos e informes necesarios para la toma de decisiones y elaboración de documentos por el Departamento de Gabinete y Secretaria General.

Según necesidad

11 Monitoreo de archivos ingresados a la institución. Permanentemente

12 Despachar todos los documentos ingresados de la Secretaria General. En cada caso.



Permanentemente

15 Mantener un completo y actualizado archivo de las documentaciones de esta dependencia.

Permanentemente



DG 44

Nivel Denominación

Apoyo 5.1.1 Coordinación de la Secretaria General

Objetivos: Coordinar las acciones para el desarrollo de las actividades propias del área de Secretaría General.

Dependiente de: Secretaria General.



1 Coordinar según instrucciones del Secretario General para el buen desempeño de las funciones de sus dependencias.

Diariamente

2 Coordinar con el Secretario General las acciones para la racionalización de los gastos en el desarrollo y control de las actividades propias de la institución.

Diariamente

3 Supervisar el proceso de expedición de los documentos y resoluciones. Diariamente

4 Oficiar de enlace con la Dirección General Anualmente

5 Administrar los insumos de las dependencias administrativas y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente


Permanentemente

7 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo. Según necesidad


DG 45

Nivel Denominación

Apoyo 5.1.2 Departamento de Archivo

Objetivos: Mantener organizado todos los documentos producidos por la Institución y asegurar su buena conservación y archivo.

Dependiente de: Secretaría General.



1 Mantener organizados todos los documentos producidos por la Institución y asegurar su buena conservación y archivo.

Permanentemente

2 Realizar y mantener una clasificación de todos los documentos, por su tipo y característica, área y por año.

Permanentemente

3 Informar por medio de notas a la jefatura inmediata sobre el ingreso de los documentos al archivo central.

Permanentemente

4 Organizar el estilo de reciclaje y/o incineración de papeles que han cumplido el plazo de resguardo y/o han perdido utilidad alguna para la Institución.

Para cada caso

5 Mantener al día el histórico de los documentos que ingresan, así como el de los que son dados de baja.

Diariamente


Permanentemente


Permanentemente



DG 46

Nivel Denominación

Apoyo 5.1.3 Departamento de Mesa de entrada

Objetivos: Recibir y despachar todas las documentaciones que se refieran a la Institución y a sus recursos humanos.

Dependiente de: Secretaria General.



1 Recibir las documentaciones ingresadas a la Institución como Notas, Memorándum y otros, consignando el acuse oficial, el número de expediente, fecha y objeto.

Permanentemente

2 Recepcionar llamadas telefónicas y visitas. Permanentemente

3 Mantener los archivos al día. Permanentemente

4 Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. Diariamente

5 Realizar las tramitaciones de expedientes al día. Permanentemente

6 Actualizar la agenda de la Secretaria General, tanto la de reuniones así como la de teléfonos y direcciones.

Diariamente

7 Coordinar con las dependencias con interrelaciones más frecuentes. Permanentemente

8 Conocer y Respetar los protocolos para la atención al público. Según necesidad

9 Canalizar a donde corresponda las notas, memorándum, resoluciones, circulares y otros. Según Necesidad

10 Recabar datos e informes necesarios para la toma de decisiones y la elaboración de documentos a través del Departamento de Gabinete y Secretaria General.

Permanentemente

11 Monitoreo de documentos ingresados a la institución. En cada caso

12 Conocer, respetar e implementar las actividades de la dependencia de acuerdo a la agenda de la Secretaria General.

Diariamente


Permanentemente


Permanentemente


DG 47

5.2 SECRETARIA PRIVADA


DG 48

Nivel Denominación

Apoyo 5.2 Secretaria Privada

Objetivos: Recibir y procesar las documentaciones institucionales. Administrar la agenda del Director General y organizar las audiencias. Coordinar al Director General en lo referente a normas, reglamentos y procedimientos vigentes.


Dependencias: Asistente de Secretaria General, Departamento de Gabinete y Departamento de Gestión Documentaria.


1 Recibir y atender al público y al funcionariado que solicita audiencia con el Director/a General.

Permanentemente

2 Agendar los compromisos del Director/a General y eficientemente obtener mecanismos para el recordatorio de los mismos.

Permanentemente

3 Controlar el registro de los documentos, expedientes, correspondencias y otros que hayan sido recibidos y/o remitidos por la Dirección General.

Permanentemente

4 Controlar que el listado de las Jefaturas de la Institución esté actualizado. Permanentemente

5 Utilizar la prudencia como herramienta principal para las llamadas asignadas, así como en la atención al público en general.

Permanentemente

6 Verificar los documentos que requieran la firma del Director/a General. Para cada caso

7 Mantener la buena imagen Institucional mediante la cordial y correcta atención al público en general.

Permanentemente

8 Proporcionar la información veraz de manera eficiente que sea de interés del Director/a General.

Permanentemente

9 Cuidar de la seguridad de su dependencia, e informar sobre cualquier irregularidad a su superior inmediato.

Permanentemente

10 Fomentar, o encaminar las publicaciones informativas y promociónales referente a la Institución y a los Servicios que presta el Correo Paraguayo.

Permanentemente



Permanentemente


Permanentemente



DG 49

Nivel Denominación

Apoyo 5.2.1 Departamento de Gabinete

Objetivos: Colaborar con la Secretaria Privada acerca de las actividades, entrevistas, visitas entre otras que se agenda para la Dirección General.

Dependiente de: Secretaria Privada.



1 Recibir y atender, al público y al personal que solicita audiencia con el Director de Correos.

Permanentemente

2 Agendar los compromisos del Director/ra General, y buscar mecanismos para recordarle dichos compromisos.

Permanentemente

3 Recibir y registrar los documentos, expedientes, correspondencia y otros, remitidos a, y por la Dirección de la Institución.

Diariamente

4 Mantener un listado de funcionarios superiores de las Instituciones Públicas y de la Institución y otras que se relacionan con la Administración Postal, actualizado.

En todo momento

5 Realizar y atender cuidadosamente las llamadas telefónicas, y otras tareas que le son propias.

Diariamente

6 Controlar y verificar el contenido de todos los documentos que requieran la firma del Director de Correos y sean tramitados en el día y estén en orden y condiciones para remitirlos a Secretaria Privada.

Todo el tiempo

7 Atender todas las consultas de las diferentes oficinas de la Institución y de terceros. Todo el tiempo

8 Cuidar la imagen institucional, mediante la atención correcta y cordial al público en general y al personal postal, como así también a través de la buena presencia y el buen ambiente de la Secretaria Privada de la DINACOPA.

En todo momento

9 Proporcionar la información necesaria y actualizada de interés para el Director General que se relacione con sus funciones.

En todo momento

10 Realizar las gestiones que le encomienden sus superiores. Según necesidad

11 Orientar al público que lo requiera sobre los Servicios Postales. Según cada caso


Permanentemente


14 Atender llamadas telefónicas. Permanentemente

15 Recibir y atender visitas. Permanentemente


Permanentemente

17 Informar sobre todo lo referente a la Secretaría Privada. Permanentemente

18 Estar al día en la tramitación de expedientes. Diariamente

19 Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de reuniones y de direcciones. Permanentemente

20 Poseer conocimientos de los departamentos con los que esté más relacionada la sección de la que depende.

Permanentemente

21 Tener conocimiento del protocolo institucional. Permanentemente


Permanentemente



DG 50

Nivel Denominación

Apoyo 5.2.2 Departamento de Gestión Documentaria

Objetivos: Recepcionar, dar entrada y salidas numeradas a todas las documentaciones que tengan referencia para la Dirección General.

Dependiente de: Secretaria Privada.



1 Recepcionar y encaminar las solicitudes, notas, memorándum y otros llegados a la Secretaría Privada.

En todo momento

2 Atender pedidos interno y externo en temas relacionados a documentos que maneja la dependencia.

En todo momento

3 Recepcionar documentos para la dirección General dándole la numeración correspondiente.

Según cada caso


Permanentemente

5 Organizar los documentos de forma cronológica. En todo momento

6 Dar entrada y salida a los documentos recepcionados. Todo el tiempo

7 Estar en constante comunicación con la Jefaura de la Secretaria general en cuanto a las documentaciones.

Todo el tiempo

8 Entregar de inmediato a la secretaria, las documentaciones una vez registrado, para su procesamiento.

Según la necesidad

9 Atender las llamadas telefónicas brindando la información correcta. En todo momento


Permanentemente



DG 51

5.3 UNIDAD OPERATIVA DE CONTRATACIONES (U.O.C.)


DG 52

Nivel Denominación

Apoyo 5.3 Unidad Operativa de Contrataciones (U.O.C.)

Objetivos: Ejecutar los procedimientos de planeamiento, programación, presupuesto y contratación de la DINACOPA conforme a lo dispuesto en la ley vigente de contrataciones públicas.


Dependencias: Departamento de Asuntos Legales, Departamento de Contrataciones y Departamento de Programación y Evaluación.


1 Ejecutar los procedimientos de planeamiento, programación, presupuesto y contratación de las materias reguladas en la Ley 2051/03.

Para cada caso

2 Mantener una relación funcional y técnica con la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas.

Permanentemente

3 Elaborar el Plan Anual de Contrataciones de cada Ejercicio Fiscal, y someterlo a consideración de la máxima Autoridad.

Anualmente

4 Actualizar en forma permanente la base de datos del SICP (Sistema de información de las contrataciones Públicas).

Permanentemente

5 Remitir a la DNCP los informes y las resoluciones requeridas por la Ley. Para cada caso

6 Notificar oportunamente a la DNCP (Dirección Nacional de Contrataciones Públicas) el incumplimiento en el que incurran los proveedores y Contratistas y solicitar la aplicación de sanciones que correspondan.

Según cada caso

7 Implementar las regulaciones sobre organización y funcionamiento que emita la DNCP. Para cada caso

8

Elaborar los Pliegos de Bases y Condiciones y/o Cartas de Invitación particulares para cada proceso licitatorio, tramitar el llamado, responder a las aclaraciones y comunicar enmiendas, recibir y custodiar ofertas, someterlas a consideración del Comité de Evaluación de Ofertas, revisar los informes de evaluación y refrendar la recomendación de la adjudicación, elevándola a la máxima autoridad Institucional.

Para cada caso

9 Emitir dictámenes, según las competencias atribuidas por la Ley. Para cada caso

10 Gestionar la formalización de los contratos y recibir las garantías correspondientes. En cada caso

11 Mantener un archivo ordenado y sistemático en forma física y electrónica de la documentación comprobatoria de los actos y contratos que sustenten las operaciones realizadas por el plazo de prescripción.

Diariamente

12

Realizar el planeamiento de las contrataciones, las cuales deberán ajustarse a: a) los objetivos, metas, prioridades y estrategias establecidos en el Plan Estratégico Económico y Social y en los programas institucionales; b) las previsiones y políticas para el ejercicio de recursos contemplados en la ley anual de Presupuesto General de la Nación vigente; y c) la calendarización de recursos presupuestarios, atendiendo a su efectiva disponibilidad, de acuerdo con el plan de caja respectivo. Presentar el Programa Anual de Contrataciones (PAC) a más tardar el veinte y ocho de febrero de cada año.

Para cada caso



Permanentemente


Permanentemente

16 Cumplir las tareas que le sean encomendadas por su superior inmediato y que estén acordes al cargo.

Según necesidad


DG 53

Nivel Denominación

Apoyo 5.3.1 Departamento de Asuntos Legales

Objetivos: Analizar, verificar y dictaminar la validez de las diferentes documentaciones legales presentadas por los participantes en los procesos de contratación y por los contratistas de los diferentes contratos a ser formalizados y sometidos a su consideración.

Dependiente de: Depende de Unidad Operativa de Contrataciones.



1 Elaborar los contratos de obras o para adquisiciones de bienes y servicios como resultado de los procesos de contratación realizados bajo cualquiera de las modalidades establecidas en la Ley 2051/03.

Según necesidad

2 Remitir los contratos firmados a la Dirección de Administración y Finanzas, adjuntando copia autenticada de todos los documentos contractuales pertinentes, quedando a cargo de dicha Dirección la administración del contrato.

Inmediatamente

3 Llevar un registro ordenado de los contratos suscriptos, acompañados de toda la documentación respiratoria y tenerlas en custodia hasta la culminación de las Obligaciones asumidas por las partes, anexando cualquier modificación a los mismos.

En todo momento

4 Actualizar el estado de ejecución de los contratos, formalizados como resultado de procedimientos de contratación.

Anualmente

5 Conservar en forma ordenada y sistemática toda documentación respiratoria de los actos y contratos, cuando menos por el plazo de prescripción, contados a partir de la fecha de recepción.

Permanente

6

Llevar un registro de las contrataciones, a través de archivos físicos y electrónicos que garanticen la conservación del expediente del contrato, debidamente codificado, por el periodo establecido en el párrafo anterior, y en especial los siguientes documentos: El pliego de bases y condiciones, La convocatoria, las actas de apertura de las ofertas, los dictámenes y resoluciones de adjudicación, etc.

Permanente

7 Controlar que las tareas sean realizadas conforme a lo establecido según leyes vigentes. Permanente

8 Actualizar el registro de los actos y contratos, con indicación de la situación en que se encuentran los procedimientos de contratación.

Mensualmente

9 Recibir las documentaciones a ser analizadas. En todo momento

10

Verificar los borradores de Pliego de bases y condiciones y proponer modificaciones a los requerimientos legales establecidos en los mismos y en los contratos a ser firmados, puestos a su consideración, a los efectos de velar el estricto cumplimiento de4 la ley nº 2051/03 y disposiciones concordantes.

En todo momento

11 Verificar y dictaminar acerca de la validez de las diferentes documentaciones legales presentadas por los participantes en los procesos de contratación y por los contratistas de los diferentes contratos a ser formalizados sometidos a su consideración.

En cada caso

12 Mantener actualizado el archivo de documentos manejados por su dependencia. Permanente

13 Archivar y conservar los documentos de acuerdo a los plazos legales establecidos según las normativas vigentes que sirven de sustento a las anotaciones consignadas en el registro, en orden cronológico y correlativo.

En cada caso

14

Recibir, verificar y dictaminar acerca de la validez de las diferentes garantías presentadas a la entidad, en los procesos de contratación y ejecución de los diferentes contratos, como ser: Garantía de Mantenimiento de la oferta, Garantía de cumplimiento de contrato, Garantía de la debida Inversión de Anticipos, Garantía de Fondos de Reparo, Seguro de Responsabilidad Profesional y cualquier otra garantía requerida por la entidad.

En cada caso

15

Llevar un registro ordenado de las evaluaciones realizadas a los participantes de los diversos procesos de contratación, acompañadas de una copia de la documentación presentada por dichos participantes a fin de poder compararlas en caso de necesidad, en cualquier otro proceso de contratación de la entidad.

En todo momento


Permanentemente

17 Mantener un completo y actualizado archivo de las documentaciones de esta dependencia. Permanentemente


Según necesidad

Nivel Denominación

Apoyo 5.3.2 Departamento de Contrataciones


DG 54

Objetivos: Procesar los pedidos de adquisición de bienes y locación de inmuebles, la contratación de servicios en general, los de consultoría y las de obras públicas y los servicios relacionados con las mismas a ser realizados por los diferentes procedimientos según su naturaleza y leyes vigentes.

Dependiente de: Depende de Unidad Operativa de Contrataciones



1 Elaborar los pliegos de bases y condiciones particulares para cada Licitación Pública, utilizando los pliegos estándar elaborados por DNCP.

En cada caso

2 Tramitar el llamado, las invitaciones y la difusión, responder a las aclaraciones cuando no se constituya una junta.

En cada caso

3 Comunicar las enmiendas, recibir y someter las ofertas recibidas a consideración del Comité de Evaluación a través del titular de la UOC.

En todo momento

4 Revisar los informes de evaluación y la recomendación de la adjudicación del comité de Evaluación, elevándola al titular de la UOC.

En todo momento

5 Remitir la información necesaria al departamento de Programación y evaluación para que esta gestione las comunicaciones pertinentes a la DNCP, tanto en la etapa del llamado como en la etapa de la Adjudicación.

En cada caso

6

Realizar las gestiones administrativas propias de los procesos de contratación a través de llamados a Licitación Pública y Licitación por concurso de Ofertas, como ser elaborar las documentaciones necesarias para la aprobación de Pliegos de bases y condiciones como también de las adendas a los mismos si las hubiere.

Permanente

7 Elaborar y/o corregir de los textos a ser publicados con relación a llamados a contratación. En cada caso

8 Publicar a través del sistema de información de contrataciones Públicas (SICP), las convocatorias o llamados a licitación pública, con las informaciones establecidas en el artículo 19 de la ley 2051.

En cada caso

9 Preparar y remitir a las instancias que correspondan, los textos de las convocatorias o llamados a licitación pública, con las informaciones establecidas en el Art.19 de la ley 2051 para su publicación en medios de prensa escrito.

En cada caso

10 Verificar la difusión de cada llamado en el sistema de información de contrataciones públicas (SICP).

En todo momento

11

Realizar la gestión del borrador de dictamen de la Unidad Operativa de Contratación, la justificación expresa y detallada que fundamente el procedimiento de la contratación Directa por la Vía de Excepción regulado por Ley 2051/03 que soliciten las reparticiones de la entidad.

En cada caso

12 Realizar las gestiones administrativas propias de los procesos de contratación directa por la vía de la excepción.

En todo momento

13

Analizar, evaluar y sugerir al titular de la UOC los potenciales oferentes registrados en la base de datos de la UOC, a ser invitados para los procedimientos de licitación por concurso de ofertas de manera a garantizar a la entidad las mejores condiciones técnicas y económicas.

Según cada caso


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG 55

Nivel Denominación

Apoyo 5.3.3 Departamento de Programación y Evaluación

Objetivos: Elaborar en forma coordinada con el sector de presupuesto de la institución, el programa Anual de Contrataciones (PAC) de cada Ejercicio Fiscal, en base a los requerimientos en materia de bienes, servicios u obras de las distintas reparticiones o dependencias de la Entidad.

Dependiente de: Depende de Unidad Operativa de Contrataciones



1 Recibir, analizar y consolidar las solicitudes de adquisición de bienes, obras y/o servicios remitidos por las distintas reparticiones o dependencias de la Entidad.

En cada caso

2 Elaborar el Programa Anual de Contrataciones Públicas antes del 28 de febrero de cada año, en base a las informaciones proporcionadas por las distintas reparticiones o dependencias, y remitirlo al jefe de la UOC.

Anualmente

3 Realizar las modificaciones que sean necesarias al PAC, para el buen cumplimiento de las actividades de las distintas áreas de la Entidad, y elevarlas a consideración del titular de la UOC.

En cada caso

4 Presentar a la UOC, un informe resumido de los procedimientos de contratación realizados durante cada año, debiendo consignar los requisitos básicos.

Anualmente

5 Gestionar ante la UAF de la entidad, la emisión del certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP), a los efectos de iniciar el proceso de contratación.

En cada caso

6 Preparar la documentación necesaria para la comunicación del llamado a la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas.

En cada caso

7 Evaluar y elevar dicha documentación, con la periodicidad que la reglamentación Anual del Presupuesto establezca al titular del a UOC, para su posterior remisión a la DNCP.

Según reglamentación


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG 56

5.4 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


DG 57

Nivel Denominación

Apoyo 5.4 Dirección de Administración y Finanzas

Objetivos: Administrar racionalmente los recursos del Correo Paraguayo. Dirigir la formulación del presupuesto, contabilizar los gastos e ingresos ordinarios, especiales y bienes que reciben y le pertenecen; registrar el patrimonio, controlar y dirigir el suministro de bienes y servicios para el buen funcionamiento de la institución.


Dependencias: Asesoría de la Dirección de Administración y Finanzas, Coordinación, Control Interno, Departamento de Cuentas Internacionales, Departamento de Contabilidad, Departamento Financiero, Departamento Administrativo y Giraduría, Departamento de Presupuesto, Departamento de Cobranzas, Departamento de Patrimonio y Departamento de Giros.


1 Dirigir y Administrar los recursos institucionales racionalmente para su mejor aprovechamiento.

Diariamente

2 Programar y Presupuestar los gastos y los rubros necesarios para el buen desenvolvimiento operativo y administrativo de la institución.

Permanente

3 Controlar el proceso de estudios presupuestarios hasta su aprobación e inclusión en el Presupuesto General de gastos de la Nación.

Permanente

4 Contabilizar y llevar el control adecuado y el archivo de las documentaciones administrativas y financieras de la institución.

Diariamente

5 Organizar, dirigir, coordinar y controlar que las actividades de sus dependencias se ajusten a las normas legales y demás disposiciones vigentes relacionadas con la gestión administrativa y financiera a su cargo.

Permanente

6 Registrar y controlar el movimiento de las cuentas bancarias y verificar las conciliaciones bancarias mensuales.

Permanente

7 Participar en todo proceso de adquisición de bienes y servicios en coordinación con el Dirección General. Registrar, verificar y mantener la custodia de los bienes patrimoniales de la Institución.

En cada caso

8 Definir el perfil y seleccionar del personal para sus dependencias en coordinación con sus respectivos jefes de Departamento y la Dirección de Recursos Humanos.

Según necesidad

9 Controlar y dirigir los recursos para las contrataciones, nombramientos del personal conforme a lo dispuesto en la Ley del Presupuesto y en coordinación con la Dirección General y la Dirección de Recursos Humanos.

Permanente

10 Coordinar y dirigir el proceso de ingresos institucionales. En todo momento

11 Velar que los procedimientos a seguir en relación a los ingresos hasta su destino se ajusten a las normas legales vigentes.

En todo momento

12 Elevar al Director General las propuestas de solución de los temas y asuntos que sean de competencia de su área.

Según necesidad



Permanentemente


Permanentemente



DG 58

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.1 Asesoría de la Dirección de Administración y Finanzas

Objetivos: Coordinar y acompañar las actividades propias del área de Administración y Finanzas asistiendo a la Dirección en todos los temas que le sean requeridos.

Dependiente de: Dirección de Administración y Finanzas.



1 Asistir al Director/a del Área, para el buen desempeño de las funciones de sus dependencias, secundándole y representándole en las tareas o reuniones que sean necesarias.

Según necesidad

2 Controlar las documentaciones que se maneja en Mesa de Entrada de la Dirección de Administración y Finanzas de manera a orientar el trabajo del funcionario a cargo.

Según necesidad

3 Coordinar el manejo del archivo de documentos del área. Permanente

4 Ayudar a definir el perfil del personal de sus dependencias en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos y los respectivos jefes de Departamento conjuntamente con la Dirección del Área.

Permanente

5 Suplir al Director/a de Administración y Finanzas en caso de ausencia temporal y realizar gestiones o labores por mandato del mismo, ante situaciones que requiera su presencia sin que ello implique la autoridad para tomar decisiones.

Permanente

6 Asistir al Director en la administración de los insumos de su dependencia y a resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente


Permanentemente



DG 59

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.2 Coordinación de la Dirección de Administración y

Finanzas

Objetivos: Coordinar las acciones para el desarrollo de las actividades propias del área de Administración y finanzas.




1 Coordinar según instrucciones del Director del Área para el buen desempeño de las funciones de sus dependencias.

Diariamente

2 Coordinar con el Director de Administración y Finanzas las acciones para la racionalización de los gastos en el desarrollo y control de las actividades propias de la institución.

Diariamente

3 Coordinar los procedimientos a seguir en la ejecución de los trámites administrativos y financieros según las normas vigentes.

Diariamente

4 Coordinar con el Director de Administración y Finanzas y Áreas afectadas, en el proceso de elaboración del Proyecto de Presupuesto de la institución.

Anualmente

5 Coordinar con el Director de Administración y Finanzas y Áreas afectadas la ejecución presupuestaria tanto de ingresos como de gastos.

Diariamente

6 Elaborar con el Director del Área el detalle para el plan de caja. Mensualmente

7 Administrar los insumos de las dependencias administrativas y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente


Permanentemente



DG 60

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.3 Control Interno

Objetivos: Controlar y verificar todas las documentaciones que requiera previamente el proceso definitivo para una buena administración en cumplimiento de las normas vigentes.




1 Verificar y Controlar que los expedientes administrativos estén en orden y de acuerdo con las exigencias de la Ley Financiera, la Ley del Presupuesto y el Decreto Reglamentario, así como las disposiciones de la Contraloría General de la República.

Diariamente

2 Sugerir las acciones correctivas en los documentos verificados que se encuentran incompletos o incorrectos.

Según cada caso

3 Escribir y suscribir las observaciones al pie de cada documento en caso de encontrarse irregularidades.

Según necesidad

4 Solicitar y asegurarse del completado de las documentaciones que hagan falta para el proceso final de los expedientes.

Según necesidad

5 Llevar un registro de todos los expedientes y mantener informado al Director del área del resultado de los controles.

Según cada caso


Permanentemente


Permanentemente



DG 61

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.4 Departamento de Cuentas Internacionales

Objetivos: Formulación de cuentas Postales internacionales, sobre despachos recibidos utilizando documentos UPU, control y devolución de las cuentas internacionales formuladas por los demás administraciones postales sobre despachos expedidos por nuestra administración, solicitud de pago y depósito por saldos acreedores


Dependencias: División Facturación de Cuentas Internacionales a Cobrar División Verificación de Cuentas Internacionales a Pagar


1 Organizar, controlar y coordinar el buen desempeño del Departamento a su cargo y sus

dependencias. Diariamente

2 Controlar que todas las actividades desarrolladas se ajusten a las normas y procedimientos

de acuerdo al Convenio Postal Universal. Diariamente

3 Controlar las aceptaciones y modificaciones sobre las cuentas formuladas. Según necesidad

4 Formular las Cuentas CN61/CN64 Gastos Terminales y las cuentas CN61 EMS (estado de

desequilibrio) cuando nuestra administraciones es acreedora. Anualmente

5

Formular, verificar y remitir las cuentas CN52 a las administraciones deudoras en el marco

de las compensaciones bilaterales entre administraciones en donde se incluyen todas las

cuentas de intercambio existentes. Anualmente

6 Solicitar pago por saldos acreedores de las cuentas generales CN52 remitidas a las

administraciones deudoras. Anualmente

7 Verificar y aceptar las Cuentas CN61/CN64 (Gastos Terminales) y CN61 EMS (Estado de

Desequilibrio) cuando nuestra administración es deudora. Anualmente

8

Verificar y aceptarlas Cuentas Generales (CN52), cuando somos deudores, en el marco de

las compensaciones bilaterales entre administraciones Postales en donde se incluyen todas

las cuentas de intercambio existentes. Según necesidad

9 Remitir a la UPU copias de las Cuentas CN61/CN64 (Gastos Terminales) aceptadas para la facturación referente al Fondo de Mejoramiento de la Calidad en el Servicio. Anualmente

10 Elaborar informe para la Dirección del Área sobre el estado de las compensaciones Internacionales. Según necesidad

11 Solicitar a la Dirección del Área pago a algunas administraciones Postales según reclamaciones y disponibilidad. Según necesidad

12 Controlar las Cuentas canceladas y los depósitos en nuestros Bancos (BCP) y Fondos de Terceros (UPAEP). Según necesidad


Permanentemente

14 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo. Permanentemente

15 Cumplir con las tareas que le sean encomendadas por su Superior inmediato y que estén acorde al cargo. Según necesidad

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.4.1 División Facturación de Cuentas Internacionales a

Cobrar


DG 62

Objetivos: Formulación de las facturaciones a cobrar a todas las Administraciones postales sobre despachos recibidos

Dependiente de: Departamento de Cuentas Internacionales

Dependencias: Ninguna


1

Cargar los datos de los despachos de todos los servicios postales (EMS, encomienda y correspondencia), recibidos de las administraciones postales de origen, hojas de aviso (CN31), Facturas de los envíos mal dirigidos y de los envíos al descubierto (CN 65) y Hojas de ruta ( CP87) en el Sistema de Cuentas Bit para formular la facturación trimestral.

Diariamente

2

Formular las facturaciones a cobrar a todas las Administraciones postales, sobre despachos recibidos de las mismas, de todos los servicios postales: CN58 (Estados de despachos), CN 56 (Estado resumen de despachos), CN 51(Gastos de tránsito), CN 61 EMS (Estado de desequilibrio por calidad de servicio), CP94 (Estado de sumas adeudadas para las encomiendas) y Estados (fórmula CP94) CP75.

Trimestralmente

3 Formular las facturaciones por sumas adeudadas en concepto de indemnizaciones (CN48). Según necesidad

4 Formular cuentas complementarias por los despachos que llegan en forma tardía. Permanentemente

5 Controlar las aceptaciones y todas las modificaciones recibidas sobre nuestras cuentas y formular cuentas complementarias si lo amerita. Permanentemente


Permanentemente


8 Cumplir con las tareas que le sean encomendadas por su Superioridad y que estén acorde al cargo. Según necesidad


DG 63

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.4.2 División Verificación de Cuentas Internacionales a

pagar

Objetivos: Recepción, verificación y devolución de todas las facturaciones a pagar a las administraciones postales sobre despachos expedidos a su país.

Dependiente de: Departamento de Cuentas Internacionales



1

Recepcionar todas las facturas recibidas de todos los Servicios Postales (EMS, Encomienda y correspondencia), verificar nuestras facturaciones devueltas y registrar con número de expediente en el libro de entrada.

Diariamente

2

Verificar todas las cuentas(EMS, Mal Encaminado, Avión, Sal, Reencaminamiento, Encomienda )utilizando documentos de expedición del área operativa para el control, de las facturaciones de todas las administraciones postales sobre despachos expedidos a su país

Diariamente

3 Verificar y aceptar la facturación, para devolver la copia a la administración postal extranjera y el original para archivos de este departamento. Diariamente

4 Registrar en las planillas y archivar las cuentas formuladas por nuestra Administración por país y por trimestre. Trimestralmente

5 Registrar en las planillas y archivar, los datos provenientes de las cuentas ya devueltas. Trimestralmente



8 Cumplir con las tareas que le sean encomendadas por su Superior inmediato y que estén acorde al cargo. Según necesidad


DG 64

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.5 Departamento de Contabilidad

Objetivos: Registrar la información de la gestión presupuestaria, financiera y patrimonial, que sirva para apoyar la toma de decisiones de las autoridades responsables de la gestión y las acciones de control, realizando las registraciones contables, financieras y presupuestarias en el Sistema SICO (Sistema Integrado de Contabilidad), generación de STR (Solicitudes de Transferencias del Recursos), control, verificación de documentos de empresas de transportes terrestres y aéreas, procesar las liquidaciones de cuentas de clientes, cuentacorrentistas. Supervisar el registro de los bienes patrimoniales de la Institución.


Dependencias: División Liquidación de Cuentas, División Registros Contables.


1

Procesar los documentos a ser registrados en SICO y en SITE, recepción de facturas, guías, F14, empresas terrestres, CN38 y CN41 en la empresas aéreas, recepción de formularios de cuentacorrentistas en concepto de Franqueo a Pagar y de EMS Nacional e Internacional.

Quincenal y semanalmente

2

Confeccionar notas para el Ministerio de Hacienda, ya sea para la Dirección General del Tesoro Público (Notas de solicitudes de activaciones de cuentas), la Dirección de Contabilidad Pública (Notas de informes financieros), la Subsecretaria de Tributación (Dictámenes de retenciones o exentas), el MOPC (Solicitudes de transferencias de Recursos FF10), descargos respectivos ante la Contraloría General de la República (Informes financieros anuales), así como los memorándum a las distintas dependencias de la Institución.

Según el caso, diario, mensual y

semestral

3

Elaborar planillas de facturación de las empresas aéreas y de transporte terrestre, previa verificación de despachos, basados en el tarifario de precios estipulados en cada contrato con las empresas. Empresa de Transporte Terrestre, control, verificación y posterior facturación en planillas con los Form.14 y las guías de las empresas. Empresa Aérea, control, verificación y posterior facturación en planillas previa aceptación de la cuenta por parte de la empresa, documentos utilizados son el CN 38 y CN 41, tarifarios elaborados en base a la tasa básica anual UPU (Unión Postal Universal).

La carga se realiza diariamente y las

planillas de facturación en forma mensual

4 Realizar impresiones y verificación de Informes Financieros , Balances de Sumas y Variaciones , ejecución Presupuestaria de Gastos, Ejecución Presupuestaria de Ingresos, Balance Consolidado, Estado de Resultado, notas a los Estados Contables.

Mensual y anualmente

5 Remitir Informes Financieros, Patrimoniales FC 4, FC5,FC6, FC7.1 y FC 7.2, Inventario de Bienes de Uso, Revalúo, Informes a la Contraloría, Detalle de Acreditaciones, según STR FF 10 al Ministerio de Obras Públicas.

Mensual y Anualmente

6 Gestionar en la Subsecretaria de Tributación, presentación de formularios, RENTA, cualquier proceso tributario que afecten directamente a la Institución, cambios de información, habilitación de clave de acceso, régimen de información.


7

Gestionar en los Ministerios de Hacienda; DGTP (Tesoro), DGCP (Contabilidad), DGDI (Informática), SET (Tributación), MOPC: consultas técnicas, correcciones, modificaciones, bajas del sistema, retiro de extractos bancarios de las distintas cuentas bancarias de la DINACOPA.

Diaria y mensualmente

8 Realizar conciliaciones bancarias de las Cuentas 98 de Recursos Propios, Cuenta 687 en dólares, Cuenta Administrativa 939.002/4 y Cuenta BNF 9480679 M.H., basados en los extractos bancarios y la impresión del mayor de cada cuenta.

Mensualmente



Permanentemente



Nivel Denominación

Apoyo 5.4.5.1 División de Liquidación de Cuentas


DG 65

Objetivos: Control, verificación y liquidación de cuentas en forma mensual de los distintos clientes cuentacorrentistas de la Institución, por los servicios prestados en concepto de Franqueo a Pagar, EMS Nacional e Internacional.

Dependiente de: Departamento de Contabilidad.



1 Recepcionar los formularios F4, que sirven de documentación sustentable para la comprobación de la cuenta creada por el Cliente, al depositar sus envíos en las Ventanillas de recepción habilitadas para el efecto.

Diariamente

2 Controlar, verificar y clasificar por clientes y por servicios ya sea Franqueo, EMS Nacional e Internacional, posteriormente se verifican el peso, la cantidad de envíos, y la tarifa aplicada para cada depósito efectuado.

Diariamente

3 Generar la cuenta de cada cliente, cargando en planillas de facturación el importe facturado por cliente y por servicio.

Mensualmente

4 Procesar las notas de requerimientos respectivas, así como los detalles o extractos de cada una de las cuentas del Cliente.

Mensualmente

5 Confeccionar los AR para cada cliente con cuentas, que anexados a las notas son enviados a los clientes, asegurando de esta manera la entrega a destino de tal liquidación en tiempo y forma.

Mensualmente


Permanentemente




DG 66

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.5.2 División de Registros Contables

Objetivos: Uso del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF),Art. 54 de la Ley 1535/99 que establece como principio de registración contable, las normas, procedimientos técnicos y documentos destinados a recopilar, evaluar, procesar, registrar, controlar e informar todos los ingresos, gastos, costos y otros hechos económicos que afectan a nuestra Institución, facilitando así el control de las operaciones y la simplificación de los procedimientos administrativos, contables y financieros.

Dependiente de: Departamento de Contabilidad.



1 Realizar los registros contables basados en el Plan de Cuentas Institucional y el Manual de Procedimientos del Sistema Integrado de Contabilidad Pública.

Diariamente

2

Previo análisis de consistencia y validación documental, registrar diariamente las operaciones contables derivadas del ingreso de recursos propios provenientes de las cuentas habilitadas para el efecto en moneda nacional, así como la cuenta en dólares que alimenta la cuenta en guaraníes de recursos propios.

Diariamente

3

Registrar la cuenta denominada Transferencias del Tesoro Nacional y Transferencias Consolidadas Corrientes del Gobierno Nacional, con afectación a la F.F.10 Aporte del Gobierno Central con Recursos del Tesoro, de conformidad con las normas establecidas por la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda.

Diariamente

4 Asignar en forma específica el crédito presupuestario (previsión), con la habilitación de la cuota respectiva.

Quincenal y mensual

5 Realizar los asientos de obligación presupuestaria (cuando ocurre el compromiso de pago originario entre un organismo o entidad del Estado y una persona física o jurídica).

Quincenal y mensual

6 Realizar las operaciones de egresos o pago que constituyen la ejecución presupuestaria. Quincenal y

mensual

7

Verificar y aprobar la carga en SICO de la Obligación Presupuestaria y proceder a ingresar al SITE, modulo habilitado para la generación de Solicitudes de Transferencias de Recursos. La DINACOPA genera STR en fuente de financiación 10 Recursos de Tesoro y 30 Recursos Propios.

Quincenal y mensual

8

Registrar las Cuentas a Cobrar en el documento de Obligación No Presupuestaria, con afección a la Cuenta 001000009480679 “Tesoro Público - Dirección Nacional Correos”. Las mismas derivan de las facturaciones generadas a los Clientes Cuentacorrentistas en los servicios de EMS Nacional e Internacional y Franqueo a Pagar.

Mensual

9

Generar por tipo de solicitud, red bancaria, cuenta administrativa, proveedores, caja chica y fondo fijo, según el expediente en cuestión, en atención a los Niveles 11, 12, 19, 50, 63 y 70 respectivamente. Además cargar las F.F. 10 y F.F. 30, y con ellos las cuentas habilitadas en el BNF para el proceso respectivo de acreditación.

Quincenal y mensual

10

Generar documentos para la firma de los ordenadores del gasto, previa verificación en pantalla de la solicitud en PDF, su impresión y posterior remisión a la Dirección de Administración y Finanzas, para el proceso de pago respectivo en el Tesoro (Ministerio de Hacienda).

Quincenal y mensual

11 Acreditar los productos de compromisos contraídos, por la DGTP (Dirección General del Tesoro Público), vía bancos habilitados para las respectivas acreditaciones.

Quincenal y mensual


Permanentemente


14 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de su cargo. Según necesidad


DG 67

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.6 Departamento de Patrimonio

Objetivos: Mantener con eficiencia y transparencia, un registro completo, codificado y actualizado de todos los bienes patrimoniales de la Institución incluyendo sus movimientos, conforme a la normativa vigente.

Dependiente de: Dirección de Administración y Finanzas



1

Llevar los inventarios y realizar los movimientos de bienes, tanto almacenados como de uso e intangible, clasificados por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación de acuerdo a las normas vigentes de tal forma que garantice la información al día de las características, su valor, el estado de conservación, la ubicación y sus años de vida útil.


2

Remitir los movimientos de bienes de uso e intangible mensualmente dentro de los quince primeros días del mes siguiente, al Departamento de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda, donde se consolidan los datos de los bienes activados que se origina en la Institución. Para el efecto se remiten los FC4 y FC5, y anualmente los formularios FC6, FC7.1 y FC7.2

Mensual

3 Valorizar e informar altas, traspasos, donaciones, etc., en base a lo obligado en el rubro 500 Adquisiciones, realizar las cargas en SICO de las mismas por código asignado y fecha de adquisición del bien.

Quincenal y mensual

4

Revaluar anualmente los bienes de uso depreciables y no depreciables de acuerdo con el índice de precios al consumidor establecido por el Banco Central del Paraguay; efectuado conforme a la normativa de cierre del ejercicio establecida por la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda. Los coeficientes determinados por la Sub-Secretaría de Estado de Tributación del Ministerio de Hacienda. Aplicar la tasa del revalúo, e imprimir los asientos contables que serán registrados a manera de consolidar Contabilidad-Patrimonio, el FC6 y el FC7.1 y FC 7.2.

Anualmente


Permanentemente




DG 68

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.7 Departamento Financiero

Objetivos: Administrar y controlar la situación financiera de la Institución, custodiar los valores de caja y productos postales para la venta, recepcionar todo tipo de ingresos y depositarlo en el banco asignado, realizar el control y registro financiero y presupuestario de la Institución.


Dependencias: División Admisión de Servicios Especiales, División Control Financiero, División de Recaudaciones, División Distribución y Control de Valores, División Admisión de Valores, División Franqueo a Pagar.


1 Recibir el importe de los valores por el servicio que presta la Dinacopa Diariamente

2 Controlar y verificar el depósito diario y el importe de los ingresos recepcionados por la oficina de recaudaciones.

Diariamente

3 Recibir una copia de lo depositado en cada cuenta, de manera que se pueda comprobar que el total de lo recaudado en un día determinado, haya sido íntegramente depositado al día siguiente hábil, cerrando así el circuito de flujo de caja.

Diariamente

4 Elevar informes de las recaudaciones al superior inmediato con copia al Director/a General de la DINACOPA.

Diario, y/o Mensual

5 Mantener el archivo actualizado y ordenado de todos los documentos financieros. Permanente

6 Coordinar las tareas en los diferentes sistemas referentes a los servicios especiales y nuevos del producto.

Diariamente



Permanentemente




DG 69

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.7.1 División Admisión de Servicios Especiales

Objetivos: Atención al cliente para la admisión del servicio de EMS Nacional e Internacional, tanto contado como crédito.

Dependiente de: Departamento Financiero.



1 Recibir y confeccionar los documentos denominados F4 de los clientes con crédito. Diariamente

2 Recibir los envíos retirados de los clientes a crédito. Diariamente

3 Verificar la correcta asignación de las tarifas. Diariamente

4 Mantener actualizado con el Departamento de Cobranzas, el Listado de Clientes Morosos, a fin de evitar la admisión de sus envíos hasta su regularización en dicha oficina.

Diariamente

5 Recibir los envíos E.M.S. nacionales e internacionales, al contado y a crédito, que luego son transferidos a las correspondientes oficinas de E.M.S. Nacional e Internacional.

Diariamente

6 Remitir los F4 al Departamento de Contabilidad. Semanalmente

7 Remitir informe al Dpto. de Cobranza con copia al Dpto. Financiero sobre movimientos en Carteras de Clientes, tanto Contado como Crédito.

Mensualmente


Permanentemente




DG 70

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.7.2 División Control Financiero

Objetivos: El control sistemático, en base al tarifario, de que los cobros efectuados por las ventanillas de admisión estén correctamente aplicados: peso y precio de acuerdo al lugar de destino.




1 Recibir el duplicado del C.U.I. para controlar la aplicación correcta del tarifario en el cobro de los envíos nacionales e internacionales de las oficinas de admisión central, sucursales del área metropolitana y agencias del interior, sin enmiendas ni borrones.

Diariamente

2 Controlar que las planillas de rendiciones diarias presentadas a la oficina de recaudaciones estén correctamente conformadas.

Diariamente

3 Remitir notificaciones a las sucursales del área central, metropolitana e interior del país, por irregularidades detectadas en el cobro de las tarifas y/o por atrasos en rendiciones de los C.U.I.; con copias a la oficina de Auditoria.

En cada caso

4 Provisión y control de entrega de los Comprobantes Únicos de Ingresos (C.U.I.) a las oficinas de Admisión Central, Área Metropolitana e Interior.

Según necesidad

5 Control del stock de los C.U.I., prevenir su desabastecimiento gestionando la provisión solicitando al Ministerio de Hacienda la confección de los talonarios, perforación y su posterior retiro.

En los casos requeridos

6 Informar en el acto al Departamento Financiero con copia a Auditoría Interna, en caso de detectar irregularidades, atrasos, enmiendas u errores, incluyendo las recomendaciones del caso.

En cada caso

7 Entrega de Formularios F4 a las áreas que prestan el servicio de Franqueo a Pagar. Según necesidad

8 Controlar que la recaudación total consolidada de un día sea depositada en el banco operante al día siguiente, o si fuese recaudación de fin de semana o víspera de feriado, a más tardar el primer día hábil.

Diariamente

9 Recibir una copia de lo depositado en cada cuenta, de manera tal que se pueda comprobar que el total de lo recaudado en un día determinado, haya sido íntegramente depositado al siguiente día hábil, cerrando así el circuito de flujo de caja.

Diariamente

10 Elevar informe al Departamento Financiero de los controles efectuados a la Gerencia de Administración y Finanzas, con copia a la Dirección General.

Quincenalmente


Permanentemente




DG 71

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.7.3 División de Recaudaciones

Objetivos: Recepcionar las recaudaciones de las ventanillas de admisión de todas las agencias y sucursales a nivel nacional, custodiar los valores de caja y documentos de respaldo.




1 Coordinar, controlar y ejecutar trabajos relacionados al buen desempeño financiero de las dependencias que tienen perceptoría.

Diariamente

2 Mantener un archivo cronológico y ordenado de las documentaciones de esta dependencia.

Diariamente

3 Recibir y controlar el dinero, las planillas y CUI de respaldo, de las recaudaciones por ventas diarias de las ventanillas de admisión de la oficina central, área metropolitana e Interior.

Diariamente

4 Recibir y controlar las boletas de depósito del BNF, sus planillas y CUI de respaldo, de las recaudaciones por ventas diarias de las ventanillas de admisión del área Metropolitana e interior del país.

Diariamente

5 Preparar informes sobre la recaudación del mes para el Tesoro Público del Ministerio de Hacienda.

Mensualmente

6 Mantener un registro de los productos y/o servicios vendidos por cada Agencia/Sucursal de todo el país, para poder conocer la demanda del mercado local.

Diariamente

7 Realizar informes mensuales de las recaudaciones de las sucursales y presentar las rendiciones de las planillas de las mismas, a fin de mantener el respaldo de todas las documentaciones en orden.

Mensualmente

8 Realizar el cobro de cada servicio y/o producto vendido, utilizando como guía el tarifario vigente, para no tener diferencias monetarias en el momento del cierre de caja.

Diariamente

9 El Perceptor (Cajero) debe entregar antes de retirarse de la Institución, la recaudación diaria junto con el duplicado de los C.U.I. utilizados y la Planilla de Recaudación, para el cierre y entrega de caja a quien fuese designado.

Diariamente

10 Recepción y pago de dinero por el Servicio de Correo Giros. Diariamente

11 Depositar diariamente la recaudación generada por las ventas de los servicios postales ofrecidos, en el Banco Nacional de Fomento, en la cuenta habilitada para el efecto.

Diariamente

12 Realizar las verificaciones y controlar las operaciones de los cobros del servicio de “Aquí Pago” convenidos con esa empresa, así como los respectivos depósitos de los mismos.

Diariamente

13 Realizar el cobro al cliente, con el comprobante Único de Ingreso confeccionado por la oficina de admisión para su cobro

Diariamente

14 Recibir del cliente cuentacorrentista su estado de cuenta proveído por la oficina de Contabilidad para generar un Comprobante Único de Ingreso y proceder al cobro

Diariamente

15

Remitir todas las planillas con CUI, una vez controladas e ingresadas a la Oficina de Control Financiero, de todas las sucursales del interior, metropolitana y casa central, para poder realizar un control cruzado y evitar fuga de algún detalle que pudiera desarmonizar la organización.

Diariamente


Diariamente




DG 72

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.7.4 División Distribución y Control de Valores Postales

Objetivos: Gestionar el retiro de estampillas postales del Departamento de Recursos Financieros de la Dirección General del Tesoro Público del Ministerio de Hacienda; controlar y registrar el movimiento de valores, entrada, salida y existencia de los productos en poder de los perceptores (en Ventanillas, Área Metropolitana e Interior del país).




1 Proveer Estampillas Postales para la venta a las distintas áreas afectadas por el servicio. Según necesidad

2 Mantener el registro actualizado (planillas y fichas) de los productos en su poder y en el de los preceptores, quienes retiran a crédito o contado,

Diariamente

3 Prevenir la falta de estampillas, solicitando con anticipación la impresión de los sellos postales a la Asesoría Filatélica.

Según necesidad

4 Retirar las estampillas del Área de Valores Fiscales del Ministerio de Hacienda. Según necesidad

5 Encargarse de la custodia y actualización del inventario del stock en las planillas y fichas. Diariamente

6 Distribuir y controlar el movimiento de valores, tanto de los entregados y aquellos en existencia (saldo), en la ficha correspondiente.

Diariamente

7 Controlar los saldos y movimientos las sucursales y agencias agrupadas por: a) Ventanilla, b) Área Metropolitana, c) Interior

Diariamente

8 Informar el movimiento de valores (tanto el de Ventanilla, Metropolitana e Interior) al Departamento Financiero.

Mensualmente

9 Entregar en su totalidad los valores que corresponden a gentileza (según normas relativas que regulan la materia) a la Asesoría Filatélica.

Según necesidad


Permanentemente




DG 73

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.7.5 División Admisión de Valores

Objetivos: Admisión, cobro y transferencia de los envíos postales a las oficinas correspondientes (nacional e internacional).




1 Brindar al cliente una atención excelente, conforme a las exigencias del mercado y las políticas de la Institución.

Permanente

2 En caso que el cliente desconozca el servicio requerido, explicarle amablemente las características del mismo, ayudándolo a completar los datos de su envío.

Diariamente

3 Recepcionar los envíos postales conforme a las disposiciones vigentes del Convenio de la UPU.

Diariamente

4 Aplicar sistemas de control de franqueo conjuntamente con Auditoría Interna y Control de Calidad ; control financiero y Recaudación

En todo momento

5 Asegurarse que la aplicación de la tarifa sea la correcta en todas sus dependencias Permanente

6 Promover la capacitación de los recursos Humanos para mantener la calidad de la atención al público.

Permanente

7 Colaborar con la Gerencia de Recursos Humanos en cuanto a la asignación de funcionarios sea racional

En cada caso

8 Controlar que las áreas a su cargo cumplan a cabalidad sus funciones, conforme a las normas y leyes postales vigentes.

Diariamente

9 Coordinar la aplicación de sistemas de promoción de servicios y productos postales conjuntamente con el área Comercial.

En cada caso

10 Informar del movimiento de los envíos postales y remitirlos mensualmente al área de Estadísticas.

Mensualmente

11 Responsabilizarse de la custodia de los envíos admitidos mientras estén en su poder hasta su posterior transferencia a las oficinas correspondientes (nacional e internacional).

Diariamente

12 Ofrecer y satisfacer las expectativas del cliente por medio de los servicios requeridos por este. (en caso de que el cliente desconozca el servicio se le debe explicar con paciencia y respeto las características de cada servicio)

Diariamente

13 Completar la hoja de transferencia de cada envío depositado y transferirlo para el área correspondiente (nacional e internacional).

Diariamente

14 Mantener un archivo ordenado y actualizado a fin de contar con información veraz y oportuna para cualquier momento que fueran solicitadas.

Permanentemente

15 Colaborar con la Auditoría Interna o cualquier ente autorizado para el control y/o verificación que requirieran realizar.

En cada caso

16 Recolectar, sellar, clasificar y transferir los envíos depositados al área que corresponda, de acuerdo al servicio abonado por el cliente.

Diariamente

17 Elaborar informe estadístico y remitirlo al Departamento correspondiente. Mensualmente


Permanentemente


20 Brindar al cliente una atención excelente, conforme a las exigencias del mercado y las políticas de la Institución.

Permanente

21 En caso que el cliente desconozca el servicio requerido, explicarle amablemente las características del mismo, ayudándolo a completar los datos de su envío.

Diariamente


23 Recepcionar los envíos postales conforme a las disposiciones vigentes del Convenio de la UPU.

Diariamente

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.7.6 División Franqueo a Pagar


DG 74

Objetivos: Recepcionar los envíos depositados por medianos y grandes clientes corporativos con cuenta corriente y transferirlos a las oficinas respectivas para su procesamiento.




1 Recepcionar los envíos de correspondencia depositadas por clientes con cuenta corriente con acuerdos contractuales y recibir el formulario F4, consignando los datos correspondientes.

Diariamente

2 Controlar que los datos consignados en los envíos estén acorde con las normas establecidas para acceder al servicio, como la impresión de número de resolución, los datos del remitente y destinatario.

En el momento de la admisión

3 Controlar que el número de resolución del envío corresponda con los datos del remitente. En el momento de

la admisión

4 Controlar que el estado físico de los envíos se ajuste a las normas postales nacionales e internacionales vigentes (UPU – UPAEP).

En el momento de la admisión

5 Rechazar de inmediato los envíos que no estén de acuerdo a la normativa postal vigente. En el momento de

la admisión

6 Certificar la admisión de los envíos (aplicando los procedimientos establecidos) con el sello fechador.

En todo los sobres

7 Clasificar los envíos conforme a las oficinas que se encargaran del procesamiento (Centro de Clasificación, Distribución y Entrega) con el Formulario T1 de transferencia.

Diariamente

8 Transferir los envíos acompañado del Formulario T1 a la oficina correspondiente. Diariamente

9 Remitir el Formulario F4 a la oficina de Contabilidad. Diariamente

10 Llevar un completo y ordenado archivo de las documentaciones. Permanentemente

11 Llevar un registro clasificado por destino y fecha de ingreso de los envíos recepcionados. Diariamente

12 Remitir mensualmente los datos del movimiento de los envíos e ingresos al Departamento de Estadísticas.

Mensualmente


Permanentemente




DG 75

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.8 Departamento Administrativo y Giraduría

Objetivos: Generar órdenes de pagos de los distintos rubros. Coordinar, organizar y controlar las gestiones realizadas en el departamento Administrativo sirviendo de apoyo continúo a la dirección de Administración y Finanzas de manera a lograr el objetivo deseado.


Dependencias: División Rendición de Cuentas, División Suministro, División Imprenta, División Servicios Generales.


1 Generar órdenes de pagos de los distintos rubros de Servicios Personales (Nivel 100) a través del Sistema Nacional de Recursos Humanos (SINARH) del Ministerio de Hacienda.

Permanentemente

2 Recepción y confección de planillas de embargos judiciales de juicios varios y prestación de alimento, posteriormente descontados de sus haberes a los funcionarios demandados previo dictamen de la Asesor Jurídica de la Institución.

Mensualmente

3 Confección de cheques a la orden del VEN para las distintas cuentas judiciales. Permanentemente

4 Confección de cheques de la STR (Solicitud de Transferencias de Recursos) obligados por cuenta administrativa, ya sea para pago de pasajes, salarios de funcionarios por única vez en el año, a algunos proveedores y pago de multas.

Permanentemente

5 Recepción de las distintas planillas y expedientes de gastos con las STR debidamente firmadas para su control y entrega a las personas responsables (gestores) para el ingreso en la dirección General del Tesoro Público (Ministerio de Hacienda).

Permanentemente

6 Una vez realizados los pagos, remitir los expedientes al Departamento de Contabilidad para su registro contable.

Permanentemente

7 Realizar gestiones de aperturas de cuentas de funcionarios incorporados a la Institución. Ocasionalmente

8 Generar solicitud de cancelación de cuentas de funcionarios que dejan de pertenecer a la DINACOPA.

Ocasionalmente

9 Realizar Giro de Sueldos para funcionarios de las distintas agencias a nivel nacional incorporados a la DINACOPA.

Mensualmente

10 Recepción de documentos provenientes de distintas dependencias. Diariamente

11 Direccionar los documentos en las distintas áreas según su naturaleza.

Diariamente

12 Coordinar y controlar las distintas tareas de las dependencias a su cargo. Diariamente

13 Procesar solicitudes de compra de insumos que no se cuentan en existencia. Según necesidad


15 Resolver los problemas urgentes con la anuencia del Director Administrativo y Financiero. Según necesidad



Permanentemente



DG 76

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.8.1 División Rendición de Cuentas

Objetivos: Preparar los expedientes correspondientes para la rendición de cuentas, verificando que las mismas estén de acuerdo a las exigencias de la Resolución Nº 653 de la Contraloría General de la República.

Dependiente de: Departamento Administrativo y Giraduría.



1 Recepcionar los expedientes procesados y desembolsados de los rubros denominados Servicios Personales y los gastos de la DINACOPA

Permanente

2 Verificar los expedientes de acuerdo a las exigencias de la Resolución CGR Nº 653 (en la cual se aprueba la guía básica de documentos de rendición de cuentas que sustenta la ejecución presupuestaria.)

Según Cada caso

3 Completar el expediente según Resolución. En todos los casos

4 Entregar al departamento de contabilidad para los registros contables. Permanentemente

5 Archivar una vez realizado el pago Diariamente

6 Preparar en una carpeta por rubros para su posterior revisión ya sea por el Departamento de Auditoría Interna o de la Contraloría General de la República u otro tipo de control

En cada caso

7 Formular recibos de contrataciones públicas (retenciones) conforme a la Ley Nº2051/03 Según cada caso


Permanentemente




DG 77

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.8.2 División de Suministro

Objetivos: Recepción, guarda y entrega de los materiales, insumos, útiles y otros, a las distintas oficinas, conforme a las compras de dichos materiales y útiles realizado por la Dirección de Administración y Finanzas




1 Proveer de materiales y útiles a las oficinas de la Dirección de Correos para su normal funcionamiento.

Mensualmente

2 Solicitar con anticipación al Departamento Administrativo y Giraduria, la adquisición de los útiles y materiales a suministrar, en base a las necesidades de las distintas oficinas.

Mensualmente

3 Organizar en depósito y entregar los pedidos de materiales, insumos y útiles a las distintas oficinas e impresión de formularios diversos

Diariamente

4 Realizar mensualmente el asiento en fichas, el movimiento de entrada y salida de materiales y útiles de Oficina

Mensualmente

5 Solicitar a la División Imprenta la confección de los diversos formularios, en base a las necesidades y pedidos de las distintas oficinas.

Según necesidad


Permanentemente




DG 78

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.8.3 División Imprenta

Objetivos: Realizar Trabajos de impresiones en general a fin de cumplir con las solicitudes




1 Realizar a través de la Sección maquina impresiones tipográficas automática de largo y corto tiraje en blanco y negro y en colores.

En todo momento

2 Realizar cortes de imprenta en general, con capacidad de una medida luz de 91 x 92,5. En cada caso

3 Realizar encuadernaciones en general con tapa dura y pegados de sobres, perforados y presilla dos industriales.

En cada caso

4 Preparar tipografías de imprenta para realizar trabajos como tarjetas, afiches, formularios y otros.

En todo momento

5 Controlar la calidad de las impresiones realizadas en su forma y numeraciones entre otros. En todo momento

6 Llevar un inventario y registro ordenado de las impresiones realizadas. En todo momento

7 Realizar periódicamente los pedidos de materiales necesarios para el buen funcionamiento de la oficina.

En cada caso

8 Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior inmediato. Mensualmente


Permanentemente




DG 79

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.8.4 División de Servicios Generales

Objetivos: Realizar el mantenimiento y/o reparación de muebles e inmuebles de la institución y velar por el mantenimiento del edificio.


Dependencias: Sección Central Telefónica, Sección Limpieza.


1 Planificar las tareas de reparación y mantenimiento a realizar. Trimestralmente

2 Mantener un plantel de personal técnico para realizar las diferentes tareas (plomería, carpintería, albañilería, electricidad y limpieza).

Permanente

3 Fiscalizar las estructuras, reparaciones, mantenimientos, fabricación de muebles e instalaciones de equipos de oficina, realizados por su personal o terceros.

Según cada caso

4 Realizar el mantenimiento y la reparación de los equipos de oficinas, muebles, e inmuebles, accesorios eléctricos y limpieza en general de la institución y sus sucursales.

En cada caso

5 Realizar visitas programadas a las distintas sucursales del Correo para hacer un relevamiento general y determinado de la situación en que se encuentran los edificios.


6 Sugerir realizar el mantenimiento y/o reparación, según informe detallado de las necesidades

Según cada caso

7 Relevar datos de las sucursales y de las necesidades a ser atendidas para planificar según cronograma y visto bueno de su jefe inmediato.


8 Prestar todo tipo de servicios a las distintas oficinas solicitantes, así como el traslado de muebles, instalación de equipos eléctricos, etc.

Permanente

9 Atender todas las solicitudes de mantenimiento, reparación, limpieza de muebles e inmuebles de las distintas dependencias y proceder conforme a los pedidos.

Permanente

10 Emitir un informe mensual de los trabajos realizados, al Departamento Administrativo y Giraduría.

Mensualmente

11 Gestión para el mantenimiento en stock permanente de aquellos insumos más utilizados Permanente

12 Realizar la planificación correspondiente para la mejor organización de las tareas. Permanente

13 Realizar campañas de concienciación del mantenimiento de la limpieza del edificio y utilización de los recursos en coordinación con la División Capacitación del Personal.

Permanente



Permanentemente




DG 80

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.8.5 Sección Central Telefónica

Objetivos: Recibir y realizar llamadas telefónicas, cumpliendo con las exigencias del Cliente interno y externo brindando un servicio de calidad encaminando todas las consultas con eficacia.

Dependiente de: División Servicios Generales.



1 Planificar los turnos y horarios de trabajo para el desarrollo de las tareas en esta dependencia.

Trimestralmente

2 Recepcionar y encaminar de manera efectiva y amable, las consultas realizadas a través de la Central Telefónica.

Permanente

3 Contar con un listado actualizado de los números de teléfonos directos e internos utilizados en la DINACOPA

Diariamente

4 Contar con un listado actualizado de nombres de Directores y jefes de las distintas áreas, tener conocimiento de la jerarquía, cargo nivel que ocupa.

Permanente

5 Mantener un cuaderno de novedades diarias Permanente

6 Informar al jefe inmediato de cualquier situación irregular o de algún problema que se presentare.

Según cada caso

7 Organizar y coordinar las guardias de los funcionarios de esta dependencia en los días sábados si fuere necesario el trabajo.

Según caso


Permanente

9 Mantener un cuaderno de anotaciones de llamadas que realizan los funcionarios a través de la Central Telefónica.

Permanente

10 Proponer realizar capacitaciones a los funcionarios de esta área con temas inherentes a esta tarea

Según cada caso


Permanentemente



DG 81

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.8.6 Sección de Limpieza

Objetivos: Mantener las instalaciones de la DINACOPA limpias y ordenadas.

Dependiente de: División de Servicios Generales.



1 Realizar la planificación de la limpieza, para una mejor organización de las tareas. Trimestralmente

2 Realizar la limpieza de oficina por oficina utilizando elementos y artefactos según necesidad de cada oficina (aspiradora, repasado, otros).

Diariamente

3 Coordinar que la limpieza diaria de las distintas oficinas se realicen según planificación. Permanente

4 Verificar que la limpieza se realice con calidad especialmente los sanitarios de los distintos pisos y dependencias.

Diariamente

5 Una vez terminada la limpieza acomodar los elementos en forma segura y ordenada en el lugar correspondiente.

Diariamente

6 Gestionar la provisión oportuna de los elementos de uso diario. Permanente

7 Utilizar responsablemente los artefactos de limpieza de la institución. Permanente

8 Informar inmediatamente a su Jefe inmediato por escrito en caso de falla de algún elemento o artefacto utilizado para la limpieza.

Según cada caso

9 Promover el uso correcto de basureros en la institución. Permanente

10 Mantener un plantel capacitado para realizar la limpieza correcta. Permanente

11 Informar a su jefe inmediato si encontrara desperfectos en los sanitarios u oficinas. Según cada caso

12 Contar con un archivo actualizado y ordenado de los trabajos realizados. Permanente


Permanentemente


Permanente



DG 82

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.9 Departamento de Presupuesto

Objetivos: Gestionar la ejecución de gastos del presupuesto teniendo en cuenta la planificación anual integral de las dependencias.


Dependencias: División Programación Presupuestaria, División Ejecución Presupuestaria y División Control y Evaluación Presupuestaria.


1 Planificar y programar el Presupuesto anual, coordinar y supervisar, en base a las políticas preestablecidas y según la normativa vigente, la ejecución de los ingresos y gastos de la institución.

Permanente

2 Definir las informaciones que se deben originar con el fin de contar con un buen sistema de información que facilite a la Dirección de su área la toma de decisiones así como el control general de las actividades realizadas.

Semanal

3

Administrar el proceso de formulación, presentación y estimaciones de gastos e ingresos para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto según las prioridades de la Institución con las distintas Direcciones, en base a los lineamientos establecidos en el decreto reglamentario.

Según necesidad

4 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en esta dependencia. Permanente

5 Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a la Dirección de Adm. Y Finanzas. Mensual

6 Analizar la ejecución de gastos del presupuesto vigente, a fin de determinar acciones para el ajuste del presupuesto de las dependencias de acuerdo a los recursos financieros con que cuenta la institución.

Periódicamente

7 Coordinar la definición de los objetos de gastos necesarios para la institución. Según

Planificación

8 Coordinar la definición de informaciones necesarias para la toma de decisiones. En todo momento

9 Recibir, controlar y realizar el seguimiento de los documentos elaborados en todas sus dependencias, así como manejar los plazos.

Todo el tiempo

10 Supervisar las imputaciones. En todos los casos

11 Supervisar el Plan de Caja Institucional. En todos los casos

12 Administrar el proceso de estimación, formulación y presentación de gastos e ingresos para la elaboración del anteproyecto de presupuesto, en base a los lineamientos establecidos en el decreto reglamentario.

Diariamente

13 Coordinar las proyecciones y estimaciones de ingresos y gastos para la elaboración del anteproyecto de presupuesto para el año, según las prioridades de la Institución con las distintas Direcciones de la misma, basándose en las reglamentaciones vigentes.

Anualmente

14

Coordinar la elaboración del anteproyecto del Presupuesto General de la Entidad, Presupuesto Plurianual, Plan Financiero, proponer modificaciones y/o ampliaciones del presupuesto vigente de acuerdo a las necesidades de la Institución y las reglamentaciones vigentes.

Anualmente

15 Remitir a consideración de la DAF la formulación del Plan Financiero Anual, de conformidad con el presupuesto aprobado.

Anualmente

16 Realizar evaluaciones de gestión a los funcionarios a su cargo, de acuerdo a los plazos establecidos por la DINACOPA.

Según necesidad



Permanentemente


Permanente


Nivel Denominación

Apoyo 5.4.9.1 División Programación Presupuestaria


DG 83

Objetivos: Gestionar y Programar la elaboración del Presupuesto de la DINACOPA.

Dependiente de: Departamento de Presupuesto.



1 Proponer, gestionar y programar la elaboración del Presupuesto de la DINACOPA.

Permanente

2 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en esta dependencia. Permanente

3 Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior inmediato. Mensualmente

4 Definir los objetos de gasto necesarios para su utilización Según cada caso

5 Mantener actualizada la memoria de la institución, sus objetivos, políticas, misión, visión productos e indicadores, según las recomendaciones de los demás departamentos de la institución y su superior inmediato.

Anualmente

6 Estudiar las proyecciones y estimaciones de ingresos y gastos para la elaboración del anteproyecto de presupuesto para el año, en coordinación con su superior inmediato.

Anualmente

7 Elaborar el anteproyecto del Presupuesto General de la Entidad, Plan Financiero, Presupuesto Plurianual, modificaciones y/o ampliaciones del presupuesto vigente de acuerdo a las autorizadas por el superior inmediato.

Anualmente

8 Gestionar la inclusión de las fuentes de financiamiento no genuinos en el presupuesto de gastos para la ejecución de los proyectos de inversión y tramitar la contrapartida nacional, conforme a las normas vigentes.

Anualmente

9 Coordinar la elaboración del Plan Operativo. Anualmente


Permanentemente


Permanente



DG 84

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.9.2 División Ejecución Presupuestaria

Objetivos: Dar seguimiento a la ejecución del Presupuesto anual rigiéndose por las normas y principios de la ley Presupuestaria.




1 Acompañar la ejecución del Presupuesto anual rigiéndose por las normas y principios de la ley Presupuestaria.

Permanente

2 Controlar que la ejecución presupuestaria este al día, en base al Plan Financiero anual y su posterior entrega a la Dirección de Administración y Finanzas.

Mensual

3 Realizar el pedido mensual de Plan de Caja Institucional, al Ministerio de Hacienda, Según Disponibilidad del plan Financiero y las Prioridades Institucionales.

Mensual

4 Verificar la Carga mensual del Alcance de los Productos, en el SIAF, según los datos proveídos a este departamento.

Mensual

5 Controlar y emitir los Certificados de Disponibilidad Presupuestaria, así como la activación de los Códigos de Contrataciones.

Según necesidad

6 Definir las imputaciones a realizarse en el mes, para consideración del superior inmediato y posterior obligación, según disponibilidad presupuestaria.

Mensual

7 Elaborar los informes en cuanto a la ejecución presupuestaria, solicitados por la Dirección de Administración y Finanzas.

Mensual


Permanente

9 Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior inmediato. Según necesidad


Permanentemente



DG 85

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.9.3 División Control y Evaluación Presupuestaria

Objetivos: Controlar y evaluar la ejecución presupuestaria con eficiencia y eficacia.




1 Controlar y evaluar permanentemente la ejecución presupuestaria. Permanente

2 Remitir los saldos presupuestarios para la ejecución de viáticos, según disponibilidad presupuestaria, a la Dirección de Administración y Finanzas.

Según cada caso

3 Recibir y controlar los datos y documentos que deben ser procesados y archivos. Diariamente

4 Controlar que el archivo de las documentaciones que respaldan las imputaciones este actualizada y en condiciones de consulta.

Permanente

5 Elevar informes mensuales, trimestrales y semestrales según los plazos establecidos a la Dirección de Administración y Finanzas.

Según cada caso

6 Realizar seguimiento y conciliación del presupuesto y de los gastos realizados. Diariamente

7 Controlar y supervisar el cumplimiento de las normas y principios de control interno. Mensualmente


Permanente

9 Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior inmediato. Mensual


Permanentemente



DG 86

Nivel Denominación

Apoyo 5.4.10 Departamento de Cobranzas

Objetivos: Gestionar el cobro de los servicios prestados a crédito y coordinar el mantenimiento de las líneas de créditos asignadas a cada cliente.




1 Preparar las documentaciones de cuentacorrentistas a fin de realizar la gestión de cobro de los servicios prestados.

Para cada caso

2 Colaborar con el Departamento de Presupuesto en las estimaciones cuantificadas de ingresos.

Anualmente

3 Monitorear y elevar al Dpto. Financiero la recaudación obtenida a través de las gestiones realizadas por el Departamento de Cobranzas de los cobros diarios efectuados de las cuentas corrientes.

Diariamente

4 Preparar, analizar y procesar al cierre del mes, las cuentas a crédito, por servicios prestados.

Mensualmente

5 Preparar los informes de las cobranzas del mes para la Dirección de Administración y Finanzas.

Mensualmente

6 Planificar las metas del mes siguiente con los parámetros de créditos y cobranzas. Mensualmente

7 Mantener un orden de los documentos F4 (Cuenta corriente) cobrados y por cobrar, preparándolos para el cierre mensual.

Diariamente

8 Monitorear el desempeño diario de las cobranzas, comparando y corrigiendo el avance de los objetivos establecidos, analizando las variaciones. Aplicar acciones correctivas a errores y problemas en el desarrollo de sus funciones.

Diariamente

9 Gestión de cobro de todos los servicios prestados y/o productos que ofrece la Institución ya sean de contado o de crédito.

En todo momento

10 Controlar y registrar las cobranzas diarias de las cuentas. Diariamente


Permanentemente


Permanente



DG 87

Nivel Apoyo Denominación

5.4.11 Departamento de Giros

Objetivos: Gestionar el cobro de los servicios prestados a crédito y coordinar el mantenimiento de las líneas de créditos asignadas a cada cliente.




1 Dirigir y coordinar que todos los trabajos de esta Área sean desarrollados correctamente. Todo el tiempo

2 Vigilar el cumplimiento de lo establecido en los convenios/contratos de prestación de servicios de Correo Giros.

Todo el tiempo

3 Presentar proyectos que acompañen el desarrollo del servicio. Según cada caso

4 Planificar la capacitación y actualización de los recursos humanos relacionados al servicio. Todo el tiempo

5 Gestionar con el superior Inmediato la disponibilidad de los recursos y elementos necesarios para la ejecución del trabajo

Todo el tiempo

6 Presentar Informe por escrito al superior inmediato de los resultados de las gestiones. Todo el tiempo


Permanente

8 Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo y del servicio.

Según la necesidad


DG 88

5.5 DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS


DG 89

Nivel Denominación

Apoyo 5.5 Dirección de Recursos Humanos

Objetivos: Planificar, organizar, desarrollar y coordinar así como también aplicar las técnicas de control capaces de promover el desempeño eficiente del personal; representar como medio que permita a los funcionarios de la DINACOPA alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.


Dependencias: Coordinación de Recursos Humanos, Coordinación General de Escuela Postal, Unidad de Gestiones Jubilatorias, Departamento de Gestión y Control de personal, Departamento de Salario, Departamento de Concursos, Departamento Académico, Departamento de Evaluación de Desempeño,.


1 Coordinar y asegurar que el personal reciba la capacitación adecuada y necesaria para desempeñar correctamente sus funciones.

Permanentemente

2

Apoyar a la organización en el desarrollo del personal a través de actividades de formación, elaborando un plan de capacitación, evaluándolo y mejorándolo en forma continua de acuerdo a las necesidades.

Anualmente

3 Apoyar a la organización en el proceso selección interna de recursos humanos y en la búsqueda de talentos externos e internos, y su asimilación dentro de la DINACOPA, mediante una asignación efectiva de los mismos.

Permanentemente

4 Dar seguimiento al proceso anual de evaluación del desempeño, apoyando a las áreas en el proceso de calificación del personal.

Anualmente

5 Administrar y controlar las políticas del personal en todos los ámbitos. Permanentemente

6 Gestionar las operaciones administrativas referente al personal siguiendo los lineamientos, procedimientos y normativas previstas en los reglamentos de la Institución, manteniendo una base de datos actualizada.

Diariamente

7 Administrar los beneficios sociales que la administración provee al personal, proponiendo iniciativas que los optimicen.

Diariamente

8 Mantener informada a las jerarquías acerca de los indicadores y estadísticas relevantes de la organización y sus tendencias y potenciales consecuencias.

Mensualmente

9 Asesorar en el tratamiento de casos específicos de sus empleados, o en negociaciones de carácter laboral, representando a la DINACOPA en los temas relacionados con el personal, y coordinando las relaciones con los representantes de los funcionarios.

Según Necesidad

10 Dirigir y controlar el proceso de asignaciones en los distintos conceptos a los funcionarios permanentes, contratado y comisionados.

Según necesidad

11 Controlar y dirigir el proceso de información, utilización y archivos de la documentación y los legajos del personal.

En todo momento


Permanentemente

13 Velar por el buen desempeño de todas las dependencias a su cargo. Permanentemente


Permanente

15 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo. En todo momento


DG 90

Nivel Apoyo

Denominación

5.5.1 Coordinación de Recursos Humanos

Objetivos: Planificar, desarrollar, organizar y coordinar las tareas concernientes a la Dirección de Recursos Humanos, así como también aplicar las técnicas de control capaces de promover el desempeño eficiente del personal. Cooperar para que los funcionarios de la DINACOPA alcancen los objetivos relacionados directa o indirectamente con el trabajo.

Dependiente de: Dirección de Recursos Humanos.



1 Asistir al Director/a del Área para el buen desempeño de las funciones de sus dependencias, cooperando y representándole en las tareas o reuniones que sean necesarias.

Según necesidad

2 Sustituir al Director/a de Recursos Humanos en caso de ausencia temporal y realizar gestiones o labores por mandato del mismo ante situaciones que requiera su presencia sin que ello implique la autoridad para tomar decisiones.

Según necesidad

3 Oficiar de nexo en las audiencias solicitadas por los funcionarios de la Institución y particulares con el Director del Área, relacionadas a cuestiones de su interés.

Diariamente

4 Mantener informado al Director del Área acerca de los movimientos relevantes de la Institución y sus directrices.

Según cada caso

5 Proporcionar la información necesaria y actualizada de interés para los funcionarios de la Institución con relación a sus labores diarias o periódicas.

Diariamente

6 Recepción y remisión de documentos administrativos. Diariamente

7 Tramitar y archivar la documentación recibida y remitida por la Dirección de Recursos Humanos.

Diariamente

8 Elevar notas de exclusión del Sistema SINARH .

Según cada caso

9 Elaborar circulares con disposiciones emanadas por la máxima autoridad.

Permanentemente

10 Facilitar a los funcionarios y familiares de los afectados notas para obtener becas de estudios a través de la Secretaria de la Función Pública.

Según cada caso

11 Elaborar informe solicitado por Asesoría Jurídica para los Sumarios Administrativos en proceso.

Según cada caso


Permanente


Según necesidad


DG 91

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.2 Departamento de Gestión y Control del Personal

Objetivos: Promover el desarrollo de los trabajadores para el aprovechamiento de sus potenciales.


Dependencias: División Informatización y Actualización de Legajos, División de Control y Fiscalización del Personal.


1

Dar seguimiento al proceso Administrativo del Personal relacionados con el uso de licencias de cualquier índole, el cumplimiento de los horarios de labor asignados y todo aspecto vinculado con las asistencias al trabajo, aplicando los mecanismos de control que se definen e investigando las causas de ausencias y llegadas tardías o retiro anticipado.

Diariamente

2 Recepción, Control y Remisión de Planillas de Asistencias del Área Metropolitana e Interior del país a la Unidad encargada para su posterior registro.

Diariamente

3 Mantener actualizado la Base de Datos de los Servidores Públicos del mes; Permanentes, Contratados, Comisionados, Pasantes y Ex funcionarios.

Diariamente

4

Elaboración y remisión en tiempo y forma de Certificados y Constancias de Trabajos, Fojas de Servicios, Actualización de Sueldo de los Servidores Públicos permanentes, contratados, comisionados y ex servidores públicos, así como copias de Resoluciones o Decretos de Altas y Bajas autenticadas por la Secretaria General de la Institución.

Diariamente

5 Elaborar Informe solicitado por Asesoría Jurídica en proceso Sumario Administrativo. Según el caso

6 Mantener actualizado las Hojas de Servicios y Legajos de los Servidores Públicos Permanentes, Contratados, Comisionados y Pasantes.

Diariamente

7

Remisión en tiempo y forma al Ministerio de Hacienda y a la Secretaria de la Función Pública de Altas y Bajas de Servidores Públicos permanentes, contratados y comisionados, conforme al Decreto que reglamenta la Ley el Presupuesto General de la Nación para cada Ejercicio Fiscal, para dar cumplimiento a la Ley de Transparencia.

Mensual

8

Asesoramiento para la presentación ON LINE de las Altas y Bajas de la Declaración Jurada de Bienes y Rentas a los Servidores Públicos permanentes y contratados, dando cumplimiento a la Ley 5033/2013 “Que reglamenta el Art. 104 de la Constitución Nacional, de la Declaración Jurada de Bienes Y Rentas, activos y pasivos de los funcionarios públicos”

Mensual

9 Realizar las demás actividades designadas por la Dirección de Recursos Humanos. Según el caso

10 Velar por el buen desempeño de todas las dependencias a su cargo. En todo momento


Permanentemente


Permanente

13 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo. Según Necesidad


DG 92

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.2.1 División de Informatización y Actualización de Legajos

Objetivos: Implementar un sistema informático para la carga y actualización de los legajos de los funcionarios de la DINACOPA de manera de contar con una base de datos digital.

Dependiente de: Departamento de Gestión y Control del Personal.



1 Actualización digital de los legajos del personal de la DINACOPA. Diariamente

2 Cargar en la base de datos del sistema informático de Recursos Humanos los legajos del personal.

Mensualmente


Permanente


Permanentemente



DG 93

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.2.2 División de Control y Fiscalización del Personal

Objetivos: Coordinar el control de la asistencia del personal a las oficinas.

Dependiente de: Depende del Departamento de Gestión y Control del Personal.



1 Coordinar y organizar las tareas a su cargo. Diariamente

2 Verificar los datos relacionados con los registros de entrada y salida de la Institución a través del reloj biométrico y otros medios.

Diariamente

3 Elaborar informe diario del control de asistencia. Atender y evacuar las dudas del personal referentes al control de asistencias, permisos, descuentos y otros.

Diariamente

4 Elaborar informe mensual acerca de los descuentos de los Servidores Públicos por llegadas tardías y/o faltas injustificadas.

Mensualmente

5 Elaborar informe solicitado por Asesoría Jurídica en proceso de sumario. Según cada caso

6 Mantener sistemas de datos actualizados de control del personal. Mensualmente

7 Elaborar informe solicitado por la Superioridad. Según necesidad

8 Expedir documentos autorizados por la superioridad, referente al registro de asistencia u otro documento relacionado con el Servidor Público en caso que fuere solicitado.

Según cada caso

9 Elevar informe relacionado con la asistencia y quienes reinciden en ausencias y llegadas tardías de los Servidores Públicos conforme a las normas vigentes.

Según necesidad

10 Recepción y verificación de planillas de asistencia elevadas quincenalmente de todas las agencias del Área Capital, zona Central e Interior del País.

Mensualmente

11 Informar por escrito en la brevedad posible acerca de los permisos u otros documentos del personal.

Según cada caso

12 Mantener los archivos actualizados y ordenados cronológicamente. Diariamente


Permanentemente


Permanente



DG 94

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.3 Departamento de Salarios

Objetivos: Elaborar las documentaciones necesarias, referentes al pago de salario del personal permanente, contratado y comisionados.


Dependencias: División Liquidación de Salarios, División Contrataciones Temporales, División SINARH, División de Remuneraciones complementarias y División de Gestoría Administrativa.


1 Coordinar las tareas correspondientes al departamento. Todo el tiempo

2 Controlar la correcta aplicación de los términos de las resoluciones de nombramientos, ascensos, traslados y otros que afecten a las liquidaciones del personal.

Según cada caso

3 Confeccionar las resoluciones de autorización de pago al personal permanente, contratado y comisionado en diferentes conceptos.

Según cada caso

4 Verificar las planillas de pago del personal permanente, contratado y comisionado, en los diferentes conceptos.

Mensualmente

5 Verificar las notas de solicitud de pago de remuneraciones extraordinarias y adicionales. Mensualmente

6 Expedir constancias de último salario, exclusión del SINARH y otras solicitadas por el personal de la Institución.

Según cada caso

7 Remitir mensualmente a la Dirección de Administración y Finanzas todas las planillas para el proceso de pago correspondiente.

Mensualmente

8 Remitir mensualmente al Departamento de Gestión y Control del Personal todas las planillas, a fin de facilitar la elaboración de los certificados de trabajo e informes.

Mensualmente

9 Recepcionar expedientes que ingresan al Departamento, a través de la Dirección de Recursos Humanos.

Diariamente

10 Participar en la elaboración del Anteproyecto de presupuesto Anual, en lo que hace referencia a Servicios Personales.

Anualmente



Permanentemente


Permanente



DG 95

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.3.1 División de Liquidación de Salarios

Objetivos: Elaborar, confeccionar y procesar las liquidaciones de salarios del personal de la DINACOPA.

Dependiente de: Depende del Departamento de Salarios.



1 Elaborar planillas de pago de sueldo al personal permanente. Mensualmente

2 Elaborar la liquidación de sueldos en base a los detalles de descuentos en concepto de cooperativas, asociación, embargos, entre otros.

Mensualmente

3 Realizar la liquidación de remuneraciones extraordinarias y adicionales, según los registros de marcación.

Mensualmente

4 Confeccionar la planilla de pago de seguro médico. Mensualmente

5 Confeccionar las planillas de pago de Bonificación por Antigüedad. Mensualmente

6 Confeccionar constancias de último salario solicitadas por el personal de la Institución. Según cada caso

7 Procesar y elaborar pago de subsidios. Mensualmente

8 Realizar la liquidación de las planillas de pago de aguinaldo del personal permanente. Anualmente

9 Elaborar la planilla de novedades del sueldo del personal permanente. Mensualmente

10 Elaborar planilla de aportes para la Caja de Jubilaciones. Mensualmente

11 Elaborar los informes mensuales requeridos por la Secretaría de la Función Pública, en cumplimiento a la Ley de Transparencia.

Mensualmente


Permanente


Permanentemente



DG 96

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.3.2 División de Contrataciones Temporales

Objetivos: Gestionar todo lo referente a los contratos temporales siguiendo los lineamientos actuales según las leyes vigentes.

Dependiente de: Depende del Departamento de Salarios.



1 Confeccionar contratos temporales para el personal contratado y remitir donde corresponda.

Según cada caso

2 Confeccionar las planillas de pago de sueldos al personal contratado. Mensualmente

3 Elaborar las planillas de pago en concepto de bonificaciones al personal contratado. Mensualmente

4 Realizar la liquidación de las planillas de pago de aguinaldos del personal contratado. Anualmente

5 Elaborar las planillas de novedades del sueldo del personal contratado. Mensualmente

6 Elaborar planillas de pago de pasajes al personal contratado. Mensualmente


Diariamente


Permanentemente



DG 97

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.3.3 División SINARH

Objetivos: Hacer uso de manera eficaz del sistema SINARH de manera a lograr el registro y actualización de datos del personal de la DINACOPA.

Dependiente de: Departamento de Salarios.



1 Registrar y mantener las altas, bajas, comisionamientos, promociones, traslados y/o cambios de situación laboral del personal permanente y contratado en el sistema SINARH.

Según cada caso

2 Migrar los datos administrativos del personal permanente y contratado en el sistema SINARH.

Mensualmente

3 Elaborar la planilla de pago en concepto de bonificaciones al personal contratado. Mensualmente

4 Realizar consultas en el SINARH sobre estados de cuenta en red bancaria y extractos de pago, de funcionarios de la Institución.

Según cada caso

5 Confeccionar archivos para incorporar planillas de pago por red bancaria y cuenta administrativa en el sistema SINARH.

Mensualmente

6 Dar seguimiento de expedientes relacionados al movimiento del personal en el SINARH ante el Ministerio de Hacienda.

Según cada caso

7 Elaborar el informe de ejecución presupuestaria mensual referente a Servicios Personales. Mensualmente

8 Confeccionar constancias de exclusión de SINARH solicitadas por el personal de la Institución.

Según cada caso


Diariamente


Permanentemente



DG 98

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.3.4 División de Remuneraciones Complementarias

Objetivos: Elaborar y gestionar las documentaciones necesarias para las remuneraciones complementarias en tiempo y forma.

Dependiente de: Departamento de Salarios.



1 Elaborar planillas de pago de Gastos de Representación. Mensualmente

2 Elaborar planillas de pago de Bonificación por Grado Académico. Mensualmente

3 Elaborar planillas de pago de Bonificación por Responsabilidad en el Cargo. Mensualmente

4 Elaborar planillas de pago de Bonificación en Responsabilidad por Gestión Administrativa. Mensualmente

5 Elaborar planillas de pago de Gratificaciones por Servicios Especiales. Mensualmente

6 Elaborar planillas de pago de Pasajes al personal permanente. Mensualmente

7 Elaborar planillas de pago de Bonificación por Insalubridad. Mensualmente


Diariamente


Permanentemente



DG 99

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.3.5 División de Gestoría Administrativa

Objetivos: Organizar y simplificar las tareas de índole financiero en lo relacionado a Recursos Humanos.

Dependiente de: Departamento de salarios



1 Ingresar y dar seguimiento de expedientes relacionados a órdenes de pago y solicitudes de transferencia de recursos ante el Ministerio de Hacienda.

Según cada caso

2 Ingresar y dar seguimiento de expedientes de solicitud de habilitación y cancelación de cuentas de funcionarios activos e inactivos. Según cada caso

Según cada caso

3 Ingresar y dar seguimiento de expedientes ante el Banco Nacional de Fomento. Según necesidad

4 Gestionar las compras de talonarios de cheques para la Institución. Según necesidad

5 Retirar extractos de cuenta de la Institución. Según cada caso



Permanentemente


Permanente



DG

100

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.4 Coordinación General de Escuela Postal

Objetivos: Implementar la Tecnicatura Postal Promover la formación y capacitación Postal de todo el personal




1 Realizar gestiones para el establecimiento de la carrera postal Según Necesidad

2 Establecer un reglamento de funcionamiento de la Escuela Postal Anualmente

3 Establecer nexos con diferentes sectores académicos con el propósito de mejorar la oferta de cursos de formación

Según Necesidad

4 Diseñar, organizar y coordinar el proceso de elaboración de la malla curricular, de acuerdo a los requerimientos del MEC, para la implementación de la tecnicatura postal.

Anualmente

5 Organizar y coordinar el proceso de selección de docentes para la Escuela Postal Anualmente

6 Gestionar con las Universidades o instituciones educativas, la firma de convenios de becas de formación para todo el personal.

Según Necesidad

7 Coordinar los proyectos y programas de formación y capacitación del personal de la DINACOPA en sus diversas aéreas y niveles jerárquicos

Según Necesidad

8 Monitorear el cumplimiento del Plan Anual de Capacitación y otras acciones de formación del personal de la DINACOPA

Permanentemente


Permanentemente


Permanente


Según Necesidad


DG

101

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.5 Departamento Académico

Objetivos: Elaborar y gestionar programas de formación y capacitación para el personal de la DINACOPA.


Dependencias: División Capacitación del Personal.


1 Planificar la implementación de capacitación y formación postal, conjuntamente con la División Capacitación, de conformidad al Diagnóstico de Necesidades, el Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan Operativo Anual (POA).

Anualmente

2 Coordinar y organizar los programas de formación y capacitación establecidos institucionalmente, con el fin de mejorar la calidad del servicio

Según necesidad

3 Coordinar la ejecución de actividades y tareas de capacitación planificadas, conforme al Plan Anual de Capacitación y al Reglamento Interno de Capacitación

Según necesidad

4 Realizar el control de ejecución de actividades planificadas correspondientes a las áreas de trabajo bajo su dependencia y la participación del personal afectado al evento de capacitación.

Según necesidad

5 Supervisar y evaluar continuamente el desempeño de los miembros del equipo de trabajo (docentes-instructores), observando la correcta aplicación de métodos y técnicas educativas.

Permanentemente

6 Organizar y coordinar conjuntamente con la Escuela Postal, el proceso de selección de docentes-instructores.

Según necesidad

7 Informar a la Coordinación de la Escuela Postal el rendimiento de los docentes (Instructor)-alumnos (participantes).

Permanentemente

8 Elaborar datos estadísticos sobre participación de funcionarios en eventos de capacitación Según necesidad

9 Organizar, coordinar, supervisar y administrar los programas de becas establecidas por convenios a nivel nacional con otras entidades de capacitación.

Según necesidad


Permanentemente


Permanente


Según Necesidad


DG

102

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.5.1 División Capacitación del Personal

Objetivos: Organizar y administrar los programas de inserción y formación de personal.

Dependiente de: Departamento Académico



1 Diseñar los instrumentos y el procedimiento para la realización de diagnósticos de necesidades de capacitación y formación del personal.

Anualmente

2 Realizar las actividades tendientes a detectar las necesidades de capacitación-Diagnóstico de necesidades.

Anualmente

3 Programar las actividades de formación a través de un Plan Anual de Capacitación, que tenga en consideración las necesidades detectadas, y de conformidad al Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan Operativo Anual (POA).

Anualmente

4 Planificar conjuntamente con el Departamento Académico la ejecución de las propias tareas.

Según necesidad

5 Coordinar y ejecutar las actividades de capacitación y formación, de conformidad al Plan Anual de Capacitación

Según necesidad

6 Ejecutar el plan programado realizando las reformas urgentes necesarias, a fin de adecuar el plan en todo momento a las necesidades de la institución.

Según necesidad

7 Elaborar programas de capacitación y formación del personal, conforme a las Políticas de Recursos Humanos (Fase de ingreso, permanencia y retiro).

Según necesidad

8 Difundir la oferta de capacitación institucional y proponer los criterios para la selección de participantes.

Según necesidad

9 Organizar y gestionar el proceso de admisión de los participantes, así como un registro de postulaciones de capacitación

Según necesidad

10 Gestionar la expedición de certificados a los participantes de los cursos de capacitación. Según necesidad

11 Ejecutar las labores de soporte administrativo, académico y logístico (sillas, proyector, equipos informáticos, coffe breack, etc.) para el desarrollo de los cursos de capacitación y formación

Según necesidad

12 Organizar y coordinar actividades de capacitación que surgen en base a proyectos en proceso de implementación.

Según necesidad

13 Elaborar informes de capacitación con las acciones de formación llevadas a cabo, realizando una evaluación y seguimiento que permita efectuar una comparación entre la situación, anterior y posterior al desarrollo de las actividades de formación.

Según necesidad


Permanentemente


Permanente


Según necesidad


DG

103

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.6 Departamento de Concursos.

Objetivos: Proponer, analizar y coordinar con la Dirección de Recursos Humanos los diferentes tipos de Concursos.


Dependencias: División de Procesos de Concurso.


1 Coordinar tareas y funciones del Departamento Diariamente

2 Detectar necesidades del personal de acuerdo a las solicitudes recibidas y necesidades de las distintas dependencias de la Institución.

Según necesidad

3 Planificar los Concursos a realizar conjuntamente con la Dirección de Recursos Humanos para remitir a la SFP.

Anualmente

4 Elaborar e implementar con la Dirección de Recursos Humanos en conjunto con la División de Procesos de Concurso los diferentes llamados a realizar.

Según necesidad

5 Definir los llamados a Concursos: a) Concurso Público de Oposición; b) Concurso de Oposición; Institucional o Interinstitucional; c) Concurso de Méritos; d) Reglamento Simplificado de Selección.

Según necesidad

6 Elaborar con la División de Procesos de Concursos la realización de Perfiles conjuntamente con la Dependencia solicitante y la Dirección de Recursos Humanos.

Según necesidad

7 Adecuar y/o modificar perfiles homologados según necesidades. Según necesidad

8 Coordinar y supervisar los procedimientos de la División de Procesos de Concursos en las distintas etapas de cada llamado teniendo en cuenta el tipo de concursos a realizar.

Según cada caso

9 Asesorar sobre los llamados a llevarse a cabo según necesidades. Permanentemente

10 Confección de las Resoluciones (conformación de Comisión de Selección, llamado a concurso, finalización de concurso, etc.)

Según cada caso

11 Descargar la constancias de ser o no Funcionario Público según lista de adjudicados para habilitar el ingreso a la Institución.

Según cada caso

12 Notificar la culminación de los llamados y solicitar la Certificación del Debido Proceso a la Secretaría de la Función Pública.

Según cada caso

13 Elaborar la documentación necesaria para el Ministerio de Hacienda y gestionar la Habilitación según tipo de Concurso.

Según cada caso

14 Resguardar toda la documentación del proceso del concurso. Permanentemente


Permanentemente


Permanente


Según necesidad


DG

104

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.6.1 División de Procesos de Concursos

Objetivos: Coordinar el Cronograma de actividades de los diversos Concursos.

Dependiente de: Departamento de Concursos.



1 Establecer nexos con la Secretaría de la Función Pública para la tramitación de los Perfiles en Procesos de Homologación en coordinación con el Departamento de Concursos.

Según necesidad

2 Realizar relevamientos de datos con las distintas dependencias de la Institución para la elaboración de los perfiles.

Según necesidad

3 Elaborar registro de pedidos de funcionarios recibidos a través de notas. Permanentemente

4 Elaborar cronograma de actividades de cada concurso. Según cada caso

5 Coordinar las reuniones y actividades del Concurso con la Comisión de Selección de cada Concurso.

Según necesidad

6 Establecer nexos con la Secretaría de la Función Pública para la realización de los Concursos.

Según necesidad

7 Gestionar y coordinar junto con la oficina de Atención al Cliente, para la recepción de las carpetas.

Según cada caso

8 Mantener archivo de las carpetas presentadas en los distintos Concursos para su posterior devolución dentro de los 6 meses culminado cada concurso.

Según cada caso

9 Socializar los concursos. Según cada caso

10 Asesorar sobre los concursos. Permanentemente

11 Resguardar toda la documentación. Diariamente

12 Brindar información actualizada a la Secretaría de la Función Pública sobre el desarrollo de los mismos.

Según necesidad

13 Coordinar y gestionar las publicaciones y Resoluciones Finales. Según cada caso


Permanentemente


Permanente


Según necesidad


DG

105

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.7 Departamento de Evaluación de Desempeño

Objetivos: Proponer, analizar y coordinar con la Dirección de Recursos Humanos los diferentes tipos de Evaluaciones de Desempeño.


Dependencias: División de Procesos y Cargas de Datos.


1 Establecer nexos con la Secretaría de la Función Pública para la realización y aplicación del Instructivo General de Evaluación de Desempeño.

Periódicamente

2 Diseñar e implementar el formulario de Evaluación de Desempeño, en coordinación con los responsables de las distintas aéreas de la Institución.

Semestral

3 Socializar las herramientas de evaluación con todos los evaluadores. Semestral

4 Determinar los procedimientos para la presentación de los formularios de evaluación. Semestral

5 Distribuir los formularios de evaluación general a los responsables de cada área. Semestral

6 Recibir la Evaluaciones de Desempeño y preparar el informe con los resultados obtenidos para posteriormente remitirlos a la Comisión de Evaluación.

Semestral

7 Conformar y Coordinar la Comisión de Evaluación de Desempeño. En cada caso

8

Realizar Evaluación de Desempeño como mínimo una (1) vez al año a todos los funcionarios. Con respecto a aquellos funcionarios permanentes que hayan ingresado mediante Concurso Público de Oposición, dos (2) evaluaciones de desempeño: una antes de cumplir los seis (6) meses como mínimo; y la otra antes de transcurrir los dos (2) años de antigüedad en la función pública.

Semestral

9 Confeccionar Resoluciones para la apertura y cierre de Evaluaciones de Desempeño. En cada caso

10 Asesorar a los evaluadores sobre el instructivo de evaluación. Según necesidad

11 Reguardar toda la documentación del proceso de evaluación de desempeño. Todo el tiempo

12 Brindar información actualizada a la Secretaría de la Función Pública sobre el desarrollo de los mismos.

Según necesidad

13 Coordinar las publicaciones y Resoluciones Finales. Según cada caso


Permanentemente


Permanente


Según necesidad


DG

106

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.7.1 División Gestión de Procesos y Cargas de Datos

Objetivos: Coordinar el cronograma de las Evaluaciones de Desempeño

Dependiente de: Departamento de Evaluación de Desempeño



1 Coordinar las reuniones con la comisión evaluadora. Según cada caso

2 Cargar los datos en el sistema informático. Según cada caso

3 Gestionar los procesos de las evaluaciones. Según cada caso

4 Distribuir los formularios de evaluación a los responsables de cada área. Según cada caso

5 Asesorar a los evaluadores sobre el instructivo de evaluación. Según necesidad

6 Resguardar toda la documentación del proceso de evaluación de desempeño. Según necesidad

7 Socializar las herramientas de la Evaluación General a los responsables de cada área. Según cada caso

8 Mantener un archivo ordenado de los formularios completados por cada área. Semestral


Permanentemente


Permanente


Según necesidad


DG

107

Nivel Denominación

Apoyo 5.5.8 Unidad De Gestiones Jubilatorias

Objetivos: Planificar, Organizar y Gestionar cuestiones Jubilatorias de los funcionarios de la DINACOPA.




1 Elaborar las documentaciones necesarias a efectos de gestionar los trámites correspondientes ante la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones del Ministerio de Hacienda, relacionados a los funcionarios de la DINACOPA.

Según necesidad

2 Verificar el cumplimiento de los requisitos y condiciones legales previstos, en los procesos de Jubilación. . Según cada caso

3 Promover la continua mejora de los procesos de jubilación mediante el seguimiento desde su inicio hasta su culminación En todo momento

4 Oficiar de enlace con la Dirección de Decretos y Leyes de la Presidencia de la República, en la tramitación de los diversos Proyectos de Decretos, para su estudio y consideración pertinente.

Según Necesidad

5

Elevar al Director del Área Proyectos de Resoluciones de sumarios administrativos, sanciones disciplinarias, traslado, renuncias, permisos por maternidad, permisos por lactancia, pasantía, horarios especiales, designaciones, comisionamientos, acumulación de vacaciones y desvinculaciones.

Permanentemente

6 Elaboración de notificaciones varias. Permanentemente

7 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y todas las documentaciones del proceso Jubilatorio, así como otros bienes a su cargo. Permanentemente


Permanente


Según necesidad


DG

108

5.6 DIRECCION DE BIENESTAR DEL PERSONAL


DG

109

Nivel Denominación

Apoyo 5.6 Bienestar del Personal

Objetivos: Proponer, promover, ejecutar, proyectos y programas de asistencia y/o soporte social tendientes a lograr el bienestar del personal en el lugar de trabajo buscando equilibrar necesidades hacia el logro de los objetivos institucionales.


Dependencias: Departamento de Clínica Médica y el Departamento de Odontología.


1 Proponer, promover, ejecutar proyectos y programas de asistencia y/o soporte social. Permanentemente

2 Dirigir y supervisar las actividades del equipo a su cargo, para lograr los objetivos trazados, orientados al bienestar de todos los funcionarios.

Permanentemente

3 Proponer convenios o alianzas que favorezcan al crecimiento de los objetivos. Permanentemente

4 Coordinar y realizar jornadas de vacunación, análisis y estudios varios, destinados a la prevención o detección precoz de enfermedades.

En cada caso

5 Incentivar a los funcionarios de la DINACOPA a mantener una vida saludable a través de promociones sobre prevención de la salud.

Permanentemente

6 Mantener un archivo ordenado y expedirse según corresponda, sobre los reposos médicos de los funcionarios, al departamento de Recursos Humanos

Permanentemente

7 Autorizar y supervisar horarios de trabajo, vacaciones, cambio de turno y otros, que se otorguen al personal a su cargo, de acuerdo a las necesidades del servicio.

Permanentemente


9 Gestionar y administrar los insumos y medicamentos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente


Permanente

11 Las demás tareas que le sean asignadas y que corresponda por la naturaleza de su cargo. Según necesidad


DG

110

Nivel Denominación

Apoyo 5.6.1 Departamento de Clínica Médica

Objetivos: Promover la atención de los servicios sanitarios para los funcionarios.

Dependiente de: Dirección de Bienestar del Personal.

Dependencias: División de Enfermería.


1 Atender en el consultorio médico a funcionarios, cónyuges e hijos menores de edad. Permanentemente

2 Realizar diagnóstico para los tratamientos correspondientes de los casos que se presentan.

Según cada caso

3 Brindar los primeros auxilios, estabilizar al paciente y coordinar la transferencia a un hospital en caso de urgencias.

Según cada caso

4 Recepcionar y verificar los reposos médicos de los funcionarios de la Institución. Permanentemente

5 Realizar asistencia médica domiciliaria y en centros asistenciales a los funcionarios. Según cada caso

6 Organizar y realizar el seguimiento de los documentos que ingresen a la Dirección de Bienestar del Personal presentando informes de la situación de los mismos.

Permanentemente

7 Velar por el correcto uso de los medicamentos, insumos, materiales, instrumentales y mobiliarios del departamento.

Permanentemente

8 Manejar en forma responsable el historial clínico y la utilización de las recetas internas, utilizando los formatos establecidos.

En todo momento

9 Organizar y mantener actualizado el historial médico de los funcionarios con dolencias crónicas.

En todo momento

10 Administrar los insumos de su dependencia y resguarda los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente


Permanente



DG

111

Nivel Denominación

Apoyo 5.6.1.1 División de Enfermería

Objetivos: Asistir al profesional médico en la atención médica de los funcionarios de la institución brindando los primeros auxilios en casos de urgencia.

Dependiente de: Departamento de Clínica Médica.

Dependencias: Sección de Enfermería


1 Asistir al profesional médico de turno y realizar asistencia primaria primeros auxilios, control de presión arterial, curaciones y otros.

Permanentemente

2 Recepcionar reposos médicos: registrar y derivar. Permanentemente

3 Realizar desinfecciones y esterilizaciones de instrumentales correspondientes a la clínica médica.

Permanentemente

4 Brindar la atención a los funcionarios de DINACOPA, cumpliendo con los planes operativos de la Dirección.

Permanentemente

5 Entregar los informes solicitados por el departamento. Mensualmente

6 Comunicar de cualquier novedad de su área directamente al departamento médico. Permanentemente

7 Cuidar y velar por el correcto uso de los medicamentos, insumos, materiales, instrumentales y mobiliarios del departamento.

Permanentemente

8 Mantener ordenado y actualizado el historial clínico. Permanentemente

9 Colaborar en la realización de campañas de salud educativas de prevención. Según el caso

10 Asignar los turnos para consultas médicas, de acuerdo al orden de llegada de los pacientes.

Permanentemente

11 Mantener el control interno del manejo de desechos comunes, infecciosos, corto punzantes y de pinchazos.

En todos los casos


Permanentemente


Permanente



DG

112

Nivel Denominación

Apoyo 5.6.2 Departamento de Odontología

Objetivos: Promover la salud bucodental óptima de nuestros pacientes a través de servicios odontológicos de calidad a fin de: - Prevenir enfermedades bucales. - Evitarle el dolor. - Proporcionarle una eficiente masticación y mejorar su deglución. - Mejorar su estética.

Dependiente de: Dirección de Bienestar del Personal.



1 Elaborar planes anuales de trabajo del departamento para promover la salud bucodental óptima de los funcionarios a través de servicios odontológicos de calidad

Permanentemente

2 Mantener Informado a la Dirección de Bienestar del Personal todas las actividades realizadas por el Departamento.

Permanentemente

3 Organizar y promover actividades de prevención, protección, recuperación y rehabilitación de la salud bucodental a fin de evitar el dolor, proporcionar al paciente una eficiente masticación y mejorar su estética

Permanentemente

4 Elaborar, proponer, difundir directivas relacionadas con las funciones del Departamento para el eficaz desarrollo de los planes.

Mensualmente

5 Cumplir con los planes de actividades de la Dirección de Bienestar del Personal. Permanentemente

6 Organizar y realizar el seguimiento de los documentos que ingresen a la Dirección de Bienestar del Personal.

Permanentemente

7 Educar en Salud bucodental al funcionariado a través de talleres y charlas educativas. Según necesidad

8 Controlar el buen uso de las instalaciones, materiales, mobiliarios del departamento odontológico.

Permanentemente

9 Gestionar la realización de mejoras de las instalaciones del Departamento. Permanentemente


Permanentemente


Permanente



DG

113

5.7 DIRECCION DE PLANIFICACION Y PROYECTOS


DG

114

Nivel Denominación

Apoyo 5.7 Dirección de Planificación y Proyectos

Objetivos: Contribuir en el desarrollo de la institución mediante una adecuada utilización de las herramientas de planificación para la formulación de planes y proyectos de mejoramiento. Formular y/o actualizar los distintos Manuales. Registrar y analizar las estadísticas de la DINACOPA.


Dependencias: Coordinación de Planificación y Proyectos, Departamento de Planificación, Departamento de Proyectos, Departamento de Estadísticas, Departamento de Organización y Métodos.


1 Coordinar, dirigir y supervisar la formulación, actualización o modificación del Organigrama institucional, de los Manuales; de Organización y Funciones; de Procesos y Procedimientos, y otros que sean necesarios para el buen desarrollo institucional.

Permanentemente

2 Coordinar y dirigir la ejecución o actualización del Plan Estratégico Institucional (PEI). Anualmente

3 Coordinar y dirigir la ejecución del Plan Operativo Institucional (POI). Anualmente

4 Analizar y proponer procedimientos operativos y administrativos para los nuevos servicios y/o actualización de los existentes.

Según necesidad

5 Responder y completar formularios provenientes de la UPU, UPAEP, u otros organismos, que soliciten datos estadísticos o informes acerca de la DINACOPA y sus servicios.

Permanentemente

6 Sistematizar el procedimiento de recopilación, del análisis y la presentación de las Estadísticas Institucionales del sector Administrativo y Operativo.

Según necesidad

7 Identificar áreas de necesidades de mejoras y formular Proyectos para buscar financiamiento a través de recursos institucionales o fuentes externas (UPU/UPAEP), dando prioridad a aquellos que colaboren con el cuidado del ambiente.

Permanentemente

8 Colectar los datos cuantitativos sobre Recursos Humanos de la Institución, para que las instancias que correspondan realicen la evaluación de adecuado funcionamiento de las oficinas.

En cada caso

9 Proponer la racionalización y estandarización de los Métodos y Procedimientos de trabajo a los efectos de aumentar la eficacia de los servicios y disminuir los esfuerzos.

Según necesidad

10 Diseñar y proponer formularios y fichas de registro para ser utilizados en los diversos trámites, servicios o procedimientos internos o externos.

Para cada caso

11 Promover la utilización de mobiliarios, maquinas o equipos que sean adecuados a las actividades de cada dependencias.

Para cada caso

12 Dirigir y supervisar que se realicen las tareas en todas sus dependencias acordes a los plazos establecidos.

Permanentemente

13 Velar por el buen funcionamiento y la productividad de las dependencias a su cargo. En todo momento


Permanentemente


Permanente



DG

115

Nivel Denominación

Apoyo 5.7.1 Coordinación de Planificación y Proyectos

Objetivos: Asistir al Director del Área a planificar, organizar, coordinar y desarrollar las tareas concernientes a las dependencias de la Dirección de Planificación y Proyectos, oficiando de soporte.

Dependiente de: Dirección de Planificación y Proyectos



1 Asistir al Director/a del Área para el buen desempeño de las funciones de sus dependencias, cooperando y representándole en las tareas o reuniones que sean necesarias.

Según necesidad

2 Sustituir al Director/a del Área en caso de ausencia temporal, y realizar gestiones o labores por mandato del mismo ante situaciones que requieran su presencia, sin que ello implique la autoridad para tomar decisiones.

Según necesidad

3 Mantener informado al Director del Área sobre el desarrollo de las actividades realizadas en el área y los resultados obtenidos.

Según cada caso

4 Oficiar de nexo entre las dependencias y el Director del Área, en cuestiones de interés institucional.

Permanentemente

5 Coordinar las acciones tendientes a lograr los objetivos trazados por las áreas dependientes de la Dirección de Planificación y Proyectos.

Según cada caso

6 Colaborar en el manejo funcional de las dependencias del Área. Permanentemente.

7 Controlar que los trabajos sean cumplidos de acuerdo a lo indicado por el Director del Área.

Permanentemente

8 Fomentar el trabajo en equipo, de los funcionarios de la Dirección de Planificación y Proyectos, para una mejor organización y dar cumplimiento a lo planificado.

Permanentemente

9 Recepcionar y expedir documentos administrativos relacionados al área. Diariamente


Permanentemente


Permanente


Según necesidad


DG

116

Nivel Denominación

Apoyo 5.7.2 Departamento de Proyectos

Objetivos: Formular y presentar proyectos de mejoramiento institucional y desarrollo postal, previa identificación de las áreas de necesidad de mejoras, coordinando con las dependencias afectadas el diseño para la formulación de los proyectos.

Dependiente de: Dirección de Planificación y Proyectos.

Dependencias: División Control y Seguimiento.


1 Identificar áreas de necesidad de mejoras y formular proyectos de mejoramiento institucional tendientes al mejoramiento de la actividad tanto en lo administrativo u operativo.

Para cada caso

2 Coordinar con las distintas oficinas de la institución para la elaboración del diseño de los nuevos Proyectos a ser presentados.

Según necesidad

3 Explorar e Identificar las posibilidades de cooperación técnica a nivel de organismos o entidades a nivel nacional e internacional.

En cada caso

4 Proponer los mecanismos a ser implementados para realizar el seguimiento de los Proyectos en proceso de ejecución.

En cada caso

5 Acompañar en las etapas de ejecución en las comisiones de trabajo de los Proyectos. En cada caso

6 Mantener informado al Director de Planificación y Proyectos sobre los avances de los proyectos en curso.

Permanentemente

7 Solicitar a las oficinas afectadas informes, datos estadísticos y otros datos para la elaboración de los Proyectos.

Para cada caso

8 Elevar informes sobre todas las actividades desarrolladas al Jefe inmediato. En cada caso

9 Trabajar en Coordinación con el Dpto. de Planificación y Asesoría Internacional, en el proceso de gestión para el financiamiento de los proyectos.

En cada caso

10 Desarrollar Proyectos de mejoramiento de las distintas áreas conforme a las indicaciones y orientaciones dela superioridad.

Para cada caso

11 Colaborar en el proceso de formación y capacitación de los funcionarios de la dependencia a su cargo.

En cada caso

12 Supervisar y controlar el buen funcionamiento de la dependencia a su cargo. En todo momento


Permanentemente


Permanente



DG

117

Nivel Denominación

Apoyo 5.7.2.1 División de Control y Seguimiento

Objetivos: Mantener un permanente relacionamiento con las Comisiones o Equipos de Trabajo para ejecución de Proyectos de mejora, de manera a realizar el seguimiento adecuado en términos de plazo y de los objetivos.

Dependiente de: Departamento de Proyectos.



1 Acompañar a los equipos de trabajo para que los Proyectos desarrollados sean cumplidos en el tiempo establecido.

Según necesidad

2 Controlar la aplicación y cumplimiento de los procedimientos establecidos en la presentación de los Proyectos.

En todo momento

3 Mantener actualizada la planilla de reporte de seguimiento de avances de los proyectos. En todo momento

4 Apoyar a la jefatura del Dpto. en la etapa de formulación de los proyectos, investigando datos, informes sobre las actividades desarrolladas, y otros solicitados por la jefatura.

Según necesidad

5 Mantener el archivo de documentos actualizado y ordenado cronológicamente. En todo momento


Permanentemente


Permanente



DG

118

Nivel Denominación

Apoyo 5.7.3 Departamento de Planificación

Objetivos: Apoyar a la Dirección en el proceso de formulación de los planes Institucionales (Estratégico, Operativo anual y sectoriales), para contribuir en el mejoramiento de los servicios y la mejora en la eficiencia de los diferentes sectores de la misma.


Dependencias: División Planes y Programas.


1 Acompañar a la Dirección en el proceso de formulación de los planes Institucionales (Estratégico, Operativo anual y sectoriales), para contribuir en el mejoramiento de los servicios.

Mensualmente

2 Secundar en el proceso de formulación o actualización del plan Estratégico Institucional (PEI).

Anualmente

3 Colaborar en la formulación del plan Operativo Institucional (POI). Anualmente

4 Elaborar conjuntamente con la Dirección, los planes sectoriales de desarrollo. Anualmente

5 Mantener actualizado el análisis FODA de la institución. Semestralmente

6 Acompañar en el estudio del presupuesto anual de la institución. Anualmente

7 Colaborar en el proceso de formación, capacitación y evaluación de los funcionarios de la dependencia a su cargo.

Según el caso

8 Mantener el archivo actualizado de los documentos de la dependencia. Diariamente

9 Elaborar informes diagnósticos sobre la organización y funcionamiento de la institución. Mensualmente



Permanentemente


Permanentemente



DG

119

Nivel Denominación

Apoyo 5.7.3.1 División de Planes y Programas.

Objetivos: Acompañar el proceso de la planificación institucional. Llevar un registro de todo el proceso y apoyando en el control de la alineación de los objetivos con los planes y programas del Gobierno, de la UPU y la UPAEP.

Dependiente de: Departamento de Planificación.



1 Acompañar el proceso de formulación de los planes institucionales, analizando la correcta alineación de los objetivos con los planes y programas del Gobierno, de la UPU y la UPAEP.

En todos los casos

2 Colaborar en la recopilación de datos e informaciones conducentes a la obtención de los objetivos trazados por la institución.

En cada caso

3 Participar en la elaboración del Plan Operativo Institucional (POI). Anualmente

4 Realizar el seguimiento al desarrollo de los planes y advertir a las instancias que correspondan, sobre los desvíos que sean detectados, para su oportuna corrección.

Anualmente

5 Mantener actualizado las documentaciones relacionadas a su área. Para cada caso

6 Participar en el estudio del presupuesto anual de la institución. Anualmente

7 Secundar al Jefe de Dpto. en la evaluación de los resultados y estimación de los riesgos de los planes en desarrollo.

En cada caso

8 Mantener un archivo actualizado de los documentos de la dependencia. Constantemente

9 Elaborar informes diagnósticos sobre los resultados de los planes ejecutados. En cada caso


Permanentemente


Permanentemente



DG

120

Nivel Denominación

Apoyo 5.7.4 Departamento de Estadísticas

Objetivos: Coordinar, dirigir y controlar el proceso de relevamiento y consolidación de datos estadísticos institucionales. Elaborar informes estadísticos para uso interno y a nivel nacional e internacional.


Dependencias: División de Análisis de Datos.


1 Coordinar, dirigir y controlar el proceso de análisis y recolección de datos estadísticos. Permanente

2

Procesar y consolidar los datos para responder a los pedidos de informes sobre estadísticas de la DINACOPA, para uso interno y organismos nacionales o internacionales UPU, UPAEP, Ministerio de Hacienda, Secretaría Técnica de Planificación, Banco Central del Paraguay, la Dirección de Estadística, Encuestas y Censos, y otros.

Permanente

3 Generar informes estadísticos mensuales, o cuando las circunstancias lo requieran. En cada caso

4 Remitir informes estadísticos mensuales a las distintas dependencias que lo requieran en su proceso de planificación o evaluación de resultados.

Mensualmente

5 Mantener un archivo actualizado en medios físicos y magnéticos de toda la información estadística de la DINACOPA.

Permanente

6 Mantener un completo y ordenado archivo de las documentaciones de recolección de información, como material de consulta y respaldo.

Permanente

7 Colaborar en el proceso de formación, capacitación y evaluación de los funcionarios de la dependencia a su cargo.

En cada caso

8 Controlar el cumplimiento de los plazos de entrega de los formularios estadísticos de las diferentes Agencias, Sucursales y Oficinas.

En todo momento

9 Recepcionar y registrar en formato digital mensualmente datos de recaudación por Servicios y Productos Postales por cada agencia y sucursal de correos.

En todo momento

10 Recepcionar y procesar los datos estadísticos provenientes de Casa Central, Área Capital, Central, Área metropolitana, Regiones Postales (interior)del 26 al 05 de cada mes, según formulario actual.

Mensualmente

11 Velar por el buen funcionamiento de la dependencia y la capacitación del personal a su cargo.

En todo momento


Permanentemente


Permanentemente



DG

121

Nivel Denominación

Apoyo 5.7.4.1 División Análisis de Datos

Objetivos: Asistir al Departamento de Estadísticas en el proceso de recolección y carga de datos estadísticos institucionales.

Dependiente de: Departamento de Estadísticas.



1 Recolectar, clasificar y registrar en formato digital los datos sobre el volumen del movimiento de los ingresos, de la distribución a domicilio y la admisión, por agencias Áreas Capital, Central, Área Metropolitana, Regiones Postales (Interior).

Diariamente

2 Consolidar y registrar mensualmente en formato digital los datos sobre la admisión que informan la Oficina de Admisión de Valores de los Edificios España y Patri, Franqueo a Pagar, Franquicia, Casilla de Correos y Transporte.

Mensualmente

3 Elaborar estadísticas de lo expedido y recibido a nivel Internacional, en el Aeropuerto Silvio Pettirossi, en la oficina de cambio Aeropuerto Guaraní y el servicio DINACOPA BOX de Miami

Mensualmente

4 Recepcionar informes y registrar en forma digital mensualmente las estadísticas del Servicio Correo Pagos (AQUÍ PAGO).

Mensualmente

5 Recepcionar y registrar mensualmente las estadísticas de volumen de admisión y distribución de clientes corporativos como; CLARO, TIGO, PERSONAL, COPACO, BNF y otros.

Mensualmente

6 Llevar un registro estadístico sobre la información de despachos expedidos por la DINACOPA a través de las distintas compañías aéreas transportadoras.

Mensualmente

7 Recepcionar y registrar las estadísticas mensuales sobre los reclamos presentados en el servicio internacional.

Mensualmente

8 Confeccionar informes estadísticos de lo recibido y expedido por la oficina de Valores Postales, en cantidad de Estampilla, valores en montos y la distribución a las agencias y sucursales.

Todo el tiempo

9 Confeccionar un registro estadístico en formato digital del informe suministrado por la Dirección de Bienestar del Personal, sobre la cantidad de funcionarios que acuden y el tipo de asistencia médica recibida.

Mensualmente

10 Recepcionar y registrar las estadísticas de la oficina de distribución donde consta el listado completo de los carteros y la cantidad distribuida por cada uno y por servicio en formato digital.

Mensualmente


Permanentemente


Permanentemente

13 Las demás tareas que le sean asignadas por la superioridad y que correspondan con la naturaleza de su cargo.

Según necesidad


DG

122

Nivel Denominación

Apoyo 5.7.5 Departamento de Organización y Métodos

Objetivos: Contribuir al mejoramiento de la Institución aumentando la eficiencia del trabajo administrativo y operativo, a través de la simplificación de los procesos, contribuyendo a la reducción del esfuerzo, ahorrando tiempo, dinero, energía y materiales.


Dependencias: División de Procesos y Procedimientos.


1

Analizar la estructura y organización de las diferentes áreas en cuanto a su funcionamiento, proponiendo mejoras en los procesos a través de la simplificación de procedimientos, la creación, eliminación o fusión de sectores dentro de la estructura organizacional.

Según necesidad

2 Coordinar la elaboración o actualización del Manual Administrativo de cargos y funciones. Anualmente

3 Coordinar la elaboración del Manual de Procesos y procedimientos de las distintas áreas de la Institución.

Anualmente

4 Actualizar la estructura organizativa y el organigrama organizacional. Según necesidad

5 Coordinar la formulación o actualización de los flujogramas de procesos de las distintas áreas de la DINACOPA.

En cada caso

6 Realizar un relevamiento de situación y proponer los cambios necesarios en los procesos operativos y administrativos a fin de agilizar las tareas.

Según necesidad

7 Fomentar la capacitación y formación de los funcionarios de su dependencia. En cada caso

8 Participar en la revisión de los procedimientos operativos e implementación del modelo de Gestión por Procesos.

En cada caso

9 Proponer la modificación, simplificación o eliminación de sistemas, métodos y/o procedimientos o funciones de trabajo cuando sean necesarios.

Según necesidad

10 Revisar y actualizar los distintos formularios que son utilizados en las distintas dependencias.

Según necesidad

11 Velar por el buen funcionamiento de la dependencia. En todo momento


Permanentemente


Permanentemente



DG

123

Nivel Denominación

Apoyo 5.7.5.1 División de Procesos y Procedimientos.

Objetivos: Contribuir en el terreno las tareas de establecimiento de nuevos procedimientos de trabajo para la estandarización y medición de los tiempos.

Dependiente de: Departamento de Organización y Métodos.



1 Apoyar con presencia en el terreno en la fase de prueba, el proceso de establecimiento de nuevos procedimientos de trabajo para la estandarización y medición de los tiempos, a fin de alinear a los objetivos generales Institucionales.

Para cada caso

2 Participar activamente en la redacción de la versión actualizada del Manual de Organización y Funciones, y del Manual de Procesos y Procedimientos de la Institución.

En cada caso

3 Colaborar en la fformulación o actualización de los flujogramas de procesos de las distintas áreas de la DINACOPA.

Según cada caso

4 Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reducción de costos en los procesos de los trabajos operativos y administrativos.

Para cada caso

5 Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de procesos asegurándose de que se realice de acuerdo con las exigencias de las normativas y que respondan eficientemente a las necesidades a las que fueron establecidas.

Permanentemente

6 Analizar los procedimientos y los métodos seguidos en la ejecución de los trabajos, para hallar sus deficiencias y proponer las modificaciones que resulten necesarias para optimizar su funcionamiento.

Para cada caso

7 Formular recomendaciones para la eliminación de procedimientos no económicos, no funcionales, repetitivos o innecesarios.

Según cada caso

8 Colaborar aportando su criterio, en el proceso de actualización de la estructura organizativa de la Institución.

Según necesidad

9 Proponer de acuerdo a las disponibilidades de la Institución los métodos de trabajo más idóneos, manteniéndose permanentemente actualizado respecto a novedades de equipamiento y suministros.

Para cada caso

10

Evaluar y analizar los formularios utilizados en la Institución, desde criterios técnicos para evaluar su idoneidad tanto desde el punto de vista de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su diseño, formato, número de copias y destino de cada una de ellas, proponiendo la eliminación de los formularios inútiles, su unificación y cuando sea viable, su fusión.

Según cada caso

11 Participar en el establecimiento del Modelo de Gestión por Procesos de las distintas áreas de la Institución

Para cada caso


Permanentemente


Permanentemente


http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/lamateri/lamateri.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos54/modelo-acuerdo-fusion/modelo-acuerdo-fusion.shtml


DG

124

5.8 DIRECCION COMERCIAL


DG

125

Nivel Denominación

Apoyo 5.8 Dirección Comercial

Objetivos: Concretar las ventas de servicios y productos que ofrece la DINACOPA, aplicando las estrategias de ventas necesarias para el logro de los objetivos.

Dependiente de: Dirección General de Correos.

Dependencias: Coordinación Comercial, Coordinación de Empresas, Departamento de Gestión de Clientes y Comercio Exterior, Departamento de Investigación de Mercado y el Departamento de Marketing y Publicidad


1 Implementar las políticas de desarrollo comercial a fin de que estos sean aplicados en las actividades que se realicen en el área.

Según cada caso

2 Velar por el cumplimiento de las normas y vigentes en cuanto a desarrollo de servicios para satisfacer las necesidades de los clientes.

Diariamente

3 Coordinar con los responsables de cada área los procedimientos de las actividades a desarrollar en sus distintas dependencias.

Permanentemente

4 Analizar las necesidades de clientes de la DINACOPA a fin de satisfacer íntegramente sus expectativas y coordinar con el área operativa la calidad comprometida.

En cada caso

5 Determinar qué los envíos productos o servicios pudiera prestar la DINACOPA, cómo utilizarlos y el modo de ofrecerlos, para que estos estén al alcance de todos los clientes.

En cada caso

6 Decidir el estilo de marketing a ser utilizado para que los probables clientes conozcan los productos o servicios de la DINACOPA, a fin de obtener nuevos contratos.

En cada caso

7 Analizar y desarrollar las políticas de ventas que serán implementadas para el desarrollo de las actividades del área.

Diariamente

8 Elaborar las previsiones y proyecciones de venta así como el calendario de visitas previstas.

En cada caso

9 Planificar objetivos alcanzables y realizables, así como las estrategias que deberán encaminar a los mismos.

En cada caso

10 Incorporar y formar un equipo organizado de venta capaz de alcanzar los objetivos trazados.

En cada caso

11 Seleccionar en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos al personal que concuerde con el perfil que se requiera de acuerdo a la función.

En cada caso

12 Motivar al personal para el logro de los objetivos, a fin de mantener el ímpetu de emprendimiento futuros.

Todo el tiempo

13 Elevar informes al Director General sobre los objetivos alcanzados, así como los mecanismos utilizados para los mismos y los objetivos trazados a corto y largo plazo.

En cada caso

14 Canalizar todas las documentaciones de esta Dirección a las dependencias respectivas a fin de agilizar los procedimientos de concreciones de ventas y/o suscripción de contratos.

Diariamente

15 Mantener un archivo actualizado preferentemente informatizado de todas las documentaciones correspondientes a sus dependencias.

Permanentemente



Permanentemente


Permanentemente

19 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo Según necesidad


DG

126

Nivel Denominación

Apoyo 5.8.1 Coordinación Comercial

Objetivos: Organizar y coordinar las reuniones del Director Comercial con todos los clientes de la DINACOPA, así como coordinar las actividades que deben realizarse con todas las dependencias para el logro de los objetivos trazados.

Dependiente de: Dirección Comercial.



1 Analizar e implementar las políticas de desarrollo comercial a fin de que estos sean aplicados en las actividades que se realicen en el área.

Según cada caso

2 Coordinar las actividades que serán implementadas para el desarrollo de las labores del área.

Diariamente

3 Coordinar las actividades con los demás departamentos dependientes de la Dirección Comercial, a fin de proponer al mercado servicios y/o productos y beneficiosos para la Institución.

Diariamente

4 Recepcionar todos los documentos provenientes de las diferentes áreas de la Institución, procesarlos y responderlos en el plazo correspondiente.

Diariamente

5 Mantener un archivo actualizado de todas las documentaciones correspondientes al área y sus dependencias a fin de contar con información veraz.

Permanentemente

6 Recepcionar las llamadas telefónicas sea de carácter Institucional o Comercial, dando soluciones eficientes a los inconvenientes que pudieran suceder.

Diariamente

7 Organizar la agenda, reuniones, actividades y visitas que debe realizar el Director Comercial, a fin de concretar las ventas de servicios y productos que ofrezca la Institución.

Diariamente

8 Ayudar a administrar los insumos de la dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente


Permanentemente



DG

127

Nivel Denominación

5.8.2 Coordinación de Empresas Apoyo

Objetivos: Mantener contactos directos con las Empresas, a fin de satisfacer sus expectativas de calidad, responder quejas y reclamos, brindar recomendaciones, promocionando nuestros servicios postales, a través de una comunicación eficiente. Gestión y Trámites de venta y post venta a Empresas.




1 Prestar la adecuada atención a las Empresas, informando y promocionando los servicios y productos de Correos.

Permanentemente

2 Orientar a las Empresas en gestionar los procesos necesarios para la prestación del servicio adquirido.

En cada caso

3 Ayudar a mantener actualizada la página Web con información segura y registrar en una planilla electrónica los: servicios del correo, direcciones y Teléfonos de las sucursales, Productos, costos y tarifas, nombres de los directivos y otros.

Permanentemente

4 Recepcionar y registrar de las Oficinas y las Agencias, las quejas, sugerencias, y reclamos de las Empresas.

Permanentemente

5 Realizar monitoreo de los servicios prestados a la clientela, a través de encuestas e informes registrados por seguimientos realizados, a fin de conocer el nivel de satisfacción de las Empresas y para corregir las deficiencias.

En cada caso

6 Desarrollar el marketing para que los potenciales clientes conozcan los servicios y productos de la DINACOPA.

En cada caso

7 Proporcionar a las Empresas todos los datos necesarios para la adquisición de servicios o productos que la DINACOPA ofrece, y registrar los datos para rastreo de envíos.

Permanentemente

8 Realizar tele ventas, y tele marketing dirigidas a empresas con el fin de captar clientes potenciales.

Permanentemente

9 Sugerir y gestionar en cursos de capacitación sobre atención al cliente y/o encuestas dirigidas a las ventas directas o indirectas.

Según necesidad

10 Asistir al Departamento de Grandes Clientes, Núcleo, Tigo y Claro, a fin de dar soluciones a inconvenientes que este a su alcance.

Permanentemente

11 Elevar informes a la Dirección Comercial de actividades realizadas y los resultados que se den mediante las mismas.

Mensualmente

12 Mantener actualizada la cartera de Empresas que realizan pagos al contado en admisión y/o franqueo, a fin de realizar relevamientos de datos.

Permanentemente

13 Elevar las estadísticas de llamadas, de la cantidad total de Reclamos telefónicos Existentes en el mes, a la Dirección Comercial, y resultados del buzón de sugerencias y quejas de Empresas.

Mensualmente

14 Realizar acompañamiento de las Empresas, a fin de verificar el cumplimiento del compromiso adquirido, en los servicios contratados.

Según cada caso

15 Programar visitas a las Empresas, con fines de venta de los servicios y productos que la Institución ofrece.

Diariamente

16 Mantener una base de datos informatizada de todas las Empresas que han adquirido nuestros servicios y forman parte de la clientela permanente u ocasional del correo.

Permanentemente

17 Diseñar estrategias que capten la atención de las Empresas con el objeto de lograr una ampliación del mercado.

Para cada caso

18 Mantener un archivo actualizado e informatizado de todos los documentos recibidos y remitidos en el área, a fin de contar con información veraz y oportuna en el momento que se requiera.

Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente


Nivel Denominación


DG

128

Apoyo 5.8.3 Departamento de Gestión de Clientes y Comercio

Exterior Objetivos: Visitar, ofrecer servicios y captar clientela, llevar un registro actualizado. Realizar

seguimiento de clientes. Promocionar los servicios o productos a nivel internacional y los contactos con clientes para ventas al exterior.




1 Preparar los presupuestos de servicios y productos postales de acuerdo a indicaciones de los equipos de trabajo formados por la Dirección general a fin de satisfacer las expectativas de los clientes.

En cada caso.

2 Realizar Tele marketing a clientes potenciales para conseguir entrevistas a fin de captar la suscripción de nuevos contratos.

Semanalmente

3 Mantener una lista actualizada e informatizada de clientes potenciales, así como los frecuentes y esporádicos, para el ágil manejo de los datos que se necesiten.

En todo momento

4 Coordinar y ejecutar las visitas a los posibles clientes con los materiales publicitarios disponibles.

Semanalmente

5 Elaborar, estructurar e implementar proyectos de estrategias para la venta segura de productos y/o servicios que ofrece la Institución.

Semanalmente

6 Analizar y desarrollar con la Dirección las políticas a ser utilizadas para el logro de los fines. Todo el tiempo

7 Planificar los objetivos alcanzables y las estrategias que conlleven a la misma. Según

planificación

8 Gestionar la capacitación del equipo de ventas para alcanzar los objetivos trazados y desempeñar sus labores lo mejor posible.

Todo el tiempo

9 Desarrollar las políticas que serán implementadas para el desarrollo de las actividades de promoción internacional.

Para cada caso

10 Elevar los informes a la Dirección Comercial de las actividades realizadas o a realizar, a fin de poner a conocimiento de la superioridad los resultados de los mismos.

En cada caso

11 Trazar los objetivos y Planificar las estrategias para el alcance de las metas trazadas. Según

planificación

12 Realizar estudios e investigaciones del mercado internacional, a fin de proponer precios equitativos del mercado actual.

En todos los casos

13 Promocionar y difundir los servicios a nivel de clientes de otros países, según resultados del estudio de mercado y las oportunidades identificadas.

Según cada caso

14 Realizar ofertas y negociación para cerrar ventas y establecer contratos con clientes del extranjero.

Según cada caso

15 Actuar de nexo/contacto entre la DINACOPA y los clientes de otros países, a fin de crear lazos bilaterales para agilizar los trámites de intercambios de envíos.


16 Capacitar y motivar a los funcionarios del área para que desempeñen su trabajo lo mejor posible.

Todo el tiempo

17 Mantener un sistema de archivo de los documentos manejados en ese Departamento, de los contactos y oportunidades.

Todo el tiempo


Permanentemente


Permanentemente


Nivel Denominación

Apoyo 5.8.4 Departamento de Investigación del Mercado

Objetivos: Búsqueda y análisis del segmento de mercado e identificar necesidades de los consumidores, para diseñar servicios que satisfaga esas necesidades.


DG

129


Dependencias: División de Marketing y Publicidad, División de Análisis de Tarifas.


1 Analizar y realizar estudios de mercado, con el fin de identificar las tendencias, las ofertas y demandas actuales y proponer nuevos servicios.

Permanentemente

2 Realizar el seguimiento del nivel de nuevos servicios y cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes, identificar las falencias, y proponer las soluciones correctivas necesarias para mantener la satisfacción del cliente, por el servicio prestado.

Permanentemente

3 Proponer los proyectos, desarrollo para el área comercial, elaborar los presupuestos para los clientes.

Según Necesidad.

4 Diseñar estrategias que capten la atención y el interés de demás empresa y particulares con el objeto de lograr una mejor ubicación en el mercado.

Para cada caso

5 Proponer estrategias de marketing que eleven la imagen de la Institución a nivel del mercado, atraigan clientes.

Para cada caso

6 Planificar, estructurar, proponer e implementar la metodología de trabajo a ser utilizada, para el logro de los objetivos trazados.

Permanentemente

7 Mantener un archivo actualizado e informatizado de todos los documentos recibos y remitidos en el área y de los trabajos de investigación de mercado a fin de obtener información veraz y oportuna en el momento requerido.

Permanentemente



Permanentemente


Permanentemente



DG

130

Nivel Denominación

Apoyo 5.8.5 Departamento de Marketing y Publicidad

Objetivos: Promocionar y Desarrollar estrategias de ventas de los servicios y productos postales. Buscar el funcionamiento de la imagen corporativa de la DINACOPA.


Dependencias: División de Atención al Usuario.


1 Proyectos de marketing y publicidad que capten nuevos clientes que utilicen nuestros servicios y productos a corto plazo.

Permanentemente

2 Realizar promociones y eventos que publiciten el logotipo de la Institución, a fin de lograr posicionarlos servicios y productos que ofrece la Institución.

Todo el tiempo

3 Planificar los objetivos y las estrategias de marketing que serán utilizados para la captación de nuevos usuarios a corto, mediano y largo plazo.

Para cada caso

4 Elaborar planes de visitas a futuros clientes corporativos, así como a los actuales, para satisfacer las expectativas de los mismos.

Según Planificación

5 Analizar informes de post ventas, para contar con un análisis de las ventas realizadas de crecimiento o de decrecimiento.

Todo el tiempo

6 Planificar lanzamientos de nuevos servicios y productos rentables en el mercado a fin de incrementar los ingresos de la Institución y satisfacer la demanda.


7 Crear estrategias de posicionamiento basados en estudios de mercado, para asegurar las ventas.


8 Identificar nuevos segmentos de mercado, utilizando las estrategias planificadas a fin de captar nuevos clientes e incrementar la cartera actual.

En todo momento

9 Elaborar, gestionar y desarrollar fórmulas que generen información de las ventas realizadas, a fin de contar con información veraz en el momento requerido.

En todo momento


11 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo

Permanentemente


Permanentemente

13 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo Permanentemente


DG

131

Nivel Denominación

Apoyo 5.8.5.1 División de Atención al Usuario

Objetivos: Mantener contactos directos con los usuarios, a fin de satisfacer sus expectativas de calidad, responder quejas y reclamos, brindar recomendaciones, promocionando nuestros servicios postales, a través de una comunicación eficiente.

Dependiente de: Departamento de Marketing y Publicidad



1 Prestar la adecuada atención a los usuarios, informando y promocionando los servicios y productos de Correos.

Permanentemente

2 Orientar a los Usuarios en gestionar los procesos necesarios para la prestación del servicio adquirido.

En cada caso

4 Recepcionar y registrar de las Oficinas y las Agencias, las quejas, sugerencias, y reclamos depositados por los Usuarios, en los buzones colocadas para ese fin.

Permanentemente

5 Realizar monitoreo de los servicios prestados a los usuarios, a través de encuestas e informes registrados por seguimientos realizados, a fin de conocer el nivel de satisfacción y para corregir las deficiencias.

En cada caso

6 Desarrollar el marketing para que los potenciales usuarios conozcan los servicios y productos de la DINACOPA.

En cada caso

7 Proporcionar a los usuarios todos los datos necesarios para la adquisición de servicios o productos que la DINACOPA ofrece, y registrar los datos para rastreo de envíos.

Permanentemente

8 Realizar tele ventas, y tele marketing dirigidas a los usuarios con el fin de captar clientes potenciales.

Permanentemente

9 Sugerir y gestionar en cursos de capacitación sobre atención al cliente y/o encuestas dirigidas a las ventas directas o indirectas.

Según necesidad

11 Elevar informes al Departamento de Marketing y Publicidad de actividades realizadas y los resultados que se den mediante las mismas.

Mensualmente

12 Mantener actualizada la cartera de clientes que realizan pagos al contado en admisión y/o franqueo, a fin de realizar relevamientos de datos.

Permanentemente

13 Elevar las estadísticas de llamadas, de la cantidad total de Reclamos telefónicos Existentes en el mes, al Departamento de Marketing y Publicidad, y resultados del buzón de sugerencias y quejas de clientes.

Mensualmente


Permanentemente


Permanentemente



DG

132

5.9 DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA


DG

133

Nivel Denominación

Apoyo 5.9 Dirección de Tecnología

Objetivos: Impulsar y proveer soluciones tecnológicas innovadoras para que las dependencias de la Institución contribuyan al cumplimiento de las políticas institucionales; garantizando el acceso, operación, funcionamiento, disponibilidad e implementación de tecnologías y sistemas de información acorde a las necesidades, a través de la ejecución y desarrollo de procesos informáticos y tecnológicos.


Dependencias: Departamento de Infraestructura y Redes, Departamento de Sistemas y el Departamento de Seguridad de TIC.


1 Planificar, conjuntamente con los responsables de los sectores dependientes de la Dirección a su cargo, las actividades a ser desarrolladas, conforme a los objetivos, políticas establecidas y los recursos disponibles.

Mensualmente

2 Coordinar, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades de las dependencias a su cargo, de modo a obtener la realización efectiva de las tareas encomendadas.

Permanentemente

3 Participar en la evaluación del desempeño del personal a su cargo, de acuerdo con las políticas, reglamento y procedimientos establecidos.

Según necesidad

4 Participar en la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Anual correspondiente a su Dirección, proponiendo las inversiones y gastos correspondientes.

Anualmente

5

Verificar la medición de los resultados alcanzados en las actividades previstas en el POA de su área, para la realización de las actividades previstas en el mismo y adoptar o sugerir medidas correctivas para impulsar una gestión cada vez más eficiente.

Según necesidad

6 Elevar informes, a solicitud del superior inmediato, sobre cuestiones específicas relacionadas a sus actividades a consideración del mismo.

Según necesidad

7 Desarrollar todas sus funciones acorde a lo estipulado en el Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay (MECIP).

Permanentemente

8 Organizar y dirigir las tareas para definir el Plan de Desarrollo Tecnológico, siguiendo los lineamientos del Plan de Estratégico Institucional.

Según necesidad

9 Analizar y definir los sistemas, estructuras, organización y soportes de la información necesaria para la Institución.

Permanentemente

10 Planificar y coordinar con las Jefaturas a su cargo las tareas de desarrollo de los sistemas, mantenimiento y/o mejora de infraestructura tecnológica requeridos efectuando análisis de viabilidad, cronograma de implementación y otros.

Mensualmente

11 Supervisar la aplicación de normas y procedimientos del ciclo de vida del Software y Mantenimiento de Sistemas.

Según necesidad


DG

134

12 Supervisar el soporte técnico a los usuarios de la Institución en lo referente a utilización, mantenimiento y reparación de los equipos informáticos tales como computadoras personales, impresoras, scanner y otros.

Según necesidad

13 Solicitar el suministro adecuado de recursos humanos y materiales, para el cumplimiento de las actividades del área.

Según necesidad

14

Supervisar los requerimientos en materia de equipamiento, conectividad, servicios, actualizaciones, licenciamientos, soporte a usuarios y crecimiento de parque instalado en coincidencia con el desarrollo progresivo de las actividades de la institución.

Según necesidad

15 Elaborar las especificaciones técnicas y requisitos para la adquisición de los equipos de Hardware y/o software.

Según necesidad

16

Supervisar la implementación efectiva de las políticas de seguridad informática de la DINACOPA: controles de acceso, instalación o actualización de antivirus, eliminación de virus, procedimientos de utilización de discos magnéticos, acceso físico a los equipos y servidores de la institución, custodia y realización de copias de seguridad.

Permanentemente

17 Coordinar con la Dependencia pertinente, la capacitación y adiestramiento del personal en el uso de tecnologías de información

Según necesidad


Permanentemente


Permanentemente

20 Cumplir con las tareas que le sean encomendadas por su Superior inmediato y que estén acorde al cargo.

Según necesidad


DG

135

Nivel Denominación

Apoyo 5.9.1 Departamento de Infraestructura y Redes

Objetivos: Proveer el Servicio Técnico atendiendo los problemas y dificultades que el personal pueda

tener respecto a la utilización de las TICs, así como reparación o reemplazo de piezas defectuosas.

Proveer servicios de soporte de redes y servidores a todas las dependencias de la DINACOPA, garantizando su conectividad.

Dependiente de: Dirección de Tecnología.


Funciones (1) Frecuencia

1 Proveer asistencia en el uso de herramientas multimedia de comunicación. Permanentemente

2 Instalar y actualizar herramientas ofimática, de seguridad y otros. Permanentemente

3 Realizar movimientos de equipos informáticos en las distintas dependencias de la institución.

Según necesidad

4 Realizar y mantener actualizado el inventario informático, asignación a los nombres de los equipos y usuarios de los mismos.

Según necesidad

5 Investigar los nuevos avances y desarrollo de la tecnología para su posible incorporación en la infraestructura de la Dirección.

Según necesidad

6 Monitorear y asistir el funcionamiento del servicio de provisión de conectividad de datos Según necesidad

7 Llevar un registro de las asistencias técnicas realizadas y el resultado de cada una asignándole un estado

Permanentemente

8 Establecer las acciones de mejora de la infraestructura de red y supervisar la continuidad de su operación, para proporcionar un eficiente servicio a las distintas áreas de la DINACOPA.

Permanentemente

9 Supervisar las acciones de los proveedores para la instalación y configuración de los equipos que conforman la red de cómputo y telecomunicaciones.

Según necesidad

10 Programar y coordinar los servicios de mantenimiento y/o reparación de la infraestructura tecnológica proporcionadas por terceros.

Según necesidad

11 Establecer políticas de uso correcto de herramientas informáticas. Según necesidad

12 Controlar el desarrollo de las actividades de su dependencia, de modo a obtener la realización efectiva de las tareas encomendadas y la permanente optimización del rendimiento laboral de los funcionarios a su cargo

Permanentemente

13 Presentar al Director del Área los requerimientos del Departamento a su cargo a los efectos a que estos sean tenidos en cuenta para su inclusión en el momento de la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Anual.

Anualmente

14 Verificar la medición de los resultados alcanzados en las actividades previstas en el POA de su área, para la realización de las actividades previstas en el mismo, para el logro de una gestión más eficiente.

Según necesidad

15 Elevar informes, a solicitud del superior inmediato, sobre cuestiones específicas relacionadas a sus actividades a consideración del mismo.

Según necesidad

16 Desarrollar todas sus funciones acorde a lo estipulado en el Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay (MECIP).

Permanentemente


Permanentemente


DG

136


Permanentemente


Según necesidad


DG

137

Nivel Denominación

Apoyo 5.9.2 Departamento de Sistemas

Objetivos: Diseñar, desarrollar, implementar y mantener sistemas computacionales que satisfagan las

necesidades de agilización, simplificación, mejoramiento y calidad de los procedimientos y actividades de la institución, en las diversas áreas y dependencias mediante la aplicación de herramientas informáticas que garanticen una adecuada automatización de la operación y gestión administrativa de la DINACOPA.




1 Diseñar, desarrollar e implementar sistemas y aplicaciones para uso interno Institucional. Según necesidad

2 Realizar el mantenimiento de sistemas implementados dentro de la Institución. Permanentemente

3 Asesorar para implementación de sistemas externos o internos: reunión con usuarios y/consultores, factibilidad de implementación, análisis de requerimientos, aceptación de interfaces.

Según necesidad

4 Sugerir la automatización de procesos a través de proyectos de sistemas de información para ser implementados.

Según necesidad

5 Analizar y llevar adelante la implementación de sistemas externos. Según necesidad

6 Investigar los nuevos avances y desarrollo de la tecnología para su posible incorporación en los sistemas.

Permanentemente

7 Diseñar y aplicar los mecanismos para la recopilación electrónica de información y difusión a nivel nacional.

Según necesidad

8 Capacitar a los usuarios en el uso de los sistemas de gestión desarrollados en el Departamento y otros que puedan implementarse.

Según necesidad

9 Supervisar que los proveedores cumplan con los términos y condiciones establecidos en sus contratos.

Mensualmente

10 Diseñar, administrar e implementar bases de datos para la institución. Según necesidad

11 Llevar un registro de las solicitudes realizadas por los usuarios para la modificación de las aplicaciones desarrolladas.

Permanentemente

12 Controlar el desarrollo de las actividades de su dependencia de modo a obtener la realización efectiva de las tareas encomendadas y la permanente optimización del rendimiento laboral de los funcionarios a su cargo.

Permanentemente

13 Presentar al Director del Área los requerimientos del Departamento a su cargo a los efectos a que estos sean tenidos en cuenta para su inclusión en el momento de la elaboración del Ante Proyecto de Presupuesto Anual.

Anualmente

14 Verificar la medición de los resultados alcanzados en las actividades previstas en el POA de su Área, para la realización de las actividades prevista en el mismo, para el logro de una gestión eficiente.

Según necesidad


DG

138


Permanentemente

15 Elevar informe a solicitud del Superior inmediato sobre cuestiones específicas relacionadas a sus actividades a consideración del mismo.

Según necesidad

16 Desarrollar todas sus funciones acorde a lo estipulado en el modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Publica del Paraguay (MECIP).

Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

139

Nivel Denominación

Apoyo 5.9.3 Departamento de Seguridad de TIC

Objetivos: Diseñar, desarrollar, y evaluar la seguridad de los software, servicios informáticos y sistemas

operativos sobre los que se ejecutan, así como de la información que proporcionan. Comprender el papel central que tienen los algoritmos y las estructuras de datos en su seguridad. Adquirir destrezas fundamentales para la programación e implementación de algoritmos y sistemas que proporcionen seguridad a las TICs.




1 Desarrollar las labores de configuración de los Sistemas Operativos, bases de datos y redes de comunicación en las computadoras de escritorio y portátiles de la DINACOPA.

Según necesidad

2 Monitorear periódicamente los procedimientos y operaciones de la institución, de forma tal, que ante cambio las políticas puedan actualizarse oportunamente.

Permanentemente

3 Efectuar un análisis de riesgos informáticos, para valorar los activos y así adecuar las políticas a la realidad de la institución.

Permanentemente

4 Confeccionar normativas del uso aceptable y política de seguridad de los equipos y sistemas de red.

Mensualmente

5 Administrar los servicios informáticos, de redes y de telecomunicaciones a fin de asegurar su óptimo rendimiento, de manera a agilizar la comunicación y potenciar de esa manera la efectividad de las áreas operativas y administrativas de la DINACOPA.

Permanentemente

6 Coordinar y evaluar las medidas de seguridad y de contingencia informática, para proteger la información que se genera en la institución.

Permanentemente

7 Administrar la operación del Centro de Cómputo y de la red Institucional, para brindar un servicio informático continuo.

Permanentemente

8 Instrumentar las políticas de seguridad en materia de transmisión de datos, para la continuidad de los servicios de cómputo, sistemas e información electrónica.

Según necesidad

9 Coordinar el diseño y publicación de los sitios en Internet e Intranet de la DINACOPA, con base en la información que le envíen las diferentes unidades administrativas y en reglas definidas por entidades externas.

Según necesidad

10 Coordinar las solicitudes de habilitación, instalación y mantenimiento del SIARE (Sistema Integrado de Administración de Recursos del Estado) del Ministerio de Hacienda.

Según necesidad

11 Comunicar a todo el personal involucrado sobre el desarrollo de las políticas, incluyendo los beneficios y riesgos relacionados con los recursos y bienes, y sus elementos de seguridad.

Según necesidad

12 Diseñar, implementar y mantener en coordinación con la Asesoría de Seguridad Postal, un sistema de monitoreo en campo y a través de tecnología sobre el funcionamiento de las rutas y circuitos Postales.

Según necesidad

13 Controlar el desarrollo de las actividades de su dependencia de modo a obtener la realización efectiva de las tareas encomendadas y la permanente optimización del rendimiento laboral de los funcionarios a su cargo.

Según necesidad

14 Presentar al Director del Área los requerimientos del Departamento a su cargo a los efectos a que estos sean tenidos en cuenta para la inclusión en el momento de la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Anual.

Anualmente

15 Verificar la medición de los resultados alcanzados en las actividades prevista en el POA de su Área, para la realización de las actividades prevista en el mismo, para el logro de una gestión eficiente.

Según necesidad

16 Elevar informes a solicitud del Superior inmediato, sobre cuestiones específicas relacionadas a sus actividades a consideración del mismo.

Según necesidad

17 Desarrollar todas sus funciones acorde a lo estipulado en el modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay (MECIP)

Permanentemente


DG

140


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

141

6. NIVELES DE CONTROL


DG

142

6.1 COORDINACIÓN DE CALIDAD Y MECIP


DG

143

Nivel Denominación

Control 6.1 Coordinación de Calidad y MECIP

Objetivos: Establecer las bases del desarrollo de la cultura de calidad y la implementación gradual de un sistema de Gestión de la Calidad que incluya la información y concienciación del personal en general, en su ámbito de desarrollo, la coordinación con todas las Direcciones, Asesorías y toda la Organización, a fin de implementar procesos medibles y controlables, con la producción de informes sobre el desempeño de la calidad en los servicios. Coordinar todas las actividades con el Equipo Técnico MECIP, para la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas.


Dependencias: Departamento de Control de Calidad, Departamento de Mejora Continua y Control de Gestión Operativa Postal.


1 Planificar las tareas a realizar en su área en coordinación con su superior. Según

Planificación

2 Dirigir, orientar y controlar el buen desenvolvimiento de las tareas a realizar en las áreas dependientes.

Permanentemente

3 Liderar con la Dirección General, el proceso de cambio hacia la implementación de una cultura de calidad en el Correo Paraguayo.

Permanentemente

4 Dirigir, orientar y controlar el buen desenvolvimiento de las áreas dependientes. Permanentemente

5 Coordinar con las Direcciones y Asesorías los cronogramas para la formulación de procesos, manuales de funciones y operativos, e instructivos.

Permanentemente

6 Determinar las variables e índices de calidad a ser desarrollados y realizar las mediciones de calidad periódicamente.


7 Coordinar con todas las áreas afectadas los cronogramas de ejecución de un plan de capacitación para la difusión y promoción de la cultura de calidad.

En cada caso

8 Generar informes para la Dirección General, de los resultados de las mediciones realizadas, y liderar las reuniones de calidad del nivel ejecutivo.

Mensualmente

9 Mantener el archivo de documentos ordenados y actualizados. Permanentemente

10 Dirigir y coordinar con el Representante de la Máxima Autoridad las actividades del Equipo MECIP, en armonía y colaboración con los funcionarios de dichas áreas.


11 Adelantar el proceso de diseño e implementación del Modelo bajo las orientaciones del representante de la dirección.

Permanentemente

12 Capacitar a los funcionarios del Modelo Estándar de Control Interno. Según

Planificación

13 Asesorar a las áreas de la Institución en el diseño e implementación del Modelo. En cada caso

14 Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas de diseño e implementación del Modelo al representante de la dirección, para su aplicación.

Permanentemente

15 Trabajar en coordinación con los funcionarios designados por área en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del Modelo.

Según cada caso

16 Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementación del modelo para su aprobación.

Permanentemente



Permanentemente


Permanentemente



DG

144

Nivel Denominación

Control 6.1.1 Departamento de Control de Calidad

Objetivos: Controlar que se cumplan los procesos de control en las diferentes áreas.

Dependiente de: Coordinación de Calidad y MECIP.




Planificación

2 Elaborar un Plan para el establecimiento de procesos en todas las áreas operativas del Correo en coordinación con el área de planeamiento y organización.


3 Elaborar un programa de capacitación encuadrado dentro de los conceptos de una cultura de calidad y coordinar con todas las áreas dedicadas a la capacitación.


4 Elaborar y dar seguimiento a la implementación de una Política de calidad aprobada por Dirección Genera.

En cada caso


Permanentemente


Permanentemente



DG

145

Nivel Denominación

Control 6.1.1.1 División de Procesos y Evaluación

Objetivos: Controlar que se cumplan los procesos de control en las diferentes áreas.

Dependiente de: Departamento de Control de Calidad



1 Seguimiento y control de extremo a extremo de las etapas 1-2 y 3, conforme normas internacionales establecidas

Permanente

2 Mejora continua de los procesos operativos e informar sobre las debilidades de los mismos, con el objeto de corregir

Permanente

3 Evaluación de las estadísticas proporcionadas de todos los servicios Permanente

4 Esquematización de los procesos operativos a fin de conocer las debilidades en cada etapa Permanente

5 Mantener actualizado el flujo grama de los procesos operativos conforme la esquematización

Según necesidad

6 Control del QCS- Sistema de medición de la calidad postal Permanente


Permanente

8 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo Según necesidad


DG

146

Nivel Denominación

Control 6.1.2 Departamento de Mejora Continua y Control de Gestión

Operativa Postal

Objetivos: Planificar y generar programas de mejoras para una mejor gestión.

Dependiente de: Coordinación de Calidad y MECIP.




planificación

2 Generar y cumplir un programa de mejoramiento de datos relacionados a las diferentes variables establecidas por la UC.

Según cada caso

3 Cargar los datos recolectados en sistemas informáticos simples y generar informes con el grado de cumplimiento de los indicadores establecidos.

Permanentemente

4 Realizar las tareas de remisión de carta prueba. Según

planificación

5 Mantener un relacionamiento directo con el cliente interno colaborador, y realizar una permanente variación con la ampliación, modificación o reducción.

Permanentemente

6 Realizar las tareas relacionadas a los relevamientos de opinión del grado de satisfacción de los clientes, encuestas, entrevistas, en áreas y sucursales pre determinadas.


7 General respuestas a los informes de calidad requeridos por organismos internacionales, UPU, UPAEP, y Grupos de Mercosur y otros.

Permanentemente

8 Realizar análisis de informes generados por IPC, Grupo Mercosur y otros. Permanentemente

9 Señalar acciones correctivas o de mejoramiento de la calidad. Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente



DG

147

6.2 CENTRO NACIONAL DE CONTROL DE OPERACIONES


DG

148

Nivel:

Control

Denominación:

6.2.1 Coordinación del Centro Nacional de Control de Operaciones

Nivel:

Control

Denominación:

6.2 Centro Nacional de Control de Operaciones

Objetivos: Ejercer el Control de las operaciones para el mejoramiento de los procesos operativos y

la calidad del servicio postal.

Dependiente de: Dirección General

Dependencia: Coordinación del Centro Nacional de Control de Operaciones,

Departamento de Reclamos,

Departamento de Control y seguimiento de envíos Registrados con AR

Departamento de Control de Operaciones de las Agencias Metropolitanas e Interior

Funciones Frecuencias

1 Realizar el seguimiento para verificar el cumplimiento de los procesos

operativos en tiempo y forma

Diariamente

2

Realizar el seguimiento para verificar el cumplimiento de los procesos

operativos en la calidad del servicio postal con los Directores y Asesores de

las áreas respectivas.

Según necesidad

3 Monitorear, controlar y registrar el cumplimiento de todos los procesos

operativos

Diariamente

4 Promover la aplicación de las normas y procedimientos nacionales de la UPU

y UPAEP y otros organismos internacionales

Diariamente

5 Desarrollar acciones para la implementación del manual para la

Organización del control sobre las operaciones postales

Según necesidad

6 Programar las actividades propias de sus dependencias conforme a sus

metas y objetivos institucionales

Diariamente

7 Promover y fomentar la eficiencia, celeridad y productividad basado la

aplicación del manual de procedimientos postales

Diariamente

8 Apoyar la buena atención a los clientes por parte del personal. Diariamente

9 Preparar y remitir a la superioridad los informes de las actividades

desarrolladas en el área operativa y registrar la operación

Diariamente

10 Mantener informado al Director de Correos de las novedades de sus

dependencias

Según necesidad

11 Controlar que los registros mantengan el orden de las documentaciones

remitidas y recibidas

Diariamente

12 Mantener buen relacionamiento permanente a nivel nacional e

internacional en temas operativos

Diariamente

13 Velar por el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo Según necesidad

14 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos,

muebles y otros bienes a su cargo

Según necesidad

15 Mantener un completo y actualizado archivo de las documentaciones de

esta dependencia.

Permanentemente

16 Las demás tareas que le sean asignadas y correspondan por la naturaleza de

su cargo

Según necesidad


DG

149

Objetivos: Monitorear e informar el movimiento de las actividades relacionadas a la operativa así

como velar por la correcta aplicación del manual de CNC y de las normas nacionales e

internacionales

Dependiente de: Centro Nacional de Control de Operaciones.

Dependencia:

Ninguna


1 Planificar y Coordinar los trabajos a realizar con sus superiores. Diariamente

2 Asegurar la correcta aplicación de las tareas de monitoreo del área operativa. Diariamente

3 Proponer métodos laborales, eficientes a cualquier dificultad que pudieran

presentarse en el área operativa

Según necesidad

4 Analizar la estadística del área de reclamos e informar sobre su evolución. Según necesidad

5

Diseñar sistemas de control de procedimientos operativos basados en el manual de

CNC en común acuerdo con la Asesoría

Según necesidad

6 Coordinar la implementación del plan de acción del CNC. Diariamente

7 Mantener los archivos ordenados y actualizados Diariamente

8 Informar sobre irregularidades que pudieran detectarse y sugerir soluciones

eficientes

Diariamente

9

Coordinar la aplicación de normas y procedimientos nacionales e internacionales

vigentes, tales como los provenientes de la UPU y la UPAEP y otros organismos

internacionales, en todas sus dependencias según directrices emanadas del Asesor

del CNC.

Diariamente

10 Coordinar y Supervisar estrechamente el cumplimiento de las funciones de sus

dependencias de común acuerdo con la asesoría del CNC

Diariamente

11 Promover la efectividad en las dependencias basados en el manual CNC en conjunto

con la Asesoría

Diariamente

12 Inducir a un modelo de personal disciplinado, instados en las normas, reglamentos y

leyes vigentes

Según necesidad

13 Apoyar en la medida de sus posibilidades a que se brinde una excelencia en atención

al cliente y satisfacer las expectativas del mismo

Según necesidad

14 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros

bienes a su cargo

Diariamente

15 Mantener un completo y actualizado archivo de las documentaciones de esta

dependencia.

Permanentemente

16 Las demás tareas que le sean asignadas y correspondan por la naturaleza de su cargo Según necesidad

Nivel:

Control

Denominación:

6.2.2 Departamento de reclamos

Objetivos: Atender y encaminar los reclamos recibidos de los usuarios a nivel nacional e

internacional


DG

150


Dependencia:

Ninguna


1 Ejecutar los trabajos planificados con la Asesoría y la Coordinación en relación a los reclamos de clientes

Diariamente

2 Recepcionar los CN08 y 5 SAP designándoles un número de expediente Diariamente

3 Organizar los reclamos recibidos, diferenciando los nacionales e internacionales Según necesidad

4 Solicitar a través del Formulario 5 SAP los datos de encaminamiento a las oficinas del

Centro de Clasificación Nacional, Internacional y/o a las demás oficinas afectadas.

Según necesidad

5 Completar el formulario CN 08 para los reclamos internacionales Según necesidad

6 Recepcionar las respuestas a los reclamos formulados y remitirlas al origen del mismo

mediante formulario 7 (Nota de respuesta).

Diariamente

7 Informar a la Coordinación sobre la situación de los reclamos formulados Diariamente

8 Solicitar mediante formulario Nº 1, el informe de los envíos en reclamo Diariamente

9 Solicitar mediante formulario C32, la declaración del destinatario, acompañado del

formulario CN18

Diariamente

10 Remitir las consultas y las respuestas a través del CN 08 dentro del plazo establecido Diariamente

11 Mantener un completo y actualizado archivo de las documentaciones de esta

dependencia.

Permanentemente

12 Remitir las estadísticas de reclamos, recibidos y remitidos, al final de cada mes Mensualmente

13 Recepcionar las llamadas y dar respuestas eficientes Diariamente

14 Rastrear los envíos nacionales e internacionales hasta su entrega final Diariamente

15 Agotar Instancias para la entrega de envíos que por motivos varios no pudieron ser

entregados

Diariamente

16 Remitir solicitudes para indemnización al departamento de Cuentas Internacionales

informando el motivo del pago

Según necesidad

17 Realizar reiteraciones, (duplicata) y emplazamientos de entrega Según necesidad

18 Realizar informes internos solicitados por la Coordinación, mediante expedientes

designados CNC

Según necesidad

19 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros

bienes a su cargo

Diariamente

20 Las demás tareas que le sean asignadas y correspondan por la naturaleza de su cargo Según necesidad


DG

151

Nivel:

Control

Denominación:

6.2.3 Departamento de Control y Seguimiento de Envíos Registrados con AR

Objetivos: Realizar seguimiento y rastreo en cada caso necesario.


Dependencia: Ninguna


1 Realizar el seguimiento y rastreo de todos los servicios ofrecidos por la

DINACOPA dependiendo de la solicitud del área afectada.

Diariamente

2 Informar el resultado a su superior en caso de alguna irregularidad. Diariamente

3 Coordinar la tarea diaria con el superior directo. Diariamente

4 Analizar diariamente las actividades realizadas. Diariamente

5 Desarrollar acciones para la implementación del manual para la

Organización del control sobre las operaciones postales

Según necesidad

6 Velar por la buena atención de los clientes. Diariamente

7 Promover y fomentar la eficiencia, celeridad y productividad basado la

aplicación del manual de procedimientos postales

Diariamente

8 Apoyar la buena atención a los clientes por parte del personal. Diariamente

9 Atención personalizada de los usuarios. Diariamente



Diariamente



Diariamente


esta dependencia.

Permanentemente


su cargo

Según necesidad


DG

152

Nivel:

Control

Denominación:

6.2.4 Departamento de Control de Operaciones de las Agencias Metropolitana e Interior

Objetivos: Recibir las actividades diarias realizadas por las Agencias según formulario determinado

por CNC




1 Coordinar las actividades a realizar diariamente con sus superiores Diariamente

2 Informar el resultado a su superior en caso de alguna irregularidad. Diariamente

3 Recibir el formulario C01 ( Control de Operaciones diarias a nivel de agencias

postales)

Diariamente

4 Cargar la información recibida en el sistema informático de CNC Según necesidad

5 Archivar la información recibida en forma física y digital Diariamente

6 Reclamar a las Agencias el reporte del formulario C01 Según necesidad

7 En caso de detectar algunas anomalías informar al superior Diariamente

8 Al finalizar la actividad diaria generar un informe en caso que se detecte una

irregularidad o anomalía.

Diariamente



Diariamente



Diariamente


esta dependencia.

Permanentemente


su cargo

Según necesidad


DG

153

6.3 ASESORIA DE SEGURIDAD POSTAL


DG

154

Nivel Denominación

Control 6.4 Asesoría de Seguridad Postal

Objetivos: Velar por la seguridad de las oficinas de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay DINACOPA, funcionarios y público en general, a nivel Nacional, así como velar por la seguridad de todos los envíos que son transmitidos por la red postal controlando los procesos operativos e implementado y haciendo cumplir las directrices que en materia de seguridad postal dictan los organismos postales internacionales.


Dependencias: Departamento de Inspectoría, Departamento de Vigilancia y el Departamento de Seguimiento.


1 Asegurar el cumplimiento de las medidas adoptadas para la protección de los envíos postales, aplicando mecanismos de coordinación cuando los mismos estén bajo custodia de contratistas, transportistas, Aduana y otras autoridades competentes.

Diariamente

2 Procurar, una adecuada aplicación de las normas y medidas de seguridad que se emitan internamente o por recomendación expresa del ente competente externo, así como aquellas dadas por la UPU, UPAEP y sus grupos de acción de seguridad.

Para cada caso

3 Elaborar los estudios operacionales postales y de seguridad cuando lo soliciten los organismos internacionales UPU - UPAEP o la máxima autoridad de la Dinacopa; y recomendar las personas capacitadas y aptas para participar en los eventos convocados.

Para cada caso

4 Buscar mecanismos que minimicen los riesgos de retenciones, extravíos, violaciones y hurtos de los envíos postales.

Constantemente

5 Recomendar y realizar acciones para prevenir los casos de fraudes, robos y otros delitos contra el servicio postal.

Constantemente

6 Mantener y mejorar la Red de Seguridad Postal. Constantemente

7 Mantener y mejorar las comunicaciones, y relaciones en materia de seguridad postal, con otros países.

Permanentemente

8 Intercambiar información internacional, a través de la Red de Seguridad Postal. Constantemente

9 Desarrollar programas de capacitación interna en seguridad postal, aplicando estrategias de difusión a nivel nacional y promover la cooperación de todos los funcionarios de la DINACOPA.

En cada caso

10

Establecer programas de cooperación mutua con entidades gubernamentales y privadas, así como con administraciones postales y organizaciones internacionales, tendientes a fortalecer la seguridad postal en coordinación con el Departamento de Relaciones Internacionales cuando corresponda.

Para cada caso



Permanentemente


Permanentemente



DG

155

Nivel Denominación

Control 6.3.1 Departamento de Inspectoría

Objetivos: Controlar y Supervisar que las tareas del proceso operativo sean correctamente realizadas basadas en las normas reglamentarias vigentes (nacional e internacional) en todas las dependencias que posee la DINACOPA.

Dependiente de: Asesoría de Seguridad Postal.

Dependencias: División de Inspección y Supervisión.


1 Supervisar que los controles de verificación se realicen de acuerdo a las normas y leyes postales vigentes.

Permanentemente

2 Evaluar los informes de verificaciones presentados por el área. Permanentemente

3 Proponer acciones para el mejoramiento del proceso operativo conjuntamente con la Dirección General, la Dirección de Operaciones y sus Asesores.

En cada caso

4 Realizar y promover en todas las dependencias la aplicación de normas y procedimientos nacionales e internacionales en materia de seguridad, tales como los provenientes de la U.P.U. y la U.P.A.E.P y otros organismos internacionales.

Diariamente

5 Supervisar, dirigir y verificar estrechamente el cumplimiento de los procesos en todas las dependencias.

Diariamente

6 Coordinar y cumplir con las verificaciones de los itinerarios y los tiempos de logística, dotando la seguridad necesaria a los envíos en general.

Diariamente

7 Realizar visitas a las sucursales (de oficio o intervención por orden superior), para inspeccionar el estado y si se cumplen con los procesos operativos.

Periódicamente o de acuerdo al caso

8 Coordinar las visitas a las sucursales y comprobar que las inspecciones sean realizadas según lo establecido.

Todo el tiempo

9 Programar las actividades propias de sus dependencias conforme a sus metas y objetivos de la Institución.

En cada caso

10 Promover y fomentar la eficiencia y productividad de su dependencia. Permanentemente

11 Realizar reuniones de trabajos con los responsables de las dependencias tendientes al mejoramiento y buen funcionamiento de las mismas.

Permanentemente

12 Cuidar que la disciplina del personal a su cargo dependencias esté acorde con las normas, reglamentos y leyes.

Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente



DG

156

Nivel Denominación

Control 6.3.2 División de Inspección y Supervisión

Objetivos: Ejecutar el control y supervisión del proceso operativo basadas en las

normas reglamentarias vigentes (nacional e internacional) en todas las dependencias que posee la DINACOPA.

Dependiente de: Departamento de Inspectoría.



1 Controlar y supervisar el proceso operativo de acuerdo a las normas y procedimientos postales vigentes

Permanentemente

2 Evaluar los informes de verificaciones presentados por el área. Permanentemente

3 Proponer acciones para el mejoramiento del proceso operativo conjuntamente con la Dirección General, la Dirección de Operaciones y sus Asesores.

En cada caso

4 Realizar y promover en todas las dependencias la aplicación de normas y procedimientos nacionales e internacionales en materia de seguridad, tales como los provenientes de la U.P.U. y la U.P.A.E.P y otros organismos internacionales.

Diariamente

5 Verificar en cada etapa el cumplimiento de los procesos en todas las dependencias.

Diariamente

6 Verificar el cumplimiento de los itinerarios de los transportes de la institución, dotando la seguridad necesaria a los envíos en general.

Diariamente

7 Realizar la inspección a las sucursales por orden de los superiores, para constatar si se cumplen con los procesos operativos.

Periódicamente o de acuerdo al caso

8 Participar de las reuniones de trabajos con los responsables de las dependencias tendientes al mejoramiento y buen funcionamiento de las mismas.

Permanentemente

9 Mantener en todo momento disciplina y buen trato a los demás funcionarios. En cada caso


Permanentemente


Permanentemente



DG

157

Nivel Denominación

Control 6.3.3 Departamento de Vigilancia

Objetivos: Controlar que las instalaciones de la Institución así como el personal de la misma y el público en general se sientan respaldados en plena seguridad.


Dependencias: División de Seguridad.


1 Proteger tanto a las personas como a la propiedad y a toda clase de bienes de la Institución.

diariamente

2 Realizar acciones de supervisión para evitar, y extinguir, incendios, siniestros y accidentes en general.

Permanentemente

3 Poner en conocimiento del Jefe inmediato cualquier incidente de cualquier hecho delictivo o atentatorio.

En cada caso

4 Realizar cualquier otra función o misiones relacionadas con la vigilancia que la DINACOPA pueda indicar.

En cada caso

5 Vigilar en las instalaciones de mayor envergadura y sucursales con edificios importantes la entrada y salida de los usuarios atendiendo a aquéllos que presentan situación sospechosa para dar aviso a la superioridad.

Permanentemente

6 Proponer sistemas de vigilancia alternativos de forma que el servicio sea óptimo. Permanentemente

7 Organizar normalmente la vigilancia en forma individual, salvo en aquellos casos en que a través de los sistemas de comunicación un vigilante requiriese al otro para su ayuda debido a algún incidente.

Según necesidad

8 Reflejar todo tipo de incidente en el parte diario de incidencias, que se entregará en la jefatura de su dependencia.

Diariamente

9

Responsabilizar a los vigilantes de un cuadro de llaves de todas las dependencias de la DINACOPA, según cada edificio en el que sean designados, pero las llaves solamente podrán ser utilizadas en caso de emergencia, y deberá dejarse informe en el libro de novedades, e informar al jefe inmediato.

En cada caso

10 Velar por el buen funcionamiento de la dependencia a su cargo. En todo momento


Permanentemente


Permanentemente



DG

158

Nivel Denominación

Control 6.3.3.1 División de Seguridad

Objetivos: Custodiar y resguardar las instalaciones de la Institución así como al personal de la misma y al público en general.

Dependiente de: Departamento de Vigilancia.



1

Garantizar en todo momento la comunicación del vigilante de la DINACOPA, con una persona designada u otros en el exterior del predio. Para ello el vigilante deberá estar provisto del correspondiente teléfono móvil.

Permanentemente

2 Prestar servicio en cualquier edificio de la DINACOPA, según disponga la jefatura. Permanentemente

3 Realizar las demás actividades inherentes a la seguridad que le sean asignadas de acuerdo a la necesidad que se presente.

Para cada caso

4 Estar atento a cualquier acción necesaria para evitar cualquier tipo de accidentes o siniestros que pudieran suscitarse (si pudieran evitarse).

Permanentemente

5 Realizar y elevar informes a la Jefatura inmediata de las actividades realizadas en las áreas asignadas.

En cada caso

6

Verificar al término de la jornada si todas las puertas de las distintas Dependencias fueron debidamente cerradas y apagadas las luces, así también como apagar todas las luces exteriores.

Diariamente

7 Realizar las vigilancias en forma individual y alternada de manera a optimizar el servicio.

En cada caso

8 Velar por el cuidado de las llaves de cada dependencia. Diariamente

9 Mantener un informe diario del retiro y del depósito de las llaves de las áreas. Diariamente


Permanentemente


Permanentemente



DG

159

Nivel Denominación

Control 6.3.4 Departamento de Seguimiento

Objetivos: Realizar el Seguimiento de los envíos postales y servicios especiales de la DINACOPA, para promover su entrega en tiempo y forma.


Dependencias: División de Verificación de Entrega.


1 Verificar el cumplimiento de normas y procedimientos vigentes para la buena recepción y procesamiento.

Permanentemente

2 Controlar que se cumplan los ciclos operativos en la distribución hasta la entrega domiciliaria.

Permanentemente

3 Elevar a la jefatura propuestas de acciones para el mejoramiento del proceso operativo. En cada caso

4 Cumplir con el cronograma de trabajo establecido por la jefatura, a efectos de supervisar y controlar el correcto desarrollo de las tareas de cada área.

Permanentemente

5 Realizar visitar los domicilios particulares de los usuarios para constatar la entrega eficiente y eficaz de los envíos.

Permanentemente

6 Realizar seguimiento a través de llamadas telefónicas a los usuarios y contribuir con la misión de la Institución.

En cada caso

7 Monitorear a los carteros por el sistema GPS, comprobando si realizan las cargas de sus confirmaciones a medida que van entregando.

Todo el tiempo

8 Programar las actividades propias de sus dependencias conforme a sus metas y objetivos de la Institución.

En cada caso



Permanentemente


Permanentemente



DG

160

Nivel Denominación

Control 6.3.4.1 División de Verificación de Entrega

Objetivos: Realizar el seguimiento de todos los envíos postales y servicios especiales de la DINACOPA, para su entrega a tiempo y forma.

Dependiente de: Departamento de Seguimiento.



1 Informar al Jefe inmediato sobre las actividades que realiza la unidad y como así también de las anomalías en los procesos operativos.

En cada caso

2 Promover y fomentar la eficiencia y la productividad en las áreas afectadas. Permanentemente

3 Proponer reuniones laborales con los responsables de las dependencias tendientes al mejoramiento y buen funcionamiento de las mismas.

Para cada caso

4 Velar por el cumplimiento de los ciclos operativos. Permanentemente

5 Realizar seguimientos de envíos a domicilios particulares a fin de constatar le veracidad de las entregas realizadas.

En cada caso

6 Realizar y elevar informes por cada caso realizado a fin de poner a conocimiento sobre las actividades realizadas.

En cada caso


Permanentemente


Permanentemente



DG

161

6.5 COORDINACIÓN DE LA UNIDAD DE ASUNTOS INTERNOS UDAI


DG

162

Nivel Denominación

Control

6.4 Coordinación de la Unidad de Asuntos Internos UDAI

Objetivos: Planificar, coordinar y controlar las actividades relacionadas o investigaciones sobre las actuaciones de los servidores públicos, que puedan derivar en indicios de hechos punibles, sustentándose, en las disposiciones legales y normativas correspondientes; de manera a prevenir, detectar e informar a la autoridad competente sobre los mismos.


Dependencias: Asesoría de la Unidad de Asuntos Internos, Departamento de Fiscalización, Departamento de Trámites Judiciales.


1 Dirigir y realizar las diligencias o procedimientos necesarios para el esclarecimiento de indicios de hechos punibles que pudieron haber sido cometido por funcionarios, o pudieron haber ocasionado un perjuicio a la Institución.

Diariamente

2 Dirigir, coordinar y controlar el trabajo de los funcionarios de la Coordinación a su cargo. Diariamente

3

Coadyuvar con la Auditoría Interna Institucional, Dirección de Administración y Finanzas, Dirección de Recursos Humanos, y con los demás organismos de control y ejecución presupuestaria, en todas aquellas actividades vinculadas a controlar sobre la correcta disposición de los fondos presupuestados para la Dirección Nacional de Correos del Paraguay.

Cuando sea necesario

4

Apoyar técnicamente a otras Direcciones y/o a las otras dependencias de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay y/u órganos encargados de a persecución y sanción penal, en materia de investigación de presuntos hechos punibles, que pudieran haber sido realizados por el funcionario de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay y/o que pudieran haber causado perjuicios patrimoniales a dicha Institución, con énfasis en el establecimiento de criterios técnicos conformes para definir los casos que ameriten ser investigados.


5 Dictaminar y responder (verbalmente y por escrito) a consultas y pedidos de informes que fueran requeridos por el Ministerio Publico y/u Órganos Jurisdiccionales, en el marco del proceso abierto por la presunta realización de hechos punibles.


6

Mantener contacto directo, permanente y fluido en lo referido a sus funciones específicas, con la Dirección Nacional de Correos del Paraguay y sus dependencias así como con los órganos encargados de la persecución y sanción penal a los efectos de una mejor coordinación de sus actividades.

Diariamente

7

Dirigir y supervisar la ejecución de las tareas de investigación de presuntos hechos punibles que pudieron haber sido realizados por el funcionario de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay, y/o que pudieran haber causado perjuicios a dicha Institución, a los efectos que pudieran asegurar que los mismos se realicen conforme a los lineamientos y procedimientos establecidos en el presente manual.

Diariamente

8 Solicitar en forma escrita y/o verbal información y/o cualquier otra evidencia, a cualquier funcionario de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay y/o a cualquier otra persona física o jurídica, a los efectos de esclarecimiento de los hechos investigados.


9 Emitir informes jurídicos al Director General de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay, con respectos a cada caso de presuntos hechos punibles que haya ingresado a la Coordinación de Asuntos Internos.


10 Supervisar y monitorear la gestión y administración de los registros, que deben ser llevados en la Coordinación de Asuntos Internos.


11 Participar y formar parte, en representación de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay, de los Organismos, y/o Comités Técnicos de trabajos- institucionales y/o interinstitucionales, que en su caso defina la Institución.



DG

163

12

Proponer, promover y sostener comunicaciones y/o reuniones de recopilación de información, de coordinación de trabajos y asesoramiento técnico, con los órganos de investigación interna, de las demás entidades públicas, apuntando a crear en el futuro “Mecanismos permanentes de comunicación y coordinación de trabajos de investigación y auditoria forenses”, en las Instituciones Públicas.


13 Plantear a la Máxima Autoridad, nuevos mecanismos y medios para mejorar el cumplimiento de las funciones de la Coordinación de Asuntos Internos, así como iniciativas de reglamentos y/o modificaciones del presente Manual, que tengan el mismo propósito.


14

Apoyar técnicamente en cualquier otra función específica y temporal y/o permanente que le sea expresamente asignada por el Director General de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay, en el marco del objetivo general de la Coordinación de Asuntos Internos, establecidos por Resolución y/o en el presente Manual.



Permanentemente

16 Realizar otras funciones, que le sean asignadas en el ámbito de su competencia. Cuando sea necesario


DG

164

Nivel Denominación

Control 6.6.1 Asesoría de la Unidad de Asuntos Internos

Objetivos: Prestar asesoría eficiente, eficaz y oportuna, dentro de un marco de defensa de los intereses de la Institución y de respeto a los derechos de los ciudadanos. Velar por que las actuaciones de la Asesoría, que cumplan con las normas legales vigentes a través de una política de asesoría preventiva, dentro del marco de los intereses de la Institución y respeto por los derechos de los ciudadanos, buscando mejorar la efectividad, oportunidad y transparencia en las investigaciones de los delitos y faltas administrativas de corrupción.

Dependiente de: Coordinación de la unidad de Asuntos Internos UDAI



1 Intervenir en todas las relaciones jurídicas, que la institución tenga como persona de derecho con otras personas físicas y jurídicas.


2 Intervenir como organismo consultor, en las cuestiones que den lugar a interpretación del tipo jurídico legal.


3 Informar sobre la legalidad de los actos administrativos propios de la Institución. Cuando sea

necesario

4 Prestar asesoramiento jurídico-legal a la Dirección General y a las dependencias de la institución que lo soliciten.


5

Asesorar a la Institución en asuntos jurídicos y legales referentes a las actividades y relaciones con los Organismos Internacionales Especializados, la Unión Postal Universal, la Unión Postal de las Américas, España y Portugal, así como las relaciones con las demás Administraciones Postales y otras entidades afines del interior y exterior del país.


6

Intervenir y llevar adelante en todas las instancias, los juicios civiles, laborales, penales y contencioso administrativo en los que intervenga la institución como demandante o demandado.


7

Gestionar y Analizar los títulos de propiedad de todos los inmuebles y vehículos que forman parte del patrimonio de la institución, y de los que se adquiera en el futuro, así como los que se pretende arrendar.


8

Emitir dictamen sobre la documentación originado por actos de supervisión e inspección postal en relación a las irregularidades en que incurran el personal o los usuarios en aquellos aspectos que contravengan las disposiciones que norma el servicio postal.


9 Sugerir mediante dictamen la instrucción de sumarios Administrativos a Funcionarios de la Institución por la supuesta comisión de faltas graves en el desempeño de sus cargos.


10

Velar que los contratos, permisos, licencias u otros que se otorguen a personas físicas o jurídicas, así como con organismos internacionales, cumplan con la normatividad legal vigente.


11 Realizar seguimiento a los sumarios instruidos a los funcionarios de la DINACOPA. Periódicamente

12 Formular demandas, denuncias, reclamaciones y querellas sobre los acto ilícitos que se cometan en contra de los intereses de la Institución.


13 Representar a la Institución y sus Unidades Administrativas en los términos de los Poderes que se le otorguen.


14 Vigilar en coordinación de las Direcciones el cumplimiento de las Condiciones Generales de Trabajo. Periódicamente


DG

165

15 Asesorar en el levantamiento de actas administrativas, de procedimientos laborales y en la formulación de dictámenes.


16 Coordinar todos los trabajos a realizar en sus dependencias. Diariamente

17 Guardar la máxima discreción en cuanto a las investigaciones. Siempre

18 Planificar las tareas a realizar. Diariamente

19 Informar al superior de la situación de los casos llevados. Periódicamente

20 Recepción y procesamiento de denuncias formuladas por cualquier ciudadano u organización, sea del sector público o privado. Diariamente

21

Derivar las denuncias vinculadas a dilucidar cuestiones jurídicas de naturaleza penal, civil o administrativo a los órganos jurisdiccionales competentes, ya sea Ministerio Publico, Procuraduría General del Estado, Secretaria de la función Pública u otro Organismo de conformidad a las disposiciones previstas en la ley.

Cuando amerite

22 Las demás atribuciones establecidas en los convenios de cooperación firmada o a ser firmadas con otras entidades Gubernamentales o del sector privado.


23

Iniciar de oficio o por denuncias de cualquier ciudadano las investigaciones, dentro del marco de la legalidad, colectando, organizando y relevando evidencias para su posterior remisión a los Organismo Jurisdiccionales competentes en cumplimiento a lo previsto en los artículos 284 y 286, inc. 1º del código procesal penal.

Cuando amerite

24

Declarar cada investigación como caso de responsabilidad jurídica, para lo cual se formara un registro y expediente administrativo, debiendo informarse de ello a la Dirección General de manera periódica mientras que la comunicación en el Ministerio Publica deberá realizarse en tiempo y forma, luego de los trámites de rigor, todo ello de conformidad a lo previsto en el artículo 286, inc. 1º del código Procesal penal de la República.


25

Realizar las investigaciones de los casos de responsabilidad Jurídica de manera conjunta indistinta o alternativamente la gestión que deben realizar los organismos Jurisdiccionales componentes. El caso será identificado como causa penal en sede fiscal, desde el momento en que estos agentes tomen intervención en la investigación.

Periódicamente

26

Contar con autonomía funcional y en sus actuaciones velara siempre por el cumplimiento de las garantías constitucionales previstas para el ejercicio de los derechos procesales contemplados en este caso en el art. 17 de la Constitución Nacional y del Código Procesal Penal.


27

Objetar cualquier indicación proveniente de la Dirección General que se considere manifiestamente arbitraria o contraria a la Ley, haciendo saber al mismo dicha objeción atreves de un dictamen fundado.


28 Expedirse en relación a las actuaciones, motivadas en una resolución Interna, la cual deberá ser fundada dentro de los lineamientos del marco normativo legal vigente.


29 Iniciar las investigaciones de los casos de manera nominada o innominada. Permanentemente

30 Contar con un sistema de protección al denunciante que colabore con la investigación del caso y/o causa penal. Permanentemente

31

Realizar todos los actos de investigación que crea conveniente, a los efectos de buscar la verdad, debiendo entre ello, practicar todo tipo de registros dentro y fuera de la institución, pero siempre sobre hechos que estén relacionados con las oficinas administrativas o cualquier otro lugar público vinculado con la DINACOPA sin necesidad de orden judicial alguna, debiendo labrarse acta de todo lo actuado, pudiendo además incautar los elementos y objetos relacionados con la investigación, a excepción de aquellos de carácter personal. En caso que fuera necesario realizar registros o allanamiento en recintos privados o dependencias cerradas deberá solicitarse la orden que

Permanentemente


DG

166

corresponda al representante del Ministerio Publico.

32 Dictar Resolución en sus casos a efectos de justificar la pertinencia de dicho acto (relacionado al ítem anterior).


33 Remitir las evidencias al ministerio público y a la Secretaria de la Función Pública a los efectos y fines legales pertinentes.



35 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo. Cuando sea

necesario


DG

167

Nivel Denominación

Control 6.6.2 Departamento de Fiscalización

Objetivos: Gestionar las actividades relacionadas con prevenir, detectar e informar al Coordinador de la Unidad de Asuntos Internos y al jefe/a de Trámites Judiciales sobre aquellas actuaciones contrarias a la Ley, que puedan derivar en actos de corrupción y/o sanciones administrativas, sustentando las investigaciones en las disposiciones legales y normativas correspondientes.




1 Realizar fiscalizaciones, recorridos y a todas las sucursales tanto del área metropolitana como del área interior. Permanentemente

2

Planificar el trabajo de investigación asignado conforme a los lineamientos definidos por Resolución, y someter el plan de trabajo a consideración del Coordinador de la Unidad de Asuntos Internos.

Permanentemente

3

Coordinar y supervisar la efectiva ejecución por parte de los asistentes asignados a su equipo de trabajo, de los procedimientos de investigación definidos en el Plan de Trabajo aprobados por el Director General, apuntando a obtener y registrar adecuadamente informes de investigación, siguiendo los lineamientos definidos.

Permanentemente

4

Revisar y analizar las evidencias obtenidas para verificar los méritos para continuar o concluir la investigación. Preparar el borrador del informe de la investigación, para someterlo a consideración del Coordinador de la Unidad de Asuntos Internos.

Permanentemente

5 Realizar labores con la Auditoria Interna Institucional en los procesos de control conforme al Reglamento Interno de la Coordinación de la Unidad de Asuntos Internos.


6

Preparar y remitir al Coordinador el Informe Final de Investigación, en base a las instrucciones, correcciones y/o modificaciones sugeridas por el mismo, a partir de la revisión del borrador del informe final de investigación.



8 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo. Cuando sea

necesario


DG

168

Nivel Denominación

Control 6.6.3 Departamento de Trámites Judiciales

Objetivos: Coordinar y ejecutar las actividades que le compete realizar, a efecto de lograr los objetivos establecidos, relacionados con la recepción de denuncias de posibles actos de corrupción y realizar el seguimiento de los casos recepcionados en la Dirección de Asuntos Internos Anticorrupción.




1

Organizar los recursos humanos requeridos para la ejecución de denuncias e investigaciones aprobadas y encomendadas por el Coordinador de la Unidad de Asuntos Internos.

Permanentemente

2

Analizar las denuncias remitidos a la Coordinación de la Unidad de Asuntos Internos, por las distintas dependencias de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay y/o persona particular y verificar si corresponde la apertura de una investigación interna o si amerita la instrucción de sumario administrativo.

Permanentemente

3

Elaborar un informe jurídico y remite a la Asesoría Jurídica, encargados de realizar los sumarios administrativos correspondiente, dependiente de la Dirección General de la DINACOPA, todas aquellas denuncias que correspondan a la comisión de faltas de carácter administrativo.

En todos los casos

4 Realizar un seguimiento de todos los casos, que hayan sido remitidos al Ministerio Público por considerar que podrían constituir hechos de acción penal pública. Permanentemente

5 Elaborar un informe mensual a la Dirección, en el cual conste el estado de las causas de cada una que fueron remitidos al Ministerio Publico. Mensualmente

6

Apoyar técnicamente en cualquier otra función específica, temporal y/o permanente que le sea expresamente asignada por la Coordinación de la Unidad de Asuntos Internos, en el marco del objetivo general.

En todos los casos


8 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo. Cuando sea necesario


DG

169

6.7 AUDITORÍA INTERNA


DG

170

Nivel Denominación

Control 6.5 Auditoría Interna

Objetivos: Efectuar el control sistemático de la actividad contable, impositiva, financiera y operacional de la institución y ejercer el control deliberado de los actos administrativos y financieros de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas y aquellas vigentes en nuestro país.


Dependencias: Departamento de Auditoría Técnica Financiera Administrativa, Departamento de Auditoria Técnica Operativa.


1 Planificar, dirigir y controlar los programas de auditorías interna en las aéreas técnicas-administrativas y financieras de la DINACOPA.


2 Establecer las políticas de control en las áreas administrativas técnicas y financieras de la DINACOPA de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Anual/Según necesidad

3 Elaborar y ejecutar programas de aplicación de auditoría financiera, administrativa y de operaciones de la DINACOPA.

Anual

4 Coordinar las investigaciones para verificar el cumplimiento de las diferentes disposiciones legales vigentes en las diversas áreas de la Institución.

Todo el tiempo

5 Asesorar, Recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión financiera-Administrativa y técnica operacional de las diferentes dependencias de la DINACOPA.


6 Recibir informes de las áreas a su cargo y emitir parecer en coordinación con sus colaboradores.


7 Remitir informes a la Dirección General con las recomendaciones, pruebas y diferentes evidencias de la auditoría realizada.

Todo el tiempo

8 Realizar auditorías en las Sucursales Postales y relevar los informes a su superior para la toma de decisiones.


9 Realizar seguimiento a los Dependencias Auditadas. Todo el tiempo

10 Mantener el archivo de documentos y auditorías realizadas en orden cronológico. Todo el tiempo

11 Coordinar la realización de arqueos de caja en todas las oficinas recaudadoras de la Institución, conforme a la reglamentación vigente.


12 Coordinar controles por muestreo sobre la aplicación correcta de las tarifas, las correspondencias y otros envíos depositados en las distintas sucursales del país.


13 Controlar que los ingresos estén acordes con las tarifas y documentos emitidos por pagos. En cada caso

14 Sugerir e implementar nuevos métodos de trabajo de acuerdo a la naturaleza y necesidad de su área.

Según necesidad

15 Proveer informe a la Auditoría General del Poder ejecutivo, si así lo solicitaran en forma directa sin mediar autorización alguna de la Dirección General.

Anualmente

16 Informar semestralmente del grado del cumplimiento del Plan de trabajo anual presentado, simultáneamente a la máxima autoridad institucional y a la Auditoría General del Poder Ejecutivo.

Todo el tiempo

17 Gestionar que los funcionarios de su dependencia estén permanentemente capacitados para desempeñar sus tareas según la naturaleza de su área y función.

Según cada caso

18 Participar en coordinación con la dirección de Recursos Humanos en la designación del perfil del funcionario de auditora.

Según necesidad



Permanentemente



Nivel Denominación

Control 6.7.1 Departamento de Auditoría Técnica Financiera


DG

171

Administrativa

Objetivos: Revisar, controlar y dar seguimiento a las actividades Administrativas Financieras de las diferentes oficinas de la DINACOPA de manera a que sean cumplidas como lo establecen los manuales vigentes de la Institución y de las normas contables y administrativas.

Dependiente de: Auditoría Interna.



1 Planificar programas de auditoría de la gestión administrativa de la DINACOPA en coordinación con sus superiores.

Anualmente

2 Mantenerse informado acerca de las diferentes disposiciones y reglamentos legales vigentes a nivel nacional e institucional.

Permanentemente

3 Redactar diferentes informes Técnicos, adjuntando las diferentes pruebas y evidencias de cada auditoria consignando la recomendación correspondiente.

En todos los casos

4 Asesorar, recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión Financiera Administrativa de las diferentes dependencias de la DINACOPA.

En todos los casos

5 Realizar auditorías en las diferentes sucursales y relevar los informes a su superior para la toma de decisiones.


6 Realizar investigaciones para verificar el cumplimiento de las diferentes disposiciones legales vigentes.


7 Redactar los diferentes informes técnicos, adjuntando las diferentes pruebas y evidencias de cada auditoría.

En cada caso

8 Asesorar, recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión de las diferentes dependencias de la DINACOPA.


9 Remitir los informes a la Asesoría de auditoría interna para su revisión y aprobación. En cada caso

10 Controlar que los ingresos estén acordes con las tarifas y documentos emitidos por pagos. Según necesidad


Permanentemente

12

Ejercer el control sobre las operaciones administrativas en ejecución, verificando las obligaciones y el pago de las mismas con el correspondiente cumplimiento de la entrega a satisfacción de bienes, obras, trabajos y servicios, en las condiciones, tiempo y calidad contratados.

Según

planificación

13 Intervenir en todo lo relacionado con los controles de la Administración de los Recursos, Presupuestos, de Bienes y Servicios y de todas las dependencias requeridas.

En todos los casos

14 Planificar programas de auditoría operacional de gestión de la DINACOPA en coordinación con sus superiores.


15 Mantenerse informado acerca de las diferentes disposiciones y reglamentos legales vigentes.

En todos los casos

16 Redactar diferentes informes Técnico-administrativos adjuntando las diferentes pruebas y evidencias de cada auditoria.

En cada caso

17 Controlar que las rendiciones de cuentas estén correctas y que se efectúe puntualmente conforme a las normas vigentes.

En todo momento


En cada caso

19 Controlar que el sistema financiero que se aplique esté de acuerdo a la Política Económica de la Institución.

Según planificación y/o

necesidad

20 Formular y ejecutar un plan para la evaluación de controles a ejercer para prevenir y detectar errores, fraudes, irregularidades y omisiones.

Anualmente s/necesidad

21 Realizar arqueos de cajas en todas las oficinas recaudadoras de la Institución, conforme a la reglamentación vigente.

Permanentemente s/planificación


23 Hacer un control interno por muestra sobre aplicación correcta de tarifa a las correspondencias y otros envíos depositada en las distintas sucursales del país periódicamente.

Permanentemente s/ planificación


DG

172

Nivel Denominación

Control 6.7.2 Departamento de Auditoría Técnica Operativa

Objetivos: Revisar, controlar y dar seguimiento a las actividades Técnicas operativas, y de gestión de las diferentes oficinas de la DINACOPA de manera a que sean cumplidas como lo establecen los manuales vigentes.

Dependiente de: Auditoría Interna.



1 Planificar y proponer programas de auditoría operacional de gestión de la DINACOPA en coordinación con sus superiores.

Anualmente

2 Mantenerse informado acerca de las diferentes disposiciones y reglamentos legales vigentes.

Permanentemente

3 Redactar diferentes informes Técnicos, adjuntando las diferentes pruebas y evidencias de cada auditoria escribiendo la recomendación correspondiente.

En todos los casos

4 Asesorar, recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión operativa de las diferentes dependencias de la DINACOPA.

En todos los casos

5 Realizar auditorías operativas en las diferentes sucursales y relevar los informes a su superior para la toma de decisiones.


6 Controlar el cumplimiento de las leyes y normas que regulan las operaciones de la institución.

En cada caso

7 Realizar auditorías de control de procedimientos, formularios y documentos utilizados si están acordes con lo que dictan los manuales vigentes nacionales e internacionales.


8 Realizar investigaciones para verificar el cumplimiento de las diferentes disposiciones legales vigentes.


9 Remitir los informes a la Asesoría de auditoría interna para su revisión y aprobación. En cada caso

10 Realizar auditorías en las oficinas Regionales y relevar los informes a la Auditoria Interna para la toma de decisiones.


11 Mantener el archivo de documentos en orden y actualizados. Todo el tiempo


Permanentemente




DG

173

Nivel Denominación

Control

6.8 Coordinación Técnica de Obras y Fiscalización

Objetivos: Proyectar y dirigir las construcciones, refacciones o reparaciones de locales y Fiscalizar las obras de terceros, para avalar la calidad y la seguridad edilicia de la DINACOPA y sus sucursales.




1 Evaluar y sugerir el curso de las solicitudes de las necesidades de orden edilicio o mobiliario presentadas tanto en la central como en las sucursales,

En cada caso

2 Canalizar, acompañar y hacer seguimiento de los pedidos que cuentan con visto bueno de la Dirección General, hasta su ejecución.

Permanentemente

3 Interiorizarse, analizar, evaluar, presentar estudio de viabilidad y costos, a fin de presentar por escrito las sugerencias y recomendaciones sobre los pedidos de mejora de las distintas áreas.

Según cada caso

4 Fiscalizar todos los trabajos de reparación de muebles, colocación de artefactos eléctricos en cualquiera de los edificios y todo lo relacionado a la construcción y equipamiento de los locales desde su inicio hasta su culminación.

Permanentemente

5 Plantear, diseñar y proponer las refacciones, reparaciones y mejoras que a su criterio sean necesarias realizar en los distintos edificios de la DINACOPA.

Permanentemente

6 Gestionar ante las instancias correspondientes, las documentaciones necesarias para la realización de los arreglos pertinentes.

Según cada caso

7 Trabajar conjuntamente con el departamento de UOC en lo referente a especificaciones técnicas para los llamados a concursos o licitaciones para las construcciones en general.

Según cada caso

8 Presentar en el momento que corresponda, todas las documentaciones y aprobaciones necesarias para proceder a los pagos correspondientes.

En cada caso

9 Proveer según análisis previo especificaciones técnicas solicitadas por su superior. Permanentemente


Permanentemente

11 Mantener actualizado el histórico de los trabajos realizados con la documentación correspondiente y de las obras en curso de ejecución o pendientes.

Permanentemente


Permanentemente



DG

174

7 NIVELES DE OPERACIÓN


DG

175

7.1 DIRECCION DE SERVICIOS ESPECIALES Y CORPORATIVOS


DG

176

Nivel Denominación

Operativo 7.1 Dirección de Servicios Especiales y Corporativos

Objetivos:

Administrar, gestionar, controlar, apoyar, fortalecer y agilizar los servicios con valor

agregado y de paquetería, en rapidez, seguridad, entrega personalizada, para los servicios

prestados a clientes especiales y corporativos, conforme a las necesidades de los clientes y

las normas postales vigentes.

Dirigir una administración controlada, consistente en la verificación de todas las documentaciones que se requieran previamente, para el proceso definitivo de realización de las actividades comprometidas en el servicio.


Dependencias: Coordinación de Servicios Especiales y Corporativos, Dpto. de Paquetería Express, Dpto. de Clientes Corporativos, Dpto. de Servicios Especiales Nacionales y Dpto. EMS Internacional.


1 Administrar, controlar, supervisar, que los procedimientos aplicados sean los más efectivos para el desarrollo de las actividades convenidas en el área.

En todo momento

2 Coordinar y Asegurar que los recursos humanos reciban la capacitación adecuada y necesaria para desempeñar correctamente sus funciones.

Para cada caso

3 Coordinar que los recursos humanos sean distribuidos conforme al perfil que se necesita en cada área.

En cada caso

4 Controlar que los procesos operativos se cumplan conforme a los estándares y metas. En cada caso

5 Mantener un ambiente armónico en relación con los clientes corporativos y casuales. En todo momento

6 Coordinar los procesos que se aplicaran para el servicio a cada cliente, conforme a las condiciones acordadas.

Para cada caso

7 Verificar que los reclamos sean atendidos en los plazos establecidos y en forma. En cada caso

8 Coordinar con la Dirección de Operaciones la Entrega en todas las áreas de Distribución, de acuerdo a las obligaciones contraídas con los clientes.

Para cada caso

9 Coordinar con todas las áreas, la gestión y/o autogestión de las necesidades para el buen cumplimiento de sus funciones.

En cada caso

10 Agilizar los procesos operativos a fin de que los envíos sean entregados en los plazos comprometidos. Conocer a cabalidad las condiciones contractuales de cada tipo de servicio.

En cada caso

11 Mantener un ambiente laboral armónico entre sus colaboradores, a fin de incentivar el rendimiento eficiente entre los mismos.

En todo momento

12 Controlar que el servicio de paquetería cumpla con las documentaciones exigidas por las leyes y normas vigentes, a fin de que estos puedan ser entregados sin inconvenientes, en Coordinación con la Dirección General de Aduanas.

Permanentemente

13 Analizar constantemente el desarrollo de los procesos a fin de sugerir modificaciones que racionalice y agilice las tareas del área.

En cada caso

14 Llevar una estadística ordenada y veraz, para analizar la capacidad de procesamientos y posibles necesidades.

Mensualmente

15 Informar permanentemente sobre los resultados de las actividades realizadas a la superioridad inmediata.

En cada caso


17 Administrar los insumos de su dependencia y resguardo los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente


Permanentemente

19 Realizar las demás tareas que le sean asignadas y que corresponda por la naturaleza de su cargo.

Según necesidad


DG

177


DG

178

Nivel Denominación

Operativo 7.1.1 Coordinación de Servicios Especiales y Corporativos

Objetivos: Asistir a la Dirección en todas sus funciones y coordinar las tareas de sus dependencias, conforme a las necesidades de los clientes y las normativas vigentes.

Dependiente de: Dirección de Servicios Especiales y Corporativos.



1 Asistir a la Dirección de Servicios Especiales en todas las actividades correspondientes al buen desempeño del área.

En todos los casos

2 Coordinar las actividades entre los departamentos de la dirección de servicios especiales y corporativos para el buen desarrollo de los procesos operativos.

Diariamente

3 Verificar que los procesos operativos sean implementados de acuerdo a las Leyes y Normas vigentes a fin de establecer las pautas laborales.

Permanentemente

4 Mantener una buena relación con los colaboradores y brindar prioridad a las necesidades de los clientes.

Permanentemente

5 Verificar que los procesos operativos de cada Departamento dependiente de la Dirección del área, sean realizados conforme a las normativas respectivas y a las condiciones contractuales.

Para cada caso

6 Controlar que los reclamos sean respondidos en los plazos establecidos y verificar que se subsanen los errores que hayan influido para la confección de estos.

Diariamente

7 Verificar que las entregas en todas las áreas de Distribución, se realicen conforme a los compromisos adquiridos con cada cliente.

Permanentemente

8 Coordinar con todas las áreas las actividades que deberán desarrollarse a fin obtener el óptimo rendimiento de los colaboradores.

Permanentemente

9 Realizar las gestiones y/o autogestiones necesarias que contribuyan al buen desempeño y al desarrollo de las actividades competentes al área.

Diariamente

10 Verificar que el servicio de paquetería se desarrolle conforme a las reglamentaciones nacionales e internacionales.

En cada caso

11 Verificar la seguridad y la eficiencia en la entrega de los envíos, para mantener la buena calidad del servicio.

Diariamente

12 Tener conocimiento de las reglamentaciones aduaneras que competan al servicio. En cada caso

13 Gestionar los equipos y materiales necesarios que serán utilizados para las distintas dependencias de la Dirección.

Permanentemente

14 Verificar que todas las dependencias presenten en el plazo establecido los datos estadísticos al Departamento correspondiente para el caso.

Permanentemente

15 Mantener informado al Director/a del área sobre el desarrollo de las actividades realizadas en el área y los resultados obtenidos.

En cada caso

16 Analizar constantemente el desarrollo de los procesos a fin de sugerir modificaciones que racionalicen y agilicen las tareas competentes al buen desempeño de las actividades de las dependencias de la Dirección.

En cada caso



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

179

Nivel Denominación

Operativo 7.1.2 Departamento de Paquetería Express

Objetivos: Coordinar los procesos operativos del servicio postal de paquetería Express, controlar el encaminamiento para todos los destinos a nivel país. Controlar que el reporte de entrega se realice de acuerdo a los plazos, a través de una plataforma informática.

Dependiente de: Dirección De Servicios Especiales y Corporativos.

Dependencias: División Control Paquetería Express; División Mi Pymes.


1 Coordinar los procesos operativos del área, así como los procesos aduaneros, a fin de agilizar la entrega para satisfacer las necesidades de los clientes.

En todo momento

2 Mantener información actualizada del servicio prestado para cada cliente a fin de poder identificar y clasificarlo.

En todo momento

3 Mantener informados al cliente sobre los servicios que ofrece el área de paquetería. En cada caso

4 Coordinar con la Dirección de Comunicación la divulgación de los servicios ofrecidos, a través de las redes sociales, la prensa oral, escrita y televisiva.

Permanentemente

5 Verificar que los procesos operativos se realicen de acuerdo a las condiciones servicio ofrecido.

En todo momento

6 Mantener información actualizada de las leyes y normas internacionales por las que se rige el servicio.

Permanentemente

7 Participar en las campañas publicitarias que puedan ayudar a la expansión de las promociones de la servicio de paquetería, en coordinación con la Dirección Comercial.

En cada caso

8 Elaborar una estadística de la cantidad de envíos procesados en el área y remitirlo al departamento correspondiente.

Permanentemente

9 Gestionar los recursos necesarios para el buen desarrollo de las actividades del área. En cada caso

10 Mantener actualizada las reglamentaciones aduaneras que afecte al servicio, a fin de no tener inconvenientes en el procesamiento de los paquetes.

Permanentemente

11 Mantener un archivo informatizado de datos de clientes, y los servicios que han adquirido con la institución.

Permanentemente



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

180

Nivel Denominación

Operativo 7.1.2.1 División Control de Paquetería Express

Objetivos: Controlar que los procesos operativos de paquetería se realicen de acuerdo a los estándares de calidad establecidos con el cliente, a través de una plataforma informática.

Dependiente de: Departamento de Paquetería Express.



1 Controlar que todos los procesos operativos de los servicios de paquetería se cumplan conforme a las leyes y normas vigentes.

En todo momento

2 Conocer detalladamente las condiciones que presta el servicio. Permanentemente

3 Comparar que los despachos recibidos coincida con las condiciones de la recepción en el CN38 y la vía aérea.

En cada caso

4 Realizar la apertura del despacho verificando las condiciones de recepción del envió (peso y estado del envió), en caso de no coincidir con la documentación adjunta, elaborar el CN24 correspondiente.

En cada caso

5 Realizar la entrega a la dirección indicada por el remitente. Permanentemente

6 Mantener informado a los usuarios sobre los servicios que presta el área

7 Conocer las reglamentaciones, las leyes y normas internacionales que rigen al servicio. Permanentemente

8 Elaborar una estadística de la cantidad de envíos manipulados y elevar al área correspondiente

Permanentemente

9 Conocer en forma detallada las reglamentaciones aduaneras que afecta al servicio. Permanentemente

10 Administrar los insumos de su dependencia y resguardo de los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

181

Nivel Denominación

Operativo 7.1.2.2 División MiPyMEs

Objetivos: Coordinar los procesos operativos del servicio postal de las MiPyMEs, conforme a la normativa postal vigente, mantener una relación estrecha con la aduana para coordinar los procesos que afecten al servicio. Fomentar la utilización del servicio.

Dependiente de: Departamento de Paquetería Express.

Dependencias: Ninguno.


1 Coordinar los procesos operativos relacionados a las Mi Pymes. En todo momento

2 Mantener una relación estrecha con el Vice Ministerio de Industria y Comercio, en lo que se refiere la MI PYMES.

En cada caso

3 Conocer las cláusulas del convenio por cada tipo de servicio, controlar que los procesos se cumplan conforme a las normas vigentes establecidas.

Permanentemente

4 Mantener actualizada la información relacionado al servicio. Permanentemente

5 Controlar que cada parte del proceso operativo se cumpla sin retrasos. En cada caso

6 Conocer las normas que rigen el servicio. En todo momento

7 Elaborar una estadística de la cantidad envíos manipulada en el área y elevarlo al departamento correspondiente.

Permanentemente

8 Gestionar el material necesario para el buen cumplimiento de sus funciones. Permanentemente

9 Conocer las reglamentaciones aduaneras que afecte al servicio. Permanentemente

10 Mantener informado al superior inmediato, sobre las actividades realizadas en el área y los logros obtenidos.

Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente

13 Realizar las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo.

Según necesidad


DG

182

Nivel Denominación

Operativo 7.1.3 Departamento de Clientes Corporativos

Objetivos: Gerenciar los procesos operativos de retiro, admisión, ensobrado, clasificación, expedición, distribución, encaminamiento y entrega para todos los destinos del interior del país, zona central y capital, controlar que el reporte de entrega se realice de acuerdo a los plazos Comprometidos, para clientes especiales y corporativos.

Dependiente de: Dirección de Servicios Especiales Corporativos.

Dependencias: División Grande Clientes; División Clientes Especiales; División Recolección y Carga de Datos y División Control y Rastreo.


1 Conocer las condiciones contractuales de cada Cliente Corporativo. En todo momento

2 Desarrollar los procesos que contribuyan al buen desempeño de sus funciones. En cada caso

3 Conocer el calendario de ingreso de los ciclos de cada cliente, a fin de coordinar los procesos operativos.

En cada caso

4 Clasificar los envíos conforme a cada destino. En todo momento

5 Coordinar la confección despachos y Transferirlo al área de expedición del Departamento de Servicios Especiales Nacionales.

Permanentemente

6 Velar por el cumplimiento de los plazos en las áreas de Distribución. Para cada caso

7 Coordinar que los recursos humanos sean distribuidos conforme al perfil necesario. En cada caso

8 Mantener buenas relaciones con sus respectivos clientes para el buen desarrollo de los procesos de entrega.

En todo momento

9 Controlar las devoluciones y reencaminar los envíos que están en proceso de distribución.

En cada caso

10 Mantener permanente contacto con las Áreas de Distribución en relación a los reclamos y plazos de entrega.

Permanentemente

11 Verificar y controlar la carga de datos, las devoluciones e informaciones requeridas para el informe final, de los respectivos Clientes.

En todo momento

12 Verificar que el informe para los clientes se remita dentro los plazos establecidos. En todo momento

13 Mantener informado al superior inmediato de todas las novedades y gestiones inherente a sus funciones.

Permanentemente

14 Mantener ordenado y actualizado los datos estadísticos por cada cliente. En todo momento

15 Elevar un informe estadístico al departamento correspondiente. Permanentemente

16 Mantener informado al superior inmediato sobre los resultados y novedades del servicio. En todo momento

17 Preparar la documentación necesaria para la facturación de los servicios, a ser remitidos a la Dirección Administrativa.

En cada caso

18 Preparar las devoluciones que deben ser remitidas a cada cliente, según su requerimiento.

En todo momento



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad

Nivel Denominación


DG

183

División 7.1.3.1 División Grandes Clientes

Objetivos: Recepcionar y procesar los envíos de grandes clientes, coordinar y controlar la actualización de la base de datos de la central con las Agencias de correos, la recolección de información, la carga de datos de entrega, los informes a ser remitidos a los clientes, los sistemas de rastreo, la reubicación y cambio de dirección de los envíos corporativos.

Dependiente de: Departamento de Clientes Corporativos.



1 Recepcionar, clasificar, planillar y transferir a las áreas de distribución los envíos con entrega registrada.

En todo momento

2 Controlar y habilitar la base de datos central y coordinar la actualización para las Agencias y demás áreas de distribución.

En todo momento

3 Recepcionar las planillas de entrega de los carteros para registrar en el sistema informático.

En cada caso

4

Controlar que las planillas contengan todos los datos necesarios, numero de planillas, fecha de entrega, nombre del cartero, localidad, numero del envió, nombre del titular, dirección, firma del receptor, aclaración de firma, firma del cartero responsable de la Entrega.

En cada caso

5 Coordinar la carga de datos con los operadores habilitados. En todo momento

6 Verificar que los datos se reciban y se registren en el sistema dentro de los plazos establecidos.

En todo momento

7 Coordinar los cierres de informes y remitirlos a los clientes a través de medios informáticos en las fechas establecidas.

En cada caso

8 Elaborar por cada cliente el informe final general de acuerdo a la base de datos consignando la fecha de entrega y receptor de cada envío por medios informáticos o electrónicos, a través de la Dirección de Tecnología.

En todo momento

9 Verificar que estén al día el archivo de las documentaciones por clientes. Permanentemente

10 Gestionar los materiales y equipos necesarios para el buen cumplimiento de sus funciones.

Permanentemente

11 Elaborar la estadística por cliente y tipo de envíos mensualmente. En cada caso

12 Mantener informado al superior inmediato de las novedades del servicio. Permanentemente

13 Controlar los procesos operativos conforme a las leyes y normas. En cada caso

14 Mantener actualizado el archivo a fin de contar con información veraz cuando se requiera.

En todo momento

15 Preparar la documentación para la facturación de los servicios prestados, a ser remitidos a la Dirección Administrativa.

Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

184

Nivel Denominación

Operativo 7.1.3.2 División Clientes Especiales

Objetivos: Coordinar con las áreas de distribución la entrega de envíos de clientes especiales, para un resultado eficiente; controlar que los requerimientos de los clientes sean atendidos en forma inmediata; coordinar y verificar la reubicación y cambio de dirección de los envíos devueltos, realizar control por muestreo en relación a las entregas.




1 Controlar la distribución por muestreo, en coordinación con las Áreas de Distribución. En cada caso

2 Informar a cada cliente de acuerdo a sus requerimientos sobre el servicio que se le presta.

En cada caso

3 Elaborar los resúmenes de envíos de los clientes corporativos. Permanentemente


En cada caso

5 Mantener un buen relacionamiento con sus colaboradores y clientes. Permanentemente

6 Verificar que los procesos se cumplan en forma inmediata. En cada caso

7 Elaborar la estadística por cliente y tipo de envíos mensualmente. Permanentemente


9 Controlar los procesos operativos que se realicen conforme a los acuerdos con los clientes y las respectivas normativas.

En cada caso

10 Recabar la información necesaria para la facturación de los servicios a ser remitidos a la Dirección Administrativa, acompañado de la documentación respectiva.

Permanentemente

11 Controlar la distribución, por muestreo, en coordinación con las Áreas de Distribución. En cada caso

12 Informar a cada cliente de acuerdo a sus requerimientos sobre el servicio que se le presta.

En cada caso

13 Mantener técnica de trabajo, a fin de que los procesos no sufran retrasos. En todo momento


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

185

Nivel Denominación

Operativo 7.1.3.3 División Recolección y Carga de Datos

Objetivos: Recepcionar y cargar información de entrega, mantener actualizado las bases de datos de los clientes corporativos, confirmar entrega, elaborar informes finales, remitir a cada cliente por medios informáticos el informe final, reubicar direcciones, controlar los procesos de carga de datos para el buen funcionamiento del servicio.




1 Controlar todo el proceso de carga de datos de los clientes corporativos. Permanentemente

2 Recepcionar las planillas de entrega de las áreas de distribución, posteriormente se cargara en el sistema.

En cada caso

3 Coordinar y controlar la productividad de la carga de datos con los operadores habilitados.

En cada caso

4 Verificar que los datos recibidos, se registren en el sistema dentro de los plazos establecidos.

En cada caso

5 Controlar que la información recolectada sea cargada en el sistema, en coordinación con las Áreas de Distribución.

En cada caso

6 Controlar que las planillas contengan los todos los datos necesarios, numero de planillas, fecha de entrega, nombre del cartero, localidad, numero del envió, nombre del titular, dirección, firma del receptor, aclaración de firma del cartero responsable de la Entrega.

Permanentemente

7 Verificar la carga de datos de entrega de los envíos de los clientes Corporativos. Permanentemente

8 Controlar que los datos sean recepcionados dentro de los plazos establecidos para la entrega.

En cada caso

9 Actualizar en coordinación con del Departamento de Informática la base de datos de los clientes de acuerdo a ciclo que ingrese.

En cada caso

10 Cargar datos de entrega a través de los operadores informáticos, de las planillas de carteros.

En cada caso

11 Realizar los cierres e informes y remitirlos a los clientes a través de medios informáticos en las fechas establecidas.

En cada caso

12 Recepcionar por medio electrónico reclamos de envíos de cada cliente. Permanentemente

14 Controlar la reiteración de los envíos reclamados y derivar la información al área de distribución, hasta resolver el motivo del reclamo.

Permanentemente

15 Reubicar direcciones a través de llamadas al titular del envío, por cambio de la localidad u otro motivo.

En cada caso

16 Cargar datos de los envíos reubicados con sus respectivas nuevas direcciones. En todo momento

17 Reencaminar envíos reubicados a su nuevo destino, acompañado de su planilla respectiva.

En todo momento

18 Mantener informado al superior inmediato de las novedades de su dependencia. Permanentemente

19 Elaborar resúmenes por cliente y por ciclo recibido para el informe estadístico. En todo momento

20 Elaborar los resúmenes de envíos entregados, devueltos y reubicados y remitir al Departamento Financiero para la facturación y cobro respectivo.

Permanentemente

21 Solicitar periódicamente mantenimiento de los equipos a su cargo. Según necesidad

22 Mantener una comunicación cordial con sus clientes y colaboradores. En todo momento



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad

Nivel Denominación


DG

186

Operativo 7.1.3.4 División Control y Rastreo

Objetivos: Coordinar y controlar la actualización de la base de datos central con las Agencias de Correos; verificar y controlar la recolección de información; la carga de datos de entrega; controlar y desarrollar los sistemas de rastreo a fin de tener la información inmediata a requerimiento de los clientes corporativos; coordinar y verificar la reubicación y cambio de dirección de los envíos corporativos.




1 Controlar que el sistema de rastreo funcione y que la base de datos por clientes este habilitado para su utilización para la carga de datos y rastreo requerido.

En todo momento

2 Controlar la habilitación de la base de datos de la central y coordinar la actualización con las Agencias.

En todo momento

3 Rastrear envíos en el sistema de seguimiento habilitado para el efecto. En cada caso

4 Mantener un buen relacionamiento entre sus colaboradores y clientes. En todo momento

5 Realizar seguimiento a los reclamos remitidos a las áreas de distribución a fin de dar respuesta inmediata a los clientes.

6 Verificar que los procesos se cumplan en forma inmediata. En cada caso

7 Elaborar la estadística por cliente y por tipo de envíos mensualmente. En todo momento


9 Controlar los procesos se realicen conforme a las respectivas normativas. En todo momento

10 Coordinar con todas las áreas, las necesidades para el buen cumplimiento de sus funciones.

En todo momento

11 Realizar gestiones necesarias para el buen desarrollo de sus funciones. Permanentemente

12 Mantener un buen relacionamiento laboral, a fin de que los procesos no sufran retrasos. En todo momento

13 Controlar la veracidad de los datos manipulados permanentemente. En cada caso

14 Verificar y analizar que los sistemas informáticos utilizado cumplan con lo dispuesto y proponer nuevos procedimientos que racionalice los procesos.

En cada caso


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

187

Nivel Denominación

Operativo 7.1.4 Departamento de Servicio Especiales Nacionales

Objetivos: Coordinar controlar, verificar el buen desarrollo de los procesos de recepción y expedición, en rapidez, seguridad, conforme a los plazos comprometidos, elaborar los despachos de envíos especiales para todas las Agencias del país, recepcionar despachos y envíos de las Agencias y áreas de admisión, transferir los envíos especiales a las áreas de distribución y expedición internacional.


Dependencias: División Recepción de Servicios Especiales Nacionales; División Expedición de Servicios Especiales Nacionales.


1 Controlar la Recepción de envíos especiales procedentes de las Áreas de Admisión y Agencias del país.

En todo momento

2 Controlar la Expedición de envíos especiales a las Áreas de Distribución y Agencias del país.

Permanentemente

3 Recoger envíos de los clientes conforme a las condiciones contractuales. En cada caso

4 Coordinar que los recursos humanos sean distribuidos conforme al perfil respectivo. En cada caso

5 Controlar los procesos operativos funcione conforme a las normativas vigentes. En cada caso

6 Mantener una buena relación con los medios de transportes utilizado para la expedición y recepción.

En todo momento

7 Verificar que las reclamaciones sean atendidas en la brevedad posible. En todo momento

8 Coordinar con la Dirección de Operaciones la Entrega en todas las áreas de Distribución, conforme a los compromisos establecidos con los clientes.

En cada caso

9 Coordinar con todas las áreas, las necesidades para el buen cumplimiento de sus funciones.

Permanentemente

10 Realizar gestiones necesarias para el buen desarrollo de los procesos operativos. En todo momento

11 Mantener un buen ambiente laboral entre sus colaboradores. En todo momento

12 Mantener un buen relacionamiento laboral, a fin de que los procesos no sufran retrasos. En todo momento

13 Velar por la seguridad de los envíos, en especial la paquetería. En todo momento

14 Llevar una estadística ordena y veraz, para analizar la capacidad de procesamiento y posibles necesidades.

Permanentemente

15 Llevar una estadística ordena y veraz, para analizar la capacidad de procesamiento y posibles necesidades.

Permanentemente

16 Analizar constantemente el desarrollo de los procesos a fin de mantener informado al superior inmediato de las novedades, para el buen cumplimento de sus funciones.

Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

188

Nivel Denominación

Operativo 7.1.4.1 División Recepción de Servicios Especiales Nacionales

Objetivos: Controlar la recepción, apertura y transferencias a las áreas de distribución de los envíos especiales procedentes de las distintas áreas de Admisión y Agencias de todo el país.

Dependiente de: Departamento de Servicios Especiales Nacionales.



1 Recibir y procesar en forma inmediata los envíos especiales procedentes de las diferentes Áreas de Admisión y Agencias del país.

En todo momento

2 Controlar el estado físico del contenedor (sacas-sobres), precinto y etiqueta de cada despacho recepcionado.

En todo momento

3 Aperturar los despachos de envíos especiales recibidos de las diferentes Agencias del país.

En cada caso

4 Controlar que los números de despachos que figuran sean correlativos por Agencia, en caso de que falten los números inmediatamente se informa a la oficina de origen.

En todo momento

5 Clasificar por destino y transferir los envíos especiales a las áreas correspondientes. Permanentemente

6 Elaborar las documentaciones necesarias (Boletines-Actas), en caso de irregularidades. En cada caso

7 Controlar los envíos conforme a la hoja de ruta o guía de despacho, a fin de verificar que se reciban todos los envíos que figuran en las documentaciones respectivas.

Permanentemente

8 Registrar en el sistema informático los envíos, transferirlos donde corresponda con sus respectivas planillas.

En todo momento

9 Informar inmediatamente de cualquier irregularidad a la Oficina de Origen y al superior inmediato.

En todo momento

10

Controlar que se cumplan los plazos y procedimiento establecidos conforme a la normativa vigente. Controlar que los acuses de recepción sean devueltos en su totalidad desde las áreas de distribución.

En cada caso Pewrmanentemente

11 Mantener un buen relacionamiento con sus clientes y colaboradores. En todo momento

12 Verificar el cumplimiento de los procesos dentro de los plazos establecidos. En todo momento


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

189

Nivel Denominación

Operativo 7.1.4.2 División Expedición de Servicios Especiales Nacionales

Objetivos: Controlar la expedición, confección de despachos, traslado al área de transporte con destino a las Agencias, los envíos especiales procedentes de las distintas áreas de Admisión y Agencias de todo el país y verificar el buen desarrollo de los procesos de expedición, en rapidez, seguridad, conforme a los plazos comprometidos.

Dependiente de: Departamento de Servicios Especiales Nacionales.



1 Expedir y controlar los envíos especiales a las áreas de distribución y Agencias del país. En todo momento

2 Clasificar los envíos especiales conforme a cada destino. En cada caso

3 Elaborar los despachos de envíos especiales con destino a las diferentes Agencias del país.

Permanentemente

4 Controlar que los números de despachos expedidos sean correlativos, por Agencias. En todo momento

5 Elaborar la hoja de ruta o guía de despacho registrando los números de los envíos a ser expedidos.

En todo momento

6 Transferir los despachos al área de transporte para su expedición a destino. En cada caso

7 Atender las reclamaciones de despachos en coordinación con el área de Transporte. En todo momento

8 Controlar que se cumplan los procedimientos establecidos a nivel nacional e internacional.

En todo momento

9 Mantener un archivo ordenado de las documentaciones por Agencias y clientes corporativos.

Permanentemente


En cada caso

11 Mantener un buen relacionamiento entre sus colaboradores y clientes. En todo momento

12 Verificar que los procesos se cumplan normalmente. En todo momento


14 Coordinar que los recursos humanos sean distribuidos conforme al perfil respectivo. En todo momento

15 Controlar los procesos operativos conforme a las respectivas normativas. Permanentemente

16 Mantener una buena relación con los medios de transportes utilizado. En todo momento

17 Verificar que las reclamaciones sean atendidas en el más breve tiempo posible. En cada caso

18 Coordinar con la Dirección de Operaciones la Entrega en todas las áreas de Distribución, conforme a los compromisos establecidos con los clientes.

En todo momento

19 Realizar las gestiones necesarias para el buen cumplimiento de sus funciones. En todo momento

20 Mantener un buen ritmo laboral, a fin de que los procesos no sufran retrasos En todo momento

21 Velar por la seguridad de los envíos, en especial la paquetería Permanentemente

22 Llevar una estadística ordena y veraz, por tipo de envío y clientes para analizar la capacidad de procesamiento y posibles necesidades mensualmente

Permanentemente

23 Informar permanentemente de las novedades al superior inmediato En todo momento


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

190

Nivel Denominación

Operativo 7.1.5 Departamento EMS Internacional

Objetivos: Coordinar los procesos operativos postales de EMS Courier internacional, controlar el encaminamiento para todos los destinos a nivel nacional e internacional, a través de un sistema informático específico del servicio. Brindar un servicio con valor agregado basado en la rapidez y seguridad


Dependencias: División Recepción Internacional y División Expedición Internacional.


1 Coordinar los procesos operativos postales de EMS Courier Internacional, conforme a la normativa postal vigente nacional e internacional.

Permanentemente

2 Conocer las condiciones contractuales de cada tipo de servicio y cliente. En todo momento

3 Conocer los procesos operativos a ser aplicado a cada cliente. En cada caso

4 Ofrecer una atención eficiente a los cliente En todo momento

5 Controlar que los procesos se cumplan conforme a los acuerdos postales internacionales. Permanentemente

6 Mantener actualizado la información que debe llegar a los clientes. En cada caso

7 Controlar que cada parte del proceso operativo se cumpla sin retrasos. En todo momento

8 Conocer las reglamentaciones internacionales que afecta al servicio. Permanentemente

9 Controlar el cumplimiento de las normativas relacionadas con el EMS Courier Internacional y los niveles de calidad.

En todo momento

10 Velar por la elaboración de una estadística ordenada de los envíos por destino. En cada caso

11 Gestionar el material necesario para el buen cumplimiento de las funciones. En cada caso

12 Conocer las reglamentaciones aduaneras que afecte el servicio. En todo momento

13 Controlar y gestionar las herramientas necesarias relativas al EMS Internacional conforme a la normativa vigente.

Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

191

Nivel Denominación

Operativo 7.1.5.1 Recepción EMS Internacional

Objetivos: Coordinar los procesos operativos postales de Recepción de EMS Courier Internacional, controlar encaminamiento para todos los destinos nacionales, de acuerdo a los plazos comprometidos, a través de un sistema informático específico del servicio.

Dependiente de: Departamento de EMS Internacional.

Dependencias: Ninguno


1 Mantener actualizados los datos sobre Reglamentos y Leyes nacionales e internacionales referentes al servicio EMS Internacional.

Permanentemente

2 Controlar los procesos operativos que serán aplicados para el desarrollo de las actividades del área.

En cada caso

3 Mantener una cordial relación con todos los clientes, priorizando la excelencia en la atención a los mismos, a fin de satisfacer las expectativas de estos.

Permanentemente

4 En el momento de la recepción, verificar que los despachos recibidos contengan las documentaciones requeridas por las normas vigentes.

Permanentemente

5 Comparar que en el CN 38, coincidan las condiciones de recepción en caso contrario, elaborar los Boletines de Verificación pertinentes para deslindar de responsabilidades innecesarias a la Institución.

En cada caso

6

Registrar los eventos en el sistema habilitado para el efecto (IPS LIGHT), tales como el de llegada del despacho (RESDES), el registro de entrada del envío (Evento emd), el de salida para las Agencias y Sucursales correspondientes (Evento emf), el de llegada a las Agencias o sucursal de destino (Evento emg), el motivo del retraso de la entrega, o no entrega (Evento emh), y la confirmación de la entrega final a destino (Evento emi).VERIFICAR CON EMS

Para cada caso

7 Verificar que los despachos destinados para las Agencias y sucursales del país, sean formados con todas las documentaciones para realizar el control cruzado en origen y destino del mismo.

Permanentemente

8 Elaborar una estadística ordenada de los envíos que hayan sido registrados en recepción por país de origen y elevarla al departamento correspondiente.

En cada caso

9 Gestionar los recursos necesarios para el buen desarrollo de las actividades del área. Permanentemente

10 Verificar la entrega de los envíos, así como la no entrega y sus motivos dentro de los plazos establecidos, a fin de que la calificación obtenida por la Cooperativa EMS, nos mantenga en un lugar privilegiado.

En cada caso

11 Velar por la seguridad física de los envíos de recepción, a fin de deslindar de responsabilidades al área y a la Institución.

En cada caso

12

Mantener un registro correlativo de los despachos recibidos, tanto en anotaciones, como en archivos del CN31, CN33, y/o los Manifiestos de Despachos recibidos por cada país de origen, para que el departamento correspondiente pueda generar las cuentas a cobrar a cada país por los despachos recepcionados.

Permanentemente

13 Elaborar los boletines de verificación correspondientes ya sea por despachos y/o envíos faltantes, así como ante cualquier irregularidad que pudiera presentarse, y deslindar de responsabilidades por ese medio a la administración.

En todo momento

14 Controlar que las respuestas a los reclamos realizados por los Operadores EMS, a través del sistema habilitado al efecto sean efectuadas conforme a las Normas EMS y a los plazos establecidos.

Para cada caso

15

Mantener un archivo ordenado y actualizado de las documentaciones de todos los despachos expedidos a las diferentes Agencias y Sucursales del país, tanto en anotaciones, como en archivos de las Transferencias, y Guías de despachos, que indican los envíos incluidos en los mismos.

Permanentemente

16 Realizar el seguimiento correspondiente a los despachos y envíos expedidos a nivel nacional, a fin de corroborar la entrega al destino indicado.

En cada caso

17 Mantener actualizados los datos sobre Reglamentos y Leyes nacionales e internacionales referentes al servicio EMS Internacional.

Permanentemente



Permanentemente

20 Mantener todas las documentaciones de su dependencia actualizadas y ordenadas en Permanentemente


DG

192

carpetas.


Según necesidad


DG

193

Nivel Denominación

Operativo 7.1.5.2 Expedición EMS Internacional

Objetivos: Coordinar los procesos operativos postales de Expedición de EMS Courier internacional, controlar el encaminamiento para todos los destinos internacionales a través de un sistema informático específico del servicio.

Dependiente de: Departamento de EMS Internacional.

Dependencias: Ninguno.


1 Coordinar y realizar los retiros de envíos de clientes corporativos y/o cuentas correntistas.

En cada caso

2 Comparar que en la guía de manifiesto coincida con las condiciones de recepción. Permanentemente

3 Verificar que la clasificación de los envíos admitidos se realice por países y de acuerdo a los encaminamientos para cada destino.

Para cada caso

4 Mantener actualizados los datos relacionados a Leyes y normas nacionales e internacionales referentes al servicio EMS Internacional.

Permanentemente

5 Mantener una relación cordial con todos los clientes y resolver las situaciones de conflicto.

Permanentemente

6 Verificar que los despachos expedidos se elaboren conforme a lo dispuesto en los convenios de la UPU, UPAEP, Acuerdos bilaterales y multilaterales vigentes.

Permanentemente

7

Registrar los eventos en el sistema habilitado para el efecto (IPS LIGHT), tales como la salida del despacho (PREDES), Que registra la admisión del envío en ventanillas (Evento ema), la confirmación de llegada del envío a la oficina de cambio de salida (Evento emb), y la confirmación de que el envío va insertado en el despacho que se expide a algún país de destino (Evento emc). VERIFICAR CON EMS INT.

En cada caso

8 Responder y coordinar en la brevedad posible los reclamos a fin de evitar reembolsos y/o indemnizaciones indebidas.

Permanentemente.

9 Elaborar una estadística ordenada de la cantidad de envíos despachados al exterior, por países de destino y elevarla al departamento correspondiente.

Mensualmente

10 Gestionar los recursos necesarios para el buen cumplimiento de las actividades del área. Permanentemente

11 Realizar seguimientos de los despachos expedidos con destino al exterior del país, a fin de confirmar su llegada a destino final.

En cada caso

12 Velar por la seguridad física de los envíos internacionales de expedición. En todo momento

13 Controlar que la respuesta a las reclamos a los Operadores EMS, sean realizadas en los plazos establecidos, por medio del sistema habilitado al efecto.

En cada caso

14

Mantener un archivo correlativo de las documentaciones de todos los despachos expedidos al exterior, por países de destino; adjuntando el CN31 y el CN 38, firmado la recepción por la compañía aérea responsable del transporte a destino de nuestros despachos.

Permanentemente



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

194

7.2 COORDINACIÓN DE SERVICIOS BANCARIOS


DG

195

Nivel: Operativo

Denominacion:

7.3 Coordinación de Servicios Bancarios

Objetivos: Coordinar los trabajos de la prestación de servicios bancarios.


Dependencia: Asesoría de Servicios Bancarios Departamento de Atención al Cliente

Departamento Procesamiento y Control


1 Coordinar trabajo con los Directivos del Banco Diariamente

2 Coordinar trabajos con los directivos dentro de la institución Diariamente

3 Remitir informes Diariamente

4 Coordinar los trabajos dentro de la oficina Diariamente

5 Coordinar trabajo con entes públicos, privadas que soliciten el servicio Diariamente

6 Coordinar los trabajos a ser realizados en las sucursales Según Necesidad

7 Monitorear el funcionamiento de las distintas Jefaturas dentro de la coordinación

Según Necesidad

8 Presentar proyectos Según Necesidad

9 Realizar viajes de monitoreo en las sucursales Diariamente

10 Remitir informes a la Dirección General Diariamente


12 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos muebles y otros bienes a su cargo.

En todo momento


Permanentemente

14 Cumplir con las tareas que le sean encomendadas por su Superior y que estén acordes al cargo

Según Necesidad


DG

196

Nivel: Operativo

Denominación:

7.2.1 Asesoría de Servicios Bancarios

Objetivos: Coordinar y acompañar las actividades propias del Área de Coordinación de Servicio Bancarios asistiendo al Coordinador/a en todos los temas que le sean requeridos.

Dependiente de: Coordinación de Servicios Bancarios



1 Coordinar los trabajos solicitados por el Banco

Diariamente

2 Suplir al Coordinador cuando este se ausente por algún motivo Según Necesidad

3 Coordinar trabajos con los directivos dentro de la institución Diariamente

4 Coordinar trabajos con las Jefaturas responsables dentro de la coordinación Diariamente

5 Coordinar los viajes y designaciones para entrega de tarjeta Según Necesidad

6 Viajes a las Agencias para capacitación y monitoreas Según Necesidad

7 Realizar proyectos de mejoramiento del servicio Según Necesidad

8 Remitir informes a las dependencias competentes Diariamente

9 Monitorear el trabajo de las distintas Jefaturas Diariamente

10 Remitir informes al superior inmediato Diariamente

11 Coordinar trabajos con el superior inmediato

Diariamente

12 Coordinar los trabajos y control en la elaboración de la Factura F4

Diariamente



En todo momento


Permanentemente


Según Necesidad


DG

197

Nivel: Operativo

Denominación:

7.2.2 Departamento de Atención al Cliente

Objetivos: Realizar entrega de las Tarjetas de Débito y/o Crédito del BNF a los titulares.

Dependiente de: Coordinación de Servicios Bancarios

Dependencia: División de Control de Agencias y sucursales División de Entrega y Reclamos


1 Coordinar trabajos con sus respectivas Jefaturas de División Diariamente

2 Controlar la ejecución de las tareas asignadas a sus Jefaturas de División Diariamente

3 Elevar Informe al superior inmediato Diariamente

4 Coordinar y monitorear las entregas de tarjetas de los programas sociales Según Necesidad

5 Monitorear y verificar la correcta elaboración de los F4 Según Necesidad

6 Realizar proyectos de mejoramiento del funcionamiento del Departamento Según Necesidad

7 Realizar el control de entradas, salidas y control de stock de tarjetas Diariamente

8 Participar y solicitar reuniones con sus pares del Banco Nacional de Fomento Según Necesidad

9 Coordinación del manejo de Recursos Humanos Dentro de su Departamento Diariamente

10 Control de las Facturas F4 realizadas por las Divisiones Diariamente



En todo momento


Permanentemente


Según Necesidad


DG

198

Nivel: Operativo

Denominación:

7.2.2.1 División de Control de Agencias y Sucursales

Objetivos: Controlar la entrega de tarjetas de débito y de créditos bancarios en las Agencias y Sucursales de la DINACOPA.

Dependiente de: Departamento de Atención al Cliente



1 Coordinar los trabajos para las entregas de tarjetas y otros servicios que el BNF solicite en las Sucursales del Área Metropolitana e Interior del País

Diariamente

2 Mantener una relación y comunicación constante con los Jefes de Sucursales Diariamente

3 Realizar viajes de capacitación en las Sucursales que así lo requiera Diariamente

4 Realizar Viajes de verificación de entrega y de procesos en las Sucursales Según necesidad

5 Apoyo a las Sucursales en materia de información y proveer recursos para el buen funcionamiento de los proyectos

Según necesidad

6 Remitir informe al superior inmediato Diariamente

7 Recepcionar y procesar el acuse o los informes de las sucursales para su posterior elaboración de las facturas F4

Diariamente

8 Realizar proyectos y sugerencias de mejoramiento de la División Según necesidad

9 Realizar el seguimiento a las Facturas F4 Diariamente

10 Remitir informes de facturación al superior inmediato Diariamente

11 Procesamiento y envió de tarjetas solicitadas por las Sucursales Según necesidad

12 Desarrollo y mantenimiento de un sistema informático de control de actividades Según necesidad



En todo momento


Permanentemente


Según Necesidad


DG

199

Nivel: Operativo

Denominación:

7.2.2.2 División de Entrega y Reclamos

Objetivos: Controlar y realizar seguimientos de los reclamos

Dependiente de: Departamento de Atención al Cliente



1 Seguimiento a los reclamos de extractos Diariamente

2 Seguimiento a comprobantes de entregas rechazados por el Banco Diariamente

3 Retirar y encaminar documentos y oficios de las oficinas del Banco Diariamente

4 Control y reporte de las confirmaciones de extracto Según necesidad

5 Coordinar las entregas de tarjetas en ventanilla Según necesidad

6 Coordinar grupo de trabajo Diariamente

7 Controlar los comprobantes de entrega Diariamente

8 Remitir al banco los comprobantes de entrega Según necesidad

9 Actualización de datos de los clientes Diariamente

10 Coordinar las entregas personalizadas Diariamente

11 Remitir informe de actividades al Superior inmediato Según necesidad

12 Desarrollo y mantenimiento de un sistema informático de control de actividades Según necesidad



En todo momento


Permanentemente


Según Necesidad


DG

200

Nivel:

Operativo

Denominación:

7.2.3 Departamento de Procesamiento y Control

Objetivos: Controlar las entradas, stock y salidas de la tarjetas.

Dependiente de: Coordinación de Servicio Bancarios

Dependencia: División de Procesamiento de Extractos Bancarios División de Procesamiento de Tarjetas División de Control de Tarjetas


1 Coordinar trabajos con sus respectivas Jefaturas de División Diariamente

2 Controlar la ejecución de las tareas asignadas a sus Jefaturas de División Diariamente

3 Elevar Informe al superior inmediato Diariamente

4 Desarrollar un sistema informático de control de tarjetas Según necesidad

5 Realizar proyectos de mejoramiento del funcionamiento del Departamento Según necesidad

6 Realizar el control de entradas, salidas y control de stock de tarjetas Diariamente

7 Participar y solicitar reuniones con sus pares del Banco Nacional de Fomento Diariamente

8 Coordinación del manejo de Recursos Humanos Dentro de su Departamento Según necesidad

9 Control de las Facturas F4 realizadas por las Divisiones Diariamente



En todo momento


Permanentemente


Diariamente


DG

201

Nivel:

Operativo

Denominación:

7.2.3.1 División de Procesamiento de Extractos Bancarios

Objetivos: Procesar entrega de Extracto de las tarjetas de Créditos de las Cuentas Corrientes y Cajas de Ahorro de Servicios Bancarios a los titulares.

Dependiente de: Departamento Procesamiento y Control




2 Retirar los extractos de las embazadoras Según Necesidad

3 Ensobrar, clasificar y empaquetar los extractos bancarios Diariamente

4 Enviar a distribución y a las agencias correspondientes Diariamente

5 Confirmar las entregas de las tarjetas Según Necesidad

6 Actualización de direcciones de los clientes Según Necesidad

7 Preparado y control de FF4 Según Necesidad

8 Informe de actividades al superior inmediato Diariamente

9 Remitir informe de facturación al superior inmediato Diariamente

10 Desarrollar un sistema informático de control de actividades Diariamente


En todo momento


Permanentemente


Según Necesidad


DG

202

Nivel:

Operativo

Denominación:

7.2.3.2 División de Procesamiento de tarjetas

Objetivos: Procesar y entregar tarjetas de Débitos de Servicios Bancarios.

Dependiente de: Departamento de Proceso y Control




2 Retirar las tarjetas de las embazadoras Según Necesidad

3 Ensobrar, clasificar y empaquetar Diariamente

4 Remitir las tarjetas en atención al cliente y en el Banco Diariamente

5 Preparado y control de FF4 Según Necesidad

6 Informe de actividades al superior inmediato Según Necesidad

7 Remitir informe de facturación al superior inmediato Según Necesidad



En todo momento


Permanentemente


Según Necesidad


DG

203

Nivel:

Operativo

Denominación:

7.2.3.3 División de Control de tarjetas

Objetivos: Realizar entrega de Tarjetas de Débito y/o Crédito Bancarios en las Sucursales de la DINACOPA.

Dependiente de: Departamento de Procesamiento y Control




2 Desarrollar un sistema informático de control de tarjetas de crédito Según Necesidad

3 Realizar las cargas a través de un sistema informático las tarjetas a ser remitidas a las Sucursales

Diariamente

4 Realizar el control de las tarjetas que ingresan a la DINACOPA Diariamente

5 Realizar los controles de las tarjetas que serán remitidas al Banco Según Necesidad

6 Informe de actividades al superior inmediato Según Necesidad


En todo momento


Permanentemente

9 Cumplir con las tareas que le sean encomendadas por su Superior y que estén acordes al cargo.

Según Necesidad


DG

204

7.3 COORDINACIÓN DE SERVICIOS DE PAGOS


DG

205

Nivel Denominación

Operación 7.4 Coordinación de Servicios de Pagos

Objetivos: Coordinar de los pagos a domicilio de jubilados del I.P.S.


Dependencias: Departamento de Tesorería, Departamento de Pagos y Departamento de Reclamos.


1 Coordinar las tareas administrativas relacionadas a redacción de notas, memos y otros para los Pagos a Domicilio de Jubilados del I.P.S.

Diariamente

2 Verificar la organización del ruteo (direcciones de viviendas de Jubilados) por zona. Diariamente

3 Supervisar la extracción y distribución del dinero efectivo realizado del Banco por los Tesoreros.

Diariamente

4 Organizar los aspectos operativos para los pagos. ( seguridad, viáticos, combustibles, y otros)

Diariamente

5 Administrar la consola del sistema de pagos. Diariamente

6 Coordinar la lista de los cajeros encargados de los pagos. Diariamente

7 Supervisar las actividades de los tesoreros sobre los pagos realizados. Diariamente

8 Informar a la Dirección General de los movimientos de las actividades durante el calendario de pagos

Diariamente

9 Informe final de las actividades realizadas durante el calendario de pagos a IPS Mensualmente

10 Mantener todas las documentaciones de su dependencia actualizadas y ordenadas en carpetas. Diariamente



DG

206

Nivel Denominación

Operación 7.3.1 Departamento de Tesorería

Objetivos: Garantizar las operaciones de la caja.

Dependiente de: Coordinación de Servicios de Pagos



1 Extracción de fondos del banco de acuerdo al calendario de pagos Diariamente

2 Entrega de fondos a los cajeros para los pagos diarios de acuerdo a la ruta asignada Diariamente

3 Recepción de los fondos no pagados por los cajeros Diariamente

4 Recepción y verificación de reportes analíticos y tiquetes de los cajeros Diariamente

5 Guardar y custodiar la caja fuerte Diariamente

6 Conciliación bancaria Semanalmente

7 Realizar el arqueo de los fondos Diariamente

8 Informar al Coordinador de Servicios de Pagos de los faltantes y sobrantes registrados en las jornadas de pagos Diariamente

9 Entregar el informe final del movimiento del periodo de pago al Coordinador de Servicios de Pagos Mensualmente


11 Las demás tareas que le sean asignadas por el Coordinador de Servicios de Pagos y que correspondan por la naturaleza de su cargo. Según necesidad


DG

207

Nivel Denominación

Operación 7.3.2 Departamento de Reclamos

Objetivos: Recepcionar los reclamos y orientaciones de domicilios de los titulares beneficiarios de IPS

Dependiente de: Coordinador de Servicios de Pagos



1 Actualizar la base de datos del jubilado mediante los llamados recibidos Diariamente

2 Recibir los reclamos y canalizar para el pago Diariamente

3 Contactar con IPS para recabar datos de los jubilados Diariamente

4 Coordinar los reclamos con los cajeros para solución inmediata Diariamente

5 Coordinar con tesorería los pagos que surjan luego de canalizar el reclamo, si la ruta de algún pagador es aproximado.

Diariamente




DG

208

Nivel Denominación

Operación 7.3.3 Departamento de Pagos

Objetivos: Pagos a titulares beneficiarios de IPS en domicilios

Dependiente de: Coordinador de Servicios de Pagos



1 Apersonarse en la oficina del Departamento de Tesorería en la fecha y hora programada para el pago domiciliario. Diariamente

2

Recibir equipos portátiles y útiles para el pago domiciliario (Teléfono, Impresora,

Mochila, Calculadora, etc.) asegurándose de su funcionamiento y condición. Diariamente

3

Recibir el listado impreso de beneficiarios y por medios tecnológicos (mediante teléfono

Inteligente con base de datos), previo control. Diariamente

4 Recibir el monto habilitado en efectivo, verifica y firma el documento de apertura. Diariamente

5

Realizar el pago a domicilio según listado acompañado de chofer con móvil y custodio policial, trasladándose al domicilio del beneficiario según la hoja de ruta habilitada para el día.

Diariamente

6 Corroborar en el domicilio del beneficiario, mediante la C. I. vigente, su titularidad y fe de vida. Diariamente

7

Imprimir el ticket/ recibo de pago previa firma del titular beneficiario o en caso de no poder firmar se estampa sus huellas dactilares, luego pagar el importe en efectivo según el ticket.

Según necesidad

8 Guardar el ticket firmado por el titular beneficiario en forma correlativa y ordenada de acuerdo a la hoja de ruta del día. Diariamente

9 Entregar al Departamento de Tesorería los Ticket de pagos y los pagos no realizados en el día justificando los motivos por lo cual no se realizaron Diariamente

10

Realizar el cierre de caja y devolución de los importes de dineros no pagados junto con los ticket firmados o estampados con las huellas dactilares al Jefe del Departamento de Tesorería

Diariamente

11 Cargar la batería de los equipos tecnológicos así mismo de los cargadores portátiles. Diariamente




DG

209

7.4 DIRECCIÓN DE OPERACIONES


DG

210

Nivel Denominación Operativo 7.4 DIRECCIÓN DE OPERACIONES

Objetivos: Recepción, procesamiento, transportación y entrega de los Envíos Postales. Es la dependencia encargada de agregar valor a la cadena postal, desde la admisión hasta la /o su entrega o retorno, incluyendo la provisión de información en todas las etapas del proceso postal.


Dependencias: Asesoría de la Dirección de Operaciones, Coordinación Postal Aeropuerto Silvio Pettirossi, Asuntos Aduaneros, Coordinación Postal Aeropuerto Guaraní, Coordinación Operativa, Área de Informática. Departamento de Transporte, Departamento de Entrega, Departamento de Encomiendas, Departamento de Clasificación y Distribución, Departamento Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional, Departamento Logística Agencias Asunción y Área Metropolitana, Departamento Logística Agencias y Sucursales del Interior, Departamento de Regiones Postales.


1 Dirigir y controlar los procesos de recepción, clasificación, transportación, expedición, distribución/entrega de los envíos postales, cumpliendo las normas y procedimientos vigentes.

Permanentemente

2 Planificar, Estructurar y aplicar estrategias operativas que implanten avances de desarrollo en los procesos operativos con el fin de obtener mejores resultados en el área.

Permanentemente

3 Dirigir y promover la aplicación de normas y procedimientos nacionales e internacionales vigentes, tales como los provenientes de la U.P.U. y la U.P.A.E.P. y otros organismos internacionales, en todas sus dependencias.

Permanentemente

4 Recibir y responder a las necesidades, sugerencias y pedidos de la clientela intercambiando ideas, opiniones y opciones relacionados al mejoramiento del proceso operativo, así como las prestaciones de servicio que pudieran ayudar a agilizar algunos trámites burocráticos. (Ejemplo Aduanas, COPACO, DINAC, Banco de Fomento; Courier privados como AEX, Paraguay BOX, etc.).

Permanentemente

5 Supervisar, dirigir y verificar el cumplimiento de las funciones específicas y generales de las dependencias a su cargo, fomentando el trabajo en equipo, en armonía y en busca del alcance de los objetivos trazados.

Permanentemente

6 Promover y fomentar la eficiencia y la eficacia con el fin de obtener mejores resultados con los recursos disponibles en las dependencias a su cargo.

Permanentemente

7 Realizar jornadas de trabajos conjuntamente con la Unidad de Calidad y con los responsables de cada área dependiente de esa Dirección, a fin de implementar métodos para la mejora y el buen funcionamiento de las mismas.

Semanalmente

8 Mantener informado al Director de Correos y al Staff, sobre las actividades realizadas y los objetivos alcanzados.

En cada caso

9 Controlar que se mantenga un registro actualizado, organizado y en cuanto sea posible, informatizado, de las documentaciones recibidas y remitidas, a fin de contar con información veraz y oportuna para las ocasiones que pudieran ser necesarias.

Diariamente

10 Remitir los informes estadísticos de todas las áreas dependientes de la Dirección Operativa al Departamento de estadísticas, a fin de conocer el movimiento mensual de las áreas.

Mensualmente

11 Mantener un buen relacionamiento permanente a nivel Nacional e Internacional, con las demás agencias de intercambio de servicios en temas operativos.

Permanentemente

12 Realizar reuniones constantes con las demás Direcciones y Asesorías en los temas que afecten al buen cumplimiento de las funciones del área, especialmente con la Dirección Comercial.

Permanentemente



Permanentemente

15 Mantener un completo y actualizado archivo de las documentaciones de esta dependencia Permanentemente

16 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo. Según Necesidad


DG

211

Nivel Denominación Operativo

7.4.1 Asesoría de la Dirección de Operaciones Objetivos: Apoyar a la Dirección de Operaciones en la dirección, supervisión, coordinación y control

de todas las tareas operativas y las gestiones administrativas, conforme a las normas y procedimientos establecidos para el efecto.

Dependiente de: Dirección de Operaciones.



1 Apoyar a la Dirección de Operaciones en la dirección, supervisión, coordinación y control de todas las tareas operativas y las gestiones administrativas, asegurando que los procesos operativos sean aplicados conforme a las leyes y normas establecidas.

Permanentemente

2 Coordinar las acciones conducentes a lograr los objetivos trazados por las áreas dependientes de la Dirección Operativa.

En cada caso

3 Acompañar cuando sea necesario para secundar al Director/a de Operaciones en las reuniones realizadas internamente o en otras Instituciones Públicas y Privadas, para tratar temas relacionados a mejorar el sistema de los servicios prestados o la calidad de los productos vendidos, a fin de satisfacer las expectativas de los clientes.

En cada caso

4 Controlar que trabajos sean cumplidos de acuerdo a lo indicado por la Dirección de Operaciones y ayudar a mantener un funcionamiento coordinado de los Recursos humanos.

Permanentemente

5 Fomentar el trabajo en equipo del personal de todas las dependencias de la Dirección de Operaciones, para que estén acorde a las necesidades de las prestaciones de servicios y la creación de nuevos productos que la Institución pudiera ofrecer.

Permanentemente

6 Colaborar en la buena atención a los clientes de parte del personal, a fin de satisfacer las necesidades y se pueda mantener la buena imagen de la Institución.

Permanentemente

8 Ayudar a mantener un registro actualizado, de las documentaciones recibidas y remitidas, a fin de contar con información veraz y oportuna en el momento que pudieran ser necesarias.

Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente

11 Mantener un completo y actualizado archivo de las documentaciones de esta dependencia

Permanentemente

12 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo.

Según Necesidad


DG

212


7.4.2 Coordinación Postal Aeropuerto Silvio Pettirossi

Objetivos: Recepción, expedición y tránsito de despachos cerrados Aéreos y A.P.R., conforme a las normas postales internacionales y nacionales.

Dependiente de: Dirección Operaciones.



1 Coordinar, supervisar, dirigir y controlar en forma estrecha y permanente las labores desarrolladas tanto en la recepción como en la expedición de envíos y en tránsito de despachos cerrados y al descubierto, Aéreos y A.P.R., conforme a las normas postales internacionales y nacionales.

Permanentemente

2 Acompañar el proceso de carga y descarga de las aeronaves y del transporte de Correos, en la llegada y salida de los Despachos.

En cada caso

3 Participar de las actividades del sector de transporte aéreo de manera conjunta con las entidades DINAC y Dirección Nacional de Aduanas.

En cada caso

4 Dirigir y controlar en forma estrecha y permanente las acciones de seguridad de los Despachos y reexpedir los envíos mal encaminados con la utilización de los formularios correspondientes.

En todo momento

5 Generar un Boletín de Verificación ante cualquiera de las siguientes irregularidades que sean detectada en las sacas/despachos o envíos al descubierto: a) embalaje roto, b) saca rota, c) diferencia de peso, e) precinto violentado.

En todos los casos

6 Cuando un despacho llega sin su etiqueta, hacer constar en el CN38. En todos los casos

7 Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos nacionales e internacionales vigentes y desarrollar sus actividades conforme a ellas.

Permanentemente

8 Actualizarse constantemente acerca de los nuevos reglamentos establecidos a nivel nacional e internacional, a fin de transmitirlos a sus subordinados y aplicarlos inmediatamente.

Permanentemente

9 Utilizar los formularios establecidos por los Organismos Internacionales, UPU-UPAEP, para el intercambio entre las Administraciones Postales miembros.

En cada caso

10 Realizar todo tipo de gestión que mejore la coordinación, el desarrollo y el control de las actividades de su área.

Permanentemente

11 Gestionar y acompañar capacitaciones constantes en su dependencia acerca de la utilización de formularios y otras actividades operativas reglamentadas.

Según necesidad

12 Llevar un archivo y registro ordenado de datos de los despachos recibidos y remitidos.

Permanentemente

13 Proveer los datos estadísticos recibidos mensualmente o cuando les sean requeridos.

Según necesidad

14 Velar por el buen cumplimiento de las funciones de su dependencia. Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente


Según Necesidad


DG

213


7.4.3 Coordinación de Asuntos Aduaneros

Objetivos: Coordinar las acciones y gestiones a nivel aduanero, para la liberación las cargas aéreas y de superficie.




1 Realizar trámites de liberación de carga –Aduana/DINAC, A.I.S.P. Para cada caso

2 Gestionar ante la Dirección de Administración y Finanzas, los recursos para el pago de liberación de cargas aéreas y su posterior rendición.

En cada caso

3 Solicitar la liberación de despachos postales remitidos como cargas aéreas o de superficie (mesa de entrada).

Para cada caso

4 Realizar la verificación de ingreso de carga por el Sistema Sofía. En cada caso

5 Gestionar ante las distintas oficinas aduaneras el procesamiento de la documentación para la liberación de la carga (Registro, Archivo, Resguardo, Guarda, Contraloría).

Para cada caso

6 Gestionar la autorización ante la Administración afectada (Aduana) para la liberación de las cargas.

En cada caso

7 Gestionar la liberación de tasas e impuestos. En todos los casos

8 Acompañar las remisiones, cancelaciones y retiros de carga (DINAC). En cada caso

9 Verificar en los depósitos de la DINAC, por si se reciban despachos postales como carga aérea.

Diariamente

10 Participar de la Comisión Interinstitucional Correos-Aduanas, para el tratamiento de temas que hacen a la agilización de trámites aduaneros.

Para cada caso


Permanentemente


Permanentemente

13 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo.

Según Necesidad


DG

214


7.4.4 Coordinación Postal Aeropuerto Guaraní

Objetivos: Recepción, Expedición y tránsito de despachos cerrados Aéreos y A.P.R., conforme a las normas postales internacionales y nacionales.




7.4.5 Coordinación Operativa


1 Coordinar, supervisar, dirigir y controlar en forma estrecha y permanente las labores desarrolladas tanto en la recepción como en la expedición de envíos y en tránsito de despachos cerrados y al descubierto, Aéreos y A.P.R., conforme a las normas postales internacionales y nacionales.

Permanentemente

2 Acompañar el proceso de carga y descarga de las aeronaves y del transporte de Correos, en la llegada y salida de los Despachos.

En cada caso

3 Participar de las actividades del sector de transporte aéreo de manera conjunta con las entidades DINAC y Dirección Nacional de Aduanas.

En cada caso

4 Dirigir y controlar en forma estrecha y permanente las acciones de seguridad de los Despachos y reexpedir los envíos mal encaminados con la utilización de los formularios correspondientes.

En todo momento

5 Generar un Boletín de Verificación ante cualquiera de las siguientes irregularidades que sean detectada en las sacas/despachos o envíos al descubierto: a) embalaje roto, b) saca rota, c) diferencia de peso, e) precinto violentado.

En todos los casos

6 Cuando un despacho llega sin su etiqueta, hacer constar en el CN38. En todos los casos

7 Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos nacionales e internacionales vigentes y desarrollar sus actividades conforme a ellas.

Permanentemente

8 Actualizarse constantemente acerca de los nuevos reglamentos establecidos a nivel nacional e internacional, a fin de transmitirlos a sus subordinados y aplicarlos inmediatamente.

Permanentemente

9 Utilizar los formularios establecidos por los Organismos Internacionales, UPU-UPAEP, para el intercambio entre las Administraciones Postales miembros.

En cada caso

10 Realizar todo tipo de gestión que mejore la coordinación, el desarrollo y el control de las actividades de su área.

Permanentemente

11 Gestionar y acompañar capacitaciones constantes en su dependencia acerca de la utilización de formularios y otras actividades operativas reglamentadas.

Según necesidad

12 Llevar un archivo y registro ordenado de datos de los despachos recibidos y remitidos. Permanentemente

13 Proveer los datos estadísticos recibidos mensualmente o cuando les sean requeridos. Según necesidad

14 Velar por el buen cumplimiento de las funciones de su dependencia. Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente


Según Necesidad


DG

215

Objetivos: Coordinar las tareas de las oficinas dependientes de la Dirección Operativa así como sugerir cambios en las funciones de sus dependencias. Controlar las prestaciones de los Servicios Postales en todos sus procesos y colaborar en la correcta administración de los recursos.



Funciones

Frecuencia

1 Coordinar los trabajos de las dependencias de la dirección de Operaciones según planificación realizada con el Director del area.

Permanentemente

2 Proponer al Director del área acciones para el mejoramiento del proceso Operativo

En cada caso

3 Promover la aplicación de normas y procedimientos nacionales e internacionales vigentes, tales como los provenientes de la U.P.U. y la U.P.A.E.P. y otros organismos internacionales, así como también circulares y resoluciones internas, en todas las oficinas del área.

Permanentemente

4 Revisar las comunicaciones (informes, notas, memos, email) e intercambiar datos, informes, reclamos en tiempo y forma con las dependencias afectadas.

Diariamente

5 Preparar informes, Notas, Memorándum y enviar a las áreas afectadas. En cada caso

6 Fomentar conjuntamente con el Director del área, la eficiencia y productividad de las dependencias operativas.

Permanentemente

7 Colaborar con la disciplina del personal de las distintas dependencias, de modo a cumplir con las normas, reglamentos y leyes vigentes.

Permanentemente

8 Cuidar por la buena atención a los clientes de parte del personal de sus dependencias. Permanentemente

9 Colaborar para que se mantenga un registro organizado de las documentaciones recibidas y remitidas.

Permanentemente


En todo momento


Permanentemente

12 Las demás tareas que se le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo.

Permanentemente


7.4.6 Coordinación Informática


DG

216


1 Coordinar con los responsables del área Operativa, Centro de Clasificación, Nacional e Internacional, Departamento de Encomienda, Departamento de Distribución, Casillas de Correos y Control de Paquetes del funcionamiento adecuado de las computadoras y sistemas que se utilizan en el área.

Permanentemente

2 Brindar un adecuado mantenimiento y propender a la ampliación y modificación de los distintos sistemas y esto a la vez coordinar con la Dirección de Tecnología.

Diariamente

3 Planificar en coordinación con la Dirección de Operaciones, capacitación y entrenamiento a los funcionarios del área, en el manejo de las herramientas tecnológicas.

Permanentemente

4 Realizar un permanente control y monitoreo respecto a la carga de datos en los sistemas operativos existentes.

Permanentemente

5 Coordinar con la Dirección de Tecnología el mantenimiento de las computadoras.

Según necesidad

6 Resolver las consultas que se le formulen en materia de su competencia.

Según necesidad

7 Informar al Director de Operaciones sobre el resultado de los trabajos atendidos por el área de Informática.

Diariamente

8 Realizar copia de seguridad de la base de datos del área, en coordinación con la Dirección de tecnología.

Diariamente

9 Informar en forma permanente al Director de Operaciones sobre cualquier trabajo realizado o a realizar.

Diariamente

10 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos muebles a su cargo.

Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad

Objetivos: Coordinar con la Dirección de Tecnología y con los responsables de cada una de las dependencias del área Operativa para el funcionamiento adecuado de las computadoras y los sistemas que se utilizan.




DG

217


7.4.7 Departamento de Transporte

Objetivos: Transportar los despachos desde y hasta el aeropuerto al Correo Central y a las Oficinas de Encomiendas, a las Agencias y Sucursales de capital, área metropolitana e interior del país. Apoyar al sector administrativo en materia de transporte.


Dependencias: División Planificación de transporte, División Talleres.


1 Planificar y coordinar los trabajos a ser realizados según la necesidad, para la transportación oportuna de los despachos o envíos.

Permanentemente

2 Gestionar las documentaciones necesarias a las unidades de transporte, que habiliten el libre tránsito de los móviles de la Institución.

En cada caso

3 Transportar y entregar los documentos Institucionales tengan estos como destinatarios a persona física o jurídica fuera de la Institución.

Permanentemente

4 Recolectar y transportar los despachos y envíos destinados a las distintas Agencias y Sucursales de capital, área metropolitana e interior del país, y los despachos internacionales hasta el aeropuerto.

Diariamente

5 Trasladar los despachos a la Agencias de transportes privadas que realizan la transportación hacia los destinos donde no se realiza transportación por medios propios.

Diariamente

6 Trasladar al personal encargado del depósito de la recaudación, hasta el Banco Central del Paraguay.

Diariamente

7 Trasladar Materiales, Documentos y otros en desuso, a los lugares destinados como punto para las incineraciones de estos.

Según Necesidad

8 Transportar los muebles, documentos y materiales necesarios de la Institución a las Sucursales Destinadas.

Según Necesidad

9 Recepcionar y entregar los despachos provenientes del aeropuerto y de las distintas Agencias y Sucursales y derivarlas a las Oficinas de cambio para su posterior embarque a destino.

En Cada Caso

10 Mantener un archivo actualizado y en cuanto sea posible, informatizado, de las Entregas de Manifiesto, formularios de transferencia, guías de envíos Certificados y los acuses de recibo.

Permanentemente

11 Velar por el buen desempeño de todas las dependencias a su cargo. En todo momento.


Permanentemente


14 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo. Según Necesidad


DG

218


7.4.7.1 División de Planificación de Transporte

Objetivos: Programar el uso de los móviles y mantener el buen estado de utilización la flota de los vehículos de la DINACOPA.

Dependiente de: Departamento de Transporte.



1 Programar el uso de los móviles y mantener el buen estado de utilización la flota de los vehículos de la DINACOPA.

Permanentemente

2 Asegurarse de mantener el buen estado de la flota de vehículos, e informar cualquier irregularidad, sugiriendo soluciones inmediatas a fin de que no se resienta el servicio.

Permanentemente

3 Programar las fechas en que los vehículos ingresen al taller para pequeñas reparaciones o mantenimiento, de modo que el servicio no se vea afectado por la falta de unidades de transporte.

En cada caso

4 Realizar controles en los vehículos: nivel de agua, aceite, estado de las cubiertas, luces, si cuenta con habilitación al día, si cuenta con extintor en regla, gato hidráulico, rueda de auxilio, llave de ruedas, balizas, agua del radiador, bornes de batería y otros.

Diariamente

5 Mantener un archivo ordenado y actualizado de la flota de transporte, a fin de contar con información veraz y oportuna en el momento que sean requeridas.

Permanentemente

6 Completar planillas de los trabajos y/o reparaciones realizadas con la flota de vehículos, archivar las copias y presentar los informes para el control de los documentos y gestión del pago de los mismos.

Permanentemente

7 Mantener un listado con los datos actualizados de los talleres habilitados que han suscripto contrato con la Institución para los trabajos mecánicos que se necesiten para la flota de vehículos.

Permanentemente

8 Confeccionar las planillas de todos los sobres y encomienda recibidas en la Oficina de transporte para su posterior en entrega todas las sucursales de Destino y empresas de Transporte con contrato con el Correo.

Permanentemente

9 Velar por el buen desempeño de todas las dependencias a su cargo.


Permanentemente


Permanentemente


Según Necesidad


7.4.7.2 División Talleres


DG

219

Objetivos: Realizar un seguimiento oportuno de la flota de vehículos que ingresan a los talleres para reparación o mantenimiento.

Dependiente de: Departamento de Transporte.



1 Realizar un seguimiento oportuno de la flota de vehículos que ingresan a los talleres para reparación o mantenimiento.

Permanentemente

2 Verificar los vehículos antes de ser ingresados a reparación y luego del mismo para verificar y constatar la calidad del trabajo.

Permanentemente

3 Realizar la solicitud de los repuestos, accesorios o lubricantes necesarios, así como realizar las gestiones para el ingreso de los vehículos que necesiten reparación mecánica.

En cada caso

4 Asesorar al encargado de compras en la etapa de selección para la adquisición de repuestos que reúnan la calidad necesaria.

Según necesidad

5 Informar a la jefatura de Departamento de Transporte sobre de cualquier irregularidad o mal manejo de cualquier rodado de la flota de vehículos, a fin de que se apliquen las medidas correctivas.

En cada caso

6 Labrar acta en presencia del Auditor Interno si se detectase algún vehículo ya con irregularidades o desperfectos mecánicos a fin de deslindar de responsabilidad alguna a la División.

En Cada Caso

7 Mantener un archivo ordenado y actualizado de las acciones, a fin de contar con información veraz y oportuna en el momento que sean requeridas.

Permanentemente

8 Completar planillas de los trabajos y/o reparaciones realizadas con la flota de vehículos, archivar las copias y derivar en informes a quien corresponda para el control y pago de los mismos.

Permanentemente

9 Mantener una lista actualizada de los talleres con que se trabaja (dirección, responsable, teléfono etc.).

Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente


7.4.8 Departamento de Entrega Objetivos: Entregar los envíos postales por ventanillas de entrega de pequeños paquetes, casillas

de correos y ventanilla de rezagos, bajo estricto control y seguridad.


DG

220


Dependencias: División Casillas, División Pequeños Paquetes, División Rezagos.


1 Recibir y ordenar los envíos postales a ser entregados provenientes de las distintas dependencias de la Institución.

Diariamente

2 Programar las actividades que serán aplicadas en las distintas Divisiones dependientes del Departamento.

Diariamente

3 Llevar un control del funcionamiento de las Divisiones de Casillas de Correos, Entrega de Pequeños Paquetes y de Rezagos.

Diariamente

4 Controlar que los plazos de entrega establecidos sean cumplidos, a fin de evitar denuncias por demoras y pagos por indemnizaciones por tal motivo.

Diariamente

5 Estudiar y aplicar acciones tendientes al mejoramiento de los resultados de las dependencias del área y elevarlas sugiriendo su implementación a la Dirección Operativa.

En cada caso

6 Mantener un registro de la cantidad de envíos entregados, rezagados y devueltos por sus respectivas dependencias, a fin de elevar datos estadísticos concretos al Departamento correspondiente.

Diariamente

7 Realizar evaluaciones sobre las actividades realizadas en las dependencias, a fin de conocer el desarrollo de estas y las necesidades de las mismas.

Mensualmente

8 Verificar que las dependencias a su cargo cumplan con las respectivas funciones según lo estipulado en el manual.

Diariamente

9 Evaluar el funcionamiento y proponer correcciones para el mejor desempeño de todas las dependencias a su cargo.

En todo momento



Permanentemente


Permanentemente

13 Las demás tareas que se le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo.

Según necesidad


DG

221


7.4.8.1 División Casillas

Objetivos: Recibir, clasificar y depositar los envíos destinados a los propietarios en sus respectivas Casillas y entregar los envíos certificados.

Dependiente de: Departamento de Entrega.



1 Recibir, clasificar y depositar los envíos provenientes de las distintas áreas de la Institución, destinados a los propietarios en sus respectivas Casillas, previo control conforme al Reglamento, antes de ser depositados en los casilleros.

Diariamente

2 Entregar los envíos certificados brindando la mejor atención a los clientes dándoles prioridad en ventanilla en el momento de la entrega de sus correspondencias.

Diariamente

3 Clasificar los envíos por sectores y por clase según sean ordinarios y registrados. Diariamente

4 Completar los avisos de los envíos certificados y colocarlos en los casilleros correspondientes para seguridad de los usuarios.

Diariamente.

5 Registrar los envíos de Poste Restante en el cuaderno habilitado, consignando los datos del destinatario, el origen y el peso de recepción del envío.

En cada caso

6 Entregar los envíos que quepan en los casilleros o caso contrario los avisos a los encargados de la colocación de los envíos, en los casilleros correspondientes conforme a la numeración y al sistema de clasificación implementado en el área.

Diariamente

7 Controlar los envíos depositados en los casilleros a fin de corroborar la buena distribución de estos en los casilleros correspondientes.

Diariamente

8 Verificar los plazos de los envíos no retirados a fin de cumplir con las normas de devolución establecidas internacionalmente.

Diariamente

9 Llevar un ordenado y completo archivo del movimiento de los envíos entregados, devueltos o remitidos a Rezagos por plazo vencido y enviar una copia al área respectiva, habiendo agotado las posibilidades de entrega y de no poder devolverse a origen.

Diariamente



Permanentemente




DG

222


7.4.8.2 División Pequeños Paquetes

Objetivos: Entregar los pequeños paquetes e impresos, cuidando los detalles de seguridad y calidad a fin de satisfacer las expectativas de los clientes.

Dependiente de: Depende Del Departamento de Entrega.

Dependencias: Sección de Entrega de Pequeños Paquetes.


1 Brindar la mejor atención a los clientes dándoles prioridad en ventanilla en el momento de la entrega de sus paquetes.

Diariamente

2 Recibir los Pequeños Paquetes e Impresos provenientes de las áreas correspondientes, realizando un previo control del estado de cada envío, a fin de que estos estén informados correctamente ante cualquier duda de expoliación que pudiera sufrir por el manipuleo durante su trayecto a destino.

Diariamente

3 Verificar que los envíos estén correctamente documentados, firmar y sellar el formulario de transferencias que contiene la descripción exacta del envío recibido.

Diariamente.

4 Apartar los envíos que presenten irregularidades e informar inmediatamente a los responsables de cada área para realizar los informes respectivos.

Diariamente.

5 Registrar las entregas realizadas en las planillas correspondientes, llenando todos los datos requeridos por la misma.

Diariamente.

6 Completar los avisos y remitirlos a las oficinas correspondientes para su posterior entrega, dependiendo del servicio al cual corresponda.

Diariamente.

7 Clasificar y ubicar los envíos en las casillas de acuerdo a la numeración adjudicada en la División y en el orden implementado para esta area.

Diariamente.

8 Registrar en la planilla de entrega la firma del destinatario quien presentará su documento de Identidad y en caso de que envíe un autorizado presentar por escrito su autorización más fotocopia de Cédula de Identidad del autorizado y del autorizante, posteriormente el pago de la tasa de entrega correspondiente.

Diariamente

9 Informar al responsable del área sobre irregularidades que se detecten en el momento de la entrega y confeccionar el CN24 si así lo ameritara.

En cada caso

10 Remitir al área de Estadísticas mensualmente el resumen del movimiento de las entregas realizadas conforme a los datos requeridos por ese Departamento.

11 Velar por el buen desempeño de todas las dependencias a su cargo. Diariamente


Diariamente


Permanentemente


Según necesidad


DG

223


7.4.8.2.1 Sección Entrega Pequeños Paquetes Objetivos: Apoyar en la clasificación y entrega de los pequeños paquetes e impresos, cuidando los

detalles de seguridad y calidad.

Dependiente de: División de Pequeños Paquetes



1 Entregar pequeños paquetes e impresos a sus respectivos destinatarios Diariamente

2 Recepcionar los pequeños paquetes e impresos del Centro de Tratamiento Postal. Firmar la planilla previa verificación de las condiciones de cada envío.

Diariamente

3 Registrar en el libro de entrada cada uno de los envíos con los datos del remitente y del destinatario, origen y peso.

Diariamente

4 Registrar las observaciones e informes que acompañen a cada envío en caso de irregularidad detectada en el Centro de Tratamiento Postal. Numerar cada envío de acuerdo al libro de registro.

Diariamente

5 Confeccionar los avisos a ser remitidos a cada destinatario. Diariamente

6 Remitir al área de distribución los avisos que tendrán carácter de recomendado.

Diariamente

7 Clasificar y ubicar los envíos en las casillas respectivas. Diariamente

8 Entregar el envío al destinatario, el que deberá presentar el aviso con una copia de su documento de identidad, previa firma de la planilla de entrega .

Diariamente

9 Recepcionar los reclamos de los clientes en caso de verificación de irregularidades.

Diariamente

10 Confeccionar recibo de pago por tasa de entrega de pequeños paquete y cobrar el importe correspondiente.

Diariamente

11 Informar al superior inmediato de cualquier novedad e irregularidad detectada en el proceso.

Diariamente

12 Velar por el buen desempeño de todas las dependencias a su cargo. Diariamente


Diariamente


Permanentemente


Según necesidad


DG

224


7.4.8.3 División Rezagos.

Objetivos: Mantener a disposición del usuario, los envíos no entregados por un plazo determinado por las normas internacionales, antes de ser devueltas a origen.

Dependiente de: Departamento de Entrega.



1 Recepcionar de las distintas áreas de la Institución todos los envíos que no han sido retirados o entregados, por algún motivo que haya imposibilitado tal efecto, y que aun no hayan cumplido el plazo de la devolución que dictan las normas internacionales.

Diariamente.

2 Verificar las condiciones del envío en el momento de la recepción, a fin de que estos estén informados ante cualquier irregularidad que pudieran presentar durante el manipuleo hasta su intento de entrega.

Diariamente

3 Preparar y publicar un listado de los envíos disponibles en la división, a fin mantener a la vista de quienes utilicen el servicio postal, los nombres de destinatarios cuyos envíos no han podido ser entregados.

Diariamente

4 Verificar que cada envío exprese el informe del motivo de la falta de entrega, así como verificar el cumplimiento de los plazos de devolución de los mismos.

En todo momento

5 Clasificar y ubicar en un orden en que su ubicación pueda ser practica para la entrega al destinatario.

Diariamente

6 Re-verificar los datos de cada destinatario para un reintento final de entrega vía Cartero o mediante la puesta en lista de Correos.

Diariamente.

7 Mantener un registro ordenado y actualizado de los envíos recibidos, y entregados en esta división.

Diariamente

8 Remitir mensualmente el registro de los movimientos de envíos al área de Estadísticas. Mensualmente



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

225


7.4.9 Departamento de Encomiendas

Objetivos: Desarrollar el proceso operativo de la admisión, recepción, clasificación, acondicionamiento, encaminamiento y entrega de las encomiendas Aéreas, ARP/SAL y Superficie en el ámbito nacional e internacional.


Dependencias: División Recepción de Despachos y División Expedición de Despachos.


1 Coordinar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de recepción, clasificación, entrega y expedición del Servicio de Encomienda Postal Nacional e Internacional (AEREA, APR/SAL Y SUPERFICIE).

Diariamente.

2 Ordenar y disponer convenientemente los paquetes para su fácil identificación en el momento de la entrega al destinatario procediendo a brindar una cordial atención y dar preferencia al cliente

En cada caso

3 Cumplir las normas, convenios y acuerdos postales nacionales e internacional vigentes de Encomiendas postales.

En cada caso

4 Mantener actualizado las fichas de cuotas parte, conforme a las modificaciones realizadas por los países de destino.

Diariamente.

5 Proveer la información necesaria para el estudio y elaboración de tarifas para el régimen nacional e internacional.

En cada caso

6 Difundir sobre las normas operativas y los Acuerdos postales internacionales y normas nacionales vigentes al personal afectado y lo que corresponda a los clientes.

Diariamente

7 Dejar constancia por escrito de las irregularidades que se detectan en el proceso operativo informando a las instancias que correspondan conforme a los acuerdos y normas postales y leyes vigentes.

En cada caso

8 Realizar un inventario periódico de las encomiendas, conforme a los plazos de conservación, basados en los reglamentos respectivos, conjuntamente con el Dpto. de Supervisión.

Diariamente

9 Colaborar en el desarrollo de campañas de publicidad y promoción en coordinación con la gerencia Operativa, el Dpto. de Servicios Especiales y conjuntamente con el Dpto. Comercial.

En todo momento

10 Mantener actualizado el registro de datos del movimiento de las encomiendas recibidas, y expedidas, devueltas, abandonadas, así como los ingresos y remitir al área de Estadística.

Mensualmente

11 Coordinar tareas y proveer puntualmente las documentaciones necesarias al Departamento de Cuentas Internacionales, para el procesamiento de pagos y cobros de Cuota Parte de Llegada según normativa U.P.U.

En cada caso

12 Contestar reclamos provenientes del Departamento de Control Interno Operativo a través del formulario CN08 dentro de las 48 horas.

En cada caso

13 Mantener un completo y ordenado archivo de las documentaciones referente al Servicio. En todo momento

14 Coordinar, dirigir, controlar y evaluar la utilización racional de los recursos en sus dependencias.

En todo momento

15 Controlar el uso de formularios propios del servicio y la provisión de materiales para uso de sus dependencias.

Diariamente

16 Controlar el cumplimiento de los plazos de entrega de los avisos y/o encomiendas postales. Diariamente

17 El Perceptor (Cajero) debe entregar la recaudación antes de retirarse de la institución, junto con el duplicado de los Comprobantes de Ingreso utilizados y la Planilla de Recaudación para el cierre y entrega de caja a quien fuese designado.

Diariamente

18 Controlar y velar por el mantenimiento del buen estado de las encomiendas postales y de su contenido.

En todo momento

19 Promover y mantener un estrecho contacto Correo-Aduana en un contexto de buen relacionamiento que beneficie la calidad del servicio.

En todo momento

20 Mantener un alto nivel de calidad de los servicios optimizando la utilización de los recursos en sus dependencias.

En todo momento

21 Velar por el buen desempeño del personal a su cargo. En todo momento


Permanentemente


Permanentemente



7.4.9.1 División Recepción de Despachos


DG

226

Objetivos: Procesar eficientemente las encomiendas recibidas del Exterior y su posterior encaminamiento a destino final.

Dependiente de: Departamento de Encomiendas.


Funciones(1) Frecuencia

1 Asegurar que todos los trabajos de esta área sean desarrolladas correctamente respetando los circuitos o conductos pre-establecidos.

Diariamente

2 Dirigir la utilización racional de los recursos humanos en su dependencia. Diariamente

3 Controlar el uso de formularios propios del servicio y gestionar la provisión de materiales para uso de su dependencia.

Diariamente

4 Velar por el mantenimiento del buen estado de las encomiendas postales y de su contenido, en el caso de alguna irregularidad confeccionar los documentos de respaldo que demuestren los casos eventuales de expoliación o hurto en origen o en tránsito.

Diariamente

5 Brindar una atención cordial y personalizada a las consultas telefónicas que realice el cliente.

Diariamente

6 Mantener un alto nivel de calidad del servicio cumpliendo a cabalidad con el proceso operativo.

Diariamente

7 Mantener el stock necesario de los insumos y formularios a utilizar. Todo el tiempo

8 Recibir y verificar el estado de llegada los despachos. Diariamente

9 Verificar documentos CN 38 y CN41 (pesar, verificar si no hay diferencia de peso, y observar las condiciones de llegada, consignando, en su caso, las observaciones correspondientes en el momento de la recepción.

Diariamente

10 Apertura de los despachos dejando constancia de cualquier presunción de irregularidad detectada por Ej. Contenedor roto; sin etiqueta; sin precinto y/o precintos cortados o cambiados.

Diariamente

11 Enumerar de manera correlativa cada paquete con un marcador notable indicando también la fecha de la apertura en el mismo.

Diariamente

12 Clasificar y acondicionar cada paquete en los espacios sectorizados de acuerdo a su encaminamiento (ya sean para Asunción o las sucursales).

Según cada caso

13 Clasificar las Encomiendas previa elaboración de despachos y la Hoja de Ruta CP86 para las sucursales. La confección de estos documentos se realiza de manera semiautomática por medio de Macros que se abastece de la misma Guía de Manifiesto.

Según necesidad

14 Clasificar los despachos por grupo de acuerdo a la logística del Departamento de Transporte. (Ver guía impresa).

Diariamente

15 Llenar el documento denominado Guía de Manifiesto. (Planilla formulada con macros).

Diariamente

16 Cargar datos en el sistema IPS LIGH ( Actualizado Evento “RESDES”-”D”-“E”-“F”-“H/I”)

Todo el tiempo

17 Mantener actualizado los sistemas utilizados (IPS LIGTH y MANIFIESTO FORMULADO CON MACROS).

Todo el Tiempo

18 Mantener el archivo de documentos FISICOS actualizado y ORDENADOS para una búsqueda rápida y sencilla.

Todo el Tiempo

19 Confeccionar los avisos IMPRESOS mediante la ejecución de la macro “teclas control+d (minúscula)” para su posterior transferencia al Departamento de Distribución, Div. Casillas, Poste Restante y Clasificación Nacional.

Diariamente

20 Realizar la entregar las encomiendas que correspondan a Asunción. Las que fueran retenidas por Aduanas, luego de haber realizado las gestiones pertinentes con dicha Institución.

En cada caso

21 Remitir a destino las Encomiendas mal encaminadas y/o las devoluciones (retour) dentro de los plazos establecidos.

En cada caso

Funciones (2) Frecuencia

22 Proveer en tiempo y forma las documentaciones necesarias a la Oficina de Cuentas Internacionales, para el procesamiento de pagos y cobros entre Administraciones Postales según Convenio UPU.

En cada caso


DG

227

23 Confeccionar un documento con los datos de destinatarios de todas las encomiendas que están declarados en el CP72 como “ABANDONADOS”, y remitir a la Dirección de Operaciones para la solicitud del dictamen Jurídico para su posterior transferencia a la División de Rezagos.

En cada caso

24 Confeccionar Boletines de verificación por encomiendas, despachos y/o documentos originales faltantes como “CP71/72”, “CP86/87”.

En cada caso

25 En cada entrega de Encomienda, recabar la firma del Destinatario/a o Autorizado/a el acuse de conformidad en la recepción de su encomienda.

En cada caso

26 Registrar entrega final en el sistema IPS LIGHT en el campo del Evento “I”. En cada caso

27 Contestar reclamos provenientes del Departamento de Control Interno Operativo a través del formulario CN08 dentro de las 48 horas.

Diariamente

28 Velar por el buen desempeño del personal a su cargo. Permanentemente


Según necesidad


Permanentemente


Según necesidad


DG

228


7.4.9.2 División de Expedición de Despachos

Objetivos: Recibir y despachar eficientemente las encomiendas destinadas al interior y el exterior y su posterior encaminamiento a destino.

Dependiente de: Departamento de Encomiendas.



1 Recibir y controlar las encomiendas depositadas por los clientes y de las demás dependencias, destinadas al interior, el exterior, y procesarlos para el encaminamiento a destino.

Todo el tiempo

2 Dirigir, administrar, controlar y evaluar a los Recursos Humanos en su dependencia. Todo el tiempo

3 Controlar el uso de formularios propios del servicio y la provisión de materiales para uso de su dependencia.

Todo el tiempo

4 Velar por el mantenimiento del buen estado de las encomiendas postales y de su contenido.

Todo el tiempo

5 Mantener un alto nivel de calidad del servicio cumpliendo a cabalidad con el proceso operativo.

Todo el tiempo

6 Crear los despachos que serán expedidos según destinos que indiquen los clientes. Según cada caso

7 Registrar las encomiendas remitidas en el sistema IPS Light. Diariamente

8 Confeccionar los documentos necesarios para la remisión de los despachos (CP78, CP 84, y CP 85; CN 38 y las que sean necesarias según disposición institucional).

Todo el tiempo

9 Verificar la entrega correcta a la compañía aérea (la cual debe dar su Visto Bueno de recepción y debe estar firmado y sellado).

En todos los casos

10 Cobrar tasas de almacenamiento según tarifario vigente proveído por la institución. Diariamente

11 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en esta dependencia. Todo el tiempo

12 Recepcionar las encomiendas depositadas por los clientes, previa verificación de los mismos, a fin de evitar inconvenientes que pudieran surgir en el trayecto a destino.

Todo el tiempo

13 Velar por el buen desempeño del personal a su cargo. Permanentemente


Según necesidad




DG

229


7.4.10 Departamento de Clasificación y Distribución

Objetivos: Clasificar y entregar todos los envíos postales ordinarios y especiales destinados a la capital, mediante carteros en áreas preestablecidas.


Dependencias: División Clasificación, División de Distribución.


1 Dirigir la entrega de los envíos ordinarios y certificados, previo control de registro de los códigos numerados de los mismos.

Diariamente

2 Supervisar la entrega de las planillas con la rúbrica del responsable de la entrega y del cartero de la zona, quien debe dejar una copia de la misma planilla para el archivo.

Diariamente

3 Recepcionar las planillas devueltas por los carteros controlando que los datos solicitados estén debidamente completos.

Diariamente

4 Verificar que los envíos no entregados sean devueltos en los plazos establecidos, para sus devoluciones.

Diariamente

5 Controlar el trabajo de los Carteros para que los envíos sean entregados en el plazo establecido.

Diariamente

6 Realizar reuniones de trabajo con el personal las veces que sean necesarias a fin de realizar sugerencias e impartir instrucciones.

En cada caso

7 Mantener un permanente control del trabajo y llevar las estadísticas de la cantidad de envíos por cada tipo de servicio prestado y remitirlo al área de Estadísticas con copia a la Dirección de Operaciones.

Diariamente



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

230


7.4.10.1 División de Clasificación Objetivos: Clasificar todos los envíos postales recepcionados en el área destinados a la capital, para

su posterior distribución.

Dependiente de: Departamento de Clasificación y Distribución.



1 Recepcionar los envíos procedentes de las distintas dependencias de la Institución a fin de realizar las entregas destinadas a la capital.

Diariamente

2 Clasificar los envíos por sectores definido, como Sectores 1,2 y 3, donde cada sector está marcado por una cantidad denominada de carteros y por zonas trazadas estratégicamente para la entrega eficaz de los envíos ordinarios y certificados, por separado.

Diariamente

3 Realizar una pre-clasificación por cada sub zona de cartero, dentro de los sectores citados en el punto anterior, ya que cada cartero cuenta con una zona específica para realizar sus entregas, que está trazada por códigos numerados a fin de identificar la dirección exacta del destinatario del envío.

Diariamente

4 Transferir los envíos correspondientes a cada sector que corresponda y colocarlos en los casilleros respectivos de cada cartero a fin de agilizar la labor de entrega en el plazo establecido.

Diariamente

5 Mantener un control de la cantidad de envíos ingresados al área, así como de los entregados y los devueltos, a fin de remitir los datos al Dpto. De Estadísticas.

Diariamente



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


7.4.10.2 División de Distribución


DG

231

Objetivos: Entregar todos los envíos postales ordinarios y especiales destinados a la capital mediante carteros en áreas definidas por un plano de dos o más códigos.

Dependiente de: Departamento de Clasificación y Distribución.



1 Retirar los envíos depositados en los casilleros correspondientes, dejando copia rubricada de las planillas retiradas, a fin de proceder a la entrega de los envíos ordinarios y certificados.

Diariamente

2 Realizar la entrega en el plazo establecido por la Jefatura, y devolver las planillas firmadas por cada usuario que haya recibido su envío, para el respectivo control del mismo.

Diariamente

3 Verificar que los envíos no entregados estén debidamente informados con el motivo de la falta de la entrega, y devolverlos al área de registro o de rezagos según el informe del mismo.

Diariamente

4 Controlar que los envíos sean entregados en el plazo establecido, caso contrario devolverlos a su procedencia

Diariamente

5 Mantener un control de envíos entregados por cada tipo de Servicio y remitirlo al área de Estadísticas con copia al Dpto. de Clasificación y Entrega.

Diariamente



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


7.4.11 Departamento Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional

Objetivos: Controlar la recepción de despachos, verificar los procesos y transferencias de los envíos postales,


DG

232

tanto internacionales como nacionales, a las oficinas correspondientes.


Dependencias: División Tráfico Nacional, División Recepción Internacional, División Expedición Internacional, División Contraloría de Sacas, División Documentación.


1 Planificar, coordinar e implementar las actividades laborales así como las estrategias que serán desarrolladas en las dependencias del área a fin lograr los objetivos trazados.

Todo el tiempo

2 Mantener el buen desarrollo de las actividades con los recursos disponibles, implementando la autogestión eficiente en las áreas a su cargo, conforme a las normas postales internacionales (UPU- UPAEP) y nacionales vigentes.

Todo el tiempo

3 Verificar que el registro de volumen de envíos y movimientos de despachos recibidos y expedidos se realicen diariamente según las normas establecidas.

Todo el tiempo

4 Coordinar y controlar que los formularios y demás documentos estipulados sean utilizados y se ajusten a las normas postales vigentes.

Todo el tiempo

5 Elevar informes a la Dirección del área sobre el desarrollo de las dependencias a su cargo, así como de las irregularidades o inconvenientes que pudieran presentarse, sugiriendo posibles soluciones.

Todo el tiempo

6 Sugerir y gestionar la obtención de equipos necesarios para las actividades que se desarrollan en el área y que pudieran beneficiar a la eficiencia de las mismas.

Según cada caso

7 Coordinar la distribución racional de los recursos humanos de sus dependencias, conjuntamente con la Dirección de Operaciones.

Diariamente


Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


7.4.11.1 División de Tráfico Nacional

Objetivos: Satisfacer las expectativas de nuestros usuarios, a nivel país, Expidiendo los despachos nacionales a destino, para realizar una entrega oportuna a los destinatarios.

Dependiente de: Departamento de Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional.


DG

233



1 Recepcionar los despachos, previa verificación de las condiciones externas de los mismos, (saca, precinto, etiqueta, sobre CN28, etc.), e informar y documentarlo ante cualquier irregularidad o duda que pudiera presentarse.

Todo el tiempo

2 Realizar el pesaje de las sacas a fin de corroborar que el peso indicado, corresponda al peso del despacho recpcionado.

Todo el tiempo

3 Realizar la apertura de todos los despachos recepcionados en el día, a fin de procesarlos y remitirlos a los destinos que estos indican para cumplir con los plazos de entrega establecidos.

Todo el tiempo

4 Clasificar todos los envíos recepcionados, verificar las condiciones en que son entregados e informar ante cualquier irregularidad que presentaren antes de insertarlos en los despachos de destino, a fin de deslindar de cualquier responsabilidad innecesaria a la Institución.

Todo el tiempo

5 Formar los despachos que serán expedidos en el día de acuerdo a la ruta programada por los transportes encargados de concretar el destino final.

Diariamente

6 Transferir los despachos el mismo día del cierre de estos para su transporte a las agencias y/o sucursales, o para la agencias de transporte privada que han suscripto contrato con la Institución a fin de cumplir con los plazos de entrega establecidos.

Todo el tiempo

7 Realizar las observaciones pertinentes en caso de presentarse irregularidades, en forma clara y concisa con la identificación del funcionario responsable del informe.

Según cada caso

8 Aplicar el Sistema Informático CNC Manifiesto (Centro Nacional de Control) a fin de mantener un seguimiento de los despachos y/o envíos hasta su entrega final.

Todo el tiempo

9 Reportar los datos de expedición de despachos por correo electrónico a la Oficina de Seguridad Postal, a fin de realizar el seguimiento correspondiente para el control de los plazos establecidos.

En todos los casos



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


7.4.11.2 División de Recepción Internacional Objetivos: Recepcionar despachos internacionales, controlar, aperturar, clasificar los envíos postales

y transferir a las áreas correspondientes.

Dependiente de: Dpto. Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional.




DG

234

1 Recepcionar los despachos, previa verificación de las condiciones externas de los mismos, (saca, precinto, etiqueta, CN38, etc.), e informar y documentarlo ante cualquier irregularidad o duda que pudiera presentarse.

Todo el tiempo

2 Verificar que el estado físico y peso se ajusten a los datos de las facturas de entrega (CN38), que discrimina cada despacho por origen y peso de llegada.

Todo el tiempo

3 Mantener un registro completo, ordenado y actualizado de la cantidad de despachos y de envíos recepcionados.

Todo el tiempo

4 Realizar la apertura de los despachos recepcionados en el día a fin de derivarlas a las oficinas de expediciones correspondientes para su entrega final en el plazo establecido.

Todo el tiempo

5 Cargar los envíos certificados con código de barras en la base de datos del sistema IPS Light en los módulos de RESDES con sus eventos correspondientes.

Todo el tiempo

6 Clasificar los envíos aperturados previa verificación del estado físico conforme a las normas postales y leyes vigentes, y transferirlas a las respectivas áreas.

Según cada caso

7 Realizar las observaciones correspondientes en caso de detectar irregularidades en forma clara y concisa con identificación del responsable de dicho informe.

Todo el tiempo

8 Confeccionar Boletines de Verificación en los casos establecidos para el efecto conforme a las normas postales de la UPU y UPAEP y Leyes vigentes.

En todos los casos

9 Dar el curso correspondiente a los envíos postales que fueron afectados por alguna irregularidad en forma inmediata, luego de dejar constancia por escrito de la misma.

Todo el tiempo

10 Entregar a la Oficina de Documentación todos los documentos procesados, para su registro en el Libro de Despachos y archivo inmediato.

Todo el tiempo

11 Mantener permanentemente informado a su superior inmediato de las anomalias detectadas y novedades que pudieran darse y sugerir soluciones para dichos casos.

Todo el tiempo

12 Velar por la integridad de los despachos, envíos y su contenido, con el fin de satisfacer las expectativas del usuario para que opten preferentemente por nuestros servicios.

Todo el tiempo



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

235


7.4.11.3 División de Expedición Internacional

Objetivos: Procesar y expedir despachos de envíos internacionales, conforme a las normas postales vigentes.

Dependiente de: Dpto. Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional



1 Recepcionar los envíos con destinos internacionales provenientes de las distintas oficinas de admisión establecidas a nivel país.

Todo el tiempo

2 Verificar cada envió recepcionado a fin de que estos sean insertados en los despachos en óptimas condiciones, y deslindar a la Institución de cualquier responsabilidad innecesaria.

Todo el tiempo

3 Verificar que los envíos reúnan las condiciones establecidas por las normas postales vigentes, a fin de que en el proceso de expedición no sean retenidos por algún error involuntario.

Todo el tiempo

4 Clasificar los envíos de acuerdo a la categoría abonada por el usuario (simple-certificado), así como por el país de destino al cual irá dirigido el despacho una vez formado.

Todo el tiempo

5 Cargar los envíos certificados con los códigos correspondientes en el Sistema informático IPS Light, con sus respectivos eventos.

Todo el tiempo

6 Imprimir los documentos de encaminamiento que el IPS Light genera por cada evento dado al envió y al despacho, a fin de adjuntarlos para su encaminamiento correspondiente.

Según cada caso

7 Aplicar el sistema informático CDS, (Customs Declaration System), a los Pequeños Paquetes de acuerdo a la declaración hecha por el usuario en el CN22.

Diariamente

8 Realizar la entrega de los despachos a la División de transporte para su remisión al aeropuerto y encaminamiento, asegurando estén acompañados de los documentos requeridos para el caso.

Todo el tiempo

9 Registrar todos los despachos expedidos en el Libro de Despachos Y entregar los documentos de salida a la Oficina de Documentación para el archivo correspondiente.

En todos los casos



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

236


7.4.11.4 División de Contraloría de Sacas Objetivos: Controlar la utilización racional de las sacas postales nacionales e internacionales, así como

las devoluciones de las mismas a las administraciones de origen.




1 Controlar el uso de las sacas con destinos a nivel nacional e internacional conforme a las normas postales vigentes.

Mensualmente

2 Llevar un registro de remisión y devolución de sacas por Oficina de Cambio Internacional. Diariamente

3 Informar al superior inmediato sobre el balance de las sacas por oficina de cambio. Mensualmente

4 Gestionar el reclamo de la devolución de sacas a aquellos países que no han devuelto las sacas propias del correo, conforme a las normas postales vigentes.

En cada caso.

5 Elaborar unas estadísticas de las sacas recibidas y expedidas por oficina de cambio internacional y un resumen de saldos a ser reclamados.

Mensualmente

6 Proporcionar permanentemente a todas las áreas de expedición nacional e internacional las sacas necesarias.

Diariamente



Permanentemente




DG

237


7.4.11.5 División de Documentación Objetivos: Realizar toda la gestión administrativa del área.




1 Coordinar con el Departamento CTPNI (Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional) las actividades a desarrollar, en conjunto con las demás áreas de la Institución.

Todo el tiempo

2 Planificar las políticas a ser utilizadas para la realización de las tareas que corresponden al área.

Todo el tiempo

3 Realizar un registro correlativo de despachos recepcionados y expedidos, a fin de contar con datos necesarios para cualquier necesidad que pudiera sucederse.

Diariamente

4 Verificar documentos de despachos y en caso de faltante confeccionar el Boletín de Verificación (CN43) y remitir a la oficina correspondiente.

Según cada caso

5 Contestar inmediatamente los CN43 recibidos del exterior, teniendo en cuenta el tiempo establecido según Manual de Operaciones de la UPU.

En todos los casos

6 Responder inmediatamente los reclamos recibidos en el Departamento. Todo el tiempo

7 Mantener un archivo actualizado e informatizado de los documentos del área, a fin de contar con información veraz y oportuna.

Todo el tiempo



Permanentemente




DG

238


7.4.12 Departamento Logística Agencias Asunción y Área Metropolitana Objetivos: Coordinar, orientar, supervisar, controlar y evaluar las actividades postales de las agencias de

correos de la capital y Central, desarrollando acciones para elevar la calidad del servicio postal en general tendientes a la calidad total. Coordinar los trabajos administrativos de las agencias a su cargo, así como actuar de nexo en las gestiones de las mismas.


Dependencias: División de Asesoramiento Técnico Operativo Administrativo; División Control de Procesos y Calidad de Servicios


1 Administrar los Recursos Humanos y materiales, así como el método de operación y la prestación de los servicios postales a través de sus oficinas y agencias.

Diariamente

2 Coordinar y homogenizar las actividades postales específicas de las Agencias de correo con el uso racional de los recursos disponibles, en la explotación de los Servicios Postales.

Mensualmente

3 Coordinar las funciones de las Agencias y Sucursales de Asunción y Área Metropolitana con la Dirección de Operaciones.

Semanalmente

4 Redactar informes sobre irregularidades que pudieran presentarse, y remitirlo al área correspondiente en no menos de 48 hs.

Según cada caso

5 Coordinar con los Jefes de Agencias la política a seguir, conforme a los objetivos generales de la Institución.

Anualmente

6 Sugerir a la Dirección de Operaciones, modificaciones, cierre o habilitación de nuevas Agencias de Correos, según necesidades.

En cada caso

7 Coordinar campañas publicitarias y de marketing con la Dirección Comercial. Según cada caso

8 Analizar periódicamente el movimiento de los Servicios de todas las Agencias de Correos en coordinación con el Jefe de Agencias y/o Sucursales.

Según necesidad

9 Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funciones aplicadas a la actividad postal de las Agencias.

Mensualmente

10 Controlar y verificar el cumplimiento del uso obligatorio de los equipos telefónicos proveídos a los funcionarios para el monitoreo y seguimiento de entrega de los envíos.

En cada caso

11 Orientar y gestionar el mantenimiento en el aspecto físico de las Agencias de Correos de acuerdo a las exigencias modernas con identificación adecuada.

En cada caso

12 Coordinar con sus respectivas dependencias la necesidad de capacitación en materia postal a los funcionarios de sus respectivas áreas.

Para cada caso

13 Asegurar el cumplimiento de las Reglamentaciones Internas y Leyes vigentes en materia postal, convenios y acuerdos internacionales.

Todo el tiempo

14 Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales en las Agencias y Sucursales de Asunción y Área Metropolitana, a través de sus jefes de agencia y funcionarios en Gral.

Según cada caso

15 Velar por buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. En todo momento


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

239


7.4.12.1 División de Asesoramiento Técnico Operativo Administrativo

Objetivos: Asesorar, apoyar los trabajos de su superior inmediato así como ser el nexo entre aquel y las sucursales dependientes.

Dependiente de: Departamento Logística Agencias Asunción y Área Metropolitana.



1 Asesorar, Orientar y Supervisar que todos los trabajos de las agencias de esta área sean desarrolladas correctamente.

Diariamente

2 Elaborar base de datos por Agencias acerca del historial de cada Sucursal Ej. Nombre del Jefe y sus respectivos números telefónicos, Nombres de funcionarios, cargo que ocupan, horario entre otros.

Todo el tiempo

3 Mantener actualizada las documentaciones de las sucursales ya sean planillas de asistencia, planilla de estadística, recaudaciones, pedidos de útiles notas etc.

Todo el tiempo

4 Elaborar informe estadístico en tiempo y forma de datos proveídos por las sucursales. Mensualmente

5 Mantener informada a las sucursales en forma constante en coordinación con el Jefe de Departamento de Agencias.

Todo el tiempo

6 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en la dependencia así como los números telefónico de los Jefes de cada Agencias.

Todo el tiempo

7 Enviar notas, memorándum, avisos, circulares a las sucursales de manera a mantenerlos bien informados de las disposiciones emanadas.

Según cada caso



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad

Nivel: Operativo 7.4.12.2 División Control de Procesos y Calidad de Servicios


DG

240

Objetivos: Controlar el desarrollo de cada proceso conforme al estándar de calidad de las Agencias de Asunción y Área Metropolitana.

Dependiente de: Departamento Logística Agencias Asunción y Área Metropolitana.



1 Fiscalizar el proceso de admisión y expedición de los envíos postales. Diariamente

2 Controlar el proceso de recepción, clasificación y entrega los envíos postales, conforme a las condiciones del servicio de cada tipo de envío, y al plazo de entrega.

Diariamente

3 Inspeccionar las condiciones de los materiales necesarios a ser utilizados en el proceso operativo.

Diariamente

4 Mantener una comunicación permanente con cada agencia a fin de verificar la entrega y devolución de acuses (avisos de recepción) en tiempo y forma de los envíos.

Diariamente

5 Asegurar y controlar el cumplimiento de las normas relacionados al proceso de cada Agencia .

Diariamente

6 Tener un conocimiento acabado de las condiciones de entrega de cada envío a fin de dar cumplimiento a los estándares de calidad.

Diariamente

7 Supervisar el cumplimiento de las funciones de los jefes y funcionarios de las respectivas Agencias.

Diariamente



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

241

Nivel Denominación

Operativo 7.4.13 Departamento Logística Agencias y Sucursales del

Interior

Objetivos: Coordinar, orientar, supervisar, controlar y evaluar las actividades postales de las de las agencias y sucursales del interior e impulsar su mejoramiento tendiente a la alta calidad de los servicios postales.


Dependencias: División de Asesoramiento Técnico Operativo Administrativo; División Control de Procesos y Calidad de Servicios


1 Administrar los Recursos Humanos y materiales, así como la operación y la prestación de los servicios postales a través de sus oficinas y agencias.

Diariamente

2 Coordinar y homogenizar las actividades postales específicas de las Agencias y sucursales de Correos del interior con el uso racional de los recursos disponibles.

Mensualmente

3 Coordinar las funciones de las Agencias y sucursales del Interior con la Dirección de Operaciones.

Semestralmente

4 Coordinar y realizar gestiones ante los municipios de las respectivas localidades conjuntamente con las Agencias y sucursales del interior, que se relacione con el funcionamiento de los mismos.

En cada caso

5 Coordinar con los jefes de las respectivas Agencias o Sucursales del interior la política a seguir, conforme a los objetivos generales de la Institución.

En cada caso

6 Sugerir a la Dirección de Operaciones, modificaciones, cierre o habilitación de nuevas Agencias y sucursales de Correos del interior, que sean convenientes.

Anualmente

7 Analizar periódicamente el movimiento de los Servicios de todas las Agencias y sucursales de Correos del interior en coordinación con los Jefes de las mismas.

En cada caso

8 Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funciones aplicadas a la actividad postal por las Agencias y sucursales del Interior.

Mensualmente

9 Controlar y verificar el cumplimiento del uso obligatorio de los equipos telefónicos proveídos a los funcionarios para el monitoreo y seguimiento de entrega de los envíos.

Mensualmente

10 Orientar y gestionar el mantenimiento en el aspecto físico de las Agencias y sucursales de Correos de acuerdo a las exigencias modernas con identificación adecuada.

En cada caso

11 Coordinar y gestionar con sus respectivas dependencias la necesidad de capacitación en materia postal para los funcionarios de las respectivas Agencias y sucursales del interior.

Trimestralmente

12 Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales en las sucursales del Interior, a través de sus Oficinas y Agencias y/o in situ.

Según necesidad

13 Informar a su Director en la menor brevedad posible acerca de cualquier irregularidad detectada en cualquiera de las agencias y/o sucursales a su cargo.

En todo momento



En todo momento




DG

242

Nivel Denominación

Operativo 7.4.13.1 División de Asesoramiento Técnico Operativo

Administrativo

Objetivos: Asesorar, apoyar y gestionar los trabajos administrativos y operativos de su Jefe inmediato y ser el nexo de aquel con las Agencias y Sucursales del Interior.

Dependiente de: Departamento Logística Agencias y Sucursales del Interior.



1 Coordinar los trabajos que serán realizados según planificación estructurada para el desarrollo de las actividades del área.

En todo momento

2 Asesorar y actuar de apoyo en los controles que realicen acerca de las gestiones en las sucursales.

Todo el tiempo

3 Mantener los manuales operativos vigentes en archivo. Todo el tiempo

4 Distribuir a las sucursales cualquier disposición nueva que sea publicado por la UPU y UPAEP .

En cada caso

5 Gestionar los pedidos de insumos de las Sucursales una vez llegado a esta dependencia para su rápida provisión.

Todo el tiempo

6 Preparar y remitir los envíos diarios a las diferentes Sucursales así como los avisos notas circulares.

Todo el tiempo

7 Elaborar registros acerca del historial de cada sucursal y mantenerlo actualizado ej. Nombre del jefe y funcionarios situación de los mismos, cargo antigüedad, sueldo horario permisos u otros.

En cada caso

8 Mantener actualizada las gestiones y/o documentaciones de las sucursales ya sean pedidos de útiles notas etc.

Diariamente

9 Elaborar informe estadístico en tiempo y forma de los datos proveídos por las sucursales. En cada caso

10 Mantener informado a las sucursales en forma constante en coordinación con el jefe de departamento.

En cada caso

11 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en la dependencia así como los números telefónico laboral y personal o contacto de los jefes de cada sucursal.

Todo el tiempo

12 Enviar notas, memorándum, avisos, circulares a las sucursales de manera a mantenerlos bien informados de las disposiciones emanadas.

En cada caso



En todo momento




DG

243

Nivel: Operativo 7.4.13.2 División Control de Procesos y Calidad de Servicios

Objetivos: Controlar el desarrollo de cada proceso conforme al estándar de calidad de las

Agencias y Sucursales del Interior.

Dependiente de: Departamento Logística Agencias y Sucursales del Interior.



1 Fiscalizar el proceso de admisión y expedición de los envíos postales. Diariamente

2 Controlar el proceso de recepción, clasificación y entrega los envíos postales, conforme a las condiciones del servicio de cada tipo de envío, y al plazo de entrega.

Diariamente

3 Inspeccionar las condiciones de los materiales necesarios a ser utilizados en el proceso operativo.

Diariamente

4 Mantener una comunicación permanente con cada agencia a fin de verificar la entrega y devolución de acuses (avisos de recepción) en tiempo y forma de los envíos.

Diariamente

5 Asegurar y controlar el cumplimiento de las normas relacionados al proceso de cada Agencia .

Diariamente

6 Tener un conocimiento acabado de las condiciones de entrega de cada envío a fin de dar cumplimiento a los estándares de calidad.

Diariamente

7 Supervisar el cumplimiento de las funciones de los jefes y funcionarios de las respectivas Agencias.

Diariamente



Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad


DG

244

Nivel Denominación

División 7.4.14 Departamento de Regiones Postales

Objetivos: Coordinar, dirigir, controlar y evaluar, las actividades operativas postales y administrativas de las agencias y/o sucursales dependientes de la región.




1 Promover la cordial y buena atención personalizada a los clientes de la DINACOPA. Todo el tiempo.

2 Planificar las visitas a cada sucursal, las mismas deben ser continuas y rotatorias. Según

Planificación

3 Supervisar la operación postal y la prestación de los servicios postales en cada Sucursal a su cargo.

Todo el tiempo

4 Controlar el uso correcto de los insumos, materiales, equipos y vehículos suministrados a cada agencia/sucursal a su cargo.

Todo el tiempo

5 Coordinar con el Jefe de Agencias del Interior la política a seguir, conforme a los objetivos generales de la Institución.

Todo el tiempo

6 Coordinar con sus agencias y sucursales la adopción de las mejores alternativas de encaminamiento para un mejor servicio.

Según necesidad

7 Sugerir a la División de Agencias y Sucursales, modificaciones o aplicación de nuevos procedimientos tendientes al mejoramiento de los servicios postales según necesidad.

Según necesidad

8 Coordinar campañas publicitarias y de marketing conjuntamente con la División de Agencias y Sucursales y el área Comercial.

Según cada caso

9 Coordinar, controlar, dirigir, y evaluar diariamente las actividades desarrolladas por las sucursales a su cargo, para el cumplimiento de las funciones y procedimientos vigentes, así como el logro de los objetivos previstos.

Diariamente

10 Orientar y gestionar el mantenimiento edilicio de las agencias y sucursales del Correo, conjuntamente con la División de Agencias del Interior.

Según necesidad

11 Coordinar el transporte de los envíos a fin de que se cumpla con los plazos establecidos para la llegada a destino de los envíos postales conjuntamente con el área respectiva

Todo el tiempo

12 Participar en el control de calidad de los servicios postales (plazo de entrega) que la Institución adopte.

Todo el tiempo

13 Promover y controlar la remisión de datos estadísticos mensuales en lo que se refiere al volumen de envíos manipulados y respectivos ingresos, a la División Estadística, conforme a las reglamentaciones.

Según cada caso

14 Coordinar y controlar que se realice periódica y puntualmente según disposiciones vigentes, las rendiciones de las recaudaciones, comprobantes de ingresos y de las gestiones desarrolladas por la dependencia a su cargo.

Mensualmente

15 Participar activamente según necesidad de las aperturas y cierres de sacas en cada sucursal.

Diariamente

16 Aplicar y controlar en las Agencias y Sucursales a su cargo el cumplimiento del horario establecido de atención al cliente.

Según cada caso

17 Informar a su superior inmediato en la menor brevedad posible acerca de cualquier irregularidad o inquietud que se presente en las sucursales/agencias a su cargo.

En todo momento

18 Gestionar el mejoramiento, restauración o refacción de los locales a su cargo. En todo momento

19 Velar por el buen desempeño de las dependencias a su cargo. Según necesidad


En todo momento




DG

245

Nivel Denominación

Sección 7.4.14.1 División de Agencias y Sucursales

Objetivos: Admitir, clasificar, transportar/remitir y entregar los despachos y/o envíos postales en tiempo y forma y promocionar los servicios con que cuenta.

Dependiente de: Departamento de Regiones Postales



1 Admitir, clasificar, transportar/remitir y entregar los despachos y/o envíos postales en tiempo y forma.

Diariamente

2 Responsabilizarse de la custodia de los envíos admitidos/recepcionados mientras estén en su poder hasta su posterior entrega y/o transferencia a las oficinas correspondientes en tiempo y forma.

Diariamente

3 Quienes tienen la función de Perceptor (Cajero), antes de retirarse de la oficina deben entregar la recaudación diaria junto con el duplicado de los C.U.I. utilizados y la Planilla de Recaudación para el cierre y entrega de caja a quien fuese designado.

Diariamente

4 El Jefe o encargado deberá asegurar la realización del depósito de la recaudación diaria conforme a los términos de la ley.

Diariamente

5 Mantener una cordial y buena atención personalizada a los clientes de la DINACOPA. Todo el tiempo

6 Administrar racionalmente los recursos humanos y materiales para el mejor desarrollo de

los servicios postales. Diariamente

7 Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales en sus respectivas Oficinas de Correos.

Diariamente

8 Coordinar con el Jefe de Departamento la política a seguir, conforme a los objetivos generales de la Institución.

Mensualmente

9 Coordinar con el Jefe de Departamento la adopción de las mejores alternativas de encaminamiento para un mejor servicio.

Según necesidad

10 Sugerir al Jefe de Departamento modificaciones o aplicación de nuevos procedimientos tendientes al mejoramiento de los servicios postales.

En cada caso

11 Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funciones aplicadas a la actividad postal.

Periódicamente

12 Organizar las actividades operativas de manera a dar cumplimiento a los Acuerdos y Convenios Internacionales.

Todo el tiempo

13 Analizar los resultados del control de calidad de los Servicios Postales (plazo de entrega) que la Institución adopte.

En cada caso

14

Proveer y remitir datos estadísticos mensuales en lo que se refiere al volumen de envíos manipulados y respectivos ingresos, al Departamento Estadística de la Dirección de Planificación y Proyectos, conforme a las reglamentaciones, con copia a la Jefatura de Región Postal.

En cada caso

15 Realizar periódica y puntualmente las rendiciones de las recaudaciones, comprobantes de ingresos y de las gestiones desarrolladas por la dependencia a su cargo.

Mensualmente

16 Informar al Jefe de Departamento en la menor brevedad posible acerca de cualquier irregularidad o inquietud que se presente en la sucursal a su cargo.

En todo momento

17 Promocionar los servicios con que cuenta la DINACOPA. En todo momento

18 Gestionar el mejoramiento, restauración o refacción del local a su cargo Según necesidad

19 Velar por el cumplimiento de los horarios establecidos de atención al cliente. Todo el tiempo


En todo momento




DG

246

8 ANEXO I. ORGANIGRAMA


DG

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9 ANEXO II. GLOSARIO

Manual de Organización y Funciones (MOF): Contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos de la DINACOPA. Su uso interno y diario, minimizará los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden.

Administración: Función cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de una entidad para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad. Autoridad: Facultad, derecho o poder de mandar o gobernar sobre algo que está subordinado. Cambio organizacional: el conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional. Jerarquía: Forma de organización dentro de una institución de acuerdo a la importancia o autoridad de los cargos designados. Liderazgo: capacidad de ejercer una influencia dominante sobre un grupo, influyendo en las actividades del mismo para establecer y alcanzar metas previamente establecidas. Es el conjunto de capacidades que un individuo tiene para influir en un colectivo de personas, haciendo que este colectivo trabaje con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. Manual: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada materia de la organización. Diagrama: es una forma de representar gráficamente un fenómeno, proceso u organización determinado. FODA: es un análisis de vulnerabilidad que se utiliza para determinar el desempeño de la organización ante una situación crítica específica que está afectando la empresa. Eficacia: Capacidad para determinar los objetivos adecuados "hacer lo indicado, Capacidad de lograr aquello que se pretende y que también aprenda a enfrentarse a los problemas del trabajo. Eficiencia: la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. Estructura organizativa: es la forma en la que se ordena todo el conjunto de relaciones de una empresa o entidad (puestos de trabajo, tareas, flujos de autoridad y decisiones) mediante un nivel jerárquico. Flujograma: Gráfica que muestra el flujo y número de operaciones secuénciales de un proceso o procedimiento para generar un bien o un servicio. Formulario: Documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser complementada con información "variable" según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. Procedimiento: es el conjunto de instrucciones, controles, etc. que hacen posible la resolución de una cuestión específica. Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un determinado bien o servicio. Procesos: Serie sistemática de acciones dirigidas al logro de un objetivo. Es la suma de acciones


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para ir hacia adelante, o conjunto de fases sucesivas de un fenómeno social, que busca una transformación. Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. Características: Cualidad o circunstancia particular de una persona o cosa que la distingue de las demás. Concepto: es una unidad cognitiva (Hechos, o datos de información adquiridos por una persona) de significado, un contenido mental que a veces se define como una "unidad de conocimiento. Control: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Coordinar: disponer ordenadamente una serie de cosas de acuerdo con un método o sistema determinado. Combinar personas, medios técnicos y trabajos para una acción común. Desarrollo organizacional: es un proceso que se enfoca en la cultura, los proceso y la estructura de la organización, utilizando una perspectiva total del sistema. Acción de mantenimiento y actualización permanente de los cambios aplicados a una organización y respecto a su medio ambiente. Descentralización Vertical: consiste en la delegación del poder de toma de decisiones que desciende por la cadena de autoridad, desde la cumbre estratégica a la línea media. Descripción y Distribución del Trabajo: documento que proporciona información respecto de las actividades, deberes y responsabilidades de un puesto y designa las tareas específicas a cada una de las partes de la organización. Gestión de RRHH: el conjunto de actividades que ponen en funcionamiento, desarrollan y movilizan a las personas que una organización necesita para realizar sus objetivos. Método: es una serie de pasos sucesivos, conducen a una meta. Modelo estructural: Distribución de los elementos verticales de soporte en una estructura, que permite elegir un sistema apropiado para el envigado, asimismo la distribución interna de espacios y funciones. También llamada configuración estructural. Organigrama estructural: gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que desarrollan. Organigrama funcional: grafica que muestra las funciones del trabajador dentro de una organización. Organización: es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Organización y métodos de trabajo: se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados. Productividad: es la relación entre la producción obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. Psicología laboral: es el área de la psicología que se encarga de estudiar el comportamiento del ser humano en el marco del trabajo y de las empresas.

http://definicion.de/psicologia

http://definicion.de/trabajo

http://definicion.de/empresa


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Resistencia al cambio: Se puede definir como aquellas fuerzas restrictivas que obstaculizan un cambio. La resistencia al cambio es un fenómeno psicosocial que nos muestra básicamente tres aspectos: Sistemas de planificación: es un conjunto de funciones para escoger el medio más apropiado para el logro de los objetivos establecidos antes de emprender la acción. Staff: Es asesor de la línea. Puede ser un individuo o una unidad. No tiene autoridad sobre línea. Tipos: un modelo o ejemplar. El término también hace referencia al ejemplo característico de una especie o género, a la clase o naturaleza de las cosas y al símbolo representativo de algo figurado. Toma de decisiones: es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, entre otros.

Plan Estratégico: Es un documento que recoge las principales líneas de acción, es decir, la estrategia, que una organización se propone seguir en el corto y medio plazo. PEI: Plan Estratégico Institucional. F.F.10: Fuente de Financiamiento con recursos del Tesoro (Ministerio de Hacienda). Software: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que permiten ejecutar distintas tareas en una computadora. Hardware: Conjunto de componentes que conforman la parte material de una computadora. MOF: Manual de Organización y Funciones, es un documento que la institución elabora para plasmar parte de la organización que la compone y sirve de guía para el funcionario. MPI: Giro ordinario internacional Manifiesto: Guía elaborado por funcionario. UPU: Unión Postal Universal UPAEP: Unión Postal de las Américas España y Portugal. SPU: Servicio Postal Universal. Filatelia: La filatelia es la afición al estudio y coleccionismo de los sellos Postales y otros productos emitidos por los Correos, ya sean nuevos o los ya que han tenido uso postal. Tarifario: Precios de los servicios. SINARH: Sistema Nacional de Recursos Humanos SITE: Sistema Integrado de Tesorería SICO: Es la obligación presupuestaria, modulo habilitado para la generación de solicitudes. CNC: Centro Nacional de Control CTPNI: Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional Guía de Manifiesto: Detalle de todos los envíos Grandes Clientes: Encargado de envíos corporativos.


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Retour: envíos que por algún motivo no fue retirado, son devueltos a origen. IPS: Servicio Postal Internacional IPS LITH: Sistema informático de carga de datos, utilizado en la institución. SAL: Servicio Aéreo Limitado Lista de fórmulas más utilizadas en el Servicio Postal Formulario T1: Sirve para transferir documentos de una oficina a otra. Grandes Clientes: Clientes corporativos que realizan grandes volúmenes de expedición. Formulario F4: Es una factura crédito Formulario FC 5: Reclamación del usuario Formulario FC 7: Aviso de retorno Formulario FC 7.1: Pedido de útiles de oficina CP 71 Boletín de expedición por cada paquete, utilizada en encomienda deberá estar acompañada de un boletín de expedición CP 71 en donde se define contenido de la encomiendo, estallada la declaración de aduana se adjuntara a ella. CP 72 Juego de fórmulas. Declaración de aduana/Boletín de expedición 72 Boletín de expedición por cada paquete, Juego de fórmulas. Declaración de aduana/Boletín de expedición, es un juego de formula en la cual se utiliza el CN23. CP 73 Etiqueta para encomiendas, con el número de la encomienda y el nombre de la oficina de origen CP 74 Etiqueta «V» para encomiendas con valor declarado, Las encomiendas con valor declarado y sus boletines de expedición deberán estar provistos de una etiqueta rosada CP 74. Esta llevará en caracteres latinos la letra «V» y el número de serie de la encomienda. Se pegará a la encomienda del lado de la dirección y junto a ésta. CP 75 Cuenta resumen. Estados (fórmulas CP 94) Las cuentas se formularán por intermedio de la cuenta CP 75 mencionada en el artículo RC 211. CP 77 Factura de tasas Devolución al expedidor de las encomiendas no entregadas la asignación y el reintegro de las cuotas-parte, tasas y derechos con los que se grava la CP 78 Boletín de verificación Varias encomiendas depositadas simultáneamente por el mismo expedidor, consignadas a la dirección del mismo destinatario, podrán ser objeto de un solo boletín de verificación CP 81 Cuadro. Encomiendas de superficie CP 82 Cuadro. Encomiendas-avión CP 83 Etiqueta de despacho de encomiendas de superficie CP 84 Etiqueta de despacho de encomiendas-avión CP 85 Etiqueta de despacho de encomiendas S.A.L. CP 87 Hoja de ruta CP 88 Hoja de ruta especial. Bonificación de las cuotas-parte adeudadas por el tránsito de encomiendas


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CP 91 Sobre de transmisión del boletín de expedición, de los documentos de aduana, etc. CP 92 Sobre de transmisión del boletín de expedición, de los documentos de aduana, etc. CP 94 Estado de sumas adeudadas CP 95 Etiqueta «Reembolso» CN 07 Aviso de recibo/de entrega/de pago/de inscripción CN 08 Formulario de reclamación internacional CN 11 Boletín de franqueo, tratamiento de los envíos deben entregarse libre de tasas y derechos. CN 12 Cuenta particular mensual. Gastos de aduana, etc. CN 13 Acta. Información en caso de confiscación de un envío postal CN 15 Etiqueta «Devolución» CN 17 Petición de devolución, de modificación o de corrección de dirección, anulación o de modificación del importe del reembolso CN 21 Aviso. Reexpedición de una fórmula CN 08. Si hubiere una reclamación a envíos certificados y a envíos con valor declarado, se informara a la administración de origen por medio del CN21. CN 23 Declaración de aduana, el contenido del envió se detalla en la misma. CN 24 Acta (irregularidades relativas a los envíos de correspondencia con valor declarado o a las encomiendas postales) CN 29 Etiqueta «Reembolso» RC CN 29bis Etiqueta para los envíos contra reembolso », etiqueta es de color naranja, el boletín de expedición está incluido en un sobre auto adhesivo y lleva la indicación exacta del importe que debe pagarse en el momento de la distribución, la etiqueta CN 29 no será obligatoria. CN 29ter Cupón para los envíos contra reembolso CN 37 Factura de entrega. Despachos por vía de superficie CN 38 Factura de entrega. Despachos-avión CN 41 Factura de entrega. Despachos de superficie transportados CN 07 Aviso de recibo/de entrega/de pago/de inscripción CN 08 Reclamación CN 11 Boletín de franqueo tratamiento de los envíos deben entregarse libre de tasas y derechos. CN 12 Cuenta particular mensual. Gastos de aduana, etc. CN 13 Acta. Información en caso de confiscación de un envío postal CN 15 Etiqueta «Devolución» CN 17 Petición de devolución, de modificación o de corrección de dirección de anulación o de modificación del importe del reembolso CN 21 Aviso. Reexpedición de una fórmula


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CN 23 Declaración de aduana CN 24 Acta (irregularidades relativas a los envíos de correspondencia con valor declarado o a las encomiendas postales) CN 29 Etiqueta «Reembolso» CN 29bis Etiqueta para los envíos contra reembolso CN 29ter Cupón para los envíos contra reembolso CN 35: Son etiqueta de despacho de expedición aéreo prioritario CN 36: Son las etiquetas de expedición de los envíos no prioritarios o correo masivo (SAL) CN 37 Factura de entrega. Despachos por vía de superficie. Despachos por vía de superficie, cuando la transmisión de los despachos tuviere lugar por intermedio de un transportista, la factura de entrega CN37, CN 38 o CN41. CN 38 Factura de entrega. Despachos-avión Despachos-avión, Cuando un despacho llegue al aeropuerto de destino o a un aeropuerto intermediario que deberá asegurarse su re encaminamiento por medio de otra empresa de transporte. CN 41 Factura de entrega. Despachos de superficie transportados por vía aérea (S.A.L.) CN 42 Etiqueta «Transbordo directo» CN 43: Boletín de verificación elaborado ante la menor duda de expoliación o avería que pudieran sufrir las correspondencias. CN 44 Boletín de prueba, la oficina de cambio expedidora podrá enviar, a la oficina de cambio de destino, un boletín de prueba CN 44. Este boletín se adjuntará a la hoja de ruta, en la cual se habrá indicado su presencia. CN 45 Sobre de transmisión de las facturas CN 46 Factura de entrega sustitutiva CN 47 Factura de entrega. Despachos de envases vacíos (Utilizado por contraloría de saca) CN 48 Cuenta. Sumas adeudadas por concepto de indemnización CN 51 Cuenta particular. Correo-avión CN 52 Cuenta general vía aérea (S.A.L.) CN 42 Etiqueta «Transbordo directo» la etiqueta CN 42 suplementaria. Para encaminar los despachos de modo que sean transbordados directamente en el aeropuerto de tránsito. CN 45 Sobre de transmisión de las facturas CN 38, CN 41 y CN CN 46 Factura de entrega sustitutiva CN 47 Factura de entrega. Despachos de envases vacíos CN 48 Cuenta. Sumas adeudadas por concepto de indemnización. Cuando corresponda imputar pagos a los operadores designados responsables y se trate de varias cantidades. CN 51 Cuenta particular. Correo-avión Para el caso en que el operador designado no utilizare la cuenta CP 75 en sus relaciones con el operador designado deudor, excepcionalmente podrá utilizarse la cuenta CN 51 en forma similar.


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CN 52 Cuenta general RC Cuenta general, el operador designado acreedor formulará las Cuentas CP 75 y CN 52 y las someterá simultáneamente y por la vía más rápida al operador designado deudor con una frecuencia mensual, trimestral, semestral o anual. Se considerarán como fórmulas para uso del público las siguientes: CN 07 (Aviso de recibo/de entrega/de pago/de inscripción); CN 08 (Reclamación); CN 11 (Boletín de franqueo); CN 17 (Petición de devolución, de modificación o de corrección de dirección, de anulación o de modificación del importe del reembolso); CN 23 (Declaración de aduana); CN 29 (Etiqueta «Reembolso»); CN 29ter (Cupón para los envíos contra reembolso); CN 30 (Etiqueta «R» combinada con el nombre de la oficina de origen, el número del envío y el triángulo con la indicación «Reembolso»). CP 71 (Boletín de expedición); CP 72 (Juego de fórmulas) (Boletín de expedición/Declaración de aduana); CP 95 (Etiqueta «Reembolso»). Correspondencia simple: Son los envíos con tarifa mínima. Correspondencia certificada: Son los envíos con código único de barra, que pueden ser rastreados hasta destino final. Rezago: Los envíos de correspondencia que vienen como poste restante y no son retirados en el plazo establecido pasan a formar parte de la lista de correo o envíos rezagado. Poste Restante: Son los envíos que vienen sin dirección específica para su entrega.

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