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AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA
PRESIDENCIA MUNICIPAL DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS
REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DRP-I
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Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la
Dirección de Relaciones Públicas
Cuernavaca, Mor., a 14 de Mayo de 2015
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CONTENIDO:
Página
I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3
II. INTRODUCCIÓN 4
III. OBJETIVO 5
IV. MARCO JURÍDICO 6
V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7
VI. ORGANIGRAMA 8
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9
VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10
IX. POLÍTICAS 14
X. PROCEDIMIENTOS 15
01. Difusión de Actividades del Presidente Municipal
02. Difusión de Servicios, Trámites, Promociones, Programas y Avances de la Administración Municipal
15
19
XI. DIRECTORIO 23
XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 24
XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 25
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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN
AUTORIZÓ Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 68 fracción I del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos, publicado el 26 de Diciembre del 2012, y Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal, publicado el 16 de Abril de 2014, en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” numerales 5053 y 5178, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.
Jorge Morales Barud Presidente Municipal
REVISÓ
Martín Barenque Villela Director General de Atención
Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
APROBÓ
Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización Administrativa
ELABORÓ
Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas
Fecha de Autorización
Vo. Bo. Jefe de Departamento de Desarrollo
Organizacional VERSIÓN
No. de páginas
14/May./15 Marcela Torres Bello 2015 25
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II. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Organización, Politicas y Procedimientos ha sido creado para
establecer, definir y puntualizar las actividades que la Dirección de Relaciones Públicas
debe desempeñar en el ejercicio de sus labores. Del mismo modo se detallan los
procedimientos en que cada uno de los integrantes de la Dirección deberá desarrollar sus
actividades para cumplir con los preceptos de calidad y eficiencia que toda institución debe
buscar.
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III. OBJETIVO
Consolidar procedimientos de probada eficacia en el desempeño de funciones y
responsabilidades en la administración pública municipal, con el fin de brindar a los
ciudadanos un gobierno de calidad, acorde a los avances técnicos y requerimientos de
una sociedad demandante de servicios municipales de vanguardia, todo ello mediante la
puesta en marcha de estrategias de mercadotecnia e información, que difundan las
políticas sociales que brinden soluciones a problemas fundamentales de la población.
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IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos
3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos
4. Ley Estatal de Planeación
5. Ley del Sistema de Seguridad Pública del Estado de Morelos
6. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos
7. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos
8. Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos
9. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos
10. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y
sus Municipios
11. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado
de Morelos
12. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos.
13. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal deCuernavaca,
Morelos.
14. Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de
Cuernavaca, Morelos.
15. Plan Municipal de Desarrollo de Cuernavaca 2013-2015
16. Programa Operativo Anual (POA) 2015
17. Manual de Organización , Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones
Públicas
18. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional
deCuernavaca Morelos
19. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones
decarácter administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.
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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
Misión
Difundir las actividades públicas del Presidente Municipal, así como las actividades y programas de las Dependencias a través de las redes sociales, bajo las políticas y lineamientos de imagen establecidas.
Visión
Ser el área que comunique a la ciudadanía oportunamente las actividades y programas del Ayuntamiento, brindando un servicio de calidad, rápido y oportuno, a través de las redes sociales, identificando así las acciones que el gobierno desarolla.
Valores
Amabilidad Justicia Calidad Mejora Continúa Compromiso Puntualidad Disciplina Responsabilidad Respeto Lealtad Honestidad Solidaridad Humildad Trabajo en equipo
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VI.-ORGANIGRAMA
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
FECHA DE AUTORIZACIÓN: 14de Mayode 2015
Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas
Martín Barenque Villela Director General de Atención Ciudadana,
Imagen y Relaciones Públicas
Jorge Morales Barud Presidente Municipal
Directora de Relaciones
Públicas
Analista Administrativo (2)
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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA
P u e s t o Nombre del Empleado Subtotal Total Directora de Relaciones Públicas Blanca Elena Aguilar Sánchez 1
Analista Administrativo VACANTE 1
Analista Administrativo VACANTE 1 3
TOTAL 3
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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
Directora de Relaciones Públicas Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Analista Administrativo (2)
I. Difundir la agenda diaria de las actividades a realizar por parte del Presidente
Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal;
II. Difundir los servicios, trámites, promociones, programas y avances de la Administración Pública Municipal, así como de los titulares de las Dependencias y Entidades a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal;
III. Proponer y llevar a cabo los convenios y estrategias de hermanamiento con otros Ayuntamientos de los Estados de la República Mexicana y con autoridades equivalentes de otros países que permitan fortalecer las relaciones entre el Ayuntamiento de Cuernavaca, procurando la proyección internacional del Municipio, de su cultura, tradiciones y atractivos turísticos;
IV. Proponer estrategias de comunicación Institucional, a través del análisis,
investigación y evaluación de la opinión pública de la información generada por los medios de comunicación digitales;
V. Generar indicadores de medición de los medios digitales del Gobierno
Municipal, y
VI. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jeráquico.
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PERFIL DEL PUESTO PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, Foursquare, Pinterest)
Plataforma MAC / Windows
Paqueteria Office
Relaciones Humanas
Relaciones Públicas
Administración Pública
2 años
Directora de Relaciones Públicas Licenciatura en Comunicaciones, Mercadotécnica o afin
Oficina Trabajo de campo Bajo Presión
Responsabilidad Honestidad Puntualidad Eficacia
Alta
Mental
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
Analista Administrativo (2)
Directora de Relaciones Públicas
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Ninguno
I. Apoyo en la difusión deinformaciónen el momento de la actividadpública que se
esté llevando a cabo por parte del Presidente Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal;
II. Apoyo en la difusión deinformación de los servicios, eventos, trámites, promociones, programas y avances de la Administración Pública Municipal, así como de los titulares de las Dependencias y Entidades en el momento de la actividad a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal;
III. Generar indicadores de medición de los medios digitales del Gobierno Municipal, para análisis y toma de decisiones;
IV. Elaborar digitalmente oficios y memorandos vinculados a la Dirección;
V. Elaborar el archivo de la Dirección conforme a los lineamientos establecidos por el Archivo Municipal;
VI. Registrar expedientes conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección;
VII. Registrar de manera consecutiva la documentación recibida;
VIII. Entregar documentación turnada a las diversas áreas del Municipio; y
IX. Las demás que le asigne su superior jerárquico.
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PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
AdministraciónPública
RelacionesHumanas
RelacionesPúblicas
Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, Foursquare, Pinterest)
Plataforma MAC / Windows
Paquetería Office
2 años Oficina Trabajo de Campo Bajo Presión
Responsabilidad Honestidad Puntualidad Disponibilidad
Bajo
Mental
Analista Administrativo (2) Pasante en Comunicación y/o Mercadotécnica,
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IX. POLÍTICAS
1. Toda petición que se realice a través de los medios electrónicos a la Presidencia Municipal deberá ser registrada en el SIAC y turnada a la unidad administrativa correpondientecon motivo de brindar una respuesta oportuna.
2. La difusión de programas, eventos, convocatorias, campañas y demás peticiones, deberán ser solicitados vía memorándum u oficio y contener anexo el formato de Relaciones Públicas.
3. El formato de Relaciones Públicas es obligatorio y deberá estar revisado y completado de manera correcta.
4. La información deberá ser porporcionada con dos días de anticipación como mínimo, por parte de la unidad administrativa.
5. Las unidades adminstrativasderberán informar al área de forma oportuna cuando se cancele un evento y se supenda una convocatoria o campaña para evitar confundir y dar información errónea a la ciudadanía.
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X. PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL
1.- Propósito: Difundir diariamente las actividades que realiza el Presidente Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal. 2.- Alcance: Aplica a la Dirección de Relaciones Públicas 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Interior de Presidencia Municipal.
4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad de la Directora de Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento.
5.- Definiciones: “Ninguna”
6.- Método de Trabajo:
6.1. Diagrama de Flujo. 6.2. Descripción de Actividades. 6.3. Registro de Calidad y Anexos.
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DIAGRAMA DE FLUJO DELPROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
DIRECCIÓN DE RELACIONES
PÚBLICAS
INICIO
Recibir, revisar y
analizar la información
1
Se conecta con el procedimiento deinforme de avances de la DGACIyRP al Presidete Municipal
Redactar y publicar a través de
comunidades virtuales y micrositios 2
Facebook, Twitter, Instagram
Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas
respecto a la información publicada
3
Elaborar y enviar reporte mensual impreso a la Dir.
Gral. para remitir al Presidente
4
Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos
FIN
Actividad 1
1 día
Actividad 2
30 min.
Actividad 3
30 min.
Actividad 4
1 día
Actividad 5
1 a 2 hor
Memorándum
Medio electrónico
Reporte medio electrónico
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL
Paso Responsable Actividad Documento de trabajo (clave)
1 Dirección de
Relaciones Públicas (DRP)
Recibe del Secretario Particular la información correspondiente a las actividades del Presidente Municipal, revisa y analiza la información.
Memorándum Medio electrónico
2 DRP Redacta y publica a través de comunidades virtuales y micrositios
3 DRP
Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a lainformaciónPublicada Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos.
4 DRP
Elabora y envia reporte mensual impreso a laDirección General Atención Ciudadana Imagen yRelaciones Públicas para remitir al Presidente. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Reporte de actividades y
gráficas en medio electrónico
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PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia Tiempo de retención
1 Reporte de Actividades Directora de Relaciones Públicas Un año
2 Gráfica en medio
electrónico Directora de Relaciones Públicas Un año
3 Memorándum y/o Oficio Directora de Relaciones Públicas Un año
ANEXOS
Anexo No
Documento Clave
Ninguno
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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
1.- Propósito: Difundirperiodicamentelos servicios, trámites, promociones y avances de la Administración Municipal, a través de comunidades virtuales, micrositios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal. 2.- Alcance: Involucra a la Dirección de Relaciones Públicas. 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal.
4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad de la Directora de Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento
5.- Definiciones: “Ninguna” 6.- Método de Trabajo:
6.1. Diagrama de Flujo. 6.2. Descripción de Actividades. 6.3. Registro de Calidad y Anexos.
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DIAGRAMA DE FLUJO DELPROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Reporte medio
electrónico
Memorándum, medio
electrónico
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
DIRECCIÓN DE RELACIONES
PÚBLICAS
INICIO
Actividad 1
1 día
Recibir, revisar y
analizar la información
1
Actividad 2
30 min.
Actividad 3
30 min.
Actividad 4
1 día
Se conecta con el procedimiento deinforme de avances de la DGATyRP al Presidete Municipal
Redactar y publicar a través de
comunidades virtuales y
micrositios 2 Facebook, Twitter, Instagram
Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas
respecto a la información publicada
3
Elaborar y enviar reporte mensual impreso a la Dir.
Gral.
4
Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos
FIN
Actividad 5
1 mes
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN
MUNICIPAL
Paso Responsable Actividad Documento de trabajo (clave)
1 Directora de
Relaciones Públicas (DRP)
Recibe, revisa y analiza la información. Memorándum y/o
Oficio
2 DRP Redacta y publica a través de comunidades virtuales y micrositios.ñ
Información Electrónica
3 DRP
Monitorea y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a lainformaciónPublicada. Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos.
Información electrónica
4 DRP
Elabora y envia reporte mensual impreso a la Dirección General Atención Ciudadana Imagen yRelaciones Públicas. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Reporte de actividades y
gráficas
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PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia Tiempo de retención
1 Reporte de Actividades Directora de Relaciones Públicas Un año
2 Gráfica en medio
electrónico Directora de Relaciones Públicas Un año
3 Memorándum y/o Oficio Directora de Relaciones Públicas Un año
ANEXOS
Anexo No
Documento Clave
Ninguno
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XI. DIRECTORIO
Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
Blanca Elena Aguilar Sánchez
Directora de Relaciones Públicas
3 29 4486 Netzahualcoyotl No. 303 Col. Centro
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XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN
FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION
20 de Abril de 2015 14 de Mayo de 2015
PARTICIPANTES PUESTO
Blanca Elena Aguilar Sánchez
Emigdio González Galindo
Directora de Relaciones Públicas
Técnico Informático
Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas
Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y
Procedimientos
Emigdio González Galindo Técnico Informático
Asesor Designado de la Coordinación de Modernización Administrativa
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XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ÁREA: Dirección de Relaciones Públicas
Apartado Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
Puesto Nombre y Firma
Vo Bo Coordinación de Modernización Administrativa
Todos
Actualización del Manual versión 2015
14/May./2015
Directora de Relaciones
Públicas
Blanca Elena Aguilar Sánchez
Ricardo Díaz Vázquez