manual de organización y procedimientos en registros médicos y ...

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS EN REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS

TERCERA ACTUALIZACIÓN

República de Cuba

Ministerio de Salud Pública

Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas

Eduardo Zacca Peña (Editor principal)Sonia Bess Constanten (Editora principal)José D. Ramil Valdés (Editor Principal)María Elena Pérez Leyva (Editora principal)Antonio Díaz Machado (Editor Principal)Gloria Hechevarría Puente (Editora principal)María del Rosario Ruiz Beruvides Norma Martínez Vázquez Miriam Alicia Gran ÁlvarezMiguel Ángel Martínez MoralesAna Margarita Clúa CalderínMaría Rosa Fernández VieraXiomara Podadera Valdés Pablo Rojas ValdiviesoMario Hernández HernándezOrlando Barroso López

Edición y diseño: Molinos Trade S.A.

© Sobre la presente edición:Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de la Salud, 2012

Agradecimientos

Nuestra mayor gratitud a los trabajadores de las Estadísticas de Salud por el valioso aporte de sus sabias experiencia que, sin lugar a duda, enriquecieron notablemente esta obra.

También deseamos hacer patente nuestro agradecimiento a la representación de la Organización Panamericana de la Salud y a la Organización Mundial de la Salud (OPS/OMS) en Cuba por su gene-rosa contribución y por el apoyo en la reproducción de este Manual.

No se puede dirigir si no se sabe analizar, si no hay datos verídicos, si no hay todo un sistema de recolección de datos confiables, si no hay toda una preparación de un sistema estadístico, con hombres habituados a recoger el dato y transformarlo en número.

Che

Tabla de contenido

Agradecimientos /3Prefacio /9Prólogo a la segunda edición /11

Capítulo IGeneralidades /13

Capítulo II

Funciones /21De los Departamentos de Registros Médicos y Estadísticas de las Instancias Administrativas /21Dirección de Registros Médicos y Estadísticas /21Departamento de Registros Médicos y Estadísticas de las Direcciones Provinciales de Salud /23 Departamento de Registros Médicos y Estadísticas de las Direcciones Municipales de Salud /25 Departamento de Registros Médicos y Estadísticas de los Hospitales /27Departamento de Registros Médicos y Estadísticas de los Policlínicos /31Departamento de Registros Médicos y Estadísticas de las Clínicas y Servicios Estomatológicos /34

Capítulo III

Procedimientos /37Hospitales /37

De Admisión /37 De Estadística /44 Del Archivo de Historias Clínicas /50 De Inscripciones y Turnos /55

Procesos y metodologías especiales /58

Policlínicos /74 Del Jefe del Departamento /74 De Estadística /76 De Información /84 De Control de Turnos /85

Clínicas y Servicios Estomatológicos /91 Del Jefe del Departamento /91 De Estadística /92 De Información /93 De Inscripción /94 De la Historia Clínica /95 De Turnos /98 Del Archivo de Historias Clínicas centralizado /101

AnexosResolución 60/11 de la Contraloría General de la República /105Decreto-Ley No. 281/11 del Consejo de Estado /118

Glosario de términos /130

Referencias bibliográficas /140

Ficha de autores y colaboradores /141

Prefacio

En 1964 fueron concebidas en nuestro país las primeras normas para el trabajo estadístico de los Departamentos de Registros Médicos y Estadísticas en los hos-pitales, para los policlínicos se crearon en 1967 y ese mismo año fueron revisadas por primera vez las de los hospitales.

En 1968 se realizó la revisión de ambos documentos, pero no es hasta 1971 que se realiza la primera Jornada Nacional de Normación de Estadística, que incluyó entre sus temas centrales la discusión y aprobación de una nueva revisión elaborada por el Nivel Central y enriquecida por las provincias.

En 1984 se desarrolló la Segunda Jornada Nacional de Normación en Estadística, en la ciudad de Guantánamo. En octubre de ese mismo año fueron puestas en vigor las Normas de Registros Médicos de Hospitales, Policlínicos y Centros de Higiene y Epidemiología, aún están vigentes.

En el transcurso de estas últimas dos décadas y media se han producido importan-tes cambios en el Sistema Nacional de Salud, que han repercutido en su sistema de información estadístico y por ende en los aspectos metodológicos de los Departa-mentos de Registros Médicos y Estadísticas de Salud en las diferentes instancias.

Un rasgo distintivo de estos cambios ha sido el incremento casi exponencial del volumen y de la diversidad de la información que debe suministrar el sistema estadístico, de manera que actualmente las fuentes de los datos son también muy diversas y su procesamiento resulta complejo. A esto se suma la diversidad y creciente número de registradores de datos, su nivel de especialización, la for-mación acelerada de los recursos humanos en gestión de la información en salud, proceso que se desarrolla en la gran mayoría de los perfiles y carreras en las propias unidades asistenciales del Sistema de Salud, así como el avance impetuoso en los últimos tiempos de las tecnologías de la información y el conocimiento, hecho manifiesto en el proceso de informatización del Sistema Nacional de Salud.

Todo ello justifica un nuevo proceso de actualización de funciones y propósitos del personal de estadística en cada nivel del Sistema, poniendo énfasis en los procedimientos regulares que deben ejecutarse en las unidades del sistema Nacional de Salud.

Este manual que le presentamos es un producto de la III Jornada Nacional de Normación en Registros Médicos y Estadísticas de Salud, efectuada a lo largo de este año.

Doctor Eduardo Zacca Peña Director Nacional de Registros Médicos y Estadística de Salud

Ministerio de Salud Pública Septiembre de 2008

Prólogo a la segunda edición

En septiembre de 2008 vio la luz la primera edición del Manual de organización y procedimientos en registros médicos y estadísticas de salud, un año después, comen-zamos a acariciar la idea de reeditar la misma teniendo en mente un importante número de acontecimientos y de cambios necesarios que se generarían en el Sistema Nacional de Salud y en su Sistema de Información Estadístico.

En noviembre de 2010 se publica el documento “Transformaciones necesarias en el sistema de salud pública” que establece un conjunto de cambios con la intención de reorganizar, compactar y regionalizar los servicios de salud y a partir del cual se nos indica, por las autoridades del Ministerio de Salud Pública, adecuar, sobre una base racional, el sistema de información estadístico del Sistema Nacional de Salud acorde con las nuevas transformaciones.

En la introducción del documento Objetivos de trabajo e indicadores (MINSAP, 2011), se plantea:

En el momento actual en que el desarrollo socioeconómico del país es una tarea de máxima prioridad, se ha desencadenado un proceso de fortaleci-miento y perfeccionamiento del Estado, de ahí que el Ministerio de Salud Pública como uno de sus organismos deba llevar a cabo un grupo de trans-formaciones necesarias que permitan reorganizar, compactar y regionalizar de forma asistida los servicios de salud, para garantizar el cumplimiento de los retos que tiene el sistema para el año 2011 de hacerse eficiente y sostenible, brindar servicios de calidad con alta satisfacción de la población y continuar elevando su estado de salud.

Para lograr cumplir estos propósitos es imprescindible exigir el cumplimiento de la base reglamentaria, normativa y metodológica establecida, trabajar con organización, planificación, disciplina y sistematicidad…

En febrero de 2011 se publica en la Gaceta Oficial de la República de Cuba el Decreto Ley No. 281 del Presidente del Consejo de Estado, General de Ejército Raúl Castro Ruz, que establece el sistema de Información de Gobierno, y en marzo de este mismo año se publica la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República sobre las normas del Control Interno que en su capítulo I, sección cuarta, establece los lineamiento del componente de información y comunicación de los organismos de la Administración Central del Estado, ambos documentos, entre otros, estable-cen los marcos jurídicos de los sistemas de información y hacen referencias a las características de la información relevante de los organismos de la Administración Central del Estado con fines administrativos y de satisfacción de las necesidades informativas relacionadas con los objetivos y planes del Gobierno en todo los nive-les, en los ámbitos económicos, social, demográfico, geográfico y medioambiental.

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Adelantar la reedición del Manual hubiera sido un acto fallido sin considerar estas circunstancias y sin apenas haber recogido la experiencia de aplicación en la práctica estadística. El uso del Manual en estos tres últimos años se ha visto enriquecido por los aportes que proceden de las propias unidades asistenciales y de las dependencias administrativas de diferentes niveles del Sistema Nacional de Salud.

Durante este año hemos sometido a consulta este Manual en todos los niveles de la estructura estadística, de forma tal que cada opinión contó y permitió mejorar su contenido. Es por ello que resulta de extraordinaria satisfacción poner en sus manos de nuevo una versión actualizada del Manual de Organización y Procedi-mientos en Registros Médicos y Estadísticas de Salud, seguro de que podrá ser un herramienta de utilidad en el desempeño de nuestras responsabilidades para con el Sistema Nacional de Salud.

Dr. Eduardo Zacca Peña

Director Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de SaludMinisterio de Salud Pública

Diciembre de 2011

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CAPÍTULO IGENERALIDADES

A. Mandatos generales

Trabajar por la integración de las Estadísticas Sanitarias

Garantizar la calidad y oportunidad de la información estadística.

Satisfacer las crecientes necesidades de información estadística del Sistema Na-cional de Salud.

Adecuar los propósitos y funciones de las instancias administrativas de la estructura estadística, así como de los departamentos de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de las Instituciones del Sistema Nacional de Salud.

Contribuir a fortalecer el nivel científico técnico de los Recursos Humanos de la estructura estadística del Sistema Nacional de Salud.

Optimizar el aprovechamiento de los recursos y la seguridad informática.

B. Características de los Recursos Humanos

Del Jefe del Departamento y responsables de todos los tipos de unidades y niveles administrativos

1. Especialista en Bioestadística, Licenciado en Gestión de la Información en Salud, Técnico de Estadística o profesionales y técnicos de especialidades afines a la Estadística y los Registros Médicos. En igualdad de condiciones, para ocupar una plaza dar prioridad a las tres primeras especialidades relacionadas.

2. Los técnicos deben tener las mismas características expresadas en el acápite uno y el resto del personal pueden tenerlas o no, pero deben tener una es-colaridad no menor de 12 grado.

Aunque no es potestativo de este Manual regular la cuantía del personal del departamento ni los requisitos para ocupar los diferentes cargos, ya que esto se define por la plantilla aprobada y por el calificador de cargos en vigor, con-sideramos que deben quedar plasmadas en este documento algunas conside-raciones al respecto.

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Personal

1. El número de empleados en el caso del Dpto. de Registros Médicos y Es-tadísticas de Hospitales está en razón directa al número de ingresos de la institución. Este movimiento casi siempre es mayor en horas de la mañana y en las primeras de la tarde, por lo cual el número de empleados ha de ser mayor durante estas horas.

2. Los turnos de trabajo deben ajustarse a lo descrito en el Reglamento del Sector.

3. En las clínicas y servicios estomatológicos no debe tomarse el número de sillones como base de cálculo para definir la cantidad de técnicos y profesio-nales de estadística, sino la cantidad de estomatólogos u otro personal que genera información.

C. Funciones comunes de los Jefes de Departamento y Secciones de todos los tipos de unidades y niveles administrativos.

1. Cumplir y hacer cumplir los deberes, atribuciones y funciones establecidos por los reglamentos vigentes para las unidades organizativas.

2. Organizar y controlar al personal que trabaja en la unidad funcional, siendo el máximo responsable del cumplimiento de la disciplina laboral.

3. Trasmitir las orientaciones técnicas, administrativas, docentes e investigativas relacionadas con su especialidad.

4. Cumplir y hacer cumplir con la organización y procedimientos contenidos en este Manual, instructivos y procedimientos específicos de los Sistemas de Información Estadísticos, controlando su integridad y la calidad de los datos.

5. Supervisar el procesamiento, la calidad e integridad de los datos de los siste-mas de información estadísticos.

6. Coordinar con otros Departamentos y Servicios de la entidad la recolección de datos primarios para el desarrollo de cualquier trabajo especial de orden estadístico, previa autorización del Director de la unidad.

7. Cumplir el calendario estadístico establecido.

8. Realizar y orientar los análisis necesarios de la información elaborada.

9. Difundir los resultados de la información estadística elaborada.

10. Garantizar la custodia y conservación de los Registros Primarios, Modelos de Información y Series Cronológicas.

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11. Controlar la correcta utilización de los medios de trabajo asignados.

12. Programar y presidir reuniones periódicas con el personal a su cargo para análisis y críticas del trabajo y trasmitir orientaciones recibidas.

13. Participar en las reuniones en las cuales su presencia esté normada y en aquellas en que sea designado por el nivel superior.

14. Realizar las actividades docentes inherentes a su especialidad que requiera la institución o cualquier otro nivel de la organización, previa autorización de la Dirección.

15. Asesorar y/o participar en la confección de tarjeteros y archivos de historias clínicas.

16. Colaborar con la informatización de la unidad funcional.

17. Cumplir con los procedimientos de seguridad informática establecidos en el plan de la unidad.

18. Recibir de los jefes de servicio o del vicedirector a cargo de la Consulta Externa la Programación de Turnos de Consulta y de Exámenes Complementarios.

D. De las Secciones de Registros y Estadísticas de Salud en otros Centros Asistenciales y de Servicios

La Sección de Estadísticas en centros y unidades de higiene y epidemiología, unidades de vigilancia y lucha antivectorial, centros educacionales del sector salud y cualquier otro con igual responsabilidad en la gestión de información en salud forman parte del o se subordinan metodológicamente al Departamento de Registros Médicos y Estadísticas del nivel correspondiente (provincia, municipio o área de salud).

E. De la Historia Clínica

La Historia Clínica es el conjunto de documentos que recoge toda la información de la atención médica que se ofrece al paciente. Se mantendrá una Historia Clínica por cada paciente que se atienda en la institución, independientemente de que el régimen de atención sea hospitalario o ambulatorio.

La Historia Clínica es el documento en el cual se inicia y registra la atención integral del paciente, tanto durante su hospitalización como en la atención ambulatoria, siendo obligada su utilización para toda atención que se brinde al paciente en una institución del Sistema Nacional de Salud.

La Historia Clínica es un documento público, propiedad de la institución de salud por lo que se prohíbe terminantemente su extracción, a excepción de algunos casos, previa autorización expresa del director.

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El Departamento de Registros Médicos y Estadística es el responsable de la guarda y cuidado de la Historia Clínica, excepto en los policlínicos donde estará a cargo del personal del consultorio médico.

Los datos obtenidos en la Historia Clínica son para uso médico, científico, docente y legal y todo el personal de la institución está obligado a mantener reserva sobre su contenido, siendo sancionable la falta de discreción sobre estos aspectos.

F. Del uso de las herramientas informáticas y la automatización de los sistemas de información

Dado que los documentos y registros médicos primarios contienen datos que son de uso legal y que, ante procesos de este carácter, se requiere que estén con-feccionados de puño y letra del personal de salud que los realiza, se regula que:

Todo documento o registro médico primario que se pretenda automatizar y sus-tituir el soporte en papel o cartulina por soporte digital, debe tener la aprobación de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadística.

Debe tenerse salva de los datos de todos los Sistemas Estadísticos automati-zados, cumpliéndose con lo establecido en el Plan de Seguridad Informática de la Institución.

G. De la conservación de los documentos

Organizar el archivo en secciones y divisiones acorde con la forma de trabajo e interés de la institución. Deben utilizarse guías que faciliten el control y localización inmediata de cualquier documento archivado. Los documentos no deben extraerse del mismo, excepto por asuntos de trabajo o para su eliminación.

Archivar los registros primarios de cada actividad en orden cronológico de con-fección. Siempre que se haya realizado el informe por escrito de la supervisión del Sistema por la unidad se pueden eliminar al cumplir tres años de su confección. Se exceptúan aquellos que constituyen libros registros, los cuales tendrán los siguientes plazos: el Registro de Certificados Médicos con Invalidez Temporal cinco años. Operaciones, Registro de Pacientes por Sala-Estadía, Enfermedades de Declaración Obligatoria y el modelo de Movimiento Hospitalario cinco años, y los Registros de Nacimiento, libro Registro de Partos y de Defunciones se mantienen permanentemente.

Archivar los registros diarios mensuales en orden cronológico, los que permane-cerán en el archivo un mínimo de tres años.

Archivar los manuales de cada sistema (modelos e instructivos).

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Archivar las instrucciones y circulares por separado, por año y para cada año según número de orden. En caso de utilizar otro método, es necesario realizar un control de recepción para las instrucciones y otro para las circulares con los datos de años de emisión, número de orden y asunto. Conservar estos documentos mientras estén vigentes, salvo en la instancia que lo emitió, donde se conservarán permanentemente.

Archivar copia de los informes mensuales, trimestrales y anuales que envía al nivel superior. Los informes con periodicidad menor a la anual permanecerán en el archivo un mínimo de tres años y los anuales por cinco años.

Archivar las series cronológicas. Mantenga las series con los datos mensuales como mínimo diez años (no se pueden eliminar hasta tanto no se construyan las anuales), las series anuales no se eliminan.

Archivar los planes de trabajo mensual y anual, tres años, considerándose como tal para los planes anuales tres años siguiente al término de su ejecución.

Archivar las actas por tipo de reunión y eliminarlas a los tres años, de efectuada la reunión.

Archivar los informes de las supervisiones a los sistemas, los realizados por personal de la institución y por los niveles superiores. Eliminarlos a los tres años.

Archivar por un año la correspondencia de entrada y salida y cualquier otro do-cumento de interés.

Los registros constituidos en tarjetero se conservan permanentemente, excep-tuando las Tarjetas de EDO a los cinco y las Tarjetas de Codificación que se pueden eliminar a los diez años después del último registro de cada diagnostico.

H. Regulaciones generales para el tratamiento y uso de datos, información estadística y registros y documentos primarios

1. Conciliación de los datos con usuarios

Antes de proceder a enviar información estadística a niveles superiores, será obli-gado conciliarla con los Jefes de Programas u otros usuarios de interés, con el fin de identificar discrepancias. Si las hubiera, debe procederse a una revisión desde los registros primarios verificando cuáles son las cifras correctas. No se debe modi-ficar o reparar a voluntad ninguna información estadística. En caso de subregistros comprobados, registrar los casos con todos los elementos de rigor. Debe existir una estrecha interrelación entre estadísticos, jefes de programa y otros usuarios para depurar errores en el sistema de información y para que se gestionen los reparos de una forma oportuna en los territorios y no en el nivel central.

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2. Uso de la información estadística

La información estadística ordinaria (No clasificada) puede ser categorizada de diversas maneras, pero en estadísticas, las categorías más utilizadas son:

Oficial, cuando resulta de subsistemas aprobados y contenidos en el Sistema de Información Estadístico Nacional (SIE-N), Sistema de Información Estadístico Com-plementario (SIE-C) u otros sistemas oficiales aprobados por la Oficina Nacional de Estadística e Información (ONEI), rectora de la actividad en el país y divulgadas por las instituciones autorizadas en los períodos convenidos.

Definitiva, cuando tras un período de revisión variable se puede garantizar su integridad, calidad y confiabilidad, por lo que está disponible para ser divulgada.

Puede ser usada para fines de servicio, docencia e investigación.

Provisional cuando es aún un producto imperfecto susceptible de sufrir modifica-ciones por adiciones, reparos u otras razones. No debe ser divulgada o diseminada, puede ser utilizada internamente dentro de la institución, pero debe contener aclaraciones que identifiquen su provisionalidad, tales como “datos sujetos a revisión, datos preliminares o cifras provisionales”, etcétera.

Cuando una información estadística ha sido violentada en su cronograma de en-trega sin haberse completado los procedimientos de revisión que se exigen, debe considerarse como provisional hasta tanto sean completados los requerimientos de rigor para considerarla una información confiable.

La información estadística provisional puede ser difundida en un territorio o en la nación, solo en el caso de que haya evidencias históricas de poca variabilidad entre estas y las cifras definitivas; ni siquiera debe ser entregada para ser enviada a las autoridades nacionales salvo indicaciones expresas que llegarán por vías oficiales de la estructura estadística.

3. Custodia del Certificado Médico de Defunción y de la información que contiene

El certificado médico de defunción es un documento primario con características médico-legales.

La custodia del Certificado Médico de Defunción (original destinado al Ministerio de Salud Pública), así como de la información que contiene, corresponde a los departamentos de Registros Médicos y Estadísticas de cada nivel por donde fluye. Este modelo tiene solo fines estadísticos tal como se indica al pie del mismo, por lo que, ante cualquier solicitud de datos o fotocopia de este documento realizada por funcionarios del propio organismo, del Ministerio del Interior, del Ministerio de Justicia, a título personal o de otra entidad, se indicará que debe dirigirse a las oficinas del Ministerio de Justicia, en la instancia que corresponda, para obtener información con el debido respaldo legal.

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Sólo por razones especiales el Ministerio de Salud Pública podrá dar información, previa solicitud por escrito, debiendo estar correctamente fundamentada, firmada y acuñada por las instancias solicitantes y necesita ser autorizada por:

Nivel de provincia: Director Provincial de Salud o Director del Municipio Especial Isla de la Juventud quien podrá, si lo considera pertinente, negarse, solicitando la autorización del Ministro de Salud Pública.

Nivel Nacional: Director Nacional de Registros Médicos y Estadística, quien podrá, si lo considera pertinente, negarse, solicitando la autorización del Ministro de Salud Pública.

4. Autorización de uso de bases de datos captados por el SIE-C de Salud

Sólo en casos excepcionales, se autorizará la entrega de bases de datos provenien-tes del SIEC de Salud a personas naturales o jurídicas. En los casos de convenios en los cuales esta posibilidad sea tratada, deben existir cláusulas que garanticen el tratamiento y uso final de la información.

En los campos de las bases de datos que se entreguen nunca deben incluirse datos de identificación personal que se protegerán de acuerdo al principio de confidencialidad que debe presidir el trabajo estadístico.

I. Ubicación de algunas secciones del Departamento de Registros Médicos y Estadísticas de los hospitales

Admisión

Siempre que las condiciones lo permitan, Admisión debe de estar lo más cerca posible del Cuerpo de Guardia, que es fuente del mayor número de ingresos, y no debe de encontrarse muy alejada de la Sección de Archivo.

Archivo de Historias Clínicas

La ubicación del archivo va a depender del carácter de sus relaciones intra e inter departamentales. Es recomendable ubicarlo cerca de la sección de Estadística, de la sección de Admisión y del consultorio externo, al cual se dará preferencia en caso necesario, ya que hacia esa área se produce el mayor movimiento de historias clínicas. En los hospitales sin consulta externa deberá estar lo más cerca posible de admisión. El ambiente debe ser seco y sin peligro de inundación, con iluminación y ventilación adecuadas.

También es recomendable que el archivo de las historias clínicas esté ubicado en la planta baja del edificio. De no ser así, que los pisos estén preparados para soportar el peso de las historias clínicas que estarán archivadas.

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J. Algunas características que deben tener los registros

1. Los registros deben ser continuos, es decir, no puede haber ningún reglón en blanco.

2. No pueden tener tachaduras, ni enmiendas, ni omisiones de datos.

3. En caso de error, pase una línea sobre lo escrito en todo el renglón.

4. Serán escritos a tinta los Libros Registro de Partos, Nacimientos, Defunciones, Operaciones, Certificados Médicos por Invalidez Temporal a trabajadores, Certificado Médico por Invalidez Temporal a estudiantes y niños de Círculos Infantiles, Certificados Médicos para Medicamentos y Registro de Dietas.

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CAPÍTULO IIFUNCIONES

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y DE LOS DEPARTAMENTOS DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS DE LAS INSTANCIAS ADMINISTRATIVAS

DIRECCIÓN DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

MANDATOS ESPECÍFICOS

–Proveer al país y a los Organismos Nacionales e Internacionales de la informa-ción estadística necesaria para la evaluación de los planes y programas del Sistema Nacional de Salud.

–Instituir las metodologías para la recolección, el procesamiento y la emisión de la información estadística del Sistema Nacional de Salud desde el nivel de base y controlar su cumplimiento.

–Definir las funciones y los procedimientos de los Departamentos de Estadística y Registros Médicos a todos los niveles del Organismo.

–Establecer vínculos con organismos nacionales e internacionales a través de proyectos de cooperación, que permitan el fortalecimiento de las es-tructuras estadísticas.

–Contribuir a la formación en estadísticas de salud del personal médico y paramédico.

–Realizar y cooperar en investigaciones nacionales e internacionales relaciona-das con las estadísticas de salud y la familia de la Clasificación Internacional de Enfermedades.

FUNCIONES

1. Establecer la organización, funcionamiento y los procedimientos a cumplir por los Departamentos de Estadística y Registros Médicos del Sistema Nacional de Salud contenidos en los documentos regulatorios en vigor.

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2. Definir, diseñar, implantar y adecuar periódicamente los subsistemas que componen el Sistema de Información Estadística Complementario acorde con las necesidades del Sistema Nacional de Salud.

3. Controlar la racionalidad de los Sistemas de Información.

4. Elaborar y emitir las instrucciones metodológicas referentes a los Sistemas de Información Estadísticos con vistas a garantizar la calidad y oportunidad de los datos.

5. Exigir la supresión del envío sistemático de toda aquella información que no esté aprobada en el Sistema de Información Estadística Complementario (SIE-C) y en el Sistema de Información Estadística Nacional (SIE-N).

6. Exigir y controlar observancia de las periodicidades establecidas en los ca-lendarios para los distintos Sistemas de información Estadísticos y reportes adelantados.

7. Autorizar la utilización de los sistemas automatizados a los Departamentos de Estadística de los niveles correspondientes.

8. Controlar la adecuada utilización de los recursos disponibles.

9. Controlar y evaluar la veracidad de los datos de las informaciones emitidas por los Departamentos de Estadística de las Direcciones Provinciales, Municipio Especial Isla de la Juventud y Unidades Nacionales.

10. Retroalimentar o redistribuir datos concernientes a distintos programas, indispensables para el análisis en niveles inferiores.

11. Procesar y analizar la información enviada por los Departamentos de Estadística y Registros Médicos de las Direcciones Provinciales, Municipio Especial Isla de la Juventud y Unidades Nacionales y emitir las publica-ciones correspondientes.

12. Diseminar la información estadística por todas las vías y medios posibles a interesados del Sector así como a otros sectores y organismos nacionales e internacionales.

13. Custodiar la información estadística y elaborar y mantener actualizadas las bases de datos.

14. Realizar investigaciones que permitan obtener información sobre estadísticas de salud y la calidad de estas.

15. Participar en investigaciones que realicen otras Direcciones del MINSAP u Organismos.

16. Asesorar en estadísticas de salud a las diferentes Direcciones del MINSAP y a otros Organismos cuando sea necesario.

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17. Desarrollar acciones de coordinación con las distintas dependencias del MINSAP y otros Organismos Nacionales e Internacionales para facilitar el cumplimiento de las funciones.

18. Asesorar y supervisar el trabajo de los Departamentos de Estadística a todos los niveles y auditar los sistemas de información en uso en las unidades del Sistema Nacional de Salud.

19. Participar en las actividades docentes de pre y postgrado.

20. Realizar estudios relacionados con la aplicación de la Familia de la Clasificación Internacional de Enfermedades.

21. Orientar y evaluar la utilización de la Familia de Clasificación Internacional de Enfermedades en el país.

22. Desarrollar el trabajo del Centro Cubano para la Clasificación de Enfermedades.

23. Controlar y hacer cumplir el Reglamento de Seguridad para las Tecnologías de la Información, la Informática y las Comunicaciones.

24. Diseñar e implementar procesos de adiestramiento y capacitación en los diferentes sistemas de información estadístico.

DEPARTAMENTO DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS DE SALUD DE LAS DIRECCIONES PROVINCIALES DE SALUD


Disponer de información estadística en tiempo y forma para la evaluación de los planes y programas del Sistema Nacional de Salud; cumplir y hacer cumplir a las unidades subordinadas las funciones y procedimientos de trabajo contenidas en este manual para la recolección, el procesamiento y la emisión de la información estadística establecida para cada una de ellas por el Nivel Central; definir los sistemas de información específico del territorio en coordinación con la Oficina Provincial de Estadística; establecer vínculos con otros organismos que permita el fortalecimiento de las estructuras de estadísticas; contribuir a la formación en estadísticas de salud del personal médico y paramédico; realizar o cooperar en investigaciones provinciales, nacionales e internacionales relacionadas con las estadísticas de salud y otras afines.

FUNCIONES

1. Revisar, procesar y analizar la información recibida de los Departamentos de Estadísticas y Registros Médicos de los municipios y las unidades de subor-dinación provincial.

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2. Emitir información veraz y oportuna para la Dirección Nacional de Estadística y para las representaciones provinciales del resto de los órganos y organismos provinciales, la cual haya sido previamente convenida.

3. Controlar el cumplimiento del Calendario Estadístico, tanto el indicado por el Nivel Nacional, como de los Departamentos Municipales de Registros Médicos y Estadísticas de Salud y de las Unidades de Subordinación Provincial.

4. Asesorar, cumplir y hacer cumplir las funciones, las normas de trabajo y los procedimientos de registro, recolección y emisión de la información estadís-tica establecida y otras orientaciones emitidas por la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Salud para los Departamentos Provinciales o sus unidades subordinadas.

5. Exigir la supresión inmediata del envío sistemático de toda aquella informa-ción que no esté debidamente aprobada, evitar informaciones innecesarias, el paralelismo y la proliferación de solicitudes de datos.

6. Evaluar los Sistemas de Información que se encuentren en pilotaje y período de prueba y emitir criterios a la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadística de Salud.

7. Diseñar, previa coordinación con la Dirección de Registros Médicos y Estadís-tica y la Oficina Provincial de la ONEI, los Sistemas de Información específicos de su territorio no contemplado en el SIE-C o en el SIE-N, garantizando el flujo de la información que se encuentre aprobada.

8. Elaborar y actualizar las bases de datos de los sistemas automatizados.

9. Asesorar a las direcciones municipales y unidades de subordinación provincial sobre la implantación de nuevos sistemas automatizados.

10. Controlar el cumplimiento de todos los procedimientos establecidos para la conservación de documentos según tipo de institución y custodiar la infor-mación estadística.

11. Asesorar y supervisar el trabajo de los Departamentos de Registros Médicos y Estadísticas de Salud y auditar los sistemas de información en uso en las unidades del Sistema Nacional de Salud de su territorio.

12. Diseñar guías de supervisión que respondan a los procedimientos de registros, procesamiento y emisión de datos de los distintos sistemas de información estadísticos vigentes.

13. Asesorar en organización y funcionamiento a los Departamentos de Esta-dística y Registros Médicos de las Direcciones Municipales y Unidades de Subordinación Provincial.

14. Adquirir la preparación necesaria y los conocimientos de Seguridad Informá-tica imprescindibles para el desempeño del trabajo.

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15. Cumplir el Reglamento de Seguridad para las Tecnologías de la Información y la Informática y las Comunicaciones.

16. Garantizar la calidad de la información elaborada en el departamento antes de su emisión.

17. Realizar el análisis de la información resultante del trabajo estadístico.

18. Mantener una estrecha relación con las vicedirecciones y departamentos de la Dirección Provincial de Salud y otros organismos del territorio para asesorar en materia de estadística.

19. Coordinar con las distintas dependencias de la Dirección Provincial y otros Organismos para facilitar el cumplimiento de las funciones del Departamento.

20. Actualizar sistemáticamente los diferentes sistemas de información estadística.

21. Realizar las investigaciones que permitan obtener información sobre estadís-ticas de salud o verificar la calidad de estas.

22. Participar en las investigaciones que se orienten por la Dirección Nacional, las autoridades provinciales y de otros organismos.

23. Participar en el Consejo de Dirección y en otras reuniones técnicas y científicas cuando sea solicitado.

24. Participar en las tareas docentes que le sean asignadas por la Dirección Pro-vincial de Salud o por los niveles superiores.

25. Difundir información estadística a través de distintos medios en las institu-ciones del sistema de salud, así como a otros organismos territoriales para contribuir al desempeño de la función gerencial, la investigación y la docencia.

26. Retroalimentar o redistribuir datos de distintos programas, los cuales son indispensables para el análisis en niveles inferiores.

DEPARTAMENTO DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICA DE LAS DIRECCIONES MUNICIPALES DE SALUD


Proveer en tiempo la información estadística necesaria para evaluar los planes y programas de salud a las representaciones municipales de los diferentes órganos y organismos; cumplir y hacer cumplir a las unidades subordinadas las funciones y el manual de procedimientos de trabajo definidos para cada una de ellas por el Nivel Central; contribuir a la formación en estadísticas de salud del personal médico y paramédico y realizar o cooperar en investigaciones municipales, provinciales, nacionales e internacionales relacionadas con las estadísticas de salud y otras afines.

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FUNCIONES

1. Revisar, procesar y analizar la información recibida de los Departamentos de Registros Médicos de las unidades de subordinación municipal.

2. Emitir información veraz y oportuna hacia el Departamento de Estadística Provincial y para las representaciones municipales del resto de los órganos y organismos.

3. Diseñar guías de supervisión que respondan a los procedimientos de registros, procesamiento y emisión de datos de los distintos sistemas de información estadísticos vigentes.

4. Supervisar la calidad de la información elaborada en el departamento antes de su emisión.

5. Realizar el análisis de la información emitida según solicitud de las vicedirec-ciones municipales.

6. Cumplir, asesorar y hacer cumplir, las funciones y procedimientos de traba-jo y los procedimientos de registro, recolección de la información estadís-tica establecida y otras orientaciones emitidas por los niveles superiores.

7. Controlar el cumplimiento del Calendario Estadístico a nivel provincial, así como de las unidades de subordinación municipal.

8. Exigir por la supresión inmediata del envío sistemático de toda información que no esté debidamente aprobada, evitar informaciones innecesarias, el paralelismo y la proliferación de solicitudes de datos.

9. Evaluar los Sistemas de Información que se encuentren en pilotaje y período de prueba y emitir su criterio a los niveles superiores que proceda.

10. Procesar y emitir la información de las incidencias que constituyen riesgo contempladas en el Sistema de Información Directa (SID).

11. Elaborar y actualizar las bases de datos y custodiar la información estadística.

12. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento de Seguridad para las Tecnologías de la Información, la Informática y las Comunicaciones.

13. Asesorar el trabajo de los Departamentos de Registros Médicos de las unidades de subordinación municipal.

14. Asesorar en estadísticas de salud a las vicedirecciones y departamentos de la Dirección Municipal y a otros organismos del territorio.

15. Asesorar a las unidades de subordinación municipal sobre la implantación de nuevos sistemas automatizados.

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16. Asesorar y supervisar el trabajo de los Departamentos de Estadística a su ni-vel y auditar los sistemas de información en uso en las unidades del Sistema Nacional de Salud.

17. Coordinar con las distintas dependencias de la Dirección Municipal y otros Organismos para facilitar el cumplimiento de sus funciones.

18. Garantizar que se cumpla todos los procedimientos establecidos para la conservación de documentos según las normas para cada tipo de insti-tución.

19. Realizar investigaciones que permitan obtener información sobre estadísticas de salud y verificar la calidad de estas.

20. Participar en las investigaciones que se realicen por la Dirección Nacional de Estadística, las Direcciones Provinciales y otros Organismos.

21. Mantener actualizado al personal en los diferentes sistemas de información estadísticos.

22. Participar en el Consejo de Dirección y en otras reuniones técnicas y científicas cuando sea solicitado.

23. Participar en las tareas docentes que le sean asignadas por la Dirección Mu-nicipal, Provincial y Nacional.

24. Difundir información estadística a través de todas las vías posibles a los funcionarios del sistema de salud, así como a otros organismos territoria-les para contribuir al desempeño de la función gerencial, de investigación y docencia.

25. Retroalimentar o redistribuir datos de distintos programas, los cuales sean indispensables para el análisis en niveles inferiores.

DEPARTAMENTOS DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICA DE SALUD DE HOSPITALES


Ofrecer información estadística confiable y oportuna sobre los servicios presta-dos, requisitos indispensables para la planificación, programación, ejecución y evaluación de las actividades del Sistema Nacional de Salud a nivel de la atención hospitalaria.

Custodiar, conservar y mantener en forma accesible las historias clínicas de todos los pacientes.

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Estructura

FUNCIONES

Funciones del departamento

1. Llevar el control interno de la población hospitalizada y de su movimiento.

2. Custodiar las historias clínicas, mantenerlas actualizadas y velar por su con-servación.

3. Organizar, realizar y controlar la actividad de Inscripción de Pacientes y Dis-tribución de Turnos.

4. Procesar y controlar la integridad y calidad de los datos que se obtienen para la evaluación de los programas, actividades médicas, paramédicas y administrativas.

5. Trasmitir en tiempo y forma a la Dirección, a los usuarios del hospital y a los niveles correspondientes la información convenida.

6. Mantener estrecha coordinación con el resto de las unidades organizativas del hospital, con las que componen el Sistema Nacional de Salud y las de otros organismos con los cuales existen relaciones de trabajo.

7. Participar en las tareas docentes e investigativas relacionadas con las activi-dades del departamento y que le sean asignadas por la dirección del hospital o por los niveles superiores.

Funciones de Admisión

1. Mantener un control permanente de las camas del hospital por servicios,salas y su disponibilidad.

2. Consultar el tarjetero Índice de Pacientes o la base de datos digital antes de inscribir a un paciente.

Dpto. de Registros Médicos y Estadísticas

AdmisiónArchivo de

Historias Clínicas

Turnos eInscripciones

Estadística yCodificación

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3. Efectuar y registrar los ingresos de pacientes.

4. Registrar los egresos y recepcionar sus historias clínicas.

5. Comunicar a Información todos los movimientos de la población hospitalizada.

6. Coordinar el medio de transporte para el traslado de pacientes a otro hospital.

7. Realizar los trámites de entrega de cadáver y reportar a las autoridades las muertes relacionadas con causas médico-legales.

8. Autorizar y verificar los traslados de pacientes.

9. Confeccionar el Registro de Pacientes Pendientes y efectuar las citaciones para ingresos.

10. Revisar, registrar y controlar los certificados de defunción, de defunción neonatal y defunción fetal.

11. Enviar diariamente a la sección de Estadística los registros primarios utilizados en la ronda (Movimiento Hospitalario, Reporte del Movimiento de Sala y el Resumen del Movimiento de sala).

12. Ensamblar los formularios que integran la Historia Clínica y mantener un conjunto de ellas para los próximos ingresos.

13. Comunicar las incidencias del Sistema de Vigilancia Epidemiológica orien-tadas por el Sistema de Información Directa a las Autoridades Sanitarias correspondientes.

14. Realizar la entrega del turno de trabajo.

Funciones de Estadística

1. Garantizar la integridad de los sistemas de información y la calidad de los datos estadísticos.

2. Coordinar con los jefes de unidades funcionales y servicios que se requiera para la recolección y entrega de los datos primarios de las actividades reali-zadas en la unidad básica y en otras áreas de su influencia.

3. Procesar los datos de los sistemas de estadísticas continuas vigentes.

4. Cumplir el calendario estadístico establecido para cada sistema de informa-ción, con los usuarios del hospital u otros organismos.

5. Realizar la inscripción de nacimiento de los nacidos vivos en la institución, en el plazo establecido por la legislación vigente y a los nacidos fuera de las instituciones en las unidades autorizadas para ello.

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6. Organizar y controlar el archivo de los documentos.

7. Procesar los datos necesarios para la dirección, vicedirecciones, servicios y los diferentes comités.

8. Mantener actualizadas las series históricas de la información que se elabora de forma habitual.

9. Realizar análisis de la información seleccionada a solicitud del jefe de depar-tamento.

10. Mantener estrecha coordinación con el resto de las unidades que componen el Sistema Nacional de Salud para la entrega y recibo de información de la unidad funcional (remisión, notificación de recién nacidos, notificación de EDO, etcétera).

11. Controlar las historias clínicas que entran a la sección para ser codificadas.

12. Codificar los diagnósticos, los procedimientos de medicina y otros datos de las historias clínicas de los egresados, así como de las historias clínicas de pacientes operados ambulatorios.

13. Confeccionar al final de cada semana la relación de las historias clínicas que no se han podido codificar por no estar cerradas y entregar dicha relación al jefe de Estadística.

14. Mantener actualizados los tarjeteros o bases de datos según códigos de familias de clasificaciones y realizar el informe estadístico.

15. Realizar la evaluación cuantitativa de la Historia Clínica de los egresos vivos.

16. Revisar la integridad y calidad de los datos de los Certificados Médicos de Defunción, solicitando los reparos pertinentes o tramitando los solicitados por niveles superiores. Realizar la codificación de las variables administrativas de dichos certificados, según esté orientado por el nivel provincial.

17. Confeccionar y actualizar el tarjetero o base de datos de los reportes de cáncer con los casos nuevos egresados con este diagnóstico.

18. Controlar la integridad y revisar la calidad de los datos sobre enfermedades de declaración obligatoria y otros sistemas de información que estén relacio-nados con los diagnósticos de egresos hospitalarios.

19. Confeccionar los listados de historias clínicas para los estudios de la morbilidad y los procedimientos.

Funciones de Archivo

1. Ordenar, controlar y conservar las historias clínicas de pacientes inscriptos en la institución.

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2. Foliar y controlar la numeración de las historias clínicas.

3. Incluir en cada Historia Clínica los documentos que forman parte de ella y llegan al archivo, fundamentalmente los resultados de las investigaciones realizadas.

4. Cumplir los procedimientos normados para esta sección.

5. Extraer de la estantería las historias clínicas solicitadas por Admisión, Consulta externa u otros usuarios.

6. Extraer de las historias clínicas los documentos que han perdido vigencia.

7. Eliminar del archivo las historias clínicas que han perdido vigencia.

8. Controlar la ubicación de las historias clínicas que están fuera de la estantería.

9. Unificar las historias clínicas de pacientes que cuenten con más de una. En aquellos casos en que el paciente esté ingresado, se hará después de su egreso.

10. Comunicar a Inscripciones el número de Historia Clínica definitivo de un paciente al que se le unificó más de una Historia Clínica.

11. Controlar y tramitar los resúmenes de Historia Clínica solicitadas.

Funciones de Inscripción y Turnos

1. Inscribir y asignar un número de Historia Clínica a los pacientes.

2. Distribuir los turnos y confeccionar los listados de control de turnos.

3. Consultar el tarjetero Índice de Pacientes o base de datos digital antes de inscribir un paciente.

4. Mantener actualizada la información de interés de los pacientes referente a la Consulta Externa y la relacionada con Inscripción y Turnos.

DEPARTAMENTOS DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS DE SALUD DE POLICLÍNICOS


Contribuir a la identificación de los principales problemas de salud de la población que reside, trabaja y estudia en el área de influencia de la unidad básica de salud, para favorecer la toma de decisiones de la Dirección, ofreciendo además una infor-mación estadística confiable y oportuna sobre los servicios prestados, requisitos indispensables para la planificación, programación, ejecución y evaluación de las actividades del Sistema Nacional de Salud a nivel de la atención primaria.

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Estructura

FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD FUNCIONAL DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS1

1. Identificar y ofrecer las vías necesarias para satisfacer una adecuada atención al paciente que solicite el servicio médico y paramédico.

2. Brindar información necesaria a la población sobre la unidad asistencial y controlar los turnos para la atención médica y paramédica según establezca la unidad asistencial.

3. Tramitar los Certificados de Defunción, dietas y otras certificaciones.

4. Mantener estrecha relación con los departamentos o secciones que sea ne-cesario, así como con el personal médico que labora en las diferentes áreas de la unidad para la recolección de los datos primarios sobre las actividades realizadas en la institución.

5. Recibir las historias clínicas de las áreas intensivas municipales y de hogares maternos y proceder a su entrega a los consultorios médicos que correspondan.

6. Mantener estrecha coordinación con el resto de las unidades que componen el Sistema Nacional de Salud.

7. Procesar la información según establecen los Sistemas de Información Esta-dística y su control.

8. Emitir en tiempo y forma a la Dirección y a los niveles superiores toda la in-formación estadística oficialmente establecida.

9. Suministrar información solicitada sobre las diferentes actividades de la unidad previa autorización de la Dirección.

10. Colaborar y ejecutar actividades docentes relacionadas con su área de trabajo que estén dirigidas a los diferentes niveles de enseñanza y perfiles presentes en la Unidad Básica y en otras de su área de influencia.

1 En policlínicos con servicios comunes a unidades hospitalarias cumplirán las funciones y procedimien-tos que aparecen en este Manual para Hospitales. El departamento de estadísticas las revisará para cumplir con las actividades y emitir la información de los SIE que se realicen en su unidad funcional.

Dpto. de Registros Médicos y Estadísticas

Sección deEstadísticas

Sección deInformación

Sección deControl de Turnos

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11. Participar en las actividades científicas y cursos de perfeccionamiento técni-co y reciclaje de la especialidad, programados por la unidad básica y por los niveles superiores.

12. Iniciar, custodiar y conservar los documentos de registros Médicos existentes en la unidad funcional.

13. Asesorar en la confección de tarjeteros, registros y archivos de historias clíni-cas, centralizados o no.

14. Colaborar con la informatización de la unidad funcional organizando los procedimientos necesarios.

15. Contribuir con la custodia de los equipos informáticos y cumplir con el plan de seguridad informática establecido para la unidad funcional.

16. Garantizar la custodia y conservación de la documentación.

FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE ESTADÍSTICAS

1. Controlar la integridad de los Sistemas de Información Estadística y la calidad de los datos.

2. Recoger, revisar y procesar los datos estadísticos y enviar según calendario estadístico.

3. Garantizar la conservación de los documentos.

4. Realizar los análisis necesarios de la información elaborada.

5. Contribuir con la docencia e investigación científica.

6. Asesorar en la confección de tarjeteros, registros y archivos de historias clínicas.

7. Colaborar con la informatización de la unidad funcional.

FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE INFORMACIÓN

1. Ofrecer información al usuario sobre los servicios de salud que se ofrecen dentro y fuera de la institución.

2. Registrar y tramitar los certificados de invalidez temporal, dietas y otras certificaciones.

FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE CONTROL DE TURNOS

1. Distribuir los turnos y confeccionar los listados por especialidades.

2. Distribuir y controlar los turnos de consultas o servicios que ofrecen otras unidades.

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DEPARTAMENTOS DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS DE SALUD DE CLÍNICAS Y SERVICIOS ESTOMATOLÓGICOS


Ofrecer una información estadística confiable y oportuna sobre los servicios pres-tados, requisitos indispensables para la planificación, programación, ejecución y evaluación de las actividades del Sistema Nacional de Salud a nivel de la atención estomatológica.

FUNCIONES DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICA

1. Identificar y realizar la inscripción de los pacientes.

2. Coordinar, organizar y controlar el sistema de turnos de la unidad, con énfa-sis en la organización de referencia y contrarreferencia a otros servicios del municipio y la provincia para la garantía de la continuidad de la atención estomatológica, de conjunto con los jefes de servicio de la institución.

3. Revisar, recolectar y procesar los datos de los sistemas de información vigentes y los autorizados por la Dirección de la Clínica.

4. Custodiar las historias clínicas, mantenerlas actualizadas y velar por su con-servación cuando el archivo es centralizado.

5. Participar en las tareas docentes e investigativas relacionadas con las activida-des del departamento y que le sean asignadas por la dirección de la institución o por los niveles superiores.

6. Revisar, controlar y registrar los documentos médicos legales: resumen de HC, Certificado Médico por Invalidez Temporal, de acuerdo a las regulaciones vigentes.

7. Cumplir el calendario de los Sistemas de Información estadísticos esta-blecidos.

8. Comprobar que las personas que llenan los registros primarios, cumplen las definiciones y procedimientos establecidos por los sistemas de información.

9. Mantener estrecha coordinación con las demás unidades organizativas de la clínica y con el resto de las unidades que componen el Sistema Nacional de Salud.

10. Garantizar el inicio, custodia, conservación y evaluación de los registros es-tomatológicos de la clínica.

11. Participar con el personal de la clínica y niveles superiores facilitando datos con fines investigativos, evaluativos o docentes.

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FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE ESTADISTICA

1. Exigir por la integridad y fidelidad de la información que se procesa en la sección.

2. Elaborar la información estadística de las actividades contempladas en los sistemas informativos establecidos.

3. Realizar análisis de la información estadística que permita a los directivos evaluar programas, rendimiento y calidad de la Información.

4. Cumplir en tiempo y forma el calendario estadístico.

5. Elaborar la información estadística de trabajos especiales de orden científico, técnico y docente que oriente el jefe de la Unidad Funcional.

6. Ofrecer la información estadística que le sea solicitada por la dirección de la Unidad, los niveles superiores y otras unidades funcionales.

7. Participar en las actividades docentes y científicas.

FUNCIONES DE INFORMACIÓN

1. Ofrecer Información al público sobre los servicios que se brindan dentro y fuera de la unidad, así como otras informaciones que faciliten la atención a la población.

2. Controlar y tramitar certificados médicos por invalidez temporal y otras cer-tificaciones, previa aprobación.

FUNCIONES DE INSCRIPCIÓN

1. Mapificar el área de atención de la clínica o servicio.

2. Solicitar información inherente a la ubicación geográfica del paciente de acuerdo a su residencia habitual.

3. Inscribir los casos nuevos.

4. Confeccionar, custodiar y mantener actualizados en forma sistemática los li-bros registros de inscripción, organizados por consultorios, familias y personas.

5. Confeccionar todos los documentos que se deriven del procedimiento de inscripción.

6. Brindar información al paciente sobre su responsabilidad en la custodia y con-servación de los documentos que lo acreditan como inscripto en la institución.

7. Ofrecer información de las inscripciones realizadas en forma sistemática y opor-tuna a los departamentos, secciones o servicios que necesiten conocer la misma.

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FUNCIONES DE TURNO

1. Distribuir los turnos por día y hora para las consultas de Estomatología General y especialidades que se brindan en la Unidad.

2. Distribuir y controlar los turnos de consulta que ofrecen otras unidades del territorio, provincia o país, coordinando con las mismas para garantizar la continuidad de la atención.

3. Distribuir turnos a los pacientes para exámenes complementarios que se realizan en la unidad.

4. Distribuir turnos a los pacientes para exámenes complementarios que se reali-zan fuera de la institución, ya sea del mismo municipio o fuera de este, en otra provincia o en alguna institución de referencia nacional, previa coordinación con las mismas, para lo cual se cuenta con una programación brindada por la dirección de la clínica.

5. Coordinar con los jefes de Servicios y Departamentos todo lo inherente a la organización y control de los sistemas de turnos.

6. Registrar los pacientes remitidos a prótesis en el Registro de pacientes en espera, siempre que esta exista, según tipo de prótesis.

FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRALIZADO

1. Controlar la numeración de la Historia Clínica.

2. Archivo y desarchivo de las historias clínicas.

3. Recepcionar y colocar los informes de exámenes complementarios en las historias clínicas.

4. Controlar las entradas y salidas de los documentos al archivo.

5. Custodiar y mantener adecuadamente el archivo impidiendo que personas ajenas al mismo tenga acceso a él.

6. Tramitar los resúmenes y traslados de historias clínicas.

7. Garantizar previo al inicio de las consultas, la ubicación de las historias clínicas en las consultas, de los pacientes que serán atendidos.

8. Garantizar la entrega de las historias clínicas a la consulta en la cual serán aten-didos los pacientes que acuden por urgencia y pertenecen al Área de Salud.

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CAPÍTULO IIIPROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS EN LOS DEPARTAMENTOS DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS DE SALUD EN LOS HOSPITALES

PROCEDIMIENTOS DE ADMISIÓN

1. Control de camas

El control y la asignación de las camas es responsabilidad de Admisión.

Hay tres hechos de los cuales depende el conocimiento de las camas ocupadas y las disponibles: ingresos, egresos (vivos o fallecidos) y traslados.

Conjuntamente con el conocimiento de este movimiento de pa-cientes debe existir un método auxiliar que permita conocer con rapidez y en forma correcta la disponibilidad de las camas por salas y servicios, para ello se orienta el uso de la “pizarra control de camas, listado control de camas o control automatizado u otro” (Ver Procesos y Metodologías Especiales).

1.1. Realizar, teniendo en cuenta las horas de mayor número de egresos, las rondas necesarias para conocer de los mismos y de las camas vacías.

1.2. Iniciar a las 12 de la noche una ronda para recoger en cada sala el reporte diario del movimiento de sala del día que termina, comprobar y anotar el número de camas vacías y ocupadas. Además, confeccionar una relación de pacientes en postoperatorio, preparto, parto y otros.

1.2.1. El empleado que realiza la ronda debe llevar información sobre el resultado del censo anterior (existencia del día anterior), la relación de ingreso egresos y traslados por salas del día que acaba de finalizar, confeccionado durante el día y la relación de los traslados efectuados durante ese día. Una vez en la sala, solicitará de la enfermera el reporte diario del movimiento de sala.

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1.2.2. Cotejará cada uno de los nombres de la relación de ingresos, egresos y traslados con el Reporte Diario del Movimiento de Sala. En el hospital cuyo número de ingresos diarios sea de diez o más por servicios, las relaciones se llevarán en hojas separadas por servicios a fin de facilitar el censo. Se aconseja fundamentalmente para obstetricia.

1.2.3. Entrará a la sala y hará igual cotejo con las respectivas camas, los posibles errores que pueden haber ocurrido, tanto por Admisión como por Enfer-mería, pueden ser subsanados en este momento. Con esta información confeccionará el Resumen del Movimiento de Salas del Día, chequeando el cuadre del día del Movimiento Hospitalario.

1.2.4. Chequeará la calidad de la información del reporte diario de sala con el movimiento hospitalario y la relación de traslado. En horas de la mañana, al entregar a estadísticas los documentos, notificará las deficiencias de-tectadas.

1.2.5. En aquellos hospitales cuyas condiciones no permitan realizar la ronda a las 12 de la noche, se efectuará a las 7 a.m. con referencia a la hora antes señalada, la que debe concluir antes del mediodía.

2. Ingreso de pacientes

2.1. Efectuar el ingreso de los casos nuevos (ingreso en camas de dotación o en plaza), inscribiendo al paciente en igual forma que la descrita en los pro-cedimientos de “Inscripción y Turnos”, enviando la Historia Clínica a la sala y el tarjetón de reemplazo al Archivo.

Cuando el paciente no venga acompañado, los datos los suminis-tra el propio paciente, si su estado de salud lo permite, de no ser posible se utilizarán todos los medios disponibles para establecer su identidad.

Hasta donde las condiciones lo permitan, realizar el ingreso directo en sala en los casos establecidos, confeccionándole en dicho lugar los documentos al paciente.

2.2. Habilitar Historia Clínica para los recién nacidos que ingresan en el servicio de neonatología con el mismo número de la madre y diciendo “Hijo de…”, agregándole al número una “N” al principio que representa Neonatología.

2.3. Localizar el número de la Historia Clínica que corresponda al paciente en la base de datos digital o en el Tarjetero Índice.

2.4. Solicitar la Historia Clínica de los pacientes ya inscriptos al archivo por medio de un listado de pacientes ingresados o del tarjetón de reemplazo, en el horario laborable de este.

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2.5. Cuando el archivo se encuentre cerrado, el empleado de admisión extraerá las historias Clínicas, a solicitud del médico y las entregará a la sala. En el resto de los casos, solicitarlas al archivo al día siguiente llevarlos a la sala e incluirle la nueva Historia Clínica.

2.6. Solicitar al archivo, el día anterior de su llegada o el mismo día, las histo-rias clínicas de los ingresos electivos, y verificar si han sido cumplidos los requisitos de ingreso.

2.7. Enviar al paciente a la sala con el empleado que se designe al efecto.

2.8. Registrar el ingreso en el modelo Movimiento Hospitalario o en la base de datos.

2.9. Actualizar el Sistema de Control de Camas. Cuando el mismo no es auto-matizado.

2.10. Notificar a información el ingreso en la forma convenida, ya sea por medio de Tarjeta, o modelo escrito, aportando los datos necesarios para una rápida localización del paciente.

3. Egreso de pacientes

3.1. Exigir la entrega de las historias clínicas de los pacientes egresados en el momento de su salida física del hospital.

En los hospitales con múltiples edificios la comunicación del egreso se hará por teléfono en el momento que este ocurra.

3.2. Registrar en la base de datos o en el modelo Movimiento Hospitalario los pacientes que egresan, tanto vivos como fallecidos, una vez que conozca de estos. Los datos tomarlos de las historias clínicas.

En los casos de Altas a Petición, se deberá confirmar en las historias clínicas de los pacientes que solicitaron alta a petición el formulario de exoneración de responsabilidad por alta, el cual deberá quedar situado en las historias clínicas detrás de la hoja de egreso. En estos casos deberá aparecer la firma del paciente o familiar responsable.

3.3 Actualizar el Sistema de Control de Camas.

3.4. Notificar los egresos a Información en la forma convenida.

3.5. Control de recepción y entrega de historias clínicas.

3.5.1. Admisión recibirá las historias clínicas de los egresados, las que entregará al Archivo o a Codificación por medio del siguiente procedimiento:

3.5.1.1. Preparará una libreta donde se anotarán las historias clínicas recibidas del archivo ya sea las de ingresos electivos, las de la urgencia o las que

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fueron extraídos del archivo por el personal de Admisión a solicitud del médico en el mismo momento del ingreso.

3.5.1.2. A medida que vaya recibiendo las historias clínicas, se irán controlando a través de firmas o haciendo cualquier otro tipo de indicación.

3.5.1.3. Las historias clínicas con una lista, relación o la misma libreta, se en-tregarán al archivo, quien firmará como constancia de haberlas recibido y hará el control adecuado en la lista que debe haber elaborado al enviarlas a Admisión. En el caso de su entrega a Codificación, esta se realizará por medio del movimiento hospitalario del día.

3.6. Avisar a los familiares o instituciones sociales, cuando no estén presentes, del fallecimiento del paciente que tenían hospitalizado.

3.7. Avisar a Anatomía Patológica del fallecimiento de un paciente y comunicar a la sala para que hagan llegar el cadáver a la morgue y la Historia Clínica del fallecido a Admisión.

3.7.1. Admisión requerirá los servicios del patólogo y llenará los epígrafes correspondientes del modelo de Fallecidos (registro de muerte) (53-60), según se realice o no la necropsia, completando además los datos corres-pondientes a la entrega del cadáver y recibo de la funeraria, cuidando muy especialmente que tanto el empleado de servicios fúnebres como el familiar del fallecido firmen. En caso de no hacerse la necropsia la Historia Clínica se remitirá al archivo o a codificación según corresponda. Si se hiciera la necropsia en el hospital, podrá permanecer la Historia Clínica en el Departamento de Anatomía Patológica por un tiempo prudencial, necesario para hacer investigaciones de rigor o informar de los resultados de las mismas (alrededor de dos semanas). Transcurrido este tiempo y con los datos obtenidos, el original del informe de la necropsia se adicionará a la Historia Clínica que deberá ser devuelta al Archivo por el Departamento de Anatomía Patológica.

3.8. Tramitar en los casos de muerte médico-legales o con implicaciones judi-ciales, la certificación médica con los órganos policiológicos, militares o diplomáticos correspondientes; por mediación de los familiares en el primer caso y por los mecanismos establecidos en los restantes.

3.8.1. En caso de fallecidos en los cuales los órganos policiológicos consideren que sus causas de muerte tienen implicaciones médico legales, los remi-tirán a Medicina Legal, dejando constancia en el hospital mediante copia de modelo de la remisión del cadáver.

3.8.2. En los casos en que habiendo sido requerida la actuación de los órga-nos policiológicos, estos consideren que sus causas de muerte no tienen implicaciones médico legales, llenar la parte correspondiente del modelo 53-60, Fallecidos (Registro de Muerte).

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3.9. Entregar el cadáver al empleado de servicios fúnebres, los familiares o au-toridades competentes con el original del Certificado Médico de Defunción correspondiente al Ministerio de Justicia y el carné de identidad, cuando se trate de una muerte natural, o con la del órgano policiológico cuando se trate de una muerte médico-legal o con implicaciones judiciales. Anotar en el Registro de Defunciones los datos que se solicitan.

3.10. Tramitar la documentación del fallecido, cuando exista coordinación con la Facultad de Medicina, para el traslado de los que no tengan familiares o no sean reclamados por estos. Proceder de igual forma que el punto anterior.

3.11. Cumplir lo que está reglamentado en las Resoluciones Ministeriales vi-gentes sobre la manipulación de cadáveres y restos humanos.

4. Traslado de pacientes

4.1. Recibir la solicitud de traslado y anotar este movimiento en el Registro de Traslados, actualizar el control de camas y notificar a Información en la forma convenida, el egreso de una sala y el ingreso en otra.

4.2. Recibir la solicitud para el traslado definitivo a otras unidades de pacientes no urgentes, gestionar la cama y solicitar la ambulancia o vehículo adecuado para efectuar el mismo.

5. Registro de pacientes pendientes

5.1. Llevar un registro manual o automatizado (por especialidad) por fecha de llegada del paciente a la sección, tomar los datos necesarios, para su futura localización.

5.2. Coordinar con los jefes de servicios médicos la planificación del número de citaciones.

5.3. Citar a los pacientes con un tiempo prudencial de acuerdo a la distancia de la localidad en que este viva y a los medios de transporte que empleará para su traslado.

5.4. Anotar la fecha para la que fue citado en el registro.

5.5. Dejar con vigencia el nombre en el Registro Control, cuando el paciente no acude a la cita, tantas veces como haya sido normado por el hospital (no menos de tres veces).

5.6. Eliminar el nombre del Registro Control si el paciente acude al ingreso o si después de citado las veces normadas no ha acudido.

5.7. Anotar en la tabla habilitada en el reverso del registro a los pacientes pen-dientes para operación que, por diferentes razones inherentes a sí mismos,

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no llegaron a ser operados, reprogramándolos para los primeros 30 días posteriores a su nueva inclusión. Si no se opera por razones inherentes a la institución, entonces debe de reprogramarse dándosele prioridad inmediata. En ambos casos mantendrá su número inicial de entrada al registro.

6. Control de los Certificados Médico de Defunción (28 días y más), Defunción Neonatal (0-27 días) y de Defunción Fetal

En los Hospitales en los que el Departamento de Admisión no trabaje 24 horas, los procedimientos descritos a continuación, deben estar reasignados mediante convenio debidamente documentado para los horarios en que Admisión no trabaja.

6.1. Controlar el Certificado Médico de Defunción teniendo en cuenta el folio.

6.2. Recibir el Certificado Médico de Defunción y la HC del fallecido y revisar cada inciso del certificado, comprobar con el familiar declarante que no haya dato omitido o consignado incorrectamente, así como que toda la información sea legible.

6.2.1. El Certificado Médico de Defunción y el de Defunción Neonatal consta de dos originales y en ambos deben quedar consignados el número de orden que le correspondió, el nombre, cuño y código de la unidad que registra, fecha del registro nombre, cargo y firma del empleado que ha procedido a su revisión y anotación, entregando uno a la persona que lo ha presen-tado y conservando el otro para enviarlo al día siguiente en la mañana, al Departamento de Estadística.

6.2.2. Es importante recordar que cada año se inicia por el número uno: un Registro de defunciones (fallecidos de 28 días y más), un Registro de de-funciones neonatales (fallecidos de 0 a 27 días), un Registro de defunciones fetales, un Registro de interrupciones por el programa de genética y otro para los remitidos a Medicina Legal.

6.2.3. En los casos en que se haya omitido datos en el certificado, tomado inco-rrectamente o resulten ilegibles, procédase de la siguiente forma:

6.2.3.1. De ser posible se pondrá en contacto enseguida con el médico que expidió el certificado de defunción, para que confeccione otro certificado (lo que deberá hacerse siempre que la letra esté ilegible), cuidando siempre de anular el anterior y entregarlo al Departamento de Estadísticas o de lo contrario anotando en “nota-reparo” la información que brinde dicho médico sobre los puntos que se le consultan. A continuación consignará la fecha en que hizo la consulta al médico, se la dará a firmar y colocará el número de registro de profesional, después le pondrá el cuño del hospital.

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Esta “nota-reparo” se presilla al certificado de defunción de manera tal que no se corra el riesgo de pérdida.

Es importante consignar que, una vez que el certificado de defunción ha sido registrado, no se puede escribir nada en el mismo, por lo que toda la información obtenida posteriormente hay que mostrarla en nota-reparo, en la forma indicada.

6.2.4. Los certificados de los fallecidos en el propio hospital serán objeto de una segunda revisión por parte del codificador especialmente en lo relacionado con las causas de la muerte. Ver procedimiento de la Sección de Estadística.

6.3. Anotar en el libro Registro que corresponda, ya sea el de fallecidos de 28 días o más, el de defunciones neonatales, el de fetales y genética o en el de los remitidos para Medicina Legal, los datos requeridos del Certificado Médico de Defunción o en la remisión.

6.4. Ordenar los certificados médicos de defunción por el número consecutivo de la unidad para su posterior envío a Estadística.

7. Envío de documentos a la Sección de Estadística

7.1. Enviar los Certificados Médicos de Defunción del día anterior a Estadística, ordenados por el número consecutivo de la unidad.

7.2. Enviar en las primeras horas de las mañana el modelo del Movimiento Hos-pitalario, los Modelos Reporte del Movimiento de Sala, relación de traslados del día, relación de pacientes a las 12 de la noche en post-operatorio, pre-parto y el Resumen del Movimiento de Sala, acompañados de las historias clínicas de los pacientes egresados el día anterior a excepción de aquellas correspondientes a fallecidos a los cuales se les haya realizado necropsia.

8. Orden de los formularios para conformar la Historia Clínica

8.1. Ordenar y ensamblar los formularios que conformarán las historias clíni-cas de pacientes ingresados, de acuerdo a la secuencia establecida por el hospital y especialidades correspondientes.

9. Tarjetero Índice de pacientes

9.1. Utilizar igual procedimiento que los descritos en inscripción y turnos.

10. Incidencias epidemiológicas.

10.1. Comunicar en horas y días no laborables de los Departamentos de Re-gistros Médicos y Estadística por la vía más rápida a la unidad o Centro de

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Higiene y Epidemiología, las incidencias epidemiológicas orientadas por el Sistema de Información Directa.

11. Entrega del Turno de Trabajo.

11.1. Hacer entrega personal y por escrito al terminar cada turno de trabajo al personal entrante, dejando debidamente aclarado todo lo que se encuentre pendiente, incluido fallecidos del turno anterior, número de camas vacías, traslados pendientes a otras unidades y otros.

12. Entrega de datos a Información

Entregar los datos relacionados con los ingresos, egresos y traslados que se pro-duzcan en el día, con una frecuencia tal que facilite las labores específicas de este servicio al público

En hospitales con Servicio de Medicina Legal, en el Instituto de Medicina Legal y Hospitales acreditados para la conservación transitoria de cadáveres

–Tener un control de los cadáveres recibidos que llegan a través de instrucción policial porque no son reclamados, los que pueden permanecer hasta 30 días en calidad de depósito.

–Tener identificada la Funeraria a la que serán enviados estos cadáveres para proceder según se defina por la Instrucción Policial:

a. Enterramiento.

b. Envío a una Facultad de Ciencias Médicas.

PROCEDIMIENTOS DE ESTADÍSTICA

1. Control de la integridad de los Sistemas y la calidad de los datos

1.1. Realizar, por lo menos cada seis meses, una supervisión de la fidelidad de los datos primarios de cada sistema en los diferentes servicios y de-partamentos, evaluar la integridad, cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registro y recolección. Utilizar para ello las guías que aparecen en cada sistema.

1.2. Realizar un informe escrito de la supervisión en el cual se plasmen conclu-siones y recomendaciones.

1.3. Programar y ejecutar los seminarios de readiestramiento de los sistemas en los cuales la supervisión detectó problemas.

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2. Elaboración de Datos Estadísticos

2.1. Para todos los sistemas

2.1.1. Recibir los informes de los diferentes departamentos o secciones del hospital según esté establecido.

2.1.2. Comprobar que no existen omisiones y que los datos registrados cum-plen las definiciones establecidas en los manuales del sistema. Si existen deficiencias repare la información.

2.1.3. Anotar los datos en los registros diarios mensuales.

2.1.4. Pasar a las series históricas la totalidad de los indicadores de cada sistema. Si detecta deficiencias, realizar los arreglos correspondientes.

2.1.5. Confeccionar los informes estadísticos y enviarlos al nivel inmediato superior según periodicidad y calendario establecidos.

2.1.6. Revisar los reparos del Nivel Superior y al dar respuesta cumplir las dis-posiciones establecidas.

2.2. Resumen del Censo Diario de Pacientes

2.2.1. Recibir en las primeras horas de la mañana los documentos de la ronda realizada por Admisión.

2.2.2. Revisar el “Resumen Diario del Movimiento de Sala”, “Reporte diario del Movimiento de sala”, cotejándolo con los datos del Movimiento Hospita-lario, el registro de traslado. Sí se detectan errores, haga las rectificaciones correspondientes.

2.2.3. Actualizar el registro de paciente por sala estadía, en la columna de traslado debe señalarse en caso de ingreso su procedencia y en caso de egreso su destino.

2.2.4. Actualizar diariamente el registro diario del censo de pacientes de cada sala, servicio y el del hospital.

2.2.5. Cotejar el número de pacientes que permanecen en el hospital según el Registro de pacientes por sala estadía con los que aparecen reportados en el Registro diario del censo de pacientes; si no coincide determine a qué obe-dece la diferencia y haga los arreglos pertinentes en todos los documentos.

2.2.6. Hacer cada diez días un cuadre del registro diario del censo de pacientes, cotejándolo con los resultados del censo realizado.

2.2.7. Realizar como mínimo una vez al mes una ronda física general, compro-bando en las salas del hospital nombre a nombre que los pacientes que estaban ingresados antes de las doce de la noche aparecen anotados en el Registro de pacientes por sala estadía.

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3. Inscripción de Nacimiento

3.1. Anotar en las hojas de Registro de nacimiento los nombres y otros datos de las madres que tuvieron un nacido vivo en las 24 horas anteriores, tomar los datos del libro de parto y del carné de identidad de la madre y realizar las inscripciones siguiendo las instrucciones del Ministerio de Justicia.

3.2. Notificar a la Dirección Municipal o Provincial según sea el caso los nacidos vivos por residencia habitual de la madre.

3.3. Realizar la inscripción de los nacidos vivos del día anterior en la sala, me-diante la declaración de la madre, el padre o de ambos.

3.4. Realizar la inscripción de oficio, cuando la madre o el padre no pudieran o no quisieran hacerla, mediante declaración que prestará ante el director de la institución, el médico o la enfermera que asistió el parto. Esto se hará siempre antes del egreso del recién nacido y dentro del término estable-cido por el Ministerio de Justicia y se comunicará a la madre o al padre del recién nacido que este ha quedado inscripto y por tanto debe abstenerse de inscribirlo de nuevo.

3.5. Realizar la inscripción de los nacidos vivos que mueren antes del egreso (incluye los nacidos vivos que mueren en la primera hora de vida) y que no habían sido inscriptos, aplicando los procedimientos anteriores.

3.6. Inscribir los nacidos vivos extra-institucionales dentro del término estableci-do por el Ministerio de Justicia, en aquellas unidades autorizadas para ello.

3.7. Entregar a la madre el comprobante de la inscripción.

3.8. Entregar los originales de la inscripción de nacimiento al Registro Civil y las copias a la Oficina Nacional de Estadística según los convenios establecidos.

3.9. Completar los datos de las hojas del Libro Registro de Nacimiento.

3.10. Revisar cada día las inscripciones que falten por realizar de los días an-teriores y realizar la inscripción siempre que sea posible antes del egreso del recién nacido.

3.11. Archivar las hojas del Libro Registro en orden cronológico y con ellas confeccionar el libro Registro de Nacimientos de la Institución.

4. Programación de Turnos a los Policlínicos de Área

4.1. Recibir del vicedirector que atiende la Consulta Externa del hospital, la Pro-gramación de turnos para los policlínicos y otras instituciones, de aquellas especialidades que no se brindan en la Atención Primaria de Salud (APS), entregándola a su vez al Área de Inscripción de Pacientes y Distribución

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de Turnos, que será la responsable de entregarlo al área de salud y a las instituciones de salud a las que se les ofrecen dichos turnos.

4.2. Comprobar la utilización que las áreas de salud y otras unidades hacen de los turnos que se les enviaron, por medio de las estadísticas continuas o por muestreo.

5. Controlar las historias clínicas para codificar

5.1. Elaborar un Registro de Control de Recepción diario consignando el nú-mero de egresos del día que aparecen en el Movimiento Hospitalario y el número de pacientes con Cirugía Mayor Ambulatoria que aparecen en la Programación Quirúrgica para comprobar la cantidad de historias recibidas, la cantidad de historias sin cerrar y su posterior entrega al Archivo.

5.2. Reclamar a Admisión y al Salón de Operaciones las historias pendientes de recibir.

5.3. Reclamar a los Jefes de Servicio el cierre de las historias clínicas que no estén cerradas y de no haber respuesta comunicar al Jefe del Departamento de Registros Médicos y Estadísticas.

6. Codificar los diagnósticos, procedimientos quirúrgicos y otros datos que aparecen en la hoja de egreso, en el modelo Historia Clínica general o en el Informe Operatorio, utilizando la Clasificación Internacional de Enfermedades, el Manual de Codificación de Procedimientos en Medicina y cualquier otra clasificación recomendada por el Nivel Central

6.1. Anotar en la Historia Clínica los códigos correspondientes al diagnóstico principal, los diagnósticos coexistentes, complicaciones y los procedimien-tos de codificación de Medicina.

6.2. En los libros de Codificación se anotarán las notas que se emiten en las Circulares de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadística, a los efectos de ampliación, supervisión y modificación de códigos.

6.3. Anotar en la tarjeta índice de diagnóstico y en la tarjeta índice de ope-raciones o introducir en la base de datos la información que en ambos formularios se solicita.

6.4. Actualizar los diarios-mensuales de Causas de Egresos Hospitalarios y Operaciones.

6.5. Habilitar una libreta donde se anoten las dudas o dificultades confrontadas en su trabajo diario, a fin de que sean estudiadas y resueltas posteriormente con el nivel superior.

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6.6. Confeccionar el modelo de egresos hospitalarios que se envía al nivel superior.

7. Confeccionar el Tarjetero Índice de Diagnóstico y el de operaciones

7.1. Encabezar cada tarjeta con el nombre de la enfermedad o proceder qui-rúrgico y el código correspondiente.

7.2. Archivar la tarjeta en orden alfanumérico según el código de la Clasificación Internacional de Enfermedades, o el orden numérico según el código del Manual de Procedimientos de Medicina. Este índice debe ser continuado, o sea, no iniciarse cada año. Utilizar para facilitar su localización guías o separadores.

8. Determinar y entregar historias clínicas a evaluar

8.1. Calcular y determinar el 10 % de las historias clínicas de Egresados selec-cionadas aleatoriamente para evaluarse por el Comité de Evaluación del Proceso Asistencial (CEPA).

8.2. Solicitar al archivo las historias clínicas a evaluar y entregarlas al CEPA.

9. Controlar integridad y revisar la calidad

9.1. Certificado de defunción

9.1.1. Revisar los números consecutivos de las defunciones registradas en el día anterior para evitar repeticiones, omisiones o saltos.

9.1.2. Verificar que estén todos los Certificados Médicos de Defunción según el número de egresos fallecidos que fueron registrados en el modelo de Movimiento Hospitalario en el día.

9.1.3. Verificar que estén todos los Certificado Médicos de Defunción Fetal, según lo registrado en el Libro de Partos.

9.1.4. Verificar que estén todos los Certificados Médicos de Defunción Fetal de interrupciones del Programa de Genética en correspondencia con lo registrado en el Registro de Legrados (modelo 66-18), las interrupciones de menos de 22 semanas y en el Libro de Parto (modelo 66-15) las de 22 semanas y más.

9.1.5. Revisar los datos administrativos y en caso de existir errores solicite el reparo de la deficiencia detectada en el Certificado Médico de Defunción. Esta revisión no implica codificación.

9.1.6. Revisar que estén llenas todas las variables que se solicitan en el Certifi-cado Médico de Defunción.

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9.1.7. Comprobar si los diagnósticos o las circunstancias en que ocurrió la muer-te violenta están expresadas con todo el detalle necesario para realizar la codificación siguiendo las orientaciones dadas por el Nivel Central; de no ser así solicite el reparo correspondiente.

–Llevar el control de la solicitud de reparos recibidos y de su respuesta al nivel superior, así como también de los Reportes de Discusión de fallecidos.

–Entregar al jefe inmediato superior, para su envío, las respuestas a las solicitudes de reparo y los Reportes de discusión de fallecidos.

–Confeccionar el modelo 18-41 Reporte de Discusión de Fallecido a los certificados de defunción de los fallecidos orientados por la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadística.

9.2. Enfermedades de Declaración Obligatoria.

9.2.1. Chequear que los casos de egresos con Enfermedades de Declaración Obligatoria (EDO), así como los casos confirmados e informados por los departamentos de Laboratorio, Anatomía Patológica o que aparecen en hoja de consulta, tengan confeccionada la tarjeta y se anoten en los regis-tros, sean de casos presuntivos o confirmados.

9.2.2. Reclamar al médico de asistencia las tarjetas de aquellos casos egresa-dos con Enfermedad de Declaración Obligatoria de los cuales no se haya recibido esta.

9.2.3. Se anotarán de forma nominal en el registro de EDO las incidencias de Enfermedades de Declaración Obligatoria confirmadas y se enviarán por semana estadística al nivel superior.

9.2.4. Se anotarán en el registro de EDO las incidencias de Enfermedades de Declaración Obligatoria presuntivas de forma nominal, reclamando las tarjetas y su seguimiento hasta la confirmación o no de los casos.

9.3. Registro de Cáncer.

9.3.1. Recibir los Reportes de Cáncer confeccionados por los médicos y esto-matólogos, revisando su integridad, tramitando los reparos de los mismos.

9.3.2. Comprobar que se ha llenado el reporte de caso de cáncer a todos los casos diagnosticados por Anatomía Patológica, egreso hospitalario o por el Laboratorio Clínico.

9.3.3. Reclamar el llenado del reporte de caso de cáncer a todos los casos diag-nosticados que no se haya realizado.

9.3.4. Confeccionar y actualizar un tarjetero o base de datos de casos nuevos de cáncer a partir del reporte de estos, el cual se ordenará en estricto orden alfabético o por número de identidad.

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9.3.5. Solicitar al médico de asistencia que haga el reporte en aquellos casos que no haya sido hecho por el servicio o departamento correspondiente y comunicar el resultado de su gestión al jefe inmediato superior.

9.3.6. Entregar al jefe inmediato superior los reportes de caso de cáncer para su envío, después de confeccionar los controles que permitan eliminar duplicidades.

9.3.7. Cumplir los procedimientos establecidos en el Manual de Procedimientos y Registro de Cáncer.

10. Realizar búsqueda del número de historias clínicas con igual diagnóstico o proceder.

10.1. Confeccionar las listas con los números de las historias clínicas en las que aparezcan consignados el o los diagnósticos que se desean para un trabajo científico, previa autorización del Jefe.

PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

1. Conservación, Control y Custodia de las historias clínicas

1.1. Ordenamiento de las historias clínicas.

1.1.1. Ordene los historias clínicas en los estantes por el método convencional o método dígito terminal.

1.2. Conservación y custodia de las historias clínicas.

1.2.1. Conservar las historias clínicas en forma ordenada, sustituyendo las ca-rátulas en mal estado y evitando que los documentos que estén incluidos sobresalgan de las mismas.

1.2.2. Controlar la entrada y salida de los historias clínicas del archivo, mediante tarjetones de reemplazo, registro-control de historias clínicas, solicitudes de historias en casos de préstamo y otros.

1.2.3. En todos los casos el tarjetón de reemplazo tendrá, además de la nu-meración de la historia, la fecha y motivo de la solicitud y el nombre del solicitante. Las historias clínicas que sean manipuladas por concepto de atenciones en Consulta Externa, serán controladas además en un registro por días y médicos, en el cual también se señalen aquellas historias solici-tadas el mismo día de consulta.

1.2.4. En caso de pérdida o extravío de la historia se confeccionará un “acta de pérdida” con los datos que se tengan del hecho en cuestión y además de comunicarlo a la instancia superior se dejará copia del acta en el lugar donde corresponda la numeración de la Historia Clínica.

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1.2.5. Revisar el archivo periódicamente para buscar historias clínicas mal archivadas. En caso que falte la Historia Clínica y no exista información de donde se encuentre, se colocará en su lugar un tarjetón con la fecha en que se detectó su ausencia hasta su posterior localización.

1.2.6. Cuando se necesite extraer historias clínicas para trámites judiciales, po-liciales u otros de carácter legal, deberán ser solicitadas oficialmente por escrito y autorizado por la Dirección del Hospital. En los casos anteriores y en los amparados por una Resolución Ministerial, la Historia Clínica deberá ser foliada y hacerse una relación de su contenido, así como dejar acuse de recibo, como constancia de quién recibió el original.

1.2.7. Por ningún concepto personas ajenas al Departamento deben archivar o extraer historias clínicas.

1.3. Control de la numeración de las historias clínicas.

1.3.1. Utilizar para la numeración de la Historia Clínica el sistema de numeración única, en el cual se asigna un número a cada paciente cuando se inscribe, ya sea en la consulta o para su ingreso; es una Historia Clínica unificada y continúa. Se podrá utilizar como número de Historia Clínica, el número de identidad de la persona.

1.3.2. Foliar: carátula de la historia, hoja de Historia Clínica general, tarjeta de identificación, tarjeta de inscripción y demás documentos. En caso de las historias clínicas destinadas para Admisión, se foliarán los tarjetones de reemplazo correspondientes a esas historias clínicas, incluyéndolos en ellos.

1.3.3. Registrar los números en estricto orden consecutivo en un listado “Control de Historias Clínicas”, que constará además del número de la Historia Clínica, la fecha en que este se inicia y el nombre(s) y dos apellidos del paciente. Este proceder se hará utilizando la tarjeta índice de paciente, la cual se archivará posteriormente en estricto orden alfabético.

1.3.4. Enviar a Inscripción y Admisión las historias foliadas de acuerdo a los promedios de consumo de este documento, registrando la numeración que se entrega a cada grupo de trabajo, con el fin de facilitar la búsqueda de los historias que no aparezcan y que deberían estar en la lista de Control de Historias Clínicas.

1.4. Inclusión de informes en las historias clínicas.

1.4.1. Recibir el total de informes con su número de Historia Clínica para incluir acompañados por una relación en original y copia; compruebe los informes que recibe y devuelva la copia firmada. Si faltan informes, haga la reclama-ción correspondiente y organice los informes recibidos en orden numérico.

1.4.2. Retirar las historias clínicas a las cuales debe incluírseles resultados de complementarios, colocando en su lugar un tarjetón de reemplazo. Esta función debe realizarse diariamente.

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1.4.3. Enviar a las salas correspondientes los informes recibidos de pacientes que estén hospitalizados. Deje un listado o documento como constancia del envío.

1.4.4. Consultar en el Índice de Pacientes aquellas investigaciones que el núme-ro de Historia Clínica no coincida con las generales del paciente. Una vez localizado este número, anotarlo en el modelo de la investigación. Deben agotarse todos los recursos para localizar la Historia Clínica correspondiente. De no lograrse, archivar las investigaciones por orden alfabético mantener-las por el tiempo que establezca la Dirección del Hospital.

1.5. Desarchivo de las historias clínicas.

1.5.1. Desarchivar de acuerdo a la lista enviada por inscripción y turnos, y otras solicitudes.

1.5.2. Colóquese un tarjetón de reemplazo en el momento de extraer la historia, con este sistema cada historia que se retira del Archivo está reemplazada por un tarjetón, así como también las historias clínicas de los pacientes que habiendo ingresado se les hizo la inscripción en Admisión. Los tarjetones indicarán el destino de la Historia Clínica

1.5.3. Entregar al personal de consulta externa las historias clínicas, conjunta-mente con la hoja de Actividades de Consulta Externa.

1.5.4. Ubique el tarjetón de reemplazo enviado por Admisión que corresponda a nuevas inscripciones de pacientes en esa Sección.

1.5.5. Exigir que la solicitud de préstamo de historia se realice por escrito con-templando: número de la historia, nombre del paciente, fecha de solicitud y devolución, persona solicitante y aprobación de la Dirección del Hospital o personas autorizadas.

1.5.6. Exigir que la solicitud de préstamo de historia se realice por escrito con-templando: número de la historia, nombre del paciente, fecha de solicitud y devolución, persona solicitante y aprobación de la Dirección del Hospital o personas autorizadas. Ver circular 4 2003

1.5.7. Controlar la fecha de devolución de las historias clínicas mediante un tarjetero calendario.

1.6. Archivo de las historias clínicas.

1.6.1. Archivar los historias de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en el estante y con el número de la Historia Clínica hacia el lado del pasillo.

1.6.2. Recibir las historias clínicas que salieron del archivo, comprobando me-diante el cotejo del número y nombre de cada historia contra el registro o listado que amparó su salida del archivo. Cuando se trate de Historia Clínica de consulta externa enviar las hojas de actividades a la sección de estadís-

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tica. Al final del día, las historias clínicas deben permanecer en el archivo, excepto aquellas de pacientes hospitalizados y préstamos autorizados.

1.6.3. Revisar las historias devueltas al archivo y aquellas deterioradas o desor-denadas deben separarse para proceder a su restauración.

1.6.4. Colocar las historias en la estantería, retirando simultáneamente el tar-jetón de reemplazo.

1.6.5. Comunicar al Jefe del Departamento, para que este tome las medidas oportunas, cuando las historias clínicas prestadas no sean reintegradas en las fechas establecidas.

1.7. Duplicidad de historias clínicas.

1.7.1. Unir las HC de un mismo paciente, en caso de duplicidad. Cuando se utiliza como número de Historia Clínica el número de identidad, eliminar el número provisional. La carátula de la historia que se unificó quedará en su lugar correspondiente en el Archivo con una nota que señale a cual número ha pasado y comuníquese a Rayos X, Anatomía Patológica y a cualquier otro departamento que tenga archivos de informes con la numeración de las historias clínicas del cambio producido, para que haga la unificación de la misma forma.

1.7.2. Cambiar el número de una de las dos historias clínicas con igual nume-ración para dos pacientes diferentes. Se cambiará el del paciente que está en el hospital en el momento que se detecta. Si se detecta antes de que acuda alguno de ellos al hospital, se cambiará el número a la que contenga menos informes de cirugías, exámenes anatomopatológicos, radiológicos y de otras investigaciones.

1.8. Eliminación de las historias clínicas o documentos de estas

1.8.1. Revisar durante el año la totalidad de las historias clínicas del archivo, lo cual corresponde a las personas que trabajan de forma habitual en esta actividad.

1.8.2. Determinar qué hacer con cada Historia Clínica del archivo activo según las normas vigentes para la eliminación de documentos de la Historia Clínica. Pueden presentarse las alternativas siguientes:

–Dejarla en el archivo activo tal como está.

–Necesario extraerle algunos documentos y reintegrarla al archivo activo.

1.8.3. Determinar el número de años que las historias clínicas deben permane-cer en el archivo activo de acuerdo a los convenios con cada especialidad médica, los intereses asistenciales y científicos de la institución, el espacio físico con que cuenta esta Sección, aunque nunca deberá ser menor de 5 años. La cantidad de historias clínicas a eliminar todos los años debe estar en concordancia con el número de historias clínicas que se inicia cada año.

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1.8.4. Determinar las historias clínicas del archivo activo que forman el conjunto de historias clínicas candidatas a eliminación: para ello localice el número de la primera Historia Clínica del año que no formará parte de las candidatas a eliminación, toda Historia Clínica con número inferior a este considérese candidata a eliminación.

–Dar un nuevo número de los de Inscripción y Turnos o de los de Admisión, a toda Historia Clínica de las candidatas a eliminación que salga del archivo (se refiere a la Historia Clínica que por cualquier motivo se solicite al archivo), confeccionar la tarjeta de inscripción y la de identificación, está última se le entregará al paciente.

–Actualizar con la nueva tarjeta el Tarjetero Índice de Paciente, la que quedará con dos números, el anterior anulado y el nuevo.

–Avisar al departamento de Radiología, Anatomía Patológica y otros que lo re-quieran, el cambio de la numeración.

–Dejar en el lugar de la Historia Clínica la carátula vieja con indicación del cambio realizado.

–Controlar los cambios de numeración de historias CANDIDATAS A ELIMINACIÓN mediante un listado que registre, al lado de la antigua numeración de la Historia Clínica, el nuevo número asignado, fecha del cambio y nombre y dos apellidos del paciente.

–Calcular al finalizar el año el porcentaje de las historias clínicas candidatas a eliminación que cambió su numeración. Si es menor de diez, elimine todas las “candidatas”; si es de diez o más, continúe trabajando en igual forma un año más.

1.8.5. Controlar la llegada de las historias clínicas de los fallecidos al archivo y comprobar que a las historias clínicas anteriores a la del ingreso en que ocu-rrió la muerte se le extrajeron los documentos normados. En caso negativo, realice la extracción y deje intacta la del último ingreso.

–El informe anatomopatológico de los fallecidos con necropsia, debe estar inclui-do en la Historia Clínica. Verifique si la Historia Clínica fue codificada, en caso contrario gestione su codificación.

–Archivar la Historia Clínica en el espacio destinado para el archivo de fallecidos, por un tiempo mínimo de cinco años. En el espacio correspondiente a este número del archivo activo, se dejará un tarjetón de reemplazo que diga “fallecido”.

1.8.6. Los hospitales deben tener un acuerdo con los servicios para la eliminación de documentos de forma sistemática. Después de transcurrido determinado tiempo del egreso se realizará la eliminación de los documentos de forma diaria, para ello utilizará los listados de pacientes egresados del día en que se inició el período convenido.

La eliminación de historias clínicas se realizará diariamente mediante revisión de las historia de los egresados de hace cinco años que no han concurrido nuevamente.

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1.8.7. Conservar las historias clínicas de Legrados por el término de un año.

1.8.8. Conservar las historias clínicas de los pacientes operados ambulatoria-mente por el término de cinco años.

1.8.9. Recibir las historias clínicas de la Sala de Observación, conservarla por espacio de tres meses y enviarla al municipio de residencia del paciente egresado utilizando para ello la vía más factible y dejando documentado el envío en todas las partes.

1.9. Tramitación de los Resúmenes de Historia Clínica solicitados

1.9.1. Recibir la solicitud de resumen de Historia Clínica, registrando fecha en que se realiza la solicitud, servicio y médico que corresponda.

1.9.2. Entregar o comunicar la solicitud recibida al servicio y médico que co-rresponda.

1.9.3. Recibir del servicio o médico el resumen confeccionado.

1.9.4. Proceder a su entrega al solicitante, registrando el nombre y apellidos de quién lo recibe.

PROCEDIMIENTOS DE INSCRIPCIÓN Y TURNOS

1. Inscripción de los Pacientes

1.1. Realizar la inscripción el día que el paciente concurra a consulta, estableciendo prioridades de acuerdo con la hora de inicio de la consulta y teniendo en cuenta el orden de llegada de los pacientes. En los hospitales con consulta de valoración previa o clasificación, inscribir el paciente a solicitud del médico.

1.2. Solicitar, para obtener los datos necesarios al llenar los documentos de inscripción según establece la Res. 2/2010 del Ministerio de Salud Pública la identificación, según se relaciona a continuación:

a) Para los ciudadanos cubanos residentes en Cuba: carné de identidad.

b) Para los becarios extranjeros: carné de identidad como residente temporal.

c) Para los ciudadanos extranjeros residentes permanentes en Cuba: carné de identidad.

d) Para los extranjeros o emigrados cubanos: el pasaporte. En este caso se derivará la atención a las instituciones acreditadas en el país para la atención a extranjeros.

1.3. Elaborar las tarjetas siguientes: Tarjeta de Identificación, entregándosela al paciente y recordándole que debe conservarla para futuras visitas. Tarjeta de Inscripción para el Tarjetero Índice de Pacientes. En los casos que se utilice

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como número de Historia Clínica el del carné de identidad del paciente, no será necesario elaborar la Tarjeta de Identificación, sí hay que hacer la del Tarjetero Índice.

1.4. Iniciar la carátula de la Historia Clínica e incluir los formularios necesarios con los datos que se solicitan. Los mismos serán escritos con letra legible.

2. Distribución de los Turnos

2.1. Confeccionar los listados control de turnos por servicios, especialidades y médicos. Las hojas de control de turnos que serán utilizadas serán las hojas de consultas del propio médico (hoja de consulta).

2.2. Reservar los turnos a pacientes nuevos y referidos, para ello anotar en el listado control de turnos los datos necesarios en las primeras líneas del modelo.

2.3. Anotar día, hora, servicio y médico asignado, en el listado control de turnos y en el volante de los pacientes remitidos de un servicio a otro.

2.4. Citar los casos remitidos antes del inicio de la consulta en el día que van a ser atendidos por primera vez, a fin de hacer la inscripción en los casos que sea necesario.

2.5. Citar los casos referidos teniendo en cuenta la hora del inicio de la consulta y el número de turno del paciente (turno por hora o turno escalonado). Considerar dos alternativas para las consultas ilimitadas y casos imprevistos: a) Cuando el paciente es nuevo se hará la inscripción. b) Cuando el paciente es antiguo, solicítese su Historia Clínica al archivo.

2.6. Los turnos de reconsulta o seguimiento serán distribuidos por los propios médicos consultantes.

2.7. Enviar el modelo de actividades de consulta externa al archivo con no menos de 48 horas de antelación al día de la consulta, para que procedan a sacar las historias clínicas de los pacientes que asistirán a consulta.

3. Mantener el Tarjetero Índice de Pacientes en estricto orden alfabético o en estricto orden numérico. En caso en que esté digitalizado podrán usarse las dos variantes anteriores

3.1. Mantener para cada paciente con Historia Clínica en el hospital una tarjeta en el Tarjetero Índice de Pacientes.

3.2. Archivar la totalidad de las tarjetas antes de las 24 horas de confeccionadas.

3.3. Archivar los apellidos en estricto orden alfabético. Ver Tarjetero Índice en Procesos y Metodologías Especiales.

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4. Información sobre la Consulta Externa

4.1. Exigir de los Jefes de Servicios la información necesaria para la organización de la distribución de los turnos.

4.2. Mantener un documento actualizado con la información referente a días de consultas de los médicos, horarios de consultas, pacientes que deben consultar: nuevos, reconsultas y referidos, lo cual debe ser conocido por todo el grupo de trabajo que está en esta área, además de conocer con exactitud la programación de los turnos ofrecidos a cada una de las áreas de salud.

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PROCESOS Y METODOLOGÍAS ESPECIALES

DE ADMISIÓN

Pizarra de Control de Camas

La pizarra consiste en un tablero donde aparecen representadas las salas o cuartos y camas del Hospital, considerando las camas adicionales (centros) que puedan instalarse en un momento determinado. Cada sala estará identificada por su nombre o número y cada cama por su número. Para cada cama habrá una chapa, que servirá para indicar el movimiento de enfermos, de la siguiente forma: cuando la cama es ocupada se cuelga la chapa de modo que tape el número de la cama ocupada (en el momento mismo de ordenarse la hospitalización); siempre que la cama esté desocupada no estará cubierta por la chapa, y será visible el número de la cama disponible. Cuando se produce un egreso, inmediatamente se retira la chapa. También se cubrirán con chapa las camas adicionales o centros cuando no estén funcionando, y las camas que estén en reparación, etcétera.

Las chapas no se numeran.

La Pizarra de Control de Camas puede sustituirse por un registro u otro control que permita conocer permanentemente las camas ocupadas y vacantes que hay en cada servicio del Hospital.

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Forma de habilitar y actualizar el registro

1. Habilitar un registro manual o automatizado por especialidad que incluya las variables que aparecen en el Esquema 1.

2. Registrar a todos los pacientes que están pendientes de ingreso para opera-ción o para diagnóstico y tratamiento en otro servicio.

3. Actualizar los datos al ser citado el paciente.

4. Revisar en Estadística la Programación Quirúrgica del día anterior y actualizar el registro.

5. Habilitar al dorso del registro (si está automatizado incluir en el sistema), una tabla con las variables que aparecen en el Esquema 2, con tantas posibilidades como citaciones efectivas (no menos de tres) tenga establecida la institución para aquellos casos en los que el paciente no acude a la citación o la operación se suspende por diferentes razones.

6. Anotar nuevamente al paciente en la tabla habilitada al reverso, en la que conservará su número de entrada al registro.

7. Repetir procedimientos tantas veces como tenga establecida la institución.

DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

Métodos de ordenamiento de las historias clínicas

Para el ordenamiento de las historias existen dos métodos: el convencional y el dígito terminal.

MÉTODO CONVENCIONAL

En este método las historias se archivan correlativamente por número, leyendo el número de izquierda a derecha, por ejemplo: 37829, 37830, 37831, 37832, etc. En este método la numeración comienza por uno y no se recupera el número después de eliminada la Historia Clínica de un paciente.

Ventajas del método convencional

a) Por ser el más sencillo de manejar numéricamente, resulta más rápido adiestrar personal en su uso.

b) Resulta más fácil retirar del archivo grupos de historias con una numeración consecutiva.

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Desventajas del método convencional

a) Las historias más nuevas, que son por lo general las que se usan más frecuente-mente, están colocados en un extremo del archivo, causando así concentración y congestión de actividad en las secciones más nuevas del mismo.

b) Es imposible fijar la responsabilidad para una sección del archivo por em-pleado.

c) A medida que se retiran las historias inactivas y se agregan los activos, el punto de mayor actividad en el archivo varía o se tienen que correr todas las historias.

d) Para ubicar y archivar una historia correctamente con este método, es necesario leer todo el número. La posibilidad de error humano aumenta en proporción directa a medida que se incrementa el número de dígitos a considerar.

MÉTODO DE DÍGITO TERMINAL

El método de archivo de dígito terminal elimina las dos ventajas del método con-vencional, pero conserva las ventajas del archivo numérico. Este método consiste en fraccionar la cifra numérica de la Historia Clínica en tres posiciones que permitan colocar el documento en su correcta ubicación, sin tener necesidad de manejar todos sus dígitos en una sola ocasión.

En el método dígito terminal la lectura del número se realiza de derecha a izquierda, en forma contraria a la manera convencional.

El primer paso para archivar según el método dígito terminal es ordenar las historias según su número de SECCIÓN, dentro de esta el número de DIVISIÓN y posteriormente el NÚMERO PRIMARIO.

Existen tres modalidades para conformar un Archivo dígito terminal. Esto estará en dependencia de la cantidad de historias clínicas que sea necesario albergar, teniendo en cuenta la actividad asistencial de la institución y sus intereses cien-tíficos e investigativos.

VARIANTE “A” DE MÉTODO DE DÍGITO TERMINAL PARA ARCHIVOS MAYORES DE 300 000 HISTORIAS CLÍNICAS

Usando el número 862345 como un ejemplo, este se divide en tres partes de dos dígitos cada una, es decir, 86 – 23 – 45. De esta manera el número quedará ubicado de la siguiente forma:

SECCIÓN 45 - DIVISIÓN 23 - NÚMERO PRIMARIO 86

El archivo quedará dividido en 100 SECCIONES, cada Sección en 100 DIVISIONES y en cada división los NÚMEROS PRIMARIOS que pueden llegar a 100.

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Aplicando este principio, la primera historia tendrá el número 00-00-00 y pudiera llegar hasta el 99-99-99, lo que significa que su capacidad numérica es de 1 000 000 de números.

El esquema a continuación sirve de ejemplo de lo que serian las DIVISIONES dentro de una SECCIÓN.

SECCIÓN 45

00-45 01-45 02-45 03-45 04-45 05-45 06-45 07-45 08-45 09-45

10-45 11-45 12-45 13-45 14-45 15-45 16-45 17-45 18-45 19-45

20-45 21-45 22-45 23-45 24-45 25-45 26-45 27-45 28-45 29-45

33-45 31-45 32-45 33-45 34-45 35-45 36-45 37-45 38-45 39-45

40-45 41-45 42-45 43-45 44-45 45-45 46-45 …… …… 99-45

VARIANTE “B” DE MÉTODO DE DÍGITO TERMINAL PARA ARCHIVOS MENORES O IGUALES A 100 000 HISTORIAS CLÍNICAS

Es el mismo principio, solamente usando como número de DIVISIÓN un solo dígito (76 – 3 – 45). De este modo quedarían 100 SECCIONES de 10 DIVISIONES cada una y dentro de esta el ordenamiento del NÚMERO PRIMARIO.

Es recomendado para archivos menores de 300 000 historias. En esta modalidad la primera historia tendrá el número 00-0-00 y pudiera llegar hasta el 99-9-99, lo que significa que su capacidad es de 100 000 números.

El esquema a continuación sirve de ejemplo de lo que serian las DIVISIONES dentro de una SECCIÓN.

SECCIÓN 44 SECCIÓN 45 SECCIÓN 46

0-44 1-44 0-45 1-45 0-46 1-46

2-44 3-44 2-45 3-45 2-46 3-46

4-44 5-44 4-45 5-45 4-46 5-46

6-44 7-44 6-45 7-45 6-46 7-46

8-44 9-44 8-45 9-45 8-46 9-46

VARIANTE “C” DE MÉTODO DE DÍGITO TERMINAL PARA ARCHIVOS MENORES O IGUALES A DE 100000 HISTORIAS CLÍNICAS

Esta modalidad no contempla DIVISIONES, solamente la SECCIÓN y el NÚMERO PRIMARIO. Si leemos el número 62345 de derecha a izquierda, los dos primeros dígitos componen la SECCIÓN (45) y los tres siguientes componen el NÚMERO PRIMARIO (623).

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En esta modalidad la primera historia tendrá el número 000-00 y pudiera llegar hasta el 999-99, lo que significa que su capacidad es de 100 000 números.

El esquema a continuación sirve de ejemplo de lo que serian los NÚMEROS PRI-MARIOS dentro de cada SECCIÓN.

Sección 00 001 al 999

Sección 05001 al 999

Sección 10001 al 999









………




………





VARIANTE “D” DE MÉTODO DE DÍGITO TERMINAL PARA ARCHIVOS SELECCIONADOS (Puede usarse opcionalmente en Hogares Maternos, Historia Clínica de pacientes operados ambulatorios)

Esta modalidad utiliza el número de Identidad del paciente (los dígitos del tercero al sexto: mes y día) y el año de habilitada la Historia Clínica, contempla SECCIÓN, DIVISIONES y el LUGAR QUE OCUPA. Si leemos el número de Historia Clínica 030312 de derecha a izquierda, los dos primeros dígitos componen la SECCIÓN (12) que representa el año de habilitada la Historia Clínica del paciente, los dos siguientes la DIVISIÓN (3) que representan el mes de nacimiento, y los dos últimos el LUGAR QUE OCUPA (03) el día de nacimiento.

Ventajas del método dígito terminal

a) Todas las secciones aumentan uniformemente porque cada vez que se asig-nan 100 números a pacientes se agrega solamente una nueva historia a cada SECCIÓN del archivo, ya que solo una del grupo va a terminar en 00, una en 01, una en 02, etcétera.

b) El número de errores en archivo se reduce a un mínimo porque el archivista no tiene que leer más de dos dígitos a la vez y así este no tiene que retener en su memoria números grandes. Esto evitaría la transposición de dígitos que es el error más común.

c) El trabajo del archivo está distribuido de modo uniforme entre todos los archi-vistas. El uso de historias de todas las secciones va a ser más o menos igual; luego se puede distribuir el trabajo uniformemente entre todos los archiveros. Uno de ellos se podría responsabilizar con todas las historias de números terminados en 00-19, otro con todas las que terminan en 20-39, el tercero de todas las que terminan en 40-59, el cuarto de todas las que terminan en 60-79 y el quinto de todas las que terminen en 80-99.

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d) Se facilita el traslado de historias al archivo pasivo. Usualmente el archivo pasivo se organiza según el método convencional de archivo numérico.

e) Como se tienen que retirar únicamente las historias antiguas de cada sección, so-lamente las 10 o 20 historias más viejas de cada sección se trasladan de una vez.

f ) Se facilita la supervisión del archivo. Como cada archivero puede tener una sec-ción definida del archivo para trabajar, se puede establecer quién cometió los errores de archivo. Cada archivista va a realizar la misma cantidad de trabajo.

g) Se ahorra tiempo archivando y retirando historias. Se ha calculado que el método dígito terminal de archivo aumenta el rendimiento de los archiveros aproximadamente en un 30%. Esto es porque el archivero al leer el número de la Historia Clínica sabe exactamente donde está la sección a la cual el número corresponde.

Desventajas del método dígito terminal

a) Aunque no sucede frecuentemente, cuando se tiene que retirar un gran número de historias con numeración consecutiva, el archivero tiene que ir a cada una de las distintas divisiones del archivo para ubicarles.

b) Se necesita más tiempo para adiestrar al personal. El proceso de hacer la conversión del método convencional al de dígito terminal es un problema cuando no se tienen conocimientos al respecto. Muchos de los obstáculos se pueden eliminar con una buena planificación de antemano y una supervisión adecuada mientras se realiza el cambio.

SOBRE EL CONTROL DE LA HISTORIAS CLÍNICAS Y EL TARJETÓN DE REEMPLAZO

Controlar la entrada y salida de las historias clínicas del archivo mediante tarje-tones de reemplazo, registro control de historias clínicas, solicitudes de historias en casos de préstamo y otros.

Colóquese un tarjetón de reemplazo en el momento de retirarse la historia. Con este sistema cada historia que se retira del archivo está reemplazada por un tarjetón, así como también las historias clínicas de los pacientes que habiendo ingresado se les hizo la inscripción en Admisión. Los tarjetones indican el destino del expediente.

Cuando la historia vuelve al archivo, el tarjetón se retira, al igual que se hace cuando llegan las historias clínicas de casos nuevos ingresados, y se usa para otros casos. El tarjetón tiene la ventaja de que al llegar al lugar donde debe estar el expediente se sabe dónde está y también sirve de guía cuando se archivan los expedientes devueltos.

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Estos tarjetones deben ser un poco más grandes que las historias y preferiblemente de color distinto al de las carátulas de estas. Si se quiere, los tarjetones para las historias que van a la Consulta Externa pueden ser de un color diferente para poder controlar fácilmente que todas estas han sido devueltas al Archivo en el día.

En todos los casos el tarjetón de reemplazo tendrá, además de la numeración de la historia, la fecha y motivo de la solicitud y el nombre del solicitante. Las historias clínicas que sean manipuladas por concepto de atenciones en Consulta Externa, serán controladas en un registro por días y médicos en el cual, además, se señalen aquellas historias solicitadas el mismo día de consulta. En caso de pérdida o extra-vío de la historia se confeccionará un “acta de pérdida” con los datos que se tenga del hecho en cuestión. Se comunicará a la instancia superior y se dejará copia del acta en el lugar donde corresponda la numeración de la historia.

Revisará el archivo periódicamente para buscar historias mal archivadas. En el supuesto caso que falte la historia y no exista información de donde se encuentra, se colocará en su lugar un tarjetón con la fecha en la cual se detectó su ausencia hasta su posterior localización.

Cuando necesite extraer historias clínicas para trámites judiciales, policiales u otros de carácter legal, deberán ser solicitados oficialmente por escrito y autorizados por la Dirección del Hospital. En los casos anteriores y en los amparados por una Resolución Ministerial, la Historia Clínica deberá ser foliada y hacer una relación de su contenido, así como dejar acuse de recibo como constancia de quién recibió el original.

Duplicidad de historias clínicas

1. En caso de duplicidad de historias clínicas para un mismo paciente, procédase de la siguiente forma:

2. Revísense las historias y tómese aquella que mayor importancia tenga, según intervenciones quirúrgicas e investigaciones e informes de anatomía patoló-gica, y únase a esta la otra historia.

3. En caso de que ambas historias tengan la misma importancia, únanse al número más reciente.

4. La carátula de la historia que se unificó quedará en su lugar correspondiente en el Archivo con una nota que señale a cual número ha pasado.

5. Comuníquese a Rayos X y a cualquier otro Departamento que tenga archivo de informes con la numeración de las historias clínicas el cambio para que haga la unificación de la misma forma.

6. En los casos de un mismo número para dos pacientes, ver 1.7.2.

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ESPACIO Y EQUIPAMIENTO DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

Iluminación

Debe de estar bien iluminado, con la luz artificial colocada de tal manera que se puedan leer los números de las historias fácilmente. Si hay luz natural debe haber una manera de controlarla. Una consideración muy importante es la necesidad de tener pisos reforzados, pues el peso a soportar puede llegar a 270 kilos por metro cuadrado.

Espacio requerido

Estará en dependencia de las características asistenciales y científicas de la institución, que van a determinar el número de historias clínicas y hasta su volumen, según promedios de estadía, complejidad de los estudios diagnós-ticos, etcétera.

El tipo de mueble que se va a utilizar para archivar las historias afectará la cuantía del espacio requerido. La necesidad de ahorrar espacio y la facilidad que ofrece para archivar y extraer las historias ha hecho que la estantería sea el equipo de preferencia.

La misma cantidad de material archivado en estantería ocupa casi un tercio de la superficie de piso que se requiere, si estuviera archivado en archivos de gavetas.

No se deben archivar historias clínicas en el techo del estante.

Distribución de Espacio y Equipos

El mayor aprovechamiento del espacio se consigue usando estantería de doble cara pues entonces el mismo pasillo se aprovecha para dos estantes.

Si la altura de la estantería es tal que permite que las historias se archiven sin necesidad de usar un banco o escalera, un pasillo de 80 cm. es suficiente. Si hay necesidad de escaleras entonces los pasillos tienen que ser más anchos, entre 1 m y 1,5 m de ancho, dependiendo del movimiento de las historias. La colocación de la estantería debe ser perpendicular a las ventanas para poder aprovechar al máximo la luz y el aire que estas ofrecen.

Es conveniente que los estantes no estén colocados justos contra la pared porque esto dificulta el trabajo de archivar (las historias se archivan de izquierda a dere-cha en los estantes). Por la misma razón no se debe esquinar la estantería, pues además de dificultar la lectura de los números también evita que dos personas trabajen en esa sección en el mismo momento. Una estantería demasiado larga puede presentar problemas del movimiento del personal.

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La estantería puede ser de madera o de metal, la ultima tiene la ventaja de ahorrar espacio, pues el grosor del metal es menor que el de la madera. El diseño de la estantería también dependerá de la cantidad de historias a archivar, su actividad, etcétera.

En lo posible, para los archivos activos, se debe evitar tener que utilizar bancos o escaleras, por lo que la altura del archivo no debe ser mayor que 2 m. Archivos mayores reducen la eficiencia con que se pueda retirar y archivar historias y ofre-cen posibilidades de accidentes. Si se utilizan escaleras deben tener ruedas para facilitar su traslado y contar con resguardos, para evitar que se muevan mientras se están usando.

Las medidas de las historias y las radiografías deben ser consideradas cuando se diseña la estantería. Las historias se deben archivar sobre su lomo pues así se ahorra espacio vertical. Para mayor eficiencia, la profundidad del estante no debe ser mayor que el largo de la historia. Se deben prever divisiones que sostengan las historias erectas.

El espacio de los entrepaños debe oscilar entre 27 y 30 cm. Del piso al primer entrepaño debe haber un espacio no inferior a 30 cm.

Para un estante sencillo, la profundidad no debe exceder los 30 cm.

El espacio a ocupar por cada historia en hospitales que tienen, además de ingresos, atención ambulatoria, varía entre 0,3 y 0,5 cm; en aquellos que no tienen consulta externa, es en promedio 0,5 cm. A este espacio debe agregársele aproximadamente un 30 % más para el probable aumento de volumen.

Otros muebles y equipos

Además del espacio físico y de la estantería, el Archivo requiere otros muebles y equipos para cumplir sus funciones.

La entrada al archivo debe de estar prohibida a todas las personas ajenas a la sección, esto requiere un mostrador para atender al personal autorizado que se presente a solicitar y entregar historias. Debe haber mesas de trabajo en las cuales se puedan ordenar las historias, repararlas, etc. También es útil disponer de una superficie a una altura cómoda para poder apoyar las historias mientras se agregan informes de laboratorio, etcétera.

Se requiere, además, una mesa pequeña con ruedas o un carrito que se pue-da utilizar para transportar las historias mientras se retiran o archivan en la estantería.

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ESQUEMA DE COLOCACIÓN DE ARCHIVOS DE ESTANTERÍAS

1 Si hay necesidad de usar escaleras entonces los pasillos deben ser más anchos.2 La estantería debe estar perpendicular a las ventanas.3 La iluminación artificial debe estar sobre los pasillos.

Préstamo y devolución de historias clínicas

Las solicitudes de préstamos de historias clínicas deben hacerse mediante un documento que recoja la fecha de préstamo, número de la historia, nombre y apellidos del paciente, nombre y firma del solicitante, así como fecha establecida para su devolución. Este formato debe estar preparado y disponible en el Archivo para facilitar el trámite al solicitante

Cuando la solicitud es de varias historias, hágase un listado que contemple los datos del documento referido.

De no ser reintegradas las historias clínicas en la fecha establecida, debe informarse al jefe del Departamento para que este resuelva al respecto.

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Aplíquense luego los procedimientos de desarchivo y archivo descritos.

El plazo de devolución de las historias solicitadas no debe exceder de 72 horas, en casos especiales el responsable de Archivo podrá prorrogar el tiempo de este préstamo. Para controlar la fecha de devolución de las historias clínicas se utilizará un tarjetero calendario.

Se archiva esta solicitud en la fecha señalada.

Será función del responsable de la Sección la revisión diaria del tarjetero y en el caso de que no se haya efectuado la devolución de las historias, proceder a su reclamación. Cabe señalar que las historias serán extraídas del Archivo por los procedimientos descritos anteriormente y que el tarjetón de reemplazo señalará su ubicación física por si son solicitadas con urgencia.

Tarjetero Índice

Los dos datos que más interesan en la tarjeta son los apellidos y nombres del paciente y número de la Historia Clínica. En la tarjeta siempre se consignan los apellidos antes que los nombres.

Como el índice se consulta por apellido y nombre, y las tarjetas se manipulan con la mano derecha, el primer apellido debe aparecer en el lado izquierdo superior de la tarjeta. Este dato debe figurar suficientemente alto en la tarjeta para permitir su rápida consulta, igualmente al número de la historia se le debe dar una ubicación preferencial (ángulo superior derecho).

El número de la Historia Clínica se debe colocar en la tarjeta índice con la máqui-na foliadora o a mano cuando se numera la misma, la tarjeta de identificación y los otros documentos. Esto evita la posibilidad de errores al registrar el número.

Las tarjetas deben ser blancas o de un color muy claro para que la información escrita en ellas pueda leerse fácilmente.

Cada paciente va a tener una tarjeta en el Índice de Pacientes. Si las tarjetas son de un grosor común, 100 de ellas ocupan más o menos 2,5 cm. En base a esto, se puede calcular el tamaño del tarjetero o tarjeteros que serían necesarios.

Al elegir el tarjetero se debe tener en cuenta la cantidad de consultas que se hará y el número de tarjetas que se archivarán diariamente. Se deben evitar las gave-tas demasiado cerca del piso porque hacen incómoda la búsqueda y aumentan el número de errores posibles. Se puede evitar colocando el tarjetero sobre una base (con o sin ruedas).

Archivarse en el mismo día la totalidad de las tarjetas, comprobando a través de la lista de inscripción y movimiento hospitalario que se han recibido todas.

El archivo de cada una de las tarjetas debe ser controlado, este se debe hacer ar-chivando una tarjeta de distinto color y que sea un poco más alta detrás de cada tarjeta índice que se archiva.

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La persona que controla la exactitud del archivo entonces retira la tarjeta. Si la gaveta cuenta con una varilla para sujetar las tarjetas, estas se pueden ubicar en el lugar que corresponde, pero sobre la varilla. Después del control se pasa la varilla por el agujero de la tarjeta.

Si no es posible hacer un control diario del archivo en el índice, se debe hacer una auditoría periódica de la exactitud del archivo. Cuando solo se hace un control periódico, siempre existe la posibilidad de que al encontrar muchos errores se tenga que revisar todo el fichero.

Cada paciente debe tener una sola tarjeta en el Índice de Pacientes. La única excepción sería cuando se agregan tarjetas cruzadas al fichero para facilitar la búsqueda de casos por cambios de apellido o nombre.

Por ejemplo: al niño Luis Ferreiro se le confecciona una Historia Clínica (y por supuesto, una tarjeta índice). Posteriormente cambia su apellido para Fernández. Se confecciona una nueva tarjeta índice utilizando el apellido Fernández. Se toma la tarjeta de Luis Ferreiro y se anota en la misma.

Ferreiro LuisVerFernández Luis

De solicitarse una consulta, el índice por Luís Ferreiro, se puede localizar el caso rápidamente.

Archívense los apellidos en estricto orden alfabético hasta llegar al final de este, primer apellido y después el segundo. Para los efectos de archivo considérense los apellidos compuestos como un solo apellido y archívense después de los apellidos únicos.

Por ejemplo: García Rafael, archívese primero que García-Rangel, Alfonso y García-Ferrer, José (apellido compuesto único), que para el archivo debe considerarse Garciaferrer-José, archívese en tercer lugar y García Ferrer Díaz Pedro, en cuarto lugar.

En aquellos apellidos compuestos como MacFedden o como D’Strampes, consi-dérese como una sola palabra, no así Del Real en que no se toma en cuenta “del” sino solo Real.

Si hay más de un paciente con el o los mismos apellidos, archívense en orden del primer nombre de pila. En caso de que los apellidos y primer nombre de pila sean idénticos, considérense el segundo nombre de pila, siempre ateniéndose a un orden alfabético estricto.

Cuando los apellidos y nombres de dos o más pacientes son idénticos, archívense las tarjetas según fecha de nacimiento.

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Archívense los apellidos y nombres que se han escrito en forma abreviada en la tarjeta, como si fuesen completamente deletreados. Por ejemplo: Ma. se considera María; Fco. como Francisco, etcétera.

Para fines de archivo, ignórese títulos o rangos tales como doctor, coronel, licen-ciado, etc. El índice de pacientes está basado solo en apellidos y nombres.

Cuando se archivan apellidos alfabéticamente, considérense cada letra de ellos para poder ubicar la tarjeta correctamente. Deletrear mal el apellido, trae como consecuencia que se archive incorrectamente; apellidos con pequeñas variacio-nes en la manera en que se inscriben, se encuentran alejados, uno de otro. Por ejemplo: Ferreiro y Ferreyro.

No debe por ningún motivo sacarse las tarjetas del archivo mientras la Historia Clínica exista en la institución.

Ubíquese este tarjetero en un lugar de fácil acceso tanto para el personal de archivo como para el de inscripción.

Colóquense guías externas, indicando de qué letra a qué letra contiene cada gaveta, al igual que guías auxiliares para facilitar la localización de las tarjetas. Debe haber suficientes guías auxiliares para que no hayan más de 50-75 tarjetas índices detrás de cada guía.

Cuando se inicia un tarjetero téngase en cuenta dejar mayor espacio para aquellas letras más usadas a fin de no tener que estar cambiando las guías; para facilitar la búsqueda de las tarjetas, no deben llenarse las gavetas en su totalidad, se aconseja hacerlo solamente en un 90 %.

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PROCEDIMIENTOS EN LOS DEPARTAMENTOS DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS EN POLICLÍNICOS

DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS

1. Establecer los mecanismos para la recogida de la información según el SIE

1.1. Coordinará con los jefes de unidades funcionales y servicios que se requiera para la recolección de los datos primarios de las actividades realizadas en la unidad básica y en otras de su área de influencia.

1.2. Establecerá la coordinación de entrega de la información con la periodi-cidad establecida.

1.3. Coordinará con otras unidades funcionales cualquier trabajo especial de orden estadístico aprobado por el Director.

1.4. Mantendrá estrecha coordinación con el resto de las unidades que compo-nen el Sistema Nacional de Salud, para la entrega y recibo de información de la unidad funcional (traslados, recién nacidos, EDO, etcétera).

2. Cumplir y hacer cumplir la organización y procedimientos contenidos en este Manual, así como los instructivos y procedimientos específicos de los Sistemas de Información Estadísticos, controlando su integridad y la calidad de los datos

2.1. Realizará al menos una vez al año una supervisión a los técnicos evaluando cumplimiento de las definiciones, recolección y procesamiento, según lo orientado por los instructivos de los sistemas de información estadística y circulares que los modifican.

2.2. Realizará como mínimo dos veces al año una supervisión de la fidelidad de los datos primarios de cada sistema en los diferentes servicios y depar-tamentos, incluyendo los consultorios médicos, evaluando la integridad y el cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registro y recolección.

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2.3. Realizará un informe escrito de la supervisión realizada a cada técnico, departamento o servicio expresando las conclusiones y recomendaciones.

2.4. Programará y ejecutará los seminarios de readiestramiento al personal que trabaja con aquellos sistemas en los cuales la supervisión detectó dificultades.

3. Coordinar y controlar el cumplimiento adecuado de todas las funciones técnicas, administrativas, docentes e investigativas de la Unidad Funcional

3.1. Organizará actividades docentes de superación técnica y científica que pro-muevan el adiestramiento en servicio del personal de la unidad funcional.

3.2. Garantizará la asistencia de su personal a las actividades de perfecciona-miento y reciclaje que programen los niveles superiores.

3.3. Estimulará y coordinará con el Departamento de capacitación de la unidad básica, la incorporación del personal a los cursos de capacitación.

3.4. Estimulará a su personal a una integración política ideológica, mediante su participación en actividades sindicales, administrativas y otras.

3.5. Estimulará a su personal a participar en jornadas científicas programadas en la unidad funcional o niveles superiores.

4. Controlar el cumplimiento de entrega de la información

4.1. Enviará la información oficial establecida, luego de ser revisada, según calendario, a los niveles correspondientes, previa aprobación del Director.

4.2. Revisará la información estadística que se emite a los consultorios y equipo básico de trabajo, para su análisis y discusión.

4.3. Suministrará datos solicitados para las diferentes actividades de la unidad previa autorización de la dirección.

4.4. Establecerá los mecanismos de control para garantizar la integridad, au-tenticidad, confiabilidad de la información.

5. Analizar la información elaborada

5.1. Realizará los análisis necesarios de la información elaborada para:

5.2. Rendir a la dirección de la unidad o niveles superiores los resultados del aná-lisis de la información elaborada, mediante cuadros, indicadores y gráficos.

5.3. Evaluar programas, rendimientos, índices y la calidad de la información.

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6. Participar en reuniones coordinadas

6.1. Participará en reuniones del consejo de dirección y en otras en las que haya sido solicitada su presencia.

7. Asesorar en la confección de tarjeteros, registros y archivos de historias clínicas

7.1. Asesorará la confección de los tarjeteros y registros establecidos por el SIE.

7.2. Contribuirá a la aplicación de la metodología de archivo de historias clínicas cuando sea centralizado o no en la unidad funcional, según los procedimien-tos que se relacionan en Procedimientos de Archivo de Historias Clínicas en el Consultorio del Médico de Familia y otras unidades del Área de Salud contenidos en este Manual.

8. Colaborar con la informatización de la unidad funcional

8.1. Propiciará la capacitación del personal de la unidad funcional en el manejo de equipos de cómputo y sistemas y aplicaciones aprobados.

8.2. Contribuirá con la custodia de los equipos informáticos y al cumplimiento del plan de seguridad informática.

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA

1. Controlar la integridad de los sistemas de información estadística y la calidad de los datos

1.1. Realizará por lo menos trimestralmente una supervisión de la fidelidad de los datos primarios de cada sistema en los diferentes servicios y departamentos (incluyendo los consultorios mensualmente), evaluando la integridad y el cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registro y recolec-ción, utilizando las guías de los sistemas y comprobando la superación de las deficiencias detectadas o sugerencias en anteriores supervisiones.

1.2. Elaborará un informe escrito de cada supervisión que debe contener con-clusiones y recomendaciones, el cual debe ser analizado con los encarga-dos de la recolección de los datos y con el jefe del servicio, departamento, consultorio o unidad funcional correspondiente y el jefe de la unidad funcional. Este informe debe archivarse y servir de base para la próxima supervisión a realizar.

1.3. Programará y ejecutará seminarios de readiestramiento al personal de los departamentos vinculados a los sistemas en los cuales la supervisión detectó dificultades, a realizarse en un plazo máximo de dos meses a partir de concluida la supervisión.

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2. Recoger, revisar, procesar los datos estadísticos y enviar según calendario estadístico

2.1. Para todos los sistemas

2.1.1. Se recibirán los informes diario, semanal o mensual de las diferentes unidades funcionales, departamentos o secciones de la Unidad Básica de área según esté establecido, incluyendo la hoja de consulta.

2.1.2. Se comprobará que no existan omisiones y que los datos registrados cum-plan las definiciones establecidas en los manuales del sistema. Si existen deficiencias se repara la información.

2.1.3. Se procesará la información de las actividades de los departamentos o servicios y de las hojas de consulta, según lo establecido por el Sistema de Información Estadística.

2.1.4. Se anotarán los datos procesados de casos vistos en hojas de consulta según lo establecido en los registros diarios-mensuales separados por consultante, así como también los datos procesados de los reportes de las actividades realizadas en los servicios y departamentos, consolidándolo al final de mes.

2.1.5. Se actualizará en series históricas la totalidad de los indicadores de cada sistema. Si se detectan deficiencias se realizarán los arreglos correspon-dientes.

2.1.6. Se confeccionarán los informes estadísticos y se enviarán al nivel inme-diato superior según periodicidad y calendario establecidos.

2.1.7. Se emitirá información estadística a los consultorios y equipo básico de trabajo para su análisis y discusión.

2.1.8. En caso de recibir reparo del nivel superior se procederá a revisar los aspectos señalados y la respuesta debe cumplir todas las disposiciones establecidas.

2.2. Controles específicos de consulta externa

2.2.1. Se habilitará control de recepción para la entrada de hojas de consulta por consultante y fecha de entrada.

2.2.2. Se anotarán de forma nominal en el registro habilitado las incidencias de Enfermedades de Declaración Obligatoria confirmadas, reclamando las tarjetas y encuestas epidemiológicas de enfermedades convenidas y enviarla por semana estadística al nivel superior.

2.2.3. Se anotarán en el registro habilitado las incidencias de Enfermedades de Declaración Obligatoria presuntivas de forma nominal, reclamando las tarjetas y su seguimiento hasta la confirmación o no de los casos.

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2.2.4. Se anotará en el registro habilitado la captación de embarazadas de forma nominal, según lo establecido por el SIE para el programa Materno Infantil.

2.2.5. Se anotará de forma nominal en el registro habilitado de recién nacido los nacimientos residentes en la unidad funcional para su seguimiento en la captación de puérpera y recién nacidos.

2.2.6. Se anotará en registro habilitado los casos de mordedura animal de forma nominal para su control por zoonosis.

2.2.7. Se anotará de forma nominal los casos de ingresos en el hogar en el registro habilitado para su seguimiento hasta el egreso.

2.2.8. Se anotará de forma numérica en un registro diario mensual los datos epidemiológicos del sistema de información directa como síndrome febril, incidencias de traumatismos, EDA, IRA, CAAB y otros de interés de la Unidad, del centro municipal de Higiene y Epidemiología u otro nivel superior, para su reporte diario.

2.2.9. Se anotara de forma nominal, la incidencia de las enfermedades crónicas, en registro habilitado para ello.

2.3. Registro, control y envío de los certificados de defunción

2.3.1. Se habilitará registro de certificados de defunciones de adultos, perinatales y fetales para el asentamiento de certificados.

2.3.2. El registro de certificados, se realizara de forma inmediata por el personal del departamento de Registros Médicos y Estadística de la unidad. En días y horas no laborables, para este personal, se conveniará, la realización de esta tarea por otro personal designado.

2.3.3. Se asentarán en el registro de certificados los fallecidos en la unidad fun-cional, en domicilio, consultorio u otro, cumpliendo lo establecido para ello.

2.3.4. Se revisarán los números consecutivos, evitando omisiones o repeticiones, comenzando cada año por el 1.

2.3.5. Se revisarán los datos administrativos, solicitando los reparos pertinentes de ser necesario, se codificarán dichos datos previo acuerdo con el nivel superior.

2.3.6. Se comprobarán las causas de la defunción según las orientaciones del nivel superior y se verificará si se llenó el acápite 12 en las mujeres de 12-49 años y las circunstancias en que ocurrió la defunción, caso de ser violenta, solicitando reparos de ser pertinente.

2.3.7. Se llevará control de solicitud de reparos recibidos y enviados así como de la respuesta al nivel superior de acuerdo a las regulaciones establecidas por la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Salud.

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2.3.8. Se remitirá semanalmente según semanas estadísticas al nivel superior, no reteniendo ningún certificado en la unidad y con adjunto por separado, según tipo de certificado en adultos y perinatales con los siguientes datos:

–Total de Certificados de Defunción registrados durante la semana.

–Nombre y apellidos de los fallecidos con el número correlativo de inscripción en el libro registro.

En caso de que durante la semana no se haya registrado ningún certificado de defunción se hará constar así.

2.4. Controles específicos de la Actividad Quirúrgica

2.4.1. Solicitar al vicedirector de Asistencia Médica, del Área de Salud, la infor-mación necesaria para la organización de la distribución de los turnos.

2.4.2. Mantener un documento actualizado con la información referente a la planificación quirúrgica de los médicos y horarios, además de conocer con exactitud la programación de los turnos ofrecidos por cada una de las espe-cialidades que realizan cirugía en el Área de Salud.

2.4.3. Cumplir con todos los procedimientos establecidos por el Sistema de Información Estadística de Actividad Quirúrgica.

2.4.4. En el caso en que existan instituciones hospitalarias que tengan conve-niado con el Área de Salud, la utilización de sus locales para la realización de esta actividad, no se recolectará, ni se procesará esta información en el Área de Salud.

3. Registro y control de programas específicos

3.1. Control específico de mortalidad

3.1.1. Se habilitará registro de recolección nominal de la información de los fallecidos menores de un año, preescolares, escolares, fetales y maternas con residencia en el área de salud para su control por el programa materno infantil.

3.2. Registro y control del programa de Cáncer Cervicouterino.

3.2.1. Realizará el conteo de las pruebas citológicas realizadas a partir del mo-delo Registro de pruebas citológicas, separados los casos nuevos de los re-exámenes por grupos de edades.

3.2.2. Resumirá los datos del modelo Registro de Pruebas Citológicas y confec-cionará, con la periodicidad establecida, el modelo 241-422-01 “Actividades relacionadas con el programa de atención a la mujer”.

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3.2.3. Aportará a la comisión municipal y provincial los datos de las mujeres fallecidas por cáncer cérvicouterino para la evaluación y reparo.

3.3. Registro y control del programa de Tuberculosis

3.3.1. Anotará en el registro preparado al efecto los casos de SR que aparezcan en la hoja de trabajo del médico según criterios del programa correspondiente.

3.3.2. Anotará la fecha y resultado de las muestras en el registro SR, conociendo de los casos positivos de Tuberculosis, reclamando la tarjeta de EDO, con el número de carné de identidad y fecha del pesquisaje de VIH.

3.3.3. De igual forma procederá con los casos de tuberculosis extrapulmonar confirmados en el área.

3.3.4. Verificará en el tarjetero Prevalencia de tuberculosis que el caso no haya sido notificado con anterioridad, enviando la tarjeta por semana estadística al nivel municipal.

3.3.5. Llenará la tarjeta 18-17 Prevalencia de tuberculosis y la archivará en un tarjetero por orden alfabético con los casos nuevos y, al finalizar el trata-miento, se ordenará con la Prevalencia histórica del policlínico.

3.3.6. Cotejará con el laboratorio los casos de SR con la finalidad de determinar:

a) Casos que tiene el laboratorio de los cuales la Sección de Estadística no co-noce, por no haber sido reportados por el médico en la hoja de cargo.

–Se anotará en el registro y se informará al jefe del Equipo Básico de Trabajo y al epidemiólogo sobre el caso en esta situación.

c) Casos que tiene Estadística y no tiene el laboratorio–En este caso informar al médico de familia para visitar al paciente para que

se realice el esputo.

d) Verificará los resultados de los exámenes directos y cultivos.

3.3.7. Dará un código consecutivo a todo caso que ingrese al registro, iniciando cada año por 1, que se anotará conjuntamente con el código del área de salud (tres últimos dígitos).

Ej. El tercer caso que ingresa al registro del policlínico Reina 618 03 Policlínico Consecutivo

3.3.8. Habilitará y mantendrá actualizado el Libro Registro Control de Casos con la prevalencia, para el seguimiento de cohortes de tratamiento.

3.3.9. Controlará a través del municipio los casos de tuberculosis detectados por otras unidades, tanto pulmonar como extrapulmonar, comunicándolo al médico y al epidemiólogo.

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3.3.10. Llevará el control de los contactos al dorso del modelo 18-17, controlando con el médico de familia los casos que se encuentren con Quimioprofilaxis.

3.3.11. Recibirá del subdirector de epidemiología el modelo 81-51 Tuberculosis Control de Foco de todo caso nuevo o recaída a los 7 días de haberse diag-nosticado. Señalará en observaciones del registro de EDO que se recibió dicho modelo.

3.3.12. Tomará del modelo 81-50-1 (Control de Tratamiento del Enfermo y Contacto), directamente del consultorio y al cierre de cada período, la información sobre: reingresos por abandono, altas curados, defunciones, abandonos, errores diagnóstico y fracasos del tratamiento, anotando cada caso de estas categorías en el modelo 18-91-1 (Relación de casos), agregando los traslados recibidos y enviados y los datos sobre los sinto-máticos respiratorios informados y los exámenes directos 1 y 2, así como los cultivos realizados.

3.3.13. Enviará al municipio las tarjetas 84-01-01 (Notificación de EDO), el mo-delo 18-91-1 (Relación de casos), el modelo 81-51 (Tuberculosis y Control de Foco) y el modelo 241-462 (Seguimiento de Cohortes de Tuberculosis), según calendario estadístico, una vez actualizada la serie cronológica.

3.4. Control y procesamiento de dispensarizados

3.4.1. Confeccionará en los períodos establecidos, junto al médico y enfermera del consultorio, las estadísticas de dispensarización utilizando las historias familiares.

3.4.2. Cotejará los casos reportados por los códigos 53.01 hasta el 53.04. Por consumo y riesgo de droga, y casos que fueron incidencia del año y que se encuentren en prevalencia al cierre del período de enfermedades reporta-das por el sistema de EDO.

3.4.3. Agrupará por consultorio, equipo básico de trabajo y área de salud los datos obtenidos por enfermedad y discapacidad, separando la incidencia de la prevalencia para confeccionar el modelo 241-476, obteniendo los indicadores establecidos.

3.4.4. Tabulará la incidencia y prevalencia de las enfermedades crónicas, según lo establecido, para confeccionar el modelo dispensarizados

3.4.5. Enviará la información al nivel superior según calendario estadístico.

3.5. Control y procesamiento de la vacunación

3.5.1. Recepcionará, tabulará y procesará los modelos de vacunación recibidos, separando la información por tipo de vacuna, dosis y edad, en concordancia con las orientaciones de las campañas realizadas.

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3.5.2. Pasará al diario mensual la información tabulada, actualizando la serie cronológica.

3.5.3. Confeccionará el mod. 241-415-03 según calendario establecido envián-dolo al municipio.

3.5.4. Recepcionará las encuestas de efectos adversos a la vacunación y las enviará al nivel superior.

3.5.5. Supervisará los tarjeteros de vacunación en los consultorios o centraliza-dos, revisando que se encuentren las tarjetas actualizadas, para garantizar la calidad del dato y la información anual sobre vacunación completa.

3.6. Control y registro del programa de Lepra

3.6.1. Verificará que la incidencia de Lepra registrada en el modelo 18-144, 18-145 o 53-12, se le haya confeccionado la notificación de EDO y la encuesta epidemiológica, revisando su confección y realizando los procedimientos que establece el SIE.

3.6.2. Conjuntamente con el dermatólogo y la enfermera especializada elaborará el informe “Registro de Actualización de Prevalencia de Lepra” y el modelo “Movimiento de los enfermos de Lepra” de forma nominal, y lo enviará al nivel superior, según calendario estadístico.

3.6.3. Consolidará junto a la enfermera encuestadora el control de los contactos.

3.6.4. Consolidará los datos de pacientes a los cuales se les realice el Examen Dermatoneurológico (EDN) y los entregará al epidemiólogo del área para su control.

3.6.5. Tramitará los traslados de enfermos fuera del municipio, enviando la His-toria Clínica y comunicará los traslados de contactos enviando el modelo 18-147 “Control de traslados”.

3.7. Certificados médicos por Invalidez Temporal

3.7.1. Verificará diariamente que no haya saltos en la numeración y procesará las hojas del libro de Certificados Médicos por Invalidez a trabajadores.

3.7.2. Recolectará la información correspondiente a certificados otorgados y días expedidos por grupo (4-7, 8-15, 16-30) desglosando aquellos que correspondan a trabajadores de la salud y al cuerpo de guardia.

3.7.3. Tabulará los certificados otorgados y días perdidos por diagnósticos descritos en el modelo 241-413-04.

3.7.4. Confeccionará la variante Centro de trabajo con médico, teniendo en cuenta los certificados presentados en otras unidades asistenciales, de los

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cuales son amparados por la resolución conjunta No. 1 MINSAP-CETSS. Tendrá en cuenta los Reevaluados y confeccionados nuevamente, así como los presentados por trabajadores hospitalizados en aquellas unidades que cuenten con camas.

3.7.5. Pasará la información al diario mensual preparado al efecto y al final del mes a la serie cronológica, calculando los indicadores según variante (Atención Primaria de Salud, Centro de trabajo con Médico), el cual será enviado según calendario estadístico al nivel superior.

3.8. Actividades de Higiene y vectores

3.8.1. Cumplir con los procedimientos establecidos para estos Sistemas de Información Estadística.

4. Analizar la información elaborada

4.1. Realizará los análisis necesarios de la información elaborada para:

4.1.1. La dirección de la unidad o niveles superiores, mediante cuadros, indi-cadores y gráficos.

4.1.2. La evaluación de programas, rendimientos, índices y calidad de la infor-mación.

5. Contribuir con la docencia e investigación científica

5.1. Participará y contribuirá con datos estadísticos a las actividades docentes y jornadas científicas programadas de la unidad funcional.

5.2. Contribuirá con la docencia específica del perfil gestión de la información entrenando y evaluando a los alumnos incorporados en su centro.

5.3. Participará en las actividades de perfeccionamiento y reciclaje que progra-men los niveles superiores.

5.4. Se incorporará, según posibilidades, a la licenciatura en Gestión de la In-formación en Salud.

6. Asesorar en la confección de tarjeteros, registros y archivos de historias clínicas

6.1. Asesorará la confección de tarjeteros y registros establecidos por el SIE.

6.2. Contribuirá al cumplimiento de la metodología de archivo de historias clínicas, sea centralizado o no, en la unidad funcional según lo que se ex-presa en “Procedimientos de Archivo de Historias Clínicas en el Consultorio del Médico de Familia y otras unidades del Área de Salud” contenidos en este Manual.

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7. Colaborar con la informatización de la unidad funcional

7.1. Se capacitará en el manejo equipos de cómputo y sistemas y aplicaciones aprobados.

7.2. Contribuirá con la custodia de los equipos informáticos y el cumplimiento del plan de seguridad informática.

PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE INFORMACIÓN

1. Ofrecer información al usuario sobre los servicios de salud que se ofrecen dentro y fuera de la institución

1.1. Orientará al usuario en el momento en que lo solicite, sobre los servicios que se ofrecen dentro y fuera de la institución y ubicación de los mismos, tales como:

–Sistema de turnos, especialidades que se ofrecen, nombre y apellidos de los médicos y estomatólogos, ubicación de los servicios de Enfermería, Labora-torios, Rayos X, Cruz Roja, Servicio Social, Administrativos y otros.

–Sistema de Certificación de documentos (Dietas, Certificados Médicos, Ins-cripciones de Nacimientos y Certificados de Defunción).

1.2. Habilitará y ubicará el número del teléfono de las instituciones relacionadas con el área de salud:

–Hospitales.

–Laboratorios Sanitarios.

–Centro Coordinador del Sistema Integrado de Urgencias Médicas, SIUM.

–Unidades de Asistencia Social.

–Instituciones Infantiles.

–Centros de Trabajos priorizados del área.

–Centros de Higiene y Epidemiología.

–Farmacias.

–Funeraria.

–Otras.

1.3. Habilitará un registro con nombre y estado de los pacientes ingresados y relación de las altas, traslados, fallecidos y nacimientos en aquellas unidades que cuenten con camas o servicio de partos.

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2. Tramitar los certificados de invalidez temporal, dietas y otras certificaciones incluidas en los Sistemas de Información Estadística vigentes, cumpliendo lo establecido

3. Registrar y tramitar los certificados de invalidez temporal, dietas y otras certificaciones

3.1. Llevará registro habilitado por estadística de Certificados Médicos en las dos variantes de trabajadores y los de la resolución conjunta No. 1 MINSAP-CETSS, anotando en el pie del certificado el número consecutivo, firma y nombre de la persona que asienta el mismo, solicitando siempre el carné de identidad del paciente.

3.2. Tramitará las dietas según establezca la dirección de la unidad funcional.

3.3. Acuñará las certificaciones legales como recetas, resúmenes de historias clínicas, certificados de invalidez temporal y otros documentos que así lo requieran cumpliendo con la integridad y autenticidad requerida.

PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CONTROL DE TURNOS

1. Distribuir los turnos y confeccionar los listados por especialidades.

1.1. Confeccionará los listados de control de turnos por especialidades, con-sultantes y día de consulta, previa coordinación con los especialistas y servicios.

1.2. Distribuirá los turnos según lo acordado teniendo en cuenta las siguientes variantes:

1.2.1. Variante 1: personalmente.

–Otorgará el turno que el paciente solicite personalmente con la remisión, ya sea porque fue remitido por otro especialista dentro de la unidad funcional o porque su consultorio no tenga teléfono.

1.2.2. Variante 2: Con Servicio Telefónico.

–Informará al personal médico o de enfermería del consultorio, hogar de ancianos o materno, que solicitó, el lugar, día y hora de la consulta con el especialista requerido.

1.2.3. Variante 3: A través del mensajero del Policlínico.

–Se entregará al mensajero el turno solicitado.

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1.3. Entregará o informará la notificación de la cita, detallando día, hora, local y especialidad donde se realizará la consulta. Para determinar la hora deberá tenerse en cuenta la hora de inicio de la consulta y el número del turno escalonado, siempre que sea procedente.

1.4. En caso de reconsulta se pueden utilizar dos formas:

a) El paciente con su volante de reconsulta entregado por el médico se dirigirá a turnos donde se le seguirán los pasos detallados en los procedimientos anteriores.

b) Habilitarle al médico la agenda con la fecha de sus próximas consultas a fin de que este registre las citas especificando los datos del paciente y le entregue la fecha y hora de su próxima consulta.

2. Distribuir y controlar los turnos de consultas o servicios que ofrecen otras unidades

2.1. Procederá igual al anterior.

2.2. Distribuirá turnos solicitados para exámenes complementarios que se realizan fuera de la institución según la programación entregada al área de salud, siguiendo las tres variantes mencionadas.

2.3. Si se agotaran en el área los turnos para las consultas o servicios que se ofrecen fuera de la unidad, se informará al vicedirector de asistencia médica y hasta tanto se oriente otra conducta, se procederá de la siguiente manera:

2.3.1. Archivará el modelo Remisión de caso por Especialidades y orden con-secutivo de llegada. Cuando se reciban los modelos de Turno concedido se otorgarán según orden establecido.

2.3.2. Se cerciorará de que la dirección expresada en el modelo referido está correcta, así como el teléfono informándole al paciente que se le avisará a su domicilio la fecha en que debe pasar a recoger el turno.

2.3.3. Avisará al paciente utilizando la variante que le corresponda cuando ya tenga el turno solicitado.

2.3.4. Cuando se entregue el turno, se remitirá a la unidad correspondiente el modelo Remisión de Caso.

Procedimientos sobre archivo de historias clínicas en el Consultorio del Médico de Familia y otras unidades del Área de Salud

A diferencia de la Historia Clínica Hospitalaria, en el Policlínico corresponde al personal de cada consultorio la guarda y cuidado.

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En el Reglamento General de Policlínicos del 17 de junio del 2008 se establece que:

Son documentos de trabajo del Grupo Básico de Trabajo y de los consul-torios médicos la Hoja de Actividades de Medicina Familiar, la Historia Clínica Individual y la Historia de Salud Familiar.

La Historia Clínica Individual es el conjunto de documentos que, de ma-nera individual, recoge la información del Estado de Salud del Individuo, registrándose los aspectos relacionados con la atención médica integral, quedando conformado un expediente clínico.

La Historia de Salud Familiar, es el conjunto de documentos que recoge la información del estado de salud de la familia y su entorno.

El personal médico y de estomatología está obligado a registrar la aten-ción brindada en la Historia Clínica individual y en la historia de salud familiar, cada vez que atienda a un paciente o familia.

Los datos obtenidos en la Historia Clínica son para uso exclusivo de tipo médico o estomatológico, científico, docente y legal y todo el personal del Policlínico estará obligado a la mayor reserva sobre el contenido de las mismas, siendo sancionable la falta de discreción.

Es responsabilidad del Departamento de Registros Médicos y Estadísticas asesorar en la metodología de archivo tanto de la Historia Clínica individual como en la de salud familiar.

En el Consultorio del Médico de Familia

1. Sobre la Historia de Salud Familiar.

1.1. Se confeccionará una a cada familia del área de atención.

1.2. Se le asignará un número compuesto por: Circunscripción-CDR-Vivienda2 y el consecutivo de los integrantes de la familia). En el caso de no residir en el Área de Salud se le asignará el Número de Identidad.

1.3. En caso de traslado de la familia dentro y fuera de la localidad, le será en-tregada para hacerla llegar al nuevo médico

1.4. Cuando se incorpore una familia en sustitución de otra, le será asignado el número que ocupaba la anterior, en caso de tratarse de incrementos por construcción de una nueva vivienda, se le asignará el número consecutivo después del último del CDR correspondiente.

1.5. Los modelos se organizarán en carpetas siguiendo la numeración establecida

2 Se entiende como número de vivienda un número consecutivo que se asigna a cada local destinado a vivienda familiar cuando se realiza el censo del área correspondiente al consultorio.

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2. Sobre la Historia Clínica Individual

2.1. Se confeccionará una para cada miembro de la familia

2.2. Se le asignará un número compuesto por el número de la Historia Familiar más un número de persona dentro de la familia, es decir: Circunscripción-CDR-Vivienda-Número de persona en la familia. En el caso de no residir en el Área de Salud se le asignará el Número de Identidad.

2.3. La Historia Clínica Individual debe permanecer en el consultorio de atención por el médico de familia y solo se le entregará al paciente para ser aten-dido por otros servicios del policlínico (ver procedimientos de la Sección de Turno), debiendo ser devuelta por el paciente al terminar su atención en el otro servicio.

2.4. Las historias clínicas se archivarán siguiendo la numeración establecida, uti-lizando separadores por Circunscripción y CDR para facilitar su localización. En caso de ser necesaria la salida de la Historia Clínica del archivo, utilizar un tarjetón de reemplazo. En todos los casos el tarjetón de reemplazo tendrá, además de la numeración de la historia, la fecha y motivo de la salida y el nombre de la persona a la cual se le entregó.

2.5. En caso de traslado de la familia dentro y fuera de la localidad, le será en-tregada para hacerla llegar al nuevo médico.

En Hogares Maternos

La Historia Clínica en los Hogares Maternos, como documento docente-asis-tencial y médico legal, deberá cumplir con todos los parámetros establecidos al efecto.

1. Las historias clínicas que se habiliten para cada gestante que ingrese al Hogar utilizarán para la numeración un numero donde los primeros dos dígitos iden-tifiquen el año en que se habilitó la Historia Clínica y se le adiciona un número a cada paciente de forma consecutiva, comenzando por uno cada año.

2. Si posterior al alta la gestante vuelve a ingresar durante el propio embarazo u otros posteriores, en el tiempo establecido a partir del primer ingreso, se usará la misma Historia Clínica.

3. Archivar las historias clínicas durante el período de tiempo establecido a tal efecto. Pasado este tiempo se deberá entregar al Departamento de Estadísticas de la unidad a la que corresponde el Hogar, para su envío al Consultorio del Médico de Familia al cual pertenece la mujer, para que sea incorporada a su Historia Clínica Individual.

4. Si transcurrido cinco años la mujer vuelve a ingresar en el Hogar Materno se habilitará una nueva Historia Clínica.

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En Áreas Intensivas Municipales

1. En las Áreas Intensivas Municipales que se encuentran en Hospitales o Policlí-nicos con camas, para los pacientes que ingresan se utilizará la Historia Clínica de la institución y se seguirán para su apertura, custodia y conservación los procedimientos establecidos en las Normas de Registros Médicos y Estadística para Hospitales.

2. En las Áreas Intensivas Municipales que se encuentran en Policlínicos sin camas y Otras Unidades, a los pacientes que ingresen en dichas áreas se le habilitará en una micro-historia y se seguirán los siguientes procedimientos:

2.1. Al egreso del paciente el Jefe del Área será el responsable de la entrega de la micro-historia al Dpto. de Estadística de la unidad a la que pertenece esa Área Intensiva.

2.2. El Dpto. de Estadística de la unidad coordinara con Asistencia Medica la entrega de la micro-historia al consultorio que le corresponde, dejando documentada la entrega.

2.3. El Jefe del Grupo Básico del consultorio será el responsable de que dicha micro-historia se agregue a la Historia Clínica que tiene el paciente en el consultorio.

2.4. En los casos de pacientes que no residan en el área de salud en cuestión, la microhistoria será enviada a su consultorio utilizando la vía más factible para el policlínico, según el domicilio del paciente.

En Centros de Atención Médica Especializadas: Centros de Salud Mental, Centros de Atención al Diabético, Centros de Atención al Nefrópata, Otros Centros especializados

Funciones de Estadísticas

1. Llevar el control interno de la población atendida y de su movimiento.

2. Custodiar y conservar las historias clínicas.

3. Organizar, realizar y controlar la actividad de Inscripción de Pacientes y Dis-tribución de Turnos.

4. Procesar y controlar la integridad y calidad de los datos que se obtienen para la evaluación de los programas, actividades médicas, paramédicas y administrativas.

5. Trasmitir en tiempo y forma a la Dirección, a los usuarios del centro y a los niveles correspondientes la información convenida.

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6. Mantener actualizadas las series históricas de la información que se elabora de forma habitual.

7. Mantener actualizada la información de interés de los pacientes referente a la Consulta Externa y la relacionada con Inscripción y Turnos.

8. Participar en las tareas docentes e investigativas relacionadas con las activida-des del departamento y las que le sean asignadas por la dirección del Centro o por los niveles superiores.

Procedimientos del Departamento de Estadística.

1. Cumplir con lo establecido para los departamentos de registros médicos y es-tadísticas de salud en los hospitales, para las actividades que les son inherente:

–Elaboración de Datos Estadísticos

–Control de la integridad de los Sistemas y la calidad de los datos.

–Procedimientos de Archivo de Historias Clínicas.

–Procedimientos de Inscripción y Turnos.

La custodia y conservación de las historias clínicas en estos centros especializados será según lo establecido.

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PROCEDIMIENTOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE REGISTROS MEDICOS Y ESTADÍSTICAS EN CLÍNICAS Y SERVICIOS ESTOMATOLÓGICOS

PROCEDIMIENTOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICAS DE SALUD

PROCEDIMIENTOS DEL JEFE DE ESTADÍSTICA

1. Establecer coordinación de trabajo con la Unidad Funcional de Estadísticas de la Unidad Básica del área de salud a la cual el servicio o clínica brinda atención estomatológica, para actualizar población por área y consultorios, nombre de los médicos por consultorio, que permita la organización de los registros y sistemas de turnos del servicio estomatológico.

2. Conformar la reglamentación interna de la unidad ejecutiva de registros mé-dicos de la Clínica o Servicio Estomatológico, sometiéndola a la consideración del director y de la sección sindical del centro.

3. Dar a conocer en reunión de la unidad ejecutiva a todos sus integrantes, de forma detallada, la reglamentación interna de trabajo de la unidad y las funciones inherentes a cada una de las secciones de trabajo.

4. Realizar una vez al año una evaluación a los técnicos controlando el cumpli-miento de las definiciones, recolección y procesamiento (según lo orientado por los instructivos) de los sistemas de información estadística y circulares que los modifican.

5. Efectuar auto supervisiones, por lo menos una vez en el semestre, del trabajo que se realiza por la unidad funcional que dirige, verificando se cumplan las funciones, procedimientos y reglamentaciones del área, de acuerdo al Manual de Organización y Procedimientos, Sistemas de Información, resoluciones y cartas circulares del organismo.

6. Efectuar reuniones mensuales con todo el personal de la unidad funcio-nal, evaluando el cumplimiento y calidad del trabajo de cada uno de sus miembros.

7. Coordinar con los departamentos o la sección que sea necesario, la recolec-ción de los datos primarios sobre las actividades realizadas en la institución.

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8. Revisar la integridad y calidad de la información reflejada en los registros primarios de los sistemas de información de acuerdo a las definiciones y procedimientos establecidos por lo menos una vez en el semestre.

9. Distribuir a los estudiantes por las diferentes secciones de la unidad funcional según programa de estudio, estableciendo responsabilidad del personal de la unidad funcional para la orientación de los estudiantes en la formación en el trabajo.

10. Evaluar el cumplimiento y la calidad del contenido docente a impartir a los estudiantes.

11. Habilitar en el Archivo Administrativo carpetas para:

a) Reglamentación Interna de la unidad Funcional.

b) Manual de procedimientos de Registros Médicos y Estadísticas de Clínicas y Servicios Estomatológicos.

c) Actas de las reuniones de la Unidad Funcional y sus acuerdos.

d) Supervisiones internas de la unidad Funcional.

e) Evaluación mensual de los miembros de la unidad Funcional.

f ) Planes de trabajo mensual y evaluación del cumplimiento.

g) Sistemas informativos vigentes, modelos correspondientes y sus instructivos.

h) Decretos Ley.

i) Resoluciones.

j) Circulares.

k) Instrucciones.

l) Programación de actividades docentes.

m) Supervisiones de las instancias superiores y planes de medidas.

En todas las carpetas se archivara la documentación de forma cronológica de atrás hacia adelante. En el caso de las carpetas de Decretos Ley, Resoluciones, Circulares e Instrucciones, la primera hoja al abrir la carpeta será un modelo en el cual estará relacionado el número del documento y año de emisión, así como el asunto de que trata el documento.

PROCEDIMIENTOS DE ESTADÍSTICA

1. Habilitar control de recepción para la entrada de registro primario (actividades de Estomatología) por estomatólogo y fecha de entrada.

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2. Recibir los registros primarios establecidos en los diferentes sistemas de información, diariamente en zonas urbanas y semanalmente en las zonas rurales y de montañas, de los departamentos o servicios de la Unidad Básica del área según esté establecido.

3. Comprobar que los datos registrados cumplan las definiciones establecidas en los manuales del sistema, que no existan omisiones. De existir deficiencias solicitar reparo a los que registraron el dato primario.

4. Tabular y anotar los datos en los registros diarios-mensuales.

5. Elaborar la información estadística aprobada y enviar al nivel inmediato su-perior, según periodicidad y calendario establecidos, previa revisión por el jefe de la unidad Funcional y aprobación del Director de la Clínica o Servicio Estomatológico.

6. Realizar observación de incidencias ocurridas en el período informativo que hayan influido en el crecimiento, decrecimiento y calidad de la información estadística.

7. Incorporar a las series Históricas la totalidad de los indicadores de cada siste-ma, si se detectan deficiencias realizar los arreglos correspondientes previa revisión de la información fuente de esta serie.

8. Dar respuesta a las solicitudes de reparos del nivel superior revisando los aspectos señalados y cumpliendo con todas las disposiciones establecidas.

9. Realizar mensualmente supervisión de un 10 % de los registros primarios y fuentes de datos primarios de cada sistema, en los servicios y departamentos. Evaluar integridad, cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registros. Utilice para ello las guías de los sistemas e instructivos.

10. Informar por escrito los resultados de la supervisión al jefe de la unidad fun-cional para el análisis asistencial y docente.

11. Realizar los seminarios de readiestramiento para aquellos sistemas en los cuales la supervisión detectó problemas, previa aprobación del jefe de la unidad funcional de Registros Médicos.

12. Coadyuvar con el trabajo de evaluación de historias clínicas, teniendo en cuenta la metodología del Comité de Calidad.

PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN

1. La persona encargada de dar información deberá orientar al usuario sobre los servicios que se ofrecen dentro y fuera de la institución, mediante comu-nicación verbal y pizarra informativa, tales como:

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–Horario de servicio de la Unidad.

–Servicios y especialidades que se ofrecen.

–Sistema de turnos.

–Nombre y apellidos del estomatólogo y Tecnólogo que le corresponde la atención del consultorio a que pertenece el paciente.

–Servicios de urgencia, tanto dentro de la unidad como en otros lugares del municipio o provincia.

–Ubicación de Laboratorio de Prótesis, Rayos X, Departamentos Administrativos y otros.

–Ubicación y teléfonos de las instituciones de salud relacionadas con el área de salud.

–Servicios que se ofrecen en la clínica, y de no estar brindándose orientar dón-de se ha establecido coordinación para la atención y entregar turno previa programación establecida por la sección de turno.

3. Recibir de los departamentos resúmenes de historias clínicas y otras certificacio-nes, que se anotarán en el registro correspondiente y entregar a los pacientes.

4. Registrar y tramitar los certificados médicos por invalidez parcial que emitan los profesionales de la unidad.

PROCEDIMIENTOS DE INSCRIPCIONES

1. Confeccionar y mantener actualizados los registros de inscripciones por con-sultorio y estomatólogo asignado, de acuerdo a la distribución de consultorios por estomatólogos establecida por la dirección de la clínica estomatológica y la información aportada por el estomatólogo o tecnólogo de la salud a partir del censo de su población.

2. Exigir carné de identidad al paciente para obtener los datos necesarios al llenar los documentos de inscripción según establece la Res. 2/2010 del Ministerio de Salud Pública y que permita comprobar que la persona que solicita el ser-vicio reside en el área de atracción de la unidad o es un residente temporal.

3. Verificar en el mapa la ubicación según dirección para asignar el número de la Historia Clínica individual.

4. Confeccionar los registros de Altas y Bajas por Consultorio, mediante los cua-les se actualizará la población del área. La carátula del registro deberá tener croquis del área atendida por el consultorio con las direcciones que la limitan.

5. Habilitar en el registro una hoja para cada vivienda del área atendida por el consultorio, en la cual se anotará el número consecutivo de los miembros de

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cada familia, para determinar el número de la Historia Clínica individual. La ficha familiar realizada por el estomatólogo o tecnólogo es la fuente de esta información.

6. Confeccionar las historias clínicas individuales a medida que los técnicos y profesionales de Estomatología van actualizando el censo de su población.

7. Habilitar dos Tarjetas de Identificación del paciente con el número de la Histo-ria Clínica individual. Una se archivará en el Tarjetero Índice de Pacientes, según orden alfabético por la letra inicial del primer apellido; la otra se mantendrá en la Historia Clínica Individual para su entrega al paciente cuando concurra por primera vez solicitando atención, indicándole que debe presentarla siempre que asista a la unidad estomatológica.

8. Verificar ante toda solicitud de Inscripción el Registro de Altas y Bajas por consultorios. Si el paciente se encuentra registrado, localizar en la Historia Clínica tarjeta de identificación y entregar al paciente. De no existir, proce-der a su confección e inclusión en dicho registro, reflejándolo en la hoja que corresponda esa vivienda o familia, para ir incluyendo de forma consecutiva según censo o inscripción directa a cada nuevo miembro de la familia.

9. Revisar mensualmente los registros de altas y bajas por consultorio con la finalidad de conocer miembros de la familia a los cuales no se le ha realizado historia individual y dárselo a conocer al estomatólogo que atiende esa familia.

DE LA HISTORIA CLÍNICA INDIVIDUAL

–La Historia Clínica de Estomatología es única por paciente debiendo tener incluido el modelaje de las especialidades de las cuales reciba atención el paciente.

–El número de la Historia Clínica se asignará considerando el código del Área de Salud y los números de, consultorio, circunscripción y CDR, seguidos del que corresponde a la familia según censo en la ficha familiar y el consecutivo que tenga cada uno de sus miembros.

Ejemplo:

Inscripto: 1er miembro de una familia: 1- 03-01-04-01-01

1 Área de Salud03 Consultorio01 Circunscripción04 Número del CDR01 Número de la vivienda en el censo (Ficha Familiar)01 Número consecutivo que tenga cada miembro

en la familia en la ficha

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–Cuando el radio de atracción de la Clínica o servicio estomatológico sea territorial o provincial, el Registro de inscripción será único (Modelo 18-07) y la numeración de las historias clínicas se iniciara a partir 001……N por orden consecutivo de confección.

–Si la inscripción se realiza por solicitud personal del paciente y la Historia Clí-nica individual se entrega al servicio en el cual va a ser asistido, previamente se relacionara el número de la historia en una hoja.

–Se orientará al paciente hacia los locales de consulta en los cuales recibirá atención.

–Al finalizar el turno de trabajo se entregará al archivo la constancia escrita de las historias clínicas confeccionadas y entregadas directamente por el área de inscripción a los servicios.

–Si al paciente se le extravía tarjeta de inscripción o hay pérdida de la Historia Clínica individual, se debe confeccionar nuevamente estos documentos con el mismo número que en el ingreso inicial.

–Cuando se trate de un traslado procedente de otra área de salud, solicite al paciente carné de identidad para comprobar que el usuario pertenece al área.

–Cuando el estomatólogo de asistencia de la población de un consultorio notifique los casos de familias o de sus miembros que se trasladan del área correspondiente al radio de atracción del servicio o Clínica, se deberá localizar en el Registro de altas y bajas por consultorio la hoja correspondiente a la vivienda, procediendo a efectuar la BAJA de la siguiente forma:

a)Si la Baja es de uno o varios miembros del núcleo, pero no del núcleo en su totalidad, localizar la hoja correspondiente a la vivienda y dar baja a la anotación del o los pacientes.

b) Si la baja es del núcleo completo localizar la hoja y anular sin extraerla del libro.

–Informar al Archivo para que proceda a la pasivación de las historias clínicas, según corresponda la que se mantendrá pasiva por seis meses y de no ser solicitada por la unidad estomatológica a la que esta regionalizado el paciente se procederá a su eliminación informando a Inscripciones para la baja del registro de Historia Clínica Modelo 18-07.

–Cuando se produzca el alta de un núcleo familiar completo, se localizará en el registro de Altas y Bajas por consultorio la hoja de la vivienda anulada cuando se dio baja a la familia que residía en esa. Se extrae en ese momento esa hoja y se coloca en su lugar una que corresponda a la nueva familia.

–Si el alta es de una nueva vivienda, intercalar la hoja de esa vivienda o familia en el lugar que corresponda en el registro de Altas y Bajas por consultorio, continuando la numeración dada en el proceso del censo.

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–Cuando el solicitante del servicio no pertenezca al radio de atracción de la Clí-nica o Servicio Estomatológico, se le confeccionará la Historia Clínica individual y se inscribirá en un registro con numeración consecutiva a partir del No. 1 y no en el registro por consultorio, siguiéndose lo indicado de confección de tarjeta de identificación doble (paciente y Tarjetero Índice de Pacientes). Solamente se atenderá sin Historia Clínica a las urgencias estomatológicas cuando el paciente no sea del área de atracción de la clínica o servicio estomatológico.

–Una vez concluida la atención del paciente que no corresponde al área e informado por Archivo, se confeccionará resumen de la Historia Clínica, que se entregará al paciente, para que lo lleve a la unidad estomatológica que le corresponda según regionalización.

–La Historia Clínica del paciente que no es del área se mantendrá en el archi-vo por espacio de seis meses después del alta. Al concluir este período se eliminará si no es reclamada por la unidad correspondiente y se informará a Inscripciones para la baja del registro de Historia Clínica Modelo 18-07.

–En el caso de atención al escolar se establecerá un registro de inscripción (Modelo 18-7) por escuelas y grado, anotándose al alumno en el registro que corresponda a la escuela y modelo que corresponda al grado que cursa en el momento de inscribirlo en el servicio. Su número de Historia Clínica será el mismo de su matrícula en el aula.

EJ: 2B-18

2B Segundo grado B

18 # Que ocupa el estudiante en el registro del aula.

–Estableciendo en el archivo un área para las historias clínicas de las escuelas y círculos infantiles que son atendidos por el servicio.

–Los niños de las escuelas o círculos infantiles atendidos en el servicio, que for-man parte de la población del radio de acción de la clínica o departamento, sus historias clínicas serán extraídas del estante por consultorio y se incorporara en el estante donde está ubicada la escuela y aula donde estudia. Colocándose en el estante de población por consultorio y familia un tarjetón de reemplazo que identifique destino de la HC mientras el niño sea matricula de dicha escuela.

–Al finalizar estudios o dejar de ser matricula de las escuelas o círculos atendi-dos por el servicio estomatológico, la Historia Clínica deberá reincorporarse al archivo por consultorio y familia eliminando tarjetón de reemplazo.

–Las HC de Servicios de Estomatología en Hospitales que atienden comunidad se archivan independientemente del Archivo del Hospital y en el caso de ser atenciones que se ofrecen por indicación médica a pacientes ingresados, la información se incluirá en la HC hospitalaria.

–HC en Clínicas o Servicios Estomatológicos en la comunidad.

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TARJETERO ÍNDICE DE PACIENTES

–Cuando el radio de atracción de la Clínica o servicio estomatológico sea terri-torial o provincial, los procedimientos del tarjetero índice de pacientes será el igual: Por orden alfabético.

PROCEDIMIENTOS DE TURNOS

1. Procedimientos generales

1.1. Se confeccionarán los registros de programación de turnos por estomató-logo, especialidad y horario escalonado, previa coordinación con los jefes de servicios y aprobación del director de la unidad.

1.2. Solicitar al paciente tarjeta que acredite su inscripción en la unidad.

1.3. Conceder el turno al paciente registrando en el modelo de programación creado al efecto por estomatólogos: nombre y apellido del paciente, nú-mero de Historia Clínica individual y horario de la consulta, según sistema escalonado de citación establecido.

1.4. Entregar al paciente notificación de la cita, detallando: día, hora, local o es-tomatólogo y especialidad, tantas veces como se le programe una atención estomatológica o la utilización de algún medio diagnóstico en la unidad, incluyendo los casos remitidos.

1.5. Notificar al archivo el nombre y número de la Historia Clínica individual de los pacientes programados de cada consulta, con 24 horas de antelación, para la extracción de las historias y preparación adecuada de la documen-tación de las diferentes consultas.

1.6. En cada servicio de Estomatología se confeccionará un registro de los pa-cientes que necesitan prótesis con los requisitos siguientes:

a) Debe llenarse sin dejar espacios entre líneas.

b) Se numerará correlativamente.

c) Fecha de anotación en la lista de espera.

d) Se pondrá el nombre del paciente, su número de Historia Clínica, número de consultorio.

e) Puede anotarse también su dirección y teléfono, aunque estos datos deben estar registrados en la Historia Clínica.

f ) Se registrará también el tipo de prótesis según remisión, siendo las básicas: prótesis total, prótesis parcial acrílica, prótesis parcial metálica y prótesis fija.

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g) Se registrará si posee condiciones de prioridad.

h En la última columna se anotará la fecha de citación.

Ejemplo:

Nro. Fecha Nombre # HC Dirección Teléfono Nro. CMF Tipo de prótesis PrioridadFecha de citación

1 6/4/08 Luis García 18-3436 Jovellar #56 870-5669 18 Total

1.7. Controlar la lista de espera de prótesis, analizando:

1.7.1. Si está actualizada según las necesidades reconocidas por el Análisis de la Situación de Salud del estomatólogo de asistencia de cada consultorio y otras especialidades concluida.

1.7.2. Si se mueve a través de la citación de pacientes a partir de la lista.

1.7.3. Comunicar mensualmente al director el promedio de días que se man-tiene un paciente en lista de espera para iniciar tratamiento en el servicio de prótesis.

2. Procedimientos específicos

2.1. Para casos sin turno previamente consignado, de existir posibilidad de atención y desearlo el paciente se le ofrecerá para esa misma sesión de trabajo u otra, procediendo a su inscripción y todo lo establecido en los procedimientos generales.

2.2. En caso de reconsultas o interconsultas el paciente se dirigirá al área de Turnos con el volante que le entregó el estomatólogo, en el cual se le ano-tará la fecha y horario de la próxima consulta.

2.3. En caso de pacientes referidos a otros servicios dentro de la misma institu-ción, solicitar el modelo de referido entregado al paciente por el estomató-logo y actuar de acuerdo a los pasos descritos en el procedimiento general.

2.4. Las remisiones de pacientes que se envían a especialidades o medios diag-nóstico que se brindan en otras instituciones, requieren:

–Coordinar previamente con la institución que brinda ese servicio la cobertura de turnos que corresponde a la unidad.

–Solicitar al paciente el modelo de remisión y documento que acredite su inscripción en la unidad.

–Registrar en el modelo de programación de turno el número de Historia Clínica y nombre del paciente de acuerdo a la especialidad o medio diagnóstico a cual ha sido remitido.

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–Entregar al paciente documentación que lo oriente sobre fecha horario, es-pecialidad e institución donde debe concurrir a la consulta o para la prueba diagnóstica, así como el modelo de remisión emitido por el médico para su presentación en el servicio en el cual va a ser atendido.

–Si la programación de turnos que envía la unidad es insuficiente para la demanda o urgencia de un caso, es responsabilidad del área de Turnos gestionar con la institución que ofrecerá el servicio un turno adicional: nunca se le debe indicar al paciente que solucione su turno. Es obligación de la institución.

–Cuando no se pueda brindar turnos por determinadas dificultades o aún no se haya coordinado con otra institución para que asuma la atención de los casos que requieran los servicios no brindados por la unidad, previa comunicación al director de la clínica y hasta tanto no se oriente otra con-ducta a seguir:

a) Informar al paciente la situación y la fecha probable de solución que haya comunicado la Dirección de la institución.

b) Establecer registro para anotar nombre, dirección, teléfono del paciente, para avisar a su domicilio en la fecha en que debe pasar a recoger el turno.

c) El aviso al paciente se hará mediante teléfono, telegrama, personal de terreno u otro procedimiento.

d) Al presentarse el paciente se le entregará la notificación del turno seña-lando lugar y horario. En este momento se comprobará que el paciente conserva el modelo de remisión o en su defecto se extraerá del archivo la Historia Clínica y se le solicitará a su estomatólogo de asistencia que le haga nueva remisión.

e) Se deberá anotar en el registro a los pacientes según se les va entregando los turnos para recibir el servicio en la unidad de referencia.

2.4. Para turnos de visitas estomatológicas a domicilio a pacientes con limita-ciones físicas y mentales que le impidan el traslado a la unidad:

–Recepcionar y registrar en el modelo establecido las solicitudes recibidas para las consultas estomatológicas a domicilio, haciéndole entrega del mismo al jefe del Servicio de que se trate para la definición y envío del profesional que brindará la atención.

2.5. Para otorgar los turnos de ingresos al servicio de prótesis se seguirá el siguiente procedimiento:

–El Director de la Clínica o Jefe del Servicio Estomatológico, previo conocimiento de las necesidades de prótesis de la población con atención concluida en los Servicios Básicos y otras especialidades estomatológicas, a partir de la LISTA DE ESPERA y el ejercicio de la Socialización (para aquellos casos que su prioridad

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lo requiera) citará a los pacientes mensualmente, según capacidad de ingreso diario del servicio de prótesis.

–El área de Turnos entregará el turno de ingreso a los pacientes citados por la Dirección según programación preestablecida.

PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRALIZADO

1. Organización del Archivo

–En las unidades cuyo radio de atracción es una o dos áreas de salud la estan-tería se organizara por:

a) Áreas de Salud.

b) En cada zona dedicada a cada área la estantería estará organizada por consultorios. En orden consecutivo empezando por el Consultorio de menor numeración…….N según localización en el mapa que se tiene del área en la unidad.

c) En el espacio dedicado a cada consultorio se establecerá un área por cir-cunscripción.

d) Dentro de cada circunscripción un área según número del CDR.

e) En el área por CDR se colocarán las HC según número de la vivienda otorgado en la ficha familiar y el dígito terminal de los habitantes de cada vivienda.

GRÁFICO DEL ÁREA DE ARCHIVO CENTRAL

Área Salud Vedado Área Salud Rampa

Consultorio # 18 Consultorio 19

Circunscripción 20 Circunscripción 21

CDR 1 CDR 2

# Ficha Familiar

Digito terminal

–Se habilitará una zona del Archivo para la conservación de las historias clíni-cas de los pacientes que no son del radio de atracción de la Clínica o Servicio Estomatológico por numeración consecutiva.

–En el caso de la atención al escolar a través de las escuelas enclavadas en el área:

Se abrirá un espacio en el archivo para archivar las historias clínicas por escuelas y, en el espacio de las escuelas, por años y aula donde se incluirán las historias

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clínicas de los estudiantes a los cuales se les vaya brindando atención según grado y número de Historia Clínica. Se revisará, si el escolar es del Área, en el archivo por consultorio, para verificar si ya existe su Historia Clínica, a fin de evitar duplicidad.

Mientras el paciente sea matrícula de la escuela que se atiende por la clínica o servicio estomatológico se extraerá la Historia Clínica del archivo por consultorio, colocándose tarjetón de reemplazo que identifique su destino y se archivará en el área de la escuela y grado, según orden que posea el alumno en el registro de matrícula del aula. Una vez concluido los estudios en esa escuela la Historia Clínica se archivará por consultorio, retirando el tarjetón.

En los casos de escolares que no son del área, se mantendrán las historias clí-nicas en el archivo de la escuela a la que pertenece mientras se mantenga en la matrícula.

A. Desarchivar

–Desarchivar las historias clínicas individuales mediante las listas de turnos ofrecidos o cualquier solicitud autorizada, colocando tarjetón de reemplazo en el estante en el lugar que ocupa esa Historia Clínica

–Marcar en el listado enviado por el área de turnos las historias clínicas que se desarchivaron.

–Verificar integridad de la Historia Clínica y de faltarle algún modelo añadírselo.

–Preparar las consultas organizando las historias clínicas según programación escalonada de turnos.

–Entregar al técnico de atención estomatológica, licenciado en Tecnología o recepcionista de la consulta las historias clínicas con las hojas de trabajo por es-tomatólogo, el cual firmará constancia de haber recibido dichos documentos.

–Cuando se solicite una Historia Clínica para una consulta ya funcionando se seguirán los procedimientos de archivo antes descritos.

–Si la Historia Clínica no se encuentra en el archivo se ubicará según referencia del tarjetón de reemplazo, localizándola inmediatamente.

–Si no fuera posible localizar alguna Historia Clínica en la estantería, se soli-citará en Inscripción los datos de la tarjeta archivada en el Tarjetero Índice de Pacientes, con el fin de verificar si las anotaciones de los turnos fueron correctamente realizadas.

–Se revisará el listado de historias clínicas desarchivadas en la última consulta a la cual asistió ese paciente, para verificar si fue devuelta por el servicio de asistencia.

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–De haber sido devuelta por la consulta se revisará en los estantes de las otras historias clínicas que se extrajeron ese día para comprobar si fue mal archivada. Se buscará nuevamente hasta su localización definitiva.

–De no aparecer la Historia Clínica confeccionar una nueva con igual número y ponerle a la carátula duplicado. No anotar nuevamente en el registro de inscripciones.

B. Archivo

–Cuando las historias clínicas se reintegran al archivo deberán chequearse contra el listado de los turnos, en el cual se marcaron las desarchivadas y la relación de las nuevas inscripciones pasadas directamente a un servicio.

–Se procederá a su ordenamiento por consultorios y forma ascendente según el código que identifica el número de las viviendas y el miembro de la familia.

–Se procederá a colocar en los estantes en la posición que corresponda según orden de inscripción y ultimo dígito que tiene la Historia Clínica, lugar donde debe estar ubicado el tarjetón de reemplazo que entonces se retira.

–Revisar al finalizar la jornada laboral estantes que mantienen tarjetones de reemplazo para efectuar reclamación de las historias clínicas a los servicios a los cuales les fue entregada, previa comprobación de no haber entrado al área de archivo.

C. Exámenes complementarios

–Chequear los informes de los resultados de complementarios contra el listado que los acompaña y archivarlos en las historias clínicas correspondientes.

–Recepcionar los resultados de complementarios realizados en otras unidades, chequeándose contra el listado que los acompaña y archivarlos en las historias clínicas correspondientes.

D. Resúmenes traslados y desactivación de historias clínicas

–Tramitar los resúmenes de historias clínicas que sean solicitados por los pa-cientes, previa autorización del director.

–Al conocerse el traslado de un paciente o núcleo familiar hacia otra Área, de-sarchivar la Historia Clínica individual según corresponda, revisar integridad, añadir documentación faltante y cerrarla. Colocarla en un archivo por término no menor de seis meses.

–Pasado este tiempo si no ha sido reclamada por otra unidad proceder a su eliminación.

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–Al concluir la atención estomatológica de un paciente que no es del Área, con Historia Clínica provisional se aplicarán las normas establecidas de entrega de resumen de Historia Clínica al paciente (Ver Procedimientos de Inscripciones, no. 10).

ORIENTACIONES ESPECÍFICAS PARA SERVICIOS AISLADOS DE ESTOMATOLOGÍA SUBORDINADOS A CLÍNICAS O SERVICIOS ESTOMATOLÓGICOS DE POLICLÍNICOS U OTRAS UNIDADES DE SALUD

–El control, inscripción, archivo y desarchivo de las historias clínicas correspon-derá a la asistente dental o técnico de atención estomatológica.

–Es responsabilidad de la Unidad Funcional de Registros Médicos y Estadísticas de la Unidad de Salud a la que esté subordinada orientar y revisar la integridad y cumplimiento de los procedimientos, así como supervisar la correspondencia entre lo que aparece en la fuente primaria de la información (Historia Clínica) y lo que se registra en el Modelo 18-198 de Actividad de Estomatología.

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ANEXOS

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICARESOLUCIÓN No. 60/11

POR CUANTO: Por la Ley No. 107, aprobada el 1ro. de agosto de 2009 por la Asam-blea Nacional del Poder Popular, se crea la Contraloría General de la República, la que tiene entre sus funciones específicas, según lo establecido en el artículo 31 inciso l), normar, supervisar y evaluar los sistemas de control interno y formular las recomendaciones necesarias para su mejoramiento y perfeccionamiento continuo.

POR CUANTO: La necesidad de continuar perfeccionando el control interno, aconsejan dejar sin efectos legales las resoluciones No. 297, de 23 de septiembre de 2003, dictada por la Ministra de Finanzas y Precios y No. 13, de 18 de enero de 2006, dictada por la Ministra de Auditoría y Control, y emitir una nueva norma atemperada a las disposiciones que regulan esta actividad y a los requerimientos del desarrollo económico-administrativo del país.

POR CUANTO: Por Acuerdo de la Asamblea Nacional del Poder Popular, de 1ro. de agosto de 2009, la que suscribe fue elegida para ocupar el cargo de Contralora General de la República.

POR TANTO: En el ejercicio de las facultades que me han sido conferidas,

R e s u e l v o:

PRIMERO: Aprobar las NORMAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1.-La presente disposición tiene por objetivo establecer normas y principios básicos de obligada observancia para la Contraloría General de la República y los sujetos a las acciones de auditoría, supervisión y control de este Órgano. Constituye un modelo estándar del Sistema de Control Interno.

ARTÍCULO 2.-A los efectos de la aplicación de la presente resolución, se anexan como parte de esta con los números I y II respectivamente, el glosario de términos de las normas del Sistema de Control Interno y el modelo del Plan de Prevención de Riesgos.

ARTÍCULO 3.-El control interno es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa

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mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razona-ble al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas.

ARTÍCULO 4.-Cada órgano, organismo, organización y entidad diseña, armoniza, implementa y autocontrola de forma sistemática de acuerdo con su misión, visión, objetivos, estrategias fundamentales, características, competencias y atribuciones, en correspondencia con lo establecido en la Ley No. 107 y validan el Sistema de Control Interno de las dependencias que le están subordinadas, de acuerdo con su estructura.

ARTÍCULO 5.-Conforme a lo establecido en los artículos 15 y 16 de la Ley No. 107, respecto a la responsabilidad de la máxima autoridad, le corresponde a esta la aprobación del Sistema de Control Interno que se diseñe y se decida implementar en su órgano, organismo, organización y entidad.

SECCIÓN PRIMERA

De los principios básicos

ARTÍCULO 6.-En el diseño e implementación del Sistema de Control Interno, los órganos, organismos, organizaciones y entidades deben cumplir con los principios básicos siguientes:

a) Legalidad. Los órganos, organismos, organizaciones y entidades dictan normas legales y procedimientos en correspondencia con lo establecido en la legislación vigente, para el diseño, armonización e implementación de los Sistemas de Con-trol Interno en el cumplimiento de su función rectora o interna a su sistema, para el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones, tal como lo consigna el Reglamento de la Ley No. 107 en el artículo 78.

b) Objetividad. Se fundamenta en un criterio profesional a partir de comparar lo realizado de forma cuantitativa y cualitativa, con parámetros y normas establecidas.

c) Probidad administrativa. Se relaciona con el acto de promover con honradez la correcta y transparente administración del patrimonio público y en consecuencia exigir, cuando corresponda, las responsabilidades ante cualquier pérdida, despil-farro, uso indebido, irregularidades o acto ilícito.

d) División de funciones. Garantiza que los procesos, actividades y operaciones sean controlados y supervisados de manera que no pongan en riesgo su ejecución, contrapartida y limiten su revisión.

e) Fijación de responsabilidades. Se establecen las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, que prevean las funciones y responsabilidades de cada área, expresando el cómo hay que hacer y quién debe hacerlo, así como la consecuente responsabilidad de cada uno de los integrantes de la organización, estableciendo en forma obligatoria que se deje evidencia documental, de quién y cuándo efectúa cada una de las operaciones en los documentos y registros.

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f ) Cargo y descargo. Este principio está íntimamente relacionado con el de fijación de responsabilidades y facilita su aplicación. La responsabilidad sobre el control y registro de las operaciones de un recurso, transacción, hecho económico o administrativo, debe quedar claramente definida en la forma establecida. Debe entenderse como el máximo control de lo que entra y sale; cualquier operación registrada en una cuenta contraria a su naturaleza, la entrega de recursos (descar-go) debe tener una contrapartida o recepción (cargo) y cuando esta operación se formaliza documentalmente la persona que recibe firma el documento asumiendo la custodia de lo recibido.

g) Autocontrol. Obligación que tienen los directivos superiores, directivos, ejecutivos y funcionarios de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades, estas últimas con independencia del tipo de propiedad y forma de organización, de autoevaluar su gestión de manera permanente; y cuando proceda, elaborar un plan para corregir las fallas e insuficiencias, adoptar las medidas administrativas que correspondan y dar seguimiento al mismo en el órgano colegiado de dirección, comunicar sus resultados al nivel superior y rendir cuenta a los trabajadores.

SECCIÓN SEGUNDA

De las características generales

ARTÍCULO 7: El Sistema de Control Interno diseñado por los órganos, orga-nismos, organizaciones y demás entidades, tiene las características generales siguientes:

a) Integral. Considera la totalidad de los procesos, actividades y operaciones con un enfoque sistémico y participativo de todos los trabajadores.

b) Flexible. Responde a sus características y condiciones propias, permitiendo su adecuación, armonización y actualización periódica. En entidades que cuenten con reducido personal, establecimientos y unidades de base, debe ser sencillo, previendo que la máxima autoridad o alguien designado por él, se responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.

c) Razonable. Diseñado para lograr los objetivos del Sistema de Control Interno con seguridad razonable y satisfacer, con la calidad requerida, sus necesidades.

SECCIÓN TERCERA

De las limitaciones

ARTÍCULO 8.-El Sistema de Control Interno está relacionado con el concepto de seguridad razonable, al reconocer la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos, actividades y operaciones, originados por errores en interpretaciones de normas legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre personas y al evaluar la relación costo-beneficio.

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CAPÍTULO II

DE LOS COMPONENTES Y NORMASDE CARACTER GENERAL

ARTÍCULO 9: El Sistema de Control Interno está formado por cinco componentes interrelacionados entre sí, en el marco de los principios básicos y las características generales; estos son los siguientes: Ambiente de Control, Gestión y Prevención de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación y Supervisión y Monitoreo, los que se encuentran estructurados en normas.

SECCIÓN PRIMERA

Ambiente de control

ARTÍCULO 10: El componente Ambiente de Control sienta las pautas para el funcionamiento legal y armónico de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades, para el desarrollo de las acciones, reflejando la actitud asumida por la máxima dirección y el resto del colectivo en relación con la importancia del Sistema de Control Interno. Este puede considerarse como la base de los demás componentes. Conforma el conjunto de buenas prácticas y documentos referidos a la constitución de la organización, al marco legal de las operaciones aprobadas, a la creación de sus órganos de dirección y consultivos, a los pro-cesos, sistemas, políticas, disposiciones legales y procedimientos; lo que tiene que ser del dominio de todos los implicados y estar a su alcance. Se estructura en las siguientes normas:

a) planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual: la máxima autoridad de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades debe integrar a su Sistema de Control Interno, el proceso de planificación, los objetivos y planes de trabajo, para relacionarlo con los procesos, actividades y operaciones en el interés de asegurar el cumplimiento de su misión y de las disposiciones legales que le competen.

b) integridad y valores éticos: el Sistema de Control Interno se sustenta en la observancia de valores éticos por parte de los directivos superiores, directivos, ejecutivos, funcionarios y trabajadores de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades, cuya dirección desempeña un papel principal al contribuir con su ejemplo personal a elevar el compromiso ético y sentido de pertenencia de todos sus integrantes, los que deben conocer y cumplir el Código de Ética de los Cuadros del Estado Cubano, el Reglamento Orgánico, el Manual de Procedimiento, el Convenio Colectivo de Trabajo, el Código de Conducta Específico si lo hubiere y su Reglamento Disciplinario Interno, según corresponda. El desarrollo de estos valores conforma una cultura organizacional definida, la cual permite preservarlos y contribuir a su fortalecimiento en el marco de la organización y su entorno. Para esto, los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades deben definir de manera participativa sus valores, los que deben formar parte de la gestión y se miden de forma cualitativa mediante el actuar de sus miembros.

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c) idoneidad demostrada: la idoneidad demostrada del personal es un elemento esencial a tener en cuenta para garantizar la efectividad del Sistema de Control Interno, lo cual facilita el cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas a cada cargo. El proceso de selección y aprobación del personal, debe asegurar que el candidato seleccionado posea el nivel de preparación y experiencia en correspondencia con los requisitos y competencias exigidos; una vez incor-porado a la entidad, debe consultar los manuales de funcionamiento y técnicos, los cuales se aprueban por la máxima autoridad, así como recibir la orientación, capacitación y adiestramiento necesarios para desempeñar su trabajo.

d) estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad: los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades elaboran su estructura organiza-tiva, para el cumplimiento de su misión y objetivos, la que se grafica mediante un organigrama, se formaliza con las disposiciones legales y procedimientos que se diseñan, donde se establecen las atribuciones y obligaciones de los cargos, que constituyen el marco formal de autoridad y responsabilidad, así como las dife-rentes relaciones jerárquicas y funcionales en correspondencia con los procesos, actividades y operaciones que se desarrollan.

e) políticas y prácticas en la gestión de recursos humanos: los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades establecen y cumplen las políticas y prácticas en la gestión de recursos humanos, para ello diseñan los procedimientos donde se relacionan las acciones a desarrollar en cumplimiento de las disposiciones legales establecidas a tal efecto; prestan especial atención a la formación de valores; al desarrollo en función de incrementar sus capacidades; así como deben mantener por parte de los jefes inmediatos un control sistemático y evaluación del cumpli-miento de lo establecido en los planes de sus subordinados.

SECCIÓN SEGUNDA

Gestión y prevención de riesgos

ARTÍCULO 11.-El componente Gestión y Prevención de Riesgos establece las bases para la identificación y análisis de los riesgos que enfrentan los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades para alcanzar sus objetivos. Una vez clasificados los riesgos en internos y externos, por procesos, actividades y ope-raciones, y evaluadas las principales vulnerabilidades, se determinan los objetivos de control y se conforma el Plan de Prevención de Riesgos para definir el modo en que habrán de gestionarse. Existen riesgos que están regulados por disposiciones legales de los organismos rectores, los que se gestionan según los modelos de administración previstos. El componente se estructura en las siguientes normas:

a) identificación de riesgos y detección del cambio: en la identificación de los riesgos, se tipifican todos los que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos.

La identificación de riesgos se nutre de la experiencia derivada de hechos ocurri-dos, así como de los que puedan preverse en el futuro y se determinan para cada proceso, actividad y operación a desarrollar.

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Los factores externos incluyen los económico-financieros, medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos y los internos incluyen la estructura organizativa, composición de los recursos humanos, procesos productivos o de servicios y de tecnología, entre otros.

La identificación de riesgos se realiza de forma permanente, en el contexto ex-terno pueden presentarse modificaciones en las disposiciones legales que con-duzcan a cambios en la estrategia y procedimientos, alteraciones en el escenario económico financiero que impacten en el presupuesto y de ahí en sus planes y programas, y desarrollos tecnológicos que en caso de no adoptarse provocarían obsolescencia técnica, entre otros; en el contexto interno, variaciones de los niveles de producción o servicios, modificaciones de carácter organizativo y de estructura u otros.

Toda entidad debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en su ambiente interno y externo, que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas.

Una vez identificados los riesgos se procede a su análisis, aplicando para ello el principio de importancia relativa, determinando la probabilidad de ocurrencia y en los casos que sea posible, cuantificar una valoración estimada de la afectación o pérdida de cualquier índole que pudiera ocasionarse.

b) determinación de los objetivos de control: los objetivos de control son el re-sultado o propósito que se desea alcanzar con la aplicación de procedimientos de control, los que deben verificar los riesgos identificados y estar en función de la política y estrategia de la organización.

Luego de identificar, evaluar y cuantificar, siempre que sea posible, los riesgos por procesos, actividades y operaciones, la máxima dirección y demás directivos de las áreas, con la participación de los trabajadores, realizan un diagnóstico y determinan los objetivos de control, dejando evidencia documental del proceso.

El diagnóstico se realiza en reuniones por colectivos de áreas, direcciones o depar-tamentos según corresponda, las cuales son presididas por la máxima autoridad del lugar, el dirigente sindical y los representantes de las organizaciones políticas; debe estar presente al menos uno de los integrantes del grupo que realizó la identificación y análisis de riesgos a nivel de la organización, con la información y antecedentes específicos del área. En estas reuniones se realiza entre todos un diagnóstico con los objetivos de control a considerar y se definen las medidas o procedimientos de control a aplicar, las mismas serán antecedidas de un trabajo de información y preparación de los trabajadores en asamblea de afiliados donde se les explica el procedimiento a seguir para su desarrollo.

c) prevención de riesgos: esta norma constituye un conjunto de acciones o proce-dimientos de carácter ético-moral, técnico-organizativos y de control, dirigidas de modo consciente a eliminar o reducir al mínimo posible las causas y condiciones que propician los riesgos internos y externos, así como los hechos de indisciplinas

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e ilegalidades, que continuados y en un clima de impunidad, provocan manifesta-ciones de corrupción administrativa o la ocurrencia de presuntos hechos delictivos.

En función de los objetivos de control determinados de acuerdo con los riesgos identificados por los trabajadores de cada área o actividad y las medidas o acciones de control necesarias, se elabora el Plan de Prevención de Riesgos, cuyos aspectos más relevantes tributan al del órgano, organismo, organización o entidad, el que de forma general incluye los riesgos que ponen en peligro el cumplimiento de los objetivos y la misión. Los planes elaborados son evaluados por el Comité de Prevención y Control y aprobados por el órgano colegiado de dirección.

El Plan de Prevención de Riesgos constituye un instrumento de trabajo de la direc-ción para dar seguimiento sistemático a los objetivos de control determinados, se actualiza y analiza periódicamente con la activa participación de los trabajadores y ante la presencia de hechos que así lo requieran.

Es necesario que los resultados de los análisis de causas y condiciones efectuados, sobre los hechos que se presenten y las valoraciones realizadas en cuanto a la efectividad del Plan de Prevención de Riesgos, sean divulgados, en el interés de trasmitir la experiencia, y el alerta que de ello se pueda derivar, a todo el sistema.

El Plan de Prevención de Riesgos se estructura por áreas o actividad y el de la entidad. En su elaboración se identifican los riesgos, posibles manifestaciones negativas; medidas a aplicar; responsable; ejecutante y fecha de cumplimiento de las medidas. (Anexo No. II).

El autocontrol se considera como una de las medidas del Plan de Prevención de Riesgos para medir la efectividad de estas y de los objetivos de control propuestos.

SECCIÓN TERCERA

Actividades de control

ARTÍCULO 12: El componente Actividades de Control establece las políticas, disposiciones legales y procedimientos de control necesarios para gestionar y verificar la calidad de la gestión, su seguridad razonable con los requerimientos institucionales, para el cumplimiento de los objetivos y misión de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades.

Las actividades de control son aplicables a las operaciones de todo tipo, las que tributan a la fiabilidad de la información financiera y al cumplimiento de las disposiciones legales correspondientes al marco de desarrollo de la actividad, así como a la comprobación de las transacciones u operaciones económicas que le dan cobertura a los objetivos y metas en cuanto a su exactitud, autorización y registro contable conforme a las normas cubanas establecidas al efecto, con un enfoque de mejoramiento continuo. Se estructura en las siguientes normas:

a) coordinación entre áreas, separación de tareas, responsabilidades y niveles de autorización: el Sistema de Control Interno para que sea efectivo requiere de una adecuada interrelación y coordinación de trabajo entre las áreas que ejecutan los

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procesos, actividades y operaciones; cada operación necesita de la autorización de la autoridad facultada y debe quedar específicamente definida, documentada, asignada y comunicada al responsable de su ejecución. Se establece un balance entre la separación de tareas y responsabilidades y el costo de dividir las funciones o tareas asignadas, lo cual debe quedar documentado en caso de no poderse cumplir e implementar controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables.

b) documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos: todas las transacciones, operaciones y hechos económicos que se realicen, deben tener soporte documental, ser fiables y garantizar la trazabilidad; también debe garantizarse la salvaguarda de las actas de los órganos colegiados de dirección y de las asambleas con los trabajadores para el análisis de la eficiencia.

Los documentos podrán estar en formato impreso o digital, según se determine por la entidad, salvo lo que expresamente se regule por los órganos y organismos rectores.

Las transacciones o hechos deben ejecutarse de acuerdo con la autorización ge-neral o específica de la administración y registrarse conforme a su clasificación, en el momento de su ejecución, para garantizar su relevancia, oportunidad y utilidad.

c) acceso restringido a los recursos, activos y registros: el acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe ser protegido, otorgándosele permisos solo a las personas autorizadas, quienes están obligadas a firmar actas con las cuales se responsabilizan de su utilización y custodia.

Los activos están debidamente registrados y se cotejan las existencias físicas con los registros contables para verificar su coincidencia y prevenir riesgos de sustrac-ción, despilfarro, uso indebido u otras irregularidades.

d) rotación del personal en las tareas claves: la rotación del personal, siempre que sea posible y acordado por el órgano colegiado de dirección, puede ayudar a evitar la comisión de irregularidades, permitir mayor eficiencia y eficacia de las operaciones e impedir que un trabajador sea responsable de aspectos claves inherentes a sus funciones por un excesivo período de tiempo en la función o cargo. Los trabajadores a cargo de dichas tareas se emplean periódicamente en otras funciones. En el caso de aquellas unidades organizativas que por contar con pocos trabajadores, se dificulte el cumplimiento de esta norma, es necesario aumentar la periodicidad de las acciones de supervisión y control.

e) control de las tecnologías de la información y las comunicaciones: los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades que cuenten con tecnologías de la información y las comunicaciones, integran y concilian el Plan de Seguridad Informática con su Sistema de Control Interno, en el que se definen las actividades de control apropiadas a partir de la importancia de los bienes e información a proteger, en correspondencia con la legislación vigente, considerando los riesgos a que están sometidos; los permisos de acceso a los diferentes niveles de informa-ción automatizada, que deben quedar registrados mediante el documento que corresponda, debidamente firmado.

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f ) indicadores de rendimiento y de desempeño: los órganos, organismos, orga-nizaciones y demás entidades establecen sus indicadores de rendimiento y de desempeño de tipo cualitativos y cuantitativos de acuerdo con sus características, tamaño, proceso productivo de bienes y servicios, recursos, nivel de competencia y demás elementos que lo distingan, con el fin de evaluar el cumplimiento de los objetivos fijados. Con la información obtenida se adoptan las acciones que correspondan para mejorar el rendimiento y el desempeño.

SECCIÓN CUARTA

Información y comunicación

ARTÍCULO 13: El componente Información y Comunicación precisa que los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades deben disponer de información oportuna, fiable y definir su sistema de información adecuado a sus características; que genera datos, documentos y reportes que sustentan los resultados de las actividades operativas, financieras

y relacionadas con el cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias, con mecanismos de retroalimentación y la rendición transparente de cuentas. La infor-mación debe protegerse y conservarse según las disposiciones legales vigentes. Se estructura en las siguientes normas:

a) sistema de información, flujo y canales de comunicación: el sistema de in-formación se diseña en concordancia con las características, necesidades y naturalezas de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades, así como de acuerdo con los requerimientos establecidos para la información oficial contable y estadística que corresponda; es flexible al cambio, puede estar total o parcialmente automatizado, provee información para la toma de decisiones, cuenta con mecanismos de retroalimentación y de seguridad para la entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de la información, facilitando y garan-tizando su transparencia.

El flujo informativo circula en todos los sentidos y niveles de la organización: ascendente, descendente, transversal y horizontal, su diseño debe contribuir a ofrecer información oportuna, clara y veraz para la toma de decisiones.

Se establecen y funcionan adecuados canales y medios de comunicación, que permitan trasladar la información de manera transparente, ágil, segura, correcta y oportuna, a los destinatarios (externos e internos).

Con el objetivo de generalizar las medidas que por su importancia o significación lo requieran, a partir de la investigación, estudio y análisis realizado acerca de los principales problemas, la máxima dirección decide las acciones de divulgación a desarrollar.

b) contenido, calidad y responsabilidad: la información contribuye al cumpli-miento de las responsabilidades individuales y a la coordinación del conjunto de actividades que desarrollan los órganos, organismos, organizaciones y demás

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entidades para el logro de sus objetivos, debe transmitir la situación existente en un determinado momento, de forma confiable, oportuna, suficiente, pertinente y con la calidad requerida.

El sistema de información debe incluir un procedimiento que indique el emisor y receptor de cada dato significativo, así como la responsabilidad por su actuación y comunicación a quien lo utilice.

c) rendición de cuentas: Los directivos superiores, directivos, ejecutivos y funcio-narios, tienen el deber legal y ético de responder e informar acerca de su gestión, administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos asig-nados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido, así como otros aspectos de interés que resulten necesarios, ante sus órganos superiores, consejo de dirección y colectivo de trabajadores.

El sistema de rendición de cuentas diseñado por los órganos, organismos, orga-nizaciones y demás entidades debe incluir todos los elementos que permitan conocer el destino de los recursos y les garanticen el mejor uso posible de estos para satisfacer las necesidades públicas. Con la rendición de cuentas debe lograrse que toda persona asuma con plena responsabilidad sus actos, informando no solo de los objetivos a que se destinaron los recursos que le fueron confiados, sino también de la forma y resultado de su aplicación, sin olvidar la importancia del componente ético en su actuación y conducta.

SECCIÓN QUINTA

Supervisión y monitoreo

ARTÍCULO 14: El componente Supervisión y Monitoreo está dirigido a la detec-ción de errores e irregularidades que no fueron detectados con las actividades de control, permitiendo realizar las correcciones y modificaciones necesarias. Esta se realiza mediante dos modalidades de supervisión: actividades continuas que son aquellas que incorporadas a las actividades normales generan respuestas dinámicas, entre ellas el seguimiento sistemático realizado por las diferentes estructuras de dirección y evaluaciones puntuales que son ejecutadas por los responsables de las áreas, por auditorías internas y externas. Se estructura en las siguientes normas:

a) evaluación y determinación de la eficacia del Sistema de Control Interno: el Sistema de Control Interno es objeto de evaluación para conocer la eficacia de su funcionamiento y permitir su retroalimentación y mejora continua; la evaluación comprende un conjunto de actividades de control incorporadas a los procesos, actividades y operaciones que se llevan a cabo mediante el seguimiento de sus resultados.

Cuando se detecte alguna deficiencia en el funcionamiento del Sistema de Control Interno, los jefes de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades emprenden oportunamente las acciones preventivas y correctivas pertinentes

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para su fortalecimiento, de conformidad con los objetivos y recursos disponibles. También verifican de manera sistemática, los avances y logros en la implementa-ción de las acciones adoptadas.

Los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades mediante la aplicación del autocontrol sistemático garantizan su función de control, adecuan, actualizan y gradúan la aplicación de la Guía de Autocontrol emitida por la Contraloría Ge-neral de la República en correspondencia con su actividad y sus características. A partir de los resultados obtenidos se elabora un plan de medidas, el que debe ser evaluado por el órgano colegiado de dirección.

b) comité de prevención y control: los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades, constituyen mediante disposición legal su Comité de Pre-vención y Control, que preside la máxima autoridad, la que designa para su integración a otros directivos, ejecutivos, asesores jurídicos y el auditor interno según la estructura que corresponda; así como a otros funcionarios que tienen a su cargo las funciones o actividades de cuadros, atención a la población, inspección, seguridad y protección, entre otros que se determinen; además de trabajadores que gocen de respeto en el colectivo por sus conocimientos y experiencia.

El Comité de Prevención y Control es un órgano asesor que está vinculado directa-mente al órgano colegiado de dirección, con el objetivo de velar por el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo. Su composición, la permanencia en este y la periodicidad de las reuniones, son de-finidas por la máxima autoridad que corresponda, en estas es necesario contar con la presencia de dirigentes sindicales, según proceda.

Debe quedar evidencia documental del cronograma de reuniones, así como de los temas tratados, acuerdos adoptados y su seguimiento en las sesiones de trabajo.

Entre sus funciones fundamentales se encuentran: conocer las disposiciones legales relativas al Sistema de Control Interno, con el propósito de formular propuestas, auxiliar a la dirección en el diagnóstico de los objetivos de con-trol; en la organización, conducción y revisión del proceso de elaboración del Plan de Prevención de Riesgos y su posterior seguimiento, a partir del análisis integral de los resultados de acciones de control y la evaluación de las causas y condiciones que generan las deficiencias detectadas y propone las acciones y recomendaciones que considere necesarias para el mejor funcionamiento y eficacia del Sistema de Control Interno; coordinar y orientar la divulgación de información y capacitación a los trabajadores acerca de políticas, disposiciones legales y procedimientos emitidos por la entidad o de carácter vinculante, apo-yando a la dirección; así como otras funciones que se consideren necesarias por los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades para la gestión de riesgos y el cumplimiento de su misión y objetivos.

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CAPÍTULO III

DE LOS CONTROLES ASOCIADOSA LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

Y LAS COMUNICACIONES

SECCIÓN PRIMERADe los controles generales

ARTÍCULO 15 Los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades que poseen tecnologías de la información y las comunicaciones para el diseño e implementación del Sistema de Control Interno, garantizan la seguridad de la información durante el proceso, intercambio, reproducción y conservación de la misma, adoptando las medidas que permitan la integridad, confidencialidad, oportunidad y disponibilidad de datos y recursos, mediante la aplicación efectiva de los controles generales de las tecnologías de la información y las comunicacio-nes: controles de seguridad lógica, de seguridad física, de adquisición y desarrollo de programas, de garantía de la continuidad del proceso de información, de organización, entre otros.

SECCIÓN SEGUNDA

De los controles a los sistemas de aplicación

ARTÍCULO 16: Los controles a los sistemas de aplicación soportados sobre las tecnologías de la información y las comunicaciones, garantizan la seguridad del procesamiento de las transacciones u operaciones, incluyen los procedimientos manuales asociados, requiriéndose una efectiva combinación con los controles generales para asegurar el cumplimiento de los requisitos de la información en correspondencia con los principios básicos del Sistema de Control Interno.

SECCIÓN TERCERA

De la certificación de los sistemas contable-financierossoportados sobre las tecnologías de la información

ARTÍCULO 17: Los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades para mantener de forma razonable la efectividad del Sistema de Control Interno, están obligados a utilizar sistemas contable-financieros, certificados por los ministerios de Finanzas y Precios y de la Informática y las Comunicaciones, de forma tal que se garantice la seguridad y protección de los sistemas automatizados expuestos en el Plan de Seguridad Informática.

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CAPÍTULO IV

DE LOS VÍNCULOS CON LOS SISTEMASDE GESTIÓN

ARTÍCULO 18: Los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades que tienen implementados sistemas de gestión, integran estos al Sistema de Control Interno.

SEGUNDO: Toda acción de control que ejecute el Sistema de Control y Supervisión del Estado establecido mediante la Ley No. 107, verifica el Sistema de Control Interno implementado en el tema objeto de revisión.

TERCERO: A partir de la entrada en vigor de la presente resolución, los jefes de los órganos, organismos de la Administración del Estado y entidades nacionales establecen en un término de sesenta (60) días naturales, la definición de los pla-zos para el diseño e implementación de los sistemas de control interno, de cada una de las organizaciones y entidades que se les subordinan o de las cuales son órgano de relación.

CUARTO: Esta resolución entra en vigor a los quince (15) días posteriores a su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

DESE CUENTA al Presidente de la Asamblea Nacional del Poder Popular y al Presi-dente de los Consejos de Estado y de Ministros.

ARCHIVESE el original en la Dirección Jurídica de este Órgano.

PUBLIQUESE en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

Dada en La Habana, el día 1ro. del mes de marzo de 2011.

Gladys María Bejerano PortelaContralora General de la República

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CONSEJO DE ESTADODecreto-Ley No. 281/11

Gaceta Oficial No. 010 Extraordinaria de 23 de febrero de 2011

CONSEJO DE ESTADO

RAÚL CASTRO RUZ, Presidente del Consejo de Estado de la República de Cuba.

HAGO SABER: Que el Consejo de Estado ha considerado lo siguiente:

POR CUANTO: La complejidad de los procesos de dirección en el país, el desarrollo del capital humano y el impacto, cada vez mayor, de las tecnologías de la infor-mación y las comunicaciones, aconsejan revisar las concepciones en torno a la gestión de la información, e integrar los correspondientes sistemas informativos del Gobierno.

POR CUANTO: Resulta necesario dictar la disposición legal que establezca los principios para la integración del Sistema de Información del Gobierno y determine su organización y funcionamiento.

POR TANTO: El Consejo de Estado, en ejercicio de las atribuciones que le están conferidas, en el artículo 90, inciso c) de la Constitución de la República, dicta el siguiente:

DECRETO-LEY NO. 281“DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL GOBIERNO”

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1.-El presente Decreto-Ley tiene como objetivo establecer los princi-pios de organización y funcionamiento del Sistema de Información del Gobierno.

ARTÍCULO 2.-A los efectos de este Decreto-Ley, se define como:

Datos: Hechos reales u objetivos que por sí mismos no tienen la facultad de co-municar un significado. Su importancia radica en la capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información.

Estadística: Ciencia que estudia las características de un conjunto de datos para hallar en ellos regularidades en su comportamiento. Tiene por objeto recolectar,

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organizar, resumir, presentar y analizar cuantitativamente datos relativos a un conjunto de objetos, personas, procesos, entre otros.

Gestión Documental: Conjunto de principios, métodos y procedimientos ten-dentes a la planificación, manejo y organización de los documentos generados y recibidos por las organizaciones; desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Gestión de Información: Conjunto de principios, métodos y procedimientos destinados al tratamiento armonizado de la información para obtener resultados que satisfagan las necesidades de los usuarios y garantizar la obtención de la información relevante.

Información: Conjunto organizado de datos procesados que constituyen un men-saje sobre un determinado ente o fenómeno. Proporciona significado o sentido a las cosas y su uso racional es la base del conocimiento, facilitando la solución de problemas y la toma de decisiones.

Infraestructura de Datos Espaciales: Abarca las políticas, tecnologías, estándares y recursos humanos para la efectiva recolección, administración, acceso, entrega y empleo de datos espaciales en función de la toma de decisiones económicas, políticas y sociales y del desarrollo sostenible.

Sistema de Información: Conjunto organizado de personas, procesos y recursos, incluyendo la información y sus tecnologías asociadas, que interactúan de forma dinámica, para satisfacer las necesidades informativas que posibilitan alcanzar los objetivos de una o varias organizaciones.

CAPÍTULO II

DE LA ORGANIZACIÓN DEL SISTEMADE INFORMACIÓN DEL GOBIERNO

ARTÍCULO 3: El Sistema de Información del Gobierno, es el conjunto integrado de los sistemas informativos del país, que interactúan para satisfacer las nece-sidades informativas relacionadas con los objetivos y planes del Gobierno en todos los niveles, en los ámbitos económico, social, demográfico, geográfico, medioambiental, de funcionamiento de sus órganos y en otros que se decidan. De conjunto con otros sistemas de información de alcance nacional posibilita la dirección y defensa del país.

ARTÍCULO 4: El Sistema de Información del Gobierno incluye en su composición a los sistemas informativos del Gobierno Central, de los organismos de la Admi-nistración Central del Estado, de las administraciones locales del Poder Popular, y del resto de las entidades empresariales y presupuestadas del país, que gestionan información relevante para el Gobierno.

ARTÍCULO 5: El Sistema de Información del Gobierno se nutre, además, de la información que brindan los hogares y las personas naturales, los que si bien no

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se consideran sistemas, son importantes fuentes y destinatarios de la información del Gobierno, contrayendo derechos y obligaciones al respecto.

ARTÍCULO 6: Los sistemas que integran el Sistema de Información del Gobierno son creados y dirigidos por los jefes de los órganos, organismos y entidades, quie-nes son los máximos responsables del cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas, relativas a la gestión, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

ARTÍCULO 7: El desarrollo y funcionamiento del Sistema de Información del Go-bierno se apoya en la aplicación de los principios generales siguientes:

a) La relevancia, oportunidad y calidad de la información que se gestiona y, en particular, su veracidad;

b) la responsabilidad de los jefes, con respecto a la gestión de la información relevante que poseen sus entidades subordinadas;

c) el registro solo una vez, de la información relevante, posibilitando además su ulterior verificación; y

d) la integración armónica de los sistemas que lo integran.

ARTÍCULO 8: El incumplimiento de los principios enunciados en el artículo pre-cedente, constituye una violación de la disciplina informativa.

ARTÍCULO 9: Son premisas para el adecuado funcionamiento del Sistema de Información del Gobierno:

a) La existencia de un sistema de infocomunicaciones que garantice el intercambio informativo entre sus integrantes con la seguridad, confiabilidad y oportunidad requeridas;

b) el establecimiento explícito de las funciones relacionadas con la gestión de su información y con el desarrollo de sus correspondientes sistemas, en los órganos, organismos y entidades;

c) la existencia de una adecuada disciplina informativa que garantice el cumpli-miento de lo establecido para el Sistema; y

d) el establecimiento de procedimientos efectivos para auditar la información relevante registrada.

ARTÍCULO 10: El Sistema de Información del Gobierno tiene como propósito esencial, gestionar la información considerada como relevante para el Gobierno, garantizando a través de los sistemas que lo integran su generación, obtención, procesamiento, almacenamiento, búsqueda y recuperación, así como su disemi-nación, uso y descarte.

ARTÍCULO 11: La información relevante del Gobierno es el conjunto de datos, in-cluidas las estadísticas oficiales, que son imprescindibles para la dirección en todos los niveles. Como principio, se genera en forma regular y periódica, definiéndose

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de antemano los procedimientos, atribuciones y obligaciones relacionadas con su obtención, registro, presentación y periodicidad.

ARTÍCULO 12: La información relevante, por su alcance, se clasifica en:

a) Información de Interés Nacional (global o ramal): Es la información relevante para el Gobierno Central y los organismos de la Administración Central del Estado.

b) Información de Interés Territorial (provincial o municipal): Es la información relevante para las administraciones locales del Poder Popular.

ARTÍCULO 13: La información considerada como relevante para el Gobierno se aprueba por el Presidente del Consejo de Ministros. Su gestión tiene carácter obli-gatorio y cumple con los estándares de calidad establecidos, incluida su veracidad.

ARTÍCULO 14: El Presidente del Consejo de Ministros ejerce la dirección general del Sistema de Información del Gobierno, atribución que puede delegar en un Vicepresidente del Consejo de Ministros, conforme a lo establecido en la legisla-ción correspondiente.

CAPÍTULO III

DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL GOBIERNO

SECCIÓN PRIMERA

De los órganos que participan en la direccióndel Sistema de Información del Gobierno

ARTÍCULO 15: El Presidente del Consejo de Ministros para la dirección general del Sistema de Información del Gobierno se auxilia del Consejo de Información del Gobierno, sus correspondientes Comités Técnicos y de la Oficina Nacional de Estadística e Información.

SECCIÓN SEGUNDA

Del Consejo de Información del Gobierno

ARTÍCULO 16: El Consejo de Información del Gobierno, en lo adelante el Consejo de Información, es el órgano encargado de evaluar propuestas de políticas ge-nerales sobre la dirección del Sistema de Información del Gobierno y contribuir a garantizar su coherencia y adecuado funcionamiento.

ARTÍCULO 17: El Consejo de Información está presidido por el Presidente del Consejo de Ministros y lo integran:

a) El Jefe de la Oficina Nacional de Estadística e Información, que actúa como su Secretario;

b) los representantes de los órganos, organismos y entidades responsabilizados con las políticas estatales referidas a la gestión de la información, de los documen-tos y de las tecnologías de la información y las comunicaciones;

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c) los coordinadores de los Comités Técnicos del Sistema de Información del Gobierno; y

d) otros que se decidan por el Presidente del Consejo de Ministros.

ARTÍCULO 18: El Consejo de Información tiene como funciones las siguientes:

a) Evaluar y dictaminar sobre las propuestas de políticas y estrategias estatales referidas a la gestión de la información, de los documentos y de las tecnologías de la información y las comunicaciones, garantizando su compatibilización con los intereses del Gobierno;

b) evaluar y dictaminar acerca de la información relevante que propone la Oficina Nacional de Estadística e Información en correspondencia con los objetivos, planes e intereses del Gobierno;

c) evaluar y dictaminar sobre la organización y funcionamiento del Sistema de Información del Gobierno y de su correspondiente infraestructura de infocomu-nicaciones; y

d) las demás que se le asignen por el Presidente del Consejo de Ministros.

ARTÍCULO 19: El Presidente del Consejo de Información tiene las atribuciones y obligaciones siguientes:

a) Convocar y presidir las reuniones del Consejo de Información y aprobar su correspondiente plan y agendas de trabajo;

b) emitir consideraciones sobre las propuestas de políticas y estrategias estatales referidas a la gestión de la información, de los documentos, y de las tecnologías de la información y las comunicaciones, así como sobre la propuesta de información relevante para el Gobierno;

c) aprobar la creación, desactivación, misión, funciones, estructura y composición de los Comités Técnicos;

d) firmar las actas de las reuniones del Consejo de Información;

e) informar, según los plazos establecidos, sobre el trabajo realizado por el Consejo de Información; y

f ) formular recomendaciones sobre el Sistema de Información del Gobierno.

ARTÍCULO 20: El Secretario del Consejo de Información tiene las funciones y obligaciones siguientes:

a) Auxiliar al Presidente del Consejo de Información en la preparación y celebración de las reuniones del Consejo;

b) redactar los proyectos de planes, agendas y actas de las reuniones del Consejo de Información, y someterlos a la aprobación de su Presidente;

c) circular los documentos que serán objeto de análisis en las reuniones del Con-sejo de Información;

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d) tramitar con otros órganos, organismos y entidades, aquellas decisiones del Consejo de Información relacionadas con el Sistema de Información del Gobierno; y

e) las demás que se le asignen por el Presidente del Consejo de Información.

ARTÍCULO 21: Los miembros del Consejo de Información tienen las atribuciones y obligaciones siguientes:

a) Asistir a las reuniones del Consejo de Información que se convoquen;

b) emitir criterios del órgano, organismo y entidad que representa sobre los asuntos que se traten;

c) presentar al Presidente del Consejo de Información, propuestas para el análisis de asuntos o temáticas del órgano, organismo y entidad que representan, relati-vas a la gestión de la información, de los documentos, y de las tecnologías de la información y las comunicaciones; y

d) las demás que se le asignen por el Presidente del Consejo de Información.

SECCIÓN TERCERA

De los Comités Técnicos del Sistema de Información del Gobierno

ARTÍCULO 22: Los Comités Técnicos, son órganos de consulta de carácter técni-co, y como regla existe uno para cada ámbito informativo y temática específica, relacionados con el Sistema de Información del Gobierno.

ARTÍCULO 23: Los Comités Técnicos tienen las funciones comunes siguientes:

a) Evaluar y proponer la información que se considere relevante en los ámbitos informativos establecidos, incluidas las estadísticas oficiales, precisando los res-ponsables de producir cada tipo de dato e información y la forma en que puede ser producida, su desagregación, periodicidad, cobertura, análisis y otros atributos; así como los procedimientos para su generación, obtención, almacenamiento, búsqueda y recuperación, diseminación, uso y descarte;

b) proponer los indicadores clave de desempeño para el monitoreo de las activi-dades en los ámbitos informativos establecidos, teniendo en cuenta las buenas prácticas y los estándares internacionales;

c) mantenerse informados de las metodologías utilizadas en el ámbito y temática de su competencia, teniendo en cuenta las buenas prácticas y los estándares internacionales; y


ARTÍCULO 24: Los Comités Técnicos están integrados por un coordinador, un secretario y los demás miembros. El coordinador y el secretario son representan-tes de la Oficina Nacional de Estadística e Información, quienes se apoyan en la estructura de la Oficina y tienen la mayor responsabilidad en el funcionamiento de cada uno de los Comités.

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ARTÍCULO 25: Se designan como miembros de los Comités Técnicos:

a) Representantes de los órganos, organismos y entidades con funciones estatales en el campo de acción del Comité;

b) expertos reconocidos en la materia de análisis; y

c) representantes de los usuarios.

ARTÍCULO 26: Los representantes y expertos mencionados en los incisos a) y b) del artículo precedente, son previamente propuestos al Presidente del Consejo de Información por los jefes de los órganos, organismos y entidades que representan.

ARTÍCULO 27: El coordinador, el secretario y los representantes de los usuarios son previamente propuestos al

Presidente del Consejo de Información por el Jefe de la Oficina Nacional de Esta-dística e Información.

ARTÍCULO 28: Los coordinadores de los Comités Técnicos tienen las atribuciones y obligaciones comunes siguientes:

a) Convocar y presidir las reuniones del Comité Técnico;

b) aprobar la agenda de cada reunión y los documentos que deben ser previamente circulados entre los miembros;

c) presentar al Presidente del Consejo de Información, según los ámbitos y temá-ticas de su competencia, el plan de trabajo del Comité, las propuestas elaboradas sobre temas de su atención; los dictámenes y consideraciones solicitados; así como los análisis e investigaciones realizados; y


ARTÍCULO 29: Los secretarios de los Comités Técnicos tienen las atribuciones y obligaciones siguientes:

a) Redactar los proyectos de planes, agendas y actas de las reuniones del Comité Técnico, y someterlos a la aprobación de su coordinador;

b) circular los documentos que serán objeto de análisis en las reuniones del Co-mité Técnico; y

c) las demás que se le asignen por el coordinador del Comité Técnico.

ARTÍCULO 30: Los miembros de los Comités Técnicos tienen las atribuciones y obligaciones siguientes:

a) Asistir a las reuniones del Comité Técnico que se convoquen;

b) emitir criterios acerca de los asuntos que se sometan a su consideración; y

c) las demás que se le asignen por el coordinador del Comité Técnico.

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SECCIÓN CUARTA

De la Oficina Nacional de Estadística e Información

ARTÍCULO 31: La Oficina Nacional de Estadística e Información, en lo adelante la Oficina, es el órgano del Consejo de Ministros encargado de dirigir metodológica-mente la gestión de la información relevante para el Gobierno y la aplicación de la política estatal en materia de estadística; responder, en particular, por la gestión de la información y los documentos de interés nacional para el Gobierno Central, incluyendo la estadística oficial del país; y dirigir el desarrollo, implantación y des-pliegue de las aplicaciones informáticas del Sistema de Información del Gobierno y administrar su empleo en la red de datos propia del Gobierno.

ARTÍCULO 32: La Oficina Nacional de Estadística e Información tiene las funciones específicas siguientes:

a) Dirigir, en coordinación con otros órganos, organismos y entidades la elabora-ción de las propuestas de políticas, estrategias, programas y planes nacionales para el desarrollo e integración del Sistema de Información del Gobierno, definiendo los objetivos a alcanzar, a corto, mediano y largo plazos, y las atribuciones y obli-gaciones de los involucrados;

b) dirigir la elaboración de las propuestas referidas a la gestión de la información y los documentos relevantes para el Gobierno, relacionados con el funcionamiento de sus órganos y con los ámbitos económico, social, demográfico, geográfico, medioambiental del país, y otros que se decidan;

c) dirigir, según lo establecido por las autoridades competentes en el país, la iden-tificación, generación y obtención, procesamiento, almacenamiento, búsqueda y recuperación de la información y los documentos relevantes de interés nacional; así como su diseminación, uso y descarte;

d) dirigir el proceso de desarrollo, implantación y despliegue de las aplicaciones informáticas que emplea el Sistema de Información del Gobierno;

e) dirigir el desarrollo y mantenimiento de la Infraestructura de Datos Espaciales de la República de Cuba;

f ) dirigir y ejecutar, según corresponda, los censos económicos y de población y las encuestas económicas, sociales y demográficas nacionales aprobadas por las autoridades competentes;

g) coordinar el funcionamiento de los Comités Técnicos de los ámbitos informa-tivos y las temáticas específicas, relacionados con el Sistema de Información del Gobierno;

h) administrar las aplicaciones informáticas en la red de datos propia del Go-bierno y los sitios Web del Gobierno Central, así como dirigir el desarrollo de estos sitios en los organismos de la Administración Central del Estado y admi-nistraciones locales del Poder Popular, según lo establecido por las autoridades competentes en el país;

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i) armonizar los clasificadores y otros estándares informativos de uso general en el Sistema de Información del Gobierno y administrarlos según el ámbito de su competencia;

j) coordinar la integración coherente de los registros que constituyen fuente de información para el Gobierno, posibilitando su organización eficiente e informa-tización;

k) administrar, según lo establecido por las autoridades competentes en el país, el registro estatal de empresas, unidades presupuestadas y demás entidades estatales; el de cooperativas; y el de entidades no estatales;

l) asumir la generación, obtención, procesamiento y almacenamiento de la infor-mación de interés nacional, garantizando su seguridad; y designar a los órganos u organismos responsabilizados con una parte de su gestión, según el papel que les corresponde en el Sistema de Información del Gobierno;

m) centralizar, emitir y proteger la estadística oficial del país, garantizando la uni-cidad e incluyendo los sectores estatal, mixto, cooperativo y privado, así como la información de interés nacional, según corresponda;

n) establecer la publicación de la información de interés nacional en diversos soportes, garantizando su adecuada protección y conservación;

o) organizar y coordinar los correspondientes servicios informativos que posibiliten oportunamente la búsqueda y recuperación, diseminación, uso y descarte de la información y los documentos de interés nacional;

p) realizar análisis e investigaciones estadísticas sobre los procesos sociales, demo-gráficos y económicos del país, según los planes aprobados por las autoridades competentes;

q) identificar las unidades de observación, tanto entidades organizativas, como hogares y personas naturales, que constituyen fuentes de la información relevante para el Gobierno;

r) ejecutar las acciones de control requeridas, tanto internas como externas, a la actividad del Sistema de Información del Gobierno, dirigidas a comprobar la in-formación relevante, velando por su oportunidad y veracidad; así como, participar en el control del cumplimiento de las normativas referidas a la información del país en los órganos de Gobierno; y

s) las demás que le confieran la ley y otras disposiciones del Estado.

ARTÍCULO 33: El Jefe de la Oficina Nacional de Estadística e Información tiene las atribuciones y obligaciones específicas siguientes:

1. Dirigir y representar a la Oficina;

2. aprobar, según su competencia, la emisión de la información de interés nacional, incluyendo la estadística oficial del país y su publicación en diversos soportes;

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3. aprobar, según su competencia, las propuestas relativas a la gestión de la información de interés nacional y la organización de sus correspondientes servicios informativos, así como la identificación, registro y control de las unidades de observación que constituyen fuentes de la información relevante para el Gobierno;

4. presentar al Presidente del Consejo de Información del Gobierno, las propuestas que requieran aprobación, relacionadas con:

a) Las políticas, estrategia, programas y planes nacionales, para el desarrollo, inte-gración e informatización del Sistema de Información del Gobierno;

b) la información relevante para el Gobierno y los procedimientos para su iden-tificación y gestión;

c) los nomencladores, clasificadores y otros estándares de uso general en el Sistema de Información del Gobierno;

d) la gestión de los documentos con información relevante para el Gobierno;

e) la realización de censos, encuestas y levantamientos informativos no planifica-dos, que lleven a cabo la Oficina u otros órganos y organismos; y

f ) el desarrollo de los sitios Web de los organismos de la Administración Central del Estado y órganos locales del Poder Popular.

5. aprobar, según su competencia, propuestas relacionadas con los censos econó-micos y de población y encuestas económicas, sociales y demográficas, de carácter nacional, previa presentación de su cronograma de realización;

6. presentar los resultados de los análisis e investigaciones estadísticas realizados, según plan, sobre los procesos económicos, demográficos y sociales del país;

7. ejecutar las acciones de control que se requieran, según los procedimientos establecidos;

8. coordinar el funcionamiento de los Comités Técnicos; y

9. las demás que le confieran la ley y otras disposiciones del Estado.

DISPOSICIONES ESPECIALES

PRIMERA: La Oficina Nacional de Estadística e Información se organiza a partir del personal y recursos materiales y financieros de la actual Oficina Nacional de Estadísticas; transfiriéndose las funciones y obligaciones de esta a la Oficina que se crea, como su continuadora y subrogada en su lugar a todos los efectos legales, tanto nacional como internacional, especialmente en lo que concierne a los convenios, protocolos y acuerdos de cualquier índole suscritos por dicha Oficina con homólogos de otros países u otras entidades extranjeras, así como en lo que se refiere a la participación e integración en organismos u organizaciones internacionales.

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SEGUNDA: Los organismos de la Administración Central del Estado y administra-ciones locales del Poder Popular establecen dentro de sus funciones, las relaciona-das con la gestión de su información y con el desarrollo de sus correspondientes sistemas y estructuras organizativas para su aseguramiento.

TERCERA: El Consejo de Ministros, en el transcurso de los dos años de la entrada en vigor del presente Decreto-Ley, presenta, a partir de las experiencias adquiridas en su aplicación, las modificaciones correspondientes, y modifica o sustituye las normas complementarias que haya dictado para su implementación.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

ÚNICA: Hasta tanto se efectúe el traslado de las nuevas funciones relativas a la información y estadística a la Oficina Nacional de Estadística e Información, lo cual se llevará a efecto en el término de trescientos sesenta y cinco días, la gestión de la información seguirá desarrollándose acorde a las disposiciones y procedimientos contenidos en las normativas bajo cuya vigencia se venían realizando.

DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA: El Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, dictará cuantas disposicio-nes complementarias sean necesarias a los fines del cumplimiento de lo dispuesto en el presente Decreto-Ley.

SEGUNDA: Se faculta al Jefe de la Oficina Nacional de Estadística e Información, para que dentro de su competencia, emita cuantas disposiciones complementarias resulten procedentes para la aplicación y el mejor cumplimiento de lo que por el presente Decreto-Ley se dispone.

TERCERA: Los ministerios de las Fuerzas Armadas Revolucionarias y del Interior adecuan, en lo que resulte necesario, la aplicación de las disposiciones establecidas en este Decreto-Ley en correspondencia con las particularidades de las funciones, misiones y características de dichos organismos.

CUARTA: Se derogan: el artículo 3 del Decreto-Ley 147 de 21 de abril de 1994, que crea la Oficina Nacional de Estadísticas y la adscribe al Ministerio de Economía y Planificación; el Acuerdo 6688 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, de fecha 23 de septiembre de 2009, que establece las funciones de la Oficina Nacional de Estadísticas; el Acuerdo 5535, también del Comité Ejecutivo del Consejo de Mi-nistros, de fecha 16 de septiembre de 2005 que crea la Comisión de Infraestructura de Datos Espaciales de la República de Cuba; y los incisos z) del Apartado Cuarto, u) del Apartado Sexto y d) del Apartado Noveno de la Resolución 170 de fecha 31 de diciembre de 2006, del Ministro de las Fuerzas Armadas Revolucionarias, que delega en el Jefe de la Oficina Nacional de Hidrografía y Geodesia, la presidencia de dicha Comisión; así como cuantas otras disposiciones de igual o menor jerarquía que se opongan a lo dispuesto en el presente.

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QUINTA: El presente Decreto-Ley comienza a regir a partir de los treinta días pos-teriores a la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República.

PUBLÍQUESE en la Gaceta Oficial de la República.

DADO en el Palacio de la Revolución, en La Habana, a los ocho días del mes de febrero de dos mil once.

Raúl Castro Ruz

Presidente del Consejo de Estado

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINOS SIGNIFICADO

Acción correctiva Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

Acción preventivaAcción para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

Acciones técnicoorganizativas en el Plan de Prevención de RiesgosSon las vinculadas a la precisión, divulgación y control del cumplimiento: del encargo estatal u objeto social, de la misión y de los objetivos, de las funciones y atribuciones de la entidad u organismo, de la delimitación de las responsabili-dades, facultades individuales y colectivas, así como de las disposiciones legales.

Acciones de carácter ético-moralSon acciones dirigidas de modo consciente a eliminar las actuaciones contrarias a las normas legales y a la ética de los cuadros, funcionarios del Estado y trabajadores en el ejercicio de su cargo o en el desempeño de la función asignada; caracterizadas por una pérdida de valores éticomorales incompatibles con la sociedad cubana, que se comenten para satisfacer intereses personales o de un tercero. En el Plan de Prevención de Riesgos van encaminadas a despertar motivaciones, cultivar atributos, formar valores éticos y morales, fortalecer principios y convicciones de los trabajadores en general. No se trata de elaborar una lista de tareas sino llevar las ideas que sustentan y fortalecen nuestro sistema social, a todos los campos y esferas de trabajo, en cada acción, para que incida cotidianamente, con mayor integralidad en la formación de una cultura ética, con un carácter educativo sobre las conductas de las personas.

Acciones de control en el Plan de Prevención de RiesgosSon las acciones dirigidas al chequeo de la elaboración y cumplimiento de las medidas del Plan de Prevención de Riesgos y el control de los planes de las enti-dades subordinadas.

Actividad Conjunto de operaciones o tareas propias de una entidad o persona realizadas con el propósito de obtener un resultado esperado.

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Actividades continuasActividades de control que incorporadas a las actividades normales generan respuestas dinámicas.

Código de ética Documento donde se establecen los principios y valores éticos que deben regir el comportamiento de los miembros de la organización, las actuaciones que han de ser evitadas y el modo de resolver determinados conflictos éticos que puedan presentarse.

Competencia profesionalConjunto sinérgico de conocimientos, habilidades, experiencias, sentimientos, ac-titudes, motivaciones, características personales y valores, basado en la idoneidad demostrada, asociada a un desempeño superior del trabajador y de la organiza-ción, en correspondencia con las exigencias técnicas, productivas y de servicios. Es requerimiento esencial que esas competencias sean observables, medibles y que contribuyan al logro de los objetivos de la organización.

Componentes del Sistema de Control InternoSon elementos que de manera integrada ejercen una función específica para el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Control Interno; se estructuran en normas de carácter general.

Confabulación Ponerse de acuerdo para emprender algún plan, generalmente ilícito.

Confiabilidad de la informaciónCondición de información apropiada para la administración con el fin de operar la entidad.

Confidencialidad Condición que determina que la información no esté disponible ni sea revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados.

Control Conjunto de acciones que se ejecutan para comprobar la aplicación de las políticas del Estado, así como del cumplimiento del plan de la economía y su presupuesto.

Controles de acceso Controles referidos a la práctica de restringir la entrada a un bien o propiedad a personas autorizadas.

Corrupción administrativaEs la actuación contraria a las normas legales y a la ética por los cuadros, dirigentes, funcionarios del Estado, el Gobierno y de otras organizaciones consideradas sujetos de la Contraloría General de la República, en el ejercicio de su cargo o en el desem-peño de la función asignada; caracterizada por una pérdida de valores ético-morales, incompatible con los principios de la sociedad cubana, que se comete para satisfacer

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intereses personales o de un tercero, con el uso indebido de las facultades, servicios y bienes destinados a la satisfacción del interés público o social para obtener be-neficios materiales o ventajas de cualquier clase y que tiene como base el engaño, el soborno, la deslealtad, el tráfico de influencias, el descontrol administrativo y la violación de los compromisos contraídos al acceder a los cargos; cuyas prerrogativas fueron empleadas en función de tales actividades de corrupción.

Cultura organizacionalInterrelación entre la estructura de creencias, valores y formas de manifestarlas y trasmitirlas, así como de actuación de las personas integrantes en situaciones co-rrectas, que condicionan la conducta de sus miembros y que van a caracterizar los procesos y comportamientos individuales, grupales y de la organización, además, de su influencia en las funciones directivas y las decisiones a todos los niveles.

Detección del cambioConjunto de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados en el entorno externo e interno, que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar los objetivos de la entidad en las condiciones deseadas.

Directivos superioresSon los que dirigen, aprueban y controlan las políticas; por su alcance ocupan los cargos de dirección del más alto rango en los órganos superiores y demás órganos estatales, organismos de la Administración Central de Estado, entidades nacionales, consejos de los órganos locales del Poder Popular y organizaciones superiores de dirección del sistema empresarial y su designación corresponde a la nomenclatura superior de ellos.

Directivos Son los que elaboran, orientan, controlan, guían y despliegan las políticas; por su alcance ocupan los cargos de dirección de nivel intermedio y su designación co-rresponde generalmente a la nomenclatura de los jefes de los órganos superiores y demás órganos estatales, organismos de la Administración Central del Estado, entidades nacionales, consejos de la administración de los órganos locales del Poder Popular y el sistema empresarial, por excepción algunos cargos pertenecen a la nomenclatura superior.

Disponibilidad de la informaciónCualidad o condición que debe cumplir la información de ser accesible y utilizable por solicitud de una entidad o persona autorizada.

Diagnóstico de riesgos e identificación de objetivos de controlProcesos encaminados a determinar las áreas de mayor complejidad, identificando y evaluando por cada una de ellas los riesgos, puntos vulnerables y objetivos de control, para así enfrentar las posibles manifestaciones negativas que favorecen la ocurrencia de indisciplinas, ilegalidades, delitos y manifestaciones de corrupción administrativa. Estos procesos deben ser continuos, dinámicos, participativos, preventivos y transformadores.

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Ejecutivos Es la categoría de cuadros más amplia, son los que participan en la elaboración, realizan, ejecutan y controlan el cumplimiento de las políticas en lo que les corresponde, por su alcance ocupan cargos de dirección u otros en los órga-nos estatales, organismos de la Administración Central del Estado, entidades nacionales, entidades presupuestadas y el sistema empresarial; su designación corresponde a la nomenclatura inmediata superior a la entidad o a su jefe según corresponda.

EntidadOrganización con personalidad jurídica propia, constituida conforme a las leyes cubanas, con fines económicos, administrativos, sociales, culturales, u otros defi-nidos en su objeto social.

Estructura organizativaDistribución y orden con que está compuesta una entidad (cargos, funciones, uni-dades organizativas y niveles de autoridad), incluyendo el conjunto de relaciones entre todos los miembros.

Evaluación costo-beneficioProcedimiento para evaluar programas o proyectos, que consiste en la compara-ción de costos y beneficios, con el propósito de que estos últimos excedan a los primeros pudiendo ser de tipo monetario o social, directo o indirecto.

Fondos públicos Son los recursos, valores, bienes y derechos provenientes del patrimonio público, asignados por el Estado.

Función Conjunto de actividades o tareas asignadas a un cargo.

FuncionarioLos designados para desempeñar cargos de carácter profesional de complejidad y responsabilidad en la función pública o en las organizaciones de producción, servicios, administración y otras, teniendo atribuciones específicas y alguna esfera de decisión limitada.

Pueden organizar, distribuir y controlar la labor de un pequeño grupo de traba-jadores.

Fecha de cumplimiento de las medidas en el Plan de Prevención de RiesgosLa fecha de cumplimiento no se debe identificar con los plazos diarios, perma-nentes, bimensuales o trimestrales, atendiendo a lo establecido para su ejecución. En todos los casos se precisa la fecha en la que se controla el cumplimiento de las medidas o evalúan sus resultados. Se deben realizar acciones de autocontrol sobre el cumplimento anterior como una medida más del Plan de Prevención de Riesgos según se establezca por la entidad.

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Gestión Conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

Gestión del conocimientoComprende el conjunto de procesos y sistemas que permiten que el conocimien-to de la entidad (capital intelectual) aumente de forma significativa mediante la gestión de las capacidades del personal y el aprendizaje producto de la solución de problemas, para el cumplimiento de los objetivos y metas.

Indicadores de desempeñoSon factores cualitativos y cuantitativos que proporcionan la medición sistemática del grado de eficacia y eficiencia con el que los trabajadores realizan sus activi-dades laborales durante un período de tiempo determinado y de su potencial desarrollo, y constituye la base para elaborar y ejecutar el plan individual de capacitación y desarrollo. Comprende la evaluación de la idoneidad demostrada, las competencias laborales, los resultados alcanzados en el cumplimiento de sus funciones, tareas y objetivos, su plan de capacitación y desarrollo individual y las recomendaciones derivadas de evaluaciones anteriores.

Indicadores de rendimientoSon factores cualitativos y cuantitativos que proporcionan información acerca del grado de eficiencia, economía y eficacia en la ejecución de las operaciones.

Idoneidad demostradaPrincipio por el que se rige la administración para la determinación del ingreso de los trabajadores al empleo, su permanencia y promoción, así como su incor-poración a cursos de capacitación y desarrollo.

Integridad Cualidad de las personas que mantienen principios morales sólidos, rectitud, honestidad, sinceridad y el deseo de hacer lo correcto, así como profesar y vivir en un marco de valores.

Integridad de la informaciónPrecisión y suficiencia de la información, así como su validez de acuerdo con los valores y expectativas de la entidad.

Impacto Efecto en los compromisos y objetivos de la política de la organización, en sus partes interesadas, en la propia organización, en los colectivos de trabajadores, en la sociedad y en el medio ambiente. El efecto puede ser positivo o negativo.

Importancia relativaTodo aquello que afecte el resultado de una organización, bien sea en forma cualitativa o cuantitativa.

Implementar Poner en funcionamiento, aplicar métodos, medidas, etc., para llevar a cabo algo.

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Impunidad Quedar la conducta sin sanción.

Medidas a tomar en el Plan de Prevención de RiesgosAcciones concertadas que se emprenden de forma colegiada por la adminis-tración y el colectivo laboral, dirigidas a eliminar o disminuir en lo posible, las causas y condiciones que propician la comisión de indisciplinas, ilegalidades o manifestaciones de corrupción administrativa. No deben reproducir funciones u orientaciones metodológicas ya establecidas; cuando se identifiquen peligros por el incumplimiento o violación de estas, las acciones deben estar dirigidas a su verificación, comprobación y evaluación, con métodos participativos. Las me-didas no deben expresarse en forma de aspiraciones o anhelos, sino en acciones concretas y medibles, que respondan al cómo lograr lo plasmado con anterioridad.

Mejora continuaActividad recurrente desarrollada en los procesos, actividades y tareas de una entidad con el objetivo de lograr mejoras en la productividad en términos de eficacia, eficiencia y economía, y por ende mejorar su competitividad.

Misión Es el objetivo supremo de la organización y expresa la necesidad social que debe satisfacer la entidad, la razón más amplia que justifica la existencia de la organi-zación. Debe orientar el rumbo y el comportamiento en todos los niveles de la organización en un plazo determinado.

Nivel de riesgo aceptableNivel de riesgo que la entidad está dispuesta y en capacidad de asumir para cumplir con sus objetivos, sin incurrir en costos ni efectos adversos excesivos en relación con sus beneficios esperados o ser incompatible con las expectativas de los sujetos interesados.

Objetivos de controlResultados o propósitos que se desean alcanzar, se corresponde con la política y estrategia de la organización, y es el fin a que se dirigen o encaminan uno o varios procedimientos o acciones de control para evitar las manifestaciones negativas.

Oportunidad Ocasión para efectuar las actividades de recopilar, procesar y generar información, las que deben realizarse cumpliendo las conveniencias de tiempo y de lugar, de acuerdo con los fines institucionales.

OrganismoConjunto de oficinas, dependencias y entidades que forman un cuerpo o institu-ción y se rigen por un conjunto de leyes.

Órgano Conjunto de personas que actúan en representación de una organización o per-sona jurídica en un ámbito de competencia determinado.

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Organización Conjunto de personas e instalaciones organizadas y reguladas por un conjunto de normas con responsabilidades, autoridades y relaciones en función de deter-minados fines.

Participación activa y consciente de los trabajadoresProceso sistemático en el cual la administración propicia la intervención de los trabajadores e interactúa con ellos, desde la identificación de riesgos o puntos vulnerables y sus posibles manifestaciones de indisciplinas, ilegalidades, pre-suntos hechos delictivos o de corrupción administrativa hasta la identificación y el análisis de sus causas y condiciones. La participación de los trabajadores debe estar presente en la elaboración del Plan de Prevención de Riesgos; en la ejecución de las medidas; en el control de la efectividad de estas, así como, en su actualización. Incluir en la Asamblea de Afiliados, el análisis del cumplimiento del Plan de Prevención de Riesgos y de las causas y condiciones que propician los hechos que se produzcan, promoviendo en tales casos la evaluación crítica sobre los incumplimientos y el aporte de nuevas ideas para perfeccionarlas, en-riquecerlas y divulgarlas.

Patrimonio Conjunto de bienes y derechos propios adquiridos por cualquier título.

Patrimonio públicoEl conjunto de bienes, derechos y obligaciones cuya titularidad pertenece al Estado.

Planeación Proceso de planificación, en el cual se establecen las proyecciones sobre la base de un análisis exhaustivo del entorno de la organización, los objetivos de trabajo y sus criterios de medidas o indicadores, las acciones que aseguran su cumpli-miento y el de otras misiones y funciones expresadas en los correspondientes planes de trabajo.

Políticas Pautas, reglas o directrices de acción elegidas como guías en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional. Sirven como base para la implementación de los procedimientos y la ejecución de las actividades de control.

Posible manifestación negativaAcción u omisión con o sin intención, que cometida por un sujeto propio o ajeno a la entidad, lesiona un punto vulnerable de la misma, constituyendo en esencia el modo de operar, la forma mediante la cual se expresa una indisciplina, ilegalidad o manifestación de corrupción administrativa.

Punto vulnerableEs la actividad, área, operación, relación, documentación o procedimiento legal, proceso técnico-productivo, comportamiento ético profesional de directivos,

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funcionarios y trabajadores, o elemento físico, que por sus características de exposición a riesgos internos o externos es susceptible de que recaiga sobre él la acción u omisión del sujeto comisor, consistente en una indisciplina, ilegalidad, presunto hecho delictivo o manifestación de corrupción administrativa. En el Plan de Prevención de Riesgo en un punto vulnerable pueden identificarse uno o varios riesgos y posibles manifestaciones negativas.

Prevención Acción y efecto de prevenir. Es la preparación, la disposición que se forma para evitar algún riesgo, preparar con anticipación alguna cosa, prever el daño o peligro, anticiparse a la ocurrencia del riesgo de un evento o tarea. En el Plan de Prevención de Riesgos son las acciones organizadas previamente que promueven un mayor control para fortalecer la disciplina, el respeto a la legalidad, la ejemplaridad y el desarrollo de una cultura de máxima honradez y eficiencia.

Probabilidad de ocurrenciaLa posibilidad de que un evento dado ocurra.

Procedimiento Manera específica de realizar una actividad, que debe estar contenida en docu-mentos aprobados, la cual incluye el objeto y el alcance de una actividad, qué debe hacerse y quién debe hacerlo, cuándo, dónde y cómo debe hacerse, qué materiales y equipos y documentos deben utilizarse y cómo debe controlarse y registrarse.

ProcesoConjunto de recursos y actividades que transforman elementos de entrada (insumos) en elementos de salida (producto/servicio); los recursos incluyen el personal, las finanzas, las instalaciones, los equipos, las tecnologías, las técnicas y los métodos.

Proceso de actualización sistemática, análisis y perfeccionamiento continuo de los planes de prevención de riesgosProceso dirigido a la búsqueda, análisis y superación de los componentes del Plan de Prevención de Riesgos donde se analizan de forma crítica la correspondencia entre las medidas trazadas y su efectividad, en relación con el análisis de las causas y condiciones que favorecen las deficiencias e irregularidades detectadas, en las acciones de control y ante cualquier riesgo interno o externo, así como hecho de indisciplinas, ilegalidades y corrupción ocurridos en la entidad o fuera de esta. Además, determina la existencia de nuevos riesgos y las medidas a aplicar, por cambios en las condiciones en que las organizaciones desarrollan sus actividades, ya sean en el contexto externo o interno, pudiendo ser temporales o permanentes.

Reglamento Disciplinario InternoReglamento Disciplinario de cada organización, constituye el complemento de las normas, disposiciones legales de aplicación general en materia de disciplina, que tiene como objeto fortalecer el orden laboral, la educación de los trabajadores y el enfrentamiento a las indisciplinas e ilegalidades en ocasión del desempeño del trabajo.

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Revisión Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia de un tema, para alcanzar los objetivos establecidos.

Riesgo Es la incertidumbre de que ocurra un acontecimiento que pudiera afectar o beneficiar el logro de los objetivos y metas de la organización. El riesgo se puede medir en términos de consecuencias favorables o no y de probabilidad de ocurrencia.

Seguridad Conjunto de medidas técnicas, educacionales, médicas y psicológicas emplea-das para prevenir accidentes; eliminar las condiciones inseguras del ambiente, e instruir o convencer a las personas, acerca de la necesidad de implantación de prácticas preventivas.

Seguridad razonableNivel de seguridad alcanzable, debido a limitaciones objetivas que impiden lograr la seguridad total.

Sistema de aplicaciónSe entiende como sistemas de aplicación la suma de procedimientos manuales y programados mediante la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Sistema de gestión Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para estable-cer la política y los objetivos, y para lograr dichos objetivos. Un sistema de gestión de una organización podría incluir diferentes sistemas de gestión.

Sistema de informaciónEstá constituido por los métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de los directivos y ejecu-tivos para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad.

Sujetos interesados Personas naturales y jurídicas, internas o externas a la institución, que pueden afectar o ser afectadas directamente por las decisiones.

Tareas claves Tareas cuya concentración en las competencias de una sola persona podría per-mitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores, omisiones o cualquier tipo de irregularidades, y en consecuencia debilitar el Sistema de Control Interno y el logro de los objetivos.

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Tecnologías de la información y las comunicacionesConjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamien-to, tratamiento, comunicación, registro y presentación de información, en forma de voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o electromagnética.

Tolerancia al riesgoNivel de aceptación en la variación de los objetivos.

Transacción Operación administrativa, económica y comercial que implica un proceso de decisión.

Transparencia de la gestiónDeber de los directivos superiores, directivos, ejecutivos y funcionarios de permitir que sus actos de gestión puedan ser informados y evidenciados con claridad a las autoridades de gobierno y a la ciudadanía en general, a fin de que estos puedan conocer y evaluar cómo se desarrolla la gestión con relación a los objetivos y metas institucionales y cómo se invierten los recursos públicos.

Trazabilidad Es un conjunto de medidas, acciones y procedimientos que permiten registrar e identificar cada producto, servicio o transacción desde su origen hasta su destino final.

Validar Confirmar, mediante la aportación de evidencia objetiva, que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

Valores Principios morales, éticos, patrióticos, de solidaridad humana; preferencias cultu-rales; espíritu de sacrificio y actitudes psicológicas que guían los juicios personales y su comportamiento.

Visión Valores y aspiraciones genéricas de la organización, concebidas a largo plazo.

Vulnerabilidad Grado en el que los objetivos pueden ser afectados adversamente por los riesgos a los que están expuestos.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Circular No. 5 del año 1998, de la Dirección Nacional de Estadística, MINSAP, La Habana, 1998.

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Resolución Ministerial del MINSAP de 9 del 30 de enero de 1992.

Resolución 60, Contraloría General de la República, La Habana, 2011.

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AUTORES

Barroso López, OrlandoTécnico Estadístico de Salud. Especialista Departamento de Registros Médicos y Es-tadísticas del Instituto de Endocrinología y Enfermedades Metabólicas.

Bess Constanten, Sonia (Editora principal)Doctora en Estomatología. Especialista de 1er. Grado en Bioestadística. Jefa del Departamento. de Sistemas, Encuestas e Informática Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Clúa Calderín, Ana MargaritaLicenciada en Matemática, Máster en Estadísticas. Jefe del Grupo de Encuestas e Informática de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, MINSAP.

Díaz Machado, Antonio (Editor principal)Doctor en Medicina. Especialista de 1er. Grado en Bioestadística. Profesor Instructor. Funcionario del Departamento de Sistemas, Encuestas e Informática de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Fernández Viera, María RosaLicenciada en Gestión de la Información Funcionaria de la Sección de Estadísticas Vitales del Departamento de Estadísticas Sanitarias de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, MINSAP.

Alicia Gran Álvarez, MiriamDoctora en Medicina. Especialista de 2do. Grado en Bioestadística. Doctor en Cien-cias de la Salud. Máster en Salud Pública.

Profesora Titular. Jefa del Departamento de Análisis Estadístico Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Hechevarría Puente, Gloria(Editora principal)Doctora en Estomatología. Especialista de 2do. Grado en Administración de Salud. Máster en Atención Primaria de Urgencias Estomatológicas. Profesora Asistente de la Facultad de Estomatología de La Habana y del Instituto Superior de Ciencias Médicas de La Habana. Jefa del Departamento de Es-tadísticas Sanitarias. Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Hernández Hernández, MarioTécnico Estadístico de Salud. Asesor de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Martínez Vázquez, NormaDoctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en Epidemiología. Profesor Asistente del Instituto Superior de Ciencias Médicas de la Habana. Maestrante en Promoción de Salud de la Escuela Nacional de Salud Pública (ENSP). Miembro de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Pérez Leyva, María Elena (Editora principal)Licenciada en Gestión de la Información. Funcionaria del Departamento de Sistemas, Encuestas e Informática de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, MINSAP.

Podadera Valdés, XiomaraLicenciada en Gestión de la Información. Funcionaria del Departamento de Sistemas,

FICHA DE AUTORES Y COLABORADORES

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Encuestas e Informática de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, MINSAP.

Ramil Valdés, José D. (Editor principal)Técnico Estadístico de Salud. Especialista Principal del Grupo de Sistema. Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Rojas Valdivieso, PabloTécnico Estadístico de Salud. Asesor de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP

Ruiz Beruvides, María del RosarioLicenciada en Gestión de la Información. Funcionaria del Grupo de Sistema. Direc-ción de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, MINSAP.

Zacca Peña, Eduardo (Editor principal)Doctor en Medicina. Doctor en Ciencias Médicas. Máster en Epidemiología. Profesor Titular del Instituto Superior de Ciencias Médicas de La Habana. Investigador Au-xiliar de la Academia de Ciencias de Cuba. Especialista de 2do. Grado en Angiología y Cirugía Vascular. Director Nacional de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Martínez Morales, Miguel ÁngelDoctor en Medicina. Especialista de 1er. Grado en Bioestadística. Máster en Salud Pública. Jefe de la Sección de Vitales. Di-rección de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

COLABORADORES

Alonso Alomá, IsmellDoctor en Medicina. Especialista de 1er. Grado en Bioestadística. Funcionario del Departamento de Análisis Estadístico de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, MINSAP.

Barbón Ávila, MarietaTécnica Estadístico de Salud. Jefa del Depar-tamento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Artemisa.

Borroto, María AntoniaLicenciada en Gestión de la Información. Jefa Departamento de Registros Médicos y Estadísticas de Salud del Hospital Clínico Quirúrgico “Hermanos Ameijeiras” MINSAP.

Camacho Torres, Idania M.Licenciada en Gestión de la Información. Jefa del Departamento Provincial de Re-gistros Médicos y Estadísticas de Matanzas.

Cárdenas Martínez, LuisaLicenciada en Gestión de la Información. Departamento Provincial de Registros Médi-cos y Estadísticas de Salud de Sancti Spíritus.

Cardoso de Arma, Elizabeth Licenciada en Gestión de la Información. Jefa del Departamento Provincial de Regis-tros Médicos y Estadísticas de Camagüey.

Collejo Rosabal, Yusel MariuskaDoctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI y Bioestadística. Jefa del De-partamento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de Granma.

Cruz Calzadilla, Carmen IsabelLicenciada en Gestión de la Información del Departamento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de Holguín.

Cueto Eduarte, IvónLicenciada en Gestión de la Información. Jefa del Departamento Provincial de Re-gistros Médicos y Estadísticas de Salud de Cienfuegos.

Díaz Medina, María del CarmenDoctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI y Bioestadística. Profesora Instructora del Instituto Superior de Cien-cias Médicas de Santiago de Cuba. Ex Jefa

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del Departamento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de Santiago de Cuba.

Fernández Viera, Rosa MaríaLicenciada en Gestión de la Información. Funcionaria de la Sección de Estadísticas Vitales del Departamento de Estadísticas Sanitarias de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, MINSAP.

Gallardo Celestrín, NélidaTécnico Estadístico de Salud. Funcionaria de la Sección de Servicios del Departamento de Estadísticas Sanitarias de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, MINSAP.

Georgina Garzón Morales,Licenciada en Gestión de la Información. Jefa del Departamento Provincial de Re-gistros Médicos y Estadísticas de Santiago de Cuba.

González Gallardo, MagdalenaLicenciada en Gestión de la Información del Departamento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de Granma.

Jiménez Rodríguez, María CeciliaTécnica Estadístico de Salud. Jefa del Depar-tamento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Sancti Spíritus.

Jorge Pérez, Elia RosaLicenciada en Gestión de la Información. Ex funcionaria de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

López Nistal, Libia MargaritaDoctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en Medicina General Integral y Es-pecialista de 2do. Grado en Bioestadística. Profesor asistente de la Escuela Nacional de S Pública. Funcionaria del Departamento de Análisis Estadístico de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Sa-lud, MINSAP.

López Victores, Carmen IvonneDoctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI y Bioestadística del Depar-

tamento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de La Habana.

Martínez Machin, MaitéLicenciada en Gestión de la Información. Funcionaria de la Sección de Servicios del Departamento de Estadísticas Sanitarias de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, MINSAP.

Martínez Morales, MaricelaTécnica Estadístico de Salud. Funcionaria del Departamento Análisis de la Información. Dirección de Registros Médicos y Estadísti-cas del MINSAP.

Marrero Piñeiro, ArístidesDoctor en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI. Jefe del Departamento Pro-vincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de Pinar del Río.

Miriam Montano García,Licenciada en Gestión de la Información. Funcionaria del Departamento Estadística Sanitarias Dirección de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Mesa Machado, Ana ConsueloLicenciada en Economía y Planificación. Ex funcionaria de la Dirección Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Neisa Milagros Oro Basalto,Licenciada en Gestión de la Información. Jefa del Departamento Provincial de Re-gistros Médicos y Estadísticas de Salud de Las Tunas.

Prior García, AdaDoctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI y Especialista de 1er. Grado en Higiene y Epidemiología. Profesora Au-xiliar. Ex Jefa del Departamento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de Matanzas.

Puerto Díaz, MargaritaDoctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI. Jefa del Departamento pro-vincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de Villa Clara.

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Ramírez Leyva, ErnestoDoctor en Estomatología. Especialista de 1er. Grado en Bioestadística. Profesor Ins-tructor de la Facultad Doctor José Assef Yara de Ciego de Ávila. Ex Jefe del Departamento Provincial de Registros Médicos y Estadísti-cas de Ciego de Ávila.

Ríos Massabot, EneidaDoctora en Ciencias Médicas. Ex directora Nacional de Registros Médicos y Estadísticas del MINSAP.

Sánchez Labrada, Haydee E.Doctora en Estomatología. Especialista de 1er. Grado en Bioestadística del Departa-mento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de Las Tunas.

Soris Fuerte, NildaLicenciada en Gestión de la Información. Jefa del Departamento Municipal de Re-gistros Médicos y Estadísticas de la Isla de la Juventud.

Torres Vidal, Rosa MaríaDoctora en Medicina. Especialista de 1er. Grado en MGI y Bioestadística. Máster en Estudios de Población. Profesor asistente de la Escuela Nacional de Salud Pública. Funcionaria del Departamento de Análisis Estadístico de la Dirección Nacional de Regis-tros Médicos y Estadísticas de Salud, MINSAP.

Tosca Morejón, PaulaTécnica Estadístico de Salud. Ex Jefa del Departamento Provincial de Registros Mé-dicos y Estadísticas de Salud de la antigua provincia La Habana.

Valdivia Onega, Cristina Doctora en Medicina. Especialista de 2do. Grado en Epidemiología y de 1er. Grado en Administración de Salud. Ex Jefa del Departamento provincial de Registros Mé-dicos y Estadísticas de Salud de la Ciudad de La Habana.

Velásquez Carbonell, EvaristoDoctor en Estomatología. Especialista de 1er. Grado en Bioestadística. Dirección Provincial de Salud de Las Tunas.

Verdecia Jiménez, Ana IrisDoctora en Estomatología. Especialista de 1er. Grado en Bioestadística. Jefa del Depar-tamento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de Holguín.

Viltre Marcheco, Ana YuryTécnica Estadístico de Salud. Jefa del Depar-tamento Provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Salud de Guantánamo.

Yanez González, OliviaLicenciada en Matemática. Jefa del Depar-tamento Provincial de Registros Médicos y Estadística de Ciego de Ávila.

Zamora Cutiño, MarlenisTécnica Estadístico de Salud. Jefa del Depar-tamento provincial de Registros Médicos y Estadísticas de Mayabeque.

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