MINISTERIO DE SALUD PUBLICADIRECCIÓN NACIONAL DE ESTADISTICAS

Normas de registros médicos

Ministerio de Salud PúblicaDirección Nacional de Estadísticas

Normas de Registros Médicos Hospitales Policlínicos

Centros de Higiene y Epidemiología

La Habana, 1984,‘’Año del XXV Aniv.. Triunfo de la Revolución’’

Presentación:

Las normas para los Departamentos de Estadísticas en hospitales se confeccionaron en 1964.En 1967 se crearon las normas para los Departamentos de Estadísticas en policlínicos y se revisaron las de hospitales. Un año más tarde, cuando se celebró en Santa Clara la Reunión Nacional de ambos documentos y por primera vez con participación multidisciplinaria y de las provincias.

En 1971 se organizó la primera Jornada Nacional de Normación de Estadística que incluyó entre sus temas centrales la discusión y aprobación de una nueva revisión elaborada por el Nivel Central y enriquecidas por las provincias.Después de 10 años de trabajo con estas revisiones y teniendo en cuenta el desarrollo alcanzado por las unidades hospitalarias y las unidades de atención primaria, la creación de los centros de higiene y epidemiología y el desarrollo alcanzado en cuanto a la confección de Sistemas de información, se decidió que la nueva revisión de las normas y la elaboración de normas para los centros de higiene y epidemiología, no incluyeran procedimientos estadísticos, ya que los mismos aparecen en los sistemas respectivos.Para el desarrollo del trabajo se creó un Comité Organizador Nacional y tres Subcomisiones, una por cada tipo de institución cuyos registros serían normados. En la composición de las subcomisiones entraban aproximadamente un 50% de compañeros de provincias con gran experiencia en sus respectivas esferas.Simultáneamente la Comisión Nacional preparó los lineamientos generales para el desarrollo del trabajo de las subcomisiones con el objeto de crear un anteproyecto de normas que fue discutido ampliamente en jornadas Provinciales y enriquecido con innumerables sugerencias, criterios y recomendaciones que permitió confeccionar un proyecto para su discusión en la segunda Jornada Nacional de Normación, celebrada en la Ciudad de Guantánamo, con la colaboración entusiasta y el esfuerzo de las autoridades de esa provincia.En la revisión que se presenta han participado más de 1000 Técnicos en Estadísticas y un gran número de Directores de Hospitales, Policlínicos y de Centros de Higiene y Epidemiología.

Lic. Norma Eneida Ríos MassabotDirección Nacional de Estadísticas Octubre 1984

Normas de Registros Médicos para Hospital

I. PropósitosProporcionar una atención adecuada tanto del paciente que acude a recibir servicio de carácter ambulatorio, como de los que requiera hospitalización, custodiar y mantener en forma accesible los expedientes clínicos de los mismos, así como recolectar y elaborar las estadísticas de salud del hospital o consultas de especialidades, a fin de que sirvan de guía en la planificación, ejecución y evaluación de las actividades que le han sido encomendadas a la unidad.

II. FuncionesA. Funciones del Departamento

1. Identificar, inscribir y brindar adecuada atención del paciente con el fin de presentarle los servicios médicos y para-médicos necesarios.

2. Llevar el control interno de la población hospitalizada y de su movimiento.

3. Custodiar los expedientes clínicos, mantenerlos actualizados y velar por su conservación.

4. Procesar y controlar los Sistemas de Información Estadística vigentes.

5. Efectuar la elaboración de los datos para la evaluación de los programas y actividades médicas, para-médicas y administrativas.

6. Trasmitir en tiempo y forma a la Dirección y a los niveles correspondientes la información necesaria y oficialmente establecida.

7. Mantener estrecha coordinación con el resto de las unidades que componen el Sistema Nacional de Salud.

8. Elaborar y suministrar los datos que le sean solicitados para cualquier actividad de la unidad, previa autorización de la dirección.

9. Colaborar con las tareas docentes e investigativas, relacionadas con las actividades del departamento y que le sean asignadas por la dirección del hospital o por los niveles superiores

B. Funciones del Jefe de Departamento .

El jefe de departamento será el responsable no solo de las orientaciones técnicas, sino también

De las administrativas, docentes e investigativas relacionadas con su especialidad, tiene los deberes, atribuciones y funciones que aparecen en el reglamento de hospitales para las unidades organizativas y las que se señalan a continuación.

1- Asesorar y supervisar las normas y procedimientos de la unidad organizativa de registros médicos, y de los sistemas de información estadísticas.

2- Controlar el cumplimiento del calendario estadístico establecido.3- Realizar los análisis descriptivos necesarios de la información elaborada.4- Participar en las reuniones que su presencia esté normada por el reglamento de

hospitales o el reglamento del C.A.C. y en aquellas en que sea designado por el nivel superior.

5- Realiza las actividades docentes inherentes a su especialidad, que requiera la institución o cualquier otro nivel de la organización previa autorización de la dirección.

C. Funciones de Admisión.

1. Mantener un control permanente de las camas del hospital por servicios y salas y su disponibilidad..

2. Efectuar y controlar los ingresos urgentes y electivos.3. Controlar los egresos y sus expedientes clínicos.

En los casos de egresos fallecidos cumplir los trámites de entrega de cadáver y reportar a las autoridades las muertes relacionadas con cuestiones médicos-legales.

4. Controlar los traslados de pacientes.5. Controlar las listas de espera y efectuar las citaciones para ingresos.6. Revisar, controlar y registrar el certificado de defunción y de defunción

perinatal.7. Enviar la documentación, registros y expedientes clínicos a la sección de

Estadísticas.8. Ordenar los formularios para las historias clínicas.9. Mantener el tarjetero Índice de Pacientes en estricto orden alfabético cuando esté

se encuentre en esta sección.10. Tramitar las incidencias del Sistema de Vigilancia Epidemiológica.11. Realizar la entrega del turno de trabajo

D. Funciones de Inscripción y Turnos.

1. Inscribir a los pacientes.2. Distribuir los turnos y confeccionar los listados de control de turnos.3. Mantener el Tarjetero Índice de Paciente, en estricto orden alfabético, cuando

este se encuentre en esta sección..4. Mantener actualizada la información referente a la consulta Externa y la

relacionada con Inscripción y Turnos.

E. Funciones de Archivo .

1. Conservar, controlar y custodiar los expedientes clínicos que entran o salen del archivo.2. Folear y controlar la numeración de los expedientes clínicos.3. Incluir en los expedientes clínicos los resultados de las investigaciones comlementarias.4. Mantener una constante revisión de los procedimientos generales de archivo.

F. Funciones de Estadística

1. Controlar la integridad de los sistemas de información y la calidad de los datos estadísticos.

2. Elaborar los datos de los sistemas de estadísticas continuas vigentes para ello utilizar los procedimientos establecidos y cumplir el calendario estadístico.

3. Realizar la inscripción de nacimiento al 100% de los nacidos vivos en la institución dentro de un tiempo máximo de 20 días posteriores al nacimiento, siempre antes del egreso y los nacidos fuera de las instituciones en las unidades autorizadas para ello.

4. Realizar la programación de turnos para las áreas de salud.5. Organizar y controlar al archivo de los documentos.

G. Funciones de Codificación.

1. Codificar los diagnósticos, los procedimientos quirúrgicos y otros datos de las historias clínicas de los egresados.

2. Confeccionar los tarjeteros índice de diagnóstico y de operaciones y el informe estadístico.

3. Realizar la evaluación cuantitativa de la historia clínica de los egresos vivos.4. Controlar la integridad y revisar la calidad de los datos del certificado de

defunción, enfermedad de declaración obligatoria, registro de cáncer y de cualquier otro sistema de información que éste relacionado con los diagnósticos de egresos hospitalarios o de la clasificación internacional de enfermedades.

III. Procedimientos.

A. Procedimientos de Admisión

1. Control de Camas

1.1. Realizar, teniendo en cuenta las horas de mayor número de egresos, las rondas necesarias para conocer de los mismos y de las camas vacías

1.2. Iniciar a las 12 de la noche, una ronda para recoger en cada sala el reporte diario movimiento de sala del día que termina, comprobar y anotar el número de camas vacías y ocupadas y entregar a la enfermera otro modelo con la anotación del número de pacientes que quedan ingresados. Además, confeccione una relación de pacientes en postoperatorio, preparto y otros.

Chequee la calidad de la información del reporte diario de sala con el movimiento hospitalario y la relación de traslado. En horas de la mañana al entregar a estadísticas los documentos, notifique las deficiencias detectadas.En aquellos hospitales que sus condiciones no permitan realizar la ronda a las 12 de la noche, efectuarla a las 7 a.m. con referencia a la hora antes señalada.

2. Ingreso de Pacientes

2.1. Efectuar el ingreso en los casos nuevos, inscribiendo al paciente en igual forma que la descrita en los procedimientos de “Inscripción y Turnos”, enviando el expediente clínico a la sala y el tarjetón de reemplazo al Archivo.

2.2. Localizar el número de expediente clínico que corresponda al paciente en el tarjetero Índice

2.3. Solicitar el expediente clínico de los pacientes ya inscriptos al archivo por medio del tarjetón de reemplazo,. En el horario laborable de éste.Cuando el archivo se encuentre cerrado, el empleado de empleado de admisión extraerá los expedientes clínicos, a solicitud del médico y los entregará a la sala. En el resto de los casos, solicitarlos al archivo al día siguiente llevarlos a la sala e incluirle la historia clínica.

2.4. Solicitar al archivo, el día anterior de su llegada o el mismo día, los expedientes Clínicos de los ingresos electivos, y verificar sí ha sido cumplido los requisitos de ingreso.

2.5. Enviar al paciente a la sala con el empleado que se designe al efecto, el que llevará el expediente clínico y lo entregará a la enfermera.

2.6. Registrar el ingreso en el Movimiento Hospitalario.2.7. Actualizar el Sistema de Control de Camas.2.8. Notificar a información el ingreso en la forma convenida, ya sea por medio

de Tarjeta, o modelo escrito, aportando los datos necesarios para una rápida localización del paciente.

3. Egreso de Pacientes .

3.1. Recibir los expedientes clínicos de los pacientes egresados en el momento de la salida física del hospital.

3.2. Registrar en el modelo Movimiento Hospitalario, los datos de los pacientes que Egresan, tanto vivos como fallecidos, una vez que conozca de estos. Los mismos tomarlos de los expedientes clínicos.

3.3. Actualizar el control de camas.3.4. Notificar los egresos a información en la forma convenida.3.5. Avisar a los familiares o instituciones sociales, cuando estos no estén

presentes, del fallecimiento del paciente que tienen hospitalizados.3.6. Avisar a Anatomía Patológica y enviar el expediente clínico del fallecido

inmediatamente que conozca de la autorización de la necropsia.3.7. Tramitar en los casos de muerte médico-legales o con implicaciones

judiciales, la certificación médica con los órganos policiológicos, militares o

diplomáticos correspondientes; por mediación de los familiares en el primer caso y por los mecanismos establecidos en los restantes.

3.8. Entregar el cadáver al empleado de la funeraria, los familiares o autoridades Competentes con el original del certificado Médico de Defunción correspondiente al Ministerio de Justicia, cuando se trate de una muerte natural, o con la del órgano policiológico cuando se trate de una muerte médico-legal o con implicaciones judiciales.

3.9. Entregar, cuando exista coordinación, a la Facultad de Medicina, los cadáveres que no tengan familiares o no sean reclamados por estos. Procede de igual forma que en el punto anterior.

10. Esto debe ser revisado porque debe ser el médico el que lo haga.

4. Traslado de Pacientes .

4.1. Recibir la solicitud de traslado y asignar al paciente la cama correspondiente en la nueva sala y servicio. Anotar este movimiento en el Registro de Traslados, actualizar el control de camas y notificar a Información en la forma convenida, el egreso de una sala y el ingreso en otra.

4.2. Recibir la solicitud para el traslado definitivo de pacientes a otras unidades, gestionar la cama y solicitar la ambulancia o vehículo adecuado para efectuar el mismo. Cumplido estos trámites proceda en igual forma que con el egreso de pacientes vivos.

5. Lista de Espera .

5.1. Llevar un tarjetero o registro control por fechas de llegada del paciente a la sección, tomar los datos necesarios para su futura localización.

5.2. Coordinar con los jefes de servicios médicos la planificación de citaciones.5.3. Citar a los pacientes con un tiempo prudencial de acuerdo a la distancia a la

localidad en que éste vive y medios de transporte que empleará para su traslado.

5.4. Anotar la fecha para la que fue citado en la tarjeta o registro control.5.5. Dejar con vigencia la tarjeta o el nombre en el Registro Control, cuando el

paciente no acude a la cita, tantas veces como haya sido normada por el hospital.

5.6. Destruir la tarjeta o eliminar el nombre del Registro Control sí el paciente acude al ingreso o sí después de citado las veces normadas no ha acudido.

6. Control del Certificado Médico de Defunción y Defunción Perinatal .

6.1 Recibir el Certificado Médico de Defunción y revisar cada inciso del mismo, comprobando que no haya dato omitido o consignado incorrectamente, así como que todo la información sea legible.

6.2 Anotar en el libro Registro correspondiente los datos requeridos del Certificado Médico de Defunción.

6.3 Ordenar los certificados médicos de defunción por el número consecutivo de la unidad para su posterior envío a Estadística.

7. Enviar de los documentos a Estadística .

7.1. Enviar los certificados médicos de defunción del día anterior a Estadística, ordenados por el número consecutivo de la unidad.

7.2. Enviar en las primeras horas de las mañana el modelo del movimiento Hospitalario, acompañado de los expedientes clínicos de los pacientes egresados el día anterior, a excepción de aquellos correspondientes a fallidos a los cuales se les haya realizado necropsia. Además, los formularios del Movimiento de sala, relación de traslados del día, relación de pacientes a las 12 de la noche en post-operatorio o pre-parto y resumen del movimiento de sala.

7.3. Controlar los expedientes clínicos enviados, a través del modelo Movimiento Hospitalario

8. Ordenar los formularios para la Historia Clínica .

8.1 Agrupar y ordenar los formularios que se utilizan para las historias clínicas de pacientes ingresados, de acuerdo a la secuencia establecida por el hospital y especialidades correspondientes.

9. Tarjetero Índice de Pacientes .

9.1. Utilizar igual procedimiento que los descritos en inscripción y turnos.

10. Incidencias Epidemiológicas .

10.1. Comunicar en horas no laborables por la vía más rápida a la unidad o centro de Higiene y epidemiología, las incidencias epidemiológicas orientadas por el Sistema de Información Directa.

11. Entrega del Turno de Trabajo .

11.1. Hacer entrega personal y por escrito al terminar cada turno de trabajo al personal entrante, dejando debidamente aclarado todo lo que se encuentre pendiente, incluido fallecidos del turno anterior, número de camas vacías, traslados pendientes a otras unidades y otros.

B. Procedimientos de Inscripción y Turnos

1. Inscripción de los Pacientes

1.1. Realizar la inscripción el día que el paciente concurra a consulta, estableciendo prioridades de acuerdo con la hora de inicio de la consulta y teniendo en cuenta el orden de llegada de los pacientes. En los hospitales con consulta de valoración previa o clasificación, inscribir el paciente a solicitud del médico.

1.2. Solicitar la tarjeta del menor o carne de identidad, para obtener en ellos los datos necesarios para llenar los documentos. No escribir los nombres o apellidos en

abreviaturas, omitir los títulos o rangos, tales como Doctor, Comandante, Licenciado y otros.

1.3. Elaborar las tarjetas siguientes:Tarjeta de identificación, entregándosela al paciente y recordándole lo que debe conservarla para futuras visitas. Tarjeta de inscripción para el tarjetero índice de pacientes.

1.4. Iniciar la carátula del expediente clínico, e incluir los formularios necesarios con los datos que se solicitan. Los mismos serán escritos a máquina o con letra legible.

2. Distribución de los Turnos .

2.1. Confeccionar los listados control de turnos por servicios, especialidades y médicos.

2.2. Reservar los turnos a pacientes nuevos y referidos, para ello anotar en el listado control de turnos los datos necesarios en las primeras líneas del modelo.

2.3. Reservar los turnos a pacientes de reconsulta. Anotar en el listado control de turnos los datos necesarios en las líneas para los casos nuevos.

2.4. Anotar día, hora, servicio y médico asignado, en el listado control de turnos y en el volante de los pacientes remitidos de un servicio a otro.

2.5. Citar los casos remitidos antes del inicio de la consulta en el día que van a ser atendidos por primera vez, a fin de hacer la Inscripción respectiva en los casos que sea necesario.

2.6. Citar los casos referidos y de reconsulta teniendo en cuenta la hora del inicio de la consulta y el número de turno del paciente (turno por hora o turno escalonado).Considerar para las consultas ilimitadas y casos imprevistos, dos alternativas: Cuando el paciente es nuevo se hará la inscripción.. Cuando el paciente es antiguo, solicítese su expediente clínico al archivo.

2.7. Utilizar dos alternativas para los turnos de reconsulta:.Situar al médico junto con los expedientes y la hoja de trabajo del día, su agenda correspondiente a las próximas consultas, a fin de que este anote sus reconsultas en las mismas.Anotar en la Hoja Control los datos del paciente y en el volante el día y hora en que debe concurrir aquellos pacientes que llegan con el volante de reconsulta que le dio el médico.

2.8. Enviar el registro de actividades de consulta externa al archivo con antelación al día de la consulta.

3. Mantener el Tarjetero Índice de Pacientes en escrito orden alfabético .

3.1. Mantener para cada paciente con Expediente Clínico en el hospital una tarjeta en el tarjetero índice de pacientes.

3.2. Archivar la totalidad de las tarjetas antes de las 24 horas de confeccionadas.

3.3. Archivar los apellidos en estricto orden alfabético hasta llegar al final de este, primer apellido y después el segundo. Para los efectos de archivo considérense los apellidos compuestos como uno solo y archívense después de los apellidos únicos, por ejemplo: García Rafael, archívese primero que García-Rangel, Alfonso García-Ferrer, José (apellido compuesto único), que para el archivo debe considerarse García Ferrer, José, archívese en tercer lugar y García Ferrer Díaz Pedro, en cuarto lugar.En aquellos apellidos compuestos como Mc. Fedden o como D. Strampres, considérese como una sola palabra, no así del real, en que no se toma en cuenta “del” sino sólo Real.Cuando se archivan apellidos alfabéticamente considérese cada letra de ellos cada letra de ellos para poder ubicar la tarjeta correctamente. Deletrear mal el apellido trae como consecuencia que se archiven incorrectamente apellidos con pequeñas variaciones en la manera en que se escriben.

3.4 Archivar en orden del primer nombre sí hay más de un paciente con el o los mismos apellidos.

3.5 Archivar en orden del segundo nombre sí hay más de un paciente con los apellidos y primer nombre idéntico.

3.6 Archivar según fecha de nacimiento sí hay más de un paciente con los apellidos y nombres iguales.

3.7 No extraer por motivo alguno las tarjetas del tarjetero mientras el expediente Clínico exista en la institución.

3.8 Colocar guías auxiliares para facilitar la localización de las tarjetas.

4. Información sobre la Consulta Externa

4.1 Mantener actualizada la información referente a días de consultas de los médicos, horarios de consultas, pacientes que deben consultar: nuevos, reconsultas y referidos, la que deben conocer todo el grupo de trabajo que está en esta área y además conocer con exactitud la programación de los turnos ofertados a cada una de las áreas de salud.

C. Procedimientos de Archivo

1. Conservación, Control y Custodia de los Expedientes clínicos.

1.1 Conservar los expedientes clínicos en forma ordenada, sustituyendo las carátulas rotas o sucias y evitando que los documentos que estén incluidos sobresalgan de las mismas.

1.2 Controlar la entrada y salida de los expedientes clínicos del archivo, mediante tarjetones de reemplazo, registro control de historias Clínicas, solicitudes de Historias en casos de préstamo y otros.

1.3 Revisar el archivo periódicamente, para buscar historias mal archivadas.

1.4 Cuando necesite sacar expedientes clínicos para trámites judiciales, policiales u otros de carácter legal, deberán ser solicitados oficialmente por escrito y autorizados por la Dirección del Hospital. En los casos anteriores y en los amparados por una Resolución Ministerial el expediente clínico deberá ser foleado y hacer una relación de su contenido así como dejar acuse recibo, como constancia de quién recibió el original.

1.5 Impedir que personas ajenas al departamento puedan archivar o extraer expedientes clínicos.

Control de la numeración de los Expedientes Clínicos.

2.1. Utilizar para la numeración del expediente clínico, el sistema de numeración única, en el cual se asigna un número a cada paciente cuando se inscribe, ya sea en la consulta o para su ingreso; este es un Expediente Clínico unificado y continuo.

2.2 Folear la carátula del expediente, la historia clínica general, la tarjeta y demás documentos. En caso de los Expedientes destinados para Admisión, se le foliarán los tarjetones de reemplazo, correspondientes a esos Expedientes, incluyéndolos en ellos.

2.3 Colocar los números en estricto orden consecutivo, en un listado “Control de Expedientes Clínicos”.

2.4 Enviar a Inscripción y Admisión, los expedientes ya foliados de acuerdo a los promedios de consumo, registrando de que número a que número se entrega a cada grupo de trabajo, con el fin de facilitar la búsqueda de los Expedientes que no aparezcan y que deberían estar en la lista de Control de Expedientes Clínicos.

2.5 Llenar el listado “Control de Expedientes Clínicos” con el nombre del paciente en el espacio en blanco a continuación del número del expediente clínico que le correspondió .Una vez actualizado el listado envíe la tarjeta al tarjetero índice de paciente.

2.6 Folear un conjunto de expedientes comenzando cada año por el mismo número para los pacientes que no esten inscritos en el hospital. Los mismos se retiran del archivo 12 meses posteriores a su inicio. Los números que se eliminan del archivo, no podrán ser utilizados hasta que les corresponda por el consecutivo del año siguiente.

3. Inclusión de Informes en los Expedientes Clínicos .

3.1 Recibir el total de informes a incluir acompañados por una relación en original y copia, compruebe los informes que recibe y devuelva la copia firmada. Sí faltan informes, haga la reclamación correspondiente y organice los informes recibidos en orden numérico.

3.2 Retirar los expedientes clínicos, colocando en su lugar un tarjetón de reemplazo.

3.3 Incluir diariamente los informes en los expedientes clínicos, verifique que tanto el nombre como el número de la investigación corresponden con los del expediente.

3.4 Enviar a las salas correspondientes los informes recibidos de pacientes que están hospitalizados. Deje un listado o documento como constancia del envío.

3.5 Enviar el tarjetero índice de pacientes aquellas investigaciones que no tengan anotado el número del expediente clínico, para que este sea localizado y anotarlo en la investigación. Aquellas investigaciones para las que no se detectó su número de expediente clínico utilizar otros métodos de localización, de no detectar el número del expediente clínico archivarlos por orden alfabético y mantenerlo por el tiempo que se establezca por la Dirección de Asistencia Médica.

4. Procedimientos generales de Archivo

4.1- Ordenamiento de los expedientes clínicos.

Ordene los expedientes clínicos en los estantes por el método convencional o método dígito terminal.

4.2.1 Archivar los expedientes de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en el estante y por supuesta con el número del Expediente, al lado del pasillo.

4.2.2 Al final del día, los expedientes deben permanecer en el archivo, excepto aquellos de pacientes hospitalizados y préstamos autorizados.

4.2.3 Desarchivar de acuerdo a la lista enviada por inscripción y turnos, y otras solicitudes.

4.2.4 Colóquese un tarjetón de reemplazo en el momento de extraer el expediente, el tarjetón debe indicar el destino del expediente.

4.2.5 Entregar al personar de consulta externa los expedientes clínicos, conjuntamente con la hoja de actividades de Consulta Externa.

4.2.6 Ubique el tarjetón de reemplazo enviados por admisión y que fueron realizados a pacientes nuevos.

4.2.7 Recibir los expedientes clínicos que salieron del archivo, cotejar el número y nombre de cada expediente, para ello utilizar uno de los expedientes formularios para este fin. Cuando se trate de expediente clínico de consulta externa enviar las hojas de actividades a la sección de estadística.

4.2.8 Revisar los expedientes devueltos al archivo, aquellos deteriorados o desordenados deben separarse para proceder a su restauración.

4.2.9 Colocar los expedientes en el archivo, retirando simultáneamente el tarjetón de reemplazo.

4.2.10 Exigir que la solicitud de préstamo de los expedientes clínicos, se haga por escrito contemplando: número del expediente clínico, nombre del paciente, fecha de solicitud y devolución, persona solicitante y aprobación de la dirección del hospital.

4.2.11 Pasar una comunicación al Jefe del Departamento, para que éste tome las medidas oportunas, cuando no sean reintegrados los expedientes clínicos prestados en las fechas establecidas.

4.2.12 Controlar la fecha de devolución de los expedientes clínicos mediante un tarjetero calendario.

4.3. Duplicidad de Expedientes Clínicos

4.3.1- Unir los expedientes de un mismo paciente, en caso de duplicidad anotar el número del más reciente. La carátula del expediente que se unificó quedará en su lugar correspondiente en el Archivo con una nota que señale a qué número ha pasado y comunique a rayos x y a cualquier otro departamento que tenga archivos de informes con la numeración de los expedientes clínicos el cambio producido para que haga la unificación de la misma forma.

4.3.2- Cambiar el número de uno de los dos expedientes clínicos con igual numeración para dos pacientes diferentes . Se cambiará el del paciente que está en el hospital en el momento que se detecta. Sí se detecta antes de que acuda alguno de ellos al hospital, se cambiará el número al menos importante

Eliminación de documentos de los Expedientes Clínicos y confección del Archivo Pasivo.

4.4.1 Revisar durante el año la totalidad de los expedientes clínicos del archivo por las personas que su contenido habitual de trabajo sea esta actividad

4.4.2 Determinar que hacer con cada expediente del archivo activo según las normas vigentes para la eliminación de documentos del expediente clínico, pueden presentarse las alternativas siguientes:

Dejarlo en el archivo activo tal como esta.

Necesario extraerle algunos documentos y reintegrarlo al archivo activo.

Necesario extraerle algunos documentos e integrarlo al archivo pasivo.

Pasarlo al archivo pasivo tal como esta.

4.4.3 Determinar el número de años que los expedientes deben permanecer en el archivo activo de acuerdo a las normas de cada especialidad médica.

4.4.4 Determinar los expedientes clínicos del archivo activo que forman el conjunto de expedientes clínicos candidatos a pasivos: para ello localice el número del primer expediente clínico del año que no formará parte de los candidatos a pasivos, todos los expedientes clínicos con número inferior a este considérese candidatos a pasivo.

Dar un nuevo número de los de inscripción y turno o de los de admisión, a todo expediente clínico de los candidatos a pasivo que salga del archivo, confeccionar la tarjeta de inscripción y la de identificación, está última se le entregará al paciente.

Actualizar con la nueva tarjeta el tarjetero índice de paciente, la que quedará con 2 números el anterior anulado y el nuevo.

Avisar al departamento de radiología y otros que lo necesiten, el cambio de la numeración.

Dejar en el lugar del expediente clínico la carátula vieja con indicación del cambio realizado.

Controlar los cambios de numeración de expediente clínico en una libreta.

Calcular al finalizar el año que porciento de los expedientes clínicos candidatos a pasivos cambiaron su numeración. Sí el porciento obtenido es menor de 10, pase todos los expedientes candidatos al pasivo al archivo pasivo; sí el porciento obtenido es de 10 ó más continué trabajando en igual forma un año más.

4.4.5 Determinar el número de expedientes clínicos que se colocarán en el archivo pasivo, para ello tener en cuenta, tamaño del local y número de estantes o anaqueles en que cuenta. Estos expedientes permanecerán en el pasivo, por un tiempo no menor de un año.

4.4.6 Archivar los expedientes clínicos en el archivo pasivo por el método convencional y por separado los expedientes de egresos vivos de los egresos fallecidos.

4.4.7 Enviar a otro hospital los expedientes clínicos del archivo pasivo que sean solicitados y eliminar de este archivo los expedientes después de transcurrido el tiempo máximo establecido para su permanencia en este local.

4.4.8 Controlar la llegada del expediente clínico de los fallecidos al archivo y comprobar que las historias clínicas anteriores a la del ingreso en que ocurrió la muerte se le extrajeron los documentos normados. En caso negativo, realice la extracción y deje en todos los casos intacta la del último ingreso.

o Aquellos casos a los que se le realizó necropsia, el informe anatomopatológico debe estar incluido. Además, verifique que la historia clínica fue codificada en caso contrario gestione su codificación.

o Archivar el expediente clínico en el espacio destinado para el archivo de fallecidos, por un tiempo mínimo de 5 años. En el espacio correspondiente a este número del archivo activo, se dejará un tarjetón de reemplazo que diga fallecido.

D. Procedimiento de Estadística

1. Controlar la integridad de los Sistemas y la calidad de los datos.

1.1. Realizar por lo menos cada seis meses, una supervisión de la fidelidad de los datos primarios de cada sistema en los diferentes servicios y departamentos, evaluar la integridad, cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registro y recolección. Utilizar para ello las guías que aparecen en cada sistema.

1.2. Realizar un informe escrito de la supervisión en el que se expresa las conclusiones y recomendaciones.

1.3. Programar y ejecutar los seminarios de readiestramiento de aquellos sistemas que en la supervisión se detectaron problemas.

2. Elaboración de datos Estadísticos

2.1. Para todos los sistemas

2.1.1Recibir los informes diarios, semanal o mensualmente, de los diferentes departamentos o secciones del hospital según esté establecido.

2.1.2-Comprobar que no existen omisiones y que los datos registrados cumplen las definiciones establecidas en los manuales del sistema. Sí existen deficiencias repárela información.

2.1.3-Anotar los datos en los registros diarios mensuales.

2.1.4-Pasar a las series históricas la totalidad de los indicadores de cada sistema. Sí detecta deficiencias, realizar los arreglos correspondientes.

2.1.5-Confeccionar los informes estadísticos y enviarlos al nivel inmediato superior según periodicidad y calendario establecido.

2.1.6-Revisar los aspectos en los reparos del Nivel Superior y al dar respuesta cumplir las disposiciones establecidas.

2.2.- Resumen del Censo Diario de Pacientes

2.2.1 -Recibir en las primeras horas de la mañana los documentos de la ronde realizada por admisión.

2.2.2 -Revisar el resumen diario del movimiento de sala “Reporte diario de sala”, cotejándolo con los datos del Movimiento Hospitalario, el registro de traslado. Sí se detectan errores, haga las rectificaciones correspondientes.

2.2.3 -Actualizar el registro de paciente por sala, en la columna de traslado debe señalarse en caso de ingreso su procedencia y en caso de egreso su destino.

2.2.4 Anotar en las tablas diario-mensual “Registro diario de censo de pacientes” de cada sala y servicios los correspondientes al día.

2.2.5 Cotejar el número de pacientes que permanecen en el hospital según el Registro de paciente por sala estadía con los que aparecen reportados en el Registro diario del censo; sí no coincide determine a qué obedece la diferencia y haga los arreglos pertinentes en todos los documentos

2.2.6 Hacer cada diez días un cuadre del registro diario del censo de pacientes, cotejándolos con los resultados del censo realizado.

2.2.7 Realizar como mínimo una vez al mes una ronda física general, comprobando en las salas del hospital nombre a nombre que los pacientes que estaban ingresados antes de las 12 de la noche aparecen anotados en el Registro de pacientes por sala estadía.

3. Inscripción de Nacimiento

3.1. Anotar en las hojas de Registro de nacimiento los nombres y otros datos de las madres que tuvieron un nacido vivo en las 24 horas anteriores, tomar los datos del libro de parto y realizar las inscripciones siguiendo las instrucciones del Ministerio de Justicia.

3.2. Realizar la inscripción de los nacidos vivos del día anterior en la sala, mediante la declaración de la madre, el padre o de ambos.

3.3. Realizar la inscripción de oficio, cuando la madre o el padre no pudieran o quisieran hacerla mediante declaración que prestará ante el director de la institución, el médico o la enfermera que asistió el parto, esto se hará siempre antes del egreso del recién nacido y dentro de un termino máximo de 20 días posteriores al parto y se comunicaría a la madre o al padre del recién nacido que éste ha quedado inscripto y por tanto debe abstenerse de inscribirlo de nuevo.

3.4. Realizar la inscripción de los nacidos vivos que mueren antes del egreso y que no habían sido inscripto, aplicando los procedimientos anteriores.

3.5. Inscribir los nacidos vivos extra-institucionales en un termino no mayor de 6 meses, en aquellas unidades autorizadas para ello.

3.6. Entregar a la madre el comprobante de la inscripción.

3.7. Enviar los originales de la inscripción de nacimiento al Registro Civil y las copias al Comité Estatal de Estadística según las normas establecidas.

3.8. Completar los datos de las hojas del Libro Registro de Nacimiento.

3.9. Revisar cada día las inscripciones que le falten por realizar de los días anteriores.

3.10. Archivar las hojas del libre registro en orden cronológico y con ellos confeccionar el libro Registro de Nacimientos de la Institución.

4. Programación de Turnos a los Policlínicos de Área

4.1 Programar y hacer llegar por escrito la oferta de turnos a las áreas de Salud.

4.2-Comprobar la utilización que las áreas de salud hacen de los turnos que se le enviaron por medio de las estadísticas continuas o por muestreo.

5. Conservación de documentos

5.1- Organizar el archivo en secciones y divisiones acorde con la forma de trabajo e interés de la institución. Deben utilizarse guías que faciliten el control y localización inmediata de cualquier documento archivado en el mismo. Los documentos no deben extraerse del mismo, excepto por asuntos de trabajo o para su eliminación.

5.2- Archivar los registros primarios de cada actividad en orden cronológico de confección. Siempre que se haya realizado el informe por escrito de la supervisión del Sistema por la unidad se pueden eliminar al cumplir 6 meses de su confección. Se exceptúan aquellos que constituyen libro registros

5.2 Archivar los registros diarios mensuales en orden cronológico, los que permanecerán en el archivo un mínimo de 12 meses.

5.3 Archivar los manuales de cada sistema (modelos e instructivos).

5.4 Archivar las instrucciones y circulares por separado, por año y para cada año según número de orden. En caso de utilizar otro método es necesario realizar un control de recepción para las instrucciones y otro para las circulares con los datos de años de emisión, número de orden y asunto.

5.5 Archivar copia de los informes mensuales, trimestrales y anuales que envía al nivel superior. Los informes con periodicidad menor a la anual permanecerán en el archivo un mínimo de 2 años.

5.6 Archivar las series cronológicas. Mantenga las series con los datos mensuales como mínimo 10 años, las series anuales no se eliminan.

5.7 Archivar los planes de trabajo mensual y anual, los primeros se eliminan al año.

5.8 Archivar las actas por tipo de reunión y eliminarlas a los 2 años.

5.9 Archivar los informes de las supervisiones a los sistemas, los realizados por personal de la institución y por los niveles superiores. Elimínese a los 5 años.

5.10 Archivar la correspondencia de entrada y salida y cualquier otro documento de interés.

E. -Procedimientos de Codificación

1. Codificar los diagnósticos, procederes quirúrgicos y otros datos que aparecen en la hoja de egreso o en el modelo historia clínica general, utilizando la clasificación Internacional de Enfermedades, Manual de Clasificación de Operaciones y cualquier otra clasificación recomendada por el Nivel Central.

1.2. Anotar en la historia clínica los códigos correspondientes al diagnóstico principal, los diagnósticos coexistentes y los procederes quirúrgicos.

1.3. Anotar en la tarjeta índice de diagnóstico y en la tarjeta índice de operaciones los datos que ambos formularios se solicitan.

1.4. Anotar en una libreta las dudas que tenga en relación al trabajo diario para aclararla posteriormente con el nivel superior.

1.5. Confeccione el formulario de egreso hospitalario que se envía al nivel superior.

1.6. Relacione al final de cada semana las historias clínicas que no se pudieron codificar por no estar aún cerradas o no haberse recibido. Enviar esta relación al Jefe inmediato superior.

2. Confeccionar el tarjetero índice de diagnóstico .

2.1. Encabezar cada tarjeta con el nombre de la enfermedad o proceder quirúrgico y el código correspondiente.

2.2. Archivar la tarjeta en orden numérico según el código de la Clasificación Internacional de Enfermedades. Este índice debe ser continuado, o sea, no iniciarse cada año. Utilizar para su fácil localización guías o separadores.

3. Realizar la Evaluación cuantitativa de las Historias Clínicas .

3.1 Revisaran las historias clínicas de los egresos vivos siguiendo las normas establecidas por el Comité de Actividades Científicas.

3.2 Confeccionar el informe mensual del resultado de las evaluaciones por salas y servicios.

4. Control de integridad y revisión de la calidad .

4.1- Certificado de defunción

4.1.1. Revisar los números consecutivos de las defunciones registradas en el día anterior para evitar repeticiones, omisiones o saltos.

4.1.2. Revisar los datos administrativos y en caso de existir errores solicite el reparo de la deficiencia detectada en el certificado de defunción.

4.1.3. Comprobar si los diagnósticos o las circunstancias en que ocurrió la muerte violenta, están expresadas con todo el detalle necesario para realizar la codificación en una categoría o subcategoría no residual. De no ser así, solicite el reparo correspondiente.

Llevar el control de los reparos recibidos y enviados al nivel superior.

Entregar al jefe inmediato superior para su envío las cartas reparo y los informes de discusión diagnóstica de los fallecidos.

4.2. Enfermedades de declaración obligatoria.

4.2.1 Informar al Jefe del Departamento de los egresos por enfermedades de declaración obligatoria.

4.3. Registro de Cáncer

4.3.1. Mantener disponible en cada uno de los servicios de hospitalización, en las consultas de dermatología, en el laboratorio clínico,

servicio de cirugía menor, servicio máxilofacial y en anatomía patológica formulario en blanco para el reporte de caso de cáncer.

4.3.2. Recibir y controlar diariamente los Reportes de Cáncer confeccionados por los médicos y estomatólogos.

4.3.3. Comprobar que se ha llenado el reporte de caso de cáncer a todos los casos diagnosticados.

4.3.4. Solicitar el médico de asistencia que haga el reporte en aquellos casos que no haya sido hecho por el servicio o departamento correspondiente y comunicar el resultado de su gestión al jefe inmediato superior.

4.3.5. Entregar al jefe inmediato superior los reportes de caso de cáncer para su envío, después de confeccionar los controles que permitan eliminar duplicidades.

5. Búsqueda de Historias Clínicas

Confeccionar las listas con los números de las historias clínicas en que aparecen consignados él o los diagnósticos que se desean para un trabajo científico previa autorización del Jefe.

NORMAS PARA REGISTROS MEDICOS Y ESTADÍSTICASEN UNIDADES BASICAS DE AREAS.

OBJETIVOS GENERALES:

- Recolectar, elaborar y analizar las estadísticas de salud del área de influencia de la Unidad Básica como medio indispensable para la planificación, programación, ejecución y evaluación de las actividades del Sistema Nacional de Salud.

- Atender pronta y ordenadamente a todo paciente que acude a recibir los servicios de la Unidad Básica de Área.

- Garantizar el inicio, custodia, conservación y evaluación de los Registros Médicos de la Unidad Básica del área.

- Ejecutar las actividades docentes relacionadas con la especialidad de Estadísticas de Salud.

- Tramitar los documentos médicos legales de la Unidad Básica del área.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Recolectar la información estadística de todas las actividades preventivo-asistenciales que se realizan en la Unidad Básica de Área.Elabora y analizar los datos estadísticos para la evaluación de las actividades preventivo-asistenciales que se realizan en la Unidad Básica de Área, así como otra información relacionada con las estadísticas de salud que considere la Dirección de la Unidad, dentro de las posibilidades de la unidad funcional, para sus actividades administrativas.Trasmitir en tiempo y forma a la Dirección y demás niveles superiores toda la información estadística oficialmente establecido.Atender en forma pronta y ordenada a todo paciente a fin de que se le sea prestado los servicios preventivo-asistenciales que brinda la Institución.Tramitar los Certificados de Defunción, dietas y otras certificaciones.Confeccionar y tramitar las inscripciones de Nacimientos en aquellas unidades que cuentan con salón de partos.Iniciar y evaluar la integridad del llenado del expediente clínico.Custodiar, y mantener los expedientes clínicos cuando se utilicen métodos de archivo centralizado.Iniciar, custodiar y conservar los demás Registros Médicos existentes en la unidad funcional.Organizar, dirigir y controlar las actividades docentes referidas a las prácticas de estudiantes de Estadística de Salud y realizar la evaluación de los alumnos.

FUNCIONES DEL JEFE DE LA UNIDAD FUNCIONAL DE REGISTROS MEDICOS Y ESTADÍSTICAS:

1. Jerarquizar el personal que trabaja en la Unidad Funcional.

2. Realizar la planificación y evaluación de las actividades de la Unidad Funcional.

3. Coordinar y controlar el cumplimiento adecuado de todas las funciones de la Unidad Funcional.

4. Enviar la información oficial establecida, según calendario, a los niveles correspondiente previa autorización del Director.

5. Coordinar con los departamento o sección que sea necesario para la recolección de los datos primarios sobre las actividades realizadas en la institución.

6. Coordinar, con otros frente cualquier trabajo especial de orden estadístico aprobado por el Director.

7. Promover la calidad de la información de los Registros primarios de los sistemas de información.

8. Responsabilizarse con las actividades docentes que se realizan en la unidad funcional a estudiantes de cursos de Estadísticas de Salud.

9. Organizar actividades docentes de superación técnica y científica que promuevan el adiestramiento en servicio del personal de la Unidad Funcional.

10.Asistir al Consejo de Dirección, y a cualquier otra que se le cite por los niveles superiores.

11.Efectuar reuniones periódicas con todo el personal de la Unidad Funcional.

12.Efectuar autosupervisiones periódicas del trabajo que se le realiza por la Unidad Funcional.

13.Custodiar y mantener debidamente actualizando el manual de modelos e instructivos así como los files de Instrucciones y Circulares.

FUNCIONES DE ESTADÍSTICAS:

1. Elaborar la información estadística sobre las actividades preventivo-asistenciales así como otra información relacionada con las estadísticas de salud.

2. Realizar análisis descriptivos de los datos estadísticos para evaluar programas, rendimientos, índices y la calidad de la información.

3. Entregar en tiempo y forma toda la información elaborada al jefe de la unidad funcional.

4. Elaborar la información sobre trabajos especiales de orden científico, técnico y docente que oriente al jefe de la unidad funcional.

5. Evaluar cuantitativamente los expedientes clínicos e integrar el comité de actividades científicas a proposición del director de la unidad.

6. Asesorar en la confección de los tarjeteros y archivos de expedientes clínicos utilizadas en la institución que estén o no centralizados en la Unidad Funcional.

7. Ofrecer la información estadística que le sea solicitada por la Dirección y otras unidades funcionales, así como los niveles superiores siempre con el conocimiento y aprobación del jefe inmediato.

8. Participar en las actividades docentes y científicas relacionadas con la especialidad.

9. Participar en cursos de perfeccionamiento técnico y reciclaje programado por los niveles superiores.

10.Efectuar supervisiones periódicas a los registros primarios y controles estadísticos de los sistemas de información que realizan otros frentes de trabajo dentro del área de salud para promover la calidad de la información.

11.Revisar, controlar y registrar el certificado de defunción perinatal.

12.Realizar la inscripción de nacimiento al 100% de los nacidos vivos en la Institución dentro de un tiempo máximo de 20 días posteriores al nacimiento, siempre antes del egreso y los nacidos fuera de las instituciones en las unidades autorizadas para ello.

FUNCIONES DE INFORMACIÓN:

1. Ofrecer información al público sobre los servicios que se brindan dentro y fuera de la unidad.

2. Controlar y tramitar certificados médicos, dietas y otras certificaciones.

FUNCIONES DE INSCRIPCIÓN:

1. Inscribir los casos nuevos.

2. Confeccionar, custodiar y mantener actualizado en forma sistemática los libros registros de censo de población del área por sectores y manzanas.

3. Obtener información inherente a la ubicación geográfica del paciente de acuerdo a su residencia habitual.

4. Confeccionar todos los documentos que se deriven del procedimiento de inscripción.

5. Brindar información al paciente sobre la custodia y conservación de los documentos que lo identifican como inscripto en la Institución.

6. Ofrecer información de las inscripciones realizadas en forma sistemática y oportuna a los departamentos, secciones o servicios que necesiten conocer la misma.

FUNCIONES DE TURNO:

1. Distribuir los turnos por día y hora para las especialidades que se ofertan dentro del área.

2. Distribuir y controlar los turnos de consulta que ofertan otras unidades.

3. Distribuir turnos a los pacientes para exámenes complementarios que se realizan fuera de la institución para los cuales se cuentan con una programación brindada para el área de salud.

4. Orientar a los pacientes sobre los exámenes complementarios que se realizan fuera de la institución, para los cuales no existe una programación en el área indicándole a que institución debe dirigirse.

FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRALIZADO:

1. Controlar la numeración del expediente clínico.

2. Archivo y Desarchivo del expediente clínico.

3. Recepcionar y colocar los informes de exámenes complementarios en los expedientes clínicas.

4. Controlar las entradas y salidas de los documentos al archivo.

5. Custodiar y mantener adecuadamente el archivo impidiendo que personas ajenas al mismo tengan acceso a él.

6. Tramitar los resúmenes y traslados de expediente clínico.

PROCEDIENTOS DE ESTADÍSTICAS

1. Realice, por lo menos cada seis meses, una supervisión de la fidelidad de los datos recogido en cada fuente de los datos primarios de cada sistema en los diferentes servicios y departamentos, evaluar la integridad, cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registro y recolección. Utilice para ello las guías que aparecen en cada sistema.

2. Realice un informe escrito de la supervisión en el que se exprese las conclusiones y recomendaciones.

3. Programe y ejecute los seminarios de readiestramiento de aquellos sistemas que en la supervisión se detectaron problemas.

4. Reciba los informes diario, semanal o mensual de los diferentes departamentos o secciones de la Unidad Básica de área según esté establecido.

5. Compruebe que no existen omisiones y que los datos registrados cumple las definiciones establecidas en los manuales del sistema. Si existen deficiencias repara la información.

6. Anote los datos en los registros diarios-mensuales.

7. Pase a las series históricas la totalidad de los indicadores de cada sistema. Si detecta deficienciasRealice los arreglos correspondientes.

8. Confeccione los informes estadísticos y envíelos al nivel inmediato superior según periodicidad y calendario establecido.

9. En caso de recibir reparo del nivel superior proceda a revisar los aspectos señalados y al darRespuesta cumpla todas las disposiciones establecidas.

10.Revise el por ciento de Historia Clínica, teniendo en cuenta la Metodología del Comité.

11.Realice asesoramiento en la confección, organización y manipulación de tarjeteros y archivos de Expedientes Clínicos jerarquizadas o no por la unidad funcional.

12.Control del Certificado Médico de Defunción y Defunción Perinatal. Procédase según lo establecido en las normas de registros médicos en hospitales.

13.Inscripciones de nacimientos. Procédase según lo establecido en la normas de registros médicos en hospitales.

DE INFORMACIÓN:

1. La persona encargada de dar información deberá orientar al usuario en el momento en que lo solicite, sobre los servicios que se ofrecen dentro y fuera de la institución, tales como:

1.1. Sistema de turnos

1.2. Especialidades que se ofrecen1.3. Nombre y apellidos de los médicos y estomatólogos.

1.4. Ubicación de los servicios de Enfermería, Laboratorio, Rayos X, Cruz Roja, Servicio Social, Administrativos y otros.

1.5. Sistema de Certificación de documentos (Dietas, Certificados Médicos, Inscripciones de Nacimientos y Certificados de Defunción)

1.6 Ubicación y teléfono de las instituciones relacionadas con el área de salud:

Hospitales Laboratorios Sanitarios Base de ambulancias Unidades de Asistencia Social Instituciones Infantiles Centros de Trabajos priorizados del área Centros de Higiene y Epidemiología Farmacias Funeraria Otras

1.7- Nombre y estado de los pacientes ingresados y relación de las altas y traslados a otras unidades producidas en las últimas semanas en aquellas unidades que cuenten con camas.

2. Reciba de los departamentos correspondiente, los certificados médicos, dietas y otros certificaciones, anotándose en el registro correspondiente y entregándose al usuario a solicitud de éste.

DE INSCRIPCIONES:

1. Para la inscripción de los pacientes procédase por el siguiente procedimiento general:

1.1.Solicitar el carné de identidad a todo usuario a fin de identificar si reside en el área.

1.2.En el caso afirmativo consultar el mapa para identificar el sector y manzana a que corresponde al usuario.

1.3.Revisar el libro registro del censo de población del área en el sector y manzana a que corresponde el usuario y anotar el código compuesto por manzana-vivienda-persona, anotando en la casilla correspondiente la fecha en que se realiza la inscripción y el número del carné de identidad (11 dígitos) en la columna de observaciones.

1.4.Iniciar el expediente clínico, llenando los datos de identificación y administrativos que ésta solicita y colocando el código confeccionado y el número de identidad en el expediente clínico y formulario que ésta contenga.

1.5.Entregar al paciente documentos que lo acrediten como inscripto en la Unidad.

1.6.En caso de que el usuario haya sido inscripto anteriormente y se hubiese extraviado los documentos que acrediten su inscripción iniciar un nuevo documento siguiendo los pasos descriptos anteriormente.

1.7.Una vez terminado el proceso de inscripción se orientará a los pacientes hacia los locales de consulta o de hospitalización, en caso de tratarse de una Unidad Básica con Dotación Normal de camas.

2. Cuando se trate de un traslado procedente de otra área de salud procédase de la siguiente forma:

2.1 Solicitar el carné de identidad para comprobar que el usuario pertenece el área.

2.2 A través del interrogatorio realizado al paciente se conocerá, verificándose si el expediente clínico ha sido enviado, de lo contrario se efectuará su reclamación al área que procede.

2.3 De encontrarse el expediente clínico en el área realícese la inscripción siguiendo los pasos relacionados en el procedimiento general.

2.4 De no encontrarse el expediente clínico en el área iniciase uno nuevo y reclamase el otro.

DE TURNOS:

Procedimientos Generales:

1. Solicitar el paciente documento que acredite su inscripción en la Unidad.

2. Conceder y registrar el turno en el modelo de control de turnos establecidos.

3. Entregar al paciente notificación de la cita, detallando día, hora, local y especialidad donde se realizará la consulta. Para la fijación de la hora deberá tenerse en cuenta la hora de inicio de la consulta y el número del turno escalonado, siempre que sea procedente.

4. Notificar el archivo centralizado el número y el nombre de los pacientes para el envío de los expedientes clínicos a los locales de consulta.

Procedimientos Específicos:

1. Para caso sin turno previo:

La distribución de turnos debe hacerse de forma tal que se evite al máximo las aglomeraciones de público, para lo cual se entregarán los turnos de las consultas del mismo día.

2. Para reconsulta e interconsulta:

2.1 Pueden utilizarse dos variantes:

a) El paciente con su volante de reconsulta o interconsulta entregado por el médico se dirigirá a turnos donde se le seguirán los pasos de tallados en los procedimientos generales.

b) Habilitarse al médico la agenda con la fecha de sus próximas consultas a fin de que este registre las citas especificando el número del expediente clínico y el nombre del paciente y entregue la fecha y hora de su próxima consulta.

Turno recogerá sistemáticamente los registros llenados por el médico para llevarlo oportunamente al archivo centralizado.

3. Para pacientes referido a otro servicio básico dentro de la misma institución:

Solicitar el modelo de turno referido a otra especialidad entregado al paciente por el médico y actuar de acuerdo a los pasos descriptos en el procedimiento general.

4. Para paciente remitido a Consulta de Especialidades:

Solicitar al paciente el modelo de Remisión de caso, así como el documento que lo acredite como inscripto en la Unidad.

Registrar en el modelo de programación de turnos de acuerdo a la especialidad a que ha sido remitido el paciente, el número del expediente clínico y el nombre de este.

. Entregar al paciente documentación que lo oriente sobre fecha, hora, especialidad e institución, donde debe concurrir a la consulta.

Retener los modelos Remisión de Caso, los cuales se remitirán oportunamente a la Unidad donde se efectuará la consulta. Cuando por situaciones excepcionales de distancia o de Recursos Humanos, no puedan ser enviada la remisión a la Unidad, se entregará ésta al paciente para que el mismo lo lleve.

Cuando se agoten en el área los turnos que la Unidad de Especialidades ha ofertado procédase informar por los canales correspondientes al Director para la búsqueda de soluciones oportunas. Hasta tanto no se oriente otra conducta a seguir actué de la siguiente forma:

- Archivar el modelo Remisión de caso por Especialidades y orden consecutivo de llegada. Cuando se reciban los modelos de Turno concedido se otorgarán según orden establecido.

- Cerciórese de que la dirección expresada en el modelo referido está correcta, así como el teléfono informándole al paciente que se le avisará a su domicilio la fecha en que debe pasar a recoger el turno.

- El aviso al paciente se hará mediante teléfono, telegrama, personal de terreno u otro procedimiento.

- Al presentarse el paciente se entregará la notificación señalando día y hora del turno otorgado. En este momento se remitirá a la unidad correspondiente el modelo Remisión de Caso.

- Para turnos de visitas médicas a domicilio:

Recepcionar y registrar en el modelo establecido las solicitudes recibidas para las consultas médicas a domicilio, haciéndole entrega del mismo al médico de acuerdo con su especialidad, para que proceda a efectuar dicha consulta.

- Para turnos de exámenes complementarios que se realiza fuera de la institución:

- Conocer y registrar los exámenes complementarios que se realiza fuera de la institución estén programados o no.

Comunicar al paciente lugar, horario y departamento de la unidad a que debe dirigirse para realizarse la investigación o para obtener el turno.

DEL ARCHIVO CENTRALIZADO

1. Desarchivo:

Desarchivar los expedientes clínicos mediante las listas de turnos ofertados o cualquier solicitud autorizada, colocando el tarjetón de reemplazo en sustitución del expediente extraída previo registro de los datos que identifican la misma en el tarjetón.

Una vez obtenido el total de expedientes, antes de ser trasladados a la consulta, verificar la integridad de los expedientes y en caso de estar agotado algún modelo adicionárselo.

Entregar a la enfermera o recepcionista de la consulta los expedientes clínicos con la Hoja de trabajo.

Cuando se soliciten uno o más expedientes clínicos para una consulta ya funcionando se seguirán los procederes descriptos en los dos primeros incisos del procedimiento de desarchivo.

Si el expediente clínico no se encontrara en el archivo se localizará inmediatamente, ubicándolo según la referencia del tarjetón de reemplazo.

Si no fuera posible localizar algún expediente clínico en la estantería, una persona del archivo, solicitará al paciente su tarjeta de identificación con el fin de verificar si las anotaciones fueron correctamente realizadas. Se buscará nuevamente hasta su localización definitiva.

2. Archivo:

Para archivar los expedientes clínicos procédase de la siguiente forma: Cuando los expedientes clínicos se reintegran al archivo deberán requerirse contra

el listado de los turnos, procediéndose a ordenarlos según código para su colaboración en la estantería .

Al colocar los expedientes clínicos en la estantería se retirara el tarjetón de reemplazo.

3. Exámenes complementarios ( En policlínicos con archivo centralizado)

Chequear los informes de los resultados de los exámenes complementarios contra el listado que los acompaña.

Recepcionar los resultados de exámenes complementarios realizados en otras unidades chequeándose contra el listado que los acompaña.

Recepcionar los resultados de exámenes complementarios realizados en otras unidades chequeándose contra el listado que los acompaña y contra el listado de turnos expedidos en el centro para otras instituciones.

4. Resúmenes traslados y desactivación de expedientes clínicos.

Al conocer el fallecimiento o traslado del área de un paciente o del traslado de un núcleo familiar, desarchívese los expedientes clínicos y colóquese en un archivo por un termino no menor de 6 meses. Pasado este tiempo procédase a su destrucción. En los casos de traslados que se conozca la nueva dirección, se podrá enviar al policlínico que corresponda con los elementos necesarios para la sectorización.

De reclamarse el expediente clínico por otra unidad, envíese por correo a la nueva área que solicita el documento.

Reclama y decepcionar los expedientes clínicos de los pacientes que se trasladan al área según solicitud del médico.

Tramitar los resúmenes de historias clínicas que sean solicitados a los médicos de la unidad.

5- Control de la numeración de los expedientes clínicos:

Para el control de la numeración de los expedientes clínicos en aquellas unidades que utilicen el método de ordenamiento convencional, procédase según lo establecido en las normas de registros para hospitales.

En aquellas unidades donde se utilice el método de ordenamiento convencional se archivará, por el número de la manzana, dentro de ella el número de la vivienda y finalmente el consecutivo de la persona.

Otros Procedimientos:

1. Actualización de la población del área de Salud.

Confeccionarse registro de altas y bajas, con el cual se actualizará la población:

Bajas:

Localícese el libro de la manzana correspondiente.

Si la baja es de uno o varios miembros del núcleo, pero no de este en su totalidad, localice la hoja correspondiente a la vivienda y de baja a la anotación de él o los pacientes, informe al archivo los datos necesarios para que proceda a la pasivación de los expedientes clínicos.

Si la baja es del núcleo completo localice la hoja y anúlela no extrayéndola del libro e informe al archivo los datos necesarios para que proceda a la pasivación de los expediente clínicos.Altas:

Localícese el libro de la manzana correspondiente. Si el alta es de un miembro de un núcleo se localizará la hoja de éste y se

registrarán los datos correspondiente al paciente, procediéndose a su inscripción por los procedimientos descriptos anteriormente.

Si el alta es de un núcleo completo, se localizará la hoja correspondiente a la vivienda, se da baja al núcleo anterior, se informa al archivo de las bajas realizadas para que proceda a la pasivación de los expedientes clínicos.

Agregue la hoja correspondiente al nuevo en el lugar de la hoja perteneciente al núcleo anterior.

Si es una nueva vivienda, intercale una hoja en el lugar que corresponda con los datos del núcleo, continuando la numeración dada en el proceso del censo.

Se colocará dentro de los libros de las manzanas todos los indicativos que se estimen necesario para la localización de la incorporación de las nuevas viviendas.

6- Censo de Población:

1. Se localizará un mapa del área de salud, diseñado en una escala amplia, de tal forma que permita realizar las anotaciones necesarias durante la planificación y ejecución del censo.

2. Se procederá a verificar en el terreno la correspondencia del área con el mapa, haciéndose los ajustes necesarios

3. Iniciará la numeración de las manzanas, incluyendo solares, parques y otras áreas habitantes o no que se encuentren dentro de los límites geográficos del área de atracción, comenzando de izquierda a derecha en orden consecutivo desde la primera hasta la última. Se podrá valorar en caso necesario dejar la numeración de las últimas manzanas hacia la zona de posible crecimiento de locales o viviendas.

4. Se confeccionará un file para cada manzana el cual debe contener:

Un croquis de la manzana con los nombres de las calles que la limitan y un señalamiento que indique el lugar por donde debe comenzar la numeración consecutiva de las viviendas.

Los formularios necesarios para registrar los habitantes censados en cada núcleo familiar, debiéndose registrar la información en formularios independientes por vivienda.

5- Una vez recolectada la información se procederá a revisarla y a agrupar los formularios por manzanas pasándolos a inscripciones para su actualización sistemática.

6- Se iniciará la confección de los expedientes clínicos de todos los habitantes residentes en el área, enviándose al archivo para su organización. La tarjeta de inscripción podrá confeccionarse conjuntamente con el expediente clínico y enviarse a los usuarios a su domicilio o en el momento que concurra a solicitar los servicios de salud le será entregada.

7- Procédase a tabular el número de habitantes censados por edad simple, vivienda y manzana e infórmese a quien corresponda para el proceso de sectorización.

8- Confeccione el mapa definitivo del área de tal forma que queden representadas en los diferentes sectores, manzanas divididas por diagonales que determine la numeración par o impar de la vivienda y los números de aquella que inicia la cuadra y la finaliza.

9- Confeccione un registro por orden alfabético de los jefes de núcleos de áreas rural extensas, para la localización.

3.- CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ESTADÍSTICOS:

1- Archive los registros primarios de cada actividad en orden cronológico de confección y consérvese como mínimo de 12 meses. Pueden eliminarse al cumplir 1 año. Se exceptúan aquellos que constituyen libros registros, que permanecerán como mínimo cinco años.

2. Archive los registros diarios mensuales en orden cronológico, los que permanecerán en el archivo un mínimo de 1 año.

3. Archive los manuales de cada sistema (modelos e instructivos).

4. Archive las instrucciones y circulares por separado, por año y para cada año según numero de orden. En caso de utilizar otro método es necesario realizar un control de recepción para las instrucciones y otra para las circulares con los datos de años de emisión, numero de orden y asunto.

5. Archive, copia de los informes mensuales, trimestrales y anuales que envía al nivel superior. Los informes con periodicidad menor a la anual permanecerán en el archivo un mínimo de 1 año.

6. Archive las series cronológicas. Mantenga las series con los datos mensuales como mínimo 10 años, Las series anuales no se eliminan.

4.- EXPEDIENTE CLINICO PROVISIONAL:

1. Si el usuario no corresponde al área de salud iniciar un expediente clínico provisional a solicitud del médico de asistencia la que se conservará en el archivo que tenga la unidad funcional hasta que sean completados las investigaciones y el tratamiento del paciente. Una vez terminados éstos, se aplicarán las normas establecidas para los traslados.

NORMAS PARA CENTROS Y UNIDADES DE HIGIENE Y EDIDEMIOLOGIA

OBJETIVOS GENERALES:

Brindar la información estadística necesaria y oportuna para la planificación, programación, ejecución y evaluación de las actividades Higiénico-Epidemiológicas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Ofrecer la información estadística inmediata que permita detectar la situaciones de riesgo sujeta a vigilancia epidemiológica

Ofrecer la información estadística oficial para realizar la evaluación de los planes técnicos administrativos de higiene y epidemiología

Ofrecer las estadísticas correspondientes a los laboratorios sanitarios, como medio indispensable para la evaluación de la tensión brindada por estos laboratorios en el orden higiénico-epidemiológico

CENTROS PROVINCIALES DE HIGIENE Y EPIDEMIOLOGIA

FUNCIONES GENERALES:

1. Brindar información Estadística inmediatas de las incidencias Higiénico-Epidemiológicas de mayor riesgo, por las vías establecidas.

2. Garantizar la información estadística necesaria y suficiente para la evaluación de los Planes Técnico Administrativos.

3. Asesorar a los Departamentos de Estadísticas de Salud Provincial del Poder Popular en lo relacionado con la información estadística de Higiene, Epidemiología, Educación para la Salud y Laboratorio Sanitario.

4. Orientar metodológicamente a las Unidades y Centros de Higiene y Epidemiología Municipales en cuanto a las estadísticas para el desarrollo de sus funciones, según los lineamientos recibidos del Departamento Provincial de Estadísticas.

5..Brindar la información estadística necesaria para la evaluación de las actividades del Laboratorio Sanitario de la Unidad.

6.-Ofrecer los datos estadísticos completos, veraces y oportunos para la toma de decisiones tanto interna como externa de la institución.

7.-Cumplir el calendario de información de los Sistema de Información Estadísticos establecidos.

8.-Custodiar los modelos e informes estadísticos y otros documentos semejantes.

9. Participar en las actividades de docencia inherentes a su especialidad.

10.-Participar en las actividades de investigación de acuerdo a su perfil.

FUNCIONES ESPECIFICAS:

1.- Procesar las cifras completas, veraces y oportunas que permitan una acción inmediata higiénico-epidemiológica frente a situaciones de riesgo.

2.- Ofrecer información que permita valorar las incidencias Higiénico-Epidemiológicas de Mayor riesgo.

3.- Controlar y tramitar de inmediato los datos solicitados por el Sistema de Vigilancia Epidemiológica a través del Sistema de Información Directa (SID).

4.- Efectuar los convenios para la obtención de los datos del Sistema de Información Centros y Unidades de Higiene y Epidemiología, los que serán firmados por los Directores Estadístico Oficial, destinados al análisis de los Planes Técnico Administrativos de los de ambas instancias.

5. Participar en las reuniones programadas y a cualquier otra que se cite por los niveles metodológicos y técnicos administrativos superiores.

6. Garantizar el procesamiento de la información estadística especifica de la institución, así como mantener debidamente actualizado el Manual de Modelos e Instrucciones de los Sistemas Estadísticos y toda la documentación de carácter normativo enviada por los niveles superiores.

7. Elaborar y presentar los datos solicitados para el cumplimento del Plan Técnico Administrativo de la institución.

8. Promover una constante superación técnica y científica entre los integrantes del colectivo de trabajo.

9. Informar periódicamente al Dpto. Provincial de Estadísticas las situaciones de cada Sistema de Información Estadístico implantado o vigente para llegar a acuerdos y toma de decisiones sobre estas.

10.Coordinar, elaborar, informar y evaluar todos los procedimientos estadísticos asignados por los niveles superiores, para este campo de acción.

11.Contribuir a la implantación y mantenimiento de los sistemas de Información Estadísticos (SIE) vigentes.

12.Desarrollar las actividades que se le asignen en las investigaciones que realice la institución.

13.Asesorar y controlar los procedimientos de recepción de muestras sanitarias y controlar los procedimientos de entrega de resultados.

14.Implantar los registros en los Laboratorios Sanitarios para la recolección de los datos primarios.

15.Ofrecer la información estadística solicitada por la Dirección del centro y otros niveles metodológicos facultados para ello.

16. Controlar y verificar la calidad de los informes de actividades de Laboratorio Sanitario, enviado por las unidades asistenciales del Sistema Nacional de Salud y los Centros Municipales de Higiene y Epidemiología.

17.Garantiza la custodia y conservación de los documentos y Registros Estadísticos.

18.Desarrollar cualquier otra función especifica asignada por su jefe inmediato y que se encuentre concebido en el perfil de formación y contenidos de cargos del personal asignado.

PROCEDIMIENTOS GENERALES:

1. Recolectar los datos estadísticos de las actividades generalizadas en la Institución, Unidades y Centros de Higiene y Epidemiología, cumpliendo con las normas técnicas establecidas para garantizar la calidad y veracidad de los datos recogidos en las fuentes primarias de información.

2. Confeccionar y mantener actualizados los registros primarios que permitan realizar el resumen diario-mensual y cronológico de las actividades de la institución.

3. Cumplir el calendario de información con los modelos estadísticos en el solicitados.

4. Tramitar los reparos recibidos a la información emitida, procediendo a revisar los aspectos señalados y cumplir las disposiciones establecidas al dar su respuesta.

5. Procesar, analizar y trasmitir los datos estadísticos para ser utilizados en el Consejo de Dirección, Técnicas Administrativas, Reuniones de Servicio, Grupo Funcionales de la institución que la requieren y otros.

6. Conveniar, recibir y revisar el Servicio Estadístico acordado con el Departamento de Estadísticas de la Dirección Sectorial de Salud correspondiente.

7. Conveniar y entregar a la Dirección Sectorial de Salud correspondiente la información estadística que utilice para la evacuación de sus actividades.

8. Realizar al menos cada 6 meses, una supervisión a las fuentes de los datos primarios de cada sistema en los diferentes servicios y departamentos, para evaluar la integridad, cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registros y recolección. Utilizar para ello las guías que aparecen en cada sistema, dejando constancia escrita de los mismos.

9. Supervisar las Unidades y Centros Municipales de Higiene y Epidemiología individualmente o conjuntamente con el Departamento de Estadísticas Provincial, acorde a los procedimientos generales y específicos por Sistemas, siguiendo el cronograma previamente acordado.

10. Participar con el Departamento de Estadística Provincial en Controles, Ayudas, Supervisiones, etc a las unidades asistenciales, realizándolas en conjunto.

11. Identificar las necesidades de Superación científica-técnica del personal del colectivo de trabajo, fomentando cursos o facilitando la asistencia a aquellos existentes, y apropiados a dicha necesidades.

12. Realizar las actividades docentes y de investigación asignadas.

13. Participar en la implantación y mantenimiento de los SIE que son de su competencia.

De la Vigilancia Epidemiológica:

i. Organizar las actividades para recolectar, procesar y trasmitir los aspectos que se incluyan en el Sistema de Vigilancia Epidemiológica a través del SID.

15. Recepcionar la información sobre incidencias higiénico epidemiológicas sometidas a vigilancia, que se producen en las unidades asistenciales, y otras unidades del Sistema Nacional de Salud, tales como: Enfermedades trasmisibles de notificación inmediata, problemas higiénico-sanitarios con alimentos y otras.

16. Recepcionar las incidencias reportadas por los Higienistas Epidemiológicos y otros funcionarios de la inspección Sanitaria Estatal, sobre los factores sometidos a vigilancia , por ejemplo: Decomisos, interrupción del abasto de agua , etc.

17.Procesar según lo establecido para el Sistema de Vigilancia toda la información recibida.

18.Trasmitir de inmediato según se establece, los datos solicitados por este Sistema.

De los Laboratorios Sanitarios:

19. Establecer los registros de entrada y salida de las muestras con la información necesaria para el control de las mismas: Tipo de examen, unidad que remite, datos de identificación y otros.

20. Implantar los Registros Primarios adecuados para la recolección de los datos estadísticos del Laboratorio.

Conservación y custodia de documentos:

21.Archivar los registros primarios de cada actividad en orden cronológico de confección. Pueden eliminarse al cumplir los 12 meses. Se exceptúan aquellos que constituyen libros registros que deben permanecer como mínimo 5 años.

22.Archivar los registros diario-mensuales en orden cronológico, los que permanecerán en el archivo un mínimo de 2 años calendario.

23.Archivar los manuales de los Sistemas de Información Estadísticos, mientras dure la vigencia de los mismos.

24.Archivar las instrucciones y circulares nacionales y provinciales por separado, diferenciando las primeras de las segundas, en orden cronológico, según el numero consecutivo cada una, llevando control de la numeración y asunto.Adjuntar copia, de las mismas a los Sistemas Estadísticos correspondientes.

25.Archivar los informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales. Eliminar a los 2 años aquellos que tienen Serie Cronológica y conservar indefinidamente aquellos que no la tienen.

26.Archivar las Series Cronológicas de los informes que la quieran. Mantener las series con datos mensuales como mínimo 10 años. Las Series anuales no se eliminan.

27.Archivar las actas e informes de supervisión por un termino de 2 años, el resto de los documentos administrativos deben ser eliminados a los 12 meses.

28.Custodiar todos los documentos contenidos en el archivo, velando por su conservación y garantizando la integridad y permanencia de los mismos en su lugar.

CENTROS MUNICIPALES DE HIGIENE Y EPIDEMIOLOGIA:

FUNCIONES GENERALES:

1. Brindar información estadística inmediata de las incidencias Higiénico-Epidemiológicas de mayor riesgo, por las vías establecidas.

2. Garantizar la información estadística necesaria y suficiente para la evaluación de los Planes Técnicos Administrativos.

3. Asesorar a los Departamentos de Estadística de Salud Municipales del Poder Popular en lo relacionado con la información estadística de Higiene, Epidemiología, Educación para la Salud y Laboratorio Sanitario.

4. Brinda la información estadística necesaria para la evaluación de las actividades del Laboratorio Sanitario de la Unidad.

5. Ofrecer los datos estadísticos completos, veraces y oportunos para la toma de decisiones tanto interna como externa de la institución.

6. Cumplir el calendario de Información de los Sistemas de Información Estadísticos establecidos.

7. Custodiar los modelos e informes estadísticos y otros documentos semejantes.

8. Participar en las actividades de Docencia inherentes a su especialidad.

9. Participar en las actividades de investigación de acuerdo a su perfil.

FUNCIONES ESPECIFICAS:

1. Procesar las cifras completas, veraces y oportunas que permitan una acción inmediata higiénico-epidemiológica frente a situaciones de riesgo.

2. Ofrece información que permita valorar las incidencias Higiénico-Epidemiológicas de mayor riesgo.

3. Controlar y trasmitir de inmediato los datos solicitados por el Sistema de Vigilancia Epidemiológica a través del Sistema de Información Directa (SID).

4. Efectuar los convenios para la obtención de los datos del Sistema de Información Estadístico Oficial, destinados al análisis de los Planes Técnicos Administrativos de los Centros y Unidades de Higiene y Epidemiología, los que serán firmados por los Directores de ambas instancias.

5. Participar en las reuniones programadas y a cualquier otra que se cite por los niveles metodológicos y técnicos administrativos superiores.

6. Garantizar el procedimiento de la información estadística especifica de la institución, así como mantener debidamente actualizado el Manual de modelos e instrucciones de los Sistemas Estadísticos y toda la documentación de carácter normativo enviada por los niveles superiores.

7. Elaborar y presentar los datos solicitados para el cumplimiento del Plan Técnico Administrativo de la Institución.

8. Promover una constante superación técnica y científica entre los integrantes del colectivo de trabajo.

9. Informar periódicamente al Departamento Municipal de Estadísticas las situaciones de cada Sistema de Información Estadístico implantado o vigente para llegar a acuerdos y toma de decisiones sobre éstas.

10.-Coordinar, elaborar, informar y evaluar todos los procedimientos estadísticos asignados por los niveles superiores, para este campo de acción.

11.-Contribuir a la implantación y mantenimiento de los Sistemas de Información Estadísticos (SIE) vigentes.

12.-Desarrollar las actividades que se le asignen en las investigaciones que realice la institución.

13.-Asesorar y controlar los procedimientos de recepción de muestras sanitarias y controlar los procedimientos de entrega de resultados.

14.-Implantar los registros en los Laboratorios Sanitarios para la recolección de los datos primarios.

15.-Ofrecer la información estadística solicitada por la Dirección del centro y otros niveles metodológicos facultados para ello.

16.-Controlar y verificar la calidad de los informes de actividades de Laboratorio Sanitario, enviados por las unidades asistenciales del Sistema Nacional de Salud y los Centros Municipales de Higiene y Epidemiología.

17.-Garantizar la custodia y conservación de los documentos y Registros Estadísticos.

18.-Desarrollar cualquier otra función especifica asignada por su jefe inmediato y que se encuentre concebido en el perfil de formación y contenidos de cargos del personal asignado.

PROCEDIMIENTOS GENERALES:

1. Recolectar los datos estadísticos de las actividades generadas en la institución, Unidad y Centros de Higiene y Epidemiología, cumpliendo con las normas técnicas establecidas para garantizar la calidad y veracidad de los datos recogidos en las fuentes primarias de información.

2. Confeccionar y mantener actualizados los registros primarios que permitan realizar el resumen diario-mensual y cronológico de las actividades de la institución.

3. Cumplir el calendario de Información con los modelos estadísticos en el solicitados.

4. Tramitar los reparos recibidos a la información emitida procediendo a revisar los aspectos señalados y cumplir las disposiciones establecidas al dar su respuesta.

5. Procesar, analizar y trasmitir los datos estadísticos para ser utilizados en el Consejo de Dirección, Técnicas Administrativas, Reuniones de Servicio, Grupos funcionales de la instalación que la requieren y otros.

6. Conveniar, recibir y revisar el Servicio Estadístico acordado con el Departamento de Estadísticas de la Dirección Sectorial de Salud correspondiente.

7. Convenir y entregar a la Dirección Sectorial de Salud correspondiente la información estadística que utilice para la evaluación de sus actividades.

8. Realizar al menos cada 6 meses, una supervisión a las fuentes de los datos primarios de cada sistema en los diferentes servicios y departamentos, para evaluar la integridad, cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registro y recolección. Utilizar para ello las guías que aparecen en cada sistema.

9. Participar con el Departamento de Estadística Municipal en Controles, Ayudas, Supervisiones, etc a las unidades asistenciales, realizándolas en conjunto.

10.-Identificar las necesidades de superación científica técnica del personal del colectivo de trabajo, fomentando cursos o facilitando la asistencia a aquellos existentes y apropiados a dichas necesidades.

11.-Realizar las actividades docentes y de investigación asignadas.

12.-Participar en la implantación y mantenimiento de los SIE que son de su competencia.

De La Vigilancia Epidemiológica:

13.-Organizar las actividades para recolectar, procesar y trasmitir los aspectos que se incluyan en el Sistema de Vigilancia Epidemiológica a través del SID.

14.-Recepcionar la información sobre incidencias higiénico epidemiológicas sometidos a vigilancia, que se producen en las unidades asistenciales y otras unidades del Sistema Nacional de Salud, tales como: Enfermedades trasmisibles de notificación inmediata, problemas higiénico sanitarios con alimentos y otras.

15.-Recepcionar las incidencias reportadas por los Higienistas Epidemiólogos y otros funcionarios de la Inspección Sanitaria Estatal, sobre los factores sometidos a vigilancia, por ejemplo: Decomisos, interrupción del abasto de agua, etc.

16.-Procesar según lo establecido para el Sistema de Vigilancia toda la información recibida.

17.-Trasmitir de inmediato según se establece, los datos solicitados por este Sistema.

De los Laboratorios Sanitarios:

18. Establecer los registros de entrada y salida de las muestras con la información necesaria para el control de las mismas: Tipo de examen, unidad que remite, datos de identificación y otros.

19.Implantar los Registros Primaros adecuados para la recolección de los datos estadísticos del Laboratorio.

Conservación y custodia de documentos:

20. Archivar los registros primarios de cada actividad en orden cronológico de confección. Pueden eliminarse al cumplir los 12 meses. Se exceptúan aquellos que constituyen libros registros que deben permanecer como mínimo 5 años.

21 Archivar los registros diario-mensuales en orden cronológico, los que permanecerán en el archivo un mínima de 2 años calendario.

22-.Archivar los Manuales de los Sistemas de Información Estadísticos, mientras dure la vigencia de los mismos.

23-.Archivar las instrucciones y circulares nacionales y provinciales por separado, diferenciando las primeras de las segundas, en orden cronológico, según el número consecutivo cada una, llevando control de la numeración y asunto. Adjuntar copia de las mismas a los Sistemas Estadístico correspondientes.

24-.Archivar los informes mensuales , trimestrales, semestrales y anuales. Eliminar a los 2 años aquellos que tienen Serie Cronológico y conservar indefinidamente aquellos que no la tienen.

25-.Archivar las Series Cronológicas de los informes que la requieran. Mantener las series con datos mensuales como mínimo 10 años. Las Series anuales no se eliminan.

26-.Archivar las actas e informes de Supervisión por un termino de 2 años, el resto de los documentos administrativos deben ser eliminados a los 12 meses.

27-.Custodiar todos los documentos contenidos en el archivo, velando por su conservación y garantizando la integridad y permanencia de los mismos en su lugar.

UNIDADES MUNICIPALES DE HIGIENE Y EPIDEMIOLOGIA:

Tendrá las mismas Funciones Generales, Especificas y Procedimientos Generales que los Centros Municipales de Higiene y Epidemiología, excepto las relacionadas con el Laboratorio, ya que estas no cuentan con el mismo.

Debe llevar el Control estadístico de las muestras enviadas y recibidas del Laboratorio de Referencia.

ANEXO:

FLUJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICO COMPLEMENTARIO RELACIONADO CON LA HIGIENE Y LA EPIDEMIOLOGIA.

Código de Flujos a travésLos modelos de: Udad.Sect.241. Actividad C.H.E. Salud del P.P.

041 SID x041 Ctrol. Inf. Hospitalario x190 Lab.Salud Pública x 191 Láminas examinadas por el Lab. de SNEP x 192 Láminas enviadas al Lab. de SNEP. x195 Ctrol. Sanitario Internacional x 200 Notificación de EDO x220-221 Ctrol. de Lepra x240 Ctrol. De Tuberculosis x260-262 Vacunación x290 Actividades de Zoonosis x x 298 Ctrol. de Vectores en Ptos. Y Aeropuertos x 299 Ctrol. De Vectores x300-302 Red Aire-Cuba x320 Higiene Comunal x321 Análisis Potabilidad de Agua x322 Trabajos Term. A. Aegypti. x 325-330 Cuadros Higiénicos x 340 Act. Hig. Escolar x350-354 Act. Hig. Alimentos x 360 Vigilancia Nutricional x 500 Act. Educ. para Salud x 501 Act. a través de los medios de difusión masiva x